SISTEMA INTEGRADO DE GESTO DE RECURSOS HUMANOS (SIGRH): A EXPERINCIA DO ESTADO

DE SANTA CATARINA

Felix Fernando da Silva Maria Eduarda Gordilho Lomanto

Vanusa Carle da Cruz Wagner

II Congresso Consad de Gesto Pblica Painel 15: Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos (SIGRH): a experincia do Estado de Santa Catarina

Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos (SIGRH): a experincia do Estado de Santa Catarina

Felix Fernando da Silva Maria Eduarda Gordilho Lomanto

Vanusa Carle da Cruz Wagner

RESUMO

Ao relatar as experincias vivenciadas neste case pretende-se contribuir com o aprimoramento da poltica de recursos humanos do Governo do Estado de Santa Catarina, destacando a importncia da utilizao de ferramentas tecnolgicas voltadas automatizao dos processos que do suporte a gesto de recursos humanos. O foco principal a observao da experincia vivida no desenvolvimento do novo Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos (SIGRH), e os resultados obtidos no fomento aos princpios da Administrao Pblica, em especial a transparncia, economicidade e eficcia. Na primeira parte do case introduz-se alguns conceitos relacionados gesto de pessoas e a importncia dos sistemas de informao no mbito do servio pblico. Observados estes conceitos, na segunda parte do case detalha-se o projeto de construo de um novo sistema de gesto de recursos humanos que gerenciar as informaes de mais de 130 mil servidores e militares do Poder Executivo Estadual, das Empresas Pblicas e Sociedades de Economia Mista e custar aos cofres pblicos 10 milhes de reais, financiados pelo Programa Nacional de Apoio Modernizao da Gesto e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal (PNAGE). A troca do atual sistema trata no somente da substituio de um recurso tecnolgico, mas da movimentao de toda uma estrutura de gesto de recursos humanos apontando para um modelo muito mais transparente, interativo e eficiente. Diante deste cenrio desafiador demonstra-se como a Secretaria de Administrao de Santa Catarina est gerindo no apenas o desenvolvimento de um sistema, mas todo o processo de mudana organizacional. Pretende-se que esta experincia sirva de modelo para instituies pblica em situao semelhante.

SUMRIO

LISTA DE FIGURAS........................................................................................................ 03 LISTA DE SIGLAS........................................................................................................... 04 1 INTRODUO.............................................................................................................. 05 2 REFERENCIAL TERICO........................................................................................... 07 2.1 Gesto de pessoas.................................................................................................... 07 2.1.1 Participao e cidadania......................................................................................... 07 2.1.2 Capital humano....................................................................................................... 09 2.1.3 Gesto de pessoas................................................................................................. 09 2.1.4 Sistemas de informao......................................................................................... 11 3 DESENVOLVIMENTO DO SIGRH............................................................................... 14 3.1 Atualizao Cadastral On-Line (ACOL)..................................................................... 18 3.1.1 Objetivos................................................................................................................. 18 3.1.2 Etapas..................................................................................................................... 18 3.1.3 Resultados.............................................................................................................. 18 3.2 Recuperao dos histricos funcionais..................................................................... 19 3.2.1 Objetivos................................................................................................................. 19 3.2.2 Etapas..................................................................................................................... 20 3.2.3 Resultados.............................................................................................................. 20 3.3 Atualizao e consolidao da legislao de recursos humanos.............................. 21 3. 3.1 Objetivos................................................................................................................ 21 3. 3.2 Etapas.................................................................................................................... 21 3. 3.3 Resultados............................................................................................................. 21 3.4 Migrao de dados.................................................................................................... 22 3.4.1 Objetivos................................................................................................................. 22 3.4.2 Etapas..................................................................................................................... 22 3.4.3 Resultados.............................................................................................................. 23 3.5 Tabelas e parametrizaes........................................................................................23 3. 5.1 Objetivos................................................................................................................ 23 3. 5.2 Etapas.................................................................................................................... 23 3. 5.3 Resultados............................................................................................................. 24 3.6 Homologao e implantao..................................................................................... 24 3.6.1 Objetivos................................................................................................................. 24 3.6.2 Etapas..................................................................................................................... 24 3.6.3 Resultados.............................................................................................................. 24 3.7 Ajuda administrativo...................................................................................................25 3.7.1 Objetivos................................................................................................................. 25 3.7.2 Etapas..................................................................................................................... 25 3.7.3 Resultados.............................................................................................................. 25 3.8 Levantamento de requisitos....................................................................................... 25 3.8.1 Objetivos................................................................................................................. 25 3.8.2 Etapas..................................................................................................................... 26 3.8.3 Resultados.............................................................................................................. 26 3.9 Extrator de dados/Relatrios..................................................................................... 26 3.9.1 Objetivos................................................................................................................. 26 3.9.2 Etapas..................................................................................................................... 26 3.9.3 Resultados.............................................................................................................. 26 4 CONCLUSO............................................................................................................... 27 5 REFERNCIAS............................................................................................................ 28

3

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Gesto de pessoas extrado de Frana....................................................10 Figura 2 Modelo dos 3 estgios..............................................................................12 Figura 3 Equipes de trabalho do SIGRH.................................................................17

4

LISTA DE SIGLAS

DGRH Diretoria de Gesto de Recursos Humanos SAGRH Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos SEA Secretaria de Estado da Administrao SI Sistemas de Informao SIGRH Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos SIRH Sistema Informatizado de Recursos Humanos

5

1 INTRODUO

O atual Sistema Informatizado de Recursos Humanos (SIRH) foi implantado no perodo compreendido entre 1992 a 1993. Pioneiro, representou um grande avano na automatizao das rotinas operacionais de coleta de dados e principalmente no processamento da folha de pagamento dos servidores e militares do Governo do Estado de Santa Catarina.

Responsvel pela administrao dos dados cadastrais, funcionais e financeiros de 131.635 funcionrios estaduais, capilarizado nos 71 rgos e entidades da administrao direta, indireta, autrquica e fundacional, o SIRH completou seu ciclo de vida no incio desta dcada, quando apresentou sinais de obsolescncia.

Baseado numa arquitetura no integrada e numa interface pouco amigvel e interativa o atual sistema no proporciona aos gestores pblicos condies de avano na implantao do novo modelo de gesto, modelo estes baseados na transparncia, na gesto por resultados e no planejamento baseado em informaes.

Diante deste cenrio, a Secretaria de Estado da Administrao (SEA) decidiu, em meados do ano de 2004 desenvolver por meio de contratao junto a iniciativa privada um novo Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos, apelidado de SIGRH. Desde ento trabalhamos em parceria com a empresa contratada na construo desta nova ferramenta que prover o ambiente necessrio para o desenvolvimento das polticas de recursos humanos do Governo do Estado.

Dentre os objetivos especficos do SIGRH esto: a) introduzir uma sistemtica de planejamento financeiro, com simulaes

e projees de resultados, permitindo ao gestor pblico uma atuao mais eficaz;

b) implantar a sistemtica de planejamento contnuo e de longo prazo nas aes direcionadas gesto de pessoas, garantindo o alinhamento com o planejamento governamental;

c) introduzir uma sistemtica de acompanhamento e controle permanente utilizando indicadores comparativos;

d) utilizar intensivamente os recursos da tecnologia da informao de forma a desburocratizar os procedimentos;

6

e) contemplar assuntos relevantes que no existem no atual sistema: dirias, capacitao, terceirizados, extrao de dados, auditoria entre outros;

f) integrar o sistema de recursos humanos com todos os subsistemas que guardem correlao, propiciando-lhe um novo modelo conceitual e lgico;

g) gerar maior agilidade e transparncia nos procedimentos relativos gesto de pessoas, oferecendo condies ideais de atendimento aos servidores pblicos estaduais;

h) integrar o relacionamento dirio entre gestores, setoriais e seccionais de recursos humanos e servidores, suportando a demanda de atendimento dos colaboradores do Estado nos postos de atendimento e por meio da internet.

A perseguio destes objetivos envolveu toda uma grande equipe de servidores e parceiros promovendo o SIGRH a projeto no mais setorial, mas de Estado. Esta transformao ser apresentada neste case.

7

2 REFERENCIAL TERICO

A eficincia organizacional depende do alcance dos seus objetivos e da interao do sistema interno ao ambiente externo. Ela fruto da conjugao de capacidade (habilidades e comportamentos), motivao, boas relaes interpessoais, comunicao, soluo de conflitos, tomada de deciso e percepo a respeito dos objetivos globais das organizaes.

O SIGRH, para ser legitimado, depende da receptividade dos usurios, que est diretamente associado interpretao do que seja congruente em termos de interesses, devendo haver, para tanto, um esforo na compreenso daquilo que ou no aparente ou falado (postura, valores, ceticismo, etc.) no modelo de gesto de pessoas coordenado pela Diretoria de Gesto de Recursos Humanos (DGRH).

Indo ao encontro ao exposto acima, faz-se necessrio, ento, perceber as pessoas nas organizaes como capital humano, sendo imprescindvel o elemento participao que aumenta o conhecimento das atividades organizacionais, a confiana, as percepes de satisfao no trabalho, o compromisso com a organizao, o desempenho e a aceitao das mudanas organizacionais.

Seguem assuntos apresentados luz da literatura, que precisam ser percebidos, a fim de se obter os resultados esperados com a implantao do SIGRH.

2.1 Gesto de pessoas

2.1.1 Participao e cidadania

Em regimes democrticos a responsabilidade de governar a sociedade est de posse dos cidados: de forma direta, por meio da participao popular, ou indireta, por meio de seus representantes eleitos. Por este enfoque (apenas um entre os vrios enfoques possveis, atribuveis ao conceito de cidadania), cidadania a expresso do vnculo existente entre o ser-indivduo com o Estado.

A participao direta acontece quando os cidados esto pessoalmente envolvidos nas decises; ao contrrio da participao indireta, quando os cidados elegem outros para os representarem nas decises. A primeira requer compartilhamento de poder entre cidados e agentes pblicos. O poder

8

compartilhado poder com cidados, ao contrrio de ser um poder exercido sobre cidados. No segundo caso, participao indireta, o poder decisrio concedido por cidados-eleitor para representantes eleitos, que se tornam responsveis pela tomada de decises coletiva (ROBERTS, 2004).

Alguns autores consideram a cidadania restrita ao conceito legal, de papel poltico, com nfase nos aspectos processuais de envolvimento do indivduo com o Estado (COOPER, apud ROBERTS, 2004). Para outros, esta se expande na direo de uma declarao tica e sociologicamente substantiva, em que a realizao dos valores na vida dos cidados deve guiar o governo (HART apud ROBERTS, 2004).

O conceito de cidadania proposto por Ventris (2005, p. 556, traduo livre), refere-se ao:

[...] Fundado nos valores da diferena de opinies, da no conformidade, e do questionamento sistemtico dos sistemas de crenas e valores sociais mais profundamente enraizados, em uma tentativa tica de entendimento e preveno dos fatores polticos e sociais, que podem promover uma mirade de pequenas e grandes injustias.

Na viso de Roberts (2004), ao combinar-se o conceito de cidado, de poder e de deciso compartilhados, que se define a participao como o processo pelo quais os membros de uma sociedade (aqueles que no fazem parte de rgos pblicos ou do governo) dividem poder com agentes pblicos, toma decises substantivas e exercem aes relacionadas s suas comunidades.

De acordo com a autora, a participao [...] um valor intrnseco porque desenvolve as mais elevadas capacidades humanas e ampara o carter moral ativo, direcionado ao bem pblico (Roberts, 2004, p. 323, traduo livre).

A vantagem da participao, em ltima instncia, possibilita a distribuio mais equilibrada dos recursos do Estado. Para Ventris e Kuentzel (2005, p. 520), a participao [...] assume, por definio, que o envolvimento cidado contribui para a deliberao reflexiva, para a democracia discursiva, a efetiva representao, e a construo de consenso na esfera pblica.

Portanto, a participao um dos elementos principais para que as necessidades e desejos dos servidores e cidados sejam conhecidos, permitindo o dissenso, com vista ao consenso e o fortalecimento dos princpios democrticos, medida que desperta, formula, direciona, e legitima as polticas e atitudes do governo.

9

2.1.2 Capital humano

Capital humano um conceito relativamente recente, que comeou a ser debatido no final da dcada de oitenta, fruto do choque entre o discurso de valorizao dos funcionrios por parte das empresas, e suas aes na prtica cotidiana (FRIEDMAN; HATCH; WALKER, 2000).

Ainda segundo estes autores, do embate entre discurso e prtica, nasceram pesquisas acadmicas que comprovaram j na dcada de 90, de modo quantitativo com tratamento estatstico, que os investimentos realizados nas pessoas que compem uma organizao produzem um retorno superior ao dispndio realizado.

Na viso de Heidemann e Kissler (2008, texto indito), medida que a mera administrao de fichas pessoais evoluiu para a gesto de recursos humanos, tornou-se claro para os profissionais da rea de recursos humanos a necessidade de um novo enfoque, que posicionasse temas ligados capacitao, motivao e liderana como uma tarefa integrada, concomitantemente ao desafio estratgico de criar maneiras de viabilizar na prtica a consecuo de tais desafios.

Segundo os autores, todo este movimento, baseia-se na compreenso de que a fora de trabalho nos rgos administrativos representa um capital humano do qual se deve cuidar bem. Partindo desta premissa, as organizaes privadas num primeiro momento, seguida pelas pblicas, passaram a atribuir valor s pessoas, superando a noo de recursos humanos (HEIDEMANN; KISLER, 2008, texto indito).

De modo sucinto, a definio de capital humano apresenta a noo organizacional que v as pessoas [na organizao] no como recursos perecveis a serem consumidos, mas como um bem de valor a ser desenvolvido (FRIEDMAN; HATCH; WALKER, 2000, p. 29).

O capital humano est intimamente relacionado ao processo de alinhamento estratgico da organizao, tornando possvel que as metas organizacionais sejam atingidas com eficincia e eficcia.

2.1.3 Gesto de pessoas

Muito tempo transcorreu entre as primeiras atividades de racionalizao e controle da atividade humana no ambiente de trabalho, nos primrdios da revoluo industrial, e a atual gesto de pessoas; entre o progressivo avano de Departamento

10

de Pessoal para Setor de Recursos Humanos, at a atual viso da Gesto de Pessoas nas organizaes (PASCHINI, 2006).

O processo de aprimoramento est intimamente ligado ao desenvolvimento das organizaes, com a forma como se relacionam e com sua evoluo na medida em que estas cresceram em complexidade e tamanho.

De acordo com Fischer (2002, p. 11), cada organizao, dentro da estrutura de mercado em que atua, desenvolve uma forma prpria de organizar a atuao dos seus profissionais, o que se convenciona chamar de modelo de gesto de pessoas. Isto , a maneira peculiar como cada empresa, dentro de uma formatao mais ou menos flexvel organiza, controla, distribui e remunera o trabalho das pessoas.

A gesto de pessoas, deste modo est relacionada com os diversos aspectos e atividades organizacionais, tais como a posio da organizao; contratao, recrutamento e seleo de pessoas; treinamento e desenvolvimento; remunerao e benefcios; sistemas de gesto; novas tecnologias, entre outros (FRANA, 2008).

De forma esquemtica, pode-se representar o que a gesto de pessoas a partir da figura 1 apresentada a seguir:

Figura 1 Gesto de Pessoas Extrado de FRANA (2008, p. 5)

A figura acima ratifica a percepo que gesto de pessoas trata de prticas multidisciplinares e multidimensionadas, nada simplistas. J faz tempo que as

Conjunto das foras humanas voltadas para as

atividades produtivas, gerenciais e estratgicas dentro de um ambiente

organizacional

Interao

Compromisso

Potencial Criatividade

Fora de Trabalho

Inovao

11

polticas apontadas para as pessoas vo alm de meras estratgias remuneratrias, visualizando os seres em toda a sua complexidade. Nas organizaes pblicas estes conceitos esto longe de tornar-se prticas cotidianas ocasionando a disperso de talentos em direo da iniciativa privada. Cabe aos novos gestores demonstrar ao alto comando do executivo e do legislativo que a criao de mecanismos de reteno e aprimorao de talentos faz parte da estratgia de melhora na qualidade do servio pblico. Limitados pela Lei de Responsabilidade Fiscal importante que a discricionariedade dos agentes pblicos privilegie polticas de gesto de recursos humanos que elevem os nveis de excelncia dos servidores pblicos. Um dos itens que contribuem para esta excelncia so sistemas de informao geis e eficazes. Abaixo alguns conceitos sobre o tema.

2.1.4 Sistemas de informao

Por definio Sistema de Informao uma combinao de procedimentos, informao, pessoas e TI, organizados para o alcance de objetivos de uma organizao. (ALTER, 1992, p. 7).

Fica evidente ao observar este conceito, que o desenvolvimento de um Sistema de Informao abarca vrios sub-projetos que devero gerar um cenrio adequado para o sucesso da empreitada. Na esfera pblica onde a instabilidade organizacional contamina os processos, o desenvolvimento de projetos desta natureza tendem ao atraso ou at rupturas, situaes que necessitam de ateno especial dos gestores.

Na maioria das vezes os sistemas de informao so verticais, perpassando por todas as reas da organizao, caracterstica que exigir um alto grau de colaborao e engajamento. Observando a abordagem proposta por Amaral e Varajo (2000, p. 54) que detalha os diferentes estgios de alinhamento entre o planejamento do SI e os objetivos globais da organizao, ilustra-se o quo complexa sero as tarefas imputadas ao gestor do SI.

12

Figura 2 Modelo dos 3 estgios (adaptado de Bolwman, et. al 1983, p.15)

Nesta diviso em trs estgios fica evidente a necessidade de alinhamento do desenvolvimento do SI com o plano global da organizao (planejamento estratgico), quando a alta direo precisa comprometer-se como patrocinadora do projeto. Em seguida percebe-se a necessidade de identificao dos requisitos gerais da informao, momento este fundamental para a acertividade no desenvolvimento. No so raros os projetos que no logram xito exatamente por conta da precria definio dos requisitos. Por fim o gestor do SI deve gerenciar a alocao dos recursos disponveis para o desenvolvimento municiando-os com as ferramentas e as informaes necessrias.

O Gerenciamento de Sistemas de Informao envolvem trs atividades principais: o Planejamento, o Desenvolvimento e a Explorao de Sistemas de

Avaliar objetivos e estratgias da organizao

Estabelecer a misso do Sistema de Informao

Avaliar Ambiente

Definir polticas, objetivos e estratgias para o SI

Avaliar requisitos de informao da organizao

Formular Plano Global do desenvolvimento

Desenvolver plano de necessidade de recursos

. Reviso do plano estratgico da organizao

. Identificao dos principais grupos de presso e seus objetivos

. Manifesto do SI da organizao

. Situao atual do SI

. Ambiente da organizao.

. Estado de maturidade do SI e imagem externa

. Avaliao das caractersticas dos recursos humanos Avaliao das novas TI e oportunidades

. Estruturas organizacionais

. Focos tecnolgicos

. Processos de gesto e objetivos funcionais

. Mecanismos de atribuio de recursos

. Arquitetura global da informao

. Necessidades correntes de informao

. Necessidades previstas de informao

. Definio de projetos de SI

. Definio de prioridades

. Calendrio multi-anual de desenvolvimento

. Declarao de tendncias

. Planos de equipamentos e suporte lgicos

. Planos de pessoal, instalaes e comunicaes

. Plano financeiro.

Planejamentp Estratgico

Anlise de Requisitos de

Informao da

Organizao

Atribuio de Recursos

Estgios Atividades Resultados

13

Informao. O Planejamento de Sistemas genericamente caracterizvel como o momento onde se define o futuro desejado para o sistema e o modo como este dever ser suportado pelas tecnologias assegurando o mximo retorno da sua operao. O desenvolvimento trata das atividades de produo do sistema que suportem adequadamente a organizao, no s no apoio aos seus processos, mas tambm na criao de vantagens competitivas. A explorao a atividade responsvel pelo bom funcionamento do sistema, definindo tambm as estratgias futuras. (AMARAL; VARAJO, 2000, p. 24).

Num sistema de grandes propores como o que ser exposto neste case fundamental que a gesto do processo seja sempre que possvel descentralizada, escorada por especialistas em cada uma das etapas citadas no pargrafo anterior.

Revisados alguns conceitos passa-se a visualizao do detalhamento do processo de desenvolvimento do SIGRH.

14

3 DESENVOLVIMENTO DO SIGRH

Vale destacar alguns aspectos legais que ratificam a necessidade de desenvolvimento de um novo sistema, a fim de contemplar todas as atribuies imputadas organizao gestora do Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos (SAGRH)1. Vejamos o disciplinado na legislao estadual o disciplinado sobre o assunto na Lei Complementar no 381, de 07 de maio de 2007.

Art. 1 A estrutura organizacional da Administrao Pblica Estadual dever desburocratizar, descentralizar e desconcentrar os circuitos de deciso, melhorando os processos, a colaborao entre os servios, o compartilhamento de conhecimentos e a correta gesto da informao, para garantir a prestao eficiente, eficaz, efetiva e relevante dos servios pblicos, visando tornar o Estado de Santa Catarina referncia em desenvolvimento sustentvel, nas dimenses ambiental, econmica, social e tecnolgica, promovendo a reduo das desigualdades entre cidados e entre regies, elevando a qualidade de vida da sua populao.

O Decreto no 1.181, de 24 de maro de 2008, que trata da regulamentao do SAGRH e do SIGRH, estabelece:

Art. 1 O Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos SAGRH regido pelas diretrizes e fundamentos conceituais da estrutura e da cultura organizacional, bem como do modelo de gesto da Administrao Pblica Estadual, obedecendo aos princpios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia. (...) Art. 3 O Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos SAGRH assegurar o modelo de gesto sintonizado com as modernas tcnicas de planejamento pblico, criando indicadores e avaliao por resultados, definindo equipes multidisciplinares, programas, planos, projetos e aes, envolvendo as unidades administrativas, os demais sistemas e os servidores numa gesto compartilhada, responsvel e solidria na sua rea de atuao, primando pela flexibilidade da gesto, qualidade dos servios pblicos e prioridade s demandas do cidado. (...) Art. 7 O Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos SIGRH a ferramenta tecnolgica do Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos SAGRH, utilizada para estruturar, organizar e operacionalizar os processos administrativos de recursos humanos, tendo como funo facilitar o acesso s informaes, tornando-as transparentes e garantindo maior agilidade e qualidade dos servios pblicos.

1 O Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos (SAGRH) formado por rgo central e

normativo e por setoriais e seccionais, unidades de execuo tcnica das atividades e operacionalizao das competncias delegadas para atender a poltica de gesto de pessoas. Os setoriais so as unidades executoras nas Secretarias, enquanto os seccionais so as unidades das autarquias e fundaes. Os setoriais e seccionais atuam articuladamente com a Diretoria de Gesto de Recursos Humanos (DGRH).

15

1 O Sistema Integrado de Gesto de Recursos Humanos SIGRH propriedade do Estado de Santa Catarina, gerenciado, mantido e atualizado pela Secretaria de Estado da Administrao e hospedado no Centro de Informtica e Automao do Estado de Santa Catarina, e ser utilizado, obrigatoriamente, pelos setoriais, seccionais e unidades administrativas descentralizadas pertencentes ao Sistema Administrativo de Gesto de Recursos Humanos SAGRH.

Interessante observar que a legislao catarinense que disciplina a gesto de recursos humanos abundante e alinhada aos modelos de gesto mais modernos, primando pela facilitao do acesso s informaes e a utilizao das mesmas como instrumentos de gesto. De fato, falta ao Estado um sistema que de apoio a estas iniciativas.

A partir da deciso de contratao de um novo sistema constitui-se ento um grupo de trabalho para elaborao do documento denominado Termo de Referncia. Neste, detalhou-se os requisitos exigidos para a contratao, bem como o delineamento das etapas previstas desde a concepo at a implantao da nova soluo.

Vale ressaltar que no Termo de Referncia esto colocadas as diretrizes para o desenvolvimento, desenhadas tomando por base o aproveitamento dos recursos tecnolgicos j existentes no Governo do Estado e o alinhamento as polticas de Recursos Humanos. Dentre os pr-requisitos apontados pela Secretaria de Administrao esto o Oracle como Sistema Gerenciado de Banco de Dados Oracle e o soluo de desenvolvimento baseada na plataforma .net.

Outra condio imposta no certame licitatrio foi a utilizao de mtodos de engenharia de software com a produo e entrega de artefatos provenientes de cada etapa. Dentre eles destacamos: os requisitos (fucionais e no funcionais), os casos de uso, o prottipo no funcional, o Diagrama de Classe e Sequncia, o Modelo de Entidade e Relacionamento, o roteiro dos testes funcionais e de negcios.

Vencedora da licitao a empresa POLITEC Global IT Services iniciou seus trabalhos em meados de 2005, estruturando-se em Florianpolis com uma equipe de desenvolvimento.

Vejamos os mdulos contratados: a) Mdulo Planejamento; b) Mdulo Cadastro e Admisso; c) Mdulo Movimentaes;

16

d) Mdulo Pagamentos; e) Mdulo Previdncia; f) Mdulo Controle Gerencial; g) Mdulo Segurana; h) Mdulo Sade do Servidor; i) Mdulo Afastamentos; j) Mdulo Regime Disciplinar; k) Mdulo Avaliao Desempenho; l) Mdulo Penso Alimentcia; m) Mdulo Penso Graciosa; n) Mdulo Auxlio Alimentao; o) Mdulo Vale Transporte; p) Mdulo Carreiras Tpicas de Estado; q) Mdulo Extrao de Dados; r) Mdulo Auditoria; s) Mdulo Decises Judiciais; t) Mdulo Benefcios Pecunirios; u) Mdulo Regime Geral de Previdncia; v) Mdulo Retroativos; w) Mdulo Restituio de Importncias ao Errio Pblico; x) Mdulo Gerao de Arquivos; y) Mdulo Interface Sistemas Corporativos; z) Mdulo Correio eletrnico; aa) Mdulo Tributao; bb) Mdulo Ajuda; cc) Mdulo Histricos; Vale lembrar que a posse (dos fontes) do novo sistema do Governo do

Estado, ficando a contratada obrigada a prestar suporte tcnico de 14 meses aps a implantao, tempo este que ser utilizado para a transferncia de tecnologia para o Centro de Informtica e Automao de Santa Catarina CIASC que assumir o manuteno aps a finalizao do desenvolvimento.

Aps as primeiras reunies e a observao do escopo do projeto decidiu-se dividi-lo em duas fases. A primeira abarcaria todos os assuntos j existentes no atual sistema e a segunda daria conta dos assuntos no contemplados atualmente. Vejamos:

17

Fase I Planejamento, Cadastro e Admisso, Movimentaes, Pagamentos, Previdncia, Segurana, Sade do Servidor, Afastamentos, Penso Alimentcia, Penso Graciosa, Auxlio Alimentao, Vale Transporte, Mdulo Carreiras Tpicas de Estado, Extrao de Dados, Auditoria, Benefcios Pecunirios, Regime Geral de Previdncia, Mdulo Retroativos, Restituio de Importncias ao Errio Pblico, Gerao de Arquivos, Interface Sistemas Corporativos, Mdulo Correio eletrnico, Tributao e Ajuda;

Fase II Controle Gerencial, Avaliao de Desempenho, Decises Judiciais, Regime Disciplinar, Capacitao e Histrico.

Devido complexidade do projeto foram compostas vrias equipes responsveis pela execuo de tarefas complementares ao desenvolvimento. Estas equipes contam com um coordenador e com membros de vrias reas da DGRH e contam com o apoio do CIASC e da empresa contratada.

As equipes, sob a coordenao da Gerncia de Avaliao e Controle Funcional (GECOF), so formadas por membros das vrias reas da Diretoria de Gesto de Recursos Humanos (DGRH) e os Setoriais e Seccionais de Recursos Humanos, contando com o apoio do CIASC e da Empresa contratada.

A figura abaixo demonstra as equipes que orbitam ao SIGRH.

Figura 3 Equipes de trabalho do SIGRH

Passamos agora a detalhar os trabalhos de cada equipe:

18

3.1 Atualizao Cadastral On-line ACOL

3.1.1 Objetivos

Uma das primeiras constataes quando da manipulao da base de dados existente foi a existncia de inmeras inconsistncias, fruto da fragilidade nas crticas das entradas de dados, da no integrao entre os mdulos e da no utilizao de um mtodo de gesto das mudanas (legais e computacionais).

Diante deste cenrio, constatou-se ser fundamental a promoo da atualizao cadastral de todos os servidores ativos e militares da ativa. Optou-se, ento, pela disponibilizao dos dados no ambiente da internet e a cedncia de login e senha para que o servidor executasse a sua atualizao.

A atualizao ocorreu de 06 de agosto a 07 de outubro de 2008.

3.1.2 Etapas

a) Estudo e definio de legislao (decreto e instruo normativa) estabelecendo o funcionamento e competncias para a execuo do projeto;

b) Definio do escopo e da estratgia de desenvolvimento do projeto; c) Contratao de empresa para desenvolvimento do aplicativo; d) Criao e distribuio do material de divulgao; e) Execuo, acompanhamento, correo e auditoria; f) Atualizao da base de dados existente; g) Apresentao das informaes coletadas para proposio de polticas

pela administrao pblica.

3.1.3 Resultados

Finalizada a processo, 99,87% (noventa e nove vrgula oitenta e sete por cento) dos servidores e militares executaram sua atualizao cadastral on line, perfazendo um total de 64.517.

19

3.2 Recuperao dos histricos funcionais

3.2.1 Objetivos

Para a correo das inconsistncias da base de dados funcionais e financeiros foram criadas equipes de execuo da recuperao dos histricos funcionais, visando principalmente, resgatar da documentao arquivada (pastas e microfilmes) as informaes corretas sobre concesses de benefcios e vantagens financeiras, averbaes de tempo de servio.

As trs equipes, criadas em maro de 2008, formam frentes de trabalho sob a responsabilidade de coordenadores locais, coordenador de campo e coordenador geral.

Alm das equipes os Setoriais e Seccionais de Recursos Humanos foram capacitados, de maro a maio de 2008, para executarem a atividade.

A importncia dos histricos funcionais dos servidores estarem recuperados est nos ganhos que seguem:

a) reduo do tempo para concesso de benefcios (ex.: aposentadoria) e confiabilidade nas informaes existentes;

b) melhoria, agilidade e credibilidade das funes do SIGRH quando implantado;

c) a recuperao pr-requisito para a migrao dos dados para o SIGRH: sem a atualizao dos histricos a nova base de dados no atender as expectativas, pois impossibilitar processar a folha de pagamento sem a alimentao manual;

d) base de dados detalhada para a emisso de resumos informativos e dados de repercusso financeira confivel;

e) registro da evoluo dos assentamentos funcionais desde o primeiro emprego at a data da aposentadoria, bem como a evoluo dos benefcios concedidos aos aposentados em decorrncia de medidas administrativas ou judiciais;

f) implantao do cadastro previdencirio: dados reais para a elaborao de clculos e diagnsticos atuariais;

g) dados reais para a realizao de polticas de recursos humanos;

20

h) identificao e eliminao de pagamentos indevidos decorrentes, por exemplo, de agregaes, incorporaes, gratificaes e tempo de servio registrado indevidamente no Sistema Informatizado, quebrando vcios administrativos;

i) otimizao do resgate dos valores devidos ao Estado pelo Regime Geral de Previdncia Social (RGPS), pela compensao previdenciria provenientes de aposentadorias e penses concedidas aos servidores pblicos ou aos seus dependentes, por ser possvel o cadastramento do servidor ou pensionista no COMPREV aps a atualizao dos dados cadastrais, funcionais (principalmente transformao de regime) e financeiros.

j) criao de cadastros previdencirios, auxiliando na organizao do grande volume de informaes que se refere aos regimes prprios, atendendo exigncias do PARSEP/MPAS, que objetiva avaliar e acompanhar os sistemas de previdncia e apoiar as reformas dos sistemas previdencirios.

3.2.2 Etapas

a) Definio do escopo e da estratgia de desenvolvimento do projeto de setembro de 2008 a janeiro de 2009;

b) Realizao de licitao para contratao de terceirizados; c) 19 de maro incio do treinamento de 19 terceirizados; d) 24 de abril incio do treinamento de servidores dos Setoriais e

Seccionais de Recursos Humanos de 3 (trs) rgos pblicos; e) 29 de maio incio do treinamento de servidores de 9 (nove) rgos

pblicos; f) 09 de junho incio do treinamento de servidores de 7 (sete) rgos

pblicos; g) 29 de junho Atualizao da base de dados existente.

3.2.3 Resultados

Dos 126.410 (cento e vinte e seis mil e quatrocentos e dez) servidores, militares e pensionistas (previdencirio e especial) existentes na base de dados do

21

Poder Executivo, 64,49% (sessenta e quatro vrgula quarenta e nove por cento) ainda no possuem os histricos recuperados, representando 76.845 (setenta e seis mil oitocentos e quarenta e cinco) servidores e pensionistas.

A meta do projeto a recuperao dos histricos funcionais e financeiros de 53.057 servidores e pensionistas.

Foi recuperado de maro de 2008 a maro de 2009 o total de 9.249 (nove mil duzentos e quarenta e nove) histricos.

3.3 Atualizao e consolidao da legislao de recursos humanos

3.3.1 Objetivos

As regras estabelecidas no SIGRH exigem a comprovao legal dos parmetros estabelecidos para os assuntos, sendo imprescindvel normatizar regras que fazem parte da cultura organizacional dos rgos e entidades do Poder Executivo.

Desse modo, visando ainda a desburocratizao de rotinas pela simplificao no entendimento do embasamento legal, para permitir maior agilidade e transparncia das aes, foi criada comisso encarregada da:

a) Aplicao eficiente e eficaz da legislao de recursos humanos; b) Diminuir o nmero de processos formais; c) Facilitar o entendimento da legislao pelos recursos humanos; d) Evitar o re-trabalho e a morosidade nos procedimentos e rotinas de RH.

3.3.2 Etapas

a) Levantamento dos assuntos urgentes a serem atualizados e consolidados;

b) Levantamento da nova legislao necessria para estabelecer as regras do SIGRH.

3.3.3 Resultados

a) Publicao dos decretos da escala de trabalho de duas autarquias;

22

b) Publicao do decreto estabelecendo ponto eletrnico no Poder Executivo Estadual;

c) Atualizao e publicao dos decretos tratando da organizao e funcionamento e das competncias dos membros do sistema administrativo de gesto de recursos humanos;

d) Elaborao das minutas de leis complementares tratando de licena gestante, licena paternidade, licena adoo e de ps-graduao;

e) Elaborao de minutas de decretos sobre escala de trabalho de duas secretrias;

f) Em elaborao minuta de lei complementar atualizando o Estatuto Civil em diversos assuntos.

3.4 Migrao de dados

3.4.1 Objetivos

Devido extenso do escopo do SIGRH para alm do existente no atual sistema e da adaptao da arquitetura aos novos modelos de gesto, fez-se necessrio constituir uma equipe para acompanhar a migrao dos dados. A migrao das bases de dados no se constitui uma tarefa simples de apontamento de estruturas similares, mas sim num grande reestruturao do modelo de dados.

Toda a histria dos servidores e militares que pertencem ou j pertenceram ao estrutural estatal esto registradas neste imenso banco de dados que migrar para uma plataforma construda sobre uma lgica totalmente diferente.

3.4.2 Etapas

a) Definio de regras de transio para a migrao dos dados do SIRH para o novo SIGRH;

b) Anlise da nova base de dados; c) Definio de regras para a migrao dos dados para o SIGRH; d) Gerao das rotinas de migrao baseados no DE PARA; e) Migrao das tabelas da base do sistema (pessoa, dependentes,

currculo, cargos, rgos, entre outras);

23

f) Migrao das informaes relacionadas ao vnculo do servidor, militar e pensionista;

g) Migrao das informaes financeiras do servidor, militar e pensionista; h) Migrao dos histricos do servidor, militar e pensionista.

3.4.3 Resultados

Cerca de 75% dos dados do atual sistema j migrados.

3.5 Tabelas e parametrizaes

3.5.1 Objetivos

Um dos grandes avanos do novo sistema ser a disponibilizao via sistema das regras de negcio para configurao por parte do usurio. Os chamados parmetros esto em quase todas as funcionalidades bases do sistema.

O objetivo dotar o usurio de maior poder de manipulao das regras e crticas sem a necessidade de gerao de demandas aos analistas e programadores. Um exemplo tpico dessa transferncia ser a possibilidade de parametrizao das rubricas de pagamento e descontos. Hoje as regras relativas s frmulas de clculo e as abrangncia (quem pode e quem no pode receber) esto inseridas nas linhas de cdigo do programa, escondidas do gestor. No SIGRH todas estas regras esto ao alcance do usurio que executar as alteraes necessrias, sendo imprescindvel amplo conhecimento tcnico dos usurios que operaram este nvel de acesso no sistema, visto que uma pequena interveno num parmetro poder implicar numa repercusso financeira de grande monta.

3.5.2 Etapas

a) Constituio de equipe multidisciplinar com expertise em cada assunto a ser abordado: afastamento, movimentao, pagamento, entre outros.

b) Resgate da legislao pertinente; c) Registro dos parmetros no SIGRH; d) Execuo de testes de negcios para verificao da assertividade das

rotinas.

24

3.5.3 Resultados

a) Definidas e informadas no SIGRH as tabelas de agrupamentos, rgos, carreira, cargos, (servidores ativos e inativos), competncia e especialidades do SIGRH;

b) Definidos e informados no sistema os parmetros dos assuntos processo seletivo, quadro funcional, tabelas lotacionais, tabelas de carreiras e cargos, cursos e afastamentos.

3.6 Homologao e implantao

3.6.1 Objetivos

O modelo de desenvolvimento adotado prev em todas as etapas do desenvolvimento a homologao do cliente. obrigao da SEA a verificao da conformidade de todos os artefatos entregues. Para tanto, constituiu-se uma equipe que executa as atividades adequadas para certificao da aderncia do entregue ao solicitado.

Vale destacar que o cronograma dos trabalhos do SIGRH prev a sua implantao a partir de janeiro de 2010. Por conta de demanda gerencial, foi implantado antecipadamente, em meados de 2008, o sub-mdulo que controla os bolsistas (estagirios).

3.6.2 Etapas

a) Entrega da documentao e ou das funcionalidades do sistema (prazo de homologao de 15 dias);

b) Realizao das anlises documentais ou dos testes funcionais e de negcios;

c) Emisso de um documento de certificao ou abertura das solicitaes de correo.

3.6.3 Resultados

264 funcionalidades entregues.

25

3.7 Ajuda administrativo

3.7.1 Objetivo

Um grande avano derivado das caractersticas da interface do novo sistema a viabilizao da registro dos procedimentos administrativos e computacionais diretamente na aplicao. Com este recurso dar-se- um passo em direo da gesto do conhecimento, transferindo os manuais e as legislao para um ambiente informatizado de fcil acesso.

No futuro essa ferramenta, que proporciona maior equanimidade das informaes fomente o processo de gesto do conhecimento, provocar uma pequena revoluo nas relaes baseadas no poder da informao.

3.7.2 Etapas

a) Organizao do contedo a ser informado no mdulo Ajuda; b) Alimentao do sistema com a primeira verso dos assuntos

levantados; c) Acompanhamento do versionamento dos assuntos;

3.7.3 Resultados

Assuntos j formulados: bolsa de trabalho, plano de sade, quadro lotacional, cargo efetivo, riscos e acidentes de trabalho.

3.8 Levantamento de requisitos

3.8.1 Objetivos

Desde 2005 incessante o trabalho de levantamento de requisitos. Parte inicial e fundamental do desenvolvimento, pois nesta etapa que os representantes de todos os rgos e entidades do Estado expressam seus anseios e detalham suas rotinas para conhecimento da contratada. So reunies mediadas pela Diretoria de Gesto de Recursos Humanos (DGRH), onde extrado o detalhamento dos assuntos contratados.

26

3.8.2 Etapas

a) Definio das prioridades de desenvolvimento; b) Convocao dos representantes; c) Utilizao do mtodo de entrevistas semi-estruturadas, onde o analista

da contratada, em conjunto com o representante da SEA, conduzem o grupo para o detalhamento das rotinas;

d) Elaborao dos requisitos (contratada); e) Homologao (contratante) ou reviso.

3.8.3 Resultados

a) Fase I do projeto levantada; b) Fase II iniciada em abril de 2009.

3.9 Extrator de dados/Relatrios

3.9.1 Objetivos Contido no escopo da contratao obrigao da contratada o

fornecimento de um extrator de dados. Neste data mining o usurio poder ampliar suas possibilidade de relacionamentos e gerao de consultas fomentando o processo perene de planejamento. Estende-se tambm o espectro de visualizao dos dados para auditagem, preocupao constante no processamento da folha de pagamento.

3.9.2 Etapas

a) Discusso com grupos de interesse do sistema para definio das principais consultas;

b) Elaborao de requisitos; c) Gerao das consultas/relatrios; d) Capacitao dos usurios;

3.9.3 Resultados

Utilizao das informaes nas auditorias e no planejamento de gesto de recursos humanos.

27

4 CONCLUSO

Aps 4 anos de projeto, no obstante as dificuldades encontradas na manuteno do ritmo de execuo das etapas previstas, observa-se que o desenvolvimento de um novo sistema de gesto de recursos humanos provocou uma verdadeira revoluo sobre o assunto no Governo do Estado. Muito alm da discusso sobre qual ferramenta tecnolgica a mais adequada para o sistema, fomentou-se um processo de reflexo sobre a importncia da gesto de pessoas e sobre gesto da informao na construo, execuo e avaliao das polticas pblicas.

Impressiona a complexidade das rotinas de recursos humanos, suas inmeras excees e o seu interfaceamento com rotinas externas ao executivo. Para que esta completude esteja contida no sistema que dar suporte aos gestores, discutimos o assunto com centenas de servidores, contratamos consultorias externas, celebramos parcerias, legislamos, auditamos e principalmente proliferamos as informaes relativas ao processo legitimando-os perante todos os servidores estaduais.

Vale salientar que outros projetos paralelos fortaleceram-se a medida que as discusses do SIGRH evoluam. So exemplos: a implantao recente de prticas de ensino a distncia para capacitao dos servidores, o delineamento da poltica de avaliao de desempenho para progresso funcional e remunerao, a utilizao da tecnologia de certificao digital no gerenciamento do fluxo de processos, a auditoria exploratria via extrao de dados, entre outros.

Destacamos como pontos positivos deste processo a utilizao de uma metodologia de desenvolvimento baseada em padres internacionais, a participao de servidores de todos os nveis (operacionais, tticos e estratgicos), a ampliao das possibilidades de interveno (parametrizao) dos usurios e o empoderamento dos servidores com a interveno direta nas informaes cadastrais.

Como lio sobre a gesto do projeto fica a impossibilidade de visualizao simplista das etapas, ou seja, a implantao de um sistema de informao desta magnitude no pode ser encarada com uma tarefa corriqueira. Os desafios so gigantescos e as aes influenciaram diretamente na execuo das tarefas dos servidores pblicos e por conseqncia na qualidade dos servios.

28

5 REFERNCIAS

ALTER, S., Informations systems: a management perspective. Addison-Wesley, 1992.

AMARAL, L.; VARAJO, J. Planejamento de sistemas de informao. 2. ed. Lisboa: Editora FCA, 2000.

FISCHER, A. L. Um resgate conceitual e histrico dos modelos de gesto de pessoas. In: PROFESSORES DA FEA-USP (Org.) As pessoas na organizao. 4 ed.. So Paulo: Gente, 2002.

FRANA, A. C. de L. Prticas de recursos humanos: conceitos, ferramentas e procedimentos. So Paulo: Atlas, 2008.

FRIEDMAN, B.; HATCH, J.; WALKER, D. M. Capital humano: como atrair, gerenciar e manter funcionrios eficientes. So Paulo: Futura, 2000.

ROBERTS, N. Public deliberation in an age of direct citizen participation. The American Review of Public Administration. v. 34, n.4, p. 315-353, December 2004.

PASCHINI, S. EstRHatgia: alinhando cultura organizacional e estratgia de RH estratgia de negcio. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2006.

SANTA CATARINA. Lei complementar 381/07, de 7 de Maio 2007. Lex: Dirio Oficial, Florianpolis, de 7 de maio de 2007, p. 1.

______. Decreto 1181/08, de 24 de Maro 2008. Lex: Dirio Oficial, Florianpolis, de 24 de maro de 2008, p. 1.

VENTRIS, C.; KUENTZEL, Walter. Critical theory and the role of citizen involvement in environmental decision making: a re-examination. International Journal of Organization Theory and Behavior, vol. 8, n. 4, p.520-540, Winter 2005.