xiv congresso ciências do desporto e educação física dos países de língua portuguesa

XIV Congresso Ciências do Desporto e Educação Física dos Países de Língua Portuguesa


LOCAL : Belo Horizonte - Minas GeraisDATA : 2 a 5 de Abril de 2012PROMOTORA : Instituo Casa da Educação Física

INTRODUÇÃO

Com o tema Desporto – Cultura, Estética e Excelência, o XIV Congresso Ciências Do Desporto E Educação Física Dos Países De Língua Portuguesa acontecera em 2012, na cidade de Belo Horizonte, situada no Estado de Minas Gerais.

O evento será realizado pelo Instituto Casa da Educação Física, que será responsável por toda organização do Congresso, e pela UFMG – Universidade Federal de Minas Gerais, a qual cuidara dos assuntos Acadêmicos Científicos, contando com a parceria do Conselho Regional de Educação Física da 6ª Região – CREF6/MG e do Centro Desportivo da Universidade Federal de Ouro Preto – CEDUFOP.

PÚBLICO ALVO

Profissionais, Acadêmicos e Estudantes de:- Angola- Cabo Verde- Guiné-Bissau- Moçambique- São Tome e Príncipe- Timor-Leste e regiões de Goa (Índia) - Macau(China)

Além de outros falantes de língua portuguesa e pessoas ligadas ao fenômeno esportivo e a Educação Física, são convidados especiais do encontro.

O Brasil vive um momento inédito na historia do esporte. O pais esta preparando para receber a Copa do Mundo de 2014, os Jogos Olímpicos de 2016 e os Jogos Paraolímpicos no mesmo ano. Alem disso, sediou os Jogos pan-americanos de 2007 e recebera os Jogos Mundiais Militares de 2011 e a Copa das confederações de 2013.

Todas importantíssimas competições fazem do Brasil o local ideal para o XIV Congresso, em um contexto em que a nação vê o pais sendo transformado pelo fenômeno esportivo. Esta e uma grande oportunidade nos sentidos Profissional e Acadêmico para a Educação Física Mundial.

BRASIL

BELO HORIZONTE

Belo Horizonte se destaca pelos seus espaços privilegiados e a infra-estrutura existente, por seu acervo histórico, cultural e artístico, suas reservas ecológicas, sua gastronomia e artesanato.

Cidade “Modelo da Área Ambiental”, Belo Horizonte é a terceira maior cidade do Brasil com jeitinho de cidade do interior. Um clima agradável durante todo o ano, com temperatura média anual de 21º. Durante o inverno o clima é seco e o verão é chuvoso, a umidade relativa do ar gira em torno de 65%. A Serra do Curral, além de emoldurar a cidade, serve como barreira para os ventos mais fortes.

Jovial e tradicional, aristocrática e popular, clássica e moderna, Belo Horizonte encanta a todos com sua arquitetura e cultura. E além da Capital, o turista tem fácil acesso aos principais pontos turísticos do Estado.

MINASCENTRO

A localização estratégica do MINASCENTRO, amplia as facilidades de integração com os principais centros urbanos do país - Rio de Janeiro, São Paulo, Brasília e Vitória.

Com uma posição privilegiada, no centro de Belo Horizonte, está situado no bairro mais valorizado da capital, o Lourdes.

O MINASCENTRO tem a sua frente o ponto turístico mais visitado de Belo Horizonte – o Mercado Central, e fica próximo a um completo centro comercial, com vasta oferta de restaurantes, flats, hotéis e pontos turísticos. Com fácil acesso aos terminais rodoviários e aéreos, está ao lado do Terminal Turístico JK, à apenas 5 minutos da rodoviária, 40 minutos do Aeroporto Internacional Tancredo Neves e 20 minutos do Aeroporto da Pampulha.

ESPAÇOS NO MINASCENTRO

- Teatro Topázio - 1.700 lugares- Teatro Granada - 418 lugares - Auditório Quartzo – 241 lugares- Auditório Ágata – 241 lugares - Auditório Esmeralda – 150 lugares- Auditório Turmalina – 150 lugares - Auditório Água Marinha – 100 lugares- Auditório Pirita – 100 lugares

PROGRAMAÇÃO

Programação

INTRODUÇÃO

Com o tema Desporto – Cultura, Estética e Excelência, o XIV Congresso Ciências Do Desporto E Educação Física Dos Países De Língua Portuguesa acontecera em 2012, na cidade de Belo Horizonte, situada no Estado de Minas Gerais.

O evento será realizado pelo Instituto Casa da Educação Física, que será responsável por toda organização do Congresso, e pela UFMG – Universidade Federal de Minas Gerais, a qual cuidara dos assuntos Acadêmicos Científicos, contando com a parceria do Conselho Regional de Educação Física da 6ª Região – CREF6/MG e do Centro Desportivo da Universidade Federal de Ouro Preto – CEDUFOP.

INSCRIÇÕES

On-lineAtravés de software para recebimento de inscrição on-line com emissão de boleto bancário ou recebimento via cartão de credito.

No local- Equipamentos de informática e suprimentos; - Coletores de dados para controle de acesso; - Sistemas de credenciamento;

Os sistemas credenciamentos estão habilitados a fazer a captura, o armazenamento e a impressão de foto diretamente na credencial, possibilitando maior segurança no controle de acesso.

MATERIAL PARA OS PARTICIPANTES

- Pastas- Blocos - Canetas- Brindes

ATIVIDADE PERÍODO RESPONSABILIDADECriação da identidade visual de todo material gráfico do evento

Agência de publicidade

Mandar confeccionar papel de carta , envelope e bloco de recibo do evento


Envio para a gráfica da 1ª comunicação Agência de PublicidadeCriação da arte final do cartaz Agência de PublicidadeEnvio da arte final do cartaz para gráfica Agência de PublicidadeEnvio da arte final para gráfica Agência de PublicidadeElaboração da 2ª Comunicação do evento Agência de PublicidadeMandar confeccionar certificados e crachás Agência de Publicidade

CRONOGRAMA

Elaboração da arte final do livro programa e resumos dos temas livres


Envio do livro programa para gráfica Agência de PublicidadeEnvio das passagens e vouchers de hotel dos convidados internacionais

Agência de viagens oficial

Início dos trabalhos da Comissão Científica: Levantamento dos nomes de prováveis convidados internacionais com endereços e áreas de atuação

Comissão Científica

Definição dos tópicos principais da programação científica


Elaboração do temário básico Comissão CientíficaElaboração da lista dos convidados estrangeiros confirmados, junto com breve currículo e retrato


Definição dos nomes dos convidados nacionais da programação científica


Elaboração do material da programação científica preliminar


Relação de convidados estrangeiros Comissão CientíficaFechamento do programa científico Comissão CientíficaElaboração da grade científica do evento Comissão CientíficaElaboração do programa científico do evento Comissão CientíficaEnvio de convites para Presidentes e secretários de atividades juntamente com pesquisa de data de vinda para o evento

Comissão Científica / Empresa promotora de eventos

Envio de correspondência para convidados internacionais e nacionais estipulando prazo para resposta

Comissão Científica / Empresa promotora do evento

Envio de correspondência aos convidados estrangeiros e nacionais oficializando os temas de cada um

Comissão Científica / Empresa promotora do evento

Contato com montadoras de stands para levantamento de propostas

Comissão Executiva

Contato com agências de publicidade para criação da criação da logomarca do evento

Comissão Executiva

Definição da empresa promotora de evento Comissão ExecutivaDefinição da logomarca do evento Comissão ExecutivaDefinição da montadora de stands oficial do evento

Comissão Executiva

Definição da agência de viagens oficial do evento

Comissão Executiva

Solicitar a agência de viagens oficial o envio de correspondências para hotéis para bloqueio do período do evento

Comissão Executiva

Aprovação do contrato e regulamento dos stands

Comissão Executiva

Aprovação da identidade visual de todo material gráfico

Comissão Executiva

Definição do valor dos stands Comissão ExecutivaDefinição do valor da inscrição Comissão ExecutivaAprovação do cartaz Comissão ExecutivaElaboração da 1ª Comunicação do Evento Comissão Executiva Aprovação da arte final Comissão ExecutivaDefinição do modelo de pasta, bloco e caneta Comissão ExecutivaFechamento dos contratos com empresas prestadoras de serviços de terceiros

Comissão Executiva

Contratação da empresa de assessoria de imprensa

Comissão Executiva

Providenciar brindes para os convidados e congressistas

Comissão Executiva

Reunião com chefe de cerimonial para definição da pauta da Solenidade de Abertura

Comissão Executiva

Cobrar resposta de empresas com relação a patrocínios e aquisição de stands

Comissão Executiva / Empresa promotora do evento

Elaboração de banco de dados para divulgação Comissão Executiva / Empresa promotora do evento

Envio de correspondências para Bancos solicitando patrocínios em troca de ser o Banco Oficial do Evento

Comissão Executiva / Empresa promotora do evento

Levantamento de orçamentos

- Mídia desk / - Material áudio visual

- Tradução e interpretação simultânea /

- Secretaria / - Ônibus

- Cerimonial / - Limpeza

- Segurança / - Restaurante

- Fotógrafo / - Aluguel de computadores

- Sistema de comunicação

- Estacionamento

Empresa promotora do evento

Elaboração do budget do evento Empresa promotora do evento

Envio de correspondência para empresas e laboratórios ligados a área para solicitação de patrocínios e comercialização dos stands


Envio de correspondências para Sociedades Regionais, Associações Médicas, Revistas e Jornais Médicos solicitando divulgação da data e local do evento (a partir de um banco de dados fornecido)


Envio de contratos de stands e patrocínios, bem como regulamento de stands


Solicitar breve currículo e foto para divulgação nos comunicados dos convidados estrangeiros


Cobrar resposta dos bancos Empresa promotora do evento

Solicitar a logomarca do patrocinador, Sociedade , entidades médicas que apoiam o evento, transportadora aérea, banco, agência de viagens para constar da 1ª Comunicação do evento


Emitir etiquetas do banco de dados elaborado para divulgação


Entrega do material da mala direta para a agência de publicidade


Envio para o correio da 1ª Comunicação Empresa promotora do evento

Envio da 1ª remessa de cartazes para locais pré-determinados


Envio de convites aos convidados nacionais juntamente com formulário de pesquisa do material a ser utilizado e data de vinda para o evento


Envio de correspondência aos convidados internacionais com definição de datas e horários


Entrega do material da 2ª Comunicação para criação da arte final


Cobrar resposta dos convidados nacionais


Mandar confeccionar as pastas, blocos e canetas


Envio da 2ª Comunicação para o correio Empresa promotora do evento

Refazer orçamentos dos serviços de terceiros :

- Mídia desk / - Material áudio visual

- Tradução e interpretação simultânea /

- Secretaria / - Ônibus

- Cerimonial / - Limpeza

- Segurança / - Restaurante

- Fotógrafo / - Aluguel de computadores

- Sistema de comunicação

- Estacionamento


Cobrar resposta dos convidados para Presidência e Secretaria de atividades científicas


Envio de correspondência para tentar patrocínio de água e café para o evento


Envio de correspondência a Belotur solicitando material de turismo para colocação nas pastas


Envio de correspondência para SLU para melhoria da limpeza na região


Envio de correspondência para a Polícia Militar para solicitação de policiamento ostensivo no local no período do evento


Prazo final para recebimento do material a ser colocado nas pastas e nomes para crachás expositores


Prazo final para recebimento das inscrições Empresa promotora do evento

Preparar material congressistas e programação científica


Montar pastas Empresa promotora do evento

Fazer detalhamento do local Empresa promotora do evento

Acompanhamento da montagem do local Empresa promotora do evento

Transferência da secretaria para o local do evento


Envio de oficio para Secretário Estadual de Saúde, Governador, Prefeito, Secretário Municipal de Saúde e autoridades médicas convidando para a Solenidade de Abertura


Reunião com todos os fornecedores Empresa promotora do evento

Verificação final de todos os itens Empresa promotora do evento

Fazer mapa de sinalização do evento Empresa promotora do evento / Montadora oficial

Elaboração da planta baixa da área de exposição Montadora de stands oficial

Definição das Comissões Presidente do CongressoElaboração da mensagem Presidente do eventoElaboração da mensagem Presidente do eventoElaboração da mensagem Presidente do eventoAbertura de conta bancária Tesoureiro

SUJESTÃO PARA PROJETO DE COMERCIALIZAÇÃO

Pacote Diamante – R$ 300.00,00 Pacote Ouro – R$ 100.00,00

Pacote Diamante – R$ 50.00,00 Pacote Diamante – R$ 25.00,00

- Stand de 36m²- Primeira Prioridade na escolha do stand- Simpósio Satélite- Patrocínio de toda comunicação com os associados- Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa)- Link no site do evento- Encarte nas pasta

- Stand de 27m²- Segunda Prioridade na escolha do stand- Simpósio Satélite- Patrocínio de toda comunicação com os associados- Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa)- Link no site do evento- Encarte nas pasta

- Stand de 18m²- Terceira Prioridade na escolha do stand- Simpósio Satélite- Patrocínio de toda comunicação com os associados- Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa)- Link no site do evento- Encarte nas pasta

- Stand de 9m²- Quarta Prioridade na escolha do stand- Simpósio Satélite- Patrocínio de toda comunicação com os associados- Anúncio 1 Página no programa Oficial (arte não inclusa)- Link no site do evento- Encarte nas pasta

ITEM R$

Gerenciamento de projeto 10% da receita Água para palestrantes (incluindo vasilhame e garçons)

+ Galões com copo descartável para congressistas4.000,00

Serviços de terceiros

Placa para auditório (8 auditórios) 4.000,00Cobertura fotográfica 2.000,0004 Coffee-Breaks (1600 pax) 44.800,00

Cerimonial – Sr. Carlini 2.500,00Bandeiras (dependerá dos países dos convidados internacionais) 1.000,00

Pesssoal Recepcionista Aeroporto Confins (2 por 12 horas) 1.200,00Montagem de pastas, blocos e canetas (10 pax) 1.000,00Pessoal de secretariaRecepcionistas de secretaria (3 dias)

15 recepcionistas

05 digitadores

02 Caixas

01 coordenadora

Obs.: No decorrer do evento iremos diminuindo o número de pessoal

21.500,00

Recepcionistas Ouro Preto

02 Secretaria

01 Auditório

705,00

Auditório Minascentro

16 recepcionistas de auditório (3 dias)7.640,00

Secretaria Informatizada

05 computadores

02 impressora térmica

02 impressora laser

05 pontos de internet

01 técnico

4.450,00

Sistema de gerenciamento de inscrição 3.000,00Local do Evento 138.900,00Limpeza Minascentro – Montagem, realização e desmontagem 35.000,00

Segurança – Montagem, realização e desmontagem 15.000,00Equipamento de sonorização , áudio e vídeo (8 auditórios) 31.060,00

Mídia desk 8.730,00Equipamentos de secretaria e auditório Ouro Preto 2.085,00

Material de Divulgação e para CongressistasCriação gráfica 33.700,00

Produção Gráfica 48.974,00Pastas (1.600) 27.200,00

Convidados Nacionais 20 passagens nacionais (preço médio Brasil – R$ 600,00) 12.000,00 60 diárias de hotel 18.000,00

Convidados Internacionais 40 passagens (saída Lisboa – Preço R$ 2.150,00) 86.00,00

120 diárias hotel 36.000,00

TransporteHotéis/Minascentro/Hotéis (04 dias) – 30 ônibus/dia 144.000,00Transfer 70 pax Ouro Preto 2.100,00Programa SocialSolenidade de Abertura Minascentro Decoração 1.200,00Hino Nacional (Banda da Polícia Militar) – somente transporte 1.100,00Coquetel Mineiro (1600 pax) 104.000,00Show Aruanda 4.500,00Lanche para 40 pax 280,00Transporte 1 microonibus 550,00Almoço Encerramento Ouro Preto (70pax) 2.450,00Coffee-Break Ouro Preto 490,00Acessória de imprensa ( 3 meses) 15.000,00Rádios de comunicação (10) 900,00Brindes (60) – Sugerimos o pássaro com pedras brasileiras 1.800,00

TOTAL 848.814,0010 EXTRAS 84.881,40TOTAL GERAL 935.357,40

CONCLUSÃO

É NECESSÁRIO FAZER UMA REUNIÃO PESSOAL PARA ACERTAR DETALHES DO EVENTO

xiv congresso ciências do desporto e educação física dos países de língua portuguesa

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