otimização do portfólio de projetos - prof. wankes leandro
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Prof. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandroCenário de Crise,
cortes e conflitos: Otimização do Portfólio de ProjetosProf. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com
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Estamos em um momento de crise
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Corte no orçamentoAumento da
inflaçãoRebaixamento do Nível de
investimentoConflito entre
os poderesAumento do desempreg
o Corrupção
Estamos em um momento de crise
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O que fazer?
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O que fazer?O importante não é saber o que
fazer?
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O que fazer?O importante não é saber o que
fazer? não
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Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980
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Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980
Austrália
Nova Zelândia
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Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980
O governo fez 2 perguntas:O que estamos fazendo que não deveríamos
fazer?O que não estamos fazendo e deveríamos fazer?
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Crise não é sinônimo de corte!
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Crise não é sinônimo de corte!
Crise significa substituir um esforço inútil por um que realmente faça
sentido.
Prof. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandroModelo integrado de gestão
Integrative Management Model (IMM)
Veja artigo Revista MundoPM - mundopm.com.br - Dez / 2014 & Jan / 2015
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Algumas premissas do modelo:• Integrar a Gestão
Estratégica + de Projetos + de Processos
• Ser simples e prático• Procurar aproveitar o
conhecimento que já existente
Modelo integrado de gestãoIntegrative Management Model
(IMM)
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Curva de
valor
EAE – Estrutura Analítica da Estratégia
OPP - Otimizaçã
o do Portfólio
de Projetos
Modelo integrado de gestãoIntegrative Management Model
(IMM)
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Antes de entrar na OPP – Otimização do Portfólio de Projetos vamos nivelar conhecimento....
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Definição de Portfólio segundo o PMIPortfólio é uma coletânea de projetos e/ou programas e outros trabalhos agregados (operações) que visam atingir objetivos estratégicos de negócio.Um portfólio reflete investimentos realizados ou planejados por uma organização.
Portfólio
Portfólio Projetos Programas
Projetos Programas
Projetos
Projetos Programas Outros trabalhos
Projetos ProjetosProjetos
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Conceito de Portfólio segundo Eu mesmo ;-) Um Portfólio representa o posicionamento estratégico da organização.
Portfólio
Portfólio Projetos Programas
Projetos Programas
Projetos
Projetos Programas Outros trabalhos
Projetos ProjetosProjetos
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Conceitos geraisA gestão de portfólio incluí obrigatoriamente:
Identificação Categorização Avaliação Seleção dos componentes
Deve-se considerar:- demandas conflitantes entre programas e projetos - alocação correta de recursos (custos, receita, pessoas...) - prioridades e capacidades da organização.
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Gerentes de Projeto e Programa focam em:Fazer certo o trabalho.
Gerentes de Portfólio focam em:Fazer o trabalho certo
Conceitos gerais
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Retomando...Estávamos para entrar na OPP – Otimização do
Portfólio de Projetos.
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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
Orçamento
MateriaisEquip.
Tecnologia
Pessoas
Casos especiais
Restrições:- regulação/normas- amplitude geográfica
Restrições:- disponibilidade- capacidade- conhecimento
Restrições:- capacidade produtiva- armazenamento- cadeia de valor/suprimento- dependência entre os projetos
Restrições:- orçamentárias - Legais (impostos e limites)- relacionadas ao risco
PROJETOS RECURSOS
Necessidade de realização de múltiplos projetos
RESTRIÇÕES
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OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosNo atual clima político-econômico, as organizações precisam ser capazes de fazer decisões mais rápidas e inteligentes sobre os seus projetos e portfólios.
Conforme pesquisa interna da são problemas comuns na gestão de um conjunto de projetos:
1. Desequilíbrio do esforço entre projetos: obrigatórios, táticos e estratégicos;
2. Falta de conhecimento do Planejamento Estratégico e benefícios;3. Alterações na estratégia não são refletidas no portfólio de projetos,
levando a investimentos/gastos inadequados;4. Estrutura de governança enfraquecida, sem autoridade suficiente e
discernimento para pausar ou cancelar projetos.
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Métricas orçamentárias/
financeiras
Alinhamento
estratégico
Risco
Imagem
Projeto da área X
Projeto da área Y
Valo
res i
ntan
gíve
is
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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
Orçamento do projeto
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Não violar as restrições
Criar o maior valor possível, calibrando e
autorizando ou não a
realização dos projetos
Valor ($M)
Projeto AAA
Projeto BBB
Projeto CCC
Projeto DDD
Projeto XXX
Programa XPTO
Projeto ZZZ
OFF ½ TOTALPortfólio
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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
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Cada ponto representa um Portfólio (mix de projetos)
Fronteira de Eficiência: maior benefício possível
Se este Portfólio é ineficiente:
a) Mais valor pode ser gerado para o mesmo nível de orçamento, ou
b) O mesmo valor pode ser gerado com um menor investimento.
Orçamento ($MM)
Bene
fício
tota
l do
Portf
ólio
($M
)
a)
b)
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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
10 projetos geram 3.628.800 combinações possíveis. Por isso, calcular a fronteira de eficiência manualmente é uma tarefa impossível.
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Mas como tangibilizar os valores tangíveis (ok!) e intangíveis (!!!!) ?
Metodologia MUA - Multi-attribute utility analysis (Análise de utilidade Multi-atributo ).
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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos
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OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosA PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.
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OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosA PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.
O OPP – Otimização do Portfólio de Projetos possibilita a seleção:
• do que NÃO DEVE; e • o que DEVE ser feito e em qual grau
de esforço.
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Passos para realizar uma OPP – Otimização do Portfólio de Projetos *
* 1. Indicada para poucos projetos, poucas variáveis e sem a utilização da MUA. 2. A OPP com mais projetos, variáveis e a utilização da MUA é possível somente com software específico.
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Aplicação do PPO em escala reduzida:1. Identifique os projetos2. Crie categorias para encaixar os
projetos3. Crie critérios para seleção e priorização 4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe
as categorias aos critérios5. Aplique os critérios6. Faça o balanceamento da carteira
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Aplicação do PPO em escala reduzida:1. Identifique os projetos
Crie um Termo de Intenção de Projetos - TIP (é algo menor que um termo de abertura do projeto).
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Aplicação do PPO em escala reduzida:2. Crie categorias para encaixar os projetos
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Aplicação do PPO em escala reduzida:3. Crie critérios para seleção e priorização
- Alinhamento estratégico (peso 0,5)
- Recurso (peso 0,3)
- Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2)
• Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério, bem como da respectiva forma de avaliação
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Aplicação do PPO em escala reduzida:3. Crie critérios para seleção e priorização
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Aplicação do PPO em escala reduzida:4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios
• Projeto 1 nota: 42 (máxima)• Projeto 2 nota: 40• Projeto 3 nota: 37• Projeto 4 nota: 36• Projeto 5 nota: 30• Projeto 6 nota: 28• Projeto 7 nota: 26• Projeto 8 nota: 21• Projeto 9 nota: 19• Projeto 10 nota: 11• Projeto 11 nota: 10• ... nota: xx• Projeto 82 nota: 05 (mínima)
Linha de corte = nota 20
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Aplicação do PPO em escala reduzida:4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios
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Aplicação do PPO em escala reduzida:5. Aplique os critérios
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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira
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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira
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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira
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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira
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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira
Antes PPO
Depois PPO
1.Processos internos2.Aprendizado, ...3.Resultados institucionais4.Orçamento e finanças
1.Aprendizado, ...2.Resultados institucionais3.Processos internos4.Orçamento e finanças
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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• não é necessário criar categorias. É possível
comparar projetos de RH com projetos relacionados a ativiade-fim.
• é possível considerar as inter-dependências entre os projetos.
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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas
Realocação: O que eu devo selecionar para maximizar a criação de valor? O que fazer se o orçamento mudar?
Recursos: Quantos recursos o portfolio necessita?
Efficient Frontier
Each point represents a potential portfolio
Current
portfolioGreater potential value for same budget
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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas
Tarefa: Qual é a situação do meu portfólio agora?
Sincronização: Como isso afeta o tempo de retorno do investimento?
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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas
Dependência: Quais projetos eu devo financiar para facilitar outros? Como conectar um grupo de projetos inter-relacionados?
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A Otimização do Portfólio de Projetos (PPO) é o caminho para em tempos de crise selecionarmos o que devemos e o que não devemos fazer para alcançarmos o máximo do benefício pretendido
possível.
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Prof. Wankes Leandro
[email protected]“Palavras simples. Argumentos fortes.”
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Obrigado eSucesso sempre!!!
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