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FUNDAÇÃO DOS ESTUDOS SOCIAIS DO PARANÁ - FESP

Alessandro Augusto Brogin Craveiro

IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP NA ABC PROJETOS E TECNOLOGIA

CURITIBA2011

Trabalho de Avaliação do curso de Pós Graduação em Gestão de projetos da Fundação dos Estudos Sociais do Paraná – FESP.

Sumário Pag.

1. PROPOSTA DO PROJETO.................................................................................31.1. Identificação do Projeto.....................................................................................31.2. Responsável pelo Projeto..................................................................................31.3. Justificativa do Projeto.......................................................................................31.4. Retorno estimado do Projeto.............................................................................31.5. Período de implantação estimado.....................................................................31.6. Entregas do projeto...........................................................................................31.7. Orçamento preliminar........................................................................................31.8. Aprovação do projeto........................................................................................32. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – PROJECT CHARTER.....................42.1. Justificativa do Projeto.......................................................................................42.2. Produto do projeto.............................................................................................42.3. Gerente do Projeto............................................................................................42.4. Equipe do projeto..............................................................................................42.5. Critérios de aceitação do projeto.......................................................................43. GERENCIAMENTO DO PROJETO.....................................................................53.1. Objetivos do projeto...........................................................................................53.2. Produtos do projeto - características e requisitos.............................................53.2.1. Sistema a ser implantado...............................................................................53.2.2. Local da Implantação.....................................................................................53.2.3 Recursos Necessários.....................................................................................53.2.4.Treinamento....................................................................................................53.2.5. Modelo de Implantação..................................................................................53.2.6.Testes..............................................................................................................63.2.7. Requisitos do projeto......................................................................................63.3. Estimativas iniciais de custos............................................................................63.4. Premissas do projeto.........................................................................................63.5. Restrições do projeto.........................................................................................63.6. Limites do projeto..............................................................................................73.7. Entregas e marcos do projeto...........................................................................73.8. Equipe e organização do projeto.......................................................................83.9. Principais interessados......................................................................................93.10. WBS (EAP) Estrutura analítica do projeto.......................................................93.11. Lista de atividades...........................................................................................104. GERENCIAMENTO PRELIMINAR DO ESCOPO DO PROJETO.......................114.1. Processo de definição do escopo.....................................................................114.2. Processo de documentação do escopo............................................................114.3. Processo de verificação do escopo do projeto..................................................114.4. Processo de controle de escopo.......................................................................114.5. Controle integrado das mudanças no projeto...................................................114.6. Controle de revisão do documento...................................................................125. GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO................................................135.1. Cronograma do projeto......................................................................................136. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO...........................................146.1. Orçamento detalhado........................................................................................146.2. Fonte pagadora.................................................................................................15

Pág.6.3. Plano de desembolso........................................................................................166.4. Lista de atividades.............................................................................................187. GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO.............................................197.1. Identificação dos riscos do projeto....................................................................197.2. Planilha de gerenciamento de riscos................................................................207.3. Matriz de probabilidade.....................................................................................217.4. Planilha de Valor Monetário Esperado..............................................................227.5. Formulário de acompanhamento de riscos.......................................................238. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO............................248.1. Plano de comunicação do projeto.....................................................................248.2 Ata de reunião do projeto...................................................................................269. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO.......................................269.1. Definição dos padrões de qualidade ................................................................259.1.1.Requisitos da qualidade .................................................................................259.1.2. Critérios de aceitação da qualidade...............................................................259.2. Custo da Qualidade...........................................................................................259.3. Métricas de Qualidade.......................................................................................259.4. Ata de reunião de atividades da qualidade planejados.....................................259.5.Solicitação de mudanças: ..................................................................................259.6. Auditorias...........................................................................................................259.7. Ações Corretivas ..............................................................................................2510. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS.........................................2610.1. Organograma do projeto.................................................................................2610.2. Equipe de Projeto...........................................................................................2611. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO...................................2811.1. Termo de Referência para Contratação de Serviços de Consultoria..............2811.1.1. Objeto...........................................................................................................2811.1.2. Justificativa...................................................................................................2811.1.3. Produto a ser entregue.................................................................................2811.1.4. Prazo............................................................................................................2811.1.5. Condições de pagamento.............................................................................2811.1.6. Serviços a serem executados......................................................................2811.1.7. Obrigações da contratante...........................................................................2811.1.8. Obrigações da contratada............................................................................2911.1.9. Aprovação....................................................................................................2912. REGISTRO DE LIÇOES APRENDIDAS............................................................30

3

1. PROPOSTA DO PROJETO

1.1. Identificação do Projeto:

Nome do projeto: Implantação de um sistema ERP na ABC Projetos e Tecnologia.

1.2. Responsável pelo Projeto: Alessandro Augusto Brogin Craveiro

1.3. Justificativa do Projeto:

A implantação do projeto faz-se necessária para definir os processos na empresa, pois o sistema fará com que os processos sejam seguidos da forma definida na fase de parametrização.

Isto deve trazer redução nos custos de controle, minimização de falhas, integração dos processos evitando retrabalho e precisão na execução das tarefas melhorando a produtividade.

1.4. Retorno estimado do projeto

De acordo com estimativas e experiências anteriores segue abaixo quadro com retorno do projeto esperado, em que, no cenário apresentado, estima-se um aumento no acerto de compras (efetividade de compras) na ordem de 5%.de 87% para 91,35%

1.5. Período de implantação estimado: Data início:01/04/2011 - Data fim: 30/11/2011

1.6. Entregas do projeto:

O sistema é dividido em módulos que deverão ser implantados conforme cronograma a ser definido.

1.7. Orçamento preliminar:

O investimento total previsto é de R$ 227.990,00, conforme planilha de valor monetário esperado

1.8. Aprovação do projeto:

Aprovação Patrocinador Responsável pelo projeto

Nome Sebastião Almeida Alessandro A B Craveiro

Assinatura

2. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO – PROJECT CHARTER

4

2.1. Justificativa do Projeto:



2.2. Produto do projeto:

O produto final do projeto deverá ser o sistema funcionando perfeitamente, necessitando apenas de atualizações impostas pela legislação ou por melhorias que possam ser implantadas para melhorar a produtividade e reduzir custos.

2.3. Gerente do Projeto:

O gerente do projeto será o Sr. Alessandro Augusto Brogin Craveiro que é o coordenador administrativo financeiro e terá a incumbência de alocar os recursos necessários para a execução do projeto podendo ser pessoas, recursos físicos e financeiros, controlar o andamento das atividades, implementar ações preventivas ou corretivas caso necessário, manter o projeto dentro dos limites estabelecidos e receber e analisar as solicitações de mudanças autorizando-as ou não através de justificativas pertinentes.

2.4. Equipe do projeto:

A equipe do projeto é composta conforme tabela abaixo

Função Colaborador CargoGerente do Projeto Alessandro Craveiro Supervisor Adm FinanceiroEspecialista em contabilidade e finanças

Alessandro Craveiro Supervisor Adm Financeiro

Especialista em Compras Estoque e Custos

Roberto Silva Supervisor de Compras

Especialista em Gestão de Pessoas

Silvana Dias Supervisora de RH

Especialista em Gestão de Projetos

Marcelo Antonio Gerente Operacional

Consultores Externo ExternoTabela 01 – Equipe do projeto

2.5. Critérios de aceitação do projeto:

A aceitação do projeto se dará pela implantação total dos módulos do sistema que deverão gerar informações gerenciais e estratégicas para tomada de decisão.

3. GERENCIAMENTO DO PROJETO

5

3.1. Objetivos do projeto

O projeto objetiva a implantação de um sistema ERP¹ na empresa ABC Projetos e Tecnologia Ltda. e contemplará os seguintes módulos:

Configurador Compras Faturamento Estoque e Custos Financeiro NFE Contabilidade Gerencial Gestão de Pessoas Gestão de Projetos Livros Fiscais

O prazo estimado para conclusão do projeto é de 240 dias iniciando o projeto em 01/04/2011 e finalizando em 30/11/2011, considerando todos os dias do mês ou 164 dias úteis.

A implantação deste sistema tem como objetivo padronizar e consolidar os processos internos da empresa a fim de agilizar e melhorar o atendimento a clientes internos e externos através de uma maior precisão na entrega do produtos e, também, para que possam ser mensurados os resultados financeiro e operacional da empresa.

3.2. Produto do projeto – características e requisitos

3.2.1. Sistema a ser implantadoO sistema a ser implantado é o Microsiga Protheus Versão 10. Este sistema foi escolhido após estudo de mercado.

3.2.2. Local da implantaçãoO sistema será implantado nas dependências da ABC Projetos e Tecnologia.

3.2.3. Recursos necessáriosDeverão ser disponibilizados recursos humanos e de informática da empresa também foi contratada uma consultoria externa que disponibilizará consultores para cada módulo.

3.2.4. TreinamentoO modelo de treinamento a ser aplicado é o “aprender fazendo”, ou seja, o treinamento se dará ao mesmo temo que o da implantação e será feito pelos consultores de implantação.

3.2.5. Modelo de implantação:O sistema será implantado com as configurações padrões, devendo a empresa se adaptar aos processos do sistema com o mínimo de customizações, já que os processos dos sistemas foram testados e aprovados.

3.2.6. Testes

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Serão realizados testes em todos os módulos antes de colocá-los em produção.

3.2.7. Requisitos do projetoA implantação do sistema seguirá as boas práticas de gestão de cada módulo que já estão contempladas no sistema.As normas previstas em lei deverão ser seguidas nos módulos que são regidos pela legislação.A documentação criada pelo projeto deverá seguir as normas do guia PMBOK 2004 editado pelo Project Manager Institute.

ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no Brasil) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc).

Os ERPs em termos gerais,são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

3.3. Estimativas iniciais de custo

O custo esperado para implantação é de R$ 227.990,00, sendo R$ 100.000,00 investidos em 1.000 horas de consultoria de implantação, R$ 50.000,00 em licenças de uso e R$ 30.000,00 em equipamentos de informática e R$ 47.990,00 de contingências, conforme planilha de valor monetário esperado.

3.4. Premissas do projetoAs premissas para que o projeto termine dentro do prazo e do custo seguem abaixo: Não haverá substituição de pessoas no decorrer do projeto; As pessoas a serem treinadas estarão disponíveis sempre que solicitadas; A consultoria disponibilizará consultores em numero suficiente para cada módulo a ser implantado e em período integral.

3.5 Restrições do Projeto O orçamento do projeto é de R$ 227.990,00; O local de implantação é nas dependências da empresa A data máxima para aceita para implantação do projeto é até 30/11/2011. O pessoal a ser treinado faz parte do quadro funcional da empresa O contrato de implantação foi assinado com uma consultoria e não há como ser

substituído no meio da implantação Todas as pessoas a serem treinadas devem ter conhecimento de informática em nível de

usuário.

3.6. Limites do Projeto

http://pt.wikipedia.org/wiki/Automa%C3%A7%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/wiki/Empresa

http://pt.wikipedia.org/wiki/Software

http://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informa%C3%A7%C3%A3o

7

Este projeto tem por objetivo implantar um sistema de ERP que contempla os módulos descritos no item 1 deixando-o operacional, ou seja, com todos os módulos em produção e integrados com a contabilidade para geração de demonstrações financeiras e relatórios de acompanhamento de custos.Não é objetivo deste projeto a definição de processos e de sistemas pois isso já foi feito em projeto anterior.

3.7. Entregas e marcos do projetoSeguir é apresentado uma tabela com os principais marcos do cronograma do projeto e os critérios de aceitação para validação das entregas:

Marcos Data Entregas Critérios de aceitaçãoReunião de apresentação do ERP e consultores

01/04/2011 Ata da reunião Assinatura da ata da reunião

Implantação módulo configurador

15/04/2011 Módulo em produção

Configurador implantado e pronto para uso.

Implantação módulo de compras


Módulo de compras implantado, pronto para uso e pessoal treinado.

Implantação do módulo Estoque/Custo


Módulo de Estoque/Custo implantado, pronto para uso e pessoal treinado.

Implantação dos módulos Financeiro e Faturamento


Módulos de Faturamento e Financeiro (contas a pagar, contas a receber e controle de caixa e bancos) implantados, pronto para uso e pessoal treinado.

Módulo de Gestão de Pessoas


Módulo de gestão de pessoas implantado, pronto para uso e pessoal treinado.

Módulo de NFE (nota fiscal eletrônica) e Livros Fiscais


Módulos de NFE e Livros Fiscais implantado, pronto para uso e pessoal treinado.

Módulo de Contabilidade Gerencial


Módulos de Contabilidade Gerencial implantado, integrado com os demais módulos,e emitindo os relatórios de demonstrações financeiras que atenda a legislação, pronto para uso e pessoal treinado.

Módulo de Gestão de Projetos


Módulo de Gestão de Projetos implantado, integrado com os demais módulos e emitindo relatório gerenciais para acompanhamento do andamento físico e financeiro dos projetos, pronto para uso e pessoal

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treinado.Tabela 2 – Entregas e marcos do projeto

3.8. Equipe e organização do projeto

A equipe do projeto será composta por funcionários da ABC Projetos, sendo eles:

Equipe de Projeto









Consultores Externo ExternoTabela 3 – Equipe do projeto.

3.9. Principais interessados

Função Colaborador CargoSponsor Sebastião Almeida Sócio ProprietarioRepresentante Administrativo Financeiro

Flávio Mendes Gerente Administrativo Financeiro

Representante Projetos Luciana Vieira Gerente de EngenhariaRepresentante Contabilidade

Joacir Camargo Contador

Tabela 4 – Principais interessados

9

3.10. WBS (EAP) Estrutura Analítica do Projeto

Figura 1 – WBS – (EAP) Estrutura analítica do projeto

10

3.11. Lista de atividades

Tabela 5 – Lista de atividades

11

4. GERENCIAMENTO PRELIMINAR DO PROJETO

4.1. Processo de definição do escopo

Nesta fase deverão ser definidas as expectativas, necessidades e requisitos que os interessados no projeto têm e isto será feito através de uma reunião onde será redigida uma ata que será chamada de Reunião de Alinhamento do Escopo do Projeto com a participação do patrocinador e todos os interessados no projeto. Nesta reunião será definido o que é e o que não é o escopo do projeto e também e deverá conter a assinatura de todos os participantes.

4.2. Processo de documentação do escopo

Deverá ser emitido um formulário com o título Declaração do Escopo do Projeto que deverá seguir os padrões do PMO Brazil contendo os seguintes itens:

Objetivos do projeto; Descrição do escopo do projeto; Requisitos do projeto; Premissas do projeto; Organização inicial do projeto; Riscos iniciais; Estimativa de custos.

Este documento deverá ser aceito por todos os participantes da reunião de Alinhamento do Escopo do Projeto inclusive o patrocinador.

4.3. Processo de verificação do escopo do projeto

Para a verificação do escopo deverá ser preenchido um checklist sempre que ocorrer uma entrega para comparação dos critérios de aceitação definidos na declaração de escopo e deverá também ser validado pelo patrocinador e interessados.

4.4. Processo de controle de escopo

A estrutura analítica do projeto será criada seguindo um mapa mental onde os elementos de primeiro nível serão as áreas de competência do desenvolvimento do serviço e mais um ramo dedicado ao gerenciamento do projeto. A EAP deverá ser aprovada por todos os principais interessados e o patrocinador do projeto.

4.5. Controle integrado das mudanças no projeto

As solicitações de mudanças poderão só poderão ser com o formulário abaixo preenchido e autorizado pelo gerente de projetos. Nele deverá estar descrito o que se pretende fazer, a análise do gerente do projeto, devendo ser a análise feita de forma integrada descrevendo os impactos no projeto seguida da aprovação ou não.

Caso haja inclusão de mais alguma atividade esta só poderá ser feita através do formulário integrado de controle de mudanças aprovado pelo gerente do projeto.

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Formulário 1 – Formulário de controle integrado de mudanças

4.6. Controle de revisão do documento

VERSÃO ITEM REVISADO

DESCRIÇÃO REVISOR DATA

1 Todos Emissão Inicial Alessandro 14/08/2011

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5. GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO5.1. Cronograma do projeto

Figura 2 – Cronograma do projeto

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6. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO

6.1. Orçamento Detalhado

Projeto de implantação de software ERPOrçamento

Quantidade Custo Unitário TotalTOTAL DE RECEITAS 1 R$ 180.000,00 R$ 227.990,00DESPESAS R$227.990,00Equipamentos de informática R$ 30.000,00Servidor HP Proliant 1 R$ 28.720,00 R$ 28.720,00Hack 1 R$ 1.280,00 R$ 1.280,00 Licenças de uso R$ 50.000,00Licenças de uso full para acesso em todos os módulos 4 R$ 6.250,00 R$ 25.000,00Licenças de uso light para acesso a módulos específicos 8 R$ 3.125,00 R$ 25.000,00SERV. TERCEIROS - Pessoa Jurídica R$ 100.000,00Consultoria (horas) 1000 R$ 100,00 R$ 100.000,00Contingências R$ 47.990,00

Tabela 7 – Or;amento detalhado

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6.2. Fonte Pagadora

Projeto de implantação de software ERPFonte Pagadora

CONTRATADO (FONTES)Atividade

CorrespondenteFonte

Pagadora TotalABC Projetos 1 a 9 R$ 227.990,000TOTAL DE RECEITAS R$227.990,00

DESPESAS Qtdade Vlr Unitário Valor TotalEquipamentos de informática R$ 30.000,00Servidor HP Proliant 1 R$ 28.720,00 R$ 28.720,00Hack 1 R$ 1.280,00 R$ 1.280,00 Licenças de uso R$ 50.000,00Licenças de uso full para acesso em todos os módulos 4 R$ 6.250,00 R$ 25.000,00Licenças de uso light para acesso a módulos específicos 8 R$ 3.125,00 R$ 25.000,00SERV. TERCEIROS - Pessoa Jurídica R$ 100.000,00Consultoria (horas)

Implantação do módulo Configurador 20 R$ 100,00 R$ 2.000,00Implantação do módulo Compras 140 R$ 100,00 R$ 14.000,00Implantação do módulo Estoque Custos 120 R$ 100,00 R$ 12.000,00Implantação do módulo Financeiro 120 R$ 100,00 R$ 12.000,00Implantação do módulo Faturamento e NFE 80 R$ 100,00 R$ 8.000,00Implantação do módulo Gestão de Pessoas 160 R$ 100,00 R$ 16.000,00

Implantação do módulo Livros Fiscais 100 R$ 100,00 R$ 10.000,00Implantação do módulo Contabilidade Gerencial 120 R$ 100,00 R$ 12.000,00Implantação do Módulo Gestão de Projetos 140 R$ 100,00 R$ 14.000,00Contingências R$ 47.990,00TOTAL DAS DESPESAS R$ 227.990,00

Tabela 8 – Fonte pagadora

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6.3. Plano de Desembolso

Tabela 9 – Plano de desembolso

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Grafico 1 – Demonstração gráfica do valor do desembolso acumulado.

Para fins de análise segue abaixo cálculo do valor presente líquido baseado no fluxo de desembolso demonstrado na tabela 9.

CÁLCULO DO VALOR PRESENTE LÍQUIDOTAXA DE 1% A.M.NUMERO DE PERÍODOS: 8

R$ 219.444,55

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6.4. Lista de Atividades

Tabela 10 – Lista de atividades

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1.2.3.4.7. GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO

7.1. Identificação dos riscos do projetoSegue abaixo a lista dos riscos do projeto identificados em reunião realizada com os stakeholders (envolvidos) do projeto em 03/01/2011.

ID Descrição do risco Categoria1 Não atender as expectativas do patrocinador Técnico2 Saída de pessoas com conhecimento técnico Organizacional3 Descontiniuidade da empresa de consultoria Externo4 Custo mais elevado que o previsto Organizacional

5Relacionamento de funcionários com os consultores Organizacional

6 Estrutura organizacional deficiente Organizacional7 Não absorver o conhecimento Técnico8 Insatisfação dos envolvidos Organizacional9 Excesso de solicitação de mudança Técnico10 Resistência dos envolvidos Organizacional

11 Não cumprimento do prazoGerenciamento de projeto

12 Comunicação ineficienteGerenciamento de projeto

Tabela 11 – Riscos do projeto

Após a identificação dos riscos foi elaborada a planilha abaixo contendo as probabilidades de ocorrência e impacto, conforme tabela Matriz de Probabilidade e as respostas de cada risco identificado.

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7.2. Planilha de gerenciamento de riscos

Prioridade ID Risco Descrição Categoria Data de Identificação Responsável Probabilidade Impacto Índice Resposta ao

risco Como?

Alta 1 Não atender as expectativas do patrocinador Técnico 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,50 0,70 0,35 MitigarFornecimento de relatórios quinzenais com informações sobre as atividades do projetos e os resultados alcançados

Baixa 2 Saída de pessoas com conhecimento técnico Organizacional 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,50 0,30 0,15 Mitigar RH deverá para fazer pesquisas com os colaboradores envolvidos.

Média 3 Descontiniuidade da empresa de consultoria Externo 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,30 0,70 0,21 Prevenir Ter uma relação de consultorias alternativas.

Média 4 Custo mais elevado que o previsto Organizacional 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,50 0,50 0,25 MitigarFazer reuniões mensais com os principais envolvidos para apresentação do relatório de custos.

Muito Baixa 5Relacionamento de funcionários com os consultores

Organizacional 3/1/2011 Gerente do projeto 0,30 0,30 0,09 Prevenir

Fazer reuniões quinzenais com os principais envolvidos para alinhamento das atividades e avaliação do projeto

Muito Baixa 6 Estrutura organizacional deficiente Organizacional 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,30 0,30 0,09 Prevenir Avaliação da estrutura oferecida (espaço, infraestrutura de TI, etc)

Média 7 Não absorver o conhecimento Técnico 3/1/2011 Gerente do projeto 0,50 0,50 0,25 Mitigar

Fazer reuniões quinzenais com os principais envolvidos para alinhamento das atividades e avaliação do projeto

Baixa 8 Insatisfação dos envolvidos Organizacional 3/1/2011 Gerente do projeto 0,50 0,30 0,15 Mitigar Solicitar ao RH para fazer pesquisas com os

colaboradores envolvidos.

Média 9 Excesso de solicitação de mudança Técnico 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,50 0,50 0,25 Mitigar Elaborar relatório de mudanças para avaliação das solicitações

Média 10 Resistência dos envolvidos Organizacional 3/1/2011 Gerente do projeto 0,70 0,30 0,21 Mitigar Solicitar ao RH para fazer pesquisas com os

colaboradores envolvidos.

Alta 11 Não cumprimento do prazo Gerenciamento de projeto 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,70 0,50 0,35 MitigarFazer reuniões mensais com os principais envolvidos para apresentação do relatório de evolução das atividades do projeto.

Baixa 12 Comunicação ineficiente Gerenciamento de projeto 3/1/2011 Gerente do

projeto 0,50 0,30 0,15 MitigarFazer reuniões quinzenais com os principais envolvidos para alinhamento das atividades e avaliação do projeto.

Tabela 12 – Tabela de .gerenciamento de riscos

21

7.3 Matriz de probabilidade

22

Impacto

Probabilidade 0,1 (MB) 0,3 (B) 0,5 (M) 0,7 (A) 0,9 (MA)

0,9 (MA) 0,09 0,27 0,45 0,63 0,81

0,7 (A) 0,07 0,21 0,35 0,49 0,63

0,5 (M) 0,05 0,15 0,25 0,35 0,45

0,3 (B) 0,03 0,09 0,15 0,21 0,27

0,1 (MB) 0,01 0,03 0,05 0,07 0,09

Tabela 13 – Matriz de probabilidade

7.4. Planilha de Valor Monetário EsperadoA ocorrência de qualquer risco identificado abaixo impactará em utilizar mais horas de consultoria que o previsto e, de acordo com a experiência dos consultores de implantação estimamos o impactos em horas conforme descrito nas observações de cada risco

Conforme a tabela abaixo pode-se esperar um valor final para o projeto de R$ 227.990,00.

ID Risco Descrição Categoria Probabilidade Impacto Índice Observações

1 Não atender as expectativas do patrocinador Técnico 0,50 R$ 10.000,00 R$ 5.000,00 100 horas a mais de consultoria

2 Saída de pessoas com conhecimento técnico Organizacional 0,50 R$ 5.000,00 R$ 2.500,00 50 horas a mais de consultoria

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7.5. Formulario de acompanhamento de riscos.

ProjetoIMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP NA ABC PROJETOS E TECNOLOGIA

Gerente do projeto: Alessandro A B Craveiro

Formulário de Acompanhamento de Riscos1 Etapa: Identificação do Risco

Denominação do risco: N Identificação

Descrição do risco:

2 Etapa: Avaliação do Risco

Impacto: 5 (alto) 4 (médio/alto) 3 (médio) 2 (médio/baixo) 1 (baixo)

Probabilidade: 5 (alta) 4 (média/alta) 3 (média) 2 (média/baixa) 1 (baixa)

3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta

Ações, Responsáveis e Datas de Conclusão

Impacto reavaliado:

Probabilidade reavaliada:

4 Etapa: Acompanhamento do Risco

Ocorrências e alterações:

____/____/______ _________________________________

Assinatura do Gerente de Projetos

Formul;ario 2 Formulário de acompanhamento de riscos8. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

24

8.1 Planilha de comunicação do projeto

Figura 3 – Planilha de comunicação do projeto

7.

25

8.

8.1.

8.2. Ata de reunião do projeto

Para fins de documentar as reuniões que abordarão assuntos relativos ao projeto serão sempre redigidas atas conforme modelo abaixo:

Reunião de Equipe de Projeto

Local : Sala de reuniões 1

Data : 01 de abril de 2011

Horário : 08h00min

Duração : 2 horas

Ata da Reunião de Alinhamento do Escopo do ProjetoParticipantes

Equipe do projeto:

Interessados:

Função Colaborador CargoSponsor Sebastião Almeida Sócio ProprietarioRepresentante Administrativo Financeiro

Flávio Mendes Gerente Administrativo Financeiro

Representante Projetos Luciana Vieira Gerente de EngenhariaRepresentante Contabilidade

Joacir Camargo Contador

Tema Definir o que é o que não é escopo do projeto.Formulário 3 – Ata de reunião do projeto









Consultores Externo Externo

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9. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO

9.1. Definição dos padrões de qualidade 9.1.1.Requisitos da qualidade Consolidar os processos da empresa;Agilizar o atendimento a clientes;Melhorar a entrega dos produtos .Mensurar os resultados financeiros e operacional9.1.2. Critérios de aceitação da qualidadeFuncionamento dos módulos: os módulos deverão estar funcionando com todos os recursos operandoEmissão de relatórios: os relatórios deverão estar configurados e os usuários aptos a emiti-los.Satisfação dos usuários: os usuários passarão por questionamentos sobre sua satisfação com o sistema. 9.2. Custo da QualidadeAcompanhamento da utilização das horas de implantação: será apresentado mensalmente um relatório de horas utilizadas por módulo.Aumento das horas de consultoria – aumento do custo.9.3. Métricas de QualidadeSatisfação do cliente – atendimento dos requisitos.Cumprir as datas de início e fim do cronograma.Check list de implantação.Relatório de desempenho da qualidade.Reuniões com os Stakeholders – AtasTermos de Aceitação – Linha base da qualidade.9.4.Realização das atividades da qualidade planejados.Elaboração e divulgação dos relatórios de desempenho, atas de reunião, termos de aceitação.9.5.Solicitação de mudanças: Formulário de Controle Integrado de Mudanças.Análise – aprovação – desaprovação – justificativas. 9.6. AuditoriasAuditoria – verificação do atendimento dos requisitos do cliente e legais.9.7. Ações Corretivas Redefinições de agendasMelhoria na aplicação de horas de consultoriaAtraso cronograma – força tarefa.Relatórios de auditoriaCustomizações de módulosCustomizações de relatórios do sistema e telas de apresentação de informações, se necessário.Linha base da qualidade Termos de aceitação assinados.

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Mudanças solicitadasFormulários de controle integrado de mudanças. – ( Gerenciamento de mudanças)Relatório de customizações realizadas

10. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS

10.1. Organograma do projeto

Figura 4 – Organograma do projeto

10.2. Equipe de Projeto









Consultores Externo ExternoTabela 15 – Equipe do projeto

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11.GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

11.1. TERMO DE REFERÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA

11.1.1. Objeto

Contratação de empresa para prestação de serviços de consultoria especializada na implantação do sotware ERP (enterprise resource planning) denominado Microsiga Protheus, elabora e distribuído pela Totvs S/A.

11.1.2. Justificativa



11.1.3. Produto a ser entregue

O sistema é dividido em módulos que deverão ser implantados conforme cronograma definido e entregue em perfeito funcionamento.

11.1.4. Prazo

Data início:01/04/2011 - Data fim: 30/11/2011

11.1.5. Condições de Pagamento

Os pagamentos serão liberados após análise de relatórios de horas de consultoria efetivamente produtivas utilizadas no mês. Após a aprovação do relatório deverá ser emitida a nota fiscal correspondente com a retenção dos impostos e esta será liquidada 10 (dez) dias corridos após chegar no setor financeiro da empresa.

11.1.6. Serviços a serem Executados

Os serviços a serem executados são os de consultoria técnica especializada na implantação do software acima descrito e treinamento dos usuários do sistema.

11.1.7. Obrigações da Contratante

A contratante tem como obrigações fornecer local adequado aos consultores, coordemar seu pessoal intermo para estarem a disposição para treinamento nos

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horários previamente definidos e efetuar os pagamentos nos prazos e condições acordadas.

11.1.8. Obrigações da Contratada

A contratada obriga-se a disponibilizar pessoal técnico com conhecimento adequado nos módulos a serem implantados, a prestar os serviços com zelo e dedicação e manter sob sigilo as informações a que tiver acesso.

11.1.9. Aprovação

Aprovação Contratada Contratante

Nome Jefferson RibeiroAlessandro A B Craveiro

Assinatura

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12. REGISTRO DE LIÇOES APRENDIDAS

Para fins de documentar as lições aprendidas no projeto será utilizada a tabela abaixo que descreverá os pontos positivos e negativos de cada fase do projeto e deverão ser respondidas as questões seguintes.

Fase do projeto Pontos Positivos Pontos negativos

Início

Planejamento

Execução e controle

Encerramento – entrega

Tabela 16 – Pontos positivos e negativos do projeto

1. Quais os fatos que contribuíram para o que aconteceu no descrito no quadro acima?

2. O que deve ser evitado e o que deve ser reutilizado deste projeto para outros projetos?

3. O projeto alcançou as expectativas do cliente? Por quê?

4. O projeto terminou no prazo estimado? Por quê?

5. O projeto terminou dentro do orçamento estimado? Por quê?

6. Os recursos estimados foram suficientes? Por quê?

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