1. Trabalho Realizado por: Eduardo Martins N5 Fbio Jeirinhas N6 11 CPTS Circuito da Documentao Agrupamento de Escolas de Mem Martins Tcnicas de Secretariado Mdulo 14

2. Com este trabalho pretendemos mostrar o que o documento e os seus contedos, vamos tambm falar sobre vrios tipos de documentos. Um documento qualquer registo de informaes, independentemente do formato ou suporte utilizado para regist-las. 3. Exaustividade 4. Pertinncia Deve se representar o documento da melhor forma possvel, tanto materialmente como em funo das necessidades dos usurios Exaustividade Esta relacionada com o numero de noes que se tem em conta e que caracterizam o contedo ntegro de um documento Rapidez Esta associada a eficincia, isto qualquer documento deve ser tao objetivo quanto possvel para a sua fcil compreenso 5. O trabalho de secretariado necessita de certos princpios sobre a organizao, um dos elementos essenciais de toda esta organizao o documento. O documento tem uma importncia primordial em toda a empresa, encontramo-lo em toda a parte e sob as formas mais diversas: na gesto, no secretariado, no departamento de compras ou mesmo de relaes publicas etc. 6. Os documentos so classificado s quanto: Ao grau de sigilo Ao valor procedncia Ao gnero 7. Reservado Secreto Ultrassecreto 8. As documentaes esto definidas como reservadas durante 5 anos, sem possibilidade de prorrogao. 9. So precisos 15 anos para as documentaes passarem a ser consideradas secretas, sem possibilidade de prorrogao 10. As documentaes passam a ser ultrassecretas aps 25 anos. O prazo de classificao da informao classificada como ultrassecreta pode ser prorrogado uma nica vez por igual perodo; 11. Privado Pblico 12. emitido por uma autoridade pblica ou mediante procurao de uma autoridade pblica. Por exemplo, escritura pblica de compra e venda emitida por um notrio. 13. emitido por um particular, ou por uma autoridade pblica fora das suas funes, atribuies, ou competncias. 14. Textuais Cartogrficos Iconogrficos Filmogrficos Sonoros Microgrficos Informticos 15. Documentos impressos e manuscritos. 16. Documentos com representaes geogrficas. 17. Documentos que contm imagens estticas (fotos). 18. Documento audiovisual. 19. Documentos contendo registos fonogrficos. 20. Microfilme e microficha. 21. HD, disquete, CD etc. 22. Administrativo Fiscal Informativo Legal Permanente Primrio Probatrio Secundrio 23. Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. 24. Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros. 25. Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio. 26. Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. 27. Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Tambm referido como valor histrico. 28. Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. 29. Valor intrnseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal. 30. Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios. 31. Documentos Comerciais: So impressos onde so registados os fenmenos Econmicos e financeiros com a indicao das suas caractersticas qualitativas e quantitativas no tempo e espao ou seja constituem meios de provas das transaes comerciais em caso de contestao. Emitidos pelo o comprador: Nota de Encomenda Requisio Emitidos pelo o Vendedor: Guia de remessa Factura Nota de Dbito e Credito Recibo 32. Tipos de documentos administrativos Ofcio Relatrio Requerimento Fax Nota de servio Memorando Documentos administrativos: Quaisquer suportes de informao sob a forma escrita, visual, sonora, eletrnica ou outra forma material; 33. Documentao bancaria So todos os documentos que estabelecem a relao entre o cliente e a respetiva instituio financeira ou bancaria Tipos de documentos bancrios Cheque Letras Transferncia bancria Livranas Extratos de faturas Cartes de credito e debito