Treinamento Auditores 5S – 1ª faseTreinamento Auditores 5S – 1ª faseagosto/07agosto/07

REGRAS DE TRÂNSITOREGRAS DE TRÂNSITO

• Sermos pontuais

• Sermos objetivos

• Sermos participativos, agregando novas idéias

• Evitar conversas paralelas

• Saber ouvir

• Respeitar os diversos pontos de vista

• Evitar o uso de celular

• Não fumar

Para maior êxito e qualidade no resultado dos nossos trabalhos, precisamos colaborar no

sentido de:

PRATICANDO O 5SPRATICANDO O 5S

1° S Liberação de Áreas

2° S Organização

3° S Higiene e Limpeza

4° S Saúde

5° S Disciplina

COMITÊ DE COMITÊ DE COMITÊ DE CAPACITAÇÃO FACILITAÇÃO

COMITÊ DE

MULTIPLICADORES AUDITORESGESTORES

DIVULGAÇÃO AVALIAÇÃO

GERENTE

ESTRUTURA DO COMITÊ 5SESTRUTURA DO COMITÊ 5S

PORQUE ESTAMOS AQUI?PORQUE ESTAMOS AQUI?

Para sermos

Auditores Internos do

Programa 5S

MISSÃO DO AUDITOR INTERNOMISSÃO DO AUDITOR INTERNO

Certificar que a força de trabalho está

realmente praticando o 5S e mantê-la ciente de

que esta certificação oferece um peso maior na

credibilidade daquilo que efetivamente está

sendo realizado.

PERFIL DO AUDITORPERFIL DO AUDITOR

Duplo compromisso Ter o conhecimento sobre o Programa 5S associado ao conhecimento das atividades exercidas pela área a ser auditada.

Atualização Ter motivação para atualização permanente, face a rapidez das mudanças.

Capacidade de coordenação Dispor da dinâmica necessária a condução do grupo na execução da auditoria bem como características de liderança.

Organização Ter disciplina na coleta de informação, registrando seletivamente os aspectos observados.

Objetividade Ser atento, concentrado e observador.

Capacidade de comunicação Falada: ser sempre claro e usar linguagem simples. Procurar fazer-se entender;Escrita: buscar constantemente relatos simples e objetivos.

Capacidade de análise Saber separar o trivial do importante. Julgar os problemas com discernimento.

Paciência Saber ouvir e esclarecer dúvidas sempre que necessário.

Sutileza Evitar atitudes bruscas e não amistosas. Compreender as reações das pessoas.

Persistência Dar-se por satisfeito somente após a constatação da evidência objetiva.

Flexibilidade Saber retroceder, reconhecer seus próprios erros.

Motivação Acreditar na importância do trabalho de auditoria, engajando-se efetivamente.

Humildade Observar o aspecto que sempre há algo a aprender, e que os auditados são pessoas que trabalham no dia a dia das atividades que estão sendo auditadas.

Pontualidade Cumprir os horários e prazos planejados.

RESPONSABILIDADES DO AUDITORRESPONSABILIDADES DO AUDITOR

•cumprir os requisitos aplicáveis da auditoria;

•comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria, caso o auditado

necessite;

•planejar e realizar as atribuições sob sua responsabilidade, efetiva e

eficientemente;

•documentar as observações;

•relatar os resultados da auditoria;

•manter-se dentro do escopo da auditoria;

•evitar extrapolar os critérios de auditoria;

RESPONSABILIDADES DO AUDITORRESPONSABILIDADES DO AUDITOR

•ser objetivo;

•coletar e analisar evidências relevantes e suficientes para permitir a

formulação de conclusões relativas aos requisitos;

•atuar de forma ética durante toda a auditoria.

RESPONSABILIDADES DORESPONSABILIDADES DOAUDITOR LÍDERAUDITOR LÍDER

•buscar o consenso na auditoria, conforme diretrizes do consenso;

•apresentar as conclusões da auditoria ao auditado;

•dirimir possíveis dúvidas finais em relação à pontuação dos auditados;

•executar suas atividades em tempo hábil;

•relatar ao Comitê de Avaliação qualquer obstáculo importante encontrado

durante a execução da auditoria.

GESTORES COORDENADORIAS COORDENADORES

AL1 Area da SUGESP, Expediente, Xerox, Zeladoria, Informatica, Cozinha, Sanitários,Estacionamento, Corredores e Escadas no pavimento térreo Mônica e Jivaldini

AL2 Administração, Finanças, Telefonistas, Escadas e Sanitários Márcia Neiva e Roberto

AL3 Coordenadoria de Assistencia Social , Supervisão de Assistencia Social e Cultura, Escadas,Corredor e Garagem - subsolo Rosimeire e Viviana CASD Fabio

AL4 Gabinete da Subprefeitura, Assessorias, Sanitários e Copa Maria de Lourdes GAB José Augusto

AL5 Supervisão de Suprimentos, Almoxarifado, Depósitos, Cozinha, Sanitários e Administração -RUA LAUDELINO VIEIRA CAMPOS, S/N Valéria

AL6 Supervisão de Transportes Internos, Sanitários, Administração, Cozinha, Oficina,Posto paraabastecimento - RUA LAUDELINO VIEIRA CAMPOS, S/N Décio

AL7 Centro de Convivência, Sanitários, Cozinha, Administração e Corredores - RUA BARRA DAFORQUILHA, S/N - JD PANAMERICANO Emília CASD Fabio

AL8 Praça de Atendimento, Sanitários, Copa, Administração e Corredores - AV DR FELIPE PINEL,12 Regina GAB José Augusto

AL9 Coordenadoria de Planejamento, Corredores, Sanitários, Supervisões e Cozinha - AVRAIMUNDO PEREIRA DE MAGALHÃES, 4581 Gisélia CPDU Sandra

AL10Coord de Manutenção, Infraestrutura e Obras, Sanitários, Vestiarios, Cozinha, Serralheria, Carpintaria, Estacionamentos, Depósito , Sala de Rádio - Defesa Civil, Sala de Motoristas, RAPA e Grêmio - RUA CARLOS A DA CUNHA MATOS, 67

Silvio e Elizabeth CPO Mauro

Versão 25/07/07Sede - Rua Luis Carneiro, 193

Prédio externo - Rua Laudelino Vieira Campos, s/n

SUBPREFEITURA PIRITUBA / JARAGUÁ

ÁREAS LOTEADAS

COORDENADORA COMITÊ DE FACILITAÇÃO: MAYZA

CAF Flavio

OBS: O Conselho Tutelar , Coordenadoria de Saúde e suas unidades, Guarda Civil Metropolitana (baixos do Viaduto) não pertencem a Subprefeitura - não auditar.

Prédios externos - endereços diversos

CAF Flavio

TABELA DE ÁREAS LOTEADASTABELA DE ÁREAS LOTEADAS

RESPONSABILIDADES DO GESTORRESPONSABILIDADES DO GESTOR

A qualquer momento, o Coordenador do Comitê de Facilitação deve ser acionado. O Gestor não deve se expor.

AÇÕES COMO

Atuar como praticante 5S. Mantendo a prática contínua dos conceitos 5S.

Diagnosticar, apontar e propor ações corretivase/ou preventivas para solucionar as nãoconformidades apontadas, porém ele não é oúnico responsável em solucioná-las.

Através da Planilha do Cartão Vermelho.As soluções devem ser propostas juntamentecom o Supervisor e demais servidoresresponsáveis/interessados da área loteada.

Controlar os materiais descartados(disponibilizados para a área de descarte).Obs: não é de responsabilidade do gestorseguir com a documentação "formal"destes materiais (laudo, baixa, etc), amenos que o mesmo for designado paraesta função.

Através da Planilha de Materiais Descartados.

Realizar a auto-auditoria. Com o auditor, treinamento em serviço.

PLANILHA DO CARTÃO VERMELHOPLANILHA DO CARTÃO VERMELHO

AL:

1°S 2°S 3°S 4°SDATA DA

SOLUÇÃO OBSERVAÇÃO

Planilha do Cartão VermelhoSubprefeitura Pirituba / Jaraguá

Descrição: Gestor:

N° CARTÃO N° PATRIMÔNIO DESCRIÇÃO

NÃO CONFORMIDADEDATA DE

IDENTIFICAÇÃO EMITENTE DATA PREVISTA PARA SOLUÇÃO RESPONSÁVEL

RESPONSABILIDADES DARESPONSABILIDADES DAFORÇA DE TRABALHOFORÇA DE TRABALHO

São todos os Empregados, Estagiários e Terceirizados

que freqüentam e/ou trabalham na Área Loteada.

Responsável por colocar em prática os conceitos e

técnicas do 5S continuamente.

CARTÃO VERMELHOCARTÃO VERMELHO

A responsabilidade da

aplicação do Cartão Vermelho

é da Força de Trabalho, e

deve estar disponível na área

loteada em local visível.

É uma técnica para iniciar e manter o 5S total.

Em tudo o que julgar desnecessário ou errado – não

conformidade, afixar o Cartão Vermelho.

Não há problema de excesso de Cartão Vermelho.

Levar ao extremo, até transformar tudo o anormal,

dentro da empresa, em vermelho.

A não conformidade acontece nas coisas e não com as

pessoas. Por isso, não devemos ficar preocupados se alguma

coisa for apontada como não conformidade. Ela aponta que

existe uma possibilidade de melhorar a aplicação do programa.

Portanto, a não conformidade é uma oportunidade de melhoria,

e não o “fim do mundo”.

NÃO CONFORMIDADENÃO CONFORMIDADE

A PRÁTICA DO CARTÃO VERMELHOA PRÁTICA DO CARTÃO VERMELHO1° SENSO1° SENSO

Para os itens que podem ser removidos imediatamente à área de descarte, não há necessidade de utilizar o cartão vermelho.

AÇÕES QUEM

Afixar o cartão vermelho em todos os itensinúteis/desnecessários.

Toda a força de trabalho

Controlar os cartões vermelhos e providenciar as soluçõespara as não conformidades. Gestor

Remover os itens inúteis/desnecessários para a área dedescarte.

a definir na área loteada

Controlar os itens descartados. Gestor

AÇÕES QUEM

Afixar o cartão vermelho em todas as não conformidadesde cada senso.

Toda a força de trabalho

Controlar os cartões vermelhos e providenciar as soluçõespara as não conformidades. Gestor

A PRÁTICA DO CARTÃO VERMELHOA PRÁTICA DO CARTÃO VERMELHO2°, 3° e 4º SENSOS2°, 3° e 4º SENSOS

AUDITORIAAUDITORIA

A palavra auditor vem do latim auditor-oris e quer dizer ouvinte. Isso

significa, conceitualmente, que auditoria nada mais é que uma forma de

ouvir a opinião das pessoas sobre como as ações estão sendo

conduzidas.

Objetivos da auditoria:

•detectar desvios

•apontar oportunidades de melhoria

•medir o desenvolvimento do trabalho

•padronizar a organização

CARACTERÍSTICAS DA AUDITORIACARACTERÍSTICAS DA AUDITORIA

•ser realizada por pessoas treinadas e comprometidas com o Programa;

•buscar, comparar as práticas reais e evidentes com as normas, regras e padrões estabelecidos;

•programadas com antecedências, feitas sistematicamente. Não devem ser realizadas somente em momentos de crise;

•abordar e discutir, francamente com os avaliados, os desvios revelados pela auditoria;

•utilizar os desvios encontrados com objetivo de orientar ações que garantam a não-reincidência dos problemas e nunca como elementos para punição.

HABILIDADES DO AUDITORHABILIDADES DO AUDITOR

•ser pontual nas auditorias;

•obter e avaliar a evidência objetiva de maneira imparcial;

•manter-se fiel ao objetivo da avaliação, sem temor ou favorecimento,

evitando discussões subjetivas com o avaliado;

•lembrar sempre que evidência objetiva é uma constatação da veracidade

de uma informação com base em fatos;

•tratar o pessoal envolvido de maneira que permita a atingir melhor os

objetivos da auditoria, evitando uma postura "inquisidora" que cause

constrangimento aos auditados;

HABILIDADES DO AUDITORHABILIDADES DO AUDITOR

•executar o processo de auditoria evitando desvios decorrentes de

distrações, comentários sobre sua organização ou terceiros;

•empenhar-se em dar total atenção e apoio ao processo de auditoria;

•reagir efetivamente, em situações de tensão;

•chegar a conclusões geralmente aceitáveis, baseadas nas observações

da auditoria;

•permanecer fiel a uma conclusão, apesar da pressão para mudar o que

não está baseado na evidência objetiva;

•procurar ler, ver e ouvir atentamente tudo;

HABILIDADES DO AUDITORHABILIDADES DO AUDITOR

•utilizar constantemente as perguntas simples “o que?”, “quando?”,

“quem?”, “onde?”, “como?” e “por quê?”;

•gerenciar o tempo estabelecido para a auditoria;

•reportar-se com facilidade, sob a forma verbal e escrita;

•portar-se de maneira ética e cortês, durante e após a auditoria;

•praticar a diplomacia, o bom senso de julgamento, o poder de análise, a

honestidade e a disciplina além de demonstrar interesse e mente aberta

para compreender o que está sendo auditado.

ETAPAS DA AUDITORIAETAPAS DA AUDITORIA

Avaliação da auditoria

Ações corretivas para

as próximas auditorias

Planejamento da auditoria

Realização da auditoria

lan

oheck

ction

PLANEJAMENTO DA AUDITORIA - PPLANEJAMENTO DA AUDITORIA - P

•A dupla de auditores.

•O local a ser auditado.

•A data e horários.

•Quem será o líder da equipe.

•Qual o papel de cada um.

•Que documentação é necessária.

•Quem é o responsável pela área a ser auditada.

•Como será conduzida a auditoria.

•As auditorias serão cruzadas entre as Subprefeituras, por Região, com

data marcada pela Qualidade e divulgada previamente.

•Cada área loteada será auditada por uma dupla de auditores.

•Deverá ser realizada uma reunião inicial para apresentação dos auditores,

gerente e coordenadores do comitê 5S, gestores e no mínimo um

representante da liderança (Subprefeito, Chefe de Gabinete, Coordenador

ou Supervisor).

•Os auditores deverão confirmar os objetivos da auditoria, acordar o melhor

roteiro para verificação de campo e dar conhecimento aos auditados das

normas e padrões a serem utilizados na condução da auditoria.

REALIZAÇÃO DA AUDITORIA - DREALIZAÇÃO DA AUDITORIA - D

REALIZAÇÃO DA AUDITORIA - DREALIZAÇÃO DA AUDITORIA - D

•Os gestores deverão apresentar aos auditores a documentação necessária: auto-auditoria, planilha do cartão vermelho, tabela das áreas loteadas e mapa de fronteira. Sem auto-auditoria a auditoria será abortada.

•O gestor deverá acompanhar a auditoria. Na ausência dele, outro servidor previamente avisado ou o coordenador do comitê de facilitação. Sem acompanhante a auditoria será abortada.

•Ao final das auditorias, as duplas de auditores deverão reunir-se para o fechamento do relatório de cada área loteada. Ao término dos relatórios da auditoria, deverá ser realizada a reunião de encerramento com os participantes da reunião inicial para a divulgação da nota final e avaliação da auditoria.

AVALIAÇÃO DA AUDITORIA - CAVALIAÇÃO DA AUDITORIA - C

•Ao final de qualquer auditagem, os auditores devem se reunir e avaliar o

planejamento e a condução da auditoria, sobre todos os aspectos.

•É importante buscar também a avaliação dos auditados. Isto contribui para

o aperfeiçoamento do processo de auditoria e ajuda a estreitar as relações

entre auditor e auditado.

AÇÕES CORRETIVAS - AAÇÕES CORRETIVAS - A

•Como em qualquer outro processo, as falhas, desvios e dificuldades

observados durante a auditoria devem ser sempre analisados de tal forma

que ações possam ser tomadas, procurando eliminar esse problema nas

auditorias seguintes.

REALIZAÇÃO DA AUTO- AUDITORIAREALIZAÇÃO DA AUTO- AUDITORIA

•As auto-auditorias serão cruzadas entre as coordenadorias e gabinete, em período marcado pela Qualidade, data marcada pelos Comitês de Facilitação e Avaliação e divulgada previamente à toda força de trabalho.

•Cada área loteada será auto-auditada por um auditor e pelo respectivo gestor. A auto-auditoria só terá validade se realizada por esta dupla.

•Na realização da auto-auditoria, o auditor deverá preencher o formulário de Treinamento em Serviço e enviar para o Coordenador do Comitê de Avaliação.

•Após a auto-auditoria a força de trabalho da AL deverá conhecer o resultado e seguir com as providências necessárias.

PRÓXIMOS PASSOSPRÓXIMOS PASSOS

O QUE QUEM QUANDO

Enviar tabela de áreas loteadas paraQualidade Coordenador Comitê de Facilitação até 03/08

Disponibilizar as tabelas de áreas loteadasno site Assessoria de Gestão e Qualidade até 15/08

Fazer o cronograma de auto-auditoria Coordenadores Comitês de Facilitação eAvaliação até 17/08

Divulgar o cronograma de auto-auditoriapara a força de trabalho Coordenador Comitê de Divulgação até 17/08

Realizar auto-auditoria Auditores e Gestores 20/08 a 21/09

Fazer o cronograma de auditoria Assessoria de Gestão e Qualidade até 28/09

Divulgar o cronograma de auditoria Assessoria de Gestão e Qualidade até 28/09

Planejamento da auditoria Auditores 01 a 05/10

Realizar auditoria Auditores 08 a 31/10

LISTA DE VERIFICAÇÃOLISTA DE VERIFICAÇÃO

   

    

    

    

    

 

1º Senso

2º Senso

3º Senso

4º Senso

5º Senso