totvs gestão contábil - novidades das versões 11.0 e 11.20

Novidades 11.00 e 11.20 – TOTVS Gestão ContábilGDP Controladoria Finanças / 12-2010

http://www.totvs.com.br/

Novidades 11.0 – Novo Modelo BackOffice RM

Índice

I) Gestão Contábil

• Visão Geral• Estrutura de Dados• Lançamento Contábil .NET• Rateio Gerencial• Agrupamento de Lançamentos e Partidas

• Exclusão de Lançamentos por Operação• Integração Simultânea de Lotes• Bloqueio Contábil por Aplicativo Origem• Rastreabilidade de Lançamentos

I) Novo BackOffice Conceitos, Benefícios e Impactos

III) Novidades 11.20 Processo de Transferência de Grupos Contábeis Processo de Recálculo de Diferenças de Débitos x Créditos


Gestão Contábil

Visão Geral

Principais vantagens que o Novo Modelo Contábil pode trazer para sua empresa:

• Novo conceito de operação que permite identificar facilmente o conjunto de partidas de um lançamento contábil;

• Facilidade para identificar diferenças de débitos e créditos na base de dados;

• Visualização das diferenças de débito x créditos em lotes;

• Flexibilidade e usualidade na grid de lançamentos e partidas;

• Na nova interface de lotes foi disponibilizado o bloqueio e desbloqueio de lotes;

• Integração de vários lotes simultaneamente com definição de filtros por lote.

• Atendimento às exigências legais da Escrituração Contábil Digital;

• Exclusão de lançamentos contábeis originados do TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (RM Nucleus);

• Rastreabilidade de lançamentos contábeis.


Gestão Contábil

Documentos

Partidas Dobradas

Débito Crédito

Um Um

Um Vários

Vários

Vários Vários

Um

1)

2)

3)

4)

Escrituração Contábil

Estrutura Antiga Nova Estrutura

CLOTE

Lote

CLCTLOTE

Lançamentos em Lote

CLANCA

Lançamentos

CLCOMPL

Campos Compl do Lançamento

CRATEIOLC

Rateio das contas Gerenciais do Lançamento

CLOTE

Lote

CLANCAMENTO

Lançamento

CPARTIDA

Partida

CLCOMPL

Campos Compl do Lançamento

CRATEIOLC

Rateio das contas Gerenciais do Lançamento

Estrutura de Dados


Gestão Contábil

Estrutura de Dados

CPARTIDA

PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDPARTIDA

FK1 CODLOTEFK1 IDLANCAMENTO

LCTREFDATADEBITOCREDITOVALORCODHISTPCODLOTEORIGEM

CLOTE

PK CODCOLIGADAPK CODLOTE

CLANCAMENTO

PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 CODLOTEPK IDLANCAMENTO

DESCLANCAMENTO

CDIFERENCA

PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDDIFERENCA


CODUSUARIOCODFILIALVALOR

CRATEIOLC

PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDRATEIO

FK1 IDPARTIDACODCOLGERENCIALCODGERENCIALVLRDEBITOVLRCREDITO

CLCOMPL

PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 IDPARTIDA

• Para manter a integridade de relatórios, fórmulas e consultas SQL, foi criada uma view das tabelas envolvidas neste processo.

ViewCLANCA / CLCTLOTE


• Antes de iniciar a conversão da base de dados, o processo de “Consistência dos Lançamentos Contábeis” deve ser executado. Para garantir a correta conversão para o Novo Modelo do BackOffice, a base não deve apresentar nenhuma inconsistência.

Gestão Contábil

Estrutura de Dados


• Preparando a base de dados para o processo de conversão.

Gestão Contábil

Estrutura de Dados


Gestão Contábil

Estrutura de Dados

Conversão dos Lançamentos AntigosLançamentos Integrados ao Lote 0 (CLANCA)

CLANCA

Demais Histórico

Histórico Fechamento+ (A) LANÇAMENTO+

(n) PARTIDASAplicativo Origem Data

Contábil

Educacional

Recursos Humanos

Financeiro

Imobiliário

Patrimônio

Estoque, Compras e Faturamento

(B) LANÇAMENTO (n) PARTIDAS

Fiscal


Gestão Contábil

Estrutura de Dados

Conversão dos Lançamentos AntigosLançamentos em Lote (CLCTLOTE)

CLANCA

Demais Histórico

Histórico Fechamento+

(A) LANÇAMENTO+

(n) PARTIDASLote n Data

(B) LANÇAMENTO (n) PARTIDAS


Gestão Contábil

Estrutura de Dados

Nova Estrutura das Tabelas de Integração Contábil

CPARTIDA

PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDPARTIDA


LCTREFDATADEBITOCREDITOVALORCODHISTPCODLOTEORIGEM

CLOTE

PK CODCOLIGADAPK CODLOTE

CLANCAMENTO

PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 CODLOTEPK IDLANCAMENTO

DESCLANCAMENTO

CDIFERENCA

PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDDIFERENCA


CODUSUARIOCODFILIALVALOR

CRATEIOLC

PK,FK1 CODCOLIGADAPK IDRATEIO

FK1 IDPARTIDACODCOLGERENCIALCODGERENCIALVLRDEBITOVLRCREDITO

CLCOMPL

PK,FK1 CODCOLIGADAPK,FK1 IDPARTIDA

COPERACAO

PK CODCOLIGADAPK IDOPERACAO

ORIGEM

CCONT

PK,FK1,FK2 CODCOLIGADAPK IDCONT

IDLANCONTFK1 IDOPERACAOFK2 IDPARTIDA

VALOR (pode agrupar )STATUS

CCONTRAT

PK,FK1,FK2 CODCOLIGADAPK IDCONTRAT

FK1 IDCONTFK2 IDRATEIO

CODCOLGERENCIALCODCONTAGERENCIALVALOR (pode agrupar )


Gestão Contábil

Estrutura de Dados

Nova Estrutura das Tabelas de Integração Contábil

COPERACAO

Operações sobre a Contabilidade

CCONT

Contabilizações

CCONTRAT

Rateios de Contabilizações

Educacional

CPARTIDA

Partida

CLCTLOTE

Lançamentos em Lote

CLANCA

Lançamentos

FLANCONT / DLAFCONT

Lançamentos ContábeisView

Estoque, Compras e Faturamento

Folha de Pagamento

Financeiro

Fiscal

Imobiliário

Patrimônio


Lançamento Contábil .NET

Interface Antiga

Interface Nova

Inclusão isolada das partidas de um documento

Partidas de um documento ficam vinculadas à

identificação do lançamento.

Gestão Contábil



Visão Antiga

Visão Nova

Lançamentos de um mesmo documento eram identificados pela sequência da Referência.

Lançamentos Contábeis de um mesmo documento, são

identificado pelo ID do Lançamento.

Gestão Contábil

Painel de Agrupamento



Gestão Contábil

Funcionalidades Alteradas


Rateio Gerencial

Gestão Contábil

Mapa de Rateio


Agrupamento de Lançamentos e Partidas

Gestão Contábil

Antes do Processo de Agrupamento (Lançamentos)

Após o Processo de Agrupamento.

Veja que as “Partidas” 347, 348 e 349, foram

agrupadas à partida 346, do lançamento 84. Sendo

eliminado lançamento 85.


Agrupamento de Lançamentos e Partidas

Gestão Contábil

Definições do Processo

• Executado somente em lançamentos que estão em lote (N);• Agrupamento por lote (N) e data;• Agrupamento de Lançamentos ou Partidas;• Formas de Agrupamento:

Débito com Crédito em uma única Partida Partida a Débito Partida a Crédito

• Lançamentos ou Partidas agrupadas não podem ser reagrupadas;• Não é permitido agrupar lançamentos com diferentes moedas;• Os Lançamentos ou Partidas agrupadas originadas de outro aplicativo, só poderão ser alterados no sistema de origem.


Exclusão de Lançamentos por Operação

Gestão Contábil

COPERACAO

CCONT

CPARTIDA

CLANCAMENTOCPARTIDA

CCONT

CPARTIDA

CLANCAMENTOCPARTIDA

TMOV


Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Permissões de Execução no RM Saldus -

Gestão Contábil


Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Email da solicitação de exclusão - solicitação feita no

Nucleus

Gestão Contábil


Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Execução da Tarefa no Saldus

Gestão Contábil


Fluxo do Processo de Exclusão de Lançamentos do Módulo de Gestão de Estoque, Compras e Faturamento - Email da conclusão da execução da tarefa

Gestão Contábil


Integração de Vários Lotes Simultaneamente

Com a nova interface da Manutenção de Lotes, é possível integrar vários lotes de uma só vez e ainda definir filtros para cada lote que será integrado.

Observe que foram apresentados dois lotes de sistemas diferentes para integração simultânea.

No campo filtro genérico poderá ser definido os filtros para cada lote conforme desejado

Gestão Contábil


Bloqueio Contábil por Aplicativo Origem

Gestão Contábil


Rastreabilidade de lançamentos contábeis

Este novo recurso permite visualizar de forma gráfica a origem dos lançamentos contábeis com facilidade e confiabilidade. Facilita ainda visualizar lançamentos agrupados e a sua composição.

A partir do menu Anexo, podemos ter dois tipos de visualização:

– Visualização a partir das “partidas” de lançamentos contábeis

– Visualização a partir da “origem” dos lançamentos contábeis

Gestão Contábil



Visualização a partir das “partidas” de lançamentos contábeis

A figura mostra a partida de um lançamento contábil e os movimentos de origem que a compõem. Observamos ainda, que a partida foi originada do processo de agrupamento e representa uma parte da contabilização de 2 movimentos (1601 e 1602).

Gestão Contábil



Visualização a partir da “origem” dos lançamentos contábeis

A figura mostra o movimento 1601 e a sua respectiva contabilização

Movimento 1601 (1.000,00)Débito:Partida 948 : 1.105,40 = 1.000,00 (movimento 1601) +

105,40 (movimento 1602)

Crédito:Partida 951 : 1.000,00 = 1.000,00 (movimento 1601)

Gestão Contábil



Índice

I) Processo de Transferência de Grupos Contábeis

• Necessidades• Melhorias no Processo




Transferência de Grupos Contábeis

Antes

O processo de transferência de Grupos contábeis exigia obrigatoriamente um histórico de fechamento.

Após realizar o processo de Transferência de grupos contábeis não existia nenhuma opção para reverter o processo.

Existia um limite de 4 grupos de origem no cadastro do molde de transferência.

Necessidades



Efeitos indesejados

Algumas empresas utilizavam o módulo de Transferência de Grupos Contábeis para transferência de saldo de contas patrimoniais. Todos os lançamentos gerados no processo possuíam o histórico de fechamento devido a obrigatoriedade exigida no processo. Como as contas eram patrimoniais ao gerar o SPED Contábil estes lançamentos influenciavam na validação do arquivo devido a classificação das contas, então era necessário realizar ajuste na base de dados para que fosse possível validar o arquivo.

Como não existia o processo de reversão do processo, o usuário precisava realizar filtros dos lançamentos que foram gerados no processo.Isto poderia ocasionar erros na criação dos filtros e na exclusão dos registros.

Algumas empresas possuem mais de 4 grupos de origem para apuração de resultado do período e precisavam criar dois moldes devido ao limite que existia no cadastro.

Necessidades



Melhorias no processo

O processo de Transferência de Grupos Contábeis na versão 11.20 ‘Novo Backoffice’ passa a possuir duas opções:

• Apuração de Resultado do Exercício

• Transferência de Saldos

A opção ‘Transferência de Saldo’ não exige a obrigatoriedade de histórico de fechamento. Esta opção deve ser utilizada quando um grupo de contas necessita ser encerrado mas sem o objetivo de apuração de lucro/prejuízo




Não existe mais o limite de quantidade de grupos de contas de origem dentro de um molde.




Outra novidade desta versão é o Histórico da Transferência de Grupos Contábeis executada. Este histórico pode ser consultados em Lançamentos / Transferência de Grupos Contábeis / Histórico de Execução

Editando o histórico da transferência temos todos os dados referentes a execução do processo




O lançamento gerado ficará disponível somente para consulta, não sendo possível modificá-lo nem excluí-lo. Caso seja necessária sua exclusão, é preciso que se execute o processo para Desfazer a Transferência de Grupos Contábeis



Índice

II) Processo de Recálculo de Diferenças de Débitos x Créditos

• Necessidades• Melhorias no Processo




Recálculo de Débitos x Créditos

Antes

Ao realizar a verificação de débitos x créditos o sistema atualizava a tabela de diferenças somente quando a opção ‘Atualiza Acumuladores’ era marcada.

Não existia filtro de lotes no processo.

Sistema apresentava as diferenças na tela sem apresentação de um log e possibilidade de cópia do resultado apresentado.

O sistema apresentava as diferença de débitos x créditos por data sem possibilidade de acesso aos lançamentos.

Necessidades



Efeitos indesejados

Ao realizar o processo de verificação de débitos x créditos, caso o usuário não marcasse a opção ‘Atualiza Acumuladores’, o sistema poderia apresentar uma informação incorreta devido a tabela de diferenças não ser atualizada automaticamente.

Como a diferença apresentada era por data, o processo de conciliação para identificação da diferença era bem custoso.

Sem a possibilidade de filtro de lotes no processo, o usuário precisava acessar a verificação de débitos x créditos dentro da manutenção de lotes, o processo existente verificava as diferenças apenas no lote zero.

Necessidades



Melhorias no Processo

• O sistema percorre todos os lançamentos contábeis e realiza a conferência dos débitos x créditos das partidas.

•Caso exista alguma diferença a tabela de diferenças é atualizada.

• As diferenças são apresentadas por lançamento e usuário facilitando a conciliação da diferenças.




• Possibilidade de utilização de filtros por data e lotes na execução do processo.

•Apresentação de log com todos os lançamentos que possuem partidas contábeis com diferença entre débitos x créditos. O log pode ser editado e copiado.




Possibilidade de editar todas as diferenças apresentadas para correção das mesmas .

As partidas com diferenças poderão ser acertadas sem necessidade de fechar o processo. A visão de lançamentos/partidas será acessada por este botão.


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Halbert Leonardo Luciano

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QUESTÕES

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