SPED Contabilidade

Copyright 2010. Todos os direitos reservados.Control Informática.

SPED Contábil

SPED Contabilidade

SPED ContábilCopyright 2010. Todos os direitos reservados.

Control Informática.

SPED Contabilidade

3Contents

3

Índice

1 ............................................................................................ 4APRESENTAÇÃO................................................................................................................................... 41 O QUE É SPED CONTÁBIL

................................................................................................................................... 42 COMO FUNCIONA

2 ............................................................................................ 6INSTALAÇÃO................................................................................................................................... 61 INSTALAÇÃO

................................................................................................................................... 72 ESPECIFICAÇÃO TECNICA

.......................................................................................................................................................... 7REQUISITOS MÍNIMOS

3 ............................................................................................ 8GERENCIAR ARQUIVOS................................................................................................................................... 81 VALIDAR ARQUIVO

................................................................................................................................... 92 ASSINAR

................................................................................................................................... 93 GERENCIAR REQUERIMENTO

................................................................................................................................... 104 TRANSMITIR ESCRITURAÇÃO

................................................................................................................................... 115 PREPARAR VISUALIZAÇÕES

4 ............................................................................................ 11PLANO DE CONTAS REFERENCIADO

SPED Contabilidade

APRESENTAÇÃO 4

1 APRESENTAÇÃO

1.1 O QUE É SPED CONTÁBIL

O que há no Programa Sped - Contábil O programa “Sped-Contábil” é uma ferramenta homologada que permite o manuseiopadronizado de arquivo contábil construído de acordo com as regras definidas para oleiaute a ser utilizado pelo Sped. Poderá ser utilizado tanto pelo profissional de contabilidade quanto pelo representantelegal da empresa no momento da geração do arquivo. Poderá ser também utilizado por outros legitimamente interessados na visualização deescrituração contábil digital. Funcionalidades do sistema: · Permite a importação de um arquivo contendo a escrituração contábil;· Permite a exclusão de um arquivo contendo a escrituração contábil;· Valida o conteúdo de arquivo contendo a escrituração contábil;· Assina um arquivo contendo a escrituração contábil;· Transmite a escrituração contábil, utilizando o Receitanet;· Permite a visualização de arquivo contendo a escrituração contábil nos formatos:

Registros do sistema:

· Livro Diário· Livro Razão· Livro de Balancetes Diários e Balanços · Plano de Contas· Centro de Custo· Histórico Padronizado· Demonstrações Contábeis.

1.2 COMO FUNCIONA

A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital noformato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponívelno menu Legislação). Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratamda matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital,Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido peloSped. Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computadorligado à internet.

SPED Contabilidade

APRESENTAÇÃO 5

Através do PVA, execute os seguintes passos:

Validação do arquivo contendo a escrituração; Assinatura digital do livro pela(s)pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da JuntaComercial e pelo Contabilista; Geração e assinatura de requerimento paraautenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração dorequerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais,informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação.Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.

Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped.Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contéminformações importantes para a prática de atos posteriores.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura eTermo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Naatual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquantoela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será "o livrodigital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a JuntaComercial".

Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço paraautenticação.

Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. Aanálise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:

· Autenticação do livro;

· Indeferimento;

· Sob exigência.

IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possaser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Nãohá necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado orequerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sobexigência.

Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação”do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serãotransmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.

O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geraçãorecuperação de backup.

Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração,extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: odo livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do

SPED Contabilidade

APRESENTAÇÃO 6

requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivostêm o mesmo nome, variando apenas a extensão.

2 INSTALAÇÃO

2.1 INSTALAÇÃO

O instalador do Sped Contábil encontra-se disponível para download no sítio do Spedna Internet: http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedContabilmultiplataforma.htm O programa é mono-usuário e deve ser instalado em cada estação de trabalho ondefor utilizado. A instalação é feita por meio de um assistente, que orienta o usuário a cada passo doprocesso. Como pré-requisito, é necessário que a Máquina Virtual Java (JVM – Java VirtualMachine) já esteja na estação de trabalho.

Caso não encontre a JVM na estação de trabalho, o assistente exibe a mensagemabaixo e aborta a instalação.

O instalador da JVM para o sistema operacional Windows encontra-se disponível paradownload no seguinte sítio da Internet: http://www.java.com/pt_BR/download/windows_ie.jsp

SPED Contabilidade

INSTALAÇÃO 7

Após a instalação da JVM, deve-se reiniciar a instalação do Sped Contábil, seguindoos passos indicados pelo assistente.

2.2 ESPECIFICAÇÃO TECNICA

Equipamentos com características que não atendam aos requisitos mínimos descritosnos tópicos Hardware e Software abaixo podem estar sujeitos a erros aleatórios e/oulentidão na execução do programa. Em testes feitos durante o desenvolvimento do sistema, equipamentos com osrequisitos mínimos exigidos abaixo levaram aproximadamente 3 horas para validar umarquivo de 2 GB. Quanto maior o tamanho do arquivo a ser validado, maior deverá sera capacidade de memória RAM e de processamento da máquina.

2.2.1 REQUISITOS MÍNIMOS

Hardware (Configuração mínima) · Microcomputador PC ou compatível;

SPED Contabilidade

INSTALAÇÃO 8

· Memória RAM de 1 GB;· Espaço disponível em disco rígido de 20 GB;

Software · Sistema operacional Windows (2000, XP ou Vista) ou Linux;· Prévia instalação da Máquina Virtual Java (JVM - Java Virtual Machine), versão 1.6

ou superior;· Para transmissão do arquivo de escrituração, deve haver acesso à Internet e a

versão mais recente do programa · O usuário deve buscar a versão atualizada do programa Receitanet no endereço

http://www.receita.fazenda.gov.br.

3 GERENCIAR ARQUIVOS

Enter topic text here.

3.1 VALIDAR ARQUIVO

Esta função permite verificar a consistência das informações existentes no arquivo deEscrituração Contábil a ser validado. Primeiramente é necessário indicar a localizaçãodo arquivo da Escrituração Contábil a ser validado e posteriormente o sistema valida aestrutura, consistência e regras contábeis. Ao final do processo de validação oprograma exibe um relatório de erros e advertências encontrados na EscrituraçãoContábil,se for o caso.

1 – A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função Validar EscrituraçãoContábil;Será apresentada a tela “Validar Arquivo Contábil” para que se indique a localizaçãodo arquivo de Escrituração Contábil que se deseja validar. A localização pode ser feita pela digitação direta do caminho completo na caixa de

texto Arquivo ou a utilização da tecla para indicar a referidalocalização;

2 – O usuário deverá clicar no botão para iniciar a operação ou no

botão para desistir;Será apresentada a tela de progresso da operação, permitindo que o usuário cancele

a operação a qualquer momento, clicando no botão . Se durante o processo de validação o limite máximo de erros for atingido, o programaapresentará uma tela de aviso indicando que a validação será interrompida. Note-seque os erros impedem a validação do arquivo, enquanto que as advertências não.

3 – Finalizado o processamento, será exibido o relatório “Resultado da Validação”.

SPED Contabilidade

GERENCIAR ARQUIVOS 9

3.2 ASSINAR

Esta função permite assinar o arquivo da Escrituração Contábil já validado. Para aassinatura será necessário a utilização de certificado digital, em conformidade com asregras do ICP-Brasil.

1 – A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função “Assinar EscrituraçãoContábil”;Será apresentada a tela “Assinar Escrituração” com a lista das EscrituraçõesContábeis validadas.

2 – O usuário deverá selecionar na lista apresentada o arquivo que deseja assinar e

clicar no botão para iniciar a operação ou no botão paradesistir;3 – Na tela “Selecionar Assinante” o usuário deverá selecionar na lista apresentada

qual a pessoa que assinará o arquivo e clicar no botão para iniciar a

operação ou no botão para desistir;

4 – Na tela “Lista de Certificados” selecione o certificado que será utilizado para aassinatura digital. Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: “Nenhumcertificado com as características necessárias foi encontrado. Para assinar aescrituração contábil o certificado precisa ser A3, pertencer à ICP-Brasil e o CPF docertificado deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário.” Clique no botão

para prosseguir ou no botão para desistir;

5 – Será exibida a tela para a digitação da senha do certificado;

6 – Se no arquivo de Escrituração Contábil Digital foi informado que mais de umapessoa assinará a escrituração, o programa apresentará a tela “Aviso”, com aseguinte mensagem: “O arquivo de escrituração não está totalmente assinado. Deseja

realizar a outra assinatura?”. Clique em para não inserir a próxima

assinatura. Caso o botão seja selecionado, o programa repetirá ospassos (3) a (5), descritos anteriormente, até a última assinatura necessária;

7 – Ao final será apresentada a mensagem “Escrituração assinada com sucesso”.

3.3 GERENCIAR REQUERIMENTO

Esta funcão permite a geração de requerimento, dirigido à Junta Comercial dajurisdição do requerente, para autenticação do livro a que se refere a escrituraçãoselecionada. 1 – A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função “GerenciarRequerimento”. A tela “Requerimento de Autenticação/Substituição de Livro Digital”será apresentada com a lista de Escriturações Contábeis assinadas;

SPED Contabilidade

GERENCIAR ARQUIVOS 10

2 – Na lista apresentada o usuário deverá selecionar o arquivo para o qual deseja

elaborar o requerimento e clicar no botão ou no botão paradesistir; 3 – Na tela “Requerimento de Autenticação de Livro Digital” o usuário deveráselecionar o Tipo de Requerimento desejado. 3.1 - Tipo de Requerimento - Autenticação de Livro Digital 3.1.a – Esta opção poderá ser utilizada também para os casos de extravio,deterioração ou destruição de livro anteriormente autenticado, respeitados osrequisitos legais. 3.1.b – Nos casos de extravio, deterioração ou destruição do livro anteriormenteautenticado, deverão ser fornecidas as Informações Complementares. 3.2 - Tipo de Requerimento - Substituição de Livro Digital não Autenticado 3.2.a – Esta opção somente é possível para livros que tenham sido colocados em“exigência” pela Junta Comercial. Certifique-se de que a escrituração encontra-se sobexigência através do menu Consultar Situação; 3.2.b – Deverá ser fornecida a identificação do arquivo a ser objeto da substituição,constam no respectivo Recibo de Transmissão. É possível indicar o local onde foi

gravado o recibo através da botão .

4 – Deverão ser fornecidas obrigatoriamente as informações referentes a Local e Data

do requerimento e clicar no botão para iniciar a operação ou no botão

para desistir;

5 – Clicando em , o requerimento será exibido e serão oferecidas as opções deassinar, imprimir, excluir e fechar. O requerimento deverá ser assinado digitalmentepor pessoa física legalmente habilitada perante a Junta Comercial. O requerimentoassinado será encaminhado ao Sped, automaticamente, junto com a escrituração.

3.4 TRANSMITIR ESCRITURAÇÃO

Esta função permite transmitir a Escrituração Contábil para o Sped Contábil.O programa utiliza o Receitanet para efetuar a transmissão da Escrituração Contábilvia Internet. O usuário deverá fazer (download) e instalar a versão atualizada doReceitanet disponível no endereço da Secretaria da Receita Federal do Brasil, http://www.receita.fazenda.gov.br.Somente será transmitida a escrituração que estiver com todas as assinaturaseletrônicas necessárias e para a qual tenha sido gerado o Requerimentocorrespondente.

SPED Contabilidade

GERENCIAR ARQUIVOS 11

1 – A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função “TransmitirEscrituração Contábil”;Será apresentada a tela “Transmitir Escrituração” com a lista das EscrituraçõesContábeis existentes na base de dados do programa.

2 – O usuário deverá selecionar o arquivo que deseja transmitir na lista apresentada e

clicar no botão para iniciar a operação ou no botão paradesistir;Será apresentada a tela de progresso da operação.Após o término da operação será exibida a mensagem: “Este arquivo (CNPJ daempresa) foi transmitido com sucesso. O recibo de entrega via internet está disponívelno seu computador junto com o arquivo transmitido. Para imprimi-lo, acione a opçãocorrespondente no programa adequado”.

3.5 PREPARAR VISUALIZAÇÕES

Esta função oferece opções para o usuário poder preparar (gravar em disco)previamente, em uma única solicitação, o banco de dados das visualizações paravárias funcionalidades ao mesmo tempo (Diário, Razão, Demonstrações Contábeis,etc), o que evitará que o sistema solicite mais tarde a preparação deste banco dedados para cada uma das funcionalidades separadamente: 1 – A partir do menu Escrituração Contábil, selecionar a função PrepararVisualizações.Será apresentada a tela ”Preparar Visualização” com a lista de escrituraçõesexistentes no Banco de Dados do Sped Contábil. 2 – O usuário deverá selecionar a escrituração que deseja visualizar na lista

apresentada e clicar no botão ou no botão para desistir daoperação. 3 – Será apresentada uma tela para preparar visualizações com possibilidade deselecionar as seguintes visualizações: Balancete Diário, Livro Razão, Livro Diário,Plano de Contas, Centro de Custo, Histórico Padronizado e DemonstraçõesContábeis. O usuário poderá selecionar uma ou mais opções.

4 – Após a seleção, clicar no botão . Ao término do processode preparação será exibida a mensagem “O processo de geração das informaçõespara visualização foi concluído com sucesso. As informações já podem servisualizadas.”

4 PLANO DE CONTAS REFERENCIADO

Para iniciar a geração do arquivo da ECD (Escrituração Contábil Digital) é preciso vincular o Plano deContas da Revenda com o da Receita, para isso é preciso importar o arquivo do site da Receita ou

SPED Contabilidade

PLANO DE CONTAS REFERENCIADO 12

Sefaz dentro do sistema Control conforme passos abaixo.

1 ) Acessar o SITE

http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-contabil/tabelas-de-codigos.htm

Clicar na opção:Plano de Contas Referenciado - Versão CSV

Logo após será apresentado o Plano de Contas

http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-contabil/tabelas-de-codigos.htm

SPED Contabilidade

PLANO DE CONTAS REFERENCIADO 13

APRESENTAÇÃOO QUE É SPED CONTÁBILCOMO FUNCIONA

INSTALAÇÃOINSTALAÇÃOESPECIFICAÇÃO TECNICAREQUISITOS MÍNIMOS

GERENCIAR ARQUIVOSVALIDAR ARQUIVOASSINARGERENCIAR REQUERIMENTOTRANSMITIR ESCRITURAÇÃOPREPARAR VISUALIZAÇÕES

PLANO DE CONTAS REFERENCIADO