apostila arquivologia

ARQUIVO“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicasou privadas”.

Prof. Cosme Sergio ([email protected]) 1

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem‐se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e deve naturalmente refletir as suas atividades.


• “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.


Termos derivados da palavra Arquivo:1) Arquivonomia – É o conjunto de determinações e conhecimento para instalar, organizar e administrar os arquivos. É por assim dizer a visão de cima para baixo.2) Arquivologia – Este termo tem sido usado não só no sentido de arquivonomia, como também para definir estudos sobre os arquivos da antigüidade.3) Arquivística – É a técnica de se organizar os arquivos, isto é, de se classificar, guardar, conservar e localizar os documentos, quando desejados.


Finalidade do Arquivo:1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas; Prof. Cosme Sergio

([email protected]) 5

Conceitos Importantes!!!• INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA – A interpretação das informações registradas depende da relação das mesmas com o contexto de sua produção.

• COMUNICAÇÃO – é o ato ou efeito de transmitir, fisicamente, de um ponto a outro – de um indivíduo a outro – a informação contida num documento ou num conjunto de documentos. Prof. Cosme Sergio


Segundo a Lei 8159/91Art. 2º Consideram‐se arquivos,

para fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter privado e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza dos documentos.


Suporte de Documentos:• Suporte: Meio físico no qual a informação é registrada. Entende‐se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação.. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: papel, disquete, disco rígido, CD, DVD, pen drive, cartões de memória e fita de vídeo (VHS).


Função do Arquivo: • “A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda” (Marilena Paes)


Informação????? • Informação: Idéia ou

conhecimento. É a noção, idéia ou mensagem contida num documento. A informação, em sua origem, aparece como idéia de alguém e se transformará em documento no momento em que for registrada em um suporte.


• Finalidades dos arquivos: “A principal finalidade dos arquivos é servir à administração (principal), constituindo‐se com o decorrer do tempo, em base de conhecimento da história (secundária)”. (Marilena Paes)


Segundo a Lei 8159/91• Art. 1º ‐ É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.


Ciclo Vital dos documentos / (teoria das 3 idades)

Segundo a Lei 8159/91:Art. 8º ‐ Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

• Logo, no Ciclo Vital dos documentos, os arquivos passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que faz dos documentos.


Valor dos Documentos:• VALOR PRIMÁRIO – valor administrativo‐ Documentos que servem de apoio às atividades da instituição;‐ Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;‐ É um valor temporário;

• VALOR SECUNDÁRIO – valor histórico‐ Documentos que preservam a memória/história da instituição;‐ Nem todo documento apresentará esse valor;‐ É um valor definitivo (permanente);


Arquivos Correntes – ativos ‐ dinâmicos – administrativos ‐ 1ª idade.

“Constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”. (Marilena Paes)

• Segundo a Lei 8159/91:Art. 8º ‐ § 1º consideram‐se documentos correntes

aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação constituam objeto de consultas freqüentes.


Arquivos Correntes – ativos ‐ dinâmicos –administrativos ‐ 1ª idade.

• Logo, É o período durante o qual os documentos ativos são indispensáveis e essenciais à manutenção das atividades cotidianas de uma administração. Ex.: circulares, boletins diários, informativos, etc. Logo, são muito usados pela administração. Prof. Cosme Sergio


Arquivos Intermediários – semi‐ativo – 2ª idade.São constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá‐los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso são também chamados “limbos” ou “purgatório”. (Marilena Paes) Ex.: regulamentos, estatutos, etc. Logo, apresentam pequena freqüência de uso pela administração. Prof. Cosme Sergio


Segundo a lei 8159/91:

• Art. 8º ‐ § 2º Consideram‐se documentosintermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.


Arquivo Permanente – Histórico – 3ª idade.

“Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam por seu valor histórico ou documental e que constituem meios de conhecer o passado e sua evolução” (Marilena Paes)


Segundo a Lei 8159/91:Art. 8º ‐ § 3º Consideram‐se

permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 10° ‐ Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Prof. Cosme Sergio


Avaliação é a definição dos prazos de guarda e de destinação final dos documentos. É realizada por uma Comissão de Avaliação e resulta na elaboração da tabela de temporalidade da instituição, que deverá ser aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa ser implementada.

Vantagens da Avaliação:‐ Ganho de espaço físico;‐ Facilidade na organização e localização dos documentos;

‐ Economia de recursos humanos e materiais.Prof. Cosme Sergio ([email protected]) 21

TABELA DE TEMPORALIDADE• A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.


TABELA DE TEMPORALIDADESua estrutura básica deve

necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –eliminação ou guarda permanente –além de um campo para observação necessária à sua compreensão e aplicação. Prof. Cosme Sergio


Prazos de guarda:O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição.

Cumprimento do Ciclo Vital (transferência / recolhimento / eliminação)

‐ Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.

‐ Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.


– Transferência: envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Corrente intermediária (transferência)

– Recolhimento: envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.

Corrente/intermediária permanente (recolhimento)Prof. Cosme Sergio


Códigos Documentos Corrente-prazo de guarda

Interme-diário-prazo de guarda

Destinação final

Observação

020.1 Legislação de pessoal

10 anos 10 anos Guarda permanente

-

023.11 Admissão de pessoal

5 anos 47 anos Eliminação -

024.2 Férias 7 anos - Eliminação -

026.13 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação -

029.11 Freqüência 5 anos 47 anos Eliminação É opcional a alteração do suporte (microfilme) eliminando-se os originais após 5 anos de arquivamento na fase intermediária.

029.7 Greves 5 anos 5 anos Guarda perm. -

071 Normas internas Enquanto vigorar

- Guarda perm. -Prof. Cosme Sergio ([email protected]) 26

Princípios Arquivísticos 1. Princípio do Respeito aos Fundos ou Proveniência ( Indivisibilidade ou Integridade): preconiza que o conjunto de documentos produzidos (acumulados ou recebidos) no exercício de atividades de uma instituição (pessoa) não poderá ser arranjado com outros documentos de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informação se perderá.(princípio fundamental da arquivistica)• O Princípio da Proveniência está ligado à origem do documento, ou

seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – é um princípio intimamente ligado ao organograma da instituição, ou seja, o organograma mostra a estrutura da instituição, os órgãos que a compõem e suas ligações, relações e hierarquia.Prof. Cosme Sergio


Princípio do Respeito aos Fundos ou Proveniência

1º Grau ou nível de aplicação : O princípio de respeito aos fundos – estabelece que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar‐se com o de outra procedência ( fundos) – é o próprio princípio da Proveniência.2º Grau ou nível de aplicação : O princípio do respeito a ordem original – estabelece que os documentos que compõem os fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem. Não se deve misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o próprio fundo. Prof. Cosme Sergio


2. O Princípio da Indivisibilidade consiste no respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à Arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação.


3. O Princípio da Integridade preconiza a preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.


4. Princípio da Organicidade: reflete as funções, atividades e estrutura das instituições através das relaçõesorgânicas que os documentos mantêm com o conjunto ao qual pertence. • Os documentos se relacionam com

outros dentro de um mesmoconjunto e que este conjunto também se relaciona com outros que compõem o fundo de arquivo.


5. O Princípio da Unicidade: preconiza o documento como sendo único, produzido em virtude de uma necessidade, sob um contexto específico, não se produzem documentos sem uma razão específica ou uma necessidade emergente. Vale dizer que os documentos são únicos em termos de conteúdo, podendo ser produzidos em exemplares únicos ou em numero limitados de cópias(entendam estas últimas como vias e não como reproduções).


6. O Princípio da Custódia Intacta ou Santidade ou Ordem Original:estabelece que deve‐se manter a ordem de acumulação dos papéis na primeira e segunda idades (corrente e intermediária). Nota!!! Usa‐se muito o termo Ordem Original em concursos.


7. Princípio da Naturalidade ou Cumulatividade: considera‐se os arquivos como uma formação progressiva natural e orgânica, isto é, os documentos vão surgindo em um contexto específico, ao longo do tempo e das necessidades da instituição ou pessoa e mantém uma relação orgânica entre si, justificando sua acumulação/reunião.

8. Princípio da Reversibilidade: todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido ser for o caso.


Protocolo:• Protocolo: “é o controle da tramitação dos documentos que tramitam no órgão, de forma a permitir a sua rápida localização e informação aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente”.


Atividades de Protocolo:• Recebimento – entrada do

documento;• Registro – cadastro dos dados do

documento. Atribui‐se um número de acompanhamento ao documento (protocolização) em um sistema que permitirá o controle de sua tramitação.

• Autuação – formação/abertura de processo


Atividades de Protocolo:• Classificação – separação por assunto• Expedição/Distribuição – encaminhamento

do destinatário, de forma que o mesmo possa circular pela organização (tramitação), a fim de atingir os objetivos para os quais foi criado.

• Controle / Movimentação – controle da tramitação ou andamento. Consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá‐lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Prof. Cosme Sergio


Documentação particular/sigilosa/ostensiva• Não podem ser abertos pelo

protocolo, devendo se encaminhados diretamente ao destinatário, são eles:

‐ Documentos particulares;‐ Documentos sigilosos;• Nota!!! Os documentos que

podem ser abertos pelo protocolo são chamados ostensivos. Prof. Cosme Sergio


Métodos de Arquivamento:1. Método Alfabético / Variadex‐ O método alfabético é aquele que organiza os documentos

por nome.‐ O método variadex é uma variante do método alfabético.

Nesse método, há a utilização de cores para facilitar o arquivamento.

2. Método geográfico‐ O método geográfico é aquele que organiza os documentos

pela procedência ou local.Prof. Cosme Sergio ([email protected]) 39

• Regras do método geográfico: POR ESTADO‐ Os estados devem ser organizados alfabeticamente;‐ Dentro de cada estado, a capital deve ser colocada em

primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.

Exemplo Pasta do Estado de GoiásAlagoasBahiaCearáGoiásSão Paulo

GoiâniaAlexâniaCaldas NovasCeresFormosaGoiatubaItumbiaraRio VerdeProf. Cosme Sergio


• Regras do método geográfico: POR PÁIS‐ Os países devem ser organizados alfabeticamente;‐ Dentro de cada país, a capital deve ser colocada em primeiro

lugar, seguida das demais cidades alfabeticamenteExemplo Pasta dos EUA

AlemanhaBolíviaCanadáDinamarcaEUAJapão

WashingtonAtlantaBostonChicagoDallasNew York


• Regras do método geográfico: POR CIDADE‐ As cidades devem ser organizadas alfabeticamente;‐ Após cada cidade, deve ser identificado seu estado entre parênteses.

Exemplo

Araraquara ( SP)Fortaleza (CE)Lages (SC)Piripiri (PI)Tuntun (MA)


• 3. Método Numérico‐ O método numérico é aquele que organiza os documentos por

número;‐ O método numérico pode ser subdividido em: simples,

cronológico e dígito‐terminal.‐ Cronológico: organiza os documentos por data.‐ Numérico simples: os documentos são organizados pelo

número inteiro. É indicado para números pequenos.‐ Número dígito‐terminal: organiza os documentos pelos dois

últimos algarismos. É indicados para números grandes. Exemplos:


Números Números Simples Número digito‐terminal

345.654914.302764.1584.55875.789

4.55875.789345.654764.158914.302

914.302345.654764.158004.558075.789


4. Método Ideográfico:‐ O método ideográfico é aquele que organiza os documentos por assunto.

‐ O método ideográfico pode organizar os documentos de forma alfabética ou numérica (quando o volume de assuntos for pequeno, recomenda‐se organizá‐los alfabeticamente, ao passo que, quando o número de assuntos for grande, recomenda‐se organizá‐los numericamente).


4.1 Métodos ideográficos alfabéticos‐ Método dicionário: organiza os assuntos em ordem alfabética em um único nível.

‐ Método enciclopédico: organiza os assuntos em ordem alfabética, em níveis hierarquizados.

4.2 Métodos ideográficos numéricos‐Método decimal: organiza os assuntos por código, sendo limitado a 10 classes em cada nível.

‐Método Duplex: organiza os assuntos por código, apresentando classes ilimitadas.Prof. Cosme Sergio


ExemploPLANO DE CLASSIFICAÇÃO:

1 – PESSOAL1‐1‐Férias1‐2‐Licenças

1‐2‐1‐Paternidade1‐2‐2‐Maternidade

1‐3‐Freqüência1‐4‐Aposentadoria

2 – FINANCEIRA2‐1‐Empréstimos2‐2‐ Contas

2‐2‐1‐Luz2‐2‐2‐Telefone

3‐MATERIAL Prof. Cosme Sergio ([email protected]) 47

5. Métodos diretos (por nome) e indiretos (por número)5.1 Métodos Diretos:São aqueles em que a busca é

feita diretamente no local em que o documento se encontra arquivado, sem a necessidade de um índice auxiliar. Caracteriza os métodos que organizam os documentos por nome (alfabético / geográfico / dicionário / enciclopédico).


5.2 Métodos Indiretos:• São aqueles que necessitam

de um índice alfabético (onomástico) que permita localizar o número em que o documento está arquivado. Caracteriza os métodos que organizam os documentos por número (numérico / decimal / duplex).


Escolha do método a ser adotado:O método a ser adotado no arquivo deverá ser definido após análise:

1) Dos documentos a serem arquivados;2) Das características da instituição que está sendo

organizada;O arquivo pode utilizar quantos métodos forem necessários, de forma a atender as necessidades da instituição.O conjunto de métodos a ser adotado é chamado de classificação ou arranjo.


CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:• A preservação evolverá as atividades de

conservação, armazenamento e restauração dos documentos.

• O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê‐los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

• A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. Prof. Cosme Sergio


Agentes Exteriores que Danificam os Documentos

Físicos:• Luminosidade ‐ a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.


Agentes Exteriores que Danificam os DocumentosFísicos:

• Temperatura –Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na casa dos 22º sua temperatura ideal (variável de acordo com o tipo do papel). Prof. Cosme Sergio


Agentes Exteriores que Danificam os DocumentosFísicos:

• Umidade ‐ o excesso de umidade, bem como o clima muito seco também contribuem para a aceleração do processo de envelhecimento do documento.


Agentes Exteriores que Danificam os DocumentosQuímicos:

• Poluição atmosférica ‐A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça. Prof. Cosme Sergio


Agentes Exteriores que Danificam os DocumentosQuímicos:

• Tintas – A própria tinta utilizada para se escrever nos documentos contribui para sua deterioração.


Agentes Exteriores que Danificam os Documentos

Biológicos:

• Insetos: Vários são os insetos que atacam os documentos, causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traças e brocas.


Agentes Exteriores que Danificam os DocumentosBiológicos:

• Microorganismos –Fungos.

• Roedores – Ratos.Prof. Cosme Sergio


Agentes Exteriores que Danificam os DocumentosBiológicos:

• Homem – É o ser que mais danifica os documentos, por utilizá‐lo constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá‐lo.


Atitudes comuns que acabam por danificar o documento:

Cópia reprográfica (xerox);



Inserção de elementos metálicos como clipes e grampos;



Dobraduras



Trabalhar com fotos e negativos sem o uso de luvas, de preferência de algodão;


Atitudes comuns que acabam por danificar o documento:Sujeira


Outros conceitos importantes:Dossiê é a reunião de documentos para uma finalidade específica, oriundos de diversas naturezas. Esse dossiê pode ser desmembrado a qualquer tempo, desde que seja atingida a sua finalidade.Processo é a unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível. Ao processo estarão relacionados os termos anexação e apensação.Prof. Cosme Sergio


Outros conceitos importantes:

Anexação: Ação pela qual se reúne a um processo, em caráter definitivo, documento ou processo a ele relacionado.

Apensamento: Ação pela qual se reúne a um processo, em caráter provisório, documento ou processo a ele relacionado.


MicrofilmeMicrofilmagem é um técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). A adoção da microfilmagem exigirá da instituição equipamentos que

permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.

A primeira e mais importante razão para justificar o uso do microfilme é a economia de espaço.

O microfilme possui o mesmo valor do documento original em papel, e poderá substituí‐lo nos casos em que não tiver valor histórico.


Notas importantes sobre Microfilme: O arquivo será acompanhado de um

índice. Por fora das gavetas são marcados os códigos dos rolos que elas

abrigam, tornando muito fácil a consulta.

Naturalmente deverá haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos

microfilmes.Prof. Cosme Sergio


Benefícios para o uso da microfilmagem:• Validade Legal ‐ a microfilmagem é um processo reprográfico

autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original;

• Redução sensível de espaço;• Acesso fácil e rápido, consequência das pequenas dimensões das

microformas;• Segurança, por se tratar de um material fotográfico, além de

permitir reproduções com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros; Prof. Cosme Sergio


Benefícios para o uso da microfilmagem:

• Garantia da confidencialidade das informações, visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação;

• Durabilidade ‐ respeitando‐se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

Nota!!! No Brasil, a microfilmagem é normatizada pelo Decreto 1.799/96.


Decreto 1.799/96§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far‐se‐á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far‐se‐á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.


Automação• Automação é a adoção de equipamentos que

substituem o trabalho manual nos arquivos, garantindo resultados mais precisos, rápidos e eficientes.

• Um sistema informatizado de protocolo, em substituição ao livro manual de protocolo, ainda utilizado por algumas instituições, por exemplo, facilitará a localização de determinados documentos, além de permitir o acompanhamento on‐line da tramitação dos mesmos pelos diversos interessados dentro da instituição.


DOCUMENTOSDIGITAIS

Documentos armazenados em meio eletrônico ou digital e que exijam equipamentos e programas que permitam sua leitura e decodificação que permitam o acesso às informações nele contidas.


CRIAÇÃO DEDOCUMENTOS DIGITAIS

• Utilização de programas ou softwares específicos;

• Utilização de Sistemas• Gerenciadores de Bancos de Dados;

• Por meio da digitalização.


DIGITALIZAÇÃOÉ a conversão de documentos em meio analógico (papel, microfilme ou fitas de vídeo)para o formato digital, por meio de equipamentos eletrônicos.


VANTAGENS DA DIGITALIZAÇÃO

Facilita o acesso aos documentos;

Permite acesso simultâneo aos documentos.


PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Exige backups frequentes; Exige a migração de suportes; Exige a atualização de formatos.


CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Arquivos públicos: São aqueles mantidos por instituições publicas.

Arquivos privados: São aqueles mantidos por instituições privadas. Podem ser: institucionais, comerciais ou pessoais.


Segundo a Lei 8.159/1991 • Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

• § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

• Art. 11. Consideram‐se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.


Quanto a Natureza dos documentos • Arquivos especiais: São aqueles que

tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas ‐fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD‐ROM ‐ e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc. Prof. Cosme Sergio


Quanto a Natureza dos documentos • Arquivos especializados: São

aqueles que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia .Prof. Cosme Sergio


Quanto à Extensão de sua Autuação

• Arquivos setoriais: São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.Prof. Cosme Sergio


Quanto à Extensão de sua Autuação• Arquivos gerais ou

centrais: São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente Prof. Cosme Sergio


CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

• Quanto ao gênero gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo).


Quanto ao gênero • Textuais: Documentos escritos. • Iconográficos: Documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.

• Cartográficos: mapas e plantas,• Micrográficos: microfilmes. • Sonoros: Documentos cuja informação esteja em forma de som.

• Filmográficos: Filmagens. Vídeos. • Informáticos / Digitais: Documentos em meio digital.


Quanto a espécie / tipologia documental

• Espécie e a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: boletim, certidão, declaração e relatório.

• Tipologia documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim escolar, certidão de nascimento e declaração de bens. Prof. Cosme Sergio


Quanto a natureza do assunto

• Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

• Ostensivos: Documentos cuja divulgação não prejudica a administração.


LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.

Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações.NOTA!! O Decreto 4.553/2002 FOI REVOGADO


Subordinam‐se ao regime desta LeiI ‐ os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II ‐ as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Aplicam‐se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas aqui refere‐se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.


Para os efeitos desta Lei, considera‐se: I ‐ informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II ‐ documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; III ‐ informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV ‐ informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;


Para os efeitos desta Lei, considera‐se: V ‐ tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação; VI ‐ disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados; VII ‐ autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; VIII ‐ integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX ‐ primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações. Prof. Cosme Sergio


Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I ‐ pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II ‐ prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; III ‐ pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;


IV ‐ oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V ‐ prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI ‐ prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégiconacional; VII ‐ pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII ‐ comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.


Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:I ‐ ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;II ‐ secreta: 15 (quinze) anos; e

III ‐ reservada: 5 (cinco) anos.Prof. Cosme Sergio ([email protected]) 94

§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice‐Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.

§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar‐se‐á, automaticamente, de acesso público.


Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação

Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:I ‐ no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:a) Presidente da República;b) Vice‐Presidente da República;c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; ee) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;II ‐ no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e


III ‐ no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo‐Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação.


ULTRASECRETO SECRETO RESERVADO

PRVPRME (AUTORIDADES)CFACMDC

PRVPRME (AUTORIDADES)CFACMDCTAI

PRVPRME (AUTORIDADES)CFACMDCTAIDireção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo‐Direção e Assessoramento Superiores, Prof. Cosme Sergio


apostila arquivologia

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