131296318 arquivologia para concurso publico
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12
Raphael Coutinho
Arquivologia 2012 – CNJ
“Não nos pergunte do que somos capazes, dê-nos a missão”!
Comandante Tamandaré
1. Introdução;
2. Princípios arquivísticos;
3. Exercícios;
4. Protocolo;
5. Exercícios
6. Gestão documental;
7. Exercícios;
8. Microfilmagem;
9. Exercícios
10. Preservação, conservação e restauração de documentos;
11. Exercícios;
12. Classificação e ordenação
13. Leis Específicas;
14. Questões RECENTES
2012
Raphael Coutinho
Aula voltada para a preparação dos candidatos para o concurso do CNJ 2012, TJDFT 2013 e outros concursos que cobrem a disciplina ARQUIVOLOGIA
Edital NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (SOMENTE PARA O
CARGO DE TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA
ADMINISTRATIVA):
1 Arquivística: princípios e conceitos.
2 Gestão de documentos.
2.1 Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação
e expedição de documentos.
2.2 Classificação de documentos de arquivo.
2.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.
2.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
3 Acondicionamento e armazenamento de documentos de
arquivo.
4 Preservação e conservação de documentos de arquivo.
Não deixe de fazer a lista de exercícios EXTRA! Questões atuais de
concurso, comentadas, voltadas para a Banca FGV, ESAF e CESPE
(Listas: Aula 1, Aula 2, Aula 3, Desafio – Lista CAVEIRA e
Resolução da Prova do concurso Ministério da Fazenda
Comentado).
E-mail: [email protected]
1. Introdução à disciplina de
arquivologia
1.1. O QUE É ARQUIVOLOGIA
“Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os
princípios e técnicas a serem observados na produção,
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”
(Dicionário arquivístico - 2004).
“A arquivologia esta ligada diretamente as funções de:
PRODUÇÃO, AVALIAÇÃO, AQUISIÇÃO,
CONSERVAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, DESCRIÇÃO e
DIFUSÃO dos documentos
arquivísticos” (Rousseau & Couture, p.265, 1998);
OU SEJA, é a ciência voltada para o estudo da organização de
documentos produzido por entidades públicas e privadas.
Documento arquivístico: Conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa
ou família, no desempenho de suas atividades, independente da
natureza dos suportes;
Documento de Biblioteconomia: é um conjunto de materiais, em
sua maioria impressos, disposto ordenadamente para ESTUDO,
PESQUISA e CONSULTA;
Documento de Museu: Documento contido em instituição de
interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e
colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de
peças de valor cultural.
Quadro resumo das diferenças:
Biblioteca Arquivo
Documentos produzidos e
conservados com objetivos
culturais;
Os documentos são produzidos
e conservados com objetivos
funcionais;
Os documentos são
colecionados de fontes
diversas, adquiridos por
compra, doação ou permuta
(numerosos exemplares);
Os documentos não são objeto
de coleção, pois estes, provem
naturalmente das atividades das
organizações públicas e
privadas (exemplar único ou
número de cópias limitado);
Aplica-se a unidades isoladas,
sendo que o julgamento não
tem caráter irrevogável, mas
sim questões ligadas à
conveniência.
Preserva-se a documentação
referente a uma atividade,
como um conjunto, e não como
unidades isoladas, sendo o
julgamento feito sobre os
documentos de um acervo de
caráter final e irrevogável.
Utiliza métodos
predeterminados, exigindo
para tanto conhecimento do
sistema, do conteúdo e da
significação dos documentos a
classificar;
Estabelece classificação
específica para cada instituição,
ditada pelas suas
particularidades, mas exige
conhecimento da relação entre
as unidades, organização e
funcionamento dos órgãos;
Aplica-se a unidades
discriminadas, sendo que os
documentos desta área são
analisados como unidades
isoladas para catalogação;
Aplica-se a conjuntos de
documentos;
Livro Arquivo: teoria e prática (Marilena Paes - 2005, p.17, editora FGV)
Palavra Chave
Biblioteca Arquivo
Documentos com objetivo cultural; Documentos com objetivo funcional;
Colecionados de fontes diversas; Os documentos advêm de uma única
fonte, são oriundos das atividades;
Aplica-se a avaliação de forma
isolada com o foco na conveniência;
Aplica-se a avaliação de forma
integrada, com julgamento final e
irrevogável;
A classificação ocorre em unidades
isoladas de documentos;
A classificação aplica-se a conjuntos
de documentos;
Questões de Concurso
1. (FCC - 2007 - MPU - Analista de Documentação - Arquivologia) Arquivos,
bibliotecas, centros de documentação e museus têm co-responsabilidade no processo
de recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica,
cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico. (BELLOTTO, Heloísa
Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. revista e ampliada. Rio
de Janeiro: Editora FGV, 2004. p. 35).
Em sua especificidade, os arquivos públicos
a) Reúnem documentos que comprovam as atividades desenvolvidas por
diferentes organismos estatais ao longo do tempo.
b) Dividem com os museus militares a obrigação de recolher e manter em
sigilo todos os artefatos produzidos pela indústria bélica nacional.
c) Realizam a coleta seletiva de documentos e informações que corroboram as
hipóteses formuladas pelos projetos de pesquisa das universidades que lhes
ficam próximas.
d) Praticam o tombamento dos bens edificados de caráter histórico,
considerando-os patrimônio nacional.
e) Ficam encarregados do depósito legal de todas as obras monográficas, de
origem pública ou privada, impressas no país.
(Gab: A)
2. (Cespe/TER-BA – Técnico Judiciário/2010) Acera de arquivologia, julgue o item
a seguir: Os documentos de arquivo devem ser organizados se utilizado os mesmos
princípios aplicados na organização das bibliotecas, principalmente no que se refere
aos métodos de classificação.
(Gab:E)
3. (Cespe-UNB/TSE – Técnico Judiciário/2007) É possível estabelecer uma série de
diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenças, assinale a opção
correta:
a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos
funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais;
b) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de
biblioteca, por atividades organizacionais;
c) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos
predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades
geradoras;
d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de
biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias;
(Gab: A)
4. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) Acerca de
conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir.
A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a
origem e o emprego desses documentos.
(Gab: Certo)
5. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) Acerca de
conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir.
Os documentos de arquivo são resultado de uma ação humana, frutos da criação
artística, e testemunham uma época ou atividade.
(Gab: Errado)
6. (CESPE - 2011 - STM - Analista Judiciário - Arquivologia - Específicos) Com
relação aos fundamentos da arquivologia e à terminologia arquivística, julgue os
itens a seguir. As características dos documentos de arquivo incluem a unicidade, a
qual determina que somente pode ser considerado documento de arquivo aquele que é
exemplar único e original.
(Gab: Errado)
7. (CESPE - 2011 - TRE-ES - Analista - Arquivologia - Específicos) A primeira
característica da informação arquivística é a sua natureza orgânica, isto é, sua
relação estreita com o produtor, seja ele pessoa física ou jurídica.
Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos, julgue os itens a seguir. A produção de
documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas
o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a
informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público.
(Gab: Certo)
8. (CESPE - 2010 - MS - Arquivologista) Julgue os itens de 19 a 25, que abordam
conceitos, teorias e princípios fundamentais da arquivologia, além de aspectos
relativos a tipologias e suportes documentais. O termo suporte é utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas.
Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são: papiro, pergaminho,
filme de acetato, fita magnética, disco magnético, disco ótico, entre outros.
(Gab: Certo)
9. (CESPE - 2010 - MS - Arquivologista) A unicidade é a característica segundo a qual,
independentemente de forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo
conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Ainda
que se trate de cópias ou exemplares múltiplos, cada documento assume um lugar
único na estrutura do conjunto ao qual pertence, definido pelo papel que cumpriu
dentro das funções da instituição que o acumulou.
(Gab: C)
10. (CESPE - 2010 - MS - Arquivologista) A gestão da informação é a principal
finalidade de um sistema de arquivos, assim indicada na lei que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos, na qual é definida como a administração
do uso e circulação de informações orgânicas e não orgânicas, além de seu
tratamento técnico arquivístico.
(Gab: E)
11. (CESPE-UNB/ANAC – Técnico Administrativo/2009) A função primária do
arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo
momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.
Gab.:C
12. (CESPE-UNB/DPF – Escrivão da Policia Federal/2009) Acerca de arquivologia,
julgue o item a seguir:
O documento de arquivo somente adquire sentindo se relacionado ao meio que o
produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que
acumulou esse documento.
Gab.:C
13. (MS CONCURSOS - 2009 - TRE-SC - Técnico Judiciário) Em Arquivologia,
arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por
um governo, organização, firma ou pessoa, no decorrer de suas atividades,
retidos e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Assinale a
alternativa correta com relação aos documentos de arquivo:
a) São resultados de uma pesquisa científica na área acadêmica, são em
geral reproduções digitalizadas ou referências virtuais. Os documentos
são acessíveis e conhecidos de toda a população do mundo.
b) São resultados de uma criação artística ou de uma pesquisa científica
e pode objetivar a divulgação técnica. É material que trata de informar,
instruir ou ensinar em grande escala, na área acadêmica.
c) Originam-se da criação artística ou da civilização material de uma
comunidade artística. Sua característica é tridimensional (objetos) tem
os mais variados tipos, naturezas, formas e grandes dimensões
d) São os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma
família, ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua
existência como tal. Sua apresentação pode ser
manuscrita, impressa ou audiovisual.
(Gab. D)
14. (FCC - 2007 - TRE-SE - Técnico Judiciário - Área Administrativa)
Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia
costumam definir os procedimentos da área comparando-os aos praticados
pelas demais instituições de custódia de documentos. Nessa linha de
abordagem, é possível afirmar que os arquivos,
a) Ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de
autonomia.
b) Ao contrário dos museus, não dispõem de documentos iconográficos.
c) Ao contrário das bibliotecas, só comportam documentos manuscritos e
dactiloscritos.
d) À semelhança dos museus, têm uma função social de lazer e
entretenimento.
e) À semelhança dos centros de documentação, organizam seu universo
documental a partir de descritores e palavras-chave.
Gab.: A
15. (FCC - 2007 - TRE-SE - Técnico Judiciário - Área Administrativa)
Julgue os itens subsequentes, relativos a conceitos de arquivologia.
I Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
II Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo
limitação quanto ao número de cópias.
III Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros
documentais encontrados nos arquivos.
IV A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que
os documentos estabelecem entre si.
V O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da
relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.
Estão certos apenas os itens:
a) I e II.
b) I e III.
c) II e IV.
d) III e V.
e) IV e V.
Gab.: D
1.3. DEFINIÇÕES IMPORTANTES PARA INICIARMOS
O NOSSO ESTUDO
Informação: é um conjunto orgânico de dados e signos dotados de
significado, inscritos num determinado suporte;
Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que
seja o seu suporte ou formato (Dicionário de Terminologia
Arquivística, 2005);
Suporte: meio onde se imprime valores através de signos (dados);
Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência.
Termo que equivale a arquivo;
Fundo Fechado: a entidade que produz a documentação desse
fundo foi fechada, por exemplo, a extinção ou falência de uma
organização;
Fundo Aberto: é a entidade que continua a produzir, normalmente,
a sua documentação;
Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os
valores que lhes são atribuídos.
Armazenamento: consiste na guarda dos documentos nos locais a
eles designados.
Acondicionamento: que se refere à embalagem do documento com
vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio.
Juntada: poderá se dar por apensação ou anexação de um
processo a outro.
Anexação: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou
processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o
número do processo mais antigo.
Obs. (Portaria Normativa 5/02): É a união definitiva e
irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01
(um) outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.
Apensação: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de
elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo
a sua identidade e independência.
Obs. (Portaria Normativa 5/02): É a união provisória de um ou
mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e
à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o
mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de
aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro
referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um
único processo, caracterizando a apensação do processo
acessório ao processo principal.
1.4. FUNÇÃO DOS ARQUIVOS – O ARQUIVO TEM
COMO FUNÇÃO
“A acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos,
visando à utilidade que poderão oferecer no futuro” (Marilena Paes
2005).
“A reunião de documentos conservados, visando à oportunidade
que poderão oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo
deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com
as necessidades inerentes aos setores” (Prado 1999, p. 14).
Idéia principal da EXISTÊNCIA do Arquivo = Servir a entidade a
qual este está inserido;
1.5. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
- Proveniência OU Respeito aos Fundos – É o princípio
teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística, pois ele é
gerador do fundo arquivístico que é o objeto de trabalho desta,
assim podemos associar tal princípio com as seguintes definições:
Cuidado - Esta definição somente deverá ser usada quando for
citado de forma expressa pela BANCA a “teoria canadense”!!!
a. Para CARROL - 1975 (arquivista canadense) o princípio da
proveniência se divide em dois graus:
1 Grau
O princípio da proveniência em 1 grau prega que os
documentos não podem se misturar dentro da
organização, ou seja, cada setor tem o seu arquivo
isolado mesmo que tramite algum documentos este não
poderia ficar em lugar diferente do que no setor
produtor;
2 Grau
Prega que os documentos devem manter a sua “ordem
original” de produção na fase corrente ou
intermediária, ou seja, o arranjo interno com que estes
pápeis vieram a ser feitos (também é conhecido como
princípio da SANTIDADE DA ORDEM ORIGINAL);
b. Para os outros autores o princípio da proveniência diz que: “...
os arquivos produzidos por uma entidade coletiva, pessoa ou
família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras”
(Dicionário arquivístico - 2004) – logo devem manter sua
individualidade em razão do produtor.
- Organicidade – Princípio segundo o qual os arquivos refletem a
estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas
relações internas e externas (ou seja, o fluxo natural das estruturas,
assim como dos processos desenvolvidos por estas dentro das
organizações).
- Indivisibilidade ou integridade – Decorre do princípio de
respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos devam ser
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou
acréscimos indevidos ou não autorizados.
- Unicidade – segundo tal princípio, os arquivos conservam seu
caráter único em função do contexto em que foram produzidos
(mesmo existindo diversas cópias cada cópia tem um fim
específico). Aquele ofício do governo federal, por exemplo, possui
natureza única em função do contexto de determinada atividade
oficial.
- Cumulatividade – Refere-se ao fato de que os arquivos
constituem uma formação progressiva, espontânea e natural
decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa ou
empresas).
- Imprescritibilidade - princípio pelo qual é assegurado ao Estado
o direito sobre os arquivos públicos, sem limitação de tempo, por
serem estes considerados bens públicos inalienáveis.
- Princípio da pertinência - Princípio segundo o qual os
documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação original. Também referido
como princípio temático;
- Princípio do respeito à ordem original - Princípio segundo o
qual o arquivo deveria conservar o arranjo ou a forma original dada
pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
Cuidado! O princípio da ordem original não faz referência à ordem
material, ele faz referência à ordem intelectual de acumulação dos
documentos.
Questões de Concurso
17. (MPU/ARQUIVOLOGIA/CESPE/2010) Para que os arquivos
tenham a sua plena utilidade administrativa conservada, o respeito ao
primeiro grau do princípio da proveniência é prescindível.
Gab.: C
18. (FCC - 2012 - TRT - 11ª Região (AM) - Analista Judiciário - Arquivologia) Os
arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua
individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme
estabelece o princípio da:
a. Integridade.
b. Inalienabilidade.
c. Proveniência.
d. Autonomia.
e. Reintegração.
(Gab: c)
19. (FCC - 2012 - TRT - 11ª Região (AM) - Analista Judiciário - Arquivologia) A
idéia de que o arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e
sedimentar, conforme o caracterizou Elio Lodolini, fundamenta o princípio da
a. Procedência.
b. Unicidade.
c. Indivisibilidade.
d. Cumulatividade.
e. Imprescritibilidade.
(Gab.: d)
20. (CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Acerca dos princípios e conceitos
arquivísticos, julgue os itens a seguir.
O princípio da proveniência territorial estabelece que os documentos acumulados em
uma região podem ser transferidos para outra região, desde que o recolhimento desses
documentos seja previsto em um edital.
(Gab.: E)
21. (CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Acerca dos princípios e conceitos
arquivísticos, julgue os itens a seguir.
Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o
princípio da pertinência.
(Gab.: E)
22. (FCC - 2011 - TRT - 19ª Região (AL) - Analista Judiciário - Arquivologia) O
princípio do respeito à ordem original tem sido objeto de polêmica na área arquivística.
Uns preferem considerá-lo de forma estrita, respeitando a ordem física que os
documentos tinham na fase corrente. Outros o entendem à luz do fluxo natural com
que foram produzidos, traduzindo-o como princípio do respeito à:
a. Organicidade.
b. Sucessão arquivística.
c. Jurisdição arquivística.
d. Integridade.
e. Temporalidade.
GAB.: A
23. (ESAF - 2010 - CVM - Analista - Arquivologia - prova 2) O princípio que gera, com
sua aplicação, o fundo de arquivo é o da:
a. Unicidade.
b. Proveniência.
c. Autenticidade.
d. Organicidade.
e. Interdependência.
Gab.: B
24. (CESPE - 2010 - TRT - 21ª Região (RN) - Analista Judiciário - Arquivologia) A
aplicação do princípio da proveniência ou de respeito aos fundos gera o fundo de
arquivo e o primeiro princípio de classificação.
(Gab. Certo)
25. (FCC - 2007 - MPU - Analista de Documentação - Arquivologia) Entende-se por
princípio da proveniência:
a. A recomendação de manter a individualidade dos arquivos quanto às instituições
ou pessoas que lhes deram origem, sem misturá-los a outros.
b. A competência juridicamente atribuída a uma instituição para proceder à
avaliação e à destinação de seus documentos.
c. O atributo pelo qual os arquivos públicos, em razão de sua inalienabilidade,
podem ser reivindicados, a qualquer tempo, pelo Estado que os produziu.
d. A medida legal que impede a destruição, a deterioração ou a exportação de
documentos que integram o patrimônio arquivístico nacional.
e. O conjunto das propriedades que possibilitam, sob determinadas condições a
guarda dos documentos de arquivo por tempo indefinido.
(Gab: A)
26. (ESAF - 2010 - CVM - Analista - Arquivologia - prova 2) O princípio da ordem
original pode ser definido como:
a. Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a proveniência e a classificação original.
b. Princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa
ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
c. Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em
arquivos pode ser revertido, se necessário.
d. Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu.
e. Princípio segundo o qual o arquivo deve permanecer no local original onde foi
acumulado.
(Gab.: D)
27. (FCC - 2012 - TRT - 11ª Região (AM) - Analista Judiciário - Arquivologia) Os
arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade,
sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princípio da:
a. Integridade.
b. Inalienabilidade.
c. Proveniência.
d. Autonomia.
e. Reintegração.
(Gab.: c)
28. (FGV - 2011 - TRE-PA - Técnico Judiciário - Área Administrativa) Em relação à
terminologia aplicada em Arquivologia, analise os conceitos a seguir:
I. Princípio da proveniência: o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado
princípio do respeito aos fundos.
II. Princípio da pertinência: os documentos deveriam ser reclassificados por assunto
sem ter em conta a classificação original. Também chamado princípio temático.
III. Princípio do respeito à ordem original: o arquivo deveria conservar o arranjo dado
pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
Assinale
a. Se apenas os conceitos I e II estiverem corretos.
b. Se apenas os conceitos II e III estiverem corretos.
c. Se apenas os conceitos I e III estiverem corretos.
d. Se todos os conceitos estiverem corretos.
e. Se nenhum conceito estiver correto.
(Gab.: D)
29. (Cespe-Unb/MPS – Agente Administrativo/2010) Pode-se denominar arquivo
também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade
de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos
arquivos.
(GAb.:C)
30. (FCC/TER – PI – Técnico Judiciário – Área Administrativa/2009) A determinação
segundo a qual os arquivos originários de uma instituição devem manter sua
individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa é conhecida como princípio:
a. Do respeito à ordem original;
b. Da classificação;
c. Da destinação;
d. Do isolamento;
e. Da proveniência;
Gab.: E
2. CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO
No âmbito da arquivologia foi definido o “Ciclo Vital dos
documentos”, que divide os documentos de acordo com a sua
freqüência de uso dentro da organização como forma de possibilitar
uma gestão documental eficiente. Para tanto foi criada a teoria das
três idades (Arquivo Corrente, Intermediário e Permanente), que
segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture (1994, p.95), as
bases sobre as quais repousa a Arquivística contemporânea.
Diante do grande número de questões de concurso sobre
este tema, estudaremos um pouco mais afundo esta teoria.
Como vimos acima a teoria do “Ciclo vital dos documentos”
preconiza a divisão dos documentos produzidos nas organizações
em 3 fases segundo a sua freqüência de uso no desempenho das
funções administrativas, sendo estas fases as seguintes:
- Documentos CORRENTES/Primeira IDADE/ATIVO – nada
mais são do que os documentos em curso ou CONSULTADOS
com freqüência, estes devem ser conservados na área que foi
produzido uma vez que deverão ser de fácil acesso devido ao seu
uso recorrente.
Cuidado!!! 1 Na fase corrente são desempenhada as atividades de: protocolo,
arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos
(= C+E+E+P+A, Comentadas a frente). 2 O empréstimo desses documentos se dará mediante
AUTORIZAÇÃO da entidade produtora (Não são abertos ao
público). 3 As atividades de protocolo estão diretamente relacionadas ao
arquivo corrente, motivo pelo qual é razoável distribuir as
atividades dos arquivos correntes em: PROTOCOLO,
EXPEDIÇÃO, ARQUIVAMENTO, EMPRÉSTIMO e
CONSULTA, e DESTINAÇÃO;
- Documentos INTERMEDIÁRIOS/SEMI-ATIVO/Segunda
IDADE/LIMBO/PURGATÓRIO: são os documentos que
deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que
os receber ou produzir ainda pode solicitá-los para tratar de
assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos as
unidades produtoras. A razão precípua de existir dos arquivos
intermediários é devido a ECONOMICIDADE ($$$), ou seja, é
muito caro manter um arquivo corrente para diminuir esse gasto se
criou os arquivos intermediários;
Cuidado!!! 1 O empréstimo desses documentos se dará mediante
AUTORIZAÇÃO da entidade produtora (Não são abertos ao
público). 2 O arquivo intermediário é SUBORDINADO técnica E
administrativamente ao arquivo permanente, como forma de se
evitar a proliferação de documentos armazenados, dispersão de
originais e cópias, promover uma uniformização da política
arquivística da organização, assim como evitar erros relativos aos
arquivos históricos; 3 Os prazos de prescrição da ação e de precaução são elementos
importantes a serem considerados na definição do tempo de guarda
do documento no arquivo intermediário;
- Documentos Permanentes/Terceira IDADE/de valor
HISTÓRICO: é constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza ADMINISTRATIVA e que se conservam em
razão de seu VALOR HISTÓRICO ou DOCUMENTAL e que
constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes
são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que
os documentos são arquivados de forma definitiva;
Normalmente são CONSIDERADOS ARQUIVOS
PERMANENTES (Livro: COMO AVALIAR DOCUMENTOS
DE ARQUIVO - Ieda Pimenta Bernardes):
- De criação, constituição, modificação ou extinção do órgão
produtor;
- Atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do
órgão;
- Atas, resoluções;
- Correspondências relativas à atividade-fim das unidades da
superior administração;
- Projetos de infraestrutura e equipamentos urbanos;
- Documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa
ou técnica.
Cuidado!!! OBSERVAÇÕES GERAIS importantes: 1 São arquivados mantidos INDEFINITIVAMENTE (ou seja,
nunca serão ELMININADOS); 2 Não possuem mais o valor primário, mas sim, o valor
secundário. 3 Estas fases são complementares, pois os documentos podem
passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e,
conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades
de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase
corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao
funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara
acondicionamento diferente da fase permanente. 4 O que define em qual fase o documento será classificado é a
FREQUÊNCIA DE USO, pela entidade produtora ou acumuladora; 5 Documentos da fase corrente e intermediária são considerados
PRIMÁRIOS, pois ainda possuem valor administrativo, legal ou
fiscal para instituição, já os documentos permanentes são
considerados de valor SECUNDÁRIO devido ao seu valor
histórico/cultural; 6 Os arquivos permanentes são abertos ao público o que possibilita
a pesquisa por terceiros a estes acervos; 7 Os documentos não passam AUTOMATICAMENTE para as fase
de guarda seguinte, estes poderão ser ELIMANDOS ou
RECOLHIDOS para guarda permanente direto da fase corrente ou
intermediária;
8 Cuidado para não confundir TRANSFERÊNCIA com
RECOLHIMENTO, uma vez que aquela trata da movimentação
existente entre arquivo corrente e arquivo intermediário e esta será
usado quando se tratar de passagem do documento para o arquivo
permanente.
Quadro RESUMO
DOCUMENTOS
Correntes Intermediários Permanentes Muito usados/movimentados; Menos usados/movimentados; Pouco utilizado;
Armazenado PELA unidade
produtora;
Armazenado FORA da
unidade produtora;
Armazenado FORA
da unidade produtora;
Valor administrativo/Primário; Valor
Administrativo/Primário;
Valor
Histórico/Secundário;
Atividades realizadas no arquivo
corrente: C+E+E+P+A
O empréstimo/acesso a estes
documentos depende da
autorização do setor produtor
NUNCA / JAMAIS
serão eliminados;
O empréstimo/acesso a estes
documentos depende da
autorização do setor produtor
Aberto ao público o
que possibilita a
pesquisa por terceiros
a estes acervos;
Questões de Concurso
31. (CESPE - 2010 - MPU - Analista - Arquivologia) O conceito de arquivo
intermediário, cujo surgimento deveu-se a razões econômicas, para baratear a guarda
de documentos, possibilitou a elaboração da teoria das três idades documentais.
Gab.: C
32. (FGV - 2011 - TRE-PA - Técnico Judiciário - Área Administrativa) A respeito do
ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir:
I. Os arquivos de primeira idade, também chamados de arquivos correntes, são
constituídos de documentos consultados frequentemente.
II. Os arquivos de segunda idade, também chamados de históricos, são constituídos de
documentos que perderam sua natureza administrativa.
III. Os arquivos de terceira idade, também chamados de intermediários, são
constituídos de documentos que serão eliminados por não apresentarem mais utilidade
para a instituição.
Assinale:
a) se apenas a afirmativa I estiver correta.
b) se apenas a afirmativa II estiver correta.
c) se apenas a afirmativa III estiver correta.
d) se nenhuma afirmativa estiver correta.
e) se todas as afirmativas estiverem corretas.
Gab.: A
33. (Cespe-Unb/DPU – Agente Administrativo/2010) Com relação aos procedimentos
adotados nos arquivos permanentes, assinale a opção correta:
a) É vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte papel;
b) A pesquisa é facultada ao público externo;
c) Os documentos existentes são passíveis de eliminação;
d) Os documentos públicos posteriormente serão transferidos para o Arquivo Nacional;
e) É comum o empréstimo de documentos, inclusive para órgãos externos.
Gab.: B
34. (Cespe-Unb/FE-DF/1996) Os arquivos utilizados freqüentemente pela administração
são denominados, na teoria arquivística, como:
a) Arquivo administrativo;
b) Arquivo de consulta;
c) Arquivo Corrente;
d) Arquivo intermediário;
e) Arquivo vivo.
Gab.:C
35. (Cespe-UNB/Caesb/1997) Alguns documentos acumulados por uma empresa, após
determinado prazo de guarda, poderão vir a ser eliminados. Nesses documentos não se
incluem:
a) Convites diversos;
b) Orçamentos para aquisição de material permanente;
c) Atos de criação e atos constitutivos;
d) Duplicatas de originais;
e) Folders de cursos realizados por outros órgãos.
Gab.: C
36. (Cespe-Unb/TRE-GO/2009) É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico
fundamental da teoria arquivística é o (a):
a) Respeito à pertinência territorial;
b) Gestão de documentos;
c) Arranjo estrutural funcional;
d) Respeito à proveniência.
Gab.: D
37. (Cespe-Unb/TRE-MA/2009) Com relação ao arquivo permanente, assinale a opção
correta.
a) A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e
facilitar a consulta aos documentos.
b) Os documentos do arquivo permanente têm valor primário decrescente.
c) O acesso aos documentos do arquivo permanente é feito com a autorização do
órgão acumulador;
d) As atividades intelectuais no arranjo de documentos estão relacionadas ao
acondicionamento e à fixação de etiquetas de identificação nas unidades de
armazenamento;
e) O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação
do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da
arquivologia.
Gab.:A
38. (Cespe/MPU/ Técnico Administrativo/2010) Acerca de conceitos fundamentais de
arquivologia, julgue o item a seguir. O arquivo permanente é uma extensão do arquivo
intermediário, tendo este último a única função de evitar a transferência prematura de
documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente.
Gab.:E
39. (Cespe/MPU/ Técnico Administrativo/2010) Acerca de conceitos fundamentais de
arquivologia, julgue o item a seguir. A descrição, uma das atividades desenvolvidas no
arquivo permanente, é concretizada com a elaboração de instrumentos de pesquisa.
Gab.: C
TABELA DE TEMPORALIDADE
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico
resultante de avaliação que tem por objetivo definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso
à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve
necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos
e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação
final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Os prazos de prescrição da ação e de precaução são
elementos importantes a serem considerados na definição do tempo
de guarda do documento no arquivo intermediário.
- A avaliação de documentos é operacionalizada mediante a aplicação
da tabela de temporalidade de documentos, que se fundamenta no
conceito das três idades documentais. Por meio dessa tabela, são
gerenciados os prazos de guarda e definida a destinação final dos
documentos.
Tabela de temporalidade dos ARQUIVOS DO PODER EXECUTIVO
FEDERAL (Elaborada pelo ARQUIVO NACIONAL)
3. ATIVIDADE DE PROTOCOLO
Conceito Inicial
“Serviço encarregado do RECEBIMENTO, REGISTRO (ou
autuação), CLASSIFICAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO (ou expedição),
CONTROLE DA TRAMITAÇÃO (ou movimentação) e
EXPEDIÇÃO de documentos (Dicionário arquivístico - 2004)”.
Para estudarmos a atividade “Protocolo”, devemos
entender que quando esta nomenclatura aparecer em prova ela
poderá seguir dois tipos diferentes de VISÃO: uma relativa à
estrutura de funcionamento do SETOR INSTITUCIONAL DO
PROTOCOLO NA ENTIDADE, ou seja, o “órgão protocolo” e a
OUTRA definição seria a visão de ser uma entidade
responsável pela classificação dos documentos segundo a
legislação arquivística, ou seja, esta ligado a idéia dos trabalhos
desempenhados por esta.
- Recebimento (Recepção dos documentos)
- Registro (Cadastro dos dados dos documentos)
- Autuação (formação/abertura de processos)
- Classificação (separação por assunto)
- Expedição/Distribuição (encaminhamento ao
destinatário)
- Controle/Movimentação (controle da tramitação /
andamento)
(PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática.3.
ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59)
Etapas do Protocolo
- Recebimento: o protocolo é o setor responsável pela
entrada de documentos várias origens, ou seja, é a porta de entrada
de documentos enviados por terceiros;
- Registro: é o procedimento que envolve o cadastramento
do documento no sistema de controle de tramitação documental da
entidade. Tal registro será feito tanto para os documentos recebidos
de fontes EXTERNAS (de terceiros) como de fonte INTERNA
(próprios setores da entidade), mas para tal ação deverá observar as
normas referentes a forma adequada de se registrar no sistema;
- Classificação: é a etapa que o protocolo efetua a análise
dos documentos, OSTENSIVOS a fim de identificar o assunto do
mesmo, e classificá-lo dentro de um “plano de classificação”, um
exemplo desse plano seria a “resolução 14 da Conarq” que é usada
para classificação dos documentos da ÁREA MEIO das entidades
federais.
- Distribuição: é nada mais que o envio do documento ao
seu destinatário, sendo chamada de distribuição quando este for
interno a organização e expedição quando for direcionado a
terceiro.
- Controle da TRAMITAÇÃO e EXPEDIÇÃO de
documentos: como analisado acima os documentos produzidos nas
instituições não são de livre acesso e necessitam de autorização de
seu produtor para um órgão ou entidade, a que este não seja
destinado, para ter acesso a tais documentos, o protocolo é o
responsável por controlar esta movimentação de documentos para
que os devidos correspondentes e pessoas autorizadas recebam o
que lhe enviado.
Cuidado!!! Os documentos quanto a sua “NATUREZA”
podem ser SIGILOSOS ou OSTENSIVOS, sendo que no primeiro
caso estes não sofreram atuação do protocolo, normalmente estes
são encaminhados diretamente ao seu destinatário
(correspondências oficias não deverão ser abertas pelo protocolo
quando forem RESERVADAS, CONFIDENCIAS ou
PARTICULARES).
Evolução do acesso aos documentos
CATEGORIA DE
SIGILO
PRAZO DE CLASSIFICAÇÃO
(DECRETO 2134/97)
PRAZO DE CLASSIFICAÇÃO
(DECRETO 4553/02)
PRAZO DE CLASSIFICAÇÃO
(DECRETO 5301/04)
LEI 12527 DE 18/11/2011
Ultra secreto Até 30 anos
(Renovável por
+30 anos)
Até 50 anos
(renovável
indefinidamente)
Máx. 30 anos
25 anos
Secreto Até 20 anos Até 30 anos Máximo de 20
anos
15 anos
Confidencial Até 10 anos Até 20 anos Máximo de 10
anos
-
Reservado Até 5 anos Até 10 anos Máximo de 5
anos
5 anos
Observação
- Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público.
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS (Lei 12527/11)
Documentos Sigilosos (art. 24, § 1)
Maior grau Prazo normal de guarda
Ultra-secreto Max. 25 anos
Secreto Máx. 15 anos
Reservado Máx. 5 anos
Confidencial* não existe mais segundo a lei 12527/11, o CESPE já
adota tal postura em suas provas!!!
– Ultrassecreto: é dado a documentos que requeiram o
MAIOR GRAU de sigilo e segurança possíveis dado a um
documento;
– Secreto: são assuntos que requeiram ALTO grau de
segurança, onde somente pessoas ligadas a atividades de estudo ou
ao manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento
funcionalmente;
– Reservado: São assuntos que NÃO DEVEM SER DO
CONHECIMENTO DO PÚBLICO EM GERAL;
Anatel – Analista Administrativo – Novembro/2012
119 São três as classificações de sigilo de documentos: ultrassecreta, secreta e
reservada.
Gabarito Oficial Definitivo: “Certo”
* Confidencial: são assuntos não requeiram ALTO grau
de segurança, mas seu conteúdo possa criar embaraços a um
individuo ou embaraços administrativos – exp.: folha de
pagamento, abono, férias (não existe mais essa classificação);
Observação
- Não há necessidade de se decorar os prazos, mas apenas saber que a restrição de
acesso é feita apartir da estipulação de um prazo ou de um evento;
- Os documentos com ressalva de acesso em regra são colocados em 2 envelopes (o
envelope externo sem nenhum tipo de identificação ou atribuição do grau do sigilo, no
envelope interno no canto inferior direito estará carimbado o grau de sigilo do
documento);
- Em regra os documentos com grau de sigilo não passam pelo PROTOCOLO, mas
caso ocorra tal situação este não deverá sofrer ações do protocolo (ou seja, não será
protocolizado) apenas será encaminhado para o seu destinatário;
Lei 12527/11
Art. 24:
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou
consumado o evento que defina o seu termo final, a
informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso
público.
Motivo para se estabelecer um acesso restrito
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou
as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico,
assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e
seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em
andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
Questões de Concurso
40. (CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Considerando as atividades de
protocolização de documentos, julgue os itens subsequentes. O procedimento a ser
adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos
envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de
antecedentes.
Gab.: C
41. (CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) Considerando as atividades de
protocolização de documentos, julgue os itens subsequentes. A correspondência
contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha
conhecimento de seu teor.
Gab.: C
42. (CESPE - 2011 - EBC - Analista - Arquivologia) O procedimento a ser adotado no
caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e
proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.
Gab.: C
43. (CESPE - 2010 - ABIN - OFICIAL TÉCNICO DE INTELIGÊNCIA – ÁREA DE
ARQUIVOLOGIA) As atividades de protocolo estão diretamente relacionadas ao
arquivo corrente, motivo pelo qual é razoável distribuir as atividades dos arquivos
correntes em: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e
destinação.
Gab.: C
44. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) A
movimentação dos processos pelo órgão público ou empresa privada é feita a
partir do protocolo, que faz o registro dessas movimentações e encaminha os
documentos aos destinatários.
Gab.: C
45. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia) A
responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo
permanente, como último momento do trâmite documental.
Gab.: E
46. (CESPE - 2009 - IBRAM-DF - Arquivista) O recebimento, o registro, a
classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de
documentos são atividades de protocolo.
Gab.: C
Quanto à natureza do assunto
121. (Cespe-UnB – DPU 2010) O procedimento de desclassificar
documentos consiste em
(A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminação.
(B) possibilitar o empréstimo de documentos em âmbito interno.
(C) liberar à consulta os documentos de natureza especial.
(D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente
classificados como sigilosos.
(E) proceder à alteração da classificação atribuída anteriormente,
com base no plano de classificação da instituição. 121. (d)
122. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondências consideradas
ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais,
sigilosas e ultrassecretas. 122. (E)
123. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificação de ostensivo é dada
aos documentos de arquivo cuja divulgação não prejudica o órgão ou
o ministério. 123. (C)
124. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem
ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de
salvaguarda para sua custódia e divulgação. 124. (C)
125. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) São denominados
ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da
unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgação. 125. (E)
126. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e
ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que
necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.
126. (C)
127. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informações sigilosas são
classificadas em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas. 127. (E)
128. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgação de
seu conteúdo não apresenta qualquer restrição são classificados como
ostensivos. 128. (C)
129. (Cespe-UnB-SEAD/UEPA / 2008) Documentos classificados
como reservados, secretos ou ultrassecretos não podem ser expedidos
por meio postal. 129. (E)
130. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificação é o ato pelo qual a
autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado
documento. 130. (E)
131. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedição e tramitação de
documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve
observar o acondicionamento desses documentos em envelopes
duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 131. (E)
132. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Entre as regras para tramitação de
documentos sigilosos, está o seu condicionamento em envelope
duplo. 132. (C)
133. (Cespe-UnB-ANA / Arquivista - 2006) Um significado para o
termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz
respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou)
informações. 133. (C)
134. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Não é permitida a expedição de
documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de
documento deve ser feita apenas por intermédio de agente público
autorizado. 134. (E)
135. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) A expedição de
documentos classificados como sigilosos requer envelopamento
duplo. 135. (C)
136. (Cespe-UnB-STJ / Arquivista - 2004) Para maior segurança e
controle, no envelope externo deverá estar registrado o grau de sigilo
do documento. 136. (E)
Observemos algumas definições sobre “gestão documental”:
- Dicionário de terminologia Arquivística, 2004 – “Conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e o arquivamento documentos em
fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou o
recolhimento para guarda permanente. Também referida como
administração de documentos”.
- Art. 3 da lei 8159/96 – “É o conjunto de procedimentos e
operações técnicas à sua PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO,
USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO em fase
corrente e intermediária visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”.
Objetivos da “gestão documental”:
- Aumento da EFICIÊNCIA;
- ACESSO adequado (segurança e disponibilidade);
- RESPEITO às leis arquivísticas;
- ELIMINAÇÃO de documentos;
- GUARDA e PRESERVAÇÃO dos documentos;
- MODERNIZAÇÃO de processos e seu aperfeiçoamento;
- ECONOMIA de recursos humanos e materiais;
Como será IMPLEMENTADA a “Gestão documental”:
Produção – Centro de distribuição e redistribuição de documentos.
Padronização e racionalização da criação de documentos;
Utilização do Documento – Protocolo e Recuperação da
Informação;
Avaliação e Destinação – Análise e avaliação dos documentos
acumulados nos arquivos para se estabelecer prazos de guarda e
eliminação;
Produção
Utilização
Avaliação e Destinação
Resultados Obtidos
Racionalização do USO DE PAPEL
Digitalização ajuda ambiente e diminui custos (Gazeta do povo)
As empresas que investem em sistemas de automação,
armazenamento digital e redução de desperdício de papel
comprometem menos o meio ambiente e ainda economizam
dinheiro. Só em 2011, a operadora de planos de saúde Amil
deixou de gastar R$ 6,2 milhões em folhas de sulfite. Em
comparação com o volume consumido em anos anteriores, foram
72,9 milhões de folhas do tamanho A4 a menos. A quantidade de
papéis caiu 30%. O processo de digitalização, chamado de
Paperless, está em curso há quatro anos e envolve funcionários,
clientes e fornecedores.
- No Brasil, o consumo médio por ano de papel é de mais ou menos
44,2 quilos por pessoa.
- Quanto ao lixo, produzimos mais ou menos 170 mil toneladas/dia,
sendo que o papel fica responsável por 15% desse montante.
- A produção de um quilo de papel consome 540 litros de água.
Casos de SUCESSO
Número de caixas de papel
Escritório de Contabilidade
Itamaraty
Redução de 80% (em torno
de R$ 3mil/mês)
Empresa Magic Site Redução de 100%
Empresa Wellness Redução de 40%
Questões de Concurso
47. (CESPE – 2011 – EBC – Analista arquivologia) Julgue os próximos itens, no que se
refere à gestão documental. Constituem objetivos da etapa de avaliação de documentos a
redução da massa documental e a liberação de espaço físico.
Gab.: C
48. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - Área 4 - Arquivologia)
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do
século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os
desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a
Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de
controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países. José Maria Jardim. O
conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42,
jul.-dez./1987 (com adaptações). Tendo como referência inicial o texto acima e a
respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. A gestão de
documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservação dos
documentos de valor primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e
privadas.
Gab.: E
49. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - Área 4 - Arquivologia)
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do
século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os
desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a
Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de
controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países. José Maria Jardim. O
conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42,
jul.-dez./1987 (com adaptações). Tendo como referência inicial o texto acima e a
respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. Os documentos que
formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os
setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem
valor administrativo, técnico ou legal.
Gab.: C
50. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - Área 4 - Arquivologia)
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do
século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os
desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a
Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de
controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países. José Maria Jardim. O
conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42,
jul.-dez./1987 (com adaptações). Tendo como referência inicial o texto acima e a
respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
A implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos torna
desnecessária a manutenção das atividades típicas de um protocolo.
Gab.: E
51. (CESPE - 2010 - ANEEL - Analista Administrativo - Área 4 - Arquivologia)
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do
século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os
desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a
Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de
controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países. José Maria Jardim. O
conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42,
jul.-dez./1987 (com adaptações). Tendo como referência inicial o texto acima e a
respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. O volume geral atual
dos conjuntos documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase
nenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos documentos
de arquivo.
Gab.: E
(CESPE - 2008 - STJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa) A organização e a
classificação dos documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental.
Gab.: E
(CESPE - 2008 - STJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa) O protocolo deve
separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter
ostensivo da de caráter sigiloso.
Gab.: C
(CESPE - 2008 - STJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa) Os documentos
consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.
Gab.: E
(CESPE - 2008 - STJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa) As atividades de
registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de esta
última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.
Gab.: C
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
2. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
A organização de arquivos em uma instituição exige que
sejam levantadas algumas informações. Assim para
implementarmos um modelo de arquivamento em um organização
devemos observar as seguintes fases:
- Levantamento de dados (Estrutura funcional, os objetivos e o
funcionamento da organização em foco);
- Análise dos dados coletados (analise objetiva dos dados para se
chegar a um diagnóstico que proporá alterações e medidas de
acordo com a situação);
- Planejamento (formulação de um plano de atuação que leve em
conta as necessidades da instituição, os usuários e as prerrogativas
trazidas pela lei);
- Implantação e acompanhamento (nesta fase será COLOCADO
em prática o que foi planejado assim como acompanhada a sua
implementação).
O enfoque do diagnóstico pode ser MAXIMALISTA (quando
visa levantar dados de todos os órgãos da Justiça Federal, por
exemplo) ou MINIMALISTA (quando o objetivo é um órgão ou
um setor onde o arquivo está sendo tratado).
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque
contempla informações importantes a serem utilizadas pelo
arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em
políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais
abrangente.
2.1. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS a. Quanto á Extensão de sua Atuação
Questões de Concurso
104. (Cespe-UnB - SEAD/SES/FHS/SE - 2009) - Os arquivos setoriais
são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo
funções de arquivo permanente.
104. (E)
105. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Quanto à extensão de sua atuação,
os arquivos são classificados em correntes e intermediários. 105. (E)
106. (Funiversa - HFA / 2009) O setor que se destina a receber os
documentos correntes, provenientes dos diversos órgãos que integram a
estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de
arquivo corrente, é denominado:
(A) arquivo setorial.
(B) arquivo geral ou central.
(C) protocolo.
(D) arquivo corrente ou intermediário.
(E) arquivo permanente. 106. (B)
107. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) O arquivo setorial é aquele
estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de
arquivo corrente. [email protected]
107. (C)
108. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo setorial é aquele estabelecido
junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
108. (C)
5. TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Conceito – É a divisão de espécie documental que reúne
documentos por suas características comuns no que diz respeito
à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do
registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes,
decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos,
daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras;
- Acessibilidade dos Arquivos;
- Gênero dos Arquivos;
- Espécie dos Arquivos;
- Natureza dos Arquivos;
5.1. Gênero dos Arquivos
Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero,
segundo o modo em que a informação foi registrada no mesmo.
Existem os seguintes GÊNEROS documentais:
- Documentos TEXTUAIS: são documentos cuja informação
esteja em modo escrito ou textual.
- Documentos ICONOGRÁFICOS: são os que têm suas
informações em forma de imagem estática (figuras ou imagens,
como: fotografias, negativos, diapositivos, slides, desenhos e
demais gravuras em modo estático);
Las Vegas
- Documentos SONOROS: são aqueles documentos cuja
informação esteja em forma de som (fitas K7, discos de vinil, CD
musicais);
- Documentos FILMOGRÁFICOS: todos que possuem suas
informações representadas por um filme (figuras não estáticas,
cinema mudo);
- Documentos AUDIVISUAIS: são os que têm suas informações
em forma de som e imagem em movimento (são os documentos
SONOROS e ao mesmo tempo VISUAIS);
- Documentos INFORMÁTICOS: são os que necessitam do
computador para que sejam lidos (ou seja, o documento
arquivístico digital é a informação registrada, codificada em
dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional,
tratada e gerenciada como documento arquivístico);
- Documentos CARTOGRÁFICOS: são documentos que
representam, de forma reduzida, uma área maior, como:
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis...);
- Documentos MICROGRÁFICOS: arquivos em suporte
FÍLMICO resultantes da microrreprodução de documentos
(Microfilmagem).
Documentos
DIGITALIZADOS
Documentos
MICROFILMADOS
- Não possuem valor
legal;
- É multi acesso;
- Diminui o Volume
documental;
- Possuem valor legal;
- É uni acesso;
- Diminui o volume
documental;
Questões de Concurso
109. (Cespe-UnB / MPU 2010) Os documentos do gênero
iconográfico e contêm imagens estáticas, tais como ampliações
fotográficas, slides, diapositivos e gravuras. 109. (C)
110. (Cespe-UnB – TRE/BA 2010) Os ofícios datilografados ou
impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gênero de
documentos escritos ou textuais e são muito comuns nos arquivos
permanentes. 110. (E)
111. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Uma base de
dados desenvolvida em uma instituição pública deve ser considerada
como parte dos arquivos dessa instituição. 111. (C)
112. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A legislação brasileira define
arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por
documentos textuais; 112 (E)
114. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Um arquivo contém documentos em
formatos diversos. Um arquivista precisa estar preparado para
organizar documentos impressos, fotografias em papel, filmes,
disquetes, fitas sonoras e DVDs, dentre outros. Uma planta de
arquitetura do 12º pavimento de uma instituição pública é considerada
um documento do seguinte gênero:
(A) filmográfico;
(B) cartográfico;
(C) textual;
(D) iconográfico;
(E) sonoro. 114. (b)
115. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofícios impressos, plantas de
quadras residenciais e fotografias de pistas de circulação de veículos
são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais,
cartográficos e filmográficos, respectivamente. 115. (E)
116. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias em um arquivo são
classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos. 116. (C)
117. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitória-ES / Arquivista 2008)
Documentos do gênero iconográfico são aqueles que contêm imagens
estáticas. 117. (C)
118. (Cespe-UnB-Censipam / 2006) Os documentos em formato
eletrônico (ou digital) não são considerados documentos de arquivo. 118. (E)
119. (Cespe-UnB-INPI / 2006) Fotografias, slides, desenhos e
gravuras são classificados como micrográficos. 119. (E)
120. (Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) Quanto ao gênero, os
documentos contendo imagens estáticas, a exemplo das fotografias,
desenhos e gravuras, são classificados como documentos
iconográficos. 120. (C)
5.2. Espécie dos Arquivos
Esta classificação considera também a literatura correspondente ao
campo do Direito Administrativo, o qual também se dedica ao
estudo dos atos administrativos.
ESPÉCIE “Configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nele contidas”;
TIPO documental “Configuração que assume uma espécie
documental, de acordo com a atividade que a gerou”;
Diferença entre Espécie e Tipo documental
Espécie Tipo
BIZU = 1 palavra BIZU = 2 palavras
Exp.: Contrato, Termo,
Memorando...
Exp.: Contrato de locação, Termo de
posse...
Questões de Concurso
137. (Cespe-UnB – AGU 2010) Ofício, memorando e aviso são
exemplos de tipologias documentais.
137. (E)
138. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Relatório de
recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço é um
exemplo de denominação de uma tipologia documental. 138. (C)
139. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) Considerando que a tipologia documental é a união entre a espécie do documento e a sua função, assinale a opção em que todos os itens citados correspondem a espécies documentais. (A) atestado, alvará de funcionamento e exposição de motivos;
(B) auto, exposição de motivos e precatório;
(C) ata de reunião, relatório de atividades e certidão;
(D) ato, consulta e relatório;
(E) certidão de nascimento precatório e convocação;
Gab. d
140. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - Ofícios,
memorandos, cartas e telegramas são tipologias documentais; 140. (E)
141. (Cespe-UnB - TRT 17ª Região / 2009 - Arquivista) Relatório de
atividades, negativo fotográfico, ata de reunião e cartão de visita são
exemplos de tipologias documentais. 141. (C)
142. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Ata de reunião, relatório
de atividades e projeto de trabalho são exemplos de espécies
documentais. 142. (E)
143. (Cespe-UnB-FUB Arquivista / 2008) Alvará, ata, auto,
regulamento, solicitação e passaporte são exemplos de tipologias
documentais. 143. (E)
144. (Cespe-UnB - MS/Téc. Sup. 2008) Pode-se considerar o relatório, a
ata, o projeto, a carta e o formulário como exemplos de tipologias
documentais. 144. (E)
145. (Cespe-UnB - Pref. Vila Velha-ES / Arquivista 2008)
Pronunciamento, proposta, precatório, prestação de contas, laudo,
instrução normativa, informe, convite e telegrama são exemplos de
tipologias documentais. 145. (E)
146. (Cespe-UnB-TST/Anal. Jud. / 2008) Abaixo-assinado, carta,
certidão, circular e processo são exemplos de tipologias documentais
existentes nos arquivos. 146. (E)
147. (Unb/Cespe-UnB - MI / Arquivista - 2006) Ata de reunião,
relatório de atividades, cronograma, plano de ação e projeto são
exemplos de tipologias documentais.
147. (E)
5.3. Quanto a Natureza dos Arquivos
Os documentos arquivísticos são classificados quanto a sua
natureza, em ESPECIAIS ou ESPECIALIZADOS, onde para
definir em qual delas o documento arquivístico será classificado
devemos observar o suporte em que este foi produzido ou tema.
- Serão considerados arquivos ESPECIAS – aquele que tem
sob sua guarda documentos de formas físicas diversas
(Fotografias, discos, microformas, disquetes, CD’s);
- Serão considerados arquivos ESPECIALIZAÇÃO – aquele
que tem sob sua custódia os documentos resultantes da
experiência humana num campo específico, independentemente
da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos
médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de
engenharia, os arquivos jurídicos, e assim por diante (assuntos
separados segundo um ASSUNTO/IDEOGRÁFICO).
Especial Forma física diversa;
Especializado Campo especifico do conhecimento/Assunto;
Questões de Concurso
95. (Cespe-UnB - Sebrae/2008) O arquivo especializado se refere à
existência de documentos de formas físicas diversas, como fotografias,
discos, fitas, microfilmes e slides. 95. (E)
96. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Quanto à natureza dos documentos,
denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos
com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento,
registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais. 96. (C)
97. (Cespe-UnB-Ancine / 2006) Dá-se o nome de arquivo especializado
ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em
condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou
conservação. 97. (E)
98. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Quanto à natureza dos documentos, são
classificados como especializados aqueles arquivos que têm sob sua
responsabilidade a guarda de documentos que requerem tratamento
diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na
conservação, por causa de sua forma física. 98. (E)
99. (Cespe-UnB-TJPA / 2006) Em arquivos denominados especiais, são
mantidos sob guarda documentos que resultam da experiência humana
em um campo específico do saber. 99. (E)
100. (Cespe-UnB-ANS / 2005) O arquivo que tem sob sua guarda
documentos que merecem tratamento especial de armazenamento,
acondicionamento ou conservação é chamado arquivo especializado. 100. (E)
101. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Quanto à natureza dos documentos, a
unidade que tem sob sua guarda documentos referentes às decisões de
tribunais superiores é chamada arquivo especial. 101. (E)
102. (Cespe-UnB-CREA-DF / 2003) Arquivos médicos são considerados
especializados.
5.4. Suporte da informação
6. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)
É um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento
de forma eletrônica ou digital de documentos, que tem o intuito de
OTIMIZAR e RACIONALIZAR a gestão documental.
FERRAMENTAS USADAS NO GED
- Document Management (DM);
- Document Imaging;
- Records and information Management (RIM);
- Workflow;
- Próton;
- Bizzagi;
Suporte físico Dados e Informações Documento
+
=
- GED = é uma logística de organização da informação, que atua desde
a sua geração até o arquivamento da mesma e para tanto se utiliza de
ferramentas tecnológicas;
- GED ≠ Ferramentas tecnológicas;
- Vantagens do GED = as vantagens trazidas pela Gestão Documental,
acrescidas das decorrentes do uso da tecnologia;
- Deve ser aplicado o que preceitua a “Gestão Documental dos
documentos em papel” levando-se em conta as características do suporte
eletrônico;
Questões de Concurso
(FCC - 2010 - AL-SP - Agente Legislativo de Serviços Técnicos e
Administrativos) A ação de unir temporariamente um documento a
um processo, mediante determinação de uma autoridade
competente, denomina-se:
a) anexar.
b) autuar.
c) recolher.
d) apensar.
e) protocolar.
Gab.: D
(FCC - 2010 - AL-SP - Agente Legislativo de Serviços Técnicos e
Administrativos) No processo de análise dos arquivos, com vistas à
sua destinação final, levam-se em conta, entre outros,
a) valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os
documentos demonstram a aquisição, manutenção, transferência,
modificação ou extinção de direitos.
b) valores fiscais, isto é, qualidades inerentes aos documentos a
partir da presença de sinais de validação.
c) valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos
permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que
os acumulou.
d) valores históricos, isto é, referências a grandes personagens da
vida política, econômica e social de uma nação.
e) valores jurídicos, isto é, qualidades pelas quais os documentos
servem ao desempenho das atividades meio e das atividades-fim de
uma instituição.
Gab.: C
(CESPE - 2010 - AGU - Agente Administrativo) O conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à
tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos
em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu
recolhimento para a guarda permanente é denominado gestão de
documentos.
Gab.: C
(CESPE - 2010 - AGU - Agente Administrativo) A fase da gestão
de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição,
de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente
e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
Gab.: C
(CESPE - 2010 - TRE-MT - Técnico Judiciário - Área
Administrativa) A gestão de documentos engloba, entre outras, as
fases de
a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
Gab.: A
(CESPE - 2008 - STJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa)
Processo é o termo geralmente usado na administração pública para
designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e
que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação
administrativa ou judiciária.
Gab.: C
(CESPE - 2009 - ANTAQ - Técnico Administrativo) Na expedição
dos documentos, deve-se expedir a cópia do documento, com os
anexos, se for o caso, e encaminhar o original, acompanhado dos
antecedentes que deram origem a ele, ao arquivo.
Gab.: E
(CESPE - 2009 - MEC - Agente Administrativo) A
correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado
ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema
de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.
Gab.: E
(CESPE - 2005 - TRT-16R - Técnico Judiciário - Área Serviços
Gerais) A utilização de documentos se desenvolve mediante a
análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. O
objetivo desse processo é estabelecer prazos de guarda,
determinando quais documentos serão objeto de arquivamento
permanente, o protocolo deste, a expedição, se for o caso, a
organização e, por fim, a eliminação, caso tenham perdido seu
valor de prova ou de informação para a instituição.
Gab.: E
(CESPE - 2005 - TRT-16R - Técnico Judiciário - Área Serviços
Gerais) A rotina de protocolo compreende as seguintes ações:
recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros);
separação da correspondência oficial da particular; colocação do
carimbo de protocolo; elaboração do resumo do assunto; e, por
fim, encaminhamento ao setor de registro e movimentação.
Gab.: C
7. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
7.1. Porque Conservar
A importância da conservação reside no fato de que os
documentos constituem-se num registro cultural de uma determinada
época e lugar, que podem ser significativos tanto para pequenos grupos
quanto para toda a humanidade. Conservar é manter vivo, de alguma
forma, um patrimônio, uma memória.
As atividades de preservação compreendem os cuidados
prestados aos documentos e consequentemente ao local de sua guarda.
Podemos citar como FATORES importantes para a preservação
de acervos documentais: a luz (solar e de lâmpadas fluorescentes), o ar
seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, os gases e
as inúmeras pragas, que a médio e em longo prazo, são altamente
prejudiciais à conservação do acervo documental.
Diferenças entre conservação e restauração
PRESERVAÇÃO CONSERVAÇÃO RESTAURAÇÃO
OBJETIVO
Impedir que o
documento se
degrade, o
objetivo é
mantê-lo em seu
estado original.
Interromper o
processo de
deterioração do
documento,
impedir o
aumento de
danos.
Recuperar o documento
degradado, reaver seus
estado físico e suas
informações.
ATUAÇÃO
Procedimentos
em estruturas
físicas do
acervo, como
nos edifícios,
móveis e etc.
Pequenas
intervenções,
controle do
ambiente, e do
manuseio, acesso
e etc.
Intervenções diretas no
documento alterando sua
estrutura.
8. PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO
Fatores:
Intrínsecos - São aqueles fatores de deterioração que são propriedades
do próprio suporte, ou seja, são propriedades que levam a auto-
deterioração.
Exp.: acidez do próprio papel que leva ele a degradação, filme (a
película auto se destrói quando exposto a luz);
Extrínsecos - São aqueles fatores de deterioração que são externos, ou
seja, não advém do suporte do documento.
Suporte Papel Suporte
Plástico
Suporte
Vidro
Suporte
Madeira
Suporte
Metal
Suporte
Argila
Suporte
Papiro
Suporte
Pergaminho
Espécie
documental:
Ata, Atestado,
Certidão,
Declaração,
Despacho,Livro,
Cartaz, Mapa,
Planta, Croqui,
Periódicos
(jornais,
revistas,
boletins)
Espécie
documental:
Diapositivo,
Fita cassete,
Fitas de
vídeo, Fita
em rolo, Fita
DAT, Cd,
DVD, Disco
óptico,
Negativo de
Fotografia,
Microfilme,
Flâmula,
Disquetes;
Espécie
documental:
Negativo de
Vidro,
Mobiliário,
Obras de
arte;
Espécie
documental:
Gravuras
em madeira,
Esculturas,
Mobiliário,
Jogos
Espécie
documental:
Placa de
Carro, Dog
tag,
Escultura,
Cassetes,
Disquetes,
Fitas de
vídeo, HDs;
Espécie
documental:
Pinturas
Rupestres,
Escultura;
Existem diversos fatores que provocam a destruição de
documentos, como podemos ver abaixo:
FATORES DE ORDEM BIOLÓGICA:
• Insetos (baratas, traças, cupins, etc.).
• Micro-organismos (fungos atuam decompondo a celulose e
produzem também pigmentos que mancham o papel).
• Roedores;
• O homem (deixando restos de comida no local do acervo, guardando
inadequadamente, roubo de documentos e manuseio sem o devido
cuidado).
Homem/Ratos
FATORES DE ORDEM FÍSICO-QUÍMICA:
• Temperatura e umidade: o papel se deteriora com o tempo, mesmo
que as condições de conservação sejam boas. O papel perde sua cor
original, tornando-se frágil, o que causa seu envelhecimento natural.
Deve-se manter a temperatura entre 16oC e 22oC.
• Quanto mais baixa a temperatura na qual ele for conservado, maior
será a vida do papel. Como temperaturas muito baixas tornam-se
desagradáveis para funcionários e usuários, a temperatura em torno de
22o C está dentro do limite recomendado.
• O excesso de umidade também é prejudicial ao papel. As condições
ideais estão em torno de 45% a 55%.
• Luminosidade: a luz direta DANIFICA os documentos, causado a
estes: o amarelamento da folha, desaparecimento das informações
registradas, acidificação acelerada, enfraquecimento das fibras (as
folhas do documento ficam quebradiças). Para corrigir tal problema
deve-se evitar a incidência de luz direta, com o acondicionamento
apropriado e controle do grau de intensidade de luz, com: cortinas,
persianas, películas entre outros (Tanto a luz natural quanto à luz de
lâmpadas danificam os documentos).
• Poluição do ar (gases, poeira, elementos de contato – inseticidas,
tintas, etc.);
• Falta de ventilação Para se contornar esse problema podemos utilizar
um sistema de ventilação artificial com o acoplamento de filtros para a
retenção de componentes nocivos aos objetos de papel são eficientes
medidas de proteção contra a ação de poluentes atmosféricos;
• Acidentes (água, incêndios, guerras, terremotos, etc.).
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
Um programa de conservação preventiva de objetos de papel inclui os
seguintes procedimentos:
– Realização de procedimentos não interventivos;
– Monitoramento e controle dos ambientes;
– Uso de técnicas apropriadas de embalagem e guarda;
– Práticas de técnicas conscientes de manuseio e exposição.
Cuidado Preservar é: “promover a prevenção da deterioração e danos em
documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento físico e/ou químico”. Assim, conservar é uma prática
de preservação, mas RESTAURAR não é uma prática de
preservação.
000. (Cespe/CAPES/2012) 79 A preservação diz respeito à promoção da
conservação e da restauração dos documentos danificados.
Gab.: E
150. (Cespe-UnB ANEEL 2010 – Arquivista) Os depósitos de arquivo
A preservação de documentos não depende apenas de
acondicionamento e armazenamento físico. Para garantir
a integridade das peças, é importante que o arquivista
intervenha, também, nos procedimentos de produção e
tramitação documental; .
devem prever locais específicos para armazenamento de cada tipo de
suporte, de acordo com suas especificidades.
Gab.: C
151. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) O calor e umidade
excessivos são nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se,
portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo.
Gab.: E
152. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) A luz natural, sobretudo a
radiação ultravioleta, causa danos aos documentos. Para protegê-los, é
necessário usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir as lâmpadas
incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não emitem radiações
ultravioleta.
Gab.: E
153. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) A fim de proteger os
documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar
os níveis de luminosidade do local e utilizar persianas, cortinas ou filtros
nas janelas.
Gab.: C
154. (Cespe-UnB / MPU 2010 – Arquivista) É necessário controlar a
temperatura e a umidade relativa do ar nos depósitos de documentos.
Gab.: C
155. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) A conservação compreende os
cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua
guarda.
Gab.: C
156. (Cespe-UnB – TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que
beneficia as condições físicas do papel.
Gab.: E
157. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequências da
exposição dos documentos em papel à luz é o seu amarelecimento.
Gab.: C
158. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O ar seco e a alta umidade são fatores de
enfraquecimento do papel.
Gab.: C
159. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) O arquivista pode evitar
problemas com as radiações ultravioleta nos depósitos de documentos,
adotando as seguintes medidas: utilizar salas sem janelas e substituir as
lâmpadas incandescentes por lâmpadas fluorescentes, que não emitem
radiação UV.
Gab.: E
160. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Um programa de
preservação preventiva deve prever, entre outros fatores, o controle da
temperatura e umidade do ambiente e a incidência direta de luz, natural ou
artificial, sobre os documentos.
Gab.: C
161. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivão / 2009) - A luz solar, o ar seco,
a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira
são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.
Gab.: C
162. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A luz natural e o calor são
prejudiciais aos documentos. Recomenda-se, para o local de
armazenamento, a utilização de lâmpadas fluorescentes, por não
produzirem calor nem radiação ultravioleta (UV), e o uso de
condicionadores de ar para manter a temperatura abaixo de 5 graus
durante o dia. Durante a noite, os aparelhos podem ser desligados, para
reduzir os custos e o risco de incêndio.
Gab.: E
163. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - A conservação compreende os
cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda.
Gab.: E
164. (Cespe-UnB - TRE-MG/2009) - A luz solar é menos nociva que a
luz artificial na conservação e na preservação dos documentos de arquivo.
Gab.: E
165. (Cespe-UnB - TRE/MT / 2009) O ar seco é um elemento que
beneficia as condições físicas do papel.
Gab.: E
166. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A higienização mecânica dos
documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante
para a conservação dos documentos em papel.
Gab.: C
167. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depósito do arquivo
deve ser rigorosa para evitar a proliferação de fungos e insetos; o chão
deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de água, solventes,
cera e substâncias bactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes
devem ser limpas com a mesma mistura.
Gab.: E
168. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienização dos documentos, além
de remover a poeira, devem ser retirados objetos metálicos, como
grampos, clipes e prendedores metálicos.
Gab.: C
169. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A higienização e o
acondicionamento são ações de conservação dos documentos.
Gab.: C
170. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a
limpeza do piso, das estantes e dos móveis do arquivo para preservar os
documentos.
Gab.: E
171. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienização é
um dos procedimentos mais significativos do processo de conservação de
documentos e deve ser feita em períodos regulares.
Gab.: C
172. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que
possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo.
Gab.: E
173. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas
transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo
arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos
sólidos.
Gab.: E
174. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o ruído
no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados os
documentos seja revestido com carpete.
Gab.: E
175. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como
enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso
de cola plástica comum.
Gab.: E
176. (Cespe-UnB-PRG-DF / Arquivista - 2004) Para os depósitos de
documentos, é indicado o piso de carpete, desde que seja limpo
diariamente.
Gab.: E
177. (Cespe-UnB-STM / 2004) O piso do espaço reservado à guarda dos
documentos deve ser lavado semanalmente com água e sabão neutro a fim
de se evitar as ações de agentes nocivos.
Gab.: E
178. (Cespe-UnB – DPU 2010 – Arquivista) São considerados agentes
de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como
temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores.
Gab.: E
179. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de
preservação devem incidir apenas sobre os documentos avaliados como
permanentes na tabela de temporalidade e destinação.
Gab.:E
180. (Cespe-UnB - Min Saúde / 2008) A ação antrópica não interfere na
degradação dos arquivos.
Gab.:E
181. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o
manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.
Gab.:C
182. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) No manuseio de documentos
fotográficos, incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado o uso
de luvas de borracha.
Gab.:E
183. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para registro da classificação de
documentos, é recomendado o uso de canetas esferográficas.
Gab.:E
184. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionários quanto usuários
devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de
documentos.
Gab.:C
185. (Cespe-UnB-STM / 2004) O uso de luvas de algodão é recomendável
para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo
arquivístico.
Gab.:C
186. (Cespe-UnB-STM / 2004) Para o registro do código de classificação
nos documentos do STM, deve ser utilizada caneta esferográfica, pois esta
não danifica as fibras do papel.
Gab.:E
187. (Esaf-ANEEL / 2004) Ao fazer anotações nos documentos deve-se
fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em local predeterminado.
Gab.:C
188. (Cespe-UnB-CREA/DF / 2003) Ao manusear os negativos e as
fotografias, é recomendável que o profissional use luvas de algodão.
Gab.: C
TÉCNICAS E MATERIAIS USADOS PARA
TRATAMENTO DE DOCUMENTOS
DETERIORADOS
Materiais usados para restauração
- Desinfestação: e feita através da FUMIGAÇÃO, que é o método de
combate aos insetos mais eficiente.
- Limpeza: é uma fase posterior a fumigação, sendo uma das ações
mais simples dentre as existentes;
- Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas e aço
inoxidável, expondo-os a ação do ar com forte percentagem de
umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de
umidificação. Em seguida são passados a ferro, folha por folha.
Fonte: COMO FAZER CONSERVAÇÃO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS - Norma Cianflone Cassares - colaboração:
Cláudia Moi – Volume 5 - São Paulo – 2000;
- Restauração: processo de revitalizar partes de um documento através
de técnicas especificas.
Pintura de Jesus do Séc. 19, na Igreja do Santuário de Misericórdia de
Borja (Espanha 2012)
Montagem de documentos danificados CAMARA DOS
DEPUTADOS (Manuscrito de Dom Pedro 2) 2011
- Banho de gelatina: Consiste em mergulhar o documento em banho
de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este
processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e
dos fungos, além de exigir habilidade do executor;
- Tecido: Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido
muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é
aumentada consideravelmente,mas o emprego do amido propicia o
ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade;
- Silking: consiste na mesma idéia do tecido, tendo como diferença
básica o tecido que e usado no processo – crepeline ou musseline de
seda – de grande durabilidade, que eleva em muito o preço desse
processo e que devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são
pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução,
cuja matéria prima é de alto custo.
- Laminação: é o processo em que se envolve o documento, nas duas
faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose,
colocando-o numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser
termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e
dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel
são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-
o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso
pode ser removida com água e sabão. O volume do documento é
reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é
rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na
restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais
se aproximam do método ideal;
- Encapsulação: Utiliza basicamente películas de poliéster e fita
adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas
lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas
duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm,
deixando o documento solto dentro das duas lâminas . A encapsulação
é considerada um dos mais modernos processos de conservação de
documentos.
- Migração: Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a
capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar das
mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um
objeto digital:
a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente
deteriorado ou instável para um suporte mais novo (DISKET
para CD-ROM);
b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou
padronizado (Exp.: .DOC para .DOCX);
c) de uma plataforma computacional em vias de
descontinuidade para outra mais moderna. A migração
pode ocorrer por conversão, atualização ou reformatação
(Migração de plataforma = evolução das plataformas de
hardware e software* – JAVA, C+, C++).
9. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos
documentos a serem arquivoados e pela estrutura da entidade (Arquivo:
Teoria e prática, pag. 61):
Básico
Alfabético
Geográfico
Numérico
Simples
Cronológico
Dígito-
terminal
Ideográficos
(Assuntos)
Alfabéticos Enciclopédico
Dicionário
Numéricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou
Indexação
coordenada
Padronizado
Variadex
Automático*
Soundex*
Mnemônico*
Rôneo*
Alfanumérico Sistema semi-direito*
- Considerações IMPORTANTES:
Esses métodos pertencem a dois grandes sistemas: DIRETO
(Você busca diretamente no acervo) e INDIRETO (você faz a busca por
meio de instrumentos de pesquisa – banco de dados que mostram a
localização e uma breve descrição do documento e seu assunto);
Métodos = Básico + Padronizado + Alfanumérico
Sistemas = DIRETO + INDIRETO
294. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O método numérico é
um método de arquivamento indireto.
Gab.: E
295. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Os métodos
de arquivamento do sistema direto são aqueles que exigem
a consulta de um índice ou de um código
Gab.: E
296 - (Funiversa - HFA /2009) Os métodos de
arquivamento dividem-se em dois grandes sistemas:
(A) básico e padronizado
(B) direto e indireto
(C) direto e semiestruturado
(D) direto e semi-indireto
(E) unitermo e indexação
Gab.: B
297. (Cespe-UnB - MCT/2008) Os métodos de
arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e
indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema
direto.
Gab.: C
299. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O método de
arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido
a partir da natureza dos documentos e da estrutura da
organização.
Gab.: C
300. (Cespe-UnB - ANAC/2009) Nome, local, número,
data e assunto são os elementos de um documento que
devem ser considerados na ordenação dos documentos de
arquivo.
Gab.: C
301. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade
de classificação de documentos de arquivo exige
conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas
também da natureza dos documentos a serem classificados.
Gab.: C
302. (Cespe-UnB - MEC/2009) É possível, na escolha do
método de arquivamento, definir um método principal e
métodos auxiliares para a organização da documentação.
Gab.: C
9. Métodos de arquivamento BÁSICO
a. Classificação Alfabética
Vantagens: rápido, direto, fácil e barato;
Desvantagens: prévia determinação do número de divisões
alfabéticas que deverão compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso
preceder um CUIDADOSO estudo sobre o grau de incidência de
nomes, letra por letra (evitar possíveis erros por fadiga).
A classificação alfabética é o sistema de classificação mais
conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira vista
nos dá a sensação de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade é
aparente. Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e
se refere a pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem.
Contudo, se o volume da documentação for elevado surge o problema
dos homônimos.
A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números
inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos.
260. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Além dos códigos
numéricos e alfabéticos, outra forma adicional de
organização de arquivos é aquela realizada por meio do uso
de cores, de forma a facilitar a localização dos itens.
Gab.:C
261. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes
em cada uma das pastas organizadas em ordem alfabética
deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica.
Gab.:E
262. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O método
alfabético é um dos métodos de arquivamento de
documentos e tem o nome como principal elemento a ser
considerado.
Gab.:C
Regras para a ALFABETAÇÃO
- Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
- Quando houver sobrenomes iguais, prevalece à ordem
alfabética do prenome.
Exp.: Cabral, Pedro Álvares;
Teixeira, Aníbal;
Teixeira, Marilda.
- Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hífen não se separam.
Exp.: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
- Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou
São seguem a regra anterior.
Santa Rita, Waldemar;
Santo Cristo, Luciano;
São Paulo, Carlos.
- As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na
classificação de sobrenomes iguais.
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José
- Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d´, da, do, e, um,
uma, não são considerados.
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d´
Câmara, Lúcia da
- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como
Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte
integrante do último sobrenome.
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
- Os títulos não são considerados na alfabetação. São
Colocados após o nome, entre parênteses.
Campos, Milton (Ministro);
Ferreira, André (Professor);
Pereira, Paulo (General);
Teixeira, Pedro (Dr.).
- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais
(ver regras nºs 10 e 11).
Aubert, Georges;
Müller, Paul;
Schmidt, Jorge.
- As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser
consideradas. O mais comum é considerá-las como parte
integrante do nome quando escrita com letra maiúscula.
Capri, Giulio di;
Mc Adam, John;
O´Brien, Gordon;
- Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo
sobrenome.
Arco y Molinero, Angel de;
Oviedo y Baños, José de;
Pina del Mello, Francisco de.
- Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são
registrados como se apresentam.
Al Ben-Hur;
Li Yutang;
- Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem se transcritos como se apresentam,
colocando-se os artigos iniciais entre parênteses após o nome.
Álvaro Ramos & Cia.
Colegial (A);
Embratel;
Fundação Getúlio Vargas;
Library of Congress (The);
- Nos títulos de congressos, conferências, reuniões,
assembléias e assemelhados os números devem aparecer no
fim, entre parênteses.
Conferência de Pintura Moderna (II);
Congresso de Geografia (Quinto);
Congresso de Geologia (3º);
Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3.
ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66;
Nome de pessoas físicas
308. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) João Barbosa arquiva-
se como Barbosa, João.
Gab.: C
309. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Nos nomes de
pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o
prenome.
Gab.:C
310. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) No arquivamento de
fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes
iguais, deve prevalecer a ordem alfabética do prenome.
Gab.:C
Sobre nomes compostos
313. (Cespe-UnB-MPE/AM adaptada / 2008) Segundo as
regras de alfabetação utilizadas no método de arquivamento
alfabético, os sobrenomes compostos de substantivo e
adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Gab.:C
314. (Cespe-UnB-Detran/PA / 2006) Nos sobrenomes
compostos: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo
Branco, Paulo.
Gab.:C
315. (Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) Sobrenomes
compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hífen não se separam.
Gab.:C
321. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A regra de
alfabetação para nomes de pessoas físicas considera o
último sobrenome e depois o prenome. Por exemplo, o
nome Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte
forma: Silva, Maria José.
Gab.:E
322. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqüência alfabética a
seguir está de acordo com as regras de alfabetação.
Alencastro, Marcelo Pereira d´
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
São Tiago, Vicente de Paula de
Gab.:C
325. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Na alfabetação do
nome Roberto de Santana Júnior, deve ser considerada a
seguinte forma:
Júnior, Roberto de Santana.
Gab.:E
326. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Quanto ao
correto emprego das regras de alfabetação nos nomes
apresentados, assinale a opção correta.
(A) Roberto Castelo Branco - Branco, Roberto Castelo.
(B) Michel São Paulo - Paulo, Michel S.
(C) Paulo de Almeida - Almeida, Paulo de
(D) Juliano de Lourenço Neto - Neto, Juliano de Lourenço
Gab.:c
329. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na ordenação alfabética de
pastas abertas por nome de personalidades, os títulos não
são considerados na alfabetação, são colocados após o
nome completo, entre parênteses.
Gab.:C
330. (Cespe-UnB-TST / 2008) A seqüência alfabética a
seguir está de acordo com as regras de alfabetação.
Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Demóstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
Gab.:E
332. (Cespe-UnB - MCT/2008) Na alfabetação de nomes
de espanhóis, o registro é feito pelo prenome.
Gab.:E
333. (Cespe-UnB-TRT 16ª Região / 2005) Os autores
espanhóis deverão ser arquivados do seguinte modo:
Molinero, Pacco Baños e Oviedo,
Francisco Carbalhal.
Gab.:E
b. Geográfico
É o método que se utiliza para a organização dos documentos a
sua procedência ou local de produção;
Estado
- Ordem alfabética;
- Dentro de cada Estado a capital deve vir em primeiro
lugar seguido pelas demais cidades;
Goiás
- Goiânia (capital);
- Alexânia;
- Caldas Novas;
- Cristalina;
- Itumbiara;
- Mozarlândia;
- Rio Verde.
Por País
- Ordem alfabética;
- Dentro de cada País a capital deve vir em primeiro lugar
seguido pelas demais cidades;
Brasil
Brasília (capital federal);
Acre, Alagoas, Amapá, Amazonas, Bahia,
Ceará, Espírito Santo, Goiás, Mato Grosso do
Sul, Mato Grosso, Maranhão, Minas Gerais,
Pará, Paraíba, Paraná, Pernambuco, Piauí, Rio
Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Rio de
Janeiro, Roraima, Rondônia, São Paulo, Santa
Catarina, Sergipe e Tocantins;
265. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o
Banco Central do Brasil possui representação regional, um
cidadão comum pode enviar carta com reclamação, elogio
ou sugestão, e ela será encaminhada à Ouvidoria do Banco.
Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como,
por exemplo, de:
(1) Santa Maria;
(2) Caxias do Sul;
(3) Novo Hamburgo;
(4) Gramado;
(5) Porto Alegre.,
Deverá fazer a ordenação dessas cartas. Se for utilizado o
método geográfico de arquivamento, na modalidade estado,
cidade e correspondente, a ordenação será a seguinte:
(A) 5,4,3,2,1
(B) 5,2,4,3,1
(C) 4,3,2,5,1
(D) 2,4,3,5,1
(E) 1,2,4,3,5
Gab.: b
c. Classificação Numérica
- Vantagens: muito mais simples de ser usado, não tem limitação
de classes, torna possível detectar a ausência de um documento
pela ausência do número sequencial;
- Desvantagens: dificuldade de localizar um documento ou
processo quando é atribuído um número errado;
A classificação alfa-numérica resulta da combinação
dos sistemas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se,
na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma
determinada classe alfabética para posterior arquivamento e
localização.
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o
risco de erro no arquivamento dos documentos e processos, já
que estes são localizados pelo número atribuído a classe,
procurando-se a seguir, na sequência alfabética. A
probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço
compreendido pela classe.
i. Simples
Uso de numeração sequencial para organizar o acervo;
ii. Cronológica
- Vantagens: possibilitar agrupamentos de um número de
documentos de acordo com as divisões naturais de tempo
(ano, meses, semanas, dias, horas) e normalmente é usado
em conjunto a outro método;
- Desvantagens: possui series documentais limitadas e
necessidade de complementação por outro método;
A classificação cronológica tem por base a possibilidade
em agrupar determinado número de documentos de acordo
com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas,
dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito
semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se,
muitas das vezes, em combinação com outros sistemas
classificativos, sobretudo, o alfabético.
iii. Digito Terminal
Usado para grandes números (2 últimos
números);
Ofício 34729/2010 01/10/2010
Memorando 87639/2007...
d. Classificação Ideográfica
- Vantagens: classificação ideológica/ideográfica/metódica/analítica
baseia-se na divisão dos assuntos/ideias referentes a um mesmo assunto
ou área do conhecimento ordenados por ordem alfabética;
- Desvantagens: Limite de classes e necessidade de complementação por
outro sistema de ordenação.
- Método ideográfico é aquele que organiza os documentos por assunto.
A classificação ideológica, também designada como ideográfica,
metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de
assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos
referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados
segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a
seguir, de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos
e sub-grupos com características cada vez mais particulares e restritas
exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande variedade de
palavras com significados análogo.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:
- Divisão do assunto em capítulos;
- Divisão de cada capítulo em famílias;
Obs.: A divisão de cada família em grupos, representando assuntos
especializados divisão eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando
uma divisão particular
278. (Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o
arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a atividades
desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico.
Gab.: C
279. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos métodos de ordenamento
considerados mais eficientes é o ideográfico, no qual os documentos
recebem números dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, que
são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse caso, o
arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez.
Gab.: E
280. (Funiversa – Terracap 2010) O método de arquivamento que separa
os documentos por assunto é o:
(A) ideográfico.
(B) alfabético.
(C) numérico.
(D) geográfico.
(E) cronológico.
Gab.: A
10. Métodos Ideográficos alfabéticos
- Dicionário: Os assuntos são ordenados alfabeticamente,
em um único nível.
- Enciclopédio: Os assuntos são ordenados alfabeticamente,
em vários níveis hierarquizados.
283. (FCC-TRE/PB / Arquivista - 2007) Ao classificar suas
atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte
esquema:
COMUNICAÇÕES
Correios
Internet
Rádio
Telex
MATERIAL
Aquisição
Baixa
ORÇAMENTO
Despesa
Receita
PESSOAL
Admissão
Férias
Gratificações
Licenças
Trata-se do método
(A) enciclopédico.
(B) dicionário.
(C) unitermo.
(D) duplex.
(E) dígito-terminal.
Gab.: A
11. Métodos ideográficos numéricos
- Método decimal: Organiza os assuntos por código,
sendo limitado a 10 classes em cada nível;
- Método duplex: Organiza os assuntos por código,
apresentando classes ilimitadas.
285. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Uma das vantagens
apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a
possibilidade ilimitada de classes de documentos.
Gab.:C
286. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - O método
decimal é um método numérico ideográfico.
Gab.:C
287. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) Uma das vantagens
apresentadas pelo método de arquivamento duplex é a
possibilidade de criação de classes ilimitadas.
Gab.:C
288. (Cespe-UnB-Antaq / 2005) Uma das vantagens do
método de arquivamento duplex é que ele possibilita a
criação de uma infinidade de classes.
Gab.:C
289. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O método de
arquivamento duplex apresenta como desvantagem à
definição de apenas dez classes.
Gab.:E
Método de arquivamento PADRONIZADO
a. Variadex: este método é uma variante do método
alfabético. Neste método, há a utilização de cores
para facilitar o arquivamento, sendo que este
preconiza minimizar as dificuldades apresentadas
pelo método nominal para tanto foi introduzido o uso
das cores como elementos auxiliares para facilitar não
só o arquivamento, como a localização de
documentos.
(PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática.3.
ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 92)
259. (Cetro – Embrapa 2010) O método variadex é
uma variante do alfabético e utiliza cores como
elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e
a localização dos documentos.
Gab.:C
260. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Além dos
códigos numéricos e alfabéticos, outra forma
adicional de organização de arquivos é aquela
realizada por meio do uso de cores, de forma a
facilitar a localização dos itens.
Gab.:C
261. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos
constantes em cada uma das pastas organizadas em
ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente,
uma seqüência numérica.
Gab.:E
262. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) O método
alfabético é um dos métodos de arquivamento de
documentos e tem o nome como principal elemento
a ser considerado.
Gab.:C
263. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) O método de
arquivamento variadex adota cores preestabelecidas
como diferencial, o que facilita o arquivamento e a
localização de documentos.
Gab.:C
Curiosidade!!! Método utilizado pelas bibliotecas para organizar o seu
acervo de livros é o da CLASSIFICAÇÃO DECIMAL – Mevil Dewey
Classificação Decimal
“O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério
classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a
ideológica”.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-
americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma
classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi
criada para a arrumação dos livros nas prateleiras, mas também para
indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo
geral, todo material literário de qualquer espécie. Foi aplicado pela
primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de
Massachussets, nos Estados Unidos da América e com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos
ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por
sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim
sucessivamente.
Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação
uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e
internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do
conhecimento humano.
Criada por: Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a
primeira edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal.
Definição: A CDU é um desenvolvimento do esquema base utilizado por
Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes
classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se dividem
em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica ou
alfanumérica, por exemplo, ao conceito geral de educação corresponde a
notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
- Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra
agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
- Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano,
encarando-os sob os vários aspectos.
- Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em
dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo
decimalmente, pela adição de cifras decimais.
Exemplo:
0 Generalidades;
1 Filosofia. Psicologia;
2 Religião. Teologia;
3 Ciências Sociais;
4 Classe atualmente não usada;
5 Ciências Exatas. Ciências naturais;
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia;
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto;
8 Linguística. Língua. Literatura;
9 Geografia. Biografia. História.
___________________________________________________________
Dúvidas poderão ser encaminhadas ao e-mail:
[email protected] ou [email protected]
“Somente enfrentando o fracasso que conseguimos chegar ao sucesso”.
Excelência em preparação para
concursos públicos!
Telefeno: 3543 - 9129
1. Leis ESPECIFICAS!!!
Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
Lei 8159/96
As ações visando à consolidação da política nacional de arquivos
deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ.
É considerado DEVER do poder público?
A GESTÃO documental e a PROTEÇÃO especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura,
ao desenvolvimento científico e como elementos de prova
informações.
A gestão/proteção documental conferidas aos documentos de
arquivo serve como?
INSTRUMENTO de apoio à:
Administração/
Cultura/
Desenvolvimento científico/
Elemento de prova e informação.
O que seriam arquivos?
São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público, PESSOAS
FÍSICAS e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, em qualquer suporte da informação ou a
natureza dos documentos;
Defina gestão da informação?
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua
PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e
ARQUIVAMENTO (=PAATU) em fase corrente e
intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
O cidadão possui o direito de receber dos órgãos públicos
informações?
Somente informações de INTERESSE PARTICULAR ou de
interesse coletivo/geral, contidas em documentos de arquivo, salvo
no caso de arquivos sigilosos.
A violação ao sigilo de documentos incorrera em?
Direito de indenização pelo dano MATERIAL ou MORAL
decorrente da violação do sigilo, SEM prejuízo da ação
PENAL/CIVIL/ADMINISTRATIVA cabível.
Defina arquivo público?
É o conjunto de documentos PRODUZIDOS e RECEBIDOS no
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal/E/DF/M em decorrência de suas funções
administrativas/legislativas/judiciárias.
ESQUEMATIZAÇÃO = Documentos Produzidos/Recebidos por:
Órgãos Públicos (+) Instituições de caráter Público (+) Entidades
privadas gestoras de serviços públicos.
“OP+ICP+EGSp”
Definição de arquivos
- Correntes: são os arquivos utilizados frequentemente;
- Intermediários: sãos os arquivos utilizados com menos
frequência, mas que ainda possuem valor administrativo, estes
poderão ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente.
- Permanentes: É o conjunto de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Para que ocorra a ELIMINAÇÃO de documentos produzidos por
instituições públicas somente se dará?
Mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência.
Os arquivos PRIVADOS poderão ser identificados como de
interesse público e social?
Desde que sejam considerados como conjunto de fontes relevantes
para a história e para o desenvolvimento científico nacional.
Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social poderão ser alienados/transferidos para o exterior?
Os arquivos PRIVADOS de interesse público e social não
poderão ser ALIENADOS com dispersão ou PERDA DA
UNIDADE documental, nem TRASFERIDOS para o exterior.
Obs.:
Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá
preferência na aquisição.
Como que se dará o acesso aos documentos arquivísticos privados
identificados como de interesse público ou social?
O acesso a estes documentos poderá ser franqueado mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor.
Poderá ocorrer a transferência dos arquivos privados com
interesse público ou social?
Estes poderão ser DEPOSITADOS a título revogável OU
DOADOS a instituições arquivística pública.
Existe algum arquivo privado que será AUTOMATICAMENTE
identificado como de interesse público e social?
Os REGISTROS civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil.
Qual é o prazo máximo de acesso restrito dado a um documento?
- Documentos sigilosos que representem risco a: SEGURANÇA DA
SOCIEDADE E DO ESTADO, bem como necessários a
INVIOLABILIDADE DA INTIMIDADE, VIDA PRIVADA, da
HONRA e da IMAGEM DAS PESSOAS terão como prazo máximo
30 anos (prorrogável por igual período uma única vez);
- Documentos sigilosos referentes à HONRA e à IMAGEM das
pessoas terá um prazo máximo de 100 anos, a contar da sua data de
produção.
SEGURANÇA DA SOCIEDADE E DO ESTADO
(+)
INVIOLABILIDADE DA INTIMIDADE
(+)
VIDA PRIVADA
(+)
DA HONRA
(+)
DA IMAGEM DAS PESSOAS
Existe alguma situação em que os documentos considerados
sigiloso serem exibidos?
O poder judiciário, EM QUALQUER INSTÂNCIA, poderá
determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensável á defesa de direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal da parte.
Aquele que DESFIGURAR ou DESTRUIR documentos de valor
permanente ou considerados de interesse público e social ficará
sujeito há?
Responsabilização PENAL/CIVIL/ADMINISTRATIVA na forma da
legislação em vigor.
Quem definirá a POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS?
Fica criado a CONARQ (conselho nacional de arquivos), órgão
vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a “política nacional de
arquivos” como órgão central do SINAR.
Conselho Nacional de Arquivos - Conarq
(Dec. 4073/02)
O CONARQ é vinculado a quem?
É vinculada ao Arquivo Nacional;
O SINAR é vinculado a quem?
O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
Qual a finalidade da CONARQ? Art. 1 + 7
- Definir a política nacional de arquivos públicos e privados;
- Exercer a orientação normativa visando à gestão documental;
- Proteção especial aos documentos de arquivo;
- Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados**;
- Dar funcionamento ao SINAR (Sistema Nacional de Arquivos);
Caberá a quem dar apoio técnico e legal a CONARQ? (art. 4)
Caberá ao ARQUIVO NACIONAL dar apoio técnico e
administrativo ao CONARQ.
Onde terá SEDE a CONARQ?
Será na sede do ARQUIVO NACIONAL.
Compete a CONARQ?
- Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos (SINAR), visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivos;
- Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados
com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades
arquivísticas;
- Propor ao “Ministro de Estado da Justiça” normas legais necessárias
ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de
arquivos públicos e privados;
- Identificar os arquivos privados de interesse público e social (A
CONARQ envia solicitação + parecer ao Ministro de Estado e
Justiça com vistas que o Presidente da República declare estes
arquivos como sendo de interesse público, por meio de DECRETO,
sendo que tal ato não implicará necessariamente na transferência
destes para uma entidade arquivística pública), CUIDADO caberá
recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça;
Documentos PRIVADOS declarados de INTERESSE PÚBLICO?
- Poderão ser ALIEANDOS, mas deverá ser precedido de notificação
à União (Titular do direito de preferência) para que se manifeste em
no máx. sessenta dias se tem interesse na aquisição.
- Os detentores destes arquivos DEVEM manter preservados os
acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade
penal/civil/administrativa quando desfigurar ou destruir documentos
de valor permanente.
- A perda acidental/total/parcial de arquivos privados declarados de
interesse público e social ou de quaisquer documentos DEVERÁ
SER COMUNICADA ao CONARQ, por seus proprietários ou
detentores;
Sistema de Gestão de documentos de Arquivo – SIGA
(Decreto 4915/03)
Qual seria a definição de gestão de documentos?
O conjunto de PROCEDIMENTOS e OPERAÇÕES técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento dos documentos, em fase corrente e
intermediária, independente do suporte, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Quais são as FINALIDADES almejadas pelo SIGA?
- Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da
administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais;
- Integrar e coordenar as atividades de gestão de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos
setoriais e seccionais que o integram;
- Disseminar normas relativas à gestão de documentos de
arquivo;
- Racionalizar a produção da documentação arquivística
pública;
- Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de
armazenagem da documentação arquivística pública;
- Preservar o patrimônio documental arquivístico da
administração pública federal;
- Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou
indiretamente na gestão da informação pública federa.
Quem INTEGRA o SIGA? (Art. 3)
2.
Microfilmagem de documentos oficiais
(Lei 5433/96)
Quando houver conveniência, ou por medida de segurança,
poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda
não arquivados, desde que autorizados por autoridade
competente.
Arquivo Nacional Unidades de coordenação
vinculadas aos Ministérios/Órgãos
Unidades vinculadas aos
Ministérios
Unidades vinculadas aos
órgãos Comissão de Coordenação do
SIGA
Órgão Setorial
Órgãos
Setoriais
Órgão
Central
Art. 1°... §5° A eliminação ou transferência para outro local dos
documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de
termo em livro próprio pela autoridade competente.
O que se ENTENDE por microfilme? Art. 3 Dect. 1799/96
É o resultado do processo de reprodução em filme, de
documentos/dados/imagens por meios
FOTOGRÁFICOS/ELETRÔNICOS em diferentes graus de
redução.
O processo de microfilmagem é autorizado aonde?
Em todo o território nacional, é autorizada a microfilmagem de
documentos PARTICULARES e OFICIAIS arquivados, estes de
órgãos Federais/E/M.
A microfilmagem será feita em EQUIPAMENTO que? Art. 4,
Dect. 1799/96
Garanta a FIEL REPRODUÇÃO DAS INFORMAÇÕES, sendo
permitida a utilização de qualquer MICROFORMA.
A microfilmagem somente é aplicada a documentos
OFICIAS/PÚBLICOS?
Não é aplicada também aos documentos particulares.
Obs.: Dect. 1799/96, art. 1 - A microfilmagem abrangera os
documentos: OFICIAS ou PÚBLICOS (de qualquer espécie ou
suporte), produzidos ou recebidos pelos órgãos dos Poderes
E/J/L (+) ou da Administração INDIRETA da U/E/DF/M (+)
documentos PARTICULARES ou PRIVADOS, de pessoas físicas
ou jurídicas.
Quais são os padrões que a microfilmagem será feita?
A microfilmagem de qualquer espécie será feita SEMPRE em
filme original, com o MÍNIMO de 180 Linhas por milímetro de
definição, garantida a SEGURANÇA e a QUALIDADE de
imagem e de reprodução.
Os microfilmes possuem valor legal?
Os microfilmes de que trata a Lei 5443/96
(certidões/traslados/cópias fotográficas) obtidos DIRETAMENTE
dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos
originais em juízo ou fora dele.
Obs.: Dect. 1799/96 – As autenticações dos documentos acima
extraída do microfilme também terão valor legal em juízo ou fora
dele.
Os documentos microfilmados poderão ser ELIMINADOS?
De acordo com os critérios da AUTORIDADE COMPETENTE
poderá se eliminar por incineração/destruição mecânica/outro
processo adequado que assegure a desintegração.
Onde deverão ficar arquivado os NEGATIVOS resultantes
da microfilmagem? Art. 1, §4, Lei 5443.
Ficara arquivado na REPARTIÇÃO detentora do arquivo, vedada
sua saída sob QUALQUER pretexto. Poderá ocorrer a
ELIMINAÇÃO ou TRANSFERÊNCIA para outro local dos
documentos microfilmados mediante lavratura de termo em
livro próprio pela autoridade competente.
Quando ocorrer a microfilmagem de documentos com
valor primário (ou seja, em TRANSITO), estes poderão ser
eliminados?
Para que se de a eliminação de documentos microfilmados em
transito, estes deverão ser arquivados (não podendo ocorrer à
eliminação antes).
Será OBRIGATÓRIO para efeito de segurança?
A EXTRAÇÃO de filme cópia do original.
Será possível utilizar filmes AUTALIZÁVEIS para confecção
do microfilme original ou da cópia de segurança?
Será vedada a UTILIZAÇÃO de filmes ATUALIZÁVEIS tanto para
confecção do original quanto para cópia.
O armazenamento do filme original e de sua cópia se dará?
Dar-se-á em locais diferentes.
Na microfilmagem existe um grau de redução máximo? Art.
6 do Dect. 1799/96
Não, apenas deve se observar que o grau de redução deverá
garantir a ELEGIBILIDADE e a QUALIDADE de reprodução.
Os documentos permanentes poderão ser
MICROFILMADOS?
Sim, mas não poderão ser eliminados após tal ação, sendo os
documentos permanentes INALIENAVEIS e IMPRESCRITIVEIS
(art. 10 da 8159/91);
Os documentos oriundos de microfilmes deverão ser
autenticados?
Os TRASLADOS, as CERTIDÕES e as CÓPIAS em papel/filme
de documento microfilmado para produzirem efeitos LEGAIS
em juízo ou fora dele, deverão estar AUTENTICADOS pela
autoridade competente detentora do filme original.
O Microfilme/Filmes cópias, produzidos no EXTERIOR
terão valor legal?
Poderão ter valor legal em juízo ou fora dele quando:
autenticados por autoridade estrangeira competente (+) tiverem
reconhecida, pela autoridade consular brasileira, afirma da
autoridade estrangeira que os houver autenticado (+) tiver
tradução oficial.
Por quanto tempo os microfilmes originais e os seus filmes
cópias (de documentos sujeitos à fiscalização/Prestação de
contas) deverão ser guardados? Art. 19, Dect. 1799/96
Será mantido pelo prazo de prescrição a que estaria sujeito o
documento original.
Microfilmagem
Decreto 1799/96
Do que se trata o Decreto 1799?
Este regulamenta a MICROFILMAGEM de documentos oficiais;
A MICROFILMAGEM poderá ser usada em qualquer tipo de
arquivo?
Poderá ser usado para documentos OFICIAIS ou públicos, de
qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos
órgãos dos Poderes E/DF/M (+) ou da Administração Indireta da
U/E/DF/M (+) assim como nos documentos particulares ou privados
de pessoas físicas ou jurídicas.
Além do exposto acima o que mais será regulado pelo Dec.
1799/96?
A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes,
bem assim a autenticação desses documentos, para que possam
produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele.
O que se entende por MICROFILME?
Seria o resultado do “processo de reprodução em filme” de
DOCUMENTOS, DADOS e IMAGENS, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
A microfilmagem deverá ser feita aonde?
Em equipamento que garanta a FIEL REPRODUÇÃO das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Obs.: Caso seja utilizado “MICROFICHAS”, além destes
procedimentos, tanto a ORIGINAL quanto a CÓPIA terão, nas sua
PARTE SUPERIOR, área reservada à titulação, à identificação e à
numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas
destinados a indexação.
Características do MICROFILME?
De qualquer espécie será SEMPRE feito em filme ORIGINAL, com
no mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, GARANTIDA a
segurança e QUALIDADE de imagem e de reprodução. Assim como:
- Será OBRIGATÓRIA para efeito de segurança a extração de filme
cópia do filme original;
- Fica VEDADA a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer
TIPO, tanto para a confecção do ORIGINAL, como para a extração
de cópias;
- O armazenamento do filme original deverá ser feito em local
diferente do seu filme cópia!
Cuidado, os NEGATIVOS resultantes da microfilmagem deverão
ficar arquivados na REPARTIÇÃO detentora do arquivo (Dect. 4553);
Na microfilmagem poderá se utilizado que grau de redução?
Qualquer grau de REDUÇÃO, desde que garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução.
Obs.: Quando o tamanho do ORIGINAL ultrapassar a dimensão
máxima do campo fotográfico do equipamento utilizado para a
MICROFILMAGEM, esta poderá ser feita por ETAPAS, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem
subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a
continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de
que?
De “IMAGEM DE ABERTURA” que conterá:
- Identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
- Número do microfilme, se for o caso;
- Registro no Ministério da Justiça;
- Ordenação, Identificação e Resumo da série de documentos a serem
microfilmados;
- Menção, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
- Nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura
do detentor dos documentos a serem microfilmados;
- Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem;
No final da microfilmagem de cada série deverá ser reproduzida?
Imagem de ENCERRAMENTO imediatamente após o último
documento, que conterá:
- Identificação do detentor dos documentos microfilmados;
- Informações complementares relativas a ORDENAÇÃO,
IDENTIFICAÇÃO e RESUMO da série de documentos
microfilmados.
- Termo de encerramento atestando a FIEL OBSERVÂNCIA às
disposições legais.
- Menção, quando for o caso, de que a série de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior;
- Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem;
Quando ocorrer erros: de série, de seqüência, omitidos quando da
microfilmagem OU documentos que as imagens não apresentarem
legibilidade (por falha de operação ou problema técnico), COMO
se deve proceder?
Quando ocorrerem tais situações estes documentos problemáticos
serão reproduzidos posteriormente, não sendo PERMITIDO corte ou
inserção no filme original.
Obs.: Quando for reproduzido tal documento que teve falha, este
microfilmagem será precedida de uma imagem de observação, que
terá os seguintes elementos:
- Identificação do microfilme, local e data;
- Descrição das irregularidades constatadas;
- Nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do
responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da
microfilmagem;
É obrigatório fazer “indexação remissiva” em quais casos?
No caso de documentos microfilmados que contenham erros e sejam
retificados em microfilmagem posterior;
O que ocorrerá caso a COMPLEMENTAÇÃO no caso de erro na
microfilmagem não satisfaça os padrões de qualidade exigidos?
A microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida
integralmente;
Para o processamento dos filmes serão utilizados?
Equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de
definição, densidade uniforme e durabilidade;
Os documentos em TRAMITAÇÃO ou em ESTUDO poderão ser
microfilmados?
A critério da autoridade competente, não sendo permitida a sua
eliminação até a definição de sua destinação final;
Como que se dará a ELIMINAÇÃO de documentos
microfilmados?
Será feita por MEIOS que garantam sua INUTILIZAÇÃO, sendo a
mesma precedida de “Lavratura de termo próprio” e após a revisão e a
extração de filme cópia;
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer
se?
Houver prevista na tabela de temporalidade do órgão (sendo que esta
deverá ser aprovada por autoridade competente na esfera de sua
atuação) + autorização da instituição arquivística pública, na sua
específica esfera de competência.
Qualquer documento após a microfilmagem poderá ser
ELIMANDO?
Mesmo após a microfilmagem de documentos de guarda
PERMANENTES estes não poderão ser eliminados, devendo ESTES
serem recolhidos aos arquivos públicos de sua esfera de atuação ou
preservação pelo próprio órgãos detentor.
Para produzirem EFEITOS LEGAIS em juízo ou fora dele os
documentos obtidos de microfilmes deverão?
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de
documentos microfilmados deveram estar AUTENTICADOS pela
autoridade competente DETENTORA do filme original;
Obs.: 1
Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilme de
documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual
constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original,
cuja AUTENTIFICAÇÃO será feita em CARTÓRIOS que
satisfaçam os requisitos legais.
2 Caso se trate de cópia em PAPEL extraída de microfilme de
documentos privados, AUTENTICAÇÃO deverá ser feito por meio
de CARIMBO, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfaçam os
requisitos legais.
A microfilmagem de documentos somente poderá se feita pela
Administração pública?
Poderá ser feita por EMPRESAS e CARTÓRIOS habilitados nos
termos da lei;
Obs.:
As EMPRESAS ou CARTÓRIOS habilitados a fazerem
microfilmagem ou reprodução destas deverão obedecer ao que a lei
especifica prescreve assim como deverá ter registro no “Ministério da
Justiça” e sujeitar-se à fiscalização que averiguará quanto ao
cumprimento do disposto na lei.
As “EMPRESAS” e os “CARTÓRIOS” que se dedicarem a
microfilmagem de documentos de terceiros deverão fornecer
OBRITORIAMENTE?
Documento de garantia que DECLARE que a microfilmagem foi
executada de acordo com o disposto na Lei + que se responsabilizam
pelo padrão de qualidade do serviço executado + que o usuário passa a
ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Os microfilmes e os filmes cópias produzidos no EXTERIOR
somente terão valor legal em juízo ou fora dele quando?
- Autenticados por autoridade estrangeira competente;
- Tiverem reconhecido, pela autoridade consular brasileira, a firma da
autoridade estrangeira que os houver autenticado;
- Forem acompanhados de tradução oficial.
Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de
microfilmagem de “DOCUMENTOS SUJEITOS À
FISCALIZAÇÃO” ou “necessários à PRESTAÇÃO DE
CONTAS” deverão ser mantidos por?
Prazo de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.
Caso os CARTÓRIOS ou EMPRESAS, responsáveis pela
MICROFILAMGEM, registradas no Ministério da Justiça
inflijam a lei, estes ficarão sujeitos a?
Observado a gravidade do fato às penalidade de ADVERTÊNCIA ou
SUSPENSÃO do registro sem prejuízo das sanções penais e civis
cabíveis.
Obs.: No caso de REINCIDÊNCIA por falta grave o registro para
microfilmar será CASSADO DEFINITIVAMENTE.
Resolução 27 da Conarq – Resumo
Esta resolução define que o Poder Público, em cada esfera de
governo (E,DF,M) deverá?
Definir, por meio de LEI ESPECÍFICA de arquivos, os
CRITÉRIOS de organização sistêmica da gestão arquivística de
documentos públicos e dos serviços arquivísticos governamentais;
Obs.: Legislação Estadual/Distrital/Municipal definirá os critérios de
organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais (Lei
8159/91 – art. 21);
Como que deve ser ENTENDIDO o ARQUIVI PÚBLICO?
Deve se entendido com INISTITUIÇÃO do poder público que tem a
FUNÇÃO de: implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de
documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela Administração
Pública em seu âmbito de atuação (+) Promover a organização,
preservação e o acesso dos documentos de valor
permanentes/históricos recolhidos dos diversos órgãos e entidades dos
E/DF/M.
Quais são os REQUISITOS obrigatórios de um ARQUIVO
PÚBLICO?
- Personalidade Jurídica própria, que integre à administração pública
DIRETA (seria um órgão que possui uma maior autonomia = órgão
superior, autônomo...);
- Infraestrutura física, material e tecnológica adequadas para a
GUARDA, ARMAZENAMENTO e PRESERVAÇÃO de
documentos de acordo com as normas e legislação em vigor.
- Recursos Orçamentários e Financeiros para a implementação e
manutenção das políticas arquivísticas estabelecidas;
- Recursos Humanos Qualificados, dos quadros PERMANENTES da
administração pública, para dar cumprimento às especificidades de
suas atividades.
O poder público deverá promover programa de?
Capacitação continuada dos recursos humanos dos arquivos públicos e
dos serviços arquivísticos governamentais;
Os editais para a realização de concursos públicos deverão
incluir?
Dentre outras VAGAS para graduados em ARQUIVOLOGIA,
visando à inclusão destes profissionais no quadro de pessoal
permanente do Arquivo público e dos serviços arquivísticos
governamentais.
Resolução 27 da Conarq – Resumo
O que deverá conter a LEI ESPECÍFICA que criar os arquivos
nos E/DF/M?
Critérios de organização sistêmica da gestão arquivística de
documentos públicos;
(+)
Serviços arquivísticos governamentais;
(+)
Sistema de arquivos que contemple programa de gestão de
documentos de arquivos que contemple programa de gestão de
documentos de arquivo;
(+)
Mecanismo de difusão e acesso aos registros públicos;
Poderá ser criado um “programa de gestão de documentos de
arquivo” que englobem 1 ou mais esferas de Poderes?
Sim poderá ser criado um programa de Gestão arquivística que
englobe 1 ou mais esferas de poder, sendo tal arquivo INTEGRARA o
SINAR;
Os “PROGRAMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS” dos E/DF/M deverão CONTEMPLAR?
- Mecanismos para a elaboração e aplicação de plano de
classificação de documentos para as atividades-meio, em
consonância com as diretrizes da CONARQ e determinação para a
concepção de um plano de classificação relativo às atividades
finalísticas dos órgãos e entidades de se âmbito de atuação;
- Estratégias para a elaboração e aplicação de tabelas de
temporalidade e destinação de documentos para as atividades-
meio, em consonância com as diretrizes do CONARQ e determinação
para a concepção das tabelas de temporalidade e destinação de
documentos relativos às atividades finalísticas dos órgãos e entidades
do seu âmbito de atuação;
- Programa de preservação documental, contemplando as etapas de
produção, armazenamento relativas às atividades finalísticas dos
órgãos e entidades do seu âmbito de atuação;
- Programa de preservação documental, contemplando as etapas de
produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico
em todos os suportes;
- Diretrizes para normalização de INSTRUMENTO DE
PESQUISA ou de recuperação de informações com base na Norma
Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE, aprovada pelo
CONARQ, para garantir o acesso à documentação de valor
permanente;
- Determinação para que a AQUISIÇÃO ou o
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS
DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS atenda aos
dispositivos contidos no e-Arq Brasil – Modelo de requisitos para
sistemas informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
aprovado pelo CONARQ;
_____________________________________________________
Encerramos a Matéria de ARQUIVOLOGIA para o CNJ 2012/ TJDFT 20013, desejo a
TODOS bons estudos e sucesso nos seus objetivos de vida!
Não deixe de fazer a lista de exercícios EXTRA! Questões atuais de concurso, comentadas,
voltadas para a Banca FGV, ESAF e CESPE (Aula 1, Aula 2, Aula 3, Desafio – Lista
CAVEIRA e Resolução da Prova do concurso Ministério da Fazenda Comentado).
Dúvidas poderão ser encaminhadas ao e-mail: [email protected] !
“Somente enfrentando o fracasso que conseguimos chegar ao
sucesso”.
BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
1. COMO FAZER CONSERVAÇÃO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E
BIBLIOTECAS - Norma Cianflone Cassares - colaboração: Cláudia Moi – Volume 5 -
São Paulo – 2000;
2. NOBRADE - Norma brasileira de descrição arquivística - Rio de Janeiro – 2006;
3. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às
atividades-meio da Administração Pública - Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001;
4. Gestão Documental Aplicada - Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre - Site:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_Ieda.pdf; 5. Arquivos Permanentes: Tratamento documental (T.A. Queiroz, 1991 - 198 pages-
Heloísa Liberalli Bellotto);
6. Lei 8159 de 1991(acessada em 30/08/2012);
7. Resolução 14 do CONARQ (acessada em 30/08/2012);
Excelência em preparação para concursos públicos!
Telefeno: (061) 3543 – 9129
WWW.projetocorujeiros.com.br