08 módulo 8 análise do ambiente interno ok

© FutureTrends Consulting Ltda, Eliezer Arantes da Costa, 7jul081

Módulo 8Análise do Ambiente Interno

Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1

Programa de Capacitação Gerencial



Sumário

Sumário

1. Auto-avaliação, uma dificuldade real

2. Pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar

3. Os 10-Ms do auto-diagnóstico

4. O gráfico-radar da instituição



Auto-avaliação, uma Dificuldade Real

Conhece-te a ti mesmo ...

“Mas isto é muito difícil”

Tanto para pessoas como para

organizações

Por que isto é tão importante?

“Nós já nos conhecemos muito

bem!”




• Todo mundo está vendo algo em nós, menos

nós mesmos...

• Ou fazemos que não vemos

• Ou minimizamos a importância daquilo

• Ou simplesmente negamos

• Ou até nos ofendemos...

• E saímos para o ataque ...

• ou para a autocomiseração


Frases tipo cortina de fumaça...• “Mas isto sempre foi assim”• “Isto é o padrão do estado”• “Os parceiros é que não sabem usar nossos

produtos”• “Os concorrentes têm atitudes desleais e

predatórias”• “Os funcionários só sabem reclamar”• “Mas ninguém quer sabe de trabalhar...”




Bloqueios típicos:• Rigidez de paradigmas estabelecidos e

consagrados• Crenças em ‘verdades eternas e absolutas’• A busca e punição dos culpados• Time que está ganhando não se mexe!• O medo da verdade• O medo do desconhecido





Pontos Fortes, Pontos Fracos e Pontos a Melhorar

Pontos fortes, pontos fracos e pontos a melhorar


Pontos fortes são características positivas de destaque, na instituição, que a favorecem no cumprimento do seu propósito.




Exemplos de pontos fortes:• Nome conhecido e respeitado• Rede de cobertura estadual• Presteza no atendimento a reclamações• Recursos industriais e de logística• Pessoal de excepcional competência e motivação






Pontos fracos são características negativas, na instituição, que a prejudicam no cumprimento do seu propósito


Exemplos de pontos fracos:• Pessoal novo e mal treinado• Pessoal antigo e desmotivado• Excesso de burocracia, atrasando providências

urgentes• Falta de integração entre os departamentos,

unidades, seções, etc.• Dificuldades em relacionamento com parceiros




Pontos a melhorar

Pontos a melhorar são características

positivas, na instituição

mas não em nível suficiente

para contribuir efetivamente para o

cumprimento do seu propósito




Exemplos de pontos a melhorar• Qualidade da matéria prima utilizada• Qualidade da mão de obra utilizada• Controle de estoques para evitar faltas• Clareza dos manuais e documentos para

parceiros• Formação do pessoal que lida diretamente

com o público• Comunicação com imprensa e mídia em geral




Módulo 8Análise do Ambiente InternoOs 10-Ms do autodiagnóstico

Os 10-Ms do autodiagnóstico• Começando com um brainstorming• Amplo, geral e irrestrito• Procurando pontos fortes, pontos fracos e

pontos a melhorar• Não é necessário consenso, neste ponto• Como classificar os pontos achados?


Como classificar os pontos?• Extensão dos 4 Ms, usados para construir os diagramas espinha de peixe:

- mão-de-obra, máquinas, materiais e métodos/processos• e adicionando:

- management, marketing, meio ambiente, meio físico, mensagens, money

• Mnemonicamente: começa tudo com M!



Os dez MsLiderança da Administração Geral - ManagementProfissionais e funcionários - Mão de ObraEquipamentos e laboratórios – MáquinasDivulgação e Publicidade – MarketingMatéria prima, fornecedores – MateriaisPreservação do ambiente - Meio AmbienteInstalações: Arranjo, Arrumação e apresentação- Meio Físico Comunicações Internas e Externas - MensagensProcessos e Desburocratização - MétodosRecursos financeiros - Money



Mão de Obra

Máquinas

Marketing

MateriaisMeio Ambiente

Meio físico

Mensagens

Métodos

Money Management


Os 10 Ms do autodiagnóstico


Mas, que atributos verificar em cada M?



Management• Administração geral e processos decisórios • Gestão de tecnologias e de sistemas de informação• Gestão estratégica• Gestão setorial: operacional, de produção e de logística, financeira, recursos humanos• Gestão de processos transfuncionais• Relacionamento com os poderes políticos e com os grupos de interesse (stakeholders)



Mão de obra:• Capacitação, treinamento e desenvolvimento de

recursos humanos

• Gerentes e supervisores preparados para

gestão de pessoas

• Motivação, envolvimento e comprometimento

• Recrutamento e seleção de pessoal

• Satisfação dos funcionários, técnicos e

supervisores



Máquinas• Equipamentos de manuseio e de transporte• Veículos• Instalações elétricas, hidráulicas, utilidades e

de segurança• Manutenção de máquinas e equipamentos• Máquinas, equipamentos e sistemas de

construção, de produção ou de manutenção• Redes internet, intranet e extranet



Marketing• Conhecimento das necessidades atuais e

futuras da população• Flexibilidade e negociações• Lançamento de produtos, programas e

campanhas• Garantia, manutenção e assistência técnica• Tratamento da satisfação dos clientes e do

público em geral



Materiais• Desenvolvimento de fornecedores

• Especificações para aquisição

• Estoques: quantitativo, qualitativo,

preservação e movimentação

• Padronização e codificação de materiais

• Qualidade assegurada na aquisição




Meio ambiente• Gestão da proteção ambiental, levantamento

do passivo ambiental• Licenciamento ambiental• Programas de economia de energia, de água

e de insumos• Reciclagem de resíduos• Tratamento de reclamações de vizinhos, da

imprensa e de autuações


Meio físico• Circulação interna, fluxos internos,

estacionamentos das instalações• Limpeza e arrumação das instalações• Segurança pessoal e patrimonial• Sinalização visual, interna e externa



Mensagens• Comunicação com público alvo, fornecedores,

governo, imprensa e público• Comunicação entre gerentes, entre

supervisores, entre funcionários• Comunicação escrita, circulares e quadros de

aviso• Comunicação verbal, informal e diagonal• Comunicações da Direção: verdade,

sinceridade, transparência e integridade



Métodos• Fluxograma de processos produtivos e

administrativos• Metodologia para gestão por projetos• Metodologias para desenvolvimento de projetos• Normas, padrões e procedimentos produtivos e

administrativos • Sistemas de garantia da qualidade• Capacidade de aperfeiçoamento contínuo



Money• Acompanhamento gerencial por centros de

resultados• Faturamento e recebimentos• Investimentos estratégicos• Orçamentos e acompanhamento orçamentário• Disponibilidade financeira para os

investimentos (ou acesso a ela)• Administração de convênios e repasses



O gráfico-radar é uma forma de visualizar

gráfica e rapidamente

os resultados das avaliações

e de comparar uma instituição com outras


O Gráfico–Radar da Instituição


Mão de Obra

Máquinas

Marketing


Meio físico

Mensagens

Métodos

Money Management




MuitosPoucosNenhumRoxa

AlgunsAlgunsPoucosVermelha

AlgunsMuitosAlgunsAmarela

PoucosAlgunsAlgunsVerde

NenhumPoucosMuitosAzul

Pontos Fracos

Pontos a melhorar

Pontos fortesCoroas

As cinco coroas do gráfico




Um exemplo de diagnóstico

Coroa azul Management, Money

Coroa verde Marketing, Meio físico

Coroa amarela Mão de Obra, Métodos

Coroa vermelha Máquinas, Materiais, Mensagens

Coroa roxa Meio ambiente






Mão de Obra

Máquinas

Marketing


Meio físico

Mensagens

Métodos

Money Management


Questões para reflexão e debates

1. Quais são as principais barreiras conceituais e metodológicas para que as pessoas construam um conhecimento isento, preciso e completo sobre si mesmas?

E das empresas?



2. Quais as maiores dificuldades que você teria para fazer uma avaliação realista e sincera de uma organização a qual você pertença?




3. Cite cinco pontos fortes, cinco pontos fracos e cinco pontos a melhorar constatados em uma organização que você conheça bem



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