101 secretos de excel básico

7/26/2019 101 Secretos de Excel Bsico

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por Virginia Caccuri

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Optimizar la

estructura delos libros Personalizar la Barra deherramientas de acceso rpido 14Limitar el rango de desplazamientode la hoja de clculo 16Insertar o eliminar varias hojasde clculo simultneamente 17Crear un rea de trabajo 19Cambiar la fuentepredeterminada 21Crear plantillas personalizadas 22Ver el contenido de un libroantes de abrirlo 26Copiar una hoja de clculo 27Abrir Excel en un librodeterminado 28Crear un ndice de hojasen el libro 31Crear un hipervnculoa una celda especfica 35Crear hipervnculos asitios web o a direccionesde correo electrnico 38Algunas opcionesavanzadas de edicin 41Modificar opciones dealmacenamientopredeterminadas 42Recuperar datos deun libro daado 44Resumen 55Actividades 56

Captulo 1

U na buena m anera de com enzar

nuestro trabajo en Excel 2007 es

optim izando la estructura de los libros

que vam os a utilizar, organizando tanto

los aspectos relacionados con el

entorno de trabajo com o con las

acciones especficas que podem os

realizar con las hojas de clculo que

form an parte de un libro.

101 Secretos Excel

SERVICIO DE ATENCIN AL LECTOR: [email protected]


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Personalizar la Barra deherramientas de acceso rpidoCuando comenzamos cualquier tipo de trabajo o proyecto, lo prime-

ro que tenemos que hacer es preparar las herramientas que utilizaremos. Es de-

cir que, en primer lugar, tendremos que buscar y ubicar los elementos que vamosa requerir, y quitar los que no necesitamos. Esto es vlido tanto para elaboraruna rica comida, para planificar una reunin de la oficina y, por supuesto, tam-bin para trabajar con Microsoft Excel.Lo primero que debemos identificar cuando implementamos planillas de clculo enExcel son los comandos que necesitamos tener a mano; es decir, aquellos coman-dos que vamos a usar de forma habitual, para poder acceder a ellos con un simpleclic del mouse, sin necesidad de buscarlos entre las fichas y grupos que forman par-

te de la Cinta de opciones. Excel 2007 contiene una Barra de herramientas de acce-so rpido (generalmente, est ubicada en la parte superior de la pantalla, a la dere-cha del Botn de Office), que es una barra de herramientas personalizable en laque podemos incluir o quitar los comandos que deseemos. En forma predetermi-nada, esta barra muestra los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer.Los comandos que coloquemos en la Barra de herramientas de acceso rpido actuarnen forma independiente de la ficha que activemos. Esta particularidad nos permitehacer una agrupacin de comandos personalizada, agregando los que utilizamos conmayor frecuencia para evitar tener que buscar cada uno de ellos, en sus ubicaciones

originales, cada vez que tenemos que aplicarlos.Para agregar comandos a la Barra de herramientas de acceso rpido debemos des-plegar el men Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y tildar las op-ciones que queremos que se muestren en la barra.

Figura 1. En laBarra de herramientas de acceso rpido

slo se mostrarn los comandos que hayamos seleccionado.

1. OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA DE LOS LIBROS

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Si el comando que necesitamos incorporar no aparece en la lista del men desple-gable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, debemos acceder a la op-cin Ms comandos de ese men, desde donde podremos seleccionar otras opcio-nes. Para ver todos los comandos que es posible agregar tendremos que extender el

men correspondiente a Comandos disponibles en y elegir alguna de las opciones, ta-les como Todos los comandos, Men de Office o el nombre de la ficha que contienelos comandos que nos interese mostrar. Tambin podemos acceder a esta ventanade opciones desde Botn de Office/Opciones de Excel/Personalizar.

Figura 2.Si no confiamos en la capacidad de clculo que tiene Excel,

podemos agregar una calculadora a laBarra de herramientas

de acceso rpidopara verificar las operaciones.

Tambin es posible cambiar la ubicacin de la Barra de herramientas de accesorpido. En forma predeterminada, esta barra aparecer ubicada a la derecha del Botnde Office, por encima de la Cinta de opciones. Pero si nos resulta ms cmodo te-nerla cerca del rea de trabajo, podemos acceder al men desplegable Personalizarbarra de herramientas de acceso rpido y tildar la opcin Mostrar debajo de la cinta

de opciones. Si en algn momento la queremos de nuevo en su ubicacin original,nuevamente accedemos al men desplegable de esta barra de herramientas y tilda-mos la opcin Mostrar encima de la cinta de opciones.

Personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido

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Figura 3. Podemos agregar los comandos que necesitemos con frecuencia para evitar

recorrer las fichas. Algunos son desplegables tal como en su ubicacin original.

Limitar el rango de desplazamientode la hoja de clculo

Las hojas de clculo disponen de un nmero elevado de filas y colum-nas. En el caso de Excel 2007, cada hoja de clculo posee exactamente 1.048.576filas y 16.384 columnas. Sin ninguna duda, son muchsimas celdas, tal vez mu-chas ms de las que necesitamos para mostrar una determinada informacin.Si queremos que nuestra hoja de clculo exponga un rango de celdas determinado,ya sea porque deseamos que slo se presente el rea que contiene datos o porque noqueremos que se vea una determinada informacin, debemos limitar el desplaza-miento ocultando las filas y las columnas que no deseamos mostrar.Para eso, en primer lugar debemos seleccionar las columnas o las filas que vamos aesconder. En este caso, tendremos que marcar una gran cantidad de filas o colum-nas, que abarca desde un punto indicado (una fila o una columna) hasta el final dela hoja de clculo. Este procedimiento puede resultar muy tedioso si lo hacemos atravs de los mtodos de seleccin convencionales. Para hacerlo en forma rpida ysencilla seleccionamos la primera columna que deseamos ocultar y luego presiona-mos simultneamente las teclas Ctrl, Shift y flecha derecha.Una vez que marcamos las columnas y las filas que queremos esconder, hacemosclic con el botn secundario del mouse sobre la seleccin realizada y en el men

contextual elegimos la opcin Ocultar. A continuacin, repetimos los pasos anterio-res con aquello que todava nos falta ocultar (si en primer lugar nos ocupamos delas columnas, luego seleccionaremos las filas, o viceversa).


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Figura 4. De forma muy rpida, podemos limitar el desplazamiento por la hoja

de clculo ocultando las filas y las columnas que no queremos mostrar.

Es importante tener en cuenta que si las celdas que ocultamos contienen datos, es-tos no se perdern, slo permanecern escondidos hasta que volvamos a mostrar lasfilas o las columnas. Para volver a exponer las filas y columnas ocultas, debemos se-leccionar la ltima fila (o columna) que queda visible en la hoja y arrastrar la selec-cin hacia afuera de sus lmites. Luego, hacemos clic con el botn secundario delmouse sobre la seleccin y, desde el men contextual, elegimos la opcin Mostrar.

Insertar o eliminar varias hojasde clculo simultneamenteEn forma predeterminada, los libros de Excel 2007 presentan tres hojas de

clculo. Si esta cantidad no nos resulta suficiente para organizar la informacin en nues-tro libro, podemos agregar nuevas hojas de clculo. La cantidad de hojas que podemosincorporar tiene como nico lmite la capacidad de memoriade nuestro sistema.Si slo necesitamos aadir una hoja de clculo, simplemente hacemos clic con el botnsecundario del mouse sobre la etiqueta de una de las hojas y elegimos la opcin Inser-tar en el men contextual. La nueva hoja se colocar a la izquierda de la que seleccio-

namos previamente. Pero si queremos insertar varias hojas de clculo, podemos agre-garlas rpidamente y en forma simultnea, sin necesidad de repetir el procedimientocon cada una de ellas. Veamos cmo hacerlo en el siguiente Paso a paso.

Insertar o eliminar varias hojas de clculo simultneamente

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Insertar varias hojas de clculo simultneamente PASO A PASO

Mantenga presionada la tecla Shift mientras selecciona cada una de lasetiquetas de las hojas de clculo del libro. Luego, haga clic con el botn

secundario del mouse sobre alguna de las etiquetas seleccionadas y elija la

opcin Insertar del men contextual.

Se abrir la ventana Insertar, donde deber seleccionar la opcin Hoja declculo. Luego, presione Aceptar.


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Las nuevas hojas de clculo que ha agregado se insertarn a la izquierda de la

hoja sobre la que haya realizado el clic para acceder al men contextual.

Podemos repetir el procedimiento del Paso a paso anterior tantas veces como

necesitemos, seleccionando previamente y en forma simultnea la cantidad dehojas que deseamos insertar en cada oportunidad.Para eliminar varias hojas de clculo en forma simultnea debemos repetir el pri-mer paso, pero, en el men contextual, elegiremos la opcin Eliminar. Las hojas se-leccionadas desaparecern automticamente. Slo debemos tener presente que unlibro debe tener, por lo menos, una hoja de clculo.

Crear un rea de trabajo

Si tenemos informacin relacionada en distintos libros de Excel y que-remos guardarla como una unidad, podemos utilizar el comando

Guardar rea de trabajo, que se encuentra en la ficha Vista, dentro del grupo Venta-na. Para Microsoft Excel 2007, un rea de trabajo no es exactamente un libro si-no un archivo que guarda informacin devisualizacin sobre todos los libros abier-tos, de manera que podamos reanudar el trabajo ms adelante con los mismos ta-maos de ventana, reas de impresin, ampliaciones de pantalla y configuracionesde visualizacin. Esto evita que tengamos que reconfigurar esos aspectos.Dado que un rea de trabajo no es un libro de Excel, la extensin de estos archivosno es la habitual (.xlsx) sino .xlw. Como una de las funciones principales de estecomando es permitirnos retomar el trabajo con los libros que consideramos como

Crear un rea de trabajo

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Si pr esionamos el controlador de rellenode la celda a part ir de la cual necesitamos insertar

nuevas celdas adyacentes, y mantenemos presionada la tecla Shift mientras arr astr amos con

el mouse la seleccin, podemos insertar nuevas celdas de forma muy sencilla. Las celdas condatos se desplazarn para dar lugar a las celdas agregadas.

INSERTAR CELDAS RPIDAMENTE


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una unidad, de manera predeterminada el nombre de archivo sugerido por el pro-grama es reanudar.xlw, aunque podemos cambiarlo por la denominacin de nues-tra preferencia. Para crear un rea de trabajo debemos:

1) Abrir todos los libros que deseamos incluir en el rea.2) Organizar las ventanas de cada uno de los libros tal como queremos que apa-

rezcan al abrir el rea de trabajo.3) Luego, ir a Vista/Ventana/Guardar rea de trabajo.4) En el cuadro Nombre de archivo, escribimos un nuevo nombre para guardar el

archivo de rea de trabajo o, simplemente, dejamos el que nos propone el pro-grama de forma predeterminada.

Figura 5. Una vez que abrimos el archivo de rea de trabajo,

podemos hacer todas las modificaciones que necesitemos

en cada uno de los libros que lo integran.

Este sencillo procedimiento nos permitir agilizar el trabajo si siempre utilizamoslos mismos libros. Una vez que tenemos creada el rea de trabajo, podemos recurrira este archivo cada vez que necesitemos trabajar con esos libros. El rea de trabajonos devolver todos los libros que guardamos en ella, con la misma distribucin que

definimos en el momento en el que fueron guardados.Si slo queremos realizar modificaciones en alguno de los libros que incluimosen el rea de trabajo, simplemente debemos abrir ese libro especfico en la for-


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ma habitual, es decir, a travs del comando Abrir y buscando el archivo con ex-tensin .xlsx. Las modificaciones que realicemos en cada libro en forma indivi-dual no se guardarn en el rea de trabajo. Pero si abrimos el archivo del rea detrabajo (*.xlw), cualquier modificacin que realicemos en alguno de los libros

que forman parte del rea de trabajo, se guardar automticamente cuando ce-rremos el rea de trabajo como unidad.

Cambiar la fuente predeterminadaDe forma predeterminada, Excel 2007 utiliza la fuente Calibri de ta-mao 11 para escribir datos en una hoja de clculo, en el encabezado,

en el pie de pgina y en los cuadros de texto de cada nuevo libro que abrimos. Si

esta fuente o su tamao no nos satisfacen y en forma habitual los modificamos lue-go de crear nuestras planillas, podemos establecer estos cambios como predetermi-nados para todos los nuevos libros que creemos a continuacin.Para cambiar la fuente predeterminada debemos acceder a las Opciones de Excel des-de el Botn de Office. En el panel izquierdo de la ventana seleccionamos Ms fre-cuentes y, en el panel derecho, vamos a la seccin Al crear nuevos libros, donde po-demos cambiar la fuente y su tamao desde los mens desplegables Usar esta fuen-te y Tamao de fuente, respectivamente.

Figura 6.Si compartimos planillas con otros equipos, es conveniente elegiruna de las tipografas existentes en Windows y no alguna que hayamos

instalado porque, al faltar en otras PC, se ver mal nuestro trabajo.

Cambiar la fuente predeterminada

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Es importante tener en cuenta que la fuente y el tamao que hemos predeterminadoslo se aplicarn en los nuevos libros de Excel, es decir, los que creemos luego de rei-niciar el programa. Por lo tanto, para comenzar a aplicar los cambios tipogrficos pordefecto, debemos cerrar y volver a abrir Excel. La nueva fuente y el nuevo tamao pre-

determinados no tendrn efecto sobre los libros generados anteriormente.

Crear plantillas personalizadasUna plantillade Excel 2007 es un libro que incluye contenido, forma-to u objetos de ejemplo que se pueden utilizar para crear, de forma r-

pida y sencilla, nuevos libros que apliquen esos contenidos y formatos.El programa viene provisto de una gran cantidad de plantillas, agrupadas por cate-

goras, y se pueden descargar an ms desde el sitio oficial de Microsoft Office On-line en espaol, http://office.microsoft.com/es-hn/, desde la solapa Plantillas.Pero si ninguna de estas opciones nos satisface, podemos crear nuestras propias plan-tillas, aplicando los formatos que nos permitan adecuarlas a nuestras necesidades.Por ejemplo, podemos generar una plantilla personalizada que contenga los datosde nuestra empresa o su logotipo. De este modo, no tendremos que incluir estoselementos en cada uno de los nuevos libros de Excel que creemos, ya que podremosaplicar esta plantilla con esos elementos preconfigurados.

Crear una plantillaPara crear una plantilla, en primer lugar debemos abrir el libro que deseamos utili-zar como plantilla o bien disear un nuevo libro con todas las opciones de formatos,contenido, vistas, etctera, que necesitemos para adecuarlo a nuestros propsitos.Una vez que hemos definido el formato, los objetos, los elementos y el conteni-do de base que tendr nuestra plantilla, desde el Botn de Office accedemos al co-mando Guardar como y, en el cuadro Nombre de archivo, escribimos el nombre quedeseamos utilizar para almacenar nuestra plantilla.Antes de presionar el botn Guardar, debemos asegurarnos de elegir el formatoadecuado para que nuestro trabajo sea reconocido y almacenado como una plan-tilla de Excel. Para ello, en el desplegable Tipo seleccionaremos la opcin Planti-


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Una forma rpida de organizar los libros abiertos que incluir emos en un rea de trabajo, es uti-

lizar el comando Organizar todo, que se encuentra en el grupo Ventana de la ficha Vista. A travs

de este comando podemos elegir entre las opciones Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada, pa-ra distribuir los l ibros que tenemos abiertos en el espacio de tr abajo.

ORGANIZAR LOS LIBROS ANTES DE GUARDAR UN REA


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lla de Excel (o Plantilla de Excel habilitada para macros, si el libro contiene macrosque necesitamos que estn disponibles en la plantilla).Finalmente, hacemos clic en Guardar y la plantilla que acabamos de crear se al-macenar automticamente en la carpeta Plantillas. De este modo, estar dispo-

nible cada vez que necesitemos utilizarla para crear nuevos libros basados en losformatos y contenidos que definimos.

Figura 7.Al crear nuestras propias plantillas de Excel podemos agilizar nuestro trabajo,

asegurndonos de tener siempre disponibles los formatos y contenidos que definimos.

Cmo aplicamos la plantilla creadaUna vez que creamos y guardamos nuestra propia plantilla, llega el momento deaplicarla en situaciones de trabajo cotidianas. En el siguiente Paso a paso veremoscmo podemos aplicar a un nuevo libro de Excel la plantilla que creamos.

Crear plantillas personalizadas

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Desde Botn de Office/Opciones de Excel accedemos a la categora Ms frecuentes y all, en la

seccinAl crear nuevos libros, encontraremos las opcionesVista predeterminada para hojas nue-

vas, que nos permite elegir l a vista en la que se abrirn los nuevos libros; e Incluir este nmerode hojas, donde podemos especificar la cantidad de hojas para nuestros libros.

OTRAS CONFIGURACIONES PREDETERMINADAS


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Aplicar una plantilla personalizada PASO A PASO

Haga clic en el Botn de Office y luego presione Nuevo.

Se mostrar la ventana Nuevo libro. En el panel izquierdo de esta ventana, debajode Plantillas, seleccione Mis plantillas...


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Aparecer la ventana Nueva, que contiene la solapa Mis plantillas. En estasolapa, seleccione la plantilla que cre y haga clic en Aceptar.

La plantilla creada aparecer en la ventana de Excel para que pueda utilizarla,

modificarla, agregar datos, etctera.

Crear plantillas personalizadas

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Si la plantilla personalizada que deseamos utilizar fue creada recientemente, tam-bin podemos acceder a ella desde un camino ms rpido. Desde Botn de Office/Nuevo, buscamos nuestra plantilla en la parte central de la ventana Nuevo libro, enla seccin Plantillas utilizadas recientemente. Una vez que creamos un nuevo libro

a partir de una plantilla personalizada, podemos guardarlo como un Libro de Excel(*.xlsx) o nuevamente como Plantilla de Excel (*.xltx).

Figura 8. En forma rpida podemos acceder a las

plantillas personalizadas que acabamos de crear.

Ver el contenido de un libro antes de abrirloDel mismo modo que podemos obtener una vista previa de los di-versos archivos de imagen que tenemos almacenados en nuestro sis-

tema, tambin es posible previsualizar los archivos de Microsoft Excel, de modotal de poder conocer su contenido incluso antes de abrirlos.


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Podemos compart ir las plantil las que hemos creado con la comunidad de Microsoft Office Online.

Para enviar una plantilla debemos ingresar a http://office.microsoft.com/es-es/templates/

FX102395223082.aspxy, siguiendo las indicaciones de la pgina, podemos publicar nuestra plan-til la para que pueda ser util izada por otros usuarios de la comunidad.

COMPARTIR PLANTILLAS PERSONALIZADAS


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Para ello debemos ir a Botn de Office/Preparar/Propiedades. Se abrir el panel deinformacin del documento, donde podemos completar los datos sobre los detallesdel libro que estamos editando. En este caso, nos interesa especficamente accedera la opcin Propiedades avanzadas desde el men desplegable de Propiedades del

documento. En el cuadro de dilogo que aparece, ingresamos a la solapa Resumen ytildamos la opcin Guardar vista previa. Luego, para obtener una vista previa de loslibros de Excel, debemos activar la opcin que deseemos en el comando Vistas dela carpeta en la que hayamos almacenado nuestro libro.

Figura 9. Desde aqu accedemos a un cuadro similar al que obtenemos

al abrir las propiedades de los archivos en el Explorador de Windows.

Copiar una hoja de clculoSi necesitamos obtener una copia de la hoja activa en otra hoja del mis-mo libro o incluso en otro libro, podemos hacerlo sin necesidad de uti-

lizar los comandos Copiar y Pegar. Con un sencillo procedimiento que combina eluso simultneo del teclado y el mouse, podemos obtener un duplicado exacto dela hoja que seleccionemos. Para copiar una hoja dentro del mismo libro, seleccio-namos con el mouse la hoja que queremos reproducir y la arrastramos en formahorizontal sobre las etiquetas de las hojas mientras mantenemos presionada la te-

cla Ctrl. Podemos realizar este procedimiento para duplicar una hoja de clculocuantas veces necesitemos. Cada copia obtenida de la hoja de clculo tomar elnombre de la hoja original seguido por el nmero que identifica la cantidad de co-

Copiar una hoja de clculo

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pias que estamos realizando. Por ejemplo, si estamos copiando la Hoja1, la prime-ra copia tomar el nombre de Hoja1 (2), la segunda copia ser Hoja1 (3), y as su-cesivamente con cada copia que realicemos.

Figura 10. Cuando presionamos la tecla Ctrl al seleccionar una hoja de clculo,

veremos que junto al puntero del mouse aparece un signo +, que es el indicador

que utiliza Excel cuando se est realizando una copia automtica de la hoja.

Tambin podemos reproducir en forma rpida una hoja de clculo en otro libro, uti-lizando este mismo procedimiento. Pero en este caso, tendremos que preparar previa-mente la ventana de trabajo. En primer lugar, debemos tener abiertos los dos libros: elque contiene la hoja de clculo que queremos reproducir y el que recibir la copia. Pa-ra facilitarnos el trabajo, organizaremos la ventana de trabajo con los dos libros abier-tos a travs de Vista/Ventana/Organizar todo y elegiremos la opcin Mosaico o la opcinVertical, ya que cualquiera de ellas nos permitir obtener una disposicin paralela deambas hojas de clculo, facilitndonos el procedimiento que sigue a continuacin. Unavez que tenemos organizada la vista de ambos libros, repetimos el procedimiento para

copiar rpidamente, pero arrastramos desde el libro de origen hasta la nueva ubicacinen el libro de destino. Si el libro de destino ya contiene una hoja con el mismo nom-bre que la que estamos copiando, la numerar con el mismo criterio que vimos antes.

Abrir Excel en un libro determinadoSi habitualmente iniciamos nuestra tarea en Excel 2007 en un librodeterminado, podemos hacer que el programa empiece siempre en es-

te libro especfico. Para ello, en lugar de guardar nuestro libro en una carpeta deusuario como lo hacemos en forma habitual, deberemos almacenarlo en una car-peta especfica denominada XLSTART o podemos utilizar una carpeta de inicio


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Otr a forma rpida de crear una copia de una hoja de clculo o moverla dentro de su libro o a uno

nuevo es hacer clic con el botn secundario del mouse sobre su etiqueta y elegir la opcin Mo-

ver o copiar del men contextual. Desde el cuadro de dilogo Mover o copiar, elegimos la po-sicin a la que moveremos la hoja o, si tildamos la opcin Crear una copia, donde se copiar.

COPIAR O MOVER UNA HOJA


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alternativa, que, adems de la carpeta XLSTART, contiene libros u otros archivosque deseamos abrir automticamente cuando iniciamos Excel.

Guardar un libro de Excel en la carpeta XLStart

Cualquier libro, plantilla o archivo de rea de trabajo que coloquemos en la carpe-ta XLSTART se abrir directamente cuando iniciemos Excel 2007. Esta carpeta se creade forma automtica cuando instalamos Excel en nuestro sistema. Para conocer suubicacin exacta debemos hacer clic en Botn de Office/Opciones de Excel/Centro deconfianza. En la categora Centro de confianza de Microsoft Office Excel presionamosel botn Configuracin del Centro de confianza y all buscamos Ubicaciones de con-fianza. En la parte derecha de la ventana veremos un listado de rutas de acceso enel que buscaremos la ruta que contenga XLSTART.

Figura 11. Una vez que identificamos la ruta de acceso a la carpetaXLSTART, procedemos

en la forma habitual para guardar un archivo y lo almacenamos enXLSTART.

Debemos tener en cuenta que cuando accedamos a Ubicaciones de confianza, vere-mos que aparecen dos carpetas XLSTART en diferentes rutas de acceso. Una corres-ponde a C:\Documents and Settings\1\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLSTART\(o a la ruta de acceso a Mis documentos o Documentos segn la versin de Windows

que estemos utilizando), es decir, a los archivos creados por el usuario del equipo.La otra ruta es C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office12\XLSTART\, que per-tenece al inicio de Excel. Si bien podemos utilizar cualquiera de las dos rutas de ac-

Abrir Excel en un libro determinado

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ceso a la carpeta XLSTART, es recomendable que tomemos la segunda para mayorseguridad. Si usamos la primera ruta, la que corresponde a los archivos de usuario,estamos convirtiendo una parte de esta carpeta en una ubicacin confiable, y dis-minuimos las barreras de proteccin contra la piratera informtica.

Guardar un libro de Excel en una carpeta de inicio alternativaComo vimos, una carpeta de inicio alternativaes una carpeta creada con el fin decontener aquellos archivos que deseamos que se abran automticamente al iniciar elprograma (adems de la carpeta XLStart). Para guardar un libro de Excel en unacarpeta de inicio alternativa, debemos acceder al Botn de Office/Opciones de Excely, en el panel izquierdo de la ventana Opciones de Excel, elegimos la categoraAvanzadas. En el panel derecho buscamos la categora General y, dentro de esta sec-

cin, ubicamos la opcin Al inicio, abrir todos los archivos en:. En el rectngulo dela derecha escribimos la ruta de acceso completa de la carpeta que deseamos utili-zar como carpeta de inicio alternativa. Por ejemplo, C:\Carpeta de inicio de Excel.

Figura 12. Debido a que Excel intentar abrir todos los archivos que

contenga la carpeta de inicio alternativa, tenemos que asegurarnos

de guardar en ella slo archivos que Excel pueda abrir.

Tambin deberemos tener en cuenta que si guardamos un libro de Excel 2007 conel mismo nombre tanto en la carpeta XLSTART como en la carpeta de inicio alter-nativa que definimos, el archivo se abrir desde la carpeta XLSTART.


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Crear un ndice de hojas en el libroCuando trabajamos con libros de Excel que contienen muchas hojasde clculo puede resultarnos incmodo utilizar los botones de despla-

zamiento, ya que algunas hojas suelen quedar tapadas y tenemos que hacer varios

movimientos para poder acceder a ellas.En estos casos, tal vez sea de gran utilidad destinar la primera hoja del libro (Hoja1)para crear un prctico ndice, que nos permitir desplazarnos por el resto de las ho-jas con un simple clic del mouse. Para crear de forma rpida y sencilla un ndice quenos posibilite acceder a las diferentes hojas de clculo del libro utilizaremos hi-pervnculos. Un hipervnculo es un enlace que generamos a partir de un elemen-to de la hoja de clculo (que puede ser texto, imgenes, objetos, etctera) y que, alhacer clic sobre l, nos llevar hacia el destino definido a ese efecto. En el siguiente

Paso a paso veremos cmo hacer un ndice utilizando hipervnculos. Crear un ndice utilizando hipervnculos PASO A PASO

Abra el libro en el que desea crear un ndice e inserte una hoja delante de la

primera hoja del libro. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse

sobre la etiqueta de la primera hoja de clculo y, en el men que aparece, elija

la opcin Insertar. Luego, en la ventana Insertar y desde la solapa General,elija Hoja de clculo y presione Aceptar.

Crear un ndice de hojas en el libro

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Para que el trabajo quede ms prolijo, cambie el nombre de la hoja que acaba

de insertar por NDICE. Para lograrlo puede hacer doble clic sobre la etiquetade la hoja que va a renombrar o hacer clic con el botn secundario del mouse

sobre ella y elegir, del men contextual que aparece, la opcin Cambiarnombre. Con cualquiera de los dos procedimientos se habilitar el cursor quele permitir escribir el nuevo nombre en la etiqueta de la hoja.

En esta hoja vaca con el nombre NDICE, escriba los nombres de las hojas declculo que forman parte de su libro. Aunque puede variar, es recomendable que

ingrese los nombres en el mismo orden en el que aparecen las hojas.


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Si ya no necesitamos que Excel se inicie con la apertura de un libro especfico, que previa-

mente almacenamos en la carpeta XLSTART o en una carpeta de inicio alternativa, simple-

mente debemos quitar lo de estas ubicaciones, ya sea eliminndolo por completo o movin-dolo a una ubicacin diferente. As, Excel dejar de abrir lo al arr ancar.

EVITAR QUE UN LIBRO SE ABRA AL INICIAR EXCEL


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Haga clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el primer nombre y elija

Hipervnculo o seleccinela con el botn principal y vaya a Insertar/Vnculos/

Hipervnculos. De las dos formas acceder al cuadro Insertar hipervnculo.

Crear un ndice de hojas en el libro

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En la seccin izquierda del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, debajo deVincular a:, haga clic en Lugar de este documento. Luego, en la parte centralde la ventana seleccione la hoja de clculo que ser el destino del enlace, es

decir, la hoja a la que se debe ir desde el ndice. Por ltimo, presione Aceptar.

Repita el procedimiento con cada uno de los tems que defini para el ndice,

vinculando cada uno de ellos a la hoja respectiva. Al terminar de hacerlo, al

pasar sobre el elemento, el puntero del mouse se convertir en una mano y

podr hacer clic para dirigirse al destino.


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Como adicional, en cada hoja podemos crear un hipervnculo que nos permita re-gresar a la hoja NDICE o, incluso, dirigirnos a cualquiera de las hojas del libro. Sibien este procedimiento requiere de un cierto tiempo para su realizacin, una vezque creamos los hipervnculos ahorraremos mucho tiempo en el trabajo con las ho-

jas del libro, ya que podremos desplazarnos por ellas en forma fcil y rpida.

Crear un hipervnculo a una celda especficaCuando creamos un hipervnculo a una hoja de clculo, en forma pre-determinada sta se abrir con la celda A1 seleccionada, a menos que le

indiquemos otra posicin. A travs del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo po-demos indicar a qu celda especfica de la hoja de clculo de destino queremos que

nos lleve nuestro hipervnculo. Este procedimiento puede resultarnos de gran utili-dad cuando tenemos una planilla de clculo muy extensa y debemos posicionar-nos rpidamente en otro lugar de la misma hoja, sin necesidad de realizar des-plazamientos horizontales o verticales para encontrar la celda que buscamos. Tam-bin es vlido para crear hipervnculos a una celda especfica que se encuentra ubi-cada en otra hoja de clculo del mismo libro o, incluso, de otro libro.

Crear un hipervnculo a una celda dentro de la misma hojaEn este ejemplo hemos creado una planilla con los datos de nuestros clientes y pro-

veedores en una misma hoja de clculo y, a travs de un ndice, queremos ir direc-tamente al Listado de clientes o al Listado de proveedores, de acuerdo a los datos alos que necesitamos acceder. La forma ms rpida de ir al cuadro de dilogo Inser-tar hipervnculo es seleccionando con el botn secundario del mouse la celda queactuar como enlace y, desde el men contextual, elegir la opcin Hipervnculo.Se abrir el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, desde donde seleccionaremosVincular a/Lugar de este documento y luego, en el cuadro de texto Escriba la refe-rencia de celda, ingresamos el nombre de la celda de destino, por ejemplo, B17. Atravs de este procedimiento, cada vez que hagamos clic en el hipervnculo iremosdirectamente a la celda que hemos especificado.

Crear un hipervnculo a una celda de otra hoja del mismo libroComenzaremos del mismo modo que procedimos en el caso anterior, es decir, se-leccionando con el botn secundario del mouse la celda que actuar como enlace yeligiendo la opcin Hipervnculo. En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculoseleccionamos Vincular a/Lugar de este documento y completamos el procedimien-to con los siguientes datos: en el cuadro de texto Escriba la referencia de celda in-

gresamos el nombre de la celda de destino, por ejemplo, B14, y en las opciones queaparecen debajo (o seleccione un lugar de este documento) elegimos la hoja que con-tiene la informacin que queremos vincular, por ejemplo, Hoja2.

Crear un hipervnculo a una celda especfica

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Figura 13.A travs de este procedimiento, cuando hagamos clic en el hipervnculo creado

en la hojandice llegaremos directamente a la celdaB14 de la hojaListado de clientes.

Crear un hipervnculo a una celda de una hoja de otro libroTambin podemos crear un hipervnculo a otro libro de Excel para que ste se abracon una celda especfica seleccionada como celda activa. Para ello, procedemos deun modo similar al de los casos anteriores, pero agregando lo siguiente.

Hipervnculo a una celda especfica de una hoja de otro libro PASO A PASO

Con el botn secundario del mouse seleccione la celda que actuar como enlace

y, desde el men contextual, elija la opcin Hipervnculo.


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En el cuadro Insertar hipervnculo seleccione Vincular a/Archivo o pgina Webexistente. En Buscar en localice, entre las carpetas de su disco, el archivo quenecesita vincular y seleccinelo con un clic del mouse. Luego, presione Marcador.

Se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar lugar del documento. En Escriba lareferencia de celda ingrese la celda que desea que aparezca como celda activacuando se abra el libro, por ejemplo, B14. En la seccin o seleccione un lugar deeste documento marque la hoja de clculo que contiene a la celda de destino.

Crear un hipervnculo a una celda especfica

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Una forma sencil la de vincular informacin entre celdas es util izando el signo igual (=). Por ejem-

plo, si necesitamos que en la celda J14 se repita el contenido de la celda B2, simplemente es-

cribimos =B2 en la celda J14. De esta manera, se reproducir el contenido de la celda de origeny todos los cambios que realicemos en la celda B2 se reflejarn en la celda J14.

OTRA FORMA DE VINCULAR


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Presione Aceptar para volver al cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. En estaventana, en el cuadro Direccin aparecer la ruta al enlace creado. Para finalizarel procedimiento, presione nuevamente Aceptar.

Crear hipervnculos a sitios web o a direccionesde correo electrnicoEn nuestra hoja de clculo tambin tenemos la posibilidad de crear

hipervnculos que nos lleven directamente a un sitio de Internet o a enviar uncorreo electrnico a una determinada direccin de e-mail.


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Para ocultar filas o volver a mostrarlas podemos utilizar en forma rpida el teclado. Si presionamos

simultneamente las teclas Ctrl + 9 se ocultar la fila de la celda que se encuentre seleccionada.

Para volver a mostrarla, deberemos presionar Ctrl + Shift + 8. Para este truco debemos util izar losnmeros del teclado alfanumrico porque no funcionar con los de la calculadora del teclado.

OCULTAR Y MOSTRAR RPIDAMENTE LAS FILAS


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El camino ms corto: escribir las direcciones en la hoja de ExcelSi escribimos directamente en una celda la direccin de un sitio de Internet, au-tomticamente se crear el enlace a dicho sitio. Luego, al acercar el mouse a lacelda que contiene el hipervnculo, aparecer un cartel que nos indica que con

slo un clic del mouse podemos acceder al sitio.Del mismo modo, si en una celda escribimos una direccin de correo electrnico,al hacer clic sobre ella se iniciar automticamente el programa de correo electrni-co que tengamos instalado en nuestro equipo.

Figura 14. El hipervnculo que creamos a una direccin de correo electrnico nos lleva a

un nuevo mensaje en el que aparecer automticamente la direccin del destinatario.

Utilizar el cuadro de dilogo Insertar hipervnculoTambin podemos crear un hipervnculo a un sitio web utilizando el cuadro de di-logo Insertar hipervnculo. Para ello, debemos seleccionar una celda en blanco yaplicar alguno de estos dos procedimientos:

1. Con el botn secundario del mouse abrimos el men contextual y en l se-leccionamos la opcin Hipervnculo.

2. Vamos a Insertar/Vnculos/Hipervnculo.

A travs de cualquiera de estos dos caminos abriremos el cuadro de dilogo In-sertar hipervnculo. En Vincular a seleccionamos Archivo o pgina Web existente, que

Crear hipervnculos a sitios web o a direcciones de correo electrnico

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habilitar las opciones de bsqueda en la parte central de la ventana. Si el sitio de In-ternet al cual deseamos aplicar un hipervnculo ya fue visitado desde el equipo en elque estamos trabajando, hacemos clic en Pginas consultadas y, a continuacin, se-leccionamos directamente la pgina web con la que deseamos establecer el vnculo.

Figura 15. Desde el cuadro de dilogoInsertar hipervnculopodemos crear directamente

un vnculo a una direccin de Internet que ya fue visitada en nuestro equipo.

Si el sitio de Internet al cual deseamos aplicar un hipervnculo no fue an visitadodesde el equipo en el que estamos trabajando, podemos utilizar alguno de estos dosprocedimientos: escribimos la direccin del sitio en el cuadro Direccin o usamosel icono Explorar el Web, identificado con un mundo y una lupa. A travs de este

botn accedemos al navegador de Internet instalado en nuestro equipo y, desdel, ingresamos a la pgina que queremos vincular. Luego, volvemos a Excel sin cerrarel navegador y veremos que el cuadro Direccin se complet automticamente.Estos procedimientos pueden resultarnos de gran utilidad si el hipervnculo quecrearemos no ser establecido escribiendo la direccin de Internet sino a travsde un texto de identificacin u otro tipo de objeto, como una imagen o un temde un grfico, o cualquier otro elemento que deseemos utilizar para representarun hipervnculo en nuestra hoja de clculo.De un modo similar, podemos crear un hipervnculo a una direccin de correo electr-nico desde el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. Para ello, debemos seleccionaruna celda en blanco y acceder a este cuadro de dilogo a travs del men contextual,opcin Hipervnculo, o desde Insertar/Vnculos/Hipervnculo. Una vez que abrimos es-te cuadro de dilogo seleccionamos en la seccin Vincular a la opcin Direccin de co-rreo electrnico en el panel de la derecha. Se nos pedir que completemos los cuadrosde texto correspondientes a Direccin de correo electrnico y Asunto. Una vez que in-gresamos estos datos, presionamos Aceptar. Veremos que en la celda seleccionada pre-viamente aparecer la direccin y el asunto que escribimos anteriormente. Por ejem-

plo: mailto:[email protected]?subject=hipervnculos en Excel 2007.Cada vez que hagamos clic sobre esta celda se abrir el programa de correo electr-nico que tengamos instalado en nuestro equipo. El nuevo mensaje contendr la di-


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reccin especificada como destinatario en el cuadro Para y en Asunto aparecer eltexto que hayamos definido en los pasos anteriores.

Figura 16.Al completar los datos, en el cuadro Texto aparece el texto del hipervnculo queveremos en la hoja de clculo. Podemos modificarlo si deseamos que no se vea el enlace.

Algunas opciones avanzadas de edicinMicrosoft Office Excel 2007 tiene muchas opciones predeterminadaspara facilitar la edicin y el ingreso de datos. Pero a veces, estas funcio-

nes, en lugar de ayudarnos en nuestro trabajo cotidiano con las hojas de clculo,pueden convertirse en una molestia. A continuacin, veremos cmo podemos so-

lucionar algunas situaciones puntuales a travs de las Opciones de edicin.

Modificar la direccin de desplazamiento de la celda activaCada vez que presionamos la tecla Enter para indicar que hemos finalizado el in-greso o la edicin de datos en una celda, la celda activase desplaza hacia abajo, auna celda adyacente. Para cambiar esta opcin predeterminada debemos modificarlos parmetros de Direccin, de acuerdo a nuestras necesidades o preferencias. Estonos permitir habilitar una nueva direccin de desplazamiento de la celda activa.Para cambiar el sentido de desplazamiento de la celda activa debemos acceder a las Op-ciones de Excel desde el Botn de Office. En el panel izquierdo de la ventana seleccio-namos Avanzadas y, en el sector derecho, debajo de Opciones de Edicin, desplegamosel men correspondiente a Direccin, desde donde podemos elegir la direccin desea-da entre las opciones disponibles (Hacia abajo, Derecha, Arriba o Izquierda).

Evitar la edicin directa de las celdasOtra interesante opcin avanzada de edicin es la que nos permite modificar la edi-cin directa del contenido de las celdas. De forma predeterminada, podemos variar

el contenido de una celda haciendo doble clic sobre ella. Pero si estamos trabajan-do con frmulas o funciones complejas dentro de una planilla que contiene unagran cantidad de datos, puede resultar confuso o incmodo editar la celda in situ.

Algunas opciones avanzadas de edicin

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En esos casos, podemos desactivar la edicin directa para que el contenido de lasceldas slo pueda ser editado desde la Barra de frmulas. Para ello, vamos a Botnde Office/Opciones de Excel y, en el panel izquierdo, seleccionamos Avanzadas. A laderecha, debajo de Opciones de edicin, desactivamos la casilla Permitir editar di-

rectamente en las celdas. Para recuperar la edicin directa, reactivamos esta opcin.

Desactivar la opcin AutocompletarMicrosoft Excel 2007 completa automticamente el ingreso de datos repetidosen una misma columna. Gracias a esto, cuando introducimos los primeros carac-teres de una entrada ingresada anteriormente en la misma columna, Excel inser-ta los caracteres restantes de manera autnoma.Esta funcionalidad, que puede resultar muy til para agilizar la entrada de datos,

muchas veces se vuelve molesta al encontrarnos frente a la situacin de ingresar ele-mentos que comienzan con los mismos caracteres, pero que no son exactamenteiguales, lo que har que tengamos que detenernos para borrar el contenido que nocorresponda al dato que estamos ingresando.Para desactivar la funcin Autocompletar debemos acceder a Botn de Office/Opcio-nes de Excel/Avanzadas/Opciones de edicin y all quitamos la marca de la opcinHabilitar Autocompletar para valores de celda. Si queremos recuperar esta funciona-lidad, volveremos a activar esta casilla con el tilde de verificacin.

Modificar opciones de almacenamientopredeterminadasTambin es posible optimizar nuestro trabajo con los libros de Excel mo-

dificando algunas opciones predeterminadas para el almacenamiento de los archivos deeste programa. Por ejemplo, podemos cambiar la ubicacin por defecto donde guar-damos los libros o almacenarlos en otro formato de archivo predeterminado.

Cambiar la ubicacin predeterminada para guardar los archivos de ExcelCuando queremos guardar un libro de Excel 2007, tanto desde los comandos Guar-dar o Guardar como del Botn de Office o desde el icono Guardar que se encuentra


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Si hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta que identifica a una hoja de

clculo, no slo podemos cambiar el nombre predeterminado sino tambin modificarles el color

a travs de la opcin Color de etiqueta del men contextual. Con esta opcin se desplegar unapaleta de colores desde la que podemos elegir el color que queremos aplicar a las etiquetas.

PERSONALIZAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS DE CLCULO


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ubicado en la Barra de herramientas de acceso rpido, el programa nos llevar au-tomticamente a la carpeta Documentos, que es la ubicacin predeterminada para al-macenar los nuevos documentos (Mis documentos en Windows XP).Podemos modificar esta opcin cambiando la carpeta que recibir a los nuevos li-

bros de Excel. Esta funcionalidad puede resultarnos muy til si queremos organizarmejor el almacenamiento de nuestros libros de trabajo, asegurndonos de que sernarchivados en una carpeta especfica. De este modo, cada vez que creemos un nue-vo libro de Excel, con slo presionar alguno de los comandos para guardar el ar-chivo, se ubicar automticamente en esta carpeta.En primer lugar, debemos generar la carpeta que queremos utilizar para este prop-sito en alguna ubicacin que determinaremos de acuerdo a nuestras preferencias onecesidades. Podemos guardar esta nueva carpeta dentro de la carpeta Documentos,

en alguna subcarpeta de usuario o directamente en el disco raz C:\. Una vez quetenemos creada la carpeta, procederemos a modificar la ubicacin predetermi-nada para almacenar los nuevos libros de Excel. Para eso, debemos acceder a lasOpciones de Excel desde el Botn Office. En el panel izquierdo de la ventana Opcio-nes de Excel elegiremos Guardar. En el panel derecho se mostrarn las opciones co-rrespondientes a Personalizar la forma en que se guardan los libros; en la primeraparte de este panel encontramos la seccin Guardar libros, desde donde accedere-mos al cuadro de texto Ubicacin de archivo predeterminada. Borramos todo el con-tenido de este cuadro de texto y lo reemplazamos escribiendo la ruta completa de

acceso a nuestra carpeta, como por ejemplo, C:\Mi propia carpeta de Excel. Final-mente, presionamos Aceptar.

Figura 17. Modificando la ruta y la carpeta predeterminadas por Excel

podemos guardar automticamente nuestros libros en una nueva ubicacin.

Modificar opciones de almacenamiento predeterminadas

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Guardar los archivos de Excel automticamente en versiones anterioresSi tenemos que intercambiar libros de Excel con otros usuarios u otros equipos quequizs no tengan instalado Excel 2007, debemos guardar nuestros archivos en elformato .xls (Libro de Excel 97-2003) en lugar de utilizar el formato .xlsx, que es

el propio de la versin 2007 de Excel.En estos casos, antes de guardar nuestros libros de Excel 2007, debemos recordar culser su uso posterior. Si en forma habitual necesitamos guardar los libros de Excel 2007para que puedan ser abiertos en versiones anteriores, podemos evitar tener que apelara nuestra memoria, predeterminando que el formato en el que se guardarn nuestroslibros sea .xls (o cualquier otro formato que especifiquemos) en lugar de .xlsx.Para predeterminar el almacenamiento en otro formato, debemos acceder a las Opcio-nes de Excel desde el Botn de Office y seleccionar Guardar en el panel izquierdo de es-

ta ventana. En el panel derecho, en la seccin Guardar libros, desplegamos el men Guar-dar archivos en formato y, desde las opciones de formato disponibles, elegimos Libro deExcel 97-2003 (*.xls). Finalmente, presionamos Aceptar.

Figura 18.Al predeterminar el formato .xlsevitamos tener que recordar que debemos

guardar el archivo de Excel 2007 para que pueda ser utilizado en versiones anteriores.

Recuperar datos de un libro daado

Los temas que abordaremos en este caso constituyen una serie de ac-ciones que podemos realizar si tenemos que superar la difcil situacinde intentar recuperar datos de un archivo daado. Uno de los peores escenarios al


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que nos podemos enfrentar cuando queremos abrir un libro de Excel en el que he-mos guardado datos muy valiosos para nosotros y en el que hemos, adems, tra-bajado durante mucho tiempo, es que aparezca algn mensaje de error advirtin-donos que el libro no se puede abrir porque est daado. Pasados los primeros ins-

tantes (en los que nuestros sentimientos irn desde el asombro hasta la ira, atrave-sando por todas las etapas intermedias que nos podamos imaginar), intentaremosrecuperar la calma y procederemos a aplicar alguna de las acciones de reparacin yrecuperacin que Excel 2007 nos proporciona.

La mejor solucin: la prevencinLa mejor forma de evitar los problemas es prevenirlos. Una saludable medida deprevencin consiste en especificar la creacin automtica de un archivo de re-

cuperacin, en un intervalo de tiempo determinado. Es decir, podemos esta-blecer cada cuntos minutos deseamos que Excel guarde automticamente unacopia del libro en el que estamos trabajando. De esta manera, en el caso de queel libro original resulte daado, podremos tener acceso a una copia en buen es-tado de nuestro libro de trabajo. De forma predeterminada, Excel guarda unacopia cada 10 minutos. Para modificar esta configuracin, debemos dirigirnos aBotn de Office/Opciones de Excel/Guardar. All, en la seccin Guardar libros, den-tro del recuadro Guardar informacin de Autorrecuperacin cada ingresamos cadacuntos minutos queremos que se realice una copia.

Figura 19. Podemos determinar cada cuntos minutos queremos que

se guarde un archivo de autorrecuperacindesde las Opciones de Excel.


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Otra medida de prevencin que podemos considerar es tomar la precaucin de guar-dar automticamente una copia de seguridad de nuestros libros de trabajo. Para ello,debemos acceder al cuadro de dilogo Guardar como y, desde el men desplegable He-rramientas que se encuentra a la izquierda del botn Guardar, seleccionaremos Opcio-

nes generales y luego activaremos la casilla Crear siempre una copia de seguridad.Si no hemos configurado estas opciones o no podemos abrir el archivo de auto-rrecuperacin o la copia de seguridad, probaremos con otros mtodos. Cuandointentamos abrir un libro de Excel que est daado, se iniciar automticamenteel modo de recuperacin de archivos y el programa tratar de abrir y reparar ellibro al mismo tiempo. Sin embargo, algunas veces Excel no puede iniciar au-tomticamente el modo de recuperacin de archivos y, en esos casos, podemos in-tentar reparar el archivo en forma manual.

Siempre debemos tener en cuenta que, antes de desesperarnos, podemos probar conotros caminos alternativos para recuperar los datos de un libro, en el caso que steno pueda ser reparado. A continuacin, veremos algunos mtodos que pueden ayu-darnos en el proceso de recuperar datos de libros daados.

Reparar manualmente un libro daadoEl mtodo ms sencillo para intentar recuperar los datos de un libro daado esa travs de las opciones del comando Abrir. Si cuando queremos abrir un libro

de Excel de la forma tradicional aparece un mensaje que nos advierte que esta-mos frente a un libro daado, podemos tratar de repararlo en forma manual co-mo veremos en el siguiente Paso a paso.

Reparar manualmente un libro daado PASO A PASO

Acceda al cuadro de dilogo Abrir y seleccione el libro daado que desea abrir.


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Despliegue el men del botn Abrir y seleccione la opcin Abrir y reparar.

Se abrir una ventana de mensaje en la que puede seleccionar entre las

opciones Reparar, Extraer datos o Cancelar.

Si elige Reparar, Excel intentar recuperar todos los datos posibles del libro. Seabrir una nueva ventana, que le informar sobre los resultados de la accin.

Si elige Extraer datos, Excel intentar extraer los valores y las frmulas dellibro. En este caso, aparecer una ventana en la que puede elegir entre

Convertir en valores o Recuperar frmulas.


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La opcin Reparar intentar recuperar, si es posible, la mayor cantidad de datos dellibro daado. Pero si el dao del libro hace imposible la recuperacin de informa-cin, podemos probar con la opcin Extraer datos para recuperar, por lo menos, losvalores y las frmulas que se utilizaron en el libro daado.

Si tenemos xito con alguna de las acciones de la reparacin manual, slo habremosperdido los formatos aplicados al libro original, pero tendremos todos o casi todoslos datos, ya sea solamente los valores o tambin las frmulas correspondientes. Encambio, si no hemos obtenido buenos resultados con la reparacin manual, pode-mos utilizar otros procedimientos que nos permitirn recuperar los datos de un li-bro daado. En este caso, debemos distinguir entre dos posibles situaciones que senos presentan: si podemos abrir el libro en Excel o si es imposible abrirlo.

Recuperar datos de un libro daado que podemos abrir en ExcelPara recuperar datos cuando es posible abrir en Excel el libro daado, podemosaplicar alguno de estos procedimientos:

Recuperar la ltima versin guardada del libroSi estamos editando una hoja de clculo y el libro resulta daado antes de que po-damos guardar estos cambios, intentaremos recuperar la hoja original restaurndolaa la ltima versin guardada. Para ello, con el libro abierto, vamos al comando Abriry seleccionamos, haciendo doble clic con el botn principal del mouse, el mismo ar-

chivo que tenemos abierto. Aparecer un mensaje de advertencia indicndonos queel libro ya est abierto, donde seleccionaremos la opcin S para volver a abrirlo.

Figura 20.Al recuperar la ltima versin guardada del libro se descartarn

todos los cambios que hayan podido causar daos en el archivo.


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Guardar el libro en el formato SYLKSi cuando estamos editando una hoja de clculo el libro resulta daado antes de queguardemos los cambios que realizamos, otra opcin que tenemos es la de intentarguardarlo en formato SYLK. Este formato nos permitir filtrar los elementos con

problemas. Para almacenar nuestro libro daado en formato SYLK, debemos acce-der al cuadro de dilogo Guardar como y, en la lista Guardar como tipo, selecciona-remos SYLK (vnculo simblico) (*.slk); finalmente, luego de elegir el nombre y laubicacin, presionamos el botn Guardar.

Figura 21. El formato SYLKguarda nicamente los valores y las frmulas

de la hoja de clculo activa y un formato de celda limitado.

Debido a que el formato SYLKslo guardar los valores y las frmulas de unahoja de clculo activa, tenemos que asegurarnos de que se encuentre activa la ho-ja de clculo con los elementos que necesitamos recuperar. Si queremos restau-rar los datos de distintas hojas de clculo del mismo libro, guardaremos cada unade ellas por separado en formato SYLK.


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Un error f sico, es decir , un dao del hardware, no puede afectar la estructura lgicade los ar-

chivos. Si detectamos que no podemos abrir un libro de Excel a causa de un error f sico en la uni-

dad de disco o en la red, simplemente debemos mover el libro a otra unidad de almacenamien-to antes de intentar alguna de las opciones de recuperacin de libros daados.

DAOS FSICOS O LGICOS?


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Figura 22.Si el libro daado que intentamos guardar en formato SYLK

contiene ms de una hoja, aparecer un mensaje de advertencia

indicndonos que el formato no admite mltiples hojas.

Si el libro que intentamos guardar en formato SYLKtiene caractersticas que pue-dan resultar incompatibles con este tipo de formato, aparecer un mensaje advir-

tindonos sobre esta incompatibilidad. Ignoraremos esta advertencia haciendo clicen S, ya que lo que ms nos interesa en esta circunstancia es poder salvar la mayorcantidad de datos posibles de modo de evitar la prdida total de nuestro trabajo.Una vez que completamos estos procedimientos, abrimos el libro que hemosguardado en formato SYLKy volvemos a guardarlo como libro de Excel, escri-biendo un nuevo nombre para el libro de modo tal de crear una copia, sin re-emplazar el libro original que se haba daado.

Recuperar datos de un libro daado que no podemos abrir desde ExcelSi nuestro problema es que no podemos abrir el libro daado desde Excel, po-demos intentar alguno de estos procedimientos:

Establecer la opcin de clculo manual en ExcelDe forma predeterminada, la opcin de clculo de Excel est establecida en clcu-lo automtico. Si modificamos esta opcin a clculo manual, es posible que po-damos abrir el libro ya que Excel no tendr que volver a calcular los datos. Para es-tablecer la opcin de clculo manual, debemos abrir un nuevo libro en blanco en

Excel y desplegar el men del Botn de Office para acceder a las Opciones de Excel.Desde el panel izquierdo de la ventana de Opciones de Excel seleccionaremos la ca-tegora Frmulas. En el panel derecho, elegimos la opcin Manual, dentro de la sec-


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cin Opciones de clculo. Una vez completado este procedimiento, cerramos Excelpara que se apliquen los cambios e intentamos abrir nuevamente el libro daado.

Figura 23. La opcin de clculoManual inhabilita las opciones automticas de

clculo y har que tengamos que recalcular nuevamente todas las frmulas.

Utilizar referencias externas para vincularlas al libro daadoOtro recurso que podemos utilizar cuando es imposible abrir un libro daado des-de Excel es crear referencias externas para vincularlas al libro, como, por ejemplo,generar un hipervnculo a una parte especfica de ste. Debemos tener en cuentaque, a travs de este procedimiento, podremos recuperar los datos, pero no las fr-mulas que les dieron origen. En el siguiente Paso a paso veremos cmo aplicar re-ferencias externas para crear un hipervnculo al libro daado.

Utilizar referencias externas para vincularlas al libro daado PASO A PASO

Abra un nuevo libro de Excel en blanco (puede hacerlo desde la Barra deherramientas de acceso rpido, si ha agregado el icono correspondiente, odesde Botn de Office/Nuevo/En blanco y reciente/Libro en blanco). En lacelda A1 escriba =Nombre de archivo!A1, donde Nombre de archivorepresenta el nombre del libro daado, por ejemplo, =PRACTICO8!A1. Es

importante que tenga en cuenta que slo debe escribir el nombre del archivo,sin su extensin. Luego, presione Enter.


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Se abrir una ventana similar a la ventana Abrir, pero, si observa la barra de

ttulo, ver que esta ventana recibe el nombre de Actualizar valores: Nombrede archivo. Seleccione el archivo daado para el cual necesita crear unareferencia externa y presione Aceptar.


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Aparecer una pequea ventana desde donde podr seleccionar la hoja del

libro daado que le interesa recuperar. Una vez que haya seleccionado la hoja

de clculo que corresponde, presione Aceptar.

Seleccione la celda A1 y cpiela (con la combinacin de teclas CTRL + C outilizando el comando Copiar). A continuacin, seleccione un rango de celdasque tenga aproximadamente el mismo tamao que el rango de celdas que

contiene los datos de la hoja del libro daado.

Presione Ctrl + V o haga clic en el comando Pegar. Se volver a abrir la ventana

Actualizar valores:Nombre de archivo, desde donde elegir nuevamente elarchivo que quiere recuperar. Luego, haga clic en Aceptar.


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Al pegar los valores, se quitarn los vnculos al libro daado, conservando slo

los datos de la hoja de clculo que recuper.

Como vemos, el resultado obtenido no se ve muy prolijo. Sin embargo, lo impor-tante es que a travs de este procedimiento hemos podido recuperar, en parte, losdatos de una hoja de clculo que integra un libro daado.

Intentar abrir el libro daado de Excel en otro programaUn ltimo recurso del que todava disponemos si nos han fallado los anteriores esintentar abrir el archivo daado de Excel en otro programa, comoWord oWord-Pad. Si en nuestro equipo tenemos instalado el Convertidor de Microsoft OfficeExcel, es probable que podamos abrir el libro en Word y recuperar algunos datos.A travs de este mtodo no podremos recuperar hojas de grficos ni grficos in-


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Si no podemos recuperar nuestros datos con los mtodos que ofrece Excel, podemos probar solu-

ciones de otr os fabricantes de software, comoRecovery Toolbox para Excel 2007. Esta herramienta

nos permit ir recuperar archivos daados con formatos .xls, .xlt, .xlsx, .xlsm, .xltm, .xltxo .xlam.Podemos descargar una versin de prueba desde www.recoverytoolbox.com/excel.html.

RECOVERY TOOLBOX PARA EXCEL 2007


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crustados, tampoco las frmulas que dieron origen a los datos; slo restauraremoslos resultados de esas frmulas que se muestran en las celdas del libro daado.Si no es posible abrir el libro daado en Word, podemos hacer un ltimo intentoa travs deWordPad. Desde el botn de Inicio de Windows, vamos a Todos los pro-

gramas/Accesorios/WordPad. Una vez que abrimos esta aplicacin, desde el men Ar-chivo/Abrir accedemos al cuadro de dilogo Abrir para buscar el libro daado de Ex-cel que estamos intentando recuperar. Para encontrarlo, primero debemos elegir laopcin Todos los documentos (*.*) en el desplegable Tipo de la ventana de apertura.ste es, quizs, el mtodo ms seguro para recuperar los datos, ya que WordPad siem-pre abrir el archivo. Aunque hayamos perdido parte de la informacin, podemos re-cuperar ciertos datos para su posterior reconstruccin en un nuevo libro de Excel.Es importante tener en cuenta que, afortunadamente, disponemos de distintos m-

todos para solucionar la situacin de tener un libro daado. Podemos probarlos to-dos, hasta encontrar el que resuelva nuestro problema.

Figura 24. Libro de Excel 2007 abierto en WordPad.


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RESUMEN

En este captulo exploramos algunos trucos que nos facilitan la tarea de optimizacin de los l i-

bros de Excel 2007. Vimos cmo personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido, inser-

tar y eliminar varias hojas de clculo simultneamente, abrir el programa en un libro predeter-

minado o recuperar los datos de un libro daado. Entre otras cosas, tambin aprendimos a cre-ar hipervnculos y a modificar las opciones predeterminadas para guardar nuestros libros.


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TEST DE AUTOEVALUACIN

1. Un re detr b jo es:

a) Un archivo que guarda libros de Excel

incluidos en el rea.

b) Un archivo que guarda informacin de

visualizacin sobre libros de Excel

incluidos en el rea.

c) Un archivo que guarda informacin de

visualizacin sobre libros de Excel.

2. Para hacer una copia de una hoja de

forma rpida debemos:

a) Mantener presionada la tecla Ctrlmientras arrastramos la etiqueta de la

hoja hasta una nueva posicin.

b) Mantener presionada la tecla Shiftmientras arrastramos la etiqueta de la

hoja hasta una nueva posicin.

c) Mantener presionadas las teclas Ctrl yShift mientras arrastramos la etiqueta dela hoja hasta una nueva posicin.

3. Para que Excel se inicie siempre en un

libro determinado debemos:

a) Guardar el libro en una carpeta de

inicio alternativa.

b) Guardar el l ibro en la carpeta que

contiene el archivo ejecutable de Excel.

c) Guardar el libro en la carpeta

XLSTART.

4. Qu es un hipervnculo?

ACTIVIDADES

5. Slo se puede crear un hipervnculo a una

celda especfica si esta celda se encuentra

dentro de la misma hoja de clculo:

a) Verdadero

b) Falso

6. Cul es el camino ms corto para

insertar un hipervnculo a una direccinde correo electr nico?

7. Para qu sirve la opcin Autocompletar?Cmo podemos desactivarla?

8. Cmo podemos modificar la ubicacin

predeterminada en la que se guardan los

nuevos archivos de Excel?

9. Para predetermin r que el formato con

el que se guardan los libros de Excel 2007

sea .xls debemos:

a) Ir a Botn de Office/Guardarcomo/Libro de Excel 97-2003.b) Ir a Botn de Office/Opciones deExcel/Guardar/Guardar libros/Guardar archivos en formato.c) Ir a Botn de Office/Guardarcomo/Otros formatos.

10. Cuntos mtodos de recuperacin de

datos de libros daados nos ofrece Excel

2007?


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