aula stakeholders 12h set - 2013

Gerenciamento de Stakeholders em Projetos Prof. Marcos Leandro – [email protected]

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

1 / 47Marco Antonio F Cardoso

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Gerenciamento de Stakeholders

Marco Antonio Fernandes Cardoso (Dr.)

email: [email protected]


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Os Pilares da Globalização

BlocosSocialistas

Desregulamentação

Financeira

Tecnologia (Informática+Telecom)

GLOBALIZAÇÃO



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Ambiente empresarial contemporâneo

Globalização

Evolução Tecnológica e Inovações

Novas Arquiteturas Organizacionais

Reorganização das estruturas empresariais

Reavaliação do papel das pessoas nas empresas


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Fronteiras



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FORÇAS DE MUDANÇA

� Tecnologia

� Expansões

� Fusões

� Aquisições

� Reorganizações

� Processos de Reengenharia

� Downsizing

� Produtividade

� Concorrência

� Regulam./Desregulamentações

� Outros...

O contexto da mudança e os projetos


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Pessoas e Times resilientes são:

� Positivos quanto a sua capacidade de influenciar a organização;

� Focados nos seus objetivos e metas;

� Flexíveis quanto a diversidade de idéias e solução de problemas;

� Organizados em termos de planejamento;

� Proativos quanto a tomada de ações em meio a ambigüidade.

Resiliência - Capacidade de assimilar altos níveis de mudanças, apresentando um mínimo de comportamento disfuncional.

Reação à Mudança



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� Kurt Lewin (1947) desenvolveu o conceito e proposições.

� As décadas de 50 e 60 foram as mais férteis em desenvolvimento de metodologias,

inclusive se desenvolveu o conceito de gestão do conhecimento/trajetória da mudança,

associado a resistência à mudança, que originou o conceito de lições apreendidas,

base histórica para a Gestão de Projetos.

Resistência - Qualquer conduta com o objetivo de manter o status quo

em função de uma pressão para alterá-lo.”Zaltman & Duncan, 1977

Hoje é entendido que a resistência é:

� um processo natural em qualquer mudança;

� uma das principais barreiras em implantação de projetos;

� sempre ocorre e ocorrerá;

� um fenômeno exclusivo dos stakeholders que têm seus interesses afetados pela

implantação de um projeto, ou seja, os alvos.

Reação à Mudança


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ProjetoTécnico

Necessidade da Mudança

Time deProjeto

Projeto de Mudança

Agente daMudança

�Estratégia de Mudança

�Negociar�Operacionalizar

�Avaliação do Impacto

� Interação com grupos/ pessoas

Gerenciar:� Recursos� Plano� Orçamento� Qualidade� Implementação

� Execução� Controle

Aspectos TécnicosAspectos Humanos e

Comportamentais

RESULTADO

INTEGRAÇÃOSINERGIA Especialistas

TecnologiaProcessoOrganização

Gerente do Projeto

Time daMudança

O contexto da mudança e os projetos

O papel do Gerente de Projetos

Um Gerente de Projetos, que já se posiciona como Gerente da Mudança, sabe que o sucesso de um projeto depende muito mais das pessoas que dos processos!



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A comunicação - Conjunto de protocolos que devem ser negociados entre os membros da equipe, Sponsor e o GP para viabilizar o trabalho com os alvos.

P1 (GP x Sponsor) – sob demanda;P2 (GP x Agentes) – relatórios e reuniões regulares;P3 (Agentes x Alvos) – comunicação, reuniões, comunicação, comunicação...

Alvos Alvos Alvos Alvos

GP

Time doProjeto

Sponsor

Time doProjeto

Time doProjeto Agentes Agentes

P2

P3

P – Protocolos de comunicação

P1

A Comunicação em Processos de Mudança


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Stakeholders

ou, Partes Interessadas (PI). São indivíduos, grupos ou organizações que podem afetar, podem ser (ou perceber que foram) afetados por decisões, atividades ou resultados de um projeto.

(PMI 5ª. Edição, 2013, p.563 – tradução do professor).



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Porque devemos gerenciar os

Stakeholders nos projetos?


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Por que os Stakeholders importam?

• Eles fornecem, mas também podem tirar:- Recursos financeiros- Recursos materiais- Pessoas- Apoio

• Seu nivel de influência e engajamento podem variar.


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Stakeholders em quatro processos

• Identificar os Stakeholders

• Planejar o gerenciamento dos Stakeholders

• Gerenciar o engajamento dos Stakeholders

• Controlar o engajamento dos Stakeholders



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Processo e Ferramentas – Ger. Stakeholders

1. Identifique os Stakeholders

2. Analise os Papéis – Patrocinador, Alvo, Advogado

3. Designe o Patrocinador eficaz

4. Analise o Estágio de Compromisso dos Alvos com a Mudança, e trace estratégias

5. Faça a Análise de Stakeholders

6. Defina a estratégia de ação para cada Stakeholder, em função de seu posicionamento nos quadrantes

7. Use Gerência da Dor e Gerência de Conseqüência para mover os Stakeholders nos quadrantes

8. Acompanhe a evolução

9. COMUNIQUE..... !!!


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Identificar os Stakeholders

• É o processo de identificação das pessoas, grupos ou organizações que possam afetar ou ser afetados por uma decisão, atividade, ou resultado do projeto, e analisar e documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento, interdependência, influência e impacto potencial no sucesso do projeto.



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Coleta de Requisitos

Informações normalmente necessárias:� Organograma da organização;

� A organização do projeto e as relações das responsabilidades entre os envolvidos;

� Departamentos e áreas de especialização;

� Logística - pessoas envolvidas e em que locais;

� Necessidades internas de informações;

� Necessidades externas de informações e o mapeamento dos porta-vozes envolvidos;

� Demais informações sobre os Stakeholders.


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Identificação dos Stakeholders

Informações relevantes, como papéis, departamentos, níveis de conhecimentos, expectativas, entre outras informações.

Identificar e analisar os Indivíduos, grupos ou organizações:

- envolvidos ativamente no projeto,(obrigação contratual ou legal coma equipe do projeto).

- ou, cujos interesses podem ser afetados positiva ou negativamente como resultado da execução ou conclusão do projeto,

- e que podem também exercer influência sobre o projeto e seus resultados”.



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O Engajamento

Participação ativa em assuntos e circunstâncias de relevância política e social, passível de ocorrer por meio de manifestação intelectual pública, de natureza teórica, artística ou jornalística, ou em atividade prática no interior de grupos organizados, movimentos, partidos etc.

No século XX, o adjetivo engajado (engagé) passou a significar o sentido de comprometido com algo, a serviço de uma causa, ou, simplesmente, empenhado. Assim, para que os funcionários de uma organização tenham um papel produtivo é necessário que estejam satisfeitos e

comprometidos.


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Classificação do Nível de Engajamento

• Desconhece (Unaware)– Desconhece o projeto e os seus impactos potenciais.

• Resistente (Resistant)– Ciente do projeto e seus impactos, mas resistente à

mudança.

• Neutro (Neutral)– Ciente do projeto, mas não declarou apoio ou resistência.

• Ciente (Supportive)– Ciente do projeto e seus impactos e apoia a mudança.

• Apoiador (Leading)– Ciente do projeto e seus impactos e ativamente

empenhado em garantir o sucesso do projeto.



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São os organizações e indivíduos que estão ativamente envolvidos no projeto, ou cujos interesses podem ser afetados, positiva ou negativamente, pela implementação do Projeto. Podem ser:

Identificação dos Stakeholders)

� Colaboradores

� Clientes

� Fornecedores

� Parceiros

� Pessoas

� Processos

� Concorrentes

� Órgãos reguladores

� Grupos de interesse

� Público em geral, outros...


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PATROCINADOR (SPONSOR)

AGENTE DA MUDANÇA

ALVOS

Poder de legitimar a mudança

Responsável pela mudança

Afetados pela mudança

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Os papéis dos Stakeholders


GERENTE DA MUDANÇA (GP) Poder de comandar a mudança



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Agente - Responsável para tratar daqueles que podem ter seus interesses afetados pelo projeto (alvo), na tentativa de minimizar suas reações.

Perfil� Liderança natural;� Entender de “gente”;� Excelente negociador e comunicador;� Bom relacionamento com os stakeholders;� Proximidade dos alvos;

� Trabalhar com as expectativas estabelecidas pelos patrocinadores;

� Coletar os dados a respeito de como e porque as pessoas resistem às mudanças;

� Construir e manter sinergia entre os stakeholders com papéis chave no processo de mudança;

� Construir e manter o comprometimento.

Principais funções



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Os Alvos - Aqueles cujos interesses podem ser afetados pelo projeto devem ser identificados e trabalhados, para minimizar sua interferência na implementação do projeto.

� Normalmente resistem à Mudança;

� Sempre precisam ser trabalhados no aspecto pessoal de aceitação da

Mudança;

� Mesmo os que não resistem precisam ser trabalhados, para ajudar na

implementação, e para não mudar de posição;

� Alvos diferentes precisam de diferentes tipos de abordagem;

� São a principal razão do fracasso de projetos! TSF

Identificação dos Stakeholders)



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Stakeholders Secundários

Comunidades Locais

Concorrentes

Organizações Políticas

Organizações Sociais

Ambientalistas

Público em geral

Grupos de Consumidores

Instituições diversas (escolas,

hospitais, etc.)

Turistas

Mídia

Famílias

Outros interessados no

Projeto

Organizações Profissionais

Stakeholders Secundários

Comunidades Locais

Concorrentes

Organizações Políticas

Organizações Sociais

Ambientalistas

Público em geral

Grupos de Consumidores

Instituições diversas (escolas,

hospitais, etc.)

Turistas

Mídia

Famílias

Outros interessados no

Projeto

Organizações Profissionais

StakeholdersPrimários

Alta Gerência e Diretoria da organização

Comissões judiciais,

executivas e legislativas

Gerentes Funcionais

Gerentes de Projetos

Sindicatos

Clientes (usuários)

Fornecedores/ empresas contratadas e terceirizadas

Acionistas

Órgãos públicos locais, estaduais e

federaisRecursos do

Projeto

Equipe


Fonte: ClelandProject Management:

strategic design and implementation


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É uma técnica de coleta e análise sistemática de informações quantitativas e qualitativas para determinar quais interesses devem ser levados em conta durante o projeto.

Analisar os Stakeholders



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• Identificar o tipo de poder, interesse e influência dos envolvidos (ou não!) no projeto.

• Avaliar o nível de impacto da relação

poder x interesse x influência.

• Determinar as ações que irão maximizar os pontos positivos e minimizar ou neutralizar os pontos negativos identificados.

• Registrar as ações em um modelo de importância relativa,

em ambiente reservado.


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PODER

�Poder funcional ou pessoal.

�Forças, fraquezas e alianças com outros.

�Potencial impacto nos objetivos do projeto.

Qual a origem e quais as consequências que o poder dos Stakeholders

pode ter sobre o projeto?



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�Foco prioritário em custo, prazo ou qualidade do produto.

�Interesses pessoais, profissionais ou políticos.

�Critérios de sucesso em relação aos resultados obtidos pelo projeto.

INTERESSEQue enfoques predominam?

Quais são as prioridades?


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�Em tomadas de decisão e avaliações.

�Na administração de processos.

�Atuando como um formador de opinião.

Como a influência é exercida?

INFLUÊNCIA



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Representação interesse x influência

Interesse

Influência

Alta

A favor Contra

Baixa

Desaceleradores(Negociar)

Membros da rede(Construir forte base

política)

Aliados(Usar como fonte de

poder)

Bloqueadores(Isolar ou negociar)

RECURSOS

SUPORTE POLÍTICO

PMBoK ® 5ª. Edição, p. 397


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Representação interesse x poder

Interesse

Poder

A favor Contra

Baixo

Monitorar(mínimo esforço)

Manter Informado(base política)

Gerenciar com atenção

(fonte de poder)

Manter satisfeito(Isolar ou negociar)

RECURSOS

SUPORTE POLÍTICO

Alto

PMBoK ® 5ª. Edição, p. 397



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Registro de Stakeholders

# StakeholderEnvolvi-mento

Expectativa Poder InfluênciaClassificação (A, B, MR, D)

Engajamento

(D, R, N, C, A)

1 Nomes Interno ou externoparticipa ou não diretamente no projeto.

Alto médio ou baixo -

BLOQUEADORA>>Ex. Isolar ou

negociar.>> Manter

satisfeita.

Listar expectativas Altamédia ou baixa-

RESISTENTE>> Ex.Neutralizar

as ações.


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Planejar o Gerenciamento de PI´s

• É o processo de desenvolvimento de estratégias de gerenciamento para engajar efetivamente os Stakeholders ao longo do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e impacto potencial sobre o sucesso do projeto.

• Benefício central desse processo: prover um plano para interagir com os Stakeholders do projeto visando buscar apoio aos interesses do projeto.



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Estratégia para Gerenciar as PI´s

Avaliar como os principais Stakeholders

provavelmente vão reagir ou responder em várias situações.Planejar uma abordagem para nivelar o engajamento e para influenciá-los, com o objetivo deaumentar seu apoioe/ou mitigar os impactos negativosem potencial.


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Plano de Gerenciamento de Stakeholders

• É um plano auxiliar ao plano de gerenciamento de projeto, que que detalha como o gerenciamento de Stakeholders deverá ser realizado para promover o efetivo engajamento das partes interessadas nas decisões e atividades do projeto.



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O Plano é composto por...

• Objetivos do Gerenciamento de Stakeholders

• Registro de Stakeholders conhecidos do Projeto.

• A Matriz de Nível de Engajamento de Stakeholders, determinando o engajamento atual e o desejado .

• Estratégias de gerenciamento para o engajamento dos Stakeholders ao longo do projeto.

Deve-se considerar fatores de mudanças:

• O Registro de Questões do projeto (Issues Log);

• O Registro das Lições Aprendidas do projeto (Lessons Learned).


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Planejamento x Fazejamento...



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Gerenciar o engajamento das PI´s

• É o processo de gerenciar as expectativas e de promover o engajamento dos Stakeholders em favor dos objetivos do projeto.

• Benefício chave desse processo: aumentar o nível geral de apoio dos Stakeholders e minimizar a resistência às mudanças provocadas pelo projeto.

• Isso compreende um aumento significativo das chances do projeto alcançar os seus objetivos.


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Gerenciar as expectativas das PI´s

• Comunicação e interação com os Stakeholderspara atender às suas necessidades e expectativas e solucionar as questões, à medida que ocorrerem.



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Pontos chave sobre ...

... gerenciar as expectativas dos Stakeholders

�Avaliar e atender as necessidades e expectativas das PI´s (algumas vezes identificá-las) � MUDANÇAS!!!

�Ser eficaz na solução dos problemas (ou questões) existentes com os Stakeholders.

�Manter diálogo com os Stakeholders e influenciar as suas expectativas.

A probabilidade de um projeto fracassar está ligada diretamente à quantidade de questões não resolvidas entre os stakeholders.

O GP é o responsável por gerenciar as expectativas dos Stakeholders.


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Questões do projeto...

O registro de questões deve conter:�A questão,�A pessoa responsável por resolver a questão,�Uma data limite para a resolução da questão,�Um local para atualizar o andamento e�Um espaço para descrever a resolução da questão.

Deve envolver adicionalmente:– Ações corretivas, – Solicitações de mudanças e – A documentação das

lições aprendidas.



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Resultados aguardados

• Determinação e registro das causas das questões;• Questões resolvidas e novas questões;• Determinação de ações corretivas ou preventivas;• Solicitações de mudança;• Atualizações no plano de gerenciamento de

Stakeholders: – Registro de (novos) Stakeholders,– Estratégias de gerenciamento de Stakeholders, – Nivelamento de Engajamento.– Abordagem para relacionamento.

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto.


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Avaliação do Desempenho

�O plano original serve de guia para o Gerenciamento de Stakeholders mas necessitará de revisão.

�Rever, periodicamente, o atendimento das necessidades e das expectativas dos Stakeholders:� Aumento de problemas sem resolução;

� Aumento do registro de questões;

� Questões não resolvidas;

� Aumento de solicitações de mudanças;

� Mudanças não implementadas;

� Mudanças implementadas sem efeito nos resultados aguardados;

� Ausência de Feedback dos Stakeholders.

�Atualizar o plano sempre que necessário.



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RESUMO

1. Identificar, analisar e categorizar os Stakeholders do projeto.

2. Gerar o Registro de Stakeholders. 3. Definir a estratégia de gerenciamento e determinar o nível

desejado de engajamento.4. Planejar o Gerenciamento dos Stakeholders.5. Capacitar para envolver.6. Avaliar os resultados e realimentar.7. Registrar Questões e Lições Aprendidas.

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