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Case de Implantação de

Metodologia de Gerenciamento de Projetos,

Escritório Corporativo de Projetos e

Apresentação de status consolidado de 19 projetos

em 35 dias na CEB Distribuição S.A.

Grupo CEB

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Grupo CEB

CEB Distribuição S.A. (CEB D)

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CEB Distribuição S.A. (CEB D)

• 4 Diretorias

• 11 Superintendências

• 37 Gerências

Contexto

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O Plano de Recuperação da CEB D Concepção de 19 projetos

• têm prazo de execução e encerramento entre janeiro de 2011 e

dezembro de 2012;

• envolvem em torno de 100 funcionários da companhia, diretamente

alocados nas equipes dos projetos;

• permeiam todas as Diretorias da CEB D;

• totalizam um investimento estimado em R$ 92 Milhões.

Contexto

A identificação da necessidade Quando estes projetos foram aprovados pela Diretoria e começaram a ser

executados, ficaram evidentes algumas necessidades:

Contexto

• Alguns projetos eram

executados e controlados

baseados em cronogramas,

outros em “metas semanais”,

outros no “feeling” do gestor, etc

• Necessidade de existência de um padrão

para a execução dos projetos.

• Cultura de Apagar incêndios

(Gestão de problemas) e não

Gestão de Riscos

• Diretoria não conseguia ter uma

visão geral, real e sincronizada

dos projetos

• Necessidade de desenvolver cultura de

Gerenciamento de Riscos.

• Necessidade de atuação de um

responsável pela centralização e

consolidação das informações dos projetos

Fato Necessidade

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Solução proposta

Contexto

• Ter Metodologia de Gerenciamento

de Projetos (MGP)

• Ter uma MGP que contemple a

Gestão de Riscos

• Ter um PMO para disseminar a

cultura

• Ter um PMO com mandato para

centralizar e consolidar as

informações dos projetos nas

Diretorias

• Necessidade de existência de um

padrão para a execução dos

projetos.

• Necessidade de desenvolver cultura

de Gerenciamento de Riscos.

• Necessidade de atuação de um

responsável pela centralização e

consolidação das informações sobre

os projetos

Necessidade Solução

Objetivos

• Implantar uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP)

• Implantar um Escritório Corporativo de Projetos (ECP)

• Elaborar um Relatório Consolidado dos 19 Projetos (RCP)

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Premissas e Restrições O avião já está em vôo...

• uma vez que todos os projetos já

haviam superado as fases de

iniciação e planejamento (apesar de

terem somente algo similar a

Termos de Abertura dos Projetos), a

MGP deveria focar prioritariamente

nas fases de execução e

encerramento e nos processos de

monitoramento e controle;

• sob o ponto de vista de gerenciamento de projetos, nenhum projeto seria

questionado quando ao seu planejamento. Nesse sentido, as melhorias e

correções deveriam ocorrer a partir do monitoramento e controle dos

projetos, isto é, por meio, de uma solicitação de mudança;

Premissas e Restrições • a MGP deve contemplar a Gestão de Risco de forma simples

• os documentos da MGP deverão ser poucos e simples, máximo de 2

páginas;

• os softwares que suportarão a MGP e a atuação do ECP, em um primeiro

momento, serão o do pacote MS Office (Word, Excel e PowerPoint);

• o PMO deve ser Corporativo e ligado diretamente à Presidência.

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Criação da MGP (passo-a-passo) 1. Definição das fases e documentos da MGP

Iniciação Planejamento Execução Encerramento

Monitoramento e controle

Termo de

Abertura

Plano de

Gerenciamento Relatório de

Acompanhamento Termo de

Encerramento

Termo de

Solicitação de

Mudança +

Criação da MGP (passo-a-passo) 2. Descrever os passos para chegar nos documentos

2.1. Identifique os principais

stakeholders

2.2. Defina os grandes

passos.

Ex:

• No início os

documentos devem ser

alinhados com áreas

envolvidas

• Posteriormente sempre

deve haver validação

do Diretor Patrocinador

• A decisão final é da

Diretoria Colegiada

2.3. Defina os passos

intermediários 2.4. Monte um

gráfico de raias

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Criação da MGP (passo-a-passo) 3. Detalhar cada caixa

3.1. Descreva

cada processo

3.2. Explicite os

resultados

esperados em

cada processo

3.3. Estabeleça o

responsável por

cada processo

Criação da MGP (passo-a-passo) 4. Montar uma Matriz de Responsabilidade

Stakeholders Distribuição das

responsabilidades

Lista dos

processos

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Criação do ECP 1. Definir o objetivo do PMO

Promover o monitoramento e controle e o alinhamento estratégico dos

projetos do Plano de Recuperação da CEB Distribuição 2011-2012

2. Definir os serviços a serem disponibilizados pelo PMO

• Estabelecimento de diretrizes e padrões para a execução dos projetos que

compõem o Plano de Ação da CEB D;

• Coaching dos Gerentes de Projetos;

• Consultoria em gerenciamento de projetos;

• Monitoramento e controle centralizados dos projetos;

• Central de informações sobre o desempenho dos projetos;

• Manutenção da carteira de projetos.

Criação do ECP 3. Definir o relacionamento do PMO

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Criação do ECP 4. Definir o fluxo informacional do PMO

Criação do ECP 5. Definir o fluxo informacional do PMO

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Implantação MGP e ECP

Iniciação Planejamento Execução Encerramento

Monitoramento e controle

Processos de GP

Descrição dos fluxos de trabalho Detalhamento dos fluxos de trabalho

Matriz de responsabilidade

Implantação MGP e ECP 1. Realizar reuniões com cada equipe de projetos para:

• apresentar o ECP

• apresentar e ensinar a preencher o Relatório de Acompanhamento

do Projeto, que contempla o registro de riscos e problemas no

projeto

• solicitar preenchimento e estabelecer data de devolução

• alinhar que o objetivo é apresentar um Relatório Consolidado para

a Diretoria em reunião com a presença de todos

2. Refinar o preenchimento

3. Consolidar os Relatórios de Acompanhamento

4. Apresentar o Relatório Consolidado

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Fatores críticos de sucesso • Ser simples e realista

• Ensinar primeiro e demandar depois

• Postura do PMO de coaching

• Alto nível de tolerância

• Apresentar um Plano de Trabalho para alinhar e comprometer com metas

incrementais

• A necessidade de ter uma técnica que propicie a melhora dos projetos ser

latente nos Gerentes de Projetos e equipes

Resultados alcançados

• Em 35 dias, MGP e ECP implantados e Relatório Consolidado dos

Projetos apresentado

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Resultados alcançados

• Na reunião de apresentação Relatório Consolidado dos Projeto deve ser

apresentado o Plano de continuidade da implantação:

1. Oferecer cursos de nivelamento de conhecimento em GP

2. Oferecer workshop para aprender a preencher os documentos da

MGP

3. Fazer mais uma “rodada” de Relatórios de Acompanhamento

4. Considerar a 2ª rodada como Linha de Base dos projetos

5. Após os cursos/workshops inserir todos os projetos paulatinamente

- ajustar os projetos via processo de Mudança

- formalizar o encerramento de projetos

- formalizar o início dos projetos

http://www.youtube.com/watch?v=Us-TVg40ExM

Wankes Leandro, MSc.

wankesleandro@gmail.com

“Palavras simples. Argumentos fortes.”

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Sucesso sempre!!!

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