excel - 101 dicas

02

Cap. 1 - Primeiros PassosDica 1 - Inserindo e excluindo planilhas ................................................................... 5Dica 2 - Organizando planilhas ................................................................................. 5Dica 3 - Mudando a largura das colunas .................................................................. 6Dica 4 - Mudando a altura das linhas ....................................................................... 6Dica 5 - Inserindo linhas e colunas ........................................................................... 7Dica 6 - Ocultando e excluindo linhas e colunas ...................................................... 7Dica 7 - Exibindo e ocultando barras de ferramentas .............................................. 8Dica 8 - Salvando a pasta de trabalho ...................................................................... 9Dica 9 - Abrindo uma pasta de trabalho ................................................................ 10

Cap. 2 - Edição de dadosDica 10 - Autopreenchimento ................................................................................. 11Dica 11 - Copiando valores ..................................................................................... 12Dica 12 - Movendo e excluindo células .................................................................. 13Dica 13 - Utilizando o Colar Especial ...................................................................... 14Dica 14 - O painel da Área de Transferência .......................................................... 15Dica 15 - Localizando e substituindo dados ........................................................... 16Dica 16 - Trabalhando com comentários ................................................................ 17Dica 17 - Limpando células ..................................................................................... 18Dica 18 - Localizando rapidamente células ............................................................ 19

Cap. 3 - Criação de fórmulas e funçõesDica 19 - Entendendo o que são fórmulas e funções ........................................ 20Dica 20 - Encontrando a média aritmética de valores ..................................... 21Dica 21 - Calculando o menor e o maior número ............................................. 22Dica 22 - Funções para contagem de células .................................................... 23Dica 23 - Trabalhando com porcentagens ......................................................... 24Dica 24 - Usando funções lógicas ....................................................................... 25Dica 25 - Construindo fórmulas condicionais .................................................... 26Dica 26 - Adicionando valores ............................................................................ 27Dica 27 - Funções para busca de dados ............................................................ 28Dica 28 - Convertendo medidas .......................................................................... 29Dica 29 - Trabalhando com datas e horas ......................................................... 30Dica 30 - Arredondando valores ......................................................................... 31Dica 31 - Fazendo verificações nas células com funções É ............................. 32Dica 32 - Planejando investimentos .................................................................... 33Dica 33 - Calculando pagamentos e juros ......................................................... 34Dica 34 - Combinando textos .............................................................................. 35Dica 35 - Potência, raiz quadrada e logaritmo .................................................. 36Dica 36 - Seno, co-seno e tangente de um valor .............................................. 36Dica 37 - Assistente de pesquisa ......................................................................... 37Dica 38 - Usando o botão Inserir função ............................................................ 38

Índice

03

Dica 39 - Localizando e corrigindo erros nas fórmulas ................................... 39

Cap. 4 - Formatando a planilhaDica 40 - Formato Número e Moeda ...................................................................... 40Dica 41 - Formato Data e Hora ............................................................................... 41Dica 42 - Formato Fração ........................................................................................ 41Dica 43 - Formato de CEP, CIC e telefone ............................................................... 42Dica 44 - Mesclando células ................................................................................... 42Dica 45 - Inclinando o texto de uma célula ............................................................ 43Dica 46 - Ajustando o texto na célula ..................................................................... 44Dica 47 - Formatando o texto ................................................................................. 45Dica 48 - Alterando a cor de fundo da célula ......................................................... 45Dica 49 - Alterando a borda das células ................................................................. 46

Cap. 5 - Criação de gráficosDica 50 - Inserindo um gráfico com o assistente ................................................... 47Dica 51 - Alterando o tipo do gráfico ..................................................................... 48Dica 52 - Formatando o eixo ................................................................................... 49Dica 53 - Formatando a legenda e título ................................................................. 50Dica 54 - Mudando cores e linhas .......................................................................... 51Dica 55 - Inserindo diagramas ................................................................................ 52Dica 56 - Formatando um gráfico 3D...................................................................... 53

Cap. 6 - ImpressãoDica 57 - Visualizando a planilha antes da impressão ........................................... 54Dica 58 - Preparando a página para impressão ..................................................... 55Dica 59 - Inserindo cabeçalho e rodapé ................................................................. 56Dica 60 - Alterando as margens ............................................................................. 57Dica 61 - Definindo a área de impressão ................................................................ 58

Cap. 7 - InternetDica 62 - Visualizando a planilha em um browser ............................................ 59Dica 63 - Salvando como página da Web ......................................................... 60Dica 64 - Criando hiperlinks ................................................................................. 61Dica 65 - Importando tabelas da Internet para uma planilha ........................... 62

Cap. 8 - Integração do Excel com outros aplicativosDica 66 - Vinculando objetos .................................................................................. 63Dica 67 - Incorporando objetos .............................................................................. 64Dica 68 - Usando hiperlinks para acessar outros programas ................................ 65

Cap. 9 - Tabelas DinâmicasDica 69 - Construindo uma tabela dinâmica .......................................................... 66

04

Dica 70 - Modificando uma tabela dinâmica .................................................... 67Dica 71 - Construindo um gráfico dinâmico ...................................................... 68Dica 72 - Outras opções de configuração .......................................................... 69

Cap. 10 - Aspectos AvançadosDica 73 - Procurando arquivos do computador no Excel ............................... 70Dica 74 - Distribuindo texto em colunas ............................................................ 71Dica 75 - Vinculando planilhas ............................................................................ 72Dica 76 - Personalizando a barra de ferramentas .............................................. 73Dica 77 - Construindo uma nova barra de ferramentas .................................... 74Dica 78 - Ferramenta Solver ................................................................................ 75Dica 79 - Protegendo a planilha .......................................................................... 76Dica 80 - Outras opções de proteção ................................................................. 77Dica 81 - Formatação condicional ...................................................................... 78Dica 82 - Rastreando erros na planilha ............................................................... 79Dica 83 - Definindo regras de validação ............................................................ 80Dica 84 - Nomeando intervalos de células ........................................................ 81Dica 85 - Criando cenários .................................................................................. 82Dica 86 - Usando o recurso Atingir Meta ........................................................... 83Dica 87 - Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta ..................... 84Dica 88 - Personalizando o Excel ........................................................................ 85Dica 89 - Criando relatórios ................................................................................. 86Dica 90 - Editando relatórios ............................................................................... 87Dica 91 - Construindo um banco de dados ....................................................... 88Dica 92 - Usando o formulário de dados ........................................................... 88Dica 93 - Classificando dados ............................................................................. 89Dica 94 - Acrescentando um filtro avançado .................................................... 90Dica 95 - Localizando dados com critérios ....................................................... 91Dica 96 - Trabalhando com Subtotais ................................................................ 92

Cap. 11 - Macros e ProgramaçãoDica 97 - Gravando uma nova macro ..................................................................... 93Dica 98 - Executando uma macro .......................................................................... 93Dica 99 - Outras opções de macro ......................................................................... 94Dica 100 - Criando uma função para verificar se um número é par ...................... 95Dica 101 - Criando uma função para saber o tipo de um triângulo ...................... 96

Índice

05

Como todo o seu trabalho estará den-tro de uma ou mais planilhas, é muitointeressante deixá-las organizadas. Assimvocê poupa tempo no futuro ao ter debuscar informações dentro das muitasplanilhas da sua pasta de trabalho. Cadaplanilha deve ter um nome condizentecom o seu conteúdo; assim se você estáfechando uma folha de pagamento, podenomeá-la com Pagamento, por exemplo.Além disso, a ordem em que as planilhassão exibidas pode influenciar no seu tra-balho também. Siga os passos apresen-tados abaixo para organizar as planilhasde sua pasta de trabalho:

1 Para mudar o nome de uma planilha,clique com o botão direito do mouse so-bre o nome dela.

2 Escolha a opção Renomear e, em se-guida, digite o nome desejado.

3 Pressione a tecla Enter para confirmar.

4 Mude a ordem da planilha, clicandosobre a sua aba e arrastando para o novolocal. Observe que antes de soltar o bo-tão do mouse, uma seta preta surge naposição em que a planilha ficará.

5 Se você precisa duplicar uma planilha,basta fazer o procedimento anterior,pressionando a tecla Ctrl antes de sol-tar o botão do mouse.

6 Além dessas facilidades você aindapode mudar a cor da aba, clicando como botão direito do mouse sobre ela eacessando a opção Cor da guia...

7 Logo após, basta escolher a cor dese-jada e clicar em OK.

Inserindo e

excluindo

planilhasOrganizando

planilhas

Primeiros PassosDica 001 Dica 002

Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel,você se depara com uma janela divididaem linhas e colunas. Esta folha quadricu-lada é chamada de planilha e é nela quevocê vai trabalhar. O encontro de uma li-nha com uma coluna é chamado de célu-la e para identificar cada célula, há o quedenominamos endereço. Se você um diajá brincou de batalha naval, não terá pro-blemas em entender esse termo, pois cadalinha da planilha é representada por umnúmero e cada coluna por uma letra. As-sim, o encontro da coluna A com a linha3, resulta na célula A3.

As planilhas de sua pasta de trabalhosão representadas por abas na parte debaixo da tela. Aprenda abaixo como fazerpara inserir ou excluir uma planilha:

1 Para inserir uma planilha, clique com obotão direito sobre ela.

2 Em seguida, clique em Inserir. Surgiráuma tela, onde você pode escolher exa-tamente o que deseja inserir, como porexemplo, um gráfico, macro, etc.

3 Clique na opção Planilha e, depois,clique em OK.

4 Para excluir uma planilha, clique como botão direito sobre ela novamente.

5 Em seguida, clique em Excluir.

06

Da mesma maneira que é possível au-mentar ou diminuir a largura das colunasem uma planilha, você também podemudar a altura das linhas que são repre-sentadas por números no canto esquerdoda planilha. Aprenda agora os passos ne-cessários para alterar a altura das linhas:

1 Coloque o ponteiro do mouse entreuma linha e outra, para que apareça umaseta preta dupla.

2 Em seguida, clique e arraste para cimaou para baixo. Assim a altura da linhaacima da seta preta será alterada.

3 Para configurar um valor exato da al-tu ra da linha, clique no menuFormatar>Linha>Altura...

4 Digite o valor e pressione Enter.

Mudando a

largura

das colunas

Mudando a

altura

das linhas

Dica 003 Dica 004

Primeiros Passos

As colunas representadas pelas letrasno alto de sua planilha podem ser redi-mensionadas, dependendo da sua neces-sidade. Existem duas maneiras de mu-dar a largura das colunas. Acompanheabaixo os procedimentos para aumentarou diminuir a largura das colunas:

1 Posicione o ponteiro do mouse entreuma coluna e outra e note que ele assu-mirá a forma de uma seta preta dupla.

2 Clique e arraste, assim a largura dacoluna à esquerda da seta mudará.

3 No momento em que você arrastar omouse, é possível ver a medida exata dacoluna.

4 Para determinar um valor exato para alargura da coluna, clique na coluna de-sejada e, em seguida, clique no menuFormatar>Coluna>Largura...

5 Digite um valor para a largura e pressi-one Enter.

07

Ao digitar um dado numa planilha decálculos, você está sujeito a esquecer al-guma informação e só se dar conta dissono futuro. Neste caso você pode aumen-tar essa planilha, acrescentando linhas ecolunas vazias. Acompanhe passo a pas-so os procedimentos para inserir uma li-nha ou coluna em branco:

1 Para inserir uma coluna, clique na co-luna à esquerda de onde você deseja queela seja inserida. Por exemplo, se a colu-na vazia deve aparecer entre a coluna Be C, clique na coluna C. Você pode sele-cionar rapidamente a coluna toda, pres-sionando CTRL + barra de espaço.

2 Em seguida, clique no menu Inserir eescolha a opção Colunas.

3 Para inserir uma linha, clique na linhaabaixo de onde você quer inseri-la. Porexemplo, se a linha vazia deve aparecerentre a linha 29 e 30, selecione a linha30. Você pode selecionar rapidamente alinha toda. Para isso, basta pressionar atecla SHIFT + barra de espaço.

4 Logo após, clique no menu Inserir e naopção Linhas.

Do mesmo modo que você consegueinserir linhas e colunas para aumentar otamanho de sua planilha, é possível tam-bém excluí-las quando não são mais ne-cessárias ou somente ocultá-las, casovocê queira apenas esconder alguma in-formação sem destruí-la. O procedimen-to para isso é extremamente fácil. Confiraa seguir:

1 A maneira mais rápida para excluir umalinha ou coluna é clicar com o botão di-reito sobre ela.

2 Em seguida, você deve escolher a op-ção Excluir.

3 Para simplesmente ocultar, ou seja,esconder a coluna ou linha, clique com obotão direito sobre ela.

4 Depois, clique em Ocultar.

5 Para exibi-las novamente, pressioneCtrl+ T. Dessa forma, toda a planilhaserá selecionada.

6 A seguir, clique no menu Formatar>Colunas ou Linhas e depois selecioneReexibir.

Inserindo

linhas

e colunas

Ocultando e

excluindo

linhas e colunas

Dica 005 Dica 006

Primeiros Passos

08

As barras de ferramentas são conjun-tos de botões, que servem como atalhopara os itens do menu. Cada uma das bar-ras tem uma finalidade específica. As bar-ras mais utilizadas são a Padrão e a deFormatação. A barra Padrão contém fun-ções padrões do Office, por isso ela é amesma para todos os programas. Nela,você pode encontrar recursos para criarum novo arquivo, abrir, salvar ou impri-mir um existente, entre outros. Na barrade ferramentas Formatação, você encon-tra recursos para alterar a aparência dascélulas e textos. Caso deseje que o Excelapresente outras barras, siga os passos:

Exibindo e ocultandobarras de ferramentas

Dica 007

Primeiros Passos

1 Clique no menu Exibir>Barras de fer-ramentas.

2 Em seguida, escolha a barra desejada,como por exemplo, Figura.

3 Note que em algum local da tela surgiuum conjunto diferente de botões. As bar-ras podem ser movimentadas para qualquerlocal da tela, facilitando assim o seu traba-lho. Para isso, clique no canto mais esquer-do da barra (o ponteiro do mouse ficará pre-to e com quatro pontas) e arraste.

4 A barra pode ser colocada em qualquerum dos quatro cantos da janela e além dis-so, ser deixada “livre” no meio da tela.Dessa maneira, surge uma barra de títulocom o nome da barra e o botão de fechar,como ocorre com qualquer janela.

5 Dê dois cliques no nome da barra paraque ela volte a se encaixar no menu.

6 Se você juntar várias barras lado a lado,provavelmente alguns botões ficarão es-condidos. Para acessá-los, clique naseta preta dupla que apareceu no cantodireito da barra.

7 Para ocultar as barras, basta acessaro menu (Exibir>Barras de ferramentas)e clicar novamente no nome da barra (seela estiver visível, note que antes donome aparece o símbolo de checado).

09

A pasta de trabalho é o conjunto deplanilhas em que você está trabalhando.Salvar seu trabalho de tempos em tem-pos é muito importante para garantir queas informações não sejam perdidas. Por-tanto, salve a sua pasta procedendo daseguinte forma:

Salvando a pastade trabalho

Dica 008

1 Se for a primeira vez que a pasta serásalva, utilize o menu Arquivo>Salvar ouArquivo>Salvar como... Tanto a primei-ra quanto a segunda opção abrem a cai-xa de diálogo Salvar como.

2 Na caixa chamada Salvar em:, locali-ze o disco e a pasta de destino para agravação do arquivo.

3 Em seguida, digite um nome na caixaNome do arquivo. Clique no botão Salvar.

4 As próximas vezes em que você forsalvar a pasta, clique na opção Salvarpara atualizar o arquivo e no botão Sal-var como..., caso queira salvá-lo em ou-tra pasta ou com outro nome.

Primeiros Passos

010

Quando você salvar a sua pasta de tra-balho, um arquivo com extensão XLS écriado no disco. Para abrir esse arquivo econtinuar a trabalhar com suas planilhas,proceda assim:

Abrindo umapasta de trabalho

Dica 009

Primeiros Passos

1 Clique no menu Arquivo>Abrir... Vocêtambém pode pressionar Ctrl + A.

2 Na janela que surgiu, localize o disco ea pasta em que se encontra o arquivo.No caso, utilize a caixa Examinar paralocalizar o disco e, em seguida, o painelbranco localizado logo abaixo para abriralguma pasta, caso seja necessário.

3 Ao encontrar o arquivo XLS, selecione-oe clique na seta ao lado do botão Abrir.

4 A primeira opção simplesmente abre oarquivo, a segunda abre como “somenteleitura”, ou seja, as alterações feitas nãopoderão ser gravadas posteriormente.

5 A opção Abrir como cópia cria umnovo arquivo XLS, que recebe uma cópiadas informações do arquivo seleciona-do anteriormente.

6 A última opção chamada Abrir e repa-rar... é muito útil para corrigir um arqui-vo, caso ele esteja corrompido.

7 Ao escolher a alternativa mais ade-quada, basta dar um clique sobre a mes-ma, para que o arquivo seja carregadona tela do Excel.

011

Se você digita um texto qualquer dentrode uma célula e precisa gerar uma seqüên-cia dele, como por exemplo, os meses doano, utilize o recurso de autopreenchimento.Com isso, os dados que você necessitasão gerados automaticamente poupando

Edição de dados

Autopreenchimento

Dica 010

1 Ao digitar o texto em uma célula, cliquesobre a alça de preenchimento (pequenoquadrado preto localizado no canto esquer-do da célula) e arraste até o local desejado.

2 Note que surgiu um pe-queno ícone, chamado deOpções de autopreenchi-mento. Este ícone servepara ajudar você a esco-lher exatamente o quedeve ser feito.

3 Clique na seta ao lado dobotão. Selecionando a op-ção Copiar células, você

obterá apenas cópias da célula original.

4 A opção Preencher seqüência é a quegera a lista com a seqüência do que foidigitado. Se você, por exemplo, digitou“segunda-feira”, os outros dias da se-mana serão criados nas células vizinhas.

5 Você ainda pode esco-lher a alternativa Preen-cher formatação so-mente. Assim, não émais o texto que será

copiado para as células vizinhas, e sima formatação da célula de origem, ouseja, a cor da letra, bordas, entre outras.

6 Algumas opções especiais podem apa-recer neste botão. Isso depende do con-teúdo que você está copiando ou usando

para gerar a seqüência. No exemplo dosdias da semana, surgem duas opções:Preencher dias e Preencher dias da se-mana. A primeira preenche a seqüênciacom os dias da semana, inclusive sába-do e domingo. A segunda opção colocaapenas os dias de segunda a sexta.

7 É possível personalizar mais ainda o pre-enchimento. Você pode criar uma lista comincremento diferente de 1, ou seja, umalista com números que variam de dois emdois ou de três em três.

8 Para fazer isso, digite o primeiro valor nacélula desejada.

9 Selecione a célula digitada e todas as cé-lulas vizinhas que farão parte da seqüência.

10 Clique no menu Editar>Preencher>Seqüência...

11 Escolha se aseqüência seráapresentadaem Linha ou Co-luna. EscolhaLinear e, na cai-xa Incremento,digite qual seráa variação dosnúmeros.

12 Em seguida,clique em OK.

o tempo e esforço. Caso você queira sim-plesmente copiar os dados sem gerar umaseqüência ou ainda copiar apenas a for-matação da célula para as células vizinhas,também é possível. O uso da ferramentade autopreenchimento é muito simples:

012

Muitas vezes você vai precisar copiar oconteúdo de uma célula em outro local.Para ajudá-lo nessa tarefa, além doautopreenchimento já visto, você podeproceder da seguinte forma:

Copiando valores

Dica 011

Edição de dados

1 Dê um clique na célula a ser copiada.

2 Clique no menu Editar>Copiar ou sim-plesmente pressione Ctrl + C.

3 Note que a célula fica com um tracejadoao seu redor.

4 Em seguida, clique na célula de destinoe clique no menu Editar>Colar ou sim-plesmente pressione a combinação de te-clas Ctrl + V.

5 Você ainda pode simplesmente pressio-nar a tecla Enter, na célula de destino.

6 Assim que o conteúdo for colado, noteque uma marca inteligente surgiu no ladoesquerdo da célula. O nome desse botãoé Opções de colagem.

7 Clique na seta ao lado do botão e veja asalternativas.

8 Clicando na opção Manter formataçãooriginal, além do conteúdo, os forma-tos da célula de origem também serãocopiados para a célula de destino.

9 A segunda opção: Fazer correspondên-cia com a formatação de destino, ignoraa formatação de origem e permanece coma formatação da célula destino.

10 Você pode colar somente a formata-ção da célula de origem, ignorando o seuconteúdo. Para isso, escolha a opção So-mente formatação.

013

O conteúdo de cada célula pode sermudado de lugar no momento que vocêachar necessário. O processo para moveras células com seus conteúdos é tão sim-ples quanto arrastar um ícone na área detrabalho. Além de mudar as informaçõesde lugar, você pode ainda eliminar as cé-lulas que não são mais úteis em suaplanilha. Acompanhe:

Movendo eexcluindo células

Dica 012

1 Selecione a célula (ou o conjunto de cé-lulas) a ser movimentada.

2 Posicione o ponteiro do mouse sobreuma das bordas pretas das célulasselecionadas e veja que surgirá uma setapreta de quatro pontas junto ao ponteiro.

3 Clique e arraste para o local desejado.Caso haja informação na célula de des-tino, uma mensagem surgirá para quevocê confirme o processo. Se você clicarem OK, o conteúdo da célula de destinoserá perdido. Se clicar em Cancelar, amovimentação é ignorada.

4 Ao mover a célula, você pode pressio-nar a tecla Ctrl para que a célula de ori-gem permaneça com o conteúdo e sejacriada a sua cópia na célula de destino.

5 Para excluir uma célula de sua planilha,basta selecioná-la e clicar no menuEditar>Excluir...

6 Assim, uma pequena caixa de diálogosurgirá para que você possa escolher oque vai acontecer com as células vizi-nhas à que está sendo eliminada, ou seja,através desta op-ção, você podedeslocar as célu-las para esquerda,para cima ou ain-da excluir a linhaou a coluna inteirada planilha.

Edição de dados

014

na célula B2, acessar a janela de Colarespecial, selecionar a opção Soma e clicarem OK, o resultado na célula B2 em vezde ser 17, será 29, pois os dois valoresserão somados e o resultado é armazena-do na célula de destino.

8 Ainda existem duas opções na parteinferior: Ignorar em branco e Transpor.Selecione a primeira para evitar colar va-lores em branco, ou seja, se a célula deorigem estiver vazia, evita que na célulade destino seja colado o valor em branco,apagando assim o seu conteúdo.

9 A opção Transpor serve para mudar a or-dem dos dados copiados nas células de des-tino. Ele tem efeito somente se você seleci-onar um conjunto de duas ou mais células ecopiá-las. E, após isso, clicar no local dedestino na planilha.

10 Em seguida, você deve acessar a telaColar especial..., selecionar a opçãoTranspor e clicar em OK.

11 Existem dois re-sultados possíveis:se os dados que vocêcopiou estavam emlinha, ao colar, foramtranspostos em colu-

nas ou senão ocorreu o contrário. Sevocê selecionou os dados em colunas,eles foram transpostos em linhas.

Os recursos de colagem do Excel vãomuito além do que o simples Ctrl + V.Caso seja necessário copiar somente oformato de uma célula, a sua largura ousua fórmula, não se preocupe, pois tudoisso é possível com o recurso Colar es-pecial... Além dessas funções decolagem, você ainda pode executar ope-rações entre a célula de origem e de des-tino, por exemplo, a operação de soma.Assim, o valor de uma célula é copiadoe, em vez de ser colado na célula de des-tino, ele é somado ao valor de destino.

Utilizando oColar Especial

Dica 013

1 Selecione a célula de origem e pressio-ne Ctrl + C para copiar o seu conteúdo.

2 Clique em Editar>Copiar especial...

3 Na tela que surgir, ob-serve que existem duas di-visões: Colar e Operação

4 Na divisão Colar, selecio-ne a opção Tudo, caso quei-ra fazer uma colagem pa-drão, ou seja, com valores eformatação.

5 Você pode escolher se deseja colar afórmula ou somente o valor na célula dedestino. Para isso, escolha Fórmulas ouValores, respectivamente.

6 Para colar somente a formatação na cé-lula de destino, escolha a opção Formatos.

7 Na parte de Operações, você pode esco-lher uma das quatro operações, como aSoma, para efetuar entre a célula de ori-gem e a célula de destino. Por exemplo, sevocê digitar 17 na célula A2 e 12 na célulaB2, em seguida copiar a célula A2, clicar

Edição de dados

015

O painel de tarefas é um novo recursodo Office XP. Através dele, você pode cri-ar novas pastas de trabalho, inserir clipartsna planilha, pesquisar arquivos e acessara Área de transferência. O painel da Áreade transferência pode armazenar até 24itens e o seu conteúdo fica disponível paraqualquer um dos programas do Office.Aprenda a usá-lo, acessar seu conteú-do, limpá-lo e configurá-lo abaixo:

O painel da Áreade Transferência

Dica 014

1 Assim que você copiar alguma informa-ção ou imagem, automaticamente é adici-onado um item ao painel da Área de trans-ferência. A maneira mais rápida para abriresse painel é pressionando duas vezesseguidas as teclas Ctrl + C. Você aindapode abri-lo pelo menu Editar>Área detransferência do Office...

2 Cada item pode ser visualizado em mi-niatura dentro desse painel e, se vocêquiser colá-lo em alguma parte daplanilha, basta clicar na seta preta queaparece quando você passa o ponteirodo mouse sobre o item apresentado.

3 Surgirá um pequeno menucom apenas dois itens: Colare Excluir. O primeiro cola oitem da Área de transferên-cia na célula selecionada. Osegundo elimina o item daÁrea de transferência.

4 Caso queira limpar todo oconteúdo do painel de umavez só, basta clicar no botãoLimpar tudo localizado naparte de cima do painel.

5 Para configurar esse painel, use o bo-tão Opções, encontrado na parte inferiordo painel. A opção Mostrar Área de trans-ferência do Office automaticamente,permite que o painel seja aberto assimque algo for copiado.

6 A segunda opção chamada Coletarsem mostrar ‘Área de transferência doOffice’ guarda os itens copiados na áreade transferência, sem mostrá-la.

7 A opção Mostrar ícone da ‘Área detransferência do Office’ na barra detarefas insere um ícone na bandeja dabarra de tarefas do Windows, tornandobem mais fácil acessar a Área de trans-ferência a partir de qualquer programa.

8 A última opção chamada Mostrarstatus ao lado da barra de tarefas aocopiar exibe uma mensagem ao lado doícone da barra de ta-refas quando umnovo item é coletado.

Edição de dados

016

As informações que você digita dentrode uma planilha podem se tornar muitoextensas e certamente você precisará emalgum momento consultá-las, seja parauma simples conferência ou mesmo umagrande alteração. Para resolver isso, exis-tem dois recursos dentro do Office paralocalizar e substituir dados:

1 Estando com a planilha aberta, cliqueno menu Editar>Localizar... ou pressio-ne Ctrl + L.

2 A janela que apare-cer possui uma caixachamada Localizar, naqual você irá digitar oque deseja procurar.

3 Após a digitação,clique no botão Locali-zar próxima, para a-char a primeira célula

em que o texto aparece. Clicando no mes-mo botão, outras ocorrências vão sendomostradas até chegar ao fim da planilha.

4 Ao clicar no botão Localizar Tudo, acaixa de diálogo é expandida e, na parteinferior, aparecem todas as ocorrênciasdo texto procurado. Basta clicar em umitem e navegar à célula correspondente.

5 Clique no bo-tão Opções pa-ra aperfeiçoar asua pesquisa.

6 Você pode pro-curar por algu-ma célula for-

matada. Para isso, clique na seta pretaao lado do botão Formatar...

Localizando esubstituindo dados

Dica 015

Edição de dados

7 Em seguida, clique na opção Formatar...e na caixa de diálogo que aparecer, es-colha o tipo de formatação que desejaencontrar.

8 Você ainda pode determinar o local queserá pesquisado, utilizando a caixa Em: ea caixa Pesquisar.

9 Ao selecionar a opção Diferenciar mai-úsculas de minúsculas, você força o Excela pesquisar o texto exatamente como vocêdigitou, ou seja, respeitando letras maiús-culas e minúsculas.

10 A opção Coincidir conteúdo da cé-lula inteira serve para encontrar somen-te as células que contenham exatamen-te o texto procurado.

11 Além de localizar, você também podesubstituir as informações por outras. Paraisso, utilize a guia Substituir da mesmacaixa de diálogo.

12 Nela, você encontra duas caixas detexto: a primeira serve para inserir o textoa ser localizado, e a segunda o texto quevai substituir o que foi encontrado.

13 Nesta telasão encontradosos mesmos bo-tões da tela an-terior. Ao termi-nar de digitar ede configurar oque for necessá-rio, você pode

clicar no botão Substituir, para ir substi-tuindo o texto aos poucos ou clicar nobotão Substituir Tudo para substituir todoo texto da planilha de uma vez só.

017

Trabalhando comcomentários

Dica 016

Se as suas planilhas estão ficandolotadas de dados e, principalmente, defórmulas, é hora de começar a colocaralgumas “dicas” para que outras pesso-as entendam tudo o que você fez. OExcel possibilita a criação de comentá-rios dentro de cada célula. Assim, quan-do alguém acessar a planilha e ler cadacomentário, poderá entender do que setrata e para que servem as informaçõesali apresentadas. Cada célula é capazde comportar um comentário, mas pro-cure não colocar em muitas, escolha asmais significativas.

1 Para inserir um novo comentário em umacélula, clique sobre ela e acesse o menuInserir>Comentário.

2 Note que um pequenoretângulo amarelado apa-rece ao lado da célula se-lecionada. Nela surge au-tomaticamente o nomedo autor do programa, ouseja, o nome da pessoaque foi colocado no mo-mento da instalação dopacote. Se você preferir,pode apagar o texto queapareceu.

3 Digite na caixa amarela o texto de co-mentário desejado. Além de digitar, vocêpode aumentar ou diminuir o tamanho dacaixa, clicando e arrastando uma das al-ças brancas que aparecem ao redor.

4 A cor do fundo e da fonte podem seralteradas. Todas essa opções e muitas ou-tras estão na caixa Formatar comentário.Para acessá-la, clique duas vezes na bor-da do comentário.

5 Clique na guia Fontepara mudar o formatodo texto do comentário.Você pode escolher ou-tra fonte, estilo, tama-nho, cor e efeitos. Todasas alterações podem

ser visualizadas dentro da própria janela.

6 A guia Alinhamento permite escolher amaneira como o texto será exibido, mudan-do o alinhamento horizontal e vertical ou aorientação.

7 Na guia Cores e linhas, você pode alte-rar a cor do fundo do comentário, usandoa primeira caixa, chamada Cor:. Abaixo,determine uma porcentagem de transpa-rência para a caixa. Você ainda pode mu-dar o formato da linha que envolve o re-tângulo, escolhendo uma nova cor,tracejado, estilo e espessura.

8 Após configurar o que for necessário,clique no botão OK.

9 Para acessar o comentário de uma célu-la, basta passar o ponteiro do mouse so-bre ela (observe que apareceu uma setavermelha).

10 Para mudar o texto ou aformatação de seu comentárionovamente, basta selecionar acélula e clicar sobre o menuInserir>Editar comentário.

11 Finalmente,para eliminar o

comentário da célula, bastaclicar com o botão direito so-bre a célula e depois clicarem Excluir comentário.

Edição de dados

018

Quando você for corrigir a sua planilhaem busca de informações digitadas in-corretamente, precisará se “livrar” doconteúdo equivocado nas células en-contradas. Se quiser você pode deixaruma célula ou um intervalo de célulassem formatação nenhuma. Tanto o pri-meiro quanto o segundo caso podemser resolvidos num piscar de olhos.

1 A maneira mais fácil de apagar o con-teúdo de uma célula é selecionando-a epressionando a tecla Delete.

2 Mas, se você quer usufruir das outrasopções de limpeza de células, acesse omenu Editar>Limpar.

3 A primeira opção, como o próprio nomediz, vai limpar tudo na célula, conteúdo,comentários e formatação.

4 A segunda opção elimina todos os for-matos da célula e permanece com o con-teúdo e comentário, caso existam.

5 A terceira opção, que corresponde à te-cla Delete citada acima, apaga apenas oconteúdo, deixando na célula, a forma-tação e o comentário.

6 E a última opção apaga apenas o co-mentário da célula, permanecendo todoo restante.

Limpando células

Dica 017

Edição de dados

019

Da mesma maneira que você utiliza orecurso Localizar, para pesquisar na suaplanilha ou pasta de trabalho por algumdado importante, é possível localizar en-dereços de células. Muitas vezes vocênão tem a informação da célula emmãos, e sim apenas a sua referência ouo seu endereço. Por isso é que o Exceldisponibiliza uma ferramenta de locali-zação rápida de célula:

1 A maneira mais rápida de ir para umacélula específica é digitando o seu en-dereço na caixa de nome, ao lado da bar-ra de fórmulas. Basta pressionar Enterapós a digitação e automaticamente acélula será localizada.

2 Outra alternativa é utilizar o menuEditar>Ir para... Da mesma maneira,você deve digitar a referência da célulana caixa e clicar em OK.

Localizando célulasrapidamente

Dica 018

3 Clique no botão Especial, caso queiraconfigurar seleções especiais. Por exem-plo, você pode selecionar todas as célulasem branco da sua planilha.

4 Ao selecionar a opção Comentários,todas as células que possuem comen-tários serão selecionadas.

5 Se você escolhera opção Objetos ,todos os objetos daplanilha, como auto-formas ou clipartsdesenhados, serãoselecionados.

6 Caso você clique na alternativa Cons-tantes, todas as células que contêm tex-tos que não se alteram, ou seja, que nãopossuem fórmulas, serão selecionadas.

7 Ao fazer a sua escolha, clique em OK.

Edição de dados

020

Grande parte do poder do Excel está nasua capacidade de executar desde cálcu-los simples até funções mais específicas ecomplexas. E antes de você começar ausar todo esse poder, entenda o que sãoas fórmulas e funções. As fórmulas, comona matemática, são equações com o ob-jetivo de chegar a algum resultado a par-tir de valores. No Excel, esses valores sãoas células da planilha. Acompanhe a se-guir como fazer para criar uma fórmula:

1 Digite os seguintes valores nas células:A1 12B1 30C1 27D1 45

2 Toda fórmula no Excel deve, obrigato-riamente, começar com o sinal de =.Portanto, digite-o na célula D3 para co-meçar uma nova fórmula. Nas fórmu-las, você utiliza os já conhecidos opera-dores: + - * e / para construí-la.

3 Você vai realizar uma soma simples comos valores digitados, o resultado aparece-rá na mesma célula da fórmula. Bem,em vez de digitar: 12+30+27+45, vocêdeve digitar: A1+B1+C1+D1. Isso por-que se em outra ocasião os valores des-sas células forem alterados, a fórmulacontinua sendo válida, pois para o Excela soma será feita com o valor que esti-ver dentro de cada célula, seja ele qualfor. Portanto, sempre que você for cons-

Entendendo o que sãofórmulas e funções

Dica 019

Criação de fórmulas e funções

truir uma fórmula, utilize os endereçosdas células no lugar do seu conteúdo.

4 Após terminar a digitação, pressione atecla Enter e, se a fórmula não contivernenhum erro, o resultado aparecerá nacélula da planilha.

5 Porém, como muitos tipos de cálcu-los se repetem com freqüência, comosoma ou média, foram criadas as cha-madas funções, que são fórmulaspredefinidas pelo Excel. Para usar umafunção, você deve seguir algumas regras.Você pode, por exemplo, usar uma fun-ção para calcular a soma de células, emvez de digitar o cálculo “na mão”.

6 Para isso, você vai utilizar a funçãoSOMA. Ela deve começar com o sinal deigual também. Digite o nome da funçãoe abra parêntese na célula.

7 Em seguida, é preciso informar o inter-valo de células a ser somado. Para isso,você deve digitar a primeira célula do in-tervalo, depois digitar dois pontos ( : ) quesignifica “até” e, por fim, digitar a últi-ma célula do intervalo e fechar parênte-se. Assim: =SOMA(A1:D1).

8 Se não quiser digitar o intervalo, vocêpode também selecionar as célulascom o mouse no momento de utilizar afunção desejada.

021

Um dos cálculos matemáticos maisusados é o da média. Através dela, vocêobtém um valor médio a partir de vári-os argumentos numéricos. Sua aplica-ção é bastante ampla, principalmente naárea de estatística. Mas você pode usá-la para fazer cálculos bem simples,como o controle de notas escolares.

1 Para calcular a média de uma seqüênciade números, caso esta esteja ordenada emuma linha ou coluna, a maneira mais sim-ples e rápida é usar o recurso de criaçãode fórmulas automáticas. Para isso, sele-cione a célula mais abaixo da lista de valo-res ou à direita.

2 Clique na seta preta ao lado do botãoAutosoma da barra de ferramentas.

3 Em seguida, clique na opção Média.Observe que a função é inserida automati-camente e a seqüência de números ficacom um pontilhado ao seu redor. Casovocê queira escolher outro intervalo ouparte desse intervalo, basta selecioná-lo com o mouse.

Encontrando a médiaaritmética de valores

Dica 020

4 Para concluir, pressione Enter

5 Agora, se você precisa encontrar a mé-dia de células distantes umas das outras,o processo para a criação é um pouco di-ferente. Você pode clicar no mesmo bo-tão para gerar a função sozinha e digitaras células que serão usadas.

6 Para fazer referência a células fora de se-qüência, basta digitar ponto e vírgula (;) en-tre elas. Assim:=MÉDIA(A1;C5;B10; D3).

7 Você também pode misturar interva-los com valores independentes; porexemplo: =MÉDIA(A1:A5;A10).

8 Quando você utiliza a função MÉDIA,cada célula do intervalo escolhido faz par-te do cálculo, a não ser que exista algumacom valores de texto. Por exemplo, se oseu intervalo possui cinco células, sendoque apenas quatro possuem valores e umapossui texto, o cálculo da média será feitoapenas com as quatro células.

9 No entanto, existe uma variação da fun-ção MÉDIA, chamada MÉDIAA, que acei-ta células com textos e valores lógicos,tratando-as como se valessem zero. Sen-do assim, observe a diferença do cálculofeito com o mesmo intervalo de células:


022

Imagine que você está criando umaplanilha para armazenar os resultados dosjogos da Copa do Mundo e deseja criaruma tabela com a pontuação de cada equi-pe. Bem, no final da lista você pode colo-car indicações da maior pontuação dacopa ou o menor saldo de gols. Melhorque isso, você pode mostrar a segundamaior pontuação, ou seja, quantos pon-tos tem o segundo time do campeonato.Para fazer tudo isso, utilize uma das qua-tro funções disponíveis no Excel:

1 Ao criar uma seqüência de valores con-tínuos em coluna ou linha, utilize o recur-so de funções automáticas: clique na cé-lula mais abaixo ou mais à direita da lista.

2 Clique na seta preta ao lado do botão deAutosoma da barra de ferramentas.

3 Em seguida, clique em Min, caso queiraencontrar o menor número; ou Max,caso deseje encontrar o maior valor.

4 A função usadapara encontrar omenor número échamada de Míni-mo e para encon-trar o maior núme-ro é Máximo. Oprocesso de cria-ção das duas é omesmo: a únicainformação que

precisa ser fornecida é o intervalo decélulas a ser usado. Como você usou afunção automática, o próprio Excel jáselecionou o intervalo para você (repareo pontilhado ao seu redor), mas casovocê queira mudar esse intervalo, bastaselecionar o desejado com o mouse.

Dica 021

Calculando o menore o maior número


5 Para completar o processo, basta pres-sionar Enter.

6 Se as células que você quer utilizarpara encontrar o maior ou o menor valornão estão em ordem, é possível criar afunção separando cada endereço componto e vírgula (;). Por exemplo: =MÍNIMO(D30;D50) ou =MÁXIMO(D30;D50).

7 Porém, essas duas funções mostramapenas o maior ou menor valor da lista. Sedeseja saber o segundo maior da lista,não é possível com elas. Para resolveresse problema é que existem as funções:MAIOR e MENOR. A sua construçãodifere apenas em um detalhe se compa-rada às funções MÍNIMO e MÁXIMO:nelas é necessário informar se você querque retorne o primeiro, segundo, tercei-ro, etc., item da lista. Basta indicar comnúmeros 1, 2, 3,...

8 Para achar o segundo maior número deuma lista, por exemplo,digite a função desse jeito:=MAIOR(A1 :A10;2). Paraachar o ter-ceiro menorvalor de umalista digitea s s i m :=MENOR(A1: A10;3). Ob-serve os doise x e m p l o sapresentados ao lado.

023

Controlar a quantidade que determina-da informação aparece em uma planilha,pode ser muito necessário no seu dia adia. Assim, você tem em suas mãos o nú-mero exato de ocorrências de um deter-minado dado na planilha. Por exemplo,em uma tabela de preços, é possível de-terminar quantos custam acima de 20 re-ais. Além disso, há também a possibili-dade de contar quantas células vaziasexistem em um intervalo. Isso pode serusado no caso de você digitar dados emuma planilha muito grande podendo as-sim, esquecer de preencher alguma cé-lula. Ao final, você saberá se ficou algu-ma célula em branco.

1 Para saber quantas células estão preen-chidas em um determinado intervalo, ouseja, quais possuem algum conteúdodigitado, seja texto, valor ou fórmula, usea função chamada CONT.VALORES. Bas-ta digitar em uma célula vazia: =CONT.VALORES(. E, em seguida, digite o inter-valo a ser verificado. Você pode selecio-nar esse intervalo de células com o mouse,se não quiser digitar. Para terminar fecheo parênteses e pressione Enter.

2 A função vista acima, conta as célulasque possuem alguma informação e ig-nora as vazias. Para fazer o contrário,isto é, contar as células de um intervaloque estão vazias, utilize a funçãoCONT.VAZIO. O processo de criação dafórmula é o mesmo da anterior, você devedigitar =CONT.VAZIO( e depois selecio-nar o intervalo para verificação.

3 Você ainda pode verificar quantas cé-lulas dentro de um intervalo contém so-mente números como conteúdo. Paraisso, use a função CONT.NÚM. Como ela

Dica 022

Funções paracontagem de células

é bastante utilizada, você pode aprovei-tar o recurso de criação automática doExcel. Se o intervalo de células desejadofor uma seqüência contínua com a célu-la que vai receber a fórmula, clique nes-ta célula e depois acesse a seta preta aolado do botão de Autosoma da barrade ferramentas do Excel.

4 Clique na opção Contar, observe o in-tervalo de células capturado pelo Excel,caso não corresponda ao que você pre-cisa, basta selecionar o trecho corretocom o mouse. Por último, pressione atecla Enter.

5 Além de todas essa opções de conta-gem, você pode precisar contar células,mas dependendo de alguma condição ouregra. Se a condição que você determinar,não for cumprida, a célula não entra nacontagem. Faça isso usando a funçãoCONT.SE.

6 Digite =CONT.SE( na célula que desejar.

7 Logo após, selecione ou digite o inter-valo das células que serão verificadas, porexemplo: A1:A30.

8 A segunda parte da criação dessafórmula se trata do critério a ser obe-decido para que a contagem seja fei-ta. Suponha que o intervalo que vocêselecionou possua preços de produ-tos e você deseja contar aqueles quesão mais caros que 20 reais. Então,matematicamente, o seu critério se-ria: >20. Colocando isso na fórmula,ficaria assim: = CONT. SE ( A1 : A30; ”>20”). O ponto e vírgula serve paraseparar o intervalo do critério. As as-pas do critério são obrigatórias.


024

Para muitas pessoas, fazer cálculosenvolvendo porcentagens pode ser a ta-refa mais difícil do mundo. Na verdade,criar fórmulas no Excel que trabalhamcom porcentagens é muito simples. Aaplicação da porcentagem é bem am-pla, pois são incontáveis as situaçõesem que você pode usá-la: cálculo decomissão de vendedores, desconto empagamentos à vista, porcentagem dosvotos nas eleições, e assim por dian-te. Veja alguns casos que utilizam por-centagens e aprenda a melhor manei-ra de criá-las:

1 A porcentagem simples de um valorpode ser calculada de diversas manei-ras. Digite o valor 14200 na célula A1.Na célula vizinha, a B1, você vai criaruma fórmula para encontrar 23% do va-lor da célula A1. Você deve simplesmen-te multiplicar o valor pela porcentagem.Fica assim: =A1*23%.

2 Outra forma de criar este cálculo édigitando 0,23 em vez de digitar o si-nal da porcentagem. O resultado seráo mesmo, mudando apenas a formade escrever.

3 Imagine o caso de uma planilha devendas em que você deve encontrar opreço de um produto com descontopercentual. Nela, você deve ter os pre-ços or iginais cadastrados. Nestecaso, além de encontrar o valor da por-centagem, você deve informar o pre-ço do produto com o desconto.

4 Bem, supondo que o preço do produ-to esteja na célula C4 e que o valor daporcentagem esteja fixo na célula B2,digite na célula D4: =C4*B2. Por en-

Dica 023

Trabalhando comporcentagens


quanto só foi calculado o valor da por-centagem. Como você precisa apresen-tar o preço final do produto. Altere para=C4*(1-B2). O número 1 representauma parte inteira ou 100% e dela étirada apenas a porcentagem que énecessária (B2). Sairia no mesmo re-sultado escrever =C4-(C4*B2).

Atenção: Se você arrastar a fórmulapara outras células; o endereço fixoB2 será mudado. Para evitar isso, an-tes de arrastar digite um cifrão nafrente da letra e número: $B$2. Esseprocesso recebe o nome de congelamen-to de células.

5 O processo de cálculo de acrésci-mos é igual ao descrito acima; vocêdeve apenas trocar o sinal de subtra-ção pelo de adição.

6 Outra forma de aplicação é desco-brindo a diferença entre dois valoresem porcentagem. Por exemplo, namesma planilha de vendas há umatabela em que estão relatadas as ven-das totais dos meses de maio e ju-nho. No mês de maio a empresa ven-deu 325 produtos e no mês de junho340. É fácil notar que em de junho fo-ram vendidos 15 produtos a mais.Porém, como encontrar esse aumen-to em forma de porcentagem?

7 Imagine que o primeiro valor está nacélula B3 e o segundo em C3, entãodigite na célula D3: =(C3-B3)/B3. Asubtração serve para encontrar o au-mento nas vendas, que no caso é 15.A divisão é para encontrar o valorpercentual do número 15 com relaçãoao 325. O resultado deve ser 5%.

025

Em muitas ocasiões você vai precisarcriar uma função lógica para testar se osdados cadastrados são VERDADEIROS ouFALSOS. Por exemplo, para encontrar ostatus de um aluno, este deve ter uma mé-dia superior a 7 e número de faltas inferi-or a 10. Somente assim o seu status seráVERDADEIRO, ou seja, superou os dois ar-gumentos. Caso o aluno não consiga pas-sar em um dos argumentos, o retorno jáserá FALSO. Mas pode ocorrer casos emque não é obrigatório satisfazer todos osargumentos propostos; se apenas umfor verdadeiro, o retorno já será verda-deiro. Veja como trabalhar com as fun-ções lógicas do Excel:

1 Para criar o status do aluno, conformefoi citado, você deve utilizar a função E.Digite na célula A1 um valor para a médiafinal do aluno e, na célula B1, a sua quan-tidade de faltas. Na célula C1 digite =E(para iniciar a fórmula.

2 Você pode adicionar diversos argumen-tos nesta função, basta apenas separá-los com o ponto-e-vírgula. Continuedigitando a função colocando o primeiroargumento: A1>7. Digite o ponto-e-vír-gula e continue com o segundo argumen-to: B1<10 e feche o parêntese. A fórmu-la final ficará: =E(A1>7;B1<10).

Dica 024

Usando asfunções lógicas

3 Para concluir, pressione Enter.

4 Usando a função E, o resultado só seráverdadeiro se todos os argumentos forem,mas pode ser que isso não seja interes-sante e você queira mudar essa regra, paraque a fórmula retorne como verdadeiromesmo que apenas um dos argumentosseja verdadeiro, não sendo mais neces-sário que todos os argumentos sejamverdadeiros. É isso que a função OU faz.

5 Utilizando as mesmas células do primei-ro exemplo, altere apenas a fórmula cria-da para função OU, ao invés de E. Façaalguns testes, mudando os valores das cé-lulas A1 e B1, e observe que se um dosargumentos for verdadeiros, o retorno jáserá verdadeiro.

6 Ainda há outra função lógica usada parainverter o valor lógico de um argumento,ou seja, se o valor de uma célula for verda-deiro, o retorno será falso e se o valor forfalso o retorno será verdadeiro. Essa fun-ção é chamada NÃO.

7 Digite, por exemplo, na célula D1:=NÃO(C1).

8 Você ainda pode misturar todas essasfunções para atingir um resultado maisespecífico. Por exemplo: =E(OU(MÉDIA(D8:D16)>7;E8=10);C6<10). Nesteexemplo, é verificada primeiramente a fun-ção OU, pois ela está dentro da função E.Então, se o aluno ficou com mais de 7 namédia ou tirou 10 na prova final (E8=10),o retorno será verdadeiro. Depois disso éfeito o teste da falta (C6<10), e se derverdadeiro juntamente com o resultadoda função OU, então o resultado finaldessa fórmula também será verdadeiro.


026

Ao construir suas planilhas e as fórmu-las que a compõem, você vai perceber anecessidade de criar condições para con-trolar se um cálculo deve ser feito ou não.Numa planilha simples de controle de no-tas, por exemplo, você pode apresentar asituação do aluno no final do semestre: seele foi aprovado, reprovado ou se ficou derecuperação. Para fazer essa análise, a mé-dia final do aluno é testada, e dependen-do do seu valor, uma das três mensagensé exibida. A função usada para realizaressa tarefa é a conhecida função SE.

1 Construa uma planilha para controle denotas com 4 colunas contendo os valo-res das notas dos 4 bimestres. Utilize,por exemplo, da célula B2 até a célulaE2. Em seguida, gere a média na quintacoluna. Na célula G2 digite a quantidadede faltas desse aluno. Na próxima célu-la você deve colocar o status do aluno.

2 A estrutura da função SE é a seguinte:=SE(teste lógico; resultado se verdadei-ro; resultado se falso).Onde o teste lógico é a condição ou o tes-te a ser verificado, o resultado se verda-deiro é o que deve ser feito caso a condi-ção for verdadeira e resultado se falso éo que deve ser feito caso a condição for

Dica 025

Construindo fórmulascondicionais


falsa. O ponto-e-vírgula serve para sepa-rar um item do outro. Neste exemplo decontrole de notas, o teste lógico será averificação da média do aluno, se pas-sar ou for igual a cinco, a mensagem de“Aprovado” deve aparecer, se não a men-sagem de “Reprovado” deve aparecer.

3 Sendo assim, a fórmula ficaria:=SE(F2>=5;”Aprovado”;”Reprovado”).

4 Mas, dessa maneira há apenas duaspossibilidades de determinar a situação doaluno: ou ele foi aprovado ou foi reprova-do. Para acrescentar mais possibilidadesnesta fórmula, você deve criar o que rece-be o nome de funções aninhadas, ou seja,uma função dentro da outra. Observe quese o aluno tem uma média maior que cin-co, o Excel exibe direto a mensagem deAprovado. Porém este aluno pode ter mé-dia exatamente igual a cinco ou dez. Tantoum quanto o outro exibe a mesma mensa-gem de aprovado, mas o correto é mostrarecuperação para médias até 7 e só dessevalor em diante mostrar “Aprovado”.

5 No lugar da mensagem “Aprovado” na suafórmula, você deve criar outra função SE,pois é preciso fazer outro teste (maior quesete ou não). A fórmula final ficaria assim:=SE(F2>=5;SE(F2>=7;”Aprovado”;”Recuperação”);”Reprovado”).

6 Para completar a fórmula, acrescentemais um teste para verificar se as faltasdo aluno não ultrapassam 10. Como já exis-te um teste lógico, que é o da média, vocêterá que aninhar mais uma função paraatingir esse resultado. Para isso você deveusar a função E:=SE(E(F2>=5;G2<10);SE(F2>=7;”Aprovado”;”Recuperação”);”Reprovado”).

027

As operações de soma no Excel vãomuito além daquele simples recurso deAutosoma. Você pode, por exemplo, fa-zer um teste lógico e, dependendo doseu resultado, fazer ou não a soma deum intervalo. Além disso, é possível, atra-vés de duas tabelas, procurar por umdeterminado valor e só somar as infor-mações que lhe interessam; por exem-plo, somar apenas os produtos vendi-dos por um determinado vendedor deuma determinada região. Aprenda ausar as funções de SOMA do Excel:

1 Para somar informações selecionadaspor algum critério, utilize a funçãoSOMASE. Sua estrutura difere um poucoda tradicional função SOMA. O primeiroargumento da função é o intervalo a serverificado. O segundo argumento é o quedeve ser encontrado e o terceiro e últimoargumento necessário é o intervalo desoma, que muitas vezes é o mesmo dointervalo de busca.

2 Por exemplo, gere uma tabela com 10nomes de vendedores (repita o nome dealguns) da célula A1 até a célula A10. Dolado de cada nome digite a quantidade ven-dida por cada um.

3 Na célula B11, digite =SOMASE( parainiciar a fórmula. O primeiro argumentoserá o intervalo de A1 até A10, pois neleserá procurado o nome de um dos vende-dores. O segundo argumento será um dos

n o m e sentre as-pas quevocê ca-dastroue o ter-ceiro ar-

Dica 026

Adicionandovalores

gumento é o intervalo de valores a seremsomados, no caso de B1 até B10. A fór-mula final fica:=SOMASE(A1:A10;”Martins”;B1:B10).

4 Dessa forma, serão somados somenteos valores que correspondem ao vende-dor Martins.

5 Se você tem duas tabelas e deseja pe-gar a informação de uma e procurar naoutra, você pode usar a função BDSOMA.Por exemplo, imagine uma tabela conten-do quatro campos com os seguintes no-mes: vendedor, vendas, produtos e re-gião. A segunda tabela deve ter a mesmaestrutura de cabeçalhos da primeira, ouseja, com títulos iguais e na mesma se-qüência. Assim, você pode procurar to-dos os produtos vendidos por um vende-dor e somar seu valor.

6 Cadastre na primeira tabela todos osnomes de vendedores, os valores de suasvendas, os nomes dos produtos e a região(Sul, Leste, Oeste, Centro, Norte). Na se-gunda tabela, digite um dos nomes de ven-dedores e digite um nome de produto emsuas respectivas colunas.

7 Em uma célula à parte, digite a função:=BDSOMA(. O primeiro argumento delaé a tabela na qual as informações estãocadastradas. Selecione todas as célulasque fazem parte da primeira tabela, in-clusive os cabeçalhos. O segundo argu-mento é o que a função deve retornar,neste caso é vendas. O terceiro e últimoargumento mostram a tabela que con-tém os critérios da pesquisa. Selecionetoda a segunda tabela, inclusive os cabe-çalhos. A fórmula vai ficar:=BDSOMA(A1:D37;”vendas”;A40:D41).


028

Fazer pesquisas dos dados cadastradosé uma tarefa muito praticada por quemacessa a planilha. Imagine uma planilhaque contenha as conversões de preçosde produtos, contando com impostos efrete. Sabemos que o valor do frete va-ria de acordo com a região a ser entre-gue. Se for, por exemplo, no Norte doPaís, o frete vale 5% sobre o preço ori-ginal do produto, bem como a porcen-tagem para cada região, já fixa. Nestecaso, o ideal é criar uma tabela à parte.

1 Crie a tabela principal contendo os cam-pos: Nomes dos produtos, Preço decompra, Região de destino, Frete e Pre-ço de venda, começando pela célula A1.Preencha com informações, exceto as co-lunas Frete e Preço de venda.

2 Abaixo, crie outra tabela, contendo:Região e Porcentagem. Digite as cincoregiões nacionais e ao lado de cada umaa porcentagem correspondente.

3 A função usada para buscar a porcenta-gem correta na lista é a função PROCV.Então, na coluna de frete, na célula D2,digite =PROCV(.

4 Em seguida, digite o que deve ser pro-curado, no caso a célula C2. O segundoargumento é o intervalo de células que

Dica 027

Funções parabusca de dados


contém a informação procurada. Seleci-one todas as células que fazem parte dasegunda tabela. Em seguida, coloque osinal de cifrão na frente das letras e nú-meros da referência.

5 O último argumento é o número da co-luna dentro da tabela que interessa saber,ou seja, é a coluna que contém o valor quedeve ser retornado. Neste exemplo seria asegunda coluna, pois nela está o valor daporcentagem. A fórmula ficaria assim:=PROCV(C2;$A$15:$B$19;2).

6 Assim, o valor da porcentagem quecorresponde à região de frete é calculadona célula D2. Arraste a alça de preenchi-mento até a última célula da tabela.

7 Na última coluna, calcule o preço de ven-da do produto, ou seja, acrescente o valordo frete ao preço de compra. Assim:=B2+(B2*D2).

8 Selecione a segunda tabela (da célulaA15 até B19), pressione Ctrl + C paracopiar. Clique na célula A21 e clique emEditar>Colar especial... Selecione a op-ção Transpor e clique em OK.

9 Clique na célula F2 para encontrar ofrete usando outra função. Digite:=PROCH(C2;$A$ 21:$E$22;2). O primei-

ro argumento é o queserá procurado. O segun-do argumento é a refe-rência à nova tabela, naqual o valor será procu-rado. E o terceiro argu-mento é o número da li-nha dessa tabela quedeve ser retornado pelafunção.

029

Todo mundo já teve aula de Física nocolégio e certamente aprendeu várias fór-mulas para converter uma coisa em ou-tra, como por exemplo, temperatura. Noentanto, poucos imaginam que existe umprograma, como o Excel, que faz issoautomaticamente sem que você preciselembrar dessas fórmulas. No Excel, vocêconsegue converter unidades de medi-das, como temperaturas, distância, etc.

1 A principal função usada para fazer con-versões é a CONVERT. Para usá-la, vocêprecisa informar basicamente três argu-mentos. O primeiro é o valor a ser converti-do, o segundo é a unidade de medida atuale o terceiro é a unidade de medida que vocêquer converter. Digite 45 na célula A1.

2 Em seguida, digite nacélula B1: =CONVERT(.

3 Continue construindo afórmula e informe o valora ser convertido; nestecaso é a célula A1.

4 Agora, informe a unida-de de medida do númeroe depois a unidade dese-jada para a conversão.Cada unidade de medidapossui uma abreviação.Basta colocá-la entre as-pas, para que a fórmulafique correta. Por exem-plo, para converter grausCelsius em Kelvin, digite“C”;”K”, pois a abreviatu-ra de Celsius é C e deKelvin é K. Neste caso, afórmula final ficaria:=CONVERT(A1;”C”;”K”).

Dica 028

Convertendoas medidas

5 Da mesma forma, se a conversão fos-se ao contrário, ou de Grau Fahrenheitpara outra medida, a abreviatura deFahrenheit seria a letra F.

6 Todos os tipos de medidas possuemuma abreviatura. Por exemplo, para con-verter metros em polegadas, use:=CONVERT (A1;”m”;”in”).

7 A conversão de horas em minutos ficaassim:=CONVERT(A1 ;”hr”;”mn”).

8 Já de grama para libra massa ficaria:=CONVERT(A1;”g”;”sg”).

9 Para saber o símbolo de cada unidadede medida, acesse a ajuda do Excel epesquise sobre a função CONVERT.


030

Manipular datas em uma planilha ficamuito mais fácil se você usar as funçõesde data e hora do Excel. Com elas vocêpode, por exemplo, adicionar meses auma data, calcular a diferença entre ho-ras ou converter uma data em dia dasemana.

1 Na célula A1, digite: =AGORA(). Essa éa maneira mais fácil de mostrar a data ehora atual do sistema. Você pode, contu-do, pegar cada item da data ou hora, utili-zando outras funções. Clique na célula B1e digite =DIA(A1) e pressione Enter. Ob-serve que retornou apenas o número cor-respondente ao dia da data. Na célulaC1 digite =MÊS(A1), na célula D1 digite=ANO(A1), na célula E1 digite =HORA(A1), na célula F1 digite =MINUTO(A1) ena célula G1 digite =SEGUNDO(A1). Cadacélula retornou respectivamente o mês, oano, a hora, o minuto e o segundo retira-dos da data na célula A1.

2 Nas células A2, B2 e C2 digite respecti-vamente: 2003, 2, 21. Digite na célula vizi-nha: =DATA(A2;B2;C2). Dessa forma, asinformações que estavam nas três célulasforam convertidas para uma data formatada.

3 O mesmo ocorre com as horas. Digitenas células A3, B3 e C3: 20, 30 e 16. Ao

Dica 029

Trabalhando comdatas e horas


lado digite: =TEMPO(A3;B3;C3).

4 Para encontrar a diferença entre duas da-tas em dias, basta fazer uma subtração sim-ples: a data mais atual menos a data maisantiga. Caso você queira retornar apenasos dias da semana, utilize a função:DIATRABALHOTOTAL. Os seus dois argu-mentos são as datas inicial e final. Ficariaassim: =DIATRABALHOTOTAL(A5;A6).

5 Caso você queira que o resultado da di-ferença seja em meses ou em anos, bastausar a função MÊS ou a ANO, na diferen-ça das células. Por exemplo: =A6A5retornaria a diferença em dias; fazendo=ANO(A6)ANO(A5), o retorno será emanos; e digitando =MES(A6)MES(A5), oretorno será em meses.

6 Para saber o dia da semana corres-pondente a uma data, faça o seguinte:digite na célula A4: =DIA.DA.SEMANA(A1). Em seguida, para que apareça otexto ao invés do número, utilize a fun-ção TEXTO em conjunto com a funçãoDIA.DA.SEMANA, fazendo assim:=TEXTO(DIA.DA.SEMANA(A1);”ddd”).As letras “ddd” que aparecem no finalda função indicam quantos caracteresterá o texto retornado, por exemplo, segpara segunda-feira.

031

Utilizando as funções de arredonda-mento do Excel, você pode truncar umnúmero, arredondá-lo para cima ou parabaixo. Acompanhe:

1 Digite na célula A1 o valor 32,78. Vocêpode arredondar este número para cimae para fazer isso utilize a funçãoARREDONDAR.PARA.CIMA. Seus ar-gumentos são simples: o primeiro é ovalor que deve ser arredondado, no casoa célula A1. O segundo argumento é onúmero de casas decimais a exibir. Senão quiser exibir casas decimais, ape-nas digite 0. Então a fórmula ficaria:=ARREDONDAR. PARA.CIMA(A1;0).

2 Além desta função, você ainda tem a pos-sibilidade de usar as funções PAR e ÍM-PAR para arredondar para o próximo nú-mero par e próximo número ímpar res-pectivamente. Basta digitar o nome dafunção e colocar o endereço entre parên-teses. Assim:=PAR(A1) e =ÍMPAR(A1).

3 O mesmo se aplica para arredondarum número para baixo, porém use a fun-ção ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Pore x e m p l o :=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(A1;0).

Dica 030

Arredondandovalores

4 Mas você pode preferir que o próprioExcel determine se deve arredondarpara cima ou para baixo dependendoda parte fracionária. Assim, se a partefracionária for maior ou igual a 0,5,então o número será arredondado paracima, caso contrário para baixo. A fun-ção que tem essa f inal idade é aARRED. Para utilizá-la, determine qualé a célula a ser arredondada e, em se-guida, informe quantos dígitos deci-mais terá. Caso você não queira casasdecimais, apenas digite 0. A fórmulaentão é: =ARRED (A1;0).

5 Para truncar um valor, ou seja, igno-rar as suas casas decimais e permane-cer apenas com a parte inteira, utilize afunção TRUNCAR . A função f ica:=TRUNCAR (A1).

6 Além disso, você pode alterar somenteo formato desse número sem modificá-lo.Para isso, você vai utilizar os recursos deformatação da barra de ferramentas. Sele-cione a célula que você deseja aumentarou diminuir as casas decimais, em se-guida, clique no botão Aumentar casasdecimais ou Diminuir casas decimaispresente na barra de formatação.


032

Se você precisa controlar o conteúdodas células, como, por exemplo, saberse existe algum erro ou se ela está vazia,é muito fácil fazer isso através da utiliza-ção de algumas funções chamadas deÉ. Os dados retornados por elas serãosempre VERDADEIRO ou FALSO.

1 Digite na célula A1 uma fórmula in-correta, como: =A2*B. Em seguida, nacélula B1 digite =ÉERROS(A1). O retor-no será a mensagem VERDADEIRO,pois essa função verifica se a célula A1possui qualquer tipo de erro.

2 No entanto, essa função verifica ape-nas se existe um erro, mas não informaqual é. Para resolver isso, use a funçãoTIPO. ERRO. Assim: =TIPO. ERRO(A1).O retorno dela é sempre um número quecorresponde a cada erro:#NULO! 1#DIV/0! 2#VALOR! 3#REF! 4#NOME? 5#NÚM! 6#N/D 7Sendo assim, crie uma função para verifi-car o tipo de erro e exibir uma mensagemdepois: =SE(TIPO.ERRO(B12)=2;”Vocênão pode dividir um número porzero”;”OK”)

Dica 031

Fazendo verificações nascélulas com funções É


3 Para verificar se a célula A1 está va-zia, digite =ÉCÉL.VAZIA(A1). Essa fun-ção, neste caso, deve retornar FALSO.

4 Você pode conferir se o conteúdo deuma célula é um valor. Assim é possívelcontrolar erros futuros, principalmente seesta célula for usada em algum cálculo.Para fazer essa verificação, utilize a fun-ção ÉNÚM. Para verificar a célula A1,digite: =ÉNÚM(A1). Se a função retor-nar FALSO, o conteúdo não é numérico.

Observação: você pode usar essa fun-ção em conjunto com a função SE, paraconfirmar se o conteúdo é numérico e sóentão fazer algum cálculo. Isso evita queocorram erros na fórmula. Por exemplo:=SE(E(ÉNÚM(A2)=VERDADEIRO;A2>7);”ameta foi atingida”;”ela não foi atingida”)

5 Da mesma forma que você pode verifi-car se o conteúdo é numérico, é possívelver se ele é texto, referência ou lógico.Para isso, use respectivamente as fun-ções: ÉTEXTO, ÉREF e ÉLÓGICO.

6 Além dessas, você pode conferir seo conteúdo da célula não é texto, ouseja, é um número, referência ou mes-mo um dado lógico, isso apenasretornando VERDADEIRO. A função quefaz essa checagem é a É.NÃO.TEXTO.

033

Ao planejar um investimento ao longode vários anos, você vai querer saber qualserá o valor obtido no final de tanto tempo.Por exemplo, se você guardar 150 reaistodos os meses durante oito anos comjuros de 1,2% ao mês, quanto será quevocê vai ter no final das contas? Bem,considerando taxas e mensalidades fixas,você primeiro deve determinar quantospagamentos serão feitos, multiplicandoa quantidade de anos por 12.

1 Na célula B2 digite : Taxa de jurosmensal e na célula C2 digite: 1,20%.

2 Na célula B3 digite : Período em meses ena célula C3 digite: =8*12, para saber emquantos meses será feito o depósito.

3 Na célula B4 digite: Valor a ser deposita-do e, na célula C4, digite: 150. Este é ovalor que você pagará ao longo dos meses.

4 Na célula B5 digite Valor presente e nacélula C5 digite 0. O valor presente repre-senta o valor inicial, ou seja, se na sua con-ta de poupança já existe algum valor, esteserá chamado de valor presente.

5 Você já tem todas as informações neces-sárias para calcular o valor de seu investimen-to no final de oito anos. Para chegar a esseresultado, use a função VF, que significavalor futuro, ou seja, o valor que você teráem mãos após o último depósito do seu

Dica 032

PlanejandoInvestimentos

investimento. Os argumentos necessáriospara a construção dela são: a taxa de juros,o número de períodos, o valor por período (érepresentado com um negativo por se tra-tar de um pagamento), o valor presente(também é representado com um negati-vo, caso exista) e o tipo. O tipo indica se ospagamentos serão feitos no início ou nofinal de cada período, defina 1 para início e0 final. Digite na célula B7 Valor futuro e,na célula C7, construa a função. A fórmulafinal é: =VF(C2;C3;C4; C5;1).

6 Mas, imagine o contrário: você quer sa-ber quanto de valor presente é preciso terpara atingir um determinado valor de inves-timento. Vamos supor que o seu objetivo éobter R$ 40.000 de resultado do investi-mento. Pagando o mesmo valor mensal coma mesma taxa de juros durante o mesmotempo, quanto você já precisa ter guardadona poupança? Bem, a função usada é a VP,que significa valor presente, e sua estru-tura é semelhante à da VF.

7 Na célula B10 digite Valor desejado aofinal do investimento, e na célula C10digite 40000.

8 Na célula B11 digite Valor presente ne-cessário e na célula C11 coloque a fórmu-la para calcular o valor presente. Ficariaassim: =VP(C2;C3;C4;C10;1).


034

Se você pediu um empréstimo e agoradeseja saber quanto vai pagar por mês paracobrir o valor emprestado, você pode cal-cular usando uma planilha. Além disso, épossível saber a taxa de juros de um de-terminado valor que está sendo pago emum período ou ainda saber quanto vocêdeve depositar em um período para che-gar a um determinado valor futuro.

1 Digite na célula B2: Taxa de juros anu-al, e na célula C2: 12%.

2 Digite na célula B3: Período em me-ses, e na célula C3: 12.

3 Digite na célula B4: Valor do emprés-timo, e na célula C4: 6000.

4 Para calcular o valor mensal a ser pagopara esse empréstimo, use a funçãoPGTO. O primeiro argumento consistena taxa de juros periódica. Para mudaressa taxa de anual em mensal, basta divi-di-la por 12. O segundo argumento é o pe-ríodo. O terceiro argumento é o valor pre-sente, ou seja, o valor do empréstimo.Digite na célula B6: Valor mensal a serpago, e na célula C6, digite a fórmula fi-nal: =PGTO(C2/12;C3;C4).

5 Se ocorrer o contrário, você está pa-gando uma mensalidade e não tem ataxa de juros mensal, mas gostaria desaber, uti l ize a função TAXA .Aproveite as informaçõesinseridas anteriormente e digitena célula B7: Se o valor mensalfosse, e na célula C7 digite 600.

6 Na célula B8 digite A taxa de ju-ros seria, e na célula C8 digite afunção TAXA para calcular os ju-ros. Informe primeiro o período de

Dica 033

Calculandopagamentos e juros


pagamento, no caso a célula C3. Em se-guida, digite o valor mensal (com o sinalnegativo por se tratar de pagamento),que seria a célula C7, e por último infor-me qual o valor total do empréstimo, queé a célula C4. A fórmula final fica:=TAXA(C3;C7;C4). O resultado será 3%de juros mensais.

7 Para encontrar o valor mensal a ser de-positado para atingir um valor daqui algunsanos, você deve utilizar também a funçãoPGTO. Digite na célula B12: Taxa de ju-ros anual, e na célula do lado 6%.

8 Na célula B13 digite: Período em anos,na célula C13: 10 e na célula B14: Quan-tia desejada, e na célula C14: 80000.

9 Digite Valor mensal a ser pago na célulaB16 e, em C16, calcule finalmente o valorcom a seguinte fórmula: =PGTO(C12/12;C13* 12;0;C14). Observe que: a taxade juros foi dividida por 12 e o período foimultiplicado por 12, pois o resultado deveser um valor mensal. O valor 0 na fórmulaé o valor presente, que neste caso não éusado. O que foi usado é o argumento devalor futuro, pois você ainda não tem essevalor, daí o nome de valor futuro. O resulta-do desse cálculo é R$ 488,16, que signifi-ca que para economizar R$ 80.000 em 10anos com taxa de juros de 6% ao ano,você tem que depositar R$ 488,16 por mês.

035

Trabalhar com os textos digitados nas cé-lulas torna-se muito simples se você usaras funções de manipulação de textos. Vocêpode, por exemplo, juntar em uma célulao conteúdo de outras duas, ou ainda, criarfrases com as informações de várias célu-las, combinando os seus conteúdos.

1 Tendo duas células com conteúdo emforma de texto, você pode juntá-los emum só, formando uma terceira célula e,para isso, utilize a função CONCA-TENAR. Digite o seu primeiro nome nacélula A1 e na célula B1 digite seu so-brenome. Na célula C1, digite a função:=CONCATENAR(A1;” “;B1). As aspasvazias servem para deixar um espaçoem branco entre o nome e o sobrenome.

2 Da mesma maneira você pode juntartextos e números. Se, por exemplo, tivero texto José na célula A2 e o número 10na célula B2, você pode criar uma fraseem C2 usando as duas informações. En-tão, seria assim: =CONCATENAR(A2;”tirou “;B2;” na última prova”).

3 Para melhorar mais a sua frase, vocêpode mudar a aparência das informaçõesusadas. Digite na célula A3 o nomeMartins e, na célula ao lado, 10500. Comajuda da função TEXTO, você vai formataros dados exibidos. Serão necessáriosdois argumen-tos para usá-la:o primeiro servepara indicar acélula em queestá a informa-ção e o segundo é o forma-to a ser aplicado. No caso,digite “R$ 0.000,00”. Issosignifica que antes do va-lor será exibido o R$ e o nú-

Dica 034

Combinandotextos

mero aparecerá com duas casas deci-mais. A fórmula final ficaria:=CONCATENAR(“O funcionário “;A3;”vendeu “;TEXTO(B3;”R$ 0.000,00");” nomês passado”). E o resultado será: Ofuncionário Martins vendeu R$10.500,00 no mês passado.

4 Melhor que isso é poder aninhar fun-ções de cálculo e gerar uma frase já como resultado. Imagine este mesmo exem-plo do Martins. Será preciso calcular acomissão dele. Se ele vendeu acima deR$ 10.000, sua comissão será de 5%;caso contrário, 3%. Para isso, use a fun-ção SE (dica 25) e porcentagens (dica23). Juntando com as funções aprendi-das acima, a fórmula seria a seguinte:=CONCATENAR(“A comissão do ven-dedor Martins será de “;TEXTO(SE(B3>= 10000;B3*5%; B3*3%);”R$#.##0,00")).

O resultado apresentado: A comissão dovendedor Martins será de R$ 525,00. Ob-serve que no lugar de três zeros, foramcolocados três sinais de “cerquilha”.Elas foram usadas no lugar dos zeros,pois eles são fixos, ou seja, mesmo queo número a ser formatado for pequeno,os zeros à esquerda que sobrarem se-rão mostrados. No exemplo, o resultadoserá R$ 0.525,00.


036

Você aprendeu a criar diversos tiposde funções, explorou muitos recursos doExcel, mas e os cálculos mais simples,como o da potência de um número ouraiz quadrada? Com certeza, o Excelpode fazer esses cálculos e você nãovai precisar usar a calculadora doWindows para isso.

1 Há uma função para obter o resultadode um número elevado a uma potência,porém a maneira mais fácil de fazer isso ésimplesmente usando o acento ^. As-sim, se você quer elevar o número 23 aoquadrado, basta representar como23^2. Usando a função POTÊNCIA, fi-caria: =POTÊNCIA(23;2).

2 A raiz quadrada pode ser obtida atravésda função RAIZ. Basta digitar o valor ou areferência dentro dos parênteses. Comonão existe raiz quadrada de um número ne-gativo, utilize a função ABS para forçar queo número seja positivo. A raiz quadrada,por exemplo, do número 16, ficaria=RAIZ(ABS(16)). Para encontrar a raiz cú-bica de um número, basta elevá-lo a 1/3,usando a função POTÊNCIA.

3 Para encontrar o logaritmo de um nú-mero, utilize a função LOG. Ela possuidois argumentos: o primeiro é o númeropara o qual deve ser encontrado ologaritmo e o segundo é a base que deveser usada. Assim: =LOG(10,2).

Da mesma maneira que com a ajudade algumas funções, você pode encon-trar a potência, raiz quadrada elogaritmo, é possível calcular o seno,co-seno e tangente de um número.

1 Antes de mais nada, você deve conver-ter de graus para a unidade de radianosqualquer número usado para calcular oseno, co-seno ou tangente. Sendo assim,multiplique o valor em graus pelo númeroPI (3,1417...) e divida por 180 para obtero valor em radianos. Ou, se preferir, usea função RADIANOS. Exemplos:=45*PI()/180 ou =RADIANOS(45).

2 Após obter o valor radiano, use as funçõesSEN para o cálculo do seno, COS para acharo co-seno e TAN para a tangente. Assim:=SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN(45*PI()/180)

=COS(RADIANOS(37)) ou =COS(37*PI()/180)

=TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN(25*PI()/180)

Dica 035 Dica 036

Potência,

raiz quadrada

e logaritmo

Seno, co-seno e

tangente

de um valor


037

Se você está trabalhando com umatabela muito grande de informações vaichegar um momento em que será preci-so pesquisar algum dado nesta planilha.

Para facilitar a sua procura, além dorecurso que você já conhece de locali-zar e substituir, existe o chamado Assis-tente de pesquisa. Ele procura por umvalor ainda não determinado e cria umafórmula após encontrar a célula deseja-da. Por exemplo, numa tabela com nú-mero de vendas de determinados pro-dutos divididos por datas, você podeencontrar o número de vendas de umadata, pesquisando na coluna de datas ena linha dos produtos. Fazer essa buscaé a tarefa do recurso Assistente de pes-quisa fornecido pelo Excel.

1 Digite uma tabela que contenha diver-sos dados como a apresentada abaixo:

Dica 037

Assistentede pesquisa


2 Em seguida, selecione toda essa tabe-la, incluindo os rótulos. Clique emFerramentas>Suplementos. SelecioneAssistente de pesquisa e clique em OK.Obs.: para usar este recurso pode ser ne-cessário o CD de instalação do Office.

3 Retorne ao menu Ferramentas e cliqueno item Assistente>Pesquisa...

4 Na primeiraetapa, indique ointervalo de cé-lulas que seráusado na pes-quisa. PressioneAvançar.

5 Na próximaetapa, escolhaqual é a coluna ea linha que vocêdeseja pesqui-sar. Clique emAvançar.

6 Na etapa 3,escolha de queforma você querexibir o resulta-do: em uma úni-ca célula ou emvárias. Após es-colher, cliqueem Avançar.

7 Na últimatela, digite acélula que con-terá o resulta-do da pesqui-sa. Clique emConcluir.

038

Todas as funções apresentadas foramconstruídas direto na barra de fórmulas.No entanto, para facilitar o processo decriação das funções, você pode usufruirde um recurso chamado Inserir função.Nesta caixa de diálogo, você poderáacessar todas as funções existentes noaplicativo e, após escolher a função, oExcel continua auxiliando no momentode inserir todos os argumentos exigi-dos pela função.

1 Clique na célula em que você desejainserir a função. Clique no botão Inserirfunção que se encontra ao lado da barrade fórmulas. Ou senão, utilize o menuInserir>Função.

2 A janela Inserir função está divididaem três partes: na primeira, digite onome da função e clique no botão Ir. Seela existir, aparecerá na lista.

3 Você pode ainda selecionar uma dascategorias de funções na caixa abaixo.Clicando na opção Todas, serão exibi-dos os tipos em ordem alfabética.

4 Assim que você selecionar uma das fun-ções da lista, serão exibidas a sua sinta-xe (a sua estrutura) e uma breve descri-ção sobre a sua finalidade. Selecione,por exemplo, a função SE presente nacategoria Lógica e clique em OK.

5 Na próxima tela, chamada de argu-

Dica 038

Usando o botãoInserir função

mentos da função, você vai construir afunção SE passo a passo. O primeiroargumento da função SE é chamado deTeste_lógico. Este é o único argumentoobrigatório, pois ele aparece em negrito.Ao clicar dentro da caixa branca, obser-ve que uma descrição do argumento apa-rece logo abaixo.Você pode digitar diretamente na caixaou, se preferir, pode utilizar o botão comsinal vermelho. Dessa forma, a janelavai diminuir de tamanho e você pode se-lecionar um intervalo de células. Paravoltar a caixa ao tamanho normal, cliqueno mesmo botão.

6 Ao inseriro primeiro ar-g u m e n t o ,note que aolado do valordigitado jásurgiu uma

resposta: VERDADEIRO ou FALSO. Osoutros dois argumentos servem para vocêcolocar as mensagens, caso seja verda-deiro ou falso respectivamente. Nestascaixas você pode digitar qualquer valor ouaté elaborar outra fórmula.

7 Ao concluir, clique em OK.


039

No momento da elaboração de umafórmula, pode ocorrer algum erro. Paraajudar a resolvê-lo, o Excel apresentaautomaticamente uma pequena caixa cha-mada de marca inteligente. Nesta caixa demensagens, você pode saber que tipo deerro ocorreu, avaliá-lo ou mesmo obteralgum tipo de ajuda sobre ele.

1 Simule um erro digitando a seguinte fór-mula: =SOMA(a;2;3). Ao pressionarEnter, surgirá a mensagem de erro#NOME?. Este erro ocorre quando háuma violação na sintaxe da função, oufoi digitada uma função que não existe.Clique no sinal de exclamação que sur-giu ao lado e observe a descrição do erroacima. Para saber exatamente em queparte da fórmula se encontra o erro,clique em: Mostrar etapas de cálculo...

2 Na janelaAvaliar fór-mula, observeque a letra a,digitada pro-positalmente,aparece subli-

nhada. Isso indica que o erro se encontranesta letra, ou seja, o Excel não conse-guiu reconhecer essa parte da fórmula nemcomo um número nem como um endere-ço de célula. Clique no botão Avaliar.

3 Agora, nolugar da letraa, surgiu umaindicação deerro, cliqueem Fechar.

4 Digite agora na célula ao lado: =5/0. Oretorno será o erro: #DIV/0. Isso indica

Dica 039

Localizando e corrigindoerros nas fórmulas


que foi encontrada uma divisão de umnúmero por zero na célula.

5 Na célula ao lado digite: =12+”texto”.A mensagem de erro será: #VALOR! Esteerro surge quando ocorre violação dos ar-gumentos de uma fórmula, pois no casonão seria possível somar número e tex-to em uma fórmula do Excel.

6 A Janela de inspeção pode ajudá-lo acontrolar esses erros. Para acessá-la,clique no menu Exibir>Barra deferramentas>Janela de inspeção. Se-lecione na célula que você deseja fazera inspeção e clique no botão Adicionarinspeção de variáveis.

7 Em seguida, confira se a referênciaestá correta e clique em Adicionar.

040

A formatação de uma planilha nadamais é do que a mudança da aparênciadas células, sem alterar o seu conteúdo.Para cada célula é possível aplicar umdos tipos de formatação de número quevocê vai aprender. Nesta dica, você vaiver como fazer para mudar o formatode uma célula que contenha um valor efazê-lo aparecer com casas decimais ousímbolo de moeda na sua frente.

Dica 040

FormatoNúmero e Moeda

1 Selecione a célula que contém o valora ser formatado e clique no menu Forma-tar>Células. Na tela que surgiu, seleci-one a guia Número, caso ainda não es-teja. Nesta seção você escolhe como ovalor da célula será apresentado.

2 Na lista ao lado, clique na opção Núme-ro. Note que um exemplo é exibido paraque você tenha uma prévia do formato dovalor antes de abandonar a caixa.

3 Clique na caixa Casas decimais e digiteum valor para ela. Você também pode usaras setas para cima ou para baixo.

4 Você pode ativar ou não o uso doseparador de milhar e, na caixa a seguir,escolher como um número negativo deveser exibido nesta célula.

5 Escolha a opção Moeda na lista. Ela trazas mesmas opções que Número, com ex-ceção da caixa símbolo, que permite quevocê escolha um sinal de moeda para apa-recer na frente do valor.

Formatando a planilha

041

Ao digitar uma data em sua planilha,você pode escolher diversas maneirasdiferentes de exibi-la. Por exemplo,mostrar a data por extenso, somente odia e o mês ou outras opções. O mes-mo vale para a hora, que pode serexibida no modelo americano (am/pm) ou modelo-padrão.

1 Selecione uma célula ou conjunto decélulas que contenham data. Acesse ajanela de formatação de células atravésdo menu Formatar>Células.

2 Clique na categoria Data na lista. Se-lecione um dos modelos de datas na cai-xa Tipo e observe acima o efeito sobrea data digitada. Ao escolher o modelo,clique em OK.

3 Selecione alguma célula que conte-nha hora. Retorne ao menu Formatar>Células. Selecione agora a categoriaHora e, na caixa Tipo, selecione umdos modelos disponíveis. Escolha o de-sejado e clique em OK.

Dica 041 Dica 042

Formato

Data e Hora Formato Fração

Quando você insere algum valorfracionário em uma célula, como porexemplo 5/2, o retorno dela será o valor2,5, ou seja, duas partes inteiras e maisum meio. Bem, se você quer mostrá-lacomo 2 ½, por exemplo, você pode fazê-lo usando o recurso de formatação decélulas apresentado a seguir:

1 Digite =5/2 em uma célula, selecione-a e pressione Ctrl + 1. Na tela deformatação, selecione a guia Número,caso ela ainda não esteja selecionada.

2 Na lista de categorias, selecione Fra-ção e, ao lado, escolha um dos mode-los. Neste caso, você pode escolher:Máximo de um dígito e o resultadoserá: 2 1/2. Além desse você pode esco-lher outros denominadores: Quartospara exibir: 2 2/4; Oitavos para exibir 24/8, Dezesseis avos para exibir 2 8/16.

3 Ainda pode escolher: Em décimos ouEm centésimos. Após optar pelo mode-lo, clique em OK.

4 No caso de frações maiores, você podecontrolar a quantidade de dígitos que vãoaparecer no denominador. Digite em umacélula: =24517/56899, por exemplo.Acesse novamente a janela deformatação de células do menuFormatar. Clique na categoria Fração e,em seguida, escolha o tipo: Máximo detrês dígitos. Por fim, clique em OK.


042

Imagine você cadastrando as informa-ções de seus clientes e cada vez que fos-se preciso colocar o telefone de um deles,você precisasse digitar os parênteses etraços. Seria muito mais fácil se vocêdigitasse somente os números sem se pre-ocupar com esse detalhes. Para fazer isso,acompanhe a seguir:

1 Selecione a célula ou o intervalo quedeve ser formatado. Clique no menuFormatar>Células e selecione a primei-ra guia, caso ainda não esteja marcada.

2 Na caixa de categorias, escolha Espe-cial. Ao lado observe que ficaram dispo-níveis quatro tipos de formatos: CEP,CEP +3, Telefone e CIC.

3 Escolha CEP ou CEP + 3 e clique emOK. Em seguida, digite na célula: 540 epressione Enter. Observe que os zeros àesquerda são mantidos respeitando o ta-manho do CEP.

4 Retorne àquela tela e selecione Tele-fone. Digite agora na célula o valor:117841584. Note que, ao pressionarEnter, automaticamente surgem os pa-rênteses e o traço.

5 Por fim, retorne novamente à tela deformatação e selecione o tipo CIC.Digite na célula: 98765432100 e obser-ve o resultado apresentado na célula.

Ao criar sua planilha de cadastro, lem-bre-se sempre de deixá-la com um aspec-to bem interessante, principalmente seoutras pessoas forem acessá-la. Coloquesempre um título, na parte de cima daplanilha, condizente ao seu conteúdo;por exemplo: Tabela de Importação. Ecomo esse título merece bastante desta-que, você pode aumentar a célula queele ocupa e fazer com que ela “se junte”às células vizinhas. Esse processo rece-be o nome de mesclagem de células.

1 Após definir quantas colunas de dadosa sua planilha terá, digite o título dessaplanilha nas suas primeiras células.Em seguida, selecione da primeira célu-la até a coluna onde termina a tabela.Por exemplo, se a sua tabela tem cincocolunas que variam da coluna A até a E,então selecione das células A1 até a cé-lula E1 da planilha.

2 Agora, clique no botão Mesclar e cen-tralizar na barra de ferramentas.

3 Observe que as cinco célulasselecionadas agora formam apenas umae que o texto ocupa o centro dela. Pararetornar as células ao seu estado origi-nal, selecione a célula mesclada e cliqueno botão Mesclar e centralizar.

4 Você pode acessar esse mesmo recur-so através do menu Formatar>Células.Na guia Alinhamento, selecione a opçãoMesclar células para mesclá-las ou tire aseleção para voltar ao normal.

Dica 043 Dica 044

Formato de

CEP, CIC

e telefone

Mesclando

células


043

Você já deve ter visto uma tabela peri-ódica em que cada “quadradinho” pos-sui o número de massa, número atômi-co, entre outros, e os textos ou valoresàs vezes aparecem inclinados para ca-ber melhor. Fazer um texto ficar inclina-do, de ponta-cabeça ou de pé é muitofácil dentro de uma planilha do Excel.

Dica 045

Inclinando o textode uma célula

1 Selecione a célula que contém o textoa ser inclinado.

2 Acesse o menu Formatar>Células oupressione Ctrl + 1. Clique na guia Ali-nhamento.

3 Na seção Orientação, você pode dei-xar o texto em pé clicando na primeiracaixa. Ou apenas incliná-lo em determi-nados graus, bastando, para isso, clicarnos pequenos quadrados ao lado da pa-lavra Texto. Assim que você clicar, ob-serve a inclinação da palavra. O conteú-do da célula terá a mesma inclinação.

4 Além disso, você pode definir em grausa inclinação de seu texto. Para isso, bastadigitar o valor desejado na caixinha grausou clicar na seta para cima ou para baixo.


044

Quando você digita um texto em umacélula, já notou que ele “avança” sobre asoutras, caso seja muito extenso? Para re-solver isso, você pode simplesmente au-mentar o tamanho da coluna. Mas supo-nha que o título da sua coluna seja: Médiade pessoas entrevistadas no mês de Ou-tubro e Novembro. Será que a melhorsolução é aumentar o tamanho da colu-na? Você vai aprender agora, como resol-ver isso de uma outra maneira:

1 Dê um clique sobre a célula com umtexto muito extenso e que você desejaformatar. Pressione Ctrl + 1 para abrir acaixa de diálogo de formatação. Cliquena guia Alinhamento.

2 Localize nela a opção: Retorno auto-mático de texto e clique em OK. Dessaforma, mesmo que a coluna onde está acélula esteja com uma largura pequena, otexto se ajustará ao tamanho da célula.Mas você verá que pode ser necessáriomudar a altura da linha para que o textoapareça por completo na tela.

Dica 046

Ajustando otexto na célula

3 Além dessa opção, você pode usar aReduzir para ajustar, encontrada na mes-ma caixa de diálogo. A diferença desta paraoutra é que a primeira ajustava o texto aotamanho da célula, mas mantinha o tama-nho das letras, enquanto que a segundadiminui o tamanho do texto ao máximopara fazê-lo caber dentro da célula.

4 Digite o texto Salário na célula A1 desua planilha. Em seguida, altere a largurada coluna A para 15 e a altura da linha 1para 50. Observe que o texto ficou em al-gum canto da célula. Para mudar a suaposição dentro da mesma, basta utilizar osrecursos de alinhamento da tela deformatação de células.

5 Selecione a célula A1 e acesse o menuFormatar>Células novamente. Clique naguia Alinhamento e veja que existem duascaixas de alinhamento de texto: Horizon-tal e Vertical. Para fazer com que o textofique no centro da célula, por exemplo,escolha a opção Centro nas duas caixas epressione a tecla OK.


045

Ao concluir a digitação das informa-ções em sua planilha, mude a aparênciado texto para torná-la mais amigável. Oprocesso para a formatação do texto deuma célula é muito parecido com a deoutros aplicativos do Office e é bem sim-ples. Acompanhe:

1 Selecione a célula ou intervalo de célulaque deve ser modificado. Você pode usara barra de ferramentas de Formataçãopara formatar mais rápido.

2 Clique na caixa Fonte para escolheruma das fontes do sistema para o seutexto. Ao lado, digite ou escolha o tama-nho da fonte.

3 Em seguida, encontram-se os botõespara aplicar estilos de: Negrito, Itálicoou Sublinhado. Clique em um deles.

4 Mais adiante, no último botão, vocêpode escolher uma cor para as letras.Clique na seta preta do lado do botãopara escolher outras cores.

>>>>>>Inserir figura: Dica 47_2.tif

Dica 047

Formatando

o texto

Alterando

a cor de fundo

da célula

Você já aprendeu a formatar a fontedas células, mas com certeza a suaplanilha ainda precisa de um toque amais, que a deixe mais atrativa. Para apri-morar ainda mais a aparência de sua ta-bela, você tem em mãos o recurso depreenchimento de células, que muda acor do fundo branco da célula para aque você desejar.

1 Selecione a célula ou o intervalo de cé-lulas que você deseja mudar o fundo eacesse o menu Formatar>Células. Estan-do nele, clique na guia Padrões.

2 Provavelmente a opção Sem cores deveestar selecionada. Clique em uma cor qual-quer para vê-la em tamanho ampliado noquadro Exemplo. Basta escolher a quemais lhe agradar e clicar em OK.

3 Para configurar um fundo personalizadopara as células, retorne à tela deformatação na guia Padrões, escolha a corque servirá de segundo plano, ou seja, queficará por trás.

4 Em seguida, clique na caixa Padrão,selecione a cor que servirá de primeiroplano e escolha um dos modelos de pre-enchimento-padrão, como o quadricula-do. Ao selecionar a opção, clique em OK.

Formatando a planilhaDica 048

046

1 Selecione o intervalo de células a sercolocado bordas. Você pode começar se-lecionando a tabela inteira para colocar asbordas externas, que vão contornar a ta-bela. No exemplo abaixo, as células A1até F11 foram selecionadas:

2 Em seguida, pressione Ctrl + 1 paraacessar a janela de formatação de célu-las. Clique na guia Borda.

3 No lado direito da janela, você encon-tra a seção Linha, onde pode mudar oestilo da borda para pontilhado outracejado, por exemplo, e escolher umacor na caixa de opções mostrada.

4 É no lado esquerdo da tela que você vaidefinir onde aplicar as bordas. Para co-locar ao redor das células selecionadas,por exemplo, clique no botão Contorno.Note que abaixo a borda é inserida aoredor das palavras “Texto”.

5 Mas, além de aplicar a borda ao redorda seleção, você pode colocá-la na parteinterna. Escolha outro estilo e cor de bor-da, se desejar e, em seguida, clique nobotão Interna.

6 Todas as bordas podem ser retiradasou inseridas, bastando apenas que vocêclique sobre ela dentro da caixa branca deexemplo. Se você quiser tirar a borda su-perior, por exemplo, basta clicar sobre elana caixa e ela sumirá. Após terminar, cliqueem OK.

Dica 049

Alterando a bordadas células

Para deixar a sua planilha com apa-rência de uma tabela, adicione bordaspersonalizadas nela. Assim, sua planilhaficará com uma aparência melhor e asinformações mais importantes ficarãocom um maior destaque.


047

Bem melhor do que apresentar umaplanilha com os dados da empresa emuma reunião é mostrar um gráfico dessaplanilha. Criá-los no Excel é muito simples,pois o programa oferece o chamado As-sistente de gráfico, que guiará você nodesenvolvimento passo a passo, mostran-do todas os dados necessários para suaelaboração:

1 Acesse a planilha que contém os dadosa serem convertidos em um gráfico. Cliqueno menu Inserir>Gráfico.

2 Agora você deve escolher o tipo de grá-fico. Use o tipo Pizza ou Rosca se osdados usados são únicos, ou seja, queocupam apenas uma linha ou coluna ese você deseja mostrar a relação de umaparte com o conjunto. Por exemplo, aporcentagem mensal de vendas duranteum ano. Caso você deseje criar um grá-fico comparativo, use os tipos: Colunas,Barras, Cone, Cilindro ou Pirâmide.

3 Neste exemplo, será criado um gráficode Pizza, pois as informações usadas com-põem apenas uma coluna. Ao clicar no tipo

Dica 050

Inserindo um gráfico

com o assistentePizza, você ainda pode escolher subtipos,dentre eles Pizza 3D. Clique sobre um de-les e, depois, no botão Avançar.

4 Clique no botão ao lado da caixa Intervalode dados, para diminuir a tela. Em seguida,selecione na planilha, as células necessárias.Clique novamente no botão para voltar ao ta-manho da tela. Observe que um pequenoexemplo é exibido. Clique em Avançar.

5 Na guia Título, você pode digitar um títulopara aparecer na parte de cima do seu gráfi-co. Na guia Legenda, é possível escolhermostrar ou não a legenda do gráfico e suaposição. Se você prefere não mostrar a caixade legenda, é possível mudar os rótulos dosdados na guia Rótulos de Dados, onde cada“fatia” da pizza é rotulada com um nome desérie, de categoria, o valor ou a porcentagem.Clique em Avançar.

6 A última etapa define o local onde o novo grá-fico será criado: como um objeto dentro daplanilha atual ou separado em uma novaplanilha. Se você escolher como novaplanilha, digite um nome para a planilha eclique em Concluir.

Criação de Gráficos

048

Após ter criado o gráfico, você podequerer mudar o tipo escolhido para ele.Por exemplo, se você escolheu Colunassimples e deseja mudar para Colunas3D, não é preciso criar outro gráfico eexecutar todos os passos novamente.Basta modificar o gráfico já criado.

1 Selecione a planilha que contém o gráfi-co já criado. Suponha que você tenha cria-do um gráfico de Pizza e deseja mudá-lopara Pizza 3D. Para fazer isso, clique como botão direito do mouse no fundo do grá-fico, chamado de Área do gráfico. Emseguida, clique em Tipo de gráfico...

2 A tela da primeira etapa de criação dográfico é aberta e você pode escolher qual-quer um dos tipos disponíveis. Além dostipos mais usados e conhecidos, ainda háos tipos personalizados. Clique na guiaTipos Personalizados.

3 Estes gráficos possuem aspectos dife-rentes do padrão, apresentando algumaformatação personalizada, como fundosgradientes, por exemplo. Selecione o tipodesejado e clique em OK.

Dica 051

Alterando o

tipo do gráfico


049

Os eixos são linhas que envolvem o grá-fico e controlam as informações da tabe-la. Não estão presentes em gráficos dotipo Pizza ou Rosca. O eixo de categori-as (x) é horizontal e o eixo de valores (y)é o vertical. Os gráficos tridimensionaispodem apresentar um terceiro eixo (z).

1 Para ocultar qualquer um dos eixos, bas-ta clicar com o botão direito do mouse naárea do gráfico e, em seguida, clicar emOpções de gráfico.

2 Depois disso, clique na guia Eixos edesmarque ou marque os eixos que dese-ja ocultar ou mostrar. Clique em OK paraconfirmar a alteração.

3 Para formatar o eixo horizontal, dê doiscliques nele. Com a tela Formatar eixoaberta, clique na guia Padrões. Nesta

Dica 052

Formatando o eixo

do gráficotela você pode escolher um estilo para alinha, clicando em Personalizada. Aolado, escolha como as marcas de esca-la serão mostradas. Essas marcas sãopequenos traços que aparecem ao lon-go do eixo.

4 Clique na guia Fonte para mudar a apa-rência do texto, nesta tela você pode es-colher uma fonte, cor, estilo ou tamanhopara as letras.

5 Clique em Ok para concluir.

6 Selecione o eixo de valores (vertical) edê dois cliques nele. Na tela deformatação, clique na guia Número eescolha um formato diferente para re-presentar os valores. Se você quer mu-dar o símbolo do Real para Dólar, porexemplo, clique na categoria Moeda, nalista, e depois escolha o símbolo do dó-lar na caixa Símbolo e clique em OK.

7 Por fim, acesse a última guia, chama-da Alinhamento, caso queira inclinar otexto ou deixá-lo de pé. Vale ressaltarque essas opções são as mesmas dacaixa Formatar Células.


050

O título inserido no processo de criaçãodo gráfico nada mais é do que uma sim-ples caixa de texto que pode ter o seu con-teúdo alterado a qualquer momento e tam-bém formatado.

1 Caso você não tenha colocado um títu-lo, basta clicar com o botão direito no fun-do do gráfico e ir em Opções de gráfi-co. Depois, acesse a guia Títulos, digiteo título do gráfico e clique em OK. Apóscriá-lo, dê dois cliques nele para abrir acaixa Formatar título do gráfico.

2 Para escolher uma borda e uma cor defundo para a caixa de texto do título, cliquena guia Padrões. Escolha a borda, clicandoem Personalizada. Na caixa Estilo, mudea linha para pontilhado ou tracejado, abai-xo escolha a cor e a espessura. Ao lado,

Dica 053

Formatando a

legenda e o título

na seção chamada Área, você pode se-lecionar uma cor para aparecer no fundoda caixa do título.

3 Além disso, você tem a possibilidadede escolher outro formato para a fonte,usando a guia Fonte e mudar o alinha-mento e inclinação do texto, usando aguia Alinhamento. Clique em OK.

4 A legenda, que aparece por padrão dolado direito do gráfico, também pode serformatada e da mesma maneira que vocêescolher uma fonte, cor de fundo e bordapara o título, faça-o para a legenda. Aoclicar duas vezes sobre a legenda e a telaFormatar legenda aparecer, a única guiadiferente é a Posicionamento, que sim-plesmente muda o local da legenda emrelação ao gráfico.


051

Todos os elementos que compõem ográfico podem ser formatados de algumamaneira, seja para mudar a fonte, o fundoou a borda. Basta clicar duas vezes so-bre algum item para que uma caixa deformatação apareça.

1 Para formatar o fundo branco do gráfi-co, chamado de Área do gráfico, e esco-lher uma cor ou um efeito de preenchi-mento, clique no fundo do gráfico paraselecioná-lo. Certifique-se de que a áreado gráfico esteja selecionada, observandoa caixa de nome no canto da planilha.

2 Acesse o menu For-matar>Área do gráficoselecionada . Na guiaPadrões, clique no bo-tão Efeitos de preen-chimento . Na janelaque surgi r, c l ique naguia Gradiente. O gra-diente é uma misturade duas ou mais cores.Clique na opção Umacor e, na caixa Cor 1,escolha a cor desejada.Arraste o botão em di-reção do Escuro ouClaro . Em seguida,mude a d i reção dosombreamento paraHorizontal , Vertical ,etc. Visualize o exem-plo ao lado.

3 Selecione Duas corespara misturar duas coresdiferentes ou Predefinidaspara acessar um dos mo-delos de cores já prontosdo Office.

Dica 054

Mudando cores

e linhas4 Além do efeito gradiente, você podeaplicar uma textura, acessando a guiaTextura, um preenchimento-padrão(como listrado ou pontilhado), usando aguia Padrão; ou ainda, escolher umaimagem do computador, usando a guiaFigura. Após escolher que tipo de preen-chimento terá o gráfico. Clique em OK.

5 Você pode mudar a cor das colunas dabase ou das paredes, clicando duas ve-zes sobre o item desejado e procedendoda mesma maneira que para aplicar efei-tos de preenchimento.


052

Além dos gráficos, você pode ilustrar a suaplanilha com desenhos chamados de diagra-mas. Você pode, por exemplo, mostrarem uma reunião toda a estrutura hierárquicade sua empresa, usando um organograma.Você pode escolher dentre os cinco mode-los de diagramas e, para criá-los, não seránecessário fazer referência a informações,pois eles não são baseados em dados.

1 Clique no menu Exibir>Barra deFerramentas>Desenho, caso essa barraainda não esteja visível.

2 Em seguida, clique no botão InserirDiagrama ou Organograma. Assim,surgirá uma tela contendo os cinco ti-pos de diagramas e o organograma. Se-lecione um dos tipos e, em seguida,clique em OK.

3 Assim que o diagrama for criado, você jápoderá formatá-lo. Para digitar textos, bas-ta clicar dentro das caixas. Em seguida,selecione o texto digitado para formatá-lo,usando a barra de ferramentas deformatação. Para mudar o tamanho do dia-grama, clique em uma das alças e arraste.

4 Clique duas vezes sobre uma das partes dodiagrama para formatá-lo. Surgirá a telaFormatar Autoforma, na qual além da Fon-te você pode mudar as cores e estilos paralinha e fundo. Clique na guia Cores e Linhas.Na caixa Cor, escolha uma das cores, que vaiservir como preenchimento. Abaixo, você podedefinir a porcentagem da transparência daforma; se você quer que ela fique opaca, digite0%. Na seção Linha, escolha uma cor,tracejado, estilo e espessura para o contornoda forma. Assim que concluir, clique em OK.

Dica 055

Inserindo

diagramas5 Se você está trabalhando com umorganograma, por exemplo, e quer adici-onar mais formas para aumentar o seutamanho, basta selecionar uma das for-mas e clicar na sua borda com o botãodireito do mouse. Em seguida, escolhao que você quer adicionar: um subordi-nado, um colaborador ou um assistente.

6 Mesmo que você já tenha digitado tex-tos ou alterado o formato do diagrama,você pode mudá-lo para outro diagrama;basta clicar no botão Alterar para nabarra de Diagrama e escolher outro tipo.

7 Para facilitar a formatação e criar umefeito interessante nos diagramas, utili-ze a galeria de estilos presente na barrade Diagrama. Selecione o diagrama eclique no botão Autoformatação. Emseguida, escolha o estilo mais apropria-do e clique em Aplicar.


053

Quase todos os tipos de gráficos pos-suem subtipos tridimensionais. Eles cha-mam muito mais a atenção que os gráfi-cos simples, pois os dados ficam mais cla-ros de se distinguir dentro do conjunto.Como esse é um tipo especial de gráfico,ele também possui configurações especi-ais. Para começar, acostume-se que o eixode valores de um gráfico 3D é representa-do pela letra Z (no gráfico plano é a letraY). Siga os seguintes passos para confi-gurar um gráfico 3D:

1 Após criar o gráfico, além de mudar ascores de preenchimento e linhas, formataras fontes e os eixos, você pode fazer altera-ções que são exclusivas de gráficos 3D.Clique no fundo do gráfico para aparecer omenu, depois clique na opção Exibição 3D...

2 Para mudar a altura ou a perspectiva dográfico, desmarque a opção Eixos em ân-gulo reto e utilize as duas setas que apa-receram para alterar a perspectiva e tam-bém para poder digitar uma altura para ográfico. Clique em Aplicar para ver o re-sultado na tela.

Dica 056

Formatando

um gráfico 3D3 Você também pode mudar a elevaçãodeste gráfico. Para isso, use as setas daparte superior da tela Exibição 3D ou digitediretamente na caixa Elevação. Todas asalterações podem ser visualizadas no es-boço do gráfico, presente na tela apresen-tada abaixo.

4 Além disso, você ainda pode rotacionaro gráfico usando a caixa rotação, paradigitar um valor, ou clicando sobre asduas setas ao lado da caixa de rotação.Após concluir, clique em OK. Pararetornar às configurações originais, bas-ta clicar no botão Padrão.


054

Após finalizar o trabalho de criação eformatação da planilha terminada, che-gou a hora de imprimir o resultado.

No entanto, para que você controleexatamente como é que a planilha ou grá-fico será impresso, você deve visualizá-los antes da impressão.

1 Certifique-se de que você tem uma im-pressora instalada no sistema. Em segui-da, abra a planilha que você desejavisualizar. Clique no menu Arquivo>Visualizar Impressão. A tela da planilha éfechada e você pode analisar o tamanho dopapel e como a informação será impressa.

2 Como o papel está sendo exibido por intei-ro na tela, pode ser que as letras estejam pe-quenas e você não consiga lê-las. Sendo as-sim, clique nobotão Zoomou simples-mente cliqueem qualquerlugar da telapara aumen-tar o zoom.

3 Pode ocor-rer de a suaplanilha sermuito ex-tensa e, nom o m e n t ode impri -mir, preci -sar de maisde uma pá-gina. Casoisso ocorra,você podev i s u a l i z a ras demais

Dica 057

Visualizando a planilha

antes da impressãopáginas que também serão impressas,através do botão Próxima, no cantoda barra. Ao clicar nela, o botão Ante-rior fica ativo para que você volte paraa primeira página. Caso só tenha umapágina a ser impressa, o botão Próxi-ma ficará desativado.

4 Você também pode controlar o númerototal de páginas e qual página está sendoexibida na tela, lendo a mensagem mos-trada pela barra de status, na parte inferi-or da tela.

5 Para voltar à planilha de trabalho, cliqueno botão Fechar. Se você quer imprimir so-mente um gráfico, basta selecioná-lo an-tes de entrar na tela de Visualizar Impres-são apresentada pelo Excel.

Impressão

055

Você já viu como fazer para visualizar aplanilha antes da impressão, mas aindanão sabe como controlar os dados nopapel para que a impressão saia da me-lhor maneira possível. Primeiro, você deveanalisar se os dados ficarão melhor nafolha “em pé” ou “deitada”. Sabendo isso,você já pode melhorar a aparência dosdados na impressão.

1 Acesse novamente a janela deVisualizar Impressão, através do menuArquivo. Clique no botão Configurar,presente na barra de ferramentas.

2 Na janela Configurar página, cliquena guia Página, escolha a orientação emRetrato ou Paisagem, para imprimir nafolha “em pé” ou “deitada”.

Dica 058

Preparando a página

para impressão

3 Na caixa Tamanho do papel, vocêdeve escolher o valor equivalenteao tamanho do papel que você usana impressora. O modelo A4 é omais uti l izado.

4 Você ainda pode mudar a qualidadeda impressão em dpi (dots per inch).Quanto maior for o valor escolhido,melhor será a qualidade da impressão.

5 Mas, se você vai imprimir apenasum rascunho e não quer gastar tintacolorida, escolha a opção Preto ebranco , clicando na guia Planilha .Você também pode escolher a opçãoQualidade rascunho , para diminuirainda mais a qualidade da impres-são da planilha.

Impressão

056

Se no seu dia-a-dia você precisa imprimirrelatórios periódicos para arquivá-los econsultá-los no futuro, seria muito útil se cadapágina do relatório fosse numerada e tives-se a data e horário exatos do momento daimpressão. Fora isso, é muito importanteimprimir no relatório o nome do arquivo deorigem da informação, assim quemconsultá-lo conseguirá saber onde se en-contra esse arquivo XLS. Para fazer tudoisso, utilize um recurso do Office chamadode Cabeçalho e Rodapé. Um cabeçalho éum texto predefinido que deve aparecerna parte superior de todas as folhas de im-pressão. O rodapé tem a mesma finalida-de, porém é impresso na parte inferior.

1 Clique no menu Exibir>Cabeçalho erodapé. Observe que a tela Configurarpágina é aberta e a guia Cabeçalho/rodapé está ativa.

2 Há dois re-tângulos bran-cos vazios indi-cando que ain-da não foi con-figurado ne-nhum cabeça-lho ou rodapé

para esta planilha. Clique na seta ao ladoda caixa Cabeçalho. Diversas sugestõespara cabeçalhos são apresentadas. Es-colhendo o primeiro item da lista, porexemplo, todas as folhas terão o texto“Página” seguido pelo respectivo nú-mero de página. Essa numeração écontrolada pelo próprio Excel.

3 Em vez de escolher algo da lista,você pode personalizar o cabeçalho. Paraisso, clique no botão Personalizar ca-beçalho. A tela que surgiu possui três

Dica 059

Inserindo

cabeçalho e rodapéretângulos brancos que representam as trêspartes da folha: o lado esquerdo, o centro eo lado direito. Basta escolher a caixa e digitaro texto. Você pode colocar o nome da em-presa, por exemplo, na caixa da esquerda;na caixa do centro a data e; na caixa dadireita, o horário. Não digite a data e horá-rio, você deve usar os recursos do Excel,para que os dados sejam sempreatualizados. Para inserir a data, clique nobotão com o desenho de um calendário e,para inserir a hora, use o botão com umrelógio amarelo.

4 Além disso, você ainda pode formataro texto, selecionando-o e clicando no pri-meiro botão com a letra A como rótulo.Ao terminar, clique em OK.

5 Ao retornar, observe que o primeiro retân-gulo exibe as informações que você confi-gurou. O mesmo processo usado no cabe-çalho se aplica ao rodapé. Clique no botãoPersonalizar rodapé, insira o caminho e onome do arquivo no retângulo esquerdo.Para isso, clique no sexto botão com odesenho de uma pasta amarela. Na seçãoda direita, coloque o número da página,clicando no segundo botão. Clique em OK.

6 Para saber comoficaria impresso nopapel o cabeçalho eo rodapé configu-rados, clique nobotão Visualizarimpressão.

Impressão

057

Quando as informações são impressasem uma folha, sempre há um espaço va-zio entre a beirada do papel e o início dosdados. Esse espaço que existe nos qua-tro lados da folha é chamado de mar-gem. É possível definir margens maislargas ou mais estreitas dependendo desua necessidade. Também é possíveldefinir a margem do cabeçalho e dorodapé, ou seja, a que distância do limi-te da folha eles devem aparecer.

1 Clique no menu Arquivo>ConfigurarPágina. Clique na guia Margens. Note queexistem seis caixas representando as mar-gens esquerda, direita, superior, inferi-or, o cabeçalho e o rodapé.

2 Clique dentro de uma das caixas paraver o traço preto da margem no exemplo.Altere as medidas das margens conformefor necessário. Para isso, use as setasou simplesmente digite o valor na caixa.Se você usar as setas para aumentar oudiminuir, note que as medidas variam demeio em meio, então se você precisarde um valor mais específico, o jeito serádigitar mesmo.

3 Você deve ter notado aovisualizar a impressão que aplanilha é sempre colocadado lado esquerdo da folha ena parte de cima. Fica mui-to mais apresentável quan-do essa planilha está situa-da no centro da folha. Paraisso, use a seção Centrali-zar na página, na guia Mar-gens. Nela, você encontraas opções Horizontal e Ver-

tical. Para deixar a planilha no centro dafolha, selecione as duas opções.

Dica 060

Alterando

as margens

Impressão

058

Suponha que você queira imprimir ape-nas uma parte da planilha e não ela intei-ra. Isso pode ocorrer, por exemplo, sevocê precisar imprimir somente os resul-tados finais. Neste caso você deve definira região exata da planilha a ser impressa.Caso tenha sido apenas uma eventualida-de e já não seja mais necessária essa defi-nição, também é possível limpá-la. Acom-panhe passo a passo como você deve pro-ceder para isso:

1 Para visualizar as chamadas Quebrasde páginas diretamente na planilha ecom isso ter a visão exata das informa-ções que serão impressas e em que fo-lha cada dado vai ficar, acesse o menuExibir>Quebra de página. O zoom daplanilha é reduzido e agora o limite de cadafolha de impressão é representado poruma borda azul, e no centro, aparece anumeração das páginas. Você pode defi-nir o seu próprio limite, clicando e arras-tando as bordas. Assim, você definiráas células exatas a serem impressas.

Dica 061

Definindo a área

de impressão2 Clique no menu Exibir>Normal paravoltar a exibição da planilha como es-tava antes.

3 Outra maneira de fazer isso é selecio-nando as células que lhe interessam (nomodo de exibição Normal) e, em segui-da, clicar no menu Arquivo>Área deimpressão>Definir área de impressão.Repare que ao redor das célulasselecionadas apareceu um pontilhado.

4 Visualize a im-pressão para tercerteza de que so-mente as informa-ções da área defini-da serão impressas.Retorne à tela doExcel e, para elimi-nar a definição cria-da, clique no menuArquivo > Área deimpressão > Lim-par área de im-pressão.

Impressão

059

Um dos recursos mais interessantes doOffice é a possibilidade de gerar páginasWeb automaticamente de seus aplicativos.Isso auxilia muito o trabalho daqueles queainda não conhecem a linguagem HTMLpara a geração de páginas e permite apro-veitar todas as vantagens das ferramen-tas usadas no Excel para a Internet. Dessaforma, você pode gerar um gráfico noExcel e exibi-lo na Web. Porém, antesde fazer a publicação, é interessanteter uma idéia de como a planilha se-ria mostrada em um browser. Sigaos procedimentos abaixo:

1 Com a planilha aberta na tela, cliqueno menu Arquivo>Visualizar páginada Web, para acessar o seu navega-dor-padrão da Web.

Dica 062

Visualizando a planilha

em um browser2 Repare que todas as planilhas são exi-bidas também e não somente a planilhaselecionada. Para provar o quanto a Webestá integrada no Excel, existe uma bar-ra de ferramentas com botões de nave-gação típicos de um navegador, e se vocêtem acesso à Internet, é possível abriruma página de dentro da planilha.

3 Clique no menu Exibir>Barras deFerramentas>Web. A barra que apa-receu possui os mesmos botões de umbrowser: Voltar, Avançar, Parar, Atu-alizar, Página inicial, Pesquisar naWeb, ou seja, o funcionamento dabarra é idêntico ao de um navegador.Se você estiver com várias pastas detrabalho abertas, use o botão Ir paranavegar entre elas.

4 Você pode digitar um endereçode página da Web na caixa brancae pressionar Enter logo após. As-s im, se você t i ver conectado àIn te rnet , o seu browser-pad rãoserá chamado automaticamente.

Internet

060

Depois de navegar pela sua planilhausando o navegador-padrão e de verifi-car que todas os dados foram exibidossem problemas, você já pode publicara sua planilha no formato para Internet.

1 Selecione as células que devem fazerparte da sua página da Internet. Caso vocêdeseje que a página contenha mais de umaplanilha, não selecione nada.

2 Clique no menu Arquivo>Salvar comopágina da Web.

3 A tela de Salvar como você já conhe-ce, somente algumas opções foramacrescentadas. Observe que na caixaSalvar como tipo, no lugar da extensãoXLS, estão as extensões HTM e HTML.Esse é o formato aceito pelos navega-dores na Internet. Você tem a opção decriar a página contendo todas asplanilhas da sua pasta de trabalho oucriar uma página contendo somente asinformações das células que você sele-cionou. Para isso, escolha entre os itens:Pasta de trabalho inteira ou Seleção.

4 Clique na caixa Alterar, para definir umtítulo para sua página. Esse texto deve apa-recer na barra de título do navegador Web.Clique em Salvar para criar a página.

Dica 063

Salvando como

página da Web

Internet

061

Um hiperlink ou simplesmente link éuma referência a uma página ou a umlocal dentro da mesma planilha. A suautilidade é imensa, pois basta apenasum clique sobre um texto ou imagempara que algo seja acessado. Se vocêcostuma navegar bastante na Internet,deve saber o que isso significa. Aquelasfrases azuis e sublinhadas são links, poisservem de ligação a alguma página.

1 Um link, dentro da planilha, é represen-tado da mesma maneira que no navega-dor: azul e sublinhado; e assim que aseta do mouse passa sobre ele, vira umamãozinha branca. Para criar o seu pró-prio link, digite um texto qualquer, porexemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso,selecione a célula e pressione Ctrl + K.

2 Na tela Inserir hiperlink, defina a pá-gina que você vai vincular à célula. Inici-almente, selecione a primeira opção: Pá-gina da Web ou arquivo existente. Aolado, você pode escolher uma das pági-nas navegadas recentemente ou digitarna caixa Endereço a página da Internetdesejada. Na parte superior, definauma dica de tela, que seria uma pe-quena mensagem a ser exibida quan-do o ponteiro do mouse parar sobre olink. Por exemplo, se o link vai acessar

Dica 064

Criando hiperlinkso site da Microsoft, coloque a seguintedica de tela: “Clique aqui para abrir apágina da Microsoft”. Clique em OK.

3 O texto da célula ficou azul e se vocêclicar nela agora, o site será acessado. Paraselecionar uma célula que contenha link,ou você utiliza as setas de direção do te-clado ou você clica na célula, e mantémo mouse pressionado por um tempo.

4 Crie agora um link para acessar umacélula de uma planilha qualquer de suapasta de trabalho. Digite o texto:ACESSAR PLANILHA, selecione a célulae pressione Ctrl + K.

5 Agora, escolha a opção: Colocar nestedocumento. Digite a referência da cé-lula e, na lista abaixo, escolha a planilhaa ser acessada. Neste exemplo, aplanilha INVESTIMENTOS foi escolhidae a célula A1 será o destino. Da mesmaforma que na página da Web, você tam-bém pode colocar uma dica de tela paraeste link. Depois desta operação, dê umclique em OK para finalizar.

6 Para retirar o link de uma célula,basta selecioná-la, pressionar Ctrl+ K e clicar no botão Remover vín-culo apresentado pelo Excel.

Internet

062

A integração do Excel com a Internetestá cada vez melhor. Nas últimas versõesé possível capturar uma informação daRede e trazê-la diretamente para a suaplanilha. Mais útil ainda é que essa tabelaretirada da Internet pode ser atualizada detempos em tempos, e você terá sempreacesso a dados atualizados.

1 Certifique-se de que você estáacessando a Internet. Em seguida, cliqueno menu Dados>Importar dadosexternos>Nova consulta à Web.

2 Um pequeno browser será aberto. Nelevocê pode navegar normalmente pelas pá-ginas da Internet. No entanto, algumas op-ções de visualização das páginas podemser mudadas. Para isso, clique no botãoOpções. Na tela que surgir, você podeescolher que tipo de formatação seráexibido. Dê preferência para Nenhuma.Clique em OK.

3 Digite o endereço do site desejado nacaixa de endereço e clique no botão Ir. Emseguida, a página é exibida abaixo. Ao lado

Dica 065

Importando tabelas da

Internet para uma planilhade cada tabela da página aparece uma setaamarela. Selecione a(s) tabela(s) que vocêprecisa e clique no botão Importar.

4 Na tela seguinte, indique o local aser colocado os dados; você pode es-colher uma célula da planilha atual oucriar uma nova planilha. Clique no bo-tão Propriedades. Selecione a opçãoSalvar definição de consulta, se nofuturo você quer que as informaçõesda tabela sejam atualizadas. A opçãoAtivar atualização em segundo pla-

no permite que você con-tinue trabalhando no mo-mento da atualização dosdados. Caso você queiraestipular um tempo paraque os dados sejamatualizados com os daInternet, selecione a op-ção Atualizar a cada... edigite os minutos ao lado.

5 Você pode programar aatualização para ocorrerquando o arquivo for aber-to. Para isso, selecione Atu-alizar dados em Abrir ar-quivo. Clique em OK.

Internet

063

Não é à toa que muitas ferramentasdo Excel também estão disponíveis noWord e demais aplicativos do pacoteOffice. O objetivo é compartilhar as in-formações de um programa com ooutro, fazendo eles trabalharem em con-junto, aproveitando as vantagens que ooutro pode oferecer. Se, por exemplo,você deseja criar um documento e nomeio dele inserir uma tabela, crie a ta-bela no Excel e jogue-a no Word. Me-lhor ainda é modificar as informaçõesem um programa e no outro atualizar nomesmo instante. Isso recebe o nome devínculo, pois a tabela que for colocadano Word dependerá das informaçõesque forem digitadas no Excel.

1 Para criar um vínculo, primeiro definaqual será o arquivo de origem e qual seráo arquivo de destino. A origem contémas informações-base que podem sermodificadas. O destino é onde as in-formações são mostradas e sempreatualizadas, conforme a origem. Noexemplo citado, a origem seria o arqui-vo do Excel e o destino, o documentodo Word. Abra uma planilha que conte-nha a tabela a ser vinculada.

2 Acesse o aplicativo Microsoft Word atra-vés do menu Iniciar. Ao abrir o programa,pressione Alt + Tab para retornar aoExcel. Selecione o intervalo de célulasque interessa e clique no botão Copiarda barra de ferramentas.

3 Retorne ao Word, pressionando Alt +Tab novamente. Clique no menuEditar>Colar especial. Provavelmentea indicação do intervalo de células quefoi copiado aparece na parte superior dajanela, como sendo a origem dos dados.

Dica 066

Vinculando

objetos

4 Clique em Colar vínculo e depois noprimeiro item da lista Como:. Esta op-ção define para o Word que tipo de infor-mação está sendo colada; no caso, estávindo de uma planilha do Excel.

5 Clique em OK para vincular os arqui-vos. Agora, coloque as duas janelas ladoa lado (se você estiver com os dois pro-gramas abertos, basta clicar com o bo-tão direito na barra de tarefas e em Ja-nelas lado a lado). Altere algo no Excele veja se a atualização é feita no Word.

Integração do Excel com outros aplicativos

064

O processo para incorporar um objetonão é muito diferente da vinculação. Damesma maneira, você deve definir qualserá o arquivo de origem e o de destino.A diferença é que o objeto incorporadonão depende mais da sua origem, ouseja, uma vez que o objeto foi colado,ele não depende mais da origem e, con-seqüentemente, o destino não sofreráatualizações, caso a origem mude.

1 Faça o mesmo que no exercício anteri-or: selecione o intervalo de células dese-jado dentro do Excel e copie.

2 Abra um novo documento no Word eclique no menu Editar>Colar especial.Selecione Colar e, em seguida, escolha aopção Microsoft Excel Worksheet deplanilha do Microsoft Excel para indicarpara o Word que a informação é proveni-ente do Excel. Clique em OK.

3 Aparentemente, o resultado foi o mes-mo, mas altere algo no Excel para ver seele atualiza no Word. Como poderá obser-var, incorporar um objeto é inseri- lo efeti-vamente dentro do programa de destino.

Dica 067

Incorporando

objetos


065

Você já viu que o recurso hiperlink écapaz de acessar uma página da Internetou se deslocar para uma parte da planilhaem determinada célula. Agora, você vaiaprender a acessar outros programas atra-vés de um link criado no Excel. Para abrir,por exemplo, uma apresentação doPowerPoint, proceda da seguinte forma:

1 Abra o arquivo que contém a planilha doExcel. Dela, você vai abrir um documentodo Word que se encontra na área de traba-lho. O nome desse arquivo é Controle deVendas.doc.

2 Digite dentro de uma célula o nome dodocumento. Selecione a célula e acesse omenu Inserir>Hiperlink.

3 Na tela que surgir, escolha a opção:Página da Web ou arquivo Existente.Selecione Pastal atual ou Arquivos re-centes para achar o documento. Se nãoachá-lo, use o botão Procurar arquivo.

4 Ao encontrá-lo, digite uma dica de telapara o link, clicando no botão Dica detela... Clique em OK.

5 Assim, quando você clicar sobre acélula que contém o link, o documentoControle de Vendas.doc será abertojuntamente com o programa Word.

Dica 068

Usando hiperlinks para

acessar outros programas


066

As tabelas dinâmicas, como o nome su-gere, permitem a exibição dos dados deuma tabela de forma bem eficiente e rápi-da. Ela é usada para manipular informaçõesmuito extensas, seja do próprio Excel oude algum banco de dados externo.

1 Construa uma tabela, por exemplo, comnome de vendedores, número de vendas,região e produtos. Clique no menu Da-dos> Relatório de Tabela e Gráficos Di-nâmicos. O Assistente de tabela dinâ-mica o guiará por três etapas para criar atabela. A primeira etapa consiste em mos-

trar onde estãoos dados a seremanalisados.Você pode esco-lher os dados deuma planilha doExcel ou de algu-ma fonte de da-dos externa.Abaixo, escolha oque deve ser cri-ado; no caso,uma Tabela di-nâmica. Cliqueem Avançar.

2 Na próxima eta-pa, mostre ondeestão os dadospara a constru-ção da tabela,digitando o ende-

reço na cai-xa Intervaloou clicandono botãocom a marcavermelha eselecionan-

Dica 069

Tabelas dinâmicas

Construindo uma

tabela dinâmicado o intervalo na planilha. Caso estejaem outro arquivo, clique no botão Pro-curar. Clique no botão Avançar.

3 Na última etapa, clique no botãoLayout. As colunas da tabela aparecemà direita: vendedor, vendas, região e pro-dutos. Use o diagrama ao lado para cri-ar o layout. Para isso, arraste vendedorpara o campo LINHA, região para CO-LUNA, vendas para DADOS e produtospara PÁGINA. Clique em OK.

4 Escolha acélula de des-tino para a ta-bela dinâmi-ca. Se dese-jar, escolha aopção Novap l a n i l h a .

Clique em Concluir. A tabela dinâmicaserá criada na célula indicada, listando osvendedores cadastrados em coluna, asregiões em linha e os valores no centro,que são a soma das vendas de cada ven-dedor por região. Para escolher um pro-duto específico a ser exibido por vez,clique na seta ao lado da caixa produtosacima e escolha o desejado.

067

Após criar a tabela dinâmica e se acos-tumar com o seu funcionamento, vocêpode mudar a sua estrutura ou layout nomomento que achar necessário. Observeque uma barra de ferramentas chamadaTabela dinâmica surgiu assim que a tabe-la foi criada. É ela que você vai usar paraconfigurar a sua tabela dinâmica.

1 Dê dois cliques no campo em que estáescrito Soma de vendas. Uma pequenatela se abrirá para que você escolha ou-tro cálculo a ser feito com os valores,caso queira. Escolha, por exemplo, mé-dia e clique em OK.

2 Você pode re-organizar o lay-out de sua tabe-la, arrastando ositens para foradela. Arraste acaixa vende-dor e a caixa

região para fora da tabela. Assim, so-mente o total será exibido. Localize ajanela Lista de campos da tabela dinâ-mica. Caso ela não esteja na tela, cliqueno último botão da barra de ferramen-tas de Tabela dinâmica. Note que os

itens em negritosão os que estãona tabela no mo-mento. Cliqueno item vende-dor e arrastepara o local queestavam as regi-ões (em linha) earraste regiãopara onde esta-vam os vende-dores.

Dica 070

Modificando uma

tabela dinâmica3 Para retornar aoassistente de cria-ção da tabela dinâ-mica e mudar algu-mas configuraçõesque você acharnecessário, cliqueem qualquer localda tabela. Cliqueno botão Tabela di-nâmica da barra e,em seguida, emA s s i s t e n t e . . . ,você pode mudar,por exemplo, osdados que estãosendo usadospara consultar.Clique no botão

Voltar e selecione um novo intervalo. Aoterminar, clique em Concluir.

4 Você pode criar uma planilha para cadaproduto e, comisso, separar asinformações. Sóé permitido fazerisso se você es-colheu algumitem para o cam-po PÁGINA.Clique em algumlugar da tabela e,em seguida, naopção Tabela di-nâmica da barra.Depois, cliqueem Mostrar pá-ginas... Selecio-ne o único item dalista (no caso,produtos) e cli-que em OK.

Tabelas dinâmicas

068

Da mesma maneira que você criou umatabela que acessa dinamicamente os da-dos de outra planilha, você também podecriar um gráfico dinâmico que acessa osmesmos dados. Este gráfico pode serformatado como qualquer outro gráfico.

1 Clique em qualquer lugar da sua tabeladinâmica. Selecione o botão Tabela dinâ-mica e depois Gráfico dinâmico. Automa-ticamente um gráfico será gerado em umanova planilha e você poderá modificá-loquando quiser.

2 Clique no botãoAssistente degráfico que estána barra de ferra-mentas de Tabeladinâmica. Assimvocê pode esco-lher outro tipo degráfico ou configu-rar algumas op-ções. Escolha otipo Colunas 3D eavance.

3 Na próxima eta-pa, digite um títulopara o gráfico epara os eixos; sedesejar. Mude

também as opções de legenda ou linhasde grade e clique em Avançar. Escolhauma nova planilha para colocar o gráficomodificado e clique em Concluir.

4 Modifique o seu gráfico dinâmico usan-do os botões de produtos, região e vende-dores. Escolha, por exemplo, apenas umdos vendedores da lista. Clique no botãovendedores e selecione somente um.

Dica 071

Construindo um

gráfico dinâmico

5 Você também pode clicar duas vezes nobotão de Média das vendas e mudar ocálculo usado para os dados do gráfico.

Tabelas dinâmicas

069

Além dos recursos já citados para con-figurar a sua tabela dinâmica, existem al-guns que podem tornar ainda mais objeti-vos os dados mostrados na planilha. Épossível também formatar essa tabela,como em qualquer outra, e personalizarmais o cálculo feito com as vendas.

1 Para aplicar uma formatação à tabela di-nâmica, a maneira mais rápida é clicandono botão Tabela dinâmica e, em seguida,em Formatar relatório. Escolha um dos mo-delos de autoformatação e clique em OK.

2 As informações da tabela dinâmicanão podem ser removidas ou modifica-das, como você já deve ter notado. Paraalterar os dados da tabela, você devefazê-lo na planilha de origem dos dados.Após isso, retorne à planilha da tabeladinâmica. Para que as novas informa-ções cadastradas tenham efeito na ta-bela dinâmica, clique no botão Tabeladinâmica e depois em Atualizar dados.

3 Use o recurso Mostrar detalhes paraexibir os dados originais de um item. Porexemplo, você pode mostrar as vendas porproduto do vendedor James ao invés damédia. Para isso, clique na célula onde está

Dica 072

Outras opções

de configuraçãoescrito James. Em seguida, clique em Ta-bela dinâmica > Agrupar e mostrar de-talhes > Mostrar detalhes. Escolha oitem Produtos na tela que surgir e cliqueem OK. Para tirar esse detalhe, clique nobotão Ocultar detalhe.

4 Para classificar a ordem em que osvendedores aparecem e deixar o que ven-deu no topo da lista, clique na caixavendedor. Clique em Tabela dinâmica>Classificar e 10 primeiros. SelecioneDecrescente, no lado esquerdo, e Somade vendas na caixa. Deixe a AutoApre-sentação dos 10 primeiros desativada.Clique em OK.

Tabelas dinâmicas

070

O novo painel de tarefas do Office, quepode ser acessado facilmente pelo menuExibir, possui recursos que ficam dispo-níveis para todos os aplicativos do paco-te. Você pode, por exemplo, procurar porpastas de trabalho que está em seu com-putador sem precisar sair do programa.

1 Assim que você abrir o painel de tare-fas, vá em Pesquisar, usando a seta pre-ta ao lado do botão X de fechar.

2 Na caixa Texto de pesquisa, digite onome ou parte do nome do arquivo a serprocurado. Na seção Outras opções depesquisa:, selecione o local a pesquisar.Para isso, clique na caixa Pesquisar em:.Você pode escolher Todos os locais ouclicar em Meu Computador para definirapenas uma unidade de busca.

3 Em seguida, informe o tipo de arquivo:Arquivos do Word, Arquivos do Excel, Arqui-vos do PowerPoint, etc. Para que retornemos tipos de arquivos, clique na opção Tudo.

4 Para realizara pesquisa bá-sica, clique nobotão Pesqui-sar. Os resulta-dos são mos-trados em umalista onde vo-cê pode clicarno arquivo de-sejado paraa c e s s á - l o .Para fazer ou-tra pesquisa,basta clicarna opção Mo-dificar.

Dica 073

Procurando arquivos do

computador no Excel5 Faça uma pesquisa mais aprimorada,clicando no link Pesquisa avançada. Se-lecione na caixa Propriedade alguma dasinformações do arquivo a ser pesquisado,como Tamanho, por exemplo. Escolha acondição de busca, como maior que e,na caixa valor, digite o tamanho limite.Clique em Adicionar para incluir o crité-rio na lista. Você pode criar outros crité-rios de busca, como por exemplo: peladata da última modificação. Escolhacomo condição esta semana e clique nobotão Adicionar novamente.

6 Como foram inseridas duas condiçõespara busca, você pode escolher entre veri-ficar se a pesquisa satisfaz as duas (op-ção E) ou uma das duas (opção OU). Apósconfigurar tudo, selecione abaixo o tipo doarquivo e o local a ser procurado e de-pois clique no botão Pesquisar.

Aspectos avançados

071

Graças à integração do Excel com ou-tros aplicativos do Office, você pode co-piar as informações de um documento,colá-las numa planilha e, se desejar, atévinculá-las. No entanto, pode se tornar tra-balhoso copiar cada texto ou valor dodocumento dentro de uma célula do Excel,principalmente se forem muitas informa-ções. Por isso, há uma maneira rápida paratransferir cada texto e valor para a sua res-pectiva célula. Veja como:

1 Separe as informações do seu documentocom algum sinal (ponto-e-vírgula, traço,etc.) ou com tabulação ou mesmo com es-paços. Selecione o texto e acesse o Excel.

2 Clique na célula desejada e pressioneCtrl + V. Selecione as células com texto.

3 Clique no menu Dados>Texto paracolunas... Na tela do Assistente paraconversão, escolha a opção Delimita-do e clique em Avançar.

Dica 074

Distribuindo

texto em colunas4 Na tela seguinte, selecione qual é odelimitador do texto, por exemplo, o si-nal da vírgula, e clique em Avançar.

5 Você pode atribuir um formato paracada uma das colunas que serão cria-das ou até mesmo ignorar uma das co-lunas que seja desnecessária. Selecio-ne a coluna e escolha acima o formato,por exemplo, Data. Caso contrário, dei-xe todas como Geral. Defina qual será acélula de destino (em geral a mesma deorigem) e clique no botão Concluir.

Aspectos avançados

072

Imagine se você estiver trabalhandocom duas planilhas diferentes onde algunsdos dados que estão em uma se repetemna outra. Qualquer alteração que ocorrerem uma, você tem de mudar manual-mente na segunda. Isso, além de traba-lhoso pode gerar diversos erros dedigitação. Saiba como corrigir isso:

1 Para que os dados de uma planilha este-jam ligados ou vinculados com os dadosda outra, clique na planilha de origem. Se-lecione o intervalo de células a ser vin-culado; você pode fazer isso, por exem-plo, com os nomes dos seus clientes,que devem aparecer em duas planilhas.

Dica 075

Vinculando

planilhas2 Clique na segunda planilha, que preci-sa das informações dos clientes tam-bém. Em vez de simplesmente colar,clique no menu Editar>Colar especial...

3 Clique no bo-tão Colar Vín-culo. Clique emuma das célu-las que foi cola-da e observeque o conteúdodela é algo co-mo: ‘CADAS-TRO DE CLIEN-TES’!A4. Issoquer dizer queo valor dessacélula é igualao da célula A4

da planilha CADASTRO DE CLIENTES.

4 Faça um teste com os valores das cé-lulas e clique na primeira planilha. Alte-re um dos nomes de cliente e volte paraa segunda planilha para ver a alteração.

Aspectos avançados

073

A barra de ferramentas oferece os re-cursos presentes nos menus de maneiramais fácil e rápida. Conforme a sua ne-cessidade, você pode exibir ou ocultar asbarras da tela. Melhor que isso é que vocêpode escolher qual botão da barra vai serexibido ou não. Para fazer isso:

1 Clique no menuExibir>Barras deferramentas>Per-sonalizar. Clique naguia Barras de ferra-mentas para esco-lher uma das barrasdo Excel. Os itens se-lecionados indicamque a barra já está vi-sível na tela.

2 Clique na guia Comandos. Nela vocêtem acesso a todas as tarefas do progra-ma. Basta selecionar a desejada na lis-ta de categorias a desejada. Algumascoincidem com a barra de menu. Aoclicar na categoria, serão exibidos aolado os comandos pertencente a ela.

Dica 076

Personalizando a barra

de ferramentas

3 Clique no comando desejado e arrastepara a tela do Excel. Observe que ao ar-rastar, o item fica com um contorno pre-to. Para tirar qualquer botão da tela, bas-ta fazer o contrário, ou seja, arrastá-lopara a janela Personalizar.

4 Clique na guia Opções.Nesta tela, você pode de-finir que as barras Padrãoe Formatação serão mos-tradas em apenas uma li-nha, escolher ícones gran-des para representar osbotões ou ainda escolhermostrar ou não as dicasde tela na barra de ferra-mentas. Ao finalizar, cli-que em Fechar.

Aspectos avançados

074

Além de exibir, ocultar ou modificar asbarras de ferramentas que já existem noExcel, você tem a possibilidade de criar asua própria barra com botões personaliza-dos. Isso facilita se você precisa sempreusar um botão de uma barra e outro botãode outra; junte todos em uma barra só.

1 Clique com o bo-tão direito sobrequalquer barra oumenu do programa.Clique na opçãoPersonalizar. Sedesejar, use o menuExibir>Barras deFerramentas>Per-sonalizar.

2 Na tela Persona-lizar, clique na guiaBarras de ferra-mentas. Depoisdisso, clique no bo-tão Nova... Digiteum nome qualquerpara a sua nova bar-ra e clique em Ok.

Dica 077

Construindo uma nova

barra de ferramentas3 Observe que um novo item foi adicio-nado à lista e uma pequena barra vaziafoi apresentada. Ela possui os mesmoselementos de uma barra do Excel. Po-rém, ainda não possui nenhum coman-do. Clique na guia Comandos. Selecio-ne os botões que você deseja colocar nabarra e arraste-os para ela.

4 Ao soltar obotão na suabarra, aprovei-te enquantoele ainda estáselecionado eclique no bo-tão ModificarSeleção paramodificar amaneira queeste botão se-rá exibido.Assim vocêpoderá, porexemplo, exi-bir somentetexto ou ima-gem e textono botão.

Aspectos avançados

075

Esta ferramenta é muito usada parafazer projeções futuras de valores base-ados em hipóteses. Suponha que vocêdeseja chegar a um determinado lucro,e para isso, existem diversos valores vin-culados a ele, como o desconto de des-pesas, comissão de vendedores, etc., evocê quer saber o que acontece comtodos esses valores, para que o lucrosuba para R$ 17.000, por exemplo.

1 Digite a seguinte planilha e crie as se-guintes fórmulas: na célula C2, digite:=B2*$C$1. Arraste essa fórmula para asduas linhas de baixo. Crie uma auto-somana célula B5 e C5 para os valores decima, e crie essa formula para obter olucro: =B5C9+C7C5.

2 Clique no menu Ferramentas> Suple-mentos. Sele-cione a opçãoSolver e OK.

3 Após fazerisso, clique no-vamente nomenu Ferra-mentas, masagora clique naopção Solver...

Dica 078

Ferramenta Solver4 Na tela Parâme-tros do Solver queapareceu, defina acélula de destinopara C10. Abaixo,escolha Valor de:para definir um va-lor exato de modi-ficação da célula.Digite 17000. Nacaixa Células va-

riáveis defina quais células da planilhapoderão sofrer alterações para que o lu-cro seja atingido. Clique no botão com amarca vermelha que se está dentro dacaixa Células variáveis. Selecione a cé-lula C1 e, segurando a tecla Ctrl, seleci-one o intervalo B2:B4 e as células C7 eC9. Clique no mesmo botão.

5 Adicione restrições às mudanças queo Solver vai fazer na planilha. Por exem-plo, não será permitida, comissão de ven-dedor negativa. Clique no botão Adicio-nar. A primeira caixa serve para vocêescolher qual a célula que será aplicadaa restrição, no caso, selecione o interva-lo de C2 até C4. Ao lado, escolha o sinalde maior e igual. E, na última caixa, digite0. Assim, você força o Excel a semprepermanecer com valores positivos ounulos nestas células. Clique em OK.Clique no botão Resolver.

6 Na janela Resultados do Solver, vocêpode escolher aceitar a solução proposta(observe os valores na planilha). Paraisso, selecione Manter solução do Sol-ver, ou recusar, clicando em Restaurarvalores originais. Escolha resposta eclique em OK. Uma nova planilha cha-mada Relatório de respostas 1 será cri-ada. Use-a para fazer as suas análises.

Aspectos avançados

076

Se a planilha que você acabou de criarvai ser acessada por várias pessoas e al-gumas informações não podem sofrer al-terações, como as que possuem fórmu-las e funções, você precisa protegê-la dealguma forma. Você pode simplesmen-te bloquear a edição das células (nestecaso, qualquer pessoa podedesbloquear) ou bloquear colocandouma senha para acesso. Proceda assim:

1 Selecione todas as células da planilha,pressionando Ctrl + T. Clique no menuFormatar>Células. Selecione a guia Pro-teção. Nela existem duas opções: Trava-da e Oculta. Desmarque as duas opçõese clique em OK.

2 Agora selecione o intervalo de células aser bloqueado. Pressione Ctrl + 1. Cliquena guia Proteção. Escolha Oculta paraque ninguém possa alterar este intervaloe para que o conteúdo da célula não sejaexibido na barra de fórmulas. Isso podeser muito interessante para ninguém co-piar uma função que você criou.Selecioneas duas opções e clique em OK.

Dica 079

Protegendo

a planilha3 Apesar de ter selecionado as opções,a célula ainda não está bloqueada. Cliqueem Ferramentas>Proteger>Protegerplanilha. Na tela Proteger planilha se-lecione a primeira opção: Proteger aplanilha e o conteúdo das células. Abai-xo, digite uma senha que será exigida nomomento de desprotegê-la.

4 Na lista mai-or, selecioneas funções aque os usuári-os terão aces-so, ou seja,que poderãofazer sem pre-cisar desblo-quear a plani-lha. Clique emOK e se você

digitou uma senha, uma nova tela seráaberta para a sua confirmação. Tome cui-dado com a senha que digitar, observe seo Caps Lock está ligado, pois o progra-ma faz distinção entre caixa-alta e baixa.

5 Para desbloquear a planilha, clique nomenu Ferramentas>Proteger> Despro-teger planilha.

Aspectos avançados

077

Ao proteger a planilha, todas as suascélulas ficam bloqueadas. Porém, a pró-pria planilha que contém essas célulaspode sofrer alterações, como ser excluí-da ou copiada. Para evitar que isso ocor-ra, você deve proteger toda a pasta de tra-balho. Além disso, ao proteger a planilha,você pode querer deixar um intervalo decélulas livre para alteração do usuário.Acompanhe:

1 Para proteger toda a pasta de trabalho,clique no menu Ferramentas>Proteger>Proteger pasta de trabalho... Na tela quesurgir, selecione Estrutura para impedirque os usuários modifiquem as planilhas,excluindo-as, movendo ou renomeando eque novas planilhas não sejam inseridas.Escolha Janelas para que os usuários nãopossam mudar as janelas da pasta,redimensionando-as, por exemplo.

2 Digite uma senha para essa proteçãode pasta. Ela é opcional, mas se vocêfor cadastrá-la, preste atenção se a te-cla Caps Lock está acesa, porque se-nhas com letras maiúsculas são dife-renciadas. Clique em OK. Uma pequenajanela aparecerá para a confirmação dasenha, redigite a senha e clique em OK.

Dica 080

Outras opções

de proteção

3 Para permitir que algumas células se-jam alteradas pelos usuários, clique nomenu Ferramentas>Proteger>Permitirque os usuários editem intervalos.Clique no botão Novo... Digite um títulopara o intervalo, clique na caixa Referên-cia a células para digitar o intervalo. Sequiser, clique no botão com marca ver-melha para selecioná-lo. Clique em OK eno botão Proteger planilha.

4 Você pode eliminar ou modificar osintervalos cadastrados. Para isso,retorne à tela Permitir que os usuárioseditem intervalos. Selecione um inter-valo e clique no botão Modificar. Vocêpode digitar outro nome, selecionar umnovo intervalo ou configurar uma senhapara o intervalo. Clique em OK para vol-tar. Para eliminar um dos intervalos dalista, selecione-o e clique em Excluir.

Aspectos avançados

078

Seria interessante que uma célula mu-dasse de cor conforme o seu conteúdo,não é mesmo? Em uma planilha de con-trole de notas escolares, por exemplo,quando o status do aluno for verificado, acélula pode ficar com letras vermelhas seo aluno for reprovado, letra verde se ostatus for recuperação, e letras azuis, seele for aprovado. Isso é chamado deformatação condicional.

1 Selecione a célula que deve sofrer aformatação condicional. Crie, por exemplo,uma fórmula para verificar o status do alu-no: se for maior que 7 está aprovado, sefor menor que 5 está reprovado, casocontrário, o status será recuperação. Paracriá-la, use a função SE (veja dica 25).Clique no menu Formatar>Formataçãocondicional.

2 Na primeira caixa, escolha se umafórmula ou valor será analisado. Nestecaso, selecione: O valor da célula é:.Na próxima caixa escolha a condiçãopara o valor: maior, menor, igual, etc.Escolha a opção igual a. Na caixa se-guinte, digite o valor a ser verificado ou,se o valor estiver em alguma célula daplanilha, clique no botão e selecione acélula. Neste caso, digite: APROVADO.

3 Clique no botão Formatar. Selecione aguia Fonte. Escolha o estilo Negrito e a corazul. Clique na guia Borda, escolha a corazul e clique no botão Contorno. Clique naguia Padrões e escolha a cor de fundo paraa célula como azul claro. Clique em OK.

Dica 081

Formatação

condicional4 Clique no botão Adicionar... e procedada mesma forma da primeira condição,mude apenas o texto para RECUPERA-ÇÃO e as cores de formatação para ver-de, em vez de azul.

5 Clique no botão Adicionar... para fazera última condição. Proceda da mesma for-ma que na condição anterior, mude ape-nas o texto para REPROVADO e as coresde formatação para vermelhas.

Aspectos avançados

079

Ao construir planilhas, muitas coisaspodem passar despercebidas, pois vocêpode, por exemplo, criar uma fórmula in-corretamente e gerar um resultado incon-sistente. Mas saiba que dividir um núme-ro por zero ou fazer uma referência circu-lar são erros diagnosticados pelo Excel:

1 Provoque um erro: clique na célula A1e digite =B4. Agora, clique na célula B4e digite =A1. Ao pressionar Enter, umamensagem de erro será exibida. O errodiagnosticado recebe o nome de refe-rência circular e, em muitas ocasiões,você pode correr o risco de gerar esteerro ao criar fórmulas. Mesmo sabendodo erro, pressione OK.

2 Uma barra chamada Referência cir-cular aparecerá e as duas células comas fórmulas estarão unidas com umaseta azul. A primeira caixa desta barramostra a referência das duas célulascom erro. Use o botão Rastrear Depen-dentes e Rastrear Precedentes para ve-rificar as referências de erro da célulaselecionada com as demais. O últimobotão remove as setas azuis.

3 Outra maneira de controlar os erros éusando a barra Auditoria de fórmulas, quepode ser acessada pelo menu Exibir>Barras de ferramentas>Auditoria de fór-mulas. Além dos botões de rastreamento,

Dica 082

Rastreando

erros na planilhavocê pode criar um comentário na célulaselecionada ou avaliar a fórmula da célula.Digite em uma célula qualquer: =SEA2(.Isso vai retornar um erro para o Excel dotipo #NOME?.

4 Usando a barra de Auditoria de fór-mulas, clique no primeiro botão chama-do Verificação de erros. Nesta tela, vocêpode obter ajuda sobre o erro, mostraretapas de cálculo ou ignorar o erro. Cliqueno botão Opções. Defina se a verifica-ção de erros deve ficar sempre ativadaou não, clicando na primeira opção. A cordo indicador de erro pode ser alteradausando a caixa abaixo. Nas opções se-guintes selecione tudo o que você querque o Excel trate como um erro: textosque possuam datas com anos de 2 dígi-tos, células que possuam um valor comose fosse um texto, dentre outras. O idealé que todas essas opções estejamselecionadas. Ao terminar, clique em OK.

Aspectos avançados

080

Muitos usuários, ao cadastrar as infor-mações na planilha que você criou, po-dem estar desatentos e digitar um dadoerrado, como um salário negativo ouidade igual a zero. Para evitar que issoocorra, adicione regras às células queprecisam ser controladas:

1 Selecione o intervalo de células para osquais você precisa definir uma regra de va-lidação, por exemplo, idade do cliente.Clique no menu Dados>Validação... Natela Validação de dados, defina os critéri-os para a verificação: na caixa Permitir,escolha que tipo de dado o usuário devedigitar. Neste caso, escolha Número In-teiro. Na próxima caixa, escolha o crité-rio: maior do que e na caixa Mínimo queapareceu, digite o valor 14.

Dica 083

Definindo regras

de validação2 Clique na guia Mensagem de entrada,selecione a opção Mostrar mensagem deentrada ao selecionar célula, se você querque o Excel envie uma mensagem para ousuário. Ative esta opção, digite abaixo o títu-lo da mensagem na caixa Título e na caixaMensagem de entrada, a mensagem em si.

3 Clique na guia Alerta de erro paradefinir a mensagem que o usuário vaireceber, caso o critério estabelecido sejaviolado. Selecione a primeira caixa datela, escolha o estilo do desenho da men-sagem. Digite o título e a mensagem deerro. Ao final, clique em OK.

4 Para tirar a validação de uma célula,basta voltar à tela de validação e clicarno botão Limpar tudo.

Aspectos avançados

081

No momento de elaborar uma fórmulaou mesmo depois, para alterá-la, você es-tará sempre se deparando com intervalose mais intervalos de células. Se na suaplanilha você faz referência diversas ve-zes para o mesmo intervalo de células, émuito mais fácil dar um nome para ele eusá-lo nas fórmulas.

1 Clique em alguma célula. Observe queao lado da barra de fórmulas se encon-tra a caixa de nome, e que a função delaé mostrar o nome da célula ou intervaloativo. Selecione o intervalo de célulasao qual você deseja atribuir um nome.

2 Acesse o menu Inserir>Nome>Defi-nir... Digite na primeira caixa o nome de-sejado para o intervalo. Se necessário,clique no botão com a marca vermelha

Dica 084

Nomeando

intervalos de célulaspara selecionar o intervalo. Clique emAdicionar e depois em OK.

3 Em vez de digitar o nome para o inter-valo, você pode selecionar uma colunade dados já com o nome na parte superi-or. Dessa forma, o nome atribuído parao intervalo será o próprio título da colu-na. Selecione a coluna e clique no menuInserir>Nome>Criar... Selecione a op-ção Linha superior e clique em OK.

4 Para eliminar algum nome de interva-lo, retorne à tela de definição. Depoisdisso, clique sobre o nome e pressioneo botão Excluir. Caso deseje incluir umnome, bastar repetir o procedimentodescrito.

Aspectos avançados

082

Fazer previsões financeiras é uma tare-fa muito praticada pelas pessoas. Para aju-dar a calcular os gastos baseados em hi-póteses de valores, você pode criar oschamados cenários em uma planilha. Oque um cenário faz é guardar informaçõesde valores para que você possa analisarmelhor sua situação financeira.

1 Crie a planilha apresentada abaixo. E,logo após, selecione as células B1 e B2.

2 Clique em Ferramentas>Cenários.Clique em Adicionar... Digite um nomepara o novo cenário, algo como Previ-são e clique em OK. Agora é hora dedigitar as suas previsões, por exemplo:“Se a receita valesse 24780 e as despe-sas fossem 7410, quanto eu teria desaldo?” Para responder a essa pergun-ta, digite os valores abaixo e clique emOK. Presione o botão Mostrar.

Dica 085

Criando cenários3 Para ver lado a lado a situação atual eas projeções futuras em uma planilha,clique no botão Resumir... Na tela se-guinte, mostre a célula com a fórmulaque foi afetada pelo cenário, no caso B3.Escolha a opção Resumo do cenário eclique em OK.

4 Você ainda pode mesclar cenários deoutras planilhas com os cenários desta.Para isso, basta retornar à tela de cená-rios e clicar no botão Mesclar. Selecio-ne a planilha desejada e o seu cenárioserá adicionado à lista. Para excluir umcenário, selecione-o e clique em Excluir.

Aspectos avançados

096

Você vai aprender a criar uma funçãoque pede três parâmetros: os três ladosde um triângulo e retorna o tipo de triân-gulo. Ela deve retornar “eqüilátero” se ostrês lados forem iguais, “isósceles” se doisdeles coincidirem e “escaleno” se nenhumdos três lados tiver o mesmo valor.

1 Na mesma planilha da dica anterior,acesse o Editor do Visual Basic novamen-te, através do menu Ferramentas>Ma-cro... Na tela do editor, dê dois cliquessobre o ícone do Módulo1 ao lado. Emseguida, clique no menu Inserir>Procedi-mento. Dê o nome de Triângulo para ela,selecione a opção: Função e Público.Clique em OK.

Dica 101

Criando uma função para

saber o tipo de um triângulo2 Altere o código gerado para que fiqueigual ao da imagem abaixo:

3 Esta função recebe três informações(parâmetros) da planilha: lado1, lado2 elado3. Nenhum cálculo é feito dentro dela,apenas uma verificação (If) dos valoresrecebidos. O primeiro teste é para saberse todos são iguais. Foi usado o operadorlógico And, pois as duas condições obri-gatoriamente precisam ser verdadeiras;se forem iguais, a função retorna a men-sagem “Eqüilátero”.

4 O segundo teste é usado para saber sequaisquer dois lados do triângulo são iguais.Como, neste caso, as três condições nãoprecisam ser verdadeiras, foi usado o ope-rador Or. O último teste é o “CASO CON-TRÁRIO”, quer dizer, se nenhum dos trêslados tiver o mesmo valor, então o triânguloserá “Escaleno”.

5 Retorne à planilha fechando a tela doeditor. Clique no botão Inserir função.Escolha a categoria Definida pelo usuá-rio e selecione a função Triângulo. Cliqueem OK e, na próxima tela digite valorespara os três lados do triângulo.

96

Macros e programação

083

O recurso Atingir Meta, como o nomesugere, ajuda a analisar uma situação parachegar a algum fim. Imagine que umaempresa tem um lucro de R$ 10.000 pormês, mas gostaria de ter R$ 11.000. Quan-to será que essa empresa deve vender amais para ter esse lucro ou quanto amenos de despesas deve ter?

1 Digite a seguinte planilha e crie as se-guintes fórmulas: na célula C2, digite:=B2*$C$1. Arraste essa fórmula para asduas linhas de baixo. Crie uma auto-somana célula B5 e C5 para os valores decima e crie essa fórmula para obter olucro: =B5-C9+C7-C5.

2 Para fazer as projeções agora, ou seja,determinar o que deve ser feito para che-gar ao lucro de R$ 11.000, clique no menuFerramentas>Atingir meta. Na tela Atin-gir meta, clique na caixa Definir célula,que serve para determinar qual é a célu-la na qual o seu objetivo se concentra,no caso é a célula do lucro, pois é o lucroque você quer aumentar. Selecione a cé-lula C10.

3 Na próxima caixa, digite o valor visado,neste exemplo é 11.000. Em seguida, nacaixa Alternando célula, defina qual dascélulas vai sofrer a alteração. Você podeescolher a célula dos gastos, por exem-

Dica 086

Usando o recurso

Atingir Metaplo, ou da comissão dos vendedores. Se-lecione a célula C1 e clique em OK.

4 Ao clicar em OK, os valores da planilhasão modificados até que o lucro fiqueigual a 11.000, ou seja, para atingir esselucro, a comissão dos vendedores deveser alterada de 15% para 7%.

Aspectos avançados

084

Já que as informações cadastradas naplanilha podem sofrer alterações e, comisso, ajudar na análise de hipóteses, por-que não melhorar ainda mais o estudo egerar um gráfico desses dados? Assim,torna-se mais claro o efeito de cada mo-dificação de metas.

1 Usando a mesma planilha da dica ante-rior, acrescente apenas duas colunas: a dequantidade de material e a de preço unitá-rio. Na célula que continha os valores devenda, coloque uma fórmula para multipli-car a quantidade pelo preço. Em seguida,selecione a coluna de nomes dos produ-tos e dos totais de vendas.

2 Clique no botão Assistente de gráficopara gerar um gráfico de Pizza 3D des-sas informações. Coloque como rótulo,o valor e o nome da categoria e posicioneo gráfico como um objeto nesta planilhamesmo (em caso de dúvidas, veja a dica50 sobre criação de gráficos).

3 Após a criação, acesse a ferramen-ta Atingir meta no menu Ferramen-tas. Na caixa Definir célula, digite E10

Dica 087

Alterando um gráfico com

a ferramenta Atingir Metaou use o botão ao lado da caixa paraselecionar a célula. Pressione Tab edigite 17500 na caixa Para valor. Porfim, defina na caixa Alternando célu-la a célula B3. Dessa forma, você estáconfigurando a tabela para atingir olucro de 17500, afetando a quantida-de de lápis vendidos. Clique em OK.

4 Observe a alteração efetuada naplanilha, no gráfico e na mensagem.Clique em OK para aceitar ou em Cance-lar para retornar às informações originais.

Aspectos avançados

085

O ambiente em que você trabalha pre-cisa ser muito agradável. Com o Excel nãoé diferente, por isso aprenda agora a con-figurar o programa da maneira que vocêachar melhor para que ele fique com a suacara. Basta seguir os passos:

1 Clique no menu Ferramentas>Opções.A tela que surgir possui diversas guias.Comece pela guia Exibir. Nela você podemostrar ou não a barra de fórmulas, a bar-ra de status ou as janelas das pastas detrabalho na barra de tarefas. Além disso,você pode ocultar as linhas de grade daplanilha, tirando a seleção do item: Linhasde grade. Caso queira exibi-las, pode mu-dar a sua cor, usando a caixa Cor das li-nhas de grade. Mostre ou oculte as barrasde rolagem vertical ou horizontal e as gui-as das planilhas.

2 Acesse a guia Geral. Mude nestatela opções-padrões como a lista dearquivos usados anteriormente e quesão exibidos no menu Arquivo. Vocêpode começar uma nova pasta comapenas uma planilha, se desejar. Bas-ta mudar na caixa Número de planilhana nova pasta. Altere também a fon-te, o tamanho e o local-padrão paragravação de arquivos do Excel.

Dica 088

Personalizando

o Excel

3 Clique na guia Listas. Nesta tela vocêpode controlar as listas personalizadasque você usa quando arrasta a alça de pre-enchimento. Se desejar pode criar outraslistas, digitando valores ou importando daplanilha. Escolha a opção NOVA LISTA aolado e, no outro canto, clique em Adici-onar. Digite a sua lista personalizada e,ao terminar, clique novamente em Adi-cionar. Dessa maneira, a sua lista fica-

rá disponível a qualquer momento,caso use o autopreenchimento.

4 Ao terminar, clique em OK. Você podemudar a aparência de sua planilha ain-da mais do que já alterou. Para isso,clique no menu Formatar>Plani-lha>Plano de fundo. Esta opção ser-ve para você colocar uma imagem comofundo da planilha somente para ilustrar.Selecione a imagem na janela e cliqueem Inserir. No lugar do fundo branco, aimagem escolhida aparecerá.

Aspectos avançados

086

Esta ferramenta oferece recursos paraque você possa criar relatórios personali-zados para impressão. Ela pertence aogrupo de ferramentas de suplementos doExcel, portanto, provavelmente você vaiprecisar do CD de instalação do Office parausá-la, ou se preferir, você pode baixá-la do site da Microsoft.

1 Clicando no menu Ferramentas, acessea opção Suplementos. Selecione o itemGerenciador de relatórios e clique emOK (se esta opção não aparecer na lista,baixe o programa do site ou use o CD doOffice para instalar). Assim que vocêselecioná-lo, um novo comando seráadicionado ao menu Exibir do Excel.

2 Clique em Exibir>Gerenciador de re-latórios. Na tela que aparecer, defina umnovo relatório, clicando em Adicionar...Digite um nome para o relatório na primei-ra caixa. Para criar as seções do relatório,caso você queira, escolha a planilha ou o

Dica 089

Criando relatórioscenário que fará parte de cada seção.Clique na lista Planilha e selecione aplanilha desejada.

3 Assim que você escolher a planilha, suasopções aparecem abaixo. Escolha um dosmodos de exibição, caso essa planilha tenha,clicando na caixa Exibição. Em seguida,clique em Adicionar para acrescentar umanova seção à lista abaixo. Se você desejacriar uma seção baseada em um cenário,escolha a planilha que contém o cenário,clique na caixa Cenário e em Adicionar.

4 Clique em OK para finalizar. Agora queo seu relatório está criado, você podecriar outros baseados em novasplanilhas. No entanto, o que mais inte-ressa é imprimir o relatório criado. Paraisso, estando no Gerenciador de relató-rios, clique no botão Imprimir. Digite onúmero de cópias e clique em OK.

Aspectos avançados

087

Todos os relatórios criados estão arma-zenados no Gerenciador de relatórios.Além de criar outros e imprimir os que jáexistem, você pode alterá-los ou excluí-los quando não são mais necessários.Sendo assim, sempre evite ajuntar mui-tos relatórios sem importância nogerenciador de relatórios.

1 Para alterar um dos relatórios criadosanteriormente, clique no menu Exibir>Gerenciador de relatórios. A janela apa-

Dica 090

Editando relatóriosrece com uma lista apresentando os re-latórios atuais da pasta. Selecione o re-latório a eliminar e clique no botão Ex-cluir. Em seguida, clique em OK. Façaisso com os relatórios desnecessários.

2 Você pode reorganizar cada relatório,em vez de apagá-lo. Por exemplo, podemudar a ordem das seções ou escolheroutro cenário para o relatório. Para isso,selecione na lista o relatório a ser altera-do. Clique no botão Editar... A tela quesurgirá é a mesma da criação. Mude onome do relatório na caixa, se desejar.

3 Abaixo, escolha outra planilha para fa-zer parte do relatório. Se for necessário,escolha outra exibição ou cenário. Lembre-se sempre de clicar no botão Adicionar,assim que você terminar de fazer as esco-lhas, pois só assim a seção é inserida.

4 As seções presentes no relatório apare-cem em uma lista abaixo. Se uma dessas se-ções não for mais importante para você, se-lecione-a e clique em Excluir. Mas o pro-blema às vezes é só a ordem. Então, useos botões: Mover para cima e Mover parabaixo. Você ainda pode escolher a opçãoUsar números de páginas contínuos parao momento que for imprimir.

Aspectos avançados

088

Um banco de dados, resumidamen-te, pode ser considerado como um ar-quivo organizado logicamente e usadopara cadastrar grande quantidade de in-formações. Apesar de não ser esse oponto forte do Excel (pois o Accessgerencia banco de dados), nele vocêconsegue criar um pequeno banco dedados e estruturá-lo como no Access.

1 O primeiro passo antes de criar umnovo banco de dados é definir os cam-pos. Esses são os “containers” de in-formações e são definidos pelo tipo.Assim, se você quer guardar as informa-ções de clientes, especifique “que tipo”de dados serão gravados. Seriam bonsexemplos de campos: Nome, Idade,Sexo, Telefone. Dessa forma, crie umanova pasta de trabalho e renomeie aplanilha para Banco de dados.

2 Clique na célula A1 e digite Nome.Na célula B1, digite Telefone. Na cé-lula C1, digite Cidade. Na célula D1,digite Idade e, por fim, na célula E1,digite Sexo. Selecione esse intervalode células e aplique negrito nelas.

3 Comece a cadastrar os seus clientes,adicionando as informações de cada umpor linha. A esse processo dá-se onome de cadastramento de registros.No caso, cada cliente se tornará, umregistro, ou um cadastro.

4 Ao cadastrar, lembre-se de que vo-cê pode excluir ou incluir linhas en-tre os registros. Para isso, clique nocabeçalho da linha com o botão direi-to do mouse e clique em Excluir ouInserir. O mesmo pode ser feito comas colunas.

Para que este cadastro de clientes setorne mais fácil e dinâmico, existe a ferra-menta de formulário de dados. Com ela,além de cadastrar, você pode localizar,alterar ou excluir informações do bancode dados do Excel. Saiba como:

1 Selecione os nomes dos campos na par-te superior da tabela, que, no caso, equi-vale da célula A1 até a célula E1. Cliqueem Dados>Formulário... A janela Ban-co de dados é aberta e você já podeobservar a estrutura de campos criada.

2 Cada conjunto de informações perten-ce a um registro (um cliente) diferente.Note que a tela possui uma barra derolagem, que pode ser usada para nave-gar entre os registros já cadastrados.Mas você também pode clicar no botãoLocalizar anterior e Localizar próxima.

3 Para alterar qualquer um dos registros,basta clicar no campo a ser mudado, digitaro novo valor e clicar na barra de rolagempara confirmar a informação. Caso vocêqueira voltar atrás com o dado cadastra-do, basta clicar no botão Restaurar e oregistro fica igual ao que era antes.

4 Se você quer cadastrar mais um regis-tro neste banco, basta clicar no botãoNovo e se quer eliminar um dos regis-tros, localize-o na tela e clique em Ex-cluir. Para sair da tela do formulário debanco de dados, clique em Fechar.

Dica 091 Dica 092

Construindo um

banco de dados

Usando o

formulário

de dados

Aspectos avançados

089

Após cadastrar todos os dados, sejausando o formulário ou digitando dire-to na planilha, você pode mudar a or-dem dos clientes. Fazer isso é bem sim-ples se você usar os recursos de classi-ficação do Excel. Deixar os dados or-ganizados torna a leitura mais clara efica mais fácil encontrar informações.

1 Clique em qualquer registro do seu ban-co, mas certifique-se de que está na colu-na do nome do cliente. Depois disso,clique no botão Classificação crescen-te da barra de ferramentas Padrão. Ob-serve que os dados foram colocados emordem alfabética.

2 Agora, clique na coluna de idade, semselecionar mais que uma célula. Localizeo botão Classificação decrescente nabarra de ferramentas e note que agora osdados foram colocados na ordem da ida-de, do mais velho para o mais novo.

3 Mas você pode querer classificar pelonome e pela idade, pois é possível queexistam dois clientes com o mesmo nome.Para fazer isso, clique em qualquer célulade seu banco. Acesse o comandoDados>Classificar...

Dica 093

Classificando dados

4 Na caixa Classificar por, escolha o pri-meiro campo a ser classificado e, de-pois, defina se será exibido em ordemcrescente ou decrescente. Informe o se-gundo campo a ser classificado, no casode haver repetições no primeiro. Utilizea caixa: Em seguida por. E por fim, de-fina o terceiro campo a ser classificado.

5 Escolha a opção Linha de cabeçalhopara que a primeira linha em negrito, quecontém os nomes dos campos, não sejaincluída na classificação. Se você não estáusando título para os campos, clique naopção Nenhuma linha de cabeçalho.Clique em OK para finalizar.

Aspectos avançados

090

Melhor do que classificar os dados, dei-xando-os em uma ordem lógica, é exibirna tela somente as informações que vocêprecisa, sem apagar as demais, é óbvio. Oprocesso em que você escolhe que tipo deinformação será mostrada, dependendo deum critério, é chamado de filtro.

1 A maneira mais rápida de criar um fil-tro é clicando em Dados>Filtrar>Autofiltro. Assim, algumas setas serãoinseridas na sua planilha, cada uma aolado de um campo. Clique na seta queestá ao lado de Cidade. Note que todasas cidades cadastradas aparecem na lis-ta. Basta apenas clicar sobre uma delaspara mostrar clientes somente dessa re-gião. Para mostrar, por exemplo, os cli-entes de São Paulo, do sexo masculino,clique na seta ao lado de Cidade e esco-lha a cidade, depois clique na seta aolado de Sexo e clique em M. As setasagora estão na cor azul, pois foram sele-cionados um critério de filtragem.

2 Para voltar a mostrar todas os dados,você deve clicar nas duas setas, e emcada uma, clicar na palavra Tudo. Parapersonalizar o filtro, ou seja, aumentarmais os critérios de exibição, escolha ocampo a ser feito o filtro, por exemplo,Idade. Clique na seta ao lado do nomedo campo e vá em Personalizar. Nestajanela, você vai definir o intervalo de cé-lulas a ser exibido, por exemplo, somen-te dos 20 aos 30 anos.

Dica 094

Acrescentando

um filtro avançado3 Na primeira caixa, escolha a opção: émaior ou igual a e na caixa vazia ao ladodigite o número 20. Certifique-se de que aopção E esteja selecionada, pois assim asduas condições serão verificadas e só teráalgum efeito se as duas forem verdadei-ras. Clique na caixa de baixo do E, esco-lha menor ou igual a e digite ao lado ovalor 30. Clique no botão OK para finali-zar. Note que os clientes com idade en-tre 20 e 30 estão sendo exibidos na tela.

4 Selecione a célula H1 e digite nela otexto Cidade. Na célula de baixo, digiteSão Paulo. Em seguida, clique no menuDados>Filtrar>Filtro Avançado. Na pri-meira caixa: Intervalo da lista, selecionetodo o seu banco de dados. Em Intervalode critérios, selecione as células H1 e H2.Ative a caixa Copiar para outro local,na parte superior da tela. Clique na ter-ceira caixa que agora ficou ativa, seleci-one a célula de destino para o texto namesma planilha. Clique em OK.

90

Aspectos avançados

09191

Mais um recurso para ajudá-lo a encon-trar informações no banco de dados doExcel é a busca com critérios, na qualvocê define o que deve ser exibido ouqual registro deve ser acessado.

1 Para localizar dados, você pode usar ajá conhecida ferramenta de busca doOffice: o Localizar e substituir. Paraacessá-la, clique em Editar>Localizar.Digite o nome do cliente, por exemplo, aser procurado e clique em Localizar pró-xima. Caso queira localizar aqueles quecomeçam com a letra A, você devedigitar a letra da inicial e depois digitar osinal de interrogação.

2 Mas como você já conhece esta fer-ramenta, deve ter percebido que, parao que queremos, é um pouco limitada.Para localizar os dados dependendo deum critério, acesse novamente a telado Formulário do banco de dados,usando o menu Dados.

Dica 095

Localizando dados

com critérios3 Nesta tela você pode visualizar todos osregistros. Clique no botão Critérios paradefinir uma condição de busca. Note queos dados presentes nos campos foram“limpados” da tela. Agora, você deve defi-nir quais critérios precisa, digitando no pró-prio campo. Por exemplo, para localizar osnomes que tenham o prefixo 54, digite nacaixa de Telefone o texto: 54?.

4 Em segui-da, clique nobotão Loca-l izar próxi-ma ou Loca-lizar anteri-or, para na-vegar so -mente entreos registrosque tenhamo te le fone

começando com 54 ou, se preferir,clique no botão Formulário. Para mu-dar o critério, basta clicar novamen-te no botão Critérios. Para eliminaro critério e poder ver todas as infor-mações, clique no botão Limpar eclique em Formulário para voltar.

Aspectos avançados

092

Agora que você já cadastrou o seu ban-co de dados, já alterou e classificou, che-gou a hora de trabalhar mesmo com os da-dos gravados. Para ajudar o seu trabalho,use a ferramenta de subtotais, que agrupaos dados semelhantes para executar al-gum cálculo estatístico com ele. Procedada seguinte forma, para criar subtotais:

1 Acesse a sua planilha com banco dedados, você só verá efeito se as suas in-formações tiverem itens repetidos, porexemplo, o mesmo vendedor aparecendovárias vezes na planilha, pois ele vendeuum certo produto em uma região e outroproduto em outra. Como descobrir o totalde suas vendas? Clique em qualquer célu-la que pertença ao banco de dados. Acesseo menu Dados>Subtotais...

2 Na caixa A cada alteração em: esco-lha o campo que se repete, como ven-dedor. Escolha a função usada ao agru-par os valores, por exemplo, Soma, e nacaixa Adicionar subtotal a:, escolha umcampo numérico a ser feito o cálculo.Clique em OK para gerar o subtotais.

Dica 096

Trabalhando com

Subtotais

3 Observe que cada vendedor foi agrupa-do pela soma de suas vendas e ao lado danumeração das linhas, apareceu uma novabarra cinza. Ela é usada para aninhar osvendedores e seus totais. Clicando no nú-mero 3, todas as informações de vendasão exibidas. Clicando no botão 2, sãomostrados os totais parciais por vende-dor e, clicando no número1, é apresenta-do apenas o total geral das vendas.

4 Para alterar a função usada nos totais,clique em qualquer célula dos dados eretorne à tela de subtotais. Clique na lis-ta de funções e escolha a função dese-jada, por exemplo, a média.Clique em OK para alterar. Caso vocêqueira excluir os subtotais, acesse a telade Subtotais no menu Dados e cliquena opção Remover todos.

92

Aspectos avançados

09393

Note que, ao trabalhar no Excel, vocêexecuta algumas tarefas muitas vezes aolongo do dia. Essa repetição pode sersimplificada se você usar o recurso dasmacros. Com elas, você pode au-tomatizar o trabalho, ganhando muitomais tempo para realizar outras tarefas.

1 A macro é uma gravação de tarefasrepetitivas guardada na pasta de trabalhoe que pode ser executada a qualquer mo-mento. Imagine que todos os dias vocêprecise formatar o mesmo trecho de célu-las com as mesmas configurações. Pararesolver isso, faça uma vez esse proces-so, mas grave a seqüência de ações den-tro de uma macro. A próxima vez em querefazer a formatação manualmente, bas-ta acionar a macro criada.

2 Com a planilha aberta, clique no menuFerramentas>Macro>Gravar nova ma-cro. Digite um nome para macro e cliqueem OK. Observe que uma pequena barrade ferramentas foi aberta na tela. Isso in-dica que a gravação já começou e que to-das as alterações feitas na planilha a partirdaí estão sendo armazenadas.

3 Sendo assim, selecione as células a se-rem formatadas, clique no menu For-matar>Autoformatação e escolha o esti-lo de formatação chamado Clássico2.Ao terminar, clique em OK.

4 Imagine que, além da formatação, vocêdeseje gerar um gráfico. Portanto, seleci-one os dados e clique no botão Assisten-te de gráfico. Selecione o tipo de gráfico,por exemplo, em colunas e avance as te-las até o final. Logo em seguida, clique nobotão chamado Parar gravação da barrade macros do Excel.

Agora que a macro está criada e ar-mazenada no computador é hora deexecutá-la para ver se realmente os pas-sos foram gravados e se a planilha serámodificada. As macros estão todas ar-mazenadas e gravadas nas suas pastasde trabalho. Elas podem ser acessadaspelo menu Ferramentas>Macro.

1 Após acessar esse menu, clique na op-ção Macros... Observe que uma lista demacros é apresentada. Nela são exibidas asmacros de todas as pastas de trabalho aber-tas, ou seja, você pode executar uma macrona pasta de trabalho atual que foi criada emoutra pasta de trabalho. Se você quiservisualizar somente as macros da pasta detrabalho atual, clique na caixa Macros em:e escolha Esta pasta de trabalho.

2 Ainda nesta tela você pode modificaralgumas informações da macro criada:a tecla de atalho, que é uma tecla qual-quer definida pelo usuário para executara macro rapidamente e a descrição, queé importante para se saber quem criou amacro e para que ela serve, pois dificil-mente alguém vai executar a macronuma planilha sem saber o que faz.

3 Bem, para fazer essas alterações, clique nobotão Opções... Na tela que apareceu é mos-trado o nome da macro e abaixo há um caixinhapara você digitar, se quiser, a tecla de atalho.No caso, será atribuída junto à tecla Ctrl.

4 Para finalmente executar a macro, cliqueno botão Executar logo acima. Observeque toda planilha foi modificada, confor-me o que foi gravado. Mas tome cuidado,pois neste caso, se as células não tives-sem sido selecionadas, a macro teriaretornado uma mensagem de erro.

Dica 097 Dica 098

Gravando uma

nova macro

Executando

uma macro


094

Além de criar e executá-las, as macrospodem ser manipuladas por aqueles queentendem de programação VBA.

Isso só é possível, porque o códigogerado pela macro pode ser visualizadoe alterado por qualquer pessoa. Há tam-bém umas opções de segurança quepodem ser configuradas.

1 Clique no menu Ferramentas>Ma-cro>Macros. Nesta tela, clique no botãoEditar. Dessa forma, você terá acesso aocódigo interno da macro. Essa tela que foiapresentada é a do Visual Basic, ferramen-ta para programação da Microsoft. Obser-ve que na esquerda da tela toda a estruturada pasta de trabalho é apresentada. Para vol-tar para o Excel, clique no primeiro botão,chamado Exibir Microsoft Excel.

2 Clique no menu Ferramentas>Ma-cro>Segurança. As macros podem cau-sar estragos se as fontes não foremconfiáveis. Portanto, é possível proteger asua planilha de macros suspeitas que, naverdade, funcionam como vírus. Para au-mentar a proteção, escolha a opção Altona guia Nível de Segurança, ou Médioou Baixo, que inclusive não é recomen-dado pelo próprio fabricante.

Dica 099

Outras opções

de macro

3 É possível inserir a sua macro criadaem uma barra de ferramentas. Para isso,

clique no menu Exibir>Barras de ferra-mentas, depois clique na guia Barrasde ferramentas e clique no botão Nova...Digite o nome “Minha macro” para abarra e clique em OK.

4 Clique na guia Comandos. À esquerda,acesse a categoria Macros. Clique no bo-tão com o sorriso, chamado Personalizarbotão. Arraste-o para a sua barra de ferra-mentas Minha macro. Clique em Fechar.Pressione o seu botão personalizado paraatribuí-lo à uma macro.

94


095

Todas as funções que você elaborou noExcel foram um dia idealizadas por al-guém. Mas, mesmo o Excel tendo diver-sos tipos de categorias com muitas fun-ções dentro, pode acontecer de vocêter de criar a sua própria função perso-nalizada. Aprenda aqui a produzir umafunção simples que busca o valor daplanilha e analise se ele é par ou não.

1 Abra a pasta de trabalho, onde você quercriar a função. Clique no menu Ferra-mentas>Macro>Editor do VisualBasic. Na tela que surgiu, clique no menuInserir e escolha Módulo. Clique em In-serir novamente e escolha Procedimen-to. Coloque o nome de Épar. SelecioneFunção e Público. Altere o código gera-do para que ele fique como abaixo:

2 A palavra num é uma variável que aplanilha vai mandar para o VB. Rest é umavariável local, ou seja, o valor dela só inte-ressa dentro da função. A linha rest = numMod 2 significa que rest vai receber o res-to da divisão de num por 2. E logo após foifeito um teste com o conteúdo de rest. Se(If) rest = 0 então (then) a função (Épar)deve mostrar a mensagem True (ou seja,se o resto é 0, então o número é par) e casocontrário, retorna False. Salve a função cri-ada e, em seguida, feche a janela.

Dica 100

Criando uma função para

verificar se um número é par3 Para testar se a função funciona mes-mo, acesse o menu Inserir>Função. Afunção criada por você já está na lista jun-to com as outras. Na tela de Inserir fun-ção, clique na caixa de Categorias e sele-cione a opção Definida pelo usuário.Abaixo, a função Épar já aparece, cliquenela e observe a sua sintaxe em negrito.Em seguida, clique em OK.

4 Uma tela aparece como ocorre comqualquer outra função. Digite o valor doparâmetro (você pode usar referênciastambém) e depois clique em OK para ver oresultado.

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