A metodologia de Processos é composta de 6 etapas, totalmente integradas para garantir o sucesso da implementação, fazendo com que o processo desenhado seja o mais adequado à realidade da sua empresa:

1. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL

O objetivo é entender como são os processos da empresa e seu funcionamento, e identificar oportunidades de melhoria. As principais perguntas a que respondemos nesta etapa são:

Como é o desenho do processo atual?

Quem são os responsáveis pelo processo? Quais são os pontos críticos para o negócio?

Quais são as dificuldades do processo atual? Como estão os indicadores?

Como funciona o fluxo de informações?

Como funciona o ERP?

A estrutura atual é adequada aos processos da empresa?

Quem são os fornecedores e clientes dos processos?

Há pontos de controle no processo atual?

Quais são os pontos de ruptura?

O processo atual atende à estratégia da companhia?

Os produtos finais desta etapa são:

Entendimento da situação atual, com o mapeamento do processo e compreensão do negócio

Levantamento das expectativas de cada área com relação ao novo processo

Visão dos principais problemas nos processos

Visão das necessidades de alteração no organograma

2. IDENTIFICAÇÃO DE GAPS E OPORTUNIDADES

O objetivo é identificar os "gaps" nos processos executados, bem como as sugestões para a criação de um processo único a ser executado. As principais perguntas a que respondemos nesta etapa são:

Quais os principais problemas que a empresa enfrenta?

Para os gaps identificados, quais são as sugestões de melhoria destes processos?

Para estas sugestões, há algum impedimento para sua implementação (por exemplo, políticas internas, questões legais ou fiscais, sistemas de TI utilizados etc.)

Existem pessoas no mercado que realizam o mesmo processo de forma mais eficiente. Como?

Os produtos finais desta etapa são:

Lista de gaps de processos identificados

Análise de benchmarks internos e de outras empresas

Sugestão de oportunidades de melhoria dos processos

3. VALIDAÇÃO DAS OPORTUNIDADES

O objetivo desta etapa é validar e discutir com a empresa todas as oportunidades levantadas durante o mapeamento. Nesta etapa, respondemos a perguntas como:

A legislação permite que se vá por este caminho?

O que precisa ser feito para implementar esta oportunidade?

O sistema permite que se implemente a solução sugerida?

Todos os envolvidos entendem que o caminho escolhido é o melhor para a empresa?

Os produtos finais desta etapa são:

Oportunidades validadas

Comprometimento, envolvimento e identificação do responsável de cada área

Sugestão de novo fluxo do processo, com identificação dos responsáveis

Desenho inicial da nova estrutura (Organograma)

4. DESENHO DO NOVO PROCESSO

O objetivo é desenhar novos processos que atendam a todos os requisitos técnicos da empresa e estejam alinhados com todas as áreas. Esta etapa deve responder às seguintes questões:

Quais são as atividades necessárias para executar cada processo?

Quais os requisitos de sistemas necessários para esta implementação?

Quais são as áreas/atividades impactadas?

Os produtos finais desta etapa são:

Novo processo desenhado e validado pela empresa, com atividades, inputs, outputs, responsáveis e indicadores Lista de requisitos de sistemas

5. ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Nesta etapa, iremos definir a melhor forma de implementar os novos processos dentro da empresa. Isto é feito respondendo a perguntas como:

Como as pessoas irão tomar conhecimento das mudanças?

Como as pessoas serão selecionadas para os novos departamentos?

Como as pessoas serão treinadas nas novas funções?

Qual o grau de customização necessária em cada um dos sistemas?

Como é o suporte?

Por quais processos se inicia, a implementação? Quais são os processos mais críticos?

É melhor iniciar pelo processo e, em seguida, entrar com a tecnologia? Ou é melhor iniciar os dois ao mesmo tempo?

Os produtos finais desta etapa são:

Cenário de implementação definido

Plano de implementação dos novos processos com prazos e responsáveis

Plano de implementação dos requisitos de sistemas

Estratégias de seleção de candidatos

Plano de comunicação

Plano de treinamento

6. IMPLEMENTAÇÃO

Nesta etapa, iniciaremos a implementação do processo de acordo com o plano estabelecido. Perguntas a serem respondidas nesta etapa:

Quem fará parte da estrutura?

Como será o modelo de governança?

Como medir o desempenho dos novos processos?

Os produtos finais desta etapa são:

Novo processo implementado e em funcionamento

Requisitos de sistemas implementados (ou em fase final de implementação)

Implementação das medidas de desempenho