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Ultramax Gestão Escolar – Tutorial Almoxarifado

Ultramax Sistemas 1

Tutorial de Almoxarifado

Conteúdo

1 – Cadastrar Campos Auxiliares ......................................................................................... 2

2 – Cadastrar Produtos......................................................................................................... 3

3 – Cadastrar Fornecedor..................................................................................................... 4

4 – Cadastrar Entrada de Produtos ...................................................................................... 5

5 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Individual) ................................... 6

6 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Para Turma) ............................... 8

7 – Transferência de Produtos ............................................................................................10


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1 – Cadastrar Campos Auxiliares

Antes de começar o cadastro dos produtos, é necessário incluir no sistema os

campos auxiliares, conforme descrito a seguir:

a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2);

b. Selecione o menu MÓDULOS (3);

c. Selecione a opção ALMOXARIFADO(4);

d. Selecione um dos CAMPOS AUXILIARES indicados no item (5) e inicie o cadastro.

e. Em qualquer campo selecionado irá abrir uma janela como mostra a figura abaixo,

nela clique em NOVO(6);

f. Na janela que abrir digite as informações solicitadas(7) e clique no botão

INCLUIR(8), como mostra o exemplo:


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Repita esse procedimento para cada um dos campos auxiliares:

Área de consumo: setores da empresa que podem utilizar os produtos do

almoxarifado;

Grupo do produto: exemplo: Bebida;

Subgrupo do produto: exemplo Refrigerante;

Fabricante do produto: nome do fabricante do produto (não é o fornecedor,

para cadastrar fornecedor siga as orientações do capítulo 3 desse tutorial);

Unidade do produto: unidade de medida do produto(kg, peça, etc);

2 – Cadastrar Produtos

a. Clique no menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/PRODUTO;

b. Clique em NOVO;


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c. Digite as informações solicitadas e clique em INCLUIR;

OBSERVAÇÕES:

1 - os campos com asterisco (*) são obrigatórios;

2 – NCM – Nomenclatura Comum do MERCOSUL – identifica a natureza da

mercadoria e é um código de 8 dígitos. Necessário para emissão da NF-e do

produto;

3 – Código fiscal – Necessário preenchimento para emissão de NF-e do produto

3 – Cadastrar Fornecedor

É necessário ter os fornecedores cadastrados para controlar a movimentação dos

produtos, siga as instruções a seguir para esse cadastro:

a. Abra o menu Cadastros/Cadastro de pessoas/fornecedores/entidades/visitantes

b. Na janela que abre clique no botão NOVO;

c. Preencha os campos na aba DADOS(1) e a aba ENDEREÇO(2) e clique em

INCLUIR(3);


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OBSERVAÇÃO: os campos com asterisco (*) são obrigatórios;

4 – Cadastrar Entrada de Produtos

Quando for vendido ou retirado um produto do almoxarifado, o sistema deve ser

atualizado, com a entrada do produto, para isso siga os passos a seguir:


b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO;

c. Clique no botão NOVA ENTRADA;

d. Abrirá uma nova janela nela digite o No DA NOTA(1) de entrada, digite o nome ou

código do fornecedor (2) e clique em PROCURAR(3), selecione o fornecedor na

lista que aparece;

e. Em ADICIONAR PRODUTOS(4), digite a informação solicitada(5) (descrição ou

código), e clique no botão correspondente(6), repita esse procedimento até incluir

todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos, clique em

EFETIVAR(8).

OBSERVAÇÕES:

1 - se o valor unitário do produto estiver incorreto, clique no menu

MÓDULOS/ALMOXARIFADO/PRODUTO, e altere o valor;

2 – se precisar interromper a entrada de movimento, clique no botão SALVAR E

CONTINUAR DEPOIS(7), pois assim não perderá os dados já digitados;

3 – se a compra for FATURADA, na caixa FATURA(9) clique no botão +(10), e

insira as informações do faturamento (repita esse procedimento para cada parcela).


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5 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Individual)

Quando ocorrer uma venda ou outro tipo de movimentação de saída, o sistema deve ser

atualizado, com a saída desses produtos, para isso siga os passos a seguir:



c. Clique no botão NOVA VENDA INDIVIDUAL;

d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), selecione a

ÁREA DE CONSUMO (2) digite o nome ou código do cliente (3) e clique em

PROCURAR, selecione o fornecedor na lista que aparece;


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e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N° DA NOTA

(4), se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a

opção GERAR NF-E (5) e preencha o e-mail do destinatário da NF-e.

f. Em ADICIONAR PRODUTOS (6), digite a informação solicitada (7) (descrição ou

código), e clique no botão correspondente (8), quando o produto aparece, digite a

QUANTIDADE (9), o SUBTOTAL (10) (que é o valor cobrado pelo produto,

incluindo descontos), e o CFOP (11) (o sistema irá buscar automaticamente se o

campo “Código Fiscal” estiver preenchido no cadastro do produto) repita esse

procedimento até incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os

produtos selecione as FATURAS (12), preenchendo os valores de pagamento e as

datas de cada fatura, depois clique em CONCLUIR (14).

g. Assim que a venda é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente. Se desejar

transmitir em outro momento da NF-e, utilize a opção de SALVAR E CONTINUAR

DEPOIS (13).

OBSERVAÇÕES: se precisar interromper a saída do movimento, clique no

botão SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (13), pois assim não perderá os dados já

digitados;

Para emissão de NF-e pelo sistema Ultramax, é necessário primeiramente entrar em

contato com a equipe Ultramax para liberação do módulo de NF-e e instalação do

certificado digital e também é necessário realizar os cadastros iniciais referentes à

NF-e, esses cadastros estão no tutorial a seguir:

Tutorial para emissão de NF-e:

http://www.ultramax.com.br/Tutorial/GestaoEscolar/FINANCEIRO/GE_009_003_Tut

orial_para_emissão_NFe.pdf

http://www.ultramax.com.br/Tutorial/GestaoEscolar/FINANCEIRO/GE_009_003_Tutorial_para_emissão_NFe.pdf



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6 – Cadastrar Saída de Produtos (Nota Fiscal Eletrônica Para Turma)

Quando for necessário gerar as notas fiscais eletrônicas para boletos que já foram gerados

mas ainda não foram emitidas as NF-e’s, deve ser lançada a venda por turma, o sistema

deve ser atualizado, com a saída desses produtos e o sistema irá gerar uma NF-e por

responsável financeiro no valor total de todos os boletos do aluno. Para isso siga os

passos a seguir:



c. Clique no botão NOVA VENDA POR TURMA;


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d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), selecione a

ÁREA DE CONSUMO (2) selecione o CURSO (3), SÉRIE (4) e TURMA (5);

e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N° DA NOTA,

se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a

opção GERAR NF-E (6).

f. Em ADICIONAR PRODUTOS (7), digite a informação solicitada (descrição ou

código), e clique no botão correspondente, quando o produto aparece (8), digite a

QUANTIDADE , o SUBTOTAL (que é o valor cobrado pelo produto, incluindo

descontos), e o CFOP (o sistema irá buscar automaticamente se o campo “Código

Fiscal” estiver preenchido no cadastro do produto) repita esse procedimento até

incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos selecione

as CONTAS CONTABEIS (9) em que as notas devem ser gerada, depois clique em

CONCLUIR (10). Devem ser selecionados todos os produtos vendidos que foram

gerados boletos, para o sistema gerar a nota e as faturas corretamente.

g. Assim que a venda é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente.


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OBSERVAÇÕES: Para emissão de NF-e pelo sistema Ultramax, é necessário

primeiramente entrar em contato com a equipe Ultramax para liberação do módulo

de NF-e e instalação do certificado digital e também é necessário realizar os

cadastros iniciais referentes à NF-e, esses cadastros estão no tutorial a seguir:

Tutorial para emissão de NF-e:

http://www.ultramax.com.br/Tutorial/GestaoEscolar/FINANCEIRO/GE_009_003_Tut

orial_para_emissão_NFe.pdf

7 – Transferência de Produtos

Use essa opção quando tiver que enviar os produtos de uma determinada nota de entrada,

para outra unidade da empresa.

a. Selecione a UNIDADE (1) e o PERÍODO (2);






c. Clique no botão NOVA TRANSFERÊNCIA;

d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), digite o nome

ou código do cliente (2) e clique em PROCURAR, selecione o fornecedor na lista

que aparece;

e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N° DA NOTA

(3), se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a

opção GERAR NF-E (4) e preencha o e-mail do destinatário da NF-e.

f. Em ADICIONAR PRODUTOS (5), digite a informação solicitada (6) (descrição ou

código), e clique no botão correspondente (7), quando o produto aparece, digite a

QUANTIDADE (8), o SUBTOTAL (9) (que é o valor cobrado pelo produto, incluindo

descontos), e o CFOP (10) repita esse procedimento até incluir todos os produtos

da nota, depois de incluir todos os produtos clique em CONCLUIR (12).

g. Assim que a transferência é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente. Se

desejar transmitir em outro momento da NF-e, utilize a opção de SALVAR E

CONTINUAR DEPOIS (11).



OBSERVAÇÕES: se precisar interromper a transferência, clique no botão

SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (11), pois assim não perderá os dados já

digitados;

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