sistematica planejamento estratégico bco ufscar

Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar

Roniberto Morato do Amaral1, 3; Sheila Regina Rizzo2; Jandira Ferreira de Jesus Rossi1, 2; Ligia Maria Silva e Souza2; Pedro Carlos Oprime3

Área Temática: ACESSO À INFORMAÇÃOSub-área: Acesso à informação e competitividade

1 Departamento de Ciência da Informação, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: [email protected]; 2 Biblioteca Comunitária, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: [email protected]; [email protected]; 3 Departamento de Engenharia de Produção, Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) e-mail: [email protected]

XXIII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação – XXIII CBBD

05-08 de julho de 2009Centro de Convenções de Bonito, MS, Brasil

mailto:[email protected]�


Introdução

A sociedade da informação provocou substanciais

mudanças nos hábitos de uso da informação

Isso exigiu a adaptação das bibliotecas e centros de

informação a esta nova realidade:

Informatização de produtos e serviços

Modernização de processos de trabalho

2Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar6 de julho de 2009

A nova realidade das Bibliotecas

Dificuldades

conflitos

organizacionais

orçamentos

reduzidos

pessoal

insuficiente

SuperaçãoAcompanhar o desenvolvimento da sociedadeCompreender hábitos e os costumes dos usuáriosAdaptar tecnologias às necessidades e quantidades de informação disponíveishabilidades administrativas e gerenciais dos bibliotecários

6 de julho de 2009 Sistemática para o Planejamento Estratégico de Bibliotecas: Caso Biblioteca Comunitária da UFSCar 3

Planejamento Estratégico Aplicado às Bibliotecas

Este trabalho apresenta uma sistemática para a realização do planejamento estratégico da Biblioteca Comunitária da UFSCar, como opção metodológica e prática para aproveitamento de oportunidades e neutralização de ameaças que se apresentam na forma de contingências


Metodologia

Metodologia de Gregolin e Oprime (2002), cujos fundamentos são:

Aumentar a Produtividade por meio da gestão eficiente dos recursos disponíveis para alcançar propósitos organizacionais

Utilizar o Planejamento Estratégico como ferramenta de sobrevivência e de melhoria da organização a curto e longo prazo

Desenvolver nos participantes da organização o entendimento de conceitos e procedimentos práticos para estabelecimento de estratégias competitivas e elaboração de planos de trabalho


Objetivos

Desenvolver e aplicar conceitos e procedimentos associados à estratégia organizacional, identificando, medindo, avaliando e controlando atividades de departamentos e funções críticas;

Analisar oportunidades para maximizar a eficiência da organização, por meio do aprimoramento do processo decisório, comunicação e compartilhamento de informações;

Difundir o pensamento estratégico e sua importância, como forma de obter maior eficácia organizacional.


Aplicação da Sistemática de Planejamento

Período 1º semestre 2009

Técnica Reunião e dinâmicas de grupo, Mediador, Oratória, flip-chart

Objeto BCo/UFSCar (39 participantes)

Papel Fornecer acesso à informação contribuindo com a formação do conhecimento gerado na UFSCar; suporte à pesquisa, cultura e extensão

Público-alvo

comunidade universitária e científica (graduação, pós-graduação, docentes, funcionários ), comunidade de ensino fundamental e médio, grupos especiais de usuários, com 18.000 usuários ativos

Acervo212.415 volumes (monografias e multimeios)4.015 títulos de periódicosColeções Especiais

Equipe 43 funcionários (bibliotecários, analista de sistema, técnicos administrativos de nível médio e fundamental)


Etapas do Planejamento Estratégico

Dia Etapas Objetivos

1°(4 h)

1Propósitos

Básicos

1. Identificação de necessidades do público-alvo, serviços prestados, usuários-clientes, tecnologias, direções de crescimento, características distintivas, valores

2. Conceituação da visão de futuro e missão da organização.

2°(4h)

2Diagnóstico

interno e externo

1. Identificação de Forças e Fraquezas2. Identificação de Oportunidades e Ameaças3. Identificação de Fatores críticos de sucesso e desdobramentos4. Análise de brechas: identificação dos principais fatores, processos e seus pesos5. Identificação de Processos críticos6. Identificação de Vulnerabilidades

3°(8h)

3Diretrizes

estratégicas

1. Posicionamento de serviços oferecidos2. Análise de impactos dos serviços com relação à atratividade3. Mensuração de competências4. Definição de objetivos e indicadores estratégicos para construção de eixos ou

diretrizes estratégicas


ResultadosPropósitos Básicos

ATIVIDADES RESULTADOS

Necessidades que satisfazemos

Educação, Informação, Conhecimento, Cultura, Lazer, Desenvolvimento, Avanço Científico, Formação, Qualidade de Vida.

Serviços

Empréstimo, Atendimento, Empréstimo entre Bibliotecas;Treinamento e Capacitação de usuários, Orientação Individual;Eventos Culturais, Projetos de Extensão;Acessibilidade a Deficientes Visuais;Pesquisa das necessidades da comunidade;Consultas/Reservas/Cadastros;Catalogação na Fonte;Repositório Digital;Comutação Bibliográfica;Serviços online.

Usuários

Alunos de graduação e pós-graduação.Docentes / Pesquisadores. Comunidade local.Funcionários. Departamentos. Usuários portadores de deficiências. Comunidade internacional (comutação).



Tecnologia –Chave

Sistemas de Informação que compõem: Rede física; Servidor; Internet ; Softwares.

Direções / Crescimento

Novos serviços: Feedback de Aquisição de Obra; Auto-empréstimo; Treinamento online, Serviços online, Repositório, Suporte online; Geração de indicadores da produção científica.

Características distintivas

Projeto diferenciado.Atendimento à comunidade externa. Atendimento de usuários com necessidades especiais.Ação Cultural.Banco do Livro TextoAcervo de Coleções Especiais.Biblioteca Central.




Valores

Qualidade no atendimento (cordialidade, educação, presteza).Ser parceiro, ter comprometimento e estar envolvido.Motivação, trabalho em equipe, capacidade e competência.Ser ético, manter a integridade e o respeito com os usuários.

Missão

" Contribuir para o desenvolvimento científico, tecnológico e cultural de São Carlos, do Estado de São Paulo e do Brasil, por meio: da disponibilidade e acessibilidade de informações científicas e tecnológicas, de eventos culturais, do treinamento e capacitação dos seus usuários, e do acesso de pessoas com restrições físicas às suas instalações físicas e acervos. A organização tem como princípio a valorização do indivíduo, o trabalho em equipe e a busca constante em melhor atender seus usuários, aprimorando e desenvolvendo novos serviços à comunidade.”

Visão de Futuro " Ser uma referência nacional no apoio ao desenvolvimento científico, tecnológico e cultural da região, do Estado e do Brasil.”




Forças Instalações prediais, computadores , rede lógica (física).Recursos Humanos (competências). Acervo. Ação Cultural

Fraquezas

Software (substituição e aquisição).Rede Lógica (administração do sistema).Compartilhamento de dados/informação.Motivação. Comprometimento. Falta de pessoal.Normas, procedimentos e rotinas de trabalho

Oportunidades

Parcerias com os departamento e agências de fomentoProjeto REUNIParcerias com o governo municipalA nova gestão da universidadeServiços cooperativosNovas tecnologias

Ameaças Não reposição do quadro funcional. Terceirização. Greves. Segurança campus.

Fatores Críticos de Sucesso

Recursos Humanos. Tecnologias de Informação. Recursos Financeiros para melhorias. Planejamento da distribuição de tarefas (estrutura administrativa/autonomia)


ResultadosDiagnóstico Interno e Externo


Desdobramentos dos Fatores

Críticos

Pessoal: repensar o processo de contratação (perfil); fazer mais reuniões gerais; promover momentos de interação com maior freqüência.TICs: melhoria na rede sem fio (parte física); contratação de pessoal; melhoria de manutenção/equipamentos.Financeiro: alcançar mais autonomia.Planejamento administrativo: .estabelecer grupos de trabalho multi-setoriais.

Análise de Brecha

Melhorar relação com Divisão de Controle Acadêmico da UFSCar, Coordenaçõesde Pós-Graduação, Gráfica e Centros Acadêmicos, Pró-Reitoria de Administração(recursos financeiros), Departamento de Recursos Humanos da UFSCar.

Processos Críticos

Manutenção do Acervo (falta de pessoal).Administração do Sistema (Rede Lógica e Física).Gerenciamento de contratos e aquisições.Gestão da Biblioteca (Secretaria Executiva).Processamento Técnico.Treinamento e Orientação ao usuário.Circulação (local onde se realizam empréstimo, devolução).Aquisição do acervo.Ação Cultural.




Vulnerabilidades

RH para equipe de TI (Ação contingente)Estrutura do prédio (Ação contingente)Parar o servidor e switch de fibra óticaRH para manutenção do acervo.Faltar energia elétrica

Atratividade Serviços atuais prestados pela BCo/UFSCar possuem alta atratividade.

Competência Possui competência alta para realizar seus serviços.

Objetivos / Indicadores Estratégicos

Produtividade.Número de obras adquiridasSatisfação do usuário.Eficiência.Número de usuários por livro



Diretrizes Estratégicas da BCo/UFSCar

EIXOS / DIRETRIZES DESCRIÇÃO

Repositório Institucional Disponibilizar conhecimento gerado na UFSCar através das TICs.

Portal BCo/UFSCar Canal de comunicação e disseminação de informação

Melhoria da Comunicação Interna Utilizar ferramentas que gerem comunicação interna mais eficiente e eficaz aos propósitos da organização e das pessoas.

Atualizações das TICs Descentralizar a seleção e aquisição de TICs.

Motivação e Comprometimento Gestão do clima organizacional da BCo/UFSCar

Melhoria dos Serviços/Produtos e processos

Implantar a gestão de indicadores de desempenho e de qualidade na BCo/UFSCar

Implementação do Regimento Interno Implantar e oficializar regras e procedimentos gerais da biblioteca

Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho e Qualidade Implantar indicadores para a gestão da organização


Considerações Finais

Resultado Considerações

Desenvol-vimento de Eixos

Durante a aplicação da sistemática, grupos de 8 participantes foram incumbidos de apresentar soluções as questões levantadas

Estão sendo definidos grupos de trabalho para dar continuidade ao desenvolvimento dos eixos

Cumpri-mento de Objetivos do Planeja-mento Estratégico

Propiciou aproveitamento de oportunidades e neutralização de ameaças Propiciou aos colaboradores:

integração, entendimento da visão, compreensão de conceitos e procedimentos práticos para estabelecimento

de estratégias e elaboração de planos de trabalhos, compartilhamento de percepções referentes ao ambiente interno e externo construção em conjunto de planos de trabalhos para as diretrizes

identificadas Possibilitou uma visão comum e o comprometimento com a missão da Bco


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Edificação da BCo

Obrigada!Eliane Colepícolo, BCo/UFSCar

[email protected]



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