arquivologia - qcon-assets-production.s3.amazonaws.com · a ser utilizado pelos arquivos correntes...

ARQUIVOLOGIA

Prof. Antonio Botão

Conceitos Fundamentais

Tesauros e Terminologia Arquivística


• Tesauro(s)

– Repertório alfabético de termos utilizados em indexação e na classificação de documentos;

– Vocabulário de um ramo do saber que descreve sem ambiguidade os conceitos a ele atinentes;

– Também conhecido como dicionário de ideias afins, é uma lista de palavras com significados semelhantes, dentro de um domínio específico de conhecimento;

– É um vocabulário controlado, com limite de termos e definições, é restrito, arbitrátio.


• Terminologia Arquivística

• ACERVO – totalidade dos documentos conservados num arquivo.

• ACONDICIONAMENTO – embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

• ARQUIVÍSTICA – disciplina – também conhecida como arquivologia – que tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.



• ARQUIVO – conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

• ARQUIVO CORRENTE – conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.



• ARQUIVO CENTRAL – unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento.

• ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.



• ARQUIVO PERMANENTE – conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor.

• ARQUIVO PÚBLICO – conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.



• ARQUIVO SETORIAL – unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, depende tecnicamente do arquivo central.

• ATIVIDADES-FIM – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.



• ATIVIDADES-MEIO – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

• AVALIAÇÃO – processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.



• CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS – sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.

• CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – instrumento de trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido pelo órgão no exercício de suas atividades.



• CONSERVAÇÃO – conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. Ver também: preservação.

• CUSTÓDIA – responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade.



• DATAS-LIMITE – elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

• DESTINAÇÃO – em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.



• DIGITALIZAÇÃO – reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel.

• DOCUMENTO – unidade constituída pela informação e seu suporte.



• ELIMINAÇÃO – destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente.

• ESPÉCIE DOCUMENTAL – configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das

informações nele contidas.



• GESTÃO DE DOCUMENTOS – conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

• INDEXAÇÃO – processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.



• MÉTODO DUPLEX – procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

• METRO LINEAR – unidade de medida de extensão de arquivos.



• MICROFILMAGEM – produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.

• PLANO DE ARQUIVAMENTO – esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.

• PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo.



• PRAZO DE RETENÇÃO (GUARDA) – período definido na tabela de temporalidade, durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermediário.

• PRESCRIÇÃO – condição pela qual se extinguem prazos para aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.



• PRESERVAÇÃO – função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.

• RECOLHIMENTO – passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.



• TABELA DE TEMPORALIDADE – instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

• TEORIA DAS TRÊS IDADES – sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização. Ver também: ciclo vital dos documentos.



• TRANSFERÊNCIA – passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e deste para o Arquivo Intermediário.

• TRATAMENTO DOCUMENTAL – conjunto de atividades de classificação e descrição de documentos.



• VIGÊNCIA – qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

• VOLUME – cada uma das partes em que se subdivide um livro, com paginação e encadernação próprias.

ARQUIVOLOGIA

Prof. Antonio Botão

Conceitos Fundamentais


arquivologia - qcon-assets-production.s3.amazonaws.com · a ser utilizado pelos arquivos correntes...

Documents