sped fiscal

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RODRIGUES, A.G.S.; FELISMINO, V.; SOUZA, R.A. SPED Fiscal: uma nova obrigação

acessória na evolução tecnológica. Trabalho Final de Graduação (Ciências Contábeis).

UNIESP. Caieiras, 2013.

SPED Fiscal: uma nova obrigação acessória na evolução tecnológica

SPED Fiscal: a new accessory obligation on technological

Ana Grazielhy de Souza Rodrigues1

Valcelia Felismino2

Renato Antônio de Souza3

Resumo: Esta pesquisa é de natureza qualitativa, cujo objetivo geral é compreender a

implantação do Sistema Público de Escrituração Digital e os objetivos específicos são (a)

identificar os benefícios para as empresas, com a implantação do SPED Fiscal e (b) discutir

sobre os impactos provocados nas atividades das empresas com a implantação desse sistema.

A metodologia de pesquisa é do tipo documental, com a utilização de documentos que

possibilitam valorizar a riqueza das informações. Como resultados de pesquisa, identificamos

os benefícios de simplificação no cumprimento das obrigações acessórias, agilidade, redução

do espaço físico e consumo de papel, preservação do meio ambiente, qualidade e rapidez no

acesso às informações. Também, discutimos os impactos como aumento de custo e adequação

de sistemas de informática, o qual pode exigir maior tempo para o desenvolvimento dessa

atividade.

Palavras-chave: SPED, SPED Fiscal, Obrigação acessória, Escrituração digital, Evolução

tecnológica.

Abstract: This research is qualitative, whose general objective is to understand the

implementation of the Public System of Digital Bookkeeping and specific objectives are to (a)

identify the benefits for companies, with the implementation of SPED Fiscal and (b) discuss

about the impacts of the activities of the companies with the implementation of this system.

The research methodology is the type of documents, with the use of documents which allow

to high light the richness of the information. As research results, identified the benefits of

simplifying the compliance of ancillary obligations, agility, reduced floor space and paper

consumption, preservation of the environment, quality and speed of access to information.

And also discussed impacts such as increased cost and adequacy of information systems,

which may require more time for the development of this activity.

Keywords: SPED, SPED Fiscal, Obligation accessory, Digital bookkeeping, Technological

evolution.

1 Graduanda em Ciências Contábeis pela Uniesp – Caieiras 2 Graduanda em Ciências Contábeis pela Uniesp – Caieiras 3 Professor Me. do curso de Graduação em Ciências Contábeis da Uniesp – Caieiras

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Introdução

Este projeto de pesquisa é de natureza qualitativa, cujo objetivo geral é compreender a

implantação do Sistema Público de Escrituração Digital e os objetivos específicos são (a)

identificar os benefícios para as empresas, com a implantação do SPED Fiscal e (b) discutir

sobre os impactos provocados nas atividades das empresas com a implantação desse sistema.

Podemos perceber que a Contabilidade, inicialmente, demonstrava o patrimônio

através de desenhos e gravações, buscando controle sobre os bens. Com os avanços

matemáticos e tecnológicos, o homem desenvolveu suas experiências para alcance de mais

conhecimentos, surgindo com o método das partidas dobradas, melhor interpretação e

efetuação dos lançamentos contábeis. Os aspectos fundamentais para a transformação da

profissão são destacados pela informatização dos dados contábeis e desenvolvimento de

pesquisas, tornando-se necessários, para o controle econômico, cumprimento de

responsabilidades empresariais, consultoria e registro do patrimônio. Assim, a Contabilidade

evoluiu até os dias atuais.

O profissional contábil deve manter-se atualizado para assumir suas tarefas e enfrentar

as mudanças e inovações referentes à sua atuação, com maior segurança e confiabilidade,

como exemplo o Sistema Público de Escrituração Digital. O assunto, apesar de recente é de

grande importância e nos chamou a atenção, pela necessidade de compreensão da implantação

e benefícios gerados para as empresas.

Conforme o artigo 2° do decreto 6022/07, divulgado pela Secretaria da Receita

Federal do Brasil, “O SPED é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,

armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e

fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas”, com acesso às informações de forma

computadorizada.

As questões abordadas neste artigo são direcionadas à compreensão da implantação do

Sistema Público de Escrituração Digital e visa esclarecer: Quais são os benefícios do SPED

Fiscal e os impactos provocados com a implantação? Partimos da hipótese de que a

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implantação do SPED gera vários benefícios às empresas, tais como: redução de custos,

eliminação de papel, uniformização das informações fornecidas pelo contribuinte e agilidade

nos procedimentos, provocando assim, muitos impactos em sua implantação. Pois, na maioria

das vezes, não há disponibilidade de sistema eficaz com informações atualizadas, sendo

necessário, investimento em equipamentos, sistemas e treinamento de pessoal. Porém, em

longo prazo, as mesmas estarão adaptadas a essa inovação.

Nessa pesquisa, que estamos realizando no bacharelado em Ciências Contábeis na

UNIESP – União Nacional das Instituições de Ensino Superior Privadas – unidade Caieiras,

com conhecimento de disciplinas em assuntos agregados ao planejamento tributário e

conciliação das atividades exercidas no setor fiscal, identificamos a necessidade de um estudo

mais detalhado sobre o assunto, o qual ainda é complexo e com pouco foco de pesquisa, tendo

despertado o interesse maior em investigações no que diz respeito aos impactos gerados nas

empresas e favoráveis ao Governo (GERON e outros 2011). No entanto, parece não haver

trabalhos acadêmicos abordando as etapas durante a implantação do sistema, seus respectivos

benefícios e impactos, demonstrando, assim, pertinência e relevância deste estudo, uma vez

que está relacionado com a Contabilidade e exige o acompanhamento das informações pelo

profissional contábil.

Este trabalho está organizado da seguinte forma: Introdução; (1) Fundamentação

teórica; (2) Procedimentos metodológicos; (3) Apresentação e discussão dos resultados; (4)

Considerações finais e (5) Referências Bibliográficas.

1 – Fundamentação teórica

1.1 – Sistema Público de Escrituração Digital

O decreto 6.022/2007 instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital,

conceituando-o como instrumento que integra as atividades de recepção, validação,

armazenamento e autenticação de livros e documentos referentes à escrituração contábil e

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fiscal das empresas, seguindo fluxo único de informações (SECRETARIA DA RECEITA

FEDERAL, 2013).

Esse sistema tem como objetivo, integrar as informações, de forma padronizada,

uniformizar as obrigações acessórias com rapidez e melhor controle dos processos. De acordo

com a Secretaria da Receita Federal (2013), essas estratégias geram os seguintes benefícios:

redução de custos, de tempo e de fraudes, eliminação do papel, uniformização de

informações, simplificação e agilização nos processos, maior controle dos órgãos

fiscalizadores, rapidez e melhoria no acesso às informações, preservação do meio ambiente,

combate à sonegação, entre outros.

Conforme descreve a Secretaria da Receita Federal (2013), esse sistema faz parte do

Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira, na busca de integração e

compartilhamento das informações fiscais, em cumprimento da Emenda Constitucional n°

42/03. E também, para o Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) 2007-2010,

planejando a implantação do SPED e da Nota Fiscal Eletrônica, consequentemente, gerando

emprego e melhoria nas condições de vida.

Para Nascimento (2013, p.61), o SPED é conceituado como “um conjunto

minimamente complexo de leis e procedimentos operacionais e sistêmicos, que requer do

contribuinte três competências”, sendo essas: conhecimento profundo sobre objetivo e

temática do sistema, estrutura e conhecimento tecnológico e mão de obra especializada, com

desenvolvimento em várias áreas da empresa.

Duarte (2011) considera que o grande desafio das autoridades fiscais é aumentar a

presença fiscal, trazendo maior resultado. E ainda, é utilizada a tecnologia e conhecimento

científico para crescimento em larga escala. O autor descreve não ser tarefa difícil no Brasil,

pois há excelente reputação na tecnologia bancária, eleitoral e grande receptividade na

declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, via internet. E mesmo o SPED sendo uma

evolução tecnológica entre o fisco e contribuinte, os empreendedores brasileiros ainda

utilizam métodos e tecnologias do século passado.

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Para Filho (2010), cada empresa deverá atualizar seu plano de contas para o registro

dos documentos que fazem partem do SPED, com a realização de programação nos sistemas

internos, tendo o lançamento automático de todos os elementos correspondentes e

cumprimento das exigências legais.

O Sistema Público de Escrituração Digital está em evolução, apresentando assim, os

seguintes projetos: SPED Contábil, SPED Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de

Serviço Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico, Controle Fiscal Contábil de

Transição, Escrituração Fiscal Digital de Contribuições, do Imposto de Renda e Contribuição

Social sobre o Lucro Líquido da Pessoa Jurídica. Em razão de nosso foco de estudo ser o

SPED Fiscal, passamos a seguir, explicando o funcionamento desse projeto.

Para a implantação do SPED, a empresa deverá inicialmente, registrar todas as

informações em sistemas internos, o portal do ERP- Enterprise Resource Planning (2013),

aponta alguns conceitos sobre esses sistemas:

ERP é um sistema de gestão empresarial que gerencia as

informações relativas aos processos operacionais,

administrativos e gerenciais das empresas. O Objetivo de um Sistema ERP é centralizar as informações e

gerir o seu fluxo durante todo processo de desenvolvimento da

atividade empresarial, integrando os setores da organização e possibilitando aos gestores acesso ágil, eficiente e confiável às

informações gerenciais, dando suporte à tomada de decisões em

todos os níveis do negócio. O uso de um Sistema ERP em uma empresa dá a seus gestores o

controle total sobre a empresa, auxiliando na tomada de

decisões e fornecendo todas as informações vitais de maneira

acessível e clara.

1.1.1 – Escrituração Fiscal Digital- ICMS/IPI

De acordo com o Convênio ICMS 143/06, foi instituída a Escrituração Fiscal Digital

(EFD), arquivo digital “que se constitui em um conjunto de escrituração de documentos

fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria

da Receita Federal”, que deverá ser assinado digitalmente pelo contribuinte, transmitido via

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internet ao ambiente Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e com periodicidade

mensal, conforme as normas da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP- Brasil),

sendo obrigatória para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e

Prestações de Serviços de Transporte e de Comunicação (ICMS) ou Imposto sobre Produtos

Industrializados (IPI).

Os contribuintes obrigados à Escrituração Fiscal Digital - ICMS/IPI devem escriturá-la

e transmiti-la à Receita Federal, via Internet, a partir de 01 de janeiro de 2009, ficando a

obrigatoriedade divulgada na legislação estadual (FILHO, 2010).

O contribuinte deverá gerar e manter uma Escrituração Fiscal Digital-ICMS/IPI para

cada estabelecimento, contendo todas as informações que deram origem à escrituração,

referentes aos períodos de apuração dos impostos, na forma e prazos estabelecidos pela

legislação tributária.

O objetivo dessa escrituração é a substituição dos livros de registro de entradas, saídas,

inventário, apuração do IPI e ICMS, por arquivos digitais (SECRETARIA DA RECEITA

FEDERAL, 2013). Esse projeto acabou com o Sistema Integrado de Informações sobre

Operações Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), integrando assim, as informações com as

entidades tributárias federais, estaduais e do Distrito Federal.

Na legislação Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008, e suas atualizações,

definiram os documentos fiscais, as especificações técnicas do leiaute do arquivo da

Escrituração Fiscal Digital- ICMS/IPI, que contém informações fiscais e contábeis, ou outras

que venham a repercutir na apuração dessa obrigação acessória.

A obrigação tributária é classificada em principais e acessórias. As principais dizem

respeito à ocorrência do fato gerador, que tem por objeto o pagamento de tributo e as

acessórias são deveres do sujeito passivo, exigidos pelo sujeito ativo, com a finalidade de

garantir o recolhimento dos tributos e facilitar a fiscalização, viabilizando o cumprimento das

obrigações principais, ou seja, o pagamento de tributo, instituído por lei (BUSTO, 2005).

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O prazo para entrega da Escrituração Fiscal Digital é estabelecida pelas Secretarias da

Fazenda de cada unidade federada. Assim, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo

(2013), divulga esse prazo por meio da Portaria CAT 147, de 27/07/2009:

CAPÍTULO V

DO PRAZO DE ENVIO DO ARQUIVO DIGITAL DA EFD Artigo 10 - O arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o

dia 25 do mês subseqüente ao período a que se refere.

O SPED Fiscal pode ser retificado, caso tenha sido

transmitido com erros, sendo permitida sua substituição,

obedecendo aos prazos e critérios estabelecidos pela

Secretaria da Fazenda da Unidade Federada. A Secretaria

da Receita Federal do Brasil (2013) divulga o ajuste sinief

nº 11, de 2012, com a definição das regras para essa

retificação: EFD-ICMS/IPI de mês de referência janeiro de 2009 a

dezembro de 2012 pode ser retificada, sem autorização, até 30

de abril de 2013; 1. EFD-ICMS/IPI de mês de referência janeiro de 2013 em

diante, pode ser retificada, sem autorização, até o último dia do

terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (Ex.: Janeiro de 2013 pode ser retificado até 30 de abril de

2013);

2. Cumpridos estes prazos, retificações somente serão

possíveis com autorização, de acordo com o que determina o referido Ajuste.

A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (2013) detalha os procedimentos para

entrega da Escrituração Fiscal Digital em retificação, sendo necessária, a geração de um novo

arquivo digital que contenha as informações referentes ao mesmo período, inclusive aquelas

que devem ser retificadas, com o respectivo código para a finalidade do arquivo e enviar à

Secretaria da Fazenda o arquivo digital gerado em substituição ao último arquivo da EFD

recepcionado.

O artigo 527, publicado na Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (2013),

aponta as penalidades por atrasar ou não entregar a Escrituração Fiscal Digital, podendo

variar entre as unidades de federação. Sendo que, para o estado de São Paulo, as multas são as

mesmas, caso a empresa atrase ou não entregue os livros fiscais, conforme segue:

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e) falta de elaboração de documento auxiliar de escrituração

fiscal ou sua não-exibição ao fisco - multa equivalente a 1%

(um por cento) do valor das operações ou prestações que nele devam constar;

f) adulteração, vício ou falsificação de livro fiscal - multa

equivalente a 100% (cem por cento) do valor da operação ou

prestação a que se referir à irregularidade;

g) atraso de escrituração do livro fiscal destinado à escrituração

das operações de entrada de mercadoria ou recebimento de

serviço ou do livro fiscal destinado à escrituração das operações de saída de mercadoria ou de prestação de serviço - multa

equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou

prestações não escrituradas, em relação a cada livro; do livro fiscal destinado à escrituração do inventário de mercadorias -

multa equivalente a 1% (um por cento) do valor do estoque não

escriturado;

h) atraso de escrituração de livro fiscal não mencionado na alínea anterior - multa no valor de 6 (seis) UFESPs por livro,

por mês ou fração;

i) atraso de registro em meio magnético - multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações não

registradas;

j) falta de livro fiscal ou sua utilização sem prévia autenticação da repartição competente - multa no valor de 6 (seis) UFESPs

por livro, por mês, ou fração, contado da data a partir da qual

tenha sido obrigatória a manutenção do livro ou da data da

utilização irregular;

Para os demais estados, as penalidades pela falta de entrega ou atraso são estabelecidas

pela Secretaria da Fazenda de cada unidade federada.

1.1.2 – Nota Fiscal Eletrônica

A emissão da nota fiscal era realizada manualmente com a caneta, depois,

mecanograficamente com máquina de escrever e atualmente, com computador e impressora,

conta Nascimento (2013, p.63).

Com o desenvolvimento tecnológico, alcançamos o projeto da Nota Fiscal Eletrônica,

que é a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico, substituindo a

emissão de documento fiscal em papel, simplificando as obrigações acessórias dos

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contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo o acompanhamento em tempo real das operações

comerciais pelo Fisco, com validade jurídica pela assinatura digital (NASCIMENTO, 2013,

p.90). Sendo essa, o processo eletrônico de assinatura, permitindo ao usuário usar sua chave

privada para declarar o documento eletrônico a ser entregue à Receita Federal do Brasil e

garantindo a integridade de seu conteúdo (FILHO, 2010).

De acordo com o Portal Nacional do Documento Eletrônico (2013), a assinatura

digital, é utilizada para assinar qualquer documento eletrônico. Sua validade é jurídica,

inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho. É um método de autenticação de

informação digital, que vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo

assinado. Dando assim, garantias de autenticidade e integridade. O Portal Nacional do

Documento Eletrônico (2013), também esclarece que:

Com ela a sua empresa ou o seu departamento elimina o

processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de

documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando os

processos e agilizando substancialmente a formalização dos

documentos. A validade e admissibilidade legal da assinatura digital são

garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, conferindo presunção de veracidade jurídica em relação aos

signatários nas declarações constantes dos documentos em

forma eletrônica.

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (2013) relata que essa Infraestrutura

de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) significa uma cadeia hierárquica e de confiança,

viabilizando a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. O modelo

adotado pelo Brasil tem raíz única, desempenhando o papel de Autoridade Certificadora Raiz

(AC-Raiz), tendo o poder de credenciar, descredenciar, supervisionar e fazer auditoria dos

processos e participantes.

De acordo com Nascimento (2013, p.90-91), a empresa emissora de Nota Fiscal

Eletrônica gerará o arquivo contendo as informações fiscais da operação comercial,

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transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda. Após a transmissão, será realizado uma

pré-validação do arquivo e autorização de uso com protocolo, sem o mesmo, a mercadoria

não poderá circular. Também é transmitida para a Receita Federal, que será repositório

nacional de todas as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas e, no caso de operação interestadual,

para a Secretaria da Fazenda de destino da operação.

O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo Documento Auxiliar da Nota Fiscal

Eletrônica (DANFE), que contém a chave de acesso para consulta do destinatário e outros

interessados, através da internet, disponibilizado pelas Secretarias da Fazenda e Receita

Federal (NASCIMENTO, 2013, p.91).

A Administração Tributária analisará o contribuinte com alguns atributos para a

autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica, não podendo ser alterada e sendo eles: a

regularidade do emitente, credenciamento para emissão, autoria da assinatura digital, a

integridade do arquivo, observação do leiaute do arquivo e numeração do documento. Após

verificação dos atributos, o emitente será informado com uma das seguintes mensagens:

rejeição do arquivo, negação da Autorização de Uso ou concessão da Autorização de Uso da

Nota Fiscal Eletrônica, devendo tomar as devidas providências, afirma Nascimento (2013,

p.77).

O contribuinte emitente da Nota Fiscal Eletrônica realizará a escrituração a partir das

emissões e recebimentos. Porém, o destinatário não emissor de Nota Fiscal Eletrônica, poderá

escriturar os dados contidos, sendo que sua validade ficará vinculada nos arquivos das

administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da

Autorização de Uso (NASCIMENTO, 2013, p.91).

1.1.3 – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é um documento fiscal, com geração e

armazenamento eletrônico em ambiente nacional pela Receita Federal, prefeitura ou outra

entidade conveniada, documentando prestações de serviços e buscando benefício de

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padronização, melhor qualidade de informações, redução de custos, eficácia e aumento de

competitividade das empresas brasileiras (SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL, 2013).

A respeito da geração de Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas, relacionamos alguns

aspectos apresentados por Nascimento (2013, p.93):

A NFS-e contém campos que reproduzem as informações

enviadas pelo contribuinte e outros que são de

responsabilidade do Fiscal.

Uma vez gerada, a NFS-e não pode mais ser alterada,

admitindo-se, unicamente por iniciativa do contribuinte,

ser cancelada ou substituída, hipótese esta em que deverá ser mantido o vínculo entre a nota substituída e a nova.

A NFS-e deve conter a identificação dos serviços em

conformidade com os itens da Lista, de mesma alíquota e

para o mesmo tomador de serviço.

A competência de uma NFS-e é o mês da ocorrência do

fator gerador. O sistema assumirá automaticamente o Mês/

Ano da emissão do RPS ou da NFS-e, o que for inferior,

podendo ainda o contribuinte informar uma competência anterior.

A base de cálculo das NFS-e é o Valor Total de Serviços, subtraído do Valor de Deduções previstas em lei.

No sistema de emissão de Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas existem duas soluções

para o contribuinte, sendo a primeira, on-line, colocado à disposição no site da Secretaria da

Fazenda, na internet e a segunda, web service, possibilitando integração com os sistemas

internos dos contribuintes. A emissão dessas notas são recebidas em lotes, pela Secretaria da

Fazenda, em uma fila de processamento, que posteriormente fica disponível ao contribuinte,

podendo ser as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas correspondentes ou a lista de erros

encontrados no lote, afirma Duarte (2011).

1.1.4 – Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento eletrônico e digital, com a

finalidade de documentar uma prestação de serviços de transportes, com assinatura digital do

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emitente. Esse projeto foi desenvolvido pelas Secretarias da Fazenda e Receita Federal do

Brasil, com a assinatura do Protocolo ENAT 03/2006, atribuindo ao Encontro Nacional de

Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a

responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto, onde os participantes

promovem reuniões de interesse dos órgãos envolvidos (SECRETARIA DA RECEITA

FEDERAL, 2013).

A segunda cláusula do mesmo protocolo aponta os seguintes planos:

I - substituição dos documentos fiscais utilizados na prestação

de serviços de transporte de carga em papel por documento eletrônico;

II - validade jurídica dos documentos digitais;

III - padronização nacional do CT- e; IV - mínima interferência no ambiente operacional do

contribuinte;

V - compartilhamento do CT- e entre as administrações

tributárias; VI - preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código

Tributário Nacional.

O projeto busca integração do processo e substituição dos documentos fiscais:

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Aquaviário de Cargas, Aéreo, Ferroviário

de Cargas, Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas e Nota Fiscal de

Serviço de Transporte de Cargas. E ainda, pode ser utilizado no transporte dutoviário

(transporte de produtos através de condutos tubulares) e no futuro, no transporte multimodal

(vários meios de transporte), de acordo com a Secretaria da Receita Federal (2013).

Outros Conhecimentos de Transporte não citados acima deverão continuar a ser

emitidos, obedecendo à legislação em vigor, segundo Nascimento (2013, p.75).

1.1.5 – Escrituração Fiscal Digital – Contribuições

A Instrução Normativa 1252/12, esclarece a instituição da Escrituração Fiscal Digital

da Contribuição para Programas de Integração Social (PIS), da Contribuição para o

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Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição Previdenciária sobre a

Receita, na escrituração de documentos fiscais, operações e informações de interesse da

Secretaria da Receita do Brasil, em arquivo digital, de acordo com o leiaute determinado, que

será transmitido mensalmente, com registro de cada período de apuração das contribuições,

referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte (SECRETARIA DA

RECEITA FEDERAL, 2013).

Nascimento (2013, p.81) relata que o projeto está baseado em documentos e operações

das receitas obtidas pela empresa e também, custos, despesas e encargos não cumulativos.

O arquivo será validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA) EFD-

Contribuições, fornecido pelo SPED. Sendo possível alteração, exclusão e adição de

informações de qualquer operação e deverá ser entregue até o 10° dia útil do 2° mês

subsequente à escrituração (NASCIMENTO, 2013, p.95).

A obrigatoriedade da EFD- Contribuições é relacionada aos regimes de apuração não

cumulativo e cumulativo com fatos geradores ocorridos a partir de 1° de janeiro de 2012 para

pessoas jurídicas sujeitas à tributação do imposto de Renda com base no Lucro Real, fatos

geradores ocorridos a partir de 1° de janeiro de 2013 para pessoas jurídicas sujeitas à

tributação do imposto de Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado e outros

(SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL, 2013).

De acordo com o artigo 5° da Instrução Normativa 1252/12, divulgada pela Secretaria

da Receita Federal (2013), em alguns casos, a apresentação dessa escrituração digital fica

dispensada:

I - as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) enquadradas no Regime Especial Unificado de

Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas

Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar n º 123, de 14 de

dezembro de 2006 , relativamente aos períodos abrangidos por

esse Regime;

II - as pessoas jurídicas imunes e isentas do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), cuja soma dos valores mensais

das contribuições apuradas, objeto de escrituração nos termos

http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/LeisComplementares/2006/leicp123.htm

http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/LeisComplementares/2006/leicp123.htm

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desta Instrução Normativa, seja igual ou inferior a R$ 10.000,00

(dez mil reais), observado o disposto no § 5º ;

III - as pessoas jurídicas que se mantiveram inativas desde o início do ano-calendário ou desde a data de início de atividades,

relativamente às escriturações correspondentes aos meses em

que se encontravam nessa condição; IV - os órgãos públicos;

V - as autarquias e as fundações públicas; e

VI - as pessoas jurídicas ainda não inscritas no Cadastro

Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), desde o mês em que foram registrados seus atos constitutivos até o mês anterior àquele em

que foi efetivada a inscrição.

2 – Procedimentos metodológicos

Essa pesquisa é do tipo documental, com a utilização de documentos que possibilitam

valorizar a riqueza das informações, extraindo, resgatando entendimento e compreensão de

contexto (SILVA e outros, 2009). A pesquisa documental também acrescenta compreensão em

relação ao tempo, favorecendo observação e evolução de processos, entre outros, conforme

afirmam Silva e outros (2009), ao citar Cellard (2008).

A característica dessa pesquisa é qualitativa, em razão da observação de causas e

efeitos, interpretação mais intensa sobre os fenômenos, sem generalizar o assunto e

desenvolvimento do processo de coleta de dados, por vários meios (APPOLINÁRIO, 2012).

Os dados foram coletados eletronicamente no site da Receita Federal do Brasil, com a

finalidade básica de ampliar o conhecimento e descrever a realidade sobre a implantação do

SPED, que traz uma significativa mudança empresarial, do físico para o digital e integra

informações.

O corpus de análise é composto de legislações, que são: o decreto 6022/2007,

instituindo o Sistema Público de Escrituração Digital; o Convênio ICMS 143/2006,

apresentando a Escrituração Fiscal Digital; o ATO COTEPE/ICMS nº 09/2008, definindo

especificações sobre a Escrituração Fiscal Digital; o Protocolo ENAT 03/2006, desenvolvendo

o projeto Conhecimento de Transporte Eletrônico; o Protocolo de Cooperação ENAT 03/2005,

para a Nota Fiscal de Eletrônica; o Protocolo de Cooperação ENAT 02/2007, divulgando o

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projeto da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica; Ajustes celebrados e a Instrução Normativa

1252/2012, esclarecendo a instituição da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para

Programas de Integração Social (PIS), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade

Social (COFINS) e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita.

Em relação aos procedimentos de análise de dados utilizados nessa pesquisa, foram os

seguintes: 1) Pesquisa sobre o SPED e seus projetos; 2) Leitura documental, com base em

legislações associadas à teoria adotada nesta pesquisa; 3) Análise de relevância, para

compreensão da implantação do sistema; 4) Definição de um projeto, visando conhecer os

benefícios e impactos; 5) Revisão documental, avaliando melhor as informações.

O foco do nosso trabalho é o SPED Fiscal, como mencionado anteriormente, em busca

de análise da: funcionalidade, importando e integrando as informações da escrituração fiscal,

a partir de sistemas internos; acessibilidade, com facilidade no acesso ao sistema e às

informações pertinentes; design, com ferramentas que estabelecem fácil acesso durante a

validação e transmissão do arquivo para a Secretaria da Receita Federal, por meio do

Programa Validador e Assinador.

3 – Apresentação e discussão dos resultados

A partir da análise dos dados, apresentamos e discutimos os resultados da pesquisa

para responder aos objetivos desta pesquisa, que são (a) identificar os benefícios para as

empresas, com a implantação do SPED Fiscal e (b) discutir sobre os impactos provocados nas

atividades das empresas com a implantação desse sistema.

No corpus de análise, destacamos legislações que instituem e esclarecem como a

escrituração digital deve ser realizada e entregue, seguindo orientações do decreto que institui

o Sistema Público de Escrituração Digital, convênios e protocolos para as escriturações

fiscais, com o desenvolvimento do Conhecimento de Transporte Eletrônico e da Nota Fiscal

Eletrônica, sendo esses, projetos digitais iniciais.

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O Convênio que instituiu a Escrituração Fiscal Digital orienta que a empresa deverá

consultar se há obrigatoriedade, por meio da Secretaria da Fazenda da Unidade Federada. No

estado de São Paulo, essa consulta pode ser realizada na opção: Obrigados EFD e filtrando o

histórico de obrigatoriedade pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou Inscrição

Estadual (IE), como pode ser observado na imagem abaixo.

3.1 Consulta sobre obrigatoriedade da EFD.

Fonte: Secretar ia da Fazenda do Estado de São Paulo

Apontamos nessa imagem a etapa inicial do processo, em que a empresa pode

consultar se há obrigatoriedade, obtendo o benefício de rapidez no acesso às informações e de

forma simplificada. No entanto, caso não efetue essa verificação, há um grande impacto em

relação à entrega da obrigação a ser realizada dentro do prazo, sujeitando-se ao pagamento de

multa.

A empresa deverá manter as informações sobre os documentos e registros fiscais

atualizados, para que o arquivo da Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI possa ser gerado,

contendo assim os registros dos livros fiscais de entradas, saídas, inventário, apuração de

ICMS e de IPI em sistemas internos de informações.

A Secretaria da Receita Federal disponibilizou o Guia Prático EFD-ICMS/IPI – Versão

2.0.13, com atualização em 2013, de acordo com o Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril

17




de 2008 e alterações, no qual tem objetivo de orientar a geração, em arquivo digital, dos

dados relacionados à Escrituração Fiscal referente ao período de apuração do Imposto sobre

Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de

Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação e Imposto sobre Produtos

Industrializados.

Esse guia aponta as informações separadamente em blocos e registros, alterações de

leiaute, registros a serem apresentados conforme perfil do declarante, preenchimento de

campos, detalhamento dos registros que compõem a escrituração, obrigatoriedade dos

registros, tabelas utilizadas pelo Programa de Validação e Assinatura e relação dos e-mails

corporativos. As instruções desse guia serão passadas para a equipe de desenvolvimento da

geração do arquivo, desde os parâmetros dos sistemas internos até o processo de transmissão.

Nessa etapa, faz-se necessária dedicação e foco no conhecimento de todos os registros

de informações que integrarão o arquivo, sendo eles, registrados corretamente e em campos

respectivos, e também, uma equipe será empenhada para sua realização em tempo hábil.

Na imagem seguinte, mostramos um dos capítulos do guia prático relatado

anteriormente, que divulga as informações separadas em bloco, descrição, nível e ocorrência

com códigos específicos e esclarecidos. Cada capítulo demonstra as informações necessárias

aos registros do arquivo.

3.2 Guia Prático EFD- ICMS/ IPI.

Fonte: Secretar ia da Recei ta Federal do Brasi l

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A partir do registro das informações fiscais, de acordo com o leiaute estabelecido, é

gerado o benefício de troca de informações entre os próprios contribuintes e uniformização

nas diversas unidades federadas.

O processo de geração do arquivo, nos sistemas internos, traz alguns impactos, como:

aumento de custo dos produtos e serviços, para adequação de sistemas de informática na

elaboração do arquivo; registro das informações de forma indevida, gerando, assim, erros e

tornando o processo mais longo; compra de equipamentos de informática e treinamento de

empregados, no qual pode exigir maior tempo para o desenvolvimento dessa atividade. E ao

mesmo tempo, contribui com a redução de erros nas próximas emissões de notas, registros

fiscais e outros.

Para importar as informações fiscais de sistemas internos para o SPED Fiscal, é

necessário efetuar download do Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital de ICMS-

IPI, disponível no sítio SPED da Secretaria da Receita Federal, possibilitando a importação de

dados, após geração do arquivo e conforme leiaute padronizado, edição, validação, correção

de erros que surgem durante a validação e visualização da escrituração, através de relatório,

gravação e exportação, assinatura digital e transmissão do arquivo via internet, e essa etapa é

demonstrada na imagem seguinte.

3.3 Downl oad do Programa Validador do SPED Fiscal .

Fonte: Secretar ia da Recei ta Federal do Brasi l

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O Programa Validador Assinador que deverá ser escolhido é o Validador EFD ICMS-

IPI, como visualizamos na opção Downloads do lado direito da imagem anterior.

Posteriormente, como visualizamos na imagem abaixo, localizamos a versão mais

atualizada, a qual deverá ser baixada de acordo com o sistema operacional. Portanto, se for

baixada uma versão desatualizada, ocorrerá impacto na perda de tempo e retrabalho durante a

importação do arquivo. E ao término do download, executamos o Programa Validador e

Assinador, salvando-o no computador.

3.4 Seleção do siste ma operacional .

Fonte: Secretar ia da Recei ta Feder al do Brasi l

Nessa etapa, compreendemos o benefício de redução de custos com a racionalização e

simplificação das obrigações acessórias.

O sistema digital promove acessibilidade, permitindo o acesso às informações, de

forma gratuita, simples e precisa, garantindo qualidade e controle nos serviços, apresentando

então, benefícios com a redução de custos administrativos e operacionais, fortalecimento do

controle e da fiscalização, aperfeiçoamento do combate à sonegação, diminuição no risco de

fraudes e transparência entre o contribuinte e o fisco.

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Os ícones apresentados no Programa Validador e Assinador formam um design

eficiente, gerando ferramentas intuitivas, para diversos profissionais, com a visualização do

resultado de cada processo durante a importação, validação e transmissão do arquivo, numa

linguagem simples e objetiva, observados na imagem abaixo.

3.5 Programa Validador e Assinador.

Fonte: Programa Val idador e Assinador baixado na Secretar ia da Recei ta Federal do Brasi l

O Programa Validador e Assinador apresenta sua funcionalidade, integrando as

informações da escrituração fiscal através das opções: criar nova escrituração fiscal, importar,

abrir escrituração, verificar pendências, gerar arquivo para entrega, assinar, excluir assinatura,

transmitir, consultar situação, excluir escrituração, gerar e restaurar cópia de segurança. Dessa

forma, gera o benefício de disponibilidade de cópias autênticas e válidas da escrituração.

Para esses procedimentos, a empresa deverá contar com profissionais aptos a exercer

as etapas apresentadas, tendo a responsabilidade de agir com precisão para o cumprimento da

entrega. Se não ocorrer, a empresa sofrerá impactos com as penalidades previstas na

legislação ou, se for entregue incorretamente, deverá enviar retificação.

Feitas as considerações acima, passamos à análise sobre a próxima etapa, para a

importação do arquivo, na qual mostramos o cadastro do contribuinte no Programa Validador

e Assinador, em que a empresa deverá primeiramente cadastrar-se como contribuinte.

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3.6 - Cadastro do contribuinte no Programa Validador e Assinador.


A empresa deverá acessar o ícone de Contribuinte, cadastrar contribuinte e inserir os

dados para importar o arquivo gerado no sistema interno, como mostra a figura seguinte.

3.7- Importação do arqui vo SPED Fiscal .


22




O arquivo poderá ser importado, utilizando a opção: importar escrituração fiscal e

seleção da pasta específica.

Durante o processamento da importação do arquivo, surgirão impactos com

mensagens de erros, causados pelo registro incorreto das informações, devendo então, ser

verificadas com as orientações do guia prático e as informações devidamente corrigidas. Se

não houver erro, surgirá uma mensagem com a confirmação de que o arquivo foi validado

com sucesso e sendo possível visualizar os relatórios. Nesses, constam os registros fiscais

apurados no período, ou seja, o valor total referente aos lançamentos de entradas, saídas,

inventário, crédito de ativo permanente e outros.

Após conferência dos relatórios com as apurações do período e confirmação de que as

informações estão validadas corretamente, será gerada uma cópia de segurança.

Posteriormente, deverá acessar a opção assinatura, assinar, para ter autorização com o

certificado digital, no qual estará configurado nas opções de Internet do computador. Assim, o

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) ou Cadastro de Pessoa Física (CPF) e nome do

responsável serão visualizados e impressos, com a mensagem de que a escrituração foi

assinada com sucesso e o arquivo referente ao período selecionado com a escrituração

assinada poderá ser transmitido à Secretaria da Receita Federal. Depois do processamento, o

recibo de entrega é gerado e também um arquivo na extensão REC.

Os documentos impressos e conferidos durante o processo do SPED Fiscal, poderão

ser arquivados, assim como a apuração de ICMS e IPI referente ao período.

A próxima imagem mostra vários arquivos do Sped Fiscal, salvos em arquivos de

texto. Cada etapa do processo gera o arquivo de forma diferente: quando é gerado

inicialmente no sistema interno; quando for cópia de segurança e quando for recebido pela

Secretaria da Receita Federal.

Dessa forma, temos como benefício, o fortalecimento do controle e da fiscalização

entre as administrações tributárias.

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3.8 - Arqui vo recebido pela Receita Federal .

Fonte: Programa Val idador e Assinador bai xado na Secretar ia da Recei ta Federal do Brasi l

Chegamos num ponto importante, no qual, relembrando que no início do nosso

trabalho, partimos da hipótese de que a implantação do SPED gera vários benefícios às

empresas, como redução de custos, uniformização das informações fornecidas pelo

contribuinte e agilidade nos procedimentos, provocando assim, muitos impactos em sua

implantação.

A análise e discussão dos dados apresentados nas etapas permite concluir que, no

processo final do SPED Fiscal, há simplificação no cumprimento das obrigações acessórias,

com os benefícios de agilidade, eliminação do papel, substituição dos livros fiscais por

arquivos digitais e redução do espaço físico para armazenamento de documentos, além da

preservação do meio ambiente, acabando com a prática do Sistema Integrado de Informações

sobre Operações de Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), ou seja, nesse processo era

necessária a impressão dos livros fiscais e encadernação. Além disso, ocorre ainda os

benefícios de melhoria da qualidade e rapidez no acesso às informações, ficando disponíveis

ao contribuinte e fisco. Ainda, para as empresas no Brasil, inicialmente, houve um aumento de

custos com a implantação dessa obrigação, gerando impactos para todas as áreas, pois trata-se

de um projeto corporativo. No entanto, após atualização de sistemas internos e qualificação

dos profissionais, os processos serão simplificados e futuramente, irão alcançarão todos os

benefícios esperados.

24




4 – Considerações finais

O SPED Fiscal é considerado uma revolução tecnológica para o cruzamento de

informações entre os contribuintes e fiscos, caracterizada pela mudança dos processos

apresentados em papel, para o formato digital, buscando maior controle e combate à

sonegação de impostos.

Nesse processo, há facilidade para obter a informação quanto à obrigatoriedade de

forma simplificada, rápida, objetiva e intuitiva, e também permite que todos tenham acesso às

informações, gerando vários benefícios com redução de custos administrativos e operacionais,

fortalecimento do controle e da fiscalização, diminuição no risco de fraudes e transparência

entre o contribuinte e o fisco.

Nessa inovação, é necessária a compreensão de que o SPED Fiscal não é restrito às

áreas de informática, fiscal e contábil das empresas, mas sim, um Projeto Corporativo. Com

essa implantação, processos e sistemas de informação devem ser avaliados ou revistos,

disponibilizando as informações requeridas pela nova legislação.

O impacto pode ser significativo para algumas empresas, que irão rever processos,

necessitando atualizar seus sistemas internos. Consequentemente, há aumento de custo para

adequação de sistemas e treinamento de pessoal. Por outro lado, o SPED proporciona a

organização das atividades, com utilização de recursos legais, de maneira simplificada e

possibilitando a realização de um planejamento para alcance de melhoria na Gestão

Empresarial.

Como há melhoria na qualidade e rapidez no acesso às informações, de maneira

integrada, mais do que nunca, os profissionais devem exercer suas atividades de forma

transparente e responsável.

Os resultados obtidos nessa pesquisa afirmam nossa hipótese e sugerem melhor

adequação de sistemas internos, buscando conhecimentos e visando retorno de investimentos.

Assim, com o recolhimento devido dos impostos, o Governo poderá proporcionar ampliação

de repasse dos recursos para a sociedade.

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Pelo fato de nossa temática ter sido objeto de poucos estudos, pois não abordam as

atividades operacionais na implantação do SPED e os impactos desse novo sistema para as

empresas, consideramos que esse estudo agrega conhecimento e desenvolvimento para a área

contábil, com a perspectiva de que a pesquisa sobre o assunto pode ser contínua e

aprofundada, com acompanhamento das legislações pertinentes e melhor compreensão de

seus reflexos.

5 – Referências Bibliográficas

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Paulo, SP: Cengage Learning, 2012.

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