ANÁLISE DE LEGISLAÇÃO E NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO

INTRODUÇÃO

A função Controle Patrimonial, engloba as atividades de recepção, resgistro, controle, utilização, guarda, conservação e desfazimento dos bens permanentes da Instituição.

A função deste curso é orientar as ações dos servidores da UNIFEI, responsáveis por gerenciar o controle patrimonial em suas unidades acadêmicas e órgãos administrativos, de forma a tornar essa atividade mais dinâmica, eficaz e adequada às atuais políticas de gestão pública e fiscalização externa.

ANÁLISE DA LEGISLAÇÃO

• CONTROLE PATRIMONIAL:

Se dá através do registro adequado de todos os bens móveis e imóveis, adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários.

- Entrada – Tombamento;

- Alocações Internas – Transferências e Movimentações;

- Saída - Baixa

2. MATERIAL PERMANENTE X MATERIAL DE CONSUMO:

Se um e apenas um dos critérios abaixo for atendido, o bem será enquadrado como material de consumo:

Durabilidade de até dois anos;

Fragilidade: estrutura quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade ou perda de identidade ou funcionamento;

Perecibilidade: sujeito a agentes químicos, físicos ou desgaste pelo uso normal;

Incorporabilidade: bem destinado a incorporação a outro (ex: peças de reposição);

Transformabilidade: quando o bem for adquirido com finalidade de transformação.

• NÚMERO PATRIMONIAL:

Essa identificação consiste na atribuição de um número exclusivo e deve permitir aos agentes do controle patrimonial coletar informações gerais de um bem.

• TERMO DE RESPONSABILIDADE:

A IN 205/88 nos apresenta:

Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário...

A mesma IN 205/88, diz que todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, e o setor de patrimônio da sua jurisdição providenciará um novo Termo de Responsabilidade.

Obs.: Como no SIPAC só é possível tombar um bem na carga do chefe da unidade, temos a função Acautelamento, esta gera um Termo que tem o mesmo peso que o Termo de Responsabilidade.

Este acutelamento é destinado ao detentor real do bem.

• TERMO DE TRANSFERÊNCIA:

Transferência constitui na mudança de responsabilidade pela guarda e conservação de um bem permanente e ocorre nas seguintes situações:

- quando há alteração do responsável pelo local onde o bem está alocado;

- quando o bem é transferido de um local de guarda para outro.

• MOVIMENTAÇÃO OU EMPRÉSTIMO:

É a saída de um bem de seu local de guarda para manutenção ou empréstimo, sendo emitida uma nota de movimentação.

Nestes casos, deverá ter uma data provável de devolução do bem.

• TOMBAMENTO:

É o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no controle patrimonial da Universidade.

O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituição e envolve desde o lançamento dos bens no sistema até a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade.

• FORMAS DE TOMBAMENTO:

- Aquisição: é a forma realizada quando o bem é adquirido através de recursos orçamentários ou extra-orçamentários;

- Comodato e Cessão: são denominações dadas ao empréstimo gratuito de um bem permanente que deve ser restituído após determinado prazo. Comodato é empréstimo realizado entre a UNIFEI e empresas privadas; Cessão é empréstimo entre a UNIFEI e outros órgãos públicos. Ambos são realizados através de contrato ou convênio.

- Doação: significa a transferência da propriedade de bens permanentes entre entidades públicas ou privadas.

- Incorporação: ocorre quando não é possível identificar a origem de recursos de um bem que se encontre pelo menos a dois exercícios (anos) no acervo da unidade ou órgão. Neste caso, conforme o item 6.4 da IN 205/88, deverá ser realizada avaliação por comissão especial que, após análise, arbitrará o valor de tombamento.

• AFIXAÇÃO DE PLAQUETAS:

Deverá ocorrer, preferencialmente, logo após o precesso de tombamento, sendo executada pelo responsável pelo controle patrimonial na unidade.

A plaqueta de patrimônio deve ser afixada em local bem visível e de fácil acesso para a leitora de códigos de barras.

• INVENTÁRIO:

É o levantamento físico dos bens nas respectivas unidades para fins de controle patrimonial dos mesmos.

Conforme a IN 205/88, os tipos de inventários são:

- Anual;

- Inicial;

- Transferência de Responsabilidade;

- Extinção ou Transformação;

- Eventual.

Os inventários deverão ser realizados pela Comissão Local de Patrimônio.

A comissão poderá constatar a inexistência de bem, motivado por:

- Perda ou extravio – com responsável conhecido;

- Perda ou extravio – com responsável desconhecido;

- Furto ou roubo.

Para esses casos são tomadas decisões dentro das práticas, regulamentações, estatutos, voltados a regras disciplinares dentro da UNIFEI, conforme descrito no item 12 a seguir.

• ALIENAÇÃO E DESFAZIMENTO:

O que é?

- Alienação: É o ato administrativo que leva à transferência do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação.

- Desfazimento: É o processo de exclusão de um bem do acervo patrimonial da Instituição, de acordo com a legislação vigente e expressamente autorizada pelo dirigente da unidade gestora.

- Transferência: É a modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade.

- Cessão: É a modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da União.

O material considerado de forma genérica como inservível, para a entidade, órgão ou repartição que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como:

- Ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

- Recuperável: quando sua recuperação for possível e orçar em 50% de seu valor de mercado;

- Antieconômico: quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em razão de uso prolongado ou obsoletismo;

- Irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

Modalidades de Alienação e Desfazimento:

- Venda – Poderão ser vendidos mediante Concorrência, Leilão ou Convite. Despensa de Licitação só poderá ocorrer quando revestida de justificado interesse público ou nos casos de doação.

- Permuta – Interesse público devidamente justificado. Lotes com valores coincidentes. Parte de pagamento de material a ser adquirido (essa condição deverá constar no Edital).

- Doação – Revestida de razões de interesse social. Avaliação da oportunidade e conveniência em detrimento de outra forma de alienação. Na forma e em favor dos órgãos indicados no Artigo 15 do Decreto 99.658/90.

- Inutilização ou Abandono – A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconveniente de qualquer natureza. Deverão ser documentados mediante Termo de Inutilização ou Justificativa de Abandono.

• AUTORIDADE, RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO:

Conforme IN 205/88 da SEDAP:

“…Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados...“

O fato é levado à autoridade competente que autuará processo administrativo para apurar o fato através de uma comissão especial, sem prejuízo da comunicação à Polícia Federal.

Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, deverá passar a responsabilidade dos bens sob sua guarda a outrem.

Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do substituto .

A passagem de responsabilidade deverá ser feita, obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade, caberá ao dirigente do Departamento de Administração ou da Unidade equivalente adotar as providências cabíveis necessárias á apuração e imputação de responsabilidade.

NORMATIZAÇÃO DE PATRIMÔNIO

• DESCENTRALIZAÇÃO DO PATRIMÔNIO:

Por que descentralizar o controle de bens?

- Agilidade na localização de equipamentos;

- Desburocratização;

- Controle efetivo por parte das unidades;

- Eficiência setorial.

Desta forma, criaram-se as figuras do Agente Patrimonial e da Comissão Local de Patrimônio.

AGENTE PATRIMONIAL

• Atribuições:

É o servidor disignado pelo Diretor da Unidade Administrativa ou do Instituto, devidamente cadastrado no Setor de Patrimônio, que atuará como elemento de ligação entre a Unidade/Instituto e o Setor de Patrimônio.

• Atividades Desenvolvidas:

- Gerir o trabalho da Comissão Local de Patrimônio;

- Cabe ao Agente toda a administração patrimonial da Unidade/Instituto.

AGENTE PATRIMONIAL

• Competências:

- Orientar professores e pesquisadores acerca da documentação e procedimentos comumente exigidos em precessos de fomento à pesquisa;

- Orientar os coordenadores de projetos que envolvam repasse, parceria ou convênio quanto ao controle, registro e guarda de bens, em especial, à colagem de plaquetas de identificação patrimonial;

- Viabilizar o acompanhamento de entrada e saída de material dos setores de sua Unidade/Instituto, bem como atuar em programas de retiradas de bens inservíveis;

- Realizar o controle efetivo dos bens que integram o patrimônio da UNIFEI e de bens móveis em comodato, se houver;

AGENTE PATRIMONIAL

- Orientar a Comissão Local quanto ao levantamento de bens e enviar ao Setor de Patrimônio, a cada exercício ou quando requisitado - Inventário;

- Divulgar e orientar aos docentes, discentes, servidores técnico-administrativos e demais usuários a importância da preservação de bens permanentes;

- Denunciar irregularidades quanto a dilapidação, furto, roubo, extravio, perda e quaisquer ocorrência relativas a bens patrimoniais, propondo ao diretor a autuação de processo administrativo;

- Acompanhar e atualizar regurlamente a relação dos bens permanentes pertencentes à Unidade/Instituto, fornecendo inclusive informações sobre movimentações dos mesmos;

AGENTE PATRIMONIAL

- Acompanhar as entregas dos bens colocados à disposição de sua Unidade/Instituto, bem como providenciar as respectivas assinaturas dos Termos de Responsabilidade, Termos de Transferências e outros;

- Informar ao Setor de Patrimônio quando um bem for entregue diretamente na Unidade/Instituto, enviando a Nota Fiscal para a inclusão no sistema;

- No caso acima, caberá à Unidade/Instituto providenciar, sob orientação do Agente Patrimonial, a correta colagem das plaquetas de identificação, que serão enviadas pelo Setor de Patrimônio, juntamente com os Termos de Responsabilidade;

- Em se tratando de transferência, o Agente Patrimonial deverá usar a Nota de Transferência, que será emitida em 03 vias, sendo uma para o cedente, outra para o setor que está recebendo e outra para o Setor de Patrimônio;

AGENTE PATRIMONIAL

- Deverá dar apoio à Comissão Local de Patrimônio, fornecendo dados e fichas oriundos do Módulo de Patrimônio – SIPAC, para o início de processo de desfazimento.

COMISSÃO LOCAL DE PATRIMÔNIO

• Atribuições:

A Comissão Local de Patrimônio constituída de, no mínimo, 03 servidores, será nomeada pelo Diretor da Unidade Administrativa ou do Instituto, devidamente cadastrada no Setor de Patrimônio, que será responsável pelo inventário da unidade, tendo apoio do Agente Patrimonial.

• Atividades Desenvolvidas:

- A verificação da localização física de todos os bens da unidade;

- A avaliação do estado de conservação destes bens;

- A classificação dos bens passíveis de disponibilidade;

- A identificação dos bens permanentes eventualmente não tombados

COMISSÃO LOCAL DE PATRIMÔNIO

- A identificação de bens patrimoniados que não possam ser localizados;

- Emissão de relatório final acerca das observações anotadas ao longo do processo de inventário, com informações quanto aos procedimentos realizados, à situação geral do patrimônio da unidade e as recomendações para corrigir as irregularidades apontadas.

COMISSÃO LOCAL DE PATRIMÔNIO

• Competências:

Além das atribuições anteriormente citadas, cabe ainda a Comissão Local de Patrimônio:

- A elaboração de listagem a ser encaminhada ao Setor de Patrimônio, pela chefia da Unidade/Instituto, dos bens considerados inservíveis, para sua retirada. Relacionar os bens, listando o número de tombamento, descrição, valor e condição de uso de acordo com a sua classificação em listagens separadas, bem como as fichas dos bens a serem recolhidos, solicitando sua retirada e baixa.

- Bem classificado como Ocioso ou Recuperável – Transferido para outros setores da UNIFEI que dele necessitarem. Caso não tenham interesse, o bem deverá ser doado na forma da legislação.

BENS NÃO INVENTARIADOS

Bens não inventariados são aqueles não localizados durante a realização do inventário, ou a qualquer momento.

Quando da observação da ocorrência de bens não inventariados, o Dirigente da Unidade/Instituto deverá disignar Comissão de Sindicância, em casos de bens acima do limite de licitação dispensável, cujas atribuições principais são:

- verificar se há bens que se enquadrem nos termos do item 10.6 da IN 205/88 – bens de pequeno valor econômico, recomendando sua baixa imediata;

- apurar as responsabilidade pela irregularidade conforme item 10 da IN 205/88, para os bens que não se enquadrem no item acima;

- elaborar relatório para o dirigente da Unidade Gestora com as conclusões e recomendações.

BENS NÃO INVENTARIADOS

Quando o bem for igual ou inferior ao limite estabelecido como licitação dispensável – Art. 24, Inciso II, da Lei 8666/93, a apuração poderá ser por intermédio de Termo Circunstanciado Administradito (TAC), que deverá ser lavrado pelo chefe do setor responsável pelo bem e conter:

- Qualificação do servidor envolvido;

- Descrição sucinta dos fatos que acarretaram o extravio ou dano do bem;

- Parecer conclusivo do responsável pela sua lavratura.

Ao final do processo, este deverá ser encaminhado ao Setor de Patrimônio.

RESPONSABILIDADES

- O extravio de placas, a colagem indevida destas nos bens em desconformidade com as referências dos Termos de Responsabilidade, bem como prestações de informações falsas serão de responsabilidade exclusiva a quem competir a posse, guarda e manutenção dos bens;

- Em caso de realização de auditorias internas ou externas, o responsável deverá prestar esclarecimentos sobre a localização, guarda de bens e estado em que se encontram;

- Os bens ficarão alocados no Almoxarifado Central em tempo razoável para seu emplaquetamento e destinação ao local que os solicitou, devendo a unidade requisitante disponibilizar um espaço para seu recebimento;

- No caso de um bem ser incorporado à UNIFEI sob forma de cessão, comodato ou doação, os respectivos documentos deverão ser encaminhados, imediatamente, ao Setor de Patrimônio, indicando a localização do bem para sua regularização

DESFAZIMENTO DE BENS DE INFORMÁTICA

Em caso de Desfazimento de Bens de Informática, os seguintes passos deverão ser seguidos:

- Os analistas e técnicos de TI dos órgãos deverão preencher as planilhas de desfazimento, disponibilizada pela SLTA/MPOG no site Comprasnet – os bens deverão ter laudo;

- A relação dos bens, juntamente com a Declaração de Desinteresse e as Fichas Patrimoniais deverão ser encaminhadas impressas e também por Memorando Eletrônico à DMA/PCI;

Medidas a serem adotadas:

- para assegurar a segurança dos dados e informações da UNIFEI, devem ser retirados todos os arquivos do HD dos computadores;

DESFAZIMENTO DE BENS DE INFORMÁTICA

- Alguns computadores possuem etiquetas de licença de softwares que podem ser reaproveitadas em outros equipamentos – Estas devem ser retiradas e alocadas onde houver necessidade;

- Os equipamentos devem ser numerados com etiquetas na sequência informada nas planilhas para facilitar a sua identificação. Deve-se informar a sigla do órgão da UNIFEI a qual pertence o equipamento;

- Em equipamentos antigos, o número de patrimônio era colado apenas na CPU, mas o patrimônio era composto por conjunto. Para que seja possível a baixa do patrimônio e posterior desfazimento, é necessário a separação do conjunto correspondente à ficha patrimonial.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

- As etiquetas de patrimônio NÃO deverão ser retiradas dos bens em hipótese alguma. Esta atividade cabe ao Setor de Patrimônio no ato do desfazimento;

- Para bens em regime de comodato (classificados como Bens de Terceiros), é necessário verificar no contrato o prazo e a finalidade para o qual o bem estava sendo utilizado e contatar formalmente o comodante para regularizar a situação;

- Vale lembrar que o comodato é um contrato unilateral, gratuito, pelo qual alguém (comodante) entrega a outrem (comodatário) coisa infungível, para ser usada temporariamente e depois restituída.

LEGISLAÇÃO

- Decreto nº 99.658 de 30/10/1990;

- Decreto nº 6.087 de 20/04/2007;

- Instrução Normativa CGU nº 04 de 07/02/2009;

- Instrução Normativa STN nº 205 de 08/04/1988;

- Portaria STN nº 448 de 13/09/2002;

- Lei 4.320 de 17/03/1964;

- Lei 8.666 de 21/06/1993.