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CARTÃO CORPORATIVO

PROCEDIMENTO GERENCIAL PADRÃO Ref.: FIN-PGP-002_00 Emissão: 11/09/2014 P. 1/22

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Equipe de Contas a Pagar Coordenação Financeira Gerente Financeiro

CARTÃO ITAUCARD PURCHASING MASTERCARD

CARTÃO CORPORATIVO



SUMÁRIO CARTÃO ITAUCARD PURCHASING MASTERCARD ......................................................................................................... 1

1. RESUMO DO PROCESSO .................................................................................................................................. 3

2. FLUXOGRAMA ................................................................................................................................................. 5

3. OBJETIVO ........................................................................................................................................................ 6

4. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA ......................................................................................................................... 6

5. GLOSSÁRIO ...................................................................................................................................................... 6

6. DIRETRIZES ...................................................................................................................................................... 6

7. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES ............................................................................................................ 7

8. DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES ............................................................................................................................. 8

SOLICITAR O CARTÃO CORPORATIVO ............................................................................................................................. 9 EFETIVAR A SOLICITAÇÃO DO CARTÃO JUNTO AO BANCO ............................................................................................. 9 DEFINIR LIMITES E PARAMETRIZAR OS TIPOS DE GASTOS ............................................................................................. 9 ENTREGAR O CARTÃO AOS COLABORADORES ............................................................................................................... 9 DIVULGAÇÃO DO PROCEDIMENTO DO CARTÃO .......................................................................................................... 10 EFETUAR O DESBLOQUEIO DO CARTÃO ....................................................................................................................... 10 PASSO A PASSO PARA ALTERAÇÃO DE SENHA: ........................................................................................................... 11 TIRAR A FATURA NO PORTAL ITAU ............................................................................................................................... 11 APRESENTAR AS NOTAS FISCAIS ................................................................................................................................... 14 CONFERIR A PRESTAÇÃO DE CONTAS ........................................................................................................................... 14 ASSINAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS ............................................................................................................................. 14 SOLICITAR A EMISSÃO DE VALE PARCIAL OU TOTAL .................................................................................................... 14 PRESTAR CONTAS DENTRO DO PRAZO ESTIPULADO .................................................................................................... 15 PROTOCOLAR A ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ............................................................................................... 15 VALES A DESCONTAR .................................................................................................................................................... 15 AUDITAR AS PRESTAÇÕES DE CONTAS ......................................................................................................................... 16 AUTORIZAR AS PENDÊNCIAS PARA PAGAMENTO ........................................................................................................ 16 EFETUAR A BAIXA DAS PENDÊNCIAS............................................................................................................................. 16

8.1 DISPOSIÇÕES GERAIS .................................................................................................................................... 196

8.1.1 – RESPONSABILIDADES DA COORDENAÇÃO FINANCEIRA ................................................................................ 196

8.1.2 – RESPONSABILIDADES DOS GESTORES ........................................................................................................... 198

8.1.3 – RESPONSABILIDADES DOS COLABORADORES............................................................................................... 198

9. RELAÇÃO DE REGISTROS ................................................................................................................................19

10. INDICADORES DE DESEMPENHO ....................................................................................................................20

11. CONTROLE DE VERSÕES .................................................................................................................................20

12. RELAÇÃO DE ANEXOS .....................................................................................................................................20

CARTÃO CORPORATIVO



1. RESUMO DO PROCESSO

Nome do Processo Cartão Itaucard Purchasing MasterCard

Responsável pelo Processo

Coordenador Financeiro

Objetivo do Processo:

Conceder cartão corporativo para pagamento de despesas de representação conforme as normas contidas neste processo. A liberação de despesas é realizada conforme a necessidade de cada usuário/área de atuação.

Início do Processo Solicitação do Cartão Corporativo.

Etapas do Processo:

Insumos Atividades Resultados

Preenchimento da Proposta Portador (FIN – FOR-001_00) Limite sugerido

Definição de limites, Solicitação de cartão, Protocolar a prestação de contas.

Pagamento das despesas em representação á serviço da companhia.

Encerramento do Processo

Liquidação da fatura (débito em conta).

Processos relacionados:

Fornecedor (entradas) Clientes (saídas)

Coordenação Financeira (solicitação) Contas a pagar/ Tesouraria

Unidades Organizacionais

Centro de Distribuição, Administração Central e Automação.

Tecnologia Sistema Flex / Portal Itaú Card Corporate.

Risco e controle:

Riscos do processo Principais controles do processo

- Insuficiência do limite; - Atraso na prestação de contas; - Não prestação de contas; - Uso indevido do cartão;

- Conferencia e validação dos gastos (gestores); - Protocolar a entrega da prestação de contas (contas a pagar);

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- Estabelecimento com divergência no ramo da atividade.

- Auditoria das prestações de contas por amostragem mensalmente dos colaboradores (coordenação financeira).

KPIs:

Indicador chave de desempenho Meta

Auditar as prestações de contas Nº titulares aleatórios do cartão / mensal

TITULO DO DOCUMENTO


Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Equipe Contas a Pagar Especialista Contas a Pagar Gerente Financeiro

2. FLUXOGRAMA

CARTÃO CORPORATIVO



3. OBJETIVO

Conceder cartão corporativo para pagamento de despesas de representação conforme as

normas contidas neste processo. A liberação de despesas é realizada conforme a necessidade de

cada usuário/área de atuação.

Consulte seu gestor para conhecimento dos estabelecimentos liberados.

APLICAÇÃO

Centro de Distribuição, Administração Central e Automação.

4. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA

FLX-PGP-002-00 Cartão Corporativo

5. GLOSSÁRIO

Cartão Corporativo – Cartão destinado exclusivamente para pagamento de despesas de viagens em

prol da Companhia.

6. DIRETRIZES

Cartão destinado exclusivamente para pagamento de despesas elegíveis conforme

necessidade de cada área podendo ser utilizado somente em prol da Companhia.

A solicitação do cartão corporativo somente poderá ser realizada pelos gestores.

O limite concedido para o colaborador será definido pelo gestor responsável por cada área.

No ato da entrega do cartão o colaborador assinará o “termo de responsabilidade” e “termo

de entrega do cartão”.

O colaborador deverá imprimir sua fatura, seguindo as datas estabelecidas na planilha

encaminhada pela Coordenação financeira.

O colaborador deverá conferir os valores importados no flex, e pegar a assinatura do seu

gestor, que fará a conferência e validação da despesa.

CARTÃO CORPORATIVO



A Prestação de contas deverá ser entregue ao setor de Contas a Pagar (Administração Central)

até o ultimo dia útil de cada mês. Serão consideradas apenas as prestações de contas com fatura

assinada e notas fiscais anexadas.

As prestações de contas, que não forem entregues na administração central até o ultimo dia

útil de cada mês, serão descontadas em folha de pagamento.

O gestor poderá solicitar ao departamento de contas a pagar a emissão de vales parciais ou

totais, caso não aprove os gastos da prestação de contas.

Haverá auditoria por amostragem mensal nas prestações de contas.

7. RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

Responsabilidades e Autoridades no Processo

Responsável Atividade

Gestor do Colaborador

- Solicitar o cartão ao Coordenador Financeiro; - Conferência da prestação de contas e comprovante dos gastos de seus subordinados; - Aprovação da prestação de contas. Se aprovado, assinar a fatura; - Prestação de contas não aprovada: solicitar ao departamento de contas a pagar a emissão do vale parcial ou total da fatura; - Se responsabilizar por qualquer divergência encontrada na auditoria; - No caso de desligamentos, solicitar ao colaborador a prestação de contas e cancelamento do cartão.

Coordenadora Financeira

- Validar/efetivar a solicitação junto ao banco; - Acatar limites solicitados pelos gestores e parametrizar os tipos de gastos; - Entregar o cartão aos colaboradores e colher as assinaturas dos termos (entrega e responsabilidade); - Divulgação do procedimento do cartão no ato da entrega do mesmo; - Submeter ao Itaú o aumento de limites; - Solicitação do cancelamento de cartão; -Auditoria mensal por amostragem via importação, para garantir o cumprimento da política;

Colaborador - Efetuar o desbloqueio do cartão; - Seguir a política do cartão;

CARTÃO CORPORATIVO



Responsabilidades e Autoridades no Processo

Responsável Atividade

- Tirar a fatura no portal (www.itaucardcorporate.com.br) de acordo com o fechamento do cartão; - Conferir a importação dos gastos; - Apresentação das notas fiscais que comprovam os gastos ao gestor da área; - Anexar às notas fiscais de gastos junto à fatura e relatório de prestação de contas devidamente preenchido; - Prestar contas dentro do prazo estipulado (ultimo dia útil de cada mês);

- Comunicar o Coordenador financeiro em caso de perda ou roubo do cartão para cancelamento imediato;

- Prestar contas do valor gasto com o Cartão Corporativo a qualquer momento em que for solicitado pela Empresa, bem como, quando de seu afastamento por licenças de qualquer espécie, férias ou desligamento. - A ausência da prestação de contas até o prazo estabelecido, implica no desconto em Folha de Pagamento relativa ao mês subsequente ao Extrato do Cartão Corporativo.

Contas a Pagar - Importar o arquivo de gastos do banco Itaú para o sistema Flex; - Protocolar a entrega da prestação de contas; - Emitir vale na ausência da entrega da prestação de contas no prazo estabelecido; - Autorizar as pendências no sistema Flex para pagamento;

Contabilidade - Auditar as prestações de contas.

Tesouraria - Efetuar a baixa, conciliando as pendências do sistema Flex x débito em extrato.

8. DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES

As atividades obedecem à seguinte ordem de execução:

http://www.itaucardcorporate.com.br/

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SOLICITAR O CARTÃO CORPORATIVO

Executor: Gestor do colaborador

O gestor solicitará o cartão corporativo apenas aos colaboradores da sua equipe que precisam

viajar ou se deslocar entre unidades com frequência.

O limite do cartão será acordado com o gestor da área.

A solicitação do cartão será realizada via e-mail para a Elaine (Coordenadora Financeira) no

endereço [email protected] em qualquer data, com cópia para o colaborador,

preenchendo o formulário da proposta portador, disponível no FIN – FOR-001_00 (anexo).

EFETIVAR A SOLICITAÇÃO DO CARTÃO JUNTO AO BANCO

Executor: Coordenadora Financeira

Após receber o pedido efetuado pelos gestores, a Coordenadora Financeira efetuará a

validação do pedido e solicitará o cartão diretamente para o banco Itaú.

DEFINIR LIMITES E PARAMETRIZAR OS TIPOS DE GASTOS


De acordo com a necessidade de cada colaborador, serão definidos os tipos de gastos para

utilização do cartão.

O cartão é bloqueado para utilização de quaisquer despesas que não se enquadrem nos

gastos elegíveis da Companhia

ENTREGAR O CARTÃO AOS COLABORADORES


mailto:[email protected]

CARTÃO CORPORATIVO



No ato da entrega dos cartões, o Coordenador Financeiro é responsável por colher às

assinaturas de cada colaborador, nos termos de “Recebimento do cartão” e “Termo de

Responsabilidade” – o qual permite que a empresa desconte em folha de pagamento dos

colaboradores, gastos que estejam em não conformidade com o estipulado nesta política.

DIVULGAÇÃO DO PROCEDIMENTO DO CARTÃO


O processo estará disponível no Portal Conexão da Companhia para consultas.

EFETUAR O DESBLOQUEIO DO CARTÃO

Executor: Colaborador

Após receber o cartão e assinar os devidos termos, o colaborador deverá solicitar o desbloqueio

do cartão, diretamente pelo telefone 3003 00 30;

Serão disponibilizadas duas senhas de acesso, sendo:

1º senha – Cartão entregue juntamente com o cartão

2º senha – Internet para acesso no Site que será enviada pela central em até 10 dias uteis após o

desbloqueio do cartão

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Passo a passo para alteração de senha:

TIRAR A FATURA NO PORTAL ITAU


A data de fechamento do cartão varia conforme o número de dias do mês.

O colaborador receberá a planilha anual com as respectivas datas-corte.

Para tirar a fatura, o colaborador deve acessar o site: www.itaucardcorporate.com.br, digitar

o número do cartão e senha (definida pelo colaborador).

Selecionar a opção – ‘consultar suas faturas’ e imprimir a fatura do período desejado.

http://www.itaucardcorporate.com.br/

CARTÃO CORPORATIVO



Passo a passo para tirar a fatura no portal:

CARTÃO CORPORATIVO



CARTÃO CORPORATIVO



APRESENTAR AS NOTAS FISCAIS


O colaborador deverá conferir a fatura com as notas fiscais que comprovam os gastos efetuados.

Após a conferência, garantindo que todas as notas fiscais estão anexadas á fatura e ao relatório

capa de prestação de contas, o colaborador deve apresentar a prestação de contas ao gerente para

aprovação e validação da despesa.

CONFERIR A PRESTAÇÃO DE CONTAS

Executor: Gestor do Colaborador

O Gestor é responsável por conferir os gastos do colaborador e garantir que os mesmos estejam

em conformidade com a política estabelecida pela Companhia.

ASSINAR A PRESTAÇÃO DE CONTAS


Se a prestação de contas for aprovada pelo gestor, o mesmo deve assiná-la se responsabilizando

pela despesa a ser paga pela Companhia.

SOLICITAR A EMISSÃO DE VALE PARCIAL OU TOTAL


Caso o gestor identifique alguma não conformidade na prestação de contas, deverá solicitar ao

departamento de Contas a Pagar a emissão de vale no valor correspondente ao gasto indevido.

O vale será descontado no pagamento do próximo mês do colaborador responsável.

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Após a solicitação da emissão do vale, o gestor deve assinar a fatura ressaltando que será emitido o

vale, e o motivo da solicitação do mesmo.

PRESTAR CONTAS DENTRO DO PRAZO ESTIPULADO


Após a assinatura e validação do Gestor dos gastos efetuados no período, o colaborador deverá

entregar a fatura anexada a o relatório de prestação de contas até o ultimo dia útil de cada mês ao

departamento de Contas a Pagar.

Se o ultimo dia útil do mês cair em finais de semanas ou feriados, a prestação de contas deverá ser

realizada no 1º dia útil subsequente.

PROTOCOLAR A ENTREGA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Executor: Contas a Pagar

O departamento de Contas a Pagar é responsável por protocolar à entrega da prestação de

contas, solicitando a assinatura de cada colaborador.

VALES A DESCONTAR

Executor: USUARIO/GESTOR

A emissão de vale para o colaborador poderá ocorrer quando solicitado pelo gestor, em casos de

não conformidade nos gastos realizados, ou quando o colaborador não entregar a prestação de

contas até a data estipulada nesta política (ultimo dia útil de cada mês).

Os vales serão descontados no pagamento do mês posterior.

Os vales emitidos não serão passíveis de reembolso.

O lançamento do vale deverá ser lançado pelo usurário através do documento 2117, é de

responsabilidade do gestor a conferencia da emissão e lançamento do mesmo.

Documento 2117

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Conta movimento 101330

Inverter o lançamento contra a conta contábil desejada.

Exemplo abaixo:

AUDITAR AS PRESTAÇÕES DE CONTAS

Executor: Contabilidade

A contabilidade receberá as prestações de contas devidamente protocoladas do departamento

de contas a pagar.

A auditoria deverá ser realizada conferindo os valores da fatura x os valores do sistema Flex e

suas respectivas contas contábeis.

Caso haja divergências dos parâmetros de importação, o departamento de contabilidade fará o

remanejamento para a conta contábil e subcontas corretas.

Depois de auditadas as prestações de contas, a contabilidade encaminhará as faturas ao

departamento de contas a pagar.

AUTORIZAR AS PENDÊNCIAS PARA PAGAMENTO

Executor: Contas a Pagar

O departamento de contas a pagar receberá as prestações de contas já auditadas do

departamento de contabilidade e efetuará a autorização das pendências no sistema Flex.

Após a autorização realizada, as faturas serão encaminhadas ao departamento de tesouraria

juntamente com os vales.

EFETUAR A BAIXA DAS PENDÊNCIAS

Executor: Tesouraria

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O departamento de tesouraria fará a baixa das pendências importadas e autorizadas no sistema

Flex com o débito da fatura total referente ao Cartão Corporate e encaminhará os vales para o

departamento de pessoal.

O débito ocorrerá todo dia 4º de cada mês.

8.1 DISPOSIÇÕES GERAIS 8.1.1 – RESPONSABILIDADES DA COORDENAÇÃO FINANCEIRA

A Coordenação Financeira é responsável por liberar o aumento de limite, quando solicitado

pelo gestor (via e- mail).

Solicitação do cancelamento de cartão: Em casos de desligamentos, perdas ou roubos, a Coordenação Financeira solicitará o

cancelamento imediato do Cartão junto ao banco, mediante comunicado do

colaborador/gestor.

Auditoria mensal por amostragem:

Mensalmente, a Coordenação Financeira realizará a auditoria por amostragem para certificar

que os colaboradores estão cumprindo a política estabelecida.

A Coordenação escolherá aleatoriamente os colaboradores e efetuará a auditoria por

amostragem.

As divergências encontradas na auditoria serão repassadas aos Gestores, que ficarão

responsáveis em pontuar os colaboradores.

As auditorias serão controladas através do formulário de Auditoria de Cartão Corporativo.

Auditoria de Cartão Corporativo

Colaborador Gastos Ref. ao mês Mês da Auditoria Considerações

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8.1.2 – RESPONSABILIDADES DOS GESTORES

Se responsabilizar por qualquer divergência encontrada na auditoria:

Ao encontrar alguma divergência na auditoria, a Coordenação Financeira informará o Gestor formalmente. O Gestor é responsável por pontuar o colaborador.

No caso de desligamentos, solicitar ao colaborador a prestação de contas e cancelamento cartão:

O Gestor deverá solicitar a prestação de contas ao colaborador no ato do desligamento.

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A prestação de contas deve ser entregue ao departamento de Contas a Pagar, seguindo os

critérios estabelecidos na política vigente.

O cancelamento do cartão deve ser solicitado á Coordenadora Financeira, logo após o

desligamento.

8.1.3 – RESPONSABILIDADES DOS COLABORADORES

Seguir a política do cartão:

O colaborador deve seguir obrigatoriamente a política em vigência.

Comunicar o Coordenador financeiro em caso de perda ou roubo do cartão:

O colaborador é responsável por comunicar de imediato a Coordenadora Financeira em

caso de perda ou roubo do cartão para que o mesmo seja cancelado imediatamente.

Prestar contas do valor gasto com o Cartão Corporativo a qualquer momento em que for

solicitado pela Empresa:

O colaborador deve prestar contas sempre que solicitado pela empresa, bem como,

quando de seu afastamento por licenças de qualquer espécie, férias ou desligamento.

Nos casos acima, o colaborador deve se prevenir e prestar contas antes de se ausentar da

empresa.

A ausência da prestação de contas até o prazo estabelecido implica no desconto em

Folha de Pagamento relativa ao mês subsequente ao Extrato do Cartão Corporativo.

9. RELAÇÃO DE REGISTROS

Relação de registro

Referência Título Portador do Arquivo

FIN-FOR-001_00 Termo proposta portador Coordenador Financeiro

FIN-FOR-002_00 Termo de entrega do cartão Coordenador Financeiro

FIN-FOR-003_00 Termo de autorização de descontos Coordenador Financeiro/ Departamento Pessoal

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FIN-FOR-004_00 Auditoria de cartão corporativo Coordenador Financeiro

10. INDICADORES DE DESEMPENHO

Indicadores de desempenho

Indicador Memória de cálculo Fonte de dados Apuração Meta

Auditoria das prestações de contas

Número de auditorias realizadas

Fatura Itaú Card e prestação de contas

Mensal Número de titulares do

cartão

11. CONTROLE DE VERSÕES

Controle de versões

Nº Data P Descrição da alteração

00 22/05/2013 NA Emissão inicial

12. RELAÇÃO DE ANEXOS

CARTÃO CORPORATIVO



PROTOCOLO DE ENTREGA

Eu _____________________________________, CPF:_______________, departamento: ______________, declaro estar de posse do cartão Corporate Itaú Nº _______________ recebido da empresa Companhia Sulamericana de Distribuição estando ciente e de acordo com os procedimentos a serem cumpridos, contidos na política vigente “ Cartão Corporate Itaú “.

_____________, ____, de ____________ de 2014.

_______________________________

Assinatura (Colaborador)

CARTÃO CORPORATIVO



AUTORIZAÇÃO DE DESCONTOS

Eu, ______________________________________, autorizo a empresa Companhia Sulamericana de Distribuição, a promover, conforme a necessidade, ou em rescisão de contrato de trabalho,

descontos junto aos meus salários/proventos, provenientes de débitos que eu venha contrair no cartão corporativo, que só deverá ser usado para alimentação, abastecimento e lavagem do carro que está a serviço da empresa. Caso o valor do débito ultrapasse o percentual de 30% do salário

bruto, autorizo o reparcelamento para os meses posteriores.

Maringá, _______ de _______________ de ________.

____________________________________________ CPF: _____________________________

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