MANUAL:

SISTEMA DE

CORRESPONDÊNCIA

Versão: 1.1.1

Sumário

Sumário

Apresentação ................................................................................................................................ 1

1.Acesso ao Sistema ...................................................................................................................... 2

2. Perfis e permissões do sistema ................................................................................................. 2

3. Primeiro Acesso ao Sistema ...................................................................................................... 3

4. Perfil Administrador..................................................................................................................5

5.Perfil Usuário .............................................................................................................................. 8

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Apresentação

O Sistema de Correspondências atua como um gerenciador de documentos da

Secretaria, organizando todo o fluxo, desde recebimento, encaminhamento e

arquivamento de correspondências. Este sistema esta disponível somente na rede

interna da SEDUC.

Atenciosamente

Secretaria da Educação

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1. ACESSO AO SISTEMA

O sistema será acessado somente pela rede da procergs pela url:

http://silpro0830.procergs.reders:7780/sfe/

Para utilizar o sistema de correspondências será necessário ter acesso ao SOE-

WEB com o perfil de usuário ou administrador do Sistema de Correspondência.

2. PERFIS E PERMISSÕES DO SISTEMA

O Sistema trabalha com dois perfis, administrador e usuário.

a. Administrador

Cadastrar correspondências.

Emitir relatórios .

Alterar o departamento dos usuários do setor, somente podendo

encaminhar o usuário do seu setor para outro.

b. Usuário e administrador

Envio de correspondência. Somente será possível encaminhar

documentos que estão no registro do registro de entrada (posse) e Não

estão arquivados.

Arquivar documentos ( os documentos arquivados podem ser

desarquivadsos somente por quem o arquivou ou pelo Administardor do

Departamento.

Localizar Correspondências.

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3. PRIMEIRO ACESSO AO SISTEMA ADMINISTRADOR E

USUÁRIO

Ao acessar o sistema pela primeira vez terá de informar o seu departamento,

sair e entrar novamente no sistema para carregar o novo perfil.

Acesse: http://silpro0830.procergs.reders:7780/sfe/, faça o login com

matrícula e senha pessoal.

Em seguida clique em SOLICITAR PERFIL NO SISTEMA DE

CORRESPONDÊNCIA.

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Na sequência, selecione o seu departamento e clique em SALVAR.

Na próxima tela aparecerá uma mensagem informando que o seu perfil foi

registrado com sucesso.

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Clique me LOGOUT no canto superior direito da tela, pois é necessário sair e

logar novamente para registar seu perfil.

4. ATIVIDADES ADMINISTRADOR

O administrador do departamento, cadastra e destribui documentos, podendo

realizar encaminhamentos para outro departamento .

O administrador também tem a possibilidade de extrair do sistema um

relatório gerencial, com o detalhamento de todo o fluxo de documentos do

departamento.

O ambiente do administrador tem mais funcionalidades do que o ambiente do

usuário.

CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIAS: O 1º passo é o cadastro da

correspondência

Clique em CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIA, após clique em NOVO, em

seguida preencha os dados.

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ENTRADA DE CORRESPONDÊNCIAS: lista todos as correspondências

encaminhadas para o departamento ou para seu usuário. O administrador pode

receber ou rejeitar este documento.

Para receber uma correspondência, basta registrar o número do código de

barras da mesma com o leitor ,após clicar em RECEBER. O sistema informará que a

correspondência foi recebida com sucesso.

REJEITANDO CORRESPONDÊNCIAS: Documentos que foram encaminhados

a você poderão ser rejeitados ao invés de recebidos.

Este documento voltará automaticamente para a pessoa que lhe enviou.

Para rejeitar uma correspondência enviada, registre o código de barras, após

clique em REJEITAR , abrirá uma tela para que você faça descrição do andamento,

após clique novamente em REJEITAR.

O sistema informará uma mensagem que a correspondência foi rejeitada.

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ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS: Clique em ENVIO DE

CORRESPONDÊNCIAS, registre o código do documento,descreva o andamento,

porque esta enviando, selecione para quem irá enviar e preencha o destinatário.

ARQUIVANDO CORRESPONDÊNCIAS: para arquivar alguma

correspondência, registre o nº do código de barra, faça a descrição do documento,

selecione a opção ARQUIVAR no item Enviar para.

DESARQUIVAR DOCUMENTOS: O documento poderá ser desarquivado

somente por quem o arquivou ou pelo administrador do seu setor. Registre o nº do

código de barras do documento arquivado, selecione a opção DESARQUIVAR.

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LOCALIZAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS: Qualquer documento poderá ser

localizado, desta forma é possivel consultar todos os seus andamentos.

RELATÓRIOS GERENCIAIS: Neste item é possível extrair um relatório da

movimentação e status das correspondências do departamento.

LISTAGEM DE USUÁRIOS: Lista os usuários do departamento, neste campo

também é possível alterar usuário de dapartamento.

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5. PERFIL USUÁRIO

ENTRADA CORRESPONDÊNCIA: lista todos as correspondências

encaminhadas para seu usuário.

Para registar uma correspondência, basta registrar o código de barras da

mesma com o leitor ,após clicar em RECEBER. O sistema informará que a

correspondência foi recebida com sucesso.

REJEITAR CORRESPONDÊNCIA: Documentos que foram encaminhados ao

usuário poderão ser rejeitados ao invés de recebidos. Este documento

automaticamente voltará para a pessoa que enviou o documento.

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ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS: Clique em ENVIO DE

CORRESPONDÊNCIAS, registre o código do documento,descreva o andamento,

porque esta enviando, selecione para quem irá enviar e preencha o destinatário.

ARQUIVAR DOCUMENTOS: Documentos que estão em minha posse poderão

ser arquivados.

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DESARQUIVAR DOCUMENTOS: O documento poderá ser desarquivado

somente por quem o arquivou ou pelo administrador do seu setor. Registre o nº do

código de barras do documento arquivado, selecione a opção DESARQUIVAR.

LOCALIZAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA: Qualquer documento poderá ser

localizado a consultar todos os seus andamentos.Clicando em LOCALIZAÇÃO DE

CORRESPONDÊNCIAS é possível localizar os andamentos de qualquer documento,

faça o filtro, após clique em OK.