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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

O TEMPO NÃO PÁRA: COMO A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PODE RENDER DINHEIRO E QUALIDADE DE VIDA

Por: Angelita Costa Barbosa Machado

Orientadora

Profª. Alekssandra Slinowska Bartsch

Niterói

2005

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

O TEMPO NÃO PÁRA: COMO A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PODE RENDER DINHEIRO E QUALIDADE DE VIDA

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como condição prévia para a

conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu”

em Finanças e Gestão Corporativa. São os objetivos

da monografia perante o curso e não os objetivos do

aluno.

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AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus pela vida e por sua

presença na minha vida. Agradeço a

minha família com a qual posso

desfrutar a minha vida com alegria e

felicidade.

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DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho ao meu marido,

Glaussius, cujo entusiasmo me incentivou

a galgar um novo degrau na minha vida

acadêmica. A minha mãe e ao meu pai

que sempre me educaram da melhor

forma, sem nunca medir esforços para

que um dia eu me tornasse uma pessoa

íntegra.

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RESUMO

Atualmente, o grande desafio do mundo moderno é o tempo. Todos os dias

acontecem verdadeiros bombardeios de informações, os quais não somos

capazes de processar. Os meios de comunicação estão causando um impacto

tremendo na vida das pessoas e das empresas. Este impacto tão grande pode

custar caro. Isto porque está cada vez mais difícil conseguir conciliar o lado

profissional com o pessoal. Este passou a ser o objetivo do meu tema.

Saber administrar o tempo é essencial para o planejamento, o

desenvolvimento, a produtividade e a qualidade de vida da empresa e de seu

profissional. Com o planejamento diário, além de benefícios no trabalho, colhe-

se frutos com a organização no orçamento doméstico.

Profissionais/pessoas de todos os níveis precisam saber administrar o tempo.

Nessa era de informação, o fluxo de comunicação e informação é tão intenso

que muitos acabam sem saber como se organizar.

Este trabalho tem por objetivo principal ajudar a identificar os “ladrões de

tempo” que consomem o dia de trabalho e lazer, e criar condições para uma

maior produtividade com qualidade de vida.

A primeira conclusão que se pode identificar é que o homem está cada vez

mais sem tempo. Estamos vivendo num mundo onde as informações chegam

rapidamente e num fluxo cada vez maior. Dessa maneira decisões devem ser

tomadas com a mesma precisão e rapidez.

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METODOLOGIA

A metodologia de trabalho utilizada nessa pesquisa foi baseada em

bibliografias de diversos autores sobre o assunto, pesquisas publicadas em

revistas. Recorreu-se a teses e dissertações e outros recursos como a internet

para a busca de informações inerentes ao tema. De conformidade com o vários

tipos de pesquisa existentes, trata-se de uma pesquisa exploratória, descritiva,

explicativa e aplicada quanto aos fins.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I – O HOMEM NO TEMPO 10

1.1 – Grandes Avanços 11

1.2 – O Tempo Voa 13

CAPÍTULO II – PLANEJAMENTO: A MELHOR FORMA DE

ADMINISTRAR O TEMPO 15

2.1 – Como administrar o tempo 16

2.2 – Gestão estratégica do tempo 18

2.3 – Não desperdice seu tempo 20

2.4 – Tempo é dinheiro ou vida ? 22

CAPÍTULO III – QUALIDADE DE VIDA COM FOCO NA

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 25

3.1 – Administrando o estresse 26

3.2 – Aumentando a produtividade 28

CONCLUSÃO 31

BIBLIOGRAFIA 33

ANEXOS 34

FOLHA DE AVALIAÇÃO 35

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INTRODUÇÃO

Santo Agostinho afirmou, em suas Confissões, que discutir o tempo é algo

muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não tenta-se discorrer

sobre ele, algo simples, que todo o mundo conhece. Basta, porém, tentar

teorizar sobre ele para que se veja diante de grande confusão.

O tempo está tornando-se cada vez menor e com isso o estresse tem

aumentado, ocasionando em uma qualidade de vida ruim. O tema desta

monografia propõe a apresentar a importância da administração do tempo. A

boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades,

visando ajudar a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para

conseguir este objetivo, tornando-se um bom administrador do próprio tempo.

O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. O agora já

passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta.

Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que

qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos

negócios e na vida.

São apresentadas a evolução do homem no tempo e a importância deste para

o seu desenvolvimento. Além de apresentar como usar de forma eficaz o

tempo, identificar os desperdiçadores e economizadores de tempo. Tendo

como objetivo a busca por uma maior produtividade com qualidade, sem

esquecer do lado pessoal do profissional.

As pessoas reclamam muito de falta de tempo porque não sabem definir suas

prioridades, e acabam atendendo milhares de solicitações, e aquilo que tem

importância maior, significado maior, vai ficando para depois. Elas estão cada

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vez mais empenhadas em fazer tudo mais rápido e vencer o tempo para

economizá-lo. Ironicamente, estão cada vez mais sem tempo para a vida

familiar, do lazer, espiritual dentre outros.

Vive-se num mundo cada vez mais estressante, onde o tempo é um bem

valioso e os sonhos estão sendo ameaçados devido a sua escassez, ou

melhor, devido à sua má administração, dando a impressão de que “não se tem

mais tempo para nada”. Corre-se de um lado para outro, sempre ocupado,

“apagando incêndios”, resolvendo problemas urgentes, “dando conta do

recado”, e se esquece das coisas que são realmente importantes, seja a

família, os sonhos, os hobbies, os projetos pessoais que vão sendo adiados.

Num tempo em que a qualidade de vida é o tema da moda, todos estão ligados

“no piloto automático” executando o que tem que fazer para seguir adiante.

A presente análise, espera contribuir para uma conscientização da importância

da administração do tempo, principalmente porque num mundo como o nosso,

quem não souber administrar o próprio tempo e não tiver um nível razoável de

auto-organização, deixa de ser competitivo, torna-se estressado e o pior, acaba

perdendo o melhor da vida, pois vive só para tampar os buracos que deixou

pelo caminho.

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CAPÍTULO I

O HOMEM NO TEMPO – RESUMO HISTÓRICO

A partir do momento em que nascemos, o tempo começa a correr. Ele pode

acabar a qualquer momento, ninguém sabe quando. O fato é que o tempo é

distribuído igualmente para todos. Cada um tem direito a 24 horas por dia. Para

uns isso é muito, para outros, muito pouco.

Em sua busca constante por alimento o homem descobriu no campo uma

enorme variedade de insumos. Desse modo ele passou a se dedicar a terra e

descobriu através da observação das sementes, das chuvas e da colheita que

ele sempre teria o seu alimento.

O homem aprendeu a entender o tempo e saber dominá-lo plantando e

colhendo no momento certo. Aprendeu a domesticar os animais, onde estes

poderiam tanto matar a sua fome e de sua família como também a auxiliá-lo na

terra. Passando assim a pastorear o gado, diminuindo sua dependência com

relação a natureza

O homem atingiu um importante grau de desenvolvimento e estabilidade. Com

a sedentarização, a criação de animais e a agricultura em pleno

desenvolvimento, as comunidades puderam trilhar novos caminhos. Um

avanço importante foi o desenvolvimento da metalurgia. Criando objetos de

metais, tais como, lanças, ferramentas e machados, os homens puderam caçar

melhor e produzir com mais qualidade e rapidez. A produção de excedentes

agrícolas e sua armazenagem, garantiam o alimento necessário para os

momentos de seca ou inundações. Com mais alimentos, as comunidades

foram crescendo e logo surgiu a necessidade de trocas com outras

comunidades. Foi nesta época que ocorreu um intenso intercâmbio entre vilas

e pequenas cidades. A divisão de trabalho, dentro destas comunidades,

aumentou ainda mais, dando origem ao trabalhador especializado.

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Na Idade Média prevaleceu as relações de vassalagem e suserania. O

suserano era quem dava um lote de terra ao vassalo, sendo que este último

deveria prestar fidelidade e ajuda ao seu suserano. O vassalo oferecia ao

senhor, ou suserano, fidelidade e trabalho, em troca de proteção e um lugar no

sistema de produção. As redes de vassalagem se estendiam por várias

regiões, sendo o rei o suserano mais poderoso.

Todo os poderes jurídico, econômico e político concentravam-se nas mãos dos

senhores feudais, donos de lotes de terras (feudos).

A sociedade possuía pouca mobilidade social e era hierarquizada. A nobreza

feudal (senhores feudais, cavaleiros, condes, duques, viscondes) era detentora

de terras e arrecadava impostos dos camponeses. O clero (membros da Igreja

Católica) tinha um grande poder, pois era responsável pela proteção espiritual

da sociedade. Era isento de impostos e arrecadava o dízimo. A terceira

camada da sociedade era formada pelos servos (camponeses) e pequenos

artesãos. Os servos deviam pagar várias taxas e tributos aos senhores feudais.

A economia feudal baseava-se principalmente na agricultura. Existiam moedas

na Idade Média, porém eram pouco utilizadas. As trocas de produtos e

mercadorias eram comuns na economia feudal.

1.1 - Grandes Avanços

Na Idade Moderna tudo mudou, devido a Revolução Industrial que teve início

no século XVIII, na Inglaterra, com a mecanização dos sistemas de produção.

Enquanto na Idade Média o artesanato era a forma de produzir mais utilizada, a

burguesia industrial, ávida por maiores lucros, menores custos e produção

acelerada, buscou alternativas para melhorar a produção de mercadorias. O

crescimento populacional acabou por trazer maior demanda de produtos e

mercadorias.

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O século XVIII foi marcado pelo grande salto tecnológico nos transportes e

máquinas. As máquinas à vapor, principalmente os gigantes teares,

revolucionaram o modo de produzir. Se por um lado a máquina substituiu o

homem, gerando milhares de desempregados, por outro baixou o preço de

mercadorias e acelerou o ritmo de produção.

As fábricas do início da Revolução Industrial não apresentavam o melhor dos

ambientes de trabalho. As condições eram precárias. Eram ambientes com

péssima iluminação, abafados e sujos. Os salários recebidos pelos

trabalhadores eram muito baixos e chegava-se a empregar o trabalho infantil e

feminino. Os empregados chegavam a trabalhar até 18 horas por dia e

estavam sujeitos a castigos físicos dos patrões. Não havia direitos trabalhistas.

Cansados de serem explorados, os trabalhadores se organizaram para lutar

por melhores condições de trabalho. Os empregados das fábricas formaram as

trade unions (espécie de sindicatos) com o objetivo de melhorar as condições

de trabalho.

Pode-se concluir que a Revolução tornou os métodos de produção mais

eficientes. Os produtos passaram a ser produzidos mais rapidamente,

barateando o preço e estimulando o consumo. Por outro lado, aumentou

também o número de desempregados. As máquinas foram substituindo, aos

poucos, a mão-de-obra humana. A poluição ambiental, o aumento da poluição

sonora, o êxodo rural e o crescimento desordenado das cidades também foram

conseqüências nocivas para a sociedade. Até os dias de hoje, o desemprego é

um dos grandes problemas nos países em desenvolvimento. Gerar empregos

tem se tornado um dos maiores desafios de governos no mundo todo. Os

empregos repetitivos e pouco qualificados foram substituídos por máquinas e

robôs. As empresas procuram profissionais bem qualificados para ocuparem

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empregos que exigem cada vez mais criatividade e múltiplas capacidades.

Mesmo nos países desenvolvidos tem faltado empregos para a população.

1.2 - O Tempo Voa

O que o imperador romano Marco Aurélio compreendeu há quase 2000 anos

revela uma das maiores ironias da História. Desde o início da Revolução

Industrial, inúmeras invenções foram projetadas para economizar tempo.

Entretanto, esses dois séculos de incrível avanço tecnológico induziram um

estilo de vida em que o tempo parece estar desaparecendo. Esta atual cultura

leva a uma armadilha: muitas coisas são feitas, assumi-se muitas

responsabilidades, e acaba-se dizendo sim a muitas oportunidades. A

sociedade é rica materialmente, mas pobre em relação ao tempo. A qualidade

do tempo dedicado ao convívio humano simplesmente desapareceu das vidas.

Ao questionar a falta de tempo, nossa cultura está, de fato, lidando com a

eterna questão sobre o significado da vida humana. O que, a princípio, pode

parecer um problema exclusivo desta era é, na verdade, a versão de uma

indagação presente no coração da própria natureza humana.

"A única vida que um homem pode desperdiçar é aquela que ele está vivendo

agora...", diz Marco Aurélio. "Porque a única coisa da qual qualquer homem

pode ser privado é do momento presente - já que é a única coisa que possui."

O homem, por possuir um senso natural de orientação, desenvolveu ao longo

do tempo diferentes e refinados meios para saber onde está em qualquer ponto

da Terra. Durante muito tempo, a humanidade utilizou-se de recursos naturais

para se orientar, como o sol, as estrelas, acidentes topográficos, direção

predominante dos ventos, etc.

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Apesar de o homem ter dividido o tempo em passado, presente e futuro, na

maioria das pessoas não há a menor habilidade na utilização desta ferramenta.

Não sabe usufruir, ou perceber a importância, de cada segundo do cotidiano.

Ora resmunga-se, ora critica-se negativamente, ou se mergulha nas

profundezas dos devaneios. Mas o tempo é uma realidade e, a realidade não

pára. Por mais estagnados que estejamos no tempo.

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CAPÍTULO II

PLANEJAMENTO: A MELHOR FORMA DE ADMINISTRAR O TEMPO

O primeiro passo para melhorar a administração do tempo é o planejamento.

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada.

Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a

realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para atingir seus

objetivos.

Todo planejamento é flexível e no decorrer do dia pode ser ajustado conforme

a sua necessidade, seu principal objetivo é ajudar e não ser uma coisa chata e

sufocante. Mas nada disso adiantará se não houver disciplina. Não se pode

planejar todo o tempo. Tem que ter um desconto para os imprevistos.

É pura ilusão acreditar que, em uma sociedade complexa como a nossa,

sempre haverá tempo para fazer aquilo que deseja-se e precisa-se. Mas

estabelecer metas, definir prioridades e organizar o ambiente de trabalho, entre

outros aspectos, pode ajudar a tornar as 24 horas do dia mais produtivas.

Antes de partir para uma melhor administração do tempo, é preciso identificar

como e porque ele é desperdiçado. As causas podem ser muitas:

perfeccionismo, dificuldade de dizer não, falta de planejamento e objetivo,

dificuldade de delegar.

“É muito triste passar a vida inteira cumprindo as suas obrigações sem nunca

ter construído algo de fato.”- Almir Klink

A consequência da falta de planejamento é uma vida de obrigações, sem

realizações. Por vezes, a sorte pode levar um ou outro a conquistar o sucesso

profissional, financeiro ou pessoal. Mas depender da sorte é arriscado, na vida,

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pode-se acabar no topo de uma colina ou no fundo de um vale. Para quem não

quer nada ou não sabe o que quer, permanecer na inércia pode até ser

benéfico, quem sabe a vida pode levá-lo para o alto. Mas, existem aqueles que

sabem o que querem, que possuem sonhos e objetivos. Deixar a vida levar

certamente não é a melhor opção. Realizações exigem iniciativa. Iniciativa

exige determinação. E determinação sem planejamento resulta em desperdício

de esforços. Estar determinado para realizar coisas que no futuro demonstram-

se inúteis só irá colaborar para o aumento da frustração pessoal.

2.1- Como administrar o tempo

A boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades,

visando a reflexão e conscientização sobre o que é necessário fazer para

conseguir este desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu

tempo. O primeiro passo é:

§ Ser objetivo. Esta é a primeira habilidade necessária. Saber ir aos pontos

essenciais, evitando ser prolixo e difuso ou perder-se em detalhes.

§ Trabalhar por prioridades. Esta é talvez a habilidade mais importante para

conseguir administrar bem o tempo. É preciso ter consciência de que o

tempo é limitado. Tem que selecionar, reconhecer a própria limitação e

saber trabalhar por prioridades. No início de cada dia de trabalho deve-se

identificar com clareza quais são as prioridades. Se sobrar tempo faz-se o

resto. O ideal é colocar no papel tudo aquilo que é prioritário por ordem.

Não deve-se confiar na memória, pois ela é bastante afetada pelo estresse.

§ Saber delegar. Delegar tudo aquilo que é delegável para ter tempo de fazer

tudo que compete somente a nós. Não ser centralizador. Além de permitir

ver o que é essencial e prioritário, a delegação é um instrumento poderoso

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de desenvolvimento e crescimento para os liderados. É através da

delegação que eles aprendem e crescem. É claro, a delegação deve ser

progressiva de acordo com o nível de desenvolvimento e responsabilidade

do liderado.

§ Saber dizer não. Não basta ter a consciência de que deve-se trabalhar por

prioridades e ter noção dos próprios limites se não sabe dizer não,

assumindo sempre mais do que consegue. É preciso ter habilidade para

dizer não. Saber dizer não para cima, para as chefias superiores, exige

ainda mais segurança e habilidade, mas deve-se dizer quando necessário.

§ Conseguir administrar a ansiedade. Este é outro ponto fundamental para se

administrar o tempo. Se não houver um controle da ansiedade não será

possível administrá-lo. A ansiedade moderada é o combustível das

realizações. Já a ansiedade excessiva, leva a assumir mais

responsabilidades que se pode tendendo a tomar decisões precipitadas,

afetando a qualidade das mesmas e dos resultados e a qualidade de vida.

Existem dois mitos da administração do tempo. O primeiro é que quem

administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade é bem o contrário.

Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem

não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor

das pressões do momento, não na ordem e no momento em que desejaria. O

outro diz que, administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida

profissional.

A administração e o uso eficiente do tempo é resultado de muitas habilidades,

preconceitos, atitudes, hábitos e filosofias pessoais. Ninguém pode dominar o

tempo. A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos

mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem

dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso.

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2.2 - Gestão estratégica do tempo

“Ahhh....que bom seria se o dia tivesse 30 horas” ... “Estou sem tempo

agora”....”vivo na correria” ... “não vai dar tempo”... “tenho menos tempo hoje do

que a um tempo atrás”...e tantas outras frases que são ouvidas ou

pronunciadas por alguém.

Gerir o tempo se tornou uma das tarefas mais imprescindíveis e difíceis na

atualidade. É uma competência fundamental ainda não trabalhada de forma

eficiente pela maioria dos profissionais no dia-a-dia.

Gerir o próprio tempo se tornou um desafio tão grande quanto aprender

competências de cunho técnico e por muitas vezes mais difícil.

Administrar o tempo tem duas funções básicas: a busca da eficácia no trabalho

e uma melhor qualidade de vida. Este tema tem se tornado essencial na

medida que cada vez mais existem pressões advindas de praticamente todos

os lados para que as ações aconteçam e para que as atividades sejam

realizadas de forma otimizada.

As cobranças geralmente tornam o dia curto e cansativo, com o estresse

elevado, os nervos a flor da pele e a vontade de sumir, viajar, se enfiar em um

buraco, sem ninguém para incomodar. Tão importante quanto aprender a gerir

o próprio tempo é aprender a gerir o tempo alheio, já que este pode influenciar

de forma negativa.

Gerenciar o tempo passa por alguns caminhos fáceis de entender, mas de

relativa dificuldade de aplicação, o primeiro problema é que cada um deve se

condicionar, o segundo, é a falta de hábito em dar seqüência a próprias ações,

e por fim, economizar tempo leva tempo.

Mas nem tudo esta perdido existem alguns caminhos facilitadores:

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Buscar objetividade

Saber chegar na raiz do que é importante, evitar sobrecargas desnecessárias

ou perder-se em detalhes que não agregam valor.

Definir prioridades

Esta é talvez a habilidade mais difícil e também a mais importante para

conseguir otimizar o tempo. Existe uma limitação natural de tempo (24 horas no

dia e 8 de trabalho) e uma quantidade de tarefas a desempenhar durante este

tempo. A rotina não permite exercitar a habilidade de filtrar o que é importante,

aquilo que realmente é importante. Trabalhar as prioridades significa filtrar,

selecionar e definir os elementos que são imprescindíveis naquele dia ou

naquela semana. Deve-se ter de forma bem clara qual será a prioridade, ter

foco, direção.

Delegar

Dividir o fardo, contar com a ajuda de outras pessoas, evitando centralizar

todas as decisões, quem não consegue delegar acaba carregando um peso

excessivo e chega um momento em que o trabalho simplesmente deixa de ser

produtivo, e o cansaço, o desânimo, o estresse elevado tomam conta.

Assumir responsabilidades mais do que se pode fazer é um grande erro, é

preferível fazer menos mas com mais qualidade do que tentar abraçar o mundo

e não conseguir o resultado esperado ou desejado. Não prometer aquilo que

não poderá cumprir, fatalmente causará desgaste e sobrecarga.

Cuidar do estado mental e físico.

É muito importante cuidar da cabeça, descansar e fazer exercícios. Quando as

mente esta mais tranqüila e o corpo mais relaxado as tarefas fluem melhor. Ter

momentos de tranqüilidade e descanso periodicamente é vital.

Por fim, para gerir o tempo deve-se levar em consideração diversos outros

pontos em relação a realidade de cada um. O ponto principal é desenvolver

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meios de ter uma melhor qualidade de vida. Afinal, vive-se apenas uma vez,

sendo assim, viva o melhor que puder.

2.3 - NÃO DESPERDIÇE SEU TEMPO

Está cada vez mais difícil conciliar as vidas profissional e pessoal. A primeira

medida é saber identificar e combater os desperdiçadores de tempo. Esse

desperdício é causado por vários fatores, entre eles os culturais.

Muitas pessoas possuem excesso de tarefas e não sabem por onde começar.

Isto gera dificuldades no raciocínio, dúvidas sobre a própria capacidade entre

outros. Além disso pode causar distúrbios como insônia, ansiedade, dores de

cabeça e estômago. Tudo isto ainda pode se agravar devido a sentimento de

fracasso, gerando estresse e desânimo.

A administração do tempo começa com a identificação como cada um utiliza

seu tempo, aquilo que não está satisfazendo e o que deseja-se mudar.

Dicas para economizar tempo

§ Planejamento - toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou

quatro na execução e produz melhores resultados.

§ Organização - a organização é um outro fator facilitador na execução das

tarefas: é aliada do tempo.

§ Delegação - atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o

tempo para tarefas mais importantes.

§ Telefone - use-o para evitar deslocamentos desnecessários.

§ Comunicação - a linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades

assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-

entendidos.

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§ Concentração - tempo mínimo que se julgar necessário para conseguir

progresso.

Alguns 'economizadores' de tempo

§ Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões.

§ Criação de listas de afazeres.

§ Definição de metas.

§ Manutenção de suas metas em vista.

§ Definição de prioridades.

§ Acompanhamento das prioridades.

§ Organização das tarefas.

§ Organização e acesso com rapidez a informações usadas com freqüência.

Entre as inúmeras formas de desperdício de tempo pode-se apontar as

seguintes situações:

§ Falta de Planejamento.

§ Indisciplina.

§ Indefinição de objetivos na execução das tarefas.

§ Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades.

§ Indefinição de prioridades.

§ Excesso de reuniões e burocracia interna.

§ Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador).

§ Centralização de poder.

§ Execução de serviço particular, em horário comercial.

§ Resistências às mudanças.

No Brasil o desperdício de tempo, particularmente, tem as seguintes

características: Interrupções pelo telefone, desrespeito aos horários, falta de

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hábito de fixação de prioridades, incapacidade para dizer não, uso inadequado

da secretária, solicitações da hierarquia, solicitação dos subordinados,

quantidade e qualidade das reuniões, envolvimento operacional, inconsciência

da importância do tempo. Para tornar-se mais produtivo, aprender a investir o

tempo com sabedoria é fundamental

Os Economizadores de Tempo

Há muitas formas de economizar o tempo em uma organização. Em primeiro

lugar é preciso conhecer as causas, e depois agir, tentando organizar as

tarefas. Pode-se destacar as seguintes: respostas rápidas e simples nas

correspondências, evitar o uso desnecessário de telefones, delegar tarefas,

não marcar reuniões ineficazes, não levar trabalhos para casa, abrir e-mails

somente duas vezes ao dia e ao abri-los responder os mais importantes no

mesmo instante. Respeitar horários.

É preciso refletir sobre o que o futuro nos reserva, tendo como base o passado

e o presente para tentar visualizar o futuro. Pois é impossível vencer o tempo.

O passado escraviza as pessoas que acabam ficando neuróticas, obedecendo

a ordens mecânicas, programações internas cruéis, pois o passado sempre

deu certo. Resistem à mudança e tem medo do novo.

É preciso respeitar o tempo e não se submeter a ele. A pessoa é preparada

para o trabalho, e geralmente, não pensa em se preparar para o pós-trabalho.

Poucos sabem delegar ou gostam de fazer isto. Há uma obsessão em resolver

tudo sozinho. Muitas vezes a delegação não tem sucesso, principalmente

quando o subordinado é inexperiente, pois é necessário corrigir, vigiar,

supervisionar, ocupando igualmente o tempo do executivo. Apesar do excesso

de trabalho, alguns executivos têm enormes dificuldades para passar

responsabilidades a seus subordinados. Falta de confiança, medo e

centralização de poder os levam a não correr riscos. Medo, ansiedade,

insegurança, comodismo são barreiras comuns.

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2.4 - Tempo é dinheiro e vida

No mundo contemporâneo as empresas pagam pelo tempo das pessoas e

estas trocam tempo por salário. Não obstante, o tempo se torna para a maior

parte dos trabalhadores desgastante e fatigante, comprometendo as metas e

compromissos. Ás vezes, resulta em conflito de papéis, isto é, não separa

trabalho e família. Levar trabalho para casa, compromete a saúde dos dois

ambientes.

É importante se compenetrar no fato de que nosso tempo é valioso. Há

pessoas e instituições que estão dispostas a pagar dinheiro pelo nosso tempo.

Por isso é que se diz que tempo é dinheiro . Quem administra o tempo, na

verdade, ganha não apenas vida, pode também transformar esse ganho de

vida em ganho de dinheiro. Para alcançar um determinado resultado ou

produzir alguma coisa, com determinado nível de qualidade, é necessário

investir fundamentalmente em tempo e/ou dinheiro.

A questão a manter em mente é que o tempo tem um valor monetário para

quem tem objetivos: a decisão de empregá-lo ou não em determinada tarefa

deve levar em consideração esse valor. Desse modo o tempo, pode ser

trocado por dinheiro. Na verdade, o trabalho é uma permuta de tempo por

dinheiro: alguém paga pelo tempo, isto é, pelo tempo produtivo.

A linha divisória entre o sucesso e o fracasso pode ser resumida em três

palavras: NÃO TIVE TEMPO. Não importa quantas horas cada um trabalhe,

mas como cada um trabalha em cada hora.

O tempo é o mais importante de todos os recursos. Todos os demais –

materiais, econômicos ou não, e intelectuais - podem ser repostos. O tempo

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não pode ser reposto, um minuto perdido está perdido para sempre. Com

tempo tudo é possível, sem tempo nada é possível. Quem perde tempo perde

vida.

Embora o equipamento básico de que cada um dispõe para viver seja a mente,

o tempo é o recurso fundamental da vida, a matéria prima básica da atividade.

Quando o tempo termina, acaba a vida. Não há maneiras de obter mais. Por

isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o

mesmo tempo. Prolongar a duração da vida não é algo sobre o qual tenha-se

muito controle. Aumentar a vida ganhando tempo dentro da duração que ela

tem é algo que está ao alcance de todos.

O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele

acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no

futuro. O tempo não é como riquezas, que podem ser acumuladas para uso

posterior. Quem não administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia

só pode ser vivido uma vez. Se o tempo de um dia não for usado sabiamente,

não há como aproveitá-lo no dia seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e

o hoje terá sido perdido para sempre. Mas o tempo, embora não renovável e

perecível, é um recurso democraticamente distribuído. A capacidade mental, a

habilidade, a inteligência, as características físicas são muito desigualmente

distribuídas entre as pessoas. O tempo, porém, enquanto se está vivo é

distribuído igualmente para todos. O dia tem 24 horas tanto para o mais alto

executivo como para o mais pobre desempregado. Todos recebem 24 horas de

tempo por dia. Na verdade, tem-se todo o tempo que existe: não existe tempo

que alguém possa guardar para si, em detrimento dos outros. Alguém pode

roubar dinheiro, objetos, mas ninguém consegue roubar tempo. Sendo assim,

alguns produzem muito com o tempo de que dispõem e outros não conseguem

produzir nada - no mesmo tempo. Não é que os últimos não façam nada, às

vezes são ocupadíssimos, e, no entanto, pouco ou mesmo nada produzem. A

explicação está no seguinte: o importante é o que se faz com o próprio tempo.

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CAPÍTULO III

QUALIDADE DE VIDA COM FOCO NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Atualmente, o grande desafio das pessoas é conseguir conciliar o lado

profissional com o pessoal. E é justamente este desequilíbrio uma das maiores

causas da falta de qualidade de vida. A frustração pelo não cumprimento das

tarefas gera estresse e implicações na saúde, como problemas físico,

emocional e até psíquicos.

Em plena revolução da informação o ser humano precisa mudar a sua

concepção de vida, passando a valorizá-la e os seus aspectos: o trabalho, a

família, o social, o lazer, o afetivo e o religioso de forma integrada. É da

integração destes aspectos que depende a qualidade de vida.

O profissional não é uma pessoa na empresa e outra fora da mesma. A saúde,

o clima e a produtividade das empresas dependem muito da satisfação dos

seus profissionais com a vida como um todo.

Um profissional que administra seu tempo de forma tal que possa fazer algum

lazer, recupera as energias e enfrenta uma nova semana de trabalho com mais

disposição. Mas, infelizmente em conseqüência de fatores culturais, o

profissional se sente culpado com o tempo perdido quando faz um passeio,

ouve uma música, caminha etc, e não percebe como estas atividades o

fortalece física e mentalmente.

Outros fatores além dos sócio-culturais afetam a qualidade de vida tais como:

os de origem intelectual, educacional e emocional. Devido a tais fatores muitas

pessoas desperdiçam tempo/vida prejudicando a si mesmas e aqueles que

eventualmente, deles dependam.

Cuidar da vida pessoal no que se refere à saúde física e mental, é outra

mudança primordial da vida moderna, ter consciência das metas,

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planejamento, honestidade e noção das possibilidades de realizá-las, incluindo

a consciência do tempo que se tem à disposição para a vida e para o trabalho

pode ser diferencial nas questões da sobrevivência.

É de suma importância que as pessoas/profissionais fiquem atentas a sua

qualidade de vida e das organizações sob o prisma do tempo, caso contrário,

não poderão acompanhar o ritmo acelerado das mudanças exigidas do

momento atual.

Durante o dia decisões são tomadas, problemas são resolvidos, tarefas são

cumprida. São muitas as exigências que um executivo possui. Os

subordinados, embora com menor grau de responsabilidade, também passam

pelas mesmas exigências, daí o estresse. Algumas soluções são possíveis.

Uma delas é a fuga, o não encaramento da responsabilidade, entretanto, não é

uma saída inteligente. O estresse, muitas vezes, resulta da falta de

planejamento e do excesso de trabalho que não consegue realizar, implicando

em sofrimento e escravização.

3.1- Administrando o estresse

A administração do tempo é uma competência fundamental, tanto para garantir

a eficácia do trabalho como para qualidade de vida. É uma competência cada

dia mais necessária em um mundo de pressões, mudanças e imprevistos cada

vez mais frequentes provocando mil e uma solicitações e demandas aos

profissionais. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto.

A qualidade de vida é outro ponto muito importante a ser levado em conta na

administração do tempo. É preciso saber o limite até onde se pode ir no

trabalho para não gerar estresse excessivo. As conseqüências deste podem

ser muito negativas não somente para a qualidade de vida, mas também para a

qualidade do trabalho e resultados da empresa a médio/longo prazo. A

qualidade de vida é uma qualidade devida.

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As pessoas concebem o tempo de diversas formas: como amo e senhor, na

qual ele dita as regras; como mistério, atuando como um desconhecido difícil

de lidar; como inimigo, que precisa ser derrotado, e como escravo. Esse último

caso, torna a pessoa um candidato em potencial ao estresse, pois ela se

preocupa em controlar o tempo em detrimento da criatividade, canalizando as

energias para o depois. O resultado disso é a constante impressão de que seu

dever não foi cumprido.

Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo mau uso do tempo.

Há a idéia de que o mau uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de

objetivos. Se não houver nenhum objetivo, seja profissional, seja pessoal,

então provavelmente o tempo fluirá despreocupadamente. Não há como avaliar

o uso do tempo nesse caso. A única coisa que pode-se querer fazer é "matar o

tempo". Numa situação como essa, provavelmente não surgirá o estresse.

O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem

objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo

depende do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causará estresse

quando este for usado para fazer aquilo que não é importante e prioritário no

momento. Usar o tempo de forma não planejada não equivale,

necessariamente, a fazer mau uso do tempo. Freqüentemente ocorrem

alterações no planejamento, isto é, fazer coisas que não estavam na agenda.

Se essas alterações não forem importantes, pode-se afirmar que o tempo foi

desperdiçado.

Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, dedicar

tempo a hobbies ou à família, desde que isso seja importante e desejado, e

todos querem isso em determinados momentos. Se, entretanto, num dado

momento, deseja-se ler um livro, ou trabalhar num relatório, e surge a

obrigação de fazer um passeio com as crianças, ou a entreter familiares,

acabará por sentir-se tenso, porque o tempo não estará sendo utilizado para o

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que é importante e prioritário naquele momento e, portanto, não estará sendo

bem usado. É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do

tempo causa estresse, o bom uso do tempo normalmente traz satisfação,

sentido de realização e felicidade.

3.2 - Aumentando a produtividade

Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Produtividade é o

produto da eficácia pela eficiência. Ser eficaz é fazer as coisas certas, isto é,

fazer aquilo que se considera importante e prioritário. Ser eficiente é fazer as

coisas certo, isto é, com a menor quantidade de recursos possível. Ser

produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que considera-se

importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível. E tempo

é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele é

freqüentemente escasso e caro.

É possível ser eficaz, isto é, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficiente.

Algumas pessoas fazem aquilo que devem fazer, mas levam tempo

demasiado, ou gastam muito dinheiro, para fazê-lo. Essas pessoas são

eficazes mas ineficientes.

Por outro lado, existem pessoas que fazem, de maneira extremamente

eficiente, coisas que não têm a menor importância. Existem, talvez até mais

freqüentemente, pessoas que são ineficazes e ineficientes. Um profissional, ou

até mesmo uma pessoa em sua casa, que tentar realizar várias tarefas ao

mesmo tempo, como, atender o telefone, tentar responder às perguntas de

outro, conversar com colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa

fora, etc, essa pessoa parece ocupada, na verdade está ocupada, mas é

improdutiva: no mais não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem

fazer o que faz de maneira correta. Ser produtivo, portanto, não é a mesma

coisa que ser ocupado.

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O Princípio de Pareto postula que para qualquer número de itens, um pequeno

número destes itens é muito mais importante do que o restante. Por exemplo,

20% dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80%

das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80%

do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele

propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens

de menor importância.

Procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A

“Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados,

enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.

Procure identificar os 20% melhores e delegar o restante. Às vezes vale mais a

pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que

igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais

barato.

Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas

as tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do profissional. O

esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho

para a produtividade gerencial.

Percebe-se que uma pessoa não sabe administrar o seu tempo quando ela

costuma a levar trabalho para casa, reclama bastante, não sai com a família e

os amigos etc. Todas as atividades fora do trabalho, o convívio com a família,

um passeio entre outras coisas são muito importantes, proporcionam bem-estar

e consequentemente torna as pessoas mais produtivas.

Algumas situações que ocorrem no dia a dia podem gerar em gastos extras

para a empresa devido a falta de organização do profissional. Por exemplo,

oportunidades de negócio podem ser perdidas porque não encontra-se um

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documento em tempo hábil. Multas são pagas porque devido à desorganização

não encontram as lâminas de pagamentos ou esquecem de agendá-lo. Prazos

não foram cumpridos criando problemas de relacionamento inter pessoal e,

insatisfação do cliente e formação de imagem negativa da empresa.

Administrar o tempo é dinheiro. Quem vive repetindo frases como "não dá

tempo" e "que bom seria se o dia tivesse 30 horas" pode aprender a organizar

melhor as tarefas do dia-a-dia e medir os resultados no caixa da empresa.

Antes de começar a tentar resolver o problema, é preciso identificar os

desperdiçadores de tempo. Os principais são: perfeccionismo, dificuldades de

dizer não, falta de planejamento e objetivo, dificuldade de delegar e a

"administração por crise", que é quando a pessoa se habitua a trabalhar só

apagando os incêndios do cotidiano.

Estes fatores, juntos ou isolados fazem com que o dia da pessoa renda menos

do que deveria e acabe comprometendo sua produtividade. O planejamento é

muito importante: pois cada hora gasta com ele poderá gerar uma economia de

até três horas na execução do plano..

Numa empresa onde os funcionários e a direção não se preocupam com a

administração de tempo é comum aparecerem sinais de estresse, alta

incidência de faltas provocadas por doenças e queda na produtividade.

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CONCLUSÃO

Para as pessoas que não tem o costume de fazer o planejamento das suas

atividades e que decidiram aderir a técnica, o ideal é que isso seja feito

diariamente. Com o decorrer do tempo, cada um saberá direitinho quanto

tempo gasta em cada uma das suas atividades no trabalho e esse

planejamento depois de um tempo pode até se tornar semanal.

É preciso conceber o tempo como aliado. Como um recurso a ser utilizado

obedecendo às prioridades da empresa. Querer vencer o tempo é o mesmo

que querer vencer a Vida. Justamente a Vida que é o nosso maior bem.

A administração do tempo não pode ser compreendida somente como a

organização sistemática das atividades diárias, nem pode ser medida pela

"quantidade de coisas que se consegue fazer num espaço de tempo". A

administração do tempo é, antes de tudo, uma ferramenta para dinamizar a

concretização dos nossos objetivos de vida, sem estes, a administração do

tempo torna-se uma forma de administrar com mais eficiência a inércia. Isto

porque tornar-se organizado e aumentar a eficiência pessoal só tem sentido se

a conquista de algo maior, mesmo que seja no curto prazo, estiver envolvida.

O correto aproveitamento do tempo não envolve somente planejamentos, mas

a própria vida diária. É na organização básica vivida no dia-a-dia que se

aprende e se adquire habilidade em administrar o próprio aproveitamento do

tempo. Quem não tem organização pessoal, acaba perdendo muitas

oportunidades, desperdiçando recursos em excesso e direcionando esforços

para as atividades erradas. O resultado muitas vezes é um estado de estresse,

desmotivação e ineficiência geral.

Administrar o tempo é obedecer prioridades, estabelecer o que é mais

importante e mais urgente para a empresa e para a vida pessoal. E não

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esquecer de contar também com os imprevistos, o lazer e a boa alimentação.

Mas cuidado! A mudança de hábito deve ocorrer gradativamente, evitando

decepções, pois na ânsia de obter resultados positivos, pode-se não conseguir

planejar e desenvolver as atividades de forma correta. Por exemplo, não se

preparando para os imprevistos que certamente ocorrerão. Calmaria total não

existe. Mas pode-se ter um ambiente de trabalho com pessoas calmas e com

energia para resolver problemas.

Só nos resta uma alternativa: fazer com que o tempo trabalhe a nosso favor ou

nos tornarmos escravos dele; espera-se que com a conclusão deste trabalho

escolha-se a primeira opção.

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BIBLIOGRAFIA

1. BERNHOEFT. Renato. Desperdiçadores de tempo: quais são e como

administrá-los. SP. Nobel, 1989

2. KRAUZ, Rosa R. Administre bem o seu tempo. SP. Nobel, 1986

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março 2003.

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<http:www.mariopersona.com.br> acessado em 26 de junho 2005

6. STALK, George., HOUT, Thomas. Competindo contra o tempo. RJ, ED.

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10. CHAVES, Eduardo. Administrar o tempo é planejar vida.

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11. DIAS, Marcílio. Administração do tempo – Todos os segredos. Ed. Juruá

12. DIAS, Marcílio. Como conseguir muito mais tempo! Já. Ed. Flúmem

13.Tempo: O enigma de dimensões e concepções. Jornal Tribuna da Imprensa.

RJ, 10 junho 2004.

14. Persona, Mário. Administração do tempo na empresa conectada.

<http:www.mariopersona.com.br> acessado em 05 março 2005

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ANEXOS

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FOLHA DE AVALIAÇÃO

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PROJETO A VEZ DO MESTRE

Pós-Graduação “Lato Sensu”

Título da Monografia: O Tempo não pára: Como a Administração do Tempo

pode render dinheiro e qualidade de vida

Autor: Angelita Costa Barbosa Machado

Data da entrega: 23/07/2005

Avaliado por: Conceito: