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ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
SECRETARIA GERAL
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO
FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS
Recife, 2010.
2 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Nome do
Fiscal:______________________________________________________________
3 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO __________________________________________________________________________________________________________________ 4
1. O QUE SÃO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS? ____________________________________________________________________________________ 5
2. O QUE É NECESSÁRIO PARA UMA BOA FISCALIZAÇÃO? ____________________________________________________________________________ 11
3. COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRÔNICA NO OUTLOOK? _______________________________________________________________________ 16
4. COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS POR E-MAIL? ________________________________________________________________ 21
5. COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAÇÃO POR E-MAIL NA ASSINATURA ELETRÔNICA? _______________________________________________ 21
6. COMO SOLICITAR A CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO E DE LEITURA? _______________________________________________________________ 27
7. COMO REMETER A SEP ATRAVÉS DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS? ________________________________________________________________ 30
8. COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRÊNCIAS CONTRATUAIS? __________________________________________________________________ 37
9. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA? ______________________________________________________________________ 38
10. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VEÍCULOS? _______________________________________________________________________ 40
11. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E CONSERVAÇÃO? _________________________________________________________ 43
12. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENÇÃO PREDIAL? ___________________________________________________________ 45
13. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE TELEFONIA? ______________________________________________________________________ 46
14. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VIGILÂNCIA? _____________________________________________________________________ 47
15. O QUE É NECESSÁRIO PARA LIBERAR A GARANTIA CONTRATUAL? _______________________________________________________________ 49
16. COMO UTILIZAR A AUSÊNCIA TEMPORÁRIA NO OUTLOOK? _____________________________________________________________________ 50
17. COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA PAGAMENTO? __________________________________________________________________ 52
18. COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS, INCORRETAS OU EXPIRADAS? ________________________________________________________ 71
19. COMO GLOSAR FATURAS? ________________________________________________________________________________________________ 73
20. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENÇÃO DE ELEVADORES? ____________________________________________________ 74
21. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO? _______________________________________________ 75
22. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE TERCEIRIZAM MÃO-DE-OBRA? _____________________________________________________ 76
23. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS ALUGAM IMÓVEIS? __________________________________________________________ 78
24. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E REFORMAS? ______________________________________________________________ 79
25. COMO EVITAR DESVIO DE FUNÇÃO E VÍNCULO DE SUBORDINAÇÃO DIRETA? _______________________________________________________ 79
CONSIDERAÇÕES FINAIS ___________________________________________________________________________________________________________ 82
ANEXO I – MODELO DE SEP ________________________________________________________________________________________________________ 84
ANEXO II – MODELO DE OFÍCIO QUE ENCAMINHA A SEP ________________________________________________________________________________ 85
ANEXO III – MODELO SEP POR E-MAIL _______________________________________________________________________________________________ 86
ANEXO IV – MODELO DE CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS _________________________________________________________________________________ 87
ANEXO V – MODELO DE CHECK LIST PARA ATESTO DE FATURAS __________________________________________________________________________ 88
ANEXO VI – MODELO DE MAPA DE CONTROLE DE CÓPIAS REPROGRÁFICAS _________________________________________________________________ 89
ANEXO VII – MODELOS DE RELATÓRIOS DE FISCALIZAÇÃO _______________________________________________________________________________ 90
ANEXO VIII – MODELOS DE CONTROLE DE FROTA ______________________________________________________________________________________ 92
ANEXO IX – FOLHA DE ROSTO PARA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO _______________________________________________________________________ 94
LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA LEI 8.666/93 ___________________________________________________________________________________ 95
LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 2008 ____________________________________________________________ 97
LEGISLAÇÃO – ANEXO IV DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 2008 ____________________________________________________________________ 103
4 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
APRESENTAÇÃO
Bem-vindo ao “Curso de Fiscalização de Contratos Administrativos –
2010”, realizado nos dias 08 a 10 de setembro de 2010. Esta primeira turma é
um projeto-piloto e possui como público-alvo os fiscais de
contratos atuantes nas Unidades da Advocacia-Geral da
União – AGU nos Estados de Pernambuco e Paraíba.
Sua participação nas atividades do Curso e a
conseqüente aplicação dos procedimentos na fiscalização dos contratos são de
extrema importância, pois com o sucesso e a eficácia deste Curso, a URA-PE
poderá estendê-lo a todos os estados nordestinos.
Tendo em vista que as irregularidades contratuais têm sido cada vez mais
graves e numerosas - culminando, inclusive, em diversas ações trabalhistas
contra a União nos anos de 2009 e 2010; este material tem como objetivo
auxiliar os fiscais de contratos nos procedimentos administrativos na rotina da
fiscalização dos serviços terceirizados através de orientações necessárias ao
bom desempenho de suas funções, de forma a assegurar o fiel cumprimento do
contrato de acordo com a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, e com as
Instruções Normativas mais atuais da Secretaria de Logística e Tecnologia da
Informação - SLTI vinculada ao Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão - MPOG.
Não se pretende solucionar todas as peculiaridades de cada tipo de
Contratação administrativa realizada no âmbito da Advocacia-Geral da União.
Nosso objetivo é explanar boas práticas, colher experiências e propor
procedimentos gerais, dotados de flexibilidade, que possam ser
adaptáveis aos principais problemas da fiscalização de contratos,
de modo a alcançarmos soluções cada vez mais eficazes e
eficientes. Além disso, disponibilizaremos ao final do manual
alguns modelos de documentos que serão sinalizados no corpo
do texto pela figura ao lado.
5 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
1. O QUE SÃO CONTRATOS ADMINISTRATIVOS?
Contrato é o acordo recíproco de vontades que tem por fim gerar
obrigações recíprocas entre os contratantes. Portanto, a Administração celebra
contratos no intuito de alcançar objetivos de interesse público. Assim, o
contrato administrativo ou contrato público é o instrumento dado à
Administração pública para dirigir-se e atuar perante seus administrados
sempre que necessite adquirir bens ou serviços dos particulares.
No que se refere aos denominados contratos administrativos sabe-se que
a Administração Pública dispõe de determinadas prerrogativas tendo em vista
fazer valer o princípio da Supremacia do Interesse
Público. Di Pietro ao tratar da distinção entre contrato
administrativo e o contrato privado assevera: "Já no
que concerne às prerrogativas, as diferenças são
maiores, são elas previstas por meio das chamadas
cláusulas exorbitantes ou de privilégios ou de
prerrogativas".
Para a autora tais cláusulas podem ser
definidas como "aquelas que não são comuns
ou que seriam ilícitas nos contratos entre
particulares, por encerrarem prerrogativas ou
privilégios de uma das partes em relação à
outra".
A Constituição Federal, em seu art. 37, XXI, vincula as contratações
realizadas pela Administração ao processo licitatório, salvo em casos
específicos previstos na legislação vigente. Dessa forma, as contratações do
ente público são regidas pela Lei nº 8.666/93 de 21 de junho de 1993, também
conhecida como Lei de Licitações e Contratos Administrativos, e suas
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
alterações (Leis nºs 8.883/94, 9.032/95 9.648/98 e 9.854/99). E em caso de
serviços comuns, a Administração Pública é normatizada pela Lei nº 10.520, de
17/07/2002.
A Lei n° 8666/93, em seu Art. 2°, parágrafo único, assim define contrato
administrativo:
“Para os fins dessa Lei, considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre
órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um
acordo de vontade para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações
recíprocas, seja qual for a denominação utilizada.”
Executar um contrato significa cumpri-lo no seu objeto, nos seus prazos e
nas suas condições. Vejamos as principais cláusulas de um Contrato
Administrativo:
7 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
A Administração controla e fiscaliza diretamente a execução dos
contratos administrativos. A matéria se acha regulada nos artigos de 65 a 76
da Lei n° 8.666/93. A Instrução Normativa nº 02/2008 atualizada, estabelece
nos seus Arts. 31 ao 36 as atribuições para o acompanhamento e fiscalização
da execução dos serviços. Destacaremos e comentaremos a partir de agora os
principais artigos das duas normas:
Art. 66. O contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo
com as cláusulas avençadas e as normas desta Lei, respondendo cada uma
pelas conseqüências de sua inexecução total ou parcial.
Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por
um representante da Administração especialmente designado, permitida a
contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes
a essa atribuição.
Art. 31. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato
consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da
alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito
cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante da
Administração, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº
8.666/93.e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97.
A Fiscalização é exercida necessariamente por um representante da
Administração (fiscal do Contrato) especialmente designado (através de
boletim de Serviço). A publicação dos Boletins é realizada pela URA-PE, após a
decisão e indicação a cargo do Responsável pela Unidade e do Coordenador do
Núcleo Administrativo, quando houver.
Todos que irão compor a Equipe de Fiscais de Cada unidade precisarão
ter noções básicas de informática, em especial, para fazer uso de mensagens
eletrônicas e redação de correspondências oficiais, além disso, são requisitos a
capacidade de leitura interpretativa das cláusulas de um contrato
administrativo e a consciência de direitos e deveres.
8 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Recomenda-se indicar servidores que demonstrem interesse pela
atividade, com o intuito de evitar repetitivas alterações na equipe, o que
poderia desperdiçar experiências acumuladas e investimentos em
treinamentos.
Vale destacar que quaisquer servidores em sentido amplo poderão ser
indicados, inclusive os celetistas, cedidos, anistiados, requisitados, desde que
estejam lotados na Unidade da AGU em que o serviço será prestado.
§ 1o O representante da Administração anotará em registro
próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do
contrato, determinando o que for necessário à regularização das
faltas ou defeitos observados. (Ver ANEXOS I, II E III).
§ 3º O representante da Administração deverá promover o registro das
ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel
cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do
art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.
Com o avanço da tecnologia, os registros podem ser físicos ou virtuais, mas
devem ser feitos e arquivados em uma pasta própria. No decorrer deste
manual, iremos orientar as comunicações entre o fiscal e o preposto, seja
mediante correspondências, seja por e-mail.
Art. 68. O contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração,
no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato.
É de extrema importância que o Fiscal solicite ao representante da Empresa
que designe um preposto, que o represente em relação ao Contrato. É
justamente por meio dessa solicitação que o fiscal terá acesso aos dados do
preposto: Nome completo, endereço para correspondências, telefones e e-mails
para contato, etc.
Após o representante da empresa designar o preposto, todas as solicitações
de esclarecimentos e providências devem ser ao preposto. E, caso as
solicitações do fiscal não sejam atendidas pelo preposto, o fiscal elaborará um
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
relatório (resumindo todas as ocorrências e anexando o histórico de e-mails e
ofícios) e encaminhará via e-mail ou memorando para o Grupo de Trabalho:
Fiscalização, vinculado à SECON, e esta, com base no relatório do Fiscal
acionará a empresa, através de seu representante legal, informando a abertura
de processo administrativo para a apuração de responsabilidade e concedendo
o prazo de 5 (cinco) dias úteis para que a empresa apresente as razões de
defesa.
Art. 71. O contratado é responsável pelos encargos trabalhistas,
previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato.
§ 1o A inadimplência do contratado, com referência aos encargos
trabalhistas, fiscais e comerciais não transfere à Administração Pública a
responsabilidade por seu pagamento, nem poderá onerar o objeto do contrato
ou restringir a regularização e o uso das obras e edificações, inclusive perante
o Registro de Imóveis. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)
§ 2o A Administração Pública responde solidariamente com o contratado
pelos encargos previdenciários resultantes da execução do contrato, nos
termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redação dada pela
Lei nº 9.032, de 1995)
OBS: Em que pese a Lei de Licitações e Contratos afirmar que a
transferência de responsabilidade não existe, a prática tem sido diferente.
Vejamos o posicionamento mais recente do Superior Tribunal de Justiça – STJ
sobre o tema:
10 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
2. O QUE É NECESSÁRIO PARA UMA BOA FISCALIZAÇÃO?
1. Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá
todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão,
divididos por contrato, com as seguintes informações: nome completo,
número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações,
benefícios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxílio-
alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências,
horas extras trabalhadas.
É importante manter atualizado o controle dos
funcionários vinculados ao contrato, conforme modelo no
anexo IV, atentando especialmente para as substituições
em caso de licenças, férias e demais afastamentos dos
terceirizados titulares, pois no mês seguinte a substituição,
a contratada deve apresentar junto com a fatura os anexos
referente aos funcionários substitutos e substituídos;
2. Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência
Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas
coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Atenção
especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida,
a remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-
base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos
contratos de trabalho.
- O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no
contrato administrativo.
- O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na
Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral é a do SEAC-
Sindiserviços.
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
3. Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as
empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a
auxílio-alimentação gratuito).
4. Verificar a existência de condições insalubres ou de periculosidade no
local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos
adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer
determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).
5. Conhecer o contrato, atentando para a descrição dos serviços, prazos,
locais, freqüência, e, sobretudo, para as Obrigações da Contratada; Por
isso, caso ainda não possua, solicite ao responsável pelo Núcleo
Administrativo, ou ao Coordenador uma cópia dos contratos de que é
Fiscal, pois a URA antes encaminhava os contratos via memorando, mas
desde 2009 a SECON passou a digitalizar e encaminhar via e-mail para as
Unidades uma cópia de cada contrato firmado. Em último caso, pode ser
feita uma nova solicitação de envio para o e-mail:
ura.pe.secon@agu.gov.br;
6. Criar uma pasta, física ou eletrônica, específica para cada contrato, para
que nela sejam arquivados todos os principais documentos e históricos de
solicitações, atas e e-mails que comprovem o pedido de providências a
cada uma das contratadas e o resultado dessas medidas;
7. Estimular a perfeita execução dos serviços dentro do estabelecido,
solicitando que a contratada preste esclarecimentos e providências,
assim que tome conhecimento de prováveis irregularidades contratuais;
8. Realizar constante avaliação do objeto contratado, propondo medidas
para redução de gastos, racionalização dos serviços, inclusive quanto à
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
real necessidade de sua manutenção, ou se for o caso, sugerindo
inovações para o termo de referência de novas contratações;
9. Manter permanente vigilância sobre as obrigações da Contratada,
previstas no contrato, bem como quanto às demais disposições da Lei n.º
8.666/93 que disciplinam a matéria;
10. Atentar, para a atualização do pagamento dos salários, adicionais e
benefícios, por categoria, a partir da mudança de vigência da Convenção
Coletiva de Trabalho;
11. Acompanhar, juntamente com o Funcionário da Empresa, o
recebimento do material, no caso dos contratos de prestação de serviços
que estejam atrelados a fornecimento de material, como por exemplo, o
serviço de limpeza e conservação;
12. Controlar o emprego do material durante a execução dos serviços,
atentando para a quantidade e qualidade, considerando o estabelecido
no contrato;
13. Verificar se As faturas dos contratos que envolvem terceirização de
mão-de-obra vieram acompanhadas dos seguintes anexos, relativos ao
mês anterior ao cobrado na nota fiscal:
a) comprovante de pagamento de salários;
b) comprovante de entrega de benefício alimentação;
c) comprovante de entrega do benefício transporte;
d) cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela
conectividade social GFIP;
e) relação dos trabalhadores vinculados ao contrato desta Unidade,
nominalmente identificados, constantes do arquivo SEFIP;
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
f) guia da Previdência Social GPS com autenticação mecânica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o
comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela
internet.
g) guia de recolhimento do FGTS com autenticação mecânica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancário, ou
ainda,acompanhada do comprovante emitido pela internet;
14. Não receber as faturas incompletas, incorretas ou
com prazo de validade expirado. E caso tenham sido
recebidas indevidamente pelo protocolo, o fiscal deve
devolvê-la de imediato à contratada, justificando-se por
escrito o motivo da devolução. De preferência, mediante ofício
acompanhado do check list para atesto, no anexo V, preenchido com a
indicação dos documentos ausentes;
15. Atestar mensalmente a realização dos serviços nas Notas Fiscais,
conferindo os dados descritivos e verificando sua compatibilidade com os
serviços executados e material entregue;
16. Enviar mensalmente o mapa de controle de cópias
reprográficas (Anexo VI) assinado e digitalizado para o
Grupo de Trabalho de Acompanhamento do SECON -
ura.pe.secon@agu.gov.br, para que Gestor do Contrato
de Locação de máquinas reprográficas promova a
compensação de franquia, quando necessário;
17. Encaminhar à URA/PE quando solicitado um Relatório
de Fiscalização (Anexo VII) sobre a execução do Contrato.
Este relatório será necessário para a prorrogação, reajuste,
repactuação, liberação de garantia, etc. Ou seja, não é
15 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
mais necessário enviar mensalmente à SECON os RMO – Relatórios
Mensais de Ocorrências. A SECON é que solicitará por e-mail diretamente
ao fiscal do contrato em ocasiões específicas (Ver modelo anexo)
18. Solicitar aos terceirizados trimestralmente a cópia do extrato do
saldo do FGTS, retirado em qualquer Agência da Caixa Econômica
Federal, para verificação, acompanhamento do seu recolhimento, e
registro na planilha resumo do contrato;
19. Lavrar em ata, tudo que for abordado em toda e qualquer reunião
mantida com Representante(s) das Empresas para tratar de assuntos
relacionados aos contratos. O Fiscal deverá estar acompanhado de outro
Servidor nas referidas reuniões, para fins de validação da ata, que deve
ser assinada pelos presentes;
20. Formalizar os contatos com as Empresas contratadas. Caso a
Empresa não atenda as solicitações do fiscal ou não justifique
convincentemente, o Fiscal encaminhará à URA/PE um Relatório munido
com todos os documentos expedidos à Empresa para serem tomadas as
providências cabíveis.
21. Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão
prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a
planilha-mensal.
22. Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de
trabalho. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de
jornada, de forma a totalizar as 44h/semanais; exceto nos casos em que
o contrato, as normas, ou a Convenção Coletiva, preveja jornadas
diferentes, como o regime de 12/36h ou as jorandas das telefonistas
6h/diárias, etc.
16 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
23. Controlar as férias e licenças dos empregados na planilha-resumo.
O inciso VIII, Art. 78 da Lei nº 8.666/93 afirma
que constitui motivo para rescisão do contrato: o
cometimento reiterado de faltas na sua execução,
anotadas na forma do § 1o do art. 67 da mesma
Lei: O representante da Administração anotará
em registro próprio todas as ocorrências
relacionadas com a execução do contrato,
determinando o que for necessário à
regularização das faltas ou defeitos observados.
A falta dessas anotações ou anotações sem as formalidades dificulta o
processo de rescisão. Assim sendo, o fiscal omisso – que não fez as anotações
ou as faz de forma indevida – atrai para si a responsabilidade pela negligência.
Nos casos em que a AGU é chamada como subsidiária a responder pelas
obrigações trabalhistas de funcionários das empresas contratadas, quem será
designado como preposto, pela URA-PE, é o Fiscal do contrato, que para tanto
deverá dispor da documentação que comprove o atendimento da legislação,
bem como sua atuação na fiscalização do contrato.
3. COMO UTILIZAR A ASSINATURA ELETRÔNICA NO OUTLOOK?
A assinatura no Outlook é uma ferramenta muito útil nas comunicações
eletrônicas. Ela serve para que o destinatário das mensagens possa visualizar
rapidamente os contatos do remetente (nome, cargo, telefones, e-mails,
endereço do Skype, etc).
17 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Esse instrumento pode também ser de grande valia para os Fiscais de
Contrato, pois confere agilidade no retorno das solicitações ou orientações
realizadas por e-mail. Mesmo internamente, no âmbito da AGU, as assinaturas
facilitam o trabalho da SECON, e dos demais setores da URA-PE na identificação
de contatos.
Mas o mais importante: em alguns processos administrativos que foram
submetidos ao NAJ em Recife-PE, recebemos a orientação de que nas
comunicações por e-mail, os fiscais devem se identificar como “Fiscal do
Contrato nº NN/20AA-AGU”.Ou seja, para evitar o esquecimento e não precisar
reescrever essa informação a cada comunicação com as contratadas, é possível
já se identificar na Assinatura eletrônica como “Fiscal do Contrato nº NN/20AA-
AGU”. Essa informação extra, não impede a inclusão do cargo, por exemplo:
Fulano de Tal Oliveira da Silva______________________ Assistente Administrativo – Núcleo Administrativo – PU/PB/AGU Fiscal dos Contratos nº 2/2009; 27/2008; 32/2007; 25/2009-AGU fulano.tal@agu.gov.br (083) 3210-4567
A título de sugestão, é importante que os Fiscais
de Contrato passem a utilizar o Outlook no próprio
computador do trabalho, em vez de utilizá-lo através da
web. Basta pedir que o responsável pela informática na
sua Unidade providencie a instalação do „Microsoft
Office Outlook 2007‟, pois possui alguns aplicativos
extras e pode passar um dia inteiro sendo utilizado,
sem que a sessão expire. Nossa sugestão é que os
Fiscais acessem o e-mail institucional ao menos duas
vezes ao dia.
Para incluir a assinatura eletrônica, basta seguir os seguintes passos:
18 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
20 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Pronto! Agora sempre que você for abrir uma nova mensagem, ou responder,
ou ainda, encaminhar; automaticamente aparecerá a sua assinatura eletrônica.
Na verdade, é possível criar e manter várias assinaturas eletrônicas.
Aproveitando esse recurso, iremos sugerir no item 06 a inclusão de um modelo
de „Solicitação de Esclarecimentos e Providências‟ na Assinatura eletrônica.
Parece complicado? Não é não! Iremos ensinar passo a passo.
21 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
4. COMO SOLICITAR ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS POR
E-MAIL?
Assim, ao identificar alguma irregularidade contratual,
sugerimos o modelo de comunicação via e-mail, disponibilizado
no anexo III.
É importante frisar mais uma vez: é indispensável a
identificação de “Fiscal do Contrato nº NN/20AA-AGU.
Conforme anunciado acima, iremos agora tentar padronizar as
Solicitações de Esclarecimentos e Providências, incluindo esse modelo na
assinatura eletrônica.
5. COMO INCLUIR O MODELO DE SOLICITAÇÃO POR E-MAIL
NA ASSINATURA ELETRÔNICA?
O procedimento é praticamente o mesmo do item 4. Vejamos:
22 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
23 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Verifique que anteriormente já foi criada uma assinatura geral:
Agora iremos incluir uma nova assinatura, que na verdade servirá apenas
para quando quisermos Solicitar Esclarecimentos e Providências a alguma
contratada por e-mail, Assim:
24 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Digite „2 S.E.P.‟, abreviando „Solicitação de Esclarecimentos e
Providências‟ no campo „Nova Assinatura‟ e em seguida „OK‟:
25 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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Agora basta copiar o modelo de Solicitação de Esclarecimentos e
Providências por e-mail, disponibilizado no item anterior e colar no espaço
abaixo:
26 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Pronto! Agora quando precisar Solicitar algo para alguma contratada,
basta seguir estes passos:
Primeiro abra uma nova mensagem:
Depois Escolha o a assinatura „notificação‟ no menu „Inserir‟:
27 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Automaticamente, a base do modelo de S.E.P. por e-mail surgirá, e você
precisará apenas preencher os campos em branco. Evitando que a notificação
siga sem informações indispensáveis como o nº do contrato, o Preposto, as
pendências e suas respectivas previsões contratuais, etc
6. COMO SOLICITAR A CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO E DE
LEITURA?
Outro ponto importantíssimo para a instrução de processos
administrativos é a solicitação da confirmação de recebimento e de leitura de
28 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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e-mails. Só assim poderemos comprovar que, mesmo recebendo e lendo nossos
e-mails e solicitações, as contratadas permaneceram inertes. Desprezando a
função do Fiscal de Contrato.
Ao concluir o texto que iremos remeter ao destinatário, e antes de clicar
no botão enviar, devemos acionar o menu „opções‟ e marcar os campos
„Solicitar Confirmação de Entrega‟ e „Solicitar Confirmação de Leitura‟ na aba
„Controle‟. Assim:
Quando a mensagem chegar à „Caixa de Entrada‟ do destinatário,
receberemos em nossa „Caixa de Entrada‟ uma confirmação de entrega, que
deve ser arquivada para a composição dos relatórios que deverão ser
encaminhado ao Grupo de Trabalho: Fiscalização, vinculado à SECON, os quais
poderão compor futuros processos administrativos:
29 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Quando o destinatário ler sua mensagem, você receberá a comprovação
na sua caixa de entrada, e esta também deve ser arquivada para a composição
de futuros processos administrativos:
30 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
7. COMO REMETER A SEP ATRAVÉS DE CORRESPONDÊNCIAS
OFICIAIS?
Antes de qualquer coisa, o fiscal precisa se certificar de que a possível
irregularidade seja, de fato, uma previsão contratual. Para tanto, é
indispensável a análise do contrato, sobretudo a cláusula que trata das
OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA, ou ainda, é possível encontrarmos obrigações
no Anexo do contrato.
Após a confirmação, é preciso localizar o nome e endereço do Preposto
mais atual. Apenas lembrando: o fiscal tem a obrigação de solicitar oficialmente
ao Representante da Empresa os dados do preposto assim que iniciar a
execução do contrato.
O Expediente próprio para a comunicação entre os fiscais e a contratada
é a SEP – Solicitação de Esclarecimentos e Providências, que, como vimos, deve
ser obrigatoriamente escrita e pode ser feita por e-mail ou via correios. Esse
documento pode ser numerado para controle do próprio Fiscal, se achar
necessário. Quando for remetido pelos correios, a SEP deve ser assinada pelo
Fiscal do Contrato, mas o Ofício que a encaminhará, normalmente é assinado
pelo Representante da Unidade ou Coordenador do Núcleo Administrativo,
quando houver.
Quanto ao conteúdo da SEP, alguns pontos são fundamentais: é
indispensável incluir o número do contrato, a Unidade em que o serviço é
prestado, as cláusulas legais ou contratuais desrespeitadas, o detalhamento da
irregularidade (nomes, dias de atraso, valores, nomes dos terceirizados
envolvidos, etc.)
Além disso, é importante que sejam anexados alguns comprovantes como
extratos bancários, abertura de chamados de assistência técnica, extratos de
FGTS, etc. Em geral, deve-se enriquecer a comunicação com todos os
documentos que indiquem ou comprovem o que precisa ser esclarecido.
31 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
O modelo padrão de ofícios deve seguir as orientações do MANUAL DE
REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA:
32 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
33 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Todavia, o NAJ em Recife/PE nos orienta a fazer alguns ajustes para que
fique claro que o relacionamento da AGU é com a Empresa e não com a pessoa
do Preposto. Assim todas as nossas Solicitações, sejam elas por e-mail ou via
correios, devem seguir essa nova orientação. Assim:
Obs: Obviamente, quando se tratar de SEP por e-mail, não é necessário
preencher o endereço para entrega.
Da mesma forma que solicitamos a confirmação de entrega e de leitura
na SEP por e-mail, é indispensável para a composição de processos que
tenhamos a comprovação de que a correspondência foi entregue devidamente
ao destinatário.
O ideal é que uma segunda via da correspondência seja arquivada na
Unidade com a data, assinatura e carimbo da empresa, caso entregue
pessoalmente; ou com Aviso de Recebimento – AR, caso o fiscal remeta via
correios. Vejamos:
34 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Quanto mais comprovações, melhor instruído estará o processo administrativo
que proponha sanções ou rescisão unilateral. Por exemplo, se o ofício for
adiantado por fax, é importante que arquivemos o comprovante de envio:
35 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
A utilização do rastreamento de encomendas
disponibilizado no site dos correios, inclusive sedex,
quando sozinho, não é aconselhável para comprovar o
recebimento em processos, pois nele não é informado o
nome quem recebeu e nem está contida a assinatura do
recebedor.
36 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Nos anexos I e II, disponibilizaremos na íntegra, um
modelo de SEP e ofício que o remete mediante
correspondência oficial, respectivamente.
No passado, foram feitas algumas orientações
informais para que os fiscais notificassem as
contratadas, e inclusive sugeriu-se que
estabelecessem um prazo e que incluíssem
expressões do tipo: “Caso a empresa não
cumpra tal obrigação, em tal prazo, seremos
obrigados a encaminhar o caso à URA-PE para
que promova a abertura de processo
administrativo para aplicação das sanções
contratuais”.
Contudo, precisamos retificar essa sugestão e estabelecer algumas novas
orientações:
1) O instrumento de comunicação entre o Fiscal e o Preposto é a
„Solicitação de Esclarecimentos e Providências‟ e não mais as
„Notificações‟;
2) Qualquer expressão que possa ser interpretada como uma „ameaça‟ à
contratada deve ser excluída. Até mesmo a ameaça de abertura de
processo administrativo ou de aplicação das sanções contratuais, pois
num futuro processo judicial, pode haver o entendimento de que a
Solicitação tenha sido tendenciosa ou baseada em um pré-julgamento
por parte do fiscal;
3) A estipulação de prazos deve ser muito cuidadosa, pois apenas os
prazos legais ou previstos em contrato poderão ser citados nas SEP.
37 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
8. COMO E PARA QUEM RELATAR AS OCORRÊNCIAS
CONTRATUAIS?
Quando o fiscal constatar irregularidades na execução do contrato, sem
êxito nas solicitações de regularização junto à Contratada, deve enviar ao
Grupo de Trabalho – Fiscalização, vinculado à SECON da URA/PE, um relatório
completo do descumprimento ou da inexecução, informando o nº do contrato,
tipo de serviço, período de inexecução, local, função/categoria envolvida,
ocorrência (ex.: falta de pagamento de salários, falta de uniformes, etc.), as
providências que já foram tomadas e outras informações que julgar
importantes à instrução de processo que irá apurar a responsabilidade da
Contratada, conforme artigo da IN:
Art. 34 - A O descumprimento das obrigações trabalhistas ou a não manutenção
das condições de habilitação pelo contratado deverá dar ensejo à rescisão
contratual, sem prejuízo das demais sanções, sendo vedada a retenção de
pagamento se o contratado não incorrer em qualquer inexecução do serviço ou
não o tiver prestado a contento. (Incluído pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG
Nº 03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)
Parágrafo único. A Administração poderá conceder um prazo
para que a contratada regularize suas obrigações trabalhistas
ou suas condições de habilitação, sob pena de rescisão
contratual, quando não identificar má-fé ou a incapacidade da empresa de
corrigir a situação (Incluído pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG Nº 03, DE 15
DE OUTUBRO DE 2009).
É importante que se registre no relatório, todo o histórico de
comunicações com a empresa, prazos conferidos administrativamente,
expedição de correspondências e e-mails, negociações, atas de reunião etc.
38 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Além disso, é importante que sejam anexados alguns comprovantes como
extratos bancários, abertura de chamados de assistência técnica, extratos de
FGTS, etc. Em geral, deve-se enriquecer o relatório com todos os documentos
que indiquem ou comprovem as alegações do fiscal.
Este mesmo tipo de relatório deverá ser enviado quando o Grupo de
Trabalho Fiscalização solicitar posicionamento do Fiscal do Contrato para
embasar prorrogações, reajustes, repactuações, liberações de garantia, etc.
É importante que se tenha consciência que um contrato pode ter um
desempenho medíocre em uma Unidade, mas apresente o conceito de
excelente em outra. Assim, o Grupo de Trabalho Fiscalização fará um apanhado
dos pareceres de todos os Fiscais envolvidos com o Contrato, para então formar
um único parecer. Portanto os pareceres dos Fiscais, apesar de serem
importantes, podem não ser vinculantes para a decisão da SECON em
prorrogar, repactuar, liberar garantia etc.
Além disso, há outras variantes que poderão influenciar a decisão. A
existência de outra licitação pronta ou a reputação das
remanescentes pode acelerar ou retardar uma rescisão, por
exemplo.
Alguns modelos de Relatório de Fiscalização, que podem
ser remetidos via e-mail ou memorando, estão disponíveis no
Anexo VII.
9. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE REPROGRAFIA?
O maior problema com as empresas que locam
máquinas reprográficas é sem dúvida o atendimento no
prazo contratual, diante de uma solicitação de assistência
técnica ou mesmo para a reposição de componentes ou
tonner. Outro detalhe importante é conferir se as
máquinas atendem todas as especificações e requisitos
do contrato.
39 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
É importante frisar que, com o passar dos anos, o prazo para atendimento
foi sendo reduzido nos editais e contratos. Assim não há uma regra, nem tempo
fixo.
É indispensável que o Fiscal confira no contrato o prazo máximo
especificado estritamente para aquele contrato, antes de elaborar qualquer tipo
de Solicitação de Esclarecimentos e Providências, pois atualmente há contratos
vigentes com prazo de atendimento de 4h e outros com prazo de 24h. Vejamos
algumas cláusulas:
40 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
10. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE VEÍCULOS?
As faturas referentes aos custos fixos dos
contratos de locação de veículos deverão
seguir a regra geral, ou seja, a empresa
deverá emitir uma nota fiscal para cada uma
das Unidades da AGU atendidas pelo
Contrato; e sua apresentação será
exclusivamente na Unidade em que o serviço
foi prestado. Essas faturas devem estar acompanhadas dos seguintes anexos,
relativos ao mês anterior ao cobrado na nota fiscal:
a) comprovante de pagamento de salários;
b) comprovante de entrega de benefício alimentação;
c) comprovante de entrega do benefício transporte;
41 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
d) cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela
conectividade social GFIP;
e) guia de recolhimento do FGTS:
e.1) com autenticação mecânica ou
e.2) acompanhada do comprovante de recolhimento bancário,
ou ainda,
e.3) acompanhada do comprovante emitido pela internet;
f) relação dos trabalhadores vinculados ao contrato desta Unidade,
nominalmente identificados, constantes do arquivo SEFIP; e
g) guia da Previdência Social GPS com autenticação mecânica ou
acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o
comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela
internet.
A fatura referente aos custos variáveis dos contratos de locação de
veículos deverá ser apresentada pela empresa diretamente na Unidade
Regional de Atendimento de Pernambuco– URA/PE, aos cuidados do Setor de
Transportes – SETRAN, o qual providenciará o atesto. Esta fatura deve seguir
para a URA-PE acompanhada da planilha que controla a quilometragem dos
veículos, as horas extras e as diárias. Deve-se anexar também a relação dos
motoristas que fizeram horas extras, juntamente com o arquivo SEFIP e a GPS
com autenticação mecânica, ou acompanhada do comprovante de
recolhimento bancário, ou ainda do comprovante emitido quando o
recolhimento for efetuado pela internet (a SEFIP e a GPS devem ser específicas
para as horas extras).
ORIENTAÇÕES PARA FISCAIS DE CONTRATOS DE VEÍCULOS TERCEIRIZADOS
O uso de veículos terceirizados segue as mesmas determinações dos veículos oficiais, escrita na IN 03, DE 15 MAIO DE 2008
No valor mensal pago pela locação do veículo já estão inclusos o motorista, combustível e manutenção;
42 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
O veículo ficará estacionado nas proximidades da unidade em estacionamento pago pela contratada, caso a unidade tenha estacionamento próprio, poderá acomodar os veículos terceirizados em sua dependência, sem que arque com quaisquer responsabilidades com o veículo da empresa contratada;
O motorista não poderá levar o veículo para casa, exceto, quando houver viagem a serviço em que o horário seja inconveniente para o deslocamento do motorista à unidade, neste caso, o chefe da unidade deverá autorizar, por escrito, o motorista pernoitar com o veículo em sua residência;
Os motoristas somente devem exercer a função indicada no contrato. Caso o motorista seja ocupado em outros serviços, automaticamente estará acumulando funções, fato que poderá sujeitar a União a ações trabalhistas.
O motorista quando retornar de viagens a serviço deverá permanecer na unidade para cumprir seu expediente e dar continuidade aos serviços;
O motorista terá direito a meia diária quando em viagem a serviço fora da região metropolitana com retorno no mesmo dia. Caso pernoite, terá direito uma diária e meia;
No valor da diária será descontado o vale alimentação e, quando houver pernoite, será também descontado o vale transporte;
As diárias serão solicitadas pelo fiscal de contrato diretamente às empresas, via e-mail, com a máxima antecedência possível para que o motorista não viaje sem diária;
O motorista assinará diariamente a folha de ponto e, ao sair com o veículo, sempre preencherá a planilha de saída do veículo e a requisição de transporte anotando: a hora de saída, o km de saída, o destino a ser percorrido, a hora de chegada e o km de chegada. Ao final de cada saída será assinada pelo usuário (servidor ou terceirizado);
Em hipótese alguma servidores das unidades poderão dirigir o veículo terceirizado;
O veículo deverá está sempre com o adesivo de identificação do órgão que será confeccionado e fornecido pela empresa, conforme formato e especificações do anexo ao contrato;
43 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
A jornada de trabalho dos motoristas é de 44 horas semanais. Fazemos a seguinte sugestão: 9h/diárias de segunda a quinta-feira + 8h/diárias na sexta-feira, sendo os intervalos de almoço organizados em cada Unidade.
Quando houver necessidade de executar serviços extraordinários, antes ou após o horário de expediente do motorista, deverão ser computados como horas extras, (mesmo durante as viagens) e estas horas extras não deverão ser compensadas em outros horários, ou mediante a concessão de folgas.
Deverão ser encaminhados, no início de cada mês (ver Anexo VIII): a) o mapa de veículo locado ou atestação, b) cópia do ponto do motorista c) planilha de movimentação do veículo, Todos digitalizados e enviados por e-mail para o Setor de Transportes da URA-PE, atualmente: isnar.lucas@agu.gov.br. O mapa, devidamente assinado, servirá como forma de atestação da fatura variável que será encaminhada pela empresa diretamente para URA/PE que só será paga depois de conferida pelo gestor comparando com a atestação da unidade e a informação (planilha de faturamento) da empresa;
A requisição de transporte deverá ser utilizada a cada saída do veículo a serviço da unidade;
Os km que forem utilizados a serviço da empresa tais como: ida e volta para estacionamento, lavagem, manutenção etc..., não deverão ser computados como serviços da unidade.
11. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE LIMPEZA E
CONSERVAÇÃO?
Além de não fornecerem o material na data acordada,
as empresas de limpeza e conservação pecam muito na
quantidade e na qualidade do material entregue. O
Fiscal deve estar atento à RELAÇÃO DE MATERIAL,
constante normalmente no anexo do contrato
44 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços
deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que
contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no
contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais
como: marca, qualidade e forma de uso.
Caso o uso de determinado material na Unidade tenha sido menor no mês
anterior, a Contratada pode entregar no mês seguinte apenas o complemento
para a quantidade prevista em contrato. Porém, da mesma forma, a empresa
também deverá estar disponível a fornecer uma quantidade maior de material
para suprir a Unidade no mês que o consumo superar o previsto em contrato.
Por isso, além de conferir e receber o material, o fiscal deve manter um
controle da real quantidade fornecida, com a finalidade de poder barganhar
uma maior quantidade em certo mês, alegando e comprovando que em meses
anteriores a empresa pôde fornecer uma quantidade menor que a prevista em
contrato.
Além disso, vejamos algumas outras cláusulas comumente
desrespeitadas pelas contratadas:
45 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
12. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE
MANUTENÇÃO PREDIAL?
Na contratação de serviços de manutenção
predial deve-se diferenciar bem manutenção de
serviços de melhoria das instalações; é bastante
comum haver confusão entre esses serviços.
Quando os serviços solicitados modificam
demais as instalações, muito provavelmente
estaremos diante de serviços de reforma, não
podendo ser acionada a empresa de
manutenção. Compõem esses serviços a mão de
obra fixa e a volante (serviços eventuais).
A empresa contratada tem a obrigação contratual de adquirir os materiais
necessários para a realização dos serviços, sendo ressarcida pela contratante,
quando do pagamento da fatura mensal; é estipulada uma cota (em valor
financeiro), durante a vigência do contrato, para essas aquisições, a qual não
poderá ser ultrapassada. Da mesma forma é feito com os serviços de homens
volantes: é estabelecida uma cota, para limitar as solicitações ao que for
estritamente necessário e urgente.
As Informações (solicitação de serviços e de materiais, execução de serviços
e recebimento de materiais) devem ser comunicadas em tempo hábil ao fiscal,
sem erros e com dados completos. Esses são fatores que merecem maior
atenção na fiscalização.
46 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
13. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE
TELEFONIA?
As principais irregularidades no serviço de
telefonia são semelhantes às de locação de
equipamentos reprográficos: falhas ou atrasos no
atendimento de assistência técnica.
Além disso, vale lembrar que a empresa que nos presta serviços de
telefonia fixa atualmente possibilita a impressão de faturas on line, objetivando
adoção de procedimento que contribua para amenizar a incidência de atrasos
nos pagamentos das faturas.
Os fiscais do contrato (titular e substituto) devem ser previamente
cadastrados no site para terem acesso à emissão das faturas e todo o
detalhamento das ligações, 10 dias antes do prazo de vencimento, tornando
possível a adoção das medidas registradas abaixo:
a) Análise da fatura para levantamento das ligações particulares e outros
erros que porventura constem na fatura;
b) Atestar que os serviços foram prestados;
c) Emissão da Declaração de que as ligações foram realizadas em proveito
do serviço público. OBSERVAÇÃO – ESSA DECLARAÇÃO DEVERÁ SER
ASSINADA PELO PROCURADOR-CHEFE DA UNIDADE OU POR UM
SERVIDOR DESIGNADO PARA ESSE FIM, ATRAVÉS DE PORTARIA. A
DECLARAÇÃO ASSINADA POR SERVIDOR QUE NÃO TENHA COMPETÊNCIA
(através de portaria) NÃO TEM VALIDADE.
47 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
d) Emissão da Solicitação de pagamento de serviços/compras;
e) Autuar processo com número de NUP da Unidade;
f) Encaminhar para a URA/PE com antecedência de, pelo menos, 05 dias
uteis antes do prazo de vencimento.
Todos esses procedimentos visam diminuir o pagamento de ENCARGOS
MORATÓRIOS que são gerados quando do pagamento das faturas fora do
prazo de vencimento. Após cadastramento dos fiscais do contrato, a URA-PE
não mais terá responsabilidade pelos pagamentos das faturas fora dos prazos
de vencimentos e, consequentemente, qualquer incidência de ENCARGOS
MORATÓRIOS E JUROS será motivo de apuração de responsabilidade.
14. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE
VIGILÂNCIA?
A vigilância desarmada normalmente
apresenta os mesmos erros dos contratos que
envolvem a terceirização de mão-de-obra, quais
sejam: verbas trabalhistas, uniformes etc
Mas já a vigilância armada e a eletrônica
possuem algumas peculiaridades, que merecem
destaque. Na vigilância armada, as obrigações
da Contratada que normalmente não são
cumpridas corretamente são as seguintes:
48 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Já para a vigilância eletrônica, valem os seguintes destaques:
49 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
15. O QUE É NECESSÁRIO PARA LIBERAR A GARANTIA
CONTRATUAL?
Art. 35. Quando da rescisão contratual, o fiscal deve
verificar o pagamento pela contratada das verbas
rescisórias ou a comprovação de que os empregados
serão realocados em outra atividade de prestação de
serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de
trabalho. (Alterado pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG
Nº 03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)
Parágrafo único. Até que a contratada comprove o disposto no caput, o órgão
ou entidade contratante deverá reter a garantia prestada, podendo ainda
utilizá-la para o pagamento direto aos trabalhadores no caso da empresa não
efetuar os pagamentos em até 2 (dois) meses do encerramento da vigência
contratual, conforme previsto no instrumento convocatório e no art. 19-A, inciso
IV desta Instrução Normativa.(Alterado pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MPOG Nº
03, DE 15 DE OUTUBRO DE 2009)
50 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
16. COMO UTILIZAR A AUSÊNCIA TEMPORÁRIA NO OUTLOOK?
O assistente de ausência temporária é uma
ferramenta fundamental para quando nos
ausentarmos por motivos de férias, saúde, licenças,
etc. Ele evita que aquele e-mail “urgentíssimo”
precise aguardar a nossa volta ao trabalho, para ter o
tratamento adequado.
Quando alguém nos envia uma mensagem
durante o período estabelecido, automaticamente recebe de volta um
comunicado informando sobre a nossa ausência. Além disso, através dela
podemos indicar um outro colega que ficará responsável temporariamente por
nossas atribuições: o Fiscal substituto.
Sugerimos o seguinte modelo:
Prezado(a),
Informo que estou temporariamente ausente das atividades na PU/PB. Solicito
que quaisquer assuntos referentes à fiscalização de Contratos sejam tratados
com o Fiscal Substituto, Sr. Beltrano de Tal, beltrano.tal@agu.gov.br, telefone:
(86) 3210-4567.
Grato,
Fulano de Tal
Um detalhe: mesmo o destinatário recebendo o comunicado da ausência,
a mensagem enviada por ele chegará normalmente na sua „Caixa de Entrada‟.
Assim, você poderá acompanhar as pendências, mesmo estando em casa,
através da web ou posteriormente, quando voltar às atividades.
51 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Mas para isso, precisamos programar a ausência no Outlook, assim:
É possível já programar o período de ausência marcando o item „Só
enviar durante este intervalo de tempo‟, logo abaixo do passo nº 3, ou não
marcá-lo e deixar para desativar a „ausência temporária‟ ao voltar do
afastamento. Para a desativação, faz-se o mesmo caminho e no passo nº 3,
marcamos a opção „Não enviar respostas automáticas de ausência temporária‟.
52 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
17. COMO ATESTAR E FORMAR O PROCESSO PARA
PAGAMENTO?
Antes de atestar a Fatura, o FISCAL deverá utilizar o check-list, disponível
ao fim deste Manual, para a verificação da documentação e das informações
necessárias e exigidas para efeitos de pagamento.
Alerte-se que após a apresentação da Fatura na Unidade e contando dessa
data a URA dispõe de 5 dias úteis para o pagamento da mesma, conforme
consta dos contratos, o Fiscal deverá ser ágil e providenciar a remessa da
Fatura por meio que garanta o cumprimento da cláusula contratual, (malote ou
em caso de emergência sedex).
53 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Lembramos que conforme cláusula contratual a empresa poderá solicitar
atualização financeira em caso de atraso justificado pela Administração, fato
que a Administração deverá apurar as responsabilidades de quem deu causa à
morosidade.
O Check-list foi elaborado de forma a garantir que todos os documentos e
informações sejam obtidos para atender o disposto no item 2 do Anexo IV, da
IN nº 02/2008.
Após a verificação dos itens do check-list e, se tudo estiver em
conformidade, o Fiscal ou seu substituto deve atestar, na própria Fatura que os
serviços foram devidamente prestados, constando nome, matrícula e a
identificação de “Fiscal do Contrato”.
Vale frisar que só estas duas pessoas estão formalmente habilitadas para
atestar as faturas. Todavia, em uma situação excepcional, quando, por
exemplo, o fiscal titular estiver gozando das férias e seu substituto adoecer, o
prazo para pagamento à contratada permanece o mesmo: até o 5º dia útil após
a devida apresentação da fatura.
O que fazer? Nesse caso, algum outro servidor poderá atestar a fatura.
Desde que, inclua no processo de pagamento a justificativa para tal
excepcionalidade. Deverá em sua justificativa esclarecer que „Fulano de Tal
Gente Fina‟, que atua como Fiscal Titular, está gozando férias; e „Beltrano de
Tal Gente Boa‟, seu substituto, está em licença médica.
Vale destacar que esta situação deve ser „extraordinária‟, uma vez que
todas as ausências programadas devem ser acordadas entre o fiscal titular e
seu substituto, para que não haja concomitância em seus afastamentos.
A Lei nº 8.212/1991, parágrafos 3º e 4º alterados pela Lei nº 9.032/1995
registra que o Órgão Contratante só deixa de se responsabilizar por
inadimplência previdenciária quando no ato da quitação da Fatura estiver
presente a comprovação do recolhimento das contribuições incidentes sobre a
remuneração dos trabalhadores vinculados ao contrato.
54 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Daí a importância de se anexar às Faturas, cópias autenticadas da guia
de recolhimento quitada - GPS, da respectiva FOLHA DE PAGAMENTO e do
arquivo SEFIP constando os nomes dos funcionários da empresa, atrelados ao
contrato.
Valorizando ainda mais esse assunto, a IN 2/2008 em seu Art. 36, § 1º
acrescenta que quando o serviço for continuado e com utilização de mão de
obra, diretamente envolvida na execução, toda Fatura deverá ser
obrigatoriamente acompanhada dos comprovantes de cumprimento das
obrigações, correspondentes ao mês anterior à prestação do serviço, que são:
-pagamento da remuneração-(assinados pelos funcionários);
-pagamento das contribuições sociais, compatível com os empregados
atrelados ao contrato, nominalmente identificados - SEFIP, GFIP/FGTS e
GPS.
Ainda que o serviço tenha sido prestado satisfatoriamente e a fatura
esteja correta; se desacompanhada dos anexos citados, o fiscal não deve
recebê-la, principalmente porque nessas condições não poderá ser quitada e
também para evitar que inicie a contagem do prazo para o pagamento.
Caso o fiscal só tenha observado a falta dos anexos após o recebimento,
é prudente a devolução formal da Fatura solicitando o atendimento das
pendências e informando que o prazo para o pagamento só será contado a
partir da apresentação correta.
Em se tratando de primeira fatura, seja após início do contrato ou
acréscimo, além do check-list o Fiscal deve observar se o valor cobrado
corresponde ao período de execução, pois nem sempre o serviço é iniciado na
data autorização formal - OS.
Nesse caso, em particular, não cabe a exigência dos anexos, por se tratar
de comprovantes, de cumprimento de encargos correspondentes à última nota
fiscal paga pela Administração e em sendo a primeira, obviamente, não houve
obrigação anterior, gerada pelo contrato.
55 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Após a conferência da Nota Fiscal e dos documentos complementares, o
Fiscal do Contrato deve elaborar a solicitação de pagamento, constando
numeração, especificação dos serviços, descontos e valores, registro de data,
carimbo com a indicação “Fiscal do Contrato” e assinatura do mesmo.
Sugestão para carimbos
Na instrução do processo, as peças deverão ser organizadas obedecendo
a uma seqüência, lógica conforme segue:
1. Solicitação de pagamento (Anexo IX),
2. Nota de Empenho,
3. Comprovantes de regularidade fiscal da empresa,
4. Documentos complementares,
5. Nota Fiscal.
56 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
57 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Especificações:
Nesse campo deve constar o nome da empresa contratada, a citação dos
serviços, nome da unidade da AGU usuária dos serviços, mês da execução,
número do contrato, nota fiscal e os descontos.
Deduções:
Impostos que deverão incidir sobre o valor bruto da Nota Fiscal/Fatura:
IR, CSLL, PIS, COFINS
9,45% - serviços sem utilização de material,
5,85% - serviços com utilização de material,
OBS.: - Nas Faturas das Empresas de Reprografia, optante pelo
SIMPLES, não haverá essa retenção.
-Nas Faturas e/ou Nota de Cobrança de contratos de locação
de imóvel, celebrado com Pessoa Física, os descontos terão
como referência a tabela do Imposto de Renda.
ISS
___% aplicado sobre o valor bruto da Fatura, esse percentual é definido
pelo município onde o serviço está sendo prestado.
Imposto que incidirão sobre base de cálculo própria
INSS
11% - a base de cálculo para esse desconto será a diferença, entre o
valor da Fatura e o total dos auxílios, alimentação transporte e/ou creche,
se informados no corpo da Nota, caso não conste, incidirá sobre o valor
bruto da mesma.
Importância correspondente à parte do serviço não executada
Se for o caso, com anuência formal da Empresa, o fiscal identifica esse
valor na planilha de composição dos custos do serviço que compõe a proposta
de preço da empresa.
58 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Documentos complementares:
Alguns deverão ser fornecidos, obrigatoriamente, pela empresa
contratada, outros providenciados pelo fiscal do contrato por dependerem dos
resultados da prestação do serviço que acompanhou durante todo o mês. São
eles:
-GFIP, SEFIP, GPS, Folha de pagamento, comprovante de pagamento de
salários, dos auxílios alimentação e transporte, justificativas em caso de
substituição de terceirizado; declarações e GRU para os serviços de telefonia,
demonstrativos de tiragem de cópias, justificativa de cópias excedentes,
controle de veículo locado, relatório de vistoria para os serviços de manutenção
de equipamentos; dentre outros.
-DOCUMENTOS PROVIDENCIADOS PELA EMPRESA E APRESENTADOS JUNTO a
FATURA:
SEFIP
59 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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GFIP
60 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
GPS
61 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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FOLHA DE PAGAMENTO
62 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE SALÁRIO
63 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO
COMPROVANTE DE PAGAMENTO DE AUXÍLIO TRANSPORTE
64 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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NOTA FISCAL
65 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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DOCUMENTOS PROVIDENCIADOS PELO FISCAL DO CONTRATO:
DECLARAÇÃO DE QUE O SERVIÇO FOI UTILIZADO POR INTERESSE DA
UNIDADE
66 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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RECOLHIMENTO CORESPONDENTE AO USO DO SERVIÇO POR INTERESSE
PARTICULAR.
67 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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CONTROLE DE TIRAGEM DE CÓPIAS
68 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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CONTROLE DE VEÍCULO LOCADO
RELATÓRIO DE VISTORIA
69 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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EMPENHO
COMPROVANTE DE REGULARIDADE FISCAL DA EMPRESA
70 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
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REFERÊNCIAS, PARA CÁLCULO/ENQUADRAMENTO DOS IMPOSTOS
71 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
§ 3º O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente
atestada pela Administração, não deverá ser superior a 5 (cinco)
dias úteis, contados da data de sua apresentação, na
inexistência de outra regra contratual.
§ 4º Na inexistência de outra regra contratual, quando da ocorrência de
eventuais atrasos de pagamento provocados exclusivamente pela
Administração, o valor devido deverá ser acrescido de atualização financeira, e
sua apuração se fará desde a data de seu vencimento até a data do efetivo
pagamento, em que os juros de mora serão calculados à taxa de 0,5% (meio
por cento) ao mês, ou 6% (seis por cento) ao ano, mediante aplicação das
seguintes formulas:
§ 5º Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso,
os autos devem ser instruídos com as justificativas e motivos, e ser submetidos
à apreciação da autoridade superior competente, que adotará as providências
para verificar se é ou não caso de apuração de responsabilidade, identificação
dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa
18. COMO DEVOLVER FATURAS INCOMPLETAS,
INCORRETAS OU EXPIRADAS?
Nunca é demais lembrar que o fiscal não deve receber as faturas
incompletas, incorretas ou com prazo de validade expirado. E caso tenham sido
recebidas indevidamente pelo protocolo, o fiscal deve devolvê-la de imediato à
contratada, justificando-se por escrito o motivo da devolução.
Ao devolver a Nota Fiscal, é interessante anexar uma cópia do check list
para atesto (Anexo V), preenchido com a indicação dos documentos ausentes.
72 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
O documento de devolução deve conter um parágrafo esclarecendo que o
prazo para pagamento só irá iniciar após as correções ou o suprimento dos
documentos ausentes.
73 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
19. COMO GLOSAR FATURAS?
Ao constatar que o serviço não foi executado integralmente, o Fiscal do
Contrato, deve comunicar à empresa que a fatura correspondente ao mês em
que houve a falha não deverá ser emitida no valor mensal completo, e sim, na
importância equivalente à parcela executada.
Vale destacar que se um posto de serviço ficou descoberto e o Fiscal não
solicitou da empresa, a devida substituição, cabe faturamento integral.
Alguns casos em que não se deve pagar o valor mensal completo:
-Falta de terceirizado, se comprovado que o pedido da substituição foi recebido
pela empresa;
-Falta de conserto em equipamentos, se comprovado que o chamado de
assistência foi recebido pela empresa;
-Falta de tonner;
-Falta de combustível;
Se por algum motivo o Fiscal deixou de informar o valor proporcional ao
serviço prestado e a empresa, por sua vez, emitiu a fatura no valor integral, o
fiscal considerando que os impostos incidirão sobre o valor da Fatura, deve, por
escrito, indagar a empresa quanto a sua conveniência em resolver a questão,
disponibilizando as seguintes opções:
1. desconto dos dias em que os serviços deixaram de ser prestados;
2. substituição da fatura por outra no valor exato;
3. pagamento do valor cheio, para desconto da falta, através de Guia de
Recolhimento da União-GRU.
74 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
20. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE
MANUTENÇÃO DE ELEVADORES?
Da mesma forma que os contratos de
reprografia, com o passar dos anos e com as
experiências negativas, os contratos de
manutenção de elevadores foram se adaptando
às necessidades da AGU.
Por isso, ao compararmos tais contratos,
poderemos perceber que são variáveis os
prazos e os requisitos.
Vejamos os principais pontos, para os quais os fiscais devem estar cada
vez mais atentos:
75 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
21. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE
MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO?
Esse tipo de serviço requer atenção maior nos
prazos definidos para as vistorias e manutenções,
pois possibilita a cobrança antes do serviço ter sido
prestado, principalmente as preventivas, uma vez
que para esse tipo de manutenção o contrato
disponibiliza vencimentos maiores, normalmente
três e/ou seis meses.
Recomenda-se também que o técnico, quando das visitas para
assistência de qualquer natureza, esteja sempre acompanhado pelo fiscal do
contrato.
É importante frisar que, em se tratando de manutenção corretiva, o único
item que não será cobrado da empresa é o compressor.
76 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
22. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE
TERCEIRIZAM MÃO-DE-OBRA?
Como se não bastassem as ocorrências no âmbito
trabalhista, há dificuldades freqüentes nas
substituições por ausências não programadas.
Normalmente atrasam ou deixam de providenciar
a contento, alegando que a solicitação foi dirigida
sem tempo suficiente para munir o posto com
77 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
outro funcionário.
Recomenda-se que o Fiscal confira o modo indicado no exato contrato a
que o terceirizado se vincula, devendo agir com razoabilidade ao solicitar as
providências da empresa, pois ainda dispomos de contratos que trata de
substituição de forma imprecisa. Vejamos alguns deles:
k) exercer controle sobre a assiduidade e a pontualidade de seus empregados, substituindo qualquer empregado no caso de falta, ausência legal ou férias, de maneira que não prejudique o andamento e a boa execução dos serviços;
Outro problema é que na grande maioria as empresa descumprem o
contrato na entrega dos uniformes. Providenciam peças padronizadas para
todas as categorias, quantidades em desacordo com o contrato, dentre outros.
Já nos deparamos com empresa que forneceu à copeira um traje próprio para o
servente de limpeza, e grande foi o dilema para resolver, pois a justificativa é
que já dispunha de grande quantidade em estoque.
Outras entendem que podem fracionar a entrega, mesmo o contrato
indicando fornecimento anual com entrega completa no início do serviço.
78 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
4.1 fornecer uniformes de acordo com o clima da região e com o disposto no respectivo Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho;
23. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS QUE NOS
ALUGAM IMÓVEIS?
Nas locações de imóveis considera-se início
do serviço a data do recebimento formal das
chaves. Sugere-se que seja mediante recibo e que
o Fiscal atente para o valor do aluguel constante da
primeira nota de cobrança, lembrando que o
compromisso referente à importância devida nem
sempre se origina no dia da assinatura do contrato
Ainda sobre o valor do aluguel outro destaque são as cobranças após
reajustes firmados em data posterior ao início de mês. Temos visto cobrança do
valor cheio reajustado, quando os dias anteriores à celebração do Aditivo
deverão ser calculados no valor anterior ao reajuste, ou seja, o novo só é
devido a partir da data de assinatura do Termo Aditivo.
79 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
24. QUAIS OS CUIDADOS PARA AS EMPRESAS DE OBRAS E
REFORMAS?
A falha mais comum nos contratos de serviços de
engenharia é o descumprimento dos prazos de
execução. Pela freqüência, esse fato indica a
necessidade de acompanhamento mais intenso
na evolução da obra, utilizando como referência
o cronograma e as especificações do serviço
contratado.
Considerando as características do serviço,
outra proposta é uma análise prévia mais detida, das particularidades da
contratação, pelos especialistas envolvidos, com definição de prazos mais
adequados.
Outro alerta é sobre serviço ou compra de material, alheios à planilha de
quantitativos e custos. Ainda que de pequeno valor monetário e de grande
importância no aspecto funcional, não deverão ser realizados sem a
autorização da Unidade Regional.
25. COMO EVITAR DESVIO DE FUNÇÃO E VÍNCULO DE
SUBORDINAÇÃO DIRETA?
Além dos pontos já elencados é
impreterível considerar a descrição das
tarefas de cada categoria indicada nos
contratos, não permitindo que os
terceirizados desenvolvam atividades que
possam caracterizar desvio de função.
80 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
O Fiscal deve estar atento às atribuições de cada profissão no contrato e,
caso tenha dúvidas sobre a possibilidade de o funcionário realizar ou não
determinada tarefa, poderá ainda basear-se na Classificação Brasileira de
Ocupações – CBO, que está disponível no site do Ministério do Trabalho e
Emprego – TEM.
A adoção dessas medidas em muito contribuirá para prevenir incidentes.
E, em acontecendo, ficará mais fácil solucioná-los.
Vejamos a seguir o site www.mtecbo.gov.br
81 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Não compete aos FISCAIS dar ordens, instruções ou repreender os
funcionários terceirizados. Jamais poderão a eles atribuir tarefas particulares,
nem com eles discutir ou conflitar. Eventuais queixas serão levadas ao
(PREPOSTO) representante da empresa contratada, inclusive a solicitação de
capacitação se assim o entender.
A adoção dessas medidas em muito contribuirá para prevenir incidentes.
E, em acontecendo, ficará mais fácil solucioná-los.
Além disso, encontram-se transcritos abaixo os itens 3.1 ao 3.4 da IN nº
02/2008 que tratam do acompanhamento diário que deve ser realizado pelo
FISCAL:
3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços
devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma
82 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados
terceirizados.
3.4 Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço
como a negociação de folgas ou a compensação de jornada, sem a
interveniência do preposto da empresa.
As indicações de forma geral,devem ser evitadas, para não caracterizar
os vínculos de pessoalidade e subordinação, sendo absolutamente contra-
indicado a colocação de parentes de servidores da Instituição.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Caros Parceiros,
Chegamos ao final de uma jornada de três
dias, após apresentações, discussões, reflexões e
troca de experiências onde esperamos que tenha
sido possível construirmos um novo conceito de
fiscal de contrato, baseado no compromisso com o
interesse público, com respeito ao contribuinte e a
sociedade de forma mais ampla, uma vez que ela
deve ser a grande beneficiada de todos os atos
públicos.
Ser fiscal de contrato é se comprometer com a aplicação adequada dos
recursos públicos, recursos esses que são os mesmos que estão na educação
na saúde e na assistência social. É comprometimento com a qualidade dos
serviços que estão sendo prestados para romper definitivamente com a
herança cultural de que o serviço público não exige não cobra e „não presta‟.
83 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Pretendemos criar um novo conceito de fiscal que possa contribuir com o
resgate da imagem do servidor e do serviço público, tão desgastados pelas
práticas clientelistas do passado.
Juntos, poderemos realizar um trabalho voltado à conquista da excelência
na gestão de contratos, demonstrando que a administração pública pode ser
eficiente e inovadora.
Faremos um trabalho de parceria no qual a sua participação será
fundamental não apenas para o controle e acompanhamento da gestão dos
contratos, mais também na programação e no planejamento de novas
contratações.
Estamos todos juntos, apostando em uma nova modelagem para a gestão
de contratos que seja capaz de assegurar novos níveis de qualidade na
prestação dos serviços, ao mesmo tempo em que resguarde a União de ser
judicialmente forçada a garantir os direitos trabalhistas de responsabilidade da
empresa privada.
"A História tem demonstrado que os mais notáveis vencedores normalmente encontraram obstáculos dolorosos antes de triunfarem. Eles venceram porque se recusaram a se tornarem desencorajados por suas derrotas." --B. C. Forbes
FIM
84 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO I – MODELO DE SEP
85 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO II – MODELO DE OFÍCIO QUE ENCAMINHA A SEP
86 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO III – MODELO SEP POR E-MAIL
ANEXO IV – MODELO DE CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS
ANEXO V – MODELO DE CHECK LIST PARA ATESTO DE FATURAS
89 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO VI – MODELO DE MAPA DE CONTROLE DE CÓPIAS REPROGRÁFICAS
90 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO VII – MODELOS DE RELATÓRIOS DE FISCALIZAÇÃO
91 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
92 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO VIII – MODELOS DE CONTROLE DE FROTA
93 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
94 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
ANEXO IX – FOLHA DE ROSTO PARA SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
95 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA LEI 8.666/93
Seção IV Da Execução dos Contratos
Art. 66. O contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas avençadas e as normas desta Lei, respondendo cada uma pelas conseqüências de sua inexecução total ou parcial.
Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.
§ 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.
§ 2o As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.
Art. 68. O contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato.
Art. 69. O contratado é obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados.
Art. 70. O contratado é responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do contrato, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento pelo órgão interessado.
Art. 71. O contratado é responsável pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato.
§ 1o A inadimplência do contratado, com referência aos encargos trabalhistas, fiscais e comerciais não transfere à Administração Pública a responsabilidade por seu pagamento, nem poderá onerar o objeto do contrato ou restringir a regularização e o uso das obras e edificações, inclusive perante o Registro de Imóveis. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)
§ 2o A Administração Pública responde solidariamente com o contratado pelos encargos previdenciários resultantes da execução do contrato, nos
96 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)
§ 3º (Vetado). (Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)
Art. 72. O contratado, na execução do contrato, sem prejuízo das responsabilidades contratuais e legais, poderá subcontratar partes da obra, serviço ou fornecimento, até o limite admitido, em cada caso, pela Administração.
Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto será recebido:
I - em se tratando de obras e serviços:
a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado;
b) definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei;
II - em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:
a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação;
b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação.
§ 1o Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo.
§ 2o O recebimento provisório ou definitivo não exclui a responsabilidade civil pela solidez e segurança da obra ou do serviço, nem ético-profissional pela perfeita execução do contrato, dentro dos limites estabelecidos pela lei ou pelo contrato.
§ 3o O prazo a que se refere a alínea "b" do inciso I deste artigo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados e previstos no edital.
§ 4o Na hipótese de o termo circunstanciado ou a verificação a que se refere este artigo não serem, respectivamente, lavrado ou procedida dentro
97 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
dos prazos fixados, reputar-se-ão como realizados, desde que comunicados à Administração nos 15 (quinze) dias anteriores à exaustão dos mesmos.
Art. 74. Poderá ser dispensado o recebimento provisório nos seguintes casos:
I - gêneros perecíveis e alimentação preparada;
II - serviços profissionais;
III - obras e serviços de valor até o previsto no art. 23, inciso II, alínea "a", desta Lei, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.
Parágrafo único. Nos casos deste artigo, o recebimento será feito mediante recibo.
Art. 75. Salvo disposições em contrário constantes do edital, do convite ou de ato normativo, os ensaios, testes e demais provas exigidos por normas técnicas oficiais para a boa execução do objeto do contrato correm por conta do contratado.
Art. 76. A Administração rejeitará, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o contrato.
LEGISLAÇÃO – PRINCIPAIS ARTIGOS DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE
2008
DO ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
Art. 31. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante da Administração, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666/93 e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97.
Parágrafo único. Além das disposições previstas neste capítulo, a fiscalização contratual dos serviços continuados deverá seguir o disposto no anexo IV desta IN.
Art. 32. Em serviços de natureza intelectual, após a assinatura do contrato, o órgão ou entidade contratante deve promover reunião inicial, devidamente registrada em Ata, para dar início execução do serviço, com o
98 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
esclarecimento das obrigações contratuais, em que estejam presentes os técnicos responsáveis pela elaboração do termo de referência ou projeto básico, o fiscal ou gestor do contrato, os técnicos da área requisitante, o preposto da empresa e os gerentes das áreas que executarão os serviços contratados.
Parágrafo único. O órgão ou entidade contratante deverá estabelecer ainda reuniões periódicas, de modo a garantir a qualidade da execução e o domínio dos resultados e processos já desenvolvidos por parte do corpo técnico do órgão contratante.
Art. 33. A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base no Acordo de Níveis de Serviço, quando houver, previamente definido no ato convocatório e pactuado pelas partes.
§ 1º O prestador do serviço poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo órgão ou entidade, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.
§ 2º O órgão contratante deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para corrigir ou aplicar sanções quando verificar um viés contínuo de desconformidade da prestação do serviço à qualidade exigida.
Art. 34. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I – os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
II - os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
IV - a adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida;
V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e
VI - a satisfação do público usuário.
§ 1º O fiscal ou gestor do contrato ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na
99 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do artigo 65 da Lei nº 8.666, de 1993.
§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada dos mesmos, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.
§ 3º O representante da Administração deverá promover o registro das ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.
§ 4º O descumprimento total ou parcial das responsabilidades assumidas pela contratada, sobretudo quanto às obrigações e encargos sociais e trabalhistas, ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas no instrumento convocatório e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 87 da Lei nº 8.666, de 1993.
§ 5º Na fiscalização do cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais nas contratações continuadas com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, exigir-se-á, dentre outras, as seguintes comprovações:
I - no caso de empresas regidas pela Consolidação das Leis Trabalhistas:
a) recolhimento da contribuição previdenciária estabelecida para o empregador e de seus empregados, conforme dispõe o artigo 195, § 3o da Constituição federal, sob pena de rescisão contratual;
b) recolhimento do FGTS, referente ao mês anterior;
c) pagamento de salários no prazo previsto em Lei, referente ao mês anterior;
d) fornecimento de vale transporte e auxílio alimentação quando cabível;
e) pagamento do 13º salário;
f) concessão de férias e correspondente pagamento do adicional de férias, na forma da Lei;
100 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
g) realização de exames admissionais e demissionais e periódicos, quando for o caso;
h)eventuais cursos de treinamento e reciclagem;
i) encaminhamento das informações trabalhistas exigidas pela legislação, tais como: a RAIS e a CAGED;
j) cumprimento das obrigações contidas em convenção coletiva, acordo coletivo ou sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho; e
k) cumprimento das demais obrigações dispostas na CLT em relação aos empregados vinculados ao contrato.
II - No caso de cooperativas:
a) recolhimento da contribuição previdenciária do INSS em relação à parcela de responsabilidade do cooperado;
b) recolhimento da contribuição previdenciária em relação à parcela de responsabilidade da Cooperativa;
c) comprovante de distribuição de sobras e produção;
d) comprovante da aplicação do FATES – Fundo Assistência Técnica Educacional e Social;
e) comprovante da aplicação em Fundo de reserva;
f) comprovação de criação do fundo para pagamento do 13º salário e férias; e
g) eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as sociedades cooperativas.
III - No caso de sociedades diversas, tais como as Organizações Sociais Civis de Interesse Público – OSCIP‟s e as Organizações Sociais, será exigida a comprovação de atendimento a eventuais obrigações decorrentes da legislação que rege as respectivas organizações.
Art. 35. Quando da rescisão contratual nas contratações de que trata o artigo anterior, o fiscal deve verificar o pagamento pela contratada das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho.
101 Unidade Regional de Atendimento em Pernambuco
SECON – Setor de Contratos - Grupo de Trabalho: Fiscalização
Parágrafo único. Até que a contratada comprove o disposto no caput, o órgão ou entidade contratante deverá reter a garantia prestada.
DO PAGAMENTO
Art. 36. O pagamento deverá ser efetuado mediante a apresentação de Nota Fiscal ou da Fatura pela contratada, devidamente atestadas pela Administração, conforme disposto nos art. 73 da Lei nº 8.666, de 1993, observado o disposto no art. 35 desta Instrução Normativa e os seguintes procedimentos:
§ 1º A Nota Fiscal ou Fatura deverá ser obrigatoriamente acompanhada das seguintes comprovações:
I - do pagamento da remuneração e das contribuições sociais (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Previdência Social), correspondentes ao mês da última nota fiscal ou fatura vencida, compatível com os empregados vinculados à execução contratual, nominalmente identificados, na forma do § 4º do Art. 31 da Lei nº 9.032, de 28 de abril de 1995, quando se tratar de mão-de-obra diretamente envolvida na execução dos serviços na contratação de serviços continuados;
II - da regularidade fiscal, constatada através de consulta "on-line" ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF, ou na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais ou à documentação mencionada no art. 29 da Lei 8.666/93; e
III - do cumprimento das obrigações trabalhistas, correspondentes à última nota fiscal ou fatura que tenha sido paga pela Administração.
§ 2º O descumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e as relativas ao FGTS ensejará o pagamento em juízo dos valores em débito, sem prejuízo das sanções cabíveis.
§ 3º O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente atestada pela Administração, não deverá ser superior a 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua apresentação, na inexistência de outra regra contratual.
§ 4º Na inexistência de outra regra contratual, quando da ocorrência de eventuais atrasos de pagamento provocados exclusivamente pela Administração, o valor devido deverá ser acrescido de atualização financeira, e sua apuração se fará desde a data de seu vencimento até a data do efetivo pagamento, em que os juros de mora serão calculados à taxa de 0,5% (meio por cento) ao mês, ou 6% (seis por cento) ao ano, mediante aplicação das seguintes formulas:
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I=(TX/100)
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EM = I x N x VP, onde:
I = Índice de atualização financeira;
TX = Percentual da taxa de juros de mora anual;
EM = Encargos moratórios;
N = Número de dias entre a data prevista para o pagamento e a do efetivo pagamento;
VP = Valor da parcela em atraso.
§ 5º Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso, os autos devem ser instruídos com as justificativas e motivos, e ser submetidos à apreciação da autoridade superior competente, que adotará as providências para verificar se é ou não caso de apuração de responsabilidade, identificação dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa
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LEGISLAÇÃO – ANEXO IV DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 2008
ANEXO IV
Guia de Fiscalização dos Contratos de Terceirização
1. Fiscalização inicial (no momento em que a terceirização é iniciada)
1.1 Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conterá todos os empregados terceirizados que prestam serviços no órgão, divididos por contrato, com as seguintes informações: nome completo, número de CPF, função exercida, salário, adicionais, gratificações, benefícios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxílio-alimentação), horário de trabalho, férias, licenças, faltas, ocorrências, horas extras trabalhadas.
1.2 Conferir todas as anotações nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Atenção especial para a data de início do contrato de trabalho, a função exercida, a remuneração (importante esteja corretamente discriminada em salário-base, adicionais e gratificações) e todas as eventuais alterações dos contratos de trabalho.
1.3 O número de terceirizados por função deve coincidir com o previsto no contrato administrativo.
1.4 O salário não pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Convenção Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT): em geral é a do SEAC-Sindiserviços.
1.5 Consultar eventuais obrigações adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados têm direito a auxílio-alimentação gratuito).
1.6 Verificar a existência de condições insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presença levará ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condições obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).
2. Fiscalização mensal (a ser feita antes do pagamento da fatura)
2.1 Elaborar planilha-mensal que conterá os seguintes campos: nome completo do empregado, função exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, férias, licenças, faltas, ocorrências.
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2.2 Verificar na planilha-mensal o número de dias e horas trabalhados efetivamente. Exigir que a empresa apresente cópias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrônico ou meio que não seja padronizado (Súmula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura.
2.3 Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salários, vales-transporte e auxílio alimentação dos empregados.
2.4 Realizar a retenção da contribuição previdenciária (11% do valor da fatura) e dos impostos incidentes sobre a prestação do serviço.
2.5 Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos:
a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP);
b) cópia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;
c) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
d) cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).
2.6 Exigir da empresa os recolhimentos das contribuições ao INSS por meio de:
a) cópia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP);
b) cópia do Comprovante de Declaração à Previdência;
c) cópia da Guia da Previdência Social (GPS) com a autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet;
d) cópia da Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE);
e) cópia da Relação de Tomadores/Obras (RET).
2.7 Consultar a situação da empresa junto ao SICAF.
2.8 Exigir a Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND), a Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade.
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3. Fiscalização diária
3.1 Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal.
3.2 Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realização de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensação de jornada.
3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados.
3.4 Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador.
4. Fiscalização especial
4.1 Observar qual é a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato em caso de reajuste salarial).
4.2 Controle de férias e licenças dos empregados na planilha-resumo.
4.3 A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentária).
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