aula 1 de competências gerenciais

COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL

ADMINISTRAÇÃOProfª VALERIA BELLAS

Rio de Janeiro, 01 de agosto de 2011

ADMINISTRAÇÃO

Rio de Janeiro, 01 de agosto de 2011


Aula 5Processo de Comunicação eComunicação Organizacional


A SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO

• Informação é o processo que organiza uma ação. • Os dados convertem-se em informação quando

provocam alguma ação por parte dos receptores.

• Dados organizados e significativos conduzem à informação.

• Para os administradores, a informação é algo empregado no processo de tomada de decisão, além de conferir às ações que dele se originam uma avaliação consciente.


• Na era Industrial, os administradores passavam todo o tempo atrás de informações sobre as operações passadas das organizações no sentido de entendê-las e controlá-las melhor.

• Na era da informação essa operação é imediata e em tempo real, os administradores ficam saturados com o enorme volume de informação disponível.

• Eles precisam escolher a informação mais importante e relevante para suas decisões.

• Em função da tecnologia da informação, as organizações podem ter imediatamente as informações a respeito de suas operações, de seus clientes e fornecedores, de seus membros e principalmente de seus concorrentes.

A SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO ( continuação)


• A informação não é medida nem tangível, mas é um produto, algo valioso no mundo moderno porque proporciona poder a quem a detém.

• O conhecimento é uma forma de consolidar e organizar as informações pela mente humana ou por meio dos mecanismos cognitivos da inteligência, memória e atenção.

A SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO ( continuação)


DADO, INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

DADO :

• É um registro ou anotação a respeito de determinado evento ou ocorrência.

• Um banco de dados é um meio de acumular e armazenar conjuntos de dados para serem posteriormente combinados e processados.


INFORMAÇÃO:

• É um conjunto de dados com um determinado significado. • Por exemplo, os números 19, 10 e 62 são simplesmente dados

que nada significam isoladamente, quando reunidos, significam uma informação: a data de nascimento de uma pessoa.

• A informação é o conhecimento disponível para uso imediato e que permite orientar a ação, ao reduzir a margem de incerteza que cerca as decisões cotidianas.

• A informação permite certa organização do comportamento das pessoas em seus relacionamentos com o ambiente externo que a envolve.

DADO, INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO ( continuação)


DADO, INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO ( continuação)

COMUNICAÇÃO :

• É a transmissão de uma informação de uma pessoa a outra ou de uma organização a outra.

• É o fenômeno pelo qual um emissor (quem emite a mensagem) influencia e esclarece um receptor (quem recebe a mensagem).

Comunicação é o processo pelo qual a informação é permutada, compreendida e compartilhada por duas ou mais pessoas, geralmente com a intenção de influenciar o comportamento.


Tarefas Organizacionais Atividades Relacionadas com Comunicação

Definição de objetivos organizacionais Entrevistas de seleção ou de avaliação

Planejamento estratégico Condução de reuniões

Avaliação do desempenho das pessoas

Conversas formais e informais

Gerenciamento de equipes Redação de cartas e memorandos

Liderança Elaboração de relatórios escritos

Treinamento e desenvolvimento Contatos com subordinados

Motivação Contatos com clientes

Programação do trabalho Contatos com fornecedores

Delegação de responsabilidade Internet: e-mails, chats, etc

Mudança organizacional Workshops com funcionários Figura 1- tarefas organizacionais que exigem atividades de comunicação

Fonte: Comportamento Organizacional, Idalberto Chiavenato.


COMUNICAÇÃO: Conceito• Todas as funções administrativas – como

planejar, organizar, dirigir e controlar são funções administrativas que somente são operacionalizadas na prática por meio da comunicação.

• A comunicação é um aspecto crítico, pois os administradores não trabalham com coisas, mas com informações sobre coisas.

• A comunicação é inevitável para o funcionamento da organização.


• A comunicação entre as pessoas ainda deixa muito a desejar, não depende da tecnologia, mas das pessoas e de tudo aquilo que as rodeia.

• Ela é um processo que ocorre dentro das pessoas.• A comunicação como sendo transmissão de informação é

compreensão mediante uso de símbolos comuns. • A comunicação é o ponto que liga as pessoas para que

compartilhem sentimentos, idéias, práticas e conhecimentos. • Toda comunicação envolve pelo menos duas pessoas: aquela que

envia uma mensagem (emissor) e aquela que a recebe (receptor).

COMUNICAÇÃO: Conceito ( continuação)

COMPORTAMENTO ORGANIZACIONALA COMUNICAÇÃO e suas funções

A comunicação apresenta quatro funções básicas em uma organização, grupo ou pessoa:

CONTROLEMOTIVAÇÃOEXPRESSÃO

INFORMAÇÃO


1. Controle:• Quando as pessoas seguem normas e

procedimentos de trabalho ou quando comunicam qualquer problema de trabalho ao seu superior imediato, elas estão fazendo com que a comunicação tenha uma função de controle.

• A hierarquia e as orientações formais precisam ser seguidas, e a comunicação serve para verificar se realmente isso está ocorrendo.

A COMUNICAÇÃO e suas funções ( continuação)


2. Motivação: A comunicação promove a motivação quando se estabelece o que uma pessoa deve fazer avaliar seu desempenho e orientar sobre metas ou resultados a alcançar.

3. Expressão emocional: A comunicação é quase sempre um meio de expressão emocional de sentimentos e de satisfação de certas necessidades sociais.



4. Informação: Funciona como facilitadora da tomada de decisões ao proporcionar informações que pessoas e grupos requerem para tomar decisões, transmitindo dados que identificam e avaliam alternativas de cursos de ação.


COMPORTAMENTO ORGANIZACIONALA linguagem ou simbologia praticada pela organização para construir seu universo interno de convivência e comunicação deve levar em conta os seguintes aspectos:

1. Deve ser construída com base na consonância e na consistência para que as mensagens tenham um significado claro e unívoco para todas as pessoas.

2. Deve ser facilmente recebida e entendida pelas pessoas. Deve ser uma linguagem de estimulação eu incentive o envolvimento e o comprometimento por meio do reconhecimento, oportunidades e participação.

3. Deve ser desenvolvida por um processo de comunicação envolvente e não fechado e ameaçador. Toda comunicação deve ser amigável, aberta e espontânea.


Assim, os mecanismos de comunicação interna devem ser desenvolvidos através de um processo de comunicação que assegure:

1. Abordagens espontâneas e não ameaçadoras.2. Mensagens com sentido e que possam ser

entendidas e internalizadas pelas pessoas.3. Perfis de linguagem questionadores e não

julgadores ou avaliadores.4. Posturas assertivas e não agressivas, francas e

não rudes, abertas e não rígidas.


A COMUNICAÇÃO e seu processo• O ponto de partida do processo de comunicação é um

propósito na forma de mensagens a ser transmitida. • A mensagem tem um fluxo que vai de uma fonte

(o emissor) para quem recebe, um receptor. • Para tanto, a mensagem é codificada (convertida em um

formato simbólico) e transmitida por meio de uma mídia (canal) até o receptor, que traduz (codifica) a mensagem para o receptor.

• O resultado é a transferência de significado de uma pessoa para outra.

COMPORTAMENTO ORGANIZACIONALAssim, o processo de comunicação é composto de sete partes conforme abaixo:

mensagemmensagem

RETROAÇÃO

RECEPTORDECODIFICAÇÃOCODIFICAÇÃO CANALFONTE

RUÍDO


COMUNICAÇÃO HUMANA

A capacidade humana em termos de comunicação influencia poderosamente as diferenças individuais, traços de personalidade, percepção e atribuição, motivação e as limitações humanas. A subjetividade é muito grande.


Sistema Sistema Telefônico Porta Automática Televisão

Fonte Voz humana Afluência de pessoas rompendo

um raio de luz diante da porta Programa de TV a ser transmitido

Transmissor Aparelho telefônico Célula fotoelétrica e circuitos

elétricos auxiliares Câmara, transmissor e antena transmissora

Canal Rede de fios condutores que ligam um aparelho ao outro

Fio conduzindo ao solenóide que move a porta automática

Espaço livre

Receptor Outro aparelho telefônico Mecanismo solenoidal (formato

de hélice) da porta Antena receptora e aparelho de TV

Destino Ouvido humano Porta automática Telespectador

Ruído Estática, linhas cruzadas, ruídos, interferências.

Mau funcionamento dos dispositivos elétricos

Estática, interferência, chuviscos, disfuncionamento dos componentes.

Figura 2 Exemplos de processos de comunicação - adaptado

Fonte: Comportamento Organizacional, Idalberto Chiavenato


COMUNICAÇÃO HUMANA ( continuação)

• O Processo de comunicação está intimamente relacionado com o sistema cognitivo de cada pessoa.

• A cognição – ou conhecimento – significa aquilo que as pessoas sabem a respeito de si mesmas e do ambiente que as rodeia.

• O sistema cognitivo funciona como um padrão de referência – o campo psicológico – que filtra ou amplia as comunicações da pessoa com seu ambiente.

• Pessoas diferentes podem interpretar a mesma mensagem de maneiras diferentes.


TIPOS DE COMUNICAÇÃO INTERPESSOALHá dois tipos de comunicação interpessoal: verbal e não verbal.

• A comunicação verbal utiliza palavras faladas ou escritas para compartilhar informação com outros.

• A língua é fundamental na comunicação verbal.• A comunicação não verbal significa o compartilhamento

da informação sem a utilização de palavras para codificar os pensamentos.

• Os fatores mais utilizados para codificar pensamentos na comunicação não verbal são gestos, tons vocais e expressões faciais e corporais.


• A compreensão da mensagem pelo destinatário é baseada não somente nas palavras, mas também em imagens, gestos e expressões faciais e corporais.

• Na comunicação interpessoal em que ambos os fatores – verbais e não verbais – são utilizados, os fatores não verbais parecem ter maior influência no efeito total de uma mensagem do que os fatores verbais.

• Mensagens não verbais podem ser usadas para adicionar novos conteúdos nas mensagens verbais, por meio do tom de voz ou de outros ingredientes como roupa ou enfeites pessoais.

TIPOS DE COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL ( continuação )


CANAIS INFORMAIS DE COMUNICAÇÃO• As comunicações informais existem ao mesmo tempo

com as comunicações formais, mas podem ultrapassar níveis hierárquicos ou cortar cadeias de comando verticais para conectar virtualmente qualquer pessoa da organização.

• Muitos dirigentes fazem questão de semanalmente tomar uma cerveja ou um café da manhã junto com os funcionários para trocar idéias e falar abertamente.

• A criação de canais informais de comunicação pode proporcionar condições para intercambiar mensagens com mais proximidade entre emissor e destinatários.


Muitas organizações estimulam seus dirigentes a utilizar canais informais de comunicação como:

• Passeando pela organização. É uma técnica de comunicação usada por muitos dirigentes que falam diretamente com os funcionários enquanto andam ou passeiam pela organização.

• Cachos de uva: uma rede de comunicação informal, de pessoa a pessoa e que não é oficialmente sancionada pela organização.


COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL• A Comunicação Organizacional constitui o processo por meio do

qual a informação se movimenta e onde há o intercâmbio entre pessoas dentro de uma organização.

• As comunicações organizacionais não são perfeitas da mesma forma que as comunicações interpessoais.

• Elas são alteradas ou transformadas ao longo do processo, o que faz com que o último elo (o destinatário da mensagem) quase sempre receba algo diferente do que foi originalmente enviado, transformando a intenção do processo de comunicação.

• Quase sempre a comunicação organizacional funciona como um afunilamento das mensagens e significados entre a administração e as pessoas.

COMPORTAMENTO ORGANIZACIONALExistem três tipos de canais formais: as comunicações descendentes, as ascendentes e as horizontais:

1. Comunicações descendentes: mensagens e informações enviadas do topo aos subordinados, isto é, de cima para baixo em uma direção descendente.

2. Comunicações ascendentes: as mensagens que fluem dos níveis mais baixos para os níveis mais elevados da hierarquia organizacional.

3. Comunicações horizontais: referem-se ao intercâmbio lateral/diagonal de mensagens entre pares ou colegas. Seu propósito não é somente informar, mas também solicitar atividades de suporte e de coordenação.


COMO MELHORAR A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

• Os administradores devem melhorar suas mensagens em primeiro lugar em relação a informação que desejam transmitir. Em segundo, devem procurar compreender o que as outras pessoas estão tentando lhes comunicar.


Algumas técnicas podem melhorar a eficácia desses dois aspectos:

1. Acompanhamento: verificar se o significado da mensagem foi realmente percebido.

2. Retroação: envolve a abertura de um canal para a resposta do destinatário que permite ao emissor determinar se a mensagem foi recebida e se produziu a resposta desejada.

3. Empatia: requer maior orientação para o destinatário do que para o emissor. Muitas das barreiras à comunicação podem ser reduzidas pela empatia.


4. Repetição: a repetição ou redundância na comunicação assegura que se uma mensagem não for compreendida, haverá outras partes que transmitirão a mesma mensagem.

5. Simplificação da linguagem: a linguagem complexa tem sido identificada como uma das principais barreiras à boa comunicação. A comunicação eficaz exige a transmissão de entendimento e de informação.

6. Escutar bem: o administrador deve procurar ser bem entendido e também entender bem. Isso exige que ele ouça as pessoas. É preciso que se ouça compreendendo.

Algumas técnicas podem melhorar a eficácia desses dois aspectos:(continuação )


7. Encorajar a confiança mútua: funciona melhor quando baseada na confiança recíproca entre administradores e subordinados.

8. Criar oportunidades: como as pessoas são massacradas por milhares de mensagens a cada dia, muitas dessas mensagens são sequer decodificadas ou recebidas, devido à impossibilidade de serem levadas em conta.

Algumas técnicas podem melhorar a eficácia desses dois aspectos:(continuação )


COMUNICAÇÃO EM EQUIPES• Quando as atividades das equipes são complexas e difíceis,

todos os membros precisam compartilhar/dividir as informações em uma estrutura descentralizada para resolver eficazmente os problemas.

• Os membros devem dedicar grande parte de seu tempo para processar informações e discutir problemas.

• Quando a equipe executa tarefas de rotina e passa menos tempo processando informações, a rede de comunicações pode ser centralizada.

• Os dados podem ser direcionados para um líder ou supervisor, liberando os membros para maior dedicação de tempo às atividades das tarefas.


• A rede centralizada de comunicação proporciona soluções mais rápidas para problemas mais simples.

• Os membros passam as informações relevantes para o líder ou supervisor para que ele tome as decisões.

• A rede descentralizada é mais lenta para problemas simples porque a informação passa por diferentes pessoas até que elas coloquem as peças juntas e resolvam o problema.

COMUNICAÇÃO EM EQUIPES ( continuação )


REUNIÕES• Constituem ferramentas indispensáveis na comunicação organizacional. • É um encontro de pessoas para discutir algum assunto ou resolver algum

problema ou ainda para tomar uma decisão que envolva várias pessoas. • As reuniões fazem parte do cotidiano das organizações, pois representam

uma forma de intercâmbio de idéias e assuntos entre as pessoas.

As reuniões podem ser utilizadas para alcançar vários objetivos:

• Informações• Consulta• Decisão• Solução de problemas• Inovação

aula 1 de competências gerenciais

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