palestra administração de tempo

Administração do TempoProf. Me. Ernandes Rodrigues

Todos temos 23 horas e 56

minutos diariamente.

Quanto tempo você tem?

Dia após dia, no mundo globalizado, o tempo parece não

ser mais suficiente para realizar todas as suas atividades.

A busca pelo sucesso pessoal e profissional, as exigências do mercado

de trabalho, os estudos contínuos, parece consumir a sua energia e

motivação, deixando-lhe sem saber quais são suas prioridades.

Então, como administrar seu tempo? Como dar conta de todas as suas rotinas

e ainda ser feliz?

Primeiramente, dedique um tempo

diário para rever suas prioridades.

Se planejar não é perder tempo, é ganhar tempo a

longo prazo.

Utilize as novas tecnologias ao seu favor. Calendários e agendas eletrônicas ou virtuais, seja no seu celular, smartphone ou qualquer outro recurso tecnológico, tendem a lhe ajudar nesta batalha a favor do tempo.

Divida uma tarefa difícil em partes, e trabalhe em cada parte de modo contínuo.

Analise o custo do tempo. Analise o custo do tempo. Você sabe quanto vale cada Você sabe quanto vale cada hora perdida?hora perdida?

Delegue as tarefas que exigirão muito de seu tempo.

Avaliação do dia: Avaliação do dia: Como você divide seu dia? Você desperdiça o seu tempo?

Crie uma tabela de controle. Divida sua Crie uma tabela de controle. Divida sua jornada em período de 30 minutos.jornada em período de 30 minutos.

O planejamento é fundamental. Você não O planejamento é fundamental. Você não pode decidir o que é importante hoje se não pode decidir o que é importante hoje se não

souber o que deseja para manhã.souber o que deseja para manhã.

Divida os planos de longo Divida os planos de longo prazo em projetos prazo em projetos semanais ou diários.semanais ou diários.

Definição de objetivos: Definição de objetivos: Relacione todos os seus Relacione todos os seus objetivos e divida-os em objetivos e divida-os em grupos de longo e curto grupos de longo e curto

prazo, de ordem pessoal e prazo, de ordem pessoal e profissional.profissional.

Classifique suas tarefas como: Importantes e

urgentes; Importantes ou urgentes; Não importantes

e não urgentes, mas que fazem parte da rotina de

trabalho.

As prioridades das atividades podem mudar a qualquer momento, tudo depende das novas informações.

Para ser mais produtivo e manter Para ser mais produtivo e manter discussões curtas, evite polêmicas.discussões curtas, evite polêmicas.

Momento de paz. Programe instantes Momento de paz. Programe instantes de tranquilidade todos os dias. Se de tranquilidade todos os dias. Se necessário deixe o telefone fora do necessário deixe o telefone fora do gancho ou desligue-o.gancho ou desligue-o.

Como avaliar seu ritmo de trabalho. Como avaliar seu ritmo de trabalho. Observe seus picos de atividade física ou Observe seus picos de atividade física ou

mental e saiba quanto duram.mental e saiba quanto duram.

Reserve energias para a vida em família Reserve energias para a vida em família ou lazer, após o trabalho.ou lazer, após o trabalho.

Dê recompensas a si mesmo por Dê recompensas a si mesmo por cumprir metas.cumprir metas.

Pense positivamente. Tente fazer pelo menos uma Pense positivamente. Tente fazer pelo menos uma coisa de que realmente goste todo dia. coisa de que realmente goste todo dia.

Alimente-se saudavelmente. Evitará Alimente-se saudavelmente. Evitará que haja problemas de saúde no futuro.que haja problemas de saúde no futuro.

As mudanças imediatas. As mudanças imediatas. Manter a mesa organizada ou adotar Manter a mesa organizada ou adotar

computadores adequados pode melhorar computadores adequados pode melhorar instantaneamente sua eficiência a curto e a instantaneamente sua eficiência a curto e a

longo prazo.longo prazo.

DICAS:

1.Assinale nos papéis os itens-chave para agilizar a releitura.2.Coloque no escritório um relógio que todos possam consultar. 3.Avalie os arquivos em intervalos regulares e descarte os documentos inúteis.4.Evite criar pastas cm nomes como “Assuntos Gerais” ou “Diversos”5.Arquive apenas os documentos que poderão ser usados no futuro.

DICAS:

6.Evite interrupções. Peça à secretária ou a um colega para “filtrar” os telefonemas.7.Encerre reuniões pedindo licença para telefonar.8.Se alguém o seguir até dentro de sua sala, fique de pé.9.Se a porta estiver aberta, sente-se em local pouco visível.10.Evite perder tempo com conversar inúteis: fique de pé enquanto dialoga11.Passe a informação apenas a quem precisa saber.

DICAS:

12.Mantenha sobre sua mesa apenas a leitura essencial.13.Pense bem antes de interromper alguém: o tempo de todos é valioso.14.Não julgue o trabalho dos colegas.15.Antes de fazer uma ligação, relaxe e respire lenta e profundamente.16.Ao falar ao telefone, concentre-se em ouvir a outra pessoa.17.Ao fazer uma ligação, deixe outra tarefa a mão, para o caso de ter de esperar bastante na linha.18.Informe as pessoas sobre horários mais adequados para chamadas.

DICAS:

19.Para evitar interrupções não atenda ao telefone. Aprenda a usar mensagens eletrônicas.20.Não adie tarefas que envolvem papéis, ou eles se acumularão.21.Procure escrever bem, isso ajuda a economizar o tempo de todos.22.Ao viajar seja produtivo, ganhe tempo.23.Tire duas ou três férias curtas por ano, em vez de apenas uma longa. 24.Dedique tempo regular para seus hobbies e atividades de lazer. 25.Tente vivenciar algo novo todos os dias.

Lembre-se que o tempo é democrático, ninguém tem mais ou menos tempo do

que você.

ReferênciasDIAS, Marcílio. Administração do Tempo: Todos os segredos. 1ª Ed. Curitiba: Juruá, 2009.

STREIBEL, Barbara J. Como planejar e conduzir reuniões produtivas. Rio de Janeiro: Sextante, 2008.

* Outras informações foram extraídas da internet e da experiência pessoal.

Obrigado!

Mestre em Educação – Universidade de LeónEsp. em Formação Docente para EAD – ESABBacharel em Administração – FACIG