Trabalho realizado por:

•Pedro Mendonça Nº11

•David silva Nº4

•Ana Calado Nº1

Agrupamento de Escolas de Mem

Martins

Técnicas de secretariado

Modulo 14

Circuito Da

Documentação

IntroduçãoCom este trabalho

iremos desenvolver o conceito de

documento, as suas características e ainda como são

classificados.

Um documento é qualquer registo de informações,

independentemente do formato ou suporte utilizado para registá-las.

Documentos

Os documentos são importantes

para que no futuro existam

provas do que se foi feito e

autentificar as escolhas feitas

pelas organizações.

Importância

A fase da rapidez está relacionada a fácil compreensão.

Rapidez Exaustividade Pertinência

Todos os assuntos (conceitos) de que trata o documento

estão representados na

indexação; Não existe selecção de

termos.

O conteúdo documento deve

ser sempre relevante em

função do utilizador.

Tipos de Documento

s:Comercial

Registo escrito de certos aspectos de

uma transacção comercial, como

uma ordem, fatura comercial,

transporte ou documento de

transporte, certificado de

origem.

Administrativa

É qualquer suporte de informação sob

forma escrita, visual, sonora,

electrónica ou outra forma material, na posse dos órgãos e

entidades ou detidos em seu

nome.

Bancário

São todos os documentos que estabelecem a relação entre o

cliente e a respetiva instituição

financeira ou bancária.

Classificação de

Documentos:

• Procedência

São emitidos por um particular ou por

autoridade pública fora de suas funções,

atribuições, ou competência.

São emitidos por autoridade pública

ou mediante procuração de

autoridade pública. Por exemplo,

escritura pública de compra e venda emitida por um

notário.

Os documentos podem ser divididos

em públicos e privados, ambos

podendo constituir prova de fato jurídico,

ato jurídico ou de negócio jurídico.

PRIVADOS

PÚBLICOS

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao valor

Administrativo

Fiscal

Informativo

Legal

Permanente

Secundário

Probatório

Primário

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao valor

Valor que um documento possui

para a administração produtora do arquivo,

na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus actos presentes ou futuros.

Administrativo

FiscalValor atribuído a documentos ou arquivos para

comprovação de operações financeiras

ou fiscais.

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao valor

Valor que um documento possui pelas informações

nele contidas, independente de seu

valor probatório.

•Informativo

legal

Valor processual que um documento possui

perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao valor

Valor probatório ou valor informativo que

justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também

referido como valor histórico.

Permanente Valor atribuído aos

documentos em função do interesse

que possam ter para o gerador do

arquivo, levando-se em conta a sua

utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

Primário

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao valor

Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal

Probatório

Valor atribuído aos documentos em

função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua

utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram

originalmente produzidos.

Secundário

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao sigilo

Quando é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu

conteúdo poder colocar em

risco direitos individuais ou

colectivos.

Secreto

Ultra secreto

Reservado

Textuais

Cartográficos

Iconográficos

Filmo gráficos

Sonoros

Micro gráficos

Informáticos

Classificação de

Documentos:

• Quanto ao Género

Conclusão

Concluindo, os documentos são

classificados de várias maneiras como por

valor, sigilo, género e procedência e para

cada classificação há diferentes formas do documentos serem

criados