aula 11 secretariado

Noções sobre gerenciamento eletrônico de documento

Conhecendo as tecnologia que podem facilitar o dia a dia em um arquivo

“Não há progresso sem mudanças. E quem não consegue mudar a si mesmo acaba não

mudando coisa alguma.”George Shaw  

Reflexão

Proporcionar uma compreensão dos conceitos básicos de questões relativas ao gerenciamento de documentos.

Apresentar os cuidados básicos para a preservação dos documentos.

Objetivos da lição

A conservação dos documentos envolve fatores intrínsecos e extrínsecos relacionados aos suportes da informação. Os fatores intrínsecos estão relacionados com a composição dos materiais, como:

Conservação de documentos

Processos de fabricação;

Tipos de fibras; Resíduos químicos etc.

Como os fatores extrínsecos fatores externos aos materiais podemos subdividi-lo da seguinte maneira acompanhe a seguir:

Conservação de documentos

A luz seja ela natural ou artificial, induz o processo de envelhecimento acelerado. Cuidado especial deve ser tomado com os papéis termosensíveis, como os recebidos de transmissões via fax, que devem ser xerocados tão rapidamente quanto possível.

Agentes físicos

O calor e a umidade podem ser altamente nocivos aos materiais, quanto mais a temperatura aumenta, mais intensiva se tornam as reações químicas de degradação.

Temperatura e umidade

Pilhas de documentos que são amarradas com barbantes e que podem ter suas margens cortadas. As dobras excessivas de papéis que fragilizam e facilitam a ruptura.

Agentes físico-mecânicos

Poluentes atmosféricos, a poeira que potencializa a ação de agentes biológicos, pois transportam inúmeros ácaros e microorganismos.

Agentes químicos

Insetos e outros microorganismos.

Agentes biológicos

Envolve toda ação humana deliberada ou por negligência que traga como consequência a deterioração do acervo.

Ação do homem

Desastres naturais como enchentes, queda de raios e incêndios.

Ação da natureza

Microfilmagem

Para saber mais sobre a origem da microfilmagem.

Pelo seu tamanho, o microfilme não é legível a olho nú; apesar da extrema redução mantém as caracterísitcas fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num aparelho de leitura.

Leitor de microfilme

Economia de espaço físico e mão de obra.

Maior segurança na conservação de documentos vitais da empresa contra riscos como furtos, incêndios, inundações etc. Já que podem ser armazenados em cofres.

Facilita e agiliza a consulta.

Vantagem do microfilme

Acondicioná-lo em ambiente climatizado, temperatura de 19ºC a 22ºC, e 40% a 50% de humidade, pois a baixa umidade pode tornar a película do microfilme quebradiça e a alta umidade cria mofo e manchas microscópicas.

Revisar periódicamente o aparelho de leitura e mante-lo limpo para não danificar o microfilme.

Evitar a incidência prolongada de luz sobre a película.

Cuidados para a conservação do microfilme

A Digitalização de Documentos, visa fundamentalmente, eliminar os arquivos de documentos que, por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única sequência, deterioráveis e inseguros. Proporcionado ainda a agilização da informação tão fundamental para as empresas nos dias de hoje.

Digitalização

Um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade de armazenar 22000 documentos, pode ter seu conteúdo facilmente acomodado em 1 Giga de espaço de disco.

Informação que cabe no bolso

A troca e a difusão de informações, no decorrer do tempo, sempre foram responsáveis pelo desenvolvimento dos mecanismos de transformação social, já que onde houve revoluções houve necessariamente a disseminação de ideais. A presença cada vez maior dos computadores em nossas vidas, a capacidade de coletar e analisar dados e disseminá-los através das rápidas vias das telecomunicações, nos tem proporcionado benefícios, mas, na mesma proporção, também malefícios.

Características da era digital

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Gestão de documentos

Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.

Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.

Objetivos da gestão de documentos

Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

Objetivos da gestão de documentos

Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulo de papéis em grandes centros, e essa quantidade vem aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Redução de custos com cópias, já que os documentos são disponibilizados em rede local.

Economia de espaço físico, pois um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade de 22.000 documentos, pode ser facilmente acomodado em 1GB de espaço de disco.

Vantagens do GED

Absoluto controle dos processos da empresa.

Alta velocidade e precisão na localização de documentos.

Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos. Um mesmo documento pode ser acessado por mais de uma pessoa simultaneamente, economizando tempo dos funcionários.

Vantagens do GED

Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

Para saber mais sobre o Gerenciamento eletrônico, assista um vídeo institucional de uma empresa que atua nessa ramo.

Vantagens do GED

O desenvolvimento tecnológico resultou no advento de uma nova era para a humanidade, a denominada “Era da Informação”.

A evolução da tecnologia da informação

Pela primeira vez na história, somos capazes de organizar e dominar a informação como nunca, por meio da utilização de computadores, da Internet e de outras tecnologias relacionadas.

A era da informação

A troca e a difusão de informações, no decorrer do tempo, sempre foram responsáveis pelo desenvolvimento dos mecanismos de transformação social, já que onde houve revoluções houve necessariamente a disseminação de ideais. A presença cada vez maior dos computadores em nossas vidas, a capacidade de coletar e analisar dados e disseminá-los através das rápidas vias das telecomunicações, nos tem proporcionado benefícios, mas, na mesma proporção, também malefícios.

Características da era digital