E-BOOK:

“VENDEDOR – Saiba Administrar Seu Tempo”

Adquira Conhecimentos Sobre Como Obter Tempo Para Abrir Novos Clientes e Manter os

Antigos.

Professor, Consultor e Palestrante. Articulista de Alguns Jornais no RJ, autor de Vários Livros Sobre Estratégias de Marketing, Técnicas de Vendas e

Comportamento Gerencial.Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de

Vendas, Marketing e Administração em empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços.

Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra palestras e treinamentos "In Company" nas áreas de Marketing, Administração, Técnicas

de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos.Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Marketing e Gestão

Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e Complementação Pedagógica.

Contatos: profigestao@yahoo.com.br (21) 2233-1762 / (21) 9348-4170 / Site: www.profigestaoblog.wordpress.com www.facebook.com/juliocesar.s.santos / Twitter: http://twitter.com/profi59

JULIO CESAR S. SANTOS

Este e-book é a sexta edição de uma série editada pelo Portal “Profissionais em Gestão” com objetivo de qualificar o leitor sobre COMO

OBTER TEMPO E ADMINISTRÁ-LO.Ele foi desenvolvido por JULIO CESAR S.

SANTOS, idealizador e editor de conteúdo do Portal PROFIGESTÃO, profissional apaixonado

por Gestão de Empresas e Pessoas, onde através deste material apresenta aos vendedores

– de forma simples – algumas técnicas de obtenção e administração do tempo.

Este e-book não pode ser vendido ou distribuído por terceiros a não ser pelo seu autor ou fontes

autorizadas pelo mesmo.

Para muitos Profissionais de Vendas, o maior empecilho para aumentar seus resultados é a falta de tempo para procurar novos Clientes, pois a maioria dos vendedores alega perderem muito tempo cuidando dos seus atuais

Clientes. Por isso, alguns curiosos vêm prospectando novas

formas de obter esse bem tão precioso do ser humano – o TEMPO.

Porém, estudiosos em Marketing e Vendas vêm afirmando que é impossível encontrar mais tempo, pois

– para eles – não existe onde procurá-loEsse E-Book não tem a pretensão de resolver esse

dilema, mas sim fornecer algumas dicas aos vendedores a fim de que eles se tornem produtivos

nas suas atividades diárias. Para isso, dividimos esse livro em quinze (15) partes,

onde os leitores encontrarão as formas de se estabelecer objetivos, como fazer um planejamento

diário e como estabelecer suas prioridades diárias.......

BOA LEITURA

INTRODUÇÃO:

Para muitos Vendedores, o maior

empecilho para aumentar seus

resultados é a falta de tempo para procurar novos

Clientes, enquanto cuida dos Clientes já existentes. Por isso,

muitas pessoas vivem buscando novas formas de administrar seu

tempo, pois parece que nunca

conseguem fazer tudo aquilo que

realmente querem fazer

Comigo não foi diferente. Sentia-me da mesma forma - se eu

conseguisse administrar melhor o meu tempo, eu finalmente

retomaria o controle da minha vida profissional, podendo voltar a fazer tudo o que eu realmente

queria fazer.Mas aí, eu descobri que estava

errado, porque é impossível encontrar mais tempo. Não existe onde procurá-lo. O pouco tempo que você tem você está vivendo

agora. Logo, não se pode administrá-lo. Então, por dedução lógica, só temos uma solução: _ tomar a decisão consciente de como queremos investir nosso

tempo

Embora pareça relativamente simples, não é; porque as coisas que geralmente evitamos ou deixamos para

depois, são geralmente fundamentais para o desenrolar do nosso futuro.

Por exemplo: João tem 2 (duas) propostas importantes para fazer. Os dois Clientes estão esperando que ele

mande isso para poder decidir. Dada a importância do assunto, João decide deixar isso para amanhã, quando ele

se dedicará inteiramente a isso.No dia seguinte, João passa a manhã fazendo tarefas triviais: vai ao banco, lê a correspondência, retorna

algumas ligações, participa dentro da empresa de uma reunião sem muita importância, e resolve outros

probleminhas que aparecem. Opa... agora já é a hora do almoço, então João vai ao restaurante da esquina, que está mais lotado do que

normalmente, e ele demora um pouco mais do que queria.Lá pelas duas da tarde, quando já está começando a ficar

com sono e sem energia, João finalmente começa a trabalhar nas propostas

Ele começa a acelerar o processo, porque quer

sair antes das 18:00 para não pegar aquele

trânsito infernal. Agora imagine que um

dos Clientes ligue cobrando a propostas. Será que ele pode dizer

"Eu não tive tempo suficiente", ou "Eu estava tão ocupado que não consegui

terminar o seu orçamento"? Note que as duas afirmações são

verdadeiras, não é mesmo?

Ou existe uma outra verdade aqui, invisível?

Será que o João realmente decidiu, conscientemente,

como usar seu tempo? Ou ele deixou, talvez

inconscientemente, que os eventos triviais do seu dia a

dia o afastassem desta tarefa fundamental?

Portanto, veremos a seguir quinze (15) dicas sobre como

devemos investir nosso tempo, de forma produtiva e

estabelecendo alguns princípios:

1. Estabeleça Seus Objetivos e Suas

PrioridadesA boa administração do tempo começa com o foco nos seus objetivos - o que

você realmente quer atingir? Isso significa colocá-los no papel (porque os objetivos

que ficam na sua cabeça, são apenas sonhos).

Para os objetivos maiores e mais complexos, quebre-os

numa série de passos menores. Faça uma lista

escrita do que fazer em cada um desses passos

Uma das razões pelas quais a maioria das pessoas 'enrola' na

hora de resolver grandes tarefas é essa sensação de incapacidade de

enfrentar coisas tão grandes. Realizar um grande objetivo com uma série de etapas menores faz

com que seja muito mais fácil começar

2. Sistema de Planejamento

Semanal

Este sistema de administração do tempo exige que você

coloque semanalmente todas as suas atividades numa

agenda, priorizando-as com ‘A’ (as atividades mais

importantes), ‘B’ para aquelas em segundo plano e ‘C’ -

atividades pouco importantes para você manejar de acordo

com o tempo disponível

O próximo passo é priorizar as tarefas ‘A’ em ordem de importância, agora usando

números. Exemplo: A1, A2, A3, etc. Faça a mesma coisa com os objetivos ou tarefas B e C

3. Priorize sua Lista de “Coisas a Fazer”:

Você conhece alguém que passe o dia inteiro com

pressa, correndo de uma coisa para outra, levemente confusos e perdidos ? Isso geralmente ocorre porque

essas pessoas tratam todas as coisas que aparecem

como igualmente importantes. Como não

existem prioridades, não existe foco sobre o que fazer.Elas não separam o que tem

que ser feito (A), do que deveria ser feito (B), do que

seria bom fazer (C). Nem tudo o que fazemos é

igualmente importante.

Por exemplo, colocar gasolina no carro tem prioridade 'B', a não ser que você já esteja na reserva - aí,

gasolina transforma-se em 'A'.Pagar o aluguel na data de

vencimento é um 'A'. Pagar um mês adiantado pode ser um 'B' ou um 'C',

dependendo da sua situação pessoal.

Focalize primeiro a lista 'A'. Esqueça todo o resto. Somente depois de

completar a lista 'A' é que você deve olhar para a lista 'B'. Muitas pessoas

evitam a lista 'A' porque estas geralmente são as tarefas mais

complexas e desagradáveis

Tenha um cuidado todo especial para evitar cair

na lista 'C'. Estas são sempre as tarefas mais

fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as

dificuldades, e onde se vê se você realmente tem

disciplina. Quando possuir objetivos escritos, ficará surpreendido com que

rapidez passará a ser uma pessoa disciplinada. A

administração do tempo e a definição de seus

principais objetivos na vida andam lado a lado

4. Administração Pessoal Eficaz:

Stephen Covey escreveu uma vez que uma

administração eficaz é quando você for capaz de viver em função dos seus valores, ao contrário de viver em função de seus

impulsos e dos seus desejos momentâneos.

Covery desenhou uma matriz complexa para

planejar atividades baseadas numa missão pessoal,

previamente escrita, decidindo quais são

suas principais atividades no

cumprimento daquela missão; e, depois disso, planejando suas semanas com

antecedência baseando-se nos

objetivos profissionais de longo

prazo, bem como valores pessoais

importantes

Em outras palavras, os projetos importantes que o deixarão mais

próximo dos seus principais objetivos devem ser colocados na agenda com

antecedência (uma espécie de encontro com você mesmo), junto das atividades importantes e/ou urgentes. Também é uma boa ideia separar um

bloco de tempo para resolver especificamente essas atividades

Conforme Covey, a chave do sistema

“é não dar prioridade

baseando-se na agenda, mas sim agendar as suas

prioridades”

5. Tempo Produtivo – Uma Ideia de R$ 50 000:

O Presidente de uma das maiores siderúrgicas brasileiras pagou

cinquenta mil reais a um consultor que lhe deu uma simples ideia, apresentada

em 20 minutos. Ele tinha passado a vida toda dizendo

que cada centavo pago por aquela ideia tinha valido a pena.

Mas afinal, que ideia era essa? Escreva num papel as 6 coisas mais importantes que você tem que fazer amanhã. Numere os itens em ordem de

importância. Ponha o pedaço de papel no bolso, e não o leia mais. Amanhã de manhã, pegue de volta o papel, leia

o número 1 e dedique-se a ele. Não se preocupe com o número 2 - concentre-se no número 1 até que a atividade esteja completa. Quando o número 1 estiver pronto, vá

para o número 2, depois 3, e assim por diante, até completar a lista

OBSERVAÇÃO: Uma ideia simples, mas o presidente da maior siderúrgica

brasileira na época disse que, sob o ponto do vista da produtividade, aquela havia sido a melhor ideia já implantada

entre sua equipe

6. Pastas de Cores Diferentes:

Quando Fernando Henrique Cardoso era presidente do Brasil certa vez foi entrevistado

por um repórter, o qual notou em cima da mesa três pastas coloridas que estavam

sempre ali. Ao ser questionado, FHC

explicou que a pasta verde continha atividades que precisavam de atenção urgente. AA pasta azul continha informações importantes,

e a vermelha era para questões pessoais

7. Desqualifique Cedo:Talvez a principal razão pela

qual tantos vendedores fiquem estressados com o

processo da venda é que eles gastam tempo demais com os

Clientes errados. Você provavelmente já deve saber como qualificar um Cliente, mas será que você também

sabe desqualificá-lo? De hoje em diante, comece mentalmente a dar pontos

aos seus Clientes. Utilize um sistema simples,

baseado em motivação, urgência e, se for apropriado, crédito. Numa escala de 1 a 10, aonde ele se encaixa?

Depois de analisá-lo, se ele não for um comprador ‘sério e

qualificado’, dispense-o graciosamente e invista seu

tempo naqueles que forem. Sua linguagem desqualificadora deve ser mais ou menos assim: “Caro Roberto, conforme o que você acabou de me dizer – e do jeito

que nós trabalhamos – não parece que eu possa ajudá-lo

neste momento. De qualquer forma, aprecio o

tempo que estivemos juntos, e foi muito bom conhecê-lo. Existe

alguma outra pergunta que queira me fazer antes que eu me

despeça?”

Em segundo lugar, priorize a sua lista.

Você conhece alguém que passe o

dia inteiro com pressa, correndo de

uma coisa para outra, levemente

confusos e perdidos? Isso geralmente

ocorre porque essas pessoas tratam

todas as coisas que aparecem como

igualmente importantes.

Como não existem prioridades, não

existe foco sobre o que fazer

8. Foco, Foco e Foco:

Um dos maiores problemas que vemos em executivos e

vendedores, é que eles tentam trabalhar ao mesmo tempo em projetos ou atividades demais. Quando os grandes times ficam

concentrados antes de competições importantes, não fazem isso somente por causa

da piscina ou do café da manhã do hotel.

O que o técnico quer, na verdade, é que a equipe coma, durma, pense e viva a final – e

somente aquilo. Para conseguir isso, é

necessário eliminar qualquer coisa que possa distrair os

atletas

Certo escritor diz que, quando se senta para escrever um novo livro, ele se concentra tanto no que está

fazendo que acaba entrando num tipo de transe.

Ele fica tão focado neste transe que começa a acordar cada vez mais

cedo, ficando acordado até cada vez mais tarde, sem fazer nada a não ser

comer, dormir, pensar e escrever. Ele acredita que atenção com foco,

sem interrupções, permite que alcancemos o estagio de genialidade criativa do nosso subconsciente - mas

isso só é conseguido com concentração total. Decida o que é

importante para você e não permita que interrupções ou distrações o tirem da rota, ou afastem-no dos

objetivos pré-estabelecidos

9. Tarefas Inacabadas:

Termine completamente uma tarefa antes de começar a

próxima. Quando você deixa de lado algo incompleto, essa tarefa continua dentro do seu

cérebro, contribuindo com mais coisas dentro da sua cabeça - terminando por

provocar uma sensação de confusão.

A próxima vez que você pegar um projeto

parcialmente realizado, você tem que decidir quais passos

precisam ser novamente realizados

Realizar uma série de pequenas tarefas

incompletas desperdiça desnecessariamente o seu

tempo. Se você completar uma

tarefa você poderá esquecê-la, deixando seu cérebro

livre para concentrar-se na próxima tarefa

10. Falhas em Estabelecer Prioridades e Dedicar-se a Elas:

Estas são as duas principais razões pelas quais muitas pessoas passam o dia como

umas baratas tontas, sem saber o que vão

fazer no minuto seguinte. É por isso

que interrupções frequentes podem

tomar todo seu tempo disponível.

Também é uma das razões pelas quais algumas pessoas

arrumam problemas por não conseguir

realizar o que deveriam

Algumas pessoas têm dificuldades em planejar o futuro (muitas vezes num

nível subconsciente), porque não querem lidar com certas

situações

11. Planeje Para Trás:

Administração eficaz do tempo é, basicamente,

estabelecer objetivos, com todas as atividades diárias sendo encaradas como pequenos objetivos

em si

Decida quais são seus principais objetivos, e você pode trabalhar

para trás, levando em consideração anos, meses,

semanas, dias e mesmo atividades em cada dia. Esse

tipo de planejamento vai organizar a sua vida,

conseguindo diariamente objetivos mensuráveis. Imagine que você está construindo uma linda casa de tijolos, com

cada tijolo representando um único mini objetivo importante, contribuindo para a construção definitiva da estrutura

Uma vez que tiver decidido qual é seu maior objetivo, divida-o em pequenas tarefas, com cronograma, até

chegar às atividades diárias. Concentre-se então individualmente nessas atividades, com vigor e paixão.

Colocando apenas um tijolo por vez no lugar, você construirá uma base sólida para realizar seus sonhos.

12. O Poder das Rotinas:

Como vendedor, você conhece os tremendos

resultados de prospectar e fazer

apresentações regularmente. Então

por que não programar essas

atividades regularmente na sua agenda semanal, sem desculpas? Ao separar tempo para descobrir

novos clientes (prospecção) e melhorar suas

habilidades de vendas, você estará

garantindo seu sucesso em muito

menos tempo – e com muito mais prazer

A chave aqui é ter uma atitude pró ativa em relação às atividades

realmente importantes que impulsionam seus

resultados em vendas, e fazer desses “encontros

com você mesmo” algo não negociável na sua vida

13. Trabalhar Duro e Obter Resultados São Duas Coisas Diferentes:

Os itens prioritários – aqueles mais importantes – são muitas vezes

entediantes, difíceis ou desagradáveis e por isso causam

certa apreensão. Deixamos que as pessoas 'roubem' nosso tempo

mesmo quando sabemos que não deveriam (por exemplo, ajudando

colegas a resolver problemas)

Encaramos e resolvemos as tarefas de baixa prioridade antes das de alta prioridade. Deixamos que nossa atenção seja desviada por interrupções

constantes. Muitas vezes isso acontece porque nossos objetivos pessoais são muito diferentes do

que os profissionais. Onde está o seu coração?

14. A Tirania do Urgente:E aquelas interrupções

que arruínam nosso cronograma? Parece

sempre existir alguma coisa clamando pela nossa atenção. Tem

sempre alguém interrompendo para

pedir uma opinião, ou telefonemas de

clientes, amigos e parentes. Embora

existam milhares de pequenas interrupções

que podem roubar nosso tempo, nenhuma

delas têm realmente este poder – a não ser

que deixemos.

Na imensa maioria das vezes, a maior parte dos 'ladrões de tempo' pode ser colocada de lado até que terminemos a

tarefa. Portanto, quando estiver sobrecarregado de interrupções, recomendamos que você tente: (A) Simplesmente dizer 'não'.

(B) Eliminar itens de baixa prioridade da sua agenda.

Delegar ou terceirizar algumas tarefas

15. Crises: Não permita que outras pessoas criem crises e depois venham

pedir que você as resolva. Seja capaz de dizer 'não' com firmeza. Além disso, nem todas as crises precisam de atenção imediata.

Se for possível, agende um horário para resolvê-las, e

continue a fazer o que já vinha fazendo.

Ao preparar sua agenda, separe um tempo do dia só para resolver

este tipo de situaçãoEmbora você não possa administrar o tempo, você certamente pode administrar a si próprio,

escolhendo como vai investir seu dia. Isso requer pensar nos seus objetivos com antecedência,

decidindo como você vai alcançá-los, sem permitir que o trivial atrapalhe sua caminhada em direção a

resultados cada vez melhores em vendas