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Aula 04

Noções de Administração p/ Técnico CNMP (Administração)

Professores: Felipe Petrachini, Herbert Almeida

Noções de Administração para o CNMP Teoria e exercícios comentados

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini –Aula 04

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 44

AULA 03 – Preservação e conservação de documentos de arquivo

SUMÁRIO PÁGINA

Sumário

3. Preservação e Conservação de Documentos de Arquivo: Política,

Planejamento e Técnicas. .......................................................................................... 1

3.1 Agentes Físicos, Químicos e Biológicos ................................................ 2

3.2. Técnicas de Conservação Preventiva e Restauração .......................... 6

3.3 Potencial de Hidrogênio (pH) ............................................................... 12

4. Microfilmagem ........................................................................................... 13

4.1 Sinalética ............................................................................................. 18

Questões Comentadas .................................................................................. 20

Questões Propostas ...................................................................................... 39

E vamos nós de novo em busca do grande prêmio! Os tópicos de hoje são

bem batidos em provas e, como você notará nas questões ao final da aula, as

bancas repetem as mesmas perguntas quase sempre (questões de 2010 são

estranhamente parecidas com questões de 2013 e 2014).

Não acredita? Então assista!

3. Preservação e Conservação de Documentos de

Arquivo: Política, Planejamento e Técnicas.

Este tópico é um desdobramento das atividades típicas do Arquivo

Permanente, visto na aula passada. E é perfeitamente natural, já que são os

documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente já sofreram ação

prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de

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existência), demandando maiores cuidados. Ainda assim, também é um tópico

pertinente aos arquivos correntes e intermediários.

As atividades de um arquivo não compreendem tão somente a guarda e

acumulação de documentos. Muito embora a informação, enquanto bem intangível,

não seja passível de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a

informação não segue a mesma sorte .

E todas as coisas, enquanto dotadas de existência material, tendem a se

deteriorar. O seu arquivo não será diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a

informação “se perde”.

Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservação e

conservação dos documentos, estendendo a vida útil dos mesmos e procurando

mantê-los o mais próximo possível de seu estado físico original ou seja, tanto

quanto possível, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).

Para tanto, é necessário que a entidade desenvolva ações desde o momento

da Produção e Utilização destes documentos, independentemente do suporte

utilizado por eles.

Também é necessário preocupar-se com o armazenamento e

acondicionamento destes documentos, a fim de que suas características sejam

preservadas ao longo dos próximos séculos . Aliás, você sabe o que significa cada

um dos termos?

Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a

fim de preservá-los.

O armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a

colocação do documento no arquivo.

Com os dois conceitos acima em mente, vamos conhecer agora as nossas

dificuldades, na conservação de um arquivo.

3.1 Agentes Físicos, Químicos e Biológicos

Agora, porque é tão difícil conservar os documentos?

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Por conta da existência de agentes físicos, químicos e biológicos, que

comprometem a integridade dos documentos.

Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:

Agentes Físicos:

- Luminosidade: A luminosidade é um dos fatores mais agrava o processo

de degradação dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte

em papel, pois é uma das principais responsáveis pelo envelhecimento deste

material.

Não me refiro tão somente à luz solar, mas também à luz da fotocopiadora

(quando vamos reproduzir um documento, a máquina emite luz para captar a

própria luz refletida pelo documento, o que permite a obtenção da cópia).

- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas também

contribuem para a degradação do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos

físicos se expandem à medida que a temperatura aumenta, e se contraem a

medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitável no papel.

- Umidade: Umidade é a concentração de vapor d’água presente no ar

atmosférico, por fatores diretamente relacionados à temperatura do ambiente.

Devo lembrá-lo que o papel é um material higroscópico (tenso hein?). Isto

significa dizer que o papel absorve água e perde água de acordo com a

concentração da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a

mesma concentração de vapor d’agua que o ambiente externo apresente).

E adivinha: isto provoca dilatação e contração das fibras, do mesmo jeito que

ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. Já viu o desastre né?

Quanto aos agentes químicos, os mais estudados são os seguintes:

- Poluição Atmosférica: Costuma-se referir aqui à fumaça dos grandes

centros urbanos e à poeira igualmente inevitável por se morar na cidade grande. Os

componentes da poluição podem reagir com o papel, gerando reações que

aceleram a degradação do suporte.

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- Tintas: Este aqui é o ápice da ironia. A tinta impressa no papel colabora

para a deterioração do mesmo (assim como o seu sangue é o principal agente

causador do envelhecimento das suas células). Não que haja muita defesa, mas

você precisa saber que a tinta também é um problema. Tintas à base de óxido de

ferro, por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deterioração.

- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba

de banha de porco com molho rosê dentro do arquivo. Contudo, não é essa a

oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos

documentos pelas suas mãozinhas, que são, naturalmente, oleosas. Documentos

mais sensíveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o

manuseio com luvas de algodão, para impedir o contato direto da pele.

- Objetos Metálicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou

clipes de metal para marcar páginas e depois retomar os estudos. Todavia, os

processos que vão ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto

quanto possível, deve se evitar o contato do papel com objetos metálicos de

qualquer natureza, optando-se por clipes de plástico.

Não que você precise saber disso, mas os metais de aplicação comercial

mais comum (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma de íons

positivos na natureza, tendendo a se unir a átomos de oxigênio para adquirir

estabilidade molecular. Isto se chama oxidação (e se fosse ferro, falaríamos de

ferrugem), que embora gere um composto estável, em nada colabora para

manutenção do seu documento de arquivo.

E para terminar esta parte introdutória, faltou falar dos agentes biológicos,

que são representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traças, fungos,

ratos e insetos são bons exemplos, embora o sujeito lá em cima com o sanduíche

de banha de porco com molho rosê também seja um fator biológico que merecia ser

exterminado ;

Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes é incluído como fator biológico

de degradação dos documentos, e às vezes é incluído em categoria separada,

como “fator humano”.

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Pois bem, levando em conta os diversos fatores ambientais que podem

colaborar para a degradação dos documentos, o CONARQ (sim, o nosso grande

CONARQ!) relacionou uma série de recomendações quanto ao armazenamento

dos documentos, as quais, se cumpridas, colaboram para a conservação dos

documentos.

Veja só:

- armazenar todos os documentos em condições ambientais que

assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, isto é, em

temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;

- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar,

utilizando pessoal treinado, a partir de metodologia previamente definida;

- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à

obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média,

evitando variações súbitas;

- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os

equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem

interrupção;

- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz

solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações

ultravioleta;

- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes,

aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;

- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas

áreas de armazenamento;

- manter um programa integrado de higienização do acervo e de

prevenção de insetos;

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- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes,

procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,

bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;

- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e

ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade

relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados,

sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:

- Fotografias em preto e branco:

T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

- Fotografias em cor:

T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

- Filmes e registros magnéticos:

T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

3.2. Técnicas de Conservação Preventiva e Restauração

Já conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos

cuidados são suficientes para mantê-lo a salvo (mencionarei uma série deles para

cada tipo de suporte), mas o que seu examinador costuma cobrar são as técnicas

de conservação preventiva dos documentos (não é restauração!!!).

Conservação preventiva diz respeito a ações diretas, com a finalidade de

resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo, assim, em ações

de prevenção contra possíveis danos ao referido objeto. Repare que o dano ainda

não ocorreu, e assim, buscamos evitá-lo. Restauração é procedimento com objetivo

de reverter o dano já existente ou fazer cessar seu avanço.

Vou mencionar as técnicas de conservação preventivas mais solicitadas em

prova, e, logo na sequência explicar a você no que consiste cada uma:

- Desinfestação

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- Limpeza (ou Higienização)

- Alisamento

A Desinfestação é um processo que busca atacar especialmente os

insetos que degradam os documentos.

O mais exigido em provas é a fumigação. Consiste em colocar os

documentos em uma câmara própria, produzindo-se logo em seguida vácuo, com a

retirada de todo o ar da câmara (consequentemente, o oxigênio também,

promovendo aquilo que se conhece por “anoxia”).

Passa-se então à aplicação de produtos químicos (timol, DDT, fluoreto de

sódio entre outros possíveis) e deixamos o documento sob a ação deste produto por

aproximadamente 72 horas.

Após, devolvemos o ar à câmara e retiramos os documentos. Qualquer

inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, não é capaz de suportar estas

condições, sendo completamente destruído.

Caso não disponhamos de câmaras de fumigação, podemos simplesmente

calafetar o próprio local onde os documentos estão acondicionados e introduzir gás

no ambiente através de mangueiras (usando máscaras para proteção).

Limpeza: Consiste na remoção de partículas de poeira e outros resíduos

estranhos ao documento. Tenha em mente que a limpeza é uma operação física.

Significa que há necessidade de contato de objetos com o suporte do

documento. Desta forma, é um procedimento que deve ser efetuado de maneira

delicada. O uso de pano macio, escova ou aspirador de pó é recomendável.

O termo limpeza também pode ser utilizado para designar a fase posterior à

fumigação.

Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço

inoxidável, e submetê-los à ação do ar com grande percentual de umidade (algo

entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em câmara própria). Depois,

cada uma das folhas será passada a ferro, por meio de máquinas elétricas.

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Estas são as principais técnicas. Falemos agora um pouquinho sobre a

preservação.

Preservação são cuidados de natureza mais simples, que buscam evitar a

degradação dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das

recomendações do CONARQ quanto da doutrina (para você ter uma ideia):

Objetos em papel

Não dobrar canto da página.

Não umedecer os dedos com saliva.

Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso

de materiais de plástico ao invés de metálicos.

Evite a reprodução dos documentos. A fotocopiadora também é um emissor

de luz, que acelera o envelhecimento do papel.

Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.

Manuseie os documentos com as mãos limpas.

Não use fitas adesivas ou cola. Além de haver a possibilidade de um pedaço

do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.

Ao fazer observações no papel, prefira o uso de lápis

Fotografias

Manusear com luvas de algodão, para evitar a oleosidade das mãos

Não forçar a separação de uma fotografia da outra

Caso seja necessário fazer anotações, utilize um lápis

Slides (diapositivos)

Produzir duplicatas para projeções frequentes

Utilizar materiais de acondicionamento próprios

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Microfilmes

Armazená-los em cofres ou armários à prova de fogo (o material que

chamamos de “filme” é altamente inflamável)

Caso seja necessário efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo

Caixas Arquivo

Utilizar caixas de papelão ao invés de caixas de plástico. Em caso de

elevação da temperatura, as caixas de papelão tendem a “transpirar” mais,

facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.

Ademais, recomenda-se que sejam previstos espaços separados para o

armazenamento dos diversos suportes documentais com os quais a entidade lida,

afinal de contas, cada suporte tem sua peculiaridade, requerendo cuidados

específicos na sua conservação e preservação. Se os documentos em papel, por

exemplo, podem muito bem ser armazenados próximos de campos

eletromagnéticos (que em nada afetam suas propriedades), mídias digitas jamais

poderiam ser armazenadas nestes locais, sob pena de se tornarem inúteis

instantaneamente.

Passamos agora aos tópicos de Restauração de Documentos. Neste ponto,

os documentos já sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,

encontrando-se deteriorados.

Doutrinariamente falando, a restauração é o conjunto de métodos que

objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos

adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a

não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Logo, o objetivo da restauração é reverter os danos ou evitar que se agravem

ainda mais, mas sem que, com isso, desnaturemos o documento. As principais

técnicas são as seguintes:

Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de

gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e

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flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o

documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar

uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca

definitivamente.

O método não impedirá a passem de raios ultravioleta e infravermelho pelo

documento, o que pode ser particularmente interessante para exames posteriores

do documento (uma forma de aferir o estado de conservação de um documento é

justamente expô-lo a esse tipo de radiação).

Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,

aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e

você terá uma ideia do que estou falando).

Embora a durabilidade do papel vá aumentar sensivelmente, novamente,

insetos e fungos se sentirão convidados a atacar o documento (tal como a gelatina,

essa mistura fornece nutrientes aos visitantes indesejados), e ainda por cima,

reduzirá a legibilidade e flexibilidade do documento, dificultando também a sua

reprodução através de fotocopiadoras.

O exame do documento através de raios ultravioleta e infravermelho restará

inviável ao final deste método.

Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico:

crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas

a pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento. Entretanto, a

as demais propriedades do documento permanecerão próximas às originais

(flexibilidade, legibilidade e capacidade de exame através de luz ultravioleta).

Temos mais um problema: a matéria prima utilizada é de alto custo.

Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo . O jeito fácil de

entender a laminação é pensar no processo de plastificação de documento. Nos

bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda é plastificado),

pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plástico. Utilizamos uma

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máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,

“prendendo o documento” no meio do plástico.

Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:

O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do

outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será

colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.

O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir

ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.

Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam

asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade e flexibilidade do documento. O

exame do documento através de luz ultravioleta continuará a ser possível e, ainda

por cima, o documento ficará imune à ação de insetos e fungos.

Embora o peso do documento duplique, seu volume ficará reduzido.

A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio

processo é de rápida execução.

Por todos estes motivos, a laminação é tida como o processo de restauração

mais próximo do ideal.

Laminação manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a

utilização de calor ou pressão. Ao invés disso, utilizaremos acetona, que ao entrar

em contato com o acetato de celulose, formarão uma camada semiplástica. Quando

essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também

conhecida como laminação com solvente.

Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas

coisas . Desta vez, utilizaremos películas de poliéster e fita adesiva de duplo

revestimento (dupla face).

O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para

fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento

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e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará

solto dentro das duas lâminas.

Este é um dos pontos fracos da técnica, mas não fica por aí . As películas de

poliéster, quando ficam em contato com o documento por muito tempo, podem

acabar absorvendo parte da tinta que está no documento, que ficará no poliéster ao

invés de ficar no nosso suporte .

Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode

parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferirem).

Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche .

Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a

desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço.

A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de

maneira a recompor a estrutura da folha.

Velatura: Aplicação de um reforço de papel ou tecido em qualquer um dos

lados da folha de papel, dando-lhe maior resistência.

3.3 Potencial de Hidrogênio (pH)

Pode parecer uma revisão de química do colegial, mas o assunto é cobrado

incidentalmente nas provas dos últimos anos, razão pela qual acredito que devemos

falar um pouco sobre isso.

A concentração e íons de hidrogênio em determinada substância é

representada por “pH”, sigla que significa “potencial de hidrogênio”. Funciona como

uma escala de acidez, sendo o pH 0 representa um composto cuja acidez é a maior

possível, e o pH 14 um composto cuja acidez é a menor possível (básico ou

alcalino). O nível 7 é o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nível de concentração

de íons de hidrogênio da água.

A escala funciona assim:

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Os processo de conservação e restauração de documentos em papel

buscam manter o pH do ambiente sempre em patamares iguais ou superiores a 7,

evitando processos de acidificação do suporte. Contudo, recomenda-se o pH neutro

na maior parte dos casos, e o enunciado dá pistas quando a situação desejada é

um pH básico ou alcalino (mormente quando se refere a “papéis alcalinos”).

4. Microfilmagem

Resolvi aproveitar o espaço desta aula para abordar com um pouco mais de

profundidade um gênero documental que costuma cair bastante em provas: o

documento do gênero micrográfico.

Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01:

Como vimos em nosso curso, o suporte é o meio físico através do qual a

informação se manifesta. Esta aula, por exemplo, compõe um conjunto de

informações (que espero sejam informações úteis). Entretanto, como a informação

em si é apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.

Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informação pode ser

chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de

documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos

suportes nos quais a informação é fixada. O que significa que você já viu toda a

introdução sobre o assunto já na primeira aula do curso. Maravilhoso, não?

Gênero Documental Definição

Micr ográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto

posteriorm ente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

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Quase. Seu examinador tem uma particular preferência por suporte bastante

específico neste tópico: o microfilme.

Mas porque este suporte é tão especial?

Comecemos pela definição de microfilme. E como vocês sabem, adoro

recorrer à legislação para definir as coisas:

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Este é o artigo 3º do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a

utilização do processo de microfilmagem em todo o território nacional, para todos os

poderes da República.

E o próprio artigo 3º nos dá uma pista do primeiro objetivo da utilização da

microfilmagem: a redução dos espaços utilizados pelos documentos ("diferentes

graus de redução").

Não sei se você já chegou a ver um microfilme na vida (são objetos que, até

hoje, só encontro em repartições públicas), mas sou capaz de apostar que você, por

mais novo que seja, já tenha visto um filme de câmera fotográfica 35 mm. Preste

atenção no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme

é até 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.

Mas de nada adiantaria o microfilme ser tão reduzido, se ainda nos víssemos

forçados a armazenar o original da documentação (aquele calhamaço de papel

ocupando espaço). Não estaríamos reduzindo volume de documentos ocupados no

arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do

documento).

Por conta desta indagação, chamo a atenção ao artigo 1º, parágrafo 1º da Lei

5.433 de 1968:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

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§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

Segundo ponto importantíssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo

valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem é

processo reprográfico autorizado por lei (lembro a vocês que a digitalização ainda

não dispõe de legislação suficientemente desenvolvida quanto ao tema).

Desta forma, as informações contidas na microfilmagem se reputam tão

autênticas quanto aquelas constantes do original do documento.

Com a devida autorização da unidade interessada, uma vez microfilmados os

documentos, os originais podem, em tese, ser destruídos. Neste caso, estamos

diante da Microfilmagem de Substituição. A microfilmagem de substituição é

utilizada em documentos sem valor permanente (secundário), por razões óbvias:

economia de espaço. Preservamos as informações (que talvez possam ser úteis em

um momento posterior), mas o documento em si não apresenta qualquer valor

secundário que justifique a manutenção do próprio suporte (normalmente papel).

Por outro lado, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentos

que a unidade não pretende destruir. Usemos a imaginação por um minuto: pense

em um documento de valor histórico inestimável, que já conte com

aproximadamente 500 anos de existência.

Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histórico

do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na íntegra de

suas informações, o manuseio do referido documento terminará por destruí-lo. Por

outro lado, já dissemos que os documentos do arquivo permanente não sofrem a

imposição de sigilo, já que a informação neles constante é de interesse geral.

Como conciliar a difusão da informação com a preservação do documento?

Microfilmagem nele!

Este documento inestimável pode ser microfilmado, de maneira que suas

informações sejam preservadas, reproduzindo na íntegra o seu conteúdo.

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Pesquisadores interessados nas informações constantes no documento

poderão acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos

. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservação. O

documento com valor permanente nunca será eliminado, servindo o microfilme

respectivo como forma de consulta.

Feitas estas considerações de caráter específico, iremos listar agora as

vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:

- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que

seu original);

- Economia de espaço, com a consequente redução do volume documental;

- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de

aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um período indeterminado de

existência, desde que respeitadas as regras de conservação e acondicionamento);

- Facilidade no acesso à informação: as dimensões reduzidas do

microfilme permitem manuseio, catalogação e indexação mais eficiente. Imagine-se

organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de microfilmes e

pense no que seria mais fácil ;

- Segurança na conservação do suporte: o tamanho reduzido do

microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurança, a

salvo de toda sorte de sinistros;

- Segurança na preservação do sigilo do documento: é simplesmente

impossível visualizar um microfilme sem o auxílio de equipamento próprio, dada a

redução da própria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informação

precisará retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e levá-lo até a

máquina própria, o que dificulta bastante o acesso não autorizado às informações;

Reforço que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada

instituição é que deve decidir pela pertinência ou não de realizar o procedimento em

seus documentos.

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Marilena Leite Paes é bastante enfática neste aspecto: a instituição não deve

se basear somente na análise de custos decorrentes da implementação do sistema

(por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem é sua desvantagem mais

apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens a que adoção dos

microfilmes pode trazer à mesma.

Se tais vantagens, no contexto da instituição, compensarem os custos de

implementação, maravilha. Se não, paciência .

Espero não estar cansando vocês com a estrutura da aula em degraus (cada

parágrafo apresenta a premissa do parágrafo seguinte). Embora percamos um

pouco de fluidez, ganhamos em questões . Sugestões são sempre bem vindas.

Pois bem, você já sabe por que microfilmar e para que serve a

microfilmagem. Aqui vai uma breve abordagem do como . A microfilmagem

compreende quatro etapas principais, a saber:

- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, não os grampos que

o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotações de

trabalho. Só o documento!

Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de grampos e clipes,

desamassar o papel, entre outras atividades mundanas, por assim dizer. Também

será nesta fase que definiremos o arranjo da documentação.

- Microfilmagem: é o processo de conversão do suporte em microfilme. As

especificações técnicas do procedimento fogem à exigência do edital. Entretanto,

tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem deverá levar

em consideração os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de

conservação do mesmo.

- Processamento: eu costumava ser fotógrafo nos fins de semana (é

verdade, só parei quando entrei aqui no ICMS-SP, por conta das disposições

estatutárias :D). Quando iniciei minhas atividades, a máquina digital já era

razoavelmente popular, mas os filmes ainda eram utilizados. A película do filme,

embora sensível a luz, precisa de um tratamento químico (revelação) para que a

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imagem nela gravada se torna visível. Mesma ideia aqui. O processamento do

microfilme permitirá que a imagem nele gravada se torne visível ao olho humano.

- Duplicação: Faremos duas cópias de cada documento. A microforma

original será acondicionada em local diferente, com finalidade de segurança. A

cópia, por outro lado, poderá ser acessada por quem quer que tenha interesse (e

autorização, nos casos de sigilo) nas informações ali constantes.

4.1 Sinalética

Até aqui estava tudo indo bem. Mas não falei ainda da Resolução 10 do

CONARQ. Pelo amor de Deus, não se desespere.

Primeiro passo:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/legisla/anexos_da_resoluo_n_10.pdf

Este link direcionará você à resolução. Estou apontando por curiosidade

apenas, e caso você tenha tempo de ler, poderá passar o olho por lá.

O que você deve memorizar: desenhos . Veja aqui:

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Estes “desenhos” são o que chamamos de “sinaléticas”. Consistem em

símbolos de significado padronizado. Quem vê estes desenhos sabe, de pronto, o

que eles significam, razão pela qual seu conhecimento é necessário em algumas

questões sobre microfilmagem.

Meu caro, aqui não tem segredo. Essa imagem saiu direto da resolução.

Você terá de aprender a fazer relações entre o desenho e o significado (Aliás, os

desenhos foram criados justamente para facilitar essa assimilação).

Por hoje é só.

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Aos exercícios agora. Forte abraço.

Questões Comentadas

1.CESPE –ABIN – 2010 Os originais de documentos públicos permanentes,

uma vez digitalizados ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante

autorização da direção do órgão.

Comentário: Muito bem, a microfilmagem de documentos possui validade

legal, tendo sido regulamentada através do Decreto 1.799/1996, que inclusive fez a

gentileza de definir o termo em questão:

"Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de

documentos dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em

diferentes graus de redução".

Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destruído, já que seu

correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.

O problema está nos documentos digitalizados.

A Lei 12.682/2012 ainda não existia naquela época. Assim, o problema em

2010 é que os documentos digitalizados não eram dotados do mesmo valor legal

que os originais, o que inviabilizava a destruição destes.

O original deveria continuar a ser guardado.

Atualmente, a resposta para esta questão continua a mesma, mas o seu

fundamento mudou.

Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:

Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que

digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o

disposto na legislação pertinente.

Os documentos digitalizados ainda não possuem o reconhecimento merecido

pelas leis de nosso país, havendo a necessidade de manter os originais em papel

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até o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou ainda pior, caso possuam valor

secundário quando esgotado seu valor primário (administrativo), devem ser

armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.

Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos destruir

documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale).

Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservação,

justamente para os casos de documentos permanentes. O documento será

microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histórico

(principalmente) do documento, seu original não pode ser eliminado.

Item Errado

CESPE -ANATEL – 2009 - Os documentos chegam, em determinado órgão

público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,

enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,

há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da

informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus

documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,

por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são

transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

2. CESPE - ANATEL – 2009 As mensagens e documentos resultantes de

transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de

processo.

Comentário: Questão anulada. Vejamos a justificativa da banca:

ITEM 65 (Alfa) /66 (Beta) /67 (Gama) – anulado. Diante da situação hipotética

apresentada, a redação do item permite mais de uma interpretação.

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E não vai mais longe que isso . Vamos desenvolver a ideia. Para constituir

uma peça de um processo, o documento precisa ser original (autêntico).

Quando o Sr. servidor público permite que nós apresentemos cópias para

serem juntadas a um processo, isso só é possível porque o nobre servidor (ou então

o cartório, dotado de fé pública) atesta que aquele documento confere com o

original.

Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticável

(que seja possível verificar que corresponde a outro documento original, ou que

possamos nos assegurar de sua origem), não há problema algum em que constitua

uma peça em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou à anulação

da questão.

Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situação hipotética quem gerou a

dupla interpretação. Documentos de fax podem sim, constituir peças de um

processo, mas os documentos de fax DA SITUAÇÃO HIPOTÉTICA, por padecerem

de um critério mínimo de organização (olha a zona que é aquele órgão público)

provavelmente não poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,

ninguém se ocupou de autenticá-los.

Questão Anulada

3. CESPE - ANATEL –2004 Digitalização pode ser definida como a

reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade,

permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel.

Comentário: A questão está correta, mas a curiosidade fica em saber de

onde o CESPE tirou este conceito (reforço que a banca não é criativa). Veja o que

diz o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística sobre o verbete:

"Processo de conversão de um documento para o formato digital por

meio de dispositivo apropriado, como um escâner”.

Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos públicos dos

estados, a definição dada pelo enunciado aparece com mais frequência.

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Em todo caso, ambas as definições de digitalização estão corretas, razão

pela qual eu sugiro a você se familiarizar com ambas.

Item Certo.

4. CESPE -ABIN –2010 Embora a microfilmagem constitua importante

tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a

cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

Comentário: Questão que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu

Decreto regulamentador 1.799/1996.

Pois bem, vamos desmascarar a questão, reproduzindo o artigo 1º, parágrafo

1º da Lei 5.433/1968:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. (grifo nosso)

Não precisa mais nada né?

Item Errado

5. CESPE - ABIN - 2010 Julgue o seguinte item, que trata de políticas,

planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.

A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro

local é vedada por lei.

Comentário: Mais uma questão que exige do aluno apenas o conhecimento

da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto ao artigo 1º, parágrafo 3º:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. [...]

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§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira através da qual o

documento poderá ser incinerado, é porque o procedimento é possível, não é

mesmo?

Item Errado.

6. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser

realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.

Comentário: Recomendação bastante sábia por parte da assertiva. Cuidado

com o significado do verbo "dever" aqui. Ninguém está obrigando a instituição a

utilizar o processo de microfilmagem, apenas se está apontando uma situação na

qual este método é recomendado, em contraposição a uma situação em que haja

um pequeno volume de documentos cujo prazo de guarda seja curto.

Pois bem, como o método de microfilmagem é muito caro, procura-se um

cenário onde o investimento possa ser "recuperado", através de ganhos de escala

(fazer um grande volume de coisas normalmente diminui o valor médio gasto para

se fazer cada coisa) ou da amortização (o investimento se paga ao longo de x anos,

e já que os microfilmes, segundo seus fabricantes, podem durar até meio milênio, o

custo diluído da operação se torna muito baixo).

Item Certo.

7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser

digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.

Comentário: Qualquer semelhança com uma certa prova da ABIN de 2010

não é mera coincidência.

O que mudou de lá para cá é o fundamento da questão.

Veja o que nos diz a Lei 12.682/2012:

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Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que

digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o

disposto na legislação pertinente.

Antes os documentos digitalizados não justificavam a destruição de seus

originais pois não tinham valor legal. Hoje, apesar do valor legal, existe vedação

expressa na Lei 12.682/2012 (nós estudaremos esta lei na época adequada).

Fora isto, sempre bom lembrar: não se destrói um documento do arquivo

permanente!!!!

Eles devem ser armazenados para todo o sempre.

Item Errado.

8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem é mais adequada para ser aplicada

em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na

recuperação dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda

curtos.

Comentário: Um excelente exemplo do que não fazer!

Os Conselheiros do TCU ficariam possuídos de ódio com tamanho

desrespeito com os recursos públicos .

Dado o alto custo do processo de microfilmagem, esta é recomendável para

grandes acervos e para documentos com um grande prazo de manutenção.

Fora isto, o dia que você pegar um microfilme em mãos, verá que precisa

levá-lo até uma máquina especial, que irá ampliar a imagem. Este equipamento

também é específico e de difícil manuseio, assim, mesmo que você consiga utilizá-

lo, o acesso será tudo, menos rápido.

Item Errado.

9. CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalização de documentos

é preservar o original do manuseio intenso.

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Comentário: Perfeito! Agora todos interessados terão acesso à informação

(posto que microfilmada) ao mesmo tempo em que deixarão de manusear o

documento físico (evitando seu desgaste).

Isto se chama microfilmagem de preservação é uma das grandes vantagens

do método.

Item Certo.

10. CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de

documentos, é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte

documental.

Comentário: Você já ouviu falar disto meu caro.

Vejamos o artigo 1º, parágrafo 1º da Lei 5.433/1968:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. (grifo nosso)

A informação foi reproduzida. O microfilme possui o mesmo valor legal do

original. Sabe o que você acabou de fazer? Mudar o suporte da informação, e de

uma forma que nosso ordenamento jurídico considera válida.

Item Certo

11. CESPE - ABIN - 2010 - Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são

fontes potenciais de falha para um meio de fita magnética.

Comentário: Você talvez queira falar mal seu professor agora. A melhor

maneira de aprender sobre os suportes é resolvendo questões, razão pela qual

sugiro que preste bastante atenção nas questões com este tema.

Fitas magnéticas (igualzinho àquele VHS da sua festa de aniversário ou

casamento de dez anos atrás) são compostas de três elementos: as partículas

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magnéticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se não estiver

operando adequadamente, implicaram em falhas na reprodução do conteúdo.

E o que raios são estas partes? A fita magnética é uma camada fina de filme

montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina é formada por um

pigmento magnético que fica suspenso em um aglutinante de polímero. Abstraindo

toda a parte química do negócio, o aglutinante é o responsável por manter as

partículas magnéticas unidas entre si e presas ao suporte da fita.

E a informação é gravada conforme o sinal magnético é emitido.

Item Certo.

12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel é sinal de que o

documento está em processo de deterioração.

Comentário: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz

enquanto fator de deterioração. É irônico, pois só podemos visualizar o que está

escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos é assim que o olho humano

trabalha) mas a exposição à luz provoca deterioração do papel.

Vencidas as questões de cunho filosófico, vamos à matéria: o amarelamento

do papel é um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel.

Você já deve ter visto publicações mais antigas na vida (bibliotecas

costumam estar assoberbadas de volumes com esta característica), e com certeza

notou que o papel, além de encontrar-se quebradiço, também apresenta coloração

levemente amarelada. Isto é sinal de que o suporte está em processo de

deterioração.

Item Certo

13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condições de armazenamento de

documentos em papel distinguem-se das de documentos fotográficos, como o

eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças de suporte, em

especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.

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Comentário: Você provavelmente sabia a resposta deste item

instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades físicas diferentes das

de outros suportes, demanda cuidados específicos para sua preservação.

Como vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetível a determinados

tipos de agentes químicos, físicos e biológicos de acordo com a sua própria

composição.

Com papéis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos

(normalmente de triacetato de celulose) não seria diferente.

Item Certo.

14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condição que pode danificá-

lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento, como grampos,

bailarinas e clipes.

Comentário: Pegadinha meu filho. Só sendo estudante de química para não

cair sem ter visto a aula. Como falamos lá na aula, a acidez do papel tem como

seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. Não nos

esqueçamos também da saliva que você usa para virar a página quando molha o

dedo.

A doutrina costuma relacionar a acidez do papel também ao processo de

fabricação e pela combinação de dióxido de enxofre existente no ar com outras

moléculas formando nosso querido ácido sulfúrico.

Os metais, por sua vez, são responsáveis por manchas no papel, decorrentes

do processo de oxidação de metais de transição (quando este processo ocorre com

o ferro, você costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo também é

verificado em outros metais).

São dois processos químicos diferentes: a acidez do papel está relacionada

ao baixo potencial de hidrogênio (PH) no material, enquanto a oxidação costuma

ocorrer quando íons de oxigênio acabam sendo incorporados pelas moléculas do

metal.

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E só pra constar, é tudo que eu vi em química no colegial quanto a este

assunto.

Item Errado.

15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da

restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas

de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.

Comentário: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula

Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de

gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e

flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o

documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar

uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca

definitivamente.



você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá

aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a

atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos

visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do

documento.

O enunciado embaralhou os dois processos de restauração, então, tome

cuidado. A definição da assertiva corresponde à técnica de restauração chamada de

“tecido”.

Item Errado.

16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na

elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas de preservação

digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.

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Comentário: Vamos lá caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.

Lembra-se daquela sua cópia do Windows 95 que você ainda tem na estante?

Aposto que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se você instalar naquele seu

computador cinza com HD de 2GB de espaço total, que, sejamos sinceros, esta

totalmente funcional. Esqueça o tablet meu filho .

Veja que, embora os suportes, formatos e padrões que utilizávamos em 1995

para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questão, as

informações que gerávamos e armazenávamos neles fossem invulneráveis ao

tempo (está tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes são

eternos.

Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no

tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme

afirmado pelo enunciado, e realmente há redução de custo, uma vez que podemos

integrar diversos sistemas através de uma única plataforma, mas os padrões

utilizados provavelmente não durarão para sempre, face à modernização

tecnológica.

Item Certo.

17. CESPE - PF - 2012 A organização de documentos, atividade cada vez

mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o

atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,

julgue o próximo item, referente à arquivologia.

O acondicionamento − que consiste na guarda dos documentos nos locais a

eles designados − e o armazenamento − que se refere à embalagem do documento

com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio − são procedimentos

fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo.

Comentário: Outra questão que inverte conceitos.

Você deveria ter memorizado? NÃO!

Você deve compreender e associar os conceitos com as palavras que melhor

definem os termos.

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Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a

fim de preservá-los.

Armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a

colocação do documento no arquivo.

Item Errado.

18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem

ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de

separá-los de acordo com o seu suporte.

Comentário: O armazenamento sem qualquer consideração a respeito da

conservação dos documentos é impensável.

Como já dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto não for

levado em consideração por ocasião da guarda dos documentos, provavelmente

colaborará para sua deterioração acelerada.

Item Errado.

19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas

horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.

Comentário: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,

servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrança do IPTU.

A gaveta horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a

necessidade de o enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os

envelopes de papel neutro ou poliéster evitam o contato da superfície do mapa com

o ambiente, colaborando para sua conservação.

Olha uma gaveta dessas:

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Como você pode notar, são gavetas bem amplas, não sendo necessário

enrolar o mapa para armazená-lo.

Item Certo.

20. CESGRANRIO –BNDES –2011Uma das medidas que se destaca como

sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de arquivos é:

a) restauração

b) higienização

c) laminação

d) laminação manual

e) encapsulação

Comentário: Variando um pouquinho de banca. Nós já vimos na aula que a

laminação, a laminação manual e a encapsulação são processos de restauração de

documento, logo, não podem ser considerados métodos de conservação preventiva.

A restauração é o conjunto de métodos que objetivam a estabilização ou

a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo

do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e

seu caráter histórico. Restauração é gênero do qual a laminação, a laminação

natural e a encapsulação são espécies.

Só nos restou a alternativa correta. A higienização é a simples limpeza do

documento do arquivo, caracterizando-se como procedimento de conservação

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preventiva (a limpeza, por si só, não é capaz de reverter quaisquer danos que o

documento tenha sofrido, apenas busca mantê-lo no atual estado em que e

encontra)

Letra b)

21. CESPE -ANATEL –2012 A conservação e a manutenção de documentos

de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memória da

instituição.

Comentário: Lembra-se dos valores primários e secundários dos arquivos?

Em primeiro lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de

fonte de informação para tomada de decisões. Ou seja, estão diretamente

relacionados às atividades da instituição que os produziu ou recebeu.

Logo, a conservação e a manutenção destes documentos possuem

justamente a mesma finalidade (manter a informação disponível): atender a um

critério funcional ou administrativo.

Em um momento seguinte, quando o documento adquirir valor secundário, a

conservação e manutenção servirão para resguardar a memória da instituição.

Item Errado.

22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulação é um método de restauração que

consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de

celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma prensa hidráulica, sob

pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC a 155 ºC.

Comentário: Explicação perfeita... Para o processo de laminação . A riqueza

de detalhes pode assustar um pouco, mas você não precisa ficar preocupado com

os índices de pressão aplicada ou a temperatura exata da prensa.

A encapsulação tem outro processo:

Encapsulação: O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a

fita adesiva para fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço

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entre o documento e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o

documento ficará solto dentro das duas lâminas.

Item Errado.

23. FCC – MPU - 2007 Dentre as técnicas de restauração, a reenfibragem é

a que

a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.

c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.

d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da

umidade e da ferrugem.

e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de

papel.

Comentário: E vamos nós de novo:

A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de

maneira a recompor a estrutura da folha.

Letra a)

24. CESPE - ANAC –2012 Silking é o método de combate a insetos mais

recomendado para a conservação e a preservação de documentos.

Comentário: A técnica de silking é muito semelhante à técnica de utilização

de tecido na restauração. Vejamos as duas.



você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá

aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a

atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos

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visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do

documento.

Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico:

crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas

a maldita pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento (de

novo). A matéria prima utilizada é de alto custo também.

Como você pode ver, a utilização da pasta de amido fornece nutrientes a

insetos e fungos, não sendo a melhor escolha para combater insetos.

Item Errado

25. CESPE - ANAC – 2012 Uma medida de conservação e de preservação

documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda

permanente em papel de pH neutro.

Comentário: Na verdade, a orientação serve tanto para documentos de

guarda permanente como quaisquer outros que tiverem de ser armazenados.

Vamos ver um pouco de química agora.

O tal pH é uma sigla que significa “potencial de hidrogênio”. Funciona como

uma escala de acidez, sendo que um pH de 0 representa um ambiente com maior

acidez possível, e o pH 14 o ambiente com menos acidez possível (básico ou

alcalino). O nível 7 é o nosso pH neutro, por acaso, o mesmo nível de acidez da

água.

Agora que você sabe o básico (o resto da aula de química seria muito longa),

saiba que o papel neutro se degrada mais devagar, sendo ideal para conservação

da informação fixada no suporte.

Item Certo;

26 CESPE –MPU – 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve

ser realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro, método diferente do

utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes

confeccionados em papel de pH básico ou polietileno.

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Comentário: Meu caro, esta questão é um pouco cruel. Cada doutrinador,

profissional que trabalha com fotografia ou arquivista tem um método diferente de

armazenar fotografias e negativos, de maneira que só perguntando pro tio que fez a

questão para saber no que ele estava pensando.

Em todo caso, parece ser consenso entre todos eles que as fotografias e

negativos devem ser acondicionadas em papel neutro, sempre, não se fazendo uso

de papel básico (ou alcalino).

Item Errado.

27 - CESPE –MPU – 2013 O método de laminação é o que mais se aproxima

do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do

papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos

e pragas.

Comentário: Vamos nós de novo.

Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo .

O jeito fácil de entender a laminação é pensar no processo de plastificação

de documento. Nos bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda

é plastificado), pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plástico.

Utilizamos uma máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as

bordas, “prendendo o documento” no meio do plástico.

Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:

O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do

outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será

colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.

O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir

ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.

Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam

asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficará

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imune à ação de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu

volume ficará reduzido.

A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio

processo é de rápida execução. Por todos estes motivos, a laminação é tida como o

processo de restauração mais próximo do ideal, do jeito que nos afirmou o

enunciado.

Item Certo.

28. CESPE– TCU -2014 Um modo eficiente de conservação de documentos

de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná-los em embalagens de papel

de pH neutro.

Comentário: Mais uma recomendação de caráter geral que costuma ser

adotada pelo CESPE nas provas mais recentes: o material que acondiciona os

documentos em papel deve ser feito de material neutro, para evitar tanto a

acidificação do papel, como sua alcalinização.

Item Certo

29. CESPE– FUB - 2014 O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,

dessa forma, deve ser combatido nos depósitos de arquivo.

Comentário: Falta de umidade também é um problema de umidade . O papel

é um material higroscópico, e assim, a concentração de água em suas fibras tentará

se equilibrar com a concentração de umidade encontrada no ar.

Um ar seco levará o papel a também perder umidade, enfraquecendo suas

fibras. Por esta razão, o ar seco também é um problema a ser superado nos

depósitos de arquivo.

Item Certo

30. CESPE– FUB - 2014 A umidade fragiliza a conservação dos documentos

de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos

a esses documentos.

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Comentário: Agora temos os problemas decorrentes do excesso de

umidade. O papel é capaz também de absorver água e, juntando isto com as fibras

de celulose que o compõem, teremos um verdadeiro paraíso para mofos e outros

microrganismos.

Item Certo.

31. CESPE– FUB - 2014 A oscilação da temperatura cria condições ideais

para a conservação dos documentos de arquivo.

Comentário: Só se você estiver a fim de destruí-los vagarosamente

(monstro!). A oscilação de temperatura fará com que as fibras de papel se contraiam

e expandam um grande número de vezes, até que fiquem completamente

destruídas.

Não é isto que queremos.

Item Errado.

32. CESPE– FUB - 2014 As condições de conservação dos documentos de

arquivo não se alteram com a presença de gases e de poeira nos depósitos.

Comentário: Mentira! A questão está se referindo à poluição dos grandes

centros, onde temos uma grande concentração de gases poluentes unida a um sem

número de partículas sólidas igualmente indesejáveis.

Gases como o enxofre (um dos subprodutos da queima de alguns

combustíveis) pode colaborar para o amarelamento do papel e a poeira acumulada

pode começar a raspar a tinta do papel.

Item Errado.

33. CESPE– FUB - 2014 O uso de água para limpar o ambiente deve ser

evitado, pois a água, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.

Comentário: O tio entende as boas intenções do pessoal que tentava manter

o arquivo limpo, mas faça as contas: um balde de água jogado no chão acrescenta

mais água a este ambiente.

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Ao secar, esta água formará o vapor d'água, que passará a fazer parte do ar

do local onde os arquivos são armazenados. Isto, por sua vez, fará com que os

documentos em papel absorvam a água excedente do ar, pois tentarão manter a

concentração de água em suas fibras igual à existente naquele ambiente.

Assim, mesmo a água limpa deve ser evitada.

Item Certo

34. CESPE– FUB - 2014 O aspirador de pó não deve ser utilizado na

higienização do ambiente.

Comentário: O aspirador de pó é perfeito para higienização dos ambientes

onde o arquivo é mantido. Permite a retirada de poeira e outros detritos do local sem

a utilização de água.

Ele deve ser utilizado, sempre que possível e substitui com grande eficiência

a água que normalmente é utilizada para limpeza de outros locais.

Item Errado.

Questões Propostas

1.CESPE –ABIN – 2010 Os originais de documentos públicos permanentes,

uma vez digitalizados ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante

autorização da direção do órgão.

CESPE -ANATEL – 2009 - Os documentos chegam, em determinado órgão

público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida,

enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,

há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da

informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus

documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois,

por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são

transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

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Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do

setor público.

2. CESPE - ANATEL – 2009 As mensagens e documentos resultantes de

transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de

processo. [ANULADA]

3. CESPE - ANATEL –2004Digitalização pode ser definida como a

reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade,

permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel.

4. CESPE -ABIN –2010 Embora a microfilmagem constitua importante

tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a

cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

5. CESPE - ABIN - 2010 A incineração dos documentos microfilmados ou

sua transferência para outro local é vedada por lei.

6. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser

realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.

7. CESPE - TCU - 2014 Os documentos do arquivo permanente devem ser

digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.

8. CESPE - TCU - 2014 A microfilmagem é mais adequada para ser aplicada

em conjuntos documentais muito acessados que exigem muita rapidez na

recuperação dos documentos e em conjuntos documentais com prazos de guarda

curtos.

9. CESPE - TCU - 2014 Uma das vantagens da digitalização de documentos

é preservar o original do manuseio intenso.

10. CESPE - MTE - 2014 A microfilmagem, que garante a autenticidade de

documentos, é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte

documental.

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11. CESPE - ABIN - 2010 - Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são

fontes potenciais de falha para um meio de fita magnética.

12. CESPE - TRE RJ - 2012 O amarelecimento do papel é sinal de que o

documento está em processo de deterioração.

13. CESPE - TRE RJ - 2012 As condições de armazenamento de

documentos em papel distinguem-se das de documentos fotográficos, como o

eslaide, o negativo e o papel fotográfico dadas as diferenças de suporte, em

especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.

14. CESPE - TRE RJ - 2012 A acidez do papel, condição que pode danificá-

lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento, como grampos,

bailarinas e clipes.

15. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da

restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas

de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.

16. CESPE - ABIN - 2010 Definir e utilizar formatos padronizados na

elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas de preservação

digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.

17. CESPE - PF - 2012 O acondicionamento − que consiste na guarda dos

documentos nos locais a eles designados − e o armazenamento − que se refere à

embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio − são

procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de

arquivo.

18. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem

ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de

separá-los de acordo com o seu suporte.

19. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas

horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.

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20. CESGRANRIO –BNDES –2011Uma das medidas que se destaca como

sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de arquivos é:

a) restauração

b) higienização

c) laminação

d) laminação manual

e) encapsulação

21. CESPE -ANATEL –2012 A conservação e a manutenção de documentos

de arquivo ocorrem, em um primeiro momento, para resguardar a memória da

instituição.

22. CESPE - ABIN - 2010 A encapsulação é um método de restauração que

consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de

celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma prensa hidráulica, sob

pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC a 155 ºC.

23. FCC – MPU - 2007 Dentre as técnicas de restauração, a reenfibragem é

a que

a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.

b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.

c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.

d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da

umidade e da ferrugem.

e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de

papel.

24. CESPE - ANAC –2012 Silking é o método de combate a insetos mais

recomendado para a conservação e a preservação de documentos.

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25. CESPE - ANAC – 2012 Uma medida de conservação e de preservação

documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda

permanente em papel de pH neutro.

26 CESPE –MPU – 2013 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve

ser realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro, método diferente do

utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes

confeccionados em papel de pH básico ou polietileno.

27 - CESPE –MPU – 2013 O método de laminação é o que mais se aproxima

do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do

papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos

e pragas.

28. CESPE– TCU -2014 Um modo eficiente de conservação de documentos

de arquivo em suporte papel consiste em acondicioná-los em embalagens de papel

de pH neutro.

29. CESPE– FUB - 2014 O ar seco promove o enfraquecimento do papel e,

dessa forma, deve ser combatido nos depósitos de arquivo.

30. CESPE– FUB - 2014 A umidade fragiliza a conservação dos documentos

de arquivo, pois propicia o desenvolvimento de mofo e de microrganismos danosos

a esses documentos.

31. CESPE– FUB - 2014 A oscilação da temperatura cria condições ideais

para a conservação dos documentos de arquivo.

32. CESPE– FUB - 2014 As condições de conservação dos documentos de

arquivo não se alteram com a presença de gases e de poeira nos depósitos.

33. CESPE– FUB - 2014 O uso de água para limpar o ambiente deve ser

evitado, pois a água, ao secar, eleva a umidade relativa do ar.

34. CESPE– FUB - 2014 O aspirador de pó não deve ser utilizado na

higienização do ambiente.

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Gabarito:

1 E 11 C 21 E 31 E

2 Anulada 12 C 22 E 32 E

3 C 13 C 23 A 33 C

4 E 14 E 24 E 34 E

5 E 15 E 25 C

6 C 16 C 26 E

7 E 17 E 27 C

8 E 18 E 28 C

9 C 19 C 29 C

10 C 20 B 30 C

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