03 - arquivologia - mayko

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 03 – Procedimentos Administrativos

Olá, mais uma vez! Tudo certinho? Estão muito animados com seu futurosalário de R$4.000?

Essa cifra é bem animadora mesmo! Quando estiverem desestimuladospelos estudos, pensem nela, e tenho certeza que conseguirão novas forças

para continuar!

E por falar em continuar, vamos continuar com a Arquivologia. Nesta

aula vamos estudar um conteúdo mais prático: os procedimentosadministrativos.

É muito comum que os órgãos e entidades da Administração Públicatenham um documento que normatiza os seus próprios procedimentos

administrativos. Mas infelizmente não é o caso do TJDFT. Sendo assim, vamos

estudar através da teoria geral.

Como não é um assunto muito complexo, vamos dividia a aula em dois

momentos, o primeiro mais curto e o segundo mais longo e detalhado:

Procedimentos com relação a Correspondências;

Procedimentos com relação a Processos.

Será mesmo uma aula pequena, pois estamos trabalhando com base noúltimo edital e o mesmo não pediu muito desta disciplina.

Mas caso seja publicado o novo, vou me esforçar para ajudá-los emtudo, se houver alteração no conteúdo. Caso não haja, espero que se sintam

preparados, ao menos no que se refere a Arquivologia, para passar nesteconcurso!

Como sempre, estarei disponível no e-mail e no fórum do curso paraajudá-los: [email protected]. Contém sempre com meu

apoio!

Então vamos começar!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

mailto:[email protected]





Introdução

Os procedimentos administrativos são procedimentos especiais parautilização, tramitação e manuseio dispensados aos processos. Como já dito, é

muito comum que cada órgão e entidade tenham seu próprio manual deprocedimentos. Contudo, esses manuais, mesmo que sejam diferentes,

apresentam muitos parâmetros comuns, sendo possível o estudo desseassunto de forma geral.

Os parâmetros comuns desses manuais de procedimentos derivam deportaria de 2002 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG).

Isso quer dizer que, mesmo que o órgão ou a entidade não tenha um manualde procedimentos, deve adotar os parâmetros determinados por essa portaria.

Devem ter em mente também que os procedimentos administrativos são

muito semelhantes às atividades de protocolo, e alguns, inclusive, sãorealizados por este departamento.

Procedimentos com relação a Correspondências

As correspondências se caracterizam como sendo toda forma decomunicação escrita que circula em uma instituição, EXCETO OS PROCESSOS.

Dica de prova: Os processos também circulam pelo ambienteinstitucional, mas sua configuração é muito complexa para se tratado como

correspondência.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades,

exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.

Resolução

O item está correto. Esta é a definição de correspondência, inclusive com

suas classificações que estudaremos agora.

Classificação das Correspondências

As correspondências apresentam as seguintes classificações:

Interna X Externa

As correspondências internas são mantidas entre as unidades do órgãoou entidade, enviadas de um departamento a outro (exemplo: memorando,

circular, etc).





As correspondências externas são mantidas entre os órgãos e entidadesda Administração Pública, ou entre esses e particulares (exemplo: ofício,

exposição de motivos, etc).

Oficial X Particular

As correspondências oficiais são modos formais de comunicaçãomantidos entre os órgãos e entidades da Administração Pública, ou entre esses

e particulares.

As correspondências particulares são modos informais de comunicação

mantidas entre os órgãos e entidades da Administração Pública, ou entre essese particulares. Geralmente dizem respeito a assuntos estranhos à

Administração.

Recebida X Expedida

A correspondência recebida é aquela que chega ao protocolo (central ou

setorial) da entidade e cujo destinatário pertença aos seus quadros.

A correspondência expedida é a que foi remetida pelo protocolo, seja no

âmbito externo o interno à instituição.

(Fundac-PB/2008 – Cespe/UnB) A correspondência externa é aquela trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.

Resolução

O item está incorreto. A correspondência externa é aquela trocada entre

entidades diferentes, entre um ente da Administração e OUTRO ente ouparticular. Quando o item diz “órgão” está tratando da mesma entidade, o que

caracterizaria correspondência interna.

Recebimento e Registro de Correspondências

Recordando de nossa aula anterior, o protocolo é o responsável por

receber, registrar, distribuir, controlar o trâmite e expedir os documentos de

uma instituição. Então nada mais natural que as correspondências tambémsejam tratadas pelo protocolo. Os procedimentos para recebimento e registro

serão iguais aos procedimentos estudados na aula anterior.

O protocolo ou protocolo central (caso exista mais de um) receberá a

correspondência e verificará o se o destinatário ou a unidade de destinopertencem aos quadros da instituição. Em caso negativo, devolverá a mesma

ao remetente, apondo carimbo e informando o motivo da devolução.





No caso de haver um protocolo central, o mesmo vai encaminhar as

correspondências lacradas aos protocolos setoriais nos quais estão as unidadesa que pertencem os destinatários. Essa distribuição deve ser controlada por

sistema próprio.

Quando receber a correspondência, o protocolo deve abrir a

correspondência e observar o seguinte:

Se a correspondência está assinada pelo remetente, pelo

representante legal ou pelo procurador (neste caso deve estar anexo o instrumento de procuração);

Se está acompanhada dos respectivos anexos, se for o caso; Se há comprovante de recebimento, e providenciar a sua

devolução;

Se a correspondência será autuada ou não (veremos o que significa isso mais a frente).

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Neste caso, deverá estar

anexado o instrumento de procuração.

Resolução

O item está correto. O procedimento descrito no item é uma das funções

do servidor ao receber uma correspondência no protocolo.

Dica de prova: Nenhuma correspondência recebida deve permanecer

mais de 24 horas no protocolo, salvo as recebidas às sextas-feiras e vésperas de feriados ou pontos facultativos.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Toda correspondência recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de

protocolo.

Resolução

O item está incorreto. Vimos que documentos recebidos às sextas e

vésperas de feriados e pontos facultativos podem ser entregues no próximo dia

útil em que haja expediente.

Expedição de Correspondências

A expedição de correspondências oficiais deve ocorrer por intermédio doprotocolo central. Caso seja uma correspondência externa, esta deve ser

expedida pelo protocolo central; e caso seja uma correspondência interna,





deve ser expedida pelo protocolo responsável pelo setor de origem e recebida

pelo protocolo responsável pelo setor de destino.

Também é obrigatório que toda correspondência oficial esteja

acondicionada (acondicionamento, aula 01) em envelope contendo, NO CANTOSUPERIOR ESQUERDO, nome, cargo, endereço do destinatário, espécie e

número, além de nome e endereço do remetente para ser localizado pelocorreio em caso de devolução.

Dica de prova: Características das correspondências oficiais, estasfazem menção ao cargo do destinatário, e não à pessoa que o ocupa. Portanto,

caso um documento oficial seja encaminhado a uma pessoa que não ocupe mais o cargo, o mesmo deve ser aberto para as devidas providências.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao chegar ao protocolo, um documento oficial que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o

servidor deverá considerar o documento como correspondência particular daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento

e o encaminhará diretamente ao destinatário.

Resolução

O item está incorreto. Os documentos oficiais fazem menção ao cargo, enão à pessoa. Então, quando um documento oficial é expedido, tem como

destinatário o diretor, o superintendente, o coordenador, etc., não importando

quem seja: fulano, beltrano, etc.

Dica de prova: As correspondências particulares não devem ser

expedidas pelos setores de protocolo. E as que sejam recebidas pelo protocolo devem ser encaminhadas ao destinatário, sem serem autuadas.

Procedimentos com relação a Processos

Os processos são documentos ou conjuntos de documentos que exige

estudos mais detalhados e procedimentos expressados por despachos,pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas.

O documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados aexecutar tais procedimentos (não necessariamente o setor de protocolo).

A autuação de nada mais é do que a formação do processo. Deve serautuado o documento que servirá como base, sendo este a primeira peça, ou

peça inicial de um processo.





Autuação ou Formação de Processos

A autuação deve seguir algumas rotinas, que são:

Prender a capa, junto a toda a documentação, com colchetes,

obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente (os mais antigos serão os primeiros);

Apor, NA CAPA DO PROCESSO, a etiqueta com o número deprotocolo;

Numerar as folhas com carimbo apropriado (órgão, nº da folha erubrica do servidor que estiver numerando);

Ler o documento para extrair o assunto de forma sucinta eobjetiva;

Identificar, NA CAPA, a unidade para a qual o processo será

encaminhado; Registrar, em sistema próprio, identificando as principais

características do documento (espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto, etc.);

Conferir o registro e a numeração das folhas; Encaminhar fisicamente o processo autuado e registrado para a

unidade específica correspondente; Descartar o envelope que encaminhou a correspondência, pois

NÃO SERÁ PEÇA DO PROCESSO. As informações sobre endereço do remetente devem ser anotadas.

Mesmo com essas orientações a serem observadas existem tambémalguns fatores que merecem atenção. Vamos a eles:

A correspondência que não for autuada seguirá as regras para ser registrada em sistema próprio e encaminhada ao destinatário;

As mensagens e documentos resultantes de transmissão de fax

NÃO PODERÃO SE CONSTITUIR EM PEÇAS DE PROCESSO; NÃO SERÃO AUTUADOS DOCUMENTOS QUE NÃO SOFREM

TRAMITAÇÃO (convites para festividades, comunicação de posse, remessapara publicação, pedido de cópias, desarquivamento de processo, etc.);

A prioridade na autuação e movimentação de processos devecontemplar documentos caracterizados como URGENTES;

O PROCESSO DEVE SER AUTUTADO POR UM DOCUMENTOORIGINAL! No entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia do

documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimentos de firma.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos

mais antigos sejam os primeiros do conjunto.





Resolução

O item está correto. As rotinas apresentadas, além de outras, são as que

devem ser observadas para a autuação de processos.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos,

pareceres técnicos, anexos o instruções para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais

procedimentos.

Resolução

O item está correto. Está descrito nele a correta definição de processo.Observem também que, apesar de não mencionar explicitamente, a banca

adota muito o texto da norma sobre procedimentos administrativos.

Numeração de Folhas e de Peças

A numeração de folhas dos processos deve observar também algunsprocedimentos. São eles:

A numeração seguirá a ordem crescente, sem rasuras, comcarimbo apropriado, no canto superior direito, recebendo a primeira folha o

número 1; O documento não encadernado receberá numeração em sequência

cronológica e individual para cada peça que o constituir; A numeração é iniciada no protocolo. As demais peças serão

numeradas pelos setores que as adicionarem. A CAPA NÃO DEVE SERNUMERADA;

Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração,não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar;

Caso a peça a ser numerada esteja em tamanho reduzido, a

mesma deve ser colada em papel branco, apondo-se o carimbo de talforma que o canto superior direito da peça seja atingido.

Os processos advindos de instituições NÃO PERTENCENTES ÀADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL somente serão renumerados se as

peças estiverem com renumeração incorreta. Caso contrário, deve ser seguida a numeração existente.

Qualquer solicitação de consulta deverá ser feita por despacho nopróprio documento, ou em folha de despacho apropriada, a ser incluída no

final do processo. Somente deve ser utilizada a frente da folha, não sendopermitida a inserção de nova folha até o total preenchimento da anterior.

Caso haja inserção de novo documento no processo, deve ser inutilizado o espaço em branco da última folha, apondo o carimbo “EM BRANCO”.





Quando por falha ou omissão for constatada a necessidade da

correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior,apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas

seguintes, sem rasurar, certificando-se da ocorrência, conforme figura abaixo:

(MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deverá numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e

usando o carimbo próprio pra colocação do número no canto superior direito da página.

Resolução

O item está correto. Estes são os procedimentos para a numeração das

folhas do processo. Reparem mais uma vez que a banca puxa o exato texto da

norma.

Juntada

Antes de falar da juntada de processos, vamos conhecer os dois tiposexistentes, que são a juntada por anexação e a juntada por apensação.

Anexação: é a juntada de um documento ou processo a outro processo

em caráter definitivo, prevalecendo o número do processo mais antigo. Aanexação ocorre quando há um caso de antecedente, que são situações

similares relacionadas com a mesma pessoa.

Apensação: é a juntada de um documento ou processo a outro processoem caráter temporário, conservando cada processo sua identidade e

independência. A apensação ocorre quando há casos de precedentes, que sãosituações similares, mas tratando-se de pessoas diferentes. A apensação

servirá apenas como orientação nas decisões a serem tomadas.

Observem o esquema mnemônico:

Anexação - juntada definitiva de antecedentes (mesma situação,mesma pessoa)

Apensação - juntada temporária de precedentes (mesma situação,

pessoas diferentes)





Juntada por Anexação

A juntada por anexação será feira somente quando houver dependênciaentre os processos. Esta dependência pode ser percebida quando for possível

definir um processo como principal e outro com acessório. Exemplo:

Inquérito Administrativo => Recurso contra decisão de Inquérito

Auto de Infração => Defesa contra Auto de Infração Aquisição de Material => Prestação de Contas

Licença sem vencimentos => Cancelamento de Licença Processo Adm. Disciplinar (PAD) => Recurso contra PAD

Na juntada por anexação, uma vez que os processos formarão apenasum, a renumeração das peças deve ocorrer em sequencia à numeração do

processo principal, a partir do processo acessório, conforme a seguinte rotina:

Colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processoprincipal;

Retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-o a capa doprocesso principal e manter os processos sobre as duas capas, de modo

que formem um único conjunto; Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo

a numeração já existente no processo principal; Lavrar o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO” na última folha do

processo mais antigo; Anotar NA CAPA DO PROCESSO PRINCIPAL o número do processo

acessório que foi juntado; Registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação.

Juntada por Apensação

A juntada por apensação pode ser feita quando os processos possuem

elementos em comum, mas não se referem à mesma pessoa. Não há um

critério a ser seguido para a apensação, como a dependência de assuntos paraa anexação. Eles podem ser juntados por conveniência da Administração. As

rotinas são as seguintes:

Manter superpostos um processo ao outro, presos por colchetes ou

barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;

Manter as folhas de cada processo com sua numeração original; Lavrar o “TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO” na última folha

do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeirolugar;

Anotar NA CAPA DO PROCESSO QUE FICAR EM PRIMEIRO LUGAR o número do processo apensado;





Registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação.

Depois de proferida a decisão final, deverá ocorrer a desapensação noprotocolo setorial da unidade onde se encontrarem os processos, antes do seu

arquivamento, com a seguinte rotina:

Separar os processos;

Lavrar o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO” no processo que solicitou a juntada;

Tornar sem efeito a anotação da capa de processo feita à época daapensação;

Apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado.

Registrar, em sistema próprio, a desapensação.

Dica de prova: A desapensação e a juntada de processos é feita peloprotocolo central ou setorial da unidade onde se encontra o processo,

mediante determinação por despacho do seu dirigente.

Dica de prova: NÃO EXISTE O TERMO DESANEXAÇÃO!!! Os processos

anexados jamais devem ter essa situação revertida! Então tomem cuidado.

(MI/2009 – Cespe/UnB) Por meio da operação conhecida como juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um

processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

Resolução

O item está incorreto. O objetivo da união temporária é justamente

manter a uniformização, onde o processo mais antigo e finalizado servirá comobase para a tomada de decisão na nova situação. Mas a juntada temporária,

como bem vimos, tem o nome de apensação, sendo a juntada por anexação

aquela de caráter definitivo.

Desentranhamento de Peças

O desentranhamento é a retirada de folhas ou peças, que se dará onde o

processo se localiza.

Para tal, é obrigatório lavrar, após o último despacho, o “TERMO DE

DESENTRANHAMENTO”. Caso a retirada seja a pedido de terceiros, deve ser utilizado o carimbo de desentranhamento de peça, em que consta o recibo da

parte interessada.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração

original, permanecendo vago o intervalo correspondente às peças retiradas,apondo-se o carimbo de desentranhamento.





É PROIBIDO O DESENTRANHAMENTO DE PEÇA INICIAL DO PROCESSO!!!

(MI/2009 – Cespe/UnB) O desentranhamento de peças de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.

Resolução

O item está correto. O desentranhamento é a retirada definitiva de folhas

ou peças de um processo. Sempre vai ocorrer quando for conveniente para aAdministração ou quando o interessado solicitar, sendo seu pedido deferido

caso não traga prejuízos à Administração.

Desmembramento de Peças

O desmembramento de peças é a retirada de parte da documentação de

um processo PARA FORMAR OUTRO PROCESSO. Ocorre mediante despacho da

autoridade competente e conforme a seguinte rotina:

Retirar os documentos que constituirão outro processo;

Apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirados os documentos;

Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme essa norma, renumerando suas páginas.

(MCT/2008 – Cespe/UnB) O desmembramento é a retirada de folhas ou peças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.

Resolução

O item está incorreto. O desmembramento é a retirada definitiva defolhas ou peças de um processo como o intuito de formar outro processo. Se

não for por este motivo, trata-se de desentranhamento, que é a retirada de

peças através de despacho, conforme afirma o item.

Diligência

A diligência é o cumprimento de exigência da autoridade competente,

por parte de terceiros interessados no processo, que sejam estranhos àadministração.

O processo será devolvido ao protocolo central, e este expedirácorrespondência oficial ao interessado para que, NO PRAZO MÁXIMO DE 30

DIAS, cumpra as exigências determinadas em despacho. A correspondênciaserá emitida pelo setor de comunicação ou pela entidade que a solicitar.





Vencido o prazo, e caso não haja o cumprimento da exigência, o órgão

responsável ANEXARÁ ao processo cópia da convocação expedida e o remeteráà instituição que determinou a diligência.

Encerramento do Processo e Abertura do Volume Seguinte

Encerramento do Processo

O encerramento do processo ocorrerá pelos seguintes motivos:

Por indeferimento do pleito;

Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados de dela decorrentes;

Pela expressa desistência do interessado; Quando seu desenvolvimento for interrompido por período de um

ano, por omissão da parte interessada (desistência tácita).

Para a formação de um volume, devem ser observadas as seguintesregras:

Os autos não devem exceder a 200 folhas em cada volume! Afixação dos colchetes deve observar a distância de dois cm na margem

esquerda; Quando o número de folhas em um volume excederem ao limite

acima, deve ser formado novo volume; Não é permitido desmembrar documentos. No caso de inclusão

de um documento que exceda ao limite de folhas, esse documento começará o novo volume;

O encerramento e abertura de novos volumes serão efetuados emlavratura de termo, em folhas suplementares, sem interromper a continuidade

da numeração.

A abertura de volumes será informada no volume anterior, incluindo o

“TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME” devidamente numerado.

(FUB/2009 – Cespe/UnB) O processo. Documento típico das organizações públicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento da demanda.

Resolução

O item está correto. Vimos que um dos motivos para o encerramento do

processo é a decisão da autoridade competente por não atender à solicitação

pretendida pelo interessado, o indeferimento do pleito.





Abertura do Volume Subsequente

No novo volume, logo após a capa, deve ser inserido o “TERMO DE ABERTURA DE VOLUME”, devidamente numerado, obedecendo a numeração do

volume anterior.

A abertura de novo volume deve ser executada pelo protocolo central ou

pelo setorial da unidade correspondente. Estes deverão providenciar opreenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o

sistema de protocolo. Os volumes serão numerados na capa, seguindo a ordem(1º volume. 2º volume, etc.)

Documentos encadernados e ou em brochura e os de grande volumeserão APENSADOS ao processo a colocação de etiqueta contendo o número do

processo e a palavra “anexo”.

Reconstituição de Processos

A reconstituição de processo se dá com a perda, extravio ou

desaparecimento de processo. O servidor que tiver ciência do fato devecomunicá-lo à chefia para que esta promova a apuração imediata, por

sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Mas independente das ações a serem tomadas, o servidor deve

observado o seguinte:

Ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do

processo dentro de uma capa, junto ao documento pelo qual foi dadoconhecimento à chefia do desaparecimento do processo;

Fazer representação ao chefe da unidade a que estiverjurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição;

Reconstituir o processo, resgatando informações e obtendo cópiasde documentos que o constituíram;

Apor uma folha no início, informando que aquele processo está

sendo reconstituído, constando seus dados (nº, procedência, interessado, etc.);

Atribuir nova numeração ao processo reconstituído; Registrar, sem sistema próprio, a ocorrência, citando o número do

processo extraviado e do atual.





Exercícios

01 - (Fundac-PB/2008 – Cespe/UnB) Ofícios, cartas, telegramas, avisos

e memorandos são espécies de correspondências.

02 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) Correspondência é toda espécie

de comunicação escrita que circula entre os órgãos ou entidades, à exceçãodos processos. Quanto à sua natureza, a correspondência classifica-se em

interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.

03 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) O registro de documentos

consiste na identificação de procedência, espécie, número e data dodocumento, primeira distribuição, entre outros elementos.

04 - (MI/2009 – Cespe/UnB) A correspondência particular não deve ser

expedida pelas unidades de protocolo – central ou setorial – do órgão.

05 - (Hemobrás/2008 – Cespe/UnB) Se uma correspondência oficial é

encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá serdevolvida ao remetente com justificativa de sua devolução.

06 - (MPE-AM/2008 – Cespe/UnB) Além do setor de protocolo, todas asdemais unidades de um órgão público têm responsabilidade pela expedição de

correspondências.

07 - (CNPq/2003 – Cespe/UnB) Não é necessário manter o controle da

expedição de correspondências.

08 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deve autuar toda

correspondência e, caso ela contenha anexos, autuar cada anexoseparadamente.

09 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deve identificar cada processo,registrando, na capa, a procedência, a data, o nome do interessado e o

assunto.

10 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Antes de numerar todas as folhas, oservidor deverá incluir, no processo, o envelope que encaminhou a

correspondência, a fim de comprovar o endereço do remetente.

11 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) As folhas de um processo devem ser

numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

12 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Denomina-e juntada procedimento de

abertura ou formação de processo.





13 - (Ibram/2009 – Cespe/UnB) Apenso é o documento ou processo

juntado a processo sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documentoou processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente

de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.

14 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) O processo desaparecido ou

extraviado não poderá ser reconstituído. O desaparecimento ou extravio deprocesso deverá ser comunicado à respectiva chefia, que terá de promover a

apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativodisciplinar.

15 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) Um processo em um ministériopode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos

arbitrados, ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por período

superior a um ano, por omissão da parte interessada.

16 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) Desmembramento é o ato pelo

qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis oude cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão de origem a fim de

que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas.

17 - (Hemobrás/2008 – Cespe/UnB) Se, de determinado processo, foi

necessária a retirada de folhas, isto é, uma desapensação, nesse caso, aspeças os autos terão nova numeração das folhas.

18 - (MI/2009 – Cespe/UnB) O ato pelo qual um processo é devolvidopara cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.

19 - (MEC/2005 – Cespe/UnB) A juntada é a ação pela qual se reúne umdocumento a outro, em caráter complementar, guardando ambos relativa

autonomia.

20 - (Min. Esportes/2008 – Cespe/UnB) A autuação ou formação de

processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento

original.

21 - (TRT-17/2007 – Cespe/UnB) Apensar um processo é juntá-lo em

definitivo a outro processo, por necessidade do serviço.

22 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) Parte da documentação de um

processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada paraformar outro processo.

23 - (ANATEL /2009 – Cespe/UnB) Um documento classificado comosecreto, confidencial ou reservado poderá ser autuado por qualquer servidor

sem nenhum tipo de tratamento diferenciado em relação aos documentosostensivos.





24 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) As mensagens e documentos

resultantes de transmissão por meio de aparelho de fac-símile (fax) podemconstituir peças de processo.

25 - (ANATEL/2009 – Cespe/UnB) Para formação de processos emórgãos públicos, deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja

relacionado a ações e operações contábeis financeiras ou requeira análises,informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais.

26 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) O processo somente pode ser autuado apartir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer

tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.

27 - (MPS/2010 – Cespe/UnB) Documentos classificados com secreto,

confidencial ou reservado não são processados nas unidades de protocolo, ao

contrário dos demais documentos. Nesse caso, o servidor deverá apenascolocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e encaminha

para o órgão de destino, sem fazer autuação.

28 - (STJ/2008 – Cespe/UnB) O procedimento da licitação é iniciado coma abertura de processo, que, por excepcionalidade, não será autuado,

protocolado nem numerado.

29 - (PGR-DF/2005 – Cespe/UnB) Os documentos com características de

particular, que ingressam no setor de protocolo, devem ser protocolados(autuados).

30 - (PGR-DF/2005 – Cespe/UnB) Todas as folhas dos processos que

tramitam na PGR-DF devem ser corretamente numeradas.

31 - (MPE-RR/2008 – Cespe/UnB) A correspondência oficial externa é

aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico dasatividades de uma instituição e é trocada entre uma instituição e outras

entidades ou pessoas físicas.

32 - (Sespa-PA/2004 – Cespe/UnB) A correspondência é interna quandotrocada entre órgãos de uma mesma instituição.

33 - (Sespa-PA/2004 – Cespe/UnB) Correspondência é toda forma decomunicação escrita, produzida por e destinada a pessoas jurídicas e físicas,

bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de umainstituição.

34 - (Sespa-PA/2004 – Cespe/UnB) A correspondência é oficial quando

trata de interesse pessoal de servidores de uma instituição pública.





Gabarito Comentado

Item Resposta Comentário

01 Certo São os tipos de correspondências descritos na aula.

02 Certo São as classificações atribuídas às correspondências, de acordo com a sua natureza.

03 Certo O registro consiste na identificação de elementos da correspondência para o seu controle

04 Certo A correspondência particular somente pode ser recebida pelo protocolo. Mas este não deve expedí-la.

05 Errado Neste caso será aberta e encaminhada a pessoa que ocupa atualmente o cargo, ou a seu substituto.

06 Errado Somente o protocolo tem a prerrogativa de expedir correspondências oficias, seja interna ou externa.

07 Errado Todas as correspondências devem ser registradas para serem controladas pelo protocolo.

08 Errado Somente serão autuadas as correspondências que iniciarão processos.

09 Certo Os processo devem ser registrados com todos os dados para o controle do seu trâmite.

10 Errado Os envelopes devem ser descartados, e as informações do remetente devem ser anotadas.

11 Errado A numeração deve iniciar no protocolo, mas continua com o servidor que incluir novas peças.

12 Errado A juntada é a união de processos ou documentos a outro. A formação de processos é a autuação.

13 Certo O item define corretamente o que é apenso e o que é anexo.

14 Errado O processo deve ser reconstituído em procedimento paralelo à sindicância ou PAD.

15 Certo Esses são alguns dos motivos para o encerramento de processos.

16 Errado A definição trazida no item é a de diligência.

17 Errado A retirada de folhas trata-se de desentranhamento.

18 Errado Este ato é conhecido como diligência.

19 Errado Existe a juntada por anexação, na qual o processo anexado perde sua autonomia.

20 Errado Pode ser feito por cópia, uma vez que o servidor tem fé pública para autenticar cópias de documentos.

21 Errado A juntada em definitivo é a anexação.

22 Errado Existe essa possibilidade, e é conhecida como desmembramento.

23 Errado Os documentos sigilosos devem seguir diretamente aos seus destinatários.

24 Errado As mensagens e documentos resultantes desse procedimento não podem ser peças de processos.

25 Certo O item traz o conceito de processo.

26 Errado As cópias podem ser autuadas, desde que autenticadas por servidor.

27 Certo Este é o tratamento que deve ser dispensado ao documento sigiloso.

28 Errado O processo de licitação não é sigiloso, devendo, portanto, seguir as normas como qualquer outro.

29 Errado Esses documentos devem seguir diretamente para seus destinatários.

30 Certo Todos os processos devem ser corretamente numerados.

31 Certo Este é o conceito de correspondência oficial e externa.

32 Certo O item traz a correta definição de correspondência interna.

33 Certo A correspondência é toda forma de comunicação escrita que circula nas entidades.

34 Errado O item traz o conceito de correspondência particular.





Pois bem, caros alunos, chegamos ao fim desta aula. E com o fim dela,

já estudamos tudo o que foi pedido para Noções de Arquivamento eProcedimentos Administrativos, pelo menos de acordo com o último edital.

Mais uma vez quero agradecer a vocês pelos emails que estourecebendo! Vou me esforçar para responder a todos.

Ainda vou continuar aqui no fórum do curso para ajudá-los com suasdúvidas em relação a esta disciplina. Estarei também disponível no seguinte

email: [email protected].

Desejo a todos muita sorte nessa empreitada, e peço que não

desanimem jamais! Vocês já começaram certos, decidindo estudar para esteconcurso. Continuem na luta e tenho certeza que a vitória vai chegar.

Podem sempre contar com nosso apoio para ajudá-los no que

precisarem!

Forte abraço a todos, paz e sucesso!

Bons estudos e até a próxima dúvida!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

mailto:[email protected]





Exercícios Resolvidos na Aula

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Correspondência é o nome dado a todas as

espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades,exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular,

recebida ou expedida.

(Fundac-PB/2008 – Cespe/UnB) A correspondência externa é aquela

trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao receber a correspondência, o servidor

deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprioremetente, de representante legal ou procurador. Neste caso, deverá estar

anexado o instrumento de procuração.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Toda correspondência recebida na sexta-feiradeve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma

correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor deprotocolo.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Ao chegar ao protocolo, um documento oficialque tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o

servidor deverá considerar o documento como correspondência particulardaquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento

e o encaminhará diretamente ao destinatário.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Para a formação de processo, o servidor

deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de umacapa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos

mais antigos sejam os primeiros do conjunto.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) O processo é formado por um documento ou

conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos,

pareceres técnicos, anexos o instruções para pagamento de despesas. Precisaser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais

procedimentos.

(MPS/2010 – Cespe/UnB) O servidor deverá numerar as folhas dos

processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 eusando o carimbo próprio pra colocação do número no canto superior direito

da página.

(MI/2009 – Cespe/UnB) Por meio da operação conhecida como juntada

por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a umprocesso mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em

matérias semelhantes.





(MI/2009 – Cespe/UnB) O desentranhamento de peças de um processo

pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido dointeressado.

(MCT/2008 – Cespe/UnB) O desmembramento é a retirada de folhas oupeças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.

(FUB/2009 – Cespe/UnB) O processo. Documento típico das organizaçõespúblicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo

indeferimento da demanda.

03 - arquivologia - mayko

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