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ISO 9001:2000

www.ipem.sp.gov.br

Dia Dplanejando o

Alta Administração

Funcionários

Grupo deEstratégias

Técnicas

Grupo deEstratégias

Administrativas

Grupo deAtividadesParalelas

Grupo deSensibilização

Comitê “5S”

Qualidade

pessoas escolhidas dentreos participantes do treinamento

coordenador + 4 colaboradores

Definir onde, quando, como:•com a Alta Administração

Elaborar e acompanhar o cronograma

Formalizar decisões:•criação do comitê•data e local da realização•nomes dos representantes de área

Identificar serviços e diretorias envolvidas (pl. baixa)

ATRIBUIÇÕES DO

COMITÊ “5S”

Definir normas para descarte local e global:•transporte fácil•evitar áreas de circulação•pensar no “seletivo”•pensar no“patrimônio”•contratar empresa para transporte do descarte;

Acompanhar o processo:•reuniões periódicas registradas em ata•informar alta administração•relatar dificuldades e •encontrar soluções

Definir áreas (planta baixa):•local físico,•afinidade serviços, etc.

ATRIBUIÇÕES DO

COMITÊ “5S”

Identificar e definir os representantes de áreae a força-tarefa

Analisar perfil dos indicados:•convidar•formalizar nomes•definir atribuições

•motivado•formador de opinião•conhece a área que representa ou aquela em que vai colaborar•ter bom relacionamento•ter credibilidade

Perfil do Representante de área

ATRIBUIÇÕES DO

COMITÊ “5S”

Motivar / Convencer / Responsabilizar / Ouvir

Definir data / local / hora•duração da palestra: 120 min•testar recursos•dar exemplos práticos•solicitar voluntários•apresentar mapeamento das áreas•apresentar representantes das áreas

Convidar com antecedência

Definir objetivos

Providenciar lista de presença

Registrar imagens para divulgação

ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE

SENSIBILIZAÇÃO

Divulgação•criar imagem (logomarca)•elaborar e distribuir cartazes, circulares, boletins, informativos, impressos, etc.•produzir camiseta (ou outros produtos) para o “Dia D”•criar painel para divulgação de fotos do “antes” e do “depois”

divulgar muito as instruções paraa execução do “Dia D”

Importante:

ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE

ATIVIDADES PARALELAS

Eventos•cerimônia de abertura•brincadeiras durante todo o dia•premiações: pequenas lembranças•alimentação: café da manhã, almoço e lanche•festa de encerramento

Imprensa•registar e dar visibilidade à sensibilização•fotografar (registar) o “antes” e o “depois”•planejar reportagem do “Dia D”: entrevistas•registar “Dia D” com fotos e filmagem•registar todas as atividades “pós-Dia D”, com fotos e vídeo

ATRIBUIÇÕES DO GRUPO DE

ATIVIDADES PARALELAS

reuniões por árearepresentantes + funcionários

máximo 30 min

Levantamento das necessidades (melhoria e manutenção)

Estabelecer critérios e criar formulários para:•aquisição, reforma, transferência de patrimônio•execução de consertos e reformas (pequenas e grandes)•escolha de material de limpeza e de escritório•propostas de mudanças

ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS

Seleção das ações viáveis (melhoria e manutenção)

•estabelecer prioridades (viabilizar as ações mais importantes)•elaborar e divulgar orientações referentes à manuseio de equipamentos, documentos oficiais e bens patrimoniados•definir quantidade dos materiais de limpeza e de escritório para compra (por área, mas pode juntar área)•definir cronograma de execução dos consertos e reformas (equipamentos, estrutura física, lógica, telefonia, elétrica, etc.)•providenciar pedidos de compra e de manutenção

reunião com comitê erepresentantes das áreas

ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS

Comunicação das ações viáveis e não-viáveis (melhoria e manutenção)•informar e orientar os representantes das áreas quanto aos critérios e conclusões sobre a escolha das ações a serem realizadas•apresentar cronograma de realização (Representantes das Áreas)

ADMINISTRATIVAS E TÉCNICASATRIBUIÇÕES DOS GRUPOS DE ESTRATÉGIAS

Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas + Representantes das Áreas•preparar kit’s com materiais solicitados, por área

Grupo de Atividades Paralelas •checar providências quanto às atividades programadas para o “Dia D”

Comitê “5S” •reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma

PROVIDÊNCIAS FINAIS1 SEMANA ANTES DO “DIA D”

Grupo de Estratégias Administrativas e Técnicas•checar providências para execução das melhorias / manutenções•checar orientações referentes ao manuseio de equipamentos e patrimônio

Grupos de Estratégias Administrativas e Técnicas + Grupo de Atividades Paralelas•distribuir kit’s para os Representantes de Áreas•distribuir camisetas ou outro material

Comitê “5S” •última reunião geral com grupos e representantes: conferir atendimento das etapas do cronograma

1 DIA ANTES DO “DIA D”PROVIDÊNCIAS FINAIS

NO “DIA D”

Comitê “5S” •obedecer a programação•verificar materiais, trabalhos, áreas de descarte, organização, andamento das etapas•identificar problemas•motivar os participantes•acompanhar a Alta Administração e receber convidados

PROVIDÊNCIAS FINAIS

DIA SEGUINTE AO “DIA D”

Comitê “5S” + Representantes de Áreas + Força -Tarefa•contabilizar descarte: pesar, contar,etc.•contabilizar patrimônio transferido, inutilizado, p/ manutenção•registrar resultados•controlar guarda do patrimônio•promover visita dos funcionários

PROVIDÊNCIAS FINAIS

2 DIAS DEPOIS DO “DIA D”

Comitê “5S” + Representantes de Áreas•providenciar remoção do material descartado e do patrimônio disponibilizado•elaborar relatório

PROVIDÊNCIAS FINAIS

3 DIAS DEPOIS DO “DIA D”

Comitê “5S” + Grupo de Atividades Paralelas•fotografar o “depois” (mesmos ângulos do “antes”)

PROVIDÊNCIAS FINAIS

Comitê “5S” + Grupo de Atividades ParalelasOrganizar festa de confraternização para: •divulgar dados (resultados)•expor registros (fotos, vídeos, etc.)•promover agradecimentos•premiar

ENCERRAMENTOPROVIDÊNCIAS FINAIS

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apresentação

Assessoria Técnica de Divulgaçãoe Publicações do IPEM-SP

Secretaria de Estado daJustiça e da Defesa da Cidadania

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GOVERNO DO ESTADO DE

SÃO PAULORESPEITO POR VOCÊ

RESPEITO POR VOCÊ