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UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ

GUILHERME LUIZ DA SILVA

IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL ELETRÔNICO FOMENTADO A

PROJETO

FLORIANÓPOLIS

2014

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PROJETO

Trabalho de Curso submetido à Universidade Estácio de Sá, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Especialista em MBA em Gerenciamento de Projetos.

Orientador:

IEDA CARVALHO SANDE

FLORIANÓPOLIS

2014

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PROJETO

Trabalho de Curso submetido à Universidade Estácio de Sá, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Especialista em MBA em Gerenciamento de Projetos.

IEDA CARVALHO SANDE Orientadora ___________________________ Examinador Título/Instituição ___________________________ Examinador Título/Instituição

Local, 20 de outubro de 2014

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RESUMO

As ferramentas de apoio dos tribunais na tramitação de processos

judiciais eletrônicos, estão sendo cada vez mais requisitadas na estrutura atual do

poder judiciário. Para se obter agilidade, celeridade e presteza na otimização das

atividades, é necessária a fomentação de ferramentas que possibilitem maior retorno

e êxitos nas operações dos andamentos processuais. Um plano de Projeto bem

documentado propõe abstrair interações de atividades da implantação do processo

judicial eletrônico nos tribunais. Mensurando áreas do PMBOK, a implantação do

processo judicial eletrônico enfatizará todos os esforços e ações para que seja

possível a obtenção da ferramenta de apoio aos tribunais brasileiros.

Palavras Chave: tribunais, poder judiciário, plano de projeto, PMBOK

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ABSTRACT

The tools support of the courts in processing electronic lawsuits, are

being increasingly required in the current structure of the judiciary. To achieve agility,

speed and promptness in optimization activities, the is necessary to emphasize of

tools that enable greater return on operations and successes of procedural

movements is required. A well documented project plan proposes abstracting

interactions of activities of implementation of the electronic judicial proceedings in the

courts. Measuring areas of the PMBOK Guide, the implementation of the electronic

judicial process will emphasize all efforts and actions to obtaining the support of the

Brazilian courts tool possible.

Keywords: courts, judiciary, project plan, PMBOK Guide.

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 8

2. PROCESSOS JUDICIAIS ..................................................................................... 10

2.1 PODER JUDICIÁRIO .......................................................................................... 11

2.1.1 Conselho Nacional de Justiça ....................................................................... 12

2.2 CENÁRIO ATUAL ................................................................................................ 13

2.3 PROCESSO ELETRÔNICO ................................................................................ 14

2.4 PROJETO DE IMPLANTAÇÃO ........................................................................... 14

3. PLANO DE PROJETO – IMPLANTAÃO DO PROCESSO JUDICIAL

ELETRÔNICO ........................................................................................................... 16

3.1 RESTRIÇÕES ..................................................................................................... 16

3.2 EAP ..................................................................................................................... 18

3.2.1. Dicionário EAP .............................................................................................. 18

4. GERENCIAMENTO DO PROJETO ...................................................................... 20

4.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO ................................................... 20

4.1.1 Escopo ............................................................................................................ 20

4.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE .............................................. 21

4.2.1 Objetivos da qualidade .................................................................................. 22

4.2.2 Política da qualidade ...................................................................................... 23

4.2.3 Comitê de qualidade ...................................................................................... 23

4.2.4 Reunião de análise crítica ............................................................................. 23

4.2.5 Provisão de Recursos .................................................................................... 24

4.2.6 Propriedade entre as partes e relação .......................................................... 24

4.3 PLANO DE COMUNICAÇÃO .............................................................................. 24

4.3.1 Finalidade ........................................................................................................ 26

4.3.3 Mapeamento de Steaholders ......................................................................... 26

4.3.3.1 Organização contratada ................................................................................ 26

4.3.3.2 Poder Judiciário (Tribunais) ........................................................................... 27

4.3.4 Documentos relacionados ............................................................................. 27

4.3.5 Descrição ........................................................................................................ 28

4.3.5.1 Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações .................. 28

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4.3.6 Eventos de comunicação .............................................................................. 28

4.3.7 Atas de Reunião.............................................................................................. 29

4.3.8 Relatórios do Projeto ..................................................................................... 29

4.3.9 Responsáveis ................................................................................................. 30

4.3.10 Modelos de assinaturas ............................................................................... 30

4.4. PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS .................................................... 31

4.4.1 Identificação dos riscos ................................................................................. 31

4.4.2 Análise dos riscos .......................................................................................... 32

4.4.3 Respostas aos riscos ..................................................................................... 32

4.5 PLANO DE RECURSOS HUMANOS .................................................................. 33

4.6 AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES ..................................................................... 35

4.6.1 Plano de Aquisições ...................................................................................... 35

4.6.2 Fornecedores .................................................................................................. 36

4.6.3 Administração do contrato ............................................................................ 36

4.6.4 Encerramento das aquisições ....................................................................... 36

4.7 GERENCIAMENTO DE TEMPO ......................................................................... 37

4.7.1 Planejamento - Ciclos .................................................................................... 37

4.7.2 Cronograma .................................................................................................... 38

4.8 METODOLOGIA DE TREINAMENTOS ............................................................... 38

4.8.1 Requisitos para trainamentos presenciais .................................................. 39

4.8.2 Critérios de Avaliação .................................................................................... 39

5. FASES DOS PROJETO ........................................................................................ 40

5.1 INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO ......................................................................... 40

5.2 EXECUÇÃO ....................................................................................................... 40

5.3 MONITORAMENTO E CONTROLE .................................................................... 41

5.4 ENCERRAMENTO .............................................................................................. 41

6. CONCLUSAO ....................................................................................................... 42

REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 43

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1. INTRODUÇÃO

Com o passar dos anos, percebe-se a necessilidade de otimização processos

em todo e qualquer segmento de trabalho e atuação. As ações interativas estão

cada vez mais agregando valor e trabalhando para a melhoria e desempenho dos

processos. E dentro da esfera judiciária brasileira, é concebida a valorização de

ações que incrementem e otimizem a celeridade dos trâmties processuais judiciais,

face a demanda existente de ações (seja de esfera cível, criminal, trabalista, militar,

entre outros) e autos processuais no cenário atual.

A implantação do processo eletrônico visa ofecer ao poder judiciário brasileiro

mecanismos robustos de agilidez e celeridade a todo o trâmite processual,

juntamente promover maior dinamismo de serviço e presteza, delineando toda a

estrutura de gestão de recursos para os tribunais.

Tem se como ideia para este trabalho de conclusão de curso, descrever todo

o projeto envolvido na implantação do processo judicial eletrônico.

Tendo em vista a demanda de processos judiciais e ações que seguem em

andamento em território brasileiro, estamos a todo instante presenciando certa

demora na resolução dos casos. Muitas vezes, processos judiciais de pequenas

causas levam anos a serem julgados, fator que gera apreensão a sociedade. Ao

analisar o cenário atual, percebe-se que o problema não está na demanda, mas sim

na estrutura e nas ferramentas de apoio. Sendo assim, o processos judiciais físicos

carecem de estrutura que promovam a celeridade, algo cada vez mais

imprescindível. Fica notável essa percepção quando visualizamos em um Fórum

Judicial, pilhas e mais pilhas de processos abarrotados em escaninhos e em

gabinetes, onde essa mesma pilha de processos judiciais é transportada dentro do

próprio fórum por veiculos não motorizados adaptados.

Diante de toda essa problemática, o que pode ser oferecido ao poder

judiciário é o densenvolvimento de um mecanismo que promova e apoie de forma

prestativa, dinâmica e robusta as operações realizadas. A implantação do processo

judicial eletrônico têm por objetivo tornar todo o processo estrutural do poder

judiciário mais ágil, sem perder e comprometer o trabalho deste poder. Para os

tribunais, a implantação representará maior excelência nas atividades dentro dos

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cartórios. Para os advogados, representa a presteza em se peticionar através de um

portal de serviços via web que zele pela otimização. Para a sociedade, representa

menos tempo na espera dos trâmites processuais judiciais.

A implantação de processo judicial eletrônico será bem vinda para a

sociedade e enfatizará agilidade e presteza de forma segura. Para isso, é

necessário promover todos os esforços a nível de projeto para a implementação.

Gestão de integração, espoco, tempo, riscos, qualidade, recursos humanos,

aquisições e treinamentos são as principais nuances que devem ser sintetizadas e

bem trabalhadas visando a boa execução. A implantação a nível de projetos é a

principal metodologia a ser abordada e disseminada neste trabalho de conclusão de

curso.

Tem se por objetivo geral, aplicar e desenvolver um plano de projeto

estruturado sobre a implantação do processo judicial eletrônico, mais precisamente

nos tribunais (estaduais/distritais, eleitorais, militares e trabalistas), destacando todas

as interações necessárias para o desenvolvimento e aplicação do projeto. Com

relação os objetivs específicos, os mesmos serão constituídos com a seguintes

nuances:

Abordar e enfatizar o processo através do Guia PMBOK, com planos de

integração, espoco, tempo, comunicação, riscos, qualidade, recursos

humanos;

Delinear atividades aos Stakeholders que participarão e implantarão e projeto;

Oferecer celeridade, dinamismo e maior eficiência nos trâmites processuais

judiciais;

Promover o dinamismo das iterações e etapas que envolvem a implantação;

Descrever de forma clara o fomento uma ferramenta/software (ERP) no

ambiente dos tribunais.

Sobre as metodologias, para desenvolver o trabalho de conclusão de curso,

seguiremos as seguites etapas:

Revisão bibliográfica sobre o assunto, onde dará o passo inicial de pesquisa

sobre o conteúdo, para que se possibilite a integração e o entendimento de

todos os assuntos que envolvem a implantação do Processo Judicial

10

Eletrônico. O levantamento bibliográfico terá o objetivo de juntar informações,

esclarecimento e complemento de aprendizagem, para que se possa

entender os processos práticos e teóricos que abrange o circulo de

informações;

Realizar o projeto por etapas, para uma elaboração satisfatório do projeto, as

partes devem ser bem divididas e ter uma concentração maior naquela em

que esta sendo desenvolvida, para que cada etapa seja concretizada com

sucesso, o estudo deve ser intenso e a ter como foco principal;

Coleta de informações e análise dos requisitos necessários para o estudo e a

implementação de um módulo de demonstração. As informações serão

coletadas de pessoas envolvidas em projetos, que gerenciam e conhecem as

abordagens aqui estudadas.

2. PROCESSOS JUDICIAIS

Quando falamos em processo judicial, nos remetos a um mecanismo claro

que propõe a apropriação para as organizações compententes e legais para dirimir o

principio de solução de conflitos e interesses entre as partes envolvidas. O conceito

de processo judicial pode ser amplo, mas também pode também ser contextualizado

de forma objetiva e metodologica. No direito, devido as variações e subdivisões

definidas de àreas juntamente com sua ampla compreensão, o processo judicial é

segmentado em diversas areas e assuntos.

Segundo Mello (2013) ,o processo constitui o meio legal e legítimo para a

solução dos conflitos advindos das interações estabelecidas num contexto sócio-

econômico, político, cultural e ideológico propiciador de paradoxos e contradições.

Em outras palavras, pode-se afirmar que o processo é mecanismo privilegiado para

atender às demandas dos jurisdicionados, nos exatos limites dos seus direitos, nas

diferentes áreas.

De acordo com o Moreira (2013), o processo é uma categoria jurídica que

pode ser definida como “o procedimento em contraditório”. Por isso, o processo não

é um bloco monolítico, pois inclui várias divisões. Primeiramente, existem os

processos estatais e os não-estatais. Aqueles são conduzidos pelo Estado,

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contrariamente ao que ocorre nestes, em que todos os participantes são

particulares. O mesmo ainda retrata que o processo estatal pode ter dois objetivos:

a) elaborar a lei – trata-se do processo legislativo, previsto principalmente nos arts.

59-69 da Constituição Federal; b) aplicar a lei – aí temos os processos administrativo

e judicial.

Devida sua importância e instrumento da busca pela concretização da matéria

justa, o processo judicial tem por efetividade tomar a frente para a dissolução das

ações e tomada de interrlações sócio-humanas.

Tem-se com o processo judicial, o seu andamento e trâmite. Consigo, vem

petições iniicais e intermediárias, movimentações, documentos (mandados,

despachos, decições interlocutórias, cartas precatórias, editais, entre outros), atos,

citações/intimações, sentenças e uma série de procedimentos e atividades que

tangem seu encaminhamento.

2.1 PODER JUDICIÁRIO

Ao se retratar o processo judicial, deve-se fomentar sua natureza e suas

nuances no contexto social-humano-cultural. Dentro da estrutura republicana

democrática e federativa do Brasil, existe a divisão de poderes. Dentre elas, existe o

poder Judiciário, onde o processo judicial está incrementado. Enquanto os poderes

executivos e legislativo, seus representantes são elegidos pela população, conforme

sufrágio universal, no poder judiciário, seus membros são em sua maioria

concursados e não provém da decisão elegível da população para sua

representativdade. A divisão de poderes no Brasil segue a doutrina de Montesqueiu

em sua teoria da separação de poderes.

Segundo Finati (Erika,2007), a função do poder judiciário é garantir e

defender os direitos individuais, ou seja, promover a justiça, resolvendo todos os

conflitos que possam surgir na vida em sociedade.

Sua função principal é verificar a legalidade das leis em relação à

constituição. No âmbito federal, é composto pelos tribunais superiores, entre

os quais um dos mais importantes é o Supremo Tribunal Federal. Já o

Supremo Tribunal de Justiça, por exemplo, situado em Brasília, trabalha

12

com assuntos não constitucionais, como recursos, por exemplo. (PENHA,

Judiciário - Fiscaliza o cumprimento das leis,2013)

A função do Poder Judiciário é garantir os direitos individuais, coletivos e

sociais e resolver conflitos entre cidadãos, entidades e Estado. Para isso,

tem autonomia administrativa e financeira garantidas pela Constituição

Federal. São órgãos do Poder Judiciário o Supremo Tribunal Federal (STF),

Superior Tribunal de Justiça (STJ), além dos Tribunais Regionais Federais

(TRF), Tribunais e Juízes do Trabalho, Tribunais e Juízes Eleitorais,

Tribunais e Juízes Militares e os Tribunais e Juízes dos estados e do Distrito

Federal e Territórios. (BRASIL, Conheça os orgãos que formam o poder

juduciário,2009)

Sendo assim, oberva-se parte de estrura de poder na qual os processos

judiciais estão inseridos. Com a mensuração judiciário na esfera dos poderes,

denota-se o compreensão inicial que delimita e norteia o processo judicial.

2.1.1 Conselho Nacional de Justiça

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o orgão fiscalizador e

regulamentador do poder judiciário brasileiro. Cabe a este orgão,entre outras

atribuições, fomentar dados estatísticos e quantitativos dos tribunais referentes a

dados e registros para fins de controle e medição.

As atribuições do CNJ são de direção administrativa do judiciário e de

organização e padronização de estratégia e planejamento do Poder

Judiciário. O CNJ tem também poder correicional em todo o território

nacional, podendo avocar processos que estejam tramitando nas

corregedorias dos tribunais. A atividade correicional, quanto a sanções,

encontra limites na perda do mandato de magistrados. Nos últimos dois

anos de sua atuação, o CNJ tem tomado medidas consideradas simbólicas,

porém, não estruturantes para o Judiciário, um órgão tradicionalmente

fechado à participação da população como um todo. Em atos

administrativos, instituiu um teto salarial para juízes e funcionários da

magistratura, proibiu a contratação de parentes nos tribunais e possui um

projeto que mede o desempenho do Judiciário, além de instituir voto aberto

13

para a promoção de juízes. (Dallagnol,2009)

O CNJ é composto por: 15 conselheiros, sendo nove magistrados, dois

membros do Ministério Público, dois advogados e dois cidadãos de notável saber

jurídico e reputação ilibada. Os conselheiros têm mandato de dois anos.

2.2 CENÁRIO ATUAL

Mencionado anteriormente nesse trabalho de conclusão de curso, o

andamento e trâmite do processo judicial apresenta variáveis que tangem a

convergir muitas vezes de forma vagarosa. Com o passar dos anos, percebe-se

cada vez a apreensão da população em resolver suas questões pendentes nos

tribunais judiciais de forma justa e ágil. A agilidade, que deveria também ser um

interposto impreescindível, não está constante no cenário e contexto do andamento

processual físico. Ações de processos judiciais de pequenas causas, em alguns

casos, levam tempo de resoução muito maior do que o necessário.

Para Zanetti (2010), com o aumento do nível intelectual da população a

demanda processual também aumenta e para isso, não somente escritórios de

advocacia devem estar bem preparados para gerir o aumento do volume das

causas, como também o Poder Judiciário.

De acordo com o Dias (2014) , para o jurisdicionado, a longa duração dos

processos implica ineficácia e inutilidade do provimento judicial. Essa morosidade

compromete não só a efetivação do direito buscado, no âmbito da lide, mas também

abala a credibilidade do Poder Judiciário, perante a sociedade, para solução dos

litígios, dado o sentimento geral de denegação da justiça e de restrição do acesso à

jurisdição.

Hoje, qualquer um tem acesso ao Judiciário, em teoria, com as defensorias

públicas. Mas qual o resultado disso? O Judiciário está entupido. Equivale a

não ir. Se você vai lá e não tem uma sentença, não tem seu direito garantido

em uma sentença definitiva, você não tem acesso. (Juiz João Ricardo dos

Santos Costa)

Não há como um cidadão não ter sua dignidade e cidadania aviltadas

14

quando se discute uma ação judicial por 15, 16 anos no Judiciário, quando a

mesma poderia ter sido resolvida, no máximo, em 2 ou 3 anos, como

acontece na maioria dos países desenvolvidos. (Paulo Roberto Visani

Rossi)

2.3 PROCESSO ELETRÔNICO

Com a necessidade de se promocer a celeridade, agilidade e dinamismo no

andamento processual, surge como solução de apoio ao trabalho do poder judiciário

a informatização do trâmite processual. O processo judicial eletrônico é um serviço

otimizador e visa facilitar a eficácia e a presteza para a sociedade com um todo.

Para Marafon (2012), pode se aferir que que o processo judicial digital é fruto

de avanços legislativos, jurídicos, tecnológicos, de gestão e governo eletrônico, e

acima de tudo, da conscientização da sociedade e dos operadores do direito da

necessidade de prestação jurisdicional com maior qualidade e celeridade.

No sentido de viabilizar e regulamentar a utilização do processo judicial

eletrônico, é promugada a lei da Lei 11.419/06, que estabele normas e adequações

para a utilização do processo eletrônico/virtual.

2.4 PROJETO DE IMPLANTAÇÃO.

Conhecendo o cenário e tendo como base as informações previamente

levantadas, pode-se começar a projetar a implantação de recurso que visa agregar o

trabalho do poder público. Para se desenvolver o projeto de implantanção de

processos judiciais eletrônicos no tribunais, é necessário delinear uma série de

variáveis e interações que devem ser trabalhadas com a finalidade de moldar um

plano de projeto sólido e estruturado. O processo de implantação requer todo um

estudo análitico que prospecta o sucesso, desde o patrocinador do projeto,

passando pela organanização/instituição que desenvolverá a ferramenta (software),

assim como expectativas dos stakeholders e o serviço final.

Seguem ações que devem ser essenciais e pioneiras na implantação:

A implantação requer a terceirização de organizações da área da

Tecnologia da Informação com ênfase em sistemas (ERPs) voltados

15

para a àrea jurídica.

É necessário ao poder judiciário dispor de infraestrutura moderna e

capaz de suprir a ferramenta de apoio que será implementada.

Realizar um planejamento adequado a realização do projeto, pois é de

total importância promover a integridade dos dados dos processos

judiciais físicos existentes e em caso de necessidade, realizar a

migração tanto destes quanto de sistemas legados.

Desenvolver e os aprimorar a equipe responsável diretamente pela

implantação ao usuário final, que serão de total importância ao sucesso

do projeto.

Os usuários finais do sistema, que são os servidores dos tribunais

(assessores, escrivãos, distribuidores, magistrados e afins) serão

ministrados de maneira estrutual com uma série de treinamentos

detalhados sobre o novo sistema e ferramenta;

Elaboração de uma documentação completa e eficaz sobre todas as

nuances dos processos e interações, assim como de todo o projeto.

A realização deste projeto tem como objetivo conseguir um resultado para

poder judiciário, sempre visando diminuir os riscos, chegando sempre o mais

próximo possível do menor índice de ameaças que possam prejudicar o projeto, para

isso precisará de uma boa infra-estrutura, com gerente qualificado para o projeto,

ferramentas, técnicas e pessoas com as habilidades necessárias para a construção

do projeto. O projeto de implantação de processo judiciais eletrônico buscará

promover de forma estruturada a interações de iniciação, planajamento, execução,

monitiramento/controle e encerramento.

Para a realização do projeto é indispensável à presença de uma pessoa no

comando, o gerente de projetos, este será o líder do projeto e da 24 equipe, onde

pouco se envolve diretamente com o projeto. Seu desafio maior é planejar, onde

será a etapa que antecede a realização do projeto e controlar, que será a etapa que

ocorrerá durante o projeto, etapas que são fundamentais serem realizadas com

sucesso para se obter o resultado esperado. A satisfação do resultado final deve ser

o ponto focal a ser atingido dentro de projeto realizado.

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3. PLANO DE PROJETO – IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL

ELETRÔNICO

Uma vez definidos os objetivos, justificatiiva, metodologias e premissa, pode-

se agora traçar um planejamento voltado para implantação do processo judicial

eletrônico no poder judiciário, mais precisamente nos tribunais. Voltado à area de

projetos, e com paradigma de estruturação, o planejamento comtemplará as áreas

do PMBOK com aúxilio de boas práticas de gestão, com conjunturas precisas e

detalhadas. A àreas do PMBOK sintetizadas neste planajamento serão:

Gerenciamento de Escopo;

Gerenciamento de Tempo,

Gerenciamento de Riscos;

Gerenciamento de Qualidade;

Gerenciamento de Comunicação;

Gerenciamento de Recursos Humanos;

Gerenciamento de Aquisições

3.1 RESTRIÇÕES

Em conformidade com legislação vigente, processos judiciais em andamento

e são físicos contuinuarão tramitando neste formando, sendo que estes serão

migrados ao novo sistema que será composto do processos judiciais físicos e

eletrônicos;

A conversão/digitalização dos processo judiciais físicos em eletrônicos será

realizada em casos específicos e em situações excepcionais, cabendo aos

tribunuais a conformidade para a adequação;

O projeto será dividido em ciclos de implantação e em acordo com os

tribunais de justiça, do trabalho e militares;

Caberá aos respectivos tribunais fornecer e dispor a estrutura e infraestrutura

para a implantação como o provimento de hardwares, serviço de rede e

periféricos que sejam essenciais e necessários;

Treinamentos e capacitações aos servidores serão fornecidas de modo

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presencial e à distância através de ambientes virtuais com avaliações

necessárias e otimizadas;

3.2 EAP

Figura 1 – Estrutura analítica do projeto

3.2.1Diacionário EAP

Código Item Descrição

1.1 Gerenciamento do projeto

Atividade designada a gestão as àreas do projeto.

1.1.1 Plano de Espoco Plano de atividade voltada a espoco do projeo.

1.1.2 Plano de Gerenciamento Plano de atividade e

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de Riscos documentação voltada para os riscos do projeto

1.1.3 Plano de Recursos Humanos

Plano de atividades com a descrição dos recursos humanos do projeto.

1.1.4 Plano de Comunicação Plano de atividiade com com a estrutura de comunicação do projeto.

1.1.5 Gestão do tempo Atividade voltada elaboração do cronograma e gestão do tempo do projeto.

1.1.6 Plano de Qualidade Definições de procedimentos voltadas para as políticas de qualidade.

1.1.7 Plano de Aquisições Definição de atividades de contratação e aquisições

1.2 Iniciação Fase inicial do projeto sobre os processos

1.2.1 Termo de abertura Compreende a procedimento e inicial sobre o acordo firmado.

1.2.2 Preparar documentação Levantamento dos documentos necessários para o inicio das atividades.

1.2.3 Análise de Requisitos Compreende o análise para o levantamento de requisitos e informações dos tribunais.

1.2.4 Plan. Sobre a definição de ciclos de aplicação

Preparação sobre a definições dos meios e modos para a estruturação em ciclos de implantação.

1.2.5 Projeção de Infraestrutura Atividade que delimita a infraestrutura necessária para implantação do projeto.

1.2.5.1 Definição de Hardwares Atividade para a definição dos hardawares necessários para a

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implantação.

1.2.5.2 Definição de Softwares Compreende as definições de softwares auxiliares e plataformas necessárias sobre a aplicação.

1.2.5.3 Ambiente de Rede Compreende as configurações de rede necessárias.

1.2.6 Mobilização de Recursos Ação de realizar a mobilização do trabalho com os recursos presentes e agregados

1.2.6.1 Equipe Técnica – Matriz Compõe parte da equipe presente e inserida no projeto.

1.2.6.2 Equipe Técnica – Alocada Compõe a equipe técnica alocada nos tribunais.

1.3 Execução do Projeto Fase de execução sobre as atividades iniciadas e plenajadas

1.3.1 Capacitação dos usuários Compreende a fase de ministração da ferramenta para os usuários.

1.3.1.1 Aplicação Assistida Compreende a fase de implantação da ferramenta de modo presencial e direto nos tribunais.

1.3.1.2 Aplicação de treinos EAD Desenvolvimento de cursos e treinos a distância.

1.3.2 Inserção da ferramenta/ERP

Compreende a real implantação, configuração e aplicação da ferramenta nos tribunais.

1.3.2.1 Help Service Compreende atividade de apoio ao usuário.

1.3.2.2 Documentação rápida de apoio ao usuário

Documentação ágil e rápida sobre informações do sistema.

1.4 Monitoramento e Controle

Fase do projeto voltada a controle do projeto.

1.4.1 Abertura de Chamados Compreende as atividade

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de aberturas e report de chamados para o suporte da organização licitada.

1.4.2 Pesquisa de Satistação Medição de satistação sobre o uso da ferramenta.

1.4.3 Visita Técnica Compreende as atividades de relacionamento de entre as partes visando conferir as conformidades estabelicidas.

1.4.3.1 Report do acompanhamento

Compreende a avitidade da montagem de relatório sobre o contato realizado.

1.4.4 Avaliação sobre a usabilidade da ferramenta

Compreende a avaliação sobre a facilidade de uso e efiência da ferramenta.

1.5 Encerramento Fase final do projeto com o finalização das atividades e termino das ações.

Tabela 1 – Dicionário EAP

4. GERENCIAMENTO DO PROJETO

4.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESPOPO

4.1.1Escopo

Para implantação do processo judicial eletrônico no poder judiciário, o

gerenciamento de escopo do projeto busca oferecer e analisar todos os processos

necessários para que o projeto atinja sua meta final e com sucesso. Seu

planjamento será de incudido com as seguintes definições:

Levantamento de requisitos funcionais dentro do ambiente dos tribunais de

justiça, do trabalho e militares;

Serviços de implantação assistada na utilização e adequação do uso para os

processos judiciais eletrônicos;

Serviços de implantação fomentada por ambiente virtuais, com inserção e

estruração de ensino a distância (EAD);

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Ações de análise e configuração para o uso do sistema/software específico;

Sistema de help desk e abertura de chamados sobre atendimentos de

orientação sobre a ferramenta e/ou eventuas erros e falhas de performance e

infraestrurura;

A implantação do processo judicial eletrônico nos respetivos tribunais:

◦ Tribunais Eleitorais:

▪ Zonas eleitorais;

▪ Juntas eleitorais;

▪ Magistrados;

◦ Tribunais do Trabalho:

▪ Varas do trabalho;

▪ Magistrados;

▪ Tribunais Regionais do Trabalho presentes no território nacional;

◦ Tribunais Militares:

▪ Juízes Auditores;

▪ Juntas Militares;

▪ Vara da Auditoria Militar;

◦ Tribunais de Justiça Estatuais e do Distrito Federal:

Primeira Instância:

◦ Setor de protocolamento

◦ Cartório das Varas;

◦ Setor de Distribuição;

◦ Gabinentes;

◦ Centrais de Mandado;

◦ Oficiais de Justiça;

Segunda Instância (Turmas e Colégios Recursais):

◦ Setores de protocololamento, cartórios e Distribuições;

◦ Desembargadores;

◦ Setor de processamento de Recursos;

4.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE QUALIDADE

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4.2.1 Objetivos da Qualidade

Tendo em vista a exeução das atividades dentro da implantanção do projeto

judicial eletrônico, compreende-se a necessidade sobre a política de qualidade para

projeto visando adentrar as conformidades essencias para sua execução.

Juntamente com a instituação contratada/licitada para a implantanção nos tribunais,

a política de qualidade é fomentada pela estruturação de um grupo gestor, tanto dos

membros do poder judiciário, quanto membro da organização contratada, no sentido

de mensurar os trabalhos de maneira hábil.

Objetivos da Qualidade são ações definidas pela organização para atender os

itens da Política da Qualidade.

Todos os objetivos utilizam indicadores que possibilitam mensurar sua

evolução, bem como, definir novos cursos de ação para melhoria contínua.

Item da Política da Qualidade

Objetivo da Qualidade Indicador

Satisfazer os usuários através ferramenta de processo judicial eletrônico

Satisfazer os usuários através da ferramenta

Grau de satisfação geral com o produto Grau de satisfação geral dos tribunais

Satisfazer os usuários através da ferrmamenta e serviços de tecnologia da informação

Valorizar e capacitar constantemente os analistas reponsáveis pela implantação assistida

Hora Treinamento por analista

Cumprir requisitos regulamentados e buscar melhoria contínua

Manter Sistema da Qualidade eficaz

Índice de satisfação com Qualidade


Buscar melhores resultados financeiros

Número de aditivos


Reduzir o custo de produção

Média de Falhas Externas


Reduzir estimativas erradas de duração de projeto

Implantações planejado x realizado Média de Falhas Externas

23


Garantir qualidade da ferramenta

Grau de satisfação geral com a ferramenta Média de Falhas Externas


Satisfazer usuários através de suporte à infraestrutura de TI

Índice de satisfação do suporte a infraestrutura de TI

Tabela 2 – Itens e indicadores de qualidade

4.2.2 Politica de Qualidade

1 - Satisfazer os poder judiciário, especialmente os tribunais inerentes no projeto,

através de serviços de tecnologia da informação onde prospecte a eficiência da

ferramenta da implantação.

2 - Valorizar e capacitar constantemente os usuários e servidores que irão se

beneficiar do uso da ferrementa.

3 - Utilizar adequadamente tecnologia como diferencial na melhoria de recurso e

enfoque na ágilidade na tramitação do processos judiciais.

4 - Cumprir os requisitos regulamentados, buscando a melhoria contínua do sistema

de gestão da qualidade.

4.2.3 Comitê da Qualidade

O Comitê da Qualidade, formado Grupo Gestor (composto por membros do

poder judiciário e da organização contratada), tem a responsabilidade de analisar

criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade no mínimo uma vez por mês, para

assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia. Será nomeado um

gerente da Qualidade e Processos ao projeto, que poderá convidar outras pessoas

para participarem da reunião de análise crítica, quando o mesmo julgar necessário.

4.2.4 Reunião de Análise Crítica

24

A reunião de análise crítica sobre o projeto acontecerá pelo menos uma vez a

cada 15 dias.

No entanto, outras reuniões são realizadas durante o ano, onde os processos,

indicadores, recursos e outras informações de qualidade são avaliadas pelo grupo

gestor.

4.2.5 Provisão de Recursos

O grupo gestor do projeto de implantação de processo judicial eletônico,

determina e fornece recursos necessários para implementar e manter o Sistema de

Gestão da Qualidade, bem como para melhorar continuamente sua eficácia e

aumentar a satisfação dos usuários mediante o atendimento aos seus requisitos.

4.2.6 Propriedade entre partes e relação

Deve-se acordar entre as partes, se possível conforme o processo de controle

de propriedade , o fornecimento dos produtos e/ou informações que são de sua

propriedade, como máquinas, ambiente computacional, atualização de informações

estratégicas ao desenvolvimento do software, propriedade intelectual, infraestrutura

necessária à condução do treinamento no produto desenvolvido.

4.3 PLANO DE COMUNICAÇÃO

O plano de comunicação do projeto é composto de informações e ações

inenretes e necessárias para a promoção de uma boa gestão da informação entre os

referidos tribunais e a organização contratada pela implementação no arrojo e

disseminação dos dados que introduzem e mensuram o planejamento. Seguindo as

nuances de boa gestão, o embasamento do plano envolve outros documentos

complementares que são discernidos e que agregam valores para faciliar e mapear

com precisão a comunicação entre os tribunais (sejam eles militar, do trabalho,

eleitorais e do estado/distrital) e organização contratada.

25

Plano de Comunicação

Implantação dos processos judicial eletrônico - Versão 1.1

Versão do Documento: 1.1

Histórico de Revisão

Data Versão do

Documento Descrição Autor

20/01/2014 1.1

Documento incrementado e

desenvolvido para mapeamento do

gerenciamento de comunicação do

plano

<Gestor do projeto>

Tabela 3 – Histórico de Revisão – Plano de Comunicação

26

4.3.1 Finalidade

Este documento visa delinear sobre o plano de gerenciamento de

comunicações do projeto de implantação de processo judicial eletrônico, através de

métodos e procedimentos que visam o bom uso da informação os membros do

poder judiciário, com representação atividades de servidores dos tribunais e

juntamente com os profissionais da organização contratada responsáveis direta e

indiretamente pela implantação do processo judicial eletrônico.

4.3.2 Escopo

O público-alvo deste plano será constituído por todos os membros

anteriormente destacado, onde este se inclui, todas as partes estratégicamente

posicionadas no projeto.

4.3.3 Mapeamento de Stakeholders

Segue abaixo a breve lista dos Stakeholders que fazem parte da estrutura de

projeto:

4.3.3.1 Organização contratada

Analistas implantadores home office.

Analistas responsáveis pelo apoio de implantação a nível de serviços de

configuração da aplicação.

Equipe de suporte (matriz)

Equipe de tem como responsabilidade suprir com apoio aos analistas implantadores

e também aos usuários finais da ferramenta/sistema de processo judicial eletrônico

27

Equipe de relacionamento/contratos

Equipe responsável em manter a gestão de relacionamento e garantir a

cumprimento e adequações do contrato vigente com os tribunais. Sua participação é

necessária, sob a disposições contratuais que tangem os níveis de serviço.

Equipe de serviços

Equipe especializada em consultoria, processo de qualidade e backlog de

rotinas e procedimentos complementares.

4.3.3.2 Poder Judiciário (Tribunais)

Grupo gestor

Equipe formada não somente apenas pelo membros do poder judiciário, mas

também por membros da equipe contratada, como o gestor de projetos, consultores,

e assistentes de projeto.

Divisão de Tecnologia da informação

Servidores públicos dos tribunais de capacidade técnica em prestar aos outros

servidores sobre assuntos relacionados e informática e tecnologia da informação.

Servidores (usuários finais)

Grupo que usará a ferramenta do processo judicial eletrônico. Composto por

uma gama variada de cargos, funções e responsabilidade como analistas e

assistentes judiciários, magistrados e assessores, escrivão, chefes de cartórios,

entre outros.

4.3.4 Documentos relacionados

Os documentos relacionados se encontram no ambiente virtual e extranet das

partes das organizações do projeto. Os documentos relacionados são:

Matrizes de Requisitos;

Glossário de Comunicação;

28

Princípios do sistema de comunicação.

4.3.5 Descrição

4.3.5.1 Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações

O gerenciamento das comunicações será fomentado por utilização de mídias

e ferramentas onde especialmente se delimitam:

Comunicação Interna com os envovidos do projeto

Publicações de atualizações no glosário wiki (espaço/ambiente contendo

informações do projeto, assim documenação auxiliar da metodologia do

projeto);

Roteiros documentados;

4.3.6 Eventos de comunicação

Kick off

Objetivo – A ação inicial dentro da organização se baseia nas informações

gerenciadas e elencadas para dinamizar e otimizar o processo de

comunicação do projeto.

a. A utilização de mídias áudio visuais são as principais ferramentas

para a disseminação da comunicação. Com o apoio do

computadores, monitores,sistemas mobile serão

instrumentos de apoio. Videoconferência.

b. Metodologia – Apresentação em auditório dos tribunais e ou outro

local físico apto com utilização de projetor, computadores e sistema de

som.

c. Responsável – Prossional indicado pelo grupo gestor de incubir a

29

ação.

d. Envolvidos – Todos os envolvidos na equipe do projeto, patrocinador

e convidados.

e. Freqüência – 2 vezes por semana

f. Reuniões extraordinárias – As reuniões extraordinárias acontecerão

sempre que for necessário, sem ter um período pré definido

g. Data e horário – N/A.

h. Duração – N/A.

i. Local – Sala de conferência, reunião e auditório.

j. Outros. Ata de reunião (com lista de presença) requerida.

Reunião de avaliação da equipe

4.3.7 Atas de Reunião

As atas de reunião do projeto serão embasadas por lista de presenças,

pautas e aprovações.

4.3.8 Relatórios do Projeto

Os seguintes relatório são documentados publicados as equipes do projeto:

Relatório do ambiente do homologação da aplicação

Equipe responsável pela elaboração: Equipe de serviços.

Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet.

Frequência de emissão do relatório: Semanal

Relatório do ambiente de produção dos tribunais

30

Equipe responsável: pela elaboração: Serviços

Forma de envio: Envio pela plataforma wiki e intranet

Frequencia de emissão: Quizenal.

Relatório das matrizes de aprovação

Equipe responsável pela elaboração: Equipe de produto de software da organização

contratada


Frequencia de emissão: Mensal

Relatório de proposta de solução;

Equipe responsável pela elaboração: Equipe de produto;


Frequencia de emissão: Mensal

Relatório/ Ficha de Comunicação:

Equipe responsável pela elaboração: Equipe de relacionamento/contratos e membro

do conselho gestor do projeto;


Frequencia de emissão: Não se aplica

4.3.9 Responsáveis

O plano de comunicações é gerido e monitorado pela equipe de projeto

(escritório de projetos), com apoio da equipe de qualidade e processos.

Gerência de projetos da organização contratada:

Secretário do grupo gestor – membro do tribunal

4.3.10 Modelos de assinaturas

Os abaixo assinados estão de acordo com o conteúdo do documento “Plano

31

de Comunicação”.

Data: _29__/_08__/_2014____

Data: _29__/ 08_/_2014____

Nome Completo

<nome completo>

Cargo

Gerente de Projetos – Organização contratada

Nome Completo

<nome completo>

Cargo

Secretário do Grupo Gestor-Tribunal

Tabela 4 – Modelo de assinatura – Plano de Comunicação

4.4 PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS DO PROJETO

Visando o rerguardo e minimização dos riscos, este projeto transcreve plano

de gereciamento de riscos, onde é fomenda a identificação, análise e resposta.

4.4.1 Identificação dos riscos

Com o embasamento da estrutura do projeto, é possível realizar a

identificação de pontenciais riscos desde o início até o fim do projeto, passando por

todas as suas iterações:

Cronograma do projeto;

Potenciabilidade do risco – Alta;

Migração de dados;

Potencialidade do risco – Alta;

Implantação direta da ferramnta na estrutura dos tribunas;

Potenciabilidade do risco – Média;

32

Report de chamados

Potenciabilidade do Risco – Média

Infraesturura local e remota;

Potenciabilidade do Risco – Muito Alta

Usabilidade e aceitação da ferramenta

Potenciabilidade do Risco - Baixa

4.4.2 Análise dos riscos

Com a identificação estudada, segue a análise contexto que os mesmos são

dirimidos:

Muito Alta: Pode prejudicar a reputação da organização ou tornar o projeto inviável.

Alta: Pode paralisar o projeto ou pôr em risco os objetivos principais do projeto.

Média: Gera transtornos significativos, mas não impede o andamento do projeto e não põe em risco os objetivos.

Tabela 5 – Análise de Riscos I

Existem riscos não detectáveis, mas que ainda devem estar preparado na inserção

deste plano visando a aporte tangencial.

Baixo : Gera transtornos limitados, mas que não devem ser ignorados.

Insignificante Gera transtornos mínimos que podem ser simplesmente ignorados.

Tabela 6 – Análise de Riscos II

Com a mensuração da análise, pode-se avaliar a mitigação e

potenciabilidade dos riscos com maior precisão, onde dentro do projeto de

implantação do processo judicial eletrônico é possivel minimizar estes riscos de

forma eficentente e completa. A variação da análise também inerge e agrega o

estudo para a avaliação dos riscos levantados.

4.4.3 Respostas aos riscos

Após a identificação e análise, é necessário proceder com as resportas aos

33

riscos avaliados. Neste projeto, se faz necessária a definição de respostas eficazes

e que minimizem qualquer tipo dos riscos apresentados:

Cronograma do projeto – Comprometimento com os prazos e entregas

definidos, criando em circustâncias excepcionais, ações paralelas que

fomentem a atividades dentro do prazo estabelicido;

Migração de dados – Análise minunciosa e precisa dos dados antes de

qualquer procedimento migratório do sistema legado para a ferramenta de

apoio ao processo judicial eletrônico;

Implantação direta – Alocação de analistas e técnicos especializados nos

tribunais, visando implantar, configurar e ministrar a feramenta sem causar

impactos negativos e transtornos.

Report de chamados – Adequação dos ambientes virtuais para centralização

dos chamados que forem abertos sobre orientação, usabilidade, erros/falhas

e repasses técnicos aos usuários e servidores dos tribunais;

Infraestrutura local e remota – Composição de peças e materias de apoio

para minização de ocorrências relacionadas a performance da ferramenta.

Usabilidade e Aceitação – Demonstração direta com reuniões, palestas,

treinamentos e documentos e cases aos usuários finais sobre a facilidade de

uso da ferramenta, assim como seus benefícios.

4.5 PLANO DE RECURSOS HUMANOS

Seguem papeis responsabilidades do projeto de implatação do processo

judicial eletrônico:

34

Organização terceirizada - Licitada

Papel Responsabilidades

Patrocinador

Autorizar o início oficial dos projetos; Apoiar os gerentes na resolução nas questões que precisarem da

sua intervenção; Validar e prover feedback aos gerentes sobre questões e

resoluções do escopo dos projetos;

Gerente de Relacionamento

Interagir com a equipe dos tribunais nos aspectos relacionados à gestão do arcordo de serviço;

Interagir com a equipe de técnicos e analistas residentes de forma a assegurar o devido acompanhamento e suporte ao projeto;

Interagir com os membros do Comitê Gestor;

Gestor do Projeto

Monitorar e controlar o andamento do projeto; Gerar e distribuir os relatórios de acompanhamento do projeto; Garantir que, além de receber os relatórios de acompanhamento,

todos os envolvidos estejam informados do andamento do projeto; Interagir com todos os envolvidos para acompanhar o andamento

das atividades do projeto; Coordenar as atividades de interação com os usuários dos

sistemas; Interagir com a equipe do projeto para acompanhamento dos

prazos internos definidos; Interagir com a equipe dos tribunais para encaminhamento dos

artefatos solicitados; Interagir com o Gerente de Relacionamento e Coordenador da

Equipe Residente para garantir alocação adequada dos recursos necessários à execução do projeto;

Compartilhar com o Gerente de Relacionamento e o Coordenador da Equipe Residente as decisões que são tomadas ao longo do projeto;

Gerente de Desenvolvimento

Coordenar as necessidades de infra-estrutura para o desenvolvimento dos projetos;

Equipe Técnica

Identificar as melhores alternativas de implementação das entregas do projeto;

Resolver os problemas técnicos do projeto; Disponibilizar informações de natureza técnica solicitadas pela

equipe dos tribunais. Elaborar o material didático e ministrar treinamentos, quando assim

atribuído; Validar os requisitos e estabelecer o escopo do projeto junto com a

equipe dos tribunais;

Comitê Gestor

Propor sugestões e adequações em rotinas de trabalho, visando atender aos propósitos do projeto e a criação de condições para a

35

implantação do sistema; Acompanhar o levantamento de informações; Aprovar os cronogramas de trabalho e agilizar a tomada de

decisões; Tabela 7 – Papéis e Responsabilidade – Organização contratada

Poder Judiciários - Tribunais Papel Responsabilidades

Comitê Gestor

Acompanhar e apoiar a execução do projeto;

Garantir alocação dos recursos do Tribunal necessários à execução das atividades programadas;

Grupos de Trabalho

Aprovar as novas implementações e adequações específicas do projeto;

Propor sugestões e adequações em rotinas de trabalho, visando atender aos propósitos do projeto e a criação de condições para a implantação do sistema;

Conduzir as adequações das normas internas.

Definir e/ou validar as tabelas e cadastros básicos do sistema;

Padronizar e uniformizar expedientes e documentos da instituição;

Validar os sistemas que compõem a solução ofertada;

Acompanhar o levantamento de informações;

Aprovar os cronogramas de trabalho e agilizar a tomada de decisões;

Tabela 8 – Papéis e Responsabilidades – Poder Judiciário - Tribunais

Como este projeto contemplam vários tribunais, a fomentação da

equipe de projeto não se fará presente neste plano, pois para cada tribunal poderá

haver um grupo específico de pessas execercendo os papeis e responsabilidades

acima mencionadas coisas.

4.6 AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES

4.6.1 Plano de aquisições

O plano de contratações do projeto está estruturado nas seguintes categorias:

Recursos Humanos – Contratação de profissionais analistas e técnicos para a

execução do projeto;

Infraestrutura – Aquisição de aparato para apoio tecnológico.

36

Mainframes e aquisição para estação de dados;

Aquisição de softwares auxiliares para a execução do projeto;

Aquisição de computadores para a designação de serivdores de

borda aplicação.

Fornecimento de sistema gerenciador de banco de dados;

Estrutural – Aquisição de insumos para no desenvolvimento de atividades

rotineira e de manutenção estrutural do projeto;

Logística – Locação de espaço fisico no ambiente próximo ao tribunal;

Terceiração de atividades – Contratação de terceiros para atividades

operacionais e funcionais.

4.6.2 Fornecedores

A análise sobre os fornecedores passa sobre critérios de avaliação ativa,

mediante atvidades de formulação de propostas, negociação do produto/serviço, e

elaboração de lista de pontenciais e qualificadas organizações de fornecimento,

assim como anúncios e divulgações sob demanda. A solicitação de resposta dos

fornecedores encadeará o acordo de serviço contratado.

4.6.3 Administração do contrato

O contrato de prestação de serviço de implantação do processo judicial

eletrônico será deledada gerencia de relacionamento da organização contratada,

juntamente com os membros do projeto por parte dos tribunais, onde transcorrerá a

relação do acordo e nível de serviço previamente honrado, juntamente com as

adequações e análise minunciosa das cláusulas contratuais vigentes para que o

projeto não abstraia de ações de lisura.

4.6.4 Encerramento das aquisições

Com a finalização do acordo e serviço, projeta-se o termo de encerramento

37

da aqusição do produto ou servido dentro do projeto com relatório de compra e

documentação dos benefícios trazidos com a contratação.

4.7 GERENCIAMENTO DE TEMPO

A implantação implica com os esforços e com o cumprimento de prazos e

entregas pré-estabelicidos. Para cada tribunal, será realizado a gestão de tempo

com ênfase na estrutura atual de cada um, assim como a demanda de recursos

necessários e esforços abstraídos. Com levantamento de informações, será exposto

um cronograma genérico sobre a execução das tarefas e atividades incorporadas no

projeto. Tendo em vista as atividades concebidas da organização contratada para

realizar a implantação nos tribunais, a implantação será realizada em ciclos.

4.7.1 Planajamento – Ciclos

Ciclo Tribunal Previsão de Implantação

A Estaduais e Distrital 12 meses

B Trabalho 12 meses

C Eleitorais 12 meses

D Militares 12 meses

Tabela 9 – Planejamento - Ciclos

Abaixo, estão as atividades inseridas do planejamento que serão

introduzidas no projeto:

Escopo do projeto;

Carga horária – 72 horas.

Levantamento e especificação de requisitos de cada tribunal;


Elaboração de matrizes de elaboração para cada tribunal;


Metodologia de monitoramento e controle;

Carga horária – 2000 horas

Instalação e infraestrutura;


Migração de dados das ferramentas legadas;

38


Capacitação e treinamentos;


Implantação assistida;


Sprints de avaliação;


4.7.2 Cronograma

Ativdades Cronograma

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

Escopo do projeto X

Levantamento de requisitos X

Elaboração de matrizes X X

Metodologia de monitaramento X X X

Instalação e infraestrutura X X

Migração de dados X X X X

Capacitação e treinamentos X X X X X X X

Sprints de avaliação X X X X

Tabela 10 – Cronograma do projeto

4.8 METODOLOGIA DE TREINAMENTOS

Dentro deste projeto, está segmentada metodologia de treinamento para

membros dos tribunais que utilizarão a ferramenta. Os treinamentos aos usuário

serão ministrados por analistas e técnicos da organização licitada da implantação e

serão compostas por mídias dinâmicas e que facilitem o bom uso da ferramenta. O

processo de treinamento será dividido com atividades presenciais e virtuais com os

seguintes mecanismos:

Ambiente presencial:

Sala de aula;

Projetores;

39

Retroprojetores;

Computadores

Ambiente Virtual:

EAD ;

Ferramenta Moodle;

Chat;

Fóruns;

Emails

4.8.1 Requisitos para os treinamentos presencias

Além do espaço físico, com sala de aula adequada para a realização do

evento, serão necessárias, por parte dos tribunais a disponibilização dos seguintes

requisitos e compoenentes computacionais:

Processador Intel ou compatível, 2.7 Ghz ou superior;

Sistema operacional Windows XP Professional ou Windows 7;

1 GB de memória (Windows XP) / e 2 GB de memória (Windows 7);

HD de 150 Gb livres;

Acesso a internet;

Navegador Internet Explorer 6 ou Mozilla Firefox 3 (ou superiores);

Flash Player 9 ou superior;

Microsoft Office ou BrOffice;

Leitor de arquivos PDF;

4.8.2 Critérios de avaliação

As avaliações serão realizadas pelos analistas da organização licitada. As

avaliações serão constituídas de provas práticas e teóricas sobre a ferramenta. O

requisito para aprovação do usuário sobre a ferramenta será de setenta por cento.

Caso o usuário não atinga essa porcentagem, ficará sujeito a um nova bateria de

treinamento.

40

5. FASES DO PROJETO

5.1 INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO

Nestas etapas, serão introduzidas, iniciadas e planejadas as atividades

necessárias para o desenvolvimento do projeto. Será de importante análise a

disseminação de ídeias a ações, abstraindo os dados necessários para conjunto de

informações entre as partes envolvidas, no caso, o poder judiciário e a organização

licitada. Nas fases de iniciação e planejamento estão inseridas as seguintes

atividades:

Termo de abertura do projeto;

Preparação dos documentos;

Análise de requisitos dos tribunais;

Definição de implantação de ciclos;

Definição de Infraestrutura;

Mobilização de Recursos;

Ações preventivas;

Plano de solicitação de mudanças.

O espoco e as definições serão incrementados por conjunturas de gestão que

incrementam a efieciência no plano do projeto, visando a implantação de modo

eficaz e otimazada do processo judicial eletrônico.

5.2 EXECUÇÃO

Com as atividades já discernidas e definidas no planejamento, a fase de

execução deste projeto descreve os passos e desenvolvimento necessários

concatenados com as ações executórias para esse processo. Nesta fase, as

atividades realizadas dimencionarão as metodologias de processo com o aparato da

gestão de escopo. Constituem as atividades deste projeto:

Conversão do dados legados;

Implantação, instalação e configuração da ferramenta nos tribunais;

Aplicação dos cursos e treinamentos aos servidores dos tribunais.

41

Ações corretivas;

5.3 MONITORAMENTO E CONTROLE

Na fase de monitoramento e controle, serão acompanhados os levantamentos

já produzidos pela implantação dos processos judiciais eletrônicos com base em

índices e indicadores que visem a avaliação criteriosa sobre a ações do projeto.

Atividades presentes nesta fase:

Pesquisa de satistação da ferramenta;

Avaliação de usabilidade e facilidade da ferramenta;

Agendamento de visita técnica ao grupo gestor;

Abertura de chamados;

Avaliaçaõ das ações corretivas.

5.4 ENCERRAMENTO

Fase de finalização do projeto com o termo de ecerramento perante os

tribunais e a organização contrada. O encerramento implicará em relatórios de

finalização com as atividades focais destadas, assim como o recolhimento dos

recursos destinados para a implantação.

42

6. CONCLUSÃO

Ao conhecer a estrutura atual dos recursos e meios que o poder judiciário

utiliza para proceder com o andamento e trâmite processual, é visto que com uma

boa gama de ações e uma série de interações bem sincronizadas, o trabalho a nível

de projetos agrega de forma eficaz a dinamização de serviços. Com a composição

das àreas do PMBOK, percebe-se a grande visão e estruturação que um projeto

bem elaborado e documentado facilta abstração de uma ideía interessante ao poder

judiciário brasilieiro. Com a implantação do processo judicial eletrônico nos tribunais,

o processo de melhoria e de celeridade são enfatizados de modo que os mesmos se

tornam o grande destaque do projeto.

A implantação do processo judicial eletrônico traz uma grande vantagam não

somente ao poder judiciário. A grande beneficiada é a sociedade, sendo que a

implantação promove a celeridade a robustez na estrutura atual e abstrai a conceito

de eficiência e presteza.

Com o nível de esforço e serviço, o projeto propõe a obenteção do sucesso

na implementação do processo judicial eletrônico de forma a assegurar que as

partes envolvidas se sintam satifeitas com o trabalho desenvolvido. O

desenvolvimento do plano de escopo, riscos, recursos humanos, qualidade,

comunicação e aquisições fomentam uma série de validações que precisam ser bem

sintetizadas e agrupadas para que o projeto abstraia o seu potencial máximo. A

metodologia de treinamento também é necessário para a mensuração dos usuários

sobre o bom uso da ferramenta descrita no projeto.

È possivel concluir que fomentando o processo por áreas de conhecimento e

processos/iterações que uma ideía deve ser bem analisada sob vários pontos afim

de se por em prática e delinear com a perspectiva de projeto é uma concepção que

prisma pela garantia da realização de um bom trabalho visando o sucesso. O

sucesso, que em algumas vezes aqui citado, é a grande objetivo do

desenvolvimento de um projeto.

43

REFERÊNCIAS

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<http://www.microsoft.com/brasil/msdn/tecnologias/carreira/gerencprojetos.mspx>. Acesso em: 12 ago. 2014.

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DELLAGNOL, André. Terra de direitos. Disponível em: <http://terradedireitos.org.br/>. Ultimo acesso em: 10 ago. 2014. FINATI,Érika. Poder Judiciário: O que é e como funciona. Disponível em: < http://educacao.uol.com.br/disciplinas/cidadania/poder-judiciario---introducao-o-que-e-e-como-funciona.html> Acesso em: 03 ago 2014. IGLESIAS, Carolina. Justiça lenta:'Não é uma questão de defesa, é para protocolar mesmo'. Disponível em: < http://oglobo.globo.com/brasil/justica-lenta-nao-uma-questao-de-defesa-para-protelar-mesmo-diz-presidente-da-amb-12258114#ixzz3APxI9Tz2> Acesso em 13 ago. 2014. PAPO, José. Gerenciamento de projetos: ferramentas livres a gratuitas para o gerenciamento de projetos. Disponível em: <

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44

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<http://www.robsonzanetti.com.br/v3/artigo.php?id=212&idCat=10>. Acesso em: 07 ago. 2014.

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