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Tutorial para envio de comunicado e SMS

Ultramax Gestão Escolar - SECRETARIA e PEDAGÓGICO

Tutorial para envio de comunicados e SMS

Conteúdo

1. Enviando comunicado para os alunos ...............................................................................1

2. Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos .............................................5

3. Enviando comunicado para colaboradores e professores .................................................7

4. Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros ...............................................9

5. Enviar comunicado pela área do aluno ou pais ............................................................... 10

6. Enviando senha por e-mail para os alunos ...................................................................... 11

7. Estatísticas de envio de e-mails ...................................................................................... 12



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1. Enviando comunicado para os alunos

Para enviar os comunicados:

a. clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;



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b. clique no botão NOVO, irá aparecer a tela abaixo:

c. se quiser receber confirmação de envio coloque no campo ENVIAR CÓPIA PARA

OS E-MAILS OU CELULARES (2), ATENÇÃO se o comunicado for enviado por

SMS coloque apenas número de celular, se for enviar o comunicado por email

coloque apenas conta de e-mail;

d. em CONTA DE ENVIO(3), selecione na lista a opção de tipo de envio (e-mail ou

SMS);

e. O campo LISTAS A ENVIAR (4), são categorias de mensagens para que o sistema

Ultramax Marketing crie estatísticas de envio e leitura de mensagens, selecione um

tipo ou mais de acordo com tipo de comunicado que será enviado;

f. No campo DATA/HORA DO ENVIO DA MENSAGEM(5) é a data/hora que a

mensagem será enviada, você poderá criar um comunicado agora, mas os e-mails

ou SMS serão enviados somente na data/hora que você especificar nesse campo.

ATENÇÃO: para envio pré-agendado, a máquina que tem o modem conectado,

deve ficar ligada, assim como, o servidor para envio de emails.



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g. Se quiser enviar só para os aniversariantes coloque o dia que deve enviar no campo

SOMENTE ENVIAR PARA ANIVERSARIANTE(6), lembrando que se essa opção

for preenchida a mensagem enviada não ficará disponível na área do aluno;

h. No campo MENSAGEM(7) são disponibilizados três tipos de mensagens diferentes

texto SIMPLES, texto FORMATADO, e IMAGEM:

SIMPLES: selecione a opção SIMPLES, nesse tipo de mensagem o texto será

enviado exatamente como foi digitado (sem formatação), e se necessário pode

adicionar (9) um arquivo, como mostra o item j abaixo, SOMENTE em formato

PDF, arquivos em formato de imagem (GIF, JPG, JPEG, PNG) não serão

aceitos.

FORMATADO: selecione a opção FORMATADO, para esse tipo de mensagem,

digite o texto desejado, faça as formatações usando os recursos do editor

disponibilizado no sistema, e se necessário pode adicionar (9) um arquivo,

como mostra o item j abaixo, SOMENTE em formato PDF, arquivos em

formato de imagem (GIF, JPG, JPEG, PNG) não serão aceitos.

IMAGEM: se tiver que enviar no corpo do email uma imagem clique o botão

ADICIONAR, para esse tipo de mensagem pode estar selecionada qualquer uma

das opções descritas acima, porém ATENÇÃO não coloque nenhum tipo de

texto (nem simples e nem formatado), APENAS adicione a imagem, pois a

imagem anexada irá aparecer incorporada no lugar do texto;



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i. Coloque o TÍTULO(8) da mensagem;

j. Se houver arquivo PDF para ser enviado no e-mail e disponibilizado na área do

aluno, clique em ADICIONAR(9);

OBSERVAÇÕES:

1 – Só é permito um anexo por comunicado em PDF;

2 – para anexar um arquivo ele ser estar salvo no formato PDF;

3 – os arquivos anexos NÃO podem ser enviados por SMS;

4 – os textos de SMS são LIMITADOS a 160 caracteres;

5 – quando for enviar por SMS, lembrar sempre de colocar o nome do Colégio, no

início ou no final da mensagem, para identificar quem enviou, no celular de quem

recebe.

k. Caso queira mandar o comunicado somente para área do aluno, desmarque a

opção ENVIAR E-MAIL(10) e não será enviado por e-mail e nem por SMS. Caso

deixe essa opção marcada além de o comunicado ficar disponível na área do aluno,

também será enviado por e-mail para as pessoas selecionadas no campo

NOTIFICAR(11). Caso a opção ENVIAR E-MAIL seja desmarcada,

automaticamente, irá aparecer a seguinte tela:

i. depois de tudo configurado clique em ENVIAR COMUNICADO(12).



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OBSERVAÇÃO: Caso não apareça a opção “Enviar e-mail” é porque o sistema

Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de

comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico

para configuração do mesmo.

2. Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos

Depois que enviar um comunicado você poderá consultar a situação do envio dos e-mails:

a. clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;



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b. Para consultar a situação de um envio clique no PROTOCOLO conforme mostra a imagem a seguir;

c. Clicando no número do protocolo irão aparecer as informações, como mostra a

figura a seguir, nessa mesma tela você poderá cancelar o envio do e-mail caso

as mensagens ainda não tenham sido enviadas, e ainda, pode analisar a

situação do envio e para quantas pessoas o comunicado já foi enviado.

OBSERVAÇÃO: Para cada comunicado que é enviado por e-mail, será gerado um

número de protocolo no sistema Ultramax Marketing, clicando nesse número de

protocolo você poderá ver a situação do envio dos e-mails, informações tais como: e-

mails que foram devolvidos porque estava com a caixa postal cheia ou endereço do

aluno inválido, etc.



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3. Enviando comunicado para colaboradores e professores

O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os colaboradores e professores,

para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA

COLABORADORES/PROFESSORES.

O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar

comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual. Os comunicados para

colaboradores e professores são enviados por e-mail e SMS, e ficarão disponíveis na área

do professor e do colaborador, conforme o exemplo abaixo:



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Ao clicar sobre o comunicado será exibida a tela abaixo mostrando a mensagem completa:

Também é possível visualizar as mensagens já enviado através do menu CADASTROS / MENSAGENS PARA COLABORADORES/PROFESSORES conforme o exemplo abaixo:

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema


comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em

contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.



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4. Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros

O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os visitantes e outras pessoas

cadastradas no sistema, para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA

VISITANTES/PRÉ-CADASTRO.

O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar

comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual.







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5. Enviar comunicado pela área do aluno ou pais

O envio de email ou SMS pode ser feito individual, ou seja, para apenas uma pessoa,

basta que ela esteja cadastrada no sistema. Toda vez que acessar a área de um aluno,

pai, visitante, etc e aparecer o ícone , clique nele e o sistema enviará a mensagem

somente para essa pessoa. Para usar esse recurso siga os passos descritos a seguir:

a. Acesse o cadastro desejado: aluno, pais, visitante, etc (usaremos como exemplo

nesse tutorial o cadastro de aluno);

b. Clique no ícone ;

c. Selecione a CONTA DE ENVIO (1);

d. Selecione A LISTA (2);

e. Coloque O TÍTULO (3);

f. Digite a MENSAGEM (4);

g. Clique em ENVIAR (5).



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6. Enviando senha por e-mail para os alunos

Para os alunos terem acesso a área do aluno na Internet, eles precisam saber o RM

(Registro de matrícula). O sistema permite que a escola comunique por e-mail o RM de

cada aluno, ou seja, será enviado um e-mail para cada aluno informando qual o seu RM e

como ele deverá fazer para acessar a área do aluno.

Para enviar essas orientações para os alunos, clique no menu: CADASTROS / E-MAIL DE

NOTIFICAÇÃO DE SENHA.



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O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar

comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual, com exceção de que a

mensagem enviada por esta tela não irá ficar disponível na área do aluno, irá ser enviada

somente por e-mail.





A mensagem enviada será como o modelo abaixo:

Prezado(a): [Nome do aluno ou responsável]

Este é um aviso para informar como você deve acessar a área do aluno pela Internet.

Acesse o link abaixo e depois clique no link: "Não possuo senha".

O seu RM para acesso é: [RM do aluno]

O nome do aluno referente ao RM é: [Nome do aluno]

Link para acesso:

http://www.suaescola.com.br/aluno

7. Estatísticas de envio de e-mails

Através do sistema Ultramax Marketing é possível acompanhar o envio das mensagens e

ter estatística de quantas mensagens foram enviadas, quantas foram lidas e quantas não

puderam ser enviadas porque o e-mail estava errado, com caixa postal cheia ou outro

motivo.

Para acessar o Ultramax Marketing:

a. clique no menu: CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS



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b. e clique no link ABRIR SISTEMA ULTRAMAX MARKETING;

c. irá abrir a tela abaixo:



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Nessa tela você terá um gráfico com estatísticas de envio de mensagens e poderá clicar

no menu MENSAGENS para analisar cada mensagem detalhadamente.

OBSERVAÇÃO: Caso não apareça o link “Abrir sistema Ultramax Marketing” é porque

o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de

comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para

configuração do mesmo.

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