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Assistente & Auxiliar Administrativo

Por Jhonny Lopes – www.caminhosdoemprego.com

Assistente &

Auxiliar administrativo

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Assistente & Auxiliar

Administrativo

www.caminhosdoemprego.com

2 Direitos Autorais

1 Assistente Administrativo

Auxiliar & Assistente Administrativo


Feliz é o homem que acha sabedoria, e o homem que adquire entendimento; Provérbios 3.13.


Introdução:

Com a expansão do mercado de trabalho as profissões sofrem

mudanças a cada dia, tais mudanças não são acompanhadas por

todos os setores ao mesmo tempo, em um país do “Jeitinho”

como o Brasil muitas empresas preferem manter uma secretária,

por exemplo, registrado como assistente ou assessora, a fim de

pagar menos impostos. Outro exemplo é a profissão de

Assistente Administrativo que é comumente confundida com a

do Auxiliar administrativo e vice-versa. Todavia tem diferença

de Auxiliar para Assistente Administrativo. Ao final deste Livro,

você estará apto a diferenciar essas duas profissões, bem como

ampliar seu campo de visão quanto às atribuições, rotinas diárias,

perfil esperado, documentação, cartas comerciais, estrutura

organizacional das empresas, legislação entre outros.

Boa Leitura!

Jhonny Lopes!



Sumário:

Conteúdo

INTRODUÇÃO: ..................................................................... 3

ENTENDENDO AS DIFERENÇAS ........................................................ 9

O QUE FAZ UM AUXILIAR/ASSISTENTE

ADMINISTRATIVO? ........................................................... 12

FUNÇÕES DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ............................. 13

CONHECIMENTOS BÁSICOS NECESSÁRIOS .................. 13

1 - CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E ARQUIVO . 14

2 - ATENDIMENTO E DOCUMENTAÇÃO ..................... 14

3 - ROTINAS DE CONTABILIDADE BÁSICA ................ 14

4 - INFORMÁTICA NA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA

........................................................................................................ 14

5 - RECEPÇÃO PRESENCIAL E TELEFÔNICA ........... 15

VAMOS RECAPTULAR! ..................................................... 15

EMPRESA ............................................................................. 18

CLASIFICAÇÃO DAS EMPRESAS ..................................... 18

FIRMA INIVIDUAL: .................................................................... 18

SOCIEDADE: ................................................................................. 18

SOCIEDADE POR COTAS DE RESPONSABILIDADE ... 18

SOCIEDADE ANÔNIMA (S.A) ................................................. 19


MICROEMPRESA ......................................................................... 20

EMPRESAS DE PEQUENO PORTE ....................................... 20

MÉDIAS EMPRESAS ................................................................... 20

GRANDES EMPRESAS ............................................................... 21

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS EMPRESAS .... 22

CONCEITO ........................................................................................ 22

DESCRIÇÃO DE CARGOS .................................................................. 23

Os fatores que devem ser levados em conta na redação das descrições dos

cargos são os seguintes: ...................................................................... 24

Critérios recomendados para o preparo de uma descrição de cargos: ..... 25

EXEMPLOS DE DESCRIÇÃO DE CARGOS ........................................ 26

Do setor primário: Mineiro ............................................................... 26

RELAÇÕES FUNCIONAIS: RECEBE ORDENS DO MESTRE E NÃO

TÊM SUBORDINADOS. ...................................................................... 27

Do setor secundário: Técnico em Eletrônica ....................................... 27

DO SETOR TERCIÁRIO: CAIXA DE BANCO .................................... 30

ADMINISTRAÇÃO – O QUE O AUXILIAR

ADMINISTRATIVO PRECISA SABER? ............................ 31

ORGANOGRAMA: ............................................................................. 31

ADMINISTRAR ................................................................... 32

ORGANIZAÇÃO POR FUNÇÕES (TIPOS DE

ESTRUTURAS) .................................................................... 33

ESTRUTURA LINEAR ........................................................................ 34

ESTRUTURA FUNCIONAL ................................................................ 36

ARQUIVO ............................................................................. 41



TIPOS DE ARQUIVO .......................................................... 41

SISTEMA DE ARQUIVOS .................................................. 42

SISTEMA TRIBUTÁRIO NACIONAL - NOÇÕES

BÁSICAS ............................................................................... 43

NÍVEL FEDERAL ......................................................................... 43

NÍVEL ESTADUAL ............................................................................ 44

NÍVEL MUNICIPAL ........................................................................... 45

LEGISLAÇÃO EMPRESARIAL - NOÇÕES BÁSICAS ..... 46

TITULOS DE CRÉDITO ............................................................. 46

LETRA DE CÂMBIO .......................................................................... 46

NOTA PROMISSÓRIA ........................................................................ 46

CHEQUE ............................................................................................ 47

DUPLICATA ....................................................................................... 48

FINANCEIRO E FATURAMENTO MOVIMENTO E

FATURAMENTO ................................................................ 49

MOVIMENTO DE CAIXA ......................................................... 49

DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA ..................... 53

PARA ENTENDERMOS MELHOR .................................... 54

FLUXO HISTORICO: ............................................................... 55

FLUXO PROJETADO .............................................................. 55

CONTROLE FINANCEIRO E BANCARIO ..................... 55

TIPOS DE MOVIMENTAÇÃO .......................................... 56

CONTA CORRENTE ................................................................... 56

APLICAÇÕES ................................................................................ 56


POUPANÇA ................................................................................... 57

CHEQUE ......................................................................................... 57

DOCUMENTOS COMERCIAIS ......................................... 58

ATA ................................................................................................... 59

ATESTADO .................................................................................... 60

AVISO .............................................................................................. 60

CARTA COMERCIAL .................................................................. 61

SUGESTÕES PARA INÍCIOS E FECHOS DE CARTAS .... 62

CARTA OFICIAL .......................................................................... 63

CIRCULAR ...................................................................................... 63

COMUNICAÇÃO (COMUNICADO) ....................................... 64

CONTRATO ................................................................................... 64

DECLARAÇÃO ............................................................................. 65

EDITAL ........................................................................................... 65

EXPOSIÇÃO-DE-MOTIVOS .................................................... 65

MEMORANDO ............................................................................. 66

ORDEM-DE-SERVIÇO ............................................................... 66

PROCURAÇÃO ............................................................................. 67

BILHETE ......................................................................................... 68

LETRA DE CÂMBIO.................................................................... 68

NOTA PROMISSÓRIA ................................................................ 69

CONVOCAÇÃO ............................................................................ 70

ESTATUTO .................................................................................... 70

RECIBO ........................................................................................... 71

REGULAMENTO ......................................................................... 71

TELEGRAMA ................................................................................ 72

PERFIL ESPERADO DO AUXILIAR / ASSISTENTE

ADMINISTRATIVO ............................................................ 75



PONTOS DE SUCESSO ....................................................................... 76

COMUNICAÇÃO: ............................................................................... 78

VOZ .................................................................................................... 79

POSTURA ........................................................................................... 79

OLHAR ............................................................................................... 79

APARÊNCIA ....................................................................................... 80

OPORTUNIDADES ............................................................................ 80

CLAREZA ........................................................................................... 80

ESTUDO ............................................................................................. 81

BOM SENSO ...................................................................................... 81

RELACIONAMENTO ......................................................................... 81

CONSTRUA SEU MARKETING PESSOAL ...................... 83

O QUE É MARKETING PESSOAL? ................................................... 83

O QUE NÃO É MARKETING PESSOAL? .......................................... 83

BOAS PRÁTICAS DE MARKETING PESSOAL ................................... 84

DICAS PARA OBTER UM BOM MARKETING PESSOAL. .................. 85

4 PASSOS PARA UM CURRÍCULO EFICIENTE ............. 87

1 - O QUE COLOCAR NO OBJETIVO? .............................................. 87

2 - ERROS COMUNS .......................................................................... 87

3 - QUE MODELO EU DEVO UTILIZAR? ......................................... 88

4 - EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL .................................................... 88

EXCEL – DICAS PRÁTICAS ............................................... 90

CÁLCULO COM DATAS HORAS E VALORES ................ 92

CALCULANDO A IDADE DOS FUNCIONÁRIOS: ....... 103

OUTRO EXEMPLO DA FÓRMULA DATADIF: ............ 105


BIBLIOGRAFIA .................................................................. 110

Assistente & Auxiliar Administrativo

9

Entendendo as diferenças

As principais ocupações do Assistente e Auxiliar Administrativo

Código 4110-10 contemplam as seguintes áreas administração em

geral, recursos humanos, finanças e logística: tratar documentos

(receber, triar, conferir, classificar, distribuir, controlar e arquivar);

preparar relatórios, formulários e planilhas (pesquisar e coletar

informações, digitar textos e planilhas, redigir e efetuar cálculos);

acompanhar processos administrativos (verificar prazos, localizar e

controlar processos, atualizar cadastros); atender fornecedores e

clientes na empresa; executar rotinas na área de recursos humanos;

prestar apoio logístico (levantar necessidades, realizar pesquisa de

mercado, receber, conferir, distribuir e controlar requisições e

materiais); comunicar-se oralmente e por escrito (redigir cartas,

ofícios e memorandos); utilizar recursos tecnológicos

(computador, internet, telefone, fax, copiadora e calculadora) etc.

— Caro (a) leitor (a) O que os diferenciam é a posição

Hierárquica, a formação, tempo de experiência, salário, nível

de responsabilidade e outros fatores que estudaremos no decorrer

deste livro.


10

Vejamos:

Administrador (Coordenador) CBO: 2521-05 Média Salarial: R$

7.477,00;

Assistente Técnico Administrativo CBO: 4110-10 Média

Salarial R$ 4.506,00;

Assistente Administrativo CBO: 4110-10. Média Salarial R$

1.883,00;

Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05 Média Salarial R$

1.300,00.

Notamos a primeira diferença vem na CBO

(Classificação Brasileira de ocupações).

Assistente Administrativo CBO: 4110-10.

Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05

A segunda diferença está na média salarial.

Assistente Administrativo R$ 1.883,00.

Auxiliar Administrativo R$ 1.300,00.

— O que pude perceber em minhas pesquisas é que

geralmente o Assistente Administrativo está em uma

posição Hierárquica mais acima do que o Auxiliar

Administrativo.

O Assistente Administrativo executa e é responsável pelo

serviço e pode cumpri-lo sozinho, assistindo alguém superior e ou

tendo a ajuda de um auxiliar administrativo. Por fim a

categoria de “auxiliares” foi extinta nos órgãos públicos e suas funções são

realizadas pelos assistentes administrativos. Já no caso da área privada, a


11

categoria de “auxiliares e ajudantes” parece estar em processo de extinção e

suas funções sendo incorporadas pelos assistentes ou pelos estagiários.

IMPORTANTE: A média salarial nacional de acordo com o site:

www.curriculum.com.br Outubro de 2013 é:

Assistente Administrativo R$ 1.164,96 o Maior Salário pode

chegar até R$2.500,00

Auxiliar Administrativo R$ 868,74 o Maior Salário pode

chegar até R$ 1.900,00.

Gravamos um vídeo explicativo de como consultar a média salarial

sempre que precisar, explicando a metodologia utilizada na

obtenção da média salarial pela empresa citada acima, e algumas

observações importantes, que você poderá conferir na integra

clicando no link abaixo caso esteja lendo esse material em uma

versão digital.

http://bit.ly/1c9X2Sy

Ou digitando a seguinte URL em seu navegador de internet caso

esteja lendo a versão impressa - http://bit.ly/1c9X2Sy

http://www.curriculum.com.br/

http://bit.ly/1c9X2Sy


12

A partir deste ponto do livro o que for redigido servirá tanto para

Auxiliar quanto para Assistente, uma vez que até este ponto

pode concluir-se que as diferenças são pequenas, todavia embora

sendo pequenas as diferenças em alguns quesitos eu chamo sua

atenção para o quesito salário, se você possui ensino médio

completo, um curso de qualificação profissional de no mínimo 200

horas/aulas na área e possui entre um a dois anos de Experiência,

você possui todas as características de um Assistente

Administrativo, e poderá muito bem ocupar tal posição com um

salário muito maior do que o do Auxiliar. Pense nisso!

O que faz um auxiliar/assistente administrativo?

A profissão de auxiliar / assistente administrativo é focada em

realizar atividades fundamentais em empresas públicas e privadas.

— Lembre-se que a categoria de “auxiliares” foi extinta nos órgãos públicos e

suas funções são realizadas pelos assistentes

administrativos.


13

Executar as atividades de apoio administrativo no âmbito das

diversas áreas presentes nos segmentos econômicos e sociais,

envolvendo o atendimento das necessidades de informações para

que o empreendimento alcance o resultado.

Funções do Assistente Administrativo

O assistente administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que necessite de uma pessoa que tenha a capacidade suficiente para executar procedimentos operacionais relacionados às atividades administrativas de sua área de atuação:

1. Organizar, conferir, abrir e controlar processos e documentos em geral, acompanhando seu trâmite interno e externo;

2. Realizar levantamento, suprir a área de material de consumo e controle de material de expediente da área de atuação;

3. Realizar atendimento ao público direto e/ou indireto, recepcionar chamadas telefônicas relacionadas à área de atuação;

4. Operar equipamentos [fax, computador, xerox, etc]; 5. Solicitar manutenção [preventiva e corretiva] de

equipamentos.

CONHECIMENTOS BÁSICOS NECESSÁRIOS


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1 - CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E ARQUIVO

1.1 Estrutura organizacional da empresa: conceitos básicos 1.2 Elaboração de documentação administrativa 1.3 Correspondência comercial em língua portuguesa e inglesa e respectivo circuito 1.4 Técnicas de arquivo

2 - ATENDIMENTO E DOCUMENTAÇÃO

2.1 Comunicação 2.2 Direitos e deveres dos sujeitos do contrato de trabalho 2.3 Aplicações do direito comercial e do direito fiscal 2.4 Cálculo comercial 2.5 Documentação comercial e administrativa

3 - ROTINAS DE CONTABILIDADE BÁSICA

3.1 Contabilidade: patrimônio, inventário e balanço 3.2 Estudo geral da conta, escrituração comercial e lançamentos 3.3 Contas principais do plano oficial de contabilidade (poc) e a rotina contábil mensal

4 - INFORMÁTICA NA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA

4.1 Ambiente de escritório eletrônico 4.2 Utilização de aplicação informática na atividade administrativa 4.3 Aplicações integradas das práticas administrativas


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5 - RECEPÇÃO PRESENCIAL E TELEFÔNICA

5.1 Atendimento presencial e encaminhamento 5.2 Comunicação telefônica 5.3 Utilização de meios informáticos na gestão da comunicação entre as empresas

— Se você leu até aqui isso mostra que você está

gostando do conteúdo! Então relaxe! Respire!

VAMOS RECAPTULAR!

Auxiliar e Assistente Administrativo fazem parte da categoria

4110, Ambos executam as mesmas funções, os requisitos são:

Ensino médio completo, curso profissionalizante de até 200

horas/aula ente um a dois anos de experiência, a categoria de

“auxiliares” foi extinta nos órgãos públicos e suas funções são realizadas pelos

assistentes administrativos.

ATUALIZAÇÃO: De acordo com o site:

www.curriculum.com.br Outubro de 2013 a Média salarial é de:

http://www.curriculum.com.br/


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Assistente Administrativo R$ 1.164,96 o Maior Salário pode

chegar até R$2.500,00

Auxiliar Administrativo R$ 868,74 o Maior Salário pode

chegar até R$ 1.900,00.

Os conhecimentos necessários abrangem as seguintes áreas:

1. CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E ARQUIVO 2. ATENDIMENTO E DOCUMENTAÇÃO 3. ROTINAS DE CONTABILIDADE BÁSICA 4. INFORMÁTICA NA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA 5. RECEPÇÃO PRESENCIAL E TELEFÔNICA

— O meu objetivo inicial com este Livro era justamente mostrar

que há diferenças entre Auxiliar e Assistente Administrativo, e

também obter feedback com os leitores e a partir daí poder lançar

uma obra completa sobre o assunto.

No entanto, com apenas alguns feedbacks iniciais pude perceber

que a necessidade maior dos leitores é a profissionalização, a

qualificação rápida, as questões práticas do dia a dia, algo prático,

que resolva seus problemas imediatos, algo que seja claro e

objetivo. Por outro lado seria praticamente impossível realizar um livro

“completo” em um mercado cada vez mais dinâmico e versátil.


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Partindo deste pressuposto resolvi imediatamente enxugar minhas

percepções nestas primeiras páginas, e a partir deste ponto,

trataremos das questões práticas.

Quero fazer um agradecimento a todos os que compraram o livro

em sua fase inicial, vou enviar uma cópia deste a todos, quero

assim fazer um agradecimento especial a Francyelle Brandina da

Silva – Instrutora de Gestão e Aprendizagem, que através do

seu feedback contribuiu para a evolução deste trabalho.


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EMPRESA

A Empresa é um organismo econômico que através do qual são reunidos os recursos humanos, a matéria prima, os equipamentos e o capital, com a intenção de desenvolver uma determinada atividade econômica para o fornecimento tanto de BENS e SERVIÇOS sempre objetivando o LUCRO.

CLASIFICAÇÃO DAS EMPRESAS

FIRMA INIVIDUAL:

São aquelas que pertencem a um único proprietário, ou seja, uma pessoa apenas, este tem responsabilidade limitada sobre os atos praticados na empresa, ou seja, a mesma responde sozinha por todos os atos da entidade.

SOCIEDADE:

São empresas que pertencem a mais de um proprietário, estes chamados de SOCIOS, os mesmos têm responsabilidade limitada perante aos compromissos assumidos pela empresa, ou seja, todos os sócios têm responsabilidade por os atos praticados na empresa. Existem dois tipos de sociedade: Sociedade Anônima S.A e Sociedades de Responsabilidade Limitada LTDA.

SOCIEDADE POR COTAS DE RESPONSABILIDADE

LIMITADA (LTDA)


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É o tipo de sociedade mais encontrada, neste tipo de empresa a responsabilidade dos sócios e limitada para com os compromissos que a empresa assume que podem ser obrigações, os direitos e deveres, conforme apontado em seu contrato social, ou seja, cada um responde conforme o seu percentual que possui na sociedade, veja agora algumas características destes tipos de sociedade:

O nome da empresa deve ser sempre acompanhado da expressão LTDA que se origina da palavra LimiTaDA.

Os sócios têm sua responsabilidade limitada, porém são solidários quando algum dos sócios não tiver integralizado.

Todo o ano e refeito o contrato social a fim de registrar o aumento no capital social da empresa, ou seja, aquilo que foi adquirido (moveis veículos etc.).

SOCIEDADE ANÔNIMA (S.A)

E o tipo de sociedade existente em grandes empresas onde o capital social da empresa e divido em inúmeras parcelas denominadas ações as quais são comercializadas em bolsas de valores, ou seja, pessoas normais compram ações da empresa com o objetivo de ter um rendimento e um crescimento sobre o valor investido veja agora algumas características de uma sociedade anônima.

Seu capital e dividido inúmeras parcelas denominadas ações

O numero de seus sócios devera ser maior a dois, caso contrario será considerada uma sociedade limitada.

Seu nome e procedido da sigla S A que significa Sociedade Anônima


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As ações podem ser distribuídas entre os seus sócios, ou vão para leilões ou pregões nas bolsas de valores

O sócio majoritário possui 50 % mais 1 ação este ao contrario do restante tem responsabilidade limita sobre os compromissos da empresa. Isto não quer dizer que o restante não tenha responsabilidade apenas eles não vão ganhar em cima de seus investimentos em caso de falência da empresa. Afinal de contas ninguém vai querer comprar ações de uma empresa falida.

MICROEMPRESA

A microempresa e determinada pelo seu faturamento, ou seja, através de seu faturamento e possível observar se está tratando de uma microempresa ou não. Hoje e considerada micro empresa a empresa que tenha gerado durante o ano todo, uma receita bruta de ate R$ 1.200,000 mil reais, este limite de faturamento e importante, pois através deste saberá qual será a carga tributaria da empresa.

EMPRESAS DE PEQUENO PORTE

São consideradas empresas de pequeno porte aquela a qual sua receita bruta ultrapasse o valor de R$ 1.200 000,00 (um milhão e duzentos reais) podendo chegar ate R$ 10.500.000,00 (dez milhões e quinhentos mil reais).

MÉDIAS EMPRESAS


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Receita operacional bruta anual ou anualizada superior a R$ 10.500 mil (dez milhões e quinhentos mil reais) e inferior ou igual a R$ 60 milhões (sessenta milhões de reais).

GRANDES EMPRESAS

Receita operacional bruta anual ou anualizada superior a R$ 60 milhões (sessenta milhões de reais).

(Dados obtidos no banco BNDS). PESSOA JURÍDICA É a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas como, por exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas, sociedades simples, associações etc.). Vale dizer ainda que as empresas individuais, para os efeitos do imposto de renda, são equiparadas às pessoas jurídicas. Pessoas jurídicas possuem o CNPJ (cadastro nacional de pessoas jurídicas). PESSOA FÍSICA Pessoa física é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde o nascimento até a morte. A personalidade civil da pessoa começa do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade econômica, a pessoa física pode atuar como autônomo ou como sócio de empresa ou sociedade simples, conforme o caso. Pessoa Física Possui CPF (Cadastro de Pessoas Físicas). Uma atualização das leis para as micros e pequenas empresas, o novo estatuto 2011 você confere no link: http://migre.me/6fwuz Caso o link acima não funcione acesse: http://jus.com.br/

http://migre.me/6fwuz


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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS EMPRESAS

Conceito

A organização nada mais é do que a própria divisão do trabalho. Este fato nos leva a admitir a existência de autoridade; deveres e obrigações de diretores, chefes, encarregados, funcionários ou empregados. É o que se conhece sob a denominação de hierarquia. A hierarquia é a classificação dos cargos pela ordem de subordinação, ou, é a escala de autoridade existente no grupo. A hierarquia vai desde a mais alta autoridade da empresa até o último subordinado. Esta linha hierárquica, de autoridade (de cima para baixo) e de responsabilidade (de baixo para cima), que vai desde o diretor da empresa até o último empregado, e vice-versa, é o que se chama tipo de organização ou tipo de estrutura. A estrutura é o arranjo dos elementos que constituem uma organização. É um conjunto integrado de elementos suportes que formam as demais partes componentes de um organismo, sendo representado, em organização, pelo conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e a via hierárquica existente, assim como as vinculações que devem ser representadas através do organograma. A estrutura de uma empresa não se restringe apenas às diversas unidades (departamentos, divisões, seções etc.) que a compõem, mas também aos funcionários e às relações existentes entre superiores e subordinados. Estrutura é a disposição dos órgãos de uma entidade de acordo com as condições de finalidade, de lugar e de atualidade. Organograma é a representação gráfica da escala de posições ou de funções de uma entidade qualquer.


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Para chegar à estrutura e ao organograma de uma entidade, deve-se antes realizar a análise de cargos dessa mesma entidade com a descrição das atividades de cada uma das funções nela existentes.

Descrição de cargos

Basicamente, uma descrição de cargos é uma relação organizada das tarefas ou deveres atribuídos a um indivíduo que exigem, em maior ou menor escala, determinados conhecimentos ou aptidões, bem como das responsabilidades que o mesmo assume em decorrência da ocupação do cargo descrito. Além disso, uma descrição de cargo corretamente redigida leva em conta a categoria ou nível hierárquico da função, a finalidade para a qual foi criada ou as metas do setor a que pertence, o qual, por sua vez, é uma parcela que trabalha no sentido de contribuir para que toda a organização de que faz parte atinja não só os seus objetivos básicos, mas também os resultados previstos para a empresa. Outro aspecto fundamental da descrição de cargos é que deve relacionar tarefas e responsabilidades que sejam possíveis de ser realizadas pelo homem mediano com a necessária experiência, e não aquelas que só podem ser realizadas por aqueles que possuem virtudes e experiências excepcionais. A descrição de cargos deve, ainda, ser considerada parte integrante do organograma, pois indica mais pormenorizadamente relações funcionais do ocupante do cargo, ou seja, a quem é subordinado ou presta contas e, quando a função tem algum grau da autoridade, que auxiliares supervisiona. Independentemente de sua utilidade mais óbvia de definir o papel de um indivíduo como componente de uma organização, a fim de que possa orientar produtivamente seus esforços, a descrição de

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cargos tem outras finalidades importantes, pois serve também para:

Determinar os requisitos mínimos que o candidato a um cargo precisa ter para cumprir satisfatoriamente suas obrigações.

Estabelecer os padrões de desempenho das tarefas descritas para verificação da eficiência funcional do homem.

Avaliar os esforços, os conhecimentos, as aptidões e os demais detalhes pertinentes exigidos de determinado componente da organização, para cálculo da remuneração a que deve fazer jus.

Verificar as afinidades entre diversos cargos para efeito de classificação e enquadramento em faixas salariais.

Redigir corretamente os anúncios que facilitarão o recrutamento de candidatos certos. Com esse procedimento, evita-se a perda de tempo com grande número de pretendentes às vagas oferecidas sem a menor qualificação exigida.

Os fatores que devem ser levados em conta na redação das

descrições dos cargos são os seguintes:

Função básica (o que faz, principalmente?).

Jurisdição (onde faz?).

Tarefas rotineiras (o que faz e como faz?).

Relações funcionais (em quem manda e a quem obedece?).


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Critérios recomendados para o preparo de uma

descrição de cargos:

1. Estudo minucioso do cargo a ser descrito, pois a descrição

só é útil quando corresponde, realmente, às tarefas executadas ou às responsabilidades bem definidas do titular. Os pormenores necessários à descrição podem ser obtidos em conversa com o ocupante do cargo. Recomenda-se um roteiro de entrevista com as seguintes perguntas:

O que você faz, principalmente? (função básica).

Onde você trabalha? (jurisdição).

Quais trabalhos você executa rotineiramente? Como você os executa? (tarefas rotineiras)

Em quem você manda? A quem você obedece? (relações funcionais).

A essa entrevista deve-se seguir a observação direta do trabalho, para verificar possível esquecimento de alguma tarefa essencial, assim como a menção de atividades destituídas de importância, indicadas intencionalmente para alongar a lista com a conseqüente valorização da função.

2. Adoção, sempre que possível, de estilo, linguagem e modelo uniformes para todas as descrições de cargos com as mesmas características.

3. Eliminação de pequenos serviços que façam parte de uma tarefa básica e que estejam implicitamente subentendidos.

4. Enumeração da função básica e, a seguir, das tarefas rotineiras em ordem decrescente de importância.

5. Nas descrições dos cargos hierarquicamente mais elevados ou de assessoria, as funções devem ser

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relacionadas principalmente em termos de responsabilidade por resultados. À medida que desce o nível do cargo, recomenda-se mais atenção ao detalhamento de tarefas específicas. Isso porque os executivos de alto nível executam poucas tarefas mensuráveis em volume, ou seja, quanto mais alta a função mais os resultados servem como medida para comprovar a eficiência.

6. As tarefas e as responsabilidades devem ser redigidas de maneira simples, clara e insofismável, de modo que sejam evitados erros de interpretação, assim como permitido o estabelecimento de padrões corretos de desempenho.

7. Em muitos casos, recomenda-se a inclusão de um item genérico, logo após a descrição das funções, determinando que o titular tenha obrigação de executar, também, as tarefas inerentes ou decorrentes das atividades principais.

Exemplos de descrição de cargos

Do setor primário: Mineiro

1. Função básica: extrair, do fundo ou da superfície de uma mina, carvão, ferro e outras substâncias minerais, utilizando ferramentas, explosivos, vagonetes e outros equipamentos, a fim de possibilitar a utilização industrial desses minerais.

2. Jurisdição: área compreendida pela mina onde o mineiro exerce suas funções.

Tarefas rotineiras:


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Cortar as paredes ou o fundo da mina, com picareta ou martelo pneumático, para extrair o mineral.

Perfurar a frentes de corte da rocha, com perfuradora manual ou mecânica, a fim de abrir orifícios para cargas explosivas.

Executar as detonações na mina, colocando as cargas explosivas nos orifícios e ateando-lhes fogo, para fracionar as formações minerais mais resistentes.

Recolher o mineral, após a explosão, nos vagonetes ou no transportador, com uma pá, para transportá-lo e possibilitar o avanço da extração.

Transportar os vagonetes até a galeria de arrasto, empurrando-os sobre os trilhos, para permitir a retirada do mineral.

Montar andaimes para canaletas e carreiros, preparando e pregando as armações, para facilitar a retirada do mineral extraído do teto da mina.

Construir obras de sustentação e reforço na mina, assentando alvenaria, escoras e cimbres de madeira ou metal, para sustentar as paredes e o teto.

Estender trilhos na mina aberta e fixá-los sobre dormentes, para movimentar os vagonetes até a frente de trabalho.

Relações funcionais: recebe ordens do mestre e não têm subordinados.

Do setor secundário: Técnico em Eletrônica

1. Função básica: executar tarefas de caráter técnico, relativas a planejamento, avaliação e controle de


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instalações, aparelhos, circuitos e outros equipamentos eletrônicos.

2. Jurisdição: área ocupada pelos setores de planejamento, produção, treinamento e controle da indústria em que o técnico em Eletrônica exerce suas funções.

Tarefas rotineiras:

Colaborar no desenvolvimento de projetos de construção, montagem e aperfeiçoamento de equipamentos eletrônicos, orientando-se por plantas, esquemas, instruções e outros documentos específicos e utilizando instrumentos e utensílios apropriados.

Estudar produtos que devem ser fabricados e realizar experiências, cálculos, observações, medições e outras operações, para colaborar em trabalhos de pesquisa, desenvolvimento e execução de aparelhos de uso industrial, hospitalar e doméstico, fontes de alimentação, transformadores, amplificadores, aparelhos de teste e outras instalações.

Examinar os materiais e utensílios que devem ser utilizados na fabricação de aparelhos, inspecionando-os através de testes, verificação visual e instrumental, para assegurar-se de seu perfeito estado e correspondência às especificações.

Montar aparelhos, circuitos ou componentes eletrônicos, orientando-se por desenhos e planos específicos, para permitir a sua utilização em diversos setores.

Testar aparelhos e componentes eletrônicos, com instrumentos de alta precisão, para descobrir e localizar falhas nos mesmos.

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Fazer a manutenção de equipamentos e circuitos, ajustando-os e corrigindo falhas detectadas, com auxílio de diagramas, ferramentas e instrumentos adequados para garantir-lhes o funcionamento.

Operar equipamentos eletrônicos de alta precisão, interpretando instruções e acionando comandos para atender a necessidades de caráter administrativo, de comunicação, pesquisas e de outra natureza.

Acompanhar o desempenho dos aparelhos eletrônicos, coletando dados e informações para avaliá-los, a fim de planejar e, em seguida, introduzir melhoramentos na fabricação, montagem e funcionamento dos mesmos.

Dirigir as atividades de outros trabalhadores de sua equipe nas fases de fabricação, instalação, operação, reparação e conservação de aparelhos eletrônicos, orientando a execução das tarefas pertinentes, para assegurar a observância de padrões técnicos e prazos estabelecidos.

Comunicar os resultados de suas experiências, o desempenho das instalações e equipamentos eletrônicos, as atividades rotineiras e os assuntos correlacionados aos setores interessados, por intermédio de relatórios e outros informes, para permitir correta avaliação e controle.

Planejar e ministrar, eventualmente, programas de treinamento.

4. Relações funcionais: em geral, subordina-se ao

profissional, de nível superior, de Eletrônica; o técnico em Eletrônica tem como subordinados os montadores de equipamentos eletrônicos.


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Do setor terciário: Caixa de Banco

1. Função básica: efetuar recebimentos e pagamentos em um estabelecimento bancário.

2. Jurisdição: área compreendida pelos setores do banco onde exerce suas funções. 3. Tarefas rotineiras:

Receber quantias e cheques referentes a depósitos, títulos e tributos.

Fazer o pagamento de cheques, duplicatas e documentos similares.

Registrar a entrada e saída dos documentos referentes aos recebimentos e pagamentos efetuados.

Prestar contas, ao final do dia, das operações realizadas.

Examinar os documentos que lhe são apresentados, conferindo assinaturas ou outro tipo de identificação dos clientes, para comprovar-lhes a autenticidade.

Examinar os saldos dos clientes.

Pagar e receber em dinheiro ou cheque, contando as cédulas ou conferindo os cheques e outros documentos, fornecendo recibos autenticados a máquina.

Fazer anotações pertinentes na folha de contas dos clientes e nos recibos que serão remetidos à seção de contabilidade, debitando ou creditando os valores nas respectivas contas, a fim de possibilitar

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o conhecimento da situação de caixa e a confiabilidade dos recebimentos e pagamentos efetuados.

Relacionar o movimento diário de caixa, organizando uma lista de recebimentos e pagamentos efetuados com os respectivos valores em dinheiro e cheques, para comprovar a situação de caixa existente ao final do dia.

4. Relações funcionais: recebe ordens do Chefe dos Caixas e não têm subordinados.

Administração – O que o Auxiliar administrativo precisa

saber?

Administrar é organizar recursos para atingir os resultados aos

quais a empresa se propõe. Quando conseguimos satisfazer

desejos e necessidades do consumidor gerando lucro para a

empresa, realizamos fundamentos básicos da administração.

Chegamos a uma definição em que administrar é buscar a

satisfação das pessoas, desta forma o Auxiliar Administrativo

deverá realizar seu trabalho buscando sempre a satisfação de seus

superiores e colegas de trabalho, pois eles são seu público

consumidor.

Organograma:

É a representação gráfica da organização de uma empresa, com

seus respectivos departamentos e setores, indicados em linhas

verticais e horizontais, com as relações e comunicações entre eles.


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Quanto mais entendermos o funcionamento das empresas maior

será a chance do sucesso profissional. Umas das ferramentas

importantes para o Auxiliar / Assistente Administrativo é o

organograma da empresa seja ele o funcional ou de

departamento. Esteja atento (a) à hierarquia dos departamentos e

dos cargos da empresa, não esqueça que você está em fase de

crescimento. Saiba Exatamente aonde quer Chegar.

Administrar

É está apto a desenvolver ações que o levem a atingir objetivos

esperados.

O objetivo central de uma empresa é conquistar e satisfazer o

cliente, que é a principal razão de ser a mesma.

Para atingir esse objetivo deve-se utilizar os recursos humanos,

materiais e financeiros das chamadas funções administrativas:

planejar, organizar, coordenar e controlar.

Planejar

É ordenar os fatos e estabelecer o objetivo da empresa, limitando-

se um tempo para atingi-lo. É quantificar e qualificar os recursos

utilizados e fixar as metas para alcançar o objetivo proposto.

Organizar

Empresa

Marketing Materiais Financeira Rec.

Humanos Produção


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É colocar a casa em ordem estabelecendo as funções de cada dia e

estabelecer o estilo de organização que será implantado na

empresa. A organização deve ser à base do desenvolvimento de

qualquer profissional desta área.

Coordenar

É procurar a harmonia entre as pessoas que trabalham na empresa

para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem

aproveitados.

Controlar

Padrões bem estabelecidos de avaliação permitem o

acompanhamento de todas as operações desenvolvidas na

empresa, coletando os dados acerca do desempenho de cada setor,

avaliando este desempenho, fixando correções operacionais

conforme os padrões da empresa.

Organização por funções (Tipos de Estruturas)

Feita a descrição de cargos, passa-se à definição da estrutura e à elaboração do organograma. Destaque-se, enquanto a organização tem aspecto dinâmico (está em constante mudança, em busca de aperfeiçoamento), a estrutura é estática, porquanto representa o retrato da entidade em determinado momento. Por essa razão, as estruturas das entidades podem apresentar-se de diversas formas e sob diversos aspectos, mas todas essas formas e todos esses aspectos se filiam a duas únicas estruturas: as chamadas estruturas linear e funcional. Essas estruturas não se


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apresentam, entretanto, sob a forma teórica, mas com variações em que se conjuga um corpo de especialistas ou assessores a que se chama staff.

Estrutura Linear

Este sistema é baseado na organização dos antigos exércitos, estruturados em torno de chefes excepcionais. É representado graficamente por uma pirâmide, a qual demonstra com nitidez a unidade de comando e o princípio do escalonamento hierárquico. A total autoridade do chefe supre a falta de organização, as punições severas procuram evitar traições, usurpações e dificuldades de funcionamento, de modo a compensar as deficiências estruturais. A autoridade é mantida em linha reta, partindo do mais elevado nível hierárquico até atingir os funcionários localizados no plano inferior. Os chefes superiores só delegam atribuições quando se encontram assoberbados. Na estrutura linear, as funções são distribuídas segundo uma escala hierárquica, e as ordens são dadas por intermédio dessa escala. Uma autoridade superior delega poderes para uma autoridade inferior. Nesse tipo de organização aparece uma extrema valorização do chefe que se torna responsável por quase todas as coisas. Os atos praticados são atos de autoridade e as soluções obtidas através de regulamentos. A função principal do chefe, nesse tipo de organização, é muito mais a de comandar que a de coordenar: dar ordens que devem ser cumpridas. Por força das características descritas, a imobilidade tende a se manifestar, pois há pouco estímulo à responsabilidade e criatividade. Como os limites de atuação são preestabelecidos e restritos, cada componente da organização não tem oportunidade


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ou não se sente estimulado a tomar iniciativas que dinamizem a sua atuação e a própria organização. A estrutura tipo linear, também chamada militar, é usada geralmente no governo e nas organizações muito simples. Acrescente-se que, apesar do nome, as organizações militares já adotam outros tipos de estrutura. Graficamente, o tipo de organização linear ou militar pode ser representada na forma da figura seguinte.

OPERÁRIOS OPERÁRIOS

ENCARREGADO

GERENTE

SUPERINTENDENTE

Como se pode ver na figura, que ilustra a hierarquia numa organização industrial, há o superintendente, ao qual se subordina o gerente; a ele se subordina o contramestre, e ao contramestre os operários. Cada nível hierárquico constitui um departamento estanque, com direito de dar ordens ao nível imediatamente inferior e receber ordens do nível imediatamente superior.

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Estrutura Funcional

Na Estrutura Funcional não se verifica, na verdade, como pode parecer em um primeiro raciocínio, um choque de autoridade, pelo fato de que cada chefe de determinada categoria só transmite aos chefes de seção ordens ou instruções relativas aos assuntos que correspondem à sua especialização; por seu turno, cada um dos chefes de seção só transmite aos funcionários ordens, instruções e ensinamentos relativos aos assuntos de sua exclusiva competência. Entre as principais vantagens da estrutura funcional, citamos:

Promove o aperfeiçoamento e a especialização.

Não necessita de elemento humano excepcional.

Diminui a projeção individual.

Promove a cooperação e o trabalho em equipe.

Maior economia para as grandes empresas.

Como principais limitações, assinalamos:

Resistência dos subalternos à cooperação.

Difícil aplicação, requerendo grande habilidade por parte da gerência.

Dificuldade para apurar responsabilidade.

Custo inicial mais elevado.

Apresenta tendência para diminuir a rapidez da ação.

O sistema funcional procura fazer uma especialização de

funções. Graficamente, esse sistema pode ser representado como

na figura da página seguinte.


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Nessa figura os gerentes estão em contato com o superintendente; os gerentes têm contato com os três chefes e,


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da mesma forma, os chefes com todos os funcionários administrativos, operários e vendedores. Isso, aparentemente, vem confirmar a crítica de que a organização funcional é uma complicação porque, de fato, o sistema linear é mais simples. Na verdade, o tipo funcional não é mais complicado que o linear e vem sendo usado há muito tempo, embora sem a denominação funcional. Nesse tipo de estrutura não se verifica, na verdade, como pela representação gráfica pode parecer um choque de autoridade porque cada chefe de determinada categoria só transmite aos encarregados ordens ou instruções relativas aos assuntos que correspondem à sua especialização. Por seu turno, cada um dos encarregados só transmite aos trabalhadores e funcionários ordens, instruções e ensinamentos relativos aos assuntos de sua exclusiva competência. No tipo funcional, se houver uma boa organização, o risco de choque não existe, porque cada pessoa cuida do que lhe compete; há maior mobilidade de serviço e maior estímulo à iniciativa, porquanto o trabalho é fiscalizado, orientado e dirigido por especialistas. No tipo linear verifica-se que quem mais vale é o chefe. É dele que depende o sucesso ou insucesso das decisões e soluções. O chefe deve ser, por essa razão, um homem excepcional e ter conhecimentos sobre todos os assuntos, por ser a única fonte de orientação e informação de seus subordinados. No sistema funcional não há necessidade de homens excepcionais, mas de pessoas habilitadas em seus setores específicos, aos quais irão dedicar-se exclusivamente. Como já foi explicado não há, na prática, tipos rígidos de estrutura.


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Tanto o tipo linear como o funcional apresenta-se, às vezes, com uma variação que consiste na anexação de órgãos consultivos ou órgãos técnicos, uma espécie de assessoria ligada aos níveis mais altos da escala hierárquica. Essa assessoria não tem função executiva, ou seja, não dá ordens para ninguém, assim como não recebe ordens de ninguém para executar alguma coisa. Tem apenas uma função de aconselhamento. Na figura abaixo apresenta-se um exemplo de estrutura tipo linear, com staff, em que se vê o exemplo da página 31 acrescido de duas outras funções: um assessor técnico e um assessor comercial.

ASSESSOR

TÉCNICOASSESSOR

COMERCIAL

OPERÁRIOS OPERÁRIOS

ENCARREGADO

GERENTE

SUPERINTENDENTE

Na figura da próxima página apresenta-se um exemplo de

estrutura funcional, com staff, em que se vê o exemplo da figura

da página 37 acrescido de duas outras funções: um assessor

técnico e um assessor comercial.


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Arquivo

No ambiente de uma empresa, o arquivo é definido como: “Um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma organização ao longo de sua existência, e que são organizados e conservados para consultas e comprovações”

Isso quer dizer que a finalidade do arquivo é preservar a situação fiscal, a memória e a história da instituição que o mantém. Outra função importante do arquivo de uma empresa é ajudar na comprovação de tempo de serviço de antigos funcionários que querem se aposentar e não têm todos os documentos necessários. Os documentos podem ser guardados segundo diversos critérios de arquivamento: Data, numeração, assunto etc. Esses critérios formam o que chamamos de métodos de arquivamento.

Normalmente utiliza-se mais de um método de arquivamento, pois é difícil que um único método todo dê conta do serviço. Enquanto alguns documentos são melhor ordenados por assunto, outros são por nome, local, data ou número. Por isso é preciso também ter critérios para diferenciar os documentos que merecem ser arquivados daqueles que não terão valor futuro.

Tipos de arquivo

Arquivo Ativo

Neles estão arquivados todos os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais.

Arquivo Inativo

Para documento e papéis que não são usados ou consultados com muita frequência.


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Arquivo Morto

Para documentos que raramente são consultados. Sua organização deve ser a mesma usada para o arquivo porque algumas vezes será necessário recorrer a ele para alguma referência ou consulta.

PARA QUE O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS POSSA SER FACILITADO É NECESSÁRIO LEVAR EM CONSIDERAÇÃO OS SEGUINTES ASPECTOS:

Simples

Para que todos os funcionários encontrem os documentos com facilidade.

Flexível

O arquivo tem que estar com bastante espaço, porque se aumentar o número de documentos ele não ficará apertado.

Acessível

O arquivo tem que estar sempre num local de fácil acesso, principalmente se for um arquivo ativo.

Uniforme

Organize o arquivo com bastante disciplina de modo que não fique nenhum documento rasgado, com poeiras ou móveis e gavetas quebradas.

SISTEMA DE ARQUIVOS

Alfabético

Arquivar por ordem das letras do alfabeto.


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Nominal

Arquivar por ardem de nomes de empresa ou clientes

Por Assunto

Arquivar por ordem de tipo de assunto da empresa.

Geográfico

Arquivar por ordem de países, estados ou cidades.

Numéricos

Arquivar por ordem do s números

Alfanumérico

Arquivar por ordem de letras e números

Sistema Tributário Nacional - Noções Básicas

TRIBUTO é contribuição compulsória, instituída por lei, com a finalidade de suprir as necessidades financeiras de um ente político do Estado organizado.

Espécies: Impostos, Taxas e Contribuições Níveis: Federal, Estadual e Municipal.

NÍVEL FEDERAL

IMPOSTOS: Imposto sobre a Renda P. Jurídica - IRPJ Imposto sobre a Renda P. Física - IRPF Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI


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Imposto sobre Importação - I.I. Imposto sobre Exportação - I.E. Imposto sobre Operações Financeiras - IOF Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR

TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de serviços realizado por uma repartição federal.

Exemplo: taxa aduaneira; taxa do IBAMA; taxa de passaporte; taxa de vistorias etc.

Contribuição: recolhimento que se faz para atender uma finalidade específica; isto é, de acordo com o que ficou estabelecido na lei que a criou.

Exemplo: contribuição para previdência social - INSS; contribuição de intervenção do domínio econômico - CIDE; Fundo Fiscalização Telecomunicações - FISTEL etc.

Nível Estadual

IMPOSTOS:

Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços - ICMS

Imposto Sobre a Propriedade de Veículos Automotores - IPVA

Imposto Sobre a Transmissão de Bens e Doações - ITCMD

TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de serviços realizado por uma repartição estadual.

Exemplo: taxa de bombeiros; taxa de licenciamento veículo; taxa de licença de diversões; taxa de vistorias etc.


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Exemplo: contribuição para previdência estadual - IPESC; contribuição de melhoria por obras públicas - CMOP etc.

Nível Municipal

IMPOSTOS:

Imposto Sobre a Propriedade Territorial Urbana - IPTU

Imposto Sobre a Prestação de Serviços - ISS

Imposto Sobre a Transmissão de Bens Imóveis - ITBI

TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de serviços realizado por uma repartição municipal.

Exemplo: taxa de localização e funcionamen-to; taxa de uso de logradouro público; taxa de coleta de lixo urbano; taxa de vistorias etc.


Exemplo: contribuição para previdência municipal - IPM; contribuição de melhoria por obras públicas - CMOP etc.


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Legislação Empresarial - Noções Básicas

TITULOS DE CRÉDITO

Definição: instrumento jurídico que representa, ao seu detentor, a titularidade de um crédito junto a um terceiro [pessoa física ou pessoa jurídica]

Espécies no Direito Brasileiro: Letra de Câmbio; Nota Promissória; Cheque; Duplicata; Cédula de Crédito Industrial; Cédula de Crédito Comercial; Cédula de Crédito Rural etc.

Letra de Câmbio

A letra de câmbio é o saque de uma pessoa contra outra, em favor de terceiro. É uma ordem de pagamento que o sacador dirige ao sacado, seu devedor, para que, em certa época, este pague certa quantia em dinheiro, devida a uma terceira, que se denomina tomador. É, enfim, uma ordem de pagamento à vista ou a prazo.

Quando for a prazo, o sacado deve aceitá-la, firmando nela sua assinatura de reconhecimento: é o aceite. Nesse momento, o sacado se vincula na relação jurídico-material, obrigando-se ao pagamento.

Portanto, a relação se estabelece entre três pessoas: o sacador, o sacado e o tomador. Entretanto, a lei faculta que uma mesma pessoa ocupe mais de uma dessas posições. Nada impede que a letra de câmbio possa ser sacada em benefício do próprio sacador ou o sacador seja a mesma pessoa do sacado (LU, art. 3.º).

Nota Promissória


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É uma promessa direta que o devedor faz ao credor, pois ela é emitida pelo devedor.

Trata-se de um título autônomo que independe da indagação da causa que motivou a obrigação. “Nota promissória regularmente emitida e avalizada, mesmo originária de um contrato particular, - decidiu o Tribunal - pode circular. Uma vez endossada, representa dívida autônoma, com causa legítima” (in RT 659/150).

Já a letra de câmbio é emitida por uma pessoa que dá uma ordem ao seu devedor (sacado) para pagar certa quantia a um terceiro

Cheque

Disciplinado pela Lei nº 7.357 de 02/09/1985, é uma ordem de pagamento à vista, sacada contra um banco e com base em suficiente provisão de fundos.

Qualquer cláusula que altere ou modifique a natureza do cheque deve ser considerada não-escrita. A pós-data, por exemplo, não gera efeito ao banco sacado; ela é considerada não-escrita, vinculando apenas o credor à obrigação de observá-la.

Vale ressaltar que o cheque comporta apenas um endosso. Isto é, o credor originário pode transferir a um terceiro. Entretanto, este está proibido de efetuar novo endosso.

Não há de se falar em aceite, pois se trata de uma ordem de pagamento à vista.

A apresentação de um cheque ao banco é de 30 (trinta) dias para cheque da mesma praça de pagamento e 60 (sessenta) dias para cheque de outra praça.


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Duplicata

A lei obriga entre partes domiciliadas no Brasil, a emissão de fatura em toda venda mercantil, com prazo não inferior a 30 dias, onde o vendedor descreve as mercadorias vendidas ou indica, apenas, os números e valores das notas fiscais expedidas. Permite-se que a nota fiscal e a fatura estejam num mesmo documento, chamada Nota Fiscal/Fatura, facilitando tanto o aspecto comercial quanto o fiscal.

Emitida a fatura, poderá o empresário extrair uma duplicata.

Definição: A duplicata mercantil é, então, saque do empresário contra o comprador de mercadorias a prazo. [Este prazo não pode ser inferior a 30 dias]

Com base em uma ou mais notas fiscais, o empresário extrai a fatura, sendo a duplicata, praticamente, a sua cópia. Não uma mera reprodução, mas um documento para o empresário fazer circular.

É a fatura, o documento do contrato de compra e venda mercantil, que enseja a emissão da duplicata.


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Financeiro E Faturamento Movimento E Faturamento

MOVIMENTO DE CAIXA

E essencial que todas as empresas façam o controle de caixa, independente do porte da empresa, pois o mesmo serve para registrar as saídas de dinheiro através de pagamentos efetuados e também serve para registrar as entradas através das vendas. Também e importante que todos os lançamentos sejam feitos com comprovantes como notas fiscais e recibos. A cada final de dia devera se fazer o fechamento do caixa onde se deve somar todas as entradas bem como somarmos também todas as saídas, agora basta descontarmos a saída da entrada e saberemos qual foi o saldo do dia. Após deve se conferir se o dinheiro que esta no caixa e o mesmo que esta no saldo do livro, o qual deve ser obrigatoriamente igual.

_ E ai como estamos nos saindo? Cuidado! Leia

com moderação, você gosta de Excel? Ou possui o

Brcalc?

Vamos praticar? Primeiro relaxe! Respire! Conte até

10... E...vamos lá!


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Agora se baseando nos exemplos, elabore o movimento de caixa lançando os registros, conforme o exemplo na planilha a seguir, 01. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 322 no valor de R$ 1800,00 02. Pagamento de aluguel conforme recibo n° 153 no valor de R$ 275,00 03. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 320 no valor de R$ 120,00 04. Pagamento de salário Folha de pagamento n°127 de funcionário no valor de R$ 590,00 05. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n°789 no valor de R$ 260,00 06. Deposito no banco da BUFUNFA conforme recibo n° 400 no valor de R$ 970,00 07. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 328 no valor de R$ 700,00 08. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n°788 no valor de R$ 480,00 09. Pagamento de contribuição sindical conforme recibo n° 156 no valor de R$ 78,00 10. Pagamento de combustíveis para veículos da empresa conforme nota fiscal n° 155 no valor de R$ 110,00 11. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n°799 no valor de R$ 480,00 12. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 363 no valor de R$ 300,00 13. Pagamento de vale transporte para funcionários da empresa conforme nota fiscal n° 196 no valor de R$ 100,00 14. Pagamento de conta de água da empresa conforme nota fiscal n° 191 no valor de R$ 200,00 15. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 365 no valor de R$ 400,00


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16. Recebimento de duplicata n° 151 referente à venda efetuada a prazo no valor de R$ 300,00 17. Recebimento de duplicata n° 152 referente à venda efetuada a prazo no valor de R$ 400,00 18. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n°789 no valor de R$ 450,00 19. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 375 no valor de R$ 400,00 20. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n°789 no valor de R$ 450,00 21. Recebimento de duplicata n° 192 referente à venda efetuada a prazo no valor de R$ 200,00 22. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 385 no valor de R$ 400,00 23. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n°109 no valor de R$ 50,00 24. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 305 no valor de R$ 280,00 25. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 385 no valor de R$ 110,00 Na planilha abaixo já como exemplo eu lancei os dois primeiros itens siga o exemplo, faça uma planilha completa com os 25 itens. Em Saldo Inicial deve ser colocado com quantos o caixa do dia foi aberto.


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Referente ao dia:

01/10/11

Nº 00001

Valores Movimentados

Documento Nº Histórico

Valor Parcial Entrada

Saída

N.Fiscal 322 Venda de Mercadorias 1800 180

Recibo 153 Pagamento de Aluguel 275 275

Detalhes do Saldo Declaramos que os valores aqui registrados correspondem ao movimento do caixa, Ass: ___________

Totais 1800 275

Dinheiro Saldo Inicial 100

Cheque Saldo Atual 1625

Vale


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E importante lembrar que pagamentos, compras, depósitos sempre vão ser uma saída e vendas, recebimentos, serão sempre uma entrada. Hoje muitas empresas utilizam de programas contábeis para

computadores, e simplesmente e preciso efetuar os lançamentos

conforme, os mesmos vão acontecendo e ao final do dia o

programa já apresenta o saldo de caixa.

DESAFIO:

—Eu lanço aqui um desafio! Conforme a

planilha da página 50, 51, antes de realizar os

lançamentos crie mais uma coluna para

identificar a forma de pagamento (Dinheiro,

Cheque, Vale), crie uma Fórmula ou Função para

calcular os dados.

O resultado do desafio será postado no meu canal no

Youtube http://www.youtube.com/LopesJhonny, assim poderá

comparar o resultado com a solução encontrada por você,

Participe!

DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA

Todas as empresas necessitam muitas vezes fazer um

planejamento futuro para poder estabelecer metas e tomar

decisões para isso foi criado o FLUXO DE CAIXA

É a previsão de entradas e saídas de recursos monetários, por um determinado período. Essa previsão deve ser feita com base nos

http://www.youtube.com/LopesJhonny


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dados levantados nas projeções econômico-financeiras atuais e anteriores da empresa, levando, porém em consideração a memória de dados que respaldará essa mesma previsão. O principal objetivo dessa previsão é fornecer informações para a tomada de decisões, tais como: prognosticar as necessidades de captação de recursos bem como prever os períodos em que haverá sobras ou necessidades de recursos; aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentáveis para a empresa sem comprometer a liquidez. A previsão de entradas e saídas de recursos monetários, por um determinado período. Essa previsão deve ser feita com base nos dados levantados nas projeções econômico-financeiras atuais da empresa, levando, porém em consideração a memória de dados que respaldará essa mesma previsão. O principal objetivo dessa previsão é fornecer informações para a tomada de decisões, tais como: prognosticar as necessidades de captação de recursos bem como prever os períodos em que haverá sobras ou necessidades de recursos; aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentáveis para a empresa sem comprometer a liquidez.

PARA ENTENDERMOS MELHOR

O fluxo de caixa e uma ferramenta muito aderida na empresa sua função e estabelecer futuros resultados de uma empresa sempre tendo como base resultada de exercícios anteriores e atuais para poder estabelecer o fluxo de caixa, Quando que e necessário levantar o fluxo de caixa? Bem sempre quando a empresa decidir tomar alguma decisão importante, com o fluxo de caixa ela poderá ter uma idéia para definir seus projetos e suas decisões. Existem etapas para se fazer um fluxo de caixa:


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FLUXO HISTORICO:

Quando o mesmo está sendo elaborado para analisar futuras tendências, servindo de base para o planejamento de fluxo futuros, ou seja, o fluxo histórico e utilizado quando se quer analisar uma tendência, isto quer dizer através dos resultados anteriores analisar e elaborar uma tendência para montar o fluxo projetado.

FLUXO PROJETADO

E aonde são planificadas as entradas e saídas futuras, seu principal objetivo e fazer o planejamento de atividades operacionais. E investimentos futuros, também servindo para planejar a captação de recursos, quando necessários.

CONTROLE FINANCEIRO E BANCARIO

O controle financeiro e bancário podem ser feito tanto pela pessoa física como pela pessoa jurídica basta ter um relacionamento com alguma organização bancaria Quando for aberta uma conta em um banco, o mesmo coletará informações importantes, tanto para pessoas físicas, como para pessoas jurídicas. E obrigação do banco manter sigilo sobre estes dados podendo ser interferido com um mandato judicial expedido pela Policia Federal. O banco também se torna responsável pelos valores nele depositados. Quando for efetuado o cadastro para a pessoa jurídica (EMPRESA) serão coletadas algumas informações a mais em relação a uma pessoa física, como Balanço para comprovação dos lucros, copia da declaração do imposto de renda, e copia do


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contrato social. Essas informações são importantes quando a empresa solicitar ao banco algum empréstimo ou financiamento com esses dados será possível acelerar o processo.

TIPOS DE MOVIMENTAÇÃO

CONTA CORRENTE

Movimentação esta que pode ser utilizada tanto por uma pessoa física como uma pessoa jurídica basta à mesma ter uma relação com o banco, sendo que esta conta serve de suporte para a emissão de cheques, para pagamento de dividas e também depósitos para suprir a emissão de cheques, sempre deixando o saldo da conta corrente positivo para que não possa haver futuras complicações. Para as empresas a conta corrente poderá ser utilizada também para o recebimento de duplicatas referente a vendas a prazo que ela forneceu aos seus clientes, de forma que quando o cliente efetuar o pagamento da duplicata no banco aumentara o saldo da conta corrente da empresa.

APLICAÇÕES

Geralmente será utilizada a conta aplicação quando já estiver disponível um bom saldo na conta corrente, onde o cliente estará transferindo este dinheiro da conta corrente para a conta aplicação com o intuito de render mais lucros, na maioria das vezes à conta


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aplicação já esta vinculada com a conta corrente sempre que se estiver um saldo disponível na conta corrente, este será repassado à conta aplicação, sempre com o consentimento do responsável. (dono da conta)

POUPANÇA

Estilo de movimentação mais utilizado por pessoas físicas, que não possuem uma conta corrente. Ela pode estar da mesma forma como a conta aplicação vinculada com a conta corrente sempre que se tiver um saldo disponível na conta corrente este valor será repassado à conta poupança Porem e importante lembrar que as pessoas físicas podem utilizar-se da conta poupança, mesmo não possuindo uma conta corrente, pois sempre que estiverem com um dinheiro disponível, as mesmas depositarão no banco, com a intenção de trazer segurança par este dinheiro. Os rendimentos da conta poupança São inferiores a conta Aplicação, outro dado importante em relação à conta corrente e que seus juros são mensais, ou seja, o cliente que efetuar o resgate antes da data de aniversario da conta perderá o juro referente aquele mês.

CHEQUE

Muito utilizado tanto por pessoas físicas como pessoas jurídicas, o cheque e uma ordem de pagamento a vista, o mesmo como vimos anteriormente esta anexado à conta corrente, ou seja, e através da conta corrente que se e possível fazer o controle dos cheques o seu funcionamento funciona da seguinte forma:


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Sempre quando emitirmos um cheque a alguém o saldo da conta corrente vai se diminuindo por isso quando o saldo estiver se esgotando e necessário que seja feito um novo deposito. Para que o mesmo não ultrapasse o limite da conta corrente Mas o que e o limite da conta corrente? Bem o limite da conta corrente e um valor limite contido na conta, por exemplo, quando você emite um cheque de R$ 5000,00 a uma pessoa porem você tem apenas R$ 4200,00 em sua conta corrente e um limite de R$ 800,00. Ou seja, mesmo você não tendo este valor na conta corrente o cheque que você emitiu terá fundo. No entanto e necessário sempre que possível não utilizar do saldo limite de uma conta corrente, pois se você utilizá-lo terá de pagar juros altos desnecessários se o saldo da conta fosse suficiente para validar os cheques.

Documentos Comerciais

ATA ATESTADO AVISO CARTA COMERCIAL CARTA OFICIAL CIRCULAR COMUNICADO CONTRATO DECLARAÇÃO EDITAL EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS MEMORANDO ORDEM DE SERVIÇO PROCURAÇÃO BILHETE LETRA DE CÂMBIO


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NOTA PROMISSÓRIA CONVOCAÇÃO ESTATUTO PROTOCOLO RECIBO REGULAMENTO TELEGRAMA

ATA

CONCEITO Ata é o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião para um determinado fim. NORMAS Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro. Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma, que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado. Se houver engano, o secretário escreverá a expressão “digo”, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se-á a expressão — “Em tempo: Onde se lê..., leia-se...”. Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas são redigidas sem se deixarem espaços ou parágrafos. a fim de se evitarem acréscimos. O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do


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indicativo. Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o secretário. Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais.

ATESTADO

CONCEITO

Atestado é o documento firmado por uma pessoa favor de outra,

atestando a verdade a respeito de determinado fato. As repartições

públicas, em razão de sua natureza, fornecem atestados e não

declarações. O atestado difere da certidão, porque, enquanto esta

prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitórios.

AVISO

CONCEITO

Aviso é um tipo de correspondência cujas características são

amplas e variáveis.

O aviso pode ser uma comunicação direta ou indireta;

unidirecional ou multidirecional; redigida em papel próprio,

afixada em local público ou publicada através da imprensa. O aviso

é usado na correspondência particular, oficial e empresarial. Muitas


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vezes, aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio.

Geralmente não traz destinatário, fecho ou expressões de cortesia.

OBSERVAÇÃO

Embora a Instrução Normativa nº 04, de 06/03/92 (Diário Oficial de 09/03/92) regulamente.que o AVISO e o OFÍCIO são modalidades praticamente idênticas e que a única diferença entre os dois é ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e Secretários da Presidência da República para autoridades da mesma hierarquia, e o ofício ser expedido pelas demais autoridades para órgão públicos ou particulares, com relação ao primeiro, não é isso que se tem observado na imprensa diária.

CARTA COMERCIAL

CONCEITO Carta comercial é a correspondência tradicionalmente utilizada pela indústria e comércio. APRESENTAÇÃO DATILOGRÁFICA Existem duas modalidades para a disposição datilográfica de cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe. Sistema em Bloco No sistema em bloco, não há marcação de parágrafo. Todas as linhas são iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se pauta simples. Entre os períodos, deixa-se pauta dupla. Havendo


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tópicos em maiúsculas, a segunda linha é indicada após sua última letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem estética. Sistema de Encaixe No sistema de encaixe, o texto é feito com pauta dupla do início ao fim. O parágrafo será de 10 espaços, a partir da margem esquerda. O destinatário, a invocação, o fecho da carta e a assinatura obedecem a uma disposição idêntica nos dois sistemas. OBSERVAÇÕES Carta-Circular Quando a carta tiver que ser endereçada multídirecionalmente, usar-se-á a CARTA-CIRCULAR. Carta em Tópicos Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta, usa-se a CARTA EM TÓPICOS (cada assunto constitui um tópico).

SUGESTÕES PARA INÍCIOS E FECHOS DE CARTAS

COMERCIAIS INÍCIOS 1. Acusamos o recebimento de sua carta... 2. Cumpre cientificá-los de que... 3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. Sª que... 4. Com referência ao assunto, lamentamos comunicar... 5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. Sª pretendem... 6. O fim da presente é solicitar-lhe... 7. Pedimos a fineza de enviar-nos... 8. Temos a satisfação de apresentar a V. Sª o portador desta...


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FECHOS 1. Agradecendo a atenção que, por certo, V. Sª dispensarão ao assunto, firmamo-nos Atentamente 2. Aguardando suas providências a respeito, subscrevemo-nos Atenciosamente 3. À inteira disposição de V. Sª, subscrevemo-nos Atenciosamente 4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos de alta estima e consideração. 5. Com a consideração de sempre, firmamo-nos Atenciosamente 6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferência, subscrevemo-nos Atentamente 7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos Atentamente 8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos Atenciosamente

CARTA OFICIAL

CONCEITO Carta oficial é um tipo de correspondência utilizada por alguns órgãos públicos, em situações não-cerimoniosas, com relação a pessoas estranhas ao serviço público. Modernamente, as cartas oficiais vêm sendo absorvidas pelos ofícios, e estes cada vez mais se generalizam.

CIRCULAR


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CONCEITO Circular é o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. E, portanto, correspondência multidírecional Na circular, não consta destinatário, pois ela não é unidirecional e o endereçamento vai no envelope. OBSERVAÇÃO Se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos multidirecionalmente,serão chamados de memorando-circular, ofício-circular e carta-circular.

COMUNICAÇÃO (COMUNICADO)

CONCEITO A comunicação, quando pública, assemelha-se ao edital; quando interna, assemelha-se ao memorando. Quando publicada pela imprensa, a comunicação deve ter o verbo na terceira pessoa, porque é veiculada por terceiro(s) - correspondência indireta.

CONTRATO

CONCEITO Contrato é um acordo entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relação de direito. O assunto pode ser o mais variado possível: compra, venda, prestação de serviço, etc. Um contrato de maior seriedade e com implicações jurídicas deve ser feito por um advogado.


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DECLARAÇÃO

CONCEITO Declaração é um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos.

EDITAL

CONCEITO Edital é um instrumento de notificação pública que se afixa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou esumidamente) num órgão de imprensa oficial ou particular. OBSERVAÇÃO Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.

EXPOSIÇÃO-DE-MOTIVOS

CONCEITO Exposição-de-motivos é um tipo de correspondência originariamente oficial, mas que hoje é também utilizada na área empresarial. CARACTERISTICAS A exposição-de-motivos apresenta as seguintes características: 1 - o assunto deve ser resumido em itens e argumentado; 2 - a legislação citada deve ser transcrita; 3 - a conclusão deve ser clara e objetiva. Para a perfeita organização de uma exposição-de-motivos, deve haver divisão em itens (numerados em algarismos arábicos); esses itens poder-se-ão desdobrar em alíneas(assinaladas com letras). Quando houver a divisão de capítulos, esses serão numerados com algarismos romanos.


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A autoridade competente despachará a exposição-de-motivos com uma das seguintes fórmulas: APROVADO - APROVO - ARQUIVESE - CONCORDO - EXPEÇA-SE O ATO -SIM. No rodapé da exposição-de-motivos, registra-se a referência: nº do processo (se for o caso) e iniciais do redator e datilógrafo.

MEMORANDO

CONCEITO O memorando pode ser interno ou externo. O primeiro é uma correspondência interna e sucinta entre duas seções de um mesmo órgão. O segundo pode ser oficial e comercial. O oficial assemelha-se ao ofício; e o comercial, à carta comercial. O papel usado para qualquer tipo de memorando é o de meio-ofício.Sua característica principal é a agilidade (tramitação rápida e simplicidade de procedimentos burocráticos). Isso implica fazer os despachos no próprio documento ou, se necessário, em folha de continuação.

ORDEM-DE-SERVIÇO

CONCEITO Ordem-de-serviço é o ato através do qual são expedidas determinações a serem executadas por órgãos subordinados ou por servidores dos mesmos. É uma correspondência oficial interna ou interdepartamental, com numeração própria e apresentando, algumas vezes, características de circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes. Segundo o livro Correspondência - Linguagem & Comunicação, do professor Odacir Beltrão, “há uma certa confusão com a


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ordem-de-serviço, chegando algumas repartições a substituí-la, erroneamente, pela papeleta, equivalente, no máximo, ao memorando interno” É freqüente em muitos órgãos administrativos esta divisão: OS - Ordem-de-serviço para chefias superiores e, por sua vez, subordinada a resoluções. (Res. ou RS); ODS - Orientação de serviço para essas mesmas chefias superiores, como veículos de explicação de resoluções ou até de ordem-de-serviço; DS - Determinação de serviço para chefias subordinadas às anteriores, como veículo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do escalão superior.

PROCURAÇÃO

CONCEITO Procuração é o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes à outra. A procuração pública é lavrada em cartório; a particular é geralmente conservada sem registro. ESTRUTURA

a) Título: Procuração. b) Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e residência do outorgante (constituinte ou mandante) e também do outorgado (procurador ou mandatário). c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procuração, bem como autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais é nomeado. d) Data e assinatura do outorgante.

e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas

costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, à esquerda.


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f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório.

BILHETE

CONCEITO

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. Há, ainda, outras modalidades, como: • Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da profissão e residência respectivas. • Bilhete à ordem: nota promissória, usada no comércio. • Bilhete postal: cartão selado para a correspondência postal sobre assuntos que não exigem segredos. O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa. Para esse tipo de correspondência, usa-se o papel do seguinte tamanho: 16,5 x 22 cm. Em sentido jurídico, significa o papel escrito que contém a obrigação de pagar ou entregar algo a quem o mesmo é dirigido, dentro de determinado tempo. Em linguagem comercial, o bilhete tem função idêntica ao título de crédito, desde que se revista das formalidades legais. Recebe diversas designações: bilhete a domicílio, bilhete ao portador, bilhete à ordem, bilhete de banco, bilhete de câmbio, bilhete de carga, bilhete de crédito, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de passagem, bilhete em branco e outros.

LETRA DE CÂMBIO


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CONCEITO

É uma ordem de pagamento a vista ou a prazo que uma pessoa dirige a outra para que pague a um terceiro. São três pessoas que aparecem no título: (1) o sacador, o emitente da letra de câmbio; (2) o sacado, o devedor; e (3) o tomador que é o beneficiário. Assim, por exemplo, A é o sacador, B o sacado e C o tomador. A emitente saca uma letra de câmbio para que B (sacado) pague a C, o beneficiário. Havendo o aceite por parte do sacado, o título de crédito desvincula-se da causa que o originou. Os requisitos para a validade da letra de câmbio são: • denominação “letra de câmbio”; • quantia que deve ser paga, em algarismos e por extenso; • nome de quem deve pagar (sacado); • nome da pessoa a quem se deve pagar (tomador); • assinatura de quem emite a letra de câmbio (sacador). A letra de câmbio não pode ser emitida ao portador. O sacador vincula-se à letra por meio da assinatura. No caso de o sacado não aceitar a ordem de pagar, o tomador ou beneficiário pode voltar-se contra o sacador, exigindo o respectivo pagamento. Existe, ainda, a letra de câmbio financeira, em que as instituições financeiras, sob controle do Banco Central, são autorizadas a operar no mercado de capitais, emprestados diretamente do público investidor e sujeitos a juros e correção monetária.

NOTA PROMISSÓRIA

CONCEITO


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É uma promessa de pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada. Portanto, é um título de crédito pelo qual alguém se compromete a pagar a outrem, em determinado prazo, certa quantia em dinheiro. Duas figuras são obrigatórias na nota promissória: o devedor (emitente) e o credor (tomador). A nota promissória é negociável por meio de endosso e, pelo fato de ser emitida pelo própriodevedor, não cabe nenhuma indagação sobre a causa que deu origem à obrigação. São os seguintes os requisitos essenciais da nota promissória: • denominação “nota promissória”; • importância por extenso a ser paga; • nome da pessoa a quem deve ser paga; • assinatura do emitente (devedor).

CONVOCAÇÃO

CONCEITO

Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advém da escolha de um vocabulário simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.

ESTATUTO

CONCEITO


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Estatuto é regulamento, que determina ou estabelece a norma. Lei orgânica ou regulamento especial de um Estado, associação, confraria, companhia, irmandade ou qualquer corpo coletivo em geral. PROTOCOLO

CONCEITO

Protocolo, na Antigüidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra saída ou entrada de objetos.

RECIBO

CONCEITO

Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo.Normalmente, é um escrito particular. Alguns tipos de recibo: recibo de pagamento (indica a quitação do pagamento de uma dívida, em sua totalidade ou parcialmente); recibo por conta (sempre parcial); recibo por saldo (indica uma quitação referente a todas as transações até sua data).

REGULAMENTO

CONCEITO

Regulamento é um conjunto de regras ou normas estabelecidas

como necessárias a uma organização; é um regimento em que se


72

determina o modo de direção, funcionamento e outras exigências

de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.

TELEGRAMA

CONCEITO

Mensagem escrita, transmitida por telegrafia, um ramo das telecomunicações que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, à distância, o conteúdo e as informações de documentos gráficos. Especificamente, é um processo de telecomunicação destinado à transmissão de escritos pelo uso de um código de sinais. É um meio de comunicação rápida, empregado, sobretudo em casos urgentes. A linguagem do telegrama deve ser elaborada, clara, inteligível com auxílio de código ou sem ele. No telegrama, é possível abreviar, reduzir palavras e usar determinadas formações:

ATEH - até

LAH - lá

EH - é

IMPAGO - não pago

VOSSIA, VOSSA SENHORIA - Vossa Senhoria

AVBRASIL - Avenida Brasil


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GAMALIMA - Gama Lima

LAN - lã

ET - e

SDS - saudações

CT - cotejar, cotejado

RESEU - em resposta a seu telegrama, recebi seu telegrama

São requisitos considerados básicos na redação do

telegrama:

• Texto conciso, claro e objetivo.

• Preferência por formas simples a compostas. Exemplo: comprara

e não havia comprado.

• Ausência da expressão de cortesia: por favor, obrigado.

• Eliminação de rasuras, anulações, acréscimos ou outras

alterações.

• Não permissão da translineação, ou seja, a divisão de palavras.

• O telegrama deve ser grafado em letras maiúsculas. SEGUE

FATURA HOJE.

• Supressão dos hifens nos compostos e expressões com

pronomes oblíquos:

ESCREVAME DANDO PREÇOTETO.


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• Omissão de acentos gráficos: SOLUÇÕES SEGUEM

AMANHAM.

• Eliminação de preposições:

DIA VINTE CORRENTE (e não DIA VINTE DO

CORRENTE).

• Os números inteiros são escritos em algarismos arábicos: 200,

950.

• Aglutinação de números, em virtude de importância substancial:

CENTO VINTESEIS

DEZESSEISMIL

QUARENTASEIS

• Grafia de datas:

261098 — 26 de outubro de 1998

2610998 — 26 de outubro de 1998

• Emprego de pontuação:

VG vírgula

PT ponto

PTVG ponto-e-vírgula


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BIPT dois-pontos

INT interrogações (?)

ABRASPAS abrir aspas

FECHASPAS fechar aspas

A Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos oferece hoje

serviços de Fonegrafia ou Serviço de Telegramas Fonados.

Pode-se passar um telegrama sem sair do escritório ou de casa.

Disca-se 135 (Código de São Paulo) e dita-se o texto. O telegrama

é cobrado por meio da conta telefônica. Se o cliente desejar,

poderá receber cópia do telegrama expedido.

Antes de fazer a ligação, elabora-se a mensagem de acordo com a

técnica de linguagem elegráfica. Evitem-se sobretudo artigos,

conjunções, preposições, advérbios, adjetivos.

Perfil esperado do auxiliar / Assistente administrativo

Competência

Discrição

Cortesia

Responsabilidade


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Sinceridade

Pontos de sucesso

1. Respeitar a hierarquia administrativa;

2. Conhecer as suas atribuições;

3. Dar informações preciosas;

4. Ser organizado no trabalho;

5. Pontualidade.


77

Artigo

O profissional não é simplesmente alguém

que executa funções que lhe foram

determinadas e sim alguém que consegue

diferenciar em meio a outros que muitas vezes realizam as

mesmas tarefas diárias.

As empresas estão à procura deste tipo de profissional para o

seu quadro pessoal. Com o surgimento de padrões de

qualidade, o termo “time is Money” torna-se cada vez mais

real, pois a equação “tempo x qualidade” tem que ser muito

bem administrada. Com isso a procura por profissionais que

possam desenvolver multe - funções sem que a qualidade

possa ser colocada à parte está cada vez maior.

A necessidade de profissionais com uma visão mais ampla de

mercado e com possibilidade de crescimento dentro de uma

organização faz com que o

Assistente administrativo seja bem mais valorizado

_ Li recentemente em uma revista internacional, uma matéria

sobre a valorização do profissional, a matéria falava justamente

da profissão assistente administrativo, em entrevista a gestora


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diz: “O nosso bem maior são nossos funcionários!” a repórter

surpresa indagou: Não seriam os clientes o bem mais precioso?

A gestora novamente respondeu: Sim certamente, e nossos

funcionários são em primeiro lugar nossos clientes, e merecem

ser tratados da melhor forma possível, porque toda empresa

precisa manter o seu banco de talentos!

Não é uma profissão nova no mercado de trabalho, entretanto

continua valorizada e valorizando seus profissionais e

premiando a competência daqueles que enxergam o futuro não

apenas o presente.

Comunicação:

Podemos afirmar que a comunicação eficaz é a base para o

crescimento profissional nos dias atuais. Comunicar-se bem no

ambiente de trabalho, no dia-a-dia, e saber tratar as pessoas de

diversos níveis, desde o porteiro até o presidente, sem arrogância e

sem submissão, são fundamentais.

Quando se aprende a trabalhar a comunicação, torna-se necessário

colocá-la em prática para que suas chances de crescimento


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profissional aumentem. Vamos a alguma lições importantes nessa

área:

Voz

A sua dicção deve ser clara e o tom de voz deve transmitir

segurança, sem ser agressivo. Procure treinar para melhorar

cada vez mais, quer uma ajudinha? Lá vai! Leia em voz alta:

“Há quatro quadros três e três quadros quatro. Sendo que quatro

destes quadros são quadrados, um dos quadros quatro e três dos

quadros três.” — Conseguiu? Não? Tente outra vez!

Postura

Evite cruzar braços, colocar mãos no bolso o tempo todo

e ficar segurando objeto enquanto expõe idéias. O aperto

de mão deve ser forte e decidido. Fique atento a Expressão

do seu rosto, sempre deve está de acordo com aquilo que

está afirmando.

Olhar

Em todas as situações você deve olhar nos olhos da pessoa

a quem está se dirigindo. No caso de uma palestra, evite

olhar para uma única pessoa, sempre alterne o olhar,


80

passando firmeza e segurança e da credibilidade ao que

você diz.

Aparência

Estar bem cuidado e vestido é fundamental. As Roupas

devem ser discretas e impecáveis, assim como o cabelo e a

maquiagem.

Oportunidades

Não Tenha medo e aproveite todas as chances de mostrar

seu potencial. Reuniões, palestras, negócios com clientes e

até eventos sociais são momentos propícios para você se

expor mais e fazer sua presença notada sem com isso

forçar a barra. ”A dica aqui é: Seja o mais natural possível,

lembre-se da humildade”.

Clareza

Não fique falando de assuntos que você não domine. Isso

fará com que suas informações sejam imprecisas. Fale

sobre os assuntos que domina. Quanto maior clareza

conseguir transmitir para os outros, maior sua chance de


81

crescimento profissional. ”Lembre – se mentira tem pernas

curtas!”

Estudo

Use seu conhecimento como diferencial no ambiente de

trabalho. Leia bastante, assista noticiários, saiba o que está

acontecendo no seu país e também no mundo. Informe-se

sobre tudo o que puder e use isso sempre que houver uma

oportunidade. “Eu particularmente, acompanho as noticias nos

grandes portais da internet, portais que utilizam a atualização

automática, sempre exibem as notícias praticamente ao vivo”, e é

claro que, a leitura de um bom Blog, ajuda muito!

Bom Senso

Quanto mais você pensar antes de tomar determinadas

atitudes, maiores serão suas chances de acertos.

Profissionais sensatos são cada vez mais valorizados no

mercado de trabalho. ”Talvez você já conheça o provérbio que diz:

Quem fala demais, dá bom dia cavalo!”

Relacionamento


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É preciso ter cuidado para não ser muito agressivo e nem

submeter de mais. Saiba impor seu ritmo com jogo de cintura e

mantenha um relacionamento cordial com o resto da equipe.

Cuidado para não estimular intrigas ou inveja.

Use essas informações no processo seletivo e também quanto você

estiver desenvolvendo suas atividades no ambiente de trabalho. “A

máxima aqui é: Saiba dizer não!” e mais do que nunca

provando para seus superiores que a qualidade está acima da

quantidade.


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Construa Seu Marketing Pessoal

Marketing pessoal é tudo que você faz para promover seu

profissional. Quando se fala em Marketing pessoal é comum, as

pessoas confundirem essa atitude com “Puxa-saquismo”. Mas uma

coisa não tem nada a ver com a outra. O que acontece, muitas

vezes, é que as pessoas não sabem o que é Marketing Pessoal e

acabam fazendo puxa-saquismo mesmo. E uma coisa interessante

é que, quando se fala em ser bajulador logo se relaciona você a um

chefe. Mas na realidade, você pode estar sendo puxa saco de você

mesmo! Quando uma pessoa confunde Marketing Pessoal com

puxa-saquismo ela pode cometer atitudes negativas e em

decorrência disso, deixa de praticar ações que seriam

recomendáveis para ampliar seu potencial de realização.

O que é Marketing Pessoal?

— Marketing pessoal é tudo que você faz para promover seu profissional.

O que não é Marketing Pessoal?

— Puxa-saquismo, sujeição servil de qualquer espécie, querer

http://www.caminhosdoemprego.com/2009/06/construa-seu-marketing-pessoal.html


84

aparecer e “mostrar serviço”, valorizando realizações menos

relevantes, falar bem de si mesmo, tentar projetar-se por truques

infantis como uso de roupa estranha, corte de cabelo maluco,

comportamento excêntricos.

Boas práticas de Marketing pessoal

Desenvolver trabalhos úteis e valorosos.

Comunicar-se adequadamente – com clareza, precisão,

assertividade, convicção, projetando assim uma imagem de

competência e profissionalismo.

Procurar feedback para saber se o trabalho que se está

fazendo, como está fazendo, vem atendendo as

expectativas.

Buscar uma atuação qualitativa e profissional, para por

meio dela realizar, não só os objetivos da função, mas

também os legítimos objetivos pessoais de crescimento.

O Marketing pessoal é muito importante nos dias de hoje,

mas ele não pode servir de propaganda para pessoas que

não tem conteúdo para oferecer ao mercado de trabalho.


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O primeiro passo para um Bom marketing pessoal é

perguntar: “Quem sou eu? Que tipo de identidade eu

construí?”.

Para ter sucesso, nunca podemos segui os passos de outra pessoa,

temos que ser originais. Observar outras pessoas é válido, mas

copiar a identidade de outra pessoa não. Se uma pessoa não busca

ser original e melhorar os pontos frágeis de sua imagem, nunca

terá um Marketing Pessoal sustentável.

Dicas para obter um bom Marketing pessoal.

Expressões – Tome cuidado para não expressar emoções

no seu ambiente de trabalho, principalmente expressões de

raiva, choro ou explosão de comportamento.

Seja verdadeiro – se fizer uma promessa mantenha.

Se disser que vai fazer algo cumpra. Quando estabelecer

uma data limite, cumpra.

Respeito alheio – Não critique o trabalho de outra pessoa,

antes disso imagine como poderia ajudar a resolver o

problema.


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Atrasos – Não cheque atrasado no serviço, isso pode

parecer que você não te responsabilidades.

Alimentar-se – não se alimente durante o trabalho, faça

isso nas horas apropriadas.

Ao telefone – Atenda de forma animada e tranqüila, isso

gera uma energia boa que é percebida, do outro lado da

linha. Ouça o que a pessoa tem a dizer, e só depois comece

a responder.

Cuidados gerais Cuidado com a maneira de se vestir saiba ouvir,

saiba se comportar tenha boas maneiras seguindo as regras básicas

de etiqueta, cuide de sua comunicação.


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4 PASSOS PARA UM CURRÍCULO EFICIENTE

1 - O que colocar no objetivo?

Muitos dos meus alunos de

informática me perguntam o que

devo colocar no objetivo em meu

currículo?

A resposta é simples! Como o

título sugere, seja objetivo! Coloque o título da vaga em questão:

Ex: Operador (a) de Telemarketing, Auxiliar de Loja,

Vendedor, Gerente de projetos, assistente comercial, gerente

de projetos com ênfase em SAP e MBA... Etc.!

2 - Erros comuns

Como já coloquei em matérias anteriores, jamais coloque

mais de um cargo no objetivo.

Jamais coloque frases do tipo, "crescer com a empresa",

"atuar de maneira produtiva", "Qualquer vaga disponível"

etc... Eu disse jamais... Isso é coisa do passado!

http://www.caminhosdoemprego.com/2010/12/4-passos-para-um-curriculo-eficiente.html


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3 - Que modelo eu devo utilizar?

Seguindo as dicas deste blog e de muitos outros profissionais na

internet, você deverá criar seu próprio modelo, Evite modelos

generalizados, principalmente os modelos que muitas agências de

emprego disponibilizam, são modelos totalmente ultrapassados,

"digo isso por experiência própria".

4 - Experiência profissional

Como o título sugere neste quesito você deve relacionar as três

últimas empresas que trabalhou; o cargo; o resumo das atividades

desenvolvidas; e sua contribuição para a empresa, faça tudo de

maneira que suas experiências se encaixem no perfil da vaga em

questão.

É o meu primeiro emprego e agora? Não possuo experiência.

Seja ousado! Já experimentei isso com alguns alunos e tem

funcionado muito bem! Você nunca trabalhou de carteira assinada,

porém tenho certeza, que vai ao banco para a mãe, pai, tia, primo,

vai ao supermercado, já realizou um "bico", "trabalho extra" para


89

alguém.

Relate isso em experiência profissional, como por exemplo:

Office Boi, Auxiliar de serviços gerais, Assistente

administrativo, etc.

você terá uma grande surpresa! É claro e evidente que você terá

que ser muito comunicativo na hora da entrevista e jamais minta.

Pelo contrário seja honesto, diga sempre a verdade, seja firme em

seu objetivo e nas suas respostas.

http://www.caminhosdoemprego.com/2009/05/como-se-preparar-para-uma-entrevista.html


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Excel – Dicas Práticas

Deparou-se com um número excessivo de cálculos e

operações matemáticas? Recorra ao Excel, você pode

encontrar diversos comandos que poderão ajudá-lo a

resolver velhos problemas diários.

Através de exemplos práticos, com a utilização dessas

instruções pode facilitar e melhorar sua rotina de

trabalho.

Confira uma pequena Lista de comandos utilizados

no Excel para realizar algumas operações:

Comando Descrição

TAXA

Comando utilizado para

se calcular a taxa de juros

de determinado período

(dia, mês, ano etc.).

NPER

Calcula o número de

períodos ou de parcelas

existentes em uma

operação

PGTO Faz o cálculo do

pagamento, ou seja, do


91

valor a ser desembolsado

a cada período (valor de

cada parcela)

VF

Calcula o valor futuro,

obtido ao final de um

determinado período.

VP

Efetua o cálculo do valor

atual de uma determinada

operação financeira.

SOMA()

Faz a somatória de todos

os números em um

intervalo de células.

(+) Somatória de valores

(-) Subtração de valores

(*) Multiplicação de valores

(/) Divisão de valores

(^) Potenciação de valores

HOJE() Exibe a data atual do

sistema

AGORA() Exibe a data e a hora

atual do sistema


92

DATADIF()

Calcula a diferença entre

duas datas, ideal para

verificar a pendências de

clientes, parcelas em

atraso. Exibe os valores

em dias meses e anos.

SE() Função condicional.

PROCV Procura vertical de

valores em uma matriz.

PROCH Procura Horizontal de

valores em uma matriz.

MEDIA() Calcula a média

aritmética.

Cálculo com datas horas e valores

1 – Abra o Excel


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2 – Em seguida com o livro de pontos em mãos, passe para a

planilha todos os dados anotados por cada funcionário

durante o decorrer do mês.


94

3 – Depois de passar os dados para a planilha, precisamos calcular

o total de horas trabalhadas por cada funcionário e o valor a ser

pago a cada um deles.


95

4 – Posicione o cursor na primeira célula abaixo do campo que

deverá exibir o número de horas diárias trabalhadas por cada

funcionário.


96

5 – Subtraia o horário de saída do almoço do de entrada e some o

horário de saída da empresa ao horário de retorno do almoço.

Com a seguinte formula:


97

6 – A fórmula será criada observando os dados acima (D6, E7, F8,

G9 Etc.). Assim, sua fórmula será =E6-d6+G6-F6.


98

7 – Repita a operação na coluna Total de Horas. O valor total

pode ser a soma das horas multiplicada pelo valor da hora ou os

valores por dia.


99

8 – Digite na barra =Soma(H6: H31). Altere a formatação para

[hh]mm. Em total a ser pago, digite =H35*A22*24.


100

9 – Para cálculos divididos por dias, em Total a ser pago digite

=H6*A22*24. Essa fórmula é o número de horas vezes valor

vezes 24.


101

10 – Agora realize a soma total a ser recebido no mês. Ative o

comando =Soma e indique o intervalo de células que será utilizado

(I6:I31).


102

11 – Confira tudo. Pronto! Agora você já sabe trabalhar com

soma, subtração e Multiplicação de valores, Horas e datas no

Excel. Viu como é fácil?

Obs: Eu tinha prazo para terminar o Livro, por isso utilizei telas

antigas, salvas em meu arquivo pessoal, no entanto, essas mesmas

fórmulas se aplicam em qualquer versão do Excel das antigas a

mais atual Excel 2010.


103

E para não ficar somente nessas telas vamos fazer um último

exercício?

Calculando a Idade dos Funcionários:

Digite os dados como no exemplo acima:


104

Na Célula C4 Digite a fórmula =DATADIF(B4;HOJE();”Y”)

ONDE : Datadif é a função que calcula a diferença entre duas

datas e exibe o resultado em Anos “y”; meses “m” ou dias “d”. A

sintaxe é:

=datadif(data_inicial;data_final;”modo_de_exibição”). NO

exemplo acima a data inicial é B4 representando a data de

nascimento, a data final, ou seja, o dia em que você quer saber o

resultado da idade da pessoa está representado pela fórmula hoje(),

a fórmula hoje exibe a data atual, e finalmente o modo de exibição

“y” pois queremos saber quantos anos a pessoa tem.


105

Outro exemplo da fórmula Datadif:

1 - Digite os dados da planilha acima

2 – Em C4 digite: =B4+30, copie a formula e cole nas células

abaixo.


106

3 – Digite as informações acima nas células seguintes:

4 – Em D4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"y")&" Ano (s)" onde:

D4 é a data de vencimento da parcela inicial, Hoje() é a data final,

“Y” é para sabermos quantos anos de atraso tem a parcela, & “

Ano (s)” é a função concatenar ou seja juntar o resultado da

função datadif com o texto Ano (s) para facilitar a compreensão

dos dados apresentados na Célula.

5 – Em C4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"m")&" Mês(es)"

6 – Em D4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"d")&" Dia (s)"

O resultado final será:


107

Ainda tem outros exemplos, essa função poderá ser utilizada com

outras funções como, por exemplo:

=Se(datadif;a1;hoje();”Y”);Procv(a2;matriz;0);”resposta

alternativa”). Complicado? Isso é apenas um exemplo que

deixarei para o próximo livro de Excel Intermediário e Avançado

para Assistente administrativo.


108

Conclusão

Este material não tem por finalidade esgotar todas as dúvidas

sobre o assunto e sim ampliar o campo de visão dos futuros

profissionais que irão ingressar nesta área como também ajudar

nas tarefas diárias daqueles que já atuam


109

Jhonny Lopes, Cantor e Compositor Gospel, Analista de sistema

autônomo, professor de informática e cursos profissionalizantes,

administrador de Blogs/Sites.

Como compositor: http://www.jhonnylopes.com– Autor de

dezenas de composições evangélicas.

Como Professor: http://www.caminhosdoemprego.com ,

www.cursoexcelvba.com, com centenas de artigos sobre

qualificação profissional com orientações passo a passo para

criação de currículo, postura na entrevista, comportamentos no dia

a dia no emprego, vídeo aulas de Excel e rotinas administrativas.

Como Profissional de internet: http://www.trabalho-

internet.com – Onde divulga sistemas de renda online, o mesmo

vem testando e recomendando cursos e treinamentos sobre como

as pessoas podem trabalhar e levar uma vida confortavelmente

através da internet.

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http://www.caminhosdoemprego.com/

http://www.trabalho-internet.com/

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110

Bibliografia


Imagens: Artes próprias + Google imagens

http://www.guiarh.com.br

Curso de Capacitação Assistente Administrativo: Convenio Univali –

Associação Lar Padre Jacó.

MTE – Ministério do Trabalho e Emprego

http://www.sindsemg.com.br/cbo.htm

http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm

www.curriculum.com.br

http://www.guiarh.com.br/

http://www.sindsemg.com.br/cbo.htm

http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm

assistente & auxiliar administrativo · auxiliar & assistente administrativo introdução:...

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