8 como administrar una pequena empresa

8/13/2019 8 Como Administrar Una Pequena Empresa

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BIENVENIDO AL PROGRAMA EL FUTURO EN TUS MANOS DE WELLSFARGO

Este programa de educacin financiera alegre, interactivo y atractivo est dirigido al aprendizaje tanto deuna individuo persona que sigue a su propio ritmo como para su uso en grupo. Estas Guas del Instructor leayudarn a usted a compartir este valioso programa con grupos de cualquier tamao.

En estas guas, usted encontrar todo lo que necesita para dirigir a los participantes en situaciones o escenariosde la vida real, discusiones en grupo y actividades que los estimularn a aplicar estas lecciones a su vida diaria.

Al compartir El futuro en tus manoscon otros, usted les ayudar a tomar el control de sus finanzas y a labrarseun futuro financiero ms brillante.

Panorama del programaEl futuro en tus manoscubre todos los puntos bsicos de la administracin inteligente del dinero. El currculumest diseado para cuatro grupos de edad: Adultos, Adultos Jvenes (de 15 a 21 aos de edad), Adolescentes(del sexto al octavo grados) y nios (del cuarto y quinto grados).

El futuro en tus manos es una manera fcil y agradable de ensear y de aprender los conceptos esenciales de laeducacin financiera: los principios de los servicios bancarios, la importancia del ahorro, la administracininteligente del dinero, el uso responsable del crdito, la inversin, la acumulacin de riqueza y ms. Ya sea paraabrir una cuenta de cheques o evitar el robo de identidad, como para pagar la universidad, comprar una casa oempezar una pequeao negocioempresa, El futuro en tus manosproporciona tcnicas y conocimientos de lavida real que cualquiera puede usar.

Uso de las Guas del InstructorLas Guas del Instructor pueden usarse solas o adjuntndolas al programa en lneaInternet/CD-ROM. Sinembargo, le sugerimos que revise el programa en lneaInternet o que solicite una copia gratuita del CD-ROM.Aun quecuando los participantes no experimenteninteracten con el programa en lneaInternet, familiarizarse

con el programa en lneaInternet le ayudar a usted a presentarlo de una manera ms efectiva. El contenido msactualizado siempre puede encontrarse en lneaInternet en www.handsonbanking.org.

Cada tema de El futuro en tus manostiene su propia Gua del Instructor, que sigue la organizacin del programaen lneaInternet y presenta gran parte del mismo contenido. La versin para adultos del programa El futuro entus manosincluye nueve temas:

1. Principios de los Servicios Bancarios2. Herramientas y Consejos para la Administracin del Dinero3. Protjase financieramente4. Use el crdito en su propio beneficio5. Planifique su futuro6. Compra de una casa

7. Empezar una pequeoa negocioempresa8. Administrar una pequeoa negocioempresa9. Hacer crecer una pequeoa negocioempresa


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TEMA 8CMO ADMINISTRAR UNA PEQUEA EMPRESA

EL FUTURO EN TUS MANOS GUA DE RECURSOSADULTOS CMO ADMINISTRAR UNA PEQUEA EMPRESA www.elfuturoentusmanos.org

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Cada Gua del Instructor incluye: Un glosario de todos los trminos relevantes presentados en el tema Una introduccin a la leccin que incluye:

o Una visin generalo Objetivos de aprendizajeo Preguntas de muestra para discusin el iniciar la leccino "Elementos bsicos "una lista de puntos que delinean los conceptos claves de la leccin

Un resumen de la leccin con todos los conceptos claves que sta incluye Actividades, exmenes cortos, preguntas para discusin, distribucin de hojas informativas y consejos

importantes sobre los conceptos claves Un resumen del tema que presenta una lista de los conceptos ms importantes del tema Actividades adicionales destinadas a extender al mundo real los conceptos presentados en el tema Un seccin de Recurso de Biblioteca que incluye materiales y hojas informativas adicionales

CONCEPTOS E ICONOS DE LECCINCada leccin de un tema presentar varios conceptos claves. Estos conceptos son presentados a susparticipantes en una variedad de formas que son representadas en las guas por los siguientes iconos.

ActividadPor lo general, una actividad incluye alguna forma de participacin de la clase, ya sea mediante un

juego de concordancias, un ejercicio para llenar los espacios vacos o completar una hoja detrabajo. Normalmente, despus de cada actividad tendr la oportunidad de dirigir una discusin.

DiscusinLas discusiones le permitirn presentar conceptos claves mientras incluye a sus participantes en laconversacin y logra que la informacin sea relevante para ellos. En algunos lugares, se incluyenpreguntas de muestra para discusin con el objeto de ayudarle a usted a guiar la discusin.

Exmenes rpidosA lo largo de todos los temas, hay exmenes cortos destinados a empezar discusiones o probarrpidamente los conocimientos de los participantes sobre ciertos conceptos.

Hojas informativasTodas las Guas del Instructor incluyen hojas informativas que han sido diseadas como unrecurso para el uso por parte de sus participantes fuera de la sala de clase en sus vidas diarias. Porejemplo, una hoja informativa incluye una lista de enlaces de Internet para que los participantesusen conforme inician, hacen crecer y administran sus pequeoas negociosempresas.

Hojas informativas de Actividad y DiscusinAlgunas veces, durante una leccin, una actividad o discusin tambin tendr una hoja informativapara ensear conceptos claves. En estos casos, el icono de la hoja informativa estcolocadoubicado deabajo del icono de Actividad o Discusin.


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EL FUTURO EN TUS MANOS GUA DE RECURSOSADULTOS CMO ADMINISTRAR UNA PEQUEA EMPRESA www.elfuturoentusmanos.org

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CMO ADMINISTRAR UNA PEQUEA EMPRESARESUMEN DEL TEMAEl tema Cmo administrar una pequea empresa ensear a los participantes cmo aprovechar al mximo sutiempo, dinero y recursos para administrar su empresa de forma rentable da a da. Descubrirn las herramientasy la informacin esenciales para administrar sus empresas con xito, incluye una seccin especial de la SmallBusiness Administration (SBA).

Este tema incluye siete lecciones:

1. Las habilidades y conocimientos que necesita2. Claves de la administracin financiera3. Su Estado de Prdidas y Ganancias4. Cmo la SBA puede darle ayuda5. Planificacin de la etapa de jubilacin6. Enlaces tiles7. RecapitulacinEstas lecciones incluyen varias actividades prcticas para los participantes. Use estas actividades para simularescenarios de la vida real y actividades para sus participantes.

Esta gua del instructor se basa en la estructura del programa El futuro en tus manos en Internet, y sigue dichaestructura. Le invitamos a usar y experimentar el programa en Internet, ya que es un excelente recurso queapoyar sus actividades educativas y mejorar la experiencia de sus participantes. Incluye diversas leccionesinteractivas y muchos artculos de biblioteca tiles para suplementar esta gua. Visitewww.elfuturoentusmanos.orgpara acceder al programa. Si necesita un CD ROM para acceder a programa,puede solicitar una copia gratuita en [email protected].


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Adultos - Gua para el instructorContenido

Resumen del tema ....................................................................................................................................................................5

Glosario................................................................................................................................................................................7

Leccin 1: las habilidades y conocimientos bsicos que necesita...................................................................12Seis habilidades bsicas (copia para el instructor)............................................................................................13

Actividad: vocabulario vital (copia para el instructor).....................................................................................17

Tres tipos de crdito para la pequea empresa (copia para el instructor)...............................................19

Resumen de la leccin......................................................................................................................................................23Leccin 2: claves de la administracin financiera................................................................................................... 24

Actividad - herramientas bsicas de negocios parte i (copia para el instructor)................................25

Actividad - herramientas bsicas de negocios parte ii (copia para el instructor)...............................27

Actividad con escenario: control del dinero en efectivo y del crdito (copia para el instructor) ....29

Actividad: crear un presupuesto de negocios (copia para el instructor).................................................32

Actividad: el dinero que necesita (copia para el instructor)..........................................................................34

Administre sus gastos .................................................................................................................................................37

Recomendaciones para compensarse a s mismo (copia para el instructor) ..........................................39

Resumen de la leccin......................................................................................................................................................41Leccin 3: su estado de prdidas y ganancias .........................................................................................................42

qu es la un estado de prdidas y ganancias? Prueba (copia para el instructor)................................43

Actividad: definicin de trminos usados en el estado de prdidas y ganancias (copia para el

instructor) ........................................................................................................................................................................45

Ejemplo de estado de prdidas y ganancias (copia para el instructor).....................................................47

Resumen de la leccin......................................................................................................................................................49Leccin 4: cmo la sba puede darle ayuda ...............................................................................................................50

Actividad: cmo la sba puede darle ayuda (copia para el instructor)........................................................51

Resumen de la leccin......................................................................................................................................................54Leccin 5: la jubilacin ..................................................................................................................................................... 55

Actividad: tipos de planes de jubilacin (copia para el instructor).............................................................56

Tipos de planes de jubilacin...................................................................................................................................58

Introduccin a los planes 401(k) (copia para el instructor)............................................................................59

Resumen de la leccin......................................................................................................................................................61Leccin 6: enlaces tiles ..................................................................................................................................................62Recursos para las pequeas empresas.......................................................................................................................62Recursos para las pequeas empresas.......................................................................................................................63Resumen del tema............................................................................................................................................................. 64Actividades adicionales ................................................................................................................................................... 64Apndice ...............................................................................................................................................................................65


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El futuro en tus manos Gua para el maestro Adultos Cmo administrar una pequea empresa 2003, 2009 Wells Fargo Bank, N.A. Todos los derechos reservados.

www.elfuturoentusmanos.orgPgina 7 de 70

GLOSARIONota para el instructorEl Glosario contiene definiciones y descripciones de trminos y frases importantes en relacin con este tema.

Aconseje a sus participantes usar el Glosario durante y despus de la clase para familiarizarse y estar cmodo

con la terminologa.

Fotocopie el glosario que aparece en la pgina siguiente y entrguelo a sus participantes.


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GLOSARIOPlan 401(k) Un plan de jubilacin flexible para empresas que tienen empleados. Los

inversionistas en el plan no pagan impuestos sobre los ingresos que invierten

hasta que retiran los fondos al llegar a la edad de jubilacin.

Contabilidad, tenedura delibros Llevar una lista o registro exacto de las transacciones financieras. Tambin sellama tenedura de libros.Activo Cualquier cosa de valor de la cual es propietaria una persona o una compaa

Por ejemplo, los activos de una persona pueden incluir dinero en efectivo, unacasa, un vehculo, y acciones de bolsa. Los activos de una empresa puedenincluir dinero en efectivo, equipos e inventarios.

Punto de equilibrio El punto en el que una empresa ha ingresado suficiente dinero para cubrir suscostos de manufactura y venta durante un perodo especificado (usualmente unmes, un trimestre o un ao). El dinero ingresado por encima del punto deequilibrio es la ganancia.

Sociedad mercantil C Una entidad para efectos del pago de impuestos separada con cualquier nmerode accionistas y mltiples tipos de acciones.

Flujo de efectivo Una medida de los cambios en el efectivo de una compaa durante un perodode tiempo especificado (usualmente, un mes, trimestre o ao). Especficamente,el ingreso en efectivo de una compaa menos los pagos en efectivo que hace.

Garanta colateral Cualquier bien de un prestatario (por ejemplo, una vivienda) al que unprestamista tiene derecho a apropiarse y que puede usar para pagar la deuda siel prestatario no puede hacer los pagos del prstamo segn se ha acordado.

Consumidor Una persona que compra productos o servicios para uso personal o del hogar.Costo de mercancasvendidas El costo para la compaa de comprar materias primas y fabricar los productosterminados.Compensacin diferida Cuando una parte de sus ingresos se paga en una fecha posterior a la fecha en

que fueron ganados.

Plan de BeneficiosDefinidos Un plan de jubilacin empresarial que paga a los empleados un beneficio dejubilacin definido, bien como una suma global o como una pensin (un pagode por vida). Los pagos estn determinados por el salario ganado y la duracindel empleo.

Plan de contribucindefinida Un plan de jubilacin empresarial, como un 401(k) o 403(b), en el que losempleados aplazan una parte de sus salarios e invierten en su jubilacin.Costos fijos Para una persona, un costo fijo es un gasto que permanece igual todos los

meses, por ejemplo el alquiler de una vivienda o el pago de un prstamo de unvehculo. Para una empresa, un costo fijo es un gasto que no vara segn losniveles de produccin o de ventas, por ejemplo, el alquiler de un equipo o losimpuestos a la propiedad.

Garante Una persona o compaa que tiene la obligacin legal de pagar una deuda.


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Deducciones de la nmina El dinero restado del cheque de salario de un empleado para pagar impuestosfederales y estatales, contribuciones al Seguro Social y seguro de salud.

Multa de penalizacin Una penalidad cobrada por violar una regla de un acuerdo financiero.Pensin Un ingreso anual pagado a un empleado, normalmente despus de jubilarse.

Los pagos se basan en la edad del empleado al jubilarse, en su salario final y enel nmero de aos de trabajo.

Proceso de produccin El mtodo o sistema usado por un fabricante para crear sus productos.Ganancia La ganancia positiva de una inversin u operacin de negocios tras restar todoslos gastos.

Estado de Prdidas yGanancias Un documento financiero que indica los ingresos, gastos y ganancia netadurante un perodo de tiempo especificado, por ejemplo un mes, trimestre oao. Tambin se llama estado de ingresos o de ganancias.

Ganancias compartidas Un mtodo mediante el cual un empleador comparte una parte de las gananciasde la empresa con sus empleados. Los pagos pueden ser en efectivo, acciones obonos, y pueden ser inmediatos o retenerse hasta que el empleado se jubila.

Cuentas a cobrarReinversin

El dinero que terceros adeudan a una compaa, que debe ser pagado dentro deun plazo de un ao o menos.

En una empresa, usar las ganancias del negocio para hacer mejoras oexpandirse. En referencia a las inversiones, usar los dividendos, intereses oganancias de una inversin para comprar ms de la misma inversin, en lugar derecibir un pago en efectivo.

Comercio minorista Vender directamente a los consumidores.Plan de jubilacin VER 401(k), Plan de Contribuciones Definidas y Plan de Beneficios Definidos.Rendimiento la inversin(RSI por sus siglas eningls) Los ingresos que una inversin produce para el inversionista.Transferencia La transferencia de fondos de una inversin a otra. Por ejemplo, cuando un

empleado deja un empleo que ofreca un plan de jubilacin 401(k), los fondos sepueden mover, o transferir, al plan de su nuevo empleador, normalmente sinninguna penalizacin si se hace dentro de un plazo de sesenta das.

Cuenta individual dejubilacin (IRA) Roth Una cuenta de jubilacin individual con contribuciones no deducibles, sujeta aciertos lmites de ingreso, diseada para proveer distribuciones libres deimpuestos una vez que la persona se jubila. Las contribuciones pueden retirarsesin pagar impuestos en cualquier momento. Los retiros libres de impuestos y

penalizaciones de las ganancias pueden comenzar cuando la cuenta ha estadoestablecida durante por lo menos cinco aos y usted tiene por lo menos 59 aosy 1/2, para comprar una primera vivienda (lmite de $10,000 de por vida) o encaso de incapacidad o muerte. Las distribuciones de ganancias no cualificadaspueden estar sujetas a impuestos a los ingresos ms una penalizacin del 10%del IRS. A diferencia de las IRA tradicionales, usted no est obligado a comenzar atomar las distribuciones a los 70 aos y .


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Sociedad mercantil S Una empresa con un mximo de 25 accionistas, incluidas las de propietarionico.

Tarjeta de crdito condepsito de garanta Una tarjeta de crdito garantizada por una cuenta de ahorros. El dinero en lacuenta de ahorros es colateral, lo cual quiere decir que puede ser reclamado porla compaa que emiti la tarjeta de crdito si el titular de la cuenta no hace lospagos necesarios. Usar una tarjeta de crdito con garanta y pagar segn lostrminos del acuerdo puede ser un buen primer paso para las personas o

negocios que desean establecer o reconstruir su crdito.

Proceso de suministro deservicio El mtodo o sistema usado por una compaa de servicios (por ejemplo unatintorera o un laboratorio fotogrfico) para suministrar sus servicios a susclientes.

Cuenta de Pensin deJubilacin IndividualSimplificada de Empleados(SEP)

Un plan de pensiones en el cual el empleado y el empleador contribuyen a unaIRA. Limitado a pequeas empresas con menos de 25 empleados. Laparticipacin del empleado deberser de por lo menos 50%. Al igual que conuna IRA, las contribuciones son deducibles de los impuestos.

Small BusinessAdministration (SBA) Una agencia independiente del Gobierno Federal de Estados Unidos, que sededica a ayudar a la gente a iniciar negocios, a mantener negocios y a lograr quesus negocios crezcan.

Propietario nico Una estructura de negocios en la cual una persona y su compaa sonconsideradas una misma entidad a los fines legales e impositivos. El propietariono paga impuestos sobre los ingresos separadamente de la compaa, sino quereporta los ingresos y prdidas en sus declaraciones de impuestos individuales.

Con impuestos diferidos Ingresos por los que se puede postergar el pago de impuestos hasta una fechaposterior. Ejemplos: dinero que usted deposita en una cuenta IRA o plan 401(k).

Cuenta individual dejubilacin tradicional (IRA)

Una cuenta individual, con postergacin de impuestos, para personas

empleadas. Sujeto a ciertos lmites, las contribuciones son deducibles contra losingresos ganados ese ao. Los intereses y ganancias se acumulan conaplazamiento del pago de impuestos hasta retirar los fondos a los 59 aos y 1/2o despus. Los retiros tempranos estn sujetos a una penalidad del 10%. Losretiros tambin pueden estar sujetos a impuestos a los ingresos.

Costos variables Un gasto de negocios que cambia mes a mes, por ejemplo, la electricidad o eltelfono. Tambin un gasto que ocurre slo unos pocos meses de cada ao y lacantidad es diferente cada vez, por ejemplo, impuestos.

Comercio mayorista La venta de mercancas en cantidad para su reventa. Por ejemplo, cuando unfabricante vende cajas de sopa a una tienda minorista, que a su vez vende latasseparadas de sopa al pblico.


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LECCIN 1: LAS HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS BSICOS QUENECESITAEn esta leccin, los participantes aprendern las seis habilidades bsicas que son esenciales para laadministracin de cualquier pequea empresa. Tambin aprendern los tres tipos ms comunes del crdito,para ayudarles a financiar una pequea empresa, incluida la SBA.

Objetivos de aprendizajeTras completar esta leccin, los participantes estarn en condiciones de:

Indicar y definir las seis habilidades bsicas que son esenciales para la administracin de cualquierpequea empresa.

Definir trminos comunes del vocabulario de negocios Indicar y definir tres tipos comunes de crdito que pueden ayudarle a financiar su negocio.

Comienzo de la discusinPara comenzar una discusin con sus participantes, haga algunas preguntas abiertas. He aqu algunos ejemplosque podra usar:

Indicar algunas habilidades que considera esenciales para administrar una pequea empresa. Indicar tres tipos comunes de crdito que pueden ayudarle a financiar su pequea empresa.

Los elementos bsicos Hay miles de pequeas empresas, algunas hacen productos, algunas venden servicios, algunas son

minoristas, y algunas venden a los consumidores. Pero cualquiera sea el tipo de negocio que tenga, hay seis habilidades bsicas que usar todos los das. El tener crdito para la empresa puede ser una herramienta muy til para administrar su empresa con

xito. La U.S. Small Business Administration (SBA) es una fuente de prstamos y lneas de crdito para

empresas.


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Seis habilidades bsicas (copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en las siguientes dos pginas. Despus lidere la discusin acerca de estasseis habilidades bsicas.

Cualquiera sea el tipode negocio que tenga, hay seis habilidades bsicas que probablemente use todos los das.El xito de su pequea empresa puede depender mucho de lo bien que usted aplique estas seis habilidades.

Seis habilidades bsicas para los negocios

Habilidad 1:Planificacin

El planificar de antemano le ayuda a usar sus recursos limitados tiempo, dinero ymateriales de modo de sacar el mximo provecho.

Cmo va a lograr sus objetivos? Sea realista y especfico: quin va a hacer qu, ypara cundo?

Piense de antemano en su presupuesto de negocios. Cunto dinero necesita,cundo lo necesita, cmo lo va a usar?

Considere qu espera obtener a cambio del dinero que gasta. Esto se llamarendimiento sobre la inversin, o RSI por sus siglas en ingls.

Hgase algunas preguntas bsicas:o Qu productos o servicios voy a proveer?o Quines sern mis clientes?o Cmo van mis productos y servicios a satisfacer las necesidades de mis

clientes? A medida que recoge las respuestas a estas preguntas y a otras preguntas

relacionadas, comience a escribir su plan.

Habilidad 2:Comprar

Todos los propietarios de pequeas empresas hacen compras. Dado que la ganancia es la diferencia entre lo que usted gasta y lo que sus clientes

le pagan, le conviene ahorrar dinero siempre que sea posible. El comprar con

inteligencia ayudar a su empresa a ser ms rentable. Para comprar mejor, divida sus gastos en categoras de esa manera, ver cmo

est gastando su dinero, lo cual le ayudar a tomar mejores decisiones de negocios. Si el dinero es escaso, podr detectar rpidamente la categora en la que puede

reducir gastos. Si tiene dinero de sobra, ver en qu gastarlo para hacer crecer suempresa. Esto se llama reinvertir.

La habilidad para comprar tambin quiere decir que usted obtendr la calidadquenecesita en las cosas que compra, y evitar desperdiciar su dinero.

Por ltimo, el ser buen comprador significa que tendr los bienes y serviciosnecesarios en el momentoen que los necesite. El momento oportuno es importanteen los negocios.

Habilidad 3:Produccin

Producir significa proveer productos y servicios para que otros los compren. Losfabricantes llaman a esto el proceso de produccin. Las empresas de serviciospueden llamarle el proceso de provisin de servicios.

Mejorar su proceso de produccin puede mejorar su rentabilidad. Si puede ahorrardinero entregando su producto ms rpidamente o de forma menos costosa, puedeaumentar la cantidad de dinero que gana. Si puede suministrar productos oservicios de mejor calidad, probablemente venda ms.


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Seis habilidades bsicas (copia para el instructor), continaSeis habilidades bsicas para los negocios

Habilidad 4:Vender

Para vender, tiene que entender a sus clientes: qu es lo que quieren, cmo y

cundo lo quieren, y qu precio estn dispuestos a pagar. Los clientes deben tener una necesidad de lo que usted ofrece. Deben saber que su

negocio existe y estar interesados en comprarle a usted. Deben creer que suproducto o servicio va a satisfacer su necesidad. Por ltimo, deben sentirsecmodos de que el precio que est pidiendo es razonable y asequible para ellos.

Considere tambin sus polticas de pago. Dependiendo de lo que est vendiendo,tiene que decidir no solamente cunto va a cobrar, sino el plazoque usted requierepara el pago. Por ejemplo, algunas empresas cobran el 50% cuando se hace elpedido y el 50% al entregar el producto o servicio.

Usted tambin tiene que decidir si va a otorgar crdito a los clientes, en qucantidad y durante qu perodo de tiempo.

Habilidad 5:Seguimiento

El seguimiento se refiere a la habilidad para llevar buenos registros o libros de suempresa.

A menos que usted haga un seguimiento del dinero en su empresa, y de lo quecompra, produce y vente, podra perder dinero.

El llevar registros tambines importante para llenar correctamente sus formulariosde impuestos.

Lleve registros financieros correctamente y al da. Lleve un registro de susdepsitos, retiros y saldos actuales; cunto debe y cunto le deben sus clientes. Deesa manera siempre sabr cunto dinero tendr disponible.

Mantenga separados sus registros personales y de negocios, para poder verclaramente cmo est funcionando su negocio.

Tambin lleve cuenta de sus esfuerzos de ventas, sus clientes y su proceso desuministro de productos o servicios.

Al llevar cuenta de la informacin til, puede tomar decisiones ms inteligentes

para mejorar la eficiencia, las ventas y la rentabilidad de su negocio.

Habilidad 6:Gestin

Gestionar quiere decir tener una visin de lo que quiere que su empresa llegue aser, y adaptarse constantemente a los cambios para guiar a la empresa hacia esosobjetivos.

Si tiene empleados, gestionar significa tambinser el lder de un equipo que esesencial para su xito.

La mayora de los propietarios de empresas con experiencia consideran que susempleados son el recurso ms valioso de su compaa. Ellos representan a suempresa ante los clientes, los proveedores y el pblico. Ellos tienen que creer en suempresa y comprometerse a hacer un buen trabajo a fin de que la empresa tengaxito.

Para la mayora de las empresas, los empleados son tambin el mayor gasto, por loque no pueden permitirse tener gente que no sea productiva. (Recuerde que el

costo total de los empleados no solamente incluye sus salarios sino tambin losbeneficios, los impuestos sobre la nmina y el tiempo y gasto necesario para laadministracin.)

Puede aprender a ser un mejor administrador trabajando para, o escuchando lasopiniones de gerentes experimentados que han aprendido a base de sus propioserrores y xitos.


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Seis habilidades bsicasCualquiera seael tipo de negocio que tenga, hay seis habilidades bsicas que probablemente use todos los das.El xito de su pequea empresa puede depender mucho de lo bien que usted aplique estas seis habilidades.

Seis habilidades bsicas para los negocios

Habilidad 1:Planificacin

El planificar de antemano le ayuda a usar sus recursos limitados tiempo, dinero ymateriales de modo de sacar el mximo provecho.

Cmo va a lograr sus objetivos? Sea realista y especfico: quin va a hacer qu, ypara cundo?

Piense de antemano en su presupuesto de negocios. Cunto dinero necesita,cundo lo necesita, cmo lo va a usar?

Considere qu espera obtener a cambio del dinero que gasta. Esto se llamarendimiento o retorno sobre la inversin, o RSI por sus siglas en ingls.

Hgase algunas preguntas bsicas:o Qu productos o servicios voy a proveer?

o Quines sern mis clientes?o Cmo van mis productos y servicios a satisfacer las necesidades de mis

clientes? A medida que recoge las respuestas a estas preguntas y a otras preguntas

relacionadas, comience a escribir su plan.

Habilidad 2:Comprar

Todos los propietarios de pequeas empresas hacen compras. Dado que la ganancia es la diferencia entre lo que usted gasta y lo que sus clientes

le pagan, le conviene ahorrar dinero siempre que sea posible. El comprar coninteligencia ayudar a su empresa a ser ms rentable.

Para comprar mejor, divida sus gastos en categoras de esa manera, ver cmoest gastando su dinero, lo cual le ayudar a tomar mejores decisiones de negocios.

Si el dinero es escaso, podr detectar rpidamente la categora en la que puedereducir gastos. Si tiene dinero de sobra, ver en qu gastarlo para hacer crecer suempresa. Esto se llama reinvertir.

La habilidad para comprar tambin quiere decir que usted obtendr la calidadquenecesita en las cosas que compra, y evitar desperdiciar su dinero.

Por ltimo, el ser buen comprador significa que tendr los bienes y serviciosnecesarios en el momento en que los necesite. El momento oportuno es importanteen los negocios.

Habilidad 3:Produccin Producir significa proveer productos y servicios para que otros los compren. Los

fabricantes llaman a esto el proceso de produccin. Las empresas de serviciospueden llamarle el proceso de provisin de servicios.

Mejorar su proceso de produccin puede mejorar su rentabilidad. Si puede ahorrardinero entregando su producto ms rpidamente o de forma menos costosa, puedeaumentar la cantidad de dinero que gana. Si puede suministrar productos o

servicios de mejor calidad, probablemente venda ms.


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Seis habilidades bsicas, continuacinSeis habilidades bsicas para los negocios

Habilidad 4:Vender

Para vender, tiene que entender a sus clientes: qu es lo que quieren, cmo ycundo lo quieren, y qu precio estn dispuestos a pagar. Los clientes deben tener una necesidad de lo que usted ofrece. Deben saber que su

negocio existe y estar interesados en comprarle a usted. Deben creer que suproducto o servicio va a satisfacer su necesidad. Por ltimo, deben sentirsecmodos de que el precio que est pidiendo es razonable y asequible para ellos.

Considere tambin sus polticas de pago. Dependiendo de lo que est vendiendo,tiene que decidir no solamente cunto va a cobrar, sino el plazoque usted requierepara el pago. Por ejemplo, algunas empresas cobran el 50% cuando se hace elpedido y el 50% al entregar el producto o servicio.

Usted tambin tiene que decidir si va a otorgar crdito a los clientes, en qucantidad y durante qu perodo de tiempo.

Habilidad 5:Seguimiento

El seguimiento se refiere a la habilidad para llevar buenos registros o libros de su

empresa. A menos que usted haga un seguimiento del dinero en su empresa, y de lo que

compra, produce y vente, podra perder dinero. El llevar registros tambines importante para llenar correctamente sus formularios

de impuestos. Lleve registros financieros correctamente y al da. Lleve un registro de sus

depsitos, retiros y saldos actuales; cunto debe y cunto le deben sus clientes. Deesa manera siempre sabr cunto dinero tendr disponible.

Mantenga separados sus registros personales y de negocios, para poder verclaramente cmo est funcionando su negocio.

Tambin lleve cuenta de sus esfuerzos de ventas, sus clientes y su proceso desuministro de productos o servicios.

Al llevar cuenta de la informacin til, puede tomar decisiones ms inteligentespara mejorar la eficiencia, las ventas y la rentabilidad de su negocio.

Habilidad 6:Gestin

Gestionar quiere decir tener una visin de lo que quiere que su empresa llegue aser, y adaptarse constantemente a los cambios para guiar a la empresa hacia esosobjetivos.

Si tiene empleados, gestionar significa tambinser el lder de un equipo que esesencial para su xito.

La mayora de los propietarios de empresas con experiencia consideran que susempleados son el recurso ms valioso de su compaa. Ellos representan a suempresa ante los clientes, los proveedores y el pblico. Ellos tienen que creer en suempresa y comprometerse a hacer un buen trabajo a fin de que la empresa tengaxito.

Para la mayora de las empresas, los empleados son tambin el mayor gasto, por loque no pueden permitirse tener gente que no sea productiva. (Recuerde que elcosto total de los empleados no solamente incluye sus salarios sino tambin losbeneficios, los impuestos sobre la nmina y el tiempo y gasto necesario para laadministracin.)

Puede aprender a ser un mejor administrador trabajando para, o escuchando lasopiniones de gerentes experimentados que han aprendido a base de sus propioserrores y xitos.


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Actividad: Vocabulario vital (copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Indique a los participantes escribir la palabra o frase

correcta al lado de su definicin.

Instrucciones: Indique a los participantes escribir la palabra o frase correcta de negocios al lado de su definicin.

Banco de PalabrasActivoCosto de mercancas vendidasCostos fijosInventarioPasivoGastos fijosCostos variables

Contabilidad o tenedura de librosPunto de equilibrioFlujo de efectivoMarketingCuentas a pagarGananciaCuentas a cobrar

Trmino/Frase DefinicinActivo La fotocopiadora que usted compr aumenta el valor de su negocio.

Pasivo El dinero que usted debe.

Inventario Los productos o mercancas que usted ofrece a la venta a sus clientes.Costo de mercancasvendidas

El gasto que hace un fabricante en los materiales que usa para hacer losproductos.

Costos fijosGastos que son cantidades iguales todos los meses, como el alquiler de unlocal o de equipos.

Costos variablesGastos que pueden cambiar mes a mes, como el consumo de electricidad olos impuestos.

Gastos operativos La cantidad de costos mensuales fijos y variables requeridos para que laempresa est en actividad.

Marketing Todo lo que una empresa hace para obtener y mantener a sus clientes.

Punto de equilibrioLa mnima cantidad de dinero que una empresa deber ingresar para pagartodos los gastos.

Ganancia Cuando su empresa tiene una ganancia positiva tras pagar todos los gastos.

Contabilidad o tenedura delibros

Llevar cuenta del dinero en su empresa se llama llevar los libros.

Cuentas a pagar Todas las cuentas y gastos mensuales.

Cuentas a cobrar El dinero que sus clientes le deben.

Flujo de efectivo El dinero que entra y sale constantemente de una empresa.

Para tener xito en los negocios:1. Mantenga sus gastos fijos lo ms bajos posible.2. Conozca a sus clientes y considrelos como primera prioridad.3. Lleve buenos registros para tomar decisiones ms inteligentes; no puede administrar lo que no

mide.


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Actividad: Vocabulario esencialInstrucciones: Escribir la palabra o frase correcta de negocios al lado de su definicin.

Banco de PalabrasActivoCosto de mercancas vendidasCostos fijosInventarioPasivoGastos operativosCostos variables

Contabilidad o tenedura de librosPunto de equilibrioFlujo de efectivoMarketingCuentas a pagarGananciaCuentas a cobrar

Trmino/Frase DefinicinLa fotocopiadora que usted compr aumenta el valor de su negocio.

El dinero que usted debe.

Los productos o mercancas que usted ofrece a la venta a sus clientes.

El gasto que hace un fabricante en los materiales que usa para hacer losproductos.Gastos que son cantidades iguales todos los meses, como el alquiler deun local o de equipos.Gastos que pueden cambiar mes a mes, como el consumo de electricidado los impuestos.

La cantidad de costos mensuales fijos y variables requeridos para que laempresa est en actividad.

Todo lo que una empresa hace para obtener y mantener a sus clientes.

La mnima cantidad de dinero que una empresa deber ingresar parapagar todos los gastos.Cuando su empresa tiene una ganancia positiva tras pagar todos losgastos.

Llevar cuenta del dinero en su empresa se llama llevar los libros.

Todas las cuentas y gastos mensuales.

El dinero que sus clientes le deben.

El dinero que entra y sale constantemente de una empresa.

Para tener xito en los negocios:1. Mantenga sus gastos fijos lo ms bajos posible.2. Conozca a sus clientes y considrelos como primera prioridad.3. Lleve buenos registros para tomar decisiones ms inteligentes; no puede

administrar lo que no mide.


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Tres tipos de crdito para la pequea empresa (copia para el instructor)Nota para el instructorRepase estos puntos con sus participantes y despus discuta los tres tipos de crdito para la pequea empresa.

Si su negocio tiene un buen flujo de efectivo, tal vez no necesite pedir prestado. Pero el tener crdito denegocios puede ser una herramienta muy til para administrar su empresa con xito.

El procesode pedir prestado para su empresa es similar a pedir un prstamo personal. Sin embargo, lasrazonespueden ser diferentes.

Si usted es un propietario inteligente, cuando pide prestado dinero para su empresa, ser para mejoraro ampliar su negocio y su rentabilidad. Un ejemplo de esto sera obtener un prstamo para comprarequipos que aumenten su capacidad de produccin o reduzcan sus costos de produccin con el correrdel tiempo.

Tenga en cuenta que es una buena prctica de negocios buscar crdito antesde necesitarlo! Estopuede ayudarle a planificar para el futuro y estar preparado para aprovechar las ventajas de nuevasoportunidades a medida que las encuentras.


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Actividad: Tres tipos de crdito para la pequea empresa (copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Divida a la clase en grupos. Indique a cada grupo

escribir una definicin o ejemplo para cada uno de los tres tipos de crdito para pequeas empresas.

Instrucciones:Los participantes indican una definicin y un ejemplo para cada tipo de crdito para la pequea empresa.

Crdito garantizado Crdito sin garanta Crdito de la SBAEl crdito garantizado significaque el prestamista sabe queusted tiene los bienes, o garantacolateral, disponibles para

pagarles.

Por ejemplo, para calificar pararecibir un prstamo garantizadode $1,000, usted tendr que darpruebas al banco de que tiene$1,000, sea en efectivo o en otraforma aceptable, por ejemplo,equipos o inversiones.

Un prstamo que no estrespaldado por una garantacolateral (por ejemplo, efectivo o

bienes) del prestatario.

Prstamos o lneas de crdito de laU.S. Small Business Administration(SBA).

Para calificar para la mayora de loscrditos de la SBA, su empresa debetener un buen historial de crdito ymostrar la capacidad de pagar.

Para la mayora de los programas deprstamos de la SBA, usted solicitael prstamo a una institucinfinanciera, pero la SBA le ayuda austed, como propietario, algarantizar el pago al prestamista decierto porcentaje del prstamo si

usted no pudiera hacerlo.

Su empresa tal vez pueda pedirprestada una cantidad mayor orecibir una mejor tasa de intersque si no tuviera la garanta de laSBA.

Los prestamistas hacen una inversin en usted y en su empresa. Puede ser til trabajar con unprestamista que est familiarizado con su tipo de negocio.


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Actividad: Tres tipos de crdito para la pequea empresaInstrucciones:Indique una definicin y un ejemplo para cada tipo de crdito para la pequea empresa.

Crdito garanta Crdito sin garanta Crdito de la SBA

Los prestamistas hacen una inversin en usted y en su empresa. Puede ser til trabajar con un prestamistaque est familiarizado con su tipo de negocio.


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Nota para el instructorEn este momento de la clase, considere usar el artculo recomendado de la biblioteca que figura abajo, comorecurso de discusin o para entregar a sus participantes. Puede encontrar este y otros artculos de la biblioteca al

final de este tema.

Artculos recomendados: Cmo solicitar un crdito de negocios y Cmo la SBA puede ayudarRecuerde que el programa El futuro en tus manos en Internet tiene docenas de artculos de bibliotecaadicionales que puede usar y distribuir, tanto para este como para otros temas. Visitewww.elfuturoentusmanos.org para ver todos los artculos disponibles.


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RESUMEN DE LA LECCINNota para el instructorResuma esta leccin, repasando estos puntos claves con sus participantes.

Puntos clave de la leccin Las habilidades y conocimientos que necesita: Hay miles de pequeas empresas, algunas hacen productos, algunas venden servicios, algunas son

minoristas, y algunas venden a los consumidores. Pero cualquiera sea el tipo de negocio que tenga, hay seis habilidades bsicas que usar todos los das. El tener crdito para la empresa puede ser una herramienta muy til para administrar su empresa con

xito. La U.S. Small Business Administration (SBA) es una fuente de prstamos y lneas de crdito para

empresas.


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LECCIN 2: CLAVES DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERAEn esta leccin, los participantes aprendern acerca de los productos y servicios bancarios destinados a las

pequeas empresas. Vern recomendaciones valiosas para administrar su dinero en efectivo y crdito, crear unpresupuesto de negocios, y mucho ms.

Objetivos de aprendizajeTras completar esta leccin, los participantes estarn en condiciones de:

Describir los productos y servicios bancarios diseados para las pequeas empresas. Describir recomendaciones valiosas para administrar su dinero en efectivo y crdito, crear un

presupuesto de negocios, maximizar el flujo de efectivo, controlar gastos y compensarse a s mismo demanera inteligente.


Cmo se pagan a s mismos los propietarios de pequeas empresas? Describa cmo la gestin de un presupuesto de negocios es distinto de un plan de gastos personal. Indique algunas maneras de maximizar el flujo de efectivo (el dinero que entra y sale de una empresa) o

de controlar los gastos de una pequea empresa.

Los elementos bsicos Si es propietario de una pequea empresa, es extremadamente importante administrar el dinerode su

negocio. Para tener una empresa rentable que pueda pagarle por su tiempo y esfuerzo, usted tiene que ser un

buen administrador del dinero. Necesita tres herramientas bsicas para administrar el dinero: una relacin bancaria de negocios, un

sistema de contabilidad e informes mensuales de administracin.


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Actividad - Herramientas bsicas de negocios Parte I (Copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Divida a la clase en grupos pequeos. Indqueles

aportar ideas sobre los beneficios de cada una de las herramientas de negocios que aparecen en la columna

izquierda. Despus use los puntos clave siguientes para encuadrar la discusin.

Instrucciones:Los participantes deben indicar varios beneficios de usar cada herramienta de negocios. Recurdeles indicar losbeneficios relacionados con el uso de negocios, no con el uso personal.

Operacionesbancarias porInternet

Las operaciones bancarias por Internet son una de las herramientas ms tiles deadministracin financiera que un propietario o gerente de pequea empresa puedetener.

Administrar su dinero por Internet puede ser un gran ahorro de tiempo. Las operaciones bancarias por Internet son seguros y convenientes: puede monitorear

la actividad de su cuenta en cualquier momento, revisar sus transacciones y saldos,transferir fondos entre cuentas bancarias y pagar cuentas.

Cuentas decheques

Las cuentas de cheques de negocios son similares a las personales. Puede ser fcil acceder a su dinero y transferir dinero entre cuentas. Es importante tener una cuenta de negocios diferente de la cuenta personal para poder

ver cmo est funcionando su negocio y cunto dinero en efectivo tiene. Tambin serms rpido y ms fcil rellenar sus formularios de impuestos.

Muchos bancos ofrecen cuentas que le permiten emitir cheques y usar las operacionesbancarias por Internet y los cajeros automticos (ATM).

Algunos bancos ofrecen tarjetas ATM especiales que permiten al propietario de laempresa controlar cmo pueden usar la tarjeta ATM los empleados. Por ejemplo, uncontable podra hacer depsitos pero no tener pleno acceso al dinero de la empresa.

Pregunte en su banco local acerca de las diferentes cuentas de cheques de negociosque ofrecen.

Cuentas deahorros

Muchas empresas pequeas tienen una cuenta de ahorros de negocios que est

separada de la cuenta de ahorros personal. Con los ahorros, usted podr afrontar necesidades de emergencia en el negocio,

planificar por adelantado para hacer grandes compras en el futuro, y podr pagar susimpuestos del negocio cuando llegue el momento de hacerlo.

En la mayora de los bancos, su cuenta de ahorros de negocios puede usarse comoproteccin contra sobregiros para su cuenta de cheques de negocios. Esto puedeahorrarle dinero en cargos por cheques devueltos por falta de fondos, y ayudarle amantener sus buenas calificaciones de crdito.

Cuando usted pone su dinero en una cuenta de ahorros de negocios, el banco lorecompensa con regularidad, sumando intereses que hacen que sus ahorrosaumenten.

Servicios denmina salarial

El pagar a sus empleados, y llevar registros de lo que les paga, puede ser algo

complicado y que lleva mucho tiempo. Las leyes sobre impuestos de la nminacambian con frecuencia. Como empleador, pueden cobrarle penalidades si no se mantiene al da con las nuevas

leyes. Un servicio de nmina salarial puede hacer que el proceso entero de pagar a sus

empleados y de llevar cuenta de lo que les paga, sea ms rpido y conveniente. El proveedor del servicio de nmina tambin asume la responsabilidad de cumplir con

las leyes actuales sobre la nmina, y de pagar las penalidades si son ellos quienescometen un error.

Muchos bancos ofrecen servicios de nmina salarial. Pregunte a su banco los detallessobre lo que ofrecen y cunto cobran.


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Actividad - Herramientas bsicas de negocios Parte IInstrucciones:Indique varios beneficios de usar cada herramienta de negocios. Recuerde que los beneficios relacionados con

el uso de negocios, no con el uso personal.

Herramientade negocios Beneficio

Operacionesbancarias porInternet

Cuentas decheques

Cuentas deahorros

Servicios denminasalarial


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Actividad - Herramientas bsicas de negocios Parte II (Copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Divida a la clase en grupos pequeos. Indqueles

aportar ideas sobre los beneficios de cada una de las herramientas de negocios que aparecen en la columna

izquierda. Despus, cuando hayan terminado use los puntos clave que aparecen en la tabla para encuadrar ladiscusin.Instrucciones:Los participantes deben indicar varios beneficios de usar cada herramienta de negocios. Recurdeles indicar losbeneficios relacionados con el uso de negocios, no con el uso personal.

Prstamos ylneas decrdito

Los prstamos se suelen usar para hacer compras grandes no habituales. El proceso de pedir prestado para su empresa es similar a pedir un prstamo personal. Cuando pide prestado dinero para su empresa, debe ser para mejorar o ampliar su

negocio y su rentabilidad. Una lnea de crdito le da a una empresa una manera flexible de pedir dinero

prestado en cualquier momento y de administrar el flujo de efectivo. El banco secompromete a prestarle hasta cierta cantidad de forma continuada. Usted puede usarlo que necesite (hasta su lmite) y a pagar por lo menos el mnimo todos los meses.Slo paga intereses por la cantidad que pide prestada.

Garantapersonal

Cuando usted desea pedir dinero prestado, el prestamista estudia el desempeofinanciero y el historial de crdito de su empresa para decidir cunto y qu tipo decrdito le van a dar. Tambin examinarn su situacin financiera personal.

Una garanta personal significa que una persona individual, llamada el garante, firmaun acuerdo legal prometiendo pagar el prstamo si la empresa no puede hacerlo.

Si tiene planeado pedir prestado dinero para su empresa, asegrese de entenderclaramente qu es lo que su empresa, y usted personalmente, est aceptando.Obtenga asesoramiento legal antes de firmar un acuerdo de prstamo.

Tarjetas decrdito

Las tarjetas de crdito de negocios pueden ser muy convenientes, particularmentepara hacer compras pequeas y cuando se viaja por negocios.

El tener una tarjeta de crdito de negocios separada de su tarjeta personal facilita laidentificacin de los gastos de negocios.

Muchos programas de tarjetas de crdito ofrecen estados de cuenta mensuales otrimestrales que muestran cunto se gast en diferentes categoras de gastos. Estopuede ahorrarle tiempo de contabilidad.

La mayora de los programas de tarjetas de crdito de negocios le ofrecen mltiplestarjetas, por lo que puede entregar dichas tarjetas a los empleados.

Para mantener el control de los gastos de sus empleados, puede asignar un lmite degastos a sus tarjetas o slo permitirles hacer ciertos tipos de compras con ella.

Las tarjetas de crdito garantizadas por depsito son ideales para las empresasnuevas o para las que necesitan reconstruir su crdito de negocios. Para calificar,normalmente se requiere abrir una cuenta con un saldo igual al lmite de crdito de la

tarjeta.

Procesamientode tarjetas decomerciante

Es importante que la forma de hacer negocios sea conveniente para sus clientes. Losproveedores de tarjetas de crdito, incluidos muchos bancos, ofrecen elprocesamiento de tarjetas de comerciantes. Estos servicios le permiten a ustedaceptar pagos con tarjeta de crdito y de dbito de sus clientes, incluyendo los pagosen Internet.

Las investigaciones indican que los consumidores tienden a comprar cosas ms carasy a gastar ms en general cuando usan una tarjeta de crdito. Aceptar tarjetas decrdito/dbito podra ayudar a su negocio.

Pregunte en su banco local si ofrecen servicios de procesamiento de tarjetas decomerciante, y cunto cobran.


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Actividad - Herramientas bsicas de negocios Parte IIInstrucciones:Indique varios beneficios de usar cada herramienta de negocios. Recuerde que los beneficios relacionados conel uso de negocios, no con el uso personal.

Herramienta denegocios Beneficios

Prstamos ylneas de crdito

Garanta personal

Tarjetas decrdito

Procesamiento detarjetas decomerciante


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Actividad con escenario: Control del dinero en efectivo y del crdito (copia para elinstructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Pida a los participantes elegir la mejor opcin posible, ydespus, para cada opcin, indqueles escribir algunas oraciones sobre las razones por las que la opcin fue correcta

o incorrecta en la situacin dada. Una vez que los participantes hayan terminado, lidere una discusin en grupo

sobre las opciones elegidas, usando las consecuencias y la retroalimentacin que aparecen abajo.

Instrucciones: Los participantes deben leer la historia de Alison y elegir la mejor opcin. Despus, para cada opcin, indquelesescribir algunas oraciones sobre las razones por las que la opcin fue correcta o incorrecta en la situacin deAlison.

La historia de AlisonAlison acaba de iniciar una empresa de pintura de casas y necesita establecer y mantener un sistema de

contabilidad. Podra hacerlo ella misma, pero no tiene experiencia. Podra contratar a un tenedor de libros ocontable, pero eso le costara ms. Su ayudante, Fred, sabe de computadoras y tiene experiencia en lacontabilidad, y se ha ofrecido a hacer el trabajo, pero a Alison le preocupa la seguridad de sus cuentas y sudinero. Qu debera hacer Alison?

1. Aprender a llevar la contabilidad ella misma.Consecuencias:

Tras considerar diferentes maneras de llevar mejor los libros, Alison habl con el propietario de otra

pequea empresa y con su funcionario bancario para pedirles consejo. Le sugirieron contratar a un tenedor

de libros para que le enseara. Se estableci un sistema que era fcil de usar para ella, y el contable le

ense a usarlo. Fue difcil encontrar el tiempo para esto, pero ahora ella se alegra de haberlo hecho.

Retroalimentacin

Este consejo result muy bien, a pesar de lo ocupada que se encuentra Alison. Ella fue inteligente en

asegurarse de que su sistema de contabilidad le resultara fcil de entender y mantener.

2. Confiar en Fred para manejar las finanzas, a fin de poder concentrarse totalmente enlos trabajos de pintura.Consecuencias:

No es una buena opcin. Fred estableci un sistema complicado que Alison no entenda. Seis meses

despus, cuando l se mud, ella tuvo que pasar horas para arreglarlo, ya que era muy desorganizado. Por

lo menos fue honesto. Ahora ella se da cuenta de que otro contable podra haberle robado dinero debido a

que ella no estaba prestando atencin.

Retroalimentacin

La situacin podra terminar mal. Ella debera haber prestado mucha atencin y limitar el acceso de Fred asus cuentas y a su dinero. Muchos propietarios de empresas han perdido dinero debido a que sus

empleados eran desorganizados o deshonestos.


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Actividad con escenario: Control del dinero en efectivo y del crdito (copia para elinstructor) (continuacin)

3. Participar en el establecimiento del sistema; dejar que Fred lo mantenga, perolimitar su acceso a los fondos.Consecuencias:

Esta es una buena opcin. Ella se asegur de que su sistema de contabilidad fuera lo suficientemente fcil

para entenderlo y mantenerlo ella misma. Tambin se asegur de ser la nica persona autorizada a firmar

cheques o a usar la tarjeta de crdito de la compaa. Fred hace bien el trabajo en la computadora y eso le

permite a ella concentrarse en otros aspectos del negocio, sin tener que preocuparse de perder dinero o el

buen crdito.

Retroalimentacin:

Esta es la mejor opcin. Si bien Alison decidi usar a Fred como encargado de los libros, actu con

inteligencia al restringir el acceso de Fred a sus cuentas, su dinero y su crdito. Tambin se asegur de que

su sistema de contabilidad fuera fcil de usar para ella, la propietaria de la empresa.


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Actividad con escenario: Control del dinero en efectivo y del crditoInstrucciones: Lea la historia de Alison. En base a su situacin, deben elegir la mejor opcin posible para ella. Despus, paracada opcin, escriba algunas oraciones sobre las razones por las que la opcin fue correcta o incorrecta en lasituacin de Alison.

La historia de AlisonAlison acaba de iniciar una empresa de pintura de casas y necesita establecer y mantener un sistema decontabilidad. Podra hacerlo ella misma, pero no tiene experiencia. Podra contratar a un tenedor de libros ocontable, pero eso le costara ms. Su ayudante, Fred, sabe de computadoras y tiene experiencia en lacontabilidad, y se ha ofrecido a hacer el trabajo, pero a Alison le preocupa la seguridad de sus cuentas y sudinero. Qu debera hacer Alison?

1. Aprender a llevar la contabilidad ella misma.Debera Alison elegir esta opcin? Por qu, o por qu no?

2. Confiar en Fred para manejar las finanzas, a fin de poder concentrarse totalmente en lostrabajos de pintura.Debera Alison elegir esta opcin? Por qu, o por qu no?

3. Participar en el establecimiento del sistema; dejar que Fred lo mantenga, pero limitar suacceso a los fondos.Debera Alison elegir esta opcin? Por qu, o por qu no?


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Actividad: Crear un presupuesto de negocios1. Estudie sus ingresos y sus gastos.

Estudie sus registros del pasado, como los estados de cuenta y las declaraciones de impuestos. Despushaga una lista de sus gastos estimados para 3 a 6 meses, o para todo el ao si su negocio es estacional.

2. Divida los gastos en categoras, por ejemplo, deudas, empleados y gastos fijos.Busque patrones de gastos en cada categora. Adems, no se olvide de ahorrar dinero para emergenciascuando hay bajones econmicos.

3. Proyecte los ingresos y gastos para un perodo futuro, basndose e las cifras y tendencias del pasado y loscambios que se prevn para el futuro.

Revise con regularidad sus proyecciones y ajstelas si cambian las condiciones.

4. Sea disciplinado: cumpla con su plan.Comparta su presupuesto con consejeros y con su asesor contable para obtener su apoyo. Sea conscientede que compartir proyecciones de ventas o salarios con su personal crear expectativas.

Al estudiar sus finanzas y objetivos para el ao y despus crear y seguir unpresupuesto anual, usted podr tomar decisiones mejor informadas para lograr susobjetivos de negocios.


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Actividad: El dinero que necesita (copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Indique a los participantes hacer corresponder lasrecomendaciones con la descripcin o situacin general indicada en la columna de la derecha.

Siga estas recomendaciones para maximizar su flujo de efectivo.

Instrucciones:Los participantes deben leer cada descripcin en la columna derecha y despus determinar cul recomendacinse corresponde con cada descripcin.

Banco de Palabras:Mejorar el seguimiento del flujo de dineroFacturar y cobrar con prontitud

Rebajar los precios selectivamente

Reducir sus gastos fijosTrabajar con proveedores fiables

Recomendaciones para maximizar el flujo de efectivoReducir sus gastos fijos

Busque distintas maneras de reducir sus gastos fijos. Compare ofertas para obtener mejores precios en sus compras.

Recorte los gastos no esenciales.

Trabajar con proveedoresfiables Trabaje con proveedores fiables que suministren mercancas de calidad

con puntualidad.

Si un envo llega tarde o es de mala calidad, usted pierde oportunidadesde vender su inventario y de ingresar dinero en efectivo.

Rebajar los preciosselectivamente

Cuando sea necesario, rebaje los precios si algo no se vende.

Podr recuperar el dinero en efectivo y ponerlo en productos que se

vendan ms rpido.

Mejorar el seguimiento delflujo de dinero

Cree un cuadro de flujo de efectivo mensual que indique cundo puedeentrar o salir dinero. Esto le ayudar a anticipar una posible escasez dedinero.

Simplifique su proceso de cobranza de cuentas para recibir pagos lo msrpidamente posible. De esa manera, tendr su propio dinero enefectivo para trabajar, en lugar de pagar intereses sobre el dineroprestado.

Revise cuidadosamente su contabilidad para evitar fraudes y pagar enexceso.

Facturar y cobrar conprontitud

Facture y cobre con prontitud a sus clientes. Considere tener un ciclo depagos de 14 das en lugar de uno de 30 das.

Asegrese de que las facturas le permitan cobrar intereses por los pagosatrasados.

Tenga cuidado de llevar un registro de las cuentas para asegurarse elpago con prontitud.

Cuando concede crdito, usted pierde el acceso al dinero en efectivo ylos intereses que podra generar ese dinero si usted lo invirtiera.

Siga de cerca las cuentas atrasadas en el pago. Cuanto ms atrasadoest el pago de una factura, menos probable es que pueda cobrarla.


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Actividad: El dinero que necesitaSiga estas recomendaciones para maximizar su flujo de efectivo.

Instrucciones:Lea cada escenario en la columna derecha. Determine qu recomendacin se corresponde con cadadescripcin.

Banco de Palabras:Mejorar el seguimiento del flujo de dineroFacturar y cobrar con prontitudRebajar los precios selectivamente

Reducir sus gastos fijosTrabajar con proveedores fiables

Recomendaciones para maximizar el flujo de efectivo

Compare ofertas para obtener mejores precios en sus compras. Recorte los gastos no esenciales.

Trabaje con proveedores que suministren mercancas de calidad conpuntualidad.

Si un envo llega tarde o es de mala calidad, usted pierde oportunidadesde vender su inventario y de ingresar dinero en efectivo.

Cuando sea necesario, rebaje los precios si algo no se vende.

Podr recuperar el dinero en efectivo y ponerlo en productos que sevendan ms rpido.

Simplifique su proceso de cobranza de cuentas para recibir pagos lo msrpidamente posible. De esa manera, tendr su propio dinero en efectivo

para trabajar, en lugar de pagar intereses sobre el dinero prestado. Cree un cuadro de flujo de efectivo mensual que indique cundo puede

entrar o salir dinero. Esto le ayudar a anticipar una posible escasez dedinero.

Revise cuidadosamente su contabilidad para evitar fraudes y pagar enexceso. Asegrese de poder cobrar intereses por los pagos tardos. Obtenga los pagos rpidamente de sus clientes. Considere tener un ciclo

de pagos de 14 das en lugar de uno de 30 das. Tenga cuidado de llevar un registro de las cuentas para asegurarse elpago con prontitud. Cuando concede crdito, usted pierde el acceso al dinero en efectivo y los

intereses que podra generar ese dinero si usted lo invirtiera. Siga de cerca las cuentas atrasadas en el pago. Cuanto ms atrasado est

el pago de una factura, menos probable es que pueda cobrarla.


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final de este tema.

Artculo recomendado: Maximizar el flujo de efectivoRecuerde que el programa El futuro en tus manos en Internet tiene docenas de artculos de bibliotecaadicionales que puede usar y distribuir, tanto para este como para otros temas. Visitewww.elfuturoentusmanos.org para ver todos los artculos disponibles.


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Administre sus gastosNota para el instructorDirija una discusin sobre cmo crear un mtodo organizado para administrar los gastos.

Cul le parece que es un mtodo organizado para administrar los gastos?

1. Categorice sus gastoscomo a corto plazo (pueden cambiar dentro de un plazo de 6 meses), alargo plazo (pueden durar hasta un ao), o fijos (rara vez cambian). Despus ordnelos en ordendecreciente de costo dentro de cada grupo.

2. Cree un calendariopara evaluar cada gasto. Revise los gastos a corto plazo ms frecuentementeque los costos a largo plazo, ya que puede cambiarlos con mayor facilidad. Busque msoportunidades de reducir costos.

3. Establezca objetivospara reducir cada gasto en un porcentaje realista. Si tiene empleados, asignea alguien a cada objetivo de recorte de costos, o considere recompensar a los empleados porencontrar maneras de recortar costos.

Si es propietario de una pequea empresa, es particularmente importante controlar los gastos. Si unapequea empresa gasta demasiado, las consecuencias son mucho mayores que para las empresas msgrandes.


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final de este tema.

Artculo recomendado: Administre sus gastos de negociosRecuerde que el programa El futuro en tus manos en Internet tiene docenas de artculos de bibliotecaadicionales que puede usar y distribuir, tanto para este como para otros temas. Visitewww.elfuturoentusmanos.org para ver todos los artculos disponibles.


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Recomendaciones para compensarse a s mismo (copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Empiece la discusin sobre la compensacin

preguntando a los participantes cmo se compensan a s mismos. Pdales que describan cul les parece la mejormanera de compensarse a s mismos. Despus distribuya el material y repase los puntos clave con los

participantes

Como propietario de una pequea empresa, tiene muchas opciones para retirar dinero de su empresa parapagarse a s mismo.

Por separado, y en combinacin, estos diferentes mtodos pueden ofrecerle algunas ventajas importantesen lo que se refiere a ahorros de impuestos y liquidez (tener bienes que se pueden convertir rpidamente enefectivo).

Las opciones de compensacin pueden incluir: La compensacin diferida(cuando una parte de sus ingresos se pagan en una fecha posterior a cuando

se generaron los ingresos) puede postergar sus pagos de impuestos sobre esos ingresos. El traspaso de ingresos(transferir parte de sus ganancias a otros miembros de la familia para reducir sus

impuestos) tambin puede tener beneficios financieros relacionados con su caudal hereditario, lariqueza que dejar a su familia cuando muera.

Explore estas opciones y ventajas con su asesor de impuestos: Salario Gastos pagados Bonificacin (o bonus) Dividendo Beneficios

Ingresos por alquiler Plan de jubilacin Compensacin diferida Seguro de vida Traspaso de ingresos Prstamo

Consulte a su asesor de impuestos y tal vez a un abogado en negocios para determinar las maneras msventajosas y rentables de compensarse a s mismo.


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Recomendaciones para compensarse a s mismo Como propietario de una pequea empresa, tiene muchas opciones para retirar dinero de su empresa para

pagarse a s mismo.

Por separado, y en combinacin, estos diferentes mtodos pueden ofrecerle algunas ventajas importantesen lo que se refiere a ahorros de impuestos y liquidez (tener bienes que se pueden convertir rpidamente enefectivo).

Las opciones de compensacin pueden incluir: La compensacin diferida(cuando una parte de sus ingresos se pagan en una fecha posterior a cuando

se generaron los ingresos) puede postergar sus pagos de impuestos sobre esos ingresos. El traspaso de ingresos (transferir parte de sus ganancias a otros miembros de la familia para reducir sus

impuestos) tambin puede tener beneficios financieros relacionados con su caudal hereditario, lariqueza que dejar a su familia cuando muera.

Explore estas opciones y ventajas con su asesor de impuestos: Salario Gastos pagados Bonificacin (o bonus) Dividendo Beneficios Ingresos por alquiler Plan de jubilacin Compensacin diferida Seguro de vida Traspaso de ingresos Prstamo

Consulte a su asesor de impuestos y tal vez a un abogado en negocios para determinar las maneras msventajosas y rentables de compensarse a s mismo.


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RESUMEN DE LA LECCINNota para el instructorResuma esta leccin, repasando estos puntos claves con sus participantes.

Puntos clave de la leccin Claves para la administracin financiera: Como propietario de una pequea empresa, es extremadamente importante administrar el dinerode

su negocio. Para tener una empresa rentable que pueda pagarle por su tiempo y esfuerzo, usted tiene que ser un

buen administrador del dinero. Necesita tres herramientas bsicas para administrar el dinero: una relacin bancaria de negocios, un

sistema de contabilidad e informes mensuales de administracin.


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LECCIN 3: SU ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIASEn esta leccin los participantes descubren por qu un Estado de Prdidas y Ganancias es una herramienta

esencial para medir su progreso y tomar buenas decisiones de administracin.Objetivos de aprendizajeTras completar esta leccin, los participantes estarn en condiciones de:

Explicar por qu un Estado de Prdidas y Ganancias es una herramienta esencial para medir su progresoy tomar buenas decisiones.

Describir el formato de un estado de prdidas y ganancias, incluidos los trminos comunes.


Qu piensa usted que describe el Estado de prdidas y ganancias? Quin estar interesado en ver su Estado de prdidas y ganancias?

Los elementos bsicos El Estado de prdidas y ganancias es un estado financiero mensual que es clave en cualquier negocio. El Estado de prdidas y ganancias le permite llevar cuenta del funcionamiento de su negocio al indicar

sus resultados financieros, cunto dinero ingres el negocio, cunto gast y cunto dinero gan operdi.


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Qu es un estado de prdidas y ganancias? Prueba (copia para el instructor)Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Indique a los participantes responder leer cada

pregunta y elegir la mejor respuesta. Despus dirija una discusin o responda preguntas.

Instrucciones:Indique a los participantes responder leer cada pregunta y elegir la mejor respuesta.

1. El Estado de prdidas y ganancias se conoce tambin como:a. Estado de ingresosb. Informe de gananciasc. Estado de ingresos y gastosd. Informe operativoe. Todas las anteriores

2. El Estado de prdidas y ganancias mide:

a. El crecimiento de ingresos de un trimestre al siguienteb. La actividad de una empresa en un perodo de tiempoc. La prdida de ganancias de un ao a otrod. Todas las anteriores

3. Como propietario de una empresa, es importante tener presente que:a. Ganancia no es lo mismo que flujo de efectivob. Flujo de efectivo no es lo mismo que asignacin de activosc. Ingreso es lo mismo que gananciad. Todas las anteriores

Puntos clave:El Estado de Prdidas y Ganancias:

Se conoce tambin como estado de ingresos, estado de ganancias, estado de ingresos y gastos, oincluso estado operativo.

Mide la actividad de una empresa durante cierto perodo, normalmente un mes, un trimestre o un ao,y recapitula los ingresos, gastos, ganancias y prdidas.

Como propietario de una empresa, es importante tener en cuenta que en casi todas las circunstancias,una ganancia no es lo mismo que un flujo de dinero en efectivo. Es decir, ganar dinero nonecesariamente quiere decir que usted tiene el dinero en la mano, disponible para gastar.

La frmula bsica para el Estado de prdidas y ganancias: Ingresos Gastos =Ganancia neta


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Actividad: Definicin de trminos usados en el Estado de prdidas y ganancias (copiapara el instructor)

Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Indique a los participantes hacer corresponder el

trmino del Estado de prdidas y ganancias con su definicin correcta.

Instrucciones:Indique a los participantes usar las frases del Banco de Palabras para hacer corresponder cada trmino delEstado de prdidas y ganancias con su descripcin correcta.

Banco de Palabras:Margen de ganancia brutoImpuestos sobre los ingresosIngresos netos (despus de impuestos)

Gastos de operacionesIngresos operativos

Otros ingresos o gastosGastos fijosIngresos antes de impuestos

Ingresos

Plazo DefinicinIngresos El dinero que usted recibe como pago por sus productos oservicios.Gastos operativosGastos que suben o bajan dependiendo de su volumen de ventas.Se conocen tambin como Gastos variables.

Margen de ganancia bruto La cantidad que queda cuando usted resta los gastos deoperaciones de los ingresos. Se conoce tambin como Margen

operativo

Gastos fijos Costos que no varan mucho mes a mes o que suben o bajan enfuncin de las ventas. Posibles ejemplos: alquiler, seguro.

Ingresos operativosDinero recibido tras deducir los gastos de operaciones y los gastosfijos.

Otros ingresos o gastos Dinero relacionado con las finanzas de una empresa, por ejemplo,los intereses devengados sobre los ahorros o pagados sobreprstamos.

Ingresos antes de impuestos Dinero ganado antes de que los gobiernos federal y estatal selleven su parte.

Impuestos sobre los impuestosDinero pagado a los gobiernos federal y estatal.

Ingresos netos (despus deimpuestos) La ganancia en el perodo menos todos los gastos. La cantidadfinal en casi todos los estados de prdidas y ganancias.


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Definicin de trminos usados en el Estado de prdidas y gananciasInstrucciones:Use las frases del Banco de Palabras para hacer corresponder cada trmino del Estado de prdidas y ganancias

con su descripcin correcta.

Banco de Palabras:Margen de ganancia brutoImpuestos sobre los ingresosIngresos netos (despus de impuestos)Gastos de operacionesIngresos operativos

Otros ingresos o gastosGastos fijosIngresos antes de impuestosIngresos

Plazo DefinicinEl dinero que usted recibe como pago por sus productos oservicios.

Gastos que suben o bajan dependiendo de su volumen de ventas.Se conocen tambin como Gastos variables.

La cantidad que queda cuando usted resta los gastos deoperaciones de los ingresos. Se conoce tambin como Margenoperativo

Costos que no varan mucho mes a mes o que suben o bajan enfuncin de las ventas. Posibles ejemplos: alquiler, seguro.

Dinero recibido tras deducir los gastos de operaciones y los gastosfijos.

Dinero relacionado con las finanzas de una empresa, por ejemplo,los intereses devengados sobre los ahorros o pagados sobreprstamos.

Dinero ganado antes de que los gobiernos federal y estatal selleven su parte.

Dinero pagado a los gobiernos federal y estatal.

La ganancia en el perodo menos todos los gastos. La cantidadfinal en casi todos los estados de prdidas y ganancias.


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Ejemplo de Estado de prdidas y ganancias (copia para el instructor) Nota para el instructorFotocopie el material de actividades en la siguiente pgina. Discuta la estructura bsica de un Estado de

prdidas y ganancias.

Este ejemplo muestra a los participantes la estructura bsica de un Estado de prdidas y ganancias.

Tenga en cuenta que una empresa organizada como sociedad mercantil C casi siempre muestragastos por impuestos, mientras que las sociedades mercantiles S, las sociedades (partnership), lasLLC y los propietarios nicos rara vez indican los impuestos en el Estado de prdidas y ganancias.


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El futuro en tus manos Gua para el maestro Adultos Cmo

8 como administrar una pequena empresa

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