INSTRUMENTOS DE LEVANTAMENTO DE INSTRUMENTOS DE LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕESINFORMAÇÕES

PRELIMINARPRELIMINAR

Os profissionais, normalmente os gerentes

responsáveis por estudos organizacionais, têm três

instrumentos que possibilitam o cumprimento de uma

boa análise organizacional:

1° a Entrevista

2° o Questionário e

3° a Observação Pessoal (ou direta).

Atenção: Não se pode usar apenas a “observação

pessoal” como único instrumento de tomada de

informação, qualquer que seja o estudo em

desenvolvimento

A EntrevistaA EntrevistaOferece inúmeras vantagens, e sua aplicação é Oferece inúmeras vantagens, e sua aplicação é incentivada pela maioria dos estudiosos. Tem como incentivada pela maioria dos estudiosos. Tem como objetivo minimizar resistências e, também, envolver os objetivo minimizar resistências e, também, envolver os entrevistados, proporcionando maior grau de entrevistados, proporcionando maior grau de participação e discussão. É certo que as resistências participação e discussão. É certo que as resistências serão minimizadas quando do uso da entrevista, mas serão minimizadas quando do uso da entrevista, mas somente se for bem aplicada. Entrevistar não é somente se for bem aplicada. Entrevistar não é conversar. Muitos pensam que, pelo fato de serem conversar. Muitos pensam que, pelo fato de serem portadores de boa expressão verbal, gestual, não portadores de boa expressão verbal, gestual, não necessitam de informação sistematizada a respeito do necessitam de informação sistematizada a respeito do processo de entrevista, e por vezes se descontrolam e processo de entrevista, e por vezes se descontrolam e colocam todo um trabalho a perder. colocam todo um trabalho a perder.

OBJETIVOS ADCIONAIS DA ENTREVISTA:

1° Obter melhor compreensão do trabalho a cargo de determinado indivíduo, ou mesmo de melhor compreensão de toda a empresa.

2° auscultar a opinião dos membros componentes da unidade ou da empresa em estudo.

VANTAGENS DA ENTREVISTAVANTAGENS DA ENTREVISTA

Permitir que o entrevistado faça críticas e sugestões sobre seu trabalho ou sobre a organização, por se sentir protegido pelo anonimato. Isto é, dependendo do grau de confiança conseguido pelo entrevistador, o entrevistado poderá sentir-se à vontade e, então, discorrer melhor sobre seu papel na organização;

Permitir que o indivíduo que tenha dificuldade em expor seus pontos de vista de forma escrita o faça oralmente. Mesmo os que têm dificuldade em expor idéias oralmente podem ter no entrevistador um facilitador; percebendo que o entrevistado tem alguma inabilidade verbal, deverá o entrevistador agir, no sentido de alcançar meios e modos para que a entrevista aconteça sem maiores atropelos;

VANTAGENS DA ENTREVISTAVANTAGENS DA ENTREVISTA

Possibilita ao entrevistador o conhecimento mais profundo da unidade (seção, setor) ou cargo em análise;

Permite o alcance de informações que estão “guardadas” apenas na memória do entrevistado. Essa é a função do entrevistador: estimular e provocar respostas.

Proporciona um julgamento mais próximo sobre a atitude e capacidade de subchefes e funcionários. O fato de estar frente a frente com a pessoa, na entrevista, dá essa alternativa de análise (não conclusiva) da atitude e capacitação profissional.

Estimula o raciocínio de ambos: entrevistador e entrevistado.

Desvantagens da entrevistaDesvantagens da entrevista

Dificuldade de fazer anotações ao longo Dificuldade de fazer anotações ao longo da entrevista. As anotações carregadas da entrevista. As anotações carregadas de juízo de valor, conflitivas, que de juízo de valor, conflitivas, que posicionam claramente o pensamento posicionam claramente o pensamento do entrevistado, não devem ser escritas do entrevistado, não devem ser escritas na sua frente.na sua frente.

Freqüência de palpites e adivinhações.Freqüência de palpites e adivinhações.

Envolvimentos de natureza emocional.Envolvimentos de natureza emocional.

ENTREVISTAS: Precauções e recomendações

Envolver o entrevistado no estudo, enfatizando sua contribuição. Estabelecer um roteiro prévio da entrevista. Abster-se de fazer anotações diante do entrevistado, nas

questões que envolvem julgamento pessoal ou narração de acontecimentos conflitantes;

Abster-se de fazer críticas à empresa, evitando julgamentos antecipados;

Evitar formulações de promessas de benefícios pessoais ou financeiros ao entrevistado;

Procurar não interromper o entrevistado,quando não estiver de acordo com as opiniões por ele emitidas;

Familiarizar-se com o assunto, a fim de entender a terminologia de explicações técnicas;

Ser informal e objetivo; Não inquirir de forma demasiadamente técnica; Cuidar para que o tom de voz ou o modo de fazer a pergunta

não induzam à resposta.

O QuestionárioO QuestionárioA utilização do questionário em estudos e análises organizacionais A utilização do questionário em estudos e análises organizacionais é bastante difundida. Há algumas restrições com relação a sua é bastante difundida. Há algumas restrições com relação a sua eficácia.eficácia.

Com a aplicação do questionário, é possível dar andamento a um Com a aplicação do questionário, é possível dar andamento a um estudo que envolva um número considerável de indivíduos (20, estudo que envolva um número considerável de indivíduos (20, 30, 100 etc.).30, 100 etc.).

CONDIÇÕES DE APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO

Falta de tempo para a entrevista. A entrevista é o mais indicado, e somente quando não houver tempo hábil é que se aplica o questionário.

Dificuldade na realização da entrevista.

Distanciamento geográfico.

Levantamento de dados quantificáveis.

VANTAGENS DO QUESTIONÁRIOVANTAGENS DO QUESTIONÁRIO

Permite que o gerente obtenha informações, ao Permite que o gerente obtenha informações, ao mesmo tempo que exerce outras atribuições de seu mesmo tempo que exerce outras atribuições de seu cargo;cargo;

Permite ao inquirido um período para formular as Permite ao inquirido um período para formular as respostas;respostas;

É um meio eficiente de obter informações de É um meio eficiente de obter informações de indivíduos que têm dificuldade em manter contatos indivíduos que têm dificuldade em manter contatos por meios;por meios;

Possibilita melhor detalhamento das respostas.Possibilita melhor detalhamento das respostas.

Desvantagens do Desvantagens do questionárioquestionário

Inibição do inquirido na formulação de críticas e sugestões para Inibição do inquirido na formulação de críticas e sugestões para novas diretrizes da empresa, porque teme sua identificação, novas diretrizes da empresa, porque teme sua identificação, mesmo quando lhe é assegurado o anonimato;mesmo quando lhe é assegurado o anonimato;

Resistência ao preenchimento;Resistência ao preenchimento; Emissão de falsas informações;Emissão de falsas informações; Interpretação variada de uma pergunta;Interpretação variada de uma pergunta; Lentidão no processo de tomada de informaçãoLentidão no processo de tomada de informação

PRECAUÇÕES E RECOMENDAÇÕES Concisão e clareza;Concisão e clareza; Explicação e finalidade;Explicação e finalidade; Terminologia adequada;Terminologia adequada; Experimentação prévia

No início, deixa-se registrado que o uso desse instrumento não é o que mais se recomenda. A entrevista, por todos os motivos, é o que mais se adapta às questões organizacionais.

OBSERVAÇÃO PESSOAL

É o único instrumento de coleta de dados que jamais poderá ser utilizado como exclusivo nos estudos organizacionais.

O motivo de sua não consideração como instrumento único deve-se ao fato de não ser possível admitir que um simples olhar possa dar contornos nítidos e definitivos a uma situação qualquer devido a dificuldade de interpretação da área observada.

VANTAGENS DA OBSERVAÇÃO PESSOAL

É um meio de comparar as informações de entrevistas e questionários com a realidade. Aplicando-se a entrevista, facilita-se a observação. O entrevistador verifica o que ocorre na área sob alcance de seus olhos

Melhor receptividade às sugestões do gerente responsável pelo estudo. O fato de o profissional observar significa que ele também está sendo observado. E isso não pode ser esquecido ou relegado a plano inferior. A presença do pessoal responsável pelo estudo fortalece o trabalho e proporciona receptividade às sugestões apresentadas; e

Desvantagens da observação pessoal

Processo demorado;

Impressões errôneas;

Perturbação dos trabalho regulares

PRECAUÇÕES E RECOMENDAÇÕES

Evitar o caráter de inspeção: no intuito de fazer uma excelente observação, o gerente responsável pelo estudo passa a agir como se fosse um inspetor, fazendo perguntas conspicuamente, visitando a unidade sem aviso prévio. A recomendação é de que haja o aviso antecipado da presença de pessoal envolvido no estudo.

Ser informal: isso quer dizer não vestir sua atuação como se fosse o inspetor dos inspetores, e sim dar uma característica amistosa à visita que faz. A observação direta não define nada. Não permite nenhuma conclusão, não dá direito a conclusão.

Questões

• Quais são as vantagens e desvantagens da entrevista? Você se considera em condições de realizar uma boa entrevista e fazer o papel de entrevistador?

• Qualquer um pode exercer uma boa observação pessoal (ou direta)? Como pode ser exercida essa observação?

• Independentemente do estudo, os instrumentos de levantamento de informações devem ser aplicados igualmente? Por quê?

• Quais as dificuldades na aplicação de questionários direcionados a estudos organizacionais?