white paper contrataÇÃo pÚblica e...

WHITE PAPER

saphety.com

CONTRATAÇÃO PÚBLICA E FATURAÇÃO ELETRÓNICA: O CASAMENTO PERFEITO.

2

As Diretrizes 2014/EU e 2014/55/EU foram lançadas em 2014, irão provavelmente afectar mais de 100,000 Administrações Públicas no seio dos estados membros da UE. Estas serão obrigadas a seguir certos standards de E-Invoicing a partir do final de 2018 e a adaptarem-se ao automático processamento de faturas eletronicamente. Ainda terão de alterar certos processos de aquisição que passem a estar de acordo com procedimentos eletrónicos. Embora a obrigação seja apenas válida para o setor público, o impacto para não só o setor público mas também, para todos os fornecedores do mesmo, será enorme.

Billentis 2015 Report - E-Invoicing and E-Billing: Entering a new era

SAPHETY 2016 © WHITE PAPER

2

3

Os procedimentos da contratação na Administração Pública permanecem os mesmos há muito tempo: há dois momentos e um milestone. O Pré-Award e o Post Award, sendo o milestone a assinatura do contrato. O Pré-Award são todos os procedimentos necessários até à adjudicação da contratação. Desde a criação do procedimento, a abertura do processo, a submissão e divulgação do mesmo, a receção e análise das respostas até à decisão final. São inúmeros os passos que têm de estar bem definidos e devidamente alinhados.

A grande diferença, em termos da Administração Pública portuguesa reside no fato de, atualmente, os processos serem feitos de forma digital, fruto de uma aposta na desmaterialização do papel.


CONTEXTO: PRÉ-AWARD AND POST AWARD

PROCEDURE CREATIONRules

DeadlinesDocuments

PROCEDURE ACCESSAccess Request

Documents Download

RESPONSES SUBMISSIONDocuments

Award criteria formElectronic Receipt Responses Reception

OpeningAnalysis

CONTRACTContract Model Approval

Contract electronic signature

CONTRACTContract Model Submission

Contract electronic signature

QualificationNegotiationProvide Clarifications

Respond to Errors and Omissions

Request ClarificationsReport Errors and Omissions

AwardSubmission of Qualification Documents

Deposit Payment

PUBLICISINGPublication of Notice

Sending Invitation

1 5

2 6

4 8

3

7

4

Já o Pos Award, como o nome indica, ocorre quando a adjudicação já está estabelecida e determina todos os procedimentos necessários para a definição e interligação entre as entidades. Algo que, por enquanto, ainda é feito da forma tradicional.

No entanto isso terá automaticamente de mudar. Por imposição da Comissão Europeia a partir de 2017 já não haverá faturas em papel. E para que isso aconteça, Governo e empresas têm de começar já a preparação e implementar sistemas de faturação eletrónica.

Mas, para que tudo funcione a preceito é necessário que todos os players utilizem a mesma linguagem e conceitos. Pelo que a Comissão Europeia criou o European Comitee for standardization (CEN) cuja tarefa é precisamente a de criar normas standards. As vantagens são evidentes. Não só permite a negociação entre entidades de países diferentes como elimina a burocracia. Estudos indicam que uma norma europeia substitui 33 nacionais.



e-Acesso

e-Acesso

e-Submissão

e-Submissão

e-Avaliação

e-Avaliação

e-Adjudicação

e-Adjudicação

e-Contrato

e-Contrato

e-Requisição

e-Requisição

e-Encomenda

e-Encomenda

e-Entrega

e-Entrega

e-Factura

e-Factura

e-Pagamento

e-Pagamento

Gestão do Contrato e do Fornecedor

Gestão do Contrato e do Fornecedor

COMPRADOR

VENDEDOR

e-Notificação

e-Notificação

Planeamento

Planeamento

ENTIDADECONTRATANTE

OPERADORECONÓMICO

Disponibilizar standards, na forma de especificações BII – Business Interoperability Interfaces, enquanto ferramentas para assegurar a interoperabilidade e assim facilitar uma troca eficiente e efetiva de informação

eletrónica nos processos de contratação (pública) eletrónica entre o comprador e o vendedor.

5



A AGENDA DA FATURA ELETRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICAPROCESSO AQUISITIVO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Elaboração de uma proposta de aquisição de bens os serviçose indicação do Procedimento

PROPOSTADE AQUISIÇÃO

BENS & SERVIÇOS

EXECUÇÃO DOPROCEDIMENTO

RECEÇÃO DEBENS & SERVIÇOS PROCESSAMENTO PAGAMENTO

RegistoCompromisso

Processamentoda Despesa

Liquidaçãoda Despesa

Autorizaçãode Pagamento Pagamento

FundosDisponíveis Adjudicação

Informação do Cobrimento

Confirmação da Prestação& Entrada Mercadoria

Autorização do procedimentoe da Despesa

Emissão Requisição Oficial /Nota de Encomenda

6

Portugal foi dos primeiros países a avançar para a desmaterialização do papel e a optar por uma plataforma online agregadora de toda a informação sobre Contratação Pública. Ela existe e dá pelo nome de Base. Num único local é possível encontrar toda a informação sobre todos os contratos públicos celebrados.

Plataforma Eletrónica de Contratação Pública: é o meio ou a aplicação informática onde, de forma totalmente eletrónica e desmaterializada, decorre a tramitação dos procedimentos para a formação de um contrato público. À medida que os procedimentos se desenrolam, as plataformas devem enviar, ao Portal BASE, informação sobre os concorrentes e sobre o contrato público a celebrar.

Desde 1 de novembro 2009, todas as propostas são apresentadas diretamente em Plataforma Eletrónica utilizada pela entidade

adjudicante. A informação disponibilizada resulta de uma ligação permanente do Diário da República Eletrónico com as plataformas eletrónicas de contratação pública e com as entidades adjudicantes.

ENTRE AS FUNÇÕES ESPECÍFICAS DO PORTAL DESTACAM-SE:

a) Centralização da informação mais importante sobre os contratos públicos celebrados;b) Divulgação do lançamento de concursos e de outros procedimentos de contratação, da celebração de contratos e eventuais sanções aplicadas por infrações ao Código dos Contratos Públicos;c) Divulgação de conteúdos técnicos e legislação relevante;d) Ligação entre as instituições do cidadão, na medida em que estimula a observação e o conhecimento da despesa pública efetuada.

PRÉ-AWARD (CONTRATAÇÃO)


REGISTODE INFORMAÇÃO

EntidadesAdjudicantes

INCM/DRE

PlataformaElectrónica

PRODUÇÃODE RELATÓRIOS

OOPObservatório das Obras Públicas

SGISistema de Gestãode Informação sobre Bens e Serviços

GESTÃO CONJUNTA DE INFORMAÇÃO:

GESTÃO DE CONTEÚDOS GESTÃO DE PROCESSOSFUNCIONALIDADES PRINCIPAIS:

AUTENTICAÇÃO MONITORIZAÇÃOAUDITORIAFUNCIONALIDADES DE SUPORTE:

InCI ANCP

PÚBLICO GERAL (CONSULTA DE INFORMAÇÃO)

7

PRÉ-AWARD (CONTRATAÇÃO)


Fonte: Base.gov.pt

A sua utilizaçãonas diversas fases

do procedimento permitea redução de custos,

para todos os envolvidos

Desde1 de Novembro 2009,

todas as propostas sãoapresentadas directamenteem Plataforma Electrónica

utilizada pela entidadeadjudicante

Utilização demeios electrónicos

na desmaterializaçãoda contratação pública

A fase de formaçãode contratos públicos

é suportada pelasplataformas electrónicas

PLATAFORMA ELECTRÓNICADE CONTRATAÇÃO PÚBLICAÉ O MEIO ONDE, DE FORMA

TOTALMENTE ELECTRÓNICAE DESMATERIALIZADA,

DECORRE A TRAMITAÇÃODOS PROCEDIMENTOS DEUM CONTRATO PÚBLICO

A centralização da informação relacionada com a contratação pública não só confere uma maior transparência e celeridade a todo o processo como permite reduzir custos.

VANTAGENS DA CONTRATAÇÃOPÚBLICAELETRÓNICA

8

A decisão de avançar para a desmaterialização do papel, numa primeira fase junto do Pré-Award e agora para o Pos-Award insere-se na estratégia de reforma e modernização da Administração Pública. O objetivo é, essencialmente, aumentar a eficiência e transparência e, simultaneamente, criar novos workflows, permitindo que a Administração Pública passe a funcionar de forma colaborativa e em rede.

A adoção da fatura eletrónica é um passo importante, e crítico, na estratégia de compras das e empresas e do governo. A poupança inerente é uma das vantagens mais visíveis da implementação deste tipo de sistemas, principalmente quando integrados na estratégia de eSourcing. Segundo o estudo “E-invoicing / E-billing Billentis Report 2014” é possível poupar 11,6 euros por fatura.

Segundo o relatório da Billentis o setor público está no top 3 em termos de volume de documentos (eletrónicos e em papel). Entre 40 a 65% das empresas fazem negócio com a Administração Pública. O que leva a Billentis a afirmar que será a Administração Pública a definir a velocidade da adoção da fatura eletrónica no mercado. A prova está no fato de, na Europa, representarem 24% do volume de faturação no segmento de negócios/Governo versus apenas 14 por cento na área do consumidor final. E a tendência é para que o peso da fatura eletrónica aumente.

POS-AWARD (FATURAÇÃO ELETRÓNICA)


DESAFIOS FUTUROS / FATURAÇÃO ELETRÓNICANA AP

0€

1,20€

2,00€

0€

2,00€

0,80€

1,10€

4,00€

4,80€

3,00€

2,50€

2,20€

FACTURA ELETRÓNICA VS FATURA PAPELCUSTOS DE RECEÇÃO DE FATURA POR TAREFA

RECEBER

FATURAELETRÓNICA

FATURAPAPEL

VALIDAR

PAGAMENTO

CODIFICAR

DISPUTA

ARQUIVO

Fonte: E-invoicing / E-billing Billentis Report 2014

POUPANÇAPOR FATURA:

11,60€

9




Valor que é importante dada a importância da Administração Pública enquanto dinamizador da economia nacional. O que significa que a adesão a soluções que possuam a componente de faturação eletrónica tem o potencial para aumentar a eficiência dos processos de adjudicação de contratos, utilizando para o caso do sector público o seu poder de compra para induzir benefícios financeiros e ambientais, quer a nível local quer a nível global.

Isto porque, como revelou o relatório eProcurement Golden Book of Good Pratice Report 2013, realizado pela PWC, menos de de 5% do total dos orçamentos de procurement na UE é gasto/adjudicado através de sistemas eletrónicos. Por outro, o último estudo da Billentis refere que a implementação massiva da Fatura Eletrónica nas Administração Pública

tem um potencial de poupança na Europa de pelo menos 40 Biliões de Euros (incluindo faturas inbound e outbound).

A CONTRATAÇÃO PÚBLICA ELETRÓNICA EM PORTUGAL

Os últimos números referentes à adesão da contratação pública eletrónica em Portugal, relatados no relatório “Contratação Pública em Portugal”, do INCI, apontam para que, dos procedimentos iniciados durante o ano de 2013, o número de procedimentos cuja tramitação decorreu através de uma das sete plataformas eletrónicas certificadas para a contratação pública foi de 22,7%, resultante em grande parte da não obrigatoriedade de tramitação dos ajustes diretos nas plataformas.

22,7% 70%

Procedimentos tramitadospor plataforma eletrónica

39.776 2.133

135.616 4.983

CONTRATAÇÃO PÚBLICA ELETRÓNICA EM PORTUGAL EM 2013:PESO DO NÚMERO DE PROCEDIMENTOS TRAMITADOS EM PORTUGAL

Procedimentos tramitadosdiretamente pela EntidadeAdjudicante

NÚMERO DE PROCEDIMENTOS VALOR PREÇO BASE

10




Os números referem que, apesar de o peso da contratação pública eletrónica ainda ser reduzido (22,7%) os procedimentos têm incidido sobre procedimentos de maior valor: a soma dos preços base dos procedimentos tramitados por plataformas de contratação pública ascendeu a 70% do somatório do preço base de todos os procedimentos abertos em 2013. Valor que estabelece o Índice de Contratação Pública Eletrónica em Portugal (ICPEP) – índice que pretende monitorizar o peso da contratação pública tramitada através de plataformas que hoje em dia estão devidamente certificadas para assegurar os procedimentos de contratação pública.

Fonte: “Contratação Pública em Portugal”, do INCI

EVOLUÇÃODA FATURAPÚBLICAELETRÓNICAEM PORTUGAL

Construção do Business Case

2013 2015 20172014 2016 2018 2019

Estratégia de Implementação do Programa para a Facturação Electrónica e AutofaturaçãoConstrução da Arquitetura EmpresarialImplementaçãoPilotoExpansãoPiloto (Diretiva Europeia 2014/55/EU)Expansão (Diretiva Europeia 2014/55/EU)

Obrigatoriedade (Diretiva Europeia 2014/55/EU)

Nº DE FORNECEDORES COM ENVIO DE FACTURAÇÃO ELETRONICAMENTE OU AUTOFATURADOSUniverso

Total>50.00020.0002.00020

A AGENDA DA FATURA ELETRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - ROADMAP DE IMPLEMENTAÇÃO

11




DESAFIOS

Portugal está na linha da frente em termos de inovação e implementação de boas práticas na contratação pública eletrónica. No entanto ainda há muito por fazer. Nomeadamente a disseminação e massificação da utilização do portal Base e da fatura eletrónica. O peso dos contratos públicos reportados no BASE (face ao PIB) e o número de entidades adjudicantes ainda é algo marginal. Ou seja, o principal desafio passa por “obrigar” as entidades a utilizarem recursos já existentes.

A transposição das novas diretivas europeias de contratação pública podem ser uma oportunidade para alterar este cenário. Como refere o relatório “Contratação Pública em Portugal”, do INCI, o novo quadro normativo pode contribuir para o o incremento da informação que pode vir a ser “depositada” no portal. Nomeadamente, a obrigatoriedade de tramitação dos (atuais) procedimentos por ajuste direto através das plataformas de contratação pública, a possibilidade de reporte dos (atuais) procedimentos por ajustes diretos simplificados numa base diferente dos restantes procedimentos, a obrigatoriedade de reporte de todos os contratos celebrados pelas entidades públicas (que não entidades adjudicantes), independentemente de se tratar ou não de contratação excluída, a monitorização dos reportes pelas entidades integrantes da administração pública, são alguns dos aspetos que poderão permitir um incremento do significado e relevância do portal BASE.

Fonte: “Contratação Pública em Portugal”, do INCI

TRANSPOSIÇÃO DAS DIRETIVAS EUROPEIASDE CONTRATAÇÃO PÚBLICA

Em 2014 foram aprovadas três Diretivas europeias de contratação pública. A saber:

a) Diretiva n.º 2014/23/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de fevereiro de 2014, relativa à adjudicação de contratos de concessão (Diretiva “Concessões”);

b) Diretiva n.º 2014/24/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de fevereiro de 2014, relativa aos contratos públicos e que revoga a Diretiva 2004/18/CE (Diretiva “Clássica”);

c) Diretiva n.º 2014/25/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de fevereiro de 2014, relativa aos contratos públicos celebrados pelas entidades que operam nos setores da água, da energia, dos transportes e dos serviços postais e que revoga a Diretiva 2004/17/CE (Diretiva “Sectores”).

Estas Diretivas devem ser transpostas para o ordenamento jurídico dos Estados membros até 18 de abril de 2016.

Para preparar os trabalhos de transposição foi criado um Grupo de Trabalho, coordenado pelo presidente do IMPIC, que apresentou, a 25 de junho de 2015, uma proposta de alteração do Código dos Contratos Públicos, aguardando-se a sua disponibilização para efeitos de consulta pública.

12




A partir de 2017 todo o processo será feito de forma digital. O Governo português, um dos primeiros a adotar a Contratação Pública Eletrónica já está avançar para a segunda fase do processo: a fatura eletrónica. Brevemente todo processo, desde a abertura de um concurso até à adjudicação final e respetivas emissões de faturas serão feitas através de uma plataforma eletrónica, assegurada pela Saphety, que

disponibiliza uma solução end-to-end. Em termos práticos isto significa que qualquer empresa que queira fazer negócio ou tenho uma relação comercial com a Administração Pública terá obrigatoriamente de optar pelos meios eletrónicos.

Adapte a sua empresa ao futuro. Implemente hoje a fatura eletrónica.

Gestão de todo o processode forma simples, segura

e transparente.

CONTRATAÇÃO PÚBLICAELETRÓNICA

Gestão integrada de todas as etapasdo ciclo de compra, desde a identificaçãode necessidades À efetivação da compra

COMPRAS ELETRÓNICAS

Desmaterialização do processode faturação, desde a sua emissãoao envio e respetivo arquivo legal.

É ainda um Software certificado pela ATe com exportação ficheiro SAFT

FATURAÇÃO ELETRÓNICA

INTEGRAÇÃO ERP

saphety.com

http://saphety.com

https://www.facebook.com/Saphety

https://twitter.com/_Saphety_

https://www.linkedin.com/company/saphety

https://www.youtube.com/channel/UCbo-y_6cYyRYkZS6jZKeDpQ

https://plus.google.com/+Saphety