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SMARam Manual do Almoxarifado

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SMARAPD Informática Ltda

SMARam

Manual do Almoxarifado

Marcio Tomazelli Programador Sênior

Ribeirão Preto - SP Versão 1.1


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ÍNDICE 1. Almoxarifado___________________________________________________________________________9

1.1. Básico __________________________________________________________________________9 1.1.1. Estrutura Almoxarifado_________________________________________________________9

1.1.1.1. Cadastrando uma estrutura completa de almoxarifado ________________________9 1.1.1.2. Visualização da Estrutura completa do almoxarifado ____________________________12 1.1.1.3. Emissão de relatórios do Almoxarifado _______________________________________12

1.1.2. Localização de Materiais_______________________________________________________12 1.1.2.1. Cadastrando Localizações de Materiais _______________________________________13 1.1.2.2. Emissão de Relatórios de Localização de Materiais _____________________________14

1.2. Recebimento Material____________________________________________________________15 1.2.1. Atualização do BRM__________________________________________________________15

1.2.1.1. Como inserir BRM _______________________________________________________15 1.2.1.2. Inserindo Itens no BRM ___________________________________________________18 1.2.1.3. Elementos da Compra vinculados ao BRM (Dados Contábeis) ____________________20 1.2.1.4. Atualização do BRM______________________________________________________20 1.2.1.5. Emissão de Relatórios do BRM _____________________________________________20

1.2.2. Consulta BRM _______________________________________________________________21 1.2.2.1. Consultando um BRM_____________________________________________________21 1.2.2.2. Emissão de relatórios via consulta de BRM____________________________________23

1.3. Requisição Material Estoque ______________________________________________________23 1.3.1. Solicitação RME _____________________________________________________________23

1.3.1.1. Requisitando Materiais no Estoque __________________________________________23 1.3.1.2. Aprovação da RME_______________________________________________________28 1.3.1.3. Copiando uma RME ______________________________________________________28 1.3.1.4. Consultando LOGS de alterações da RME ____________________________________29 1.3.1.5. Estornando uma RME _____________________________________________________30

1.3.2. Fornecimento de Material ______________________________________________________31 1.3.2.1. Fornecendo materiais _____________________________________________________31 1.3.2.2. Desaprovando uma RME __________________________________________________34 1.3.2.3. Emissão de Relatórios de RME _____________________________________________34

1.3.3. Eliminação de Pendências______________________________________________________35 1.3.3.1. Eliminando uma pendência_________________________________________________35 1.3.3.2. Emissão de Relatório de Atendimento ________________________________________38

1.3.4. Materiais Solicitados do Almoxarifado ___________________________________________38 1.3.4.1. Emissão de Relatório de Materiais Solicitados do Almoxarifado ___________________38

1.3.5. Pendências Atendimento Almox. ________________________________________________41 1.3.5.1. Emissão de relatório de Pendências de Atendimento_____________________________42

1.4. Movimentos ____________________________________________________________________43 1.4.1. Cálculo Estoque Mín./Max. ____________________________________________________43

1.4.1.1. Como realizar o cálculo de Estoque Máximo e Mínimo __________________________43

1.5. Inventário Físico ________________________________________________________________45 1.5.1. Inserindo Inventário __________________________________________________________45 1.5.2. Emissão de Relatório para contagens _____________________________________________47 1.5.3. Digitação das Contagens _______________________________________________________50 1.5.4. Como Localizar Itens no Inventário ______________________________________________52 1.5.5. Digitação do Preço Médio______________________________________________________52 1.5.6. Dados Automáticos e Legendas _________________________________________________53 1.5.7. Inserção Manual de Materiais no Inventário _______________________________________53 1.5.8. Contagem dos Lotes Perecíveis _________________________________________________55 1.5.9. Inserção Manual de Lotes Perecíveis _____________________________________________56


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1.5.10. Emissão de Conferência _______________________________________________________57 1.5.11. Emissão de Consistência _______________________________________________________58 1.5.12. Resumo do Inventário _________________________________________________________59 1.5.13. Ajustes do inventário – Atualização do Estoque ____________________________________60 1.5.14. Encerramento do inventário ____________________________________________________61

1.6. Consulta _______________________________________________________________________62 1.6.1. Notas Fiscais ________________________________________________________________62 1.6.2. Lançamentos Contábeis________________________________________________________64 1.6.3. Movimentos Diários __________________________________________________________65 1.6.4. Validade de Materiais _________________________________________________________68

1.7. Relatórios ______________________________________________________________________71 1.7.1. Eventuais ___________________________________________________________________71

1.7.1.1. Inventário Físico Financeiro ________________________________________________71 1.7.1.2. Movimentação Mensal ____________________________________________________72 1.7.1.3. Posição de Estoque Mínimo ________________________________________________73 1.7.1.4. Posição de Estoque Máximo________________________________________________75 1.7.1.5. Material sem Movimentação por Período______________________________________76 1.7.1.6. Materiais em Ponto de Reposição____________________________________________78 1.7.1.7. Notas Fiscais por Fornecedor _______________________________________________79 1.7.1.8. Etiquetas por Material _____________________________________________________80 1.7.1.9. Acompanhamento de Entregas de Material/Serviços_____________________________82 1.7.1.10. Kardex _________________________________________________________________83 1.7.1.11. Movimentação por período e classificação_____________________________________84 1.7.1.12. Materiais em Ponto de Reposição por período__________________________________86

1.7.2. Consumo ___________________________________________________________________87 1.7.2.1. Consumo de Materiais_____________________________________________________87 1.7.2.2. Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária ____________________________88 1.7.2.3. Apropriação de Consumo por Material _______________________________________91 1.7.2.4. Apropriação de Consumo por Bem Patrimonial_________________________________92 1.7.2.5. Estatística de Consumo ____________________________________________________94 1.7.2.6. Consumo de Combustível __________________________________________________95 1.7.2.7. Consumo por Classificação de Material _______________________________________97 1.7.2.8. Consumo por Tipo de Classificação do Material ________________________________98 1.7.2.9. Consumo por Estrutura do Material ________________________________________ 100 1.7.2.10. Curva ABC ___________________________________________________________ 101 1.7.2.11. Apropriação de Consumo (Texto) _________________________________________ 103 1.7.2.12. RME´s por Unidade Orçamentária (Texto) __________________________________ 104

1.8. Balancetes ____________________________________________________________________ 106 1.8.1. Balancete _________________________________________________________________ 106 1.8.2. Saldo de Materiais do Balancete_______________________________________________ 112 1.8.3. Balancete Analítico e Anual __________________________________________________ 114 1.8.4. Resumo por Modalidade _____________________________________________________ 115 1.8.5. Diferenças no Balancete _____________________________________________________ 117

1.9. Processos Restritos ____________________________________________________________ 118 1.9.1. Transposição de Materiais____________________________________________________ 118 1.9.2. Transferência de Saldos _____________________________________________________ 121 1.9.3. Estorno de BRM ___________________________________________________________ 123


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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1-Acesso a Estrutura do Almoxarifado___________________________________________________9 Figura 2-Cadastro de Estrutura de Almoxarifado _______________________________________________10 Figura 3 - Estrutura do Almoxarifado Virtual (Prefeitura) - 1º Nível________________________________10 Figura 4 - Estrutura Almoxarifado Virtual (Secretaria) Nível 2 ____________________________________11 Figura 5 - Relatórios Gerais (Almoxarifado) ___________________________________________________12 Figura 6 - Menu de Acesso a Localização de Materiais __________________________________________13 Figura 7 - Localização de Material __________________________________________________________13 Figura 8 - Relatórios Gerais ________________________________________________________________14 Figura 9 - Acesso a Atualização do BRM ______________________________________________________15 Figura 10 - Formulário de Atualização do BRM - Aba de Atualização do BRM _______________________15 Figura 11 - Tipo de Recebimento de Material __________________________________________________16 Figura 12 - Lançamento de Itens do BRM _____________________________________________________18 Figura 13 - Seleção de Item da AF ___________________________________________________________19 Figura 14 - Elementos da Compra - BRM _____________________________________________________20 Figura 15 - Relatórios de BRM ______________________________________________________________21 Figura 16 - Acesso a Consulta de BRM _______________________________________________________21 Figura 17 - Consulta de BRM _______________________________________________________________22 Figura 18 - Procura BRM __________________________________________________________________22 Figura 19 - Opções de Impressão da Consulta de BRM __________________________________________23 Figura 20 - Acesso a Solicitação de RME _____________________________________________________24 Figura 21 - Formulário de Requisição de Material em Estoque ____________________________________24 Figura 22 -RME - Local de Entrega __________________________________________________________25 Figura 23 - RME - Digitação dos itens________________________________________________________26 Figura 24 - Item da R.M.E. _________________________________________________________________27 Figura 25 - Mensagem de confirmação para Aprovação de RME __________________________________28 Figura 26 - RME - STATUS de Aprovada______________________________________________________28 Figura 27 - Mensagem de Confirmação para Copia de RME ______________________________________28 Figura 28 - 2a Mensagem de Confirmação para Copia de RME ___________________________________29 Figura 29 - RME - Consulta de Alterações em RME _____________________________________________29 Figura 30 - RME - Consulta Alterações em Itens de RME ________________________________________30 Figura 31 - Confirmação de Estorno da RME __________________________________________________30 Figura 32 - Cópia automática da RME _______________________________________________________31 Figura 33 - Acesso ao Fornecimento de Material _______________________________________________31 Figura 34 - Formulário de Fornecimento de Material ___________________________________________32 Figura 35 - Fornecimento Material - Atendimento ______________________________________________33 Figura 36 - Confirmação de Atendimento Total da RME _________________________________________33 Figura 37 - Confirmação do Atendimento Total do Item da RME___________________________________34 Figura 38 - Relatório de Fornecimento de Material _____________________________________________35 Figura 39 - Eliminação de Pendências de RME_________________________________________________35 Figura 40 - Formulário de Eliminação de Pendências ___________________________________________36 Figura 41 - Confirmação de Eliminação de todas as pendências ___________________________________37 Figura 42 - Confirmação de Eliminação de Pendência do Item ____________________________________37 Figura 43 - Mensagem de Informação de Pendências Eliminadas com Sucesso _______________________37 Figura 44 - Relatórios referente a Eliminação de Pendências _____________________________________38 Figura 45 - Acesso aos Materiais Solicitados do Almoxarifado ____________________________________39 Figura 46 – Filtros comuns para emissão de Materiais Solicitados do Almoxarifado___________________39 Figura 47 - Opções de quebra dos relatórios___________________________________________________39 Figura 48 – Filtros para emissão por Material e Requisitante _____________________________________40 Figura 49 - Filtros para emissão por Requisitante e Material _____________________________________40 Figura 50 - Filtros para Emissão por Número, Data Req. e Material _______________________________41 Figura 51 - Filtros para Emissão por Data Requisição e Material__________________________________41 Figura 52 - Acesso as Pendências Atendimento Almox.___________________________________________42 Figura 53 - Filtros para Emissão do Relatório de Pendências Atendimento Almox. ____________________42


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Figura 54 - Acesso ao cálculo estoque mínimo e máximo _________________________________________44 Figura 55 - Processamento de cálculo do Estoque Mínimo/Máximo ________________________________44 Figura 56 - Mensagem de confirmação do cálculo ______________________________________________45 Figura 57 - Mensagem de cálculo efetuado com sucesso__________________________________________45 Figura 58 - Acesso ao módulo de Inventário Físico______________________________________________45 Figura 59 - Formulário de Inventário Físico ___________________________________________________46 Figura 60 - Localização de inventário ________________________________________________________48 Figura 61 - Impressão do Relatório para contagem _____________________________________________48 Figura 62 - Relatório de contagem para inventário Físico ________________________________________49 Figura 63 - Relatório de contagem com quebra por Catálogo _____________________________________50 Figura 64 - Digitação das Contagens_________________________________________________________51 Figura 65 - Tipo da Contagem ______________________________________________________________51 Figura 66 - Campos para digitação das contagens ______________________________________________51 Figura 67 - Opções de ordenação e localização ________________________________________________52 Figura 68 - Itens com preço médio zerado _____________________________________________________53 Figura 69 - Campo de usuário e data da contagem ______________________________________________53 Figura 70 - Legenda ______________________________________________________________________53 Figura 71 - Inserção Manual de Itens_________________________________________________________54 Figura 72 - Mensagem de aviso na inclusão de materiais no inventário _____________________________54 Figura 73 - Digitação das contagens dos lotes _________________________________________________55 Figura 74 - Soma das Contagens dos Lotes automática __________________________________________56 Figura 75 - Inserção manual de Lotes ________________________________________________________56 Figura 76 - Filtro para impressão de Relatório de Conferência da digitação _________________________57 Figura 77 - Relatório de Simples Conferência da Digitação_______________________________________58 Figura 78 - Emissão de Relatório de Consistência ______________________________________________58 Figura 79 - Relatório de Consistência ________________________________________________________59 Figura 80 - Resumo do inventário ___________________________________________________________59 Figura 81 - Ajustes do inventário ____________________________________________________________60 Figura 82 - Mensagem de Confirmação para encerramento do inventário ___________________________61 Figura 83 - Acesso a Consulta de Notas Fiscais ________________________________________________62 Figura 84 - Consulta de Notas Fiscais ________________________________________________________62 Figura 85 - Pesquisa de Notas Fiscais ________________________________________________________63 Figura 86 - Relatórios de Notas Fiscais _______________________________________________________63 Figura 87 - Consulta de Lançamentos Contábeis _______________________________________________64 Figura 88 - Lançamentos Contábeis__________________________________________________________64 Figura 89 - Procura Lançamento Contábil ____________________________________________________65 Figura 90 - Relatórios de lançamentos contábeis _______________________________________________65 Figura 91 - Consulta de Movimentos Diários __________________________________________________66 Figura 92 - Movimentos Diários_____________________________________________________________66 Figura 93 - Movimentos Diário - Aba Financeiro _______________________________________________67 Figura 94 - Procura de Movimento Diário_____________________________________________________67 Figura 95 – Relatórios de Movimento Diário___________________________________________________68 Figura 96 - Acesso a consulta de validade de materiais __________________________________________68 Figura 97 - Consulta de Lotes de Materiais Perecíveis ___________________________________________69 Figura 98 - Relatórios de Validade de Materiais ________________________________________________70 Figura 99 - Acesso ao relatório de inventário físico financeiro ____________________________________71 Figura 100 - Filtros para inventário físico financeiro ____________________________________________71 Figura 101 - Relatório de inventário físico financeiro____________________________________________72 Figura 102 - Acesso ao Relatório de Movimentação Mensal ______________________________________72 Figura 103 - Filtros para Movimentação de Estoque ____________________________________________73 Figura 104 - Relatório de Movimentação Mensal _______________________________________________73 Figura 105 - Acesso a Posição de Estoque Mínimo ______________________________________________74 Figura 106 - Filtros para relatório de Posição de Estoque Mínimo _________________________________74 Figura 107 - Relatório de Posição de Estoque Mínimo ___________________________________________75 Figura 108 - Acesso a Posição de Estoque Máximo _____________________________________________75 Figura 109 - Filtro para Emissão de Posição do Estoque Máximo__________________________________76


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Figura 110 - Relatório de Posição do Estoque Máximo __________________________________________76 Figura 111 - Acesso ao relatório de materiais sem movimento por período___________________________77 Figura 112 - Filtro para emissão do relatório de materiais sem mov. por período _____________________77 Figura 113 - Relatório de Material sem movimento por Período ___________________________________78 Figura 114 - Acesso ao relatório de materiais em ponto de reposição _______________________________78 Figura 115 - Filtro para emissão de relatório de materiais em ponto de reposição ____________________79 Figura 116 - Acesso ao relatório de Notas Fiscais por Fornecedor _________________________________79 Figura 117 - Filtros para emissão do relatório de Notas Fiscais por Fornecedor______________________80 Figura 118 - Relatório de Notas Fiscais por Fornecedor _________________________________________80 Figura 119 - Acesso as etiquetas por Material__________________________________________________81 Figura 120 - Filtros para emissão de etiquetas _________________________________________________81 Figura 121 - Exemplo de Etiqueta por Material ________________________________________________81 Figura 122 - Acesso ao relatório de acompanhamento de entregas de material/serviço _________________82 Figura 123 - Filtros para emissão do relatório de acompanhamento das entregas _____________________82 Figura 124 - Relatório de Acompanhamento de Entregas e Materiais/Serviços _______________________83 Figura 125 - Acesso ao Kardex______________________________________________________________83 Figura 126 - Filtros para emissão de Kardex __________________________________________________84 Figura 127 - Relatório de Kardex____________________________________________________________84 Figura 128 - Acesso a movimentação por período e classificação __________________________________85 Figura 129 - Filtros para emissão do relatório de movimentação por período e classificação____________85 Figura 130 - Relatório de movimentação por período e classificação Sintético________________________86 Figura 131 - Relatório de movimentação por período e classificação Analítico _______________________86 Figura 132 - Acesso ao relatório de Materiais em Ponto de Reposição por período ____________________86 Figura 133 - Filtros para emissão do relatório em Ponto de Reposição por período ___________________87 Figura 134 - Acesso ao relatório de Consumo de Materiais _______________________________________87 Figura 135 - Filtros para emissão do relatório de consumo de materiais ____________________________88 Figura 136 - Relatório de Consumo de Materiais _______________________________________________88 Figura 137 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária ______________________88 Figura 138 - Filtros para emissão do relatório de apropriação de consumo por unidade orçamentária ____89 Figura 139 - Relatório de Apropriação de consumo por Unidade Orçamentária ______________________89 Figura 140 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Sintético ______________90 Figura 141 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido _____________90 Figura 142 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido por secretaria _90 Figura 143 - Acesso a Apropriação de Consumo por Material_____________________________________91 Figura 144 - Filtros para emissão de apropriação de consumo por material _________________________91 Figura 145 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Analítico __________________________92 Figura 146 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Sintético __________________________92 Figura 147 - Acesso ao relatório de apropriação de consumo por Bem Patrimonial ___________________92 Figura 148 - Filtros para emissão da apropriação de consumo por bem patrimonial___________________93 Figura 149 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Analítico ______________________________93 Figura 150 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Sintético ______________________________94 Figura 151 - Acesso a Estatística de Consumo _________________________________________________94 Figura 152 - Filtros para emissão de estatística de Consumo______________________________________95 Figura 153 - Relatório de Estatística de Consumo_______________________________________________95 Figura 154 - Acesso ao consumo de combustível ________________________________________________96 Figura 155 - Filtros para emissão do consumo de combustível ____________________________________96 Figura 156 - Relatório de consumo de combustível ______________________________________________97 Figura 157 - Acesso ao relatório de consumo por classificação do material __________________________97 Figura 158 - Filtros para emissão do relatório de consumo por classificação de material_______________98 Figura 159 - Relatório de Consumo por Classificação do Material _________________________________98 Figura 160 - Acesso ao Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material__________________99 Figura 161 - Filtro para emissão do relatório de consumo por tipo de classificação de material _________99 Figura 162 - Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material ________________________ 100 Figura 163 - Acesso ao relatório de consumo por estrutura do material ___________________________ 100 Figura 164 - Filtro para emissão de Consumo por Estrutura de Material _________________________ 101 Figura 165 - Relatório de Consumo por estrutura do material ___________________________________ 101


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Figura 166 - Acesso ao relatório de Curva ABC ______________________________________________ 102 Figura 167 - Filtros para emissão de relatório de Curva ABC ___________________________________ 102 Figura 168 - Relatório de CURVA ABC _____________________________________________________ 103 Figura 169 - Acesso a geração de texto de apropriação de consumo ______________________________ 103 Figura 170 - Formulário para geração de texto de apropriação de consumo _______________________ 104 Figura 171 - Acesso a geração de arquivo texto das RME´s por Unidade Orçamentária ______________ 105 Figura 172 - Formulário de geração de texto de RME´s por unidade orçamentária __________________ 105 Figura 173 - Acesso ao balancete__________________________________________________________ 106 Figura 174 - Formulário para cálculo e emissão de balancetes __________________________________ 107 Figura 175 - Opções de relatórios de balancete ______________________________________________ 108 Figura 176 - Analítico Mensal ____________________________________________________________ 108 Figura 177 - Analítico Anual______________________________________________________________ 109 Figura 178 - Sintético Mensal_____________________________________________________________ 109 Figura 179 - Sintético Anual ______________________________________________________________ 109 Figura 180 - Total Mensal________________________________________________________________ 110 Figura 181 - Total Anual_________________________________________________________________ 110 Figura 182 - Almoxarifados Totalizados Mensal ______________________________________________ 110 Figura 183 - Plano de Contas Contábil Analítico Mensal_______________________________________ 111 Figura 184 - Plano de Contas Contábil Sintético Mensal _______________________________________ 111 Figura 185 - Sintético Anual Consolidado ___________________________________________________ 111 Figura 186 - Acesso ao Saldo de Materiais do Balancete _______________________________________ 112 Figura 187 - Formulário de Saldos de Materiais______________________________________________ 112 Figura 188 - Procura de Saldo de Materiais _________________________________________________ 113 Figura 189 - Relatórios de Saldo de Materiais _______________________________________________ 113 Figura 190 - Acesso ao Balancete Analítico e Anual ___________________________________________ 114 Figura 191 - Formulário de Emissão de Balancete Analítico e Anual _____________________________ 114 Figura 192 - Relatórios de Balancete _______________________________________________________ 115 Figura 193 - Acesso ao Resumo por Modalidade______________________________________________ 115 Figura 194 - Filtro para emissão de relatório por modalidade___________________________________ 116 Figura 195 - Relatório de Resumo por Modalidade Mensal _____________________________________ 116 Figura 196 - Relatório de Resumo por Modalidade Anual ______________________________________ 116 Figura 197 - Acesso as Diferenças no Balancete ______________________________________________ 117 Figura 198 - Verificação de diferenças no balancete __________________________________________ 117 Figura 199 - Acesso a transposição de materiais______________________________________________ 119 Figura 200 - Transposição de Materiais ____________________________________________________ 119 Figura 201 - Opções do GRID Materiais de Origem___________________________________________ 120 Figura 202 - Opções do GRID de Materiais para Transposição__________________________________ 120 Figura 203 - Log de Execução da Transposição ______________________________________________ 121 Figura 204 - Acesso a Transferência de Saldos _______________________________________________ 122 Figura 205 - Transferência de Saldos_______________________________________________________ 122 Figura 206 - Acesso ao Estorno de BRM ____________________________________________________ 123 Figura 207 - Formulário de Estorno de BRM ________________________________________________ 124

ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 - Tipo de Recebimento ( BRM ) ______________________________________________________16 Tabela 2 - Tipos de Saída de RME ___________________________________________________________26


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1. Almoxarifado

1.1. Básico

1.1.1. Estrutura Almoxarifado Para iniciar o uso do módulo de almoxarifado, o primeiro passo será estruturar

corretamente os mesmos baseando-se nos almoxarifados físicos existentes. A estrutura do código do almoxarifado é dividida em 3 níveis, Exemplo: “1.01.001” – onde: “1” - Código do Órgão Público – Nível 1 “01” - nível 2: Código da Secretaria – Nível 2 “001” - nível 3: Código Almoxarifado Central – Nível 3 “1.01.002” – onde: “002” – Código do Almoxarifado da Saúde – Nível 3

No exemplo acima foi visto que podem existir vários almoxarifados para cada secretaria.

1.1.1.1. Cadastrando uma estrutura completa de almoxarifado Para cadastrar as estruturas dos almoxarifados, acessar o menu “Almoxarifado – Básico –

Estrutura do Almoxarifado” (Figura 1).

Figura 1-Acesso a Estrutura do Almoxarifado

Ao acessar essa opção, será visualizado o formulário de Cadastro de Almoxarifado (Figura

2).


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Figura 2-Cadastro de Estrutura de Almoxarifado

Para inserir uma nova estrutura de almoxarifado o usuário deverá clicar no botão de

inserção e inserir os dados conforme a seqüência abaixo: 1 – Estrutura do Almoxarifado: O campo é composto por 3 níveis conforme explicado

anteriormente. Ao inserir uma nova estrutura o usuário poderá pesquisar um nível de

almoxarifado clicando no botão de pesquisa ou inserir um novo nível acessando o cadastro

de almoxarifado clicando no botão com a pasta vermelha .

Ao clicar no botão com a pasta vermelha referente ao primeiro nível (Manutenção da Tabela de Almoxarifado Virtual - Prefeitura) do almoxarifado vamos visualizar o formulário de Almoxarifado Virtual Nível 1 (Figura 3).

Figura 3 - Estrutura do Almoxarifado Virtual (Prefeitura) - 1º Nível

Para inserir um novo Nível o usuário deverá clicar no botão de inserção e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 3:


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1 – Almoxarifado: código do almoxarifado virtual 1º Nível. 2 – Descrição: descrição do 1º nível da estrutura do almoxarifado. 3 – Sigla: sigla do 1º nível de estrutura do almoxarifado. Exemplo: Almoxarifado – 1, Descrição – Prefeitura Municipal Modelo, Sigla - PMM

Ao clicar no botão com a pasta vermelha referente ao 2º Nível (Manutenção da Tabela de Almoxarifado Virtual - Secretaria) do almoxarifado será visualizado um formulário de Almoxarifado Virtual Nível 2 (Figura 4).

Figura 4 - Estrutura Almoxarifado Virtual (Secretaria) Nível 2

Para inserir um novo registro de 2º Nível o usuário deverá clicar no botão de inserção

e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 4:

1 – Almoxarifado: digitar o código do 1º nível ou clicar no botão de pesquisa para localizar o registro desejado. Só será possível cadastrar o 2o Nível se existir pelo menos um registro de 1o Nível cadastrado no Sistema.

2 – Almoxarifado 2o Nível: digitar o código do 2o Nível. 3 – Descrição: digitar a descrição do 2o Nível. 4 – Sigla: digitar a sigla do 2o Nível.

Após inserir os dois primeiros níveis da estrutura de almoxarifado, finalmente pode ser

inserido o 3o Nível, que definirá a estrutura completa do almoxarifado em questão, finalizando assim a inserção de dados da Estrutura do Almoxarifado.

Continuação do passo a passo da Figura 2 (Cadastro do 3º nível): 2 – Descrição: digitar a descrição do 3o Nível do Almoxarifado. Exemplo: Almoxarifado

Central. 3 – Sigla: digitar a sigla do 3o Nível do Almoxarifado. Exemplo: ALMCENTRAL. 4 – Responsável: informar o funcionário responsável pelo almoxarifado em questão. 5 – Unid. Gestora: informar a Unidade Gestora a qual o Almoxarifado pertence.


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Após o término da digitação dos dados acima, clicar no botão salvar para finalizar o cadastro da estrutura completa do almoxarifado.

1.1.1.2. Visualização da Estrutura completa do almoxarifado Para uma melhor visualização da estrutura completa, veja abaixo como ficaria uma

estrutura completa após o cadastro realizado:

Almoxarifado: 1.1.001 Descrição: Almoxarifado Central Sigla: ALMCENTRAL

Almoxarifado: 1.1.002 Descrição: Almoxarifado da Saúde Sigla: ALMSAUDE

1.1.1.3. Emissão de relatórios do Almoxarifado Para emissão de relatório referente à estrutura de almoxarifado clicar no botão de

impressão . Ao clicar no botão será visualizado um formulário contendo as opções de relatórios (Figura 5).

Figura 5 - Relatórios Gerais (Almoxarifado)

1.1.2. Localização de Materiais

A Localização de Materiais refere-se ao posicionamento físico do material no almoxarifado. Esse cadastro é utilizado para simplificar a localização do material onde deverá ser definida uma estrutura de divisão para os almoxarifados. O sistema permite dividir o almoxarifado em


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“Ruas” e subdividir as “Ruas” em outros 3 níveis: “Coluna”, “Escaninho ou Prateleira” e “Pallete ou Repartição da Prateleira”.

Exemplo: O Material “Sabão em pó” se encontra na Rua 1, Coluna 2, Escaninho 1 e Pallete “A”. Podem ser utilizadas também letras em Ruas ou Colunas, ou seja, essa definição fica a critério do responsável pelo almoxarifado.

É muito importante que o responsável consiga organizar essa estrutura das Localizações

de materiais no almoxarifado, pois irá facilitar o trabalho, reduzindo tempo no momento do atendimento das requisições de materiais no estoque (RME).

1.1.2.1. Cadastrando Localizações de Materiais Para acessar o formulário de Localização de Materiais utilize o menu “Almoxarifado –

Básico – Localização de Materiais” (Figura 6).

Figura 6 - Menu de Acesso a Localização de Materiais

Ao acessar essa opção será exibido o formulário de Localização de Material (Figura 7).

Figura 7 - Localização de Material

Para inserir uma localização para o material, o usuário deverá clicar no botão de inserção

e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 7:


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1 – Almoxarifado: esse campo é composto pelos 3 níveis do almoxarifado, ou seja, deve ser utilizada a estrutura do almoxarifado conforme explicado no Capítulo 1 desse manual. O

usuário poderá informar o código digitando o número ou utilizar o botão de pesquisa para localização do mesmo.

2 – Material: campo composto pelos 5 níveis do código do material (conforme explicação

no Manual Básico). Deve-se digitar o código ou localizá-lo utilizando o botão de pesquisa . 3 – Coluna: digitar a codificação da coluna. 4 – Escaninho: digitar a codificação do escaninho ou prateleira. 5 – Rua: digitar a codificação da rua. 6 – Palettes: digitar a codificação das palettes ou repartições de prateleira.

1.1.2.2. Emissão de Relatórios de Localização de Materiais Para emissão de relatório referente à localização de materiais clicar no botão de impressão

. Ao clicar no botão serão visualizadas as opções de relatórios referentes à Localização de Materiais (Figura 8).

Figura 8 - Relatórios Gerais


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1.2. Recebimento Material

1.2.1. Atualização do BRM

O BRM (Boletim de Recebimento de Material) deverá ser utilizado após a emissão da Autorização de Fornecimento, conforme os materiais forem sendo entregues nos almoxarifados junto com suas respectivas Notas Fiscais. Esses materiais precisam ser registrados e isso é feito através do BRM que é considerada como um movimento de entrada no estoque.

1.2.1.1. Como inserir BRM

Para acessar o formulário de Atualização do BRM utilize o menu “Almoxarifado –

Recebimento do Material – Atualização do BRM” (Figura 9).

Figura 9 - Acesso a Atualização do BRM

Ao acessar essa opção será exibido o formulário de Atualização do BRM (Figura 10).

Figura 10 - Formulário de Atualização do BRM - Aba de Atualização do BRM


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Para inserir um BRM o usuário deverá clicar no botão de inserção , lembrando que o mesmo deverá estar posicionado na Aba de Atualização do BRM, e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 10:

1 – Aba de Atualização do BRM: para inserir o BRM o usuário deverá estar posicionado

nessa Aba. Ao clicar no botão de inserção conforme mencionado acima será visualizado um formulário para selecionar o tipo do recebimento de material (Figura 11),

Figura 11 - Tipo de Recebimento de Material

A Tabela 1 lista os significados de cada tipo de recebimento de material existentes no

sistema:

Tabela 1 - Tipo de Recebimento ( BRM )

Tipo de BRM Descrição Entrada / Saída Imediata

Utilizado para aplicações imediatas. Exemplo: um material que foi comprado para determinada obra vai direto para o local da mesma. Então ao lançar a Nota Fiscal via BRM já é realizada a Entrada e a Saída imediatamente. É obrigatória a informação do Número da Autorização de Fornecimento.

Entrada de Material Somente realiza a entrada do Material e também é obrigatória a informação do Número da Autorização de Fornecimento

Doação Opção destinada a entradas de produtos ou serviços doados Devolução Interna Utilizado quando é necessário realizar uma devolução de determinado material ao

almoxarifado Entrada Parcial Identificação de Entrada Parcial de Produtos da Autorização de Fornecimento Lote Opção destinada a toda produção interna de produtos produzidos pelo próprio órgão. Benef. Medicamentos Opção destinada a toda produção interna de produtos produzidos pelo próprio órgão. Gráfica Própria Opção destinada a toda produção interna de produtos produzidos pelo próprio órgão. Entrada s/ AF Utilizado para efetuar entrada de materiais que não possuem Autorização de

Fornecimento.


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2 – Nro / Ano BRM: esses campos serão gerados automaticamente pelo sistema após

clicar no botão gravar . 3 – Unid. Gestora: digitar o código da Unidade Gestora a qual pertence o BRM ou clicar

no botão de pesquisa para localizar. 4 – Lançar item pelo valor: campo utilizado para especificar se o tipo de lançamento do

item vai ser efetuado pelo valor unitário ou valor total. Essa escolha deverá ser feita após verificar como os dados estão impressos na Nota Fiscal, pois dependendo do tipo de Nota Fiscal pode ser que venha somente o Valor Total e dessa forma ficará mais simples o lançamento, assim não será necessário fazer contas manuais para lançar os itens.

5 – Tipo BRM: selecionar se o BRM é do tipo material ou serviço. 6 – Nro/Ano AF: Informar o número e ano da autorização de fornecimento, respeitando

as regras citadas no campo Tipo de BRM. Possui um botão para pesquisa de Autorização de

Fornecimento e um botão para verificação do Controle de Fornecimento e

Acompanhamento das Entregas (qualquer dúvida consultar o manual de compras onde explica o funcionamento desse formulário com maiores detalhes).

OBS: Verifique quais os tipos de BRM que exigem o campo de número da autorização de

fornecimento na Tabela 1. 7 – Fornecedor: ao digitar ou selecionar uma autorização de fornecimento esse campo

será preenchido automaticamente com o código do fornecedor correspondente. 8 – Almoxarifado Entrada / Transferência: informar o código do almoxarifado ao qual

pertence a transação. Caso estiver sendo realizada uma transação de transferência também deverá ser informado o código do almoxarifado de transferência.

9 – Data BRM: digitar a data do recebimento da mercadoria. OBS: A data do BRM não poderá ser inferior a data do último balancete. Não são

permitidos lançamentos de movimentação de entrada ou saída no sistema quando já se foi calculado um balancete (sobre o balancete será visto mais adiante detalhadamente).

Outra observação importante é que não será permitido o lançamento do BRM se a data do

BRM que está sendo lançado for inferior a data do último BRM, pois o sistema não permite lançamentos de movimentos retroativos. Já se a data for maior que a data do último lançamento o sistema mostrará uma mensagem de confirmação desse procedimento: “A data do movimento é maior que a do último movimento. Tem certeza que deseja continuar ?”.

O motivo de mostrar essa mensagem é para que o usuário verifique se essa movimentação

está sendo feita corretamente, pois após essa confirmação não serão permitidos os lançamentos retroativos a essa data, conforme explicado anteriormente.

10 – Tipo Dcto: digitar o código do tipo de documento. Exemplo: Nota Fiscal,

Transferência, Diversos, Fatura, etc. Caso necessário clique no botão de pesquisa para localizar os vários tipos de documentos existentes.


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11 – Dados da Nota Fiscal: conforme podemos visualizar no formulário existe uma séria

de informações referente a Nota Fiscal/Documento. Os dados são os seguintes: Número de Documento, Série, Data Documento e Data Vencimento. Preencher conforme impresso no documento recebido.

12 – Unid. Orçam.: esse campo é composto pelos cinco níveis da Unidade Orçamentária.

É preenchido automaticamente ao selecionar a Autorização de Fornecimento e nos mostra qual foi a Unidade Orçamentária requisitante.

Para finalizar a operação de inserção do BRM clicar no botão gravar .

1.2.1.2. Inserindo Itens no BRM Após a gravação do BRM deverá ser iniciado o lançamento dos itens que vão compor o

BRM, clicando na Aba Itens do BRM (Figura 12).

Figura 12 - Lançamento de Itens do BRM

Para inserir um item no BRM o usuário deverá clicar no botão de inserção , lembrando que o mesmo deverá estar posicionado na Aba de Itens do BRM, e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 12:


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1 – Aba de Itens do BRM: Para inserir um item o usuário deve estar posicionado nessa Aba.

2 – Material: se o BRM for referente a alguma autorização de fornecimento o usuário

poderá selecionar o material desejado clicando no botão . Será visualizado o formulário para escolha do item a ser inserido (Figura 13).

Figura 13 - Seleção de Item da AF

O usuário também pode lançar o material manualmente caso estiver com a impressão da Autorização de Fornecimento em mãos, facilitando assim o trabalho de digitação. Se o BRM for de algum outro tipo que não exija a AF o usuário poderá inserir qualquer material que seja necessário.

3 – Qtde: digitar a quantidade de itens que estão sendo recebidos. 4 – Preço unitário: esse campo estará habilitado quando o usuário optar por lançar BRM

pelo Valor Unitário. OBS: O preço unitário será calculado automaticamente caso o mesmo esteja desabilitado

para digitação. 5 – Total Item: esse campo estará habilitado quando o usuário optar por lançar BRM

pelo Valor Total. OBS: O total do item será calculado automaticamente caso o mesmo esteja desabilitado

para digitação. 6 – Marca: digitar a marca do material.

7 – Peso Líquido: digitar o peso líquido do material.


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8 – Medida: digitar a medida do material. 9 – Modelo: digitar o modelo do material. 10 – Peso Bruto: digitar o peso bruto do material. 11 – Dados referente ao material perecível: quando existir dados de materiais

perecíveis cadastrados no sistema, ao inserir o item no BRM automaticamente serão visualizados os dados. O usuário poderá efetuar as devidas manutenções caso necessário. Verifique como manipular os materiais perecíveis no manual básico do sistema SMARAM.

Para finalizar a operação de inserção do item do BRM clicar no botão gravar . Realizar a mesma operação para incluir quantos itens forem necessários.

1.2.1.3. Elementos da Compra vinculados ao BRM (Dados Contábeis) Na aba Elementos da Compra (Figura 14) poderão ser visualizados os dados contábeis,

como dotação, número de empenho, etc, utilizados na compra dos materiais.

Figura 14 - Elementos da Compra - BRM

1.2.1.4. Atualização do BRM Após digitação do BRM será necessário confirmar a Atualização do mesmo para que a

movimentação seja efetuada. Para isso clicar no botão Atualiza BRM .

1.2.1.5. Emissão de Relatórios do BRM

Para emissão de relatórios referentes ao BRM clicar no botão de impressão . Ao clicar no botão será visualizada uma tela contendo as opções de relatórios de BRM (Figura 15).


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Figura 15 - Relatórios de BRM

1.2.2. Consulta BRM

Essa opção deverá ser utilizada quando necessário consulta de algum BRM após sua atualização. Quando o BRM é atualizado ele não fica mais visível no formulário de atualização do BRM. Naquele formulário só ficarão visíveis BRMS que deverão ser atualizados.

1.2.2.1. Consultando um BRM Para consultar um BRM acessar o menu “Almoxarifado – Recebimento Material – Consulta

BRM” (Figura 16).

Figura 16 - Acesso a Consulta de BRM


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Após acessar essa opção será visualizado o formulário de Consulta de BRM (Figura 17). Nessa tela o usuário poderá visualizar todos os dados referentes ao BRM, entre eles, itens do BRM, Notas Fiscais, Requisição de Compras, Motivo de estorno caso exista e vários outros dados.

Figura 17 - Consulta de BRM

Para filtrar/procurar o BRM desejado clique no botão de filtro . Será visualizado um formulário para digitação dos filtros da pesquisa (Figura 18).

Figura 18 - Procura BRM


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Para localizar o BRM desejado digite os dados necessários e clique no botão de filtro

. Serão visualizados no “GRID” os registros conforme o filtro digitado. Para selecionar o BRM desejado dê um clique duplo sobre o registro em questão.

1.2.2.2. Emissão de relatórios via consulta de BRM

Para emitir relatórios clicar no botão imprimir . Após clicar no botão serão visualizadas as opções de impressão (Figura 19).

Figura 19 - Opções de Impressão da Consulta de BRM

1.3. Requisição Material Estoque

1.3.1. Solicitação RME

A Requisição de Materiais em Estoque é utilizada por todos os setores existentes no órgão para requisitar materiais. Poderão ser requisitados materiais com estoque e sem estoque. Os materiais que não possuir estoque são considerados como demanda reprimida e cabe ao almoxarifado realizar uma análise de tudo o que está sendo requisitado e não pode ser atendido, passando essa análise ao setor de compras, para que o setor tome as devidas providências quanto a melhorias nas compras desses materiais que estão sendo requisitados e não possuem estoque.

1.3.1.1. Requisitando Materiais no Estoque Para requisitar materiais do estoque o usuário deverá criar uma RME (Requisição de

Material em Estoque) acessando o menu “Almoxarifado – Requisição de Material Estoque – Solicitação RME” (Figura 20).


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Figura 20 - Acesso a Solicitação de RME

Ao selecionar a opção será visualizado o formulário de Requisição de Material em Estoque

(Figura 21).

Figura 21 - Formulário de Requisição de Material em Estoque

Para inserir uma RME o usuário deverá clicar no botão de inserção , lembrando que o mesmo deverá estar posicionado na Aba Solicitação, e seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 21:

1 – Nro/Ano RME: a numeração da RME é gerada automaticamente. 2 – Data da Emissão: essa data já vem preenchida com a data atual, mas se for

necessário pode ser alterada pelo usuário. 3 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado que está solicitando a RME. 4 – Secretaria: 1º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 5 – Departamento: 2º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 6 – Seção: 3º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 7 – Setor: 4º nível da unidade orçamentária que está solicitando. 8 – Destino: 5º nível da unidade orçamentária que está solicitando.


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9 – Patrimônio: esse campo realiza o vínculo da apropriação de custo a determinado

patrimônio relacionando todas as movimentações a este patrimônio possibilitando a emissão de relatórios como por exemplo saída de peças para veículos. Digitar o código do patrimônio ou

clicar no botão de pesquisa para localizar o bem. Após digitar todos os dados automaticamente o sistema muda para a Aba de Local de

Entrega (Figura 22).

Figura 22 -RME - Local de Entrega

Na aba local de entrega os dados deverão ser digitados conforme seqüência abaixo: 1 – Nro/Ano RME: esse campo já vem preenchido com o número da RME que está

sendo inserida e fica desabilitado. 2 – Data Emissão: esse campo também já vem preenchido assim como o número da

RME. 3 – Loc, Entrega: digitar o código do local de entrega (logradouro) ou clicar no botão de

pesquisa para localizar o logradouro desejado. 4 – Bairro: digitar o código do bairro referente ao logradouro em questão ou clicar no

botão de pesquisa para localizar o bairro desejado. 5 – Despesa: código do elemento de despesa da dotação orçamentária. 6 – Data de Entrega: digitar a data de entrega dos materiais solicitados. 7 – Observação: campo reservado para digitação de observações referente a RME em

questão, como por exemplo ponto de referência referente ao endereço de entrega.


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8 – Saída: opções do tipo de saída para RME. Veja abaixo na Tabela 2 o significado de cada tipo de saída existente:

Tabela 2 - Tipos de Saída de RME

Tipo de Saída (RME) Descrição RME Utilizado para requisição do material no almoxarifado. Após a confirmação será

efetuada uma movimentação de Saída. Transferência Habilita a transferência de materiais entre almoxarifados não vinculando movimento de

saídas a apropriação de consumo. Saída Parcial Mesma finalidade do tipo RME. Saída por quebra Saída para vincular a quebra de materiais especificamente. Saída por Deterioração Saída pelo vencimento da validade do material ou por danificações por causas naturais Cancelamento Saída para baixa de material onde não se sabe a origem e não foi encontrado no

estoque. Recomendamos para esse tipo de caso a utilização de inventário físico financeiro.

Após inserir todos os dados na Aba de local de entrega deverá ser iniciada a digitação dos itens. Clique na Aba material para iniciar a digitação (Figura 23).

Figura 23 - RME - Digitação dos itens

Para inserir um item clicar no botão de inserção . Será visualizado o formulário para digitação dos itens (Figura 24).


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Figura 24 - Item da R.M.E.

Para inserir um item clicar no botão de inserção . Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 24:

1 – Material: digite o código do material ou clique no botão de pesquisa para localizar o material desejado. Será exibida a descrição do material logo abaixo do código.

2 – Nro/Ano da RME: campo preenchido automaticamente e desabilitado para digitação. 3 – Unid.Embal.: após digitar o código do material esse campo será visualizado

automaticamente. Refere-se à Unidade de embalagem do material. 4 – Id. Veículo: digitar a placa do veículo para casos de controle de consumo de

combustível. 5 – Qtde. Estoque: mostra a quantidade em estoque do material digitado. O campo é

desabilitado para digitação. 6 – Quantidade: digitar a quantidade que deverá ser solicitada do material digitado. O

campo quantidade atendida e pendente vem preenchido automaticamente conforme os itens da RME forem atendidos.

Após a digitação de todos os dados do item finalizar clicando no botão gravar .


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1.3.1.2. Aprovação da RME Após digitada a RME deverá ser aprovada para que possa ser iniciado o processo de

atendimento referente a RME em questão. Para isso clicar no botão Aprovar . Será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 25).

Figura 25 - Mensagem de confirmação para Aprovação de RME

Após clicar no botão Aprovar o usuário poderá visualizar no formulário a alteração no Status da RME, indicando que a mesma foi aprovada (Figura 26)

Figura 26 - RME - STATUS de Aprovada

1.3.1.3. Copiando uma RME

Para realizar a cópia de uma RME clicar no botão copiar RME . Ao clicar no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 27).

Figura 27 - Mensagem de Confirmação para Copia de RME

Ao confirmar a cópia, uma outra mensagem de confirmação será exibida informando ao

usuário que a operação não poderá ser desfeita (Figura 28).


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Figura 28 - 2a Mensagem de Confirmação para Copia de RME

1.3.1.4. Consultando LOGS de alterações da RME Para realizar consultas referentes a alterações em Requisições (RME) clicar no botão

consultar alterações . Será exibido um formulário com duas abas. A primeira Aba, a de Alterações, contém todas as informações referentes às alterações realizadas na RME, como por exemplo usuário e data de alteração (Figura 29). Na Aba de Itens serão exibidas informações referentes às alterações nos itens, com o nome do campo que foi alterado, o valor anterior e o valor da alteração (Figura 30).

Figura 29 - RME - Consulta de Alterações em RME


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Figura 30 - RME - Consulta Alterações em Itens de RME

1.3.1.5. Estornando uma RME O botão para estorno de RME será liberado quando existir itens atendidos na RME e se o

usuário possuir acesso à tela de fornecimento de material. Não será possível realizar estornos de itens da RME, sendo assim poderá ser estornada somente por completo. Ao final do estorno o usuário terá opção de realizar cópia automática da RME, para não ter que digitá-la novamente. Será gerado um BRM de devolução interna referente ao estorno e será emitido em tela automaticamente após o estorno, e caso necessário o usuário poderá imprimi-lo.

Para estornar uma RME, localize a RME desejada e clique no botão . Ao clicar no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 31).

Figura 31 - Confirmação de Estorno da RME

Ao clicar no “SIM” para confirmar o processo será realizado e ao final será exibida outra mensagem de confirmação para escolha do usuário que permitirá que seja efetuada a cópia automática da RME que foi estornada, assim não será necessário que o usuário digite novamente a RME se for preciso (Figura 32).


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Figura 32 - Cópia automática da RME

Optando por copiar ou não a RME, no final do processo será exibido o relatório de BRM em

tela para o usuário, mostrando que foi realizado o processo de devolução interna.

1.3.2. Fornecimento de Material

O fornecimento de Material é o processo onde serão realizados os atendimentos referentes a todas as RMES cadastradas no sistema e que foram aprovadas.

1.3.2.1. Fornecendo materiais Para realizar o fornecimento de material acessar o menu “Almoxarifado – Requisição

Material Estoque – Fornecimento de Material” (Figura 33). DICA: Na tela de solicitação de RME existe um atalho para o fornecimento do material.

Esse atalho foi criado para que o usuário não precise sair de uma tela para outra utilizando o

menu. No formulário de RME localize a RME desejada e clique no botão para fornecer materiais.

Figura 33 - Acesso ao Fornecimento de Material


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Ao acessar a opção acima será exibido o formulário de Fornecimento de Material (Figura 34).

Figura 34 - Formulário de Fornecimento de Material

Para realizar um atendimento clicar no botão de inserção e seguir os passos abaixo conforme numerado na Figura 34:

1 – Nro/Ano: digitar o número e ano da RME ou localizar uma RME clicando no botão de

pesquisa . 2 – Almox Saída: esse campo será preenchido automaticamente conforme o

almoxarifado que foi digitado na RME selecionada. 3 – Almox Entrada: mesmo caso explicado para o Almox. Saída. 4 – Dt. Emissão: preenchido automaticamente com a data de emissão da RME. 5 – Dt. Atendimento: preenchido automaticamente com a data atual. 6 – Botão Confirma: para iniciar o atendimento da RME verifique se as informações e a

RME selecionada é a desejada e clique nesse botão. Ao clicar no botão serão liberadas novas funções no formulário (Figura 35).


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Figura 35 - Fornecimento Material - Atendimento

Podemos ver na Figura 35 acima que foram liberadas novas funções no formulário para que o atendimento dos itens da RME em questão possa ser efetuado. Seguir os passos abaixo conforme numerados na Figura 33 para realizar atendimentos:

1 – GRID dos Itens: nesse “GRID” serão visualizados todos os itens pertencentes a RME

em questão, e o usuário poderá visualizar dados como quantidade requisitada, quantidade a atender, quantidade pendente de atendimento e quantidade em estoque.

2 – Botão Total RME: esse botão serve para realizar o atendimento total da RME, ou

seja, serão atendidos todos os itens baseando-se na quantidade que foi requisitada. Ao clicar no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 36).

Figura 36 - Confirmação de Atendimento Total da RME


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3 – Botão Item Total: esse botão serve para realizar o atendimento total do Item da RME ao qual o usuário está posicionado no GRID. Ao clicar no botão será exibida uma mensagem de confirmação (Figura 37).

Figura 37 - Confirmação do Atendimento Total do Item da RME

4 – Botão Item Parcial: esse botão serve para realizar o atendimento parcial do Item da

RME ao qual o usuário está posicionado no GRID. Ao clicar no botão será liberado o “Campo 5 – Qtde a atender” para digitação do usuário.

5 – Qtde a atender: esse campo é liberado quando o usuário optar por atender algum

item parcialmente clicando no botão item parcial. Ao digitar a quantidade desejada o botão confirmar atend. (Campo 6) também será liberado para que o usuário possa confirmar o valor digitado e realizar o atendimento parcial.

6 – Confirmar Atend.: esse botão será liberado após digitação da Qtde. a atender

utilizada para atendimento parcial de itens.

1.3.2.2. Desaprovando uma RME Caso exista a necessidade de alterações na RME o usuário poderá desaprovar a mesma

clicando no botão desaprova RME . Assim ela fica liberada para alterações no formulário de RME.

1.3.2.3. Emissão de Relatórios de RME

Para emitir relatórios clicar no botão imprimir . Clicando no botão serão visualizadas as opções de impressão (Figura 38).


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Figura 38 - Relatório de Fornecimento de Material

1.3.3. Eliminação de Pendências

A eliminação de pendências é utilizada quando os itens requisitados não forem mais necessários à unidade requisitante por algum motivo.

1.3.3.1. Eliminando uma pendência Para realizar a eliminação de pendência acessar o menu “Almoxarifado – Requisição

Material Estoque – Eliminação de Pendências” (Figura 39).

Figura 39 - Eliminação de Pendências de RME

Ao acessar a opção acima será exibido o formulário de Eliminação de Pendências (Figura

40).


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Figura 40 - Formulário de Eliminação de Pendências

Para inserir uma eliminação de pendência deverão ser filtrados as RME’S e itens desejados,

para isso siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 40:

1 – Unid. Gestora: digitar o código da unidade gestora ou localizar clicando no botão de

pesquisa . 2 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado ao qual se refere a RME. 3 – Nro/Ano RME: digitar o número e ano da RME ou localizar a RME desejada clicando

no botão de pesquisa . 4 – Material: digitar o código do material que será necessário realizar a eliminação de

pendência ou localizar o desejado clicando no botão de pesquisa . Se não for preenchido serão listados no GRID todos os itens pertencentes a RME.

5 – Limpa: clique nesse botão para limpar todos os dados digitados anteriormente, caso

necessário.


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6 – Confirma: após o término da digitação dos dados, clicar no botão confirma

para listar os itens referentes ao filtro desejado. 7 – Itens com Pendência: após digitar os filtros e clicar no botão confirma serão listado

nesse GRID todos os itens que possuem pendências e que conseqüentemente podem ser eliminadas, se necessário.

8 – Eliminar todas as pendências: ao clicar no botão Eliminar todas as pendências

aparecerá uma mensagem para confirmação do procedimento (Figura 41)

Figura 41 - Confirmação de Eliminação de todas as pendências

Ao confirmar clicando no “Sim”, todas as pendências listadas no GRID serão eliminadas. 9 – Eliminar pendência do item: ao clicar no botão Eliminar pendência do item

aparecerá uma mensagem para confirmação do procedimento (Figura 42)

Figura 42 - Confirmação de Eliminação de Pendência do Item

Ao final das confirmações será exibida uma mensagem de que o procedimento foi

executado com sucesso (Figura 43).

Figura 43 - Mensagem de Informação de Pendências Eliminadas com Sucesso


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1.3.3.2. Emissão de Relatório de Atendimento

Para emitir relatórios clicar no botão imprimir . Clicando no botão serão visualizadas as opções de impressão (Figura 44).

Figura 44 - Relatórios referente a Eliminação de Pendências

1.3.4. Materiais Solicitados do Almoxarifado

A opção materiais solicitados do Almoxarifado é um relatório que permite ao usuário analisar as solicitações dos almoxarifados de várias formas.

1.3.4.1. Emissão de Relatório de Materiais Solicitados do Almoxarifado Para emitir uma relação dos materiais solicitados do Almoxarifado acessar o menu

“Almoxarifado – Requisição Material Estoque – Materiais Solicitados do Almoxarifado” (Figura 45).


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Figura 45 - Acesso aos Materiais Solicitados do Almoxarifado

Ao acessar a opção acima será exibido o formulário para digitação dos filtros para emissão

do relatório de Materiais Solicitados do Almoxarifado. Nesse formulário será possível selecionar vários tipos de quebras para análise do relatório. Existem no formulário os dados comuns que deverão ser digitados para qualquer tipo de quebra selecionado (Figura 46).

Figura 46 – Filtros comuns para emissão de Materiais Solicitados do Almoxarifado

Para digitação dos dados comuns siga os passos abaixo conforme numerados na Figura

44: 1 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão

pesquisar para localizar um almoxarifado. 2 – A partir de: digitar a data inicial para geração dos dados para análise.

Como foi dito anteriormente existem várias formas de emitir o relatório, entre elas Material/Requisitante, Requisitante/Material, Número/Data Requisição/Material e Data Requisição/Material (Figura 47).

Figura 47 - Opções de quebra dos relatórios


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Os filtros no formulário são alterados conforme o usuário selecionar uma das opções de

quebra. O tipo de relatório que já vem marcado como padrão ao abrir o formulário é o Material/Requisitante e seus respectivos filtros já ficam liberados para digitação (Figura 48)

Figura 48 – Filtros para emissão por Material e Requisitante

1 – Material: digitar a faixa dos materiais a serem analisados, digitando o código do

material ou clicando no botão pesquisar para localizar o material. Se for realizar uma análise geral de todos os materiais digitar: “1.01.01.0001.1” até “9.99.99.9999.9”. Se for somente um único material, repetir o código do material nas duas faixas.

2 – Requisitante: Se for necessário filtrar um requisitante, digitar o código ou clicar no

botão pesquisar para localizar um requisitante. A segunda opção é por Requisitante e Material e os filtros serão alterados na tela assim

que o usuário escolher a opção (Figura 49).

Figura 49 - Filtros para emissão por Requisitante e Material

1 – Requisitante: digitar a faixa de requisitantes a serem analisados, digitando o código

do requisitante ou clicando no botão pesquisar para localizar o requisitante. Se for realizar uma análise geral de todos os requisitantes digitar: “001.001.001.001” até “999.999.999.999”. Se for somente um único requisitante, repetir o código do mesmo nas duas faixas.

2 – Material: Se for necessário filtrar um material, digitar o código ou clicar no botão

pesquisar para localizar o material desejado. A terceira opção é por Número, Data Requisição e Material e os filtros serão alterados na

tela assim que o usuário escolher a opção (Figura 50).


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Figura 50 - Filtros para Emissão por Número, Data Req. e Material

1 – Número Requisição: faixa para filtro de número de requisição. Digitação obrigatória. Se for necessária impressão de todos os dados digitar: “1” até “999999”.

2 – Data Requisição: utilizado para análise de requisições inseridas em determinada

data. Esse campo não é obrigatório. 3 – Material: Se for necessário filtrar um material, digitar o código ou clicar no botão

pesquisar para localizar o material desejado. Esse campo não é obrigatório. A quarta opção é por Data Requisição e Material e os filtros serão alterados na tela assim

que o usuário escolher a opção (Figura 51).

Figura 51 - Filtros para Emissão por Data Requisição e Material

1 – Período Requisição: utilizado para análise de requisições inseridas em determinadas faixas de datas. É obrigatório informar a faixa a ser analisada.

2 – Material: Se for necessário filtrar um material, digitar o código ou clicar no botão

pesquisar para localizar o material desejado. Esse campo não é obrigatório.

O relatório pode ser impresso em tela ou impressora, dependendo da necessidade do usuário.

1.3.5. Pendências Atendimento Almox.

A Pendência de Atendimento do Almoxarifado é um relatório que permite ao usuário analisar as solicitações dos almoxarifados que estão pendentes de várias formas.


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1.3.5.1. Emissão de relatório de Pendências de Atendimento Para emitir uma relação das pendências, acessar o menu “Almoxarifado – Requisição

Material Estoque – Pendências de Atendimento Almoxarifado” (Figura 52).

Figura 52 - Acesso as Pendências Atendimento Almox.

Ao acessar a opção acima será exibido o formulário para digitação dos filtros para emissão

do relatório de Pendências Atendimento Almoxarifado (Figura 53) .

Figura 53 - Filtros para Emissão do Relatório de Pendências Atendimento Almox.

Para emitir o relatório digite os filtros seguindo os passos abaixo conforme numerados na Figura 53:

1 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão

pesquisar para localizar um almoxarifado. 2 – Unidade Orçamentária Inicial e Final: digitar a faixa de Unidades Orçamentárias a

serem analisadas ou clicar no botão pesquisar para localizar a desejada. Esse campo não é obrigatório.


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3 – Material: digitar a faixa de Material a serem analisados ou clicar no botão pesquisar

para localizar o desejado. Esse campo não é obrigatório. 4 – Data da Solicitação: digitar a faixa de data das solicitações a serem analisadas. 5 – Seleção: selecionar o tipo de quebra de impressão do relatório, que pode ser RME,

Material ou Unidade Orçamentária. 6 – Tipo Relatório: permite que o usuário selecione se na impressão vão ser visualizadas

as solicitações pendentes, pendências que foram eliminadas ou todas. Após digitar todos os filtros necessários o usuário poderá enviar o relatório para tela ou

impressora.

1.4. Movimentos

1.4.1. Cálculo Estoque Mín./Max.

Calcula os pontos de estoque mínimo e máximo de acordo com a movimentação dos materiais no período informado.

Veja abaixo como são efetuados os cálculos: Estoque Mínimo = 2 * ( QtdAte / NroMeses ), Onde: QtdAte = Quantidade atendida no

período informado e NroMeses = Número de Meses do período informado. Estoque Máximo = 3 * ( QtdAte / NroMeses ), Onde: QtdAte = Quantidade atendida no

período informando e NroMeses = Número de Meses do período informado. Estoque Médio = ( Estoque Mínimo + Estoque Médio ) / 2 Após a realização dos cálculos esses dados serão gravados na tabela de estoque.

1.4.1.1. Como realizar o cálculo de Estoque Máximo e Mínimo Para realizar o cálculo de estoque mínimo e máximo dos materiais ou de vários materiais

em determinado período, acessar o menu “Almoxarifado – Movimentos – Cálculo Estoque Min./Max.” (Figura 54).


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Figura 54 - Acesso ao cálculo estoque mínimo e máximo

Ao acessar a opção acima será exibido o formulário para digitação dos filtros para

processamento do cálculo estoque mín./máx. (Figura 55).

Figura 55 - Processamento de cálculo do Estoque Mínimo/Máximo

Para realizar o cálculo digite os filtros seguindo os passos abaixo conforme numerados na

Figura 53: 1 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão

pesquisar para localizar um almoxarifado. 2 – Período: digitar o período a ser calculado. 3 – Material Inicial: digitar o código de Material inicial a ser calculado. 4 – Material Final: digitar o código de Material final a ser calculado, completando assim a

faixa de cálculo. 5 – Botão Calcular: clicar nesse botão para efetuar o cálculo. Será exibida uma

mensagem de confirmação (Figura 56).


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Figura 56 - Mensagem de confirmação do cálculo

Após o término do cálculo será exibida a mensagem de que os cálculos foram efetuados com sucesso.

Figura 57 - Mensagem de cálculo efetuado com sucesso

1.5. Inventário Físico

O inventário físico é utilizado para realizar a contagem periódica dos materiais existentes, para efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados confrontando a realidade física dos estoques em determinado momento, com os registros nesse mesmo momento, a fim de comprovar sua existência e exatidão. Quando é criado um novo inventário no sistema, automaticamente o almoxarifado será bloqueado para movimentações enquanto o inventário estiver ativo, para que não existam divergências de informações.

1.5.1. Inserindo Inventário

Para utilizar o módulo de inventário acessar o menu “Almoxarifado – Inventário Físico” (Figura 58).

Figura 58 - Acesso ao módulo de Inventário Físico


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Após acessar a opção acima será exibido o formulário para manipulação dos inventários (Figura 59).

Figura 59 - Formulário de Inventário Físico

Para inserir um inventário clicar no botão de inserção e digitar os dados de acordo com os passos abaixo e conforme numerado na Figura 59:

1.– Identificação: número de identificação do inventário. Esse número será gerado automaticamente após clicar no botão salvar.

2 – Exercício: digitar o ano do exercício a ser realizado o inventário. 3 – Data da Abertura: será gerada automaticamente buscando a data atual. Campo

bloqueado para digitação. 4 – Data do encerramento: será gerada automaticamente após a confirmação do

encerramento do inventário. Campo bloqueado para digitação. 5 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado a ser analisado ou clicar no botão

pesquisar para localizar um almoxarifado. 6 – Periodicidade: indicar o período a qual se refere o inventário. Esse campo controla o

Campo 7 (Número de Referência do período). 7 – Número de Referência do período: nesse campo deverão ser digitados dados

conforme a periodicidade escolhida no campo anterior.

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Se a periodicidade selecionada for a Mensal, poderão ser digitados valores de 1 a 12, ou seja, números equivalentes ao mês desejado. Quando for realizado um ajuste (movimentação no estoque) a data que será assumida será a última do mês. Exemplo: periodicidade mensal e mês 12/2010, as movimentações de estoque serão gravadas com data de movimento de 31/12/2010.

Se for selecionada periodicidade Trimestral poderão ser digitados valores de 1 a 4, ou seja, números equivalentes ao trimestre desejado. A data de movimentação será o último dia do último mês do trimestre selecionado. Exemplo: se for escolhida periodicidade trimestral e 1º trimestre, as movimentações de estoque serão gravadas com data de movimento de 31/03/2010.

Se for periodicidade semestral poderão ser digitados valores de 1 a 2, ou seja, números equivalentes ao semestre desejado. A data de movimentação será o último dia do último mês do semestre selecionado. Exemplo: se for selecionado 1º semestre, as movimentações de estoque serão gravadas com data de movimento de 30/06/2010.

Se for periodicidade anual, poderá ser digitado somente o valor 1 e a data de movimentação será automaticamente a última data do ano, exemplo: 31/12/2010.

8 – Situação: quando é incluído um novo inventário, automaticamente será gravada

como inventário “Ativo”. Ao encerrar um inventário automaticamente será atualizado para “Encerrado”, bloqueando assim qualquer tipo de alteração no inventário em questão.

9 – Usuário: será gravado automaticamente o usuário que estiver logado no sistema. 10 – Responsável: digitar o nome do responsável pela realização do inventário. 11 – Cargo: digitar o cargo do responsável pela realização do inventário.

Após a digitação de todos os dados do inventário, finalizar clicando no botão gravar . Os itens existentes no almoxarifado automaticamente serão gravados nas tabelas de itens do inventário, para que possa ser impresso o relatório de contagem e assim iniciar as anotações das contagens dos materiais.

1.5.2. Emissão de Relatório para contagens

Para realizar a contagem de estoque, o documento utilizado no sistema SMARAM é o relatório para contagens. Esse relatório é utilizado para anotação da contagem de cada material do almoxarifado em questão, para que após seu término sejam digitadas no sistema para realização dos ajustes no estoque (movimentação do estoque).

Para emitir o relatório de contagens primeiramente deverá ser localizado o inventário

desejado. Para isso clique no botão localizar inventário . Será apresentado o formulário para pesquisa de inventários (Figura 60).


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Figura 60 - Localização de inventário

Para localizar um inventário digite os dados necessários e clique no botão de filtro

. Serão visualizados no “GRID” os registros conforme os filtros digitados. Para selecionar o inventário dê um clique duplo sobre o registro em questão.

Ao selecionar o registro, clicar no botão de emissão de relatório para contagem para que seja exibido o formulário contendo os filtros para emissão do relatório (Figura 61).

Figura 61 - Impressão do Relatório para contagem

O relatório para contagens pode ser emitido de várias formas e vai depender da maneira

que a comissão de inventário deseja realizar a contagem.


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Impressão Total: essa é a maneira mais comum onde o usuário deverá somente selecionar a ordenação do relatório, no campo “Ordenar por”. A impressão será total, ou seja, serão emitidos todos os itens do almoxarifado em questão que estão inseridos no inventário. Cada folha do inventário conterá espaços para preenchimento da 1ª, 2ª e 3ª contagem. No rodapé de cada página serão impressos três campos para as assinaturas dos responsáveis por cada uma das contagens. As páginas deverão ser distribuídas para cada colaborador que vai participar das contagens. Veja um exemplo do relatório na Figura 62.

Figura 62 - Relatório de contagem para inventário Físico

Veja abaixo informações sobre o relatório das contagens, conforme numerado na Figura

60: 1 - Item do inventário: nessa linha é impresso o código, a descrição, a Unidade de

Medida dos materiais e espaços em branco para anotação da 1ª, 2ª e 3ª contagem. Caso o item possuir uma localização de estoque cadastrada também será impressa uma banda no relatório contendo as informações referentes a sua localização.

2 – Lotes: se o item pertencer à classificação “03 – Perecíveis” serão impressos os lotes

referentes ao item caso existam cadastrados. Serão impressas também algumas linhas em branco junto aos registros de lote, para servir de apoio na contagem quando for encontrado um lote que não tenha sido inserido no sistema anteriormente.

3 – 1ª, 2ª e 3ª contagens: espaço destinado ao preenchimento das contagens realizadas, tanto para item quanto para os lotes (se existir).

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3


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4 – Observações: espaço destinado ao preenchimento de observações referente às contagens de cada folha de modo geral.

5 – Assinaturas: espaço destinado as assinaturas de cada responsável pelas contagens.

Se for o mesmo colaborador, o mesmo deverá assinar as 3 linhas, mostrando assim que realmente foram efetuadas as três contagens.

Impressão com quebras: existem algumas maneiras para se realizar as contagens com

algumas quebras para facilitar as contagens referentes ao inventário. As quebras existentes são por catálogo, por localização/rua ou pelas duas informações em conjunto. No filtro do relatório conforme visto anteriormente na Figura 62 possibilita digitar catálogo inicial, catálogo final, rua inicial e rua final.

A digitação desses filtros é bem dinâmica possibilitando ao usuário várias maneiras de

utilizá-lo. O usuário pode digitar somente o catálogo ou rua inicial fazendo com que as informações impressas sejam a partir daquele catálogo ou rua, ou pode optar por digitar uma faixa de valores.

Para que o relatório seja impresso com as quebras é obrigatória à digitação de um desses

campos, rua ou catálogo. Veja na Figura 63 um exemplo do relatório impresso com quebra por catálogo.

Figura 63 - Relatório de contagem com quebra por Catálogo

1.5.3. Digitação das Contagens

Para realizar a digitação de estoque o usuário deve se basear na ficha de apontamento que foi utilizada na contagem do estoque do almoxarifado em questão.

Para iniciar a digitação deverá ser localizado o inventário conforme explicado

anteriormente e clicar no botão de digitação das contagens para que seja exibido o formulário (Figura 64).


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Figura 64 - Digitação das Contagens

Para iniciar a digitação deverá ser selecionado o tipo da contagem (Figura 65).

Figura 65 - Tipo da Contagem

Ao selecionar um dos tipos de contagem, poderá ser iniciada a digitação nos itens que

serão visualizados no “GRID”, e será liberado o campo para digitação conforme o tipo da contagem selecionado (Figura 66).

Figura 66 - Campos para digitação das contagens

Observe na Figura 66 que o campo que está liberado para digitação está na cor branca. Os

campos do GRID que estão desabilitados para digitação estarão preenchidos com a cor amarela. Após digitar o valor da contagem tecle ENTER para que o cursor se posicione no próximo registro a ser digitado.


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Só será permitida a digitação da contagem se a contagem posterior ainda não tiver sido realizada. Por exemplo, se for selecionada 2ª contagem e a 1ª ainda não foi digitada, o campo da 2ª contagem ficará bloqueado para digitação. Isso vale para todas as contagens.

1.5.4. Como Localizar Itens no Inventário

Se for necessário localizar um material para digitação utilizar as opções de ordenação e localização existentes (Figura 67).

Figura 67 - Opções de ordenação e localização

Para localizar um registro selecione a ordem desejada conforme ilustrado na Figura 67 e digite o conteúdo da pesquisa no campo localizar. Os dados digitados devem ser coerentes e satisfazer a condição da ordenação, por exemplo, se ordenar por Código do Material, no campo localizar deverá ser digitado o código do material, se optar por Descrição deverá ser digitado a descrição do material, e as outras opções também seguem esse mesmo padrão. Conforme for sendo digitado o valor a ser localizado no campo localizar, automaticamente o cursor se posicionará no item.

1.5.5. Digitação do Preço Médio

Nas digitações das contagens será permitida a digitação do campo de Preço Médio do item quando um item do inventário não possuir um preço médio gravado na base de dados, a linha do GRID será exibida na cor vermelha e será permitido que seja inserido o valor do preço médio do item, sendo assim quando for realizado o ajuste esse valor será corrigido também. Veja um exemplo na Figura 68.


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Figura 68 - Itens com preço médio zerado

1.5.6. Dados Automáticos e Legendas

Após a digitação de uma das contagens ou do preço médio, os campos usuário e data da contagem serão atualizados automaticamente (Figura 69).

Figura 69 - Campo de usuário e data da contagem

Conforme ilustrado na Figura 69 é visto que existem registros preenchidos com cores

diferentes. Veja na Figura 70 a legenda que define o que significa cada uma das cores. Lembrando que a cor branca significa que o registro ainda precisa ser digitado.

Figura 70 - Legenda

1.5.7. Inserção Manual de Materiais no Inventário

No momento da contagem os colaboradores poderão encontrar itens no almoxarifado que não estejam na listagem impressa para contagem, ou seja, itens que não foram cadastrados no sistema por algum motivo. Esses itens deverão ser anotados no relatório de contagem e no momento da digitação é permitida a inserção desses itens. Para isso é necessário clicar no

botão “inserir item” .


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Após clicar no botão será visualizado o formulário para inserção de itens no inventário

(Figura 71).

Figura 71 - Inserção Manual de Itens

Para inserir um item siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 71: 1 – Botão de inserção: clicar no botão de inserção para iniciar a digitação do item a ser

incluído.

2 – Material: digitar o código do material a ser incluído ou clicar no botão de procura para localizar o material desejado.

3 – Qtde. Identificada: digitar a quantidade do material que foi identifica no momento

da contagem de estoque.

4 – Preço Médio: verificar o preço médio do material e inserir o valor. 5 – Botão Gravar: clicar no botão gravar para finalizar a inserção do material no

inventário. Caso o material digitado for um material que já existe no inventário será exibida uma mensagem de aviso e não será permitida a inserção (Figura 72).

Figura 72 - Mensagem de aviso na inclusão de materiais no inventário

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5


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Os itens inseridos manualmente estarão preenchidos na cor azul. Qualquer dúvida consulte a legenda conforme ilustrado na Figura 70.

1.5.8. Contagem dos Lotes Perecíveis

O “GRID” para contagens dos lotes de materiais perecíveis será liberado quando um item for classificado no sistema SMARam com o código “03 – Perecíveis” (Figura 73).

Figura 73 - Digitação das contagens dos lotes

O estilo de contagem segue o mesmo padrão explicado anteriormente para itens que não são perecíveis, mas existem algumas funcionalidades para complementar a contagem dos lotes. O detalhe principal é que ao digitar a contagem do lote, o campo de contagem do item (material em questão) será atualizado automaticamente, somando todas as contagens de todos os lotes do material em questão (Figura 74).


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Figura 74 - Soma das Contagens dos Lotes automática

1.5.9. Inserção Manual de Lotes Perecíveis No momento da contagem os colaboradores poderão encontrar lotes que não estejam na

listagem impressa para contagem, ou seja, lotes que não foram cadastrados no sistema por algum motivo. Esses lotes deverão ser anotados no relatório de contagem e no momento da digitação é permitida a inserção desses lotes. Veja na Figura 75 como incluir um lote manualmente.

Figura 75 - Inserção manual de Lotes

Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 75 para inserir um lote

manualmente: 1 – Botão Incluir: Clique no botão para inserir um novo registro de Lote. Será aberto um

registro no “GRID” para digitação dos dados do Lote.

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2 – Lote: digitar o código ou nomenclatura do Lote. 3 – Dt. Pré Vencimento: digitar a data do pré-vencimento do lote. 4 – Dt. Fabricação: digitar a data de fabricação do lote. 5 – Dt. Vencimento: digitar a data de vencimento do lote. 6 – Contagens: digitar a contagem em questão. Quando o lote for inserido o usuário

deverá optar pela primeira contagem que é o mais correto. Se tentar inserir o lote em outra contagem vai dar certo também, só que os campos para contagem estarão bloqueados.

7 – Botão Salvar: clicar no botão salvar para salvar os dados de lotes digitados. 8 – Botão Confirmar: esse botão é de extrema importância. Tudo o que for digitado no

“GRID” dos lotes deverá ser confirmado para que seja gravado no banco de dados. Se for digitado um lote e o usuário não clicar no botão “confirmar” será perdida a digitação. A manutenção poderá ser efetuada em quantos lotes necessários no GRID, sempre lembrando de clicar no botão “Confirmar” para que tudo seja gravado no banco de dados.

1.5.10. Emissão de Conferência

Essa opção é utilizada para realizar a análise do inventário x digitação do inventário confrontando os dados informados na relação de contagem com os dados digitados nas contagens do inventário.

Para realizar essa análise deverá ser localizado o inventário conforme explicado

anteriormente e clicar no botão de Emissão de Conferência para que seja exibido o formulário de emissão (Figura 76).

Figura 76 - Filtro para impressão de Relatório de Conferência da digitação

Para emitir o relatório deverá ser selecionada a ordem, pois o campo inventário já vem preenchido automaticamente. A Figura 77 ilustra um exemplo de relatório de conferência.


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Figura 77 - Relatório de Simples Conferência da Digitação

1.5.11. Emissão de Consistência

Essa opção é utilizada para realizar a análise do inventário x estoque real, confrontando o estoque digitado nas contagens do inventário com o estoque virtual do material armazenado no sistema resultando assim o valor da diferença e o tipo da movimentação a ser realizada: Entrada ou Saída.

Para realizar essa emissão deverá ser localizado o inventário conforme explicado

anteriormente e clicar no botão de Emissão de Consistência para que seja exibido o formulário de emissão (Figura 78).

Figura 78 - Emissão de Relatório de Consistência

Para emitir o relatório deverá ser selecionada a ordem, pois o campo inventário já vem

preenchido automaticamente. A Figura 79 ilustra um exemplo de relatório de consistência.


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Figura 79 - Relatório de Consistência

1.5.12. Resumo do Inventário

O Resumo do Inventário da uma visão geral do mesmo, mostrando sempre dados totalizados como total de itens inventariados, total de itens com saldo, total de itens contados, total de itens contados com diferença e total de itens contados sem diferença.

Para visualizar o resumo clicar no botão de Resumo do inventário para que seja exibido o formulário (Figura 80).

Figura 80 - Resumo do inventário


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1.5.13. Ajustes do inventário – Atualização do Estoque

O ajuste de estoque é utilizado para confirmar os dados inventariados realizando a devida movimentação para cada item e atualizando os dados de estoque virtuais armazenados no sistema. Será permitido visualizar os itens a serem ajustados e os itens que já foram ajustados.

Para realizar os ajustes do inventário, localizar o inventário conforme explicado

anteriormente e clicar no botão de Ajustes do inventário – Atualização do Estoque para que seja exibido o formulário (Figura 81).

Figura 81 - Ajustes do inventário

Siga os passos abaixo conforme numerado na Figura 81 para realizar ajustes no estoque: 1 – Data do ajuste: a data será automaticamente preenchida utilizando a periodicidade

inserida no inventário e explicada anteriormente. Ela poderá ser alterada caso necessário. 2 – Ajustes em aberto: nessa ficha serão listados todos os itens que foram digitados na

digitação do inventário e que deverão ser ajustados.

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3 – Ajustes confirmados: nessa ficha serão listados todos os itens que foram ajustados. 4 – Est. Atual: mostra a quantidade atual do item no estoque. 5 – Movimento: mostra o tipo de movimento que será realizado, entrada ou saída. 6 – Botão Confirma: confirma os ajustes exibidos na tela.

1.5.14. Encerramento do inventário

O encerramento do inventário é utilizado para confirmar a finalização do inventário e após essa confirmação não será mais possível editar dados no mesmo. Também será liberado o almoxarifado em questão para uso.

Para realizar o encerramento do inventário, localizar o inventário conforme explicado

anteriormente e clicar no botão Encerra inventário . Será exibida uma mensagem para confirmação desse procedimento (Figura 82).

Figura 82 - Mensagem de Confirmação para encerramento do inventário


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1.6. Consulta

1.6.1. Notas Fiscais

Para consultar notas fiscais emitidas acessar o menu “Almoxarifado – Consulta – Notas Fiscais” (Figura 83).

Figura 83 - Acesso a Consulta de Notas Fiscais

Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta de notas fiscais (Figura 84).

Figura 84 - Consulta de Notas Fiscais


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Para consultar uma nota fiscal clicar no botão de pesquisa para exibir o formulário com os filtros de pesquisa (Figura 85).

Figura 85 - Pesquisa de Notas Fiscais

Digite os filtros necessários, clique no botão de pesquisa e dê um clique duplo na nota fiscal desejada para exibir os dados no formulário anterior (Figura 85).

Para emitir uma relação das notas fiscais clique no botão de impressão e serão visualizadas as opções para impressão (Figura 86).

Figura 86 - Relatórios de Notas Fiscais


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1.6.2. Lançamentos Contábeis

Para consultar os lançamentos contábeis referentes às notas fiscais emitidas acessar o menu “Almoxarifado – Consulta – Lançamentos Contábeis” (Figura 87).

Figura 87 - Consulta de Lançamentos Contábeis

Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta dos lançamentos contábeis (Figura 88).

Figura 88 - Lançamentos Contábeis

Para consultar lançamentos contábeis clicar no botão de pesquisa para exibir o formulário com os filtros de pesquisa (Figura 89).


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Figura 89 - Procura Lançamento Contábil

Digite os filtros necessários, clique no botão de pesquisa e dê um clique duplo no lançamento contábil desejado para exibir os dados no formulário anterior (Figura 89).

Para emitir uma relação dos lançamentos contábeis clique no botão de impressão e serão visualizadas as opções para impressão (Figura 90).

Figura 90 - Relatórios de lançamentos contábeis

1.6.3. Movimentos Diários

Para consultar os movimentos diários do almoxarifado acessar o menu “Almoxarifado – Consulta – Movimentos Diários” (Figura 91).


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Figura 91 - Consulta de Movimentos Diários

Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta dos movimentos diários (Figura 92 e Figura 93).

Figura 92 - Movimentos Diários


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Figura 93 - Movimentos Diário - Aba Financeiro

Para consultar os movimentos diários clicar no botão de pesquisa para exibir o formulário com os filtros de pesquisa (Figura 94).

Figura 94 - Procura de Movimento Diário

Digite os filtros necessários, clique no botão de pesquisa e dê um clique duplo no movimento diário desejado para exibir os dados no formulário anterior (Figura 92 e Figura 93).


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Para emitir relatórios dos movimentos diários clique no botão de impressão e serão visualizadas as opções para impressão (Figura 95).

Figura 95 – Relatórios de Movimento Diário

1.6.4. Validade de Materiais

A Validade de Materiais é utilizada para consultar as validades dos lotes dos materiais perecíveis. Nessa consulta, além de simplesmente consultar estará liberado também a manutenção dos lotes perecíveis, como inclusão, alteração e outras opções. Para consultar a validade de materiais acessar o menu “Almoxarifado – Consulta – Validade de Materiais” (Figura 96).

Figura 96 - Acesso a consulta de validade de materiais

Após acessar essa opção será exibido o formulário para consulta de validade dos materiais

(Figura 97).


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Figura 97 - Consulta de Lotes de Materiais Perecíveis

Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 97 para utilizar a tela de consulta de materiais de lotes perecíveis:

1 – Botão de Procura de Material: clicar nesse botão para localizar o material perecível

que se deseja visualizar os lotes. O formulário para pesquisa é o mesmo utilizado em todas as outras telas e no cadastro de materiais.

2 – Botão de Alteração: depois de localizar os lotes desejados é possível realizar uma

alteração no lote clicando nesse botão. Os dados deverão ser digitados no “GRID” e após a

edição clicar no botão salvar . 3 – Botão de Inserção: depois de localizar os lotes desejados é possível realizar

inclusões de novos lotes. Os dados deverão ser digitados no “GRID” e após a inserção clicar no

botão salvar . 4 – Botão de Impressão: clicar nesse botão para visualizar as opções de impressão dos

lotes (Figura 98).

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Figura 98 - Relatórios de Validade de Materiais


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1.7. Relatórios

1.7.1. Eventuais

1.7.1.1. Inventário Físico Financeiro Para emitir o relatório de inventário físico financeiro acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Eventuais – Inventário Físico Financeiro” (Figura 99).

Figura 99 - Acesso ao relatório de inventário físico financeiro

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório

(Figura 100).

Figura 100 - Filtros para inventário físico financeiro


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Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 101 um exemplo do relatório de inventário físico financeiro.

Figura 101 - Relatório de inventário físico financeiro

1.7.1.2. Movimentação Mensal Para emitir o relatório de movimentação mensal, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Eventuais – Movimentação Mensal” (Figura 102).

Figura 102 - Acesso ao Relatório de Movimentação Mensal

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do relatório (Figura 103).


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Figura 103 - Filtros para Movimentação de Estoque

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 104 um exemplo do relatório de movimentação mensal.

Figura 104 - Relatório de Movimentação Mensal

1.7.1.3. Posição de Estoque Mínimo Para emitir o relatório de Posição do Estoque Mínimo, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Eventuais – Posição Estoque Mínimo” (Figura 105).


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Figura 105 - Acesso a Posição de Estoque Mínimo


(Figura 106).

Figura 106 - Filtros para relatório de Posição de Estoque Mínimo

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 107 um exemplo do relatório de posição do estoque mínimo.


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Figura 107 - Relatório de Posição de Estoque Mínimo

1.7.1.4. Posição de Estoque Máximo Para emitir o relatório de Posição do Estoque Máximo, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Eventuais – Posição Estoque Máximo” (Figura 108).

Figura 108 - Acesso a Posição de Estoque Máximo


(Figura 109).


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Figura 109 - Filtro para Emissão de Posição do Estoque Máximo

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 110 um exemplo do relatório de Posição do Estoque Máximo.

Figura 110 - Relatório de Posição do Estoque Máximo

1.7.1.5. Material sem Movimentação por Período Para emitir o relatório de Materiais sem movimentação por período, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Eventuais – Material Sem Mov. por período” (Figura 111).


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Figura 111 - Acesso ao relatório de materiais sem movimento por período


(Figura 112).

Figura 112 - Filtro para emissão do relatório de materiais sem mov. por período

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 113 um exemplo do relatório de Material sem movimento por período.


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Figura 113 - Relatório de Material sem movimento por Período

1.7.1.6. Materiais em Ponto de Reposição Para emitir o relatório de Materiais em Ponto de Reposição acessar o menu “Almoxarifado

– Relatórios – Eventuais – Materiais em Ponto de Reposição/Revisão” (Figura 114).

Figura 114 - Acesso ao relatório de materiais em ponto de reposição



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Figura 115 - Filtro para emissão de relatório de materiais em ponto de reposição

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora.

1.7.1.7. Notas Fiscais por Fornecedor Para emitir o relatório de Notas Fiscais por Fornecedor, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Eventuais – Notas Fiscais por Fornecedor” (Figura 116).

Figura 116 - Acesso ao relatório de Notas Fiscais por Fornecedor


(Figura 117).


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Figura 117 - Filtros para emissão do relatório de Notas Fiscais por Fornecedor

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 118 um exemplo do relatório de Notas Fiscais por Fornecedor.

Figura 118 - Relatório de Notas Fiscais por Fornecedor

1.7.1.8. Etiquetas por Material Para emitir as Etiquetas por Material acessar o menu “Almoxarifado – Relatórios –

Eventuais – Etiquetas por Material” (Figura 119).


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Figura 119 - Acesso as etiquetas por Material

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros da etiqueta

(Figura 120).

Figura 120 - Filtros para emissão de etiquetas

Clique no botão para emitir a etiqueta em tela ou no botão para enviar a etiqueta diretamente para impressora. Veja na Figura 121 um exemplo da etiqueta.

Figura 121 - Exemplo de Etiqueta por Material


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1.7.1.9. Acompanhamento de Entregas de Material/Serviços Para emitir o relatório de Acompanhamento de Entregas de Material/Serviço, acessar o

menu “Almoxarifado – Relatórios – Eventuais – Acomp de Entregas de Material/Serviços” (Figura 122).

Figura 122 - Acesso ao relatório de acompanhamento de entregas de material/serviço

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do

relatório (Figura 123).

Figura 123 - Filtros para emissão do relatório de acompanhamento das entregas


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Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 124 um exemplo do relatório de acompanhamento das entregas.

Figura 124 - Relatório de Acompanhamento de Entregas e Materiais/Serviços

1.7.1.10. Kardex Para emitir o relatório de Kardex, acessar o menu “Almoxarifado – Relatórios – Eventuais –

Kardex” (Figura 125).

Figura 125 - Acesso ao Kardex



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Figura 126 - Filtros para emissão de Kardex

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 127 um exemplo de Kardex.

Figura 127 - Relatório de Kardex

1.7.1.11. Movimentação por período e classificação Para emitir o relatório de Movimentação por período e classificação, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Eventuais – Movimentação por período e classificação” (Figura 128).


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Figura 128 - Acesso a movimentação por período e classificação


(Figura 129).

Figura 129 - Filtros para emissão do relatório de movimentação por período e classificação

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 130 um exemplo do relatório movimentação por período e classificação sintético e na Figura 131 um exemplo do analítico.


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Figura 130 - Relatório de movimentação por período e classificação Sintético

Figura 131 - Relatório de movimentação por período e classificação Analítico

1.7.1.12. Materiais em Ponto de Reposição por período Para emitir o relatório de Materiais em Ponto de Reposição por período, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Eventuais – Materiais em Ponto de Reposição por período” (Figura 132).

Figura 132 - Acesso ao relatório de Materiais em Ponto de Reposição por período


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Figura 133 - Filtros para emissão do relatório em Ponto de Reposição por período


1.7.2. Consumo

1.7.2.1. Consumo de Materiais Para emitir o relatório de Consumo de Materiais, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Consumo – Consumo de Materiais” (Figura 134).

Figura 134 - Acesso ao relatório de Consumo de Materiais


(Figura 135).


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Figura 135 - Filtros para emissão do relatório de consumo de materiais

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 136 um exemplo do relatório de consumo de materiais.

Figura 136 - Relatório de Consumo de Materiais

1.7.2.2. Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Para emitir o relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária, acessar o

menu “Almoxarifado – Relatórios – Consumo – Apropriação Consumo Unid. Orç.” (Figura 137).

Figura 137 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária


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(Figura 138).

Figura 138 - Filtros para emissão do relatório de apropriação de consumo por unidade orçamentária

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 139 um exemplo do relatório de apropriação de consumo por unidade orçamentária Analítico, na Figura 140 um exemplo do sintético, na Figura 141 um exemplo do resumido e na Figura 142 um exemplo do Resumido por secretaria.

Figura 139 - Relatório de Apropriação de consumo por Unidade Orçamentária


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Figura 140 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Sintético

Figura 141 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido

Figura 142 - Relatório de Apropriação de Consumo por Unidade Orçamentária Resumido por secretaria


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1.7.2.3. Apropriação de Consumo por Material Para emitir o relatório de Apropriação de consumo por material, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Consumo – Apropriação de consumo por Material” (Figura 143).

Figura 143 - Acesso a Apropriação de Consumo por Material


(Figura 144).

Figura 144 - Filtros para emissão de apropriação de consumo por material

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 145 um exemplo do relatório de apropriação de consumo por material Analítico e na Figura 146 um exemplo do sintético.


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Figura 145 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Analítico

Figura 146 - Relatório de Apropriação de Consumo por Material Sintético

1.7.2.4. Apropriação de Consumo por Bem Patrimonial Para emitir o relatório de Apropriação de Consumo por Bem Patrimonial, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Consumo – Apropriação de Consumo por Bem Pat.” (Figura 147).

Figura 147 - Acesso ao relatório de apropriação de consumo por Bem Patrimonial


(Figura 148).


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Figura 148 - Filtros para emissão da apropriação de consumo por bem patrimonial

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 149 um exemplo do relatório de apropriação de consumo por bem patrimonial analítico e na Figura 150 um exemplo do sintético.

Figura 149 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Analítico


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Figura 150 - Apropriação de consumo por Bem Patrimonial Sintético

1.7.2.5. Estatística de Consumo Para emitir o relatório de Estatística de Consumo, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Consumo – Estatística de Consumo” (Figura 151).

Figura 151 - Acesso a Estatística de Consumo


(Figura 152).


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Figura 152 - Filtros para emissão de estatística de Consumo

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 153 um exemplo do relatório de Estatística de Consumo.

Figura 153 - Relatório de Estatística de Consumo

1.7.2.6. Consumo de Combustível Para emitir o relatório de Consumo de Combustível, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Consumo – Consumo de Combustível” (Figura 154).


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Figura 154 - Acesso ao consumo de combustível


Figura 155 - Filtros para emissão do consumo de combustível

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 156 um exemplo do relatório de consumo de combustível.


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Figura 156 - Relatório de consumo de combustível

1.7.2.7. Consumo por Classificação de Material Para emitir o relatório de Consumo por Classificação de Material, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Consumo – Consumo por Classif. Mat.” (Figura 157).

Figura 157 - Acesso ao relatório de consumo por classificação do material


(Figura 158).


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Figura 158 - Filtros para emissão do relatório de consumo por classificação de material

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 159 um exemplo do relatório de consumo por classificação de material.

Figura 159 - Relatório de Consumo por Classificação do Material

1.7.2.8. Consumo por Tipo de Classificação do Material

Para emitir o relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Consumo – Consumo por Tipo de Classificação do Material” (Figura 160).


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Figura 160 - Acesso ao Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dos filtros do

relatório (Figura 161).

Figura 161 - Filtro para emissão do relatório de consumo por tipo de classificação de material

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 162 um exemplo do relatório de consumo por tipo de classificação de material.


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Figura 162 - Relatório de Consumo por Tipo de Classificação do Material

1.7.2.9. Consumo por Estrutura do Material Para emitir o relatório de Consumo por Estrutura do Material, acessar o menu

“Almoxarifado – Relatórios – Consumo – Consumo por Estrut. do Material” (Figura 163).

Figura 163 - Acesso ao relatório de consumo por estrutura do material


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Figura 164 - Filtro para emissão de Consumo por Estrutura de Material

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 165 um exemplo do relatório de consumo por estrutura do material.

Figura 165 - Relatório de Consumo por estrutura do material

1.7.2.10. Curva ABC Para emitir o relatório de Curva ABC acessar o menu “Almoxarifado – Relatórios –

Consumo – Curva ABC” (Figura 166).


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Figura 166 - Acesso ao relatório de Curva ABC


Figura 167 - Filtros para emissão de relatório de Curva ABC

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 168 um exemplo do relatório de inventário físico financeiro.


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Figura 168 - Relatório de CURVA ABC

1.7.2.11. Apropriação de Consumo (Texto)

Para gerar arquivo texto de Apropriação de consumo, acessar o menu “Almoxarifado –

Relatórios – Consumo – Apropriação de Consumo (Texto)” (Figura 169).

Figura 169 - Acesso a geração de texto de apropriação de consumo

Após acessar essa opção será exibido o formulário para geração do texto (Figura 170).


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Figura 170 - Formulário para geração de texto de apropriação de consumo

Para gerar um arquivo texto com as informações referente a apropriação de consumo siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 170:

1 – Almoxarifado: digitar o número do almoxarifado ou clicar no botão de procura para localizar o almoxarifado desejado.

2 – Período: digitar o período desejado para geração das informações. 3 – Faixa de Unidades Orçamentárias: digitar a faixa desejada das unidades

orçamentárias ou clicar no botão de procura para localizar as desejadas. 4 – Faixa de Código do Material: digitar a faixa desejada das unidades orçamentárias

ou clicar no botão de procura para localizar as desejadas. 5 – Gera Texto: clicar nesse botão para gerar os dados que serão armazenados no

arquivo texto. 6 – Grava Texto: clicar nesse botão para escolher o local que será salvo o arquivo texto.

1.7.2.12. RME´s por Unidade Orçamentária (Texto) Para gerar arquivo texto de RME por Unidade Orçamentária, acessar o menu “Almoxarifado

– Relatórios – Consumo – RME´s por Unidade Orçamentária” (Figura 171).

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Figura 171 - Acesso a geração de arquivo texto das RME´s por Unidade Orçamentária


Figura 172 - Formulário de geração de texto de RME´s por unidade orçamentária

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1 – Período: digitar o período desejado para geração das informações.


3 – Gera Texto: clicar nesse botão para gerar os dados que serão armazenados no

arquivo texto. 4 – Grava Texto: clicar nesse botão para escolher o local que será salvo o arquivo texto.

1.8. Balancetes

1.8.1. Balancete

O Balancete é um relatório utilizado para mostrar as informações de saldo inicial do período informado, mostrando todas as entradas e saídas financeiras e quantitativas realizadas no mês, resultando assim um saldo final. Esse relatório deverá ser enviado para o setor contábil realizar o fechamento de seus balancetes.

Para se realizar um balancete deverá ser realizado o cálculo do mesmo e após esse calculo

não serão mais permitidas movimentações no período calculado. Para emitir o balancete, acessar o menu “Almoxarifado – Balancetes – Balancete” (Figura

173).

Figura 173 - Acesso ao balancete

Após acessar essa opção será exibido o formulário para cálculo e emissão de balancetes

(Figura 174).


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Figura 174 - Formulário para cálculo e emissão de balancetes

Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 174 para realizar a emissão do

balancete:


2 – Período: esse campo só tem efeito para o cálculo do balancete. Define se o cálculo

será mensal ou anual. 3 – Mês/Ano: esse campo é utilizado tanto para o cálculo quanto para impressão. Se o

cálculo for do tipo anual, o mês digitado será desconsiderado. 4 – Tipo de Cálculo: o tipo de cálculo só tem efeito para o cálculo do balancete. Deverão

ser calculados os dois tipos para cada mês. 5 – Ordem do relatório: define se a impressão será em ordem de código ou alfabética. 6 – Emitir resumo por Modalidade: se essa opção for assinalada, no final do relatório

será emitido um resumo dos valores por tipo de modalidades existentes. Exemplo: Saídas, Entradas, Devolução Interna, etc.

7 – Emitir resumo em nova página: se essa opção for assinalada, o resumo que será

emitido no final do relatório será impresso em uma nova página separada do relatório. 8 – Calcular balancete: botão utilizado para realizar o cálculo do balancete. Não será

possível imprimir um relatório de balancete sem antes realizar o cálculo do mês em questão. OBS: Se for realizado o cálculo de um mês anterior ao último calculado será emitido um

aviso na tela informando que os meses posteriores deverão ser novamente recalculados. Isso

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pode acontecer por erro do usuário ou por necessidade de se realizar o recalculo do balancete por algum motivo de movimentação incorreta ou correção via inventário.

Clicar no botão de tela para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 175 um exemplo do relatório de inventário físico financeiro.

Figura 175 - Opções de relatórios de balancete

Veja nas Figuras abaixo exemplos das opções de relatórios de balancetes existentes no

sistema.

Figura 176 - Analítico Mensal


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Figura 177 - Analítico Anual

Figura 178 - Sintético Mensal

Figura 179 - Sintético Anual


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Figura 180 - Total Mensal

Figura 181 - Total Anual

Figura 182 - Almoxarifados Totalizados Mensal


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Figura 183 - Plano de Contas Contábil Analítico Mensal

Figura 184 - Plano de Contas Contábil Sintético Mensal

Figura 185 - Sintético Anual Consolidado


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1.8.2. Saldo de Materiais do Balancete

Para emitir o relatório de Saldo de Materiais do Balancete, acessar o menu “Almoxarifado – Balancetes – Saldo de Mat. do Balancete” (Figura 186).

Figura 186 - Acesso ao Saldo de Materiais do Balancete

Após acessar essa opção será exibido o formulário para localização do material desejado

(Figura 187).

Figura 187 - Formulário de Saldos de Materiais


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Clique no botão de pesquisa para localizar o material desejado (Figura 188).

Figura 188 - Procura de Saldo de Materiais

Digite os dados nos filtros da pesquisa e clique novamente no botão de pesquisa para retornar os resultados no “GRID” e dê um clique duplo no registro desejado retornando os dados no formulário anterior (Figura 187).

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 189 as opções de relatórios existentes.

Figura 189 - Relatórios de Saldo de Materiais


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1.8.3. Balancete Analítico e Anual

Para emitir o relatório de Balancete Analítico e Anual, acessar o menu “Almoxarifado – Balancetes – Balancete Analítico e Anual” (Figura 190).

Figura 190 - Acesso ao Balancete Analítico e Anual

Após acessar essa opção será exibido o formulário para localização dos dados para emissão do relatório (Figura 191).

Figura 191 - Formulário de Emissão de Balancete Analítico e Anual

Clique no botão de pesquisa para localizar o material desejado. A tela é a mesma visualizada na Figura 188.


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Digite os dados nos filtros da pesquisa e clique novamente no botão de pesquisa para retornar os resultados no “GRID” e dê um clique duplo no registro desejado retornando os dados no formulário anterior (Figura 191).

Clique no botão para emitir o relatório. Veja na Figura 192 as opções de relatórios existentes.

Figura 192 - Relatórios de Balancete

1.8.4. Resumo por Modalidade

Para emitir o relatório de Resumo por Modalidade, acessar o menu “Almoxarifado – Balancetes – Resumo por Modalidade” (Figura 193).

Figura 193 - Acesso ao Resumo por Modalidade


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(Figura 194).

Figura 194 - Filtro para emissão de relatório por modalidade

Clique no botão para emitir relatório em tela ou no botão para enviar o relatório diretamente para impressora. Veja na Figura 195 um exemplo do relatório de resumo por modalidade.

Figura 195 - Relatório de Resumo por Modalidade Mensal

Figura 196 - Relatório de Resumo por Modalidade Anual


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1.8.5. Diferenças no Balancete

Essa opção é utilizada para retirar as diferenças nos balancetes quanto às diferenças referentes a dízimas periódicas, fazendo com que os valores fiquem gravados corretamente nas tabelas e não apresentem diferenças entre os relatórios mensais e anuais.

Para emitir o relatório de Diferenças no Balancete, acessar o menu “Almoxarifado –

Balancetes – Diferenças no Balancete” (Figura 197).

Figura 197 - Acesso as Diferenças no Balancete


(Figura 198).

Figura 198 - Verificação de diferenças no balancete



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OBS: Caso existir alguma diferença emitida no relatório deverá ser utilizado o botão

Regulariza Saldo Financeiro para confirmar as regularizações encontradas.

Após o uso desse botão o balancete do mês em questão deverá ser recalculado e emitido

novamente.

1.9. Processos Restritos

1.9.1. Transposição de Materiais

A transposição de materiais é utilizada para realizar correções referentes ao cadastro de materiais. Alguns erros podem acontecer devido ao mau planejamento no momento do cadastro do material, podendo existir no cadastro várias vezes o mesmo material com detalhes diferentes nas descrições. Esses materiais podem ter sido cadastrados por pessoas diferentes ou no momento da criação do processo licitatório o mesmo não foi encontrado devido há algum erro de digitação. Para isso recomendamos que o órgão sempre possua definido uma comissão de cadastro para que não ocorra problema dessa natureza.

Para corrigir esse tipo de problema foi criado o procedimento de transposição de materiais. A transposição de materiais realiza uma alteração geral na base de dados de um material para outro, incluindo suas movimentações e eliminando o cadastro determinado como incorreto.

Para utilizar a transposição de materiais, acessar o menu “Almoxarifado – Processos Restritos – Transposição de Materiais” (Figura 199).


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Figura 199 - Acesso a transposição de materiais

Após acessar essa opção será exibido o formulário para transposição dos materiais (Erro!

Fonte de referência não encontrada.).

Figura 200 - Transposição de Materiais

Siga os passos abaixo conforme numerados na Erro! Fonte de referência não encontrada.

para efetuar a transposição dos materiais: 1 – GRID Materiais de Origem: nesse GRID deverão ser selecionados os materiais de

origem, ou seja, os materiais que deverão ser transpostos e logo após serão excluídos do

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sistema. Poderão ser selecionados vários materiais, para isso pressione e segure a tecla “CTRL” e clique com o mouse para selecionar os materiais desejados.

DICA: o usuário poderá filtrar os itens necessários, por catálogo ou descrição e após o

filtro clicar com o botão direito do mouse no GRID, e escolher a opção “Marcar Todos”, selecionando assim todos os materiais automaticamente. Caso necessário também pode ser utilizada a opção “Desmarcar Todos”. Veja na Figura 201 as opções disponíveis.

Figura 201 - Opções do GRID Materiais de Origem

2 – Opção de transposição: o usuário poderá optar por transpor o material para um

catálogo ou material. 3 – GRID de Transposição: o usuário deverá selecionar nesse GRID o item que

receberá a transposição do material. Só poderá ser selecionado um catálogo ou um material. Sendo assim os materiais do GRID de Origem serão excluídos do sistema e o selecionado no GRID de Transposição será o original.

4 – Filtro: o usuário poderá filtrar os materiais desejados para transposição, podendo

optar por filtros pelos campos: catálogo, código do material ou descrição. Após selecionar a

opção desejada, digitar os dados no campo de edição e clicar no botão de filtro para executar o processo.

5 – Efetuar Transposição temporária: após seleção dos materiais origem e destino o

usuário deverá clicar no botão para efetuar a transposição temporária. Após clicar no botão informado, poderão ser visualizados no GRID de Materiais para Transposição todos os materiais que foram selecionados, lembrando que até esse ponto a transposição ainda não foi confirmada e o usuário poderá selecionar mais materiais ou excluir da lista materiais indevidos caso necessário.

6 – GRID de Materiais para Transposição: lista dos materiais selecionados para

transposição. DICA: clicando com o botão direito do mouse no GRID de Materiais para transposição, o

usuário poderá efetuar alguns procedimentos, como por exemplo excluir um material da lista. Veja na Figura 202 as opções disponíveis.

Figura 202 - Opções do GRID de Materiais para Transposição


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7 – Botão Exclui Item: clique nesse botão para excluir um item que não deverá ser transposto ou que foi selecionado incorretamente, eliminando assim o mesmo da lista de transposição.

8 – Botão Transpor: clique nesse botão para confirmar a transposição. Após clicar nesse

botão os materiais selecionados serão transpostos e não será mais possível desfazer o processo, por isso é muito importante que seja bem analisado o que deverá ser transposto antes de confirmar o processo.

Após a confirmação da transposição, que foi o último passo citado acima, será exibido para

o usuário um LOG com as informações referente ao que foi transposto. Clique na ABA Log de Execução para visualizar as transposições realizadas, conforme ilustrado na Figura 203.

Figura 203 - Log de Execução da Transposição

1.9.2. Transferência de Saldos

O procedimento de transferência de saldos é utilizado para corrigir movimentações realizadas incorretamente. Exemplo: foi realizada entrada em um determinado material que tinha o código parecido com outro e foi digitado errado.

Para realizar uma transferência de Saldos, acessar o menu “Almoxarifado – Processos

Restritos – Transferência de Saldos” (Figura 204).


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Figura 204 - Acesso a Transferência de Saldos

Após acessar essa opção será exibido o formulário para digitação dados a serem

transferidos (Figura 205).

Figura 205 - Transferência de Saldos

1 – Botão de inserção: clicar nesse botão para inserir uma transferência de saldos.

2 – Unid. Gestora: digite o código da unidade gestora ou clique no botão procura para localizar a desejada.

3 – Unid. Orçamentária: digite o código da unidade orçamentária ou clicar no botão

procura para localizar a desejada.

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4 – Almoxarifado: digitar o código do almoxarifado de origem ou clicar no botão procura

para localizar o almoxarifado desejado.

5 – Material: digitar o código do material de origem ou clicar no botão procura para localizar o almoxarifado desejado.

6 – Qtde Transf.: digitar a quantidade a ser transferida. 7 – Almoxarifado destino: digitar o código do almoxarifado destino ou clicar no botão

procura para localizar o almoxarifado desejado.

8 – Material destino: digitar o código do material destino ou clicar no botão procura para localizar o material desejado.

9 – Botão Confirma: clicar nesse botão para confirmar o processo de transposição.

1.9.3. Estorno de BRM

Essa opção é utilizada para estornar uma BRM (Boletim de Recebimento de Mercadoria) que foi lançada incorretamente no sistema.

Para utilizar o Estorno de BRM, acessar o menu “Almoxarifado – Processos Restritos –

Estorno de BRM” (Figura 206).

Figura 206 - Acesso ao Estorno de BRM

Após acessar essa opção será exibido o formulário para estornar o BRM (Figura 207).


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Figura 207 - Formulário de Estorno de BRM

Siga os passos abaixo conforme numerados na Figura 207: 1 – Número BRM/Ano: digitar o número e ano do BRM a ser estornado. 2 – Justificativa: digitar a justificativa do estorno, o motivo do estorno. 3 – Botão Executa Estorno: confirma o estorno do BRM.

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