adm rural - parte 1

8/3/2019 Adm Rural - Parte 1

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CURSO DE ADMINISTRAO

DISCIPLINA: GESTO DE PROJETOS

PROF. DANILO BIASI

1. Funo do MS ProjectO MS PROJECT um dos mais modernos aplicativos voltados para ogerenciamento deprojetos. Atravs dele voc poder planejar, especificar, implantar eacompanhar odesenvolvimento de qualquer tipo de projeto. As informaes podem estarrepresentadasgraficamente ou atravs de relatrios customizados.

2. rea de Trabalho do MS Project 2007Para iniciar o contato com o MS Project 2007 preciso abri-lo. O MS Projectencontrado no computador junto ao menu Iniciar > Programas >Microsoft Office >MS Project 2007.Ao programa ser iniciado ser aberto um arquivo intitulado Projeto 1 comona figura ABAIXO:


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Atravs desta tela que o usurio pode interagir com o programa.A rea de trabalho do MS Project 2007 composta por: Barra de Menu: Composta pelos comandos ARQUIVO, EDITAR, EXIBIR,INSERIR,FORMATAR, FERRAMENTAS, PROJETO, RELATRIO, COLABORAR, JANELA eAJUDA. Barra de Ferramentas: Composta pelas ferramentas mais utilizadas.Para saber o quecada cone executa pode-se colocar o indicador do mouse sobre ele e entoumapequena mensagem informativa aparecer informando a ao do cone. Barra de Modos: composta pelos cones dispostos verticalmente aolado esquerdoda tela. Caso a barra de modos no esteja visvel pode-se habilit-la pelomenu Exibir >Barra de Modos. Na barra de modos, encontram-se os atalhos para osmodos deexibio mais utilizados no programa. O ltimo boto (Mais modos deexibio...) dacesso a todos os modos de visualizao existentes no programa e pode seracessadotambm pelo menu Exibir > Mais modos de Exibio.rea de Digitao (Janela de Tabelas e Janela Temporal):


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A parte central da tela est dividida em duas janelas: a janela de tabela ejanela temporal. A janela de tabela utilizada pra a entrada de dados comoinformaes sobre tarefas, recursos, etc, do projeto, enquanto que a tabelatemporal vai sendo preenchida pelo Project medidaque so informados dados sobre a durao das tarefas. A janela temporal a chamadaviso do Grfico de Gantt, nele encontra-se o cronograma relativo aoprojeto. Vale salientar que a linha de diviso entre a tabela de entrada de dados eogrfico pode ser movida para maximizar/minimizar um ou outro. A finalizao do MS Project 2007 feita pelo menu Arquivo > Sair. Sealguma alteraofor feita no projeto, o programa solicitar uma confirmao de gravao dasalteraes, para preservar as alteraes necessrio confirmar a gravao.

3. Planejando um Novo Projeto3.1. Criando um Novo ProjetoPara iniciar o planejamento de um novo projeto preciso abrir um arquivo,seja ele umprojeto novo ou um modelo pr existente.

Novo Projeto: pode ser aberto seguindo o caminho pelo menuArquivo > Novo > Projeto vazio ou clicando no cone, com umdesenho de uma folha em branco, na barra de ferramentas.

Novo Projeto a partir de um modelo: para abrir um projetopartindo de um modelo utiliza-se o menu Arquivo > Novo e ento a

janela como a abaixo ser exibida:

Ao ser escolhida a opo No computador sero acessados os modelosdisponveisLocalmente no no computador. Para selecionar o modelo utilize a abaModelos do MS Project:


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3.2. Parametrizaes Iniciais do ProjetoPara que o projeto possa ser executado necessrio atribuir algunsparmetros a ele,para isso utiliza-se o menu Projeto > Informaes sobre projeto.

A abertura desta janela pode ser automtica ao ser aberto um novo projeto,caso no abra, segue-se o caminho acima. Para ativar a aberturaautomtica da janela utiliza-se o menuFerramentas > Opes > Geral

> Solicitar informaes ao abrir projeto.Informando dados sobre o projeto:


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Data de Incio e Trmino: caso o projeto apresente essas datasprevistas, elas deveroser informadas.Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um inciodeterminado, mas nunca ter os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao

ser escolhida a opo Data de incio do projeto o campo parapreenchimento da Data de incio estar habilitado, quando se escolhe estaopo, as atividades so projetadas para comearem o mais breve possvel -OMBP. Caso a opo Data de trmino do projeto seja escolhida, estarhabilitado o campo para preenchimento da Data de trmino e neste casoas atividades sero projetadas para terminarem o mais tarde possvel-OMTP. Data de Status: uma data diferente da atual que definida parareportar as condies de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Servecomo ponto de referncia para comparaes entre cronogramas e clculode valor acumulado. Se a data de status for definida como ND, o programausar a data atual como a data de status. Calendrio: neste campo definido o calendrio a ser adotado noprojeto, existem trs tipos o Padro, o Turno da Noite e 24 horas. Essa esteassunto ser mais abordado no item 3.4. Prioridade: neste campo indica-se qual projeto tem preferncia aocompartilhar recursos em detrimento de outros. Quanto maior o valor, maiora prioridade que o programa associa ao projeto quando houver um trabalhocom mltiplos projetos e em que os recursos so compartilhados. Os nveisde prioridade variam entre 0-1000, a mais baixa 0 e a padro 500. Ointeressante deste amplo intervalo est no fato dele permitir maiorflexibilidade durante a redistribuio de recursos. Estatstica: este boto ao ser clicado abre a caixa de dilogo Estatsticas

do ProjetoNome do projeto Atual , nesta caixa so apresentados dados sobre oprojeto que podem ser usados para revisar a agenda, datas de incio etrmino, duraes, trabalho, custos, etc.Aps serem colocadas as informaes sobre o projeto, basta clicar no botoOKpara aplicar os parmetros dados.

3.3. Parametrizao de um Projeto a partir da Guia do Projeto

O Guia do Projeto um importante recurso disponvel no MS Project 2007ele consiste em um guia de fcil utilizao para permitir que usuriosiniciantes consigam planejar seus projetos com maior facilidade. O recursopode ser ativado pelo menu Exibir > Ativar Guia do Projeto.


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3.4. Trabalhando com CalendriosOs calendrios determinam como os recursos atribudos e como as prpriastarefas so agendadas.Os Calendrio Base so um conjunto de dias e perodos de trabalho e defolga que os outros tipos de calendrio utilizam. Para acessar o calendrio

utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo til.


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O MS Project trabalha com trs calendrios que podem ser personalizados,so eles:Padro: o calendrio mais usual, seu horrio definido de 9h s 18h eapresenta uma hora de intervalo; 24 horas: neste calendrio os recursos so usados de forma ininterrupta,sem perodo de folga; Turno da Noite: neste calendrio defini de segunda a sexta-feira comperodos de trabalho variando entre 23h e 8h, com uma hora de intervalo.Os calendrios podem ser aplicados para todo o projeto, para umadeterminada tarefa, ou para um conjunto de tarefas ou um recurso ou mais,compondo assim calendrios do MS Project: Calendrio do Projeto: pode ser atribudo por meio do menu Projeto >Informaessobre o Projeto > Calendrio.


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Calendrio da Tarefa: pode ser atribudo ao dar um duplo-clique natarefa e clicar naaba Avanado da janela que ir abrir.


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Calendrio do Recurso: para exibir o calendrio deve-se seguir osseguintes passos:i. Selecionar o menu Exibir > Planilha de Recursos;ii. Selecionar o recurso que deseja atribuir o calendrio;

iii. Clicar no boto Alterar Perodo til.Criando um Calendrio: o programa permite que seja criado um novocalendrio, paraisso preciso ir ao menu Ferramentas > Alterar Perodo til > Criarnovo calendriobase.


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Com as opes da janela que abrir poder ser criado:o Um novo calendrio base neste caso ser criado um calendriopadro, com outro nome que poder ser alterado como o usurio quiser.o Criar cpia do calendrio neste caso as alteraes so feitas sobre umcalendrio pr existente no programa. Editando um Calendrio:para fazer a edio de um calendrio utiliza

-se o Menu Ferramentas > Alterar Perodo til.o Criando excees: para criar excees no calendrio utiliza-se a abaExcees.

Para criar uma exceo deve-se digitar o nome e selecionar os dias. Paradetalh-la necessrio clicar no boto Detalhes. Uma janela ser aberta eento possvel colocar mais informaes a respeito da exceo.


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Alterando semana de trabalho : o horrio padro da semana de trabalhopode ser alterado utilizando se a aba Semanas de Trabalho e clicando noboto Detalhes. Vale ressaltar que as alteraes realizadas nos dias detrabalho da Semana Padro sero vlidas para todos os dias do calendrio.

o Mudando horrios de trabalho: existem duas formas de se utilizarhorrios de trabalho especficos:i. Alterando os horrios dos calendrios de cada recurso:a. Utiliza-se o menu Ferramentas > Alterar Perodo de Trabalhob. No campo Para calendrio deve - se selecionar o calendrio no qual sedeseja alterar;c. Em seguida deve-se selecionar o dia da semana a ser alterado, como porexemplo, uma tera feira.d. Para atribuir o novo horrio utiliza-se o boto Detalhes. Uma janela seraberta. Ento devero ser colocados as especificaes para este dia detrabalho, e suas recorrncias se for o caso.

Utilizando este recurso voc alterou o Calendrio Base escolhido no passob para assumir um padro diferente do original. Ento, todos os recursosque forem atribudos a estecalendrio obedecero a este horrio estabelecido.

ii. Criando um novo Calendrio-Base para um ou vrios recursos utilizarem:A criao de um calendrio base permite que sejam atribudos calendriosespecficos aos recursos atravs dos seguintes passos: menu Exibir >Planilha de Recursos, coluna Calendrio Base.a. Para criar um novo calendrio utiliza-se o menu Ferramentas > AlterarPerodo de Trabalho e deve-se clicar no boto Criar NovoCalendrio;b. Na janela que se abrir preciso dar um nome ao novo calendrio e em

seguida, clicar na opo Criar uma cpia do calendrio, nessa opo preciso escolher um calendrio o qual servir de base para o novo;c. Ao ser escolhido o calendrio base, confirma-se a criao do novocalendrio clicando em OK;d. A partir deste momento pode-se alterar os horrios de trabalho dentrodeste calendrio como se desejar.

o Excluindo um Calendrio Base: possvel que um calendrio base sejaapagado no decorrer do andamento do projeto, porm tal ao no aconselhvel, uma vez que, pode ser que alguns dados poderem servir paracomparaes futuras. Para excluir um calendrio preciso seguir os

seguintespassos: menu Ferramentas > Organizador > Calendrios, em seguidadeve-se selecionar o calendrio que deseja-se eliminar e em seguida clicarno boto Excluir.


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Algumas dicas e observaes:Da mesma forma que possvel excluir um calendrio, tambm possveldefinir um projeto a partir da cpia de calendrios prontos em um arquivode calendrios anterior, bastando apenas selecionar o projeto e copiar seuscalendrios par ao GLOBAL.MPT. Com este passo, estes calendrios estarosempre disponveis no momento em que novos projetos forem criados. importante ressaltar que quando no planejamento de um projeto, recomendado configurar o calendrio antes de iniciar a adio das tarefaspara que no ocorram problemas de durao, vnculos e prazos. Valelembrar que as modificaes de calendrio so vlidas apenas para o

arquivo com o qual se trabalha, devendo faz-las novamente ou copi-laspara novos arquivos.Recomenda-se a criao de arquivos com calendrios especficos jconfigurados e salv-los com o nome da tipologia do projeto. Tal atitudefacilita que em um prximo trabalho esse calendrio pr existente possa serutilizado, evitando a necessidade de configurar um novo calendrio em todoincio de projeto.

3.5. Grfico de GanttO grfico de Gantt apresenta barras referentes s tarefas inseridas na

Tabela de Entrada de Dados.Essas barras so delimitadas pelas datas de incio e trmino de cada

atividade e podem apresentar informaes de vinculao entre as tarefas.Tanto a representao como a escala de tempo do grfico podem seralterados conforme se desejar.Para realizar alteraes na representao utiliza-se o Assistente de grficode Gantt, que ser apresentado mais a frente.As alteraes na escala de tempo do grfico so feitas clicando-se com oboto direito do mouse sobre as guias acima da rea do grfico na opoEscala de tempo.


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Ao selecionar a opo Escala de tempo uma janela como a da imagemabaixo ser aberta, e nela so possveis fazer alteraes com relao scamadas de visualizao do tempo.

H diversas linhas que podem ser configuradas no programa. Estas opesesto disponveis clicando-se com o boto direito do mouse sobre a rea dogrfico.

Visualizando o cronograma: para uma melhor compreenso do grficosero apresentadas as funes de alguns itens que compem o grfico.i. A linha de grade tracejada na vertical do Grfico de Gantt marca a data de

hoje na escala de tempo;ii. As tarefas com barras completamente esquerda da data devem estarcompletas;iii. As tarefas direita da linha de data so programadas para comear maistarde;iv. As tarefas que apresentam suas barras divididas pela linha de datadevem estar preenchidas at a linha. Tal representao indica aporcentagem de concluso da tarefa.


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4. TarefasDepois de definir as propriedades e as informaes bsicas do projeto,precisamos definir as tarefas, com suas duraes, dependncias, recursos ecaractersticas gerais. O modo de exibio se d atravs do Grfico deGantt, que tambm usado como entrada de dados.4.1. Criando Tarefas no ProjetoO modo de visualizao do Grfico de Gantt o melhor local para inserir sua

lista de tarefas. Cada tarefa cadastrada possui algumas informaesessenciais: Campo de identificao: criado automaticamente, representando onmero da linha onde se encontra a tarefa, iniciando em 1; Nome da Tarefa: descrio da tarefa a ser executada; Durao: define quanto tempo essa tarefa demorar a ser executada,sendo que pode ser em minutos, horas, dias, semanas e ms; Incio: o campo incio mostra a data e a hora em que a tarefa estagendada para ser iniciada; Trmino: o campo trmino mostra a data e a hora em que a tarefa estagendada a ser terminada.

O local as tarefas onde so inseridas chamado de Tabela de Entrada deDados. Para criar uma tarefa utiliza-se o modo Grfico de Gantt, que podeser acessado pelo menu Exibir >Grfico de Gantt.Posicionamos o cursor na primeira clula em branco da coluna Nome daTarefa, e insere-se uma descrio para a tarefa. Logo aps deve-se definir otempo de durao da tarefa. Se no for colocado nenhum tempo especfico,o programa assume a durao de 1 Dia? . A presena da interrogaoindica que essa durao estimada.4.2. Tarefas Recorrentes

Tarefas recorrentes so tarefas que acontecem regularmente durante aexecuo de um projeto, como por exemplo, reunies semanais deacompanhamento.Para Inserir uma tarefa Recorrente siga os seguintes passos:a. Clique no menu Inserir > Tarefa Recorrente... ;


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b. Ser aberta a caixa de dilogo Informaes sobre TarefasRecorrentes, preencha asinformaes solicitadas.

Opes da caixa de dilogo Informaes sobre tarefas recorrentes:. Nome da Tarefa: Insere o nome da tarefa. Durao: Determina a durao dessa tarefa.

Padro de Ocorrncia: Determina quando a tarefa vai ocorrer se vai serdiariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Se escolhida aopo diariamente, pode-se agendar a tarefa para que ela ocorra a cada Xdias, ou para que ela ocorra a cada X dias teis. Na opo semanalmente,devemos definir de quantas em quantas semanas a tarefa ocorrer e que

dia da semana ser. Na opo mensalmente, podemos definir o dia do msem que ser feita a tarefa, e depois de quantos em quantos meses,podemos definir o dia do ms em que ser, ou ento se esta tarefa foragendada para um dia particular da semana, por exemplo, a primeiraquarta-feira a cada dois meses.

Intervalo de Ocorrncia: Define o incio da ocorrncia, e quantas vezes atarefa ter que ser realizada para depois acabar, ou a data em que acabara tarefa.

Calendrio de agendamento desta tarefa: Define qual o calendrio vai

ser aplicado.


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4.3. Marcos, Etapas e Pontos de Controles

Um marco representa um objetivo atingido ou algum ponto no projeto ondequeremoschamar a ateno para alguma situao ocorrida. Ele tem durao zero e

representado nogrfico de Gantt por uma simbologia prpria com a data do evento ao lado.Para se inserir um marco no projeto, basta inserir uma nova tarefa, e nomomento decolocar a sua durao, deix-la igual a zero.

4.4. Vnculos entre as TarefasAs tarefas em um projeto so mais complexas do que simplesmentedescrev-las e colocar suas duraes, pois certamente as tarefas terointerdependncias entre si. Quando criamos uma lista de tarefas no projeto,

podemos perceber que elas iniciam na mesma data, que a data de inciodo projeto, s que muitas delas no podem ocorrer se a anterior no estiverconcluda, por exemplo. Desta maneira, existe no Project a vinculao entreas tarefas, que a forma pela qual informamos ao programa qual aprecedncia de execuo de cada tarefa no projeto.

Para vincular as tarefash vrios modos, em todos os modos devemosselecionar as tarefas nas quais queremos colocar vnculos e fazer o caminhoescolhido, que pode ser:

Clicar no cone. Seguir at o menu Editar > Vincular tarefas Ou simplesmente digitar o nmero da tarefa que voc deseja vincular nacoluna predecessoras.Para desvincular as tarefas, devemos selecionar as tarefas nas quaisqueremos retirar os vnculos, ou clicar no cone ou ento seguir pelomenu Editar > Desvincular tarefas.

4.4.1. Relacionamento entre as Tarefas

Quando vinculamos as tarefas, elas podem possuir diferentes tipos derelacionamento entre si. Desse modo, podemos descrev-los da seguintemaneira:


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O tipo de relacionamento padro quando as tarefas so inicialmentevinculadas, o Trmino a Incio. Para colocar outro tipo derelacionamento, basta que seja digitada a sigla do tipo de relacionamentodesejado logo aps o nmero da tarefa que ir ser predecessora.

4.4.2. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipao (LEAD)Podemos incluir tempos de antecipao ou folga entre as tarefas no MSProject. A folga a situao onde existe um tempo livre entre o fim de umatarefa e o inicio da seguinte, e antecipao quando uma tarefa se iniciaantes da anterior ter atingido o fim.Para colocarmos esses tempos de folga ou antecipao, basta ir at acoluna Predecessoras e ao lado do nmero da tarefa que precedida,digita-se o nmero de dias de folga (nmero positivo) e antecipao(nmero negativo).Por exemplo; a tarefa 2 - colocar os mveis, s pode comear 2 dias aps atarefa 1 - Pintar a casa, for concluda. Dessa maneira, na linha da tarefa doise na coluna predecessoras, digitamos: 1TI + 2 dias.


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4.5. Inserir Novas Tarefas, Mover e Excluir

Podemos inserir uma nova tarefa no nosso projeto a qualquer momento,seja no final ou entre duas tarefas j existentes. Para inserir essa ultima,basta clicar na linha em que se deseja inserir a tarefa e ir no

menu Inserir > Nova Tarefa.Da mesma forma que para inserir, podemos excluir as tarefas do projeto,selecionandoa linha da tarefa que deseja-se excluir e apertando Delete ou ento ir at omenu Editar > Excluir Tarefas.Para movermos as tarefas, basta selecionarmos a linha na qual a tarefaesta, e arrastar o mouse at o local em que se deseje que ela fique.

4.6. Restries das Tarefas

As restries impem limites na forma como o programa calcula as datas deinicio e de termino das tarefas, elas podem ser de vrios tipos:

.O mais tarde possvel: agenda a tarefa para que ela inicie o mais tardepossvel sem atrasar as tarefas subseqentes; O mais breve possvel: agenda a tarefa para que ela inicie o quantoantes. Essa a restrio padro para as tarefas;.No Terminar Antes De: agenda a tarefa para que ela termine em umadata especfica ou antes desta data;. Deve Terminar Em: agenda a tarefa para que ela termine em uma dataespecfica;. Deve Iniciar Em: agenda a tarefa para que ela inicie em uma dataespecfica;. No Iniciar Antes De: agenda a tarefa para que ela inicie em uma data

especifica ou aps essa data;. No Iniciar Depois De: agenda a tarefa para que ela inicie em uma dataespecfica ou antes dessa data.

4.7. Recuos

Podemos agrupar atividades que compartilham caractersticas ou que seroconcludas no mesmo intervalo de tempo em uma atividade abrangente,atravs do recuo de atividades.Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas desejadas e clicar no

boto , que o recuo para a direita, ou ento .

4.8. Editar o Contedo da TarefaPodemos editar o contedo das tarefas, selecionando a clula contendo ocontedo a editar e dando um duplo clique sobre ela, ou apertando a teclaF2. Ser aberta a caixa de dialogo Informaes sobre atarefa , que composta por seis guias, onde encontramos as configuraes de umatarefa.

Guia GeralNela temos as informaes gerais sobre a tarefa:


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o Nome: apresenta o nome da tarefa;o Durao: apresenta a durao da tarefa;o Porcentagem concluda: determina o quanto % da tarefa j foiexecutado;o Prioridade: define a prioridade da tarefa;o Datas: apresenta a data de inicio e fim da tarefa;

o Ocultar a barra de tarefas: se ativo, inibe a exibio dessa tarefa noGrfico de Gantt;o Mostrar a barra de atividade na fase: se essa tarefa fizer parte deuma tarefa sumrio, quanto ativa essa configurao reflete a barra da tarefana representao da tarefa sumrio.

. Guia PredecessorasDepois de decidir a ordem das tarefas, podemos coloc-las em sequnciavinculando tarefas relacionadas.


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o Nome: apresenta o nome da tarefa;o Durao: apresenta a durao da tarefa;o Predecessoras: apresenta os relacionamentos que a tarefa possui,informandoo ID e o Nome da tarefa com a qual essa tarefa ativa possui relacionamento,o Tipo desse relacionamento e a Latncia (tempo de espera ou avano) datarefa.

Guia Recursos


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o Recursos: apresenta as quantidades e os recursos associados a essatarefa.

o Prazo Final: determina at quando a tarefa pode ser concluda;o Tipo de Restrio: as restries permitem que voc imponha limitesquanto maneira como o MS Project calcular as datas de incio e trminodas tarefas.o Tipo de tarefa: define o tipo de durao da tarefa;o Controlada pelo empenho: ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa,a durao ser reduzida para refletir a adio dos recursos. Se desejar quea durao de uma tarefa permanea a mesma independentemente dosrecursos atribudos, desmarque a caixa de seleo Com empenho.o Calendrio: determina o calendrio a ser utilizado pela tarefa;o Cdigo de EDT: informa a estrutura de trabalho da tarefa;o Mtodo do valor acumulado: por % concluda ou % fsica concluda;o Marcar tarefa como etapa: mantm a durao da tarefa, mas a

apresenta como um marco (tarefas com durao igual a zero). Guia Anotaes

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