FACULDADE CNDIDO MENDES DE VITRIA

CURSO DE GRADUAO EM ADMINISTRAO

FELIPE DA SILVA VAGO

ADOO DE ERP EM UMA EMPRESA DE TRANSPORTE: OS

DESAFIOS DA IMPLANTAO E OPERACIONALIZAO DOS

MDULOS DE COMPRAS E DE ESTOQUE NA VIAO GRANDE

VITRIA S/A

VITRIA 2012

FELIPE DA SILVA VAGO

ADOO DE ERP EM UMA EMPRESA DE TRANSPORTE: OS

DESAFIOS DA IMPLANTAO E OPERACIONALIZAO DOS

MDULOS DE COMPRAS E DE ESTOQUE NA VIAO GRANDE

VITRIA S/A

Trabalho de concluso de curso apresentado como exigncia para obteno do ttulo de bacharel em Administrao, ao curso de graduao de Administrao, da Faculdade Cndido Mendes de Vitria. Sob a orientao da Professora Maria Jos Paixo Fernandes.

VITRIA 2012

FELIPE DA SILVA VAGO

ADOO DE ERP EM UMA EMPRESA DE TRANSPORTE: OS

DESAFIOS DA IMPLANTAO E OPERACIONALIZAO DOS

MDULOS DE COMPRAS E DE ESTOQUE NA VIAO GRANDE

VITRIA S/A

Trabalho de Concluso de Curso apresentado ao curso de graduao em

Administrao da Faculdade Cndido Mendes de Vitria, como requisito parcial para

obteno do Grau em Bacharel em Administrao.

Aprovado em 06 de dezembro de 2012.

COMISSO EXAMINADORA

Professora Maria Jos Paixo Fernandes Faculdade Cndido Mendes de Vitria Orientadora

Professora Adriana Siqueira de Lacerda Yamashita Faculdade Candido Mendes de Vitria

Professora Franciane Gonalves Lima Faculdade Candido Mendes de Vitria

AGRADECIMENTOS

Agradeo, primeiramente a Deus, pois sem Ele certamente eu no teria conseguido

caminhar at aqui, minha esposa Eliene, por sempre me apoiar e incentivar

durante toda a jornada acadmica, minha me Elaine por sempre acreditar em

mim, minha tia Luciane por sempre me aconselhar e minha irm Cristina pelas

oraes.

empresa Viao Grande Vitria, pelo total apoio realizao deste trabalho.

Especialmente agradeo aos meus ex-colegas e amigos da Viao Grande Vitria,

Eliene Estevo, Bruno Miranda e Sirlei Torezani, por terem me auxiliado em grande

parte da pesquisa.

Sou grato minha professora e orientadora Maria Jos, pela dedicao,

comprometimento e pelos conselhos; professora Adriana Lacerda, que me

acompanha desde o incio do curso e sempre apoiou o crescimento como pessoa e

como profissional; ao mestre Jorge Sant Anna pelos conselhos e ateno; aos

demais professores que dedicam parte do seu tempo para que nos tornemos os

melhores naquilo em que fazemos.

A todos aqueles que aqui no caberiam, mas que da sua maneira contriburam para

o xito deste trabalho.

Eis que vou hoje pelo caminho de toda a terra; e vs sabeis

em vossos coraes e em vossas almas que no tem falhado

uma s palavra de todas as boas coisas que a vosso respeito

falou o Senhor vosso Deus; nenhuma delas falhou, mas todas

se cumpriram.

Josu 23:14

RESUMO

Este trabalho foi realizado visando identificar a necessidade de implantao de um

sistema de informao ERP, em uma empresa de transporte. Sabendo-se que tal

ferramenta teve suas origens em sistemas para controle da produo, em indstrias,

foi necessrio analisar se suas premissas podem ser aplicadas de forma efetiva na

Viao Grande Vitria, que uma empresa prestadora de servios. Ao estudar os

processos que apiam sua operao, constatou-se que h reas onde o ERP

extremamente necessrio. Por este motivo, passou-se a pesquisar os setores de

Estoques e de Compras, avaliando se suas atividades sofreram grandes alteraes

aps a implantao dos respectivos mdulos.

Palavras-chave: Sistemas de Informaes, MRP, MRP II, ERP, Viao Grande

Vitria, Mdulos, gesto de estoques, gesto de compras.

LISTA DE GRFICOS

Grfico 1 - Tempo de trabalho na empresa?

Grfico 2 - Faixa etria

Grfico 3 - J usou um sistema ERP antes?

Grfico 4 - Como avalia o Globus, em relao a programas antes usados na

empresa?

Grfico 5 - Durante o treinamento e implantao, como avalia seu aprendizado?

Grfico 6 - Foi necessrio aprimorar-se na rea de informtica para utilizar o

sistema?

Grfico 7 - Nas suas atividades dirias, qual o grau de utilidade do Globus?

Grfico 8 - Qual a importncia que voc imagina que suas atividades tm, no

contexto do Globus?

LISTA DE IMAGENS

Imagem 1 Estrutura do Globus

Imagem 2 Tela de Cadastro de materiais

Imagem 3 Tela de cadastro de solicitao de compras

Imagem 4 Informao dos materiais que sero adicionados solicitao de

compras

LISTA DE SIGLAS

BRT Bus Rapid Transit

CETURB-GV Companhia de Transportes Urbanos da Grande Vitria

ERP Enterprise Resource Planning

ISO International Organization for Standardization

MRP Material Requiremens Planning

MRP II Manufacturing Resource Planning

RMGV Regio Metropolitana da Grande Vitria

SIG Sistemas de Informaes Gerenciais

SUMRIO

1 INTRODUO ....................................................................................................... 11

2 REFERENCIAL TERICO ..................................................................................... 13

2.1 SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS .............................................. 13

2.1.1 MRP .......................................................................................................... 14

2.1.2 MRP II ....................................................................................................... 15

2.1.3 ERP ........................................................................................................... 17

3 METODOLOGIA .................................................................................................... 19

3.1 ESPAO AMOSTRAL ..................................................................................... 19

3.2 COLETA DE DADOS ....................................................................................... 19

3.2.1 Aplicao de questionrios .................................................................... 19

3.2.2 Realizao de entrevista ......................................................................... 20

4 SOBRE A EMPRESA PESQUISADA .................................................................... 21

4.1 HISTRICO DA EMPRESA ............................................................................ 21

4.2 EVOLUO DOS SISTEMAS DE INFORMAES UTILIZADOS PELA

EMPRESA ............................................................................................................. 22

4.3 IDENTIFICAO DA NECESSIDADE DE IMPLANTAO DE SISTEMA ERP

............................................................................................................................... 23

5 ERP GLOBUS ........................................................................................................ 25

5.1 CAMPO DE ATUAO ................................................................................... 25

5.2 FUNCIONALIDADES ....................................................................................... 26

5.3 LIMITAES DO SISTEMA ............................................................................ 27

5.4 IMPLANTAO DO ERP GLOBUS NA VIAO GRANDE VITRIA ............ 28

5.4.1 Processo de escolha do ERP ................................................................. 29

5.4.2 Plano de Aderncia ................................................................................. 30

5.4.3 Treinamento do pessoal ......................................................................... 31

5.5 IMPLANTAO DO MDULO ESTOQUES ................................................... 33

5.5.1 Estoque de suprimentos ........................................................................ 34

5.5.2 Situao anterior implantao do Mdulo Estoques ........................ 35

5.5.3 Definio de usurios-chave .................................................................. 36

5.5.4 Incio dos trabalhos: cadastros dos materiais ..................................... 37

5.5.5 Adeso e capacitao dos operadores ................................................. 39

5.5.6 Respostas entrevista estruturada direcionada aos operadores do

mdulo Estoques ............................................................................................. 41

5.5.7 Operando o Mdulo Estoques ............................................................... 46

5.6 IMPLANTAO DO MDULO COMPRAS ..................................................... 47

5.6.1 Processo de compras da Grande Vitria antes do Globus ................. 47

5.6.2 O Mdulo Compras ................................................................................. 48

5.6.3 Incio da Operao do Mdulo Compras: automatizao das

atividades .......................................................................................................... 49

6 CONSIDERAES FINAIS ................................................................................... 52

7 REFERNCIAS ...................................................................................................... 55

APNDICE A ENTREVISTA JUNTO AOS OPERADORES DOS MDULOS DE

ESTOQUE E DE COMPRAS .................................................................................... 58

APNDICE B - ENTREVISTA COM OS DIRETORES DA EMPRESA E GESTORES

DE IMPLANTAO DO GLOBUS ........................................................................... 61

APNDICE C TABULAO DAS RESPOSTAS AOS QUESTIONRIOS

APLICADOS COM OS OPERADORES DO ERP GLOBUS .................................... 64

APNDICE D TABULAO DAS RESPOSTAS S ENTREVISTAS

REALIZADAS COM OS GESTORES DE SUPRIMENTOS E DE TI DA VIAO

GRANDE VITRIA ................................................................................................... 66

11

1 INTRODUO

Nas organizaes contemporneas, h a crescente necessidade de se controlar

todos os recursos nelas utilizados, bem como obter informaes de qualidade no

momento em que houver necessidade. Neste contexto, os sistemas de informaes

ERP apresentam-se como uma excelente ferramenta para nortear o administrador

na tomada de deciso, disponibilizando a ele informaes confiveis e em tempo

real sobre a empresa. Esta pesquisa identificou estes pontos durante incurses

realizadas na empresa Viao Grande Vitria, que necessitava de maior controle

sobre seus estoques e sistematizao do processo de compras.

A aplicao do ERP nestes setores provocou uma grande mudana na percepo

das pessoas quanto organizao como um todo, na realizao das tarefas e na

manuteno dos controles, haja vista que os sistemas disponveis antes do ERP

eram precrios e no proporcionavam aos gestores informaes confiveis que

possibilitassem uma viso geral da empresa. Objetivou-se, com isto, descrever que

com a implantao e operacionalizao de sistemas ERP os controles dos

processos se tornam muito mais rigorosos e, por conseguinte, pde haver

otimizao dos recursos da organizao.

Dado o exposto acima, este trabalho pretende investigar a seguinte questo: a

implantao de um ERP na Viao Grande Vitria foi capaz de otimizar as

atividades de estoques e de compras?

Como objetivo geral, este trabalho visa demonstrar as transformaes ocorridas nos

processos de Estoques e de Compras da Viao Grande Vitria, aps adoo do

ERP.

Para que isto fosse possvel, foram traados os seguintes objetivos especficos:

Descrever o que vem a ser o sistema ERP, apresentar o sistema de gesto ERP

utilizado pela Empresa, analisar a utilizao dos mdulos de Compras e de

Estoques do sistema ERP Globus, implantado na Empresa, identificar a otimizao

12

de recursos alcanada com a implantao dos mdulos e analisar os impactos da

utilizao do ERP sobre os processos estudados.

Neste trabalho, a pesquisa ser apresentada da seguinte forma:

No Captulo 2, ser abordado o referencial terico que embasa o tema abordado.

Ser feito um retrospecto dos sistemas de controle de produo, que deram origem

ao sistema integrado ERP. A metodologia utilizada na pesquisa ser explicada no

Captulo 3. No Captulo 4, ser apresentada a histria da empresa pesquisada. O

Captulo 5 abordar o ERP Globus, que foi implantado na empresa pesquisada.

Para isto, sero demonstradas suas funcionalidades, campo de atuao, limitao e

o processo de implantao nos departamentos de Estoque e de Compras da Viao

Grande Vitria. As Consideraes Finais sero expostas no Captulo 6. As

Referncias para a pesquisa esto informadas no Captulo 7. Nos apndices so

demonstradas as pesquisas realizadas com os operadores e com os gestores do

sistema, na empresa pesquisada.

13

2 REFERENCIAL TERICO

2.1 SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS

Segundo Padoveze (2004, p.195),

podemos definir sistema de informao como um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnolgicos e financeiros agregados segundo uma sequncia lgica para o processamento dos dados e traduo em informaes, para com o seu produto, permitir s organizaes o cumprimento de seus objetivos principais.

Em qualquer organizao, necessrio que haja um fluxo de informao em todos

os seus nveis, onde cada um deles necessita de informaes corretas, adequadas

ao seu nvel e em tempo hbil. Estas informaes so classificadas em dois nveis

de acordo com Meireles (2004, p. 60): informaes estratgicas, que so aquelas

que os gestores e gerentes da empresa necessitam para tomada de deciso, que

apresentam a empresa de forma ampla; informaes operacionais, que so aquelas

a nvel de execuo das atividades, com detalhamento maior e que do ao usurio

viso focada naquela determinada tarefa.

Portanto, no interessante para o gestor que haja um nvel alto de detalhamento

da Organizao, pois seu objetivo visualiz-la como um todo. Da mesma forma,

um operador necessita daquela informao que dar subsdio a ele para executar a

tarefa, no necessitando de entender a amplitude da empresa. H, ainda,

informaes que so restritas ao nvel institucional, e que no dizem respeito aos

demais nveis organizacionais.

Segundo Meireles (2004, p.60), sistemas que coletam, armazenam, processam e

disponibilizam informaes para todos os nveis organizacionais so denominados

Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG).

Pode-se afirmar que, atualmente, a maioria dos Sistemas de Informaes Gerenciais

so programas de computador que tm como objetivo realizar o fluxo da informao

dentro da organizao. So, segundo Bio (2008, p. 177), um subsistema do

Sistema Empresa, e dentro desta mesma linha de raciocnio pode-se concluir que

14

seja composto de um conjunto de subsistemas. Os seus subsistemas so,

logicamente, os diversos setores ou departamentos da empresa, que compartilham

e do fluxo informao.

Mesmo com um sistema de informao atravs de programa de computador, a

informao por si s no flui pela organizao. necessrio que haja um gestor

desta informao. Diante disto, Meireles (2004, p.14) afirma que o papel do

Administrador do Sistema de Informaes prover a informao tima que a

empresa necessita para sua sobrevivncia, utilizando meios especficos para tal.

Segundo Tostes (2007, p.51),

Cada fase dos processos contbil e de controle interno tem um conjunto de normas gerais e especficas cujo objetivo levar qualidade informao contbil. Na ausncia de um sistema adequado de controle, os riscos deixaro de ser identificados e no podero ser corrigidos regularmente quando identificados. O sucesso econmico se tornar espordico e no decorrente do desenho do sistema.

Portanto, a ausncia de um controle sobre a informao pode acarretar em perdas

significativas para a organizao, principalmente no aspecto econmico.

2.1.1 MRP

Segundo Bertaglia (2009), o MRP o ponto inicial para as empresas que querem

automatizar o processo produtivo.

Nas empresas de manufatura havia uma necessidade constante de ordenar a

produo, os pedidos e o material empenhado na linha de montagem. Para isto, foi

criado por volta dos anos 1960 o MRP Materials Requirement Planning

(Planejamento das Necessidades de Materiais), que controlava a linha de

montagem.

Como o prprio nome j sugere, este tipo de sistema voltado para atender

manufatura, otimizando seus recursos. Arnold (1999, p. 93) explica que o MRP

possui dois objetivos principais: determinar exigncias e manter as prioridades

atuais.

15

Atravs de informaes do produto a ser realizado, o MRP calcula as quantidades

de insumos necessrios para a sua fabricao e compara-as com o estoque

disponvel. Caso haja necessidade, libera pedidos de compras ou ordens de

produo de novos insumos. Portanto, integra a produo, o estoque e compras.

Os resultados do processamento do MRP, segundo Moreira (2008, p. 524), sero: o

controle de estoques dos componentes, a programao da produo a curto prazo

para esses componentes, e o planejamento das necessidades de capacidade em

um nvel de detalhamento maior do que aquele dado pelo Planejamento Agregado.

Porm, contraponto os autores que defendem o MRP como ferramenta exclusiva da

manufatura, Davis, Aquilano e Chase (2001) afirmam que verses modificadas do

MRP so usadas em operaes de servios onde um produto real fabricado como

parte do processo de prestao de servios.

Tambm a informtica extremamente necessria para, juntamente com o MRP,

coordenar a produo de forma cada vez mais eficiente. Seguindo esta lgica,

Arnold (1999, p. 95) afirma que:

Se uma empresa produz produtos simples, possvel realizar o MRP manualmente. Entretanto, a maioria das empresas precisa manter a lista de milhares de componentes em um mundo em que a demanda, a oferta e a capacidade so mutantes. Antes do computador era necessrio manter sistemas manuais extensivos e possuir grandes estoques e lead-times longos.

Percebe-se que, com o MRP, surge o embrio dos atuais sistemas integrados,

mesmo com limitados recursos e integrao, quando comparados a programas mais

robustos. Mesmo assim, sua criao foi um grande avano para as empresas de

manufatura, pois permite prever quando cada material ser empregado e quando os

insumos devem estar disponveis para a produo.

2.1.2 MRP II

medida que a empresa aumenta sua complexidade, a tendncia que seus

processos necessitem de maior controle e acurcia.

16

Como o MRP controlava basicamente a produo, ou seja, a nvel operacional, sua

filosofia passou a no atender plenamente s necessidades cada vez maiores das

Empresas. Isto no significa que ele perdeu sua funcionalidade ou tornou-se

obsoleto, mas as organizaes necessitavam maior integrao do sistema-empresa

para que pudesse manter-se eficiente. Surge ento, por volta dos anos 1980, o MRP

II Manufacturing Resource Planning (Planejamento dos Recursos de Manufatura),

que uma ampliao do conceito MRP. um sistema que visa a integrao da

empresa, trabalhando de cima para baixo, com feedback de baixo para cima

(ARNOLD, 1999).

Caiara Junior (2008, p.124) define o MRP II como um plano global para o

planejamento e monitoramento de todos os recursos de uma empresa de

manufatura: manufatura, marketing, finanas e engenharia.

Arnold (1999, p. 43) tambm concorda com esta definio, afirmando que o MRP

fornece o mecanismo para a coordenao dos esforos de marketing, produo,

finanas e de outras reas na empresa. Alm dessas funcionalidades, o MRP II

tambm previa falta de capacidade de produo ou de recursos financeiros (DIAS,

2006).

Com o uso do MRP II, o sistema de informao no controlava mais somente a

produo. Passava a manter contato com outras reas da empresa, realizava

planejamento a longo prazo, o planejamento de capacidade era feito a nvel macro e

detalhadamente e tambm controlava o cho de fbrica (BERTAGLIA 2009).

Arnold (1999, p.501) tambm cita que:

O MRP II relaciona-se principalmente com a administrao do fluxo de materiais que entram na organizao, passam por ela e dela saem. Seus objetivos so a maximizao da utilizao dos recursos da organizao e o oferecimento do nvel exigido de servios aos clientes. um processo de planejamento e execuo que deve trabalhar com os processos existentes, sejam eles bons ou ruins.

17

2.1.3 ERP

Com a necessidade de maior controle, a partir dos anos 1990, as organizaes

foram obrigadas a expandir as funcionalidades do MRP II para as demais reas da

organizao, de modo que passasse a interagir com todos e entre os

departamentos. Como resultados desta integrao total surgiram os sistemas ERP

Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos Empresariais), que so,

segundo o entendimento de Bio (2008, p. 164),

Um sistema (software) que objetiva servir como uma espinha dorsal para todo o negcio. Integra processos-chave do negcio e da gesto no sentido de prover uma viso macro e compreensiva do que se passa na organizao.

No h meno exata quanto poca em que ocorreu a evoluo do MRP II para

ERP, mas estes sistemas de informaes passaram a ser difundidos j nos

primeiros anos da dcada de 1990.

Dentre suas caractersticas, as que se destacam so (CAIARA JUNIOR, 2004, pp.

89-90): Sua estrutura apresenta-se de forma modular, dentro de um nico programa.

Os diversos departamentos de uma organizao passam a ser identificados como

mdulos, que so acessados pelo usurio atravs de uma liberao dada pelo

gestor da Empresa, para que este opere o sistema conforme a necessidade de sua

atividade; Exige banco de dados nico, onde as informaes so inseridas uma

nica vez. Este aspecto um dos maiores ganhos para as empresas que adotam

um sistema ERP, no que tange a reduo de retrabalho e informaes espalhadas.

Como a organizao deixa de operar sistemas paralelos, as novas informaes

inseridas no sistema so armazenadas em um nico local, e so atualizadas ou

incrementadas com novos dados medida que segue seu fluxo dentro da

organizao. Caso seja necessrio resgatar dados, estes podero ser encontrados

em um nico local; Sem redundncia dos dados, o retrabalho reduzido a quase

nenhum. Uma vez lanada no sistema, a informao alimentada com novos dados

medida que flui pela organizao; moldado segundo as melhores prticas de

mercado. Ou seja, quando uma empresa o adota e necessita de uma atualizao em

algum mdulo que lhe trar vantagem, esta passa a ser utilizada tambm por outras

18

organizaes que tambm utilizam o mesmo ERP; As informaes so acessadas

em tempo real. No momento que um novo dado alimenta o ERP o gestor da

organizao pode acess-lo, para assim obter informaes extremamente

atualizadas; A deciso pode ser tomada com base em dados confiveis, j a

rastreabilidade da informao pode ser feita de forma minuciosa, os retrabalhos com

inseres de dados redundantes so quase nulos e os dados so apresentados em

tempo real.

Meireles (2004, p. 70) afirma que empresas que utilizam um sistema ERP possuem

uma importante arma para que a empresa se mantenha competitiva, em

comparao s empresas que no o utilizam.

Pode haver, em alguns momentos, dificuldades de algumas organizaes aderirem

a alguns recursos do ERP pelo fato de serem concebidos segundo as melhores

prticas do mercado (e que nem sempre servem para todas as organizaes). Para

que haja atenuao de impactos negativos, alguns fornecedores de ERP

desenvolvem customizaes (adaptaes) para que o produto pr-fabricado seja

aproveitado considerando a necessidade especfica de cada empresa (BIO, 2008,

p.165).

19

3 METODOLOGIA

O presente trabalho consiste em uma pesquisa de campo, acerca do sistema de

informao ERP Globus implantado na empresa Viao Grande Vitria,

especificamente os mdulos Estoques e Compras.

Para a realizao do estudo proposto neste foram realizadas, primariamente,

pesquisas bibliogrficas sobre o assunto abordado, no intuito de obter um

aprofundamento terico acerca do objeto de estudo. As pesquisas foram focadas em

livros de administrao de produo, em entrevistas com os operadores e gestores,

no stio da empresa BGMRodotec fabricante do ERP Globus.

3.1 ESPAO AMOSTRAL

A pesquisa foi realizada na Empresa Viao Grande Vitria S/A, situada na cidade

de Vitria.

3.2 COLETA DE DADOS

Durante a obteno de dados para anlise do estudo de caso, foram realizados

levantamentos documentais na empresa, para conhecer sua origem, as etapas de

desenvolvimento que trilhou at o momento presente, em especial no que tange aos

sistemas de informaes utilizados.

3.2.1 Aplicao de questionrios

Um questionrio estruturado foi aplicado a nove operadores do sistema Globus

atravs de material impresso, tendo como objetivo a mensurao da sua percepo

quanto ao uso do ERP na organizao, a capacidade de identificar suas atividades

como parte de um processo e, ainda, sua maturidade para julgar os pontos positivos

e negativos do sistema. Para que houvesse espontaneidade nas respostas, o

20

questionrio foi entregue individualmente aos trabalhadores, sem identificao do

respondente, sendo recolhido aps o preenchimento.

3.2.2 Realizao de entrevista

Entrevistas semi-estruturadas realizadas com dois gestores do projeto, tendo como

objetivo identificar seu foco quanto ao projeto. Com relao necessidade de

escolha e implantao de um sistema ERP, como surgiu esta necessidade, o

planejamento do projeto, os recursos alocados, os resultados alcanados e a

perspectiva futura. Devido a limitaes de tempo dos gestores, a entrevista foi

encaminhada via correio eletrnico e devolvida tambm por este canal de

comunicao.

21

4 SOBRE A EMPRESA PESQUISADA

4.1 HISTRICO DA EMPRESA

A Viao Grande Vitria S/A uma empresa privada prestadora de servios de

transporte pblico de passageiros na Regio Metropolitana da Grande Vitria.

Segundo informaes repassadas pela prpria organizao, a Empresa iniciou suas

atividades em 1962, com o nome de Viao Nordeste LTDA. sediada no bairro

Santo Antnio, em Vitria, e atendia aos bairros da capital Capixaba (BERTOLLO,

2012).

Em 1975, j com o nome Viao Grande Vitria LTDA., foi adquirida pelos atuais

scios, que j tinham experincias bem-sucedidas com transporte coletivo nas

cidades de Colatina e Linhares. A partir da, a empresa iniciou sua trajetria de

crescimento contnuo (BERTOLLO, 2012).

Como nesta poca no existia regulamentao especfica para a explorao do

servio de transporte e havia vrias empresas pequenas em dificuldades, os scios

da Grande Vitria tiveram viso de futuro e passaram a adquirir estas empresas,

ampliando sua frota e a quantidade de linhas operadas (BERTOLLO, 2012).

No fim dos anos 80, a empresa iniciou as atividades em sua atual sede, no bairro

Grande Vitria, tambm na capital, em instalaes adequadas para um futuro

crescimento (BERTOLLO, 2012).

Em 1990 a empresa passou a operar tambm no Sistema Metropolitano, o Transcol,

idealizado pelo Governo do Esprito Santo. Durante muitos anos a Grande Vitria foi

a nica empresa da regio a operar tanto o sistema municipal de Vitria, quanto o

sistema Metropolitano Transcol. Tornou-se, em 1999, a primeira empresa de

transporte coletivo urbano do Esprito Santo a possuir a certificao ISO 9002

(BERTOLLO, 2012).

Atualmente a Grande Vitria possui uma frota de 250 veculos, sendo 12 articulados,

27 micronibus, 4 micronibus adaptados para transporte de pessoas com

22

deficincia e 7 veculos executivos. Conta com cerca de 1.200 funcionrios, a maior

parte motoristas e cobradores (BERTOLLO, 2012).

Juntamente com outras empresas do Sistema, participa da implantao do

Programa de Mobilidade Metropolitana, com a aquisio de veculos preparados

para os futuros corredores exclusivos conhecidos como BRT (BERTOLLO, 2012).

4.2 EVOLUO DOS SISTEMAS DE INFORMAES UTILIZADOS PELA

EMPRESA

No incio dos anos 1990, medida que o sistema de transporte metropolitano se

modernizava, surgiam novos desafios para a empresa manter-se competitiva.

Por exigncia dos rgos governamentais que geriam o Sistema, passou a ser

necessrio informar diariamente todos os valores arrecadados em cada veculo

detalhadamente; do servio de manuteno de frota passou-se a exigir maior

controle dos materiais utilizados, as programaes de manuteno, o abastecimento

de frota e outros (ULIANA, 20--?). Como a quantidade de trabalhadores aumentava,

o departamento de pessoal tinha necessidade de maior controle sobre as

informaes de cada funcionrio, desde documentao at registro de jornada de

trabalho (MIRANDA, 2012). Enfim, toda a organizao precisava de um sistema

automatizado que auxiliasse nas atividades rotineiras.

Diante disto, em meados da dcada de 1990 foi implantado o primeiro sistema

informatizado da empresa, ainda em linguagem MS-DOS, que informatizou todos os

departamentos e integrou parcialmente a empresa (MIRANDA, 2012).

No fim da dcada de 1990, conforme novas necessidades foram surgindo, a

empresa percebeu a necessidade de um programa que melhor a atendesse. Porm,

no foi dada nfase aos processos e integrao da empresa. Tanto que, em trs

anos, foram adquiridos dois diferentes sistemas (MIRANDA, 2012).

Um sistema, comercializado em forma de pacote de sistemas (que no se

comunicavam), foi utilizado na administrao de pessoal, contabilidade, RH e

23

financeiro. Havia informaes redundantes, que necessitavam de importao de

dados, com vrias informaes repetidas, entre outros entraves (MIRANDA, 2012).

O outro sistema foi implantado nos setores de compras, estoques e manuteno,

com proposta para ser implantado tambm no setor operacional. Porm sua

implantao nunca foi efetivada, as informaes no eram de grande confiabilidade

e o banco de dados constantemente sofria com interrupes durante o

processamento. Mas o maior problema era a no-integrao com os demais

departamentos da empresa, em especial a contabilidade. No haviam informaes

gerais consolidadas quando os gestores necessitavam, o que poderia causar

demora na tomada de deciso (MIRANDA, 2012).

Um quadro catico como este pode implodir o sistema-empresa. Fato este

confirmado por Meireles (2004, p.15):

Para que a sobrevivncia da empresa seja assegurada, necessrio um grande conjunto de causas (contramedidas ou metas de sobrevivncia) e, entre elas, est a necessidade de informao tima: informao certa, no tempo, no lugar e na forma desejada.

4.3 IDENTIFICAO DA NECESSIDADE DE IMPLANTAO DE SISTEMA ERP

Segundo Meireles (2004, p. 68), as necessidades que fazem a empresa implantar

um ERP so: integrao total entre as reas, com a eliminao de papis, decises

imediatistas e acrscimo de planejamento, agilidade, controle e segurana de

processos. Tal idia confirmada quando analisa-se o momento anterior

implantao do ERP na empresa, quando existiam vrios sistemas que no se

integravam, que provocavam constantes retrabalhos, com informaes no

confiveis e arquivos de armazenamentos frgeis.

Diante disto, analisa-se que est sendo implantado mais que um sistema de

computador, mas algo que pode alterar a estrutura da empresa.

Turban, Wetherbe e Mclean (2002, p.222), confirmam a necessidade de se implantar

um ERP:

24

invivel criar uma empresa do sculo 21 eficiente aplicando-se tecnologia de computador do sculo 20, que orientada para a funcionalidade. Sistemas funcionais, s vezes, no permitem que departamentos diferentes

se comuniquem em uma linguagem comum.

importante que a empresa se mantenha competitiva, sobretudo no mercado em

que ela atua de servio pblico , onde os custos de operao devem sempre ser

os menores possveis.

A importncia da informao na empresa deve ser analisada criticamente, haja vista

que Turban, Wetherbe e Mclean (2002, p.219) explicam que:

A distoro na informao algo extremamente delicado em termos de deficincia operacional, estoques exagerados, congestionamento do atendimento ao consumidor, prejuzos financeiros, expedio deficiente de mercadorias e desorganizao no cronograma de produo.

Observa-se a necessidade do gerenciamento da informao na organizao, de

modo a evitar prejuzos financeiros advindos de fluxos inadequados. A empresa

pesquisada estava com srios problemas relacionados ao fluxo de informao,

impactando negativamente os processos pesquisados, sendo este um dos principais

fatores que justificam a implantao de ERP.

H, ainda, a constante necessidade de tomada de decises. Neste contexto, Bio

(2008, p. 52) afirma que a essncia do planejamento e do controle a tomada de

decises. Esta, por sua vez, depende de informaes oportunas, de contedo

adequado e confivel. Neste contexto, o papel do ERP importantssimo, pois

concede s empresas, nas tomadas de decises, informaes necessrias para

uma deciso o mais correta possvel, baseada em fatos confiveis.

Porm Garcia ET AL. (2006, p. 10) alertam para mudanas drsticas advindas da

implantao do sistema, onde a empresa deve ser muito cautelosa quanto a realizar

mudanas, devendo considerar mais do que simplesmente a vantagem que outra

empresa obteve com a implantao de um sistema moderno.

25

5 ERP GLOBUS

O ERP Globus um pacote comercial de software e principal produto

comercializado pela empresa carioca BGMRodotec. A empresa possui cerca de 30

anos de mercado e detm, segundo ela, a liderana de mercado de sistemas ERP

no seguimento de transporte de passageiros e de cargas. Tem como clientes cerca

de 1.500 empresas de transporte e mais de 20.000 pessoas utilizam seus sistemas

em 15 estados brasileiros e tambm na frica (BGMRodotec, disponvel em

http://www.bgmrodotec.com.br/conteudo.php?p=2&s=EMPRESA>, acesso em 31

ago. 2012). Estes atributos lhes do um excelente know-how no ramo de sistemas

para transportes de passageiros, fator este que ser apurado no momento da

anlise da escolha do ERP na empresa pesquisada.

Segundo informaes que a BGMRodotec disponibiliza em seu site (disponvel em <

http://www.bgmrodotec.com.br/conteudo.php?p=6&s=PRODUTOS&g=GLOBUS>

acesso em 31 ago. 2012), com a integrao total da empresa atravs dos mdulos,

os retrabalhos so eliminados e, com isto, suas operaes so otimizadas de forma

considervel aps a implantao.

Vollmann ET AL (2005, p. 126) ratificam que o principal valor de uma base de dados

integrada que a informao no precisa ser introduzida a cada passo do processo,

reduzindo, portanto, erros e trabalhos.

5.1 CAMPO DE ATUAO

O Globus um ERP voltado exclusivamente para o ramo de transportes

(BGMRodotec, disponvel em

http://www.bgmrodotec.com.br/conteudo.php?p=7&s=PRODUTOS&g=GLOBUS

acesso em 31 ago. 2012). No caso especfico da empresa pesquisada neste

trabalho, a BGMRodotec possui experincias bem-sucedidas na implantao em

outras empresas do ramo, o que d maior confiabilidade no sistema escolhido e

tambm maior facilidade durante a troca de informaes.

26

5.2 FUNCIONALIDADES

O Globus possui cerca de 30 mdulos, que organizam informaes em vrios

departamentos: Compras, Estoque, Trfego, Recursos Humanos, Financeiro,

Operacional, Escriturao, entre outros (BGMRodotec, disponvel em <

http://www.bgmrodotec.com.br/conteudo.php?p=6&s=PRODUTOS&g=GLOBUS>

acesso em 31 ago. 2012).

Em todos os mdulos, o Globus conta com relatrios que do todas as informaes

necessrias ao que se deseja visualizar. Alm disto, disponibilizada uma

ferramenta para produzir relatrios conforme a necessidade apontada pela empresa

(BGMRodotec, disponvel em

acesso em

31 ago. 2012).

27

Imagem 1: Estrutura do Globus Fonte: Site da BGMRodotec < http://www.bgmrodotec.com.br/integracoes.php?s=PRODUTOS&g=GLOBUS>

5.3 LIMITAES DO SISTEMA

O ERP Globus moldado conforme as melhores prticas do mercado onde ele atua.

Sendo esta afirmativa verdadeira, suas funcionalidades podero ser utilizadas em

qualquer empresa de transportes que o adotam. Porm, algumas empresas tm

prticas que lhes do vantagem competitiva e so diferentes das rotinas que o

Globus disponibiliza nos seus mdulos.

28

Por este motivo, vrias empresas buscam realizar adequaes customizaes

que lhes permitam continuar a executar a tarefa da forma com que a empresa

obtenha vantagem. Porm, Caiara Junior (2008, p. 115) alerta que customizaes

em excesso podem descaracterizar totalmente as caractersticas do ERP, alm de

serem dispendiosas. Deve-se levar em considerao, tambm, que vrias outras

empresas utilizam o mesmo sistema. Sendo assim, o que pode ser fator de

vantagem para uma empresa, passa a ser prejudicial para outra.

Segundo Chase, Aquilano e Jacobs (2006, p.448), a implantao de um ERP na

organizao geralmente apresenta-se como uma alternativa dispendiosa, o que

pode fazer os administradores optarem por outra ferramenta que seja acessvel.

Por isso primordial que haja um estudo prvio das funcionalidades do sistema,

antes da implantao.

5.4 IMPLANTAO DO ERP GLOBUS NA VIAO GRANDE VITRIA

Quando se pensa em automatizar, primeiro deve-se pensar em sistematizar as

atividades para que haja um assentamento do sistema que vir sobre a estrutura da

Empresa.

Segundo Bertaglia (2009, p.482):

O objetivo principal de um sistema integrado ou ERP fornecer controle e suporte para os processos operacionais de forma integrada. A existncia de um sistema integrado permite uma evoluo mais inteligente no mundo dos negcios, que a implementao de ferramentas inteligentes que efetuam as simulaes de cenrios de negcios, otimizando produo e distribuio.

O processo de implantao do Globus na Empresa pesquisada iniciou-se em maro

de 2009. Ballestero-Alvarez (2010) explica que este o processo em que ocorre a

colocao em funcionamento efetivo e prtico do sistema desenvolvido. Aqui est

includo o processo de treinamento, reciclagem operacional, verificao de

equipamentos.

29

Segundo o gestor de Tecnologia da Informao da empresa pesquisada, senhor

Bruno Lus Silva Miranda, o projeto de implantao foi dividido da seguinte forma:

Relacionamento: a BGMRodotec realizou a abertura oficial do projeto de

implantao, apresentando-o a todos os usurios da empresa; Configurao do

ambiente: um consultor da BGMRodotec realizou um levantamento de hardware,

juntamente com o gestor de TI da Grande Vitria, onde constatou-se a necessidade

de substituir todos os computadores em uso na ocasio. A empresa optou por

adquirir computadores novos da fabricante Dell, sendo entregues em lotes aos

setores, antes da implantao dos mdulos. A Grande Vitria tambm adquiriu

servidores novos, que comportassem o volume de dados que aumentaria com a

utilizao do Globus. Os softwares tambm sofreram interveno, sendo necessrio

comprar o programa Oracle. O gestor de TI tambm foi treinado pelos consultores da

BGMRodotec para realizar cpias de segurana (back-ups) das movimentaes

realizadas pelo Globus na empresa, bem como atualizar as verses dos mdulos;

Implantao por mdulo: a implantao do Globus foi realizada gradativamente, por

mdulo, ou seja, um setor da empresa por vez. Isto garantiu um treinamento muito

mais focado s tarefas especficas de cada rea. Basicamente, em todos os

mdulos os usurios-chave foram treinados para se adaptarem ao programa, a fazer

os cadastros iniciais, a realizar movimentaes e consultar relatrios. Concludas

estas etapas, a BGMRodotec validava o mdulo.

Aps estas etapas, o Globus passa a integrar a organizao, sendo necessrio

acompanhamento permanente e atualizaes peridicas.

5.4.1 Processo de escolha do ERP

Na fase de escolha no deve ser levado em considerao, apenas, o nome do

fornecedor de ERP, mas tambm como o sistema de planejamento desejado pela

empresa dever estar aps o processo de implantao ser concludo. Assim, evitam-

se esforos e desgastes, para customizar o sistema conforme a necessidade da

empresa e com o trabalho da equipe de implantao (CORRA ET AL, 2011).

30

Segundo Meireles (2004, p. 70), em sua maioria, as empresas apontam a

necessidade de ter sistemas de informaes compatveis com a crescente

complexidade do ambiente de negcios como a principal razo para a implantao

de SIG. Segundo informaes da empresa, a Grande Vitria visualizou necessidade

de ter informaes globais da empresa, para que pudesse permanecer competitiva

em um ambiente em constante mudana.

Como a maior parte das informaes flui para e atravs do processo crtico a

Operao da frota a escolha deveria ser feita da forma mais racional possvel,

observando o menor impacto e a menor probabilidade de interrupo parcial ou total

do servio. Foi escolhida, ento, a empresa BGMRodotec, que fabrica e

comercializa o ERP Globus. Este sistema de informao, segundo o fabricante,

especialista em transporte e possibilita empresa operar segundo as melhores

prticas do mercado, haja vista que o Globus j est no mercado h muitos anos e

utilizado em muitas outras empresas de transporte urbano.

5.4.2 Plano de Aderncia

Segundo a BGMRodotec (acesso em 31 ago. 2012), esta etapa se baseia no

detalhamento dos processos e necessidades dos setores da empresa. A partir da,

avaliado se a estrutura atual da organizao adere ou no aos processos do Globus.

O Plano de Aderncia foi realizado na Grande Vitria a cada mdulo implantado. Um

consultor da BGMRodotec entrevistava os usurios-chave recrutados para a

implantao do mdulo, atravs de aplicao de um questionrio, com a finalidade

de identificar todas as atividades desenvolvidas pelo setor e qual o nvel de

interao com outros setores da empresa (MIRANDA, 2012). Aps este

levantamento, a equipe responsvel avaliava os dados e conclua se o mdulo

aderia ou no estrutura da empresa.

importante ressaltar que a implantao do ERP, segundo Caiara Junior (2008,

p.97), no envolve apenas a instalao de um software, mas tambm a

31

reestruturao dos processos existentes na empresa. Ou seja, mesmo que haja uma

compatibilidade (aderncia) do Globus com as atividades costumeiras da

organizao, estas podero sofrer adequaes para que o ERP seja assentado em

sua estrutura.

Uma das caractersticas de um ERP sua concepo visando atender s mais

diferentes organizaes, utilizando-se das melhores prticas do mercado. Mas nem

todos os mdulos disponveis pelo fabricante podero ser utilizados na organizao,

uma vez que podem existir particularidades nas operaes da Empresa que

impedem a implantao de determinados mdulos (CORRA ET AL, 2011).

Por se tratar de um software de gesto de transporte, no houve grandes

problemas de no-aderncia do Globus estrutura da Grande Vitria, apenas

algumas tarefas foram adequadas, acrescentando-se, no incio da utilizao dos

mdulos, mais horas trabalhadas com aumento no quadro de funcionrios. medida

que os mdulos eram executados em plenitude, todos os processos passaram a ser

executados conforme o planejado e esta mo-de-obra adicional no foi mais

necessria (GAVA, 2012).

5.4.3 Treinamento do pessoal

Ballestero-Alvarez (2010, p. 98) afirma que os operadores do sistema devem ser

treinados antes que este esteja em pleno funcionamento, e isto deve ser feito de

forma contnua. Este um processo crtico, pois o aprendizado pode determinar o

xito ou o fracasso do projeto. Segundo Corra ET AL (2001, p. 430), a implantao

de um sistema de informao em uma organizao acarreta medo aos funcionrios,

j que o sistema atualmente utilizado, atendendo ou no s necessidades da

empresa, conhecido de cada um e possivelmente todos sabem interagir com ele.

Quando o sistema novo comea a ser implantado, quebra-se esta zona de conforto,

sendo que neste momento que surgem as pessoas que querem contribuir para o

xito do projeto ou que simplesmente resistiro a ele.

32

Segundo a empresa, foi realizado treinamento com os operadores do sistema, de

forma a familiariz-los com as novas rotinas. Para tornar os treinamentos

especficos, os usurios foram divididos em grupos que operariam um mdulo

especificamente. Este procedimento vlido, pois, segundo Gil (2008, p. 138) os

resultados do treinamento costumam ser melhores quando os treinandos so

organizados em turmas de acordo com suas aptides e interesses pessoais. Foram

exploradas as suas funcionalidades, os recursos, como inserir dados no mesmo e

sua integrao com outros mdulos.

O treinamento foi dividido em dois momentos: primeiramente treinamento de

cadastros, onde os usurios do sistema conheceram todas as formas de cadastros;

quando o sistema j continha os dados mnimos para operar, foi aplicado o

treinamento de movimentao, com os usurios realizando as primeiras

movimentaes, com o mdulo j em operao.

Aps a aplicao dos treinamentos, a BGMRodotec aplicou um teste, de modo a

identificar se o usurio absorveu o contedo aplicado. Caso fosse identificada

alguma resposta negativa, novas instrues poderiam ser repassadas.

33

5.5 IMPLANTAO DO MDULO ESTOQUES

No processo de implantao do Globus na Empresa, o mdulo Estoque foi o

primeiro a ser operacionalizado. Segundo informaes da empresa BGMRodotec em

seu site (disponvel em <

http://www.bgmrodotec.com.br/modulos.php?s=PRODUTOS&g=GLOBUS>, acesso

em 31 ago. 2012), este mdulo se dedica a:

Identificar e controlar as peas por marca utilizando o mesmo cdigo do material, identifica a posio onde o material foi aplicado no veculo, faz o controle da durabilidade das peas por marca, setor e local, mantm o histrico de consumo de peas por carro e por setor, faz a classificao e a sub-classificao da curva ABC, possibilita fazer a entrada e a aplicao direta no veculo, contempla a entrada de peas atravs de vales e faz a sua substituio com a chegada das notas fiscais, controle de servios externos realizados nos veculos, possibilita fazer os controles das peas por cdigos de barras, faz o controle dinmico dos saldos das peas, permite identificar vrios locais para o controle do estoque e movimentaes das peas, emite relatrios gerenciais do estoque com viso do consumo e de compras.

Alm disto, o mdulo controla de modo simples os saldos, consumos, ltimas

compras e todas as movimentaes dos materiais e visualiza as posies de

estoques de vrias empresas de um mesmo grupo.

Este mdulo tem extrema importncia estratgica para a empresa pesquisada, pois

h interface direta com a operao, pelo fato da maior parte dos estoques serem

destinados manuteno da frota de veculos.

Com relao ao uso do mdulo de estoques, Bertaglia (2009, p.306) afirma que:

a utilizao de um sistema para controlar o estoque dos itens existentes na empresa, considerando a quantidade e valor, fundamental. Muitas empresas no do o devido valor a esse controle e no momento que mais necessitam do componente podem no encontr-lo ou dar margem para que aes desonestas ocorram.

Portanto, a gesto de suprimentos deve estar alinhada como o sistema de

informao, j que, como o servio de transporte coletivo urbano definido como

prestao de servio essencial, a no realizao do produto (viagem) por falta de

determinado item no estoque, acarreta efeitos negativos para a empresa e para a

sociedade.

34

5.5.1 Estoque de suprimentos

Arnold (1999, p. 265) concebe o estoque da seguinte forma:

Os estoques so materiais e suprimentos que uma empresa ou instituio mantm, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produo. Todas as empresas e instituies precisam manter estoques.

Segundo a Empresa pesquisada, os seus estoques so gerenciados atravs de um

almoxarifado central. Neste local, a maior parte dos itens armazenados destinada

manuteno da frota de nibus, e a menor parte so itens de escritrios e

materiais para limpeza. Estes materiais auxiliares (MARTINS; Alt, 2009) so

necessrios para a operao e manuteno de sua frota, alm de fornecerem itens

para os processos de apoio.

Corra ET AL (2001, p. 103) explica que a acurcia do estoque de suprimentos deve

ser encarada como essencial, pois se h sada de materiais sem registro no sistema

haver um momento onde um componente ser solicitado, haver saldo no sistema,

mas no ser encontrado saldo fsico. Da mesma forma, caso uma determinada

pea esteja disponvel fisicamente, mas o sistema aponte que no h saldo, ser

iniciado o processo de compra, podendo acarretar em excesso de estoque

desnecessariamente.

Nos dois casos, se as peas forem necessrias segurana ou operao da frota,

um veculo deixar de estar em operao, acarretando em perda de receita,

ociosidade de mo-de-obra (no caso, motoristas e cobradores), descontentamento

dos clientes e punies por parte do rgo gestor.

35

5.5.2 Situao anterior implantao do Mdulo Estoques

Como j mencionado anteriormente, a empresa pesquisada j utiliza desde os anos

1990 sistemas para controlar o fluxo de materiais.

Segundo o gestor de suprimentos da Empresa pesquisada, senhor Sirlei Torezani de

Souza, o sistema utilizado era ineficaz neste controle. No havia informaes

consolidadas sobre o saldo de diversos itens de estoques. Havia uma demanda

constante por monitoramento visual dos saldos de componentes, para verificar se

havia disponibilidade ou se era necessrio iniciar o processo de compras.

No havia integrao do controle de estoques com outros departamentos da

empresa. Quando havia entrada de Nota Fiscal, era necessrio realizar o

lanamento no momento da entrada do material no almoxarifado, para

posteriormente ser encaminhada Contabilidade para consolidao dos dados. Da

mesma forma, os boletos de cobranas eram lanados no sistema e disponibilizados

para o setor de Contas a Pagar. Portanto, no havia comunicao eficaz com estes

dois departamentos, propiciando assim falhas humanas, retrabalhos, prazos para

pagamentos extrapolados e pouca confiabilidade nos registros lanados. O sistema

no contemplava uma forma integrada que possibilitasse o desenvolvimento e a

avaliao dos fornecedores. Como o desempenho destes s poderia ser conhecido

atravs da entrega propriamente dita, ficava a carncia deste acompanhamento para

que posteriormente pudessem ser tomadas medidas de incluso, manuteno ou

mesmo excluso dos novos sub-contratados de peas e/ou servios, conforme os

critrios definidos pela empresa atravs do seu sistema de gesto da qualidade

(SOUZA, 2012).

Para os lanamentos dos dados de entrega foi desenvolvida uma planilha, em

formato Excel, para que, como forma paliativa os insumos necessrios fossem

providos. Todavia, como o processo era realizado de forma manual em sua

totalidade, alm das falhas nos lanamentos, a segurana das informaes

armazenadas estava condicionada a fitas de back-ups de rede da empresa.

Frequentemente a planilha de controle perdia sua configurao original, culminando

36

assim em demritos (no-conformidades) nas auditorias realizadas internas e de

certificao (SOUZA, 2012).

5.5.3 Definio de usurios-chave

Usurios podem ser conceituados como todos que utilizam o sistema para entrar

com dados, ou que o utilizam para qualquer tarefa ou, ainda, que sejam afetados por

ele de alguma forma (BALLESTERO-ALVAREZ, 2010).

O processo de definio dos usurios-chave contempla a escolha dos usurios que

recebero as informaes acerca do mdulo que est sendo implantado, e sero

orientados sobre a alimentao do sistema com cadastros e dados iniciais.

Segundo o gestor de TI da Empresa pesquisada, senhor Bruno Lus Silva Miranda,

foram selecionados funcionrios com maior experincia no cargo, conhecimento

profundo do processo de estoque e das nomenclaturas de componentes e tambm

lderes de equipes. Durante o treinamento, foram apresentadas todas as telas de

cadastros e de movimentao de materiais, com informaes de como seriam

alimentadas. Ao fim do treinamento de ambientao ao sistema, os mesmos

realizaram os cadastros iniciais do mdulo que utilizariam.

Aps esta etapa, eles tiveram a incumbncia de monitorar os demais usurios

durante a operao do sistema, aps tambm receberem o treinamento especfico.

Aps a realizao do treinamento, apenas um operador passou a ser responsvel

pelos cadastros de materiais, evitando assim que cadastros desnecessrios ou fora

do padro fossem realizados no futuro (MIRANDA, 2012).

Os demais funcionrios, que receberam orientaes dos usurios-chave para operar

o sistema, foram cadastrados no Globus, criando-se perfil que s acessado

atravs da insero de senha pessoal. Neste ponto, Caiara Junior (2008, p. 90)

afirma que uma pessoa, para se tornar um usurio do sistema, deve possuir login e

senha, todas as transaes efetuadas ficam armazenadas em um arquivo de log,

passvel de auditoria. Por conta do cadastro, foi possvel aumentar o nvel de

37

segurana das informaes, pois todas as movimentaes feitas pelos operadores

ficam registradas no Globus.

5.5.4 Incio dos trabalhos: cadastros dos materiais

Segundo o gestor de suprimentos da Grande Vitria, senhor Sirlei Torezani de

Souza, os trabalhos iniciais neste mdulo se basearam em criar os registros

necessrios para o sistema operar.

Como o grupo do qual a Grande Vitria faz parte possui outras duas unidades que

tambm utilizam o Globus, esta tarefa foi vital para que o sistema pudesse operar

atendendo a todos.

Primariamente, foi realizada uma nova classificao de todos os itens do estoque.

Segundo Corra ET AL. (2008, p. 178), o objetivo da classificao de materiais

definir uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e

codificao de todos os materiais componentes do estoque da empresa.

O senhor Sirlei esclareceu que o objetivo da empresa, durante o trabalho de

cadastramento dos itens no mdulo, foi criar uma unificao das nomenclaturas,

verificando os itens em comum entre as empresas que utilizariam o mdulo, para

que estas pudessem se valer dos benefcios que a padronizao proporciona. Para

tanto, foram criados critrios que visavam: identificar os itens com nomes repetidos,

os cdigos internos e os cdigos de referncias.

38

Imagem 2: Tela de Cadastro de materiais Fonte: Arquivo do autor

Estas repeties frequentemente ocasionavam arquivos desorganizados, levando a

lanamentos contbeis equivocados; excluso de itens obsoletos, visando enxugar

o cadastro para receber novas inseres; dar sentido aos nomes cadastrados para

que facilitasse a busca/procura no sistema; separar os itens por grupos de utilizao,

padronizando as famlias dos materiais afins; favorecer o entendimento dos

fornecedores quando recebessem as cotaes, esclarecendo as dvidas e

reduzindo substancialmente a probabilidade de resposta indevida pela m

interpretao, entre outros (MIRANDA, 2012).

Inicialmente, os trabalhos foram difceis, pois houve a necessidade de convencer as

partes interessadas de que o modelo a nova forma de se operar o estoque visava

garantir o melhor entendimento e operacionalizao do sistema, de forma que todos

os usurios pudessem entender sua implantao e contribuir com sua manuteno.

39

Segundo Martins e Laugeni (2005, p. 389), uma das caractersticas do ERP

receber dados uma nica vez e, assim, gerar informaes para diversos usurios

que podero ter acesso. Desta forma, uma empresa que utiliza um sistema ERP

precisa manter seus cadastros de forma que o dado inicialmente lanado gere

informaes de qualidade medida que os usurios necessitarem.

Todos os itens foram classificados conforme famlias de materiais, e dentro dessas

famlias cada item recebeu um cdigo e classificao contbil especficos.

Logo, este trabalho foi muito alm do levantamento dos itens existentes, pois buscou

corrigir imperfeies adquiridas com a prtica e que poderiam causar srios

problemas se no fossem corrigidos.

5.5.5 Adeso e capacitao dos operadores

Um dos pontos crticos da implantao de um ERP a adeso do pessoal aos

objetivos que a organizao busca. Naturalmente algumas pessoas tendem a

rejeitar tudo o que novo, criando assim resistncia ao uso do sistema. Rebouas

(2008, p. 207) exemplifica cinco efeitos que podem ser desencadeados devido

resistncia:

- efeitos comportamentais: (...) os efeitos das mudanas sobre a conduta fazem com que as pessoas alterem a maneira pela qual fazem seu trabalho; - efeitos psicolgicos: nesse caso, qualquer mudana tende a alterar a maneira pela qual um indivduo se relaciona com o que est fazendo e o que sente ao faz-lo; - efeitos sociais: quase toda a mudana no padro ou no mtodo de trabalho tender a alterar as relaes j estabelecidas entre aqueles que esto fazendo o trabalho e entre eles e seus outros colegas na empresa, seus superiores e seus subordinados; - efeitos econmicos: esses efeitos se concentram sobre dois aspectos principais: mudanas nos salrios e nos benefcios dos funcionrios; - efeitos organizacionais: nesse aspecto, deve-se considerar as mudanas no poder, no status, na autonomia e na carga de trabalho.

Estes fatores expem quo crtica esta etapa, pois caso no haja aceitao por

parte dos integrantes da organizao, todo o tempo de planejamento investido no

Globus poderia ser desperdiado, haja vista que nenhum sistema opera

40

exclusivamente de forma automtica, mas sim com um usurio alimentando-o com

os dados necessrios para o processamento.

Logo, caso as pessoas operem o mdulo Estoques de forma incorreta, podem

contribuir para o seu fracasso. Corra ET AL (2001, p.103) afirma que isto ocorre

quando os operadores do sistema inserem dados errados ou mesmo no os

inserem. Estes fatos podem ser decorrncia de falta de formalidade, desateno ao

que realizado, treinamento inadequado, procedimentos para entrada de dados no

adequados e outros mais.

Por este motivo, o treinamento realizado no foi meramente uma ferramenta para

ensinar as pessoas a operar o ERP, mas tambm um aprendizado de como a

empresa opera em um sistema, ou seja, estando com seus processos interligados.

Sobre este fator, Gil (2008) afirma que o desenvolvimento do pessoal no visa

simplesmente ensinar as pessoas a fazer determinada atividade, mas lhes d

capacitao para mudar e criar novos hbitos no contexto organizacional,

proporcionando-lhes mais conhecimentos para tornarem-se especialistas em sua

rea de atuao.

Neste contexto, os funcionrios envolvidos devem conhecer muito bem o papel que

desempenharo, quando se leva em considerao o objetivo do projeto e seu

impacto em toda a organizao. Arajo (2006, p. 170) afirma que A mudana precisa

ser planejada e as pessoas devem ser consideradas alvos a serem trabalhados com

cuidado. Sendo assim, foi necessrio mensurar a viso as pessoas quanto ao

Globus.

41

5.5.6 Respostas entrevista estruturada direcionada aos operadores do

mdulo Estoques

Durante os dias 27 e 28 de agosto de 2012, foram aplicadas entrevistas estruturadas

com nove operadores do sistema, atravs de preenchimento de material impresso.

Os dados coletados descrevem o perfil dos usurios, sua viso em relao ao

sistema e esto expressos abaixo:

Grfico 1 - Tempo de trabalho na empresa

11%

56%

11%

22%Menos de 1 ano

De 1 a 3 anos

De 3 a 6 anos

Mais de 6 anos

O grupo formado, em sua maioria, por funcionrios que j se habituaram aos

processos da empresa. Pode-se concluir que apenas uma pequena parte no esteve

presente no processo de implantao, pelo fato de ter menos de 1 ano na empresa.

Grfico 2 - Faixa etria

11%

11%

56%

22%Menos de 21 anos

De 21 a 28 anos

De 28 a 35 anos

Mais de 35 anos

42

A maioria das pessoas que utilizam o Mdulo Estoques esto na faixa etria de 28 a

35 anos. Sugere-se que so profissionais com maior experincia profissional e que

saibam a importncia de se operar corretamente o sistema de informao.

Grfico 3 - J usou um sistema ERP antes?

45%

44%

11%

Sim

No

No sabe

Metade do grupo j utilizou um ERP anteriormente, ao passo que a outra metade

nunca o utilizou. Apenas um operador no conseguiu identificar se j havia utilizado

um sistema ERP anteriormente.

Grfico 4 - Como avalia o Globus, em relao a

programas antes usados na empresa

0% 14%

14%

72%

Ruim

Razovel

Um pouco melhor

Muito melhor

Observa-se nestes dados que a maior parte dos trabalhadores j utilizou,

anteriormente, outro sistema da empresa, sendo que nenhum classificou o Globus

ruim em comparao ao(s) outro(s). Constatou-se duas abstenes, sendo que uma

justificada pelo fato do usurio ter menos de um ano na empresa.

43

Grfico 5 - Durante o treinamento e implantao,

como avalia seu aprendizado?

0%

56%

22%

22%

Difcil

Razovel

Fcil

J conhecia o sistema

Um dos trabalhadores afirmou j ter utilizado o Globus antes, e os outros

conseguiram aprender a operar o sistema, mesmo que no tenha sido

imediatamente.

Grfico 6 - Foi necessrio aprimorar-se na rea

de informtica para utilizar o sistema?

89%

11%

No

Sim

Apenas um trabalhador necessitou de auxlio do setor de informtica, para se

aprimorar na informtica. J os outros no necessitaram de auxlio.

44

Grfico 7 - Nas suas atividades dirias, qual o

grau de utilidade do Globus?

100%

No auxilia em nada

til em parte

muito til

Todos os trabalhadores entrevistados entendem a necessidade de utilizao do

Globus para melhor desempenho do seu trabalho.

Grfico 8 - Qual a importncia que voc imagina que

suas atividades tm, no contexto do Globus?

100%

No sei

Quase nenhuma

Pouca

Muita importncia

Os trabalhadores entrevistados j possuem viso sistmica, conseguindo identificar

que a empresa opera como um sistema de partes interligadas que visam atingir um

objetivo em comum.

Foram realizadas, ainda, duas questes para resposta espontnea, cujos resultados

encontram-se na tabela do Apndice C.

Nas respostas, percebeu-se que, de uma forma geral, os operadores internalizaram

os objetivos preconizados pela organizao, quanto utilizao de um sistema ERP.

Pde-se perceber, tambm, que no houve averso mudana, j que os

45

operadores enfatizaram a qualidade e a facilidade de utilizar a ferramenta. Trs

operadores sugeriram nfase em treinamento, havendo, portanto, indcios de

necessidade de aperfeioamento na utilizao da ferramenta.

Percebem-se alguns pontos de concordncia nas afirmativas, principalmente no que

tange a integrao das outras unidades do Grupo e tambm a melhoria na execuo

das atividades. Os gestores enfatizam a melhora na qualidade da informao, que

outrora se apresentava de origem duvidosa devido falta de confiabilidade dos

dados inseridos. Aps a implantao dos mdulos Estoque e Compras, a empresa

passou a ter disponveis informaes atualizadas e de alta confiabilidade, que a

norteiam para tomar decises.

Paralela pesquisa feita com os operadores, foi realizada uma entrevista com os

gestores do projeto de implantao do Globus. As respostas esto evidenciadas no

Apndice D.

Contrapondo as opinies dos operadores do sistema, relatadas tambm em

entrevista, o gestor de TI afirma que foi implantada uma rotina de treinamentos que

objetiva manter os trabalhadores atualizados quanto s mudanas nos Mdulos que

eles operam. Este pode ser um fator-chave de sucesso na manuteno e

aperfeioamento do sistema.

Por fim, observou-se atravs dos relatos dos gestores, que houve um grande avano

nos setores de Estoques e de Compras, tanto no aspecto tecnolgico quanto nas

atividades rotineiras. Esta evoluo deve-se, quase em sua totalidade, s novas

premissas que o ERP trouxe organizao. Como exemplo, o controle sistemtico

dos materiais, a capacitao dos operadores para interagir com o sistema e com

outras reas da organizao, maior organizao da rotina de compras, reduo de

retrabalhos, como o sistema arquiva a maior parte da movimentao

eletronicamente houve reduo de papelrio, o parque computacional foi totalmente

renovado para atender ao software do Globus e, a maior delas, a economia de

recursos.

46

5.5.7 Operando o Mdulo Estoques

Aps os treinamentos, realizao de todos os cadastros, insero de todas as

informaes necessrias e ao treinamento do pessoal, foi iniciada a

operacionalizao do sistema.

Nesta etapa, o Globus operou com dados reais e no ambiente de trabalho. A

empresa teve trs opes: mudana imediata, mudana em paralelo ou mudana

modular (Ballestero-Alvarez, 2010, pp. 102-103).

A opo escolhida foi realizar a mudana em paralelo ao sistema que j estava em

operao. Esta opo justificada pelo fato de haver um grupo de funcionrios que

necessitavam da disponibilizao de materiais e que j estavam habituados

dinmica do sistema antigo, em especial a nomenclatura dos componentes. Houve,

ainda, a preocupao em manter o nvel de servio, pelo fato de haver a

necessidade de disponibilizar os veculos em operao quando estes fossem

exigidos.

Caso houvesse algum entrave nesta etapa, o sistema que ainda operava em

paralelo absorveria as necessidades, at que o problema no Globus fosse sanado.

Para as atividades dos almoxarifes, foram includas as rotinas de controle de sada

de materiais via Globus no ato da entrega dos mesmos aos clientes. Com isto a

liberao de qualquer item de estoque, somente se daria aps realizar baixa do

mesmo no saldo do sistema. Este controle necessrio, para que a informao do

saldo no sistema esteja consonante ao saldo disponvel em prateleira. Para checar

se os estoques conferem rigorosamente com o saldo apontado no Globus, foi

implantada uma rotina de inventrio. Caso algum item apresente diferena nos

saldos do Globus, realizado um procedimento para acerto.

47

5.6 IMPLANTAO DO MDULO COMPRAS

Na empresa pesquisada, o processo de compras diretamente ligado ao mdulo

Estoques. Conceitualmente, existe uma interdependncia entre estes setores, sendo

referenciado por Dias (2006, p. 235) que o setor de compras um segmento

essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade

suprir as necessidades de materiais ou servios.

Atualmente a funo do setor de compras est totalmente integrada ao setor de

estoques, sendo que devido a este fator muitas vezes estas duas funes so

identificadas como gerenciamento de suprimentos (MARTINS; ALT, 2009, p. 82).

Dependendo da poltica de compras adotada pela empresa, o estoque poder sofrer

com armazenamento excessivo de itens, ou com a falta deles (Corra ET AL, 2011,

p. 3). Estes dois fatores so determinantes para o uso eficiente do almoxarifado, e

foram analisados na empresa pesquisada.

5.6.1 Processo de compras da Grande Vitria antes do Globus

Segundo a empresa pesquisada, um dos grandes problemas enfrentados no setor

de compras antes do projeto de implantao do Globus era a dinmica de pedidos,

cotaes, e entrada dos materiais no sistema.

O gestor de suprimentos da Empresa pesquisada, senhor Sirlei Torezani de Souza,

descreve que antes da implantao do Mdulo Compras, as aquisies eram

realizadas em regime de urgncia. medida que o cliente interno necessitava de

determinado item, era iniciado o processo de compras. Esta demanda surgia com a

constatao da falta do material no ato da requisio, e tambm atravs de uma

anlise visual do almoxarife no estoque. Ele encaminhava ao comprador o que

pressupunha ser necessrio.

48

O comprador, por sua vez, definia o qu deveria ser comprado, e em quais

quantidades. A relao de compras devia ser entregue no setor de compras

(fisicamente), que ficava suscetvel a extravio do formulrio e/ou demora na entrega.

Geralmente, a definio da quantidade era embasada na experincia e numa

consulta histrica da ltima compra. As cotaes eram feitas por telefone e

registradas no formulrio denominado "Relao de Compra". Caso fosse necessrio

ter qualquer informao a respeito dos valores concorrentes ou mesmo a

especificao do item comprado, o comprador recorria ao arquivo e procurava

manualmente o formulrio. (SOUZA, 2012)

A integrao entre Almoxarifado, Contabilidade e Contas a Pagar era bem

deficitria, pois os processos sucessores (que dependiam das informaes

alimentadas pelo seu cliente interno) se utilizavam de sistemas de informao

diferentes, que necessitavam de importaes para trabalharem com os dados

gerados pelo setor de compras, e que eram necessrios para suas rotinas. (SOUZA,

2012)

5.6.2 O Mdulo Compras

De acordo com informaes que a empresa BGMRodotec disponibiliza em seu site,

o mdulo de compras tem como objetivo registrar os pedidos de compras, estipular

teto para aprovao das solicitaes, dos pedidos e das compras e realizar

levantamento dos melhores preos.

A BGMRodotec ainda pontua as funcionalidades do mdulo:

-Devido integrao, o sistema alimenta o controle de estoque, abastecimento, contas a pagar, contabilidade e escriturao fiscal, tudo isso atravs de uma nica digitao; - integrado ao estoque, possibilitando que os pedidos sejam baixados parcialmente ou na sua totalidade. Atravs da digitao da nota fiscal de entrada, o sistema gera o controle de pedidos pendentes; -Atravs da solicitao automtica de compras, os usurios podem definir e criar as suas prprias frmulas; -O usurio pode gerar as solicitaes de compras automaticamente, atravs das requisies de materiais;

49

-Controle do oramento dirio e mensal dos compradores; - Em todo o processo de compras o usurio consegue incluir e alterar itens fornecedores para as cotaes; - possvel comprar materiais que no sejam controlados e cadastrados no estoque; -Possibilidade de enviar e receber as cotaes atravs de e-mail, integrando-os automaticamente no Globus; -Eliminao da digitao das cotaes e possibilidade de cotar com um nmero maior de fornecedores; -Possibilidade de fazer compras centralizadas para vrias empresas (central de compras); -O sistema faz o ranking dos melhores preos e dos melhores fornecedores; - Integrado aos mdulos de Manuteno, Estoque e Contas a Pagar.

5.6.3 Incio da Operao do Mdulo Compras: automatizao das atividades

Segundo o gestor de suprimentos da empresa pesquisada, senhor Sirlei Torezani de

Souza, houve uma grande mudana na estrutura do setor de compras aps a

implantao do Globus. A partir do uso do sistema, foi possvel segregar o que antes

era emergencial: a necessidade de compra (demanda) passou a ser gerada sem a

necessidade de algum fisicamente faz-la. O sistema automaticamente checa as

informaes para iniciar a aquisio com base na demanda real, onde feita uma

anlise do consumo dos trs ltimos meses. (SOUZA, 2012)

realizada mdia de sadas de determinado item e so definidas as quantidades a

serem adquiridas. O Mdulo tambm informa a data da ltima compra, fato que

facilita a anlise antes das aquisies e evita adquirir quantidades de itens que

possam superar a data de validade ou que tenham rotatividade baixa. (SOUZA,

2012)

Alm do processo automatizado, o sistema tambm inicia a aquisio de

determinado item atravs da requisio de compra. Um formulrio preenchido com

o cdigo Globus, as caractersticas e as quantidades de determinado material, e

entregue ao almoxarife. Este, por sua vez, informa no Mdulo Compras qual o

cdigo do item, o centro de custo (setor) solicitante e se o material ser estocado ou

ser utilizado imediatamente para instalar em algum veculo. O sistema, ento, inicia

50

o processo de compra, enviando as cotaes para os fornecedores. Estes

lanamentos requerem o mximo de cuidado. (SOUZA, 2012)

Imagem 3: Tela de cadastro de solicitaes de compras. Fonte: arquivo do autor.

Imagem 4: Informao dos materiais que sero adicionados solicitao de compras. Fonte: arquivo do autor.

51

A cotao, que antes era feita por telefone, passou a ser realizada pelo prprio

Globus. O sistema envia, atravs de e-mail, a cotao aos fornecedores cadastrados

e selecionados. Os fornecedores, por sua vez, respondem cotao, enviando-a

pelo mesmo formato (e-mail automtico). A empresa identifica este processo como

e-compras.

A seleo do fornecedor vencedor baseada em critrios definidos pela empresa,

como valor e prazo para entrega, desde que os itens estejam dentro das

especificaes exigidas. A empresa ressalta que os fornecedores recebem uma

quantidade total que abrange aquisies para o Grupo Grande Vitria, para

proporcionar poder de negociao e, quando definido o vencedor, o sistema envia

os pedidos de compras de cada filial separadamente. Ento, os fornecedores se

utilizaro dos pedidos de compras para enviar s filiais o material comprado. Este

mesmo pedido estar em posse do almoxarife recebedor da mercadoria para

conferncia, recebimento, lanamento e avaliao da entrega, conforme critrios

estabelecidos pela gesto de compras. Com base em parmetros cadastrados, o

prprio sistema realiza a avaliao da performance dos fornecedores, qualificando-

os positivamente para as prximas entregas ou negativamente, caso as entregas

no estejam conforme o pedido.

Com a mudana de processos ocorrida aps a implantao do Globus, o setor de

Compras passa a ter importncia estratgica muito grande na empresa, em especial

no relacionamento com os fornecedores. Neste aspecto, segundo Davis, Chase e

Aquilano (2001, p. 390),

A tendncia de utilizao de cada vez mais componentes comprados, associada ao aumento dos custos de transporte e logsticos, tem levado o gerente a enfocar sua ateno no departamento de compras da empresa. Como resultado, a funo compras tem experimentado uma grande transformao na maneira como administra os negcios com as empresas fornecedoras.

52

6 CONSIDERAES FINAIS

Ao comparar-se a situao relatada pela empresa, com as mudanas advindas da

utilizao do Globus, observou-se uma grande alterao nos processos de estoques

e de compras, que otimizaram as atividades e aumentaram os controles.

Verificando os impactos da implantao do Globus nas atividades da empresa, em

sua totalidade, foi observado que: a empresa passou a ter uma base de dados

nica, evitando que a mesma informao seja inserida vrias vezes em locais

diferentes. Entende-se que os retrabalhos tambm so evitados, otimizando o tempo

dos profissionais envolvidos; Houve reduo nos tempos de respostas s

informaes que a empresa necessitava. Atualmente, os gestores buscam as

informaes necessrias apenas em um local: no Globus; Os controles sobre as

informaes so muito mais rgidos, pois o ERP permite rastrear todos os usurios

que compartilharam e as alteraram, desde o momento em que foram criadas no

sistema. Isto s possvel, porque cada pessoal tem um cadastro e senha pessoal

no sistema, permitindo maior controle sobre a informao; Houve uma necessidade

maior de especializao dos operadores, principalmente os do Mdulo Estoque.

Como atravs deste setor que h entrada das Notas Fiscais, exige-se que os

trabalhadores tenham o mnimo conhecimento em contabilidade, para realizar a

classificao correta do item. Conhecimento em informtica passou a ser obrigatrio,

devido ao controle de dos materiais ser feito pelo Globus;

No Estoque, o processo de mudana foi gradual, porm seus controles se tornaram

muito mais rigorosos e as rotinas mais sistematizadas.

Quando se analisa a funo do Estoque no contexto da organizao, sua atividade

se consolidou como de extrema importncia estratgica. Pde-se constar tambm

que o Estoque se tornou processo antecessor ao da contabilidade e seu principal

fornecedor de informaes em tempo real. Com isto, o ERP cumpre com alguns dos

objetivos da integrao: reduzir o volume de trabalho, rapidez e segurana na

disponibilizao das informaes.

53

O processo de mudana advindo da implantao do Globus no Estoque no foi

traumtico, j que os operadores tiveram tempo para adaptarem-se nova

realidade. Este fato foi confirmado na anlise das entrevistas estruturadas

Apndice C, onde os mesmos se apresentaram adeptos s rotinas do ERP e no se

mostraram insatisfeitos com aspectos importantes para sua utilizao diria. O

Diretor do Grupo, senhor Vercilau Gava, informou que todos os colaboradores foram

aproveitados em suas respectivas funes e que, devido ao processo de mudana

ter ocorrido em paralelo utilizao dos antigos sistemas, houve melhor aceitao

por parte dos operadores.

Um dos objetivos traados pela empresa, segundo o gestor de TI, senhor Bruno Lus

Silva Miranda, foi reduzir os custos com aquisies atravs da implantao do

Mdulo Compras. Logo aps as primeiras aquisies utilizando este mdulo, Bruno

informa que houve uma reduo de cerca de 5% no gasto com materiais. O gestor

completa afirmando que, atualmente, a empresa j registra economia de 30% em

aquisies globais. O Diretor da Empresa, senhor Vercilau Gava, tambm afirma ter

reduzido em 5,2% os custos na primeira aquisio de peas.

A dinmica de compras se tornou muito mais eficiente. Os compradores da empresa

antes precisavam estar em contato telefnico constante com os fornecedores, para

realizar tomada de preos. Esta atividade, segundo o gestor de Suprimentos, senhor

Sirlei Torezani de Souza, demandava um tempo que poderia ser aproveitado de

outras formas nas atividades rotineiras. O melhor aproveitamento do tempo dos

compradores possibilitou empresa aumentar o critrio na anlise de novos

fornecedores, pesquisas de preos e mais rigor nos processos de compras.

Atualmente, o vendedor envia sua proposta atravs de uma planilha-padro gerada

pelo sistema instalado no computador do fornecedor. Todas as propostas so

avaliadas pelo Globus e vence a proposta que tiver menor preo e melhor posio

no ranking adotado pela empresa. Este processo chamado pela empresa de e-

compras. Desta forma, a atividade de compras na empresa passou a ser vista no

mais como funo, mas como processo.

Nos dois mdulos pesquisados, as informaes so inseridas apenas uma vez e

compartilhadas pelo sistema medida que elas fluem pelos outros mdulos da

54

organizao. Este fator elimina os retrabalhos, aumenta a confiabilidade das

informaes e aumento o rigor no controle dos processos.

Mesmo aps sua implantao, um sistema de forma alguma deve deixar de ser

monitorado, pois esta apenas o fim de uma etapa do projeto. Os gestores da

Empresa devem monitorar constantemente a operao do sistema, de modo a

identificar se os objetivos esto sendo alcanados conforme estabelecido no projeto.

Portanto, o Globus deve estar sob constante anlise da empresa, para que os

ganhos que sua implantao proporcionou continuem sendo melhorados

continuamente.

55

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58

APNDICE A ENTREVISTA JUNTO AOS OPERADORES DOS

MDULOS DE ESTOQUE E DE COMPRAS

Prezado Senhor:

Com a finalidade de realizar uma pesquisa acadmica quanto implantao e uso

do Sistema Globus nos setores de Compras e de Estoque desta empresa, solicito

que sejam respondidas as perguntas abaixo, de forma a retratar mais claramente

possvel a sua viso quanto ao Mdulo que utiliza em suas atividades:

1 Trabalha na Empresa h quanto tempo?

( ) menos de 1 ano ( ) de 1 a 3 anos ( ) 3 a 6 anos ( ) mais de 6

anos

2 Faixa Etria:

( ) menos de 21 anos ( ) 21 a 28 anos ( ) 28 a 35 anos ( )

mais de 35 anos

3 J havia utilizado um sistema ERP como o Globus antes?

( ) Sim ( ) No ( ) No sei

4 Em relao a programas usados anteriormente na Grande Vitria, o Globus

:

( ) Ruim ( ) Razovel ( ) Um pouco melhor ( ) muito

melhor

5 Durante o treinamento e implantao, como avalia seu aprendizado?

( ) Difcil ( ) Razovel ( ) Fcil ( ) J conhecia o Sistema

6 Foi necessrio aprimorar-se na rea de informtica para utilizar o sistema?

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( ) No

( ) Sim. De que forma?

( ) Novo treinamento ( ) Auxlio do setor de informtica ( )

Curso externo

7 Nas suas atividades dirias, qual o grau de utilidade do Globus?

( ) No auxilia em nada ( ) til em parte ( ) muito til

8 Com relao a outros processos da Empresa, qual a importncia que voc

imagina que suas atividades tm, no contexto do Globus?

( ) No sei ( ) Quase nenhuma ( ) Pouca ( ) Muita

importncia

9 Descreva abaixo os pontos POSITIVOS do uso do Globus nas suas