gestão do tempo - pessoas e...

Gestão do Tempo na era da tecnologia,

smartphones e tablets

[email protected]

www.pessoasetecnologia.com.br

Fernando Andrade

Conteúdo

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo! ........................................................................... 4

Administrar o tempo ou administrar a vida? ..................................................................................... 5

Cinco Mitos da Gestão do Tempo ...................................................................................................... 9

Preparando a produtividade ............................................................................................................. 11

As boas práticas ................................................................................................................................ 12

Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes ........................................................................... 12

First Things First: Time Management ............................................................................................ 12

Infográficos Administração do tempo e Produtividade ................................................................... 13

Conceitos ....................................................................................................................................... 13

Receita ........................................................................................................................................... 13

Administração do tempo ............................................................................................................... 14

Planejamento pessoal .................................................................................................................... 14

Reunião .......................................................................................................................................... 15

O tempo nosso de cada dia .............................................................................................................. 16

Compromisso tem hora, tarefa não .............................................................................................. 16

Hoje, solução PERFEITA para as tarefas do dia ............................................................................. 16

Facilite o planejamento de seu dia ................................................................................................ 17

Importante é diferente de urgente .................................................................................................. 20

Planejamento na medida certa ........................................................................................................ 21

O planejamento diário ................................................................................................................... 21

O planejamento semanal ............................................................................................................... 22

Planejamentos mensal, semestral e anual .................................................................................... 23

Planejamento semanal - reflexões ................................................................................................... 24

Uma reunião produtiva..................................................................................................................... 28

Antes, durante e depois ................................................................................................................. 28

O passo-a-passo para uma reunião produtiva .............................................................................. 29

A informação certa no lugar certo (Evernote) .................................................................................. 33

O que colocar em uma anotação: nem mais nem menos ............................................................. 33

O nome da Anotação é essencial ................................................................................................... 34

O grande truque: Anotações classificadas em grupos .................................................................. 35

Quem é quem? (Smartphone) .......................................................................................................... 36

E-mails ajudam ou atrapalham? ....................................................................................................... 37

Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails....................................................... 37

Regras para a leitura de e-mails .................................................................................................... 37

Acúmulo de e-mails ....................................................................................................................... 38

Caixa de Entrada VAZIA ................................................................................................................. 39

Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails .................................... 44

Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia ........................................................................ 50

A rotina é um veneno para o cérebro .............................................................................................. 51

Hábito é questão de persistência ..................................................................................................... 56

10 hábitos de pessoas muito improdutivas ...................................................................................... 58

A arte de dizer NÃO .......................................................................................................................... 63

Produtividade no dia a dia – Exemplo completo .............................................................................. 66

Sensos ............................................................................................................................................... 76

Aperfeiçoamento contínuo ............................................................................................................... 76

Apêndice ........................................................................................................................................... 77

Evernote ......................................................................................................................................... 77

PESSOAS E TECNOLOGIA 4

GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo! José Saramago

A produtividade é consequência direta de um trabalho bem feito. Um

trabalho só é bem feito se proporcionar realização profissional e

pessoal. Você gosta do que faz? Sua vida segue o rumo planejado?

Menos é mais (Franklin Lloyd Wright)

Mas eis que chega a roda viva e carrega o destino prá lá. (Chico

Buarque)

Gastamos tempo demais no trabalho para não colocar o prazer

como prioridade número um. Trabalhar por dinheiro é como estar

numa prisão à espera de liberdade condicional, que talvez nunca

chegue. (Andy Grove, Intel)

Não menos que saber, duvidar me apraz. (Dante, em "Ensaios", de

Montaigne)

Conhecimento intelectual e emocional - praticar o que aprender, e

assimilar. (Fernando Andrade)

Quem faz as coisas com prazer não trabalha - cumpre uma missão

e, assim, se diverte e se realiza. (Joãosinho Trinta)

Descobri que não fazia diferença alguma o que as pessoas

pensavam a meu respeito. (John Sperling - dono da maior univ.

americana - Phoenix)

Quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando

para o fracasso. (Benjamin Franklin)

Examine seus valores mais importantes, veja o que é realmente

importante. Aprenda a relaxar seu corpo e a tranquilizar sua mente.

Durma o suficiente, introduza alguma espiritualidade em sua vida.

Aprenda a gerenciar seu tempo, torne-se mais organizado. Encontre

pessoas para amar. Aprenda a rir mais. São escolhas que ajudam a

driblar as pressões e irritações diárias e a conviver melhor com elas.

(Fernando Andrade após leitura de artigos em jornais e revistas)

Learn to love what you’ve

been taught to fear.

Act more quickly.

Find more value.

Always look for the

upside.

See that change is

opportunity's nickname.

Love Change

HP

Alegria é o que sinto

quando estou usando

plenamente o meu

potencial psicológico.

Will Schutz


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Administrar o tempo ou administrar a vida?

A vida é muito boa para ser desperdiçada, é por isso que vale a pena

administrar seu tempo. E seu tempo é único: na empresa, em casa, na

escola, no lazer, em qualquer lugar.

Administrar o tempo também é questão de opção, de atitude. Veja se

as informações a seguir fazem sentido.

1. Administrar o tempo não é contar os minutos dedicados a cada

atividade: é saber definir prioridades. Provavelmente NUNCA

vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos

fazer – ainda mais nos dias intensos que vivemos hoje.

A solução é simples, primeiro precisamos saber o que é prioritário

para nós. Depois, agir para que essas coisas mais prioritárias sejam

feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas -

o que não é problema, elas não são prioritárias.

2. Dentre as prioritárias, algumas certamente são importantes, outras

são urgentes. Imagine que algo que não é NEM importante NEM

urgente estará nesta lista. Também haverá atividades

IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo, são as que devem

ser feitas imediatamente. Parece sensato, não?

O problema é quando encontramos algo importante, mas não

urgente, ou algo urgente mas nem tão importante assim. Pior

ainda é saber exatamente o que é importante e o que é urgente.

3. Por exemplo, você precisa terminar um projeto ainda hoje, mas já

passou a hora de ir embora. No entanto, mais uma ou duas horas –

quem sabe três – sejam suficientes para terminar tudo. Você

sacrifica o tempo que seria de sua família (ou de seu estudo ou de

seu lazer) para terminar o projeto?

Estar com a família é importante, senão de que adianta o trabalho?

Estudar é essencial para aperfeiçoar suas habilidades, mas e se

você perder o emprego? E o lazer? Se não descansar um pouco, a

produtividade não será a mesma no dia seguinte. O que fazer?

Gestão do Tempo

O que é isso?

É saber usar o tempo de

forma INTELIGENTE e

PRODUTIVA para realizar

TODAS as atividades que

VOCÊ considera

PRIORITÁRIAS.

Gestão do Tempo

PRODUTIVA e INTELIGENTE

Como assim?

É fazer todas as atividades

PRIORITÁRIAS no menor

tempo possível, usando a

menor QUANTIDADE

possível de RECURSOS.


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Se não bastasse estes conflitos, estas decisões difíceis de tomar, há

um agravante - um GRANDE agravante: muitas tarefas que

precisamos fazer não são de nossa escolha, foram atribuídas a nós.

Não somos donos de todo o nosso tempo. Quando aceitamos um

trabalho, seja em uma empresa ou como autônomos, oferecemos

parte de nosso tempo a quem nos contrata.

4. Apesar destes conflitos, há um problema ainda maior: USAMOS

MAL O TEMPO QUE TEMOS. Seja no trabalho, seja em casa, seja

em qualquer lugar. Muitas vezes não fazemos nem o importante e

nem o urgente, fazemos algo que é mais imediato, mais fácil, ou

porque simplesmente fazemos aquilo sempre.

Pense agora em seu dia no trabalho, ou em sua casa, ou em

qualquer lugar. Relembre as atividades, há algo que se encaixa na

categoria “simplesmente faço assim todo dia”? Pode ser o hábito

de ler a lista interminável de e-mails antes de qualquer coisas – não

seria melhor pensar primeiro o que você espera deste dia? Fazer

um planejamento de seu tempo?

Pense agora no último que você fez ou está fazendo, seu tempo

está sendo bem aproveitado? Você poderia ter se preparado

melhor para a aula, estudado, e participar mais do assunto

abordado? E em sua casa, será que ficar procurando algo para ver

na televisão, ou ver comentários no celular, é o melhor jeito de

você ter um lazer de verdade, aquele que realmente recupera suas

energias?

5. Administrar o tempo é aproveitar DE FATO sua vida, em hipótese

alguma é ficar escravo do relógio. É uma batalha constante e de

todos os dias. São escolhas que você faz.

Se quiser ficar mais tempo com a família, ou mesmo sem fazer

nada, é preciso ter coragem de não fazer coisas tão importantes

para você. É preciso ter atitude!

6. O dia só tem 24 horas, estas 24 horas passam e não voltam mais. Já

pensou, NÃO VOLTAM MAIS! VOCÊ NUNCA MAIS VIVERÁ ESTE

MOMENTO NOVAMENTE!

É o número de horas que

todos têm no dia. Por que

alguns fazem muito e

outros nem tanto assim?

A vida já é curta e nós a

encurtamos ainda mais

desperdiçando o tempo.

Victor Hugo

Quanto vale?

1 ano ... para um

estudante?

1 mês ... para um bebê

prematuro?

1 semana ... para o

editor de uma revista?

1 hora ... para

namorados?

1 minuto ... para quem

perdeu o avião?

1 segundo ... para

quem um acidentado?

1 milésimo de segundo

... para um atleta?


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Por que algumas pessoas conseguem ter a sensação de um dia bem

aproveitado e outras não? Simples, é tudo questão de escolha,

depois de planejamento e por fim é preciso AÇÃO. Lembre-se, o

tempo é nosso único recurso realmente escasso: um dia mal vivido

não tem volta!

7. Ainda, ter tempo ou ser produtivo, não é fazer muita coisa ou ter

muito o que fazer. Ter tempo é aproveitá-lo do jeito que você

achar que deve.

8. Há os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na nossa

sociedade não é dinheiro, não são matérias primas, não é energia,

não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempo se ganha, ou

se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantes nem

urgentes e sabendo priorizar aquelas que são importantes e/ou

urgentes.

9. Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue

administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que

quer.

10. Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado.

Há muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente

porque são improdutivas - não sabem onde concentrar seus

esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem

nada. Ser produtivo é, em primeiro lugar, saber administrar o

tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.

11. Administrar o tempo, em última instância, é planejar

estrategicamente a nossa vida. Para isso, precisamos, em primeiro

lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos). Onde

quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O

segundo passo é começar a estratégia: transformar objetivos em

metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais,

como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos

táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para se

chegar aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento

(emprego, em geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto

lugar, fazer o que tem que ser feito. Durante todo o processo,

Gargalo de

produtividade

Imprevistos

Reuniões

Trabalho em equipe

Localização de

informações

E-mails


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

precisamos estar constantemente avaliando os meios que estamos

usando, para verificar se estão nos levando mais perto de onde

queremos vamos querer estar ao final do processo. Se não,

troquemos de meios (procuremos outro emprego, por exemplo).

12. Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma

platitude: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente

nunca vai chegar lá - por mais tempo que tenha.

13. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há

maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o

tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a

duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito

controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da

duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos.

Basta um pouco de esforço e determinação.

Visitas

Conversa com colega?

Vá até a mesa dele! É mais fácil você sair de lá

do que pedir para ele ir

embora!

Diálogos em pé...

...são sempre mais

rápidos e produtivos. O

mesmo vale para reuniões!

Se a visita se estende...

... agradeça e explique que você planejou outras

atividades.


GESTÃO DO TEMPO

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ANDRADE

Cinco Mitos da Gestão do Tempo 1. Administração do tempo é camisa de força.

E não só camisa de força, muitos falam que só administra o tempo aquelas pessoas mais certinhas, pouco criativas.

Muito pelo contrário! Um tempo bem administrado proporciona TOTAL liberdade para a criatividade e a imaginação. Ao não se preocupar com o tempo – algo que toda pessoa criativa quer – você tem todo o tempo do mundo para pensar, criar, refletir e construir. É só administrar seu tempo para isso!

2. Administrar o tempo é ficar escravo dele.

Quem pensa assim acha que administra o tempo é programar TODAS as atividades, é ter 100% do tempo planejado.

Ledo engano! Quem não administra o tempo vive conforme as pressões do momento, do telefone que toca ou dos e-mails – dos MUITOS e-mails – que chegam! Administrar o tempo não é planejar cada detalhe, é planejar O QUE VOCÊ QUER!

3. Produz mais quem trabalha sob pressão.

Aqueles que trabalham sob pressão quase nunca produzem trabalhos bem planejados, bem elaborados, bem feitos.

É fato, algumas pessoas tendem a adiar eternamente o início de um trabalho ou projeto. No entanto, aqueles que têm ATITUDE e decidem PLANEJAR o que querem da vida são os que têm os trabalhos mais PRODUTIVOS.

4. Gestão de tempo é apenas para a vida profissional.

Mais um engano, principalmente nos dias de hoje, quando vida profissional e vida pessoal estão cada vez mais interligadas.

Não existe um lado nosso profissional e um lado pessoal – somos a mesma pessoa. Que sabe planejar o trabalho – e colhe os bons resultados por isso – certamente percebe o grande benefício que é planejar o lado pessoal. Afinal, saúde, lazer, crescimento pessoal, esportes e família são essenciais não só para a satisfação pessoal como principalmente para o sucesso profissional.

Gestão do Tempo

Problemas

Falta de planejamento

Informações ineficientes

Ausência de disciplina no cumprimento da agenda

Objetivos pouco claros

na execução das tarefas

Não comprometimento

com os resultados

Menosprezo ou ênfase inadequada em certas

atividades

Cobrança incompleta,

descontínua e sem motivo

Fragmentação e

superficialidade

Indefinição de prioridades

Centralização de poder

Resistência às mudanças

Reuniões intermináveis

Excesso de reuniões

Uso improdutivo do telefone

Porta aberta em sua sala

Computador desorganizado

Acúmulo de tarefas

Retrabalho

Incêndios

Falta de comunicação

adequada


GESTÃO DO TEMPO

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ANDRADE

5. Quem quer tempo arruma tempo.

Não é bem assim. É fato que muitos dão um jeito e na hora do aperto conseguem o tempo necessário para alguma atividade que precisa ser feita de qualquer jeito.

No entanto, ter tempo é antes de tudo uma questão de planejar seu dia e conseguir TODO O TEMPO necessário para TODAS as atividades que você considerar importantes.

Gestão do Tempo

Soluções

Aprenda a dizer NÃO

Sempre planeje

Estabeleça prioridades

Evite adiamentos intermináveis das tarefas

Estimule equipe a

resolver problemas

Delegue corretamente

tarefas e libere seu tempo

Procure novas formas de

fazer seu trabalho

Cuidado com telefone:

ele pode ajudar ou

atrapalhar

Não demore no telefone e

com clientes

Cuidado com as pseudo atividades

Trabalhe mais devagar -

e ganhe velocidade

Saiba comunicar suas

ideias

Demore para decidir - execute rapidamente

Política de portas

fechadas: não receba

pessoas toda hora

Mantenha um ambiente

ideal de concentração

Organize suas informações

Documento muito longo?

Faça primeiro uma leitura dinâmica!

Organize seu

computador

Retire seu nome da lista

de circulação de materiais

desnecessários

Retire seu nome de listas de distribuição de e-mails


GESTÃO DO TEMPO

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Preparando a produtividade

Como está nossa produtividade? Como aproveitamos nosso tempo?

Vícios Soluções

Falta de planejamento

adequado;

Informações ineficazes, que só

fazem perder tempo;

Ausência de disciplina no

cumprimento da agenda;

Falta de definição clara de

objetivos na execução das

tarefas;

Não comprometimento com

resultados;

Menosprezo ou ênfase

inadequada em certas

atividades;

Cobrança incompleta e

descontínua;

Fragmentação e

superficialidade;

Indefinição de prioridades;

Centralização de poder;

Resistência às mudanças;

Reuniões intermináveis, que

nada concluem;

Excesso de reuniões;

Uso improdutivo do telefone;

Porta sempre aberta em sua

sala;

Computador desorganizado,

com nomes de arquivos e

pastas sem critérios

Acúmulo de tarefas;

Retrabalho;

Incêndios;

Comunicação inadequada.

Aprenda a dizer NÃO;

Sempre faça planejamento;

Estabeleça prioridades;

Evite adiamentos intermináveis

das tarefas;

Estimule novos talentos e

encoraje colaboradores a

resolverem problemas;

Delegue tarefas corretamente e

libere seu tempo;

Procure novas formas de fazer

seu trabalho;

Cuidado com o telefone: ele

pode ajudar ou atrapalhar;

Não demore no telefone e com

clientes

Cuidado com as pseudo-

atividades;

Trabalhe mais devagar - e

ganhe velocidade;

Saiba comunicar suas ideias;

Demore para decidir, mas

execute rapidamente;

Política de portas fechadas: não

receba pessoas toda hora;

Mantenha um ambiente ideal

de concentração;

Organize suas informações;

Se um documento é longo, faça

primeiro uma leitura dinâmica;

Organize seu computador;

Saia da lista de circulação de

materiais desnecessários;

Saia de listas de e-mails.

O fim dos vícios

Felizmente é muito fácil

acabar com os vícios:

você só precisa

REALMENTE fazer isso!

Regras de ouro

Seu planejamento e

organização têm que

tomar seu tempo o

menos possível;

Faça da sua agenda

uma companheira de

verdade. Confie a ela

por escrito ou gravado

uma porção de coisas

que não precisam

consumir esforço de

fixação. Guarde sua

memória para as

coisas, os momentos e

as experiências

agradáveis, e não para

pequenas informações,

datas e compromissos

que uma vez

acontecidos

desaparecem como

vapor;

Tire férias DIÁRIAS:

todos os dias, várias

vezes ao dia.


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

As boas práticas

Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes Stephen Covey

1. Ser proativo: Ter responsabilidades e iniciativa;

2. Ter em mente o objetivo final;

3. Primeiro o primeiro: Estabeleça prioridades e organize-se em

função delas;

4. Pensamento ganha-ganha: respeito mútuo/benefícios;

5. Primeiro compreender, depois ser compreendido: A empatia que

se gera ao ouvir ser lhe à favorável na exposição das suas ideias e

compreensão mútua;

6. Sinergia: Tudo o que criar deve ser superior à soma das

componentes;

7. Promover a renovação: Afine a sua visão e aproveite o tempo para

cultivar as cinco dimensões essenciais do seu caráter: físico,

mental, social, emocional e espiritual.

First Things First: Time Management Patrick Forsyth

Faça um levantamento da sua situação hoje;

Estabeleça objetivos;

Crie um ambiente apropriado;

Controle os desperdiçadores de tempo;

Estabeleça suas prioridades e atenha-se a elas;

Administre a “papelada” (de papel e eletrônica);

Administre as pessoas que o cercam;

Organize-se também fora do escritório.


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Infográficos

Administração do tempo e Produtividade

Conceitos

Receita

Tempo

Organização

Foco

Prioridade

Tecnologia

Informação

Dia a dia

Amanhã e depois

Informações

Contatos

Equipes

Comunicação

Gestão do Tempo

Objetivos

Antecipar atividades

Definir o grau de

importância destas

atividades

Focar esforços

com maior eficácia

Gerenciar melhor o

estresse

Reagir com maior

prontidão a eventos

inesperados

Ter tempo para

desenvolvimento

pessoal

Como

Relacione o que

precisa ser feito

Ao visualizar as

tarefas,

fica mais fácil

administrar

e controlar o tempo

Resultados

Atender demandas

Respeitar horários

Cumprir prazos.


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Administração do tempo

Planejamento pessoal


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

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Reunião


GESTÃO DO TEMPO

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O tempo nosso de cada dia

Compromisso tem hora, tarefa não

Para usar eficientemente os recursos de uma agenda, é muito

importante diferenciar COMPROMISSO de TAREFA. A diferença é

simples: compromisso tem hora marcada, tarefa não.

ATENÇÃO Um programa como Outlook conta com um outro recurso

que também é chamado de tarefa. Nele você define data de início,

data de término, % de andamento e muito mais. Esta tarefa é bem

diferente da tarefa que estamos tratando aqui. Nossa tarefa aqui é

apenas algo que precisamos fazer no dia em questão. Na figura ao

lado, temos duas tarefas definidas para o dia 4.

Hoje, solução PERFEITA para as tarefas do dia

Imagine um dia típico, onde você tenha muitas tarefas programadas.

Sua agenda Outlook ficaria muito estranha, cheia de tarefas, o que

dificulta a leitura.

Você pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito mais

eficiente: crie uma tarefa genérica Hoje e digite todas as tarefas do dia.

Tarefa

Compromisso


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Facilite o planejamento de seu dia

Para fazer o planejamento diário de seu tempo, a ideia é usar DUAS

TAREFAS Hoje. Uma delas contém as tarefas específicas para o dia –

está no Calendário. A outra é uma espécie de área de trabalho, é aí

que você planeja seu dia.

Para que serve a área de trabalho Hoje? É exatamente nela que

planejamos nosso dia. Na figura acima, a área de trabalho Hoje ainda

apresenta uma tarefa para as 17:00 horas. Por quê? Porque não deu

tempo de cumpri-la – e isso é perfeitamente normal. Por melhor que

seja seu planejamento, nem sempre é possível cumpri-lo à risca. No

entanto, com a prática, tarefas não cumpridas são cada vez mais raras.

Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura abaixo, o que temos?

a) Tarefa não cumprida no planejamento anterior (Conferir conteúdo

do site);

b) Tarefas programadas para o dia atual (E-mail BKB, Fábio, Lavar

carro etc);

c) Compromisso com HORA MARCADA para o dia atual (11:00

BankBoston).

HOJE com tarefas específicas para o dia

HOJE usado para o planejamento diário

a

b

c

Relógio biológico

Cada um tem o seu!

Planejar seu dia é muito

importante. Você pode

fazer isso na primeira

hora do dia (se você for

do tipo diurno) ou na

última hora do dia

anterior (se você for do

tipo noturno).

CONSULTE SEU RELÓGIO

BIOLÓGICO: qual é o seu

momento mais produtivo?

Planejar é INVESTIR!

Para muita gente,

PLANEJAR o tempo é

DESPERDIÇÁ-LO. Em vez

de gastar tempo

planejando, dizem, é

melhor já produzir.

Este é um engano

clássico. Experimente

INVESTIR apenas 10

minutos neste

planejamento. Você verá

que seu dia ganhará mais

2 a 3 horas!


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!

1. O primeiro passo é trazer a área de

planejamento para sua tela. Abra a

tarefa genérica Hoje.

IMPORTANTE Aqui você já vê uma

primeira VANTAGEM em usar a área

de trabalho. Uma tarefa não

cumprida no planejamento anterior

aparece novamente. Assim, você a

considerará neste novo

planejamento. Talvez você até queira

mudar seu horário, já que o horário

definido antes não foi adequado.

Neste nosso exemplo não faremos isso.

Olhando na figura da página anterior, vemos que já existe um

compromisso definido (com HORA MARCADA, 11:00 horas).

2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o

copie/cole na linha seguinte.

COMENTÁRIO Veja que o compromisso já foi digitado

na posição certa (11:00 antes de 17:00 horas).

Assim, aos poucos você vai planejando seu dia. O

próximo passo? Temos várias tarefas sem hora

definida. Vamos levá-la para a área de trabalho.

3. Abra a tarefa Hoje (definida para o dia atual),

selecione todas as tarefas, copie e cole na área de

trabalho.

4. IMPORTANTE Assim que você leva as tarefas para a área

de trabalho, não tem mais sentido mantê-las no dia

correspondente. Delete-as!

1

2

3


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Sua área de trabalho agora tem várias tarefas sem hora definida.

Cabe aqui uma reflexão. Quando você marcou estas tarefas em seu

Outlook, não havia sentido definir um horário para elas. Veja, há

alguns dias atrás você não saberia dizer qual o melhor horário para

ligar para Rui. Hoje você precisa definir este horário, é hoje que a

tarefa será feita.

5. Digite horários conforme você imagina seu dia de hoje e distribua

as tarefas nestes horários.

Alguns comentários sobre o planejamento mostrado na figura ao

lado:

Há uma boa folga entre os vários horários. Imprevistos sempre

acontecem, você precisa ter espaço para tratá-los.

Não tente marcar tarefas demais, você não terá como cumpri-

las. A dica: sua área de trabalho Hoje não pode ter setas de

rolagem. Você sabe, isso acontece se houver muito texto – ou

tarefas – digitado.

Não marque tudo na área de trabalho (almoço, por exemplo).

Não é preciso ser extremamente metódico neste planejamento

diário. Tenha um pouco de LIBERDADE!

Para facilitar a visualização, veja que as tarefas são precedidas

por um ponto (.)

DICA À medida que você for realizando as tarefas, APAGUE-AS.

Assim, no final do dia, não deve haver mais nenhuma tarefa nesta

área de trabalho. Este é o objetivo. É assim que você tem certeza

que fez um bom planejamento diário. É assim que o Outlook se

torna uma ferramenta preciosa para sua produtividade.

COMENTÁRIO Muitas vezes marco a primeira atividade para 8:30,

mesmo podendo começar às 8:00.

Uma recomendação final: não dependa exclusivamente da tecnologia

– exercite sua memória: tente não marcar todas as tarefas, procure se

lembrar de algumas por conta própria. Faz bem à mente!


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Importante é diferente de urgente

Os métodos tradicionais de administração do tempo e análise de

produtividade sempre sugerem, diferencie urgente de importante. Em

uma definição livre:

Urgente: você precisa fazer a tarefa rapidamente. Por

exemplo, responder a ligação telefônica de um cliente.

Importante: a tarefa tem que ser feita. Por exemplo, fazer

a análise de seu fluxo de caixa.

O problema é que nem tudo que é importante é urgente. Por exemplo,

até que ponto o cliente que deixou um recado é importante o

suficiente para você ligar de volta rapidamente? Por outro lado,

embora tarefas importantes não tenham um tempo certo para serem

feitas, você não pode prorrogar indefinidamente a análise do fluxo de

caixa. Em algum momento ela passa a ser urgente.

Qual a conclusão? Algumas tarefas são – ao mesmo tempo –

importantes e urgentes. São estas que você NÃO pode deixar de

cumprir. Você se lembra das tarefas planejadas para seu dia? Algumas

delas são realmente muito importantes e bastante urgentes.

Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. É uma recomendação

simples, aparentemente até ingênua, mas de uma eficiência muito

grande. O que você não pode deixar de fazer no dia salta aos olhos!


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Planejamento na medida certa

O melhor planejamento é o planejamento

mínimo! Não tente planejar tudo, não tente

prever tudo! Não há como, é tempo perdido.

E você não quer perder tempo, quer?

Para que seu trabalho flua, você precisa de

liberdade, você precisa reagir na hora e

tomar atitudes conforme o que for

acontecendo. Mas onde está o planejamento

nisso tudo? Um planejamento eficiente é

aquele que norteia suas ações. Ele serve

apenas de guia: ao longo de seus dias, você

sempre precisa avaliar se tudo está ocorrendo o mais

próximo possível dentro de seu planejamento ideal.

O planejamento diário

Cada um de nós tem o momento do dia mais produtivo. Alguns à noite,

outros logo de manhã. Identifique o seu melhor momento e reserve

parte dele para planejar seu dia. Às vezes apenas 15 minutos servem,

eles renderão 2 a 3 horas de produtividade no dia. (3 horas = 180

minutos; 180 minutos obtidos por causa de 15 minutos investidos;

uma aplicação que rende 1100%!)

A figura ao lado, “Adm. Planejamento Diário”, mostra uma sugestão de

planejamento diário.

ATENÇÃO Veja que o nome desta anotação segue o modelo sugerido

anteriormente nesta apostila.)

Este é um planejamento genérico para todos os dias. Serve apenas

como referência. Além dele, um planejamento essencial é aquele

correspondente a cada dia – que já foi feito em páginas anteriores

desta apostila, e repetido nesta figura ao lado.


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O planejamento semanal

Embora pouco utilizado, o planejamento semanal é tão importante

quanto o planejamento diário. Todos temos muitas tarefas para

fazer – sse as agruparmos por dia da semana, há uma sensação de

maior disponibilidade de tempo.

Veja ao lado a anotação “Adm. Planejamento Semanal”. Cada dia da

semana concentra tarefas de um determinado assunto. Por exemplo,

já que a quarta-feira é dedicada ao marketing, neste dia o autor

deste planejamento ao lado não precisa se preocupar com palestras,

sites ou administração.

COMENTÁRIO Veja que os assuntos coincidem com a lista criada para a

organização das anotações em geral. Como você vê, um bom método

facilita tudo!

Claro, este planejamento é apenas uma orientação geral. Todos os

assuntos são tratados em todos os dias da semana. Mas há um dia

preferencial para cada um.

Veja a facilidade: quando

houver uma tarefa ligada

ao marketing, será preciso

marcá-la em uma tarefa

Hoje diária. Já que há um

planejamento, você a

marca no Hoje da 4ª. feira,

o dia da semana planejado

para isso.

Seminários

Palestras

Cursos Marketing Sites

Infraestrutura

Administ.

Pessoal


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Planejamentos mensal, semestral e anual

Seguindo esta mesma linha de raciocínio, é bastante recomendável

criar um planejamento mensal (janeiro é melhor para uma coisa,

setembro é melhor para outras – para todo mundo, em geral!), um

planejamento semestral (para muitas pessoas a metade do ano é bem

significativa!) e um planejamento anual (um bom planejamento anual

tem ligação direta com seu currículo – um currículo que não muda de

ano para ano significa anos mal aproveitados).


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Planejamento semanal - reflexões

Início de um dia. O que costuma chamar mais sua atenção: as

urgências desse dia (o que você tem que fazer hoje, os prazos que

vencem hoje, o que o está preocupando hoje) ou os projetos de longo

prazo? As urgências, muito provavelmente.

Se você limitar-se a planejar o dia, acabará focado nas urgências. Faça

também um planejamento semanal, que lhe dará uma distância

mínima, até psicológica, da correria do dia-a-dia.

Mas por que não planejar o mês em vez da semana? É que, para

efeitos de programação pessoal, o mês é um período longo demais

(naturalmente, se você precisar fazer também um planejamento

mensal, faça-o).

Check list semanal

Comece o planejamento da semana analisando uma lista de itens que

você quer valorizar ou simplesmente não esquecer. É o bom e velho

check list, que tanta gente usa – por exemplo, antes de viajar, para não

esquecer nada importante.

Tantas vezes, planos ficam esquecidos pelas gavetas; planilhas

eletrônicas com detalhadas programações (de manutenção de veículos

e equipamentos, de cobranças etc.), escondidas nas entranhas do

computador; ou quadros gigantes com cronogramas dos principais

projetos, transformados em papel de parede, que ninguém repara.

Daí a importância de um check list semanal para repassar esse tipo de

assunto: planos, programações, projetos e mesmo simples listas (por

exemplo, de aniversários ou de rotinas esporádicas), que você precisa

olhar periodicamente mas volta e meia esquece de fazê-lo.


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Possíveis itens para o check list

Além das verificações de planos e listas, cabem também assuntos que

você queira acompanhar por um tempo, tais como uma tarefa nova

ainda não incorporada à sua rotina ou uma meta de desenvolvimento

profissional (por exemplo, fornecer feedback ao seu pessoal com mais

frequência). Cabem ainda prioridades suas permanentes.

Na linha das “prioridades permanentes”, sugerimos que você liste toda

semana ao menos três assuntos: família, vida espiritual/religiosa e

saúde/lazer. É um forma de auto cobrança que, se provocar alguma

“ação especial” de vez em quando, mesmo que muito de vez em

quando, já terá valido a pena.

O mapa abaixo, pode servir como referência para ajudá-lo a lembrar

de assuntos importantes e que precisam ser agendados


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Escreva os itens do check list

Limitar-se a imaginá-los é uma prática tão vaporosa que, com o passar

do tempo, você acabaria simplesmente abandonando o check list

semanal. Escreva, é melhor, e de preferência na agenda; para tanto,

você pode, por exemplo, “roubar” uma parte do domingo ou da

segunda-feira.

Faz sentido listar toda semana itens que só esporadicamente

demandam uma ação concreta? Sim. Até porque precisamente por

serem esporádicas é que essas ações correm o risco de serem omitidas

se você não repassar o assunto toda semana.

Vale observar que a maioria dos itens do check list se repetirá de uma

semana para outra, e é bom que seja assim: uma certa constância é

exigida até pela sistemática proposta, que prevê pouco tempo de

planejamento semanal, mas de forma reiterada. A eficácia virá mais da

regularidade que da intensidade!

O planejamento semanal, passo a passo

1. Faça seu check list semanal

Não abandone essa prática, mesmo que você se limite a copiar a lista

da semana anterior, sem verificar coisa alguma. A persistência dá

fruto: numa dada semana, você “acorda” para um assunto que estava

negligenciando e toma alguma providência útil (ou inventa algo

surpreendente) – o que paga com juros os poucos segundos semanais

dedicados a copiar o check list.

2. Pense se não é o caso de agendar uma ação especial e faça os

eventuais acertos

Exemplo: Comprar uma sobremesa de que a sua esposa (ou o seu

marido) gosta.

O objeto dessa ação especial deveria ser sobretudo suas prioridades

permanentes (família, vida espiritual e religiosa, saúde, etc.). Pode ser


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uma ação mesmo ou então uma atitude, como escutar os outros com

mais atenção. Coisa simples e, obviamente, que você esteja disposto a

tentar fazer.

Definida a ação especial, agende-a. É uma providência que aumenta

bastante a chance de que se realize (entre outros motivos porque ela

fica lá, “plantada” na agenda, passível, portanto, de controle: sempre

se pode reagendar para outro dia).

Veja se não há outras coisas que você deveria programar para a

semana, se não esqueceu de agendar alguma providência importante

(como antecipar uma reunião em função de uma viagem programada),

se algum horário ou atividade poderia ser organizado de forma mais

eficiente etc.

Enfim, recorde o que já estava programado e “arredonde” a semana.


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Uma reunião produtiva

Antes, durante e depois

Só convoque uma reunião se totalmente indispensável. E se não

houver reunião? A ocasião é propícia? Há alternativa à reunião? Qual o

custo da reunião?

ANTES

- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto

Concentre os assuntos principais no início, onde a atenção é maior

Vá do genérico ao específico

- Defina resultados esperados

- Organize material de apoio (slides, textos, cálculos, ideias)

- Verifique infraestrutura do local (equipamentos, ambiente)

- Convite com os temas da reunião

- Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa

- Confirmações

DURANTE

- Não castigue os pontuais premiando os atrasados

- Defina os objetivos

- Estimule a participação

- Mantenha o foco

- Controle o tempo de cada um (sutilmente)

Tema fora da pauta: anotado e discutido em eventual próxima

reunião

- Pergunte sempre, esclareça todos os pontos

- Relacione as conclusões

DEPOIS

- Acompanhe o resultado das conclusões

A melhor reunião é aquela

que não existe.

Não quer resolver um

assunto? Convoque uma

reunião!

Persuadir pessoas

Changing Minds, de

Howard Gardner

Razão: a

apresentação lógica

das ideias

Pesquisa: utilização

de informações

relevantes na

argumentação

Ressonância: a ideia

deve ''parecer certa''

para o público

Representação:

contar uma boa

história

Recursos e prêmios: a

audiência precisa ser

seduzida e achar que

ganha ao apoiar o

chefe

Acontecimentos do

mundo: crises,

furacões, guerras

podem facilitar

mudança de

pensamento

Resistências: o líder

deve estar preparado

para elas e saber

como combatê-las


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Ninguém tem tempo a perder. Já que a reunião

é inevitável, o melhor é torná-la altamente

produtiva. Que tal fazer um curso rápido antes

de toda reunião? A ideia é ter anotações no

Outlook com tudo o que você precisa saber

para uma reunião produtiva – e ler estas

anotações no momento da preparação, da

execução e da conclusão da reunião.


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O passo-a-passo para uma reunião produtiva

Para tornar suas reuniões produtivas, é recomendável colocar

todos os conceitos da página anterior em uma anotação. Assim, ao

marcar uma nova reunião, é só abrir esta anotação e seguir os passos.

COMENTÁRIO Antes de preparar uma reunião, avalie sua real necessidade.

Qual o melhor lugar para você elaborar uma pauta? Claro, no Outlook.

A. Abra uma tarefa no alto do dia da reunião e defina:

1) Pauta, com tempo para cada assunto

2) Resultados esperados

3) Material de apoio

4) Local (confira a infraestrutura)

Comentário

1

2

3

4

A


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B. Chegou o momento de definir a reunião. Defina um

compromisso novo no Outlook com:

5) Convite com temas da reunião

Observe que estes temas já foram definidos na tarefa

Nova Revista, que você usou para planejar a reunião.

DICA 1 Não esqueça de indicar o local da reunião.

DICA 2 Normalmente uma reunião não deve ter mais do

que 2 horas – ela fica improdutiva.

C. Liste as pessoas que devem participar da reunião.

Clique na guia Agendamento.

6) Indique as pessoas que devem participar.

Veja que até a sala1 foi convidada: o local é parte

importante da reunião, certo?

DICA 3 Observe, ao lado de cada participante foi

definida a importância da participação de cada um:

participante necessário ou participante opcional.

D. Só falta convidar as pessoas. Clique no botão

Convidar participantes.

7) Pronto, agora é só aguardar as confirmações.

DICA 1 O Outlook controla as respostas. Clique na

guia Controle e veja as respostas dos participantes

convidados – claro, depois que eles responderem.

B

5

Dica 1

Dica 2

C

6

Dica 3

D

Dica 1


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Talvez aqui você tenha que estudar novas datas,

tudo depende da disponibilidade real das

pessoas.

DICA 2 Quem trabalha com o Outlook em rede,

pode ver o horário disponível de cada um. Assim

fica mais fácil descobrir a melhor hora para

todos.

8) Terminada a reunião, envie a ata.

E. Há um truque útil aqui: abra a reunião marcada no

Calendário do Outlook, apague o texto existente e digite

as conclusões da reunião.

F. Clique em Enviar atualização. Todos os participantes

receberão a ata.

COMENTÁRIO Na verdade, este recurso é usado para marcar

uma nova data. Você até pode usá-lo desta forma, mas

mesmo que não haja uma nova data, ele é útil para enviar

a ata para todos.

9) Por fim, só falta acompanhar o resultado da reunião. Se cada um

saiu com uma tarefa, use o recurso Tarefas do Outlook para

controlá-las. Se preferir, aplique o método alternativo para lidar

com as tarefas da equipe mostrado mais adiante nesta apostila.

Dica 2

E

F


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A informação certa no lugar certo (Evernote)

Anotações são ideais para você organizar suas informações gerais.

Bem utilizado, talvez este seja um dos melhores recursos de

programas como o Evernote. Claro, anotações são úteis apenas

quando você tem uma boa metodologia de armazenamento. É

preciso toda uma lógica de gerenciamento de informações.

Vamos ver.

O que colocar em uma anotação: nem mais nem menos

Uma anotação contém ideias, projetos, rascunhos, esquemas – enfim,

tudo o que você precisa anotar e não sabe aonde! Duas regras de

ouro:

NÃO guarde tudo. Você não pode depender só de suas anotações.

Algumas coisas não deveria ser anotadas, mas sim lembradas.

Estimule seu cérebro. Mesmo que você se sinta melhor anotando

tudo, ainda assim dê uma chance a seu cérebro: na hora de

precisar da anotação, procure se lembrar do que está nela – antes

de abri-la!

Não abrevie. Não custa nada escrever palavras por inteiro. Nada

pior do que mais tarde você perder alguns preciosos minutos

tentando decifrar o que significa tal abreviação.


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O nome da Anotação é essencial

De nada adianta ter várias anotações feitas se você não souber

localizá-las quando precisar. Precisamos então de um bom método

para nomear as anotações.

DICA 1 A primeira linha de uma anotação é usada como seu título.

DICA 2 Deixe uma linha em branco entre o título e o texto da anotação –

a visualização fica muito mais clara!

Um bom nome COMEÇA com a PALAVRA MAIS GERAL e TERMINA na

PALAVRA MAIS PARTICULAR. A figura acima mostra quatro anotações

relacionadas a livros. Como todas começam com a palavra Livros, elas

aparecem juntas na relação de anotações – automaticamente!

Veja também que a segunda palavra do título detalha um pouco mais

o conteúdo da anotação (como em Livros Estratégia). Algumas

anotações precisam de uma terceira palavra para a identificação

adequada do conteúdo (como em Nobel Títulos Finais).

A primeira linha é o título


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Procure também impor um limite para o número de palavras

usadas. Mais do que três palavras podem complicar futuras

pesquisas. Se você precisar de uma quarta palavra, a solução é um

truque muito comum em tecnologia: juntas duas palavras em uma

só, como mostra a figura ao lado.

IMPORTANTE Procure usar a mesma metodologia de Anotações para

nomear também suas pastas de arquivos e suas pastas de e-mails. Seu

trabalho ficará muito mais produtivo!

O grande truque: Anotações classificadas em grupos

Também muito importante para o trabalho eficiente com Anotações é

sua divisão em grupos. O melhor é que isso é feito através de um

método muito simples: basta adicionar uma palavra chave no início do

título.

A figura ao lado mostra várias anotações, todas devidamente

agrupadas de acordo com a palavra inicial. Cada palavra inicial é

composta por apenas três letras. Esta palavra muitas vezes é chamada

de palavra-chave.

IMPORTANTE É essencial que você sempre se lembre destas palavras-

chave quando for criar uma nova anotação. Para facilitar, a sugestão é

que você crie uma anotação (claro!) com todas as suas palavras e seus

significados.

COMENTÁRIO O nome desta anotação segue exatamente as regras

sugeridas. Adm porque é uma anotação administrativa; Assuntos

porque contém a relação de assuntos-chave possíveis para as

anotações e Organização porque é aqui que o usuário deste Evernote

organiza sua metodologia. Mais ainda, o nome segue o princípio da

palavra mais GERAL (Assuntos) para a mais PARTICULAR (Organização).


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Quem é quem? (Smartphone)

Os contatos de um smartphone, quando utilizados

produtivamente, podem ser uma excelente ferramenta de

relacionamento com clientes, amigos, família e virtualmente todo

mundo.

Três regras de ouro para o uso produtivo dos contatos:

ECONOMIZE seu tempo, digite o MÁXIMO de informações.

Para economizar seu tempo no futuro, use todo o tempo

agora para digitar tudo o que você souber de um contato.

Você tem o número do fax dele e não quer digitá-lo? Um dia,

quando você precisar deste número, será muito bom tê-lo

armazenado. Mais ainda, se você não o tivesse digitado,

provavelmente nem teria mais o cartão deste contato – e

levaria um bom tempo obtê-lo.

Crie o HÁBITO de sempre preencher SEMPRE os demais

campos. Você pode não saber o endereço de um contato

agora. Mas, mais tarde, quando souber, não se esqueça de

digitá-lo. Quando você precisar, o endereço estará lá!

ANOTE outras informações relevantes. Todo smartphone – e

também programas do tipo Outlook – possui um campo para

você anotar informações livremente. O campo Notas talvez

seja um dos que mais importantes na boa ADMINISTRAÇÃO

DO TEMPO, já que aqui você pode registrar informações que

certamente serão importantes mais tarde. Se não digitá-las

quando souber, em algum momento perderá MUITO tempo

procurando.


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E-mails ajudam ou atrapalham?

Por mais organizado que seja seu trabalho, pode acontecer o acúmulo

de e-mails. Como evitá-lo? E se houver acúmulo, como resolver?

Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails

Cada um de nós rende melhor em um

determinado período do dia. Alguns são

mais diurnos, outros mais noturnos. Separe

a melhor hora do dia para ler, apagar e

organizar seus e-mails: manhã para os

diurnos, final do dia para os noturnos.

Agindo assim você respeita uma regra

essencial para o trabalho eficaz com e-mails:

Caixa de entrada

EFICAZ

é caixa de entrada

VAZIA

Regras para a leitura de e-mails

A experiência profissional em nossos clientes mostra que você deve:

1. Identificar e-mails inúteis, do tipo spam, e apagá-los

definitivamente.

DICA Em programas como o Outlook, um e-mail apagado não é

eliminado, mas sim movido para a pasta Itens excluídos. Para

apagar um e-mail DEFINITIVAMENTE, pressione as teclas Shift+Del.

2. Em seguida, leia rapidamente e-mails com notícias e informações

genéricas.


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3. Só então passe a ler com cuidado cada um dos e-mails importantes

que você recebeu.

Pesquisas mostram que estes procedimentos muitas vezes chegam a

eliminar até 90% dos e-mails da Caixa de entrada. E depois que sua

Caixa de entrada estiver vazia, leia os e-mails à medida que eles

chegam. E apague-os ou armazene-os!

Acúmulo de e-mails

Mesmo seguindo estas regras, de vez em quando você ainda pode ter

e-mails demais em sua Caixa de entrada. É melhor responder primeiro:

- Os mais recentes, deixando os mais atrasados ainda mais atrasados?

ou

- Os mais antigos, atrasando os mais recentes?

Estas são perguntas difíceis de responder, cada pessoa tem um

critério. No entanto, vamos a um raciocínio rápido. Os e-mails mais

recentes ainda não provocaram um desconforto em quem os enviou.

Responda-os primeiro! Os atrasados já estão descontentes, não deixe

os recentes descontentes também!

Além disso, pode haver um e-mail recente repetindo o e-mail

atrasado, com novas informações. Respondendo o recente, você não

precisa responder o atrasado.


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Caixa de Entrada VAZIA

Resultados esperados

Maior controle sobre seus e-mails

Melhorar seu tempo de resposta

Realizar ações críticas

Cumprir prazos

Passo 1: Crie um SISTEMA DE INFORMAÇÕES simples e efetivo

Neste primeiro momento, vamos pensar em dois sistemas de

informações:

Informações de referência

É a informação que você precisa arquivar, mas que não é

necessária para você realizar uma ação. Você guarda estas

informações em um sistema de referência: uma pasta de e-mails,

uma pasta de arquivos (talvez em Meus documentos) ou na

intranet da empresa.

Informações de ação

Informação necessária para você executar uma ação, armazenada

em sua lista de tarefas ou no Calendário.

Todos recebemos muitas informações de referência através de e-

mails, em geral 30% dos e-mails contêm informações assim. É então

essencial ter um sistema de referência – conjunto de pastas de e-mails

– que facilitem o acesso quando a informação for necessária. Ter suas

informações organizadas facilita MUITO organizar os e-mails

necessários para você agir – as informações de ação.

Passo 2: Defina um momento SEM INTERRUPÇÕES para processar e

organizar e-mails

Muitos e-mails exigem que você tome decisões. É fundamental então

que tenha um momento sem interrupções para processar e organizar

e-mails. Decisões exigem FOCO, e foco requer atenção sem

interrupções. Mesmo que você defina o momento ideal de seu dia


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para lidar com e-mails, é claro que você pode – e deve – olhar e-mails

urgentes.

Em seu PLANEJAMENTO DO TEMPO, defina o melhor horário para o

gerenciamento de e-mails. Se necessário, crie um COMPROMISSO

RECORRENTE em seu Calendário, marque-o como “Ocupado” e não

atenda nem mesmo o telefone neste período.

No começo, manter este compromisso com você mesmo será bem

difícil, exigirá disciplina. Com o tempo, esta disciplina se transformará

em hábito e você nunca mais irá abrir mão deste tempo.

DICA O modo de conversação do Outlook permite organizar e-

mails por conversas - aqueles com o mesmo assunto:

a. Clique na guia Exibição

b. No grupo Conversas, assinale a opção Mostrar como

conversa

Passo 3: Processe um e-mail por vez, “começando do começo”

Quando for processar seus e-mails, a primeira ação é organizá-los por

data, assunto ou emissor – tudo depende de seus objetivos.

DICA Habilite o Painel de leitura para que você possa ler os e-mails sem

abri-los:

a. Clique na guia Exibição

b. No grupo Layout, clique na seta

para baixo do botão Painel de

Leitura

c. Clique na opção desejada para

exibir o painel (Inferior na figura

ao lado)

Cuidado, resista à tentação de olhar os “melhores” e-mails primeiro.

Comece pela mensagem no topo da Caixa de Entrada e só vá para a

próxima depois de ter resolvido a primeira. Pode ser difícil no começo,

a b

a

b

c


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enquanto houver muitos e-mails em sua Caixa de Entrada, mas você

acreditará no processo depois que sua produtividade melhorar.

Passo 4: Aplique o método “DADA” para tratar os e-mails

Quantas vezes você abriu, leu, releu e fechou um mesmo e-mail?

Atitudes assim tomam muito tempo e pouca ação. A solução? Abrir e

agir! O método DADA relaciona quatro opções:

1. Deletar

Grande parte dos e-mails pode ser deletada, mas quase sempre

pensamos: “e se eu precisar desta informação depois?” Pense

francamente, quantos e-mails que você guardou foram de fato úteis

mais tarde? Talvez você não se lembre mais da maioria. Eis algumas

perguntas que podem ajudar:

O e-mail é importante para um trabalho que você está fazendo? Se

não, delete-o!

O e-mail contém informações que você pode encontrar em outro

lugar? Se sim, delete-o!

O e-mail contém informações que você vai usar nos próximos seis

meses? Se não, delete-o!

O e-mail contém informações cuja responsabilidade de guardar é

sua? Se não, delete-o!

Em média 30% de seus e-mails podem ser deletados.

DICA O Outlook 2010 apresenta dois novos comandos que

limpam a “sujeira” de conversas antigas. Se a conversa não é

mais relevante, escolha Ignorar para mover todos os e-mails

correspondentes (e eventuais futuros) para a pasta Itens

Excluídos. Escolha Limpar para manter apenas o e-mail mais

recente em uma conversa, já que o histórico estará neste e-

mail – os antigos não são mais necessários.


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2. Agir

Você pode fazer o que está escrito no e-mail em até dois minutos?

Então faça! Não tem sentido fechar o e-mail e abri-lo mais tarde se

você pode resolvê-lo em menos de dois minutos. Você pode respondê-

lo, arquivá-lo ou mesmo fazer uma ligação telefônica por causa dele.

Experimente, você gostará dos resultados, grande parte de seus e-

mails sairão da Caixa de Entrada.

3. Delegar

Se você não pode deletar o e-mail em dois minutos ou menos e nem

mesmo agir, talvez você possa delegá-lo. E delegar não é

necessariamente uma ação de chefe para subordinado, mas uma ação

comum entre pessoas de uma mesma equipe.

Para delegar, você pode encaminhar o e-mail ou transformá-lo em

uma tarefa – assim o Outlook o manterá informado sobre o

andamento desta tarefa.

4. Adiar

Se você não pode deletar, agir ou delegar, é porque talvez o e-mail

precise de sua atenção por mais do que dois minutos – e agora você

está no momento de seu dia de tratar seus e-mails, não poderá usar

seu tempo em um único e-mail – é preciso então ADIAR sua ação.

Aproximadamente 20% de seus e-mails devem estar nesta categoria.

Para adiar um e-mail, você pode transformá-lo em uma TAREFA, em

um COMPROMISSO ou listá-lo no HOJE apropriado.

Aplique o método DADA todos os dias. A experiência mostra que – em

médias – as pessoas conseguem tratar até 100 e-mails em uma hora.

Já pensou, se você recebe de 40 a 100 e-mails por dia, tudo que

precisa é de uma hora ininterrupta para tratar todos os seus e-mails.

Recapitulando, a experiência mostra que:

50% dos e-mails podem ser deletados ou arquivados;

30% dos e-mails podem ser delegados ou resolvidos em menos de

dois minutos;

20% dos e-mails podem ser adiados


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Se sua Caixa de Entrada tiver agora muitos e-mails acumulados, de

vários e vários dias, procure ter mais de um período por dia para tratá-

los – até que você chegue ao ponto de ter a Caixa apenas com os e-

mails do dia.

DICA A versão 2010 do Outlook organiza os recursos de forma a facilitar

a aplicação do método DADA, com destaque para o grupo Etapas

Rápidas, que apresenta uma relação já pronta de recursos e que você

pode personalizar conforme suas necessidades específicas.


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Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e

pesquisar e-mails

Uma Caixa de Entrada desorganizada e congestionada prejudica

MUITO sua eficácia e produtividade. As sete alternativas propostas a

seguir podem ajudar.

1. Organize e-mails rapidamente

Você pode organizar e-mails por data, assunto e emissor – basta

clicar no cabeçalho da coluna desejada. Adicionalmente, você

pode agrupar seus e-mails por conversa, tal como já mostrado

anteriormente nesta apostila. Basta clicar na guia Exibição e no

grupo Conversas assinalar a opção Mostrar como Conversas.

Os e-mails de uma mesma conversa são organizados do mais recente

para o mais antigo. Quando um novo e-mail da mesma conversa

E-mails de uma mesma

conversa

E-mails de uma mesma

conversa AGRUPADOS

TODOS os e-mails de uma

mesma conversa

detalhados, inclusive

aqueles em PASTAS

DIFERENTES


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chega, ele aparece no alto da lista, incluindo respostas e

encaminhamentos associados.

COMENTÁRIO Exibir conversas é DIFERENTE de AGRUPAR e-mails:

Um AGRUPAMENTO reúne e-mails por assunto, por emissor, por

data e assim por diante

Uma CONVERSA organiza e-mails por assunto, incluindo aqueles

em pastas diferentes

Para agrupar e-mails:

a. Primeiro, classifique-

os por assunto,

emissor, data,

tamanho ou

importância clicando

no cabeçalho da

coluna corresponden-

te.

b. Clique na guia

Exibição.

c. No grupo

Organização, clique

no botão Organizar

por.

d. Assinale a opção

Mostrar em Grupos.

a

b

c

d


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2. Guarde e-mails similares em pastas apropriadas

Você pode criar pastas por assunto, projeto, contato ou algo mais que

faça sentido em seu dia a dia. Você pode criar uma pasta para todas as

mensagens de seu superior ou uma com todas as tarefas que

você precisa fazer.

Para criar uma pasta:

a. Clique na guia Pasta.

b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta.

COMENTÁRIO Quanto menos pastas, melhor. Quanto menos subníveis em

cada pasta, melhor ainda. Um bom parâmetro é um máximo de três

subníveis, mas procure manter apenas um nível sempre que possível.

A figura à direita mostra o sistema de pastas do autor desta apostila.

3. Crie pastas de pesquisa para encontrar e-mails rapidamente

Uma pasta de pesquisa não armazena e-mail, ela é apenas uma visão

dos e-mails que correspondem aos critérios de pesquisa que você

define.

Para criar uma pasta de pesquisa:

a. Clique na guia Pasta.

b. No grupo Novo, clique no botão Nova Pasta de

Pesquisa.

a

b

b

a


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4. Direcione e-mails criando regras automáticas

As regras do Outlook

executam ações

automaticamente tanto

nos e-mails recebidos

quanto nos enviados.

Você pode encaminhar a

um colega todos os e-

mails enviados pelo

Cliente X ou assinalar a

categoria Projeto Y a

todos os e-mails com a

palavra Curso na linha

Assunto.

Para criar uma regra

rápida que armazene

todos os e-mails de uma

pessoa em uma pasta:

a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre um e-mail

desta pessoa.

b. Clique em Regras.

c. Escolha Sempre Mover Mensagens de: Nome da

Pessoa.

d. No quadro Regras e Alertas, indique a pasta que

receberá todos os e-mails desta pessoa daqui para

frente.

b

c

d


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5. Categorizar

Você pode atribuir uma categoria a um grupo de e-mails relacionados.

A mesma categoria também pode ser atribuída a outros itens do

Outlook, tais como anotações, contatos e compromissos, facilitando

sua identificação e organização. Por exemplo, todos os e-mails,

reuniões e pessoas relacionados ao Projeto ABC podem ser associados

à categoria Projeto ABC.

a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre um e-

mail que você quer categorizar.

b. Escolha Categorizar.

c. Indique a categoria desejada.

O processo para atribuir categorias a outros itens do

Outlook é exatamente o mesmo. A figura abaixo mostra

a atribuição de uma categoria a um compromisso no

Calendário:

a. Pressione o botão

DIREITO do mouse

sobre o item que

você quer

categorizar.

b. Escolha Categorizar.

c. Indique a categoria

desejada.

a

b

c

b

a

c


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6. Acompanhar

Acompanhar e-mails e tarefas – o tão conhecido follow-up – é

fundamental para o bom aproveitamento do tempo. O recurso

Acompanhamento do Outlook facilita MUITO este processo.

Os sinalizadores de acompanhamento podem indicar uma tarefa a

fazer, uma solicitação para outra pessoa ou mesmo conter um

lembrete para uma mensagem ou contato.

a. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre o item que você quer

acompanhar.

b. Escolha Acompanhamento.

c. Indique o período correspondente.

COMENTÁRIO Quando você define um prazo para o acompanhamento, o

item do Outlook é colocado no painel de tarefas pendentes –

automaticamente.

a

b

c


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Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia

Desde quando você está adiando aquela consulta médica? Não dá

tempo, é o que a maioria diz. De fato, todos os profissionais têm cada

vez mais atribuições e pressão por resultados no trabalho. Mas deixar

de lado os compromissos pessoais pode trazer problemas graves de

saúde e até de relacionamento com a família, com amigos e no

PRÓPRIO AMBIENTE DE TRABALHO. Porém, as pessoas só se dão conta

do quanto estão negligenciando seus outros papéis por causa do

trabalho quando a situação já é crítica.

Para resolver este problema, você só precisa ORGANIZAR sua agenda.

É tudo questão de prioridades, de fazer o que realmente IMPORTA.

Uma frase famosa diz: tempo é questão de escolha. Vamos então

analisar por que as pessoas não têm tempo para nada.

De um lado há um volume significativo de atribuições para cada

profissional. De outro, está o hábito de viver em função das urgências.

Basta ter um prazo maior para realizar algo que isso fica para depois

até sua realização se tornar urgente. Nesse ritmo, as pessoas passam o

tempo todo apagando incêndios e, quando têm alguns minutos livres,

não os aproveitam para realizar coisas importantes porque querem

fugir daquela rotina alucinante de compromissos.

É preciso ser honesto nas oito horas de trabalho, mas no almoço, antes

e depois do expediente, você deve se ocupar de outras coisas

importantes para sua vida. Mas para conseguir aproveitar esse tempo

e não ter que sair mais tarde do escritório, é preciso se ORGANIZAR e

TER DISCIPLINA.

Mesmo no período de trabalho, é possível incluir na agenda uma

ligação que não tome muito tempo e precise ser feita no horário

comercial. É até mais produtivo, pois evita que se perca a atenção por

lembrar que precisava ter resolvido algo importante. Ao determinar o

que precisa realizar durante um dia, é importante equilibrar atividades

profissionais e pessoais. Também é importante não listar muitas

prioridades para o dia, que podem não ser cumpridas e

inevitavelmente ficam para o dia seguinte.


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A rotina é um veneno para o cérebro

Rotina é um veneno para o

cérebro. Assim como o

sedentarismo torna o corpo

indolente, o excesso de

previsibilidade subutiliza o

poder do córtex cerebral de

formar novas associações.

Tudo o que é inusitado estimula a comunicação entre os neurônios.

Essa é a base da Neuróbica, criada pelos cientistas Lawrence Katz e

Manning Rubin e detalhada no livro Mantenha o Seu Cérebro Vivo

(Editora Sextante).

Um outro livro muito interessante nesta área é Aprenda a Usar a

Memória (Publifolha), de Dominic O'Brien, oito vezes vencedor do

Campeonato Mundial de Memorização. Veja uma lista de 17 dicas:

Uma boa memória é uma excelente ferramenta de produtividade

Despertar diferente

Mude a estação de rádio que o acorda todas as manhãs. Tome

banho de olhos fechados. Escove os dentes com a outra mão.

Circuitos sensoriais e motores normalmente pouco utilizados serão

ativados.

Concentração nos estudos

Na hora de estudar, não tente aprender tudo ao mesmo tempo.

Concentre-se em um tema e faça um resumo das atividades antes

de se dedicar a outra matéria. Evite estudar 15 minutos de Química

e meia hora de Português, por exemplo. Para as decorebas', como

os elementos da tabela periódica, frases associativas ajudam.

De volta ao passado

Desperte lembranças do colégio com a ajuda de fotos e cadernos.

Use a imaginação e entre na escola, sinta o cheiro da cantina. Com

a mente livre, uma lembrança puxa a outra. Você se surpreenderá

recordando fatos que julgava esquecidos.


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Seja sociável

Compre jornal em uma banca diferente,

abasteça o carro em outro posto de

gasolina, acene para crianças. Quando

parecer seguro, puxe conversa com

desconhecidos. Vá ao teatro, ao cinema e

relembre as cenas e a s emoções que elas

lhe trouxeram. Discuta o filme ou a peça

com os amigos. Procure sair frequentemente com os colegas

apenas para bater papo. A mente precisa de uma vida cheia de

estímulos.

Leitura eficiente

Quando o texto que você precisa

ler na escola ou no trabalho

parece desinteressante, algumas

estratégias podem ajudar. Faça

uma lista de perguntas cujas

respostas quer encontrar no texto.

Preste muita atenção às frases

que resumem a ideia central de

cada parágrafo. Descubra a

coerência dos argumentos. Por

último, tente desenhar um mapa

mental com as ideias principais do texto. Isso ajuda a organizar o

raciocínio.

Quebrando a rotina

Resista a seguir o mesmo caminho todos os dias. Invente rotas

alternativas para chegar ao trabalho. Quando possível, entregue a

direção do carro a alguém de confiança e siga no banco traseiro. A

perspectiva da viagem é totalmente diferente.

Muita calma nessa hora

O nervosismo e a ansiedade são os maiores causadores dos

famosos brancos. Você pode praticar exercícios de meditação

quando os nervos atrapalharem alguma lembrança. Escolha um


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ambiente calmo e deite-se de costas, largando o

corpo. Respire devagar e profundamente pelas

narinas. Concentre-se e imagine uma luz branca e

brilhante que acompanha seus movimentos de

respiração. Treine uma vez por dia.

Férias neuróbicas

Viaje para lugares desconhecidos e evite grupos de

excursão. Ande de ônibus, experimente a comida e as

diversões locais, saia de carro sem um plano definido.

A novidade é a essência das boas férias e do vigor cerebral.

Imagens distorcidas

Você pode treinar a memória na hora de

montar a lista de compras. Imagine uma

maçã com todos os detalhes - cores,

defeitos, tamanho. Agora modifique sua

maçã com alguns exageros - torne-a

gigantesca, por exemplo. Faça isso com

cinco itens no começo e com toda a lista no

futuro.

Pausa para o cafezinho

São chances preciosas de relaxamento

mental e interação social. Prefira almoçar

fora do prédio da empresa e convide os amigos. Mas evite os

chatos e as companhias estressantes.

Estimule os sentimentos

Frequente a feira livre com alma de explorador. Invente refeições

com produtos cujo aspecto lhe pareça agradável. Visite mercados

étnicos e prove novos cheiros e sabores. Eles acrescentam acordes

na sinfonia de sua atividade cerebral.

Reconstrua o dia

Antes de dormir, procure relembrar tudo o que aconteceu durante

seu dia, reconstituindo cenas e diálogos com detalhes e na ordem


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em que ocorreram. Com o tempo, os detalhes vêm à mente com

mais facilidade

Corpo e mente sarados

Troque a esteira da academia pela corrida nas ruas. Andar, correr

ou pedalar numa trilha ou calçada abre a mente para experiências

multissensoriais com o imprevisto de cada esquina.

Novidades à mesa

Uma vez por mês, experimente

pratos que sejam uma total

novidade para você. Acompanhe a

refeição com a música do país

correspondente para acrescentar

uma dimensão auditiva às

sensações do paladar.

Nutrientes vitais

Comer bem é fundamental para

garantir o bom funcionamento das

células que atuam na aquisição da

memória. Consuma muita água,

sódio, cálcio e magnésio, presentes

nos alimentos. Cápsulas de fósforo, diferentemente da crença

popular, não melhoram a memória.

Sono restaurador

Para a memória, uma soneca de 20 minutos pode ter o efeito de

uma noite bem dormida. É durante a fase dos sonhos que as

informações adquiridas se instalam no cérebro, ''liberando espaço''

para novos aprendizados.

Revirando a mesa

Troque objetos e mude-os de lugar em sua mesa de trabalho.

Incorpore um pouco de desordem à sua rotina. Quando possível,

altere o horário de reuniões e da realização das tarefas.


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Praticar sempre

O cérebro pode ser comparado a um músculo que, se não for

usado, atrofia. Vale tudo: desde as tradicionais palavras cruzadas

até criar o hábito de anotar os sonhos logo ao acordar, com todos

os detalhes possíveis. Aos poucos, a história escrita vai ficar cada

vez mais completa.


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Hábito é questão de persistência

“Já fiz alguns cursos sobre administração do tempo e produtividade, já

li vários livros sobre o assunto mas continuo desorganizado e sem

método. De vez em quando, até tento colocar alguma coisa em prática,

mas aos poucos esqueço do que aprendi e li e volto ao ponto de

partida”.

Esta é uma sensação muito comum, a maioria das pessoas pensa – ou

sente-se – desta forma. Administrar tempo e ganhar produtividade

não se resume apenas a criar regras essenciais para o dia a dia, é

essencial RESPEITAR estas regras. Mais, estas regras devem virar

hábitos!

Três pontos facilitam – muito – a criação de hábitos:

Método

Persistência

Propósito

Método é mais fácil de todos, compreendê-lo é simples. Um exemplo:

você sabe que para emagrecer é preciso em geral fazer exercícios e

cuidar da alimentação. O problema é transformar um método em

hábito, o que conseguimos através da persistência.

A repetição faz o método sair da esfera do consciente para a do

inconsciente. Antes de atravessar a rua, você primeiro verifica se há

carros passando – uma regra que você nem precisa pensar, já virou um

hábito. Regras viram hábitos se você PERSISTIR até que sejam

executadas inconscientemente. Alguns especialistas afirmam que 21

dias CONSECUTIVOS são suficientes para a regra ir para o nível de

nosso inconsciente. E para conseguir este nível de repetição, você

precisa de muita DISCIPLINA.

E ainda mais importante na criação de um hábito é seu propósito,

quanto você quer DE VERDADE que a regra vire hábito. Talvez você só

queira mesmo emagrecer se tiver algum problema de saúde que exija

o emagrecimento. Ou se quiser conquistar uma pessoa. Você só irá

Regras devem virar hábitos

Para criar hábitos:

PERSISTÊNCIA

Para persistir: DISCIPLINA

Para ter disciplina:

PROPÓSITO


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administrar seu tempo, buscar mais produtividade, se seu tempo

adicional trouxer coisas realmente importantes para sua vida!

Um novo hábito não é adquirido, ele é conquistado, com

persistência, processo e propósito!

A dica que resume esse conceito é encontrar algo que seja tão

apaixonante para você que valha a pena adquirir novos processos e

persistir! Não existe nada mais inconsciente que a paixão! Funciona

assim: não pense no seu regime, pense nas coisas boas que irá obter

quando for magra. Não pense na aula de inglês, visualize você nos EUA

falando com seu chefe. Não pense em administrar seu tempo, imagine

o que você irá fazer com mais tempo livre.

A paixão é passageira, mas dura o tempo suficiente para o seu hábito

ser criado!

Comece com passos pequenos, aumente sua autoconfiança, antes de

passar para desafios maiores. Se quiser acordar cedo, desperte todos

os dias às 7hs durante 30 dias e desligue o despertador no dia

seguinte, seu corpo irá acordar naturalmente. Se você quer ter mais

tempo, comece com seu planejamento diário, por pelo menos 30 dias

consecutivamente, repare como no 31º dia será algo automático para

você (fará falta se você não fizer!).

Acabe com o mal da indecisão na sua vida, traga a escolha.


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10 hábitos de pessoas muito improdutivas

Hábito 1

Ficar à

disposição

Situação

Um erro sério de quem não

consegue manter a agenda

(e a vida) em dia é não

planejar.

De fato, ao longo do dia

(em alguns setores mais,

em outros menos)

imprevistos acontecem. E

isso sempre determina um

novo arranjo na ordem de

prioridades. O problema

não é este tipo de

dinâmica, mas sim não

controlar os itens que já

são conhecidos

previamente.

Para planejar, você não

precisa saber tudo que irá

acontecer, mas pelo menos

uma parte. Se você nunca

sabe pelo menos o mínimo,

certamente não terá como

planejar e aproveitar bem

seu tempo.

Ação

Jamais lote sua

agenda de

compromissos, deixe

sempre um espaço

para imprevistos.

Se você trabalha oito

horas por dia, por

exemplo,

comprometa apenas

de quatro a cinco

horas. Dedique o

tempo restante para

aquilo que não estava

no seu calendário

previamente.


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Hábito 2

Acreditar que

tudo é para

ontem

Situação

Por não olhar de uma

maneira criteriosa para o

próprio tempo, há quem

veja tudo (e todos) como

prioridade.

Resultado? A pessoa faz

tudo e lota sua agenda de

coisas desnecessárias.

Ação

Tenha uma postura

crítica diante de cada

demanda que cruza

seu caminho.

Atividades

importantes estão

relacionadas com

tempo e trazem

resultado. As

urgentes têm de ser

feitas imediatamente.

Essa diferenciação é

vital.

Hábito 3

Subestimar as

ferramentas

de

produtividade

Situação

Quantas vezes você já

começou um novo método

para administrar seu tempo

e desistiu pouco depois?

Este é problema clássico de

quem não consegue

manter a vida em dia.

Não é com duas ou três

semanas que seu cérebro

será treinado. Os

resultados demoram a

aparecer – mas

APARECEM!

Ação

Encare seriamente – e

de uma vez por todas

– as estratégias de

produtividade.

Firme um

compromisso com

você mesmo de

praticá-las.


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Hábito 4

Supervalorizar

o e-mail

Situação

Checar o e-mail toda

hora, responder

mensagens sem critério é

a alternativa certa para

desperdiçar seu tempo.

Algumas pessoas acham

que precisam responder

e-mails tão logo cheguem.

Não é assim, e-mail NÃO

É ferramenta de urgência!

Ação

Determine horários

para checar seus e-

mails de acordo com

sua rotina de trabalho.

Não se renda à

tentação de abri-lo a

todo momento e

responder todas as

demandas.

Hábito 5

Espalhar as

informações

Situação

Agenda de papel, post-it,

lista de tarefas em algum

lugar, Outlook.

A lista de recursos para

tornar a vida mais

organizada é imensa, mas

o excesso atrapalha.

Ação

Eleja uma só

ferramenta para

organizar sua rotina,

resista à tentação de

usar outros recursos –

mesmo que mais à

mão no momento.

Hábito 6

Não delegar

Situação

Seja o medo de perder a

própria posição ou a falta

de pessoas capacitadas ao

redor, as pessoas estão

sempre justificando a

falta de hábito em

delegar.

A consequência? Quase

sempre, trabalho em

excesso e uma agenda

caótica.

Ação

Tenha consciência de

que crescimento na

carreira sempre

implica mais

responsabilidades.

Mesmo assim, você

não precisa abraçar o

mundo sozinho.

Quanto mais delegar,

mais tempo terá para

se dedicar às tarefas

da nova função com

excelência.


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Hábito 7

Ser fã

incondicional

de reuniões

Situação

Reunião definitivamente

não é sinônimo de

produtividade.

Na maior parte das vezes,

muitas reuniões são de

fato improdutivas: não

têm qualidade, não são

planejadas, são muito

longas e não atingem os

objetivos propostos.

Ações

Não faça reuniões para

tudo.

Quanto mais claro e

pontual for o objetivo

da reunião, melhor.

Tenha como meta

fazê-las curtas.

Tempo ideal? 20 a 30

minutos. Máximo?

Duas horas. E nada

além disso.

Hábito 8

Roubar o

tempo alheio

Situação

Por ter uma agenda

caótica, quem é

improdutivo tende a

atrapalhar todos que

cruzam seu caminho

profissional.

São aqueles que delegam

demais para a mesma

pessoa, não anotar

informações e ligam para

conferir dados e pedem

tarefas no fim do

expediente.

Ação

Analise o tempo dos

outros antes de passar

qualquer demanda.

Não fique centrado

apenas em suas

necessidades.


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Hábito 9

Desorganização

Situação

Organização é essencial

para quem quer ter dias

produtivos.

Quem já sofreu para

encontrar um arquivo em

meio à confusão da mesa

ou do computador sabe

bem o que isso significa.

Ação

Quanto mais sua mesa

estiver limpa,

organizada e funcional

mais você

economizará tempo

produtivo.

Por isso, dedique-se a

manter tudo, desde

anotações até

arquivos no

computador, segundo

uma lógica.

Hábito 10

Não ter tempo

para si mesmo

Situação

Pessoas improdutivas são

as que menos se

dedicam a sua vida

pessoal. Para tentar

manter a rotina

profissional em dia, são

as que mais sabotam o

tempo dedicado para

assuntos para além do

expediente.

A produtividade está

diretamente ligada à

energia. Se a pessoa não

tem tempo para

descansar, perde a

energia e, com isso, a

disposição para

trabalhar.

Ação

Pense na sua agenda

de forma a dedicar

tempo, sim, para você

mesmo e para outros

assuntos pessoais.

Se não tivermos

tempo para quem e o

que faz diferença na

nossa vida, todo

planejamento e

produtividade perdem

o sentido.


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A arte de dizer NÃO

Por que é tão difícil dizer “não”? Bem, é claro que todos queremos ser

educados, gentis e agradáveis. E se for um pedido de chefe, pode até

haver um certo receio de perda de oportunidades. Mais, se for um

cliente, não queremos perdê-lo. Ao dizer não, as pessoas temem gerar

frustração nos outros

Para manter a produtividade em alta, é fundamental aprender a dizer

não. Quem é incapaz de recusar uma tarefa perde foco, centraliza

decisões e acumula trabalho. E sofre por causa disso.

No entanto, em muitos casos é preciso dizer “não”. E dizer de forma

correta. É preciso ser claro, firme e honesto. O desafio então é recusar

tarefas com assertividade, sem prejudicar sua imagem profissional. Ser

assertivo é conseguir equilibrar suas prioridades com a dos outros.

Veja algumas situações típicas do dia a dia na empresas e sugestões

para dizer “não”.

Você trabalha em um projeto há meses e na véspera de entrega-lo seu

gestor lhe dá uma tarefa urgente. Tocar as duas atividades é

impossível, mas você acha que dizer não para o gestor equivale a pedir

demissão.

Assuma que não dá conta do recado e explique o porquê. Se o gestor

insistir, peça para ele avaliar suas responsabilidades e estabeleça

novas prioridades. No início desta apostila você viu a importância de

planejar seu dia e sua semana, aproveite e mostre estes

planejamentos ao gestor. Peça ajudar dele para reorganizar tarefas,

redefinir prazos, é uma forma inteligente e eficaz de dizer “não” com a

CUMPLICIDADE do gestor.

Você recebe um trabalho de qualidade discutível. Para não criar atritos

com a equipe, prefere refazer tudo por conta própria.

Assumir tarefas dos outros prejudica sua produtividade e não contribui

para o desenvolvimento de quem trabalha com você. O ideal é pedir

Fato

Oito em cada dez

profissionais têm receio de

dizer não ao chefe ou a

colegas de trabalho.


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que o trabalho seja refeito, mostrar os pontos fracos e se colocar à

disposição para ajudar.

Você recebe a ordem de fazer algo que não concorda, seja por motivos

técnicos, seja por motivos pessoais.

Aceitar um pedido assim pode gerar angústia e culpa. A melhor saída é

a prevenção. No dia a dia, exponha com clareza os valores em que

acredita. Assim, as pessoas saberão antecipadamente que tarefas você

se recusará a cumprir por questões profissionais e éticas e, se for o

caso, buscarão outro nome para realizá-las.

Você recebe uma tarefa para a qual não se sente preparado.

Você não será tachado de incompetente por admitir, ocasionalmente,

que está despreparado. Quando estiver nessa situação, converse com

seu chefe sobre sua limitação. Isso desapontará seu superior? Talvez.

Mas, provavelmente, um trabalho ruim desapontará mais.

Você é convocado para uma reunião que acontecerá na mesma hora

de outro compromisso já agendado.

Há casos em que o único jeito é remarcar. Se não for possível, tente

negociar uma permanência menor em cada um dos compromissos.

Cheque a pauta, avalie se sua presença é realmente importante. Não

há nada de mal em negociar a agenda, desde que haja boas razões

para isso.

Você é convidado para assumir um cargo pelo qual não se interessa.

Aceitar uma proposta que contraria seus objetivos profissionais só

trará prejuízos para você e para a organização. Agradeça o convite e

explique que a oferta não está alinhada ao seu plano de

desenvolvimento. Mas esteja preparado para a frustração de quem o

recomendou.

Um cliente pede que você realize uma tarefa que não está prevista no

contrato que ele tem com sua empresa.


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Mostre o contrato para o cliente e procure alertar para os riscos que

você e a empresa estão correndo ao desrespeitar o acordo. Tente

negociar uma solução que agrade a todos. Se não der, fique com o que

diz o contrato, sem se importar com a reação do cliente.


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Produtividade no dia a dia – Exemplo completo

Conhecemos uma série procedimentos que tornam nossa vida muito

mais produtiva, vamos ver um caso prático.

Neste exemplo, analisaremos o pedido do Sr. Renier para uma palestra

em sua empresa. Esta simples solicitação dispara uma série de ações

que precisam ser executadas antes, durante e depois do evento.

1. AGENDAMENTO DA PALESTRA. A data acertada por telefone foi

marcada no Calendário (4 de agosto neste exemplo).

2. AGENDAMENTO DA AÇÃO. Para o sucesso da palestra, algumas

ações anteriores são necessárias. A tarefinha que resume estas

ações, “Renier: micro, quantas pessoas, local, confirmar horário“,

foi marcada 2 dias antes da palestra (2 de agosto na figura abaixo).

Tudo isso foi feito com bastante antecedência, afinal estamos

falando aqui de planejamento e produtividade. O tempo passou e

chegou o dia em que a tarefa foi agendada (2 de agosto). É hora de

fazer o planejamento deste dia.

COMENTÁRIO Nossa forte recomendação é que este planejamento seja

a primeira atividade de seu dia. Se você preferir, é possível

também fazer este planejamento na última hora do dia anterior.

Como já dissemos anteriormente nesta apostila, CONSULTE SEU

RELÓGIO BIOLÓGICO!


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3. Para planejar seu dia, transporte (recorte e cole) todas as tarefas

marcadas na tarefa diária Hoje para a área de trabalho Hoje, como

mostra a figura abaixo.

IMPORTANTE Optamos por recortar e colar as tarefas (e não copiar e

colar), porque após este planejamento as tarefas relacionadas no

Hoje diário devem simplesmente DESAPARECER. Mais ainda, o

próprio Hoje diário deve desaparecer.

COMENTÁRIO Veja novamente a importância da área de trabalho Hoje

para o planejamento diário. Ela ainda contém duas tarefas antigas,

que não foram feitas. Ao acrescentarmos as novas tarefas de hoje

à área de trabalho, as tarefas antigas já estão lá, e serão levadas

em conta no planejamento para este novo dia.

4. PLANEJAMENTO DIÁRIO. É hora de distribuir as tarefas nas horas

mais apropriadas do dia. Assim, as várias tarefas (exibidas

abaixo à esquerda) foram rearranjadas conforme o

planejamento do dia (exibidas à direita).

Tarefas antigas


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A EXECUÇÃO DA TAREFA. O dia passa, chega 9:00 horas, vamos

executar a tarefa deste exemplo (acertar com o Renier os detalhes

para a palestra).

O CONTATO POR E-MAIL: A conversa por e-mail é muito mais

produtiva.

DICA Para deixar o contato mais produtivo, vamos aproveitar um e-

mail anterior que já fala sobre o assunto. Um e-mail que continua

um diálogo eletrônico deve SEMPRE repetir os e-mails anteriores.

Assim fica mais fácil para todos acompanhar tudo o que já foi

conversado.

5. A LOCALIZAÇÃO DO E-MAIL.

Como nossas informações estão

organizadas, todos os e-mails de

palestras estão na pasta

Palestras. Selecionamos esta

pasta.

Aqui temos um problema: o

nome do Renier não aparece em

De, Para ou Assunto. Assim, de

nada adiantará classificar os e-

mails por qualquer uma destas

colunas (que normalmente é

uma técnica de procura

bastante rápida e muito

eficiente – menos no caso do

Renier!).

A solução é usar o recurso de

Localização do Outlook.

6. Clique no botão Localizar na barra de ferramentas.


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7. Na barra de localização que aparece, digite Renier e clique no

botão Localizar agora.

Pronto, você vê todos os e-mails relacionados ao Renier (apenas

um na figura abaixo).


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8. A CRIAÇÃO DO E-MAIL. Clique no botão Responder.

DICA 1 Você tem alguns assuntos para

tratar neste e-mail. Eles estão

relacionados na Tarefa Hoje. Copie estes

assuntos para o e-mail, assim você se

lembrará mais fácil deles. Claro, depois

que terminar o e-mail, apague-os.

COMENTÁRIO Manter o e-mail anterior

neste novo e-mail facilita a vida do

Renier. Ele assim vai se lembrar mais

fácil do que já foi tratado.

DICA 2 Aproveite o corretor ortográfico

do Office. Se ele acusa uma palavra

como errada, veja se há realmente um

erro. Se estiver errada, corrija. Se não

estiver, acrescente-a ao dicionário, para

que ele nunca mais a acuse como um

erro. Na figura acima ele acusa Renier

como uma palavra errada. Ela está

certa. Pressione o botão DIREITO do mouse sobre ela e escolha

Adicionar ao dicionário. (Atenção, o corretor só analisa palavras se

o Word estiver integrado ao Outlook).

Dica 1

Comentário

Dica 2


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9. Assim que o Renier abrir a

mensagem, você quer receber um

aviso? Clique no botão Opções na

barra de ferramentas e assinale

Solicitar confirmação de leitura

para esta mensagem.

10. Mais ainda, você sabe que a caixa

de entrada do Renier é muito cheia

no início do dia. Seria melhor seu

e-mail chegar depois das 10:00

horas. Ainda no quadro Opções da

mensagem, defina data e hora de

entrega na linha Não entregar

antes de.

11. Ainda como mais uma medida de segurança, se o Renier não

responder o e-mail até às 15:00 do dia

seguinte, você quer receber um aviso? O

Outlook contém um recurso de

acompanhamento. Clique na bandeirinha

que aparece na barra de ferramentas.

12. No quadro Sinalizador para

acompanhamento, defina data e hora

para o sinalizador na linha Data de

conclusão.

Aparece uma mensagem no alto do e-mail:

Acompanhar no(a) terça-feira, 3 de Agosto de

2004 15:00. Neste dia e neste horário um

quadro de aviso aparece em sua tela, avisando

sobre este e-mail enviado.

13. Finalmente é hora do texto do e-mail. Escreva-o e envie-o.

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Um bom e-mail tem:

a. Nome do destinatário

b. Saudação

c. Introdução ao assunto

d. Tópicos que facilitam a leitura

e. Solicitação de um novo contato

f. Uma finalização

g. Assinatura com nome e telefone de contato

a

b

c

d

e

f

g


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O ACOMPANHAMENTO. Agora que o e-mail foi enviado, é só

esperar a resposta? Claro que não, você precisa criar alguns

lembretes para cobrar tal resposta, se ela não vier.

Temos duas sugestões: a primeira é mover o e-mail da

pasta Itens enviados (onde ele está agora) para a pasta

Palestras. Lá ele deve ser marcado como não lido. Veja o

motivo:

14. Mova o e-mail para a pasta Palestras.

15. Na nova pasta, pressione o botão DIREITO do mouse neste

e-mail e marque-o como não lido.

Desta forma o Outlook acusa que nesta pasta ainda há uma

mensagem não tratada – o que funciona um lembrete!

A segunda sugestão para o acompanhamento do e-mail

também é muito simples. Como o evento acontecerá em

dois dias, convém mantê-lo na área de trabalho Hoje – no

alto da lista, sem qualquer horário definido. Assim ele

ficará lá até o Renier responder o e-mail.

16. Selecione a tarefa “Renier...” e arraste-a para o alto

da lista de tarefas.

O RELACIONAMENTO DE INFORMAÇÕES. Ainda há

mais uma facilidade muito útil do Outlook. Vamos

imaginar que você tenha se esquecido do dia desta

palestra para o Renier. Se você tiver relacionado a

palestra ao contato Renier, é só olhar na ficha dela

para descobrir o dia da palestra. Neste nosso

exemplo, não relacionamos a palestra ao contato

Renier. Vamos fazer isso agora.

14

15


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17. Você poderia ter relacionado a palestra no momento em que a

marcou no Calendário. Como não fizemos isso no passo 1, vamos

fazer agora. Localize a palestra e clique duas vezes sobre ela.

18. Clique no botão Contatos na barra inferior do compromisso.

19. No quadro Selecionar contatos, localize o Renier e clique em OK.

O nome do Renier fica vinculado ao contato. Só por isso este

recurso já é bastante útil: quando você abre o compromisso, o

nome do Renier está lá na linha Contato; se quiser mais

informações sobre este contato, é só clicar no link.

Mas a utilidade é muito maior ainda. Você se lembra que

queríamos descobrir qual o dia da palestra marcada com o Renier?

20. Abra a pasta Contatos, localize e abra o contato Renier.

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GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

21. Clique na guia Atividades.

Veja que maravilha: você vê o

compromisso ligado ao

Renier e todos os e-mails

trocados com ele. Este sim é

um trabalho produtivo!

A CONTINUAÇÃO. Agora é

você quem continua tudo.

Que tal marcar no Calendário uma nova tarefa (Ligar para o Renier)

três semanas após a palestra (que certamente foi um sucesso) e

estudar novos negócios?

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GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Sensos

Aperfeiçoamento contínuo


GESTÃO DO TEMPO

FERNANDO

ANDRADE

Apêndice

Evernote

Além de funcionar como um arquivo digital para armazenar anotações,

você pode usar o Evernote como um diário, um gerenciador de tarefas,

entre outras funcionalidades.

Caso prático, viagem: confirmação de voo, hotel, itinerário, mapas,

fotos, vídeos e anotações – antes, durante e depois da viagem.

Evernote e e-mails

Uma boa estratégia é enviar ao Evernote seus e-mails mais

importantes, onde é possível organizá-lo e acessá-los com facilidade.

Para enviar algum e-mail ao Evernote, encontre o seu endereço

eletrônico em:

- iPhone: Configurações, Geral, Endereços de E-mail do Evernote

- Android: Informações sobre a conta (para encontrar essa opção,

clique sobre o endereço de e-mail que aparece na tela inicial do

aplicativo), Endereços de E-mail do Evernote

Evernote e post-its

Você provavelmente não anda por aí com seus post-its, por isso o

Evernote e a 3M criaram uma solução: os aplicativos para iPhone ou

iPad podem tirar fotografias de Post-Its físicos, extrair as informações

escritas à mão no papel e converter essa informação em uma

representação digital - até mesmo a cor do papel do post-it usado.

O Evernote também permite que você atribua tags ou configure

lembretes conforme as quatro cores específicas do Post-It: amarelo,

verde limão, rosa neon e azul.


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Evernote, documentos e imagens

A empresa que oferece o Evernote também oferece o Skitch, que

permite ao usuário fazer suas anotações ou marcar imagens usando

setas e formas.

O serviço também inclui uma ferramenta de desfoque para

informações sensíveis, como uma placa de carro em uma foto.

Evernote e páginas internet

O Evernote Web Clipper captura e armazena artigos e informações

dentro do serviço, para referência futura. Você pode selecionar apenas

uma parte da página que você quer salva; marcar com formas,

desenhos ou texto, cortar ou pixelizar as páginas salvas.

Organize então as suas seleções em um Caderno e compartilhe com

outros via e-mail ou redes sociais.

Colabore e compartilhe

O Evernote fornece maneiras simples para que você possa colaborar

com Cadernos de outras pessoas, ou compartilhá-los com o mundo. É

só clicar com o botão DIREITO do mouse em qualquer Caderno e

escolher Compartilhar.

O Evernote permite que você compartilhe com pessoas selecionadas

ou como um link, que pode ser postado ou compartilhado com o

público. Se optar por compartilhar apenas com certas pessoas, você

também pode configurar o tipo de acesso que cada pessoa tem - se

estão permitidos a modificar o Caderno, convidar novos participantes

ou apenas visualizar o conteúdo.

Outra maneira de compartilhar um Caderno é postá-lo nas redes

sociais. No topo direito do Caderno há opções de compartilhamento

via Facebook, Twitter ou LinkedIn.

gestão do tempo - pessoas e...

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