otimização do portfólio de projetos - prof. wankes leandro

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Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandro Cenário de Crise, cortes e conflitos: Otimização do Portfólio de Projetos Prof. Wankes Leandro www.wankesleandro.c om

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cortes e conflitos: Otimização do Portfólio de ProjetosProf. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com

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Estamos em um momento de crise

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Corte no orçamentoAumento da

inflaçãoRebaixamento do Nível de

investimentoConflito entre

os poderesAumento do desempreg

o Corrupção

Estamos em um momento de crise

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O que fazer?

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O que fazer?O importante não é saber o que

fazer?

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O que fazer?O importante não é saber o que

fazer? não

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Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980

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Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980

Austrália

Nova Zelândia

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Crise da Nova Zelândia em meados da década de 1980

O governo fez 2 perguntas:O que estamos fazendo que não deveríamos

fazer?O que não estamos fazendo e deveríamos fazer?

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Crise não é sinônimo de corte!

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Crise não é sinônimo de corte!

Crise significa substituir um esforço inútil por um que realmente faça

sentido.

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Prof. Wankes Leandrowww.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982 | Facebook: wankesleandroModelo integrado de gestão

Integrative Management Model (IMM)

Veja artigo Revista MundoPM - mundopm.com.br - Dez / 2014 & Jan / 2015

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Algumas premissas do modelo:• Integrar a Gestão

Estratégica + de Projetos + de Processos

• Ser simples e prático• Procurar aproveitar o

conhecimento que já existente

Modelo integrado de gestãoIntegrative Management Model

(IMM)

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Curva de

valor

EAE – Estrutura Analítica da Estratégia

OPP - Otimizaçã

o do Portfólio

de Projetos

Modelo integrado de gestãoIntegrative Management Model

(IMM)

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Antes de entrar na OPP – Otimização do Portfólio de Projetos vamos nivelar conhecimento....

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Definição de Portfólio segundo o PMIPortfólio é uma coletânea de projetos e/ou programas e outros trabalhos agregados (operações) que visam atingir objetivos estratégicos de negócio.Um portfólio reflete investimentos realizados ou planejados por uma organização.

Portfólio

Portfólio Projetos Programas

Projetos Programas

Projetos

Projetos Programas Outros trabalhos

Projetos ProjetosProjetos

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Conceito de Portfólio segundo Eu mesmo ;-) Um Portfólio representa o posicionamento estratégico da organização.

Portfólio

Portfólio Projetos Programas

Projetos Programas

Projetos

Projetos Programas Outros trabalhos

Projetos ProjetosProjetos

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Conceitos geraisA gestão de portfólio incluí obrigatoriamente:

Identificação Categorização Avaliação Seleção dos componentes

Deve-se considerar:- demandas conflitantes entre programas e projetos - alocação correta de recursos (custos, receita, pessoas...) - prioridades e capacidades da organização.

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Gerentes de Projeto e Programa focam em:Fazer certo o trabalho.

Gerentes de Portfólio focam em:Fazer o trabalho certo

Conceitos gerais

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Retomando...Estávamos para entrar na OPP – Otimização do

Portfólio de Projetos.

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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos

Orçamento

MateriaisEquip.

Tecnologia

Pessoas

Casos especiais

Restrições:- regulação/normas- amplitude geográfica

Restrições:- disponibilidade- capacidade- conhecimento

Restrições:- capacidade produtiva- armazenamento- cadeia de valor/suprimento- dependência entre os projetos

Restrições:- orçamentárias - Legais (impostos e limites)- relacionadas ao risco

PROJETOS RECURSOS

Necessidade de realização de múltiplos projetos

RESTRIÇÕES

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OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosNo atual clima político-econômico, as organizações precisam ser capazes de fazer decisões mais rápidas e inteligentes sobre os seus projetos e portfólios.

Conforme pesquisa interna da são problemas comuns na gestão de um conjunto de projetos:

1. Desequilíbrio do esforço entre projetos: obrigatórios, táticos e estratégicos;

2. Falta de conhecimento do Planejamento Estratégico e benefícios;3. Alterações na estratégia não são refletidas no portfólio de projetos,

levando a investimentos/gastos inadequados;4. Estrutura de governança enfraquecida, sem autoridade suficiente e

discernimento para pausar ou cancelar projetos.

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Métricas orçamentárias/

financeiras

Alinhamento

estratégico

Risco

Imagem

Projeto da área X

Projeto da área Y

Valo

res i

ntan

gíve

is

Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM)

OPP – Otimização do Portfólio de Projetos

Orçamento do projeto

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Não violar as restrições

Criar o maior valor possível, calibrando e

autorizando ou não a

realização dos projetos

Valor ($M)

Projeto AAA

Projeto BBB

Projeto CCC

Projeto DDD

Projeto XXX

Programa XPTO

Projeto ZZZ

OFF ½ TOTALPortfólio

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OPP – Otimização do Portfólio de Projetos

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Cada ponto representa um Portfólio (mix de projetos)

Fronteira de Eficiência: maior benefício possível

Se este Portfólio é ineficiente:

a) Mais valor pode ser gerado para o mesmo nível de orçamento, ou

b) O mesmo valor pode ser gerado com um menor investimento.

Orçamento ($MM)

Bene

fício

tota

l do

Portf

ólio

($M

)

a)

b)

Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM)

OPP – Otimização do Portfólio de Projetos

10 projetos geram 3.628.800 combinações possíveis. Por isso, calcular a fronteira de eficiência manualmente é uma tarefa impossível.

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Mas como tangibilizar os valores tangíveis (ok!) e intangíveis (!!!!) ?

Metodologia MUA - Multi-attribute utility analysis (Análise de utilidade Multi-atributo ).

Modelo integrado de gestão - Integrative Management Model (IMM)

OPP – Otimização do Portfólio de Projetos

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OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosA PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.

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OPP – Otimização do Portfólio de ProjetosA PwC – PricewaterhouseCoopers tem uma ferramenta chamada Fólio que utiliza MUA.

O OPP – Otimização do Portfólio de Projetos possibilita a seleção:

• do que NÃO DEVE; e • o que DEVE ser feito e em qual grau

de esforço.

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Passos para realizar uma OPP – Otimização do Portfólio de Projetos *

* 1. Indicada para poucos projetos, poucas variáveis e sem a utilização da MUA. 2. A OPP com mais projetos, variáveis e a utilização da MUA é possível somente com software específico.

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Aplicação do PPO em escala reduzida:1. Identifique os projetos2. Crie categorias para encaixar os

projetos3. Crie critérios para seleção e priorização 4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe

as categorias aos critérios5. Aplique os critérios6. Faça o balanceamento da carteira

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Aplicação do PPO em escala reduzida:1. Identifique os projetos

Crie um Termo de Intenção de Projetos - TIP (é algo menor que um termo de abertura do projeto).

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Aplicação do PPO em escala reduzida:2. Crie categorias para encaixar os projetos

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Aplicação do PPO em escala reduzida:3. Crie critérios para seleção e priorização

- Alinhamento estratégico (peso 0,5)

- Recurso (peso 0,3)

- Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2)

• Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério, bem como da respectiva forma de avaliação

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Aplicação do PPO em escala reduzida:3. Crie critérios para seleção e priorização

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Aplicação do PPO em escala reduzida:4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios

• Projeto 1 nota: 42 (máxima)• Projeto 2 nota: 40• Projeto 3 nota: 37• Projeto 4 nota: 36• Projeto 5 nota: 30• Projeto 6 nota: 28• Projeto 7 nota: 26• Projeto 8 nota: 21• Projeto 9 nota: 19• Projeto 10 nota: 11• Projeto 11 nota: 10• ... nota: xx• Projeto 82 nota: 05 (mínima)

Linha de corte = nota 20

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Aplicação do PPO em escala reduzida:4. Estabeleça uma linha de corte e alinhe as categorias aos critérios

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Aplicação do PPO em escala reduzida:5. Aplique os critérios

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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira

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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira

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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira

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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira

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Aplicação do PPO em escala reduzida:6. Faça o balanceamento da carteira

Antes PPO

Depois PPO

1.Processos internos2.Aprendizado, ...3.Resultados institucionais4.Orçamento e finanças

1.Aprendizado, ...2.Resultados institucionais3.Processos internos4.Orçamento e finanças

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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• não é necessário criar categorias. É possível

comparar projetos de RH com projetos relacionados a ativiade-fim.

• é possível considerar as inter-dependências entre os projetos.

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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas

Realocação: O que eu devo selecionar para maximizar a criação de valor? O que fazer se o orçamento mudar?

Recursos: Quantos recursos o portfolio necessita?

Efficient Frontier

Each point represents a potential portfolio

Current

portfolioGreater potential value for same budget

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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas

Tarefa: Qual é a situação do meu portfólio agora?

Sincronização: Como isso afeta o tempo de retorno do investimento?

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Limitações da aplicação do PPO em escala reduzida. Ou seja, com o uso de software:• é possível responder às seguintes perguntas

Dependência: Quais projetos eu devo financiar para facilitar outros? Como conectar um grupo de projetos inter-relacionados?

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A Otimização do Portfólio de Projetos (PPO) é o caminho para em tempos de crise selecionarmos o que devemos e o que não devemos fazer para alcançarmos o máximo do benefício pretendido

possível.

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Prof. Wankes Leandro

[email protected]“Palavras simples. Argumentos fortes.”

Blog: www.wankesleandro.com Whatsapp: 61 8401-1982Facebook: wankesleandro

Obrigado eSucesso sempre!!!

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