· web viewretenções - campos numérico para preenchimento da porcentagem de retenção do iss,...

1

Passo a Passo

Sistema Office

Instruções sobres os módulos:

- Empresa

- Contabil

- Fiscal

- Folha

- Administrativo

2

Indice

1. Módulo Empresa

2. Módulo Contabil

3. Módulo Fiscal

4. Módulo Folha

5. Módulo Administrativo

4

1. Módulo Empresa

1.1. Cadastro da Empresa

Para iniciar a utilização do sistema office é necessário o cadastro das empresas, siga abaixo as instruções para realizar este cadastro:

- Acesse o módulo Empresa

- Acesse o menu Cadastro / Empresa

- Clique no botão Novo;

- Informe o código desejado;

- Informe a categoria (Matriz ou filial)

- No campo Situação selecione a opção Ativa;

- Após esses campos iniciais informe os dados da empresa (RAZAO, FANTASIA, ENDERECO, NUMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, ETC...).

- Clique na aba Qualificação e informe os dados de registro da empresa.

- Clique na aba Documentação e informe o Cnpj, IE e demais informações da empresa.

- Após preencher esses campos, clique em Salvar.

Obs.: Através do cadastro efetuado pelo Modulo Empresa os dados serão criados em todos os módulos do sistema Office.

1.2. Cadastro de Sócios

Segue abaixo as instruções para cadastrar o Sócio que dentro do sistema office é considerado como Responsável pela empresa.

- Dentro do módulo Empresa, clique no menu Cadastro / Empresas;

- Nesta tela de cadastro, selecione a empresa desejada para realizar o cadastro;

- Clique sobre a aba Sócios/ Contatos e clique sobre o botão Sócios;

- Para iniciar o cadastro clique sobre o botão NOVO, informe o Código desejado e preencha as demais informações de seu cadastro inclusive a documentação presente da aba documentação;

- Para que esse sócio seja considerado Responsável pela empresa e impresso nos relatórios, é necessário selecionar a opção SIM no campo de Assina pela empresa;

5

- Após preencher todos os campos, salve o cadastro;

1.3. Cadastros de filiais

Segue abaixo as instruções para cadastrar uma Filial dentro do sistema Office

- Acesse o módulo Empresa, clique no menu Cadastro / Empresas

- Dentro da tela de cadastro, clique sobre o botão NOVO, informe o Código desejado para essa empresa filial.

- Selecione a Categoria como FILIAL

- No campo Código Auxiliar informe o código da Empresa Matriz responsável por essa empresa.

- As demais informações da tela de cadastro devem ser informadas normalmente com nas demais empresas.

- Após cadastrar a filial, acesse o cadastro da Matriz, selecione a aba Filiais, clique sobre o botão Nova Filial disponível ao lado e adicione dentro dessa tela a filial cadastrada anteriormente.

- Salve o cadastro alterado e inicie os trabalhos em sua Filial.

6

2. Módulo Contábil

Segue abaixo as instruções para inicio da utilização do módulo Contabil;

2.1. Criação de exercício contabil

Para realizar lançamentos e emitir relatório o módulo Contabil obriga a criação de exercícios, que na verdade representam os anos de atividade da empresa. Confira como criar esse exercício e iniciar os trabalhos.

- Acesse o menu Utilitários / Seleção e Exercício

- Clique na opção Criar novo Exercício

- Informe o ano do exercício

- Clique no botão Confirmar para criar a base.

- Automaticamente será habilitada a tela de parâmetros, feche essa tela.

- Retornando na tela de seleção, marque o exercício desejado e bom trabalho.

2.2. Duplicar Informações da empresa modelo para empresa a ser utilizada

O Sistema Office possui uma empresa modelo onde constam alguns cadastros básicos. Estes cadastros devem ser utilizados em sua empresa, podendo ser alterados de acordo com os dados de cada empresa. Para utilizar esta função, siga os passos abaixo:

- Acesse o Modulo Contábil pela Empresa Modelo;

- Clique no menu UTILITARIOS / DUPLICAR INFORMAÇÕES;

- O sistema Contábil esta divido em Exercícios, a Empresa Modelo possui todos os seus dados dentro do Exercício 2012

- Dentro dessa janela de duplicação informe a numeração da Empresa Modelo (9999) dentro do campo Duplicar Informações da empresa e no campo Ano Base informe o ano de 2012;

- Na tela abaixo selecione a empresa para qual será duplicada as informações.

- Ao selecionar a empresa, selecione a frente o exercício que foi criado no passo 2.1

- Ao lado direito marque as opções de duplicação

- Plano de contas, Históricos, Parâmetros gerais, Cadastro de totalizadores – demonstrativo de resultado , DFC, Demonstrativo de Fluxo de Caixa, DVA- Demonstração do Valor adicionado;

- Confirme a duplicação dos dados.

7

2.3. Parâmetros da empresa

Acesse o menu UTILITARIOS / PARAMETROS DA EMPRESA e confira o preenchimento dos campos, a maioria destes campos já estão preenchidos conforme a empresa modelo, caso deseje realize as alterações.

Confira abaixo as instruções sobre alguns campos importantes desta tela:

2.3.1. Mascara do plano de contas

Mascara da empresa modelo: 12334455

Conta de 1º grau: 10000000





2.3.2. Tipo de Fechamento

Este campo determina o saldo a ser impresso no balanço patrimonial e outros que não possuem período, somente data de emissão.

Caso deseje emitir um balanço do 1º trimestre, não precisa encerrar ele, basta preencher como trimestral neste campo e emitir o relatório com data de 31/03.

No final do ano, volte o campo para Anual e emita como 31/12.

Anual: Exercício de 01/01 a 31/12

Trimestral: Encerramentos a cada três meses: 01/01 a 31/03 – 01/04 a 30/06 – 01/07 a 30/09 – 01/10 a 31/12

Mensal: Encerramento todo final de mês

2.3.3. Configuração para relatórios

Os campos Expressão a imprimir, Entidade Filantrópica possibilitam a alteração na descrição dos relatórios de balanço, DRE e DLPA.

2.3.4. Iniciais do plano de contas

Utiliza grupo de receita e despesas: Informe como SIM somente quando o grupo de resultado estiver separado em dois grupos, como o da empresa modelo 2012 que as contas de receita começam

8

com o numero 4 e as despesas começam com 3. Caso o grupo de resultado contenha apenas um grupo (ex: 9) este campo deve ficar como NÃO.

2.3.5. Personalização da tela do plano de contas

Importante salientar que a tela de plano de contas pode mudar conforme o desejo do usuário, para isso altere o campo Estilo da tela do plano de contas e confira.

2.3.6. Lucro e Prejuízo Acumulado

O relatório de DLPA também depende dos parâmetros para ser impresso corretamente, acesse essa tela, clique na aba Lucro e prejuízo acumulado e preencha cada campo com sua determinada conta, pois o saldo impresso no relatório é o saldo da conta que esta neste campo.

A empresa modelo 2012 já esta configurada com algumas contas.

2.4. Cadastro de Históricos

O histórico é um cadastro não obrigatório dentro do office, porem quando utilizado pode facilitar o lançamento, sem a necessidade de ter que digitar os dados do lançamento no campo de complemento.

Opção disponível no menu CADASTRO / HISTORICOS.

* Cadastro presente na empresa modelo

2.5. Cadastro de Centro de Custo

O centro de custo não é um cadastro muito utilizado no office, porem recomendado para quem trabalha com filiais e centraliza os lançamentos todos nas filiais.

2.6. Plano de contas

Recomendamos que o plano de contas seja duplicado da empresa modelo conforme passo 2.2 deste roteiro, para posteriormente ser alterado.

O cadastro de novas contas deve seguir a mascara do plano que esta disponível nos parâmetros.

Campos importantes do cadastro de plano de contas:

Código: Ao cadastrar uma nova conta, este campo deve ser preenchido com o código correto, seguindo

9

a mascara do plano de contas.É recomendada uma analise no plano de contas, para se verificar aonde a conta desejada se enquadra.

Nome: O nome das contas podem ser alterados conforme o desejo do usuário ou a necessidade da empresa.

Superior: Deve ser informado sempre o código da conta de grau inferior.

Código reduzido: Campo que pode ser preenchido pelo usuário para facilitar no momento do lançamento.

Tipo: Sintética para contas de 1º a 4º grau e analítica apenas para contas de 5º grau.As contas sintéticas não podem ser utilizadas nos lançamentos

2.7. Lançamentos contábeis

Com todos os cadastros e configurações conferidas é hora de iniciar os lançamentos, disponibilizamos vários tipos de lançamentos, listamos abaixo a explicação dos principais lançamentos:

2.7.1. Lançamento de Partida Dobrada

O lançamento de Partida Dobrada é o lançamento normal de débito / crédito, sendo um dos mais utilizados dentro do sistema Contábil. Basta informar as contas do lançamento, Histórico Padrão e o valor total.

2.7.2. Lançamento de partida simples

O lançamento de Partida Simples é utilizado quando se tem um débito para vários créditos ou um crédito para vários débitos, sendo assim, informe os dados pedidos primeiramente, selecione o Tipo de Movimento (Ex: Debito-selecionando essa opção, você estará realizando um lançamento de um Debito para Vários créditos), informe a conta correspondente ao tipo e o valor total do lançamento. Para informar as contas inversas (Credito) clique no botão Adicionar, informe a conta, o histórico e o valor correspondente.

Obs: O lançamento de Partida Simples deverá ser transferido para a partida Dobrada, pois o gerenciamento de saldos e relatórios é realizado por essa janela. Para transportar os lançamentos basta confirmar o campo Gerar Partida Dobrada assim que Gravar?

2.7.3. Lançamento programado

O lançamento programado permite o preenchimento automático das contas devedoras e credoras a partir do preenchimento do histórico do lançamento, para isso, é necessário acessar o cadastro do histórico e preencher os campos devedora e credora do quadro programado.

2.7.4. Lançamento Rápido Anual

Possibilita um único lançamento de uma despesas que a empresa terá o ano todo (EX: Aluguel, empréstimo)

10

- Informe o dia, ano, devedora, credora, histórico e preencha o valor de cada mês.

- Ao salvar o sistema gera automaticamente lançamentos de partida dobrada para os meses informados.

2.8. Relatórios

2.8.1. Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial possibilita a impressão do balanço simples contendo apenas o Ativo e passivo e a impressão do Balancete de verificação, que contem alem do ativo, passivo as conta de resultado.

Um dos problemas que mais ocorre na emissão do balanço é não bater o ativo com o passivo e na maioria das vezes a causa do problema é a mesma, o saldo do Lucro e Prejuizo acumulado que é totalizado na DRE e impresso no balanço através do patrimônio liquido no passivo. Para que este saldo seja impresso, acesse o cadastro da conta de 1º grau do grupo de resultado (EX: 30000000) e no campo superior informe o código da conta de resultado de exercício do patrimônio liquido, ou seja, a mesma conta a ser utilizada nos parâmetros para encerramento do exercício.

2.8.1.1. Balanço patrimonial comparativo

Alem da impressão simples o sistema, também possibilita a impressão do balanço no modo comparativo, possibilitando a comparação do exercício atual com o exercício anterior.

Para realizar este processo, marque a opção COMPARATIVO disponível na tela de impressão do balanço.

** Caso não localizar a opção recomendamos a atualização do sistema.

2.8.2. DRE - Demonstrativo de resultado

Relatório que apresenta o saldo das contas de resultado do plano de contas, seguindo as configurações dos parâmetros.

A emissão deste relatório também depende dos totalizadores, no item 2.2 deste documento é recomendada a duplicação destes totalizadores da empresa modelo, visando assim facilitar o cadastro. Mesmo que o plano de contas utilizado em sua empresa não seja igual ao da empresa modelo recomendamos a duplicação, pois fica fácil remover as contas incorretas e adicionar as corretas.

Realize esta duplicação e confira abaixo como funciona o cadastro.

11

A DRE possui dois tipos de totalizadores, o primeiro é para o plano de contas que o grupo de resultado possui apenas um digito (EX: 9) e outro é quando o grupo de resultado é divido em dois grupos (EX: Receita 3 e despesas 4);

Caso utilize o plano de contas com apenas um grupo (EX: 90000000), duplique da empresa modelo seguindo o passo 2.2 deste e siga as instruções abaixo:

- Acesse o menu RELATORIOS /DEMONSTRATIVO DE RESULTADO e clique em TOTALIZADORES.

- Clique no botão Primeiro registro para ir até o totalizador 1.

- Dentro deste totalizador, verifique abaixo as contas adicionadas e confira se estão corretas. Caso as contas informadas não existam no plano de contas, clique na lixeira ao lado para excluir.

- Clique no botão novo ao lado direito da tela e adicione todas as contas de 4º deste grupo (exemplo de conta de 4º grau 91101000)

- Salve este totalizador 1 e avance para o 2

- Realize o mesmo processo, a única diferença é todas as contas do totalizador 1 deverão ser também adicionadas no totalizador 2 e posteriormente nos demais, ou seja, ao chegar no totalizador 6 todas as contas dos totalizadores 1, 2, 3, 4 e 5 devem estar presentes, pois só assim o saldo da DRE será impresso corretamente.

Para o cadastro de totalizadores do plano de contas que o resultado é divido em dois grupos o cadastro é mais simples, desde que aproveitado o cadastro de totalizadores da empresa modelo. Duplique e siga as instruções abaixo:

- Acesse o menu RELATORIOS /DEMONSTRATIVO DE RESULTADO e clique em TOTALIZADORES.

- Clique no botão Primeiro registro para ir até o totalizador (900000)

- Este totalizador é sintético, avance até um totalizador analítico (901001)

- Clique em Contas

- Dentro deste totalizador, verifique as contas adicionadas e confira se estão corretas. Caso as contas informadas não existam no plano de contas, clique em remover todas para excluir.

- Ao lado direito, verifique a estrutura do plano de contas, selecione a conta de 4º grau que pertença a este grupo e clique em Adicionar.

- Adicione as contas em todos os totalizadores analíticos.

- Salve o cadastro e emita os relatórios.

SEM O CADASTRO DE TOTALIZADORES NÃO É POSSIVEL EMITIR A DRE.

ANTES DE EMITIR CONFIRA A ESTRUTURA DO PLANO DE CONTAS.

12

2.8.2.1. DRE - Demonstrativo de resultado comparativo

A DRE pode ser impressa tambem no modo comparativo, possibilitando a comparação do exercício atual com o exercício anterior. Para realizar este processo, marque a opção COMPARATIVO disponível na tela de impressão do balanço.

** Caso não localizar a opção recomendamos a atualização do sistema.

2.8.3. DFC - Demonstrativo de Fluxo de caixa

A DFC também depende do cadastro de totalizadores, porem este mais simples do que a DRE, duplique as informações da empresa modelo.

A diferença com a DRE é que nesta não é encaminhadas as contas, apenas os totalizadores. Depois de duplicar siga abaixo para concluir o cadastro.

- Acesse o menu RELATORIOS / DFC, clique em totalizadores.

- Selecione um dos totalizadores (EX: 901001)

- Clique sobre o botão Contas

- Selecione ao lado direito a conta do plano de contas que representa este totalizador e clique em adicionar.

- Realize o mesmo processo para os demais totalizadores e salve o cadastro.- Emita novamente a DFC e confira os valores.

* Não é permitido adicionar contas aos totalizadores SINTETICOS.

IMPORTANTE

Ao adicionar, por exemplo a conta Vendas de mercadorias ao totalizador da receita de vendas, o saldo a ser impresso no relatório pode não bater com o saldo impresso no razão desta conta, pois na DFC o saldo impresso compreende apenas as movimentações desta conta com a conta CAIXA, ou seja, as vendas a prazo utilizando por exemplo a contra partida Duplicatas a receber não vai alimentar este saldo

2.8.4. DVA - Demonstrativo do valor adicionado

A DVA é outro relatório que também depende do cadastro de totalizadores, porem também mais simples do que a DRE e bem parecido com a DFC.

13

Duplique as informações da empresa modelo para ter acesso ao cadastro padrão dos totalizadores. Após duplicar:

- Acesse o menu RELATORIOS / DVA, clique em totalizadores.

- Selecione um dos totalizadores (EX: 901001)

- Clique sobre o botão Contas

- Selecione ao lado direito a conta do plano de contas que representa este totalizador e clique em adicionar.

- Realize o mesmo processo para os demais totalizadores e salve o cadastro.- Emita novamente a DVA e confira os valores.

* Não é permitido adicionar contas aos totalizadores SINTETICOS.

2.8.5. Notas Explicativas

Diferente dos demais relatórios do office, este não utiliza informações do sistema, ou seja, criamos esta opção de impressão, apenas para que seja possível adicionar manualmente ou via CRTL+C o texto a ser impresso.

Acesse o menu RELATORIOS / NOTAS EXPLICATIVAS, adicione o texto desejado e para não perder, clique no botão adicionar texto disponível no cabeçalho da pagina.

Após salvar realize a impressão.

2.8.6. Encadernar livros

Esta opção possibilita a impressão das demonstrações contábeis de uma única vez, controlando automaticamente a numeração das paginas.

- Acesse o menu RELATORIOS / ENCARDENAR LIVROS

- Informe as datas desejadas.

- Marque cada opção que deseja imprimir e informe a frente de cada um a ordem a ser impressa.

- Antes de emitir, coloque em vídeo e confira se esta ok.

2.9. Utilitários

2.9.1. Travar e destravar lançamentos

14

Após concluir os lançamentos de um determinado período, por este menu é possível travar alterações, novos lançamentos, exclusão dentro deste período. Acesse esta opção, informe o período e confirme.

2.9.2. Manutenção do plano de contas

O plano de contas disponível hoje na empresa modelo, segue a mascara 12334455 e com isso, possibilita apenas o cadastro de 99 contas de 5º grau em cada grupo de 4º.

Grupo de 4º grau: 2201010

Contas que poderão ser cadastradas: 22010101, 22010102, 22010103 ....... 22010199

Esta opção de manutenção de plano de contas possibilita exatamente alterar a mascara do plano de forma a cadastrar mais contas no plano de contas. Veja abaixo como cadastrar:

Na instrução abaixo a mascara vai ser alterada de 12334455 para 123344555, aonde a conta que possui numero 11010199 vai ser alterada para 110101099 possibilitando o cadastro da conta 110101100

- Antes de fazer o processo, faça um backup completo da empresa.

- Acesse o menu UTILITÁRIOS / MODIFICAR ESTRUTURA, o sistema apresenta a tela com a seguinte apresentação: Aumentar o digito ____ na _____ casae preencher com numero ____

- Informe no primeiro campo qual digito deseja acrescentar a mascara. Se deseja adicionar mais um digito de 5º grau informe 5

- No campo seguinte qual casa será alterada. Conte na mascara atual aonde vai ficar o novo digito (EX: 7)

- Informe o numero que será adicionado no codigo das contas já cadastradas no plano de contas neste novo digito. (EX: 0)

A nova estrutura deve ficar: 12344555

- Confirme a alteração e confira como ficou o plano de contas.

Em caso de problemas recomendamos a restauração do backup.

2.9.3. Troca de contas nos lançamentos

Com as frequentes alterações de plano de contas é comum que uma determinada conta seja utilizada no lançamento e posteriormente devido a troca do cadastro ela tenha sido trocada por outra. Para alterar os lançamentos que possuem esta conta é que foi disponibilizado este menu, veja como utilizá-lo

- Antes de fazer o processo, realize um backup completo da empresa.

15

- Acesse o menu UTILITARIOS /TROCA DE CONTAS NOS LANÇAMENTOS

- Informe se a seleção será realizada por lançamento ou por data

- Informe abaixo os dados de pesquisa (EX: DATA: 01/01 a 31/01)

- Caso todos os lançamentos seja apenas de um histórico, informe o código.

- Informe o tipo de conta a ser alterado (Devedora ou Credora)

- Preencha o código da conta que esta no momento nos lançamentos.

- Informe abaixo o código da nova conta que será preenchida nos lançamentos

- Confirme a troca.

2.9.4. Copiar contas entre empresas

Opção de duplicação de contas de uma empresa para outra, sem ter que duplicar todo o plano de contas. Veja a seguir.

- Antes de fazer o processo, realize um backup completo da empresa.

- Acesse o menu UTILITARIOS / DUPLICAR CONTAS ENTRE EMPRESAS

- Selecione as contas que deseja duplicar

- No rodapé da tela informe a empresa eo exercício de destino.

- Confirme a duplicação.

Nas ultimas versões foram realizadas algumas melhorias no sistema Office visando otimizar a utilização e facilitar alguns processos do dia-a-dia. Confira abaixo o que foi alterado e em cada módulo e como utilizar essas ferramentas:

16

3. Módulo Fiscal

3.1. Duplicar Informações da Empresa Modelo

Ao instalar o sistema é instalada a empresa modelo (9999), esta empresa contem alguns cadastros que podem ser aproveitados pelas demais empresas.

Siga os passos abaixo para realizar a duplicação dos dados desta empresa modelo para as demais empresas

- Acesse a modulo Fiscal pela empresa modelo;

- Clique no menu Utilitários / Duplicar informações;

- Informe o código da empresa modelo – 9999;

- A seguir, selecione a empresa para qual serão duplicados os dados;

- No quadro das informações a serem duplicadas, recomendamos que selecione apenas a opções:

Formulas e Tributos, Parâmetros e CFOPS.

- Confirme a duplicação e acesse a empresa para conferir os dados.

3.2. Configurações e Parâmetros

17

Quando criada uma nova empresa, é recomendado revisar os parâmetros da empresa antes de realizar os cadastros ou lançamentos.

3.2.1 Lançamentos de entradas

Lançamento com Produto? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Produto dentro do lançamento de Entrada.

Lançamento com Duplicata? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Duplicata dentro do lançamento de Entrada.

Lançamento com ICMS? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Entrada com apuração de ICMS.

Lançamento com IPI? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Entrada com apuração de IPI.

3.2.2 Lançamentos de Saída

Modelo separado de lançamento: Campo destinado a personalização da tela de lançamentos de saída. Informe como SIM o sistema apresenta uma tela para escolha do tipo de lançamento desejado (saída, Venda consumidor e Cupom fiscal)

Lançamento Modelo 1? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba para lançamentos Modelo 1 (saída) dentro do lançamento de Saída.

Lançamento Venda Consumidor? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba para lançamentos de Venda Consumidor dentro do lançamento de Saída.

Lançamento Cupom Fiscal? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba para lançamentos de Cupom Fiscal dentro do lançamento de Saída.

Lançamento Duplicata? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Duplicata dentro do lançamento de Saída.

Lançamento com ICMS? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Saída com apuração de ICMS.Lançamento com Produto? - Campo destinado ao bloqueio e liberação da aba Produtos dentro

do lançamento de Saída.

Lançamento com IPI? - Campo destinado ao bloqueio e liberação de lançamento de Saída com apuração de IPI.

3.2.3. Lançamentos de Serviços

Retenções - Campos numérico para preenchimento da porcentagem de retenção do ISS, PIS, COFINS, INSS, CSSL e IRRF a ser retida no lançamento de Prestação de Serviço.

Locação de Bem Móvel :

18

Lançar detalhamento: Campo para liberação da aba detalhamento nos lançamentos de prestação de serviços e serviços recebidos.

Tipo de Nota fiscal: Campo para preenchimento do tipo de nota registrada para emissão. Clique no botão à frente e confira o que preencher.

Alíquota de ISS: Campo numérico para preenchimento da porcentagem de alíquota de ISS a ser calculada no lançamento de Prestação de Serviço.

3.2.4 Gerais

Verificar diferença de valores nos lançamentos? - Quando ha diferença entre o valor contábil da nota e os valores apresentados em outras, base de ICMS e demais campos, o sistema realiza uma verificação, sendo assim, você pode broquear essa verificação de valores.

Empresa participante do CDI-MS? - Campo destinado a empresas participantes do Conselho de Desenvolvimento Industrial (MS).

Utiliza integração contábil – Campo destinado a configuração de integração contábil. Quando preenchido como NÃO os campos de código contábil dentro dos lançamentos são

desabilitados.

Lançamento do Tipo 70 - Campo destinado ao bloqueio e liberação do campo de Modalidade para lançamentos de Entrada e Saída.

Gera demonstrativo de Notas fiscais (D.N.F)? - Campo destinado ao bloqueio e liberação do campo de D.N.F para lançamentos de Entrada e Saída.

Grupo de fornecedores no plano de contas - Para que os fornecedores cadastrados no modulo Fiscal sejam automaticamente cadastrados no plano de contas, este campo deve conter o grupo de fornecedores do plano de contas.

Grupo de clientes no plano de contas - Para que os Clientes cadastrados no modulo Fiscal sejam automaticamente cadastrados no plano de contas, este campo deve conter o grupo de

Clientes do plano de contas.

Optante pelo Simples Santa Catarina? - Campo destinado ao preenchimento da opção referente ao Simples do estado de Santa Catarina, visando a liberação para geração dos arquivos necessários.

Utilizar movimentação física nos lançamentos? - Campo destinado ao bloqueio e liberação do campo de Movimentação Física para lançamentos de Entrada e Saída.

Importa informações de sistemas de terceiros: Campo para liberação do código contábil no cadastro de CFOP, pois o mesmo somente é preenchido quando as notas são importadas.

Participa do FunRural: Campo para liberação do campo FunRural nos lançamentos de entrada e saída.

19

3.2.4. Aba Impostos

Tela para personalização do DARF e preenchimento das alíquotas para calculo dos Impostos.

3.2.4.1. DARF

Tipo de Formulário: Campo para seleção do tipo de formulário para impressão da DARF

Deduzir IPI na BASE: Campo para seleção da forma de apuração do IPI no DARF, nesse caso, o sistema questiona sobre a dedução desse valor de IPI sobre a base de calculo do DARF.

Imprime Total - Campo destinado a opção de impressão do Valor total a pagar dentro do Formulário, para casos em que este valor seja posteriormente preenchido a mão.

Imprime Observação - O campo Observações esta disponível na tela de emissão DARF, porem, somente será emitido a partir do preenchimento positivo deste campo.

Deduzir Isentas - Campo destinado ao controle dos valores apurados como ISENTAS dentro do DARF.

3.2.4.2. CSLL / PIS / COFINS / IRPJ

Informe neste quadro as alíquotas para calculo do CSSL para que o sistema utilize no calculo a ser realizado pelo menu Tributo (Lucro real e Lucro presumido

3.2.5. Aba Sintegra ValidaPR / DMED / ISS

3.2.5.1. Geração do Sintegra / Valida PR

Esta tela disponibiliza o preenchimento dos códigos para geração do Valida PR. Preenchimento recomendado é: 3, 1, 3

3.2.5.2. DMED

Campo destinado a personalização da empresa com relação a geração da DMED. Quando informado que SIM libera a opção de geração no menu arquivo magnéticos e também libera o campo medico no lançamento de prestação de Serviço.

3.2.5.3. ISS

Campo para preenchimento do código de acesso ao site.

3.2.6. Aba Super Simples

20

Os campos desta aba são destinado exclusivamente ao preenchimento de informações referentes ao Super simples, caso a empresa não seja optante, apenas informe NÃO no campo de opção, porem em caso de optante confira abaixo como devem ser preenchidos todos os campos:

Optante pelo Simples - Campo destinado ao preenchimento de opção referente ao Super Simples, este campo é responsável pelo gerenciamento das informações do Super Simples dentro de todo o modulo Fiscal

Indústria - Campo destinado a empresas do setor Industrial, pois possuem uma forma diferenciada de apuração do Super Simples.

Tipo - Campo destinado a seleção do tipo de empresa parametrizada, sendo que para Comercio e empresa prestadora de serviços a uma variação na forma de apuração do Super Simples.

Participação do estado no PIB - Cada estado brasileiro possui uma participação anual no PIB nacional, sendo que isso influencia na apuração do Super Simples.

Serviço - Campo destinado ao preenchimento de um serviço padrão para preenchimento automático na aba de Serviços prestados no lançamento de Prestação de Serviço.

3.3. Cadastro dos Códigos fiscais de operação (CFOP)

O cadastro de CFOP é a principal informação para realizar corretamente os lançamentos Fiscais, dentro do sistema Office esse cadastro é controlado mês a mês, sendo necessário à duplicação de um mês para outro para que os lançamentos possam ser efetuados com sucesso.

Se ao realizar um lançamento, não seja localizado o CFOP, será apresentada uma mensagem de alerta solicitando a duplicação. Confira abaixo o que representa cada campo desta tela:

Mês e Ano - Campo destinado ao preenchimento do mês/ano em que este CFOP esta cadastrado. Em caso de pesquisa apenas informe o mês e ano desejado. Para cadastrar um novo código é necessário o preenchimento deste campo.

CFOP - Código Fiscal de Operação que esta sendo cadastrado. Informe o código que deseja cadastrar, informando também o ponto (EX: 5.102).

Nome: Campo destinado a descrição do CFOP. Neste campo, deve ser informado apenas o nome do CFOP (EX: "Venda de Mercadorias Adquiridas de Terceiros").

Descrição e Resolução – Estes campos são preenchidos automaticamente pelo sistema Office, ou seja, ao realizar um novo cadastro não são solicitados.

Alíquota para lançamento de ICMS – Este campo permite fixar a alíquota de ICMS nos lançamento de entrada e saída quando este CFOp for utilizado.

Influencia na AP. ICMS - Campo para informar se os lançamentos fiscais efetuados com a utilização deste CFOP serão utilizados com Base de Calculo para apuração de ICMS ou não. Lembramos que no caso de CFOP de entrada configurado como SIM, o sistema irá abater o valor dos lançamentos com o CFOP da base de calculo da apuração de ICMS. Em

21

caso de problemas na apuração de ICMS ou Consulta de ICMS confira o preenchimento dos CFOPS utilizados no período.

Influencia no calculo do DARF / DAS - Campo de seleção para informar se os lançamentos fiscais efetuados com a utilização deste CFOP serão utilizados com Base de Calculo para o DARF e DAS ou não. Lembramos que no caso de CFOP de entrada configurado como SIM, o sistema irá abater o valor dos lançamentos com o CFOP da base de calculo. Em caso de problemas com o Valor apresentado na consulta de Faturamento ou na apuração dos impostos de lucro real e lucro presumido confira o cadastro dos CFOPs utilizados no período.

Influencia no SPE PIS / COFINS - Campo de seleção para informar se os lançamentos fiscais efetuados com a utilização deste CFOP serão gerados para o sped PIS COFINS, pois algumas notas lançadas no sistema não precisam ser transmitidas ao sped, sendo assim, é necessário apenas informar como NÃO neste campo para que ela não seja gerada. Em caso de campo preenchido em branco é considerado como SIM.

Código Contábil: Campo destinado ao preenchimento do código para integração contábil. O preenchimento deste campo possibilita o preenchimento automático no campo no caso de lançamentos manuais e também para lançamentos importados por arquivo TXT ou XML.

Super Simples Segregação de Receitas - Para cada CFOP utilizado em lançamentos de saída é necessário a configuração interna de tabelas do Super Simples, essas tabelas controlam todo o movimento da empresa e posteriormente é responsável pelo calculo do valor de imposto a

pagar. Clique na lupa de pesquisa selecione a tabela referente ao Cfop utilizado, para adicionar essa tabela ao CFOP clique no botão OK.

Lembramos que os códigos de operação não precisam ser cadastrados todos os meses, podendo ser duplicados de um mês para o outro.

3.4. Cadastro de clientes

Com a inclusão dos sistemas de magnéticos atuais (Sintegra, sped) o cadastro de clientes passou a ser obrigatório para os lançamentos de saída e prestação de serviços. Em muitos casos este cadastro é preenchido automaticamente através de importação de arquivos como o XML da NFE. Para realizar o cadastro acesse o menu CADASTRO / CLIENTES clique em Novo e realize o preenchimento.

3.5. Fornecedores

O cadastro de Fornecedores também é algo exigido para entrega dos arquivos Magnéticos atuais e também pode ser preenchido automaticamente com a importação de arquivos. Apenas é recomendado o preenchimento dos campos importantes para que os arquivos sejam entregues corretamente.

O cadastro é realizado através do menu CADASTRO / FORNECEDORES.

22

3.6. Prestadores de serviço

Cadastro dos fornecedores de serviço para lançamento das nota fiscais de serviços recebidas.

Para lançamento de Nota Fiscal de prestação de serviço para geração da DMED o cadastro do médico deve ser realizado neste cadastro.

3.7. Formulas e tributos

O cadastro de Formulas e Tributos é responsável pelo gerenciamento das alíquotas para calculo de impostos, sendo utilizado para impressão do DARF.

É recomendada a duplicação destes tributos da empresa modelo ou de outra empresa já cadastrada;

3.8. Produtos e Serviços

Tela para cadastramento dos Produtos e Serviços utilizados para movimentação Fiscal, para iniciar um cadastro, acesse a tela clique em novo e selecione o tipo a ser cadastrado (Produto ou serviço) Confira abaixo os campos:

Tipo - Campo para seleção do cadastro efetuado, marque a opção desejada para que os campos possam ser preenchidos corretamente.

Produto / Serviço - Campo numérico para preenchimento com o código do produto ou Serviço a ser cadastrado, logo a frente informe o nome. Caso esteja alterando o cadastro de um produto, informe o código ou clique no botão de pesquisa para localizar o produto desejado.

Grupo - Campo para seleção de grupo do inventário, habilitado apenas quando é realizado o cadastro de Produto.

Código NCM - Campo numérico para preenchimento com o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) deste produto.

Código do Fabricante / Fornecedor – Campo destinado ao preenchimento do código de compra do produto, para que o sistema realize a troca do código do fornecedor ao importar a nota. É recomendado o preenchimento manual deste campo apenas quando o produto é comprado de apenas um fornecedor, em caso de vários fornecedores, recomendamos a troca automática realizada pelo sistema no menu UTILITARIOS / TROCA

CODIGO DE PRODUTOS a ser realizada após a importação da nota de entrada.

Medida – Campo alfanumérico para cadastrar a medida deste produto. As medidas podem ser variadas, como por exemplo: "Lt, Cx, Pct".

MVA:

23

Alíquota de redução - Campo numérico para informar qual a alíquota de redução da base de calculo deste produto, para calculo do ICMS. Geralmente, a alíquota utilizada é de 33.33%.

Base Substituição: Campo para preenchimento com o valor da base de substituição deste produto, para calculo de substituição tributária.

Alíquota de ICMS - Campo numérico para informar qual a alíquota de ICMS incidente sobre este produto.

Alíquota de IPI - Campo numérico para informar qual a alíquota de IPI incidente sobre este produto.

Alíquota de PIS / CST – Campo destinado ao preenchimento da alíquota e a CST de PIS a ser utilizada nos lançamento de saída para geração do SPED PIS COFINS. Os produtos lançamentos na entrada não utilizam as informações deste campo.

Alíquota de COFINS / CST - Campo destinado ao preenchimento da alíquota e a CST de COFINS a ser utilizada nos lançamento de saída para geração do SPED PIS COFINS. Os produtos lançamentos na entrada não utilizam as informações deste campo.

Cód. Produto DNF – Campo para preenchimento do código do produto conforme tabela da DNF. Clique no ponto de interrogação a frente do campo para saber como preencher este campo.

3.8.1. Tabelas auxiliares

Quadro para preenchimento das tabelas a serem utilizadas para apuração do Super Simples e outros.

Super simples - A segregação de Receitas é a responsável pelo calculo do Valor de imposto a pagar do Super Simples, sendo assim, esta disponível dentro dessa tela para facilitar a utilização do sistema, pois você pode informar uma determinada tabela dentro de um serviço e posteriormente informar esse serviço nos lançamentos, para que esses valores sejam segregados e apurados.

Clique na lupa de pesquisa selecione a tabela referente ao Produto/Serviço utilizado, para adicionar essa tabela ao cadastro clique no botão OK.

Informações importantes sobre produtos e serviços:

- A importação de notas de entrada pelo XML não realiza o cadastro dos produtos.

- O SPED obriga o preenchimento dos produtos nos lançamentos de entrada, saída e Cupom Fiscal, em caso de não preenchimento o erro apresentado é referente ao Registro filho não encontrado.

- Para notas de prestação de serviços e serviços recebidos também é obrigatório o preenchimento dos serviços.

24

- O não preenchimento dos campos de PIS e COFINS no cadastro de produtos e serviços também pode acarretar problemas na transmissão do SPED.

3.9. Grupos Inventario

O grupo de Inventário é utilizado como controle para emissão dos livros, não sendo obrigatório para geração dos arquivos magnéticos.

3.10. Lançamentos

3.10.1. Abertura e Fechamento do período

Como controle de lançamento é necessário a abertura do período desejado, acesse o menu UTILITARIOS e selecione a opção ABERTURA E FECHAMENTO, informe o mês e ano, informe a opção ABRI e selecione as opções desejadas.Ao finalizar os lançamentos dentro do mês, é recomendado que feche o período para que os lançamentos não possam ser danificados.

3.10.2. Lançamentos de entrada- Para lançamento de notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Fornecedor,

estado, Numero da nota, espécie, serie, modelo, data de entrada, data de emissão da nota, Cfop, valor contábil e os valores de impostos ou outras.

- Para liberação dos campos de ICMS e IPI acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira os campos do quadro entrada.

- Caso não utilize os campos de ICMS e IPI o sistema vai repetir o valor da nota no campo outras, para que isso também seja realizado corretamente, acesse o menu Utilitários / Parâmetros da empresa e no campo Verificar diferença nos valores informe SIM.

- Em caso de notas com dois cfops diferentes é recomenda a realização de dois lançamentos de entrada, sendo um para cada cfop e contendo apenas os valores de cada um.

- Para liberação da aba produtos nos lançamentos de entrada, acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo produto no quadro entrada.

- A importação de notas de entrada pelo XML não cadastra automaticamente os produtos no sistema, porem preenche os produtos nas notas de entradas com todas as informações contidas no XML. Para trocar o código da nota para o código do produto já cadastrado no sistema acesse o menu Utilitários / Troca produtos.

- O preenchimento do campos de CST e Alíquota de PIS e COFINS é obrigatório para entrega do arquivo. Caso as notas registradas não contenha estas informações, acesse o menu utilitários e confira as ferramentas disponibilizadas para preenchimento destas informações automaticamente.

- Para liberação da aba detalhamento acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo detalhamento no quadro entrada.

25

- A importação de XML possibilita o preenchimento automático das duplicatas na nota de entrada, porem o preenchimento destas informações também pode ser manual, lembrando que o sistema não realiza o controle financeiro de contas a pagar e receber.

- O preenchimento do campo chave nfe é automático quando a nota é importada, porem para lançamentos manuais é obrigatório o preenchimento deste campo, pois pode acarretar problemas na entrega do SPED.

- Para importar a nota através da chave utilizando o leitor de código de barras clique em Consulta Nfe e informe a chave.

3.10.3. Lançamentos de saída

A tela de lançamento de saída possui três tipos de lançamento que podem ser registrados (Modelo 1, Venda consumidor e Cupom fiscal) confira abaixo as informações importantes sobre cada uma delas:

Notas fiscais / modelo 1

- Para liberação deste tipo de lançamento, acesse o menu Utilitários / parâmetros da empresa e confira o quadro saída.

- Para lançamento de notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Numero da nota, espécie, serie, modelo, data d a saída, data de emissão da nota, cliente, estado do cliente, Cfop, valor contábil e os valores de impostos ou outras.

- Para liberação dos campos de ICMS e IPI acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira os campos do quadro Saída.


- Em caso de notas com dois cfops diferentes é recomenda a realização de dois lançamentos de saída, sendo um para cada cfop e contendo apenas os valores de cada um.

- Para liberação da aba produtos nos lançamentos de saída, acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo produto no quadro Lançamentos de saída

- A importação de notas de saída pelo XML cadastra automaticamente os produtos no sistema e preenche estes produtos nas notas de entradas com todas as informações contidas no XML.

- O preenchimento do campos de CST e Alíquota de PIS e COFINS é obrigatório para entrega do arquivo, porem para as notas de saída estas informações são utilizadas do cadastro do produto, porem somente isso não basta, os valores de PIS e COFINS precisam ser corretos, para realizar o calculo ou preencher a alíquota acesse o menu Utilitários / recalculo do PIS COFINS.

26

- Para liberação da aba detalhamento acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo detalhamento no quadro lançamentos de saída.

- A importação de XML possibilita o preenchimento automático das duplicatas na nota de saída, porem o preenchimento destas informações também pode ser manual, lembrando que o sistema não realiza o controle financeiro de contas a pagar e receber.

- O preenchimento do campo chave nfe é automático quando a nota é importada, porem para lançamentos manuais é obrigatório o preenchimento deste campo, pois pode acarretar problemas na entrega do SPED.

Venda consumidor


- Para lançamento de notas de venda consumidor é recomendado o preenchimento dos campos Numero inicial e final da nota, data de emissão, espécie, serie, modelo, cliente, estado do cliente, Cfop, valor contábil e os valores de impostos ou outras.


- Para liberação da aba produtos nos lançamentos de saída, acesse o menu utilitários / parâmetros e confira o campo produto no quadro Lançamentos de saída

- O preenchimento do campos de CST e Alíquota de PIS e COFINS é obrigatório para entrega do arquivo, porem para as notas de saída estas informações são utilizadas do cadastro do produto, porem somente isso não basta, os valores de PIS e COFINS precisam ser corretos, para realizar o calculo ou preencher a alíquota acesse o menu Utilitários / recalculo do PIS COFINS.

Cupom Fiscal


- Para lançamento de cupom fiscal é recomendado o preenchimento dos campos Numero da maquina, Nº de serie, Modelo da maquina, Numero do mapa, Data do cupom, Contador da redução Z, Contador do reinicio de operação, Estado, primeiro cupom emitido no dia, ultimo cupom emitido no dia, série, espécie, serie, modelo, Cfop, GT inicio do dia, GT final do dia, cancelamentos, descontos, valor contábil e os valores de impostos ou outras.

- Para liberação dos campos de ICMS e IPI acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira os campos do quadro Saída.

27


- Em caso de cupons com cfops de Substituição é recomenda o preenchimento do valor da substituição e a frente o cfop da subst.

- O registro de cupom fiscal possui dois tipos de registro de produtos que podem ser preenchidos, o primeiro e mais simples o chamado registro 60R que é a soma do que foi vendido no mês por produto, o segundo é o chamado 60I que já compreende os itens vendidos por dia. Para geração do sintegra apenas o 60R já é o suficiente, porem para entrega do sped PIS COFINS é obrigatório o preenchimento dos itens por cupom.

3.10.3. Prestação de serviço

A tela de prestação serviço pode ser utilizada para lançamentos de serviços prestados e também para lançamentos dos serviços recebidos, confira abaixo as informações importantes para cada um deles:

Lançamento de prestação de serviço

- Este lançamento deve ser realizado diretamente na tela principal.


- Para lançamento das notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Cliente, Numero da nota, espécie, serie, data da prestação, data de emissão da nota, total da nota, valor contábil e os valores de impostos ou outras.

- Para lançamento de retenção, marque o campo desejado para que o valor seja apresentado. Verifique o preenchimento das alíquotas de retenção no menu utilitários / parâmetros da empresa.

- Para entrega do SPED é obrigatório o preenchimento dos serviços prestados contendo a CST e os valores de PIS e COFINS.

Lançamentos de ISS recebidas

- Para realização destes lançamentos, acesse o menu lançamentos / Prestação de serviços e clique em ISS Recebidas.

28


- Para lançamento das notas fiscais é recomendado o preenchimento dos campos Cliente, Numero da nota, espécie, serie, data da prestação, data de emissão da nota, total da nota, valor contábil e os valores de impostos ou outras.

- Para lançamento de retenção, marque o campo desejado para que o valor seja apresentado. Verifique o preenchimento das alíquotas de retenção no menu utilitários / parâmetros da empresa.

- Para entrega do SPED é obrigatório o preenchimento dos serviços recebidos contendo a CST e os valores de PIS e COFINS.

3.10.4. Bens / CIAP

O cadastro de bens é o cadastro utilizado para apuração do crédito CIAP sobre a apuração de ICMS. Confira abaixo algumas informações importantes sobre este preenchimento:

- Para cadastro de um novo bem é necessário o preenchimento dos campos: Código, nome, modelo, Nº serie do bem, numero do lançamento de compra de bem, data da nota, código do fornecedor, numero da nota de compra, espécie e serie da nota e valor do crédito a ser considerado.

- Para baixa do crédito do bem, informe os dados do quadro baixa.

- Os valores de crédito são considerados através dos lançamentos realizados com relação ao valor de ICMS, em caso de problemas confira os valores de ICMS.

3.10.5. Inventario

Os lançamentos de inventários podem ser realizados manualmente pelo menu Inventario ou podem ser gerados automaticamente através do menu Geração de inventario, porem para que essa geração seja realizada é necessário que os lançamentos de entrada e venda contenha as informações de produtos.

3.11. Tributos

Os impostos apurados por este menu utilizam como base os dados dos lançamentos de entrada, saída e prestação de serviço, porem dependem das configurações de CFOP e dos parâmetros.

No caso de imposto apurado diretamente pelo menu TRIBUTOS / DARF o sistema também utiliza as informações do cadastro de Formula e tributo.

29

3.12. Arquivos magnéticos

3.12.1. ISS

A geração do ISS é utilizada para algumas cidades e utiliza as informações registradas nos lançamentos de prestação de serviço.

Para Londrina o campo Tipo de Nota fiscal nos parâmetros da empresa precisam ser preenchidos corretamente conforme o registro realizado na prefeitura.

3.12.2. Sintegra

A geração do sintegra também utiliza como base os lançamentos de entrada e saída.

3.12.3. Sped Fiscal

A geração do Sped fiscal de ICMS e IPI esta disponível no menu UTILITARIOS do módulo empresa.

Para geração correta é necessário que os lançamentos de entrada e saída sejam realizadas corretamente.

Mais informações sobre a geração acesse o menu AJUDA / ROTEIROS e confira o roteiro de geração do sped fiscal.

3.12.4. Sped PIS COFINS

A geração do Sped PIS COFINS também esta disponível no menu UTILITARIOS do módulo empresa.

Para geração correta é necessário que os lançamentos de entrada, saída e prestação de serviços sejam realizadas corretamente.

Mais informações sobre a geração acesse o menu AJUDA / ROTEIROS e confira o roteiro de geração do sped fiscal.

3.13. Importação de dados

30

O módulo fiscal possui alguns importadores que possibilitam o lançamento automático, confira abaixo quais são esses métodos de importação e as instruções de uso de cada um

3.13.1. Importação do arquivo magnético Sintegra

A importação de arquivo txt sintegra pode ser a solução para o cadastro automático de produtos e lançamentos das notas de entrada, saída e cupons fiscais, porem não é recomendada para empresas que geram o sped, pois não contem todas as informações necessárias.

O layout sintegra é padrão nacional, não contendo alterações de um sistema para outro.

Confira abaixo como realizar esta importação:

- Acesse o menu Arquivos Magnéticos / Importar informações.

- Localize o arquivo txt do sintegra no computador

- No campo desfazer importação anterior informe como SIM se já tenha realizado esta importação antes e não deseje duplicar os dados.

- No campo Checar diferença nos valores informe SIM

- Clique em verificar arquivo, confira os dados e confirme a importação.

* Este arquivo sintegra não cadastra automaticamente os clientes e fornecedores.

3.13.2. Importação do arquivo txt layout Londrisoft

A importação do arquivo layout londrisoft é a mais recomendada para quem precisa gerar o sped. Caso o cliente do escritório utilize o sistema Gestor Londrisoft este arquivo é gerado pelo Menu Utilitários / Integração fiscal no modulo empresa.

Em caso de outros sistemas é necessário repassar o layout para o programador responsável para que seja liberada a geração.

O layout esta disponível no menu arquivos magnéticos / importar informações no fiscal

Confira abaixo como realizar esta importação:

- Acesse o menu Arquivos Magnéticos / Importar informações.

- Localize o arquivo txt no computador

- No campo desfazer importação anterior informe como SIM se já tenha realizado esta importação antes e não deseje duplicar os dados.

- No campo Checar diferença nos valores informe SIM

31

- Clique em verificar arquivo, confira os dados e confirme a importação.

* Este arquivo londrisoft desde que configurado corretamente cadastra os clientes, fornecedores e produtos automaticamente na importação;

3.13.3. Importação do XML

O XML é o arquivo magnético da Nota fiscal eletrônica. Este arquivo é gerado automaticamente pelo sistema de emissão de NFE, pois é por ele que a receita realiza a aprovação e emissão das notas.

A importação deste arquivo é unitária, ou seja, é a um arquivo por nota.

Normalmente todos os arquivos gerados pelo sistema de emissão ficam registrados dentro de uma pasta do computador, sendo assim, entre em contato com seu cliente e solicite que encaminhe estes arquivos para importação.

Confira abaixo como realizar esta importação

- Acesse o menu Arquivos Magnéticos / Importar XML da NFE

- Localize a pasta onde estão salvos os XML. (A pasta não pode estar compactada (EX: rar,zip))

- Clique em Localizar arquivo.

- Clique em Filtrar aprovadas para que o sistema identifique quais destes arquivos representam as notas aprovadas. Caso não seja apresentada nenhuma nota na lista, entre em contato com o cliente e solicite os arquivos com protocolo de aprovação.

- Clique em Filtrar entrada ou Saídas conforme a importação a ser realizada. Só pode ser importado um tipo de nota de cada vez.

- Marque as notas que deseja importar.

- Informe o tipo de lançamento

- Clique em Confirma para iniciar a importação

Informações importantes sobre a importação de XML

- A importação de XML de entrada não cadastra automaticamente os produtos, porem preenche cada um deles nos lançamentos de entrada. Já a importação das notas de saída realiza estes cadastros.

- O cadastro de clientes e fornecedores são realizados automaticamente com a importação do XML.

- O preenchimento correto do CFOp, códigos contábeis e CST devem ser configurados através do botão CONFIGURAÇÕES na tela de importação.

3.13.4. Consulta de NFE pela chave

32

A importação de notas fiscais de entrada e saída através da consulta de Chave da nfe pode ser realizada pelo sistema, através do botão Consulta NFe na tela de lançamentos.

O preenchimento da CHAVE neste campo de consulta pode ser realizado através de um leitor de código de barras.

Esta importação segue o mesmo padrão de preenchimento das notas importadas pelo XML.

Após a importação é recomenda a conferencia dos dados da nota.

3.14. Utilitários

3.14.1. Abertura e fechamento

A realização mensal de lançamentos depende da abertura dos meses, já a emissão da apuração de ICMS depende do fechamento do mês.

3.14.2. Exclusão em lote

Permite a exclusão de lançamentos por data ou por numero de lançamento, sem a necessidade de excluir manualmente lançamento por lançamento.

3.14.3. Trocar códigos de produtos

As notas de entradas importadas pelo XML e pelo leitor de código de barras não cadastram automaticamente os produtos no sistema, porem preenche esses produtos na tela de entrada, este preenchimento é realizado conforme um padrão estipulado pelo sistema.

Código do fornecedor cadastrado no sistema: 15 – LONDRISOFT

Código do produto na nota fiscal de compra: 2020

Código do produto a ser informado pelo sistema na importação: 15F.2020

Após a importação da nota este utilitário permite que este produto importado pelo sistema seja vinculado ao produto já cadastrado para venda, com isso, a próxima compra realizada deste produto com este fornecedor, o código já será alterado automaticamente na entrada.

3.14.4. Calculo do PIS e COFINS

33

Para as notas fiscais importadas através de arquivos XML ou pelo leitor o preenchimento dos valores de PIS e COFINS é automático, porem para preenchimento manual ou importação de outros arquivos é necessário o preenchimento manual das alíquotas e valores de PIS e COFINS produto por produto nas notas de entrada e saída.

Este utilitário permite o preenchimento automático dos valores nas notas.

- Acesse o menu Utilitários / Calculo do PIS COFINS

- Selecione Entrada ou saída

- Informe o período desejado para calculo

- Caso deseje informe o produto, para calcular de todos deixe em branco

- O calculo pode ser realizado diretamente pelo alíquota do produto, para isso informe SIM no campo. Para preenchimento manual da alíquota informe NÃO.

- No campo calcular informe Somente os não calculados. Caso já tenha realizado o calculo e deseje alterar a alíquota informe todos.

- Informe a alíquota de PIS e COFINS

- Confirme o calculo.

3.14.5. Trocar CST de PIS e COFINS na entrada

Este utilitários permite a troca de CST que foram preenchidas incorretamente e o preenchimento da CST para notas que não foram preenchidas.

- Acesse o menu UTILITARIOS / TROCAR CST NA ENTRADA

- Informe o período inicial e final

- Informe o fornecedor desejado. Para todas as notas deixe este campo em branco.

- Informe o produto desejado. Para todas as notas deixe em branco.

- Nos campos de CST informe a CST que esta preenchida atualmente e a frente informe a CST que será preenchida. Caso não tenha CST nas notas, deixe o campo DE como 00.

- Confirme a troca das CST e confira os lançamentos.

- Não é recomendado o preenchimento destes itens manualmente, pois o sistema Office possibilita a importação do arquivo txt do sintegra que já apresenta esses registros. Entre em contato com o cliente e solicite o arquivo sintegra, este arquivo pode ser gerado pelo sistema de gerenciamento comercial instalado na empresa ou até mesmo por um software próprio da impressora fiscal.

34

- O sistema de gerenciamento comercial Gestor londrisoft gera um outro tipo de arquivo também em txt que apresenta esses dados porem com mais detalhes para entrega do SPED, é o arquivo de integração fiscal.

- A importação de XML possibilita o preenchimento automático das duplicatas na nota de saída, porem o preenchimento destas informações também pode ser manual, lembrando que o sistema não realiza o controle financeiro de contas a pagar e receber.

3.15. Relatórios fiscais

Para emitir os relatórios de controle Fiscal (saída, entrada, apuração) é necessário fechar o mês que esta sendo utilizado, entre no menu UTILITARIOS / ABERTURA E FECHAMENTO, informe o mês e ano desejado, selecione a opção FECHAR e marque os lançamentos que foram utilizados. Confirmado o Fechamento, selecione o relatório desejado e confirme a impressão ou geração de arquivo (PDF, HTML e Outros).

35

4. Módulo Folha

4.1. Duplicação das informações da empresa modelo

Juntamente com a instalação da empresa modelo encaminhamos anexada a empresa modelo, que contem cadastros que podem ser utilizados nas empresas a serem cadastradas.

Veja abaixo como duplicar as informações da empresa modelo para as empresas.

- Dentro do módulo acesse o menu Utilitários / Duplicar informações.

- No primeiro campo informe o numero da empresa que serão copiadas as informações. (EX: 9999)

- Abaixo marque as empresas que receberão as informações

- Ao lado marque as opções a serem duplicadas.

- Posteriormente confirme a duplicação através do botão confirma.

4.2. Parâmetros da empresa

Confira abaixo os principais campos dos parâmetros da empresa e qual a função de cada um deles.

Índice para calculo de adiantamento: Cadastro do índice padrão a ser utilizado para calculo do Adiantamento. Porem ao realizar o calculo é possível informar o índice desejado.

Fração de férias: Permite a padronização do índice a ser utilizado para calculo do Terço constitucional de férias, recomendamos o preenchimento deste campo com o numero 3.

Dia fechamento Ponto: Permite informar o dia de fechamento do ponto, facilitando assim o controle do apontamento de cartão.

Utiliza arredondamento: Permite o arredondamento automático do valor total da folha, apresentando um evento de desconto ou provento. Recomendado para quem utiliza remessa bancaria.

Utiliza tomador de serviço: É o campo que libera ou bloqueia o preenchimento dos campos de unidade e setor dentro do cadastro de salários dos funcionários.

Totaliza evento no holerite (Tomador de serviço): Após utilizar unidades e setores o sistema emite no contra cheque os eventos por tomadores, este campo questiona se esses tomadores serão totalizados na impressão deste holerite.

36

Imprime total de PIS no resumo: Internamente em todos os cálculos realizados o sistema calcula o PIS, porem a impressão deste total no resumo da folha depende do preenchimento deste campo.

Informando como SIM o sistema emite o total do final do resumo.

Abrir pesquisa de funcionário de inicio: Ao acessar a tela de cadastro de funcionários a tela padrão é a de cadastro, porem informando SIM neste campo é possível abrir diretamente a tela de pesquisa.

Imprime 2 vias de holerite p/ pro-labore: Permite o controle de vias a serem impressas para pro-labore.

Holerites c/ período de referencia: Controla a impressão ou não do campo de Inf. Do período de referencia no holerite.

Projetar calculo de 13º ate Novembro/proporcional: Ao realizar o calculo de 13º da primeira parcela ete campo determina se o calculo deve ou não utilizar o mês de novembro como base para calculo dos meses proporcionais. Caso preenchido como NÃO o calculo Será realizado com um dia a menos.

CONFIGURAÇÔES PARA RAIS: Campos que determinam as configurações a serem realizadas para geração do arquivo RAIS. Mais informações sobre a geração da RAIS, acesse o modulo Folha,

clique em AJUDA / ROTEIROS e siga as instruções do Roteiro de geração da RAIS.

CONFIGURAÇÕES PARA A DIRF: Campos que determinam a geração da DIRF, recomendado que todas as empresas sejam preenchidas como SIM, para que ao menos a geração de manutenção seja realizada e a emissão do informe de rendimento seja realizado.

CONFIGURAÇÕES PARA A SEFIP: Campos para controle da geração do arquivo SEFIP, recomendado o preenchimento dos campos Empresa optante pelo simples e Categoria da empresa, pois a correta geração do arquivo depende destes campos.

INFORMAÇÕES PARA REMESSA BANCARIA: Hoje o sistema Office possibilita a geração do arquivo de remessa bancaria para vários bancos, facilitando assim o pagamento mensal dos funcionários, porem para que essa remessa seja realizada é necessário a configuração dos dados do banco. Para

preenchimento destes campos recomendamos que entre em contato com o gerente responsável pela conta.

Para saber quais são os bancos atendidos pelo Office, acesse o menu arquivos magnéticos / Remessa bancaria e confira.

CONFIGURAÇÕES PARA GPS: Tela gerencial de informações correspondentes a emissão da GPS, informações que podem ser impressas nas G.P.S como o código de Recolhimento ou influenciar diretamente na geração da SEFIP como por exemplo o campo Associação ao Salário Maternidade

e Código de FPAS.

% para emissão da GPS: A emissão da GPS utiliza como base valores calculados na folha de pagamento da data desejada, porem contem outras informações fora do calculo. Essa tela de configuração corresponde a percentuais que são adicionados ao Valor Total da GPS, como percentual

37

da empresa, terceiros. Caso tenha problemas com relação ao calculo da GPS recomendamos a conferencia destes campos

Informações para contabilização da GPS: A contabilização da GPS é controlada de forma diferente das demais informações, sendo essa a tela responsável por toda a configuração.

Preencha normalmente as contas DEVEDORA e CREDORA e o Histórico padrão para transferência.

Dentro da própria geração de Contabilização do sistema, as informações de G.P.S são adicionadas e transferidas.

Configurações para o CAGED: Quadro destinado a configuração de geração do arquivo de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.

Ao acessar a tela de geração, o sistema rastreia os Parâmetros de todas as empresas, identificando quais geram o CAGED, isso permite que essas empresas já sejam automaticamente marcadas para geração.

Não é possível gerar o arquivo sem que o campo de geração esteja como SIM.Os demais campos correspondem a configuração padrão de Tipo de geração e mudança de

Endereço que gera um arquivo de forma diferente.

Aba Integrações contábeis: Permite a contabilização de outros valores que não apurados diretamente do calculo de folha e rescisão como Multa de FGTS (10% e 40%).

4.3. Cadastros Diversos

Os cadastros realizados no menu CADASTRO / DIVERSOS utilizam uma única tabela para todas as empresas, ou seja, o cadastro ou alteração realizada em uma empresa terá efeito direto nas demais empresas.

Os principais cadastros desta tela são a Tabela de parâmetros e a configuração de eventos, pois interferem diretamente nos cálculos realizados, as demais opções representam cadastros que podem ser editados para todas as empresas ao mesmo tempo, como CBOS, categorias e outras opções utilizadas no cadastro de funcionários.

4.3.1. Tabela de parâmetros

A tabela de parâmetros é o cadastro dos valores e alíquotas para calculo do IRRF, INSS, Salário família e DSR.

Esta tabela é controlada mês a mês, pois as mudanças realizadas pelos órgão de governo ocorrem de um mês para outro. Neste caso antes de realizar um calculo é necessário duplicar a tabela de parâmetros.

Os valores desta tabela não são atualizados automaticamente quando a lei é alterada, sendo assim, é recomendado uma analise mensal a fim de identificar se os valores estão corretos e dentro da lei.

38

4.3.2. Configuração de Eventos

Tela para configuração dos códigos a serem calculados automaticamente na Folha de pagamento, Rescisão e Férias.

Ao instalar o sistema, já à no banco de dados da empresa modelo os códigos de operação, sendo assim, há também uma configuração completa dessa tabela.

Vale lembrar que esta tabela de configurações é única para todas as empresas, ou seja, qualquer alteração realizada em uma empresa será valida para as demais.

4.4. Departamentos e Sub-departamentos

Os departamentos e sub-departamentos são utilizados principalmente para cadastro dos funcionários, aonde é possível vincular cada funcionário a ser departamento, facilitando posteriormente a impressão de relatórios.

O cadastro de departamento pode ser utilizado também para geração da Contabilização, sendo possível, informar a conta por departamento. Mais informações acesse a opção roteiros no menu Ajuda e confira as intruções para contabilização.

4.5. Sindicatos

Cadastro dos sindicatos que representam os funcionários, permitindo uma vinculação ao cadastro de cada funcionário e o desconto automático de valores referente a mensalidades, contribuições e outros.

Campos importantes no cadastro do sindicato:Mensalidade: Informe o percentual a se descontado mensalmente de cada funcionário associado

ao sindicato.Meses para calculo de média: Determina a quantidade de meses utilizados para calculo de média

na rescisão, férias e 13º. É recomendado o preenchimento deste campo com 12 meses.Código Sindical: Informe o código sindical a ser impresso no campo 31 da rescisão.Calcula férias proporcionais para funcionários com menos de 1 ano de trabalho: Este campo

determina como será realizado o calculo de férias proporcionais na rescisão. Atualmente o pagamento de férias deve ser realizado para todos os funcionários, independente do sindicato.

Reversão nos meses: Campos numéricos para cada um dos meses, informe as porcentagens de reversão nos meses desejados para os Associados e Não Associados

39

Reajustes salariais: Para efetuar esse reajuste, informe a data desejada, o percentual a ser aplicado e caso deseje adicione um complemento e observação adicional. Clique no botão Salvar para confirmar o reajuste.

Operações fixas: Tela para controle dos códigos que irão sofrer o R eajuste sindical informado.

4.6. Códigos de operação

Cadastros dos eventos a serem utilizados para calculo da folha. È recomendada a utilização dos cadastros da empresa modelo, porem posteriormente o cadastro pode ser alterado.

Este cadastro é uma tabela para cada empresa.

Campos importantes:

Operação a realizar: Opção para informar se o código é desconto, provento ou não. A seleção como Não faz com que o código seja calculado porem não afete o valor liquido, é o caso do FGTS.

Ocorrência: Opção para selecionar se o evento é Mensal ou Fixo. No momento de realizar o calculo o sistema questiona se utiliza os eventos fixos de calculo antigo, informando como sim e a data de calculo o sistema vai utilizar os eventos que estão cadastrados como SIM.

Correção: Permite informar se o evento deve sofrer correção em caso de reajuste salarial. Se informado como Não, ao realizar o reajuste o valor permanece o mesmo.

Calcula média: Campo de seleção para informar se o código de operação cadastrado poderá calcular Media dentro dos cálculos de férias, 13º e Rescisão.

Processa média por: Campo de seleção para informar qual será o calculo de media realizado pelo código de operação cadastrado (Calculo ou valor).

Compõe salário fixo: Campo de seleção para informar se o código cadastrado será correspondente ao salário Fixo, influenciando diretamente nos cálculos.

Propriedades de Influencia: Campos de seleção para informar quais serão as influencias de cada código cadastrado com relação a IRRF, INSS, FGTS, Salário Família, Desconto Sindical, RAIS e PIS.

Integração contabil: Campo para informar o código Contábil a ser utilizado para integração contabil e a natureza da operação dentro da integração.

Integração Homolognet: Campo para seleção do evento de homolognet vinculado ao evento. A homolognet possui um controle próprio de eventos que deve ser vinculado com os eventos cadastrados em cada empresa.

40

Rubrica nova rescisão: Campo para seleção do código de rubrica a ser impressa na rescisão. O modelo novo de rescisão utilizado desde 2011 obriga o preenchimento destas rubricas, pois como a homolognet esta nova rescisão possui eventos próprios para rescisão, facilitando a interpretação de quem vai analisar a rescisão (EX: Sindicato, CINE, CEF)

4.6.1. FormulasTela para cadastro de formula para calculo de Folha.

Alguns códigos devem conter um formula para que possa ser calculado automaticamente o valor desejado, sendo assim, é necessário o cadastro dessa formula ou a duplicação de uma formula já cadastrada anteriormente.

Formula para calculo: Campo para informar a formula para o valor.

Formula para quantidade: Campo alfanumérico para informar a formula para quantidade;

Base de calculo para formula: Os campos dessa opção devem conter os códigos que iram fazer parte da base de calculo da formula.

Exemplos de formulas:

Vale transporte: iif(not empty(nvlrbase),(nvlrbase* 0.06),0

Hora extra 50%: iif(not empty(nvlrbase),(((nvlrbase / funciona.hormes) * quant) * 1.5),0)

DSR: iif(not empty(nvlrbase),((nvlrbase /tabela.diasuteis)*tabela.diasdescan),0)

Não recomendamos o cadastro manual de formulas, pois é possível realizar a copia de formula de outro evento, veja abaixo:

- Cadastre o novo evento que vai conter a formula.

- Clique em Formulas

- Clique em Copiar formula de outro evento

- Informe o código do evento que já contem a formula desejada.

- Confira a formula do evento e confirme.

- Caso deseje, altere o percentual da formula.

- Adicione os eventos que serão base de calculo para formula.

- Salve o cadastro.

4.7. Centro de Custos (Unidades e setores)

Telas para cadastros e/ou manutenção dos tomadores de serviços, para controle de pagamentos da folha de pagamento.

Este cadastro deve ser utilizado para empresas prestadoras de mão de Obra (Construtoras)

41

Obs: Para Utilização do Tomador nos calculos, acesse os Parâmetros da Empresa e no campo Utiliza tomador de Serviço informe como SIM.

Para mais informações sobre como utilizar os tomadores, acesse o menu AJUDA / ROTEIROS e clique sobre o roteiro para calculo com tomadores.

4.8. Funcionários

Tela para cadastro e manutenção dos funcionários, confira abaixo os principais campos deste cadastro e as informações importantes para realização correta dos cálculos.

4.8.1 Aba Funcionários: Contem os campos básicos para o cadastro de um funcionários (Nome, endereço, datas) e as informações importantes para geração dos arquivos magnéticos de CAGED e RAIS (Nacionalidade, raça/cor, indicador de deficiência) que são campos obrigatórios.

4.8.2. Aba Documentos: Contem os campos para preenchimento das numerações de documentos (CPF, PIS, CTPS, CNH)

4.8.3. Aba informações obrigatórias: Contem os campos importantes para calculo da folha de pagamento e outros cálculos. Confira abaixo os principais e suas funções:

Data de admissão: Controla a data inicial de calculo da folha.

Situação: O campo Situação permite o controle interno dos funcionários cadastrados na empresa, informando se o mesmo esta Trabalhando, Auxílio Doença, Acidente de Trabalho, Auxílio Maternidade, Serviço Militar, Licença não remunerada, Licença Enfermidade, Demitido, Aposentado, Falecido e Transferido.

Divide pelo mês: Campo de seleção para informar qual a divisão a ser realizada no calculo do funcionário, podendo optar por (Mês Referente: Sempre a quantidade de dias referente ao mês; Mês Comercial: Divisão realizada por 30 dias em todos os meses)

Tipo de pagamento: Campo de seleção do Tipo de Pagamento do funcionário, com as seguintes opções: Mensalista, Quinzenal, Semanal, Diário, Horário, Tarefa / Doméstica, Outros (comissionado), Pró-Labore, Autônomo e Menor Aprendiz.

Cont. Sindical: O campo Cont. Sindical, se refere a situação do funcionário em relação à contribuição sindical, A Contribuir, Já Contribuiu ou Não Contribui.

F.G.T.S: O campo FGTS, se refere à situação do funcionário em relação ao FGTS, se é Optante ou Não Optante. Ao informar como não optante o calculo de folha não ira apresentar o valor de FGTS.

Salário contratual: Campo numérico para preenchimento do salário contratual do funcionário cadastrado.

42

Horas mensais: Campo numérico para ser informado a quantidade de horas que o funcionário trabalha no mês. Utilizado para calculo do DSR.

Horas semanais: Campo numérico para ser informado a quantidade de horas semanais que o funcionário trabalha no mês.

CBOS: Campo para seleção da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) do funcionário cadastrado

Categoria: Campo para seleção da categoria para o funcionário cadastrado.

Ocorrência: Campo para seleção da Ocorrência referente ao funcionário cadastrado. Caso o funcionário possua outros vínculos e seu calculo não deve ser descontado o INSS, selecione a opção 5 neste campo e posteriormente informe o vinculo e seu valor no menu Cálculos / Retenção vários vínculos

Tipo de contrato: Campo para seleção do tipo de contrato do funcionário. Informação a ser impresso no campo 21 do termo de rescisão

Causa de demissão: Campo para seleção da causa da demissão do funcionário cadastrado, (quando demitido).

C.A.D Inicial: Campo de seleção para o controle do tipo de admissão do funcionário, podendo selecionar as opções: Admissão 1º Emprego, Admissão com emprego anterior, Admissão de empregado por prazo determinado, reintegração e transferência de Entrada.

C.A.D. Final: Campo de seleção para o controle do tipo de demissão do funcionário, caso não saiba o código para o tipo de demissão, clique no botão pesquisa e selecione a opção desejada.

Vinculo da RAIS: Campo de seleção para o controle do vinculo da rais do funionário cadastradoTipo de Admissão / Transferência: Campo de seleção para o controle do tipo de admissão ou transferência do funcionário cadastrado.

Participa do PAT: Campo para informar se o funcionário participa ou não do Programa de Alimentação do Trabalhador.

4.8.4. Aba Informações ComplementaresEsta aba possui também campos importantes para realização dos calculos. Confira.

Demissão: Campo numérico para controle da data de demissão do funcionário cadastrado, preenchido automaticamente após o cálculo de Rescisão.

Data do exame: Campo numérico para controle da data de exame admicional do funcionário cadastrado.

Data da transferência: Campo numérico para informar a data de entrada, caso o funcionário cadastro esteja sendo transferido de uma outra empresa.

Ultimas férias: Campo numérico para controle da data de últimas férias do funcionário cadastrado, no caso de um novo cadastro preencha com a mesma data de Admissão, após novos

43

cálculos de Ferias este campo será automaticamente preenchido. Ao calcular uma rescisão e verificar que os dados de férias proporcionais estão incorretos verifique o preenchimento deste campo.

Dias Gozados: Campo numérico que será informado automaticamente a quantidade de dias gozados que o funcionário teve em sua última férias. Este campo também afeta diretamente a quantidade de meses pagos em férias proporcionais na rescisão, pois quando preenchido com menos que trinta o sistema o reconhece os dias restantes como saldo para férias.

Opção pelo FGTS: Campo numérico para informar a data de opção pelo FGTS do funcionário cadastrado.

Contrato de experiência: Campo numérico para controle da quantidade de dias que o funcionário cadastrado estará em período de experiência.

Prorrogação do contrato de experiência: Campo numérico para controle da quantidade de dias que o funcionário cadastrado terá de prorrogação do contrato de experiência.

Função: Campo Alfanumérico para controle da função do funcionário cadastrado.

Departamento: Campo para ser informado o departamento em que o funcionário cadastrado esta alocado na empresa.

Sub-departamento: Campo alfanumérico para ser informado o sub-departamento em que o funcionário cadastrado esta alocado na empresa.

Assoc. Sindicato: Campo de seleção para ser informado se o funcionário cadastrado é associado ao sindicato, ou não, no caso se ele contribuí ou não com a mensalidade do sindicato. Em caso de funcionário filiado que não paga mensalidade informar como NÃO.

Sindicato: Campo alfanumérico para ser informado o sindicato no qual o funcionário cadastrado é filiado. Mesmo que o funcionário não seja associado é recomendado o preenchimento deste campo.

Entrada / Intervalo de / Saída / Repouso: Campos para preenchimento dos horários de entrada e saída. Não tem ligação direta com o módulo Apontamento de cartão.

Nº do Relógio ponto: Campo numérico para preenchimento do numero de relógio ponto utilizado. Ex: 1

Vale transporte: Campo para seleção da opção ao desconto de Vale transporte. Importante para cálculos.

Indicador de alvará: Campo para seleção do alvará de permissão de trabalho.

4.8.5. Aba Outros dadosCadastro de informações importantes para controle do cadastro, emissão de relatórios e geração da remessa bancaria.

44

Pai: Campo alfanumérico destinado ao preenchimento completo do nome do PAI.

Mãe: Campo alfanumérico destinado ao preenchimento completo do nome do PAI.

Nacionalidades: Destinado a seleção de nacionalidade do pai/mãe cadastrado anteriormente.

Cônjuge: Nome do(a) esposo(a) do funcionário a ser cadastrado.

Brasileira (o): Corresponde a situação legal do cônjuge com relação a nacionalidade.

Banco / Agencia / Conta: Campo para seleção e preenchimento das informações bancarias para geração da remessa.

Cesta básica: Campo para o preenchimento da opção de cesta básica, utilizado para posterior controle interno.

Recolheu FGTS na rescisão: Campo preenchido automaticamente na rescisão, tendo como utilidade o controle posterior da Sefip e GRRF.

Processa vale adiantamento: Campo para liberação ou não do calculo de vale para o funcionário.

Índice para calculo do adiantamento: Campo para preenchimento do índice de adiantamento a ser aplicado no calculo do Vale. Ao preencher este campo o sistema ignora a informação preenchida no calculo e utiliza esta do cadastro.

4.8.6. Botão DependentesCadastro dos dependentes para calculo do salário família e para dedução do valor de IR

Para iniciar o cadastro, selecione o Funcionário desejado, clique sobre o botão Dependentes na tela de cadastro e preencha as informações conforme o dependente a ser cadastrado.

Campos importantes:

Data de nascimento: A data de nascimento é importante para que os cálculos de Salário família possam ser realizados corretamente. Caso tenha problemas com o calculo, confira o preenchimento deste campo.

Baixa: Campo que só deve ser preenchido com a baixa do dependente.

Salário família: Para que seja apurado salário família sobre o dependente a primeira analise é realizada sobre esse campo, sendo assim, em caso de calculo de salário família selecione a opção SIM.

Imposto de renda: A dedução do Imposto de Renda é realizada a partir dos dependentes que tem influência sobre esse calculo isso é determinado por esse campo.

45

4.8.7. Botão SaláriosTela destinada ao preenchimento do salário base a ser calculado mensalmente nas folhas e

demais cálculos realizados, sem informar esse salário mensalmente, não ha possibilidade de realizar nenhum tipo de calculo.

Recomendamos que informe dentro dessa tela, apenas códigos que são considerados fixos, ou seja, códigos que serão calculados todos os meses e sem variação de valores.

Esse controle é realizado mensalmente, sendo assim, ha possibilidade de duplicação entre os meses, porem é necessário informar em um mês para poder duplicar para os demais.

Para cadastrar o salário mensal, clique no botão salários e informe os campos conforme a explicação abaixo:

Obs: Para Utilização do Tomador nos cálculos, acesse os Parâmetros da Empresa e no campo Utiliza tomador de Serviço informe como SIM.

4.8.8. Botão HistóricosA tela de lançamento de Históricos é destinada ao preenchimento de movimentações de

afastamento, reajustes, Férias, desligamento, entre outros.

Cada histórico nessa tela lançado tem sua função dentro do sistema, em alguns casos com na rescisão esse movimento será realizado automaticamente, já em outros como o Auxílio Doença, o cadastro deverá ser realizado manualmente, para isso, basta acessar a tela e informar cada campo conforme a explicação abaixo.

O preenchimento da data de retorno deve ocorrer somente após o retorno.

Para saber como cadastrar afastamentos como Auxilio doença, acidente de trabalho e auxilio maternidade clique no menu AJUDA / ROTEIROS.

4.8.9. Botão AtestadosTela para registro de atestados com relação a falta, permitindo apenas o registro, não sendo

abonado diretamente na folha os dias registrados nela.

Para realizar o registro de um atestado, informe a data de registro, selecione a opção do tipo de abono a ser realizado, informe motivo da falta no campo observações, posteriormente clique em SALVAR para confirma r registro desse atestado.

4.8.10. Botão advertênciaTela para registro e emissão de advertências, acesse essa tela, preencha a data do fato e a

ocorrência relacionada, caso tenha alguma observações, informe diretamente no campo correspondente a ela, preenchendo os campos, clique sobre o botão Salvar para registrar o movimento.

Para imprimir o registro, selecione o movimento salvo e clique sobre a impressora.

4.8.11. Botão PPP

46

Tela para registro de informações ligadas ao Perfil profissiografico Previdenciario do funcionário, possibilitando o registro de informações como exposição de fatores de risco, exames médicos,entre outros.

4.8.12. Botão CATTela para registro e impressão da CAT (Comunicação Acidente de Trabalho).Para registrar a CAT, acesse essa janela, clique sobre o botão NOVO e preencha os campos

conforme o registro de acidente realizado. Todos os campos são importantes, pois posteriormente serão utilizados na impressão da CAT para registro na previdência Social.

A impressão só poderá ser realizada após todos os campos serem preenchidos e o registro estiver devidamente salvo, para isso, selecione a CAT a ser impressa e clique na impressora na barra de botões.

4.8.13.Botão ImpressõesTela de atalho para relatórios utilizados no registro do funcionário.

4.8.14. Botão Vale transporte

A janela de configuração do Vale transporte é disponibilizada exclusivamente para o gerenciamento das linhas a serem utilizadas pelo funcionário. Essas linhas devem ser cadastradas anteriormente pelo menu Cadastro / Diversos / Linhas para Vale Transporte, depois dentro dessa tela de configurações elas devem ser selecionadas, para que possa ser preenchido a quantidade de passes a ser utilizada diariamente.

4.8.15. Botão ObservaçõesTela destinada ao registro e impressão de observações importantes para o funcionário em

questão.

Cadastre o Tipo de Observação pelo botão de atalho e posterior efetue o registro dessa observação.

4.8.16. Botão QualificaçõesTela para o registro das qualificações profissionais realizadas pelo funcionário.

Utilizando o Botão CURSOS no rodapé da pagina cadastre os cursos a serem realizado pelo funcionários, pois em qualquer registro acessado esses cursos estarão a disposição.

Após cadastrar os cursos, retorne a essa tela e registre a qualificação preenchendo a data, o curso e caso deseje uma observação detalhando essa qualificação.

4.9. Calculo do Vale (Adiantamento Salarial)

Tela para cálculo do Adiantamento salarial, siga as instruções abaixo para efetuar corretamente o cálculo.

47

Todo cálculo de adiantamento depende de uma base de calculo que é composta pela Composição, sendo assim, antes de calcular, clique nesse botão e repasse da primeira para a segunda janela apenas aqueles códigos que serão bases para cálculo do Adiantamento. (Ex: Salário base)

Após confirmar as bases é necessário verificar o salário, clique nesse botão e verifique se para o mês desejado ha o devido salário informado com código, quantidade e valor.

Confirmadas todas as configurações, clique no botão CALCULAR TODOS, informe o mês/ano e a porcentagem a ser aplicada e confirme o calculo.

4.10. Folha de pagamento

Para iniciar os cálculos de folha de pagamento é necessária uma configuração básica dos cadastros, abaixo listamos as configurações a serem realizadas para iniciar o calculo de Folha.

Tabela de Parâmetros: Acesse o menu CADASTRO / DIVERSOS / TABELA DE PARÂMETROS, atualize essa tabela para o mês desejado e verifique se todas as informações estão corretas conforme a legislação vigente.

Salários: Dentro da própria tela de cálculos, clique no botão SALÁRIO e verifique se para o mês desejado ha o devido salário informado com código, quantidade e valor.

Depois de confirmadas as configurações, informe a data de calculo e o funcionário desejado, em seguida clique no botão Calcular, selecione a opção desejada:

Calcular Todos: Calculo automático de todos os funcionários

Funcionário Selecionado: Calculo apenas do funcionário informado anteriormente.

Verifique as demais informações da tela e confirme o cálculo.

Novos cálculos

- Após concluir o calculo do mês, clique no botão FECHAR informe a data de calculo.

- Clique no botão Duplicar informações, selecione SALÁRIOS e TABELA DE PARÂMETROS.

- Informe os meses pedidos e confirme o inicio da duplicação.

- Confirmada a duplicação realize normalmente o calculo seguinte.

4.11. Décimo Terceiro salário

Para iniciar os cálculos é necessária uma configuração básica dos cadastros, abaixo listamos as configurações a serem realizadas para iniciar o calculo do décimo Terceiro.


48


Depois de confirmadas as configurações, informe a data de calculo e o funcionário desejado, em seguida clique no botão Calcular, selecione a opção desejada:

Calcular Todos: Calculo automático de todos os funcionários

Funcionário Selecionado: Calculo apenas do funcionário informado anteriormente.

Confirme as datas, selecione o tipo de cálculo (1º Parcela / 2º parcela), avence sobre os campos e confirme o calculo.

- Médias: O calculo de médias deve ser confirmado no momento de calcular o 13º, após calculada, clique no botão ao lado para confirmar os valores que fazem parte desse calculo.

- Atualizar Salários: Caso o salário seja duplicado de outro mês será solicitada a atualização, clique sobre esse botão e informe o mês de cálculo.

Mais informações sobre o calculo de décimo terceiro, acesse o menu Ajuda / Roteiros;

4.12. Férias

Assim como nos demais cálculos disponíveis no sistema, o calculo de Férias depende de uma configuração básica dos cadastros:



Depois de confirmadas as configurações, retorne a tela de calculo, informe a data de calculo, o funcionário, Período de Gozo e avance sobre os demais campos para preenchimento automático. Em seguida clique no botão Calcular e confirme o calculo.

Para calculo de férias com abono pecuniário, informe o período de gozo das férias (EX: 01/01 a 20/01) e no campo Tipo informe Abono pecuniário.

- Médias: O calculo de médias deve ser confirmado no momento de calcular as Férias, após calculada, clique no botão ao lado para confirmar os valores que fazem parte desse calculo

- Impressões de Aviso e Recibo de Férias: Para impressão do RECIBO e do AVISO DE FÉRIAS clique sobre o símbolo de impressora ao lado da tela, confirme as datas e a impressão desejada.

49

4.13. Rescisão

Tela para calculo e controle das rescisões. Para realizar o calculo, informe a data de calculo, o funcionário, Ação do Aviso Prévio, Tipo de Rescisão, Causa da Demissão, Código de Saque, código do homolognet, porcentagem de Pensão e o saldo de FGTS depositado.

Clique no botão CALCULAR e confirme o calculo.

Caso os valores de férias e 13º sejam calculados incorretamente recomendamos que revise o cadastro de funcionário e as demais configurações.

Para calculo de rescisão complementar acesse a tela de calculo, informe uma data diferente da data da rescisão, informe o funcionário, tipo de rescisão e no campo Tipo de rescisão informe como Complementar, confirme o calculo.

Recomendamos que confira os valores, pois serão necessários ajustes manuais.

4.14. Rescisão Parcial

A rescisão Parcial é utilizada apenas para calculo e emissão de relatórios, não contando nenhum registro dentro do cadastro do funcionário, registros que serão feitos somente após a Rescisão completa.

É recomendada quando o funcionário deixa de cumprir na empresa uma determinada função, devendo haver uma rescisão destes valores.

4.15. Vale Transporte

O controle de vale transporte corresponde a geração de passes para emissão de Recibo de Vale de Transporte.

Para gerar os passes dentro de cada mês, siga os passos abaixo:

- Cadastre as Linhas de Vale Transporte

- Vincule cada Funcionário a sua linha

- Dentro dessa tela de controle, clique sobre o botão GERAR, informe mês/ano e o funcionário desejado.

- Após a primeira geração, nos demais meses basta DUPLICAR as informações.

4.16. Retenção vários vínculos

50

Tela utilizada para lançamento de funcionários em Vários Vínculos, para que o INSS não seja descontado na folha de pagamento devido a já ter ultrapassado o limite em outras empresas. Siga os passos abaixo:

- Dentro do cadastro de Funcionários, na aba Informações Obrigatórias, no campo OCORRÊNCIA selecione o código 5.

- Retornando a tela de lançamento, informe o mês/ano, selecione o funcionário, informe o código de recebimento (Ex: 56- Autônomo) e o valor total já recebido nas outras empresas.

- Clique em SALVAR para registrar o lançamento.

Automaticamente os cálculos de Folha serão realizadas sem o calculo de INSS.

4.17. Retenção Obras

Tela para lançamento de Retenções de INSS por OBRAS / COOPERATIVAS. Veja abaixo como lançar essas retenções:

- Cadastre as UNIDADES e SETORES para a empresa.- Dentro dessa tela de lançamento, informe mês/ano, Unidade, setor, o valor de retenção a ser

apurado e o valor total da fatura.-clique em Salvar para registrar o lançamento.

Automaticamente na emissão da GPS e geração da SEFIP por tomadores essa valor será automaticamente descontado.

Obs.: Utilizando os tomadores é recomendado que os calculos também sejam vinculados a eles.

4.18. Lançamento Rápido de eventos e integrações

Tela destinada ao registro rápido de eventos e integração de eventos para calculo automático na Folha de pagamento.

LANÇAMENTO RÁPIDO: Preencha os campos para cada funcionário registrado e clique em Salvar. Ao realizar o calculo, o sistema utiliza automaticamente os eventos desta tela.

IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO: É necessária a geração desse arquivo por um sistema de registro de ponto, arquivo que deve seguir um layout repassado por nossos atendentes.

Normalmente este arquivo contem as quantidades de horas e faltas, sendo assim, depois de importado o sistema calcula os valores automaticamente.

4.19. GPS

A emissão da GPS possui algumas configurações que precisam ser analisadas antes da emissão:

COMPOSIÇÃO G.P.S: Clique sobre esse botão e veja se todos os códigos de recolhimento e dedução estão corretamente preenchidos (Vide Empresa modelo)

51

PARAMETROS G.P.S: Acesse a tela de Parâmetros, clique aba G.P.S e confira cada informação preenchida com relação a empresa.

TIPO DE SELEÇÃO: Verifique a forma de calculo (Departamento ou Setores) para que a impressão contenha os valores corretos.

4.20. Multi- empresa

Este menu disponibiliza algumas funções que podem ser executadas em varias empresas ao mesmo tempo, facilitando a realização de calculo e impressão de relatórios

4.21. Arquivos magnéticos

4.21.1. Sefip

A geração da SEFIP realizada pelo sistema segue o padrão estabelecido pela Caixa Econômica federal, utilizando assim os calculo de folha de pagamento realizados.

Na há segredos para geração, porem erros no processo são comuns, veja abaixo como evita-los

- Confira se há calculo realizado na data informada e este calculo esta correto e contem FGTS

- Informe o código de recolhimento correto na tela de geração

- O campo Sefip tomador de serviço só deve ser preenchido como SIM quando os cálculos de folha forem realizados com Unidades e setores.

- Acesse o menu utilitários / parâmetros da empresa e confira as informações da aba Sefip e GPS;

4.21.2. Caged

Geração do arquivo magnético com os funcionários demitidos e admitidos no mês

Ao acessar a tela o sistema analisa os parâmetros da empresa e seleciona as empresas informadas como SIM para geração, isso não significa que a empresa vai para o arquivo, pois so devem ser geradas as empresas com movimentação.

Antes de gerar confira se há realmente movimentação de admissão e demissão no período e se esses movimentos estão corretos.

Devido a problemas no sistema ACI do MTE recomendamos que a validação e importação do arquivo gerado pelo office seja realizado diretamente o site www.caged.gov.br

4.21.3. RAIS

http://www.caged.gov.br/

52

A geração da RAIS ocorre apenas uma vez por ano, porem utilizando todos os cálculos e cadastros realizados durante o ano, sendo assim, mais importante do que saber como gerar o arquivo, é ter cuidado durante o decorrer do ano, sempre conferindo os valores e cálculos.

Para saber como gerar a RAIS acesse o menu Ajuda / Roteiros no módulo Folha.

4.21.4. DIRF

A DIRF também é anual, porem diferente da RAIS pois só possui informações referentes ao Imposto de renda.

Também recomendamos um monitoramento mensal dos cálculos e cadastros para que a geração do arquivo no ano seguinte não apresente falhas.

Para saber como gerar a DIRF acesse o menu Ajuda / Roteiros no módulo Folha.

Para emitir a carta de retenção / Informe de rendimento é necessária a geração de manutenção da DIRF, depois disso é so clicar em Carta de retenção dentro da tela da DIRF.

4.22. Utilitários

4.22.1. Copiar registro de funcionário

Possibilita a copia do funcionário de uma empresa para outra, recomendado em caso de transferência de funcionário de uma empresa para outra.

- Acesse a empresa que contem o cadastro

- Informe o código do funcionário que deseja copia

- Informe o código da empresa para aonde será destinado o cadastro

- Informe o código que o funcionário terá na nova empresa ou clique em Sugestão para verificar o código.

- Confirme a duplicação

4.22.2. Troca código dos eventos

Possibilita a troca do código dos eventos, já alterando o código em todos os cálculos realizados.

- Acesse a tela, selecione o evento que deseja trocar e informe o código novo abaixo- Esta alteração também pode ser realizadas em varias empresas ao mesmo tempo, porem recomendamos uma analise antes da realização.

53

4.22.3. Duplicar Eventos

Ferramenta que possibilita a duplicação de um determinado evento de uma empresa para outras

- Dentro desta tela de duplicação, informe o código desejado, preencha abaixo o código que ele terá na nova empresa e marque abaixo as empresas de destino.

4.22.4. Gerador de parcelas

O gerador de parcelas possibilita ao usuário gerar automaticamente descontos ou proventos aos funcionários. Recomendado em caso de empréstimos .

- Acesse o menu UTILITARIOS / Gerador de parcelas

- Informe o mês e ano inicial para o calculo

- Informe a quantidade de parcelas a serem geradas

- Informe o funcionário

- Selecione o evento a ser utilizado para calculo.

- No campo lançar informe Valor da parcela se deseja já informar o valor a ser descontado ou Valor total

caso deseje que o sistema calcule o valor de cada parcela.

- Informe o valor

- Confirme a geração das parcelas.

5. Módulo Administrativo

5.1. Cadastro de Funcionários / Usuários

O cadastro de funcionários do modulo administrativo representa o cadastro de usuários do sistema Office, podendo informar todos os dados referente ao funcionário e preenchendo as informações com relação ao acesso do mesmo a determinadas opções e também restringindo esse

54

acesso. Para configurar essas opções e definir o acesso a cada um dos funcionários acesse o menu CADASTRO / FUNCIONARIOS, cadastre cada um deles e defina esses acessos pela opção Configuração de Acesso.

5.2. Cadastro de clientes

Os clientes do modulo Administrativo automaticamente são importados do cadastro de empresas realizados dentro do modulo Empresa.

5.3. Cadastro de Serviços

Disponível dentro do menu CADASTRO os serviços é a peça fundamental para realizar a movimentação do escritório. Cadastre nessa tela os serviços prestados pelo escritório, informando o valor Unitário de cada um deles.

5.4. Categorias - Receitas e Despesas

Ao instalar o sistema Office, automaticamente são liberadas algumas categorias para lançamento, porem há total disponibilidade para cadastrar novas categorias. Essas categorias seram responsáveis pelo controle financeiro da empresa, estando assim presente dentro dos lançamentos realizados.

5.5. Parâmetros do sistema

Acessando o menu UTILITARIOS / PARAMETROS, você terá uma janela para preenchimento das informações básica do sistema. Dentro dessa janela o campo serviço deverá ser preenchido com um serviço padrão para lançamento dos Honorários, pois ao gerar o contas a receber do Honorário é pedido um serviço para que seja dado nome ao movimento realizado. Cadastre um serviço padrão (Ex: Honorários) e informe dentro desse campo.

5.6. Lançamento de Honorários

1º Lançamento de Honorário: Acesse o menu LANCAMENTOS / HONORARIOS, dentro dessa janela clique no botão Manutenção de Honorários. Ao acessar a tela de manutenção, clique no botão NOVO informando nos campos abaixo o mês/ano de competência, o cliente, o valor do lançamento e os parâmetros de definição da Data de Vencimento.

2º Lançamento de Honorário: Acesse o menu LANCAMENTOS / HONORARIOS, caso deseje pesquisar o mês com movimentações, informe o mês e ano de competência e clique na lupa. Os honorários podem ser duplicados de um mês para outro, para realizar esse processo dentro da tela de Honorários clique no botão Duplicar informações e informe os meses de duplicação.

5.7. Geração automática de Contas a Receber

55

Para geração automática de contas a receber a partir da movimentação de Honorários, apenas informe o mês/ano dentro da janela de honorários, peça a pesquisa e clique em GERAR CONTAS A RECEBER, automaticamente serão gerados lançamentos de contas a receber conforme os honorários lançados no mês de geração. OBS: É necessário que campo SERVIÇO dos parâmetros esteja informado com um código existente na empresa.

5.8. Lançamentos de Serviço – Rápido

Para realizar lançamentos de Serviço para seus clientes, acesse o menu LANCAMENTOS / LANCAMENTOS RAPIDOS, selecione e informe o cliente desejado e clique na lupa para que seja realizada um pesquisa das movimentações do cliente, informe os campo iniciais (Tipo Doc, Nº, Tipo), selecione o serviço prestado e confirme o valor (permitido alterações), para definir o valor final do lançamento informe a quantidade de serviços prestados e clique em OK. Ao clicar em Ok, o sistema gera automaticamente o contas a receber da Movimentação lançada e questiona sobre um novo lançamento para outro cliente.

5.9. Gerenciamento de Contas a Receber

Todas as movimentações geram o contas a Receber, que esta disponível pelo menu LANCAMENTOS / CONTAS A RECEBER, caso tenha um novo lançamento a fazer, acesse essa janela e clicando no botão NOVO informe todas as informações.

5.10. Quitação de Contas a receber

Para quitar um lançamento de contas a receber acesse o menu LANCAMENTOS e selecione a opção Quitação de Contas a Receber, como é obrigatório informe o Banco responsável pelo recebimento das contas e a data limite para pesquisa dos vencimentos, selecione o cliente desejado (em branco para todos) e informe a Categoria para seleção (em branco para todos), para iniciar a pesquisa clique no botão pesquisar (lupa), os lançamentos em aberto nesse período serão listados para quitação, selecione o lançamento desejado e informe o valor pago e salve a movimentação.

5.11. Gerenciamento de Contas a Pagar

Dentro da opção Contas a Pagar você pode realizar todos os tipos de movimentação de Contas a Pagar (Água, Luz, telefone, papelaria e outros), é clicar no botão NOVO e informe os dados referente à movimentação (Fornecedor, categoria), para inserir as parcelas nessa movimentação informe os campos abaixo do complemento e clique em OK, para finalizar clique em Salvar.

5.12. Quitação de Contas a Pagar

Para quitar um lançamento de contas a pagar, acesse o menu LANCAMENTOS e selecione a opção Quitar Contas a pagar, sendo obrigatório informe o Banco responsável pelo pagamento (movimentação de saldos) e a data limite para pesquisa dos vencimentos, selecione o fornecedor desejado (em branco para todos) e a Categoria para seleção (em branco para todos), para iniciar a pesquisa clique no botão pesquisar (lupa), os lançamentos em aberto nesse período serão listados para quitação, selecione o lançamento desejado e informe o valor pago e salve a movimentação.

5.13. Emissão de Recibos

56

Acesse o menu RELATORIOS / RECIBOS - CONTAS A RECEBER, para pesquisa das movimentações informe o Cliente inicial e Cliente final (em branco para todos), clique em Localizar Lançamentos, selecione os lançamentos desejados e confirme a impressão utilizando a saída Impresso. Não necessidade de selecionar cada um dos lançamentos do cliente, pois a impressão pode ser centralizada em apenas um relatório, basta selecionar todas as movimentações desejadas e confirmar a impressão.

5.14. Impressão de Boletos

Para emitir o boleto para pagamento, acesse o menu RELATORIOS / RECIBOS - CONTAS A RECEBER, para pesquisa das movimentações informe o Cliente inicial e Cliente final (em branco para todos), clique em Localizar Lançamentos, selecione os lançamentos desejados, no campo Modo de Impressão selecione a opção Boleto e em seguida selecione a saída Impressora e confirme a impressão. Não necessidade de selecionar cada um dos lançamentos do cliente, pois a impressão pode ser centralizada em apenas um relatório, basta selecionar todas as movimentações desejadas e confirmar a impressão.

5.15. Cópia de Segurança do módulo Administrativo

O backup do módulo Administrativo deve ser realizado separadamente dos demais módulos;

- Acesse o menu Utilitários / Copia de Segurança, selecione o diretório de destino e confirme a copía.

· web viewretenções - campos numérico para preenchimento da porcentagem de retenção do iss,...

Documents