Faculdade Ietec Pós-graduação

Aperfeiçoamento em Gestão de Projetos - Turma nº164 29 de Setembro de 2017

A importância da Coleta de Requisitos na Gestão de Projetos e da escolha das ferramentas adequadas para tornar essa etapa mais

eficiente

Débora Pereira Pinto

RESUMO

“Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito.” Essa frase,

dita por Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, resume a importância

da fase de planejamento de um projeto. No início do projeto, na etapa de planejamento, os

riscos e incertezas são grandes, porém os níveis de custo e de pessoal são menores. Nessa

fase, a capacidade de influenciar as características finais do produto do projeto, sem

impacto significativo nos custos, é mais alta, e reduz à medida que o projeto avança. Por

isso, antes de colocar “a mão na massa” e elaborar vários indicadores de desempenho,

deve-se empregar tempo e dedicação para a fase de planejamento. Realizar a coleta de

requisitos e a definição do escopo de maneira significativa é um passo importante para que

o projeto tenha sucesso e entregue exatamente o que foi contratado. Neste artigo serão

apresentadas algumas técnicas que podem ser empregadas a fim de garantir maior

eficiência na coleta dos requisitos e, consequentemente, na definição do escopo, trazendo o

projeto o mais próximo possível da necessidade do cliente.

Palavras-chave: Planejamento. Requisitos. Escopo.

1 INTRODUÇÃO

Segundo o Guia PMBOK® 5ª Ed., Gerenciamento de Projetos é a aplicação do

conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos

seus requisitos. E, entendendo o projeto como sendo único e exclusivo, é fácil perceber que,

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a cada novo projeto, os requisitos a serem atendidos deverão ser muito bem mapeados, a

fim de garantir seu sucesso.

Segundo a pesquisa PMSurvey de 2010, realizada pelo PMI com 460 organizações, 60,2%

dos projetos não são realizados no prazo e 43% deles apresentam problemas referentes à

mudanças de escopo constantes. Dessa pesquisa, é possível inferir que uma das causas do

atraso dos cronogramas dos projetos são as mudanças constantes de escopo. Uma

eficiente coleta dos requisitos não só reduziria as constantes solicitações de mudanças, mas

também contribuiria para que os projetos fossem realizados dentro do prazo definido.

Figura 1: Problemas que ocorrem com mais frequência nos projetos da Organização

Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010, Project Management

Institute – Chapters Brasileiros”.

Mudanças ao longo dos projetos são esperadas, e o gerente de projetos é o responsável por

implementar os processos necessários para mantê-las gerenciadas e controladas. Porém, a

ocorrência de solicitações de mudanças pode ser minimizada realizando-se processo de

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determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas

de forma a atender aos objetivos do projeto.

Quanto maior a complexidade do projeto, mais atenção deve ser dada à coleta de requisitos.

Para grandes projetos, segundo Romero e Andery (2016), cerca de 30% dos problemas que

ocorrem nas obras são decorrentes de um projeto mal desenvolvido, tanto no sentido do

planejamento do empreendimento quanto na concepção de instalações e equipamentos

(design), sobretudo na sua fase de concepção. Essas deficiências vão impactar nas fases

de execução dos empreendimentos e no cumprimento das metas de escopo e/ou prazo e/ou

custo estabelecidos e, quanto antes as mudanças forem realizadas, menor será o impacto

no ciclo de vida do projeto, como mostra a Figura 2 a seguir.

Figura 2: Impacto da variável com base no tempo decorrido do projeto

Fonte: PMBOK 5ª Edição

No Guia PMBOK® 5ª Ed., são citadas várias ferramentas para que a equipe levante todos

os possíveis requisitos do projeto, como Entrevistas, Grupos de discussão, Oficinas

facilitadas, Técnicas de criatividade em grupo, Técnicas de tomada de decisão em grupo,

Questionários e pesquisas, Observações, Protótipos, Benchmarking, Diagramas de contexto

e Análise dos documentos.

Na literatura também existe uma série de técnicas para identificação, coleta de requisitos e

especificações técnicas, como brainstorming, Pensamento lateral, desdobramento da função

qualidade (QFD) e o axiomatic design (AD).

O uso dessas técnicas permite obter informações adicionais acerca do produto, o

detalhamento de um aspecto específico do projeto ou de uma necessidade do cliente. Uma

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vez rastreados, os requisitos irão compor a matriz de requisitos, que permitirá associar cada

necessidade ao seu steakholder correspondente, facilitando o monitoramento e o aceite das

entregas.

2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

O uso de ferramentas e técnicas para levantamento de requisitos, assim como a própria

aplicação do Gerenciamento de Projetos, teve seu início principalmente direcionado ao

desenvolvimento de projetos de Tecnologia da Informação (TI).

No Standish Group Report CHAOS de 2014, é feita uma citação a Alfred Spector, presidente

da Transarc Corporation, co-autor de um artigo publicado em 1986 que compara a

construção de uma ponte ao desenvolvimento de um software. A premissa de Alfred Spector

era que pontes eram normalmente construídas no prazo, no orçamento e não caíam. Por

outro lado, softwares nunca eram desenvolvidos no prazo ou no orçamento. Além disso,

sempre apresentavam algum problema. (No entanto, sabe-se a construção de pontes nem

sempre obtinham um desempenho tão brilhante. Muitos projetos de construção de pontes

ultrapassaram suas estimativas, prazos e algumas até caíam).

Para Alfred, uma das maiores razões para o sucesso dos projetos de construção de pontes

seria o design extremamente detalhado. Com o design congelado, o empreiteiro teria pouca

flexibilidade para mudar as especificações. Porém, com o ambiente de negócios dinâmico

dos últimos tempos, a mudança é quase uma certeza em um projeto, e um design

congelado não seria capaz de absorvê-la. Por isso, modelos de projetos mais flexíveis são

geralmente usados e, segundo Alfred, isso poderia ser, e foi usado, como justificativa para o

fracasso de projetos.

Atualmente, com o aumento da complexidade dos projetos tanto de TI quanto de

Engenharia e outras áreas, mudanças constantes de escopo continuam sendo um dos

grandes problemas do gerenciamento de projetos, conforme ilustrado anteriormente na

Figura 1. E uma atenção especial à fase de coleta de requisitos pode ser um bom antídoto

para esse problema.

A fim de prevenir e contornar os prováveis problemas que possam surgir durante a

execução de um projeto, o guia de boas práticas PMBOK®, cuja primeira edição foi

publicada em 1996, tem se aprimorado de modo apresentar conhecimentos e práticas que

sejam aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte das vezes.

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Segundo o PMBOK® 5ª Ed., gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento,

habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus

requisitos. Esse guia descreve o ciclo de vida de gerenciamento de projetos em 47

processos, que são divididos em 5 grupos:

Processos de Iniciação

Processos de Planejamento

Processos de Execução

Processos de Monitoramento e Controle

Processos de Encerramento

O processo de Iniciação inclui dois processos: a aprovação formal do projeto através do

Termo de Abertura do Projeto (TAP), documento que nomeia o gerente do projeto e define

os objetivos gerais do projeto e a descrição dos produtos do projeto. E a identificação das

partes interessadas, ou seja, o registro de todas as pessoas ou organizações que podem

influenciar ou ser influenciadas positiva ou negativamente pelo projeto.

Coletar requisitos é um processo da fase de planejamento do escopo e, segundo o

PMBOK® tem o objetivo de definir e documentar as características dos produtos e serviços

do projeto que irão satisfazer as partes interessadas e as expectativas dos steakholders.

Segundo Xavier (2009), os requisitos são condições ou capacidades que devem ser

supridas pelo produto, serviço ou resultado do projeto, para satisfazer um contrato, padrão,

especificação, ou outro documento formal. Esses requisitos precisam ser definidos,

analisados e reportados com detalhamento suficiente para serem medidos (aceitos) e

controlados durante a execução do projeto. Todo projeto possui um ou mais clientes, sejam

eles internos ou externos e, segundo Xavier (2009), a visão que eles têm do escopo do

projeto é o que o PMBOK® chama de requisitos.

Identificar os requisitos dos steakholders (escopo na visão do cliente) é uma etapa

importante para facilitar a realização dos processos subsequentes da fase de planejamento:

definir do escopo e a criar da Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Para que o processo de coleta dos requisitos seja iniciado, é imprescindível que a

necessidade do cliente esteja bem identificada e entendida, conforme estabelecida no

Termo de abertura do Projeto, e que os steakholders tenham sido identificados. Essas

informações são as entradas do processo, conforme mostrado na figura a seguir.

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Figura 3: Coletar os requisitos: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas

Fonte: PMBOK 5ª Edição

Outras entradas desse processo são os planos de gerenciamentos do escopo, dos

requisitos e das partes interessadas. Ao fim do processo de coleta dos requisitos, serão

geradas duas saídas: a Documentação dos requisitos e a Matriz de rastreabilidade dos

requisitos.

A partir das informações de entrada, são utilizadas ferramentas e técnicas para os requisitos

sejam definidos. Dentre todas as ferramentas citadas no PMBOK® e na literatura, esse

artigo irá descrever de forma resumida e comparar algumas técnicas de coleta de requisitos

usualmente aplicadas em projetos de engenharia.

3 METODOLOGIA

Serão descritas e avaliadas quatro tipos de técnicas para coleta de requisitos aplicáveis em

projetos de engenharia e alguns fatores que devem ser levados em consideração para

escolha durante a etapa planejamento do projeto. As técnicas elencadas foram:

Questionários e pesquisas, Observações, Protótipos e Benchmarking.

Questionários e pesquisas: são conjuntos de perguntas escritas, projetadas para

acumular rapidamente informações de um grande número de respondentes. Os

questionários e/ou pesquisas são mais apropriados para audiências variadas,

quando uma resposta rápida é necessária, quando os respondentes estão

geograficamente espalhados, e quando uma análise estatística é apropriada.

(PMBOK® 5ª Ed.) Exemplo: pesquisa de mercado para o ramo automotivo: “2014

Global Automotive Consumer Study”, organizada pela Deloitte.

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Observações: fornecem uma maneira direta de se examinar indivíduos em seu

ambiente e como eles desempenham o seu trabalho ou tarefas e executam

processos. É particularmente útil para processos detalhados quando as pessoas que

usam o produto têm dificuldade ou relutam em expressar os seus requisitos. A

observação é também conhecida como “job shadowing” (aprendizagem por

observação). (PMBOK® 5ª Ed.). Exemplo: Observar como a montagem do motor é

executada na linha de produção para elencar os requisitos para um projeto de

otimização do processo.

Protótipos: é um método para se obter respostas iniciais sobre os requisitos

através de um modelo funcional do produto esperado, antes de efetivamente

construí-lo. Por ser um produto tangível, o protótipo permite que as partes

interessadas façam experiências com um modelo do seu produto final ao invés

de somente discutirem representações abstratas dos seus requisitos. Os

protótipos suportam o conceito de elaboração progressiva em ciclos iterativos de

criação de modelos em tamanho natural, experiências de usuários, geração de

opiniões e revisão do protótipo. Quando ciclos de coletas de feedback suficientes

forem realizados, os requisitos obtidos a partir do protótipo estarão completos

para se partir para a fase de concepção ou construção. (PMBOK® 5ª Ed.).

Exemplo: Protótipo de uma nova alavanca de marcha para um veículo, que irá

permitir visualizar possíveis interferências com os demais componentes e avaliar

ergonomia.

Benchmarking: benchmarking envolve a comparação de práticas reais ou

planejadas, tais como processos e operações, com as de organizações

comparáveis para identificar as melhores práticas, gerar ideias para melhorias e

fornecer uma base para medir o desempenho. As organizações comparadas

durante o benchmarking podem ser internas ou externas. Exemplo: Comparação

do desempenho de consumo de combustível de um veículo com modelos

similares de outras montadoras, tendo como meta tornar o modelo “o mais

econômico da categoria”.

Desdobramento da função qualidade (DFQ): tipo de técnica de oficina

facilitada, ou seja, sessão focada que reúne as partes interessadas chave para

definir os requisitos e ajuda a determinar as características críticas para o

desenvolvimento de um produto novo. Muito empregado na indústria de

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manufatura, o essa técnica consiste em realizar uma coleta das necessidades do

cliente, também conhecidas como a voz do cliente (VDC). Essas necessidades

são então objetivamente classificadas e priorizadas, e as metas para alcançá-las

são estabelecidas. Histórias de usuários, que são descrições curtas e textuais da

funcionalidade requerida, são frequentemente desenvolvidas durante uma oficina

de requisitos. (PMBOK® 5ª Ed.) Exemplo: criação de um novo motor cujos

requisitos foram elencados com o objetivo de corrigir os inconvenientes do motor

atual descritos pelos clientes, como alto consumo, ruídos, vibração etc.

A seguir serão apresentadas algumas vantagens e desvantagens que devem ser levadas

em consideração para escolha da técnica de coleta de requisitos mais adequada ao projeto.

Observações

Vantagens Desvantagens

Coleta o comportamento natural das

pessoas e permite auferir a usabilidade

de um processo.

Nível de intromissão relativamente baixo.

Para avaliar mudanças de processo é

preciso fazer várias iterações.

Apresenta o aspecto subjetivo do

observador.

Benchmarking

Vantagens Desvantagens

Permite uma comparação completa com

concorrentes, produtos ou projetos

similares.

Permite otimizar produtos e processos

com base em uma prática já utilizada.

Demanda investimentos (aquisição de

produtos concorrentes)

Requer tempo para realização e definição

dos parâmetros de comparação.

Questionários e pesquisas

Vantagens Desvantagens

Atinge um grande número de pessoas

com menor custo;

Permitem que os participantes

respondam quando acharem

conveniente.

Não há garantias de que a maioria dos

participantes responda o questionário.

Necessário muito cuidado e atenção na

elaboração das perguntas, para que as

mesmas não sejam mal interpratadas.

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Desdobramento da função qualidade (QFD)

Vantagens Desvantagens

Redução das taxas de insucesso no

lançamento de novos produtos, pois

garante que as informações levantadas

junto ao cliente no início do processo de

desenvolvimento estejam presentes no

produto lançado;

Aumentar a eficácia do próprio processo

de desenvolvimento ao criar uma base

de conhecimento do projeto.

A coleta das necessidades do cliente

realizada de maneira inadequada pode

comprometer a análise inteira e resultar

em prejuízos à empresa.

Se o período de desenvolvimento do

produto/serviço for muito longo, pode

não mais corresponder às necessidades

e desejos dos clientes, que mudam

rapidamente hoje em dia.

Protótipos

Vantagens Desvantagens

Permite obter um feedback antecipado

dos stakeholders;

Possibilidade de detectar erros nas fases

iniciais do projeto, reduzindo o tempo e o

custo de desenvolvimento.

Alto custo de investimento em relação à

outros métodos;

Demanda um tempo maior para sua

realização devido a complexidade do

sistema e a limitações técnicas

4 RESULTADOS E DISCUSSÃO

Foram apresentadas anteriormente apenas algumas técnicas para coletas de requisitos,

mais comumente utilizadas pela Engenharia, seguidas de um exemplo prático da área

mecânica/automotiva. Existem técnicas específicas de coletas de requisitos que podem se

adequar mais ou menos a um determinado projeto. A escolha da técnica mais adequada

deve levar em consideração, dentre outros fatores, o tipo de projeto, o público alvo, o prazo

de desenvolvimento e os custos envolvidos no projeto.

Em geral, para projetos que ainda não possuem um escopo definido podem ser utilizados

Observações, Benchmarking e QFD a fim de se iniciar a coleta dos requisitos. Para os

projetos que já apresentam algum grau de definição, podem ser utilizados Protótipos e

Questionários e Pesquisas, com perguntas já direcionadas para elucidar algum ponto

específico do projeto. E para projetos cujos requisitos já foram elencados e que precisam

ser validados, são utilizados protótipos mais representativos, já com os materiais e design

definidos.

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5 CONCLUSÃO

O objetivo desse artigo é apresentar a importância da etapa de coleta de requisitos para

uma definição precisa do escopo de um projeto e a redução das suas constantes alterações,

um dos maiores problemas enfrentados durante o gerenciamento de projetos. Seja para

projetos de TI, Engenharia ou outras áreas, seja para o um projeto de pequeno ou grande

porte, um escopo mal definido acarreta atrasos e prejuízos financeiros às empresas e

aumentam as estatísticas de insucesso em projetos.

Assim, a realização da etapa de coleta de requisitos bem feita, com uma pesquisa

aprofundada sobre as necessidades e preferências do cliente é fator determinante para

contribuir com o sucesso de um projeto. O Guia de boas práticas PMBOK, assim como

outros nomes da literatura, apresentam várias técnicas e ferramentas que auxiliam nesse

processo. Porém, como a característica de um projeto é ser único, a decisão sobre quais

ferramentas e técnicas serão empregadas na coleta dos requisitos caberá principalmente à

equipe técnica que fará a especificação do escopo, pois eles possuem o conhecimento

necessário e serão os responsáveis por realizar o projeto na prática.

Neste artigo foram apresentadas apenas algumas técnicas mais conhecidas e geralmente

empregadas em Engenharia, assim como algumas vantagens e desvantagens a serem

observadas. Para a escolha da técnica e/ou ferramenta mais adequada a um projeto real,

recomenda-se analisar quais as restrições do projeto em relação a prazo e custo e qual o

público-alvo e partes interessadas se pretende alcançar.

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REFERÊNCIAS

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5a. ed. –

EUA: Project Management Institute, 2013.

PMSurvey de 2010. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010,

Project Management Institute – Chapters Brasileiros

<http://www.mp.go.gov.br/portalweb/hp/33/docs/benchmarking_gp_2010_geral.pdf> (Acesso

em: 20 jun. 2017).

ROMERO, F. e ANDERY, P. (2016). Gestão de Megaprojetos: uma abordagem Lean. Rio de

Janeiro: Braspot, 2016.

XAVIER, C. M. da S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do

projeto / Carlos Magno da Silva Xavier. – 2ª.ed. atual. – São Paulo: Saraiva, 2009.

The Standish Group Report CHAOS, 2014 <https://www.projectsmart.co.uk/white-

papers/chaos-report.pdf> (Acesso em: 19 set. 2017).

Bruno Conde Perez Brum e Leandro Pena. Engenharia de Requisitos – Técnicas.

<https://brunobrum.wordpress.com/2011/04/27/principais-tecnicas-de-levantamento-de-

requisitos-de-sistemas/> (Acesso em: 19 set. 2017).

Eli Rodrigues - Técnicas e ferramentas para Coleta de Requisitos

<http://www.elirodrigues.com/2016/05/09/tecnicas-e-ferramentas-para-coleta-de-requisitos/>

(Acesso em: 19 set. 2017).

2017

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BELO HORIZONTE, 29 /09/2017

CURSO: Pós Graduação – Aperfeiçoamento em Gestão de Projetos

SEMESTRE/ANO: 1º /2017

TURMA: 164

TÍTULO DO ARTIGO:

A importância da Coleta de Requisitos na Gestão de Projetos e da escolha das

ferramentas adequadas para tornar essa etapa mais eficiente.

NOME DO AUTOR (LEGÍVEL) ASSINATURA

Débora Pereira Pinto _____________________

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