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A Arte de Administrar

Prof. Joel Brogio

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O Processo Administrativo

Planejamento Organização Direção Controle

• Definir a missão

• Formular objetivos

• Definir os planos para alcançar os objetivos

• Programar as atividades

• Dividir o trabalho

• Designar as atividades

• Agrupar as atividades em órgãos e cargos

• Alocar recursos

• Definir autoridade e responsabilidade

• Designar as pessoas

• Coordenar os esforços

• Comunicar

• Motivar • Liderar

• Orientar

• Definir os padrões

• Monitorar o desempenho

• Avaliar o desempenho

• Ação corretiva

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As quatro funções administrativasAs quatro funções administrativas

Planejamento

Formular objetivos e os meios para alcançá-los

Controle

Monitorar as atividades ecorrigir os desvios

Direção

Designar pessoas,dirigir seus esforços,motivá-las, liderá-las e comunicar

Organização

Modelar o trabalho, alocar recursos ecoordenar atividades

Recursos

• Humanos• Financeiros• Materiais• Tecnológicos• Informação

Resultados

• Desempenho• Objetivos• Produtos• Serviços• Eficiência• Eficácia

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As premissas do planejamento:

Presente Futuro

Ondeestamos agora

Situação atual

Planejamento

Planos

Ondepretendemos chegar

Objetivos pretendidos

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O desdobramento dos objetivos:

Objetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização

Políticas Colocação dos objetivos como guias para a ação

Diretrizes Linhas mestras e genéricas para a ação

Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão

Programas Atividades necessárias para cada meta

Procedimentos Modos de execução de cada programa

Métodos Planos de ação para a execução de tarefas

Normas Regras para cada procedimento

Amplitude

Detalhamento

Maior

Menor

Menor Maior

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Administrador: A função de planejar.

Planejar

• Definir objetivos

• Verificar onde as coisas estão hoje

• Desenvolver premissas sobre condições futuras (cenários)

• Identificar meios para alcançar os objetivos

• Implementar os planos de ação necessários

Organizar Dirigir Controlar

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Planeja-mento

Conteúdo Exten-são de Tempo

Amplitude

Estratégico

Genérico, sintético e abrangente

Longo prazo

Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.

TáticoMenos genérico e mais detalhado

Médio prazo

Aborda cada unidade da empresa separadamente.

Operacional

Detalhado, específico e analítico

Curto prazo

Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas.

O Planejamento em seus três níveis:

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Os quatro tipos de planos:

Tipos

de

Planos

Relacionados com Métodos

Relacionados com Dinheiro

Relacionados com Tempo

Relacionados comComportamentos

Procedimentos

Orçamentos

Programas ou Programações

Regras ou Regulamentos

Métodos de trabalho ou de execução. Representados por organogramas.

Receita / despesa em um dado espaço de tempo.

Correlação entre tempoe atividades (agendas). Representados por cronogramas.

Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações.

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A função de organizar:

Organizar

• Dividir o trabalho

• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica

• Designar as pessoas para sua execução

• Alocar os recursos

• Coordenar os esforços

Dirigir ControlarPlanejar

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Abrangên-cia

Tipo de Desenho Conteúdo Resultante

Nível institucional

Desenho organizacional

A empresa como uma totalidade

Tipos de organização

Nível interme-diário

Desenho departamental

Cada departamentoIsoladamente

Tipos de departamentaliza-ção

Nível operacional

Desenho de cargos e tarefas

Cada tarefa ou operação

Análise e descrição de cargos

Os três níveis de organização:

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A função de dirigir:

Dirigir

• Dirigir os esforços para um propósito comum

• Comunicar

• Liderar

• Motivar

• Orientar as pessoas

• Impulsionar as pessoas

Organizar ControlarPlanejar

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Níveis de Organi-zação

Níveis de Direção

Cargos Envolvidos Abrangência

Institu-cional

Direção Diretores e altos executivos

A empresa ou áreas da empresa

Interme-diário

Gerência Gerentes e pessoal do meio do campo

Cada departamento ou unidade da empresa

Opera-cional

Supervisão Supervisores e encarregados

Cada grupo de pessoas ou tarefas

Os três níveis de direção:

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A função de controlar:

Controlar

• Definir padrões de desempenho

• Monitorar o desempenho

• Comparar o desempenho com os padrões estabelecidos

• Tomar a ação corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos

Planejar Organizar Dirigir

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Estabelecimento de padrões

Açãocorretiva

Observação do desempenho

Comparação dodesempenho com opadrão estabelecido

As quatro fases do controle:

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Os quatro tipos de padrões:

Tipos

de

Padrões

Padrões deQuantidade

Padrões de Qualidade

Padrões de Tempo

Padrões de Custo

• Volume de produção• Níveis de estoque• Número de horas trabalhadas• Volume de vendas

• Controle de qualidade do produto• Controle de qualidade do processo• Especificações do produto• CQ da matéria-prima

• Tempo padrão de produção• Tempo médio de estocagem• Padrões de rendimento• Tempo médio de atendimento

• Custo de produção• Custo de estocagem• Custo padrão• Custo médio de financiamento

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Controle Conteúdo Extensão de

Tempo Amplitude

Estraté-gico

Genérico, sintético e abrangente

Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade

Tático Menos genérico e mais detalhado

Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente

Opera-cional

Detalhado, específico e analítico

Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação apenas

Abrangência do controle:

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Apreciação Crítica da Teoria Neoclássica:

A velha concepção de Fayol continua firme: Administrar é prever, organizar, comandar,

coordenar e controlar.

• Atualmente se fala em processo administrativo:Planejar, organizar, dirigir e controlar.

• As funções administrativas continuam aceitas:

• Planejamento;• Organização;

• Direção;• Controle.

Contudo, administrar é mais do que gerenciar pessoas, recursos e atividades. Em épocas de mudança, o papel

do administrador se centra mais na inovação do quena manutenção do statu quo.