GOVERNO DO ESTADO DO PAR SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAO DIRETORIA DE GESTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS E SERVIOS LOGSTICOS

MANUAL DE ORGANIZAO DE ALMOXARIFADOS

Belm Par 2006

Ana Jlia Carepa GOVERNADORA DO ESTADO Maria Aparecida Barros Cavalcante SECRETRIA DE ESTADO DE ADMINISTRAO

Belm - Par 2006

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Governo do Estado do Par Secretaria de Estado de Administrao SEAD

SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAO Secretria: Maria Aparecida Barros Cavalcante Diretora de Gesto da Cadeia de Suprimentos e Servios Logsticos: Heliana Maria Maklouf dos Santos Bordallo

EQUIPE DE ELABORAO Adamor Tuji Jnior (coordenao) Carlos Vitor da Silva Medeiros Fbio Monte de Camargo Felipe Fonseca Tavares de Freitas Jlio Csar Corra Santos Seiichi Okada Pereira Tiago Lima dos Santos

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SUMRIO

1. APRESENTAO 2. DIAGNSTICO 2.1. Reunio de Apresentao 2.2. Entrevista 2.3. Lista de Verificao 2.4. Levantamento Fotogrfico 2.5. Fluxograma 2.6. Carta de Processo 2.7. Confeco da Planta Baixa 2.8. Mapofluxograma 2.9 Classificao de Materiais 3. PLANEJAMENTO 3.1 Concepo do novo arranjo fsico 3.2 Remodelagem dos procedimentos do almoxarifado 3.3 Posicionamento dos materiais 3.4 Elaborao de Propostas Complementares 3.5 Oramento 3.6 Cronograma de Atividades 4. IMPLANTAO 4.1. Retirada dos Materiais 4.2. Organizao do Arranjo Fsico 4.3. Organizao dos Materiais

06 07 07 09 10 11 11 13 16 17 18 23 22 26 28 29 30 31 33 33 35 36

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4.4. Inventrio de Materiais 5. AVALIAO E CONTROLE 5.1 Indicadores de desempenho 5.1.1 Indicadores de Produtividade 5.1.2 Indicadores Operacionais ANEXOS

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1. APRESENTAO

A Secretaria Executiva de Estado de Administrao SEAD, atravs da Diretoria de Gesto da Cadeia de Suprimentos e Servios Logsticos DGL, elaborou o presente Manual de Organizao de Almoxarifado com o objetivo de fornecer aos responsveis pelos almoxarifados das Unidades Gestoras do Estado uma ferramenta para padronizar os processos e favorecer o controle das operaes e informaes. Este manual ser divido em quatro etapas distintas: Diagnstico, Planejamento, Implantao e Avaliao e Controle, que sero executadas nesta ordem. A Etapa de Diagnstico corresponde extrao da real dimenso da situao logstica da Unidade Gestora em termos de operao, utilizao do espao e informao. O Planejamento consiste em estruturar um plano de

atividades e medidas, com cronograma, a ser implantado ao objeto da pesquisa. A Etapa de Implantao representa a execuo dos passos correspondentes a esse planejamento. Por fim, a etapa de Avaliao e Controle consiste na coleta de dados da nova situao com a finalidade de compar-los com os dados do Diagnstico. Seguindo a metodologia exposta neste Manual de Organizao de Almoxarifados, busca-se contribuir com a organizao e a padronizao das operaes nos almoxarifados do Governo do Estado do Par.

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2. DIAGNSTICO

Esta etapa tem como objetivo realizar aes predefinidas que busquem avaliar o objeto de estudo, atravs de ferramentas que possibilitem visualizar a real dimenso da sua situao. Esse dimensionamento ser feito atravs da aplicao de ferramentas e execuo de aes que abordaro as atividades de recebimento, armazenagem, movimentao e expedio de materiais. Para o diagnstico, sero utilizadas as seguintes ferramentas: questionrio de entrevista, lista de verificao (ou check list), fluxograma, carta de processo, mapofluxograma e classificao de materiais, descritas a seguir. Alm disso, ser apresentado neste manual o escopo da reunio de apresentao, informaes sobre o levantamento fotogrfico e sobre a confeco da planta baixa, bem como indicadores que sero utilizados para avaliar o desempenho do almoxarifado. importante ressaltar que as observaes levantadas pela equipe do almoxarifado em estudo so de vital importncia para a identificao de problemas e no devem ser desprezadas. Deve-se investigar todas as caractersticas de um problema com uma viso ampla e considerando vrios pontos de vista, pois as informaes obtidas nesta fase serviro de base para estruturar as aes a serem implantadas no almoxarifado.

2.1. Reunio de Apresentao Objetivo: Apresentar aos envolvidos no projeto os objetivos, a importncia e os ganhos com a implantao do mesmo. Caso seja possvel, essa reunio dever 7

ser estendida a toda Unidade Gestora, para que a colaborao e aceitao do trabalho sejam as melhores possveis. Descrio da atividade: 1) Convocar reunio com os colaboradores do almoxarifado; 2) Reservar de 30 a 40 minutos para a realizao da atividade, sem interferncia de terceiros; 3) Na pauta desta reunio devero constar os seguintes tpicos para serem discutidos: Apresentao do projeto: etapa em que ir se falar sobre a idia geral do projeto; Objetivos: nesta etapa sero apresentados os objetivos do projeto; Relevncia: neste ponto, todos devero ser informados sobre o porqu do projeto, qual sua importncia para Unidade Gestora e Estado; Possveis ganhos: sero discutidos nesta etapa os possveis ganhos com o projeto para a Unidade Gestora, para os funcionrios e o Estado; Abertura da palavra: por fim, ser oportunizada a chance de falar aos ouvintes, para que expressem suas posies sobre o projeto; 4) Finaliza-se a reunio.

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2.2. Entrevista Objetivo: Proporcionar uma maior compreenso, por parte da equipe de trabalho, dos problemas que afetam o almoxarifado atravs das palavras de quem vivencia os processos de forma contnua e compreende vrias de suas caractersticas. Materiais necessrios: Gravador de voz; Entrevista (ANEXO I); Lista de verificao (ANEXO II). Descrio da Atividade: 1) Convocar reunio com os colaboradores do almoxarifado; 2) Reservar de 30 a 40 minutos para a realizao da atividade, sem interferncia de terceiros; 3) De preferncia, utilizar um gravador de voz para documentar os pontos discutidos; 4) Desenvolver os questionamentos com base no questionrio de perguntas do ANEXO I; 5) O entrevistador pode fazer, durante a entrevista, os questionamentos presentes na lista de verificao (ANEXO II) que julgar conveniente, para retirar o mximo de informao possvel do almoxarife, lembrando que a lista de verificao deve ser preenchida pela equipe de trabalho com base no seu julgamento, que pode compartilhar ou no da opinio (percepo) do entrevistado;

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6) Aps a reunio, o responsvel pelo projeto dever documentar a reunio, identificando os pontos de maior destaque dentro da entrevista e analislos, a fim de propor aes que sanem os problemas levantados. 2.3. Lista de Verificao Objetivo: Qualificar as atividades de recebimento, armazenagem, movimentao e expedio, desenvolvidas dentro do almoxarifado, alm dos mtodos de trabalho, segurana e ergonomia. Materiais necessrios: Lpis; Borracha; Lista de verificao (ANEXO II). Descrio da Atividade: 1) Observar atentamente as operaes do almoxarifado e sua estrutura fsica; 2) Aplicar a Lista de verificao (ANEXO II) aps breve familiarizao com o almoxarifado, observando particularmente cada uma de suas atividades; 3) O responsvel pelo projeto dever ler cada questionamento da lista de verificao e respond-lo de acordo com o que observar. Esta anlise dever ser criteriosa, buscando retratar ao mximo a real situao do almoxarifado; 4) Identificar os pontos de destaque de cada atividade do almoxarifado, apontando dificuldades apresentadas e solues para as mesmas;

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5) Aps a finalizao da lista de verificao, sero contabilizadas as quantidades de repostas SIM e NO, para futura comparao com os valores que sero obtidos com a avaliao. 2.4. Levantamento Fotogrfico Objetivo: Registrar fotograficamente a situao inicial do almoxarifado da Unidade Gestora, para futuras demonstraes de avanos e resultados. Destaca-se que esta atividade no se ater somente fase de diagnstico. O registro fotogrfico dever ser feito durante toda a evoluo do trabalho. Material necessrio: Mquina fotogrfica (preferencialmente digital). Descrio da Atividade: 1) Tirar fotos principalmente dos pontos de destaque na entrevista e lista de verificao; 2) Procurar pontos de referncia dentro do almoxarifado, para fixar posies que sero utilizadas sempre no registro fotogrfico, no decorrer do trabalho. 3) Retirar o maior nmero de fotos possveis, certificando-se que cada foto retirada tenha a finalidade de demonstrar algum problema, erro, acerto ou mudana. 2.5. Fluxograma Definio: Diagrama que apresenta o fluxo ou seqncia normal de um trabalho ou processo, atravs de uma simbologia prpria, conectada de acordo com a ordem normal da operao. 11

Objetivo: O fluxograma ser empregado com a finalidade de se estudar os processos normais do almoxarifado e todas as suas variaes, alternativas e/ou falhas, de forma ampla e eficiente. Tambm pode ser utilizado para fixar o limite de cada atividade ou processo do setor. Materiais necessrios: Lpis; Borracha; Papel. Descrio da Atividade: 1) Escolher a atividade do almoxarifado a ser estudada: as atividades sero dividas em recebimento e expedio; 2) Deve-se detalhar a seqncia do processo estudado em aes; 3) Dispor as aes no papel, observando a seqncia da atividade, e enquadr-las dentro dos smbolos descritos abaixo: Elipse: representa o incio ou fim da operao e, portanto, da anlise do fluxograma. Retngulo: representa um processo (uma operao ou um manuseio). Exemplo: Receber mercadoria. Papel: representa um documento ou operao que gere algum documento. Exemplo: Protocolar nota fiscal. Tringulo: representa um Arquivamento de Documento. Exemplo: Arquivamento da requisio assinada.

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Losango: representa uma Deciso e gera uma diviso do fluxo do diagrama. Exemplo: A quantidade de material est correta? Respostas Sim (S) e No (N) tero aes posteriores diferentes.

Crculo: utiliza-se o crculo pra conectar partes do fluxograma que esto separadas por grandes distncia ou pginas diferentes.

4) Os smbolos devem ser conectados por setas que partem da sua parte inferior at o topo ou lateral do smbolo da ao seguinte. 5) Desenhar retas segmentadas definindo os limites de responsabilidade do almoxarifado. 2.6. Carta de Processo Definio: A carta de processo (fluxograma de processo ou vertical) um diagrama que documenta os passos do processo, usando smbolos para representar cada tipo de atividade. Inclui uma descrio sucinta, relatando o que ocorre em cada passo, junto com dados significativos relacionados aos mesmos, como distncia percorrida e tempo de execuo. Objetivo: A ferramenta carta de processo ser empregada neste manual com a funo de identificar atividades do almoxarifado. Esta identificao, juntamente com o mapofluxograma, trar ao usurio deste manual a viso de como as atividades do almoxarifado esto sendo executadas, possibilitando reorden-las para se obter um melhor rendimento, retirando etapas em excesso, colocando operaes necessrias, ou reordenando aquelas que j so executadas.

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Materiais necessrios: Lpis; Borracha; Carta de processo (ANEXO III), no mnimo 4 folhas; Fluxograma. Descrio da Atividade: 1) Primeiramente, deve-se escolher a atividade do almoxarifado a ser estudada. As atividades sero dividas em recebimento e expedio; 2) Deve-se detalhar o passo-a-passo de todo o processo estudado, discriminando-os no campo Descrio da Atividade. Pode-se utilizar o fluxograma como ponto de partida para esta etapa. Uma descrio sucinta est exposta no anexo CASO IAP; 3) Classificar cada passo descrito dentro da diviso proposta: operao, inspeo, transporte, atraso, estocagem e manuseio. Quando necessrio, coloca-se informaes sobre tempo, distncia e observaes; a. Operao Smbolo: Crculo. Definio: Execuo de alguma tarefa ou atividade de trabalho. Acontece quando um objeto sofre uma mudana em suas caractersticas ou montado ou desmontado. Uma operao tambm acontece quando uma informao dada ou recebida ou quando acontece um planejamento ou clculo. Exemplo: Embalar um material.

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b. Inspeo Smbolo: Quadrado. Definio: Anlise de algum critrio. Ocorre quando um material, informao ou pessoa examinado para

identificao ou para verificao de qualidade ou quantidade em qualquer uma de suas caractersticas. Exemplo: Conferncia de pedido.

c. Transporte Smbolo: Seta. Definio: Qualquer deslocamento de material, informaes ou pessoas de um lugar para outro, exceto o caso de esses movimentos serem considerados um manuseio, parte de uma operao ou uma inspeo do local de trabalho. Exemplo: Transporte de material da rea de estocagem para a prateleira. d. Atraso Smbolo: Semicrculo um D. Definio: Espera ou pausa na atividade. Acontece quando uma informao, pessoa ou um material fica retido por espera em qualquer ponto da atividade. Ocorre tambm no caso de o passo consistir em refazer uma atividade anterior (re-trabalho) Exemplo: Material aguardando responsvel pela

conferncia da nota fiscal. 15

e. Estocagem Smbolo: Tringulo. Definio: Qualquer ponto destinado guarda temporria ou final do material. Ocorre quando um material guardado e protegido contra remoes no-autorizadas. Por

extenso, o arquivamento de informaes tambm considerado uma estocagem. Exemplo: Estocar material recebido.

f. Manuseio Smbolo: uma gota. Definio: O manuseio acontece quando um objeto preparado para uma outra ao (operao, movimentao ou estocagem). Exemplo: Selecionar itens para uma requisio.

4) A instruo descrita anteriormente deve ser repetida at que se findem todas as etapas da atividade. 2.7. Confeco da Planta Baixa Objetivo: Confeccionar a planta baixa do almoxarifado para sua utilizao no mapofluxograma, na estruturao do layout atual e dos propostos para o almoxarifado. Materiais necessrios: Trena; Papel quadriculado; 16

Lpis. Descrio da Atividade:

1) Para confeco da planta baixa, deve-se fazer antes um croqui, ou seja, um desenho prvio; 2) Para uma melhor visualizao desse croqui, mea o comprimento e a largura da sala e a partir da defina quanto ir valer cada quadrado do papel, para que o desenho caiba no papel. Por exemplo, pode-se atribuir a cada reta do quadrado o valor de um metro; 3) Mea todas as distncias da sala, a fim de reproduzir fielmente a atual situao do almoxarifado, levando em conta as estruturas de

armazenagem, como estante e estrados, alm de mesas, armrios, entre outros. Todas essas medidas (cotas) devem estar escritas no croqui, para possibilitar a confeco da planta baixa; 4) Aconselha-se a reproduo desta planta em um software de criao de plantas baixas disponvel no mercado. Isso tornar mais fcil a tarefa de refazer o arranjo fsico. 2.8. Mapofluxograma Definio: Mapofluxograma consiste no desenho das linhas de fluxo sobre a planta baixa, com vistas a identificar as circulaes de materiais e pessoas, alm de permitir a visualizao grfica da carta de processo. Objetivo: Vislumbrar as operaes do almoxarifado em sua planta baixa, identificando os cruzamentos de fluxos. 17

Materiais necessrios: Planta baixa Carta de processo (ANEXO III) Descrio da Atividade: 1) Na planta baixa, identifica-se cada atividade listada na carta de processo, no local em que ela acontece. Esta identificao ser feita com os smbolos utilizados na carta de processo; 2) As operaes sero numeradas de acordo com sua ocorrncia, no transcorrer da operao. Uma seta far a ligao entre uma atividade e sua sucessora imediata; 3) Dever contabilizar-se cada cruzamento de linha, no intuito de verificar as quebras no fluxo da operao. 2.9 Classificao de Materiais Definio: A etapa de Classificao de Materiais consiste em relacionar todos os itens de estoque do almoxarifado e aplicar tcnicas de classificao de materiais a fim de se definir o posicionamento mais conveniente dos mesmos nas etapas posteriores do projeto. Objetivo: Levantar os itens de estoque do almoxarifado e aplicar tcnicas de classificao de material. Materiais Necessrios: Lista de materiais de estoque Planta baixa do almoxarifado 18

Descrio da atividade: 1) Inicialmente, determina-se o critrio de classificao de materiais a ser usado (usualmente ABC e/ou PQR, veja a seguir). A classificao ABC uma tcnica de classificao de materiais cujo critrio mais usado a demanda valorizada do material (custo unitrio x demanda ou sada). Os materiais, segundo esse critrio, se classificam em: Classe A: principais materiais em estoque, possuem maior demanda valorizada; Classe B: so intermedirios, possuem demanda valorizada inferior aos A, porm superior aos C; Classe C: possuem menor valor de demanda valorizada; porm sua falta pode inviabilizar a produo / operaes, dependendo do caso.

Observao: Os itens A correspondem, em mdia, de 10 a 20 % dos itens do estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 60 a 80 % do total, j os itens C correspondem, em mdia, de 80 a 90 % dos itens do estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 10 a 20 % do total e os itens B, por excluso, correspondem aos itens intermedirios entre A e C. Para se fazer uma classificao ABC, deve-se proceder da seguinte maneira: Relacionar todos os itens do estoque; Levantar a demanda do item (mensal, anual, etc); 19

Levantar o custo unitrio dos itens; Multiplicar o custo pela demanda de cada item e relacionar os itens novamente, valorizada); em ordem decrescente de resultado (demanda

Verificar o valor total de demanda valorizada e o percentual individual de cada item em funo do total;

Fazer a classificao dos itens (A, B e C), segundo os parmetros mencionados anteriormente.

A classificao PQR, por sua vez, um critrio de classificao de materiais que utiliza a popularidade dos itens. A popularidade se refere freqncia de transaes ou movimentaes do item durante um ano. Nessa classificao, os materiais se dividem em: Classe P: muito populares, ou seja, apresentam elevada freqncia de movimentao (geralmente ao menos uma por dia); Classe Q: popularidade mdia, possuem uma freqncia menor que uma movimentao ao dia, mas pelo ao menos uma por ms; Classe R: pouco populares, apresentam menos de uma

movimentao por ms ou ainda por semestre.

Uma observao importante, na classificao PQR, a movimentao do item no depende da quantidade de itens movimentados. Exemplo: um item que possui sada de 60 unidades uma vez por ms ser R enquanto outro

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que sai 2 unidades uma vez por dia ser P, pois possui maior n de sadas por ms. Para fazer uma classificao PQR, deve-se proceder da seguinte maneira: Levantar todos os itens do estoque; Verificar a freqncia de movimentao dos itens em funo do tempo (diria, semanal, mensal e anual); Classificar os itens de acordo com a movimentao (P, Q e R), segundo os critrios mencionados anteriormente.

2) Aps definir o critrio de classificao desejado, de posse da lista de materiais, classifica-se cada material de acordo com o critrio determinado (A, B, C, P, Q, R, etc) Localiza-se, na planta baixa, o atual posicionamento dos materiais analisados.

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4. PLANEJAMENTO

A etapa de planejamento consiste em estruturar um planejamento de atividades e medidas corretivas, elaborado pela equipe de trabalho, com cronograma e, conseqentemente, prazo para sua aplicao, a ser implantado no almoxarifado, alvo da reorganizao. Ressalta-se que o cronograma deste manual uma proposta e poder ser modificado de acordo com a necessidade da equipe do projeto de organizao do almoxarifado. As atividades e medidas que sero propostas devem ter base nos problemas detectados pelas ferramentas e aes do diagnstico. Por exemplo, se o responsvel pelo almoxarifado diz na entrevista que os produtos no tm acondicionamento adequado depois que so separados, ento a equipe deve relacionar em suas atividades a criao de uma rea para a expedio de material. 4.1. Concepo do Novo Arranjo Fsico Objetivo: Reorganizar o espao de trabalho para adequ-lo s necessidades do almoxarifado, verificadas nas ferramentas de diagnstico. Materiais necessrios: Planta baixa Carta de processo Mapofluxograma Entrevista Lista de verificao (check list) 22

Descrio da Atividade: 1) O incio da organizao do arranjo fsico ou layout ocorre com a listagem dos problemas identificados nas ferramentas de diagnstico. Para melhor compreenso, deve-se descrever o que se pode abstrair de cada uma delas: 1.1) Da entrevista do responsvel pelo almoxarifado, necessrio retirar os pontos indicados como falhos ou passveis de correo. Como exemplo, no caso contido neste manual, cita-se a falta de reas de recebimento e expedio; 1.2) Da lista de verificao, a equipe deve retirar os pontos negativos, que atrapalham o bom funcionamento do almoxarifado. No caso desta ferramenta, alguns pontos negativos aparecero repetidos, o que demonstrar a necessidade de corrigir tal problema. Alm disso, deve-se fazer uma sntese dos problemas indicados por esta ferramenta, no intuito de simplificar as mudanas e no tornar o trabalho muito detalhado e lento. Alguns dos problemas mais encontrados na armazenagem so, por exemplo, a diferena entre o estoque fsico e o virtual, mau aproveitamento do espao de armazenagem, corredores com trnsito ruim, falta de ordem na organizao dos materiais; 1.3) Da carta de processo, deve-se buscar uma otimizao de tempo e principalmente de espao. Utilizar-se- o trabalho feito antes desta etapa, o remodelagem dos procedimentos do almoxarifado, no qual se inclui a retirada de etapas em excesso, sendo que a equipe deve 23

se ater a mudanas de equipamentos e atividades, no intuito de diminuir a distncia percorrida e os tempos gastos; 1.4) Do mapofluxograma, juntamente com a planta baixa, deve-se buscar um layout que permita um fluxo contnuo e com poucos cruzamentos de fluxos, no intuito de se obter um arranjo visualmente limpo; 1.5) Vale frisar a necessidade de se separar os diversos tipos de estruturas de armazenagem. Isso ajuda a tornar a organizao dos materiais e do prprio layout mais fcil, tornando assim o trabalho mais simples; 2) Depois de reunidas todas as informaes, faz-se necessria a elaborao de um novo layout para o almoxarifado, tambm chamado de nova(s) proposta(s) de layout. As propostas de layout so sugestes de novas formas de organizao do espao fsico do almoxarifado com base nos resultados do Diagnstico e na Planta Baixa do local. Essas propostas so plantas, usualmente plantas baixas ou 2D, mas podendo ser tambm em 3D, sendo confeccionadas em pranchetas ou com auxlio de softwares de desenho tcnico, como o AutoCAD. Tambm possvel construir maquetes do almoxarifado, conforme a necessidade e disposio do rgo em questo, mas o uso de plantas , em geral, suficiente para esse fim. O objetivo da elaborao de novas propostas de layout a correo de possveis distores no espao fsico verificadas durante o diagnstico, tais como dimensionamento incorreto de corredores de acesso ao espao de armazenagem, o posicionamento indevido de estruturas, como estantes e paletes, e a prpria otimizao do espao fsico de armazenagem, na qual 24

se busca, atravs do rearranjo do layout, obter maior espao para estruturas de armazenagem e otimizao de fluxos e procedimentos operacionais. Para melhor visualizao dessa idia, consulte um exemplo dessas plantas no ANEXO XX. Para a elaborao das propostas de layout, alguns pontos devem ser considerados: Deve-se considerar as eventuais limitaes do rgo e do setor para elaborao de propostas condizentes com a realidade (exemplo: limitaes oramentrias, fsicas, estruturais etc). Isso porque nem sempre a melhor proposta ser necessariamente vivel para o rgo, da a necessidade de considerar a realidade local para evitar o uso de propostas no-aplicveis; As propostas devem ser discutidas com os colaboradores do almoxarifado para o caso de ser necessrio fazer eventuais modificaes e ajustes. Similarmente ao raciocnio anterior, para elaborar propostas condizentes com a realidade, a experincia prtica e cotidiana dos colaboradores do almoxarifado deve ser considerada para que, ao final, no ocorra de uma proposta ser aplicada, a qual, por no considerar a experincia do funcionrio, acaba sendo ineficaz e/ou ineficiente e insatisfatria; Os principais critrios para avaliao das propostas so o ganho de espao de armazenagem (horizontal e vertical), a otimizao dos fluxos e processos operacionais do

almoxarifado e o custo total de implantao. A ordem de prioridade no necessariamente da primeira para a ltima das informaes citadas, porm a melhor proposta a que contemple satisfatoriamente todos os critrios mencionados. muito importante que as propostas considerem as normas regulamentares de armazenagem, segurana e ergonomia (NBRs e NRs). As normas tcnicas ditam todos os procedimentos e

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recomendaes a serem seguidas para a adequao do espao, das estruturas e dos procedimentos (exemplo: NBR 9192 paletes; NR 11 transporte, movimentao, armazenagem e manuseio de materiais; NR 23 proteo contra incndios; NR 24 condies sanitrias e de conforto no local de trabalho; etc). Sem a obedincia estrita s normas tcnicas, todo o trabalho de organizao do almoxarifado fica comprometido por no estar sujeito aos padres preconizados pelos rgos regulamentadores. Essas normas podem ser encontradas e/ou fornecidas pelos rgos competentes, como a ABNT (Associao Brasileira de Normas Tcnicas, fornece as NBRs), Corpo de Bombeiros (normas de instalaes prediais e preveno de incndio), Ministrio do Trabalho (fornece as NRs), entre outros, conforme for o caso.

Alm dessas recomendaes, pode-se dizer que a elaborao de propostas envolve pacincia e o uso do bom senso. Normalmente as propostas so reelaboradas at que se chegue a um resultado satisfatrio que atenda as necessidades do rgo. 4.2 Remodelagem dos Procedimentos de Almoxarifado Objetivo: Esta atividade tem como objetivo remodelar as operaes realizadas dentro do almoxarifado, atravs da retirada, incluso ou mudanas nas atividades descritas na carta de processo. Esta parte deve ser feita em conjunto com a organizao do arranjo fsico, no intuito de se obter um melhor resultado. Alm disso, busca-se fornecer orientaes para diviso de atribuies de almoxarifado.

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Materiais necessrios: Carta de processo Fluxograma Mapofluxograma Atribuies de almoxarifado (ANEXO V) Descrio da Atividade: 1) De posse do fluxograma, mapofluxograma e da carta de processo elaborados na fase de diagnstico, a equipe dever analisar toda a operao, a fim de buscar atividades que estejam sendo subutilizadas ou que no estejam, de fato, sendo realizadas; 2) Alm disso, em conjunto com o trabalho de organizao do arranjo fsico, buscar eliminar atividades dispendiosas. Como exemplo, pode-se deslocar um computador para a rea de recebimento e expedio, no intuito de acabar com movimentaes desnecessrias; 3) Depois de eliminar os excessos de produtos e servios, deve-se readequar as atividades, definindo uma nova carta de processo, em que constem as atividades que restaram e possveis novas atividades que sero essenciais s operaes do almoxarifado; 4) Nesta etapa de remodelagem, inclui-se tambm a definio das atribuies de cada funcionrio, isto , o que ser de responsabilidade de cada colaborador do almoxarifado. Para tanto, disponibiliza-se neste manual as atribuies gerais de cada funcionrio de um almoxarifado. As atribuies disponveis neste manual orientaro o trabalho de definio de

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responsabilidades, podendo ser acrescida de outras atividades especificas de cada almoxarifado. 4.3 Posicionamento dos Materiais Objetivo: Organizar os produtos por categorias de materiais nas estruturas de armazenagem. Esta atividade pode ser feita concomitantemente com o levantamento de material usado no almoxarifado, para agilizar as duas etapas. Material necessrio: Planta baixa; Classificao de materiais (preferencialmente, a classificao PQR); Descrio da Atividade: 1) De posse da classificao de materiais, a equipe definiu quais itens tero seu posicionamento priorizado dentro do almoxarifado. recomendado que todos sejam includos para que o estudo seja menos distorcido, no entanto isto fica a critrio da equipe de projeto; 2) Os produtos devem ser agrupados por reas de afinidade, por exemplo, materiais de escritrio; Considerando os diversos tipos de estruturas de armazenagem e produtos e/ou classes de materiais, deve-se organizar os materiais levando em conta sua popularidade, ou seja, os materiais P ficam nas estruturas mais prximas da rea de atendimento. Em seguida, ficam os materiais Q e nas estruturas mais distantes ficaro os da classe R.

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necessrio bom senso no momento de definir qual produto ocupar uma estrutura de armazenagem. Por exemplo, produtos de grande volume devem ficar em estruturas para materiais volumosos, como os estrados; 3) Assim que definidas as posies de materiais, elas devem ser registradas na planta do almoxarifado, para ento ser implantadas. 4.4 Elaborao de Propostas Complementares Propostas Complementares so aes adicionais que, ou no foram mencionadas, ou no foram explicitadas nas propostas de organizao do layout. Essas propostas visam complementar o projeto com atividades adicionais, consideradas relevantes pela equipe executora, mas que no fujam ao escopo do trabalho. As Propostas Complementares podem abranger tanto a armazenagem como os procedimentos operacionais, segurana, ergonomia, etc. Alguns exemplos de Propostas Complementares: Retirada de materiais inservveis; Aquisio de equipamentos de movimentao de carga; Aquisio de equipamentos de segurana e vigilncia; Reforma estrutural do prdio do almoxarifado; Padronizao dos procedimentos operacionais; Adequao das instalaes prediais e dos procedimentos

operacionais s normas de segurana e ergonomia; Antes da elaborao das Propostas Complementares, alguns pontos devem ser considerados: As Propostas Complementares no tm carter obrigatrio para o projeto, cada situao requerer ou no a sua necessidade. Conforme mencionado anteriormente, essas propostas apenas complementam o projeto de organizao, portanto nem sempre elas estaro presentes, dependendo da situao; Deve-se considerar os padres preconizados pelas normas regulamentares (NRs e NBRs, por exemplo, fornecidas pelas 29

entidades competentes). Como foi mencionado na elaborao das propostas de layout, igualmente as propostas complementares devem considerar as normas tcnicas relevantes para no comprometer a adequao do projeto aos padres definidos pelos rgos competentes; Deve-se usar o bom senso para a elaborao dessas propostas em cada situao. Exemplo: deve-se evitar propostas suprfluas e que comprometam outras rotinas operacionais (enfoque sistmico).

4.5 Oramento O oramento do projeto nada mais do que uma estimativa dos custos de implantao das medidas de organizao do espao fsico do almoxarifado, ou seja, o custo total e individual das medidas propostas. Essa estimativa depende de uma srie de fatores, tais como a pesquisa de preos, os recursos disponveis, eventos imprevistos, etc. Algumas sugestes a considerar na elaborao do oramento so: Recomenda-se fazer uma ampla pesquisa de preos para se obter os menores e maiores custos possveis. Esses parmetros serviro de base para avaliar a viabilidade do projeto frente disponibilidade de recursos; O melhor oramento o mais enxuto possvel, porm que atenda satisfatoriamente as especificaes do projeto de organizao. Um oramento enxuto no , necessariamente, o mais barato, pois no adianta cortar determinadas etapas para conter despesas e comprometer a qualidade, a eficcia e eficincia do projeto. O oramento que atende a todos os requisitos do projeto 30

ao menor custo e sem comprometer a qualidade do mesmo o melhor oramento; Para se obter um oramento enxuto, deve-se fazer um projeto que evite gastos com alteraes secundrias e/ou suprfluas, atendo-se apenas ao necessrio. Nem sempre possvel atender a todas as necessidades e, em alguns casos, os desejos de todos os envolvidos no projeto, por isso deve-se ater primeiramente ao estritamente necessrio e relevante, relegando outras propostas e sugestes (que tambm podem ser teis, porm secundrias) a uma anlise posterior, conforme a disponibilidade de recursos.

4.6 Cronograma de Atividades O cronograma de atividades o planejamento da execuo das atividades do projeto de organizao do espao fsico em termos de ordem das atividades e tempo para executar cada uma. Alm disso, o cronograma pode prever tambm os recursos necessrios para executar as atividades, como recursos materiais e humanos, por exemplo. As atividades bsicas normalmente previstas no cronograma se referem a: Retirada dos materiais; Organizao do arranjo fsico das Unidades Gestoras; Desenho de melhorias nos procedimentos de almoxarifado; Levantamento dos materiais usados no almoxarifado; Organizao dos materiais nas estruturas de armazenagem; Inventrio. 31

Nesta fase, o cronograma ser afixado nas reas a serem trabalhadas a fim de tornar transparentes as informaes. A maneira de como realizar as aes descritas acima no ser discutida nesse tpico, e sim no momento seguinte, que trata sobre a implantao das atividades e medidas planejadas. Alguns pontos a considerar na elaborao de um cronograma: Pode-se utilizar softwares de gesto de projetos para auxiliar a elaborao do cronograma (Microsoft Project, por exemplo). Essas ferramentas so opcionais, podendo auxiliar caso haja algum habilitado a trabalhar com as mesmas; O cronograma pode prever tambm um possvel atraso e/ou folga na execuo das atividades. Isso pode ser til para se evitar que eventos imprevistos comprometam a execuo do projeto; Deve-se considerar a realidade e as limitaes do setor para se elaborar prazos razoveis. Os prazos devem ser condizentes com a realidade do local para que no haja atraso, nem desperdcio de tempo; Recomenda-se que os prazos sejam mais enxutos possveis, o que exige o comprometimento e dedicao por parte da equipe executora em cumprir as metas. Analogamente ao raciocnio anterior, esses prazos devem considerar a realidade local, porm deve haver um consenso de todos os envolvidos em cumprir as metas programadas da melhor maneira possvel no menor prazo possvel, para que se obtenha um trabalho eficaz e eficiente. 32

4. IMPLANTAO

A etapa de implantao se refere a execuo, na prtica, de todas as medidas propostas no projeto, sejam medidas administrativas, operacionais e tcnicas, seguindo o plano previsto na etapa de planejamento. recomendado que, conforme o decorrer do projeto, os resultados obtidos com a implantao gradual das medidas propostas sejam divulgados a todos os envolvidos no projeto, sobretudo a gerncia e/ou diretoria do rgo ou setor, pois assim dissemina-se o sucesso do projeto e conquista-se a confiana e credibilidade de todos os envolvidos, sobretudo dos gerentes e diretores.

4.1 Retirada de materiais Objetivo: Retirar do almoxarifado materiais que no pertenam ao mesmo (patrimnio) ou que no sejam capazes de cumprir com seus propsitos originais (obsoletos, inservveis, sucatas, etc.); Proporcionar, em conjunto com o objetivo anteriormente citado, um maior e melhor aproveitamento do espao fsico de armazenagem, trabalhando-se unicamente com produtos tpicos de almoxarifado (bens de consumo); Contribuir para a classificao e organizao de materiais, tanto, e principalmente, aqueles cuja armazenagem seja apropriada ao ambiente de almoxarifado, quanto os demais, que tambm podero receber tratamento adequado em suas devidas localidades. 33

Atividades: Inicialmente, deve-se fazer um levantamento de quais materiais devem ser retirados do almoxarifado; Identificar e isolar, no almoxarifado, uma rea de baixo fluxo de materiais, onde ser posicionado, provisoriamente, o montante de bens a serem retirados desse ambiente de trabalho; Armazenar, temporariamente, os materiais selecionados na rea provisria j demarcada pela equipe responsvel pelo projeto e pelos colaboradores envolvidos; Avaliar as possibilidades de encaminhamento desses materiais (reas especficas, depsitos, etc.) e concretizar a retirada dos mesmos do almoxarifado; OBS.: A comunicao desses procedimentos chefia imediata do almoxarifado faz-se essencial para que se possa retirar, realmente, esses materiais do ambiente de almoxarifado. Recomendaes: importante que, antes de se iniciarem os procedimentos de retirada de material do almoxarifado, estude-se a viabilidade ou no de tal atividade, uma vez que muitos rgos no apresentam alternativa alguma de espao fsico para encaminhamento de material; Caso haja necessidade, a equipe do projeto e os colaboradores envolvidos devem solicitar opinio tcnica abalizada para identificar corretamente os materiais passveis de retirada do almoxarifado;

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Durante a retirada fsica de material do almoxarifado, a equipe encarregada deve estar preparada e ser capacitada para tal tarefa (reconhecimento de especificaes do fabricante, tcnicas de ergonomia, equipamentos de proteo individual EPI, etc.), zelando-se, sempre, pela preservao e conservao das devidas condies de uso dos materiais.

4.2 Organizao do Arranjo Fsico Objetivos: Reorganizar o espao para adequ-lo s necessidades almoxarifado, verificadas nas ferramentas de diagnstico; Racionalizar o posicionamento dos materiais de modo a permitir um fluxo otimizado de materiais e/ou servios, maior eficincia do almoxarifado e reduo o esforo fsico do pessoal. Atividades: Retirada dos materiais das estruturas de armazenagem que sofrero deslocamento; Avaliao das estruturas de armazenagem, selecionando as que estaro em condies de ser utilizadas no novo layout; Deslocamento das estruturas de armazenagem para uma nova posio, conforme a proposta de layout. Recomendaes: Para auxiliar o posicionamento das estruturas de armazenagem nos espaos projetados, recomenda-se o uso de fita crepe para demarcao das localizaes definidas; 35 do

Nos casos em que determinada estante no est com uma boa sustentao, recomenda-se o reforo desta estrutura com parafusos ou outra forma de fixao (Amarrao de estantes);

Caso

no

haja o

quantitativo

completo

das

estruturas

de

armazenagem dimensionadas, pode-se demarcar com fita crepe a localizao das mesmas quando chegarem; O posicionamento das estruturas no deve obstruir a iluminao, a ventilao e as vias de acesso do almoxarifado (sobretudo as sadas de emergncia). 4.3 Organizao de Materiais Objetivos: Posicionar os materiais do almoxarifado nas estruturas de armazenagem obedecendo os critrios de classificao e

posicionamento definidos nas etapas anteriores. Atividades: Verificar na planta baixa os espaos destinados para as categorias de material; Selecionar os materiais a serem posicionados obedecendo o critrio de classificao definido (ABC, PQR, XYZ, etc); Posicionar os materiais selecionados nas estruturas de

armazenagem (material por material, categoria por categoria); OBS.: aproveitar ao mximo o espao de armazenagem para cada produto (evitar ociosidade de espao).

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Recomendaes: O posicionamento dos materiais deve ser feito de maneira mais homognea possvel (evitar disperso das categorias de materiais por todo o almoxarifado); Deve-se observar as especificaes do fabricante para evitar posicionamento incorreto e/ou que comprometa a armazenagem dos materiais; Deve-se observar as normas tcnicas de armazenagem para o posicionamento correto dos materiais. 4.4 Inventrio de Materiais Objetivos: Ajustar o estoque fsico de materiais com o estoque virtual do SIMAS. Atividades: Paralisar as atividades do almoxarifado por um ou dois dias; Conferir o quantitativo de materiais de todas as categorias; Solicitar SEAD a abertura do sistema (SIMAS) para atualizao das informaes; Manter o sistema atualizado.

Recomendaes: imprescindvel a paralisao das atividades do almoxarifado enquanto estiver sendo realizado o inventrio, a fim de evitar a perda de controle do estoque;

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Aps o inventrio e a atualizao do sistema, deve-se manter o sistema o mais atualizado possvel, fazendo uso das requisies online.

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5. AVALIAO E CONTROLE

A etapa de avaliao e controle tem por objetivo avaliar os resultados obtidos com o projeto de organizao do espao fsico atravs de indicadores de desempenho e comparaes feitas entre a situao anterior e a nova situao atravs de determinados critrios. Tambm nessa etapa so tomadas medidas para corrigir possveis situaes imprevistas ou indesejveis que possam ter ocorrido durante a implantao do projeto. Inicialmente, para fazer um comparativo dos resultados obtidos com a situao anterior ao projeto, reaplicam-se as ferramentas de anlise do diagnstico, a saber:

Nova realizao da entrevista (questionrio); Nova aplicao da lista de verificao; Nova carta de processo; Novo mapofluxograma; Realizao de um novo registro fotogrfico;

Aps a reaplicao dessas ferramentas, confronta-se o resultado obtido na nova aplicao das ferramentas com os resultados anteriores. 5.1 Indicadores de desempenho Com o intuito de avaliar a implantao e o resultado final do trabalho, bem como possibilitar o acompanhamento do desempenho do almoxarifado aps concludo o projeto, ideal que se extraiam alguns indicadores da rea analisada. importante frisar a relevncia desses indicadores para todas as aes do projeto, fazendo com que todos os raciocnios e decises sejam baseados e orientados por fatos e dados.

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5.1.1 Indicadores de Produtividade Posies de estantes: Nmero de estantes disponveis no espao fsico do almoxarifado. rea de estantes: Somatrio das reas de todos os nveis de prateleira das estantes, em metros quadrados (m). Posies de paletes e/ou estrados: Nmero de paletes e/ou estrados dos quais o almoxarifado dispe. rea de paletes ou estrados: Somatrio das reas de todos os paletes e/ou estrados do almoxarifado, considerando a utilizao vertical destas estruturas (empilhamento mximo permitido), em metros quadrados (m). rea de armazenagem: Somatrio das reas de todas as estruturas de armazenagem em metros quadrados (m). Produtividade do armazenamento:

Nmero de itens estocados por rea ocupada ou nmero de equipamentos. Utilize a equao 1, abaixo:P= N A

(Equao 1)

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Onde N representa o nmero ou valor dos itens estocados e A representa o nmero de equipamentos de armazenagem ou rea ocupada por eles. Interpretao: Quanto maior o ndice, melhor; pois uma alta densidade de itens estocados na unidade de rea (ou de equipamentos) mantendo os princpios de organizao representa que o estudo de layout e organizao do almoxarifado eficiente.

5.1.2 Indicadores Operacionais Passos na operao: Total de passos nas operaes do almoxarifado. Esse valor pode ser extrado diretamente da ferramenta carta de processo. Interpretao: Quanto menor o nmero de passos mais enxuta a operao analisada. Cruzamentos de fluxos: Total de cruzamentos de fluxos (linhas) que podem ser visualizados na ferramenta mapofluxograma. Interpretao: Quanto menor o nmero de cruzamentos, mais eficiente o layout do almoxarifado. Distncia percorrida: Distncia total percorrida nas operaes de almoxarifado. Esse valor pode ser extrado diretamente da ferramenta carta de processo. Interpretao: Quanto menor a distncia percorrida durante as operaes do almoxarifado, mais racional e eficiente o seu layout. A conseqncia 41

de distncias curtas entre operaes um processo total mais rpido e gil, clientes internos e externos mais satisfeitos e menor desgaste do almoxarife, principalmente nos casos em que existe movimentao manual de cargas.

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ANEXOS

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ANEXO I Questionrio da EntrevistaGOVERNO DO ESTADO DO PARA SECRETRIA EXECUTIVA DE ESTADO DE ADMINISTRAO DIRETORIA DE GESTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS E SERVIOS LOGSTICOS QUESTIONRIO DE AVALIAO PRELIMINAR DO ALMOXARIFADO FOLHA: N: DATA:

QUESTIONRIO Entrevistador: Entrevistado: Data:

Unidade gestora:

1) Qual seu nome e cargo dentro da unidade gestora? 2) Qual a sua formao? 3) Voc recebeu treinamento para atuar em um almoxarifado? 4) Voc acha que os servios oferecidos por sua equipe atendem s necessidades dos usurios do almoxarifado? Por qu? 5) Que conceito voc daria para o almoxarifado desta unidade gestora: insuficiente, regular, bom ou excelente? 6) Para o conceito dado na pergunta anterior quais as principais qualidades e defeitos do almoxarifado? 7) Quais as maiores dificuldades enfrentadas por voc dentro do

almoxarifado? 8) No almoxarifado existe algum equipamento para a movimentao de carga? Caso positivo, qual(is)? 9) A temperatura no ambiente adequada? 10) O seu ambiente de trabalho seguro? 11) A iluminao adequada para a execuo do trabalho? 12) Existe alguma manuteno peridica das instalaes e equipamentos? 13) Voc faz o inventrio do almoxarifado periodicamente? 14) Se voc pudesse fazer alguma mudana no almoxarifado, o que voc faria?

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ANEXO II Lista de VerificaoGOVERNO DO ESTADO DO PARA SECRETRIA EXECUTIVA DE ESTADO DE ADMINISTRAO DIRETORIA DE GESTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS E SERVIOS LOGSTICOS LISTA DE VERIFICAO DE ALMOXARIFADO FOLHA: N: DATA:

LISTA DE VERIFICAO RECEBIMENTO Perguntas Existe rea de recebimento de materiais? A rea de recebimento adequada para tal atividade? As mercadorias so conferidas adequadamente? Os materiais so facilmente identificados no ato do recebimento (etiquetas, informaes do produto)? O recebimento feito com auxlio de algum equipamento mecnico? Caso positivo, esse equipamento adequado? Os materiais so recebidos em estrutura padro de movimentao? O recebimento rpido? O material recebido colocado disposio dos usurios no mesmo dia? A atualizao do sistema feita no ato da chegada? ARMAZENAGEM Perguntas O sistema de endereamento dos materiais informatizado? Caso afirmativo, o sistema encontra-se atualizado? O endereamento utilizado para a elaborao do picking list? Os equipamentos de armazenagem permitem uma estocagem dos materiais em 4 grandes volumes separados dos itens de pequeno volume? 7 Caso afirmativo, esses equipamentos so adequados para o servio? Existe transferncia dos itens do estoque reserva para o local de estocagem de 5 atendimento? 6 H um cuidado na preservao dos materiais estocados? 8 O espao de armazenagem bem aproveitado? 9 Os danos aos materiais estocados ocorrem raramente? 10 Existem procedimentos para qualquer pessoa localizar um item em estoque? 11 Os corredores esto sempre desimpedidos de materiais? 12 O layout do estoque ordenado e permitem fluxos contnuos? 13 Todos os materiais estocados so facilmente acessveis? Todos os materiais esto acondicionados de acordo com as especificaes do 14 fabricante? 15 Os materiais so classificados e estocados segundo a lei de Pareto? Existem reas nos locais de armazenagem destinadas a guardar materiais em 16 excesso? N 1 2 3 S N

N 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11

S

N

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GOVERNO DO ESTADO DO PARA SECRETRIA EXECUTIVA DE ESTADO DE ADMINISTRAO DIRETORIA DE GESTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS E SERVIOS LOGSTICOS LISTA DE VERIFICAO DE ALMOXARIFADO

N: DATA: FOLHA:

N 1 2 3 4 5 6 7 8

MOVIMENTAO Perguntas O fluxo de materiais no processo foi devidamente planejado? Todos os corredores e locais para estocagem so demarcados? As distncias percorridas so mnimas entre as operaes? O layout permite o melhor fluxo? No h retrocesso do material? Os cruzamentos de fluxos de materiais so evitados? H equipamentos de movimentao de materiais para estocagem? Caso afirmativo, tais equipamentos so adequados?

S

N

EXPEDIO N 1 2 3 4 5 6 7 8 Perguntas Existem planos para mtodos de carregamento? A documentao para liberao dos itens simples e adequada? H a atualizao do sistema aps a expedio? A atualizao da informao no sistema feita no mesmo dia? Periodicamente realizada uma auditoria nas operaes de expedio? H equipamentos adequados para uma eficiente expedio de produtos? Os materiais so expedidos em alguma embalagem unitizadora? So reaproveitadas embalagens de fornecedores para expedir materiais? S N

LAYOUT N Perguntas 1 O layout foi concebido a partir de um estudo preliminar? 2 O layout previu expanso no volume de materiais, novos produtos, etc? As atuais instalaes contemplam a preocupao com o meio 3 ambiente? 4 O layout considerou a possibilidade de novas operaes? 5 O material flui sem a necessidade de instrues verbais? As estaes de trabalho correlacionadas esto prximas uma da 6 outra? As instalaes atendem capacidade de carga do piso, altura do 7 prdio, portas de emergncia? S N

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GOVERNO DO ESTADO DO PARA SECRETRIA EXECUTIVA DE ESTADO DE ADMINISTRAO DIRETORIA DE GESTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS E SERVIOS LOGSTICOS LISTA DE VERIFICAO DE ALMOXARIFADO

N: DATA: FOLHA:

MTODOS DE TRABALHO N Perguntas 1 Os mtodos de trabalho so padronizados? 2 H documentao dos mtodos de trabalho? Caso afirmativo, a documentao dos mtodos de trabalho est 3 atualizada? Os responsveis no setor so treinados para a execuo das 4 operaes? As pessoas freqentemente fazem sugestes para modificaes nos 5 mtodos de trabalho? 6 Os operadores implementam as prprias sugestes de melhoria?

S

N

SEGURANA E ERGONOMIA N Perguntas 1 So obedecidas recomendaes e normas de higiene e segurana? As pessoas transportam manualmente somente pesos abaixo de 20 2 kg? 3 O Almoxarifado limpo e bem organizado? H lugares especficos para guardar embalagens que sero 4 reutilizadas? 5 Os nveis de iluminao esto adequados? 6 Os nveis de rudos esto aceitveis? 7 A temperatura do ambiente adequada e confortvel? S N

Total

Checador: Unidade Gestora: Data:

Etapa:

Diagnstico ( )

Validao ( )

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ANEXO III Carta de Processo

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ANEXO IV Atribuies de Almoxarifado

Responsvel de recebimento

a. Receber os fornecedores; b. Identificar no sistema se h PRD referente ao material trazido pelos fornecedores; c. Identificar se a entrega do pedido parcial ou integral; d. Conferir se o material e a quantidade do material da nota fiscal conferem com o do PRD; e. Conferir informaes do remetente, particularidade da nota fiscal; f. Conferir se h recibo do material entregue; g. Checar, caso seja necessrio, datas de validades e especificaes do material; h. Preencher documentao necessria para liberao do fornecedor; i. Armazenar material na rea prpria de recebimento; j. Atestar o recebimento na nota fiscal; k. Entrar com dados de recebimento no SIMAS; l. Repassar nota fiscal e documentao para setor responsvel pelo pagamento; m. Manter a limpeza e organizao da rea de recebimento; n. Zelar pela boa conservao do material armazenado na rea de recebimento, assim como por suas estruturas de armazenagem; destinatrio, valor e demais

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Responsvel pelo estoque e separao de pedidos

a. Transportar o material da rea de recebimento para seu endereo; b. Armazenar material de acordo com critrio de armazenagem estabelecido pelo chefe do almoxarifado (grupos de materiais ou giro do produto); c. Armazenar o material sempre nos endereos primrios; caso haja lotao desses endereos, recorrer a outros; d. Repor o material que estiver terminando no endereo primrio, com material localizado em outro endereo caso houver; e. Fazer levantamento, segundo critrio adotado pelo almoxarifado, de pedidos pendentes; f. Separar pedidos em estruturas unitizadoras; g. Armazenar pedido na rea de expedio; h. Manter a limpeza e organizao da rea de armazenagem; i. Zelar pela boa conservao do material armazenado e estruturas de armazenagem;

Responsvel pela expedio

a. Receber o requisitante de material; b. Conferir material e quantidade de quantidade com a requisio; c. Preencher documentao para liberao da mercadoria; d. Liberar material para o requisitante; e. Atestar liberao de mercadoria; f. Entrar com dados de expedio no SIMAS; g. Manter a limpeza e organizao da rea de expedio; h. Zelar pela boa conservao do material armazenado na rea de expedio, assim como por suas estruturas de armazenagem;

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Chefe do Almoxarifado

a. Supervisionar, planejar, coordenar e acompanhar as operaes do almoxarifado; b. Manter contato com o setor responsvel pelas compras, para planejamento de recebimento de materiais; c. Fornecer ao setor responsvel pelas compras, lista de materiais em falta no almoxarifado; d. Supervisionar a limpeza e organizao da rea do almoxarifado; e. Zelar pela boa conservao do material armazenado, assim como por estruturas de armazenagem do almoxarifado; f. Estabelecer critrios para o atendimento das requisies; g. Estabelecer critrios para organizao dos materiais nas estruturas de armazenagem.

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