gerenciamento de aquisições em projetos

Gerenciamento de

Aquisições em Projetos

MBA em Gestão de Projetos de TI

George Freire, PMP

Outubro/2013

Outubro/2013. 2

George FreireBacharel em Ciências da Computação pela UFRN e MBA em Gerenciamento de Projetos pela UnP, atualmente cursa Residência em Engenharia de Software pela UFRN.Atuando com foco profissional em consultoria e desenvolvimento de soluções, implantou sistemas nos estados do RN, SC, ES, MT e TO.No âmbito do Serviço Público, foi CIO do DETRAN/RN, assessor do CIO do Tribunal de Justiça do RN e atualmente é o CIO da Secretaria de Municipal de Tributação de Natal/RN.

Outubro/2013. 3

Objetivo da disciplinaAo final da disciplina o aluno deverá ser capaz de:• Compreender a importância

do Gerenciamento das Aquisições aplicada a Projetos;

• Conhecer os processos apresentados pelo PMI® no PMBoK®, com suas principais entradas, ferramentas, técnicas e saídas;

• Conhecer os conceitos básicos relacionados à aquisição no Serviço Público;

• Ser capaz de aplicar alguns dos conhecimentos adquiridos.

Outubro/2013. 4

Ementa• Nivelamento do conhecimento em GP;• Introdução ao Gerenciamento das aquisições;• Gerenciamento das aquisições do projeto

conforme PMBoK®o Planejar as aquisições;o Realizar as aquisições;o Administrar as aquisições;o Encerrar as aquisições;

• Aquisições no Serviço Público.

Outubro/2013. 5

Bibliografia• PMI. Um guia do gerenciamento de

projetos (Guia PMBoK®). 4 ed. Newtown Square: Project Management Institute Inc., 2008.

• MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP®. 6 ed. EUA: RMC Publications Inc., 2009.

• HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 6 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.

• BRASIL. Normas para licitações e contratos na administração pública - Lei n 8.666/1993 e suas alterações. Brasília: Imprensa Nacional, 1993.

• BRASIL, Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Instrução normativa nº 04, de 12 de novembro de 2010. Dispõe sobre o processo de contratação de Soluções de Tecnologia da Informação pelos órgãos integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP) do Poder Executivo Federal. Brasília: Imprensa Nacional, 2010.

Outubro/2013. 6

Metodologia e Avaliação

• Metodologiao Exposição teórica;o Resolução de questões;o Apresentação de vídeo.

• Avaliaçãoo Estudo de caso em sala de aula (90%);o Participação construtiva nas discussões (10%).

Outubro/2013. 7

Apresentação

Quem é Gerente de Projeto? Quem é da área pública e quem é da

área privada? Quem já participou de licitação (como

contratante ou contratado)? Quem já se deu mal numa compra

pessoal?

Outubro/2013. 8

Gerenciamento de Projetos

Nivelamento de conhecimentos

Outubro/2013. 9

O que é um projeto?

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”

PMBoK® 4ª ed.

Outubro/2013. 10

O que é gerenciamento de

projetos?“O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidade, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender seus requisitos.”

PMBoK® 4ª ed.

Outubro/2013. 11

Portfólios vs. Programas

“Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.”

“Um portfólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos.”

Ambos os conceitos foram extraídos do PMBoK® 4ª ed.

Outubro/2013. 12

Partes interessadas (Stakeholders)

Outubro/2013. 13

Como o PMBoK® organiza o

gerenciamento de projetos

Outubro/2013. 14

O ciclo de vida do projeto

Outubro/2013. 15

Fases do projeto

Outubro/2013. 16

Gerenciamento das Aquisições

Introdução

Outubro/2013. 17

Porque adquirir/terceirizar?

• Para dispor de recursos que não existem internamente na organização;

• Para transferir riscos;• Para dividir

responsabilidades.

Outubro/2013. 18

Adquirir/terceirizar é sempre bom?

Outubro/2013. 19

Terceirizar sempre dá certo?

“Um estudo feito pela Deloitte relata que 70% de 25 grandes organizações que participaram de uma pesquisa relataram experiências negativas com projetos terceirizados.”

Fonte: Gerenciamento de Aquisições. Centro de Informática. UFPE, 2011.

Outubro/2013. 20

Gerenciamento das Aquisições

Abordagem do PMBoK® 4ª edição (2008)

Outubro/2013. 21

Processos PMBoK® 4ª ed.

Gerenciamento das Aquisições

Iniciação Planejamento

12.1 Planejar as Aquisições

Execução

12.2 Realizar as Aquisições

Controle

12.3 Administrar

as Aquisições

Encerramento

12.4 Encerrar as Aquisições

Outubro/2013. 22

Planejar as Aquisições

Outubro/2013. 23

Planejar as Aquisições: Fluxo de Dados

Outubro/2013. 24

Planejar as Aquisições

ENTRADAS• Linha de Base do

Escopo• Documentação dos

Requisitos• Acordos de Cooperação• Registro dos Riscos• Decisões Contratuais

Relacionadas a Riscos• Requisitos de Recursos

das Atividades• Cronograma do Projeto• Estimativas dos Custos

das Atividades• Linha de Base do

Desempenho de Custos• Fatores Ambientais da

Empresa• Ativos de Processos

Organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Análise de Fazer ou Comprar

• Opinião Especializada• Tipos de Contratos

SAÍDAS• Plano de

Gerenciamento das Aquisições

• Declaração do Trabalho das Aquisições

• Decisões de Fazer ou Comprar

• Documentos de Aquisição

• Critérios para Seleção de Fontes

• Solicitações de Mudanças

Outubro/2013. 25

Planejar as Aquisições: Entradas

• Linha de Base do Escopo

• Documentação dos Requisitos

• Acordos de Cooperação

• Registro dos Riscos• Decisões Contratuais

Relacionadas a Riscos• Requisitos de

Recursos das Atividades

Outubro/2013. 26

Planejar as Aquisições: Entradas

• Cronograma do Projeto

• Estimativas dos Custos das Atividades

• Linha de Base do Desempenho de Custos

• Fatores Ambientais da Empresa

• Ativos de Processos Organizacionais

Outubro/2013. 27

Planejar as Aquisições: Ferramentas e

Técnicas

• Análise de Fazer ou Comprar

• Opinião Especializada• Tipos de Contratos

Outubro/2013. 28

Análise de Fazer ou Comprar

(Make or Buy)Decisão de fazer Decisão de comprar

• Facilidade de integração com as operações de rotina;

• Uso de mão-de-obra disponível e/ou ociosa;

• Controle direto;• Falta de fornecedores

confiáveis.

• Fornecimento especializado;

• Pequenos volumes;• Capacidade limitada.

Fonte: Gerenciamento das Aquisições. Douglas Nóbrega. 2008.

Outubro/2013. 29

Análise de Fazer ou Comprar

(Make or Buy)

• Grau de risco a ser aceito pela empresa;• Situação do mercado;• Prioridade estratégica;• Evolução tecnológica;• Avaliação critica do fornecedor;• Fluxo de caixa da empresa;• Impacto nos demais projetos.

Fonte: Gerenciamento das Aquisições. Douglas Nóbrega. 2008.

Outubro/2013. 30

Tipos de Contratos

• Contratos determinam o risco compartilhado entre comprador e fornecedor;

• Contratos de aquisição em geral se dividem em:o Preço fixo;o Custos reembolsáveis;o Contrato por tempo e materiais (híbrido);

Outubro/2013. 31

Tipos de ContratosPreço Fixo

• Contratos de preço fixo garantido (PFG);

• Contratos de preço fixo com incentivo na remuneração (PFIR);

• Contratos de preço fixo com ajuste econômico do preço (PF-AEP);

Outubro/2013. 32

Tipos de ContratosCustos Reembolsáveis

• Contratos de custo mais remuneração fixa (CMRF);

• Contratos de custo mais remuneração de incentivo (CMRI);

• Contratos de custo mais remuneração concedida (CMRC);

Outubro/2013. 33

Tipos de ContratosTempo e Material

(T&M)• O comprador paga por-hora e por-item;• Usado quando o nível de esforço não pode ser

estimado até o momento da realização do contrato;

• Tem elementos de contrato de preço fixo e de custos reembolsáveis.

Outubro/2013. 34

Planejar as Aquisições: Saídas

• Plano de Gerenciamento das Aquisições

• Declaração do Trabalho das Aquisições

• Decisões de Fazer ou Comprar

• Documentos de Aquisição

• Critérios para Seleção de Fontes

• Solicitações de Mudanças

Outubro/2013. 35

Realizar as Aquisições

Outubro/2013. 36

Realizar as Aquisições: Fluxo de Dados

Outubro/2013. 37

Realizar as Aquisições

ENTRADAS• Plano de

Gerenciamento do Projeto

• Documentos de Aquisição

• Critérios para Seleção de Fontes

• Lista de Fornecedores Qualificados

• Propostas de Fornecedores

• Documentos do Projeto

• Decisões de Fazer ou Comprar

• Acordos de Cooperação

• Ativos de Processos Organizacionais

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Reuniões com Licitantes

• Técnicas de Avaliação de Propostas

• Estimativas Independentes

• Opinião Especializada• Publicidade• Pesquisa da Internet• Negociação das

Aquisições

SAÍDAS• Fornecedores

Selecionados• Adjudicação do

Contrato de Aquisição• Calendário de

Recursos• Solicitações de

Mudanças• Atualizações do Plano

de Gerenciamento do Projeto

• Atualizações dos Documentos do Projeto

Outubro/2013. 38

Realizar as Aquisições: Entradas

• Plano de Gerenciamento do Projeto

• Documentos de Aquisição

• Critérios para Seleção de Fontes

• Lista de Fornecedores Qualificados

• Propostas de Fornecedores

Outubro/2013. 39

Realizar as Aquisições: Entradas

• Documentos do Projeto

• Decisões de Fazer ou Comprar

• Acordos de Cooperação

• Ativos de Processos Organizacionais

Outubro/2013. 40

Realizar as Aquisições: Ferramentas e

Técnicas• Reuniões com

Licitantes• Técnicas de Avaliação

de Propostas• Estimativas

Independentes• Opinião Especializada• Publicidade• Pesquisa da Internet• Negociação das

Aquisições

Outubro/2013. 41

Realizar as Aquisições: Saídas

• Fornecedores Selecionados

• Adjudicação do Contrato de Aquisição

• Calendário de Recursos• Solicitações de

Mudanças• Atualizações do Plano

de Gerenciamento do Projeto

• Atualizações dos Documentos do Projeto

Outubro/2013. 42

Principais itens que um contrato deve

conter• Identificação das partes signatárias;• Data e local da assinatura;• Declaração do trabalho ou entregas;• Linha de base do cronograma;• Período de desempenho;• Papéis e responsabilidades;• Local de desempenho do fornecedor;• Definição de preços;• Termos de pagamento;• Local de entrega;• Critérios de inspeção e aceitação;• Garantia;• Suporte ao produto;• Remuneração e retenções;• Penalidades;• Incentivos;• Regras para a recisão.

Outubro/2013. 43

Administrar as Aquisições

Outubro/2013. 44

Administrar as Aquisições

ENTRADAS• Documentos de

Aquisição• Plano de

Gerenciamento do Projeto

• Contrato• Relatório de

Desempenho• Solicitações de

Mudanças Aprovadas• Informações sobre o

Desempenho do Trabalho

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Sistema de Controle de Mudanças no Contrato

• Análise de Desempenho das Aquisições

• Inspeções e Auditorias• Relatórios de

Desempenho• Sistemas de

Pagamento• Administração de

Reivindicações• Sistema de

Gerenciamento de Registros

SAÍDAS• Documentação da

Aquisição• Atualizações dos

Ativos de Processos Organizacionais

• Solicitações de Mudanças

• Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Outubro/2013. 45

Administrar as Aquisições: Fluxo de

Dados

Outubro/2013. 46

Administrar as Aquisições: Entradas

• Documentos de Aquisição

• Plano de Gerenciamento do Projeto

• Contrato• Relatório de

Desempenho• Solicitações de

Mudanças Aprovadas• Informações sobre o

Desempenho do Trabalho

Outubro/2013. 47

Administrar as Aquisições: Ferramentas

e Técnicas• Sistema de Controle de

Mudanças no Contrato• Análise de Desempenho

das Aquisições• Inspeções e Auditorias• Relatórios de

Desempenho• Sistemas de Pagamento• Administração de

Reivindicações• Sistema de

Gerenciamento de Registros

Outubro/2013. 48

Administrar as Aquisições: Saídas

• Documentação da Aquisição

• Atualizações dos Ativos de Processos Organizacionais

• Solicitações de Mudanças

• Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Outubro/2013. 49

Encerrar as Aquisições

Outubro/2013. 50

Encerrar as Aquisições: Fluxo de

Dados

Outubro/2013. 51

Encerrar as Aquisições

ENTRADAS• Plano de

Gerenciamento do Projeto

• Documentação da Aquisição

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

• Auditorias de Aquisições

• Acordos Negociados• Sistema de

Gerenciamento de Registros

SAÍDAS• Aquisições

Encerradas• Atualizações nos

Ativos de Processos Organizacionais

Outubro/2013. 52

Encerrar as Aquisições: Entradas

• Plano de Gerenciamento do Projeto

• Documentação da Aquisição

Outubro/2013. 53

Encerrar as Aquisições:

Ferramentas e Técnicas

• Auditorias de Aquisição

• Acordos Negociados• Sistema de

Gerenciamento de Registros

Outubro/2013. 54

Encerrar as Aquisições: Saídas

• Aquisições Encerradas• Atualizações nos

Ativos de Processos Organizacionais

Outubro/2013. 55

QuestõesDepois de assinado, um contrato estabelece uma obrigação legal, a não ser que:a) uma das partes não possa cumpri-lo.b) uma das partes não possa financiar sua parte do

trabalho.c) infrinja as leis aplicáveis.d) seja declarado nulo e sem efeito pelo advogado

de qualquer das parte.

Outubro/2013. 56

QuestõesSem uma declaração do trabalho do contrato clara, um fornecedor conclui o trabalho conforme especificado, mas o comprador não fica satisfeito com os resultados. O contrato é considerado:a) nulo e sem efeito.b) incompleto.c) completo.d) dispensado.

Outubro/2013. 57

QuestõesTodas as afirmativas a seguir sobre documentos de licitação estão incorretas EXCETO?a) Documentos de liberação podem simplificar a

comparação das respostas.b) A documentação de licitação deve ser rigorosa,

sem flexibilidade para permitir a consideração de sugestões de fornecedores.

c) Em geral os documentos de licitação não devem incluir critérios de avaliação.

d) Documentos de licitação bem elaborados não incluem uma declaração do trabalho do contrato.

Outubro/2013. 58

Contratações noServiço Público

Um visão sucinta da Lei 8.666/93 eInstrução Normativa 04/2010

Outubro/2013. 59

Porque estudar contratações no Serviço

Público?