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CONCEPTOS BASICOS DEL AREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

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CONCEPTOS BASICOS DEL AREAADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 1

TECNOLOGO EN GESTION BANCARIA Y DE ENTIDADESFINANCIERAS

INSTRUCTOR:Perla Liliana González Henríquez

Realizado por:Aprendices ficha: 517832 C

Centro de servicios Financieros2014

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 2

Tabla de contenido

1. Introducción

2. Objetivo General

3. Objetivos específicos

4. Justificación

5. Programas de calidad

6. Sistemas de auditoría

7. Norma internacional iso 19011:2002

8. Indicadores de gestión

9. Presentación de informes de resultados de auditoría según normas técnicas

colombianas ICONTEC.

10.Mecanismos de seguimiento:

11.Conceptos de verificación, planeación, meta, control, evaluación

12.Concepto de planeación estratégica y planes

13.Diferencia entre función, actividad y tarea.

14.Definición de prioridad, solución, urgencia, emergencia, importancia y

discernimiento.15.Definición de trabajo en equipo, estrategias y conformación de equipos de

trabajo.

16. técnicas para la identificación y valoración de capacidades y habilidades del

personal

17.Liderazgo: concepto, tipos y características del líder.

18.Conclusiones

19.Referencias bibliográficas y/o Cybergrafía

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1. Introducción

El concepto de calidad ha venido evolucionando a lo largo de los años, desde el

control de la calidad donde se manejaba la inspección al final del proceso para

asegurar la calidad de los productos, a un sistema de gestión de la calidad, donde el

énfasis está en el enfoque al cliente, la gestión de los procesos, el mejoramiento

continuo y el bienestar organizacional. En estos aspectos se tiene que manejar

múltiples sistemas como lo son la eficacia la eficiencia y la efectividad que sin

duda son aportes inmensos para el camino a la calidad.

Para que una empresa llegue a estos estándares de calidad ha sido porque ha

tenido un verdadero líder el cual controla la viabilidad de la empresa y el cual

motive y enseñe a sus trabajadores, este líder es el que controla los estándares

de perfección para mantenerse competente en el mercado. En si son muchos los

rangos que una empresa tiene que manejar para hacer una funcionabilidad

correcta se debe tener en cuenta el rendimiento de la calidad humana hasta

factores de infraestructura y cambios socioculturales por eso se manejan

organismos de seguimiento, control, planeación, verificación, etc.

El mundo empresarial es algo donde cada día tiene que tener nuevas

innovaciones y cada vez más satisfacción, esto solo se consigue con un trabajo de

constante esfuerzo para poder manejar un ambiente tan complejo, las industrias en

la actualidad no solo tiene que manejar las finanzas y sus competencias si no que

también tienen que manejar el personal el cual les está trabajando en su

compañía, para esto es muy importante un buen trabajo en equipo y elementos

y estrategias para saber actuar personal grupal e interinstitucionalmente.

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 4

2. Objetivo General

Conocer, identificar y aplicar conceptos básicos afines al área administrativa de

una empresa para la mejora continua de la empresa.

3. Objetivos específicos

Indagar sobre conceptos administrativos básicos aplicables en la vida laboral.

Compilar la información de forma breve y entendible para el aprendiz.

Conocer e identificar conceptos, fortaleciendo los conocimientos de los

aprendices para su entorno académico y laboral.

Capacitar al aprendiz llevándolo a evaluar los procesos dentro de su ambiente

teniendo en cuenta eficacia la eficiencia y la efectividad.

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4. Justificación

Todo el recurso humano que se encuentra ejecutando actividades laborales deben

buscar un desarrollo personal de sus habilidades individuales, en miras a dirigir equipos

de alto rendimiento, contratar a los mejores, atender relaciones superiores con sus

clientes y en esencia, negociar y obtener resultados positivos para todos.

Este proceso representa para todos, un cambio de mentalidad, de cultura y de filosofía

de vida. Dichos cambios culturales no son fáciles, por lo tanto, es imperioso encontrar y

poner en marcha herramientas de gestión humana y de desarrollo organizacional que

permitan mejorar la calidad de vida de cada uno de los servidores y generar la apertura

de nuevos y mejores espacios de convivencia dentro de la organización, garantizando

un nivel de calidad que permita alcanzar los objetivos y metas propuestas en la misión

y visión de la organización, tendientes a aumentar la productividad y un mejor

desempeño en el trabajo.

Por ello, con el contenido presentado en esta cartilla se pretende emplear como un

mecanismo informativo y así mismo, demostrar que la administración del talento de las

personas desde las normas constitucionales y laborales demanda, entre otras

competencias, capacitación acertada para gestionar adecuadamente la organización

generando rentabilidad de modo sostenible.

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 6

5. Programas de calidadConceptos, estándares (definición, tipos, especificaciones para la asignación deactividades), tipos y medición para mejorar la productividad (eficacia, eficiencia y

efectividad).

Definición

Conjunto de características o atributos de un bien o servicios pendientes a

satisfacer necesidades explicitas o implícitas.

Satisfacción de las necesidades del cliente

La diferencia entre las expectativas creadas y el valor recibido

Adecuación para el uso.

Control de calidad:

Son las técnicas y actividades de carácter operacional utilizadas para satisfacer

los requisitos relativos a la calidad .se orienta a mantener bajo control los

procesos y eliminar las causas que generen comportamientos insatisfactorios.

Gestión de la calidad

Define y aplica la política de calidad e incluye la planificación, la asignación de

recursos y otras actividades sistemáticas, tales como los planes de calidad.

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Política de calidad

Son las orientaciones y objetivos generales de una organización en relación con

la calidad, expresadas formalmente por la dirección superior.

Auditoria de calidad

Es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de

los resultados relativos a la calidad cumplen con las disposiciones previamente

establecidas; si estas se han aplicado efectivamente y son adecuadas para

lograr los objetivos.

Registros de calidad

Son los documentos o archivos en los cuales se identifica, agrupa, codifica,

conserva y dispone todo lo referente a los productos elaborados o servicios

prestados. Los registros de calidad se deben conservar para demostrar que se

ha logrado la calidad requerida y la operación efectiva del sistema de calidad.

Sistema de calidad

Se refiere a la estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos,

procesos y recursos para aplicar la gestión de la calidad. debe responder a las

necesidades de la organización para satisfacer los objetivos de calidad.

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Factores relacionados con la calidad

Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que tener en cuenta

tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la calidad):

1. Dimensión técnica: engloba los aspectos científicos y tecnológicos que afectan

al producto o servicio.

2. Dimensión humana: cuida las buenas relaciones entre clientes y empresas.

3. Dimensión económica: intenta minimizar costos tanto para el cliente como para

la empresa.

Parámetros de la calidad

Calidad de diseño: es el grado en el que un producto o servicio se ve reflejado en

su diseño.

Calidad de conformidad: Es el grado de fidelidad con el que es reproducido un

producto o servicio respecto a su diseño.

Calidad de uso: el producto ha de ser fácil de usar, seguro, fiable, etc.

El cliente es el nuevo objetivo: las nuevas teorías sitúan al cliente como parte activa

de la calificación de la calidad de un producto, intentando crear un estándar en base

al punto subjetivo de un cliente. La calidad de un producto no se va a determinar

solamente por parámetros puramente objetivos sino incluyendo las opiniones de un

cliente que usa determinado producto o servicio.

Conceptos básicos en la normalización de la calidadObjetivos de la normalizaciónPersigue conseguir los siguientes objetivos:

Definir las características mínimas de una cosa

Reducir y unificar los productos, procesos y datos.

Mejorar los aspectos de seguridad.

Proteger los intereses de los consumidores y generales de la sociedad.

Abaratar costos generales.

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Campos aplicables de normalización

Materiales.

Productos.

Máquinas.

Gestión De La Calidad De Productos Y Sistemas.

Gestión Medioambiental.

Gestión De Riesgos En El Trabajo.

Gestión De La Seguridad De La Información

Datos.

Gestión De Las Actividades De Análisis, Ensayo Y Calibración.

Gestión De Las Actividades De Inspección.

Prestación De Un Servicio.

Procesos En General.

TIPOS DE CALIDAD

De Producción: puede definirse como la conformidad relativa con las especificaciones,

a lo que al grado en que un producto cumple las especificaciones del diseño, entre

otras cosas, mayor su calidad.

De Valor: la calidad significa aportar valor al cliente, esto es, ofrecer unas condiciones

de uso del producto o servicio superiores a las que el cliente espera recibir y a

un precio accesible. También, la calidad se refiere a minimizar las pérdidas que un

producto pueda causar a la sociedad humana mostrando cierto interés por parte de la

empresa a mantener la satisfacción del cliente.

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IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SERVICIO

Se puede entender por las siguientes razones:

Crecimiento de la industria del servicio.

Crecimiento de la competencia.

Mejor conocimiento de los clientes.

Calidad de servicio hacia el cliente, quedando satisfecho según su perspectiva.

Personal capacitado:

El entrenamiento permitirá a gerentes y ejecutivos entender lo que es el sistema

de calidad y contar con las herramientas y técnicas necesarias para que

participen en la operación del sistema.

El entrenar debe priorizarse en técnicas estadísticas estudios de capacidad de

proceso muestreo estadístico, recolección y análisis de datos identificación y

análisis de problemas y acciones correctivas

La capacidad de personal hacia la calidad, no debe dirigirse únicamente a los

operarios de producción sino también al personal de mercado, diseño,

documentación, compras inspección, envasado, despacho, y servicio de post –

venta.

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Eficacia, eficiencia y efectividad en el desempeño del trabajo

Concepto de eficiencia.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un

proyecto y los logros conseguidos con el mismo.

“Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles”: no siempre

eficacia es sinónimo de eficiencia. Seguidamente consideraremos las diferentes

acepciones del término eficiencia según se trate del área donde se aplique, a saber:

Lo verdaderamente importante para los directivos empresarios, es la eficiencia, es

decir maximizar ganancias minimizando los costos de producción. Cuando se analiza y

evalúa la gestión de un dirigente se dice que es eficiente, con una dimensión interna,

de manera que hace las cosas bien, con el mínimo esfuerzo y consumo de recursos.

En economía, la eficiencia es la cantidad mínima de inputs (horas-hombre, capital

invertido, materias primas, etc.) para obtener un nivel dado de outputs (ganancias,

objetivos cumplidos, productos, etc.)

En Administración: Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos

utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la

eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O

al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

El modelo para la mejora de la eficiencia se apoya en tres conceptos: personas,

procesos y clientes.

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La eficiencia de la organización se logra con:

Personas y recursos de naturaleza tangible e intangible propio de las diferentes

redes de flujos de la organizaciones

Personas competentes o con capacidades, es decir con actitudes, aptitudes

(conocimientos esenciales), habilidades y experiencias.

Eliminando el trabajo entre el cliente y la persona que añada valor y que pertenezca

a la organización

Actuando con flujos rápidos, efectivos y continuos de actividades que añadan valor

al producto o al servicio para el cliente con procesos eficientes, vía análisis de

actividades y de valor.

CONCEPTO DE EFICACIA

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y

objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos

proponemos.

Citaremos las siguientes definiciones:

Según Idalberto Chiavenato, la eficacia “es una medida del logro de resultados“.

Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia “está relacionada con el logro de los

objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que

permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que

alcanzamos el objetivo o resultado”

El Diccionario de la Real Academia Española nos brinda el siguiente significado de

Eficacia:” Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera” .

Finalmente, “Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos

deseados o propuestos“

Por tanto, una empresa, organización, producto o persona es “eficaz” cuando es capaz

de hacer lo necesario para lograr los objetivos deseados o propuestos.

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“Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado”.

“Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello

los recursos o los medios empleados”. Eficaz: hacer las cosas bien, con los mejores

métodos posibles para lograr el

La eficacia tiene que ver con optimizar todos los procedimientos para obtener los

mejores y más esperados resultados.

El término de eficacia se aplica principalmente a ámbitos en los que las acciones tienen

que tener resultados específicos y controlados, tal es el caso de los ámbitos

empresariales y comerciales. En este sentido, la eficacia de una acción buscará en

primer término acceder a los recursos, métodos y procedimientos apropiados que

generen las mejores consecuencias para la actividad específica.

Diferencias entre eficiencia y eficacia.

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y

la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un

proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da

cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario,

cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la

mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la

capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor

uso de los recursos.

En el mundo de las organizaciones empresariales de las definiciones en curso, se

consideran las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función

de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen

alineados con la visión que se ha definido.

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Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a

esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su

prioridad e importancia.

¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La

respuesta a ambas interrogantes es afirmativa

En la vida real existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de

recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin

embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la

mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecución de sus objetivos.

Otros derrochan lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su

objetivo. Los menos, son los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan

y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran

ser productivos.

CONCEPTO DE EFECTIVIDAD

La efectividad se define como la “Cuantificación del logro de la meta”. Compatible el

uso con la norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia

cuando se define como “Capacidad de lograr el efecto que se desea”.

Cuando se habla de efectividad, se está haciendo referencia a la capacidad o habilidad

que puede demostrar una persona, un animal, una máquina, un dispositivo o cualquier

elemento para obtener determinado resultado a partir de una acción.

La palabra efectiva se relaciona obviamente con la noción de efectividad.

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6. Sistemas de auditoríaSegún normas icontec: aspectos generales, tipos de auditoría: productos y de

procesos, aplicación de procesos.

Historia De La Auditoria

En el ámbito financiero de una empresa, la contabilidad en el instrumento básico para

obtener información, El sistema contable proporciona dos tipos de información estos

son:

Información la externa: esta información está enfocada hacia los clientes del exterior

la empresa.

Información de gestión: es la que nos aporta la información tanto interna como externa.

A través de la contabilidad financiera se representa el patrimonio de la unidad

económica.

ámbitos instrumentos destinaros Clase de información

Externo Contabilidadfinanciera

Todos los usuarios Financiera

Interno Contabilidad interna(de costes oanalítica)

Responsables( Directivos )

De gestión

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Usuarios:

La información económico-financiera elaborada en las Empresas ha pasado de ser

usada clásicamente por socios administradores desde la Hacienda Pública, el Mercado

de Valores, instituciones financieras, Pero la información contable no es totalmente

objetiva, pues está influida por quienes la elaboran (los directivos). Que a su vez son

usuarios y pueden cometer errores o aplicar normas para que estas sean favorables

para sus intereses. Todos estas correspondencias tiene un requerimiento fundamental

estas deben de ser fiables. Para que esta información sea fiable, se hace un proceso

de generación que abordan desde la aplicación de criterios y principios de

contabilidad, hasta el control de la aplicación de estos principios son expertos los

auditores.

La auditoría: la auditoria se genera como una necesidad social por el desarrollo

económico la complejidad industrial, y la globalización. Se trata de dotar con la máxima

trasparencia la información económica-financiera que suministran las empresas a

todos sus usuarios tanto directos como indirectos, esta consiste en la revisión y

verificación de cuentas anuales, así como estados financieros o documentos contables.

Elaborados con arreglos al marco normativo de información financiera que resulte de

aplicación, siempre que esta tenga por objeto la emisión de un informe sobre la

fiabilidad de dicha información.

Hay unos elementos comunes para realizar una auditoría:

1) Esta es una actividad desarrollada por una persona cualificada e independiente.

2) para realizarlas se deben tener técnicas de revisión y verificación idóneas.

3) consiste en un examen de cuentas.

4) debe hacerse de conformidad con principios y normas de contabilidad generalmente

aceptados.

5) todo ello tiene por objeto la emisión de un informe que tenga efectos sobre terceros.

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Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados:

Conviene comentar la diferencia entre: principio contable, norma de valoración yrequisitos de la información.Un principio contable se asiente sobre el conocimiento de los principios de lacontabilidad.Las normas de valoración: son desarrolladas de las legislaciones específicas (códigode comercio)Los requisitos de información: responde a las exigencias de los usuarios de la misma.

Donde se establezcan los fundamentos, principios y criterios que se deben cumplir para

la elaboración de las cuentas anuales según: el código de comercio y la restante

legislación mercantil, el PGC y sus adaptaciones sectoriales, las normas de desarrollo,

que en materia contable establezca su caso el ICAC, las demás legislación que sean

específicamente aplicables.

La contabilidad de la empresa y en especial el registro la valoración de los elementos

de las cuentas anuales, se desarrollarán aplicando obligatoriamente los principios

contables que se indican a continuación:

*Empresa en funcionamiento * prudencia

*Devengo *no compensación

*Uniformidad *importancia relativa.

Clases de auditoría

Auditoría externa o auditoria legal: Examen de las cuentas anuales de una empresa

por un Auditor externo, normalmente por exigencia legal.

Auditoría interna: Control realizado por los empleados de una empresa para

garantizar que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con la política general de la

entidad, evaluando la eficacia y la eficiencia, y proponiendo soluciones a los problemas

detectados.

Auditoria operativa: revisión del sistema del control interno de una empresa por

persona cualificadas, por personas cualificadas, con el fin de evaluar eficacia e

incrementar su rendimiento.

Page 19: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 18

AUDITORIA

La auditoría es una actividad que consiste en la revisión yverificación de documentos contables, siempre que aquella tenga por

objeto la emisión de un informe que pueda tener efectos frente aterceros,

Se divide en:

Clasesde

auditoria

Auditoríaexterna oauditoríalegalAuditoríainternaAuditoríaoperativaAuditoríapública ogubernamentalAuditoría desistemas

Tipos deauditoria

Procesosde

evaluación

Etapasde la

auditoria

Objetivosde la

auditoria

Consiste enapoyar a losmiembros dela empresaen eldesempeñode susactividades.Para ello laAuditoria lesproporcionaanálisis,evaluaciones,recomendaciones,asesoría einformaciónconcernientea lasactividadesrevisadas.

Leer más:http://www.mo

Procedimientos deauditoria

Técnicas deauditoriaEstudio engeneralAnálisisInvestigaciónDeclaraciónObservación

Cuentasauditadas

UsuariosDirectivosAgenteseconómicosIndirectos

Finalidad de laauditoria

Ciclo deauditoria

ExternaInternaOperativa

AuditoriaproductoAuditoriaprocesoAuditoriasistemaRevisióndirección

PreparaciónAuditoriade campoSeguimiento alprocesoActividadesposteriores

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7. Norma internacional ISO 19011:2002

Definiciones

Para el propósito de esta Norma Internacional, son aplicables los términos y

definiciones dados en las Normas

ISO 9000 e ISO 14050, a menos que estén sustituidos por los términos y definiciones

dados a continuación.

Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoría (3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en

que se cumplen los criterios de auditoría (2).

NOTA 1 Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de

primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión

por la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto

declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en

organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor

de responsabilidades en la actividad que se audita.

NOTA 2 Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente

auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a

cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por

otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por

organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que

proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos

de las Normas ISO 9001 o ISO 14001.

NOTA 3 Cuando se auditan juntos un sistema de gestión de la calidad y un sistema

de gestión ambiental, se denomina auditoría combinada.

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NOTA 4 Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado

(7), se denomina auditoría conjunta.

Criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

NOTA Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se

compara la evidencia de la auditoría (3).

Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son

pertinentes para los criterios de auditoría (2) y que son verificables.

NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgos de la auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría (3.3) recopilada frente a los

criterios de auditoría (2).

NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no

conformidad con los criterios de auditoría (2) como oportunidades de mejora.

Conclusiones de la auditoría

Resultado de una auditoría (1), que proporciona el equipo auditor (9) tras

considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría (4).

Cliente de la auditoría

Organización o persona que solicita una auditoría.

NOTA El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización

que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría

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Auditado

Organización que es auditada.

Auditores

Persona con la competencia (14) para llevar a cabo una auditoría (1).

Equipo Auditor

Uno o más auditores (8) que llevan a cabo una auditoría (1), con el apoyo, si es

necesario, de expertos técnicos (10).

NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.

NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Experto Técnico

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor (3.9).

NOTA 1 El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la

organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.

NOTA 2 Un experto técnico no actúa como un auditor (3.8) en el equipo auditor (3.9).

Programa De Auditoría

Conjunto de una o más auditorías (1) planificadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

NOTA Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para

planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías (1)

Planes De Auditoría

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría (1).

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Alcance De La Auditoría

Extensión y límites de una auditoría (1).

NOTA El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las

ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así

como el período de tiempo cubierto.

Competencias

Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Principios de auditoría

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la

auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de

gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para

mejorar su desempeño. La adhesión a esos principios es un requisito previo para

proporcionar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes, y para

permitir a los auditores trabajar independientemente entre sí para alcanzar

conclusiones similares en circunstancias similares.

Los principios siguientes se refieren a los auditores.

a) Conducta ética: el fundamento de la profesionalidad

La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

b) Presentación ecuánime: la obligación de informar con veracidad y exactitud

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y

exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos

encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el

equipo auditor y el auditado.

c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar

Page 24: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 23

Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la

tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la

auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la

competencia necesaria.

Los principios que siguen se refieren a la auditoría, la cual es por definición

independiente y sistemática.

d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la

objetividad de las conclusiones de la auditoría

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres

de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo

largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de

la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

e) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar

conclusiones de las auditorías fiables y reproducibles en un proceso de auditoría

sistemático

La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información

disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo

delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente

relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la

auditoría.

Page 25: Cartilla guia 19

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Finalidad de la auditoria

Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

Descubrir errores y fraudes.

Prevenir los errores y fraudes

Exámenes de aspectos fiscales y legales

Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo,entre otros.

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 24

Finalidad de la auditoria

Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

Descubrir errores y fraudes.

Prevenir los errores y fraudes

Exámenes de aspectos fiscales y legales

Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo,entre otros.

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 24

Finalidad de la auditoria

Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo,entre otros.

Page 26: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 25

Clasificación de auditorias

Auditoría externa o auditoría legal:Examen de lascuentas anuales de una empresa por un auditorexterno, normalmente por exigencia legal.

Auditoría interna: Control realizado por losempleados de una empresa para garantizar que lasoperaciones se llevan a cabo de acuero con lapolitica genral de la entida (eficiencia-eficacia)

Auditoría operativa:Examen de las cuentasanuales de una empresa por un auditor externo,normalmente por exigencia legal.

Auditoría pública o gubernamental: la actividadde organisos e instituciones publicas esdesarrollada por el tribunal

Auditoría de sistemas: en esta modalidadpodemos incluir lo que e conoce por auditoriasespeciales, como la auditoria mediombiental,auditoria, informatica (economico-social, etico, entreotras.

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 25

Clasificación de auditorias

Auditoría externa o auditoría legal:Examen de lascuentas anuales de una empresa por un auditorexterno, normalmente por exigencia legal.

Auditoría interna: Control realizado por losempleados de una empresa para garantizar que lasoperaciones se llevan a cabo de acuero con lapolitica genral de la entida (eficiencia-eficacia)

Auditoría operativa:Examen de las cuentasanuales de una empresa por un auditor externo,normalmente por exigencia legal.

Auditoría pública o gubernamental: la actividadde organisos e instituciones publicas esdesarrollada por el tribunal

Auditoría de sistemas: en esta modalidadpodemos incluir lo que e conoce por auditoriasespeciales, como la auditoria mediombiental,auditoria, informatica (economico-social, etico, entreotras.

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 25

Clasificación de auditorias

Page 27: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 26

Tipos de auditor

Auditor externo Auditores internos Auditores operativosEs un profesional independiente yreconocido, con formaciónsolvente y probada.

Mantiene relación laboraldependiente de laempresa.

Es un profesional no sometido anorma legal.

Emite dictamen.Competencia profesionalatestiguada con titulaciónacadémica.

Profesional con experiencia enorganización.

Tiene responsabilidad frente aterceros; civil, penal y profesional. Informa y recomienda.

Propone modificaciones

Analiza los estados contables yemite opinión sobre surazonabilidad.

Responde, frente a laorganización de quedepende, del trabajorealizado.

Responde frente al que lecontrató.

Aplica normas y principiosgeneralmente aceptados.

Evalúa el sistema decontrol interno y proponemejoras para laconsecución de losobjetivos.

Analiza la organización yestablece mejoras eficientes

Se acoge y lo ampara el secretoprofesional.

Carece de normasgeneralmente aceptadas;las establecen lasorganizaciones enfunción de los objetivos.

Aplica técnicas de organizacióny su experiencia.

Emite un informe breve y sintético,según modelos preestablecidos.

Solo depende de supropia ética profesional.

Depende de su propia éticaprofesional y del acuerdofirmado

El informe tiene efecto frente aterceros.

Emite informes extensosy descriptivos del controlinterno, con propuestasde mejora.

Emite informes a la Direccióncon las acciones a llevar a cabo.

Realiza su actividad puntualmentey en cortos periodos de tiempodentro del ejercicio contable.

El informe es de utilidadinterna.

El informe es de uso exclusivode laDirección.

Realiza su actividad deforma continuada durantetodo el ejercicio

Realiza su actividadpuntualmente y en un periodo detiempo adecuado

Page 28: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 27

Auditoria de producto: se plantea la coherencia de la oferta de una empresa con

referencia a su estrategia y a los consumidores a los que se dirige. Se debe tener en

cuenta (Diagnóstico de la oferta, Estudio de mercado, Plan de producto)

Auditoria de proceso: Esto incluye la evaluación de oportunidades de mejora y

cambios, incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad. Será necesario

guardar los datos de registro de tales revisiones.

Auditoria sistema:

La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de

sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar

recomendaciones a la Gerencia.

La actividad dirigida a verificar y juzgar información.

El examen y evaluación de los procesos del Área de Procesamiento automático de

Datos

Revisión dirección: Examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar

si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre.

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 27

Auditoria de producto: se plantea la coherencia de la oferta de una empresa con

referencia a su estrategia y a los consumidores a los que se dirige. Se debe tener en

cuenta (Diagnóstico de la oferta, Estudio de mercado, Plan de producto)

Auditoria de proceso: Esto incluye la evaluación de oportunidades de mejora y

cambios, incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad. Será necesario

guardar los datos de registro de tales revisiones.

Auditoria sistema:

La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de

sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar

recomendaciones a la Gerencia.

La actividad dirigida a verificar y juzgar información.

El examen y evaluación de los procesos del Área de Procesamiento automático de

Datos

Revisión dirección: Examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar

si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre.

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 27

Auditoria de producto: se plantea la coherencia de la oferta de una empresa con

referencia a su estrategia y a los consumidores a los que se dirige. Se debe tener en

cuenta (Diagnóstico de la oferta, Estudio de mercado, Plan de producto)

Auditoria de proceso: Esto incluye la evaluación de oportunidades de mejora y

cambios, incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad. Será necesario

guardar los datos de registro de tales revisiones.

Auditoria sistema:

La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de

sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar

recomendaciones a la Gerencia.

La actividad dirigida a verificar y juzgar información.

El examen y evaluación de los procesos del Área de Procesamiento automático de

Datos

Revisión dirección: Examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar

si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre.

Page 29: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 28

Etapas de la auditoria

El proceso de la Auditoría requiere de cuatro etapas para su desarrollo:

1.-Obtener, actualizar y documentar la información del cliente

2.-Planear y documentar una estrategia

3.-Aplicar pruebas y otros procedimientos de Auditoría

4.-Formulación de dictamen del Auditor y comunicación de las deficiencias de control

Preparación: el Auditor actualiza la información acerca del cliente, la cual sirve para

evaluar el riesgo de que los estados financieros contengan errores importantes y

para planear la Auditoría.

Auditoria de campo: El Auditor consulta fuentes tales como informes anuales,

intermedios sobre utilidades y cualquier otro tipo de reporte las publicaciones

generales del comercio o la industria o negocio.

Seguimiento al proceso: determinar la estrategia de Auditoría y planear el trabajo.

Se hacen juicios preliminares respecto a la importancia y evalúa el riesgo de

desviaciones importantes asociadas con los objetivos de la Auditoría.

Actividades posteriores: revisión de los documentos legales

Page 30: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 29

Los procedimientos de aplicacióngeneral son los procesos de auditoría

aplicables a todo tipo de entidadsujeta a revisión

Definición y procedimiento de auditoria

Los diferentessistemas deorganización, controly contabilidad y engeneral los detallesde operación de losnegocios hacenimposible establecerun sistema rígidos depruebas para elexamen de losestados financieros

Alcance de los procesos de auditoria

Cuando se presentan similitudes entre cuentas ouna sola lo más practico es recurrir alprocedimiento de examinar muestras

representativas de las partidas individuales parael resultado de ese examen en dando una

opción general

APLICACIÓN DE PROCESOS DEAUDITORIA

El conjunto de técnicas deinvestigación aplicables auna partida o un grado de

hechos de los estadosfinancieros sujetos aexámenes los cuales

obtienen las bases parafundamentar una opinión.

Por esta razón sedebe aplicar uncriterio profesionalpara decidir queprocedimiento seráaplicable en cadacaso para obtener laevidencia suficiente ypertinente que brindecerteza moral quefundamente unaopción objetiva yprofesional.

Page 31: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 30

La relación de las partidasexaminadas con el total de

las partidas individualesque forman el universo es

lo que se conoce comoextensión o alcance de losprocedimientos de auditoriay su determinación es uno

de los elementos másimportantes en la

plantación de la misma.

Oportunidades de losprocesos de auditoria

A esta época en que se aplicanlos procesos de auditoría se le

llaman oportunidad

Estudio generalapreciación sobre la

fisionomía ocaracterísticasgenerales de laempresa de sus

estados financieros ypartes importantes y

significativas.

Este procedimiento noes excluido de la

auditoria si no que tienenaplicación en otrasdisciplinas en este

campo profesional sedenomina métodos de

pruebas selectivas.

Técnicas de auditoria

Son los métodos más prácticosy prueban que el contadorpúblico utiliza para lograr la

información y comprobar parapoder emitir si opinión

profesional.

Análisis clasificacióny agrupación de losdistintos elementos

individuales queforman una cuenta o

una partidadeterminada de tal

manera que losgrupos constituyan

unidadeshomogéneas ysignificativas.

Inspección exámenes físico debienes materiales o documentos

con el objetivo de cerciorase de laautenticidad de un activo o de una

operación registrada encontabilidad o presentada en los

estados financieros

Se divide enEl análisis de saldopuede estudiarseasí si hablamos de

las cuentas porcobrar que figuran enel sistema contable

estas son originadospor diversas

transacciones.

Análisis de movimientoen muchas ocasiones lossaldos de las cuentas seforman por acumulación

de valores tal es elejemplo de las cuentas

de resultado.

Page 32: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 31

Calculo verificación matemática de algunapartida.

CONFIRMACION obtención de una comunicación escritade una persona independiente de la empresa examinadaque se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza ycondiciones de operación y por lo tanto de informar de una

manera valida sobre ella.

Investigación obtención de informacióndatos y comentarios de funcionarios yempleados de la empresa. Con esta

técnica se puede tener conocimiento yformar un juicio sobre las operaciones

realizadas en la empresa.

Certificaciónobtención de undocumento en elque se asegurela verdad de un

hecho legalizadopor lo general

mediante la firmade una auditoria.

Declaraciónmanifestación por

escrito con lafirma de los

interesados delresultado de lasinvestigaciones

realizadas con losfuncionarios y

empleados de laempresa.

OBSERVACION presencia física paraapreciar y evaluar la firma en que serealizan ciertas operaciones o hecho

Page 33: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 32

CICLO DE AUDITORIA

USUARIOS

CUENTAS AUDITADAS

INDIRECTOS

Sindicatos Asociaciones de consumidores Asociaciones empresariales Cámaras de comercio Otros

DIRECTOS

Socios Administradores Hacienda Proveedores Clientes Empleados Entidades de crédito

AGENTES ECONOMICOSINTERNACIONALES

Page 34: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 33

8. Indicadores de gestiónMedición, verificación, evaluación y monitoreo.

Indicadores de gestión: Son expresiones cuantitativas de las variables que

intervienen en un proceso, que permiten verificar o medir la cobertura de las

demandas, la calidad de los factores o productos y el impacto de la solución de la

necesidad de la sociedad.

1. Monitoreo: es una herramienta gerencial aplicada en la gestión de los proyectos de

desarrollo. Esta está dirigida a verificar la ejecución de las actividades y el uso de los

recursos que se plantearon en el momento del diseño del plan operativo del proyecto.

2. La evaluación: es el proceso que busca determinar los efectos y los impactos

(esperados e inesperados) Del proyecto, en relación a las metas definidas a nivel de

propósito y resultados, tomando en consideración los supuestos señalados en el marco

lógico.

Ejemplo:

Page 35: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 34

UN PARALELO ENTRE MONITOREO Y EVALUACIÓN

Page 36: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 35

¿Qué se evalúa y que se monitorea?

Criterios de la evaluación

Pertinencia: La correspondencia entre los objetivos definidos y los problemas que se

evidencian en una realidad o población determinada.

¿En qué medida cumplir estos objetivos contribuyen a resolver los problemas

identificados?

Eficacia: El grado o nivel en que se cumplen los objetivos. Es importante constatar si

los cambios se llevaron a cabo gracias a las acciones del proyecto o la institución.

¿Se están alcanzando las metas propuestas?

¿Es posible atribuir el logro de las metas a la intervención del proyecto?

Eficiencia: la manera en que se han usado y organizado los recursos humanos y

materiales.

Page 37: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 36

¿Cuánto costó lograr las metas? (análisis de costo beneficio)

¿Los recursos fueron provistos y usados de la manera más adecuada?

Sostenibilidad: la vigencia de los cambios obtenidos en la población o determinada

realidad institucional.

¿La población objetiva cuenta con las capacidades, conocimientos y habilidades para

mantener los cambios logrados?

¿La institución cuenta con los recursos y mecanismos (procedimientos) que garanticen

su funcionamiento en el tiempo?

Medición: La medición de la gestión institucional supone la existencia de sistemas de

información administrativos básicos. Más aún es deseable contar, o en su defecto

diseñar dichos sistemas, de modo que la información financiera que se utilice para

evaluar la gestión se obtenga directamente del sistema contable de la institución, sin

necesidad de realizar posteriores agregaciones o desagregaciones de ella.

Importancia de la medición: La importancia de la medición parte del entendido que

existe un vínculo entre ésta y la planeación estratégica o planeación institucional, toda

vez que la medición permite “comparar una magnitud con un patrón preestablecido, lo

que permite observar el grado en que se alcanzan las actividades propuestas dentro de

un proceso específico”. Los resultados obtenidos a través de la medición permiten

mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos en tiempo real, logrando

tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

Una adecuada medición requiere ser:

1. Pertinente, esto significa que las mediciones que se lleven a cabo deberán ser

relevantes y útiles para facilitar las decisiones que serán tomadas sobre la base de sus

resultados;

2. Precisa, debe reflejar fielmente el comportamiento de las variables de medición, en

este punto interviene la adecuada elección del instrumento de medición;

Page 38: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 37

3. Oportuna, que los resultados de la medición estén disponibles en el tiempo en que

la información es importante y relevante para la toma de decisiones, tanto para corregir

como para prevenir.

4. Económica, debe existir una proporcionalidad y racionalidad entre los costos

incurridos en la medición y los beneficios o la relevancia de la información

suministrada.

¿Es necesario medirlo todo?

La decisión sobre cuáles proyectos, procesos o actividades específicas van a ser

medidos o evaluados, dependerá del análisis de variables clave, adecuadas y

suficientes para que suministren información relevante sobre el objeto de evaluación.

4. Verificación: Verificar requerimientos de información, formatos, métodos y formas

de solicitar y compilar la información. Verificar los tiempos de respuesta de acuerdo con

la normatividad existente. Verificar los avances a las metas propuestas.

Page 39: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 38

9. Presentación de informes de resultados de auditoría segúnnormas técnicas colombianas icontec.

Los métodos para realizar informes pueden variar dependen del estilo que adopte

cada empresa.

Papel: La calidad del papel debe ser óptima para facilitar la lectura y la impresión del

trabajo escrito. El tamaño del papel deberá ser seleccionado de acuerdo con el tipo de

trabajo o en base a los requisitos que establezca la institución. Desde la últimaactualización de las normas Icontec se permite la impresión del documento por las

dos caras de la hoja (sólo desde la página del contenido).

Tipo de letra: Se recomienda el uso de la fuente Arial con un tamaño de 12 y

espaciado uno y medio.

Título: De 10 a 12 palabras máximo

Alineación Justificar el texto en ambas márgenes.

Márgenes: Se deben conservar los siguientes márgenes en el documento:

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 38

9. Presentación de informes de resultados de auditoría segúnnormas técnicas colombianas icontec.

Los métodos para realizar informes pueden variar dependen del estilo que adopte

cada empresa.

Papel: La calidad del papel debe ser óptima para facilitar la lectura y la impresión del

trabajo escrito. El tamaño del papel deberá ser seleccionado de acuerdo con el tipo de

trabajo o en base a los requisitos que establezca la institución. Desde la últimaactualización de las normas Icontec se permite la impresión del documento por las

dos caras de la hoja (sólo desde la página del contenido).

Tipo de letra: Se recomienda el uso de la fuente Arial con un tamaño de 12 y

espaciado uno y medio.

Título: De 10 a 12 palabras máximo

Alineación Justificar el texto en ambas márgenes.

Márgenes: Se deben conservar los siguientes márgenes en el documento:

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 38

9. Presentación de informes de resultados de auditoría segúnnormas técnicas colombianas icontec.

Los métodos para realizar informes pueden variar dependen del estilo que adopte

cada empresa.

Papel: La calidad del papel debe ser óptima para facilitar la lectura y la impresión del

trabajo escrito. El tamaño del papel deberá ser seleccionado de acuerdo con el tipo de

trabajo o en base a los requisitos que establezca la institución. Desde la últimaactualización de las normas Icontec se permite la impresión del documento por las

dos caras de la hoja (sólo desde la página del contenido).

Tipo de letra: Se recomienda el uso de la fuente Arial con un tamaño de 12 y

espaciado uno y medio.

Título: De 10 a 12 palabras máximo

Alineación Justificar el texto en ambas márgenes.

Márgenes: Se deben conservar los siguientes márgenes en el documento:

Page 40: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 39

Superior: 3 cm

Izquierdo: 4 cm

Derecho: 2 cm

Inferior: 3 cm

En caso de ser impreso por ambas caras todas las márgenes deben ser de 3 cm. Los

títulos de cada capítulo deben estar en hojas independientes a 3 cm del borde superior.

Numeración: La numeración de las páginas debe hacerse de forma consecutiva con

número arábigos a excepción de la cubierta y la portada que no se enumeran (pero se

deben tener en cuenta).

Redacción: Se deben seguir las reglas ortográficas de la lengua española. La

redacción debe ser en tercera persona, clara y concisa en voz activa.

Párrafos: De tres a seis por hoja y deben contener una idea completa.

Pastas: Láminas de cartón o plástico para proteger el trabajo escrito. (Opcional)

Guardas: Son hojas en blanco que deben ir al principio y al final del documento.

Portada: Titulo, nombre del autor o equipo auditor, tipo de auditoría, Nombre del

departamento o área auditada, Nombre de la institución, lugar y fecha de emisión inicial

y/o última renovación (si aplica).

Contenido: Permitir al lector encontrar una parte especifica del documento de una

forma rápida.

Cuerpo: Debe contener la suficiente información para permitir que alguien que no

estuviera presente en la auditoria sea capaz de juzgar la importancia de la auditoria.

Introducción

Planteamiento del problema

Objetivos de la auditoria

Page 41: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 40

Justificación

Descripción y detalles del proceso desarrollado. (Actividades, experiencias,

sucesos, sujetos, procesamiento y análisis de datos.)

Resultados Obtenidos (Ordenados, sustentados y analizados)

Conclusiones (Transmitir los resultados de la auditoria de manera clara y precisa

(que se pueda entender fuera del lugar de auditoría) para que se puedan

identificar las acciones correctivas correspondientes y seguimiento necesario.)

Recomendaciones (Si los auditores perciben deficiencias que no se pueden

emitir como notas de no conformidad porque no pertenecían al ámbito de

auditoría, si el procedimiento de auditoría interna lo permite, se podrán plantear

como recomendaciones aspectos que se deberán tener en cuenta por el

departamento auditado.)

Glosario: Lista de términos y definiciones necesarios para la compresión del trabajo.

Complementarios o Anexos :

Instrumentos aplicados

Informacion en bruto o muestra de ella.

Tablas, graficos, etc

Bibliografías (Ordenadas alfabéticamente)

Firma auditor lider o grupo auditor

Firma auditado

Page 42: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 41

10. Mecanismos de seguimiento:

Registros de hallazgos de las auditorías, reportes periódicos de avance, actas dereuniones, informes de utilización de recursos.

Mecanismos de seguimiento: Es un dispositivo de observación minuciosa de la

evolución y el desarrollo de un proceso

Registros de hallazgos de las auditorías: Los hallazgos, conclusiones y reportes de la

auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria para asegurar

que los hallazgos y conclusiones se basaron solo en evidencias. No se pueden auditar

procesos sobre los cuales se tiene responsabilidad en su ejecución, Resultados de la

evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas,

procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han

sido preparados.

Tipos de Hallazgos

No conformidad

No cumple con los requisitos de la norma

No cumple con los requisitos ISO

No cumple con las tareas definidas en un procedimiento

Page 43: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 42

No cumple con los elementos definidos en el Manual de Calidad del MME.

En general incumplir con algún elemento Documentado en el S.G.C. o en la

norma.

Hay sin embargo, ocasiones cuando un número suficiente de no conformidades

menores, contra un requerimiento particular, puede ser considerado como una no

conformidad mayor.

Qué se debe hacer para establecer adecuadamente un hallazgo referente a una no

CONFORMIDAD

Observe los hechos, escuche y relaciónelos con los requisitos.

Concéntrese en el qué pasó, cuándo, cuántos, dónde.

Revise las evidencias, verifique la información solicitada.

Revise los requisitos que se incumplen y compárelos con los hechos.

Una vez esté seguro, levante la no conformidad (hallazgo), únicamente como

resultado al incumplimiento de un requisito.

Reportes periódicos de avance

Los reportes financieros son considerados para muchas compañías como una carga

administrativa en vez de una herramienta financiera poderosa, cuando su uso no está

correctamente definido. Estos informes funcionan para hacer cumplir los aspectos

regulatorios y las declaraciones de impuestos, además permiten generar información

financiera con fines indistintos. Pero, sobre todo, sirven para alinear las metas que

cada empresa se plantea al inicio del año y crear ajustes en la estrategia del negocio,

he ahí su importancia.

Las empresas medianas pueden lograr hacer más eficiente la elaboración de sus

reportes financieros mediante la revisión de la estructura y la alineación de los

siguientes elementos:

Page 44: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 43

Control interno. Procesos del negocio. Sistemas de información financiera. Estructura

de Recursos Humanos.

Actas de reuniones

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión

y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se

escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se

exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por

los estatutos de la empresa o asociación.

Page 45: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 44

Un acta está constituida por:

* Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

* lista de asistentes

* resumen ordenado de los debates realizados

* visto bueno y firma del presidente

* firma del secretario

Cómo hacer un acta

1) Debes recordar que todos los números, fechas y cifras deberán estar escritos en

letra, no en número.

2) Nunca deben quedar espacios en blanco, porque alguien lo podría completar

invalidando el acta. Por eso siempre que quede un espacio en blanco, debes llenarlo

con una raya (raya lo que queda del renglón) cuando es el caso.

3) Recuerda también que en un acta debe estar todo seguido, es decir, sin punto

aparte.

4) Todas las personas que participen de la reunión deben ser nombradas y deben

firmar al pie del acta.

5) Las actas se deben realizar en un cuaderno foliado. No podrás arrancar hojas,

tachar ni borrar.

Informes de utilización de recursos

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 44

Un acta está constituida por:

* Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

* lista de asistentes

* resumen ordenado de los debates realizados

* visto bueno y firma del presidente

* firma del secretario

Cómo hacer un acta

1) Debes recordar que todos los números, fechas y cifras deberán estar escritos en

letra, no en número.

2) Nunca deben quedar espacios en blanco, porque alguien lo podría completar

invalidando el acta. Por eso siempre que quede un espacio en blanco, debes llenarlo

con una raya (raya lo que queda del renglón) cuando es el caso.

3) Recuerda también que en un acta debe estar todo seguido, es decir, sin punto

aparte.

4) Todas las personas que participen de la reunión deben ser nombradas y deben

firmar al pie del acta.

5) Las actas se deben realizar en un cuaderno foliado. No podrás arrancar hojas,

tachar ni borrar.

Informes de utilización de recursos

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 44

Un acta está constituida por:

* Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

* lista de asistentes

* resumen ordenado de los debates realizados

* visto bueno y firma del presidente

* firma del secretario

Cómo hacer un acta

1) Debes recordar que todos los números, fechas y cifras deberán estar escritos en

letra, no en número.

2) Nunca deben quedar espacios en blanco, porque alguien lo podría completar

invalidando el acta. Por eso siempre que quede un espacio en blanco, debes llenarlo

con una raya (raya lo que queda del renglón) cuando es el caso.

3) Recuerda también que en un acta debe estar todo seguido, es decir, sin punto

aparte.

4) Todas las personas que participen de la reunión deben ser nombradas y deben

firmar al pie del acta.

5) Las actas se deben realizar en un cuaderno foliado. No podrás arrancar hojas,

tachar ni borrar.

Informes de utilización de recursos

Page 46: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 45

Identificamos que gestión empresarial está muy de la mano con el manejo de los

recursos que vamos a tratar a continuación:

Recurso de liquidez.

Recurso humano.

Recurso tecnológico.

Recurso infraestructura

Recurso estratégico.

Con la finalidad de evaluar el nivel de eficacia, eficiencia y economía alcanzado por

ésta en la utilización de los recursos disponibles, Es un documento el cual busca a

través del análisis saber el adecuado uso de manejo de recursos, de acuerdo con el

crecimiento de la economía y aumento de la población ,obtiene información en el que

los recursos deben gestionarse con más eficiencia a lo largo de todo sobre análisis de

ayuda para la planificación de recursos porque permite ver cómo se asigna cada

recurso a diferentes actividades en el proceso. Adicionalmente, los informes de

utilización de recursos también tiene el propósito de establecer que destino o propósito

es asignado dicho recurso, para así evitar desperdicios

Page 47: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 46

11. Conceptos de verificación, planeación, meta, control,evaluación

Control: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como

fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan

nuevamente.

Estrategia: En un comienzo el concepto de estrategia (del griego strategos) se

entiende como el “arte del general” y hace referencia a las habilidades psicológicas y al

carácter con que éste asume su papel. Para James Brian Quinn una estrategia es el

Patrón o Plan que integra las principales metas u objetivos y políticas de una

organización y a la vez establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.

Evaluación: consiste en la verificación y valoración de la gestión, dándole dinamismo

al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de

decisiones y la reorientación de las acciones, para garantizar el logro de los resultados

previstos.

Meta: Una meta es el fin hacia el que se dirigen las acciones o deseos. De manera

general, se identifica con los objetivos o propósitos que una persona o una

organización se marca.

Page 48: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 47

Misión de una empresa: Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe.

Así mismo es la determinación de la/las funciones básicas que la empresa va a

desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión. En la misión define

la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.

12. Concepto de planeación estratégica y planes(Misión, visión, valores corporativos, responsabilidad social y proyectos)

Planeación: Requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo

una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa

de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que

hacer?), como los planes más específicos que se refieren a cada uno de los

departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

Planeación estratégica: El proceso administrativo está conformado por varios

elementos, entre ellos la planeación, planeación que debe obedecer a una estrategia

previamente definida, de allí que se conoce como planeación estratégica. La

planeación supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los

beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base a ellos fijar un plan para

actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades

detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias.

Proyecto: (del latín proiectus) es una planificación que consiste en un conjunto de

actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un

proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un

presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente

definido.

Page 49: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 48

Etapas de un proyecto

Diagnóstico: Consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es

posible iniciar el diseño del proyecto.

Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias

a seguir, teniendo como indicador principal el objetivo a lograr.

Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.

Evaluación: Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo

las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados,

en consideración al logro de los objetivos planteados.

Responsabilidad social: La responsabilidad social es un término que se refiere a la

carga, compromiso u obligación, de los miembros de una sociedad ya sea como

individuos o como miembros de algún grupo, tanto entre sí como para la sociedad en

su conjunto. El concepto introduce una valoración positiva o negativa al impacto que

una decisión tiene en la sociedad. Esa valorización puede ser tanto ética como legal,

etc. Generalmente se considera que la responsabilidad social se diferencia de la

responsabilidad política porque no se limita a la valoración del ejercicio del poder a

través de una autoridad estatal.

Valores corporativos: Los valores son aquellos juicios éticos sobre situaciones

imaginarias o reales a los cuales nos sentimos más inclinados por su grado de utilidad

personal y social. Los valores de la empresa son los pilares más importantes de

cualquier organización. Con ellos en realidad se define así misma, porque los valores

de una organización son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus

dirigentes.

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Características de los valores

Se desarrollan en condiciones muy complejas.

Son necesarios para producir cambios a favor del progreso.

Son posibles porque muchos seguimos creyendo en ellos.

No son ni pueden ser un simple enunciado.

Verificación: Se entiende como realizar el seguimiento y medir los procesos y los

productos/ servicios contra las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e

informar sobre los resultados.

Visión de una empresa: Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura

de la organización. La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa,

y quien tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los

agentes que componen la organización, tanto internos como externos. La visión se

realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de que

este sea factible.

13. Diferencia entre función, actividad y tarea.

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 50

Función

Son las tareas que corresponde realizar a una entidad, organización o personas.

En el ambiente de una programación, una función es un tipo de procesos que se deben

seguir para buscar soluciones a un determinado problema o alcanzar los objetivos

deseados; es un procedimiento de órdenes que se realizan en una tarea asignada de

una labor más grande.

Actividad

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un

programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución.

TareaTrabajo que debe hacerse en tiempo limitado; y parte de una actividad. Teniendo en

cuenta los conceptos de función, actividad y tarea podemos deducir que todas están

directamente relacionadas para el desarrollo de un trabajo, no por ello quiere decir que

sean tomadas de la misma manera ,ya que, la función es el principal paso para

desenvolver una actividad ,es decir, en un ambiente de trabajo un colaborador debe

tener claras sus funciones para posteriormente desarrollar una actividad para la

ejecución de ellas ,lo que dará como resultado una tarea dentro de un procedimiento

determinado.

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 51

14. Definición de prioridad, solución, urgencia, emergencia,importancia y discernimiento.

Prioridad

La prioridad hace referencia a la anterioridad de algo respecto de otra cosa, ya que

sea en tiempo o en orden. Aquel o aquello que tiene prioridad se encuentra primero

en comparación con otras personas o cosas.

Las prioridades se establecen, por lo tanto, a partir

de una comparación. Una prioridad es algo

importante frente a otras cosas y, de esta forma,

recibirá más recursos o será atendido con mayor

celeridad

Solución

El término solución, del latín SOLUTĬO, tiene dos grandes usos. Por un lado, se

trata de la acción y efecto de resolver una dificultad o una duda. Por el otro, solución

es la acción y efecto de disolver. La solución supone la satisfacción de una

inquietud o la razón con que se destraba un problema.

Solucionar algo, por lo tanto, es resolverlo o darlo por terminado. Por ejemplo: “MI

CASA TIENE GOTERAS: TENGO QUE

ENCONTRAR UNA SOLUCIÓN O SE VA A

INUNDAR”, “NO TE PREOCUPES, VAMOS A

PENSAR JUNTOS UNA SOLUCIÓN PARA TUS

PROBLEMAS”, “NO TENGO TRABAJO Y MAÑANA

ME REMATAN LA CASA: NECESITO UNA

SOLUCIÓN URGENTE”

Solución es un término que tradicionalmente se usa

en diversos contextos, aunque su definición más general y popular habla de la

respuesta positiva a un problema, duda o dificultad que un individuo dará a una

problemática que se sucede.

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 52

Urgencia

Urgencia hace referencia a la cualidad de urgente (que urge, apremia o requiere de

pronta atención). Una urgencia es algo que debe resolverse de forma inmediata.

Una urgencia implica una necesidad apremiante o una situación que requiere de

atención sin demoras.

El término Urgencia refiere varias cuestiones de acuerdo al uso que se le dé al

mismo y al contexto en el cual se lo emplee. En términos generales, urgencia refiere

a aquello que ostentan carácter o cualidad de urgente.

Por otro lado, urgencia es a aquella necesidad o falta apremiante de algo o alguien.

Emergencia

Se define como la alteración en las personas, la economía, los sistemas sociales y

el medio ambiente, causada por sucesos naturales, generadas por la actividad

humana o por la combinación de ambos, cuyas acciones de respuesta pueden ser

manejadas con el recurso localmente disponible.

Se designa con el término de emergencia al accidente o suceso que acontece de

manera absolutamente imprevista.

Generalmente, estaremos ante una auténtica situación de emergencia cuando un

suceso determinado inesperado, eventual y muy desagradable altera la tranquilidad

reinante en una comunidad pudiendo ocasionar no solamente importantísimos

daños materiales y víctimas fatales, sino también afectar la estructura social y

económica de la sociedad en cuestión, pero sin que esta situación exceda la

capacidad de respuesta que pueda darle esa misma comunidad para paliar o

minimizar sus efectos.

Importancia

Importancia es la cualidad de lo importante. Se trata de un término que permite

hacer referencia a algo o alguien relevante, destacado o de mucha entidad.

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El término importancia refiere a la trascendencia y al valor que algo o alguien

ostentan per se o por las circunstancias que lo rodean.

DISCERNIMIENTO

Juicio por medio del cual percibimos y declaramos la diferencia que existe entre

varias cosas:

(Es una virtud o valor moral), "juicio por cuyo medio"1 o "por medio del cual

percibimos y declaramos la diferencia que existe entre varias cosas"2 de un mismo

asunto o situación específica. "Criterio" o capacidad de distinguir: los elementos que

están implicados en una cuestión, como se relacionan entre sí, como se afectan los

unos con los otros y como cada uno de ellos incide en el conjunto.3 Juicio que se

basa en normas, modelos de valores, moralejas o principios; que se heredan de las

sociedades humanas y de las experiencias propias o ajenas (que se encuentran en

los relatos familiares, históricos o libros de moral y ética, como por ejemplo desde

los manuales o constituciones hasta las fábulas o la propia Biblia).

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15. Definición de trabajo en equipo, estrategias yconformación de equipos de trabajo.

Trabajo en equipo: Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan

de una forma determinada para lograr un objetivo común. En esta definición están

implícitos los tres elementos clave del trabajo en equipo:

Conjunto de personas: los equipos de trabajo están formados por personas, que

aportan a los mismos una serie de características diferenciales (experiencia,

formación, personalidad, aptitudes, etc.), que van a influir decisivamente en los

resultados que obtengan esos equipos.

Organización: existen diversas formas en las

que un equipo se puede organizar para el logro de una determinada meta u objetivo,

pero, por lo general, en las empresas esta organización implica algún tipo de división

de tareas. Esto supone que cada miembro del equipo realiza una serie de tareas de

modo independiente, pero es responsable del total de los resultados del equipo.

Objetivo común: no debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de

necesidades y objetivos que buscan satisfacer en todos los ámbitos de su vida, incluido

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en trabajo. Una de las claves del buen funcionamiento de un equipo de trabajo es que

las metas personales sean compatibles con los objetivos del equipo.

Estrategias para el trabajo en equipo

Entregar toda la información para que el equipo funcione:

Debe brindarse toda la información requerida, o indicar dónde o con quién hablar para

obtenerla. La información debe ser siempre fidedigna y útil.

Generar un clima de trabajo agradable

Incluye tanto aspectos físicos como psicológicos.

En los físicos es importante que el lugar en donde se funcione sea relativamente

cómodo, sin interferencias, y que cuente con elementos para el trabajo. Como lo usual

es que los equipos se reúnan para compartir los avances individuales, es importante

que exista una pizarra o una cartulina donde las personas puedan mostrar lo que han

hecho y estimular, de esa manera, la discusión grupal.

En lo psicológico, se deben emplear las habilidades de comunicación interpersonal es

decir, atención, respeto y comprensión del otro- así como una buena planificación de

reuniones. También es importante recompensar los avances, tanto individuales como

grupales, expresando verbal y corporalmente la satisfacción: "Ese es un buen trabajo",

"estamos avanzando más rápido de lo que suponía".

Definir claramente los tiempos para lograr la tarea:

Aunque parezca algo obvio, es bueno recordar que una manera de darse cuenta de los

avances del equipo es mediante la clara definición de plazos para cada tarea. Es

recomendable recordar a tiempo los días de reunión y las fechas de término de los

plazos, así como lograr que todos estén de acuerdo en los días y horas de tales

reuniones.

Conformación de equipos de trabajo.

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El primer paso de inclusión o de formación permite determinar quiénes son los

integrantes del equipo de trabajo, empiezan a conocerse y a sentir cómo funciona el

equipo.

La diversidad de personalidades, habilidades y capacidades, contribuyen a la

conformación y desarrollo de los equipos de trabajo, depende de estos La siguiente

etapa de control o de tormentas constituye la definición de las tareas, jerarquías,

procesos, procedimientos, el control determina la autoridad y poder dentro el equipo de

trabajo. Cuando los individuos que conforman el equipo se sienten con incertidumbre,

resuelven intuitivamente, según su experiencia. El líder es quien tiene que brindar

seguridad al equipo, presentando abiertamente los problemas para ser discutidos como

equipo.

La etapa de apertura o normativa, referente a la confianza que se crea entre los

miembros, a través de la autoconfianza estos son capaces de expresar sus opiniones

con libertad, como resultado los individuos son honestos con ello mismos y con los

demás. Los miembros del equipo se acostumbran a trabajar juntos, se ayudan

mutuamente.

La última etapa de desempeño, tiene como característica la comprensión de las metas

por parte de los miembros, pueden realizar el trabajo con mayor rapidez y eficiencia. La

sinergia de equipo funciona.

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Las personas que conforman equipos de trabajo de alto rendimiento son personas más

productivas, crean buenas relaciones de grupo así como cooperación inter grupal. La

cohesión del equipo depende de las actitudes, comportamiento de los miembros así

como de las habilidades de liderazgo.

Los equipos de proyectos trabajan interdependientemente, el líder es quien toma las

decisiones, sin embargo, todos los aspectos concernientes al proyecto y al equipo en si

son tratados abiertamente en reuniones con la opinión de todos los miembros del

equipo.

Son cuatro las etapas de desarrollo: formación, donde los integrantes del equipo se

conocen; tormentas, los miembros están buscando identidad de grupo; normatividad,

se realiza la identificación de responsabilidades y normas, por último la etapa de

desempeño, donde la premisa es realizar correctamente las tareas asignadas.

Un equipo normal se conforma de acuerdo a las etapas citadas, un equipo de alto

rendimiento hace el esfuerzo de integridad entre los miembros a través de la

honestidad como valor primordial, el resultado lograr un ambiente de total participación

y libre expresión de ideas, de tal forma que se discuta con franqueza todos los temas

reflejos del trabajo.

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16. Técnicas para la identificación y valoración de capacidadesy habilidades del personal

Identificación del Talento a través de la Evaluación

Diagnóstico.

Medir un conjunto de variables con el objetivo de valorar y predecir el rendimiento

laboral de una persona. Paradigma de un Modelo de Evaluación Objetivos de la

Evaluación Diagnosticar para poder gestionar. Identificación del Talento a través de la

Evaluación Fundamentos de Evaluación

¿Qué aporta la valoración a las personas?

Autoconocimiento

Identificar y aprovechar oportunidades

Punto de partida para mejorar

Punto de apoyo para conocer su mejora

¿Qué aporta la valoración a la organización?

Identificar el talento que tenemos y el que necesitamos

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Identificar a los mejores profesionales del mercado

Descubrir el talento oculto

Desarrollar a las personas a partir de nuestros objetivos y de sus necesidades

Reconocer a los mejores

¿Qué podemos evaluar en las personas?

Conocimientos. Conjunto de datos e información que posee una persona

para resolver una tarea.

Inteligencia. Capacidad personal de los procesos psíquicos de una persona para

adaptarse a situaciones provocadas por el medio en el que se desenvuelve.

Aptitudes. Capacidad mental de una persona para resolver una tarea.

Personalidad. Modo habitual o preferente de responder ante diferentes

situaciones. Es distintivo y propio de cada individuo.

Habilidades. Capacidad para ejecutar con agilidad una serie de acciones

procedimentales.

Actitudes. Conjunto de creencias y sentimientos que determinan cierta

predisposición frente a objetos, personas y hechos.

Competencias. Conjunto de comportamientos observables que están

causalmente relacionados con un desempeño bueno o excelente en un trabajo

concreto y en una organización determinada.

Motivación. Conjunto de factores que impulsan a la persona a realizar una

acción.

Inteligencia emocional. Variable no observable directamente y derivada de la

Competencia, en la que los Conocimientos pasan a un segundo plano,

predominando las Actitudes y las Habilidades Interpersonales.

Talento. Variable no observable directamente, con una definición diferente en

cada organización, y compuesta por las Competencias (Poder), Alto Desempeño

(Hacer) y Motivación (Querer).

¿Para qué identificar y valorar?

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Reclutamiento

Conseguir el mejor ajuste persona-puesto

Reducir tiempos y costes

Reforzar la marca de empleador

Desarrollo

Identificar las fortalezas y las áreas de desarrollo

Medir el impacto de las acciones de desarrollo

Diseñar Planes de Sucesión

Diseñar Mapas de Talento

Potencial

Identificar a los futuros líderes

Anticiparnos a las necesidades de talento

Diseñar Planes de Sucesión

Diseñar Mapas de Talento

Desempeño

Enriquecer la evaluación por objetivos

Reforzar el Qué con el Cómo

Mejorar las políticas retributivas

Promoción interna

Conseguir el mejor ajuste persona-puesto

Aportar transparencia

Reconocer a los mejores

Herramientas de Evaluación

Tipos de Herramientas de Evaluación

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Son aquellas estrategias empleadas en el proceso de identificación y valoración de las

capacidades y habilidades de los empleados:

Observación en el puesto de trabajo

Observación directa de las conductas, habilidades, aptitudes y otras variables, que la

persona manifiesta en su puesto de trabajo. Puede ser realizada por su responsable,

pares o colaboradores.

Entrevista personal

Entrevistas individuales donde pueden explorarse competencias, motivadores y

conductas críticas. Insustituible por ningún otro tipo de herramientas.

Test y cuestionarios

Pruebas objetivas compuestas por ítems o estímulos, donde la persona selecciona una

respuesta de entre varias alternativas predeterminadas. Pueden evaluar casi todos los

tipos de variables.

Rendimiento Óptimo

Evaluación de aptitudes, razonamiento verbal, numérico, lógico, mecánico y espacial.

Rendimiento Típico

Evaluación de competencias, personalidad y valores.

Cuestionarios Situacionales

Evaluación de competencias a través de simulaciones en entorno de negocio.

Assessment Center.

Proceso controlado de observación del desempeño de una persona en simulaciones de

un puesto de trabajo. Principalmente pueden evaluar competencias, habilidades,

personalidad y motivación.

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Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 62

Ejercicios individuales

La persona asume un rol gerencial o directivo ante una situación de negocio

presentada. Análisis. Organización. Fácilmente informatizadles. Corrección no

automatizable, requieren de la interpretación de un técnico de evaluación.

Ejercicios grupales

La persona interactúa con otras personas, con el objetivo de proponer soluciones ante

un problema presentado, mediante consenso. Grupos de discusión sin roles y con

roles. No son informatizadles. Requieren de la observación externa y de la

interpretación de evidencias por un técnico de evaluación.

Valoración Informes de Resultados

Reclutamiento.

Desarrollo.

Potencial.

Desempeño

Promoción interna:

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17. Liderazgo: concepto, tipos y características del líder.

Concepto

El liderazgo es la capacidad de establecer la dirección e influenciar y alinear a los

demás hacia un mismo fin, motivándolos y comprometiéndolos hacia la acción y

haciéndolos responsables por su desempeño.

El liderazgo depende de una persona líder.

El líder es aquella persona que es capaz de influir en los demás. Es la referencia dentro

de un grupo o equipo.

Una persona puede ser el jefe de un grupo y no ser su líder y, al contrario, puede ser el

líder sin ser el jefe.

Los líderes son capaces de establecer una meta, persuadir a otros para que les ayuden

a alcanzar esa meta, y llevar a su equipo a la victoria.

Características

Un líder es la cabeza visible de un grupo, equipo u organización.

Un líder es una persona carismática, capaz de tomar una decisión acertada y de

inspirar a otros para alcanzar una meta común.

El liderazgo es la capacidad de comunicar de manera positiva y de inspirar a otros.

El liderazgo es la capacidad de influir sobre los demás de forma positiva.

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Las características personales del líder son clave:

El estilo de liderazgo individual se compone de las necesidades centrales y los

patrones de percepción del individuo y sus competencias. Buenos líderes cumplen con

competencias en tres áreas centrales:

Competencias personales (orientado hacia el éxito, autoconfianza, energía y

eficacia en el trabajo)

Competencias sociales (influencia, conciencia política y empatía)

Competencias cognitivas (pensamiento conceptual, habilidades analíticas, vista

general)

Sobre todo las siguientes características son indispensables para líderes exitosos:

Vivacidad / Desparpajo: Un líder tiene que ser testarudo, tener el afán para

lograr algo y tiene que saber cómo lo va a lograr. Personas vigorosas son

dominantes, energéticas, y extremadamente orientadas al rendimiento. Son

personas de acción con chispa que también logran que otros arriesguen algo o

que intenten algo nuevo.

Habilidades sociales: Exitosos líderes saben manejar ser humanos.

Receptividad: Un buen líder siempre está abierto para nuevas ideas y

experiencias.

Tolerancia: Lideres efectivos son personas agradables, amables y cooperativos

en el trato personal, flexibles y simpáticas.

Fiabilidad: Se puede confiar en un buen líder una. Tiene conciencia y cumple

sus promesas.

Inteligencia analítica: La mayoría de los líderes buenos poseen de una

inteligencia analítica por encima del promedio y piensan estratégicamente.

Inteligencia Emocional: Lideres exitosos saben controlar sus sentimientos e

interpretan las emociones de otras personas correctamente. Evalúan sus propias

fuerzas y debilidades realísticamente y son estables emocionalmente.

Establecen y mantienen relaciones humanas.

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Tipos de Líder

Según la forma como ejercen autoridad y poder.

Autocrático:

Es el líder que ejerce el poder de manera unilateral, sólo él toma las decisiones y

ordena a los subordinados lo que deben hacer. La interacción que se da entre ellos es

yo mando o impongo y tú obedeces.

Democrático:

Es el líder que comparte el poder con sus subordinados y les permite participar en la

toma de decisiones, convirtiéndose en el coordinador de los esfuerzos del grupo. La

interacción entre él y sus subordinados es yo sugiero y tú aceptas si te convences.

Laissez-Faire:

Es el líder que deja hacer a los demás lo que ellos quieran, su posición en la toma de

decisiones es pasiva, generalmente deja al grupo decidir y actuar como mejor les

parezca. Aunque no parece un líder más que de nombre, algunas veces da buenos

resultados, con grupos muy maduros o cuando no domina aspectos en los que sus

subordinados son expertos, y reconoce en ellos mayor aptitud y conocimientos para la

toma de decisiones acertadas.

Ad-Hocrático:

Es el tipo de líder que puede tomar las posturas anteriores, dependiendo de la

situación, de la madurez del grupo y características de los subordinados, de su propia

capacidad y aptitudes, de las características de la tarea y del tiempo disponible.

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18. Conclusiones

Los conceptos desarrollados, en la presente cartilla exponen de forma clara los

procedimientos para dar un previo conocimiento e instructivo acerca de las

actividades a tener en cuenta en el proceso de auditorías internas para la

posterior certificación de las normas de calidad.

El trabajo colaborativo de investigación del grupo de gestión bancaria y de

entidades financieras ficha: 517832- c nos permitió crear una básica pero

complementaria cartilla donde se podrá indagar acerca de los diferente temas de

interés tales como conceptos relacionados con la calidad de una empresa en

cuando a los procesos y procedimientos dándonos una visión más clara de

cómo debemos encaminar nuestra empresa con el fin de lograr la calidad total.

Se evidencio en la investigación la importancia de los mecanismos de

seguimiento para garantizar no solo la eficiencia de las auditorias, también que

estos mecanismos plantean estrategias de corrección en las falencias que

presente la empresa generando una constante evaluación en la mejora continua.

Page 68: Cartilla guia 19

Gestión Bancaria y de Entidades Financieras Ficha 517832 C Página 67

19. Referencias bibliográficas y/o Cybergrafía

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