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ARQUIVOLOGIA Prof. Lucas Andrade

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Sumário

....................................................................................................................... 1

1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA: ................... 3

1.1 - ARQUIVOLOGIA / ARQUIVÍSTICA: ............................................ 3

1.2 - ARQUIVOS: ...................................................................................... 4

1.3 - CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: ............................................ 6

1.4 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ........... 8

1.5 - PRAZOS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS: .......................... 10

1.7 - PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS: ................................................... 12

QUESTÕES DE CONCURSO ................................................................... 14

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ....................................................... 17




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1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA:

1.1 - ARQUIVOLOGIA / ARQUIVÍSTICA:

Um dos ramos da Ciência da Informação em conjunto com a Biblioteconomia

(Biblioteca) e a Museologia (Museu), a nada mais é do que a

Ciência que estuda os ARQUIVOS, relacionando seus conceitos, princípios e técnicas à

Produção, Organização, Guarda, Preservação e Uso dos documentos de arquivo

(conceito suficiente para sua prova caro aluno Monster). A Arquivologia é uma das

bases para a gestão da informação e ajuda o administrador/gestor na tomada de decisões

nos diferentes níveis da organização, seja ela pública ou privada, de interesse público ou

não. Afinal, o que é um ARQUIVO? Qual a diferença entre Arquivo, Biblioteca e

Museu?




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Apresentada a diferenciação entre os 3, devemos ficar atentos à associação entre

a palavra “coleção” e os arquivos, CUIDADO! Arquivos não provêm de coleção, mas

sim de acumulação (produção ou recebimento de documentos de arquivo), por isso

possuem caráter orgânico, ou seja, são produzidos pelo órgão/instituição no decorrer de

suas atividades durante sua existência (Heloísa Bellotto, os documentos de arquivo só

possuem sentido se estiverem relacionados ao meio que os produziu). Já sabemos a

definição de arquivo, biblioteca e museu, mas como estamos falando sobre

Arquivologia, vamos nos concentrar no que importa para sua prova, os ARQUIVOS.

1.2 - ARQUIVOS:

Dentre as várias definições de arquivo, o Art. 2º da Lei 8.159/91 (Que define a

Política Nacional de arquivos) traz o conceito essencial para sua prova!

Então caro aluno Monster, arquivos são um conjunto de documentos produzidos

ou recebidos (= acumulados) por tais instituições (= podem ser públicas ou privadas) ou

mesmo pessoas físicas, no exercício de suas atividades. Mas AGORA é que vem o

detalhe: QUALQUER que seja o SUPORTE da informação (falaremos mais a respeito)

ou a NATUREZA dos DOCUMENTOS (Diretamente relacionados aos seus suportes).

Exemplos de Suporte: No passado tínhamos pedras, metais, madeira e

atualmente possuímos papel, microfilmes, CD/DVD, Pen drive, HD, dentre outros.

Exemplos de documentos: Livros, Atas, Plantas arquitetônicas, dentre outros.




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Arquivos ainda podem ser entendidos de maneira diferente da que foi

apresentada anteriormente, com conceito distinto do de “conjunto de documentos”,

sendo definidos e utilizados também como:

Funções do Arquivo: “Ideia de Órgão, Instituição e Local/instalação acervo”.

O objetivo principal do Arquivo é tornar fácil a consulta aos documentos,

fazendo com que a administração/organização seja servida durante suas atividades e na

aquisição de conhecimento com intuito de viabilizar a tomada de decisões da melhor

maneira possível.

1) Guardar e Organizar documentos com técnicas que promovam arquivamento

eficiente e organizado, tornando disponíveis os documentos.

2) Facilitar as consultas e o acesso aos documentos pelos setores da organização,

ou seja, atender à demanda pelas informações de forma eficiente.

3) Preservar documentos com acondicionamento adequado (considerando

temperatura, umidade e outros aspectos que possam causar danos).

4) Expedir correspondências (Ex: cartas) e criar instruções e normas para a gestão

dos documentos de arquivo.

Os arquivos são fundamentais para as instituições no exercício de suas atividades,

portanto caro aluno Monster, é necessário que existam critérios e condições de

guarda/eliminação dos documentos, além de procedimentos arquivísticos

adequados, que garantem a precisa localização e ainda permitem economia de




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recursos para a organização. Por vezes, durante o material, utilizo as palavras

organização, instituição, administração, órgãos e outras que podem aparecer em sua

prova como sinônimos. Consequentemente fique ligado nisso para não perder

pontos por preciosismo.

1.3 - CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:

Os arquivos podem ser classificados quanto às diferentes categorias, mais

precisamente em 4 subdivisões:

Quanto à Natureza dos documentos: Especial ou especializado

Quanto à Entidade mantenedora: Público ou privado

Quanto à Extensão de sua atuação: Central ou Setorial

Quanto ao Estágio de evolução: Corrente, Intermediário ou Permanente

A última categoria de classificação de arquivos trata do estágio de

evolução/ciclo de vida dos documentos ou mais precisamente da “TEORIA DAS




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TRÊS IDADES”, sendo esta teoria a mais importante para sua prova, pois trata do

tema queridinho das bancas organizadoras e que cai praticamente em todos os

concursos em que a disciplina de Arquivologia é cobrada no Edital do concurso.

Abaixo segue a classificação dos arquivos correntes, intermediários e

permanentes com suas características gerais, sendo que em momento oportuno, nas

próximas aulas, falaremos mais detalhadamente das fases da gestão de documentos

de arquivo e outras informações dos mesmos, relevantes para sua prova.




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1.4 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

Os documentos de arquivo são classificados quanto aso seguintes aspectos:

Quanto ao Gênero: Escrito/Textual, Sonoros, Iconográficos, Informáticos ou

Digitais, Filmográficos, Cartográficos, Micrográficos.

Quanto à Espécie e Tipologia documental: Espécie (Ex: Contrato, Alvará,

Certidão, etc). Tipologia (Ex: Contrato de Trabalho, Alvará de funcionamento, etc).

Quanto à Forma: Exemplos: Rascunho, Minuta, Cópia, Original.

Quanto ao Formato: Ex: Livro, Ficha, Apostila, etc.

Quanto à Natureza do Assunto: Ostensivos ou Sigilosos

Devemos tomar bastante cuidado em provas com as classificações

abordadas, pois as bancas costumam confundir o candidato trocando os conceitos,

desta forma tome bastante cuidado com os detalhes que as diferenciam.




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OBSERVAÇÃO: Devemos ficar atentos caso a banca examinadora cobre questões

ou itens dizendo que o gênero está necessariamente e diretamente ligado ao suporte,

já que um documento de gênero iconográfico, por exemplo, pode estar em um

desenho, fotografia ou mesmo em uma pintura rupestre (em uma rocha). O que há é

uma indicação e uma espécie de ligação entre eles, mas não quer dizer que é algo

fixo e determinado certo gênero aparecer somente em um tipo de suporte.

1.5 - PRAZOS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS:

Os prazos de guarda dos documentos provêm de suas características e do

“valor (administrativo, probatório, cultural, etc.)” que possuem frente à instituição,

são de fato, o tempo ou período em que os documentos serão mantidos nos arquivos

correntes e intermediários. As características que definem o prazo de guarda são: a

frequência de uso dos documentos, leis e normas que impõe a eles prazos

prescricionais, ou mesmo por questões administrativas de precaução das

informações durante período de tempo oportuno. Temos documentos de guarda

Eventual, Temporária e Permanente, conforme esquematizado abaixo:




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1.6 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E DESTINAÇÃO FINAL:

O ciclo vital dos documentos de arquivo diz respeito às fases pelas quais

percorrem os documentos, até sua devida destinação final. Os caminhos percorridos

pelos documentos de arquivo começam a partir de sua criação ou recebimento na

fase corrente e depois poderão: 1) ser eliminados diretamente; 2) cumprirão seu

prazo de guarda e serão transferidos ao arquivo intermediário e em seguida, após

cumprir seu prazo de guarda nessa etapa serão eliminados; 3) ser recolhidos

diretamente ao arquivo permanente; 4) ser transferidos ao arquivo intermediário,

cumprindo seu prazo de guarda neste e em seguida serem recolhidos ao arquivo

permanente. Para que vocês tenham uma visualização melhor do ciclo vital,

coloquei abaixo uma imagem mostrando as possibilidades de movimentação dos

documentos de arquivo.




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A destinação final dos documentos ocorre quando os mesmos perdem seu

valor administrativo (valor primário) e então são conduzidos à eliminação ou

recolhimento à fase permanente. Sendo que durante o ciclo vital ainda podem ser

transferidos ao arquivo intermediário antes da destinação final. Para que fique ainda

mais claro caro aluno Monster, segue a definição desses termos, com o intuito de

deixá-lo seguro para resolver possíveis questões sobre o tema.

Eliminação: Documento após perder seu valor administrativo (primário) e

não contém também valor histórico para a instituição.

Guarda permanente: Documento após perder seu valor administrativo

(primário) e ainda preserva valor histórico ou probatório para a instituição.

Transferência: Ocorre quando o documento passa do arquivo corrente para

o arquivo intermediário.

Recolhimento: Ocorre quando o documento passa do arquivo corrente ou

intermediário ao arquivo permanente, após perder seu valor administrativo.

1.7 - PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS:

Os princípios arquivísticos formam a base que sustenta a Arquivologia como

uma ciência e trazem considerações importantes que permeiam o estudo da

disciplina como um todo. Deixei para esta parte do PDF o tópico princípios de

propósito, pois de mão dos conhecimentos adquiridos anteriormente caro aluno, terá

melhores condições de interpretá-los e consequentemente gravar as partes mais

importantes para sua prova. Assim, acredito que o aprendizado dos mesmos fica

mais tranquilo, pois aqui você já sabe o que é um arquivo, um documento, o ciclo de

vida documental, o suporte material, dentre outros conceitos importantes.

Listei para vocês os princípios mais importantes e mais cobrados em provas

de concurso, visto que existem outros princípios também, mas nosso foco é acertar

as questões de prova e não nos formar em Arquivologia, não é mesmo? Então,

vamos lá!




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Os documentos de arquivos devem ser agrupados nos fundos de uma mesma

fonte produtora/geradora, de acordo com sua origem, sem misturá-los aos

provenientes de outras instituições = fontes. Quando as bancas trazem a expressão

“respeito aos fundos” estão falando sobre o princípio da proveniência. Esse é o

princípio mais cobrado em provas de concursos! Existem 2 tipos de fundos: Fundo

aberto = A entidade/instituição produtora ainda está em atividade e ainda pode

acrescentar ao fundo novos documentos. Fundo fechado = A entidade/instituição

produtora não está mais em atividade, por isso não recebe acréscimos de

documentos. (OBS: NÃO recebe acréscimos de NOVOS DOCUMENTOS, mas se

houver documentos fora do fundo que foram produzidos no período em atividade da

mesma, ela os receberá).

Os arquivos refletem a estrutura, função e atividades da entidade produtora/

acumuladora, em suas relações internas e externas (Heloísa Bellotto).

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único de acordo com o

contexto pelo qual foram produzidos (origem). Documentos foram criados para uma

necessidade específica na instituição, só fazem sentido em função daquela atividade

pela qual foram criados, ou seja, são únicos. (OBS: NÃO quer dizer que não possa

haver cópias, pode sim).

De acordo com Heloísa Bellotto os fundos de arquivos devem ser

preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou

mesmo adições indevidas.

Os arquivos possuem uma formação progressiva, natural e orgânica, o que

dito de outra maneira, leva a ideia de formação contínua, sedimentação ou

enriquecimento do arquivo.




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Fique ligado neste, pois ele confronta o princípio mais importante que é o da

proveniência. Segundo ele os arquivos devem ser organizados por temas ou

assuntos.

Os documentos criados pela organização/instituição produtora seguem um

fluxo natural de organização de acordo com sua gênese (maneira que foram

criados).

Os arquivos públicos devem pertencer ou ser parte do território onde foram

criados ou recebidos (nacional, regional, etc).

Os documentos são provas das atividades realizadas e prestam conta daquilo

que foi feito, devem estar de acordo com as leis.

Os documentos de arquivo devem ser criados e conservados segundo

normas, procedimentos e técnicas que visam garantir sua confiabilidade e

veracidade, são autênticos, pode ser comprovada sua autenticidade.

QUESTÕES DE CONCURSO

QUESTÃO 1 - Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os

documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles produzidos

e/ou recebidos no desenvolvimento de atividades administrativas da agência.

QUESTÃO 2 - No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o

item que se segue. A organicidade consiste, basicamente, em preservar os elementos

que dão confiabilidade aos documentos.




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QUESTÃO 3 - Os documentos de arquivo distinguem-se de outros conjuntos

documentais em razão de a sua finalidade original ser:

a) política

b) cultural

c) administrativa

d) histórica

e) social

QUESTÃO 4 - A preocupação do homem com arquivos vem desde o momento em

que ele passou a registrar em um suporte material as informações resultantes de suas

atividades. A arquivística ganha importância e consistência a partir, principalmente,

da 2.ª Guerra Mundial, com a chamada explosão da informação. Os princípios

arquivísticos estão na base da teoria arquivística e constituem marco principal da

diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. Acerca dos

princípios arquivísticos, julgue o item subsequente:

O princípio da cumulatividade estabelece que o arquivo é uma sedimentação

progressiva, natural e orgânica.

QUESTÃO 5 - De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser

correntes, intermediários ou permanentes.

QUESTÃO 6 - São vantagens da implementação de um sistema de arquivo

intermediário, EXCETO:

a) A economia de espaço e de recursos materiais.

b) A transferência racional de documentos para o arquivo permanente.

c) O aproveitamento do espaço físico nos prédios da administração central.

d) A agilidade de recuperação da informação contida na documentação corrente.

QUESTÃO 7 - Em relação aos arquivos intermediários, assinale a alternativa

correta.

a) Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários,

temporários, permanentes e históricos.

b) Os documentos intermediários, por razões de interesse administrativo, aguardam

a sua transferência ou recolhimento para guarda permanente.

c) Consideram-se documentos intermediários aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.




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d) Consideram-se documentos intermediários aqueles que, sendo de uso corrente

nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

e) Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso

corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a

sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

QUESTÃO 8 - Os arquivos permanentes:

I. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural.

II. São abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de

pesquisa por terceiros.

III. Deixaram de ser frequentemente consultados, embora os órgãos que os

receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos

idênticos.

É correto o que se afirma em:

a) Apenas em I.

b) Apenas em I e II.

c) Apenas em I e III.

d) Apenas em II e III.

e) I, II e III.

QUESTÃO 9 - De acordo com a teoria das três idades, é CORRETO afirmar:

a) Os arquivos correntes, intermediários e permanentes correspondem,

respectivamente, às três fases da teoria das três idades.

b) O arquivo de primeira idade também pode ser nomeado intermediário.

c) O arquivo de segunda idade é constituído de documentos em curso ou

consultados frequentemente.

d) O arquivo intermediário é constituído apenas por documentos que possuem valor

histórico.

e) A permanência dos documentos, tanto nos arquivos intermediários, quanto nos

arquivos permanentes, é transitória.




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QUESTÃO 10 - Acerca de princípios e de conceitos arquivísticos, julgue o item

que se segue.

Os arquivos de um órgão público existente há mais de cem anos fazem parte de um

fundo aberto.

GABARITO:

1) CORRETO 6) Letra B

2) INCORRETO 7) Letra E

3) Letra C 8) Letra B

4) CORRETO 9) Letra A

5) CORRETO 10) CORRETO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Arquivística - Temas Contemporâneos, 3ª Edição - Editora Senac, 2012 - Vanderlei

Batista dos Santos.

Arquivo, Teoria e Prática, 3ª Edição, FGV, 2015 - Marilena Leite Paes.

Arquivos Permanentes. Tratamento documental, 4ª Edição, 2006 - Heloísa

Liberalli Bellotto.

Decreto 7.845 de 2012 - Regulamenta a Lei 8.159 de 1991, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil03/ Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) - Disponível em:

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia

arquivisticadibrate.html.

Gestão em Arquivologia - Abordagens Múltiplas, Eduel, 2008 - Linete Bartalo,

Nádia Aparecida Moreno.

Lei federal 8.159 de 1991 - Política Nacional de Arquivos, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm.


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